Quy trình kinh doanh là gì cách lập sơ đồ quy trình kinh doanh

Cách l ập sơ đồ quy trình kinh doanh Quy trình kinh doanh có vai trò rất quan tr ọng đối với các doanh nghiệp trong việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ đến khách hàng..

Quy trình kinh doanh là gì? Cách l ập sơ đồ quy trình kinh doanh

Quy trình kinh doanh có vai trò rất quan tr ọng đối với các doanh nghiệp

trong việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ đến khách hàng

fWork – Bộ giải pháp ph ần mềm quản trị kế hoạch giúp Doanh nghi ệp quản trị dự án hiệu quả, theo dõi timeline chi ti ết và báo cáo trực quan về kế hoạch Click ngay vào ảnh để nhận ngay BẢN DEMO HOÀN TOÀN MI ỄN PHÍ các tính năng c ủa phần mềm:

1 Quy trình kinh doanh là gì?

Quy trình kinh doanh là một chuỗi các bư ớc liên k ết với nhau, đư ợc giao cho các bộ phận có liên quan để thực hiện các công việc cụ thể Mỗi bộ phận sẽ thực hiện chuyên môn hóa nhi ệm vụ để đạt được mục tiêu một cách tốt nhất

Quy trình kinh doanh là gì?

Dưới đây là một ví dụ cụ thể về quy trình hoạt động kinh doanh của một công ty phần mềm đang có kế hoạch ra mắt một ứng dụng mới

1 Nghiên cứu thị trường

2 Sau khi nghiên c ứu, công ty sẽ tìm các nguồn lực có hiệu quả tốt nhất để phát triển ứng dụng theo đúng nhu cầu của thị trường

3 Thực hiện một nghiên cứu thị trường khác đ ể xác nhận giả thuyết về sự phù hợp của sản phẩm

4 Các chuyên gia đ ổi mới và các khách hàng đ ầu tiên s ẽ đánh giá ứng dụng Từ đó, công ty s ẽ tiến hành chỉnh sửa để ứng dụng phù h ợp hơn nữa

5 Sau khi sửa đổi, công ty s ẽ lên kế hoạch Marketing sản phẩm rộng rãi để quảng bá cho ứng dụng của công ty mình

6 Phiên bản beta c ủa ứng dụng sẽ được đưa ra để xác thực mô hình doanh thu và các tính năng khác

7 Ứng dụng được phát hành trong App Store ho ặc Google Play

2 Ví dụ về quy trình kinh doanh c ủa công ty thương m ại

Công ty thương mại là một tổ chức trung gian trong kênh phân ph ối hàng hóa từ nơi sản xuất đến ngư ời tiêu dùng cuối cùng, giúp giảm chi phí và thời gian mua s ắm của khách hàng Quy trình ho ạt động kinh doanh c ủa công ty thương mại là quá trình công ty đư a sản phẩm và dịch vụ đến khách hàng, mục đích là tạo ra lợi nhuận

Ví dụ về quy trình hoạt động kinh doanh của công ty thương m ại

• Bước 1- Chuẩn bị

Công ty c ần có sự chuẩn bị tốt nhất để các công việc tiếp theo diễn ra đư ợc suôn sẻ Để hoạt động kinh doanh di ễn ra suôn s ẻ, bạn cần chuẩn bị:

•

• Nguồn hàng: Việc lựa chọn nguồn hàng r ất quan trọng vì công đoạn này sẽ liên quan đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ mà công ty s ẽ đưa ra th ị trường

• Thông tin v ề sản phẩm, dịch vụ

• Kế hoạch bán hàng cụ thể và chi ti ết để xác định khách hàng tiềm năng

• Giấy giới thiệu sản phẩm, bảng báo giá cụ thể cho kh ách

hàng,…

• Bước 2 – Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Việc phân biệt khách hàng là vô cùng c ần thiết Bạn phải biết mình cần tiếp cận thị trường nào và tiếp cận ai Bạn có thể tìm kiếm khách hàng ti ềm năng thông qua các kênh phương tiện truyền thông, tìm kiếm mọi lúc mọi nơi và chăm sóc khách hàng với thái độ tốt nhất

• Bước 3 – Tiếp cận khách hàng

Công ty s ẽ bắt đầu lên k ế hoạch tiếp cận với những khách hàng tiềm năng mà mình đã tìm đư ợc Bạn cần tìm hi ểu thông tin v ề khách hàng trư ớc rồi sau đó có thể giới thiệu sản phẩm với họ

• Bước 4 – Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng

Bước tiếp theo sau khi tiếp cận là đưa thông tin chi tiết sản phẩm đến cho khách hàng Bạn phải tập trung hơn vào l ợi ích và phải dựa trên nhu c ầu của khách hàng Đặc biệt, bạn phải luôn trung th ực, như v ậy sẽ tạo đư ợc độ tin cậy cao với khách hàng

• Bước 5 – Báo giá sản phẩm cho khách hàng và thuyết phục họ mua hàng

Nếu đã thành công trong vi ệc thuyết phục khách hàng, bạn phải đảm bảo báo giá cho họ vào đúng th ời điểm Bạn hãy tập trung vào những điều đã thảo luận với khách hàng, nh ấn mạnh nhu cầu của họ và viết về những phản ánh tích cực của khách hàng đối với lời đề nghị

• Bước 6 – Chốt đơn hàng

Một trong những bước quan trọng nhất của quy trình ho ạt động kinh doanh

là kết thúc bán hàng b ởi đây là quá trình g iúp khách hàng đưa ra quy ết định Khách hàng gần như đã nắm rõ về sản phẩm và dịch vụ Vì vậy, việc cần làm là nhấn mạnh lợi ích của khách hàng để thúc đẩy họ ra quy ết định mua hàng của công ty

• Bước 7 – Dịch vụ hậu mãi dành cho khách hàng

Đây là bước không thể thiếu trong quy trình bán hàng Đi ều này sẽ quyết định khách hàng có hợp tác lâu dài với công ty của bạn hay không

3 Các lo ại quy trình kinh doanh (Có ví d ụ kèm theo)

Quy trình hoạt động kinh doanh c ó thể được phân thành 6 lo ại dựa theo vai trò của từng loại trong doanh nghi ệp:

• Nguồn nhân lực: Quy trình gi ới thiệu nhân vi ên, tuyển dụng, kỷ luật, hướng dẫn sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn

• Tài chính : Lập kế hoạch, lập ngân sách, báo cáo (b ạn có th ể bắt đầu với phần mềm Venngage for Finance)

• Quản lý: Hoạch định các chiến lược kinh doanh, đánh giá hi ệu quản công việc, quản lý toàn bộ công ty

• Bán hàng: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng, đ áp ứng điều kiện khách hàng tiềm năng, ph át triển khách hàng ti ềm năng

• Chăm sóc khách hàng: Hỗ trợ khách hàng giải quyết vấn đề, khắc phục các sự cố xảy ra trong quy tr ình

• Sản xuất sản phẩm và vận hành doanh nghi ệp: Quản lý ch ặt chẽ chuỗi cung ứng của doanh nghiệp

Ví dụ quy trình kinh doanh

4 Lập sơ đồ quy trình kinh doanh là gì?

Lập sơ đồ quy trình ho ạt động kinh doanh l à việc phân tích, ghi l ại một quy trình đư ợc thực hiện trong t ổ chức Kết quả có được là một sơ đồ quy trình

Sơ đồ này cho phép nhà lãnh đạo và nhà quản lý dự án tập hợp các nhóm nhỏ, giúp m ọi người hiểu rõ vị trí, công việc của mình trong dự án để

hướng đến kết quả cuối cùng tốt nhất

Lập sơ đồ quy trình ho ạt động kinh doanh là gì?

5 Tại sao phải xây dựng sơ đ ồ quy trình kinh doanh?

Sơ đồ quy trình hoạt động kinh doanh giúp đảm bảo cho việc thực hiện nhiệm vụ trong một nhóm và tăng cư ờng sự liên kết trong t ổ chức Các công ty sử dụng sơ đồ quy trình này để duy trì, cải thiện chất lư ợng cũng như hiệu quả công việc nhằm phân tích, tối ưu hóa và giao tiếp về các quy trình tại công ty

Tại sao phải xây dựng sơ đồ quy trình hoạt động kinh doanh?

6 Cách l ập quy trình kinh doanh cho các ho ạt đồng của công ty/ doanh nghiệp

6.1 Tiêu chuẩn của ký hiệu sơ đồ quy trình

Bạn có thể sử dụng các tiêu chu ẩn ký hiệu khác nhau để chỉ rõ ý nghĩa c ủa các ký hiệu đư ợc sử dụng trong sơ đồ Tuy nhiên, b ạn nên sử dụng các hình dạng phổ biến nhằm giúp m ọi ngư ời đều có thể hiểu đư ợc Dư ới đây là các hình dạng phổ biến nhất được sử dụng:

• Hình chữ nhật: Dùng để biểu thị một bước, nhiệm vụ hay hoạt động trong quy trình đư ợc đảm nhiệm bởi một cá nhân cụ thể

• Kim cương: Dùng để biểu thị một quyết định

• Mũi tên: Dùng để kết nối giữa các bước

• Pill: Điểm bắt đầu hay kết thúc c ủa một quy trình

Tiêu chuẩn của ký hiệu sơ đồ quy trình

6.2 Cách thiết kế bản đồ quy trình kinh doanh

Để có thể thiết kế một bản đồ quy trình, bạn có thể tham khảo cách thực hiện theo các bước dưới đây:

6.2.1 Thu thập thông tin và ch ọn một loại sơ đồ quy trình

Trước khi lập bản báo cáo cuối cùng để trình bày cho nhóm hoặc khách hàng, bạn nên cân nhắc lại những điều mà bạn muốn trình bày Các thông tin bạn cần cân nh ắc:

• Nhiệm vụ của từng nhân viên trong quy tr ình

• Cung cấp cái nhìn tổng quan cấp cao v ề quy trình hoạt động kinh doanh c ủa công ty cho nhân viên m ới

• Thời gian c ủa mỗi phần trong quy tr ình

• Các điểm trọng yếu trong quy trình hoạt động kinh doanh

• Những điều cần làm để giúp nhân viên mới hoàn thành công việc

Thu thập thông tin và ch ọn một loại sơ đồ quy trình

Lưu đồ là một lựa chọn linh hoạt và tiện dụng nhất trong trường hợp này Bạn có thể dễ dàng bổ sung thêm các thông tin kh ác, chẳng hạn như ngư ời chịu trách nhi ệm cho c ác nhiệm vụ hoặc thời gian m à nhiệm vụ có thể kéo dài

6.2.2 Sử dụng kiểu dáng, kích thư ớc và hình d ạng nhất quán

Một sơ đồ quy trình nếu có quá nhiều bước sẽ trở nên lộn xộn và rất khó để theo dõi B ạn có thể làm cho sơ đồ rõ ràng hơn bằng cách:

• Các hình ảnh ph ải có kích thư ớc phù hợp và thẳng hàng với nhau

• Sử dụng các trình kết nối bắt đầu và kết thúc ở cùng vị trí cho mỗi bước

• Các khoảng cách nhất quán

• Sắp xếp nhất quán các luồng quyết định

• Giảm số lượng các nhánh trong đư ờng kết nối

Sử dụng kiểu dáng, kích thư ớc và hình dạng nhất quán

6.2.3 Sử dụng màu sắc và biểu tư ợng để nhấn mạnh thông tin chính

Việc sử dụng màu s ắc và hình ảnh là đặc biệt quan trọng đối với một sơ đồ cần đư ợc hiểu nhanh Bạn nên sử dụng các màu sắc tương phản cho các ý đối lập và thêm vào các biểu tượng để thu hút sự chú ý hơn ở các bước chính và làm cho thiết kế trở nên hấp dẫn hơn

Sử dụng màu sắc và bi ểu tư ợng để nhấn mạnh thông tin chính

6.2.4 Sử dụng đường viền, hình dạng và đư ờng thời gian đ ể tăng mật độ thông tin

Bạn có thể sử dụng các y ếu tố như đư ờng viền, hình dạng để làm rõ nhiệm

vụ của các bộ phận khác nhau trong m ột quy trình Bên c ạnh đó, bạn nên sử dụng thêm đư ờng thời gian để tăng tính hữu ích của sơ đồ và tránh đư ợc những rắc rối khi chia s ẻ các tài liệu cá nhân

Sử dụng đư ờng viền, hình d ạng và đư ờng thời gian đ ể tăng mật độ thông tin

6.2.5 Sử dụng nhãn ho ặc chú gi ải trong sơ đồ quy trình c ủa bạn

Nếu ký hiệu trong quy tr ình hoạt động kinh doanh c ủa công ty tương đ ối khó hiểu, bạn nên thêm v ào các nhãn hoặc chú giải Điều này sẽ giúp cho

sơ đồ của công ty dễ sử dụng hơn và người đọc sẽ nắm bắt thông tin nhanh hơn rất nhiều

Sử dụng nhãn hoặc chú giải trong sơ đ ồ quy trình của bạn

7 Các mẫu sơ đồ quản lý quy trình kinh doanh ph ổ biến

Ngày nay, việc xây dựng sơ đ ồ quản lý quy trình hoạt động kinh doanh l à một thách thức to lớn đối với các nhà quản lý, dù là nhà quản lý của một công ty l ớn hay một nhóm nhỏ Dư ới đây là các mẫu sơ đồ quản lý quy trình hoạt phổ biến mà bạn có thể tham kh ảo và áp dụng

7.1 Lưu đồ quy trình quản lý nguồn nhân lực

Lưu đồ này là không thể thiếu trong việc quản lý nguồn nhân lực Lưu đồ quy trình có thể giúp các nhà quản lý nhân sự trong các công vi ệc sau:

• Truyền đạt các chính sách và quy trình c ủa công ty trong toàn b ộ tổ chức

• Nhân viên tham gia nhanh chóng và hi ệu quả

• Đảm bảo quy trình tuyển dụng diễn ra công bằng và thống nhất

• Tăng cường việc học tập để đào tạo nhân viên và phát triển thêm các

kỹ năng

Lưu đồ quy trình quản lý nguồn nhân lực

7.2 Sơ đồ quy trình qu ản lý công ty

Sơ đồ quy trình được các nhà quản lý sử dụng nhằm giúp công ty đạt được các mục tiêu dài h ạn và nhân viên đi đ úng hư ớng trong công vi ệc Nhà quản lý sẽ dễ dàng so sánh đư ợc các bước đã thực hiện với các bư ớc trong

kế hoạch ban đ ầu để đưa ra gi ải pháp kịp thời cho những năm ti ếp theo

Sơ đồ quy trình quản lý công ty

7.3 Lập bản đồ quy trình làm vi ệc

Sơ đồ quy trình làm việc sẽ giúp đội ngũ nhân viên biết cách để hỗ trợ khách hàng tốt nhất và đ ảm bảo các vấn đề đang giải quyết một cách hiệu quả Sơ đồ cũng giúp nh à quản lý theo dõi đư ợc các cột mốc quan trọng nhằm đảm bảo cho dự án đư ợc giao đú ng thời hạn

Lập bản đồ quy trình làm vi ệc

8 Các bước cải tiến quy trình kinh doanh c ủa công ty

Để quy trình kinh doanh của doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, bạn có thể cải tiến quy tr ình theo các bư ớc sau:

8.1 Phân tích hoạt động

Bạn phải xác định được các hoạt động cần thực hiện để tăng sự hài lòng của khách hàng đ ối với sản phẩm hoặc dịch vụ Các hoạt động này bao gồm: Marketing, đ ặt hàng và bán hàng, vận hành, vận chuyển, chăm sóc khách hàng… Dưới đây là m ột vài mẹo mà bạn có thể áp dụng:

• Bạn sẽ có một câu trả lời đầy đủ và phong phú hơn cho qu á trình phân tích này, giúp cho các thành viên tin tư ởng hơn vào kết luận cuối cùng của bạn

• Bạn hãy liệt kê các hoạt động góp phần làm tăng giá tr ị cho công ty, sau đó sắp xếp lại dưới dạng một lưu đồ quy trình đơn giản Điều này sẽ giúp bạn thể hiện chuỗi giá trị rõ ràng hơn

Phân tích hoạt động

8.2 Phân tích giá tr ị tạo ra cho khách hàng

Bạn hãy liệt kê các yếu tố tạo ra giá trị cho kh ách hàng rồi sau đó hãy ghi các yếu tố này bên cạnh các hoạt động mà bạn đã xác định Tiếp đó, bạn hãy ghi lại những điều cần làm ho ặc cần thay đổi để mang lại giá tr ị lớn hơn cho các yếu tố này

Phân tích giá tr ị tạo ra cho khách hàng

Bạn có thể đặt mục tiêu cải tiến Quy trình kinh doanh c ủa mình thông qua phương pháp OKRs Với những mục tiêu truyền cảm hứng, Kết quả chính

rõ ràng và c ụ thể sẽ cung cấp cho bạn hướng đi tốt nhất về cách làm sao đ ể cải thiện quy trình kinh doanh c ủa mình

Tuy nhiên, phương pháp OKRs sẽ phát huy tối đa hiệu quả khi được kết hợp với một công c ụ phù hợp Bộ giải pháp ph ần mềm quản trị OKRs

(fOKRs) c ủa Fastdo đư ợc tích h ợp mọi thứ liên quan đ ến OKRs Không những thế, phần mềm fOKRs còn đư ợc thiết kế TINH GỌN, DỄ SỬ DỤNG

và TẠO ĐỘNG LỰC cho nhân sự Hãy liên h ệ ngay đến Fastdo đ ể nhận tư vấn về fOKRs!