Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý: Chương 1 - Võ Thị Ngọc Trân

Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý: Chương 1 - Võ Thị Ngọc Trân trình bày các nội dung chính về: Thành phần hệ thống thông tin quản lý, Chất lượng thông tin, Quy trình phát triển thông tin quản lý. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung bài giảng tại đây.

1 1 Thông tin là gì?

• Dữ liệu (Data) gồm các sự kiện thô, như Số nhân viên,

hóa đơn kinh doanh.

• Thông tin (Information) là tập hợp các sự kiện được

tổ chức, nhằm tạo ra giá trị gia tăng dựa trên giá trị của

các sự kiện cá nhân.

• Tri thức (Knowledge) là nhận thức và hiểu biết về tập

thông tin và cách thức thông tin có thể có ích để hỗ trợ

một công việc cụ thể hoặc đạt đến một quyết định.

Dữ liệu ảnh

(Image data) Hình ảnh đồ họa (Graphic

images), Hình (Pictures)

Dữ liệu âm thanh

(Audio data) Âm thanh (Sound), Tiếng ồn

(Noise), Giọng nói (Tones)

Dữ liệu video

(Video data) Ảnh động (di chuyển)

(Moving images) hoặc hình

4

Ví dụ về Dữ liệu, Thông tin, Tri thức

Ví dụ: Các loại xử lý dữ liệu

Loại xử lý dữ liệu Ví dụ

Phân loại dữ liệu Phân loại dữ liệu giao dịch theo Hóa

đơn, Thanh toán, Đơn đặt hàng

Sắp xếp dữ liệu/Sắp xếp lại dữ liệu Sắp xếp dữ liệu nhân viên theo Mã số

nhân viên tăng dần

Tổng hợp dữ liệu/Tích hợp dữ liệu Dữ liệu về Hiệu suất của các phòng

ban khác nhau có thể được tích hợp

để có bảng tổng hợp về hiệu suất

Thực hiện tính toán trên dữ liệu Dữ liệu về tổng số giờ làm việc của

nhân viên nhân với tỷ lệ lương theogiờ để có lương ròng

Chọn lựa dữ liệu Dữ liệu tổng doanh thu hàng năm của

khách hàng được sử dụng để chọn lựanhững khách hàng chi cao, để giúpnhân viên kinh doanh có cách đối xửđặc biệt

6

Giá trị của Thông tin

• Giá trị của thông tin được liên kết trực tiếp với

cách thức nó giúp những người RQĐ đạt được

mục tiêu của tổ chức họ.

• Thông tin có giá trị có thể giúp mọi người và tổ

chức của họ thực hiện công việc hiệu quả hơn và

Chính xác Thông tin chính xác không có sai sót Trong một số trường hợp, thông tin

không chính xác được tạo ra, do nhập dữ liệu không chính xác vào

quá trình chuyển đổi

Đầy đủ Thông tin đầy đủ chứa tất cả các sự kiện quan trọng

Kinh tế Tạo ra thông tin nên tương đối kinh tế Những người RQĐ phải luôn cân bằng

giá trị của thông tin với chi phí tạo ra thông tin đó

Linh động Có thể sử dụng thông tin linh động cho nhiều mục đích khác nhau

Thích hợp Thông tin thích hợp rất quan trọng đối với người RQĐ

Có khả năng

tin cậy Độ tin cậy của thông tin phụ thuộc vào độ tin cậy của phương pháp thu thậpdữ liệu hoặc nguồn thông tin

Bảo mật Thông tin phải được bảo mật khỏi sự truy cập của người dùng không được

phân quyền

Đơn giản Quá nhiều thông tin có thể gây ra tình trạng quá tải và không thể chọn được

8

1.2 Hệ thống là gì?

• Hệ thống là một tập hợp các yếu tố hoặc thành phần

tương tác với nhau, để hoàn thành các mục tiêu.

• Hệ thống có đầu vào, cơ chế xử lý, đầu ra và phản hồi.

Các tiêu chuẩn và hiệu suất hệ thống

• Hiệu quả (Efficiency) là thước đo những gì được sản xuất

chia cho những gì được tiêu thụ Nó có thể nằm trong

khoảng từ 0% đến 100%.

• Hiệu dụng (Effectiveness) là thước đo mức độ mà một

hệ thống đạt được các mục tiêu của nó Nó có thể được

tính bằng cách chia các mục tiêu thực sự đạt được cho

tổng các mục tiêu đã nêu.

• Tiêu chuẩn hiệu suất hệ thống (System performance

standard) là một mục tiêu cụ thể của hệ thống Sau khi

các tiêu chuẩn được thiết lập, hiệu suất của hệ thống được

đo lường và so sánh với tiêu chuẩn Sự khác biệt so với

tiêu chuẩn là yếu tố quyết định hiệu suất của hệ thống.

10

Hiệu quả

Hiệu suất

• Hệ thống thông tin (Information system, IS) là một tập

hợp các thành phần có liên quan với nhau nhằm thu thập,

thao tác, lưu trữ và phổ biến dữ liệu và thông tin và

cung cấp một cơ chế phản hồi để đáp ứng một mục tiêu.

12

Phản hồi

Đầu vào (Input)

là hoạt động

thu thập và nắm

bắt dữ liệu thô

Xử lý (processing) có nghĩa là chuyển đổi hoặc biến đổi dữ liệu thành các đầu ra hữu ích Quá trình

xử lý có thể liên quan đến việc tính toán, so sánh dữ liệu và thực hiện các hành động thay thế và lưu trữ dữ liệu để sử dụng trong tương lai.Xử lý dữ liệu thành thông tin hữu ích là rất quan trọng trong môi trường kinh doanh

Đầu ra (Output)liên quan đến việc tạo rathông tin hữu ích, thường ở dạng các tài liệu

và các báo cáo

• Phản hồilà thông tin từ hệ thống được sử dụng để thực hiện các thay đổi đối

với các hoạt động đầu vào hoặc xử lý

• Phản hồicũng rất quan trọng đối với các nhà quản lý và những người RQĐ

Phản hồi

1.4 HTTT dựa trên máy tính

(Computer-Based Information System, CBIS)

Viễn thông, Con người và

Quy trình được định cấu

hình, để thu thập, thao tác,

lưu trữvàxử lý dữ liệuthành

thông tin

14

Các thành phần của CBIS

• Phần cứng (Hardware) gồm các thiết bị máy tính dùng để

thực hiện các hoạt động nhập, xử lý và xuất.

• Phần mềm (Software) gồm các chương trình máy tính quản lý

hoạt động của máy tính.

• Cơ sở dữ liệu (Database) là tập hợp các thông tin và sự kiện

được tổ chức lại, thông thường gồm hai hoặc nhiều tập tin dữ

liệu có liên quan với nhau.

• Viễn thông (Telecommunications) là việc truyền tải các tín

hiệu điện tử để liên lạc, cho phép các tổ chức thực hiện các

quá trình và nhiệm vụ của mình thông qua các mạng máy tính

hiệu quả.

• Mạng (Networks) kết nối các máy tính và thiết bị trong một tòa nhà, trên

toàn quốc hoặc trên toàn thế giới để cho phép giao tiếp điện tử

• Internet là mạng máy tính lớn nhất thế giới, bao gồm hàng ngàn mạng

được kết nối với nhau, tất cả đều tự do trao đổi thông tin

Các thành phần của CBIS (tt)

• Con người (People) có thể là yếu tố quan trọng nhất

trong hầu hết các HTTT dựa trên máy tính Họ tạo ra sự

khác biệt giữa thành công và thất bại cho hầu hết

các tổ chức Nhân viên HTTT bao gồm tất cả những

người quản lý, điều hành, lập trình và bảo trì hệ thống.

• Các thủ tục (Procedures) gồm các chiến lược,

các chính sách, các phương pháp, các quy tắc

để sử dụng CBIS, bao gồm vận hành, bảo hành và bảo

mật máy tính.

16

Mô hình Nhập – Xử lý – Xuất của HTTT

(Input – Processing – Output model of ISs)

2 1 Các HTTT kinh doanh

• Các loại HTTT phổ biến nhất được sử dụng trong các tổ chức kinh

doanh là những HT được thiết kế cho thương mại điện tử và thương

mại di động, xử lý giao dịch, TT QL và hỗ trợ quyết định Ngoài ra,

một số tổ chức sử dụng các HT có mục đích đặc biệt, chẳng hạn như

thực tế ảo, mà không phải tổ chức nào cũng sử dụng Cùng với nhau,

các HT này giúp nhân viên trong tổ chức hoàn thành các nhiệm vụ

thường xuyên và đặc biệt — từ ghi chép doanh số, xử lý bảng lương

và hỗ trợ các quyết định trong các bộ phận khác nhau, đến việc cung

cấp các phương án cho các dự án và cơ hội quy mô lớn

18

2.2 Các loại HTTT kinh doanh

2.3 So sánh các HTTT kinh doanh

20

3 Phát triển Hệ thống

• Phát triển các HT là hoạt động tạo ra

hoặc điều chỉnh HT kinh doanh

kinh doanh là rất phức tạp và

khó khăn - đến mức các dự án IS

thường vượt quá ngân sách và vượt

quá thời hạn hoàn thành theo

lịch trình

• Một chiến lược để cải thiện kết quả

của một dự án phát triển HT là chia

HTTT phải giải quyết vấn đề gì?

HTTT sẽ thực hiện như thế nào để

có được giải pháp cho vấn đề?

Các bước Phát triển hệ thống

22

Các nguyên tắc

• Giá trị của Thông tin liên quan trực tiếp đến cách nó giúp

những người RQĐ đạt được mục tiêu của tổ chức.

• Máy tính và HTTT liên tục giúp các tổ chức có thể cải tiến cách

thức hoạt động kinh doanh của họ.

• Biết được tác động tiềm ẩn của HTTT và có khả năng áp dụng

kiến thức này vào công việc có thể dẫn đến sự nghiệp cá nhân

thành công và tổ chức đạt được mục tiêu của họ.

• Các người sử dụng hệ thống, các nhà quản lý kinh doanh và

các chuyên gia HTTT phải làm việc với nhau để xây dựng một

HTTT thành công.

• HTTT phải được áp dụng một cách chu đáo và cẩn thận để

xã hội, doanh nghiệp và ngành công nghiệp trên toàn cầu có

thể gặt hái được những lợi ích to lớn của HTTT.

3 Quy trình phát triển HTTTQL

với hệ thống thường xuyên.

Chuyên gia chuyên phântích và thiết kế các hệ thốngkinh doanh

Chuyên giachịu tráchnhiệm sửađổi hoặcphát triểncác chươngtrình để đápứng các yêucầu củangười dùng

26

Lập kế hoạch HTTT (IS planning)

Develop overall objectives

Identify IS projects

Set priorities and select projectsAnalyze Set

Develop IS

28

Thiết lập các mục tiêu của việc phát triển HT

• Mục tiêu tổng thể của việc phát triển HT là đạt được các

mục tiêu kinh doanh, không phải mục tiêu kỹ thuật, bằng cách

cung cấp TT phù hợp đến đúng người vào đúng thời điểm

(delivering the right information to the right person at the right

time).

Các mục tiêu hiệu suất

(Performance objectives) Các mục tiêu chi phí

(Cost objectives)

• Chất lượng hoặc mức độ hữu

ích của đầu ra

• Độ chính xác của đầu ra

• Tốc độ tạo ra đầu ra

1 Chu trình phát triển HT truyền thống (Traditional system

development life cycle)

2 Mô hình mẫu/chế thử (Prototyping)

3 Phát triển ứng dụng nhanh (Rapid Application Development,

RAD), Phát triển nhanh (Agile Development) , Phát triển ứng

dụng chung (Joint Application Development, JAD)

Development)

5 Gia công phần mềm (Outsourcing) và Điện toán theo yêu

cầu (On-demand computing)

30

Chu trình phát triển HT truyền thống

(Traditional system development life cycle)

Điều tra HT: Các vấn đề và cơ hội được xác định và xem xét dựa trên các mục tiêu của doanh nghiệp.

Phân tích HT: Nghiên cứu các HT và quy trình làm việc hiện có để xác định điểm mạnh, điểm yếu và cơ hội cải tiến Kết quả chính của phân tích HT là danh sách các yêu cầu và ưu tiên.

Thiết kế HT: Xác định cách hệ thống thông tin sẽ làm những gì nó phải làm để có được giải pháp vấn đề.

Triển khai HT: Liên quan đến việc tạo hoặc mua các thành phần HT khác nhau được nêu chi tiết trong thiết kế HT, lắp ráp chúng và đưa HT mới hoặc đã điều chỉnh vào hoạt động.

Bảo trì và đánh giá HT: Đảm bảo HT hoạt động và điều chỉnh HT để nó tiếp tục đáp ứng các nhu cầu kinh doanh thay đổi.

Chu trình phát triển HT truyền thống

(Traditional system development life cycle) (tt)

32

Mô hình mẫu/chế thử (Prototyping)

• Prototyping là một tiếp cận phát triển

HT lặp lại

Mô hình mẫu/chế thử (Prototyping) (tt)

34

Phát triển ứng dụng nhanh (Rapid Application Development, RAD) và

Phát triển ứng dụng chung (Joint Application Development, JAD)

• Phát triển ứng dụng nhanh/Phát triển đồng thời

(Rapid application development, RAD) Tiếp cận phát

triển HT sử dụng các công cụ, kỹ thuật, phương pháp

luận được thiết kế, để tăng tốc độ phát triển ứng dụng.

• Phát triển ứng dụng chung (Joint application

development, JAD) Quá trình thu thập dữ liệu và phân

tích các yêu cầu, trong đó người sử dụng, các bên có liên

quan và chuyên gia HTTT làm việc với nhau, để phân tích

HT hiện tại, đề nghị các giải pháp có thể và định nghĩa

các yêu cầu của HT mới hoặc điều chỉnh.

Ưu điểm và Khuyết điểm của RAD

36

Phát triển các HT cho người dùng cuối (End-user)

dự án phát triển HT nào, trong đó người QL doanh nghiệp và

người dùng cuối đảm nhận vai trò chính

(chẳng hạn như quy trình phần mềm để hợp nhất các mẫu tự) đến

những HT có giá trị tổ chức quan trọng (chẳng hạn như cơ sở

dữ liệu liên hệ với khách hàng cho Web)

người dùng khác có thể có được HT họ muốn mà không cần phải

đợi các chuyên gia HTTT phát triển và cung cấp HT đó

• Một số người dùng cuối không được đào tạo để phát triển và

kiểm tra HT một cách hiệu quả

• Một số HT người dùng cuối cũng được lập tài liệu kém

• Một số người dùng cuối dành thời gian và nguồn lực của công ty

để phát triển các HT đã có sẵn

Gia công phần mềm (Outsourcing) và

Điện toán theo yêu cầu (On-Demand Computing)

38

4 Sử dụng các công cụ Thiết kế phần mềm có sự trợ giúp của

máy tính (Computer-Aided Software Engineering, CASE)

5 Phát triển các HT hướng đối tượng (Object-Oriented Systems

Quản lý Thay đổi

• Sợ rằng nhân viên sẽ mất việc, quyền lực hoặc ảnh hưởng trong tổ chức

• Tin rằng hệ thống được đề xuất sẽ tạo ra nhiều công việc hơn là loại bỏ

• Miễn cưỡng làm việc với "dân máy tính“

• Lo lắng rằng hệ thống được đề xuất sẽ làm thay đổi tiêu cực cấu trúc của

tổ chức

• Tin rằng những vấn đề khác cấp bách hơn những vấn đề được giải quyết bởi

hệ thống đề xuất hoặc rằng hệ thống đang được phát triển bởi những người

không quen thuộc với “cách mọi thứ cần phải hoàn thành”

• Không muốn tìm hiểu các thủ tục hoặc phương pháp tiếp cận mới

Quản lý thay đổi đòi hỏi khả năng nhận ra các vấn đề hiện có hoặc

tiềm ẩn (đặc biệt là mối quan tâm của người dùng) và giải quyết chúng

trước khi chúng trở thành mối đe dọa nghiêm trọng đối với sự

thành công của hệ thống mới hoặc đã điều chỉnh

Các vấn đề phổ biến

Chất lượng và Các tiêu chuẩn

42

Sử dụng các công cụ Quản lý dự án

• Lịch trình dự án (Project schedule) là một mô tả chi tiết về những gì sẽ được

thực hiện Mỗi hoạt động của dự án, việc sử dụng nhân sự và các nguồn lực

khác và mô tả ngày mong muốn hoàn thành

• Mốc dự án (Project milestone) là ngày quan trọng để hoàn thành một phần

chính của dự án VD: Việc hoàn thành Thiết kế, Viết mã, Kiểm tra và Phát hành

chương trình là những ví dụ về các mốc quan trọng cho một dự án lập trình

• Thời hạn của dự án (Project deadline) là ngày toàn bộ dự án được hoàn thành

và đi vào hoạt động — khi tổ chức có thể mong đợi bắt đầu gặt hái được những

lợi ích của dự án

• Đường găng/Đường công tác chính (Critical path) bao gồm tất cả các

hoạt động, nếu bị trì hoãn, sẽ làm trì hoãn toàn bộ dự án Các hoạt động này

không có thời gian dự trữ bằng 0 Bất kỳ vấn đề nào với các hoạt động theo

đường dẫn quan trọng sẽ gây ra vấn đề cho toàn bộ dự án

• Phương pháp tổng quan và đánh giá dự án (Program Evaluation and Review

Technique, PERT) tạo ra ba ước tính thời gian cho một hoạt động: thời gian

ngắn nhất có thể, thời gian có khả năng xảy ra cao nhất và thời gian dài nhất có

thể

• Biểu đồ Gantt (Gantt chart) là một công cụ đồ họa được sử dụng để lập

kế hoạch, giám sát và điều phối các dự án; về cơ bản nó là một lưới liệt kê các

hoạt động và thời hạn

Sử dụng các công cụ Thiết kế phần mềm có sự

trợ giúp của máy tính (Computer-Aided Software

Engineering, CASE)

• Các công cụ CASE tự động hóa nhiều tác vụ cần thiết trong

nỗ lực phát triển HT và khuyến khích tuân thủ SDLC, do đó

tăng cường mức độ nghiêm ngặt và tiêu chuẩn hóa cao cho

toàn bộ quy trình phát triển HT.

44

Ưu điểm và Khuyết điểm của CASE

Phát triển Các hệ thống hướng đối tượng

(Object-Oriented Systems Development, OOSD)

• OOSD là một cách tiếp cận để phát triển HT kết hợp Luận lý của vòng đời

phát triển hệ thống với Sức mạnh của lập trình và mô hình hóa hướng đối

• Lập trình hoặc Điều chỉnh mô đun

• Đánh giá bởi Người sử dụng

• Điều chỉnh và Đánh giá định kỳ

•

46