Tìm hiểu về nghề chuyên viên phân tích nghiệp vụ (BA)

Business Analyst BA: Nhà phân tích kinh doanh là chuyên viên đánh giá tình trạng bên trong c ủa doanh nghiệp và cung cấp ý kiến khả thi cho việc thay đổi doanh nghiệp, hướng doanh nghiệ

Business Analyst là gì? Tìm hi ểu về nghề chuyên viên phân tích nghi ệp vụ (BA)

Business Analyst (BA) chắc chắn không còn xa l ạ đối với nhiều người trong một dự án phần mềm Vậy Business Analyst là gì? Những công việc

và kỹ năng cần có c ủa họ ra sao? Hãy cùng chúng tôi tìm hi ểu rõ hơn về nghề chuyên viên phân tích nghi ệp vụ (BA) qua những chia s ẻ dưới đây nhé!

Mục lục

• 1 Business Analyst là gì?

• 2 Công việc chính của BA là gì?

• 3 Các kỹ năng c ần có của một BA

o 3.1 Kỹ năng công nghệ

o 3.2 Kỹ năng giao ti ếp

o 3.3 Kỹ năng phân tích

o 3.4 Kỹ năng xử lý vấn đề

o 3.5 Kỹ năng quản lý

o 3.6 Kỹ năng ra quy ết định

o 3.7 Kỹ năng đàm phán và thuy ết phục

• 4 Một vài kinh nghi ệm onsite trong ITviec

o 4.1 Khắc phục sự cố trong công việc Business Analyst Manager

o 4.2 Hiểu lầm về một BA

o 4.3 Kỹ năng giao ti ếp là điều quan tr ọng đầu tiên

o 4.4 Cách để một sinh viên mới ra trường hoặc là Developer xác định được mình hợp với nghề BA hay không?

o 4.5 Lời khuyên nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp theo con đường định hướng BA

1 Business Analyst là gì?

Business Analyst là gì?

Business Analyst (BA): Nhà phân tích kinh doanh là chuyên viên đánh giá

tình trạng bên trong c ủa doanh nghiệp và cung cấp ý kiến khả thi cho việc thay đổi doanh nghiệp, hướng doanh nghiệp đến gần hơn với mục tiêu cần đạt Người phân tích phải sử dụng nhiều chiến lược khác nhau để hoàn thành nhi ệm vụ đó, gồm làm việc trực tiếp với nhân viên trong doanh

nghiệp, tìm hiểu về nghiệp vụ, quy trình ho ạt động và các thủ tục trong doanh nghiệp Bên cạnh đó, chuyên viên phân tích kinh doanh đô i khi cũng phải làm việc với khách hàng

Một chuyên viên phân tích kinh doanh gi ỏi thư ờng đóng nhiều vai trò, họ

có thể đánh giá ho ạt động của doanh nghi ệp và so sánh ho ạt động đó với mục tiêu doanh nghi ệp Đó chính là lí do vì sao các nhà phân tích thư ờng bắt đầu công việc bằng cách nghiên cứu các tiến trình trong doanh nghi ệp Điều đó gồm việc phải biết lịch sử doanh nghiệp, cách tổ chức doanh

nghiệp hiện thời, bản chất dòng s ản phẩm bên doanh nghi ệp, các chính sách thủ tục ở doanh nghiệp

Một số nhà phân tích l ựa chọn phân tích và đánh giá d ịch vụ trong doanh nghiệp, trong khi đó m ột số khác thì l ựa chọn chuyên về những lĩnh vực cụ thể trong các ho ạt động của doanh nghi ệp Tùy thu ộc vào lĩnh vực chuyên môn, nhà phân tích có th ể có chứng chỉ từ hiệp hội hay cơ quan, dù đa s ố những nhà phân tích t rước đây thư ờng là nhà điều hành, quản lý những người cung cấp những dịch vụ của họ Bên cạnh đó, một số trường cao đẳng trên thế giới còn đưa ra những mức độ của phân tích kinh doanh và cung cấp cả các chứng chỉ sau khi hoàn t ất chương trình h ọc

Nếu hoạt động trong lĩnh v ực công ngh ệ thông tin thì chuyên viên phân tích kinh doanh thường được gọi là chuyên viên “phân tích nghiệp vụ” Lấy

ví dụ một chuyên viên BA đang làm vi ệc tại công ty Monamedia.co, có khách hàng mu ốn làm website có các tính năng như nh ập hàng, quản lý đơn hàng, quản lý vận chuyển nhưng họ vẫn chưa có giải pháp và đó ch ỉ là những gì họ muốn, lúc này BA có nhi ệm vụ đến doanh nghiệp của khách hàng thu th ập quy trình s ản xuất và hoạt động của doanh nghiệp, sau đó v ề tiến hành phân tích và đưa ra nh ững giải pháp tốt nhất để chuyển hóa

những yêu cầu, quy trình đó c ủa doanh nghi ệp thành những tính năng trong

hệ thống web app và chuy ển sang cho team code đ ể họ thực hiện hoàn

chỉnh

2 Công việc chính của BA là gì?

Công việc chính của BA

BA thường làm các công việc sau:

▪ Làm việc với khách hàng: T ừ việc khơi g ợi, khai thác yêu c ầu, phân tích và đề xuất các giải pháp phù hợp, mô hình hóa quy trình, tài li ệu hóa yêu c ầu và xác nhận các thông tin v ới khách hàng

▪ Chuyên giao thông tin cho n ội bộ team: G ồm cả team phát triển dự án như Dev, PM, QC,…hay những team liên quan tới dự án bạn đang thực hiện hoặc 1 module đư ợc tích hợp vào hệ thống mà bạn đang phụ trách

▪ Quản lý sự thay đổi của yêu cầu: Bản chất của Business là luôn thay đổi nên sẽ có những yêu cầu cần được cập nhật lại theo thời gian Vì thế, BA cần phải phân tích đư ợc những ảnh hưởng của sự thay đổi đó

tới tổng thể hệ thống và ph ải quản lý được sự thay đổi đó qua từng phiên bản đư ợc cập nhật trong tài liệu

▪ Có thể nói, BA như là một cầu nối giữa khách hàng và team d ự án, là

người chuyển giao thông tin và hiểu rõ nhất về hệ thống mà họ sẽ thực hiện

3 Các kỹ năng cần có của một BA

7 kỹ năng cần có của một BA:

Kỹ năng cần có của một BA

3.1 Kỹ năng công nghệ

Để xác định các giải pháp kinh doanh, một BA cần biết những gì về ứng dụng công ngh ệ thông tin đang đư ợc sử dụng, những gì kết quả mới có thể

đạt được thông qua nền tảng CNTT hiện tại và những công nghệ đang được ứng dụng mới nhất

Theo Groove Technology – Software Solutions Company thì Kiểm tra phần mềm là 1 trong nh ững kỹ năng quan tr ọng của BA và thiết kế hệ

thống kinh doanh cũng là các k ỹ năng phân tích k ỹ thuật quan tr ọng Một

BA cần phải có sự tự tin trong kinh doanh và công ngh ệ, kỹ thuật mạnh mẽ

để đạt được sự tôn trọng và tạo ra cảm giác tự tin giữa CNTT và người sử dụng nghiệp vụ cuối cùng

3.2 Kỹ năng giao ti ếp

Bản chất công vi ệc của BA dành r ất nhiều thời gian tương tác v ới người sử dụng, ngư ời quản lý và đội dự án phần mềm Thành công c ủa một dự án có thể phụ thuộc vào những BA giao tiếp rõ ràng những chi ti ết như v ề yêu cầu dự án, thay đ ổi yêu c ầu, kết quả thử nghiệm Khả năng giao ti ếp bằng văn bản và kỹ năng ngoại ngữ là kỹ năng thiết yếu hàng đầu trong sự

nghiệp của một BA

3.3 Kỹ năng phân tích

Các kỹ năng phân tích xu ất sắc nằm trong k ỹ năng làm nên một BA tốt, để hiểu đúng và truyền đạt chính xác nhu c ầu kinh doanh c ủa khách hàng Hơn nữa, đôi lúc công vi ệc của BA phải phân tích tài li ệu, số liệu, các k ết quả khảo sát với ngư ời sử dụng đầu tiên và quy trình làm vi ệc để xác định quá trình xử lý để khắc phục vấn đề kinh doanh K ỹ năng phân tích m ạnh là lợi thế của một BA thành công

3.4 Kỹ năng xử lý vấn đề

Không chỉ riêng nghề BA mà khả năng xử lý vấn đề cong là một kỹ năng

cần thiết để tạo nên thành công của mọi nghề nghiệp Cũng như h ầu hết các vai trò trong ngành CNTT, công vi ệc của các BA cũng thư ờng ngẫu nhiên

thay đổi Khi các chuyên gia đang làm vi ệc để phát triển các giải pháp kinh doanh của khách hàng, vi ệc tìm ra cách để nhanh chóng gi ải quyết vấn đề

và tiến tới hoàn thành thành công d ự án là một trong những điều quan tr ọng của một BA bởi không có gì là 100% có th ể đoán trư ớc đư ợc

3.5 Kỹ năng quản lý

Một kỹ năng khách mà BA c ần có là kh ả năng quản lý dự án Lập kế hoạch phạm vi dự án, xử lý yêu c ầu thay đ ổi, chỉ đạo nhân viên, dự báo ngân sách chỉ là một số trong những kỹ năng quản lý mà m ột BA nên có

3.6 Kỹ năng ra quy ết định

Khả năng đưa ra quy ết định là một kỹ năng phân tích nghi ệp vụ quan trọng khác Là một ngư ời tư vấn quản lý và c ố vấn cho các developer, các BA là người đưa ra những ý kiến và đưa ra hướng xử lý đầu tiên trong các vấn đề kinh doanh có liên quan và quy ết định đó có thể xác định khả năng tồn tại của doanh nghiệp Một BA nên có khả năng đánh giá tình hình t ốt, tiếp nhận đầu vào từ các bên liên quan và t ừ đó lựa chọn ra hư ớng xử lý hợp lý với tình hình các bên

3.7 Kỹ năng đàm phán và thuy ết phục

Một BA như là cầu nối giữa nhà phát triển và ngư ời sử dụng, các nhà quản

lý và CNTT, khách hàng và các công ty Tìm ki ếm sự cân bằng giữa mong muốn cá nhân và nhu c ầu kinh doanh, sau đó tương tác v ới nhiều loại đối tượng để hướng tới một giải pháp tốt thì cần phải có một kỹ năng thuyết phục chuyên nghiệp

Kỹ năng đàm phán c ủa một BA ph ải sử thường xuyên khi cạnh tranh cho các dự án của khách hàng để đạt đư ợc mục tiêu đạt được một kết quả có lợi cho công ty và một giải pháp làm vi ệc cho khách hàng Đòi h ỏi một BA

phải có kỹ năng đàm phán và thuy ết phục mạnh mẽ để duy trì các mối quan

hệ trong một tổ chức và với các đối tác bên ngoài

4 Một vài kinh nghi ệm onsite trong ITviec

Nếu bạn đang quan tâm và có ý đ ịnh phát triển sự nghiệp theo con đư ờng định hướng BA thì hãy bỏ túi những kinh nghiệm chia sẻ hữu ích dưới đây của chúng tôi

Kinh nghi ệm Onsite cho m ột BA

4.1 Khắc phục sự cố trong công việc Business Analyst Manager

Trong m ột bài phỏng vấn với trang tin tức công

nghệ bogounvlang.org – Business Analyst Man ager của Mona Media chia

sẻ đã từng gặp sự cố khi anh chưa hỏi ý khách hàng mà chuy ển ngay ý tưởng mình đã nêu cho team Product Sau đó, team Product đ ặt nhiều câu hỏi cho khách hàng

Kết quả là khách hàng không vui và cho r ằng ý tưởng còn sơ khai, có th ể

họ sẽ chọn ý tưởng khác Nên vi ệc anh chuyển thông tin ngay cho team có thể làm mọi thứ rối lên

Bài học rút ra ở đây cho chúng ta là c ần thận trọng hơn, cần hỏi khách hàng là có thể chuyển thông tin cho đư ợc chưa sau khi thảo luận ý tưởng đạt đến một mức nhất định Họ đồng ý thì mình mới trao đổi với team 4.2 Hiểu lầm về một BA

Theo anh Lê Hoàng Vũ, cái mà nhiều người hiểu lầm là: Khi nói tới BA, ai cũng nghĩ đến BA IT, tuy nhiên khi anh làm và am hi ểu về công việc BA thì anh m ới biết BA cần thiết cho mọi tổ chức chứ không chỉ riêng IT

Theo anh, định nghĩa của nghề BA là: “BA là người giúp định nghĩa ra những yêu cầu để có thể chuyển từ trạng thái này sang tr ạng thái khác” Chẳng hạn anh nói sales c ủa tôi đang g ặp vấn đề, và vấn đề đến từ đội ngũ sales chưa đư ợc chuyên nghi ệp Thì ngư ời BA chính là ngư ời giúp định nghĩa ra những yêu cầu để làm sao chuyển từ trạng thái “đội ngũ sales chưa chuyên nghi ệp” sang “đội ngũ sales trở nên chuyên nghi ệp”

4.3 Kỹ năng giao ti ếp là điều quan tr ọng đầu tiên

Khi được hỏi về kỹ năng quan trọng nhất đối với một người BA, thì anh Lê Hoàng Vũ đã trả lời là kỹ năng giao tiếp Tuy nhiên, anh cũng nêu quan điểm là nghề BA và kỹ năng giao tiếp hỗ trợ qua lại với nhau Giao tiếp ở đây là em trao đổi và thương lượng với khách hàng về các yêu cầu dự án Thứ 2, em ph ải là người có đầu óc cởi mở, sẵn sàng đón nhận những cái mới Bởi không có nh ững suy nghĩ đó thì em s ẽ chỉ đi theo l ối mòn cũ Bên cạnh đó, theo anh th ấy, một kỹ năng c ần thiết cho mọi BA là suy nghĩ logic để giải quyết vấn đề và thương lượng

Cuối cùng, em c ần phải biết cách dùng những công cụ hỗ trợ cho BA như Office, Visual để vẽ những hình như là wireframe mockup đ ể trình bày cho khách hàng ho ặc dùng những công cụ dùng đ ể quản lý dự án Agile khá phổ biến như Jira, Confluence

4.4 Cách để một sinh viên mới ra trường hoặc là Developer xác định được mình hợp với nghề BA hay không?

Nếu bạn thấy mình là ngư ời thích giao ti ếp và có n ền tảng giao ti ếp tương đối ổn, thích tìm hiểu về nhiều ngành nghề cũng như có hiểu biết tương đối

về 1 – ngành nghề nào đó, tiếng Anh khá, thì 80% kh ả năng b ạn có thể chọn con đường BA

20% còn l ại chính là b ạn phải có nền tảng về IT Bởi nếu như bạn là một tờ giấy trắng về CNTT, thì document cu ối cùng b ạn viết ra cũng gi ống

document của khách hàng, đ ều là ngôn ngữ kinh doanh V ậy câu hỏi là ý nghĩa của việc “nhờ em diễn dịch từ ngôn ngữ kinh doanh sang ngôn ngữ

kỹ thuật nó nằm ở đâu?”

4.5 Lời khuyên nếu bạn muốn phát tri ển sự nghiệp theo con đư ờng định hướng BA

Anh Lê Hoàng Vũ gợi ý cho các bạn trẻ hai nguồn:

Thứ nhất là nguồn quốc tế, hiện nay có một tổ chức là IIBA Tổ chức này hiện nay là tổ chức nổi tiếng nhất trên thế giới về BA và họ là về BA tổng quát, không chỉ riêng BA IT

Họ phát hành một quyển sách là BABOK (Business Analysis Body Of

Knowledge) Em có th ể đăng ký thành viên, h ọ sẽ gửi cho em quyển ebook này để tự học Học xong, em có thể ứng dụng việc học vào công việc hàng ngày hoặc là đăng ký thi online đ ể lấy bằng (CCBA và CBAP)

Ở Việt Nam, anh biết một công ty cung cấp training về BA, là BAC BAC

có hai khóa học là BA căn bản và BA nâng cao Hơn n ữa họ có ưu điểm là đối tác của IIBA

Trên đây là những chia sẻ về Business Analyst cũng như một vài kinh

nghiệm onsite trong ITviec N ếu có thắc mắc nào hãy liên hệ với chúng tôi

để được tư vấn cụ thể hơn nhé!