OKR là gì các bước xây DỰNG và TRIỂN KHAI OKR HIỆU QUẢ

Khái niệm OKR là từ viết tắt của Objective Key Results - một phương pháp qu ản lý theo mục tiêu giúp liên k ết nội bộ tổ chức và các cá nhân trong công ty đ ể đảm bảo đư ợc rằng tất cả t

OKR LÀ GÌ? CÁC BƯỚC XÂY DỰNG VÀ TRIỂN KHAI OKR HIỆU QUẢ

Mục lục

• 1 OKR là gì?

o 1.1 Khái niệm

o 1.2 Cấu trúc OKR

o 1.3 Nguyên lý ho ạt động

• 2 Lợi ích của phương pháp OKR

• 3 Lưu ý trước khi xây dựng chiến lược OKR

o 3.1 Đối với Mục tiêu (Objective)

o 3.2 Đối với Kết quả then chốt (Key Result)

• 4 Các bước xây dựng và triển khai OKR

o 4.1 Xác định Objective và Key Result

o 4.2 Xác định hệ thống để tổ chức quản lý OKR

o 4.3 Họp với ban lãnh đạo cấp trung đ ể phác thảo mục tiêu

o 4.4 Ph ổ biến chiến lư ợc OKR đến toàn doanh nghi ệp

o 4.5 Từng bộ phận họp bàn đ ể phác thảo mục tiêu cá nhân

o 4.6 Kết nối, phân t ầng và trình bày OKR

o 4.7 Theo dõi và qu ản lý OKR cá nhân

o 4.8 Cách đánh giá chiến lược OKR

• 5 Các lỗi thư ờng gặp khi sử dụng OKR

OKR là gì? Các bước xây dựng và triển khai chiến lược OKR hiệu quả

Được áp dụng lần đầu tiên vào năm 1970 và mang lại nhiều lợi ích, OKR ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn Trong bài viết này, chúng mình

sẽ cùng tìm hiểu rõ về định nghĩa OKR là gì và các bư ớc để xây dựng chiến lược OKR đạt hiệu quả nhất Cùng bắt đầu ngay nhé!

OKR là gì?

Khái niệm

OKR là từ viết tắt của Objective Key Results - một phương pháp qu ản lý theo mục tiêu giúp liên k ết nội bộ tổ chức và các cá nhân trong công ty đ ể đảm bảo đư ợc rằng tất cả thành viên đang đi đúng hư ớng mục tiêu đã đề ra Đồng thời, OKR đảm bảo việc hợp tác giữa các cá nhân đư ợc diễn ra một cách

xuyên suốt

Cấu trúc OKR

OKR được hình thành dựa trên 2 yếu tố chính: Objective (Mục Tiêu) và Key Result (K ết quả then chốt)

- Objective (M ục tiêu): “Tôi muốn đi đâu?” - Mục tiêu được thiết lập để

thúc đẩy việc vận hành và phát triển công việc Mục tiêu thường được xác định trong một khoảng thời gian nhất định nhằm khích lệ tinh thần làm việc của các cá nhân

- Key Result (K ết quả then chốt): “Tôi đến đó bằng cách nào?” - Kết quả

then chốt đo lư ờng mức độ thành công của mục tiêu đã đặt ra hay nói cách khác, kết quả then chốt cho biết đư ợc chuẩn mực đạt được mục tiêu Và quy trình này được áp dụng xuyên suốt trong quá trình làm vi ệc

Nguyên lý ho ạt động

OKR luôn được đặt ra một cách minh bạch, ở mức cao hơn so với năng lực của nhân viên nh ằm thúc đ ẩy tinh thần làm việc của họ Tuy n hiên, phương pháp này không dùng để đánh giá năng suất làm việc của nhân viên Kết quả then chốt của OKR là cầu nối giữa tham vọng và thực tế, nhưng lại không dễ

để có được tính chính xác Do đó vẫn cần được gắn với cột mốc cụ thể để có thể định lượng và đ o lường đư ợc

Lợi ích của phương pháp OKR

Dựa vào định nghĩa, OKR mang l ại cho doanh nghi ệp nhiều lợi ích thực tiễn như:

- Liên kết chặt chẽ nội bộ doanh nghi ệp: Mục tiêu chung đư ợc đặt ra cho

toàn thể nhân viên trong công ty, mọi người cùng chung m ột định hư ớng Điều này đã giúp liên kết nội bộ một cách chặt chẽ, đồng nhất về hướng làm việc để đạt đư ợc mục tiêu cu ối cùng

- Tập trung vào nh ững vấn đề thiết yếu: Khi biết chính xác m ục tiêu c ủa

mình, nhân viên trong các phòng ba n sẽ tập trung và chủ động ưu tiên giải quyết những vấn đề cần thiết Từ đó, họ có thể tạo dựng nên chiến lược làm việc cho riêng mình và đáp ứng được mong mu ốn của doanh nghiệp

- Nhân viên được trao quyền: Khi đã nắm rõ được mục tiêu và những việc

cần làm, ban lãnh đ ạo có thể tạo cơ hội cho nhân viên t ự theo dõi và đánh giá công việc Điều này giúp nâng cao tinh th ần trách nhi ệm trong công vi ệc

- Tăng tính minh b ạch trong n ội bộ: Nhằm giúp mọi ngư ời theo dõi đư ợc

quá trình cũng như kết quả làm việc, OKR được xây dựng một cách minh bạch cho tập thể nhân viên, các phòng ban trong n ội bộ công ty Để những cá nhân có thể kết hợp với các bộ phận khác, xử lý công vi ệc hiệu quả hơn

- Đo lường được tiến độ hoàn thành: Nhờ có tính minh b ạch trong n ội bộ,

ban quản lý có thể dễ dàng theo dõi đư ợc tiến độ công việc, đánh giá đư ợc mức độ hoàn thành mục tiêu Từ đó, thúc đẩy tiến độ công vi ệc nhằm hoàn thành mục tiêu t ốt nhất

- Nâng cao hi ệu suất lao động, đạt nhiều kết quả vượt bậc: OKR luôn đặt

ra ở mức cao hơn năng l ực, do đó OKR cho phép m ọi người phát huy t ối đa khả năng, d ẫn đến năng su ất làm vi ệc tăng và đ ạt đư ợc kết quả ngoài mong đợi

Lưu ý trước khi xây dựng chiến lược OKR

Đối với Mục tiêu (Objective)

Khi mới bắt đầu áp dụng chiến lược OKR, doanh n ghiệp không nên đ ặt mục tiêu quá cao Điều này gây sức ép trong công việc và khó khăn trong quá trình làm việc Để đảm bảo sự thành công, ngư ời xây dựng chi ến lư ợc phải hiểu rõ đư ợc thế mạnh và năng lực của doanh nghi ệp Từ đó mới có thể linh hoạt trong việc tự đặt mục tiêu và không sao chép b ất kỳ mục tiêu từ doanh nghiệp khác, tránh tình hu ống mục tiêu không phù h ợp với công ty

Đối với Kết quả then chốt (Key Result)

Khi đã xác định được mục tiêu, cần triển khai và truyền tải thông tin đến nhân viên m ột cách chi tiết để hạn chế việc nhân viên chưa n ắm rõ, hoặc

không biết cách thực hiện dẫn đến hiệu suất không đ ạt như mong mu ốn Mặc

dù công việc đã đư ợc phân công và minh b ạch, doanh nghi ệp cần phải có những buổi họp nội bộ hàng tuần hoặc hàng tháng để nắm được tiến độ công việc, điều chỉnh, đóng góp ý ki ến và nhanh chóng đưa ra gi ải pháp đ ể đạt được năng suất mong muốn

Các bước xây dựng và triển khai OKR

Xác định Objective và Key Result

Cần đề ra từ 3 - 5 mục tiêu nhưng phải rõ ràng và c ụ thể, tránh trư ờng hợp mục tiêu chung chung d ẫn đến việc không thể xây dựng chiến lược Ngoài ra, doanh nghiệp phải tạo áp lực trong m ục tiêu đặt ra nhằm phát huy t ối đa khả năng của nhân viên Khi đặt ra Key Result cần chú ý phải đo lường được và phản ánh đúng tình hình th ực tế Xây d ựng Key Result qua các bư ớc thực hiện để đạt đư ợc giá trị cốt lõi sau phương pháp OKR

Xác định hệ thống để tổ chức quản lý OKR

Sử dụng những phần mềm sẵn có để dễ dàng quản lý và theo dõi, đi ều chỉnh trong quá trình làm vi ệc Tuy nhiên, doanh nghi ệp cũng không nên quá ph ụ thuộc vào những ph ần mềm Thay vào đó, hãy n ắm vững những quy trình và mục tiêu công vi ệc để tránh việc thực hiện lan man, không đúng tr ọng tâm dẫn đến đi chệch với định hư ớng ban đầu

Họp với ban lãnh đạo cấp trung để phác thảo m ục tiêu

Việc triển khai OKR cho các b ộ phận và cả công ty cần được thông qua trong cuộc họp với ban lãnh đạo các cấp nhằm thu thập ý kiến, từ đó hoàn thiện chiến lư ợc Đồng th ời phổ biến cách áp dụng phương pháp OKR vào công việc một cách hi ệu quả, cũng như cho th ấy đư ợc mặt hạn chế và cơ hội mà OKR mang lại

Phổ biến chiến lược OKR đến toàn doanh nghi ệp

Sau khi đã đưa ra được kế hoạch cuối cùng, OKR sẽ được phổ biến với toàn

bộ công ty và ph ải phân tích m ột cách rõ ràng c ụ thể về mục đích và k ết quả

sẽ đạt được sau khi thực hiện Để từ đó, nhân viên công ty n ắm rõ cũng như hiểu được những gì mình đang và s ẽ làm

Từng bộ phận họp bàn để phác thảo mục tiêu cá nhân

Trưởng bộ phận sẽ triển khai công việc về cho nhân viên và cùng nhau phân tích công việc, chia sẻ quan điểm mong muốn của mỗi ngư ời để đi đến thống nhất nhiệm vụ phù hợp cho từng cá nhân Những cuộc họp này thể hiện đư ợc tính dân ch ủ, sự tôn trọng của cấp lãnh đạo đối với ý kiến của nhân viên Từ

đó, giúp các bên hiểu nhau hơn và đạt được kết quả như mong muốn

Kết nối, phân t ầng và trình bày OKR

Sau khi đã triển khai cho nhân viên, trưởng các phòng sẽ tổng hợp lại ý kiến

về OKR gửi về cho ban lãnh đ ạo Khi các cấp quản lý đã thống nhất về thời gian thực hiện, OKR sẽ được trình bày trong cu ộc họp toàn công ty và triển khai hướng đi cụ thể để giúp đạt kết quả mong đợi

Theo dõi và qu ản lý OKR cá nhân

Thường xuyên theo dõi và đánh giá OKR c ủa từng cá nhân nhờ vào sự hỗ trợ của các phần mềm sẵn có Khoảng thời gian đầu, chắc chắn mọi thứ sẽ còn rất mới mẻ và cần các cấp quản lý ph ải thường xuyên giám sát, đi ều chỉnh trong quá trình nhân viên th ực hiện Việc này giúp cho m ỗi cá nhân làm vi ệc hiệu quả, chủ động và tự giác trong công vi ệc Khi nhân viên đã th ật sự hiểu rõ về quy trình và thành th ạo sẽ giúp tăng năng su ất công việc hơn

Cách đánh giá chiến lược OKR

Kết quả sẽ được chấm dựa vào Key Result, đi ểm trung bình s ẽ được dùng làm thang đo cho Objective Tuy nhiên, h ệ thống chấm điểm OKR không dùng cho quá trình đánh giá hiệu quả công việc vì đây không phải là công cụ tối ưu

để phân tích công việc

Dựa vào thang điểm từ 0 - 1.0, OKR s ẽ được phân chia như sau: 0 đi ểm là không thực hiện đư ợc phần nào c ủa mục tiêu, sau đó tăng d ần dần đến 0.6 - 0.7 là mức độ an toàn để nhận định rằng kế hoạch đang đi đúng hư ớng và 1 điểm là hoàn thành mục tiêu

Các lỗi thường gặp khi sử dụng OKR

- Dùng OKR đ ể lập danh sách công vi ệc: OKR đư ợc lập ra để đo lư ờng giá

trị của doanh nghi ệp chứ không được dùng cho những công việc hàng ngày OKR mang lại những giá trị cốt lõi c ủa doanh nghi ệp - là thước đo tiến độ hoàn thành mục tiêu Do đó c ần xác đ ịnh rõ v ề công việc thư ờng nhật và giá trị của công ty

- Đặt ra quá nhiều OKR: Khi doanh nghi ệp đặt quá nhiều mục tiêu trong

một thời gian nhất định sẽ không có s ự ưu tiên cho công vi ệc, lan man và gây mất tập trung vào nh ững giá trị công ty Từ đó dẫn đến không đ ạt đư ợc những kết quả vượt bậc

- Không có sự điều chỉnh OKR: OKR đã đư ợc công b ố minh bạch trong nội

bộ và họp đánh giá định kỳ hàng tuần, hàng tháng Nhằm giúp mọi ngư ời dễ dàng theo dõi và cân ch ỉnh phù h ợp hơn cho quá trình làm vi ệc Ngoài ra, OKR được xem như một công cụ quản lý mục tiêu cho cả doanh nghiệp, do đó việc xem xét và đi ều chỉnh giữa các phòng ban là đi ều cần thiết để hoàn

thành mục tiêu đ ề ra

- Tạo ra nhưng không t ập trung vào OKR: OKR cần đư ợc nhìn nhận và

thực hiện như m ột nét văn hóa của doanh nghi ệp thì mới tạo đư ợc nền tảng vững chắc Do đó, mỗi cá nhân cần phải thư ờng xuyên cập nhật các nội dung

để tránh trường hợp xem OKR như một bản kế hoạch