Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý: Chương 3 và 4 - Võ Thị Ngọc Trân

Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý: Chương 3 và 4 - Võ Thị Ngọc Trân trình bày các nội dung chính về: Thiết kế hệ thống thông tin; Điều tra hệ thống thông tin quản lý; Phân tích hệ thống thông tin quản lý, Triển khai hệ thống thông tin quản lý;... Mời các bạn cùng tham khảo nội dung bài giảng tại đây.

Chương 3 - 4 Các bước phát triển HT

Nội dung

1. Điều tra HT (System investigation)

2. Phân tích HT (System analysis)

3. Thiết kế HT (System design)

4. Triển khai HT (System implementation)

5. Đánh giá và Bảo trì HT

(System maintenance and review)

2

1 Điều tra HT (System investigation)

• HT mới hoặc nâng cấp có thể giải quyết những vấn đề chính nào?

• Những cơ hội nào mà HT mới hoặc nâng cấp có thể mang lại?

• Phần cứng, phần mềm, CSDL, viễn thông, nhân sự hoặc quy trình

mới nào sẽ cải thiện HT hiện có hoặc được yêu cầu thành HT mới?

• Chi phí tiềm năng (biến đổi và cố định) là gì?

• Những rủi ro liên quan là gì?

Mục đích là để xác định các vấn đề và cơ hội tiềm ẩn và

xem xét chúng theo mục tiêu của công ty

Bắt đầu Điều tra hệ thống

• Các vấn đề hoặc cơ hội cho hệ thống

• Mục tiêu của điều tra hệ thống

• Tổng quan về hệ thống đề xuất

• Chi phí và lợi ích mong đợi của hệ thống đề xuất

Biểu mẫu yêu cầu HT: Một tài liệu được điền bởi một

người muốn bộ phận HTTT bắt đầu điều tra HT

4

Những người tham gia điều tra HT

Phân tích khả thi

• Khả thi kỹ thuật (Technical feasibility): liên quan đến việc

liệu phần cứng, phần mềm và các thành phần HT khác có

thể được mua lại hoặc phát triển để GQVĐ hay không.

• Khả thi kinh tế (Economic feasibility): xác định xem dự án

có phù hợp về mặt tài chính hay không và liệu các lợi ích

dự đoán có bù đắp được chi phí và thời gian cần thiết để

đạt được HT đó không

• Giá trị hiện tại ròng (Net present value, NPV): sử dụng

để xếp hạng các dự án cạnh tranh và để xác định tính

khả thi kinh tế NPV thể hiện số tiền ròng mà dự án

tiết kiệm vượt quá chi phí dự án, sau khi cho phép chi phí

vốn và thời gian trôi qua.

• Khả thi về mặt pháp lý (Legal feasibility): xác định liệu

luật hoặc quy định có thể ngăn cản hoặc hạn chế dự án

phát triển HT không.

6

Điều tra hệ thống hướng đối tượng

Báo cáo điều tra hệ thống

• Báo cáo điều tra HT: Bản tóm tắt kết quả điều tra HT và

quá trình phân tích tính khả thi và đề xuất phương thức

hành động

Báo cáo điều tra HT được xem

xét bởi quản lý cấp cao, thường

được tổ chức như một ủy ban

cố vấn hoặc ủy ban chỉ đạo,

bao gồm quản lý cấp cao và

người dùng từ bộ phận IS và các

khu vực chức năng khác.

8

2 Phân tích HT

1 Tập hợp những người tham gia để phân tích HT

2 Thu thập dữ liệu và yêu cầu thích hợp

3 Phân tích dữ liệu và yêu cầu

4 Chuẩn bị một báo cáo về HT hiện có, các yêu cầu HT mới và các ưu tiên

của dự án

• Trọng tâm của phân tích HT là thu thập dữ liệu

về HT hiện có, xác định các yêu cầu đối với HT

mới, xem xét các giải pháp thay thế trong những

r à n g b u ộ c v à đ i ề u t r a t í n h k h ả t h i c ủ a

các giải pháp

• Kết quả chính của phân tích HT là một danh sách

ưu tiên các yêu cầu HT

• Quy trình phân tích bao gồm 4 bước

2.1 Những người tham gia Phân tích HT

• Các thành viên của nhóm điều tra ban đầu

• Các nhiệm vụ

• Xây dựng danh sách các mục tiêu và hoạt động cụ thể

• Đặt lịch trình để đạt được các mục tiêu và hoàn thành các hoạt động

cụ thể

• Đặt thời hạn cho từng giai đoạn

• Trình bày các nguồn lực cần thiết ở mỗi giai đoạn, chẳng hạn như thư ký,

vật tư…

10

2.2 Thu thập dữ liệu

Xác định nguồn dữ liệu

12

Thu thập dữ liệu

• Phỏng vấn có cấu trúc: Phỏng vấn gồm những câu hỏi được viết ra trước

• Phỏng vấn không có cấu trúc: Phỏng vấn gồm những câu hỏi không được

viết ra trước.

• Quan sát trực tiếp: Quan sát HT hiện tại theo hành động bởi một hoặc

nhiều thành viên trong nhóm phân tích

• Bảng câu hỏi: Phương pháp thu thập dữ liệu khi các nguồn dữ liệu có

phạm vi địa lý rộng

• Lấy mẫu thống kê: Chọn mẫu dữ liệu ngẫu nhiên và áp dụng các đặc điểm

lấy mẫu cho toàn bộ nhóm.

Thu thập dữ liệu yêu cầu một số công cụ và kỹ thuật như: Phỏng vấn,

Quan sát trực tiếp, Bảng câu hỏi

Phân tích dữ liệu

• Phân tích dữ liệu: Thao tác thu thập dữ liệu giúp các

thành viên trong nhóm phát triển đang tham gia phân tích

HT có thể sử dụng dữ liệu

• Các công cụ và kỹ thuật phổ biến:

• Mô hình hóa dữ liệu (Data modeling)

• Mô hình hóa hoạt động (Activity modeling)

• Sơ đồ ứng dụng (Application flowcharts)

14

Mô hình hóa dữ liệu

• Mô hình dữ liệu: là sơ đồ gồm có các thực thể và các mối quan hệ

giữa các thực thể

• Mô hình hóa dữ liệu: thường liên quan đến việc hiểu một vấn đề

kinh doanh cụ thể, phân tích dữ liệu và TT cần thiết để đưa ra

giải pháp

• Sơ đồ thực thể mối quan hệ

(Entity Relationship Diagram,

ERD) sử dụng các ký hiệu

đồ họa cơ bản để trình bày

tổ chức và các mối quan hệ

giữa các dữ liệu.

Thực thể là một đại diện tổng quát của một loại đối tượng — chẳng hạn

như loại người (nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp), sự kiện (bán hàng,

mua hàng), sự vật (bàn làm việc, kho, mặt hàng) hoặc địa điểm (địa chỉ,

thành phố) - và thực thể có một số thuộc tính nhất định Các đối tượng

có thể liên quan đến các đối tượng khác theo nhiều cách khác nhau

Sơ đồ thực thể mối quan hệ mô tả một số đối tượng và cách thức chúng

được liên kết với nhau.

16

Mô hình hóa hoạt động (Activity modeling)

• Để mô tả đầy đủ một vấn đề hoặc giải pháp kinh doanh, các

đối tượng, liên kết và hoạt động liên quan phải được mô tả.

• Các hoạt động này là các sự kiện hoặc hạng mục cần thiết để

thực hiện mối quan hệ kinh doanh hoặc có thể được liên kết

với mối quan hệ kinh doanh một cách có ý nghĩa.

• Mô hình hóa hoạt động thường được thực hiện thông qua việc

sử dụng sơ đồ dòng chảy dữ liệu (Data Flow Diagrams,

DFD).

Sơ đồ dòng chảy dữ liệu (Data-flow diagrams, DFD)

• DFD là mô hình các đối tượng, liên kết, hoạt động mô tả cách

dữ liệu có thể lưu chuyển giữa và xung quanh các đối tượng khác

nhau.

18

• Dòng dữ liệu (Data-flow) gồm các mũi tên trình bày hướng dữ liệu di

chuyển

• Quá trình (Process) thể hiện một chức năng được thực hiện Tính toán

tổng lương, nhập đơn đặt hàng, giao hàng và in báo cáo là những ví dụ

về các chức năng có thể được biểu thị bằng Quá trình.

• Thực thể (Entity) hiển thị nguồn hoặc đích của phần tử dữ liệu Ví dụ,

một thực thể có thể là khách hàng bắt đầu đơn đặt hàng, nhân viên nhận

phiếu lương hoặc người quản lý nhận báo cáo tài chính.

• Kho dữ liệu (Data store) thể hiện vị trí lưu trữ dữ liệu Kho dữ liệu là bất

kỳ vị trí lưu trữ dữ liệu thủ công hoặc máy tính hóa nào, bao gồm băng từ,

đĩa, tủ đựng hồ sơ hoặc bàn làm việc

• Sơ đồ ứng dụng (Application flowcharts) trình bày mối quan hệ giữa các

ứng dụng hoặc các HT

20

Biểu đồ lưới (Grid chart)

• Biểu đồ lưới (Grid chart) là một bảng thể hiện mối quan

hệ giữa các khía cạnh khác nhau của nỗ lực phát triển HT

Công cụ CASE (CASE Tools)

• Kho CASE (CASE repository) — CSDL gồm các mô tả HT,

các thông số, và các mục tiêu.

• Hầu hết các công cụ thiết kế phần mềm dựa trên

máy tính có các chương trình đồ họa tổng quát có thể tạo ra

nhiều loại sơ đồ và biểu đồ Sơ đồ thực thể mối quan hệ, sơ đồ

dòng dữ liệu, sơ đồ ứng dụng và các sơ đồ khác có thể được

phát triển bằng cách sử dụng các chương trình đồ họa CASE

để giúp mô tả hệ thống hiện có.

22

2.3 Phân tích yêu cầu

• M ụ c đ í c h c h u n g c ủ a p h â n t í c h y ê u c ầ u l à x á c đ ị n h

nhu cầu của người dùng, các bên có liên quan và tổ chức.

• Vai trò của nhà phân tích HT trong giai đoạn phân tích là đánh giá

một cách có phê bình và sáng tạo các nhu cầu và xác định chúng một

cách rõ ràng để HT có thể đáp ứng tốt nhất.

• Một trong những thủ tục khó nhất trong phân tích HT là xác nhận các

yêu cầu của người dùng hoặc HT.

• Các vấn đề về giao tiếp có thể cản trở việc xác định các yêu cầu này.

Các kỹ thuật Phân tích yêu cầu

• Hỏi trực tiếp: là một cách tiếp cận hỏi người dùng, các bên liên quan và

các nhà QL khác về những gì họ muốn và mong đợi từ HT mới hoặc đã

sửa đổi.

• Các yếu tố thành công quan trọng (Critical Success Factors): Các

nhà QL và người RQĐ chỉ được yêu cầu liệt kê các yếu tố quan trọng đối

với sự thành công trong lĩnh vực của tổ chức Bắt đầu từ các CSF này,

các đầu vào, đầu ra, hiệu suất của hệ thống và các yêu cầu cụ thể khác

có thể được xác định.

24

Các kỹ thuật Phân tích yêu cầu (tt)

• Kế hoạch HTTT chuyển các mục tiêu chiến lược và tổ chức

thành các sáng kiến phát triển HT Quá trình lập kế hoạch IS

thường tạo ra các tài liệu hoạch định chiến lược có thể được

sử dụng để xác định các yêu cầu HT Làm việc từ các tài liệu

này đảm bảo rằng phân tích yêu cầu sẽ giải quyết các mục tiêu

do các nhà QL cấp cao nhất và những người RQĐ đặt ra và có

thể tương thích với các sáng kiến phát triển HT trong tương lai.

Các kỹ thuật Phân tích yêu cầu (tt)

• Bố cục màn hình (Screen layout): Kỹ thuật cho phép nhà thiết kế

thiết kế nhanh và hiệu quả các đặc điểm, bố cục và định dạng

màn hình trình bày

• Bố cục báo cáo (Report layout): Kỹ thuật cho phép nhà thiết kế làm

sơ đồ hoặc định dạng các báo cáo cần in ra.

26

Các công cụ Phân tích yêu cầu

• Sơ đồ thực thể (Entity-relationship diagrams, ERD),

Sơ đồ dòng chảy dữ liệu (Data-flow diagrams, DFD),

biểu mẫu bố cục màn hình và báo cáo (Screen and

report layout forms), và các loại tài liệu khác được

lưu trữ trong kho CASE

2.4 Báo cáo Phân tích hệ thống (Systems Analysis Report)

• Một báo cáo phân tích HT chính thức phải bao gồm các yếu tố sau:

• Điểm mạnh và điểm yếu của HT hiện có từ quan điểm của

các bên liên quan

• Yêu cầu của người dùng/các bên liên quan đối với HT mới (còn

được gọi là các yêu cầu chức năng)

• Các yêu cầu về tổ chức đối với HT mới

• Mô tả HTTT mới phải làm gì để GQVD

28

3 Thiết kế hệ thống (System design)

• Thiết kế HT: Giai đoạn này trả lời câu hỏi: “HTTT sẽ

GQVĐ như thế nào?”

Thiết kế luận lý (Logical design)

Thiết kế vật lý (Physical design)

Thiết kế luận lý (Logical design)

• Thiết kế luận lý đề cập đến những gì HT sẽ làm Nó mô tả các yêu cầu

chức năng của một HT.

• Nếu không có thiết kế luận lý, các chi tiết kỹ thuật của HT (chẳng hạn như

thiết bị phần cứng nào nên được mua) thường che khuất giải pháp tốt nhất.

• Thiết kế luận lý liên quan đến việc lập kế hoạch cho mục đích của từng

phần tử HT, độc lập với các cân nhắc về phần cứng và phần mềm.

• Các đặc điểm kỹ thuật thiết kế luận lý được xác định và lập thành văn bản

bao gồm đầu ra, đầu vào, quy trình, tập tin và CSDL, viễn thông, thủ tục,

30

Thiết kế vật lý (Physical design)

• Thiết kế vật lý đề cập đến cách thức các nhiệm vụ được

hoàn thành, bao gồm cách các thành phần hoạt động

cùng nhau và những gì mỗi thành phần thực hiện

• Thiết kế vật lý xác định các đặc điểm của các thành phần

HT cần thiết, để đưa thiết kế luận lý vào hoạt động

viễn thông, nhân sự và các thông số kỹ thuật về thủ tục

và kiểm soát phải được mô tả chi tiết

Thiết kế hướng đối tượng

(Object-Oriented Design)

1 Mũi tên Creat thông báo từ nhân viên cho

t huê th u yề n k a y ak t ớ i đ ối tư ợ ng

KayakItem, để tạo thông tin về thuyền

kayak mới sẽ được đưa vào chương

trình cho thuê.

2 Đối tượng KayakItem cần ID cho thuyền

kayak và gửi tin nhắn đến nhân viên yêu

cầu thông tin (mũi tên getID).

3 Sau đó, nhân viên nhập ID vào máy tính

Điều này được hiển thị với mũi tên ID

Dữ liệu được lưu trữ trong đối tượng

KayakItem.

4 Tiếp theo, KayakItem yêu cầu ngày mua

Điều này được hiển thị trong mũi tên

getDatePurchased.

5 Cuối cùng, nhân viên nhập ngày mua vào

máy tính Dữ liệu cũng được chuyển

32

Kiểm soát và Thiết kế Giao diện

• Thủ tục đăng nhập (Sign-on procedure) bao gồm Số nhận dạng,

Mật khẩu và Các biện pháp bảo vệ khác cần thiết để ai đó có thể

truy cập vào tài nguyên máy tính.

• Với xử lý tương tác, mọi người tương tác trực tiếp với thành phần

xử lý của hệ thống thông qua các thiết bị đầu cuối hoặc PC nối mạng

Với hệ thống điều khiển bằng thực đơn(Menu-driven system),

người dùng chỉ cần chọn những gì họ muốn làm từ danh sách các

lựa chọn thay thế.

• Nhiều nhà thiết kế kết hợp một tiện ích trợ giúp (Help Facility)

vào HT hoặc chương trình ứng dụng Khi người dùng muốn

biết thêm về một chương trình hoặc tính năng hoặc

loại phản hồi được mong đợi, họ có thể kích hoạt tiện ích

trợ giúp này.

• Các chương trình máy tính có thể phát triển và sử dụng

các bảng tìm kiếm (Lookup Tables) để đơn giản hóa và

rút ngắn việc nhập dữ liệu.

• Với Thủ tục khởi động lại (Restart Procedure), người dùng

Kiểm soát và Thiết kế Giao diện (tt)

34

Thiết kế Kiểm soát và An toàn HT

(Design of System Security and Controls)

• Các nhà thiết kế cũng phải phát triển bảo mật HT và

kiểm soát cho tất cả các khía cạnh của HT, bao gồm

phần cứng, phần mềm, HT CSDL, viễn thông và

hoạt động Internet

• Những cân nhắc chính này liên quan đến

• Ngăn ngừa, phát hiện và sửa lỗi (Error prevention, detection, and

correction);

• Lập kế hoạch và phục hồi thảm họa (Disaster planning and

recovery);

• Kiểm soát HT (Systems controls).

Ngăn ngừa, phát hiện và sửa lỗi

(Preventing, Detecting, and Correcting Errors)

• Thời gian hiệu quả nhất về chi phí để giải quyết

các lỗi tiềm ẩn là ở giai đoạn đầu của giai đoạn thiết kế

36

Lập kế hoạch và Phục hồi Thảm họa

• Lập kế hoạch thảm họa (Disaster planning) là quá trình dự đoán và cung cấp

cho các thảm họa Thảm họa có thể là một hành động của tự nhiên (lũ lụt, hỏa

hoạn hoặc động đất) hoặc hành động của con người (khủng bố, sai sót, bất ổn

lao động hoặc xóa một tập tin quan trọng) Việc lập kế hoạch thảm họa thường

tập trung chủ yếu vào hai vấn đề: duy trì tính toàn vẹn của thông tin doanh

nghiệp và giữ cho hệ thống thông tin hoạt động cho đến khi có thể tiếp tục

hoạt động bình thường.

• Phục hồi thảm họa (Disaster recovery) là việc thực hiện kế hoạch thảm họa.

• Các công cụ chính được sử dụng trong lập kế hoạch và khôi phục thảm họa

là phần cứng; phần mềm; và sao lưu CSDL, viễn thông và nhân sự.

38

Ưu điểm và Nhược điểm của Lựa chọn Mua

Khi mua HT máy tính, có một số lựa chọn, bao gồm mua, cho thuê hoặc

thuê Các ràng buộc và mục tiêu cho HT đóng vai trò quan trọng trong

việc lựa chọn, cũng như các ưu điểm và nhược điểm của từng loại

42

• Đánh giá sơ khởi (Preliminary Evaluation): Đánh giá ban đầu với

mục đích là loại bỏ các đề xuất không mong muốn; bắt đầu sau khi tất cả

các đề xuất đã được gửi

• Đánh giá cuối cùng (Final Evaluation): Điều tra chi tiết về các đề xuất

được đưa ra bởi các nhà cung cấp còn lại sau khi đánh giá sơ bộ.

Các kỹ thuật đánh giá

• Đồng thuận nhóm (Group Consensus): một nhóm RQĐ được chỉ định và chịu

trách nhiệm đưa ra đánh giá và lựa chọn cuối cùng.

• Phân tích Lợi ích/Chi phí (Cost/Benefit Analysis): Một cách tiếp cận

liệt kê các chi phí và lợi ích của mỗi HT được đề xuất Sau khi chúng được thể hiện

bằng tiền, tất cả các chi phí được so sánh với tất cả các lợi ích.

• Kiểm tra điểm chuẩn (Benchmark Test): Kiểm tra so sánh các HT máy tính hoạt động

trong cùng điều kiện.

• Hệ thống đánh giá điểm (Point Evaluation System): Một quá trình đánh giá trong đó

mỗi yếu tố đánh giá được ấn định một trọng số, tính bằng điểm phần trăm, dựa trên

mức độ quan trọng Sau đó, mỗi HT đề xuất được đánh giá theo yếu tố này và

cho điểm từ 0 đến 100 Điểm được tính tổng, và HT có tổng điểm lớn nhất được chọn.

44

46

Ví dụ: HT đánh giá điểm (Point Evaluation System)

Trọng số: Software (40%), Hardware (35%) và Vendor support (25%).

HT A có tổng điểm là 82.5%

HT B có tổng điểm là 86.75% (gần với 100%) > Công ty chọn HT B

Đóng băng các thông số thiết kế kỹ thuật

48