Bài giảng hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS ACCESS (ngành công nghệ thông tin)

Bài giảng bao gồm 7 chương: Chương 1: Tổng quan về Hệ quản trị cơ sở dữ liệu MicroSoft Access Chương 2: Xây dựng cơ sở dữ liệu Chương 3: Truy vấn dữ liệu Chương 4: Thiết kế giao diện Chư

Đồng Tháp, 2018 Lưu Hành Nội Bộ

Đồng Tháp, 2018 Lưu Hành Nội Bộ

LỜI NÓI ĐẦU

Bài giảng Hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS ACCESS được biên soạn dùng cho sinh viên ngành Công nghệ thông tin bậc Cao đẳng trong trường, mục đích của bài giảng này là giúp đỡ người mới bắt đầu làm quen với môi trường lập trình trên Windows thông qua MS Access

Bài giảng bao gồm 7 chương:

Chương 1: Tổng quan về Hệ quản trị cơ sở dữ liệu MicroSoft Access

Chương 2: Xây dựng cơ sở dữ liệu

Chương 3: Truy vấn dữ liệu

Chương 4: Thiết kế giao diện

Chương 5: Thiết kế báo cáo

Tuy nhiên, đối với các ứng dụng thực tế không quá phức tạp, các kiến thức

và kỹ năng trình bày trong bài giảng này sẽ giúp cho chúng ta giải quyết trọn vẹn vấn đề

Bài giảng này đã được chỉnh sửa lại theo đề cương hiện hành, trong quá trình chỉnh sửa không tránh khỏi thiếu sót, kính mong các bạn đọc và quý đồng nghiệp góp ý, phê bình để bài giảng được hoàn thiện tốt hơn

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

MỤC LỤC 1

CHƯƠNG 1 5

TỔNG QUAN VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU MICROSOFT ACCESS 5

1.1 Giới thiệu về Hệ quản trị CSDL Microsoft Access 5

1.1.1 Cơ Sở Dữ Liệu 5

1.1.2 Mô hình Cơ Sở Dữ Liệu quan hệ: 5

1.1.3 Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu quan hệ: 5

1.1.4 Đặc điểm của Microsoft Access 5

1.1.5 Khởi động Microsoft Access 6

1.1.6 Các thành phần của Microsoft Access 6

1.2 Tạo tập tin cơ sở dữ liệu 7

1.3 Các thao tác trên tập tin cơ sở dữ liệu 8

1.3.1 Mở một cơ sở dữ liệu 8

1.3.2 Thu gọn và chỉnh sửa cơ sở dữ liệu (Compact & Repair Database) 8

1.3.3 Tạo password 9

1.3.4 Gở bỏ password 9

1.4 Các đối tượng trong cơ sở dữ liệu 10

BÀI TẬP CHƯƠNG 1 11

CHƯƠNG 2 12

XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU 12

2.1 Khái niệm cơ sở dữ liệu 12

2.2 Đối tượng Table 12

2.2.1 Cấu trúc của Table 14

1.2.2 Một số thuộc tính của Field (cột hoặc trường ) 16

1.2.3 Các thao tác trên Table 22

2.3 Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng 24

2.3.1 Các loại quan hệ 24

2.3.2 Cách tạo quan hệ 25

2.4 Các thao tác trên bảng dữ liệu 30

2.4.1 Sao chép dữ liệu 30

2.4.2 Sắp xếp dữ liệu 31

2.4.3 Tìm kiếm và thay thế 32

2.4.4 Lọc dữ liệu 33

BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƯƠNG 2 36

CHƯƠNG 3 46

TRUY VẤN DỮ LIỆU 46

3.1 Khái niệm truy vấn dữ liệu 46

3.2 Các loại truy vấn dữ liệu 46

3.3 Tạo truy vấn Select Query bằng ngôn ngữ SQL 47

3.3.1 Các bước thực hiện 47

3.3.2 Một số toán tử thường dùng trong truy vấn 47

3.3.3 Select query 47

3.3.4 Sử dụng các phép toán và hàm trong mệnh đề Select 54

3.3.5 Tính toán thống kê trong Select Query 58

3.4 Tạo truy vấn bằng lưới QBE 62

3.4.1 Các thành phần trong màn hình lưới QBE 62

3.4.2 Một số thao tác cơ bản để tạo truy vấn bằng QBE 63

3.4.3 Select Query 64

3.4.4 Tính toán thống kê 65

3.4.5 Truy vấn tham số 68

3.4.6 Crosstab Query 69

3.4.7 Make Table Query 71

3.4.8 Append Query 72

3.4.9 Delete Query 74

3.4.10 Update Query 75

BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƯƠNG 3 78

CHƯƠNG 4 84

THIẾT KẾ GIAO DIỆN 84

4.1 Giới thiệu đối tượng Form 84

4.1.1 Cửa sổ thuộc tính 84

4.1.2 Thành phần của một thuộc tính 85

4.2 Các thuộc tính cơ bản trên form 85

4.3 Thiết kế Form 86

4.3.1 Thiết kế Form bằng Wizard 86

4.3.2 Thiết kế Form bằng design view : 89

4.3.3 Các dạng Form thường gặp 92

4.4 Các điều khiển trên form 93

4.4.1 Label 93

4.4.2 Text Box 93

4.4.3 Command Button 94

4.4.4 Check Box 96

4.4.5 Option Button và Option Group 97

4.4.6 Combo Box 98

4.4.7 List Box 98

4.4.8 Tab Control 99

4.4.9 Subform 100

BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƯƠNG 4 102

CHƯƠNG 5 110

THIẾT KẾ BÁO CÁO 110

5.1 Giới thiệu Report 110

5.2 Các dạng của Report 110

5.3 Tạo Report bằng công cụ Report Wizard 112

5.4 Chỉnh sửa Report bằng Design View 116

5.4.1 Các thành phần của Report 116

5.4.2 Thiết kế Report bằng Design view 118

5.4.3 Các điều khiển thường dùng trên Report 119

5.4.4 Các thao tác chung trên điều khiển 120

5.5 Một số kỹ thuật thường dùng trong thiết kế 121

5.5.1 Ẩn hoặc hiện các thành phần của báo cáo 121

5.5.2 Tạo số thứ tự cho báo cáo 122

5.5.3 Ẩn hoặc hiện field khi trùng lắp 123

5.5.4 Đánh số trang 123

5.5.5 Ngắt trang 124

BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƯƠNG 5 125

CHƯƠNG 6 129

MACRO 129

6.1.Giới thiệu Macro 129

6.2.Khái niệm thuộc tính, hành động và sự kiện 129

6.2.1 Thuộc tính 129

6.2.2 Hành động 129

6.2.3 Sự kiện 129

6.3.Cách tạo Macro 130

6.4.Các tập lệnh thường dùng 132

6.5.Macro có điều kiện 134

BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƯƠNG 6 136

CHƯƠNG 7 138

MODULE 138

7.1 Giới thiệu Module 138

7.1.1 Visual Basic là gì 138

7.1.2 Khi nào sử dụng tập lệnh Visual Basic 138

7.2 Cách tạo Module 139

7.3 Các kiểu dữ liệu 142

7.3.1 Các kiểu dữ liệu cơ bản 142

7.3.2 Khai báo biến 143

7.3.3 Hằng và cách sử dụng hằng 144

7.3.4 Phạm vi hoạt động 144

7.4 Các cấu trúc lệnh 145

7.4.1 Cấu trúc IF END IF 145

7.4.2 Cấu trúc điều kiện SELECT CASE END SELECT 146

7.4.3 Cấu trúc FOR…NEXT 148

7.4.4 Cấu trúc WHILE…WEND 149

7.4.5 Cấu trúc DOWHILE…LOOP 149

7.4.6 Cấu trúc DO…LOOP WHILE 150

7.5 Một số hàm thông dụng : 150

7.6 Đối tượng DoCmd 156

7.6.1 Thiết kế màn hình di chuyển dữ liệu 159

7.6.2 Thiết kế màn hình tìm kiếm dữ liệu 160

7.6.3 Thiết kế màn hình thao tác dữ liệu 162

BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƯƠNG 7 165

TÀI LIỆU THAM KHẢO 178

mô hình dữ liệu quan hệ được quản lý bởi Access

1.1 Giới thiệu về Hệ quản trị CSDL Microsoft Access

Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ, nó trợ giúp cho người sử dụng lưu trữ thông tin dữ liệu bên ngoài vào máy tính dưới dạng các bảng

và có thể tính toán, xử lý trên dữ liệu trong các bảng đã lưu trữ

1.1.1 Cơ Sở Dữ Liệu

Là tập hợp dữ liệu được lưu trữ một cách có tổ chức nhằm giúp việc xem, tìm kiếm, lấy thông tin được nhanh chóng và chính xác

1.1.2 Mô hình Cơ Sở Dữ Liệu quan hệ:

Dữ liệu bên ngoài được đưa vào máy tính thể hiện trong các bảng Mỗi bảng gồm nhiều cột và nhiều dòng Mỗi cột có một tên duy nhất mô tả về một thuộc tính của thực thể mà ta đang quản lý gọi là trường hoặc vùng (field) Mỗi dòng mô tả thông tin chi tiết về các thuộc tính của một đối tượng cụ thể trong quản lý gọi

là một bản ghi hay một bộ (Record)

1.1.3 Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu quan hệ:

Là phần mềm dùng để tạo lập Cơ Sở Dữ Liệu theo mô hình Cơ Sở Dữ Liệu quan hệ và thao tác trên CSDL đó

1.1.4 Đặc điểm của Microsoft Access

 Hỗ trợ cơ chế tự động kiểm tra khóa chính, miền giá trị của dữ liệu bên trong các bảng

 Với công cụ trình thông minh (wizard ) cho phép người dùng sử dụng có thể thiết kế các đối tượng trong Microsoft Access một cách nhanh chóng

 Công cụ QBE sẽ hỗ trợ cho người sử dụng có thể thực hiện các truy vấn mà không cần quan tâm đến cú pháp của các câu lệnh trong ngôn ngữ truy vấn SQL

1.1.5 Khởi động Microsoft Access

Start \ Programs \ Microsoft Office \ Microsoft Access 2013

hay khởi động shortcut Microsoff Access 2013 từ Desktop

1.1.6 Các thành phần của Microsoft Access

Trong cửa sổ làm việc của Access gồm có những thành phần cơ bản của một ứng dụng trên Windows (hình 1.1)

Hình 1 1 Cửa sổ Navigation Pane

 Thanh Ribbon chứa các Tab lệnh : Home, Create, External Data, và Database Tools, mỗi Tab chứa các nhóm lệnh liên quan

 Tab Home chứa các chức năng sau :

Trang 7

 Lọc sắp xếp dữ liệu trên record

 Tab Create chứa các chức năng sau :

 Tạo một Table mới

 Tạo một Table mới sử dụng Template

 Tạo mới một Table trống ở chế độ Design view

 Tạo mới một Form từ Table hoặc Query

 Tạo mới một Report từ Table hoặc Query

 Tạo mới một Macro hoặc Module

 Tab External Data chứa các chức năng sau :

 Import hoặc liên kết dữ liệu với bên ngoài

 Kết xuất dữ liệu

 Thu thập và cập nhật dữ liệu từ Email

 Làm việc với danh sách offline SharePoint

 Tab Database Tools chứa các chức năng sau :

 Chạy Visual Basic hay Macro

 Tạo và hiển thị mối liên kết giữa các bảng

 Ẩn hiển các đối tượng

 Di chuyển dữ liệu tới MS – SQL sever hoặc tới cơ sở dữ liệu khác

 Một thành phần đặc biệt quan trọng của Access đó là Navigation Pane, cửa

sổ nằm trong vùng làm việc của Access gồm các đối tượng : Table, Query, Form, Report, Macro và Module

1.2 Tạo tập tin cơ sở dữ liệu

Tạo một cơ sở dữ liệu mới rỗng:

− Tại cửa sổ khởi động, click nút Blank Desktop Database

− File name: nhập tên tập tin cơ sở dữ liệu, trong Access 2013, tập tin cơ sở

dữ liệu được lưu với tên có phần mở rộng là accdb

− Nếu không chỉ định đường dẫn thì mặc định tập tin mới tạo sẽ được lưu trong thư mục Document, ngược lại, click biểu tượng thư mục để chỉ định vị trí lưu tập tin Click nút Create để tạo tập tin cơ sở dữ liệu

Trang 8

1.3 Các thao tác trên tập tin cơ sở dữ liệu

1.3.1 Mở một cơ sở dữ liệu

Tại cửa sổ khởi động, trong tab File\ Open…

Chọn tập tin cơ sở dữ liệu cần mở\Open

1.3.2 Thu gọn và chỉnh sửa cơ sở dữ liệu (Compact & Repair Database)

Khi tạo thêm đối tượng trong cơ sở dữ liệu thì dung lượng của tập tin cơ sở dữ liệu

sẽ tăng lên, khi xóa một đối tượng thì vùng nhớ của nó sẽ rỗng, nhưng không sử

Trang 9

dụng được Chức năng Compact & Repair Database giúp thu hồi lại phần bộ nhớ

bị rỗng, làm cho tập tin cơ sở dữ liệu gọn lại

Cách thực hiện:

− Mở cơ sở dữ liệu cần thu gọn và chỉnh sửa

− File \Info Chọn nút Compact & Repair Database

1.3.3 Tạo password

Mở cơ sở dữ liệu ở chế độ Exclusive bằng cách:

− File\ Open\ Open Exclusive

− Chọn tab File\ Chọn lệnh Info\ Click nút Encrypt with Password

− Nhập Password 2 lần\ OK

1.3.4 Gở bỏ password

− Mở cơ sở dữ liệu ở chế độ Exclusive: File\ Open\ Open Exclusive

− Trong tab File, chọn lệnh Info\ Click nút Decrypt Database

Lưu ý :

 Không được đặt tên bảng trùng nhau

 Không nên bỏ dấu và tạo khoảng cách khi đặt tên bảng

 Không sử dụng các ký tự đặc biệt khi đặt tên bảng

 Query :

Là công cụ cho phép người sử dụng dùng ngôn ngữ truy vấn SQL hoặc QBE để thực hiện các truy vấn rút trích, chọn lựa dữ liệu hoặc cập nhật dữ liệu

 Form :

Là đối tượng dùng để xây dựng các màn hình làm việc dạng cửa sổ giúp người

sử dụng xem và có thể nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu dễ dàng và tiện dụng

 Module:

Đây là nơi quản lý những đoạn lệnh có thể sử dụng cho tất cả các đối tượng trong một cơ sở dữ liệu, chúng được viết theo ngôn ngữ Microsoft Visual Basic

Trang 11

BÀI TẬP CHƯƠNG 1

1 Thanh Ribbon gồm có bao nhiêu Tab? Cho biết chức năng của các Tab ?

2 Cho biết các đối tượng trong cửa sổ Navigation Panel ? Chức năng của mỗi đối tượng là gì ?

3 Thực hiện tạo cơ sở dữ liệu rỗng đặt tên QLDiem và lưu vào ỗ đĩa D

4 Tạo password cho cơ sở dữ liệu vừa tạo

5 Gở bỏ password cho cơ sở dữ liệu trên

Trang 12

CHƯƠNG 2 XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU

Xây dựng cơ sở dữ liệu là công việc quan trọng đầu tiên trong toàn bộ qui trình phát triển một ứng dụng trên Access Một cơ sở dữ liệu được thiết kế và xây dựng tốt sẽ là những thuận lợi trong quá trình phát triển ứng dụng

Mục đích :

Cung cấp cho sinh viên các kiến thức như : Cách thiết kế Cấu trúc bảng, thiết lập mối quan hệ giữa các bảng, cách nhập dữ liệu vào bảng đã thiết kế, một số thao tác trên bảng và xử lý một số lỗi thường gặp khi thiết kế

2.1 Khái niệm cơ sở dữ liệu

Một cơ sở dữ liệu Access bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu có quan hệ chặt chẽ, phù hợp để phục vụ lưu trữ dữ liệu cho một ứng dụng quản lý

Ví dụ:

Một cơ sở dữ liệu Quản lý sinh viên bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu: SINHVIEN, LOP, MONHOC, KETQUA được kết nối nhau một cách phù hợp phục vụ việc lưu trữ dữ liệu cho ứng dụng quản lý sinh viên

2.2 Đối tượng Table

Table là thành phần cơ bản quan trọng nhất của cơ sở dữ liệu Nó được thiết

kế dưới dạng bảng dùng để lưu trữ thông tin chi tiết về các thực thể mà chương trình quản lý của ta quan tâm tới Thông tin của mỗi loại thực thể được lưu trữ bên trong một Table Tùy theo mỗi chương trình quản lý của ta có liên quan đến bao nhiêu loại thực thể mà ta có bấy nhiêu Table để chứa thông tin tương ứng Nó ghi các tất cả các biến động phát sinh thông tin về các thực thể trong quá trình làm việc Cách tạo Table :

 Click chọn đối tượng Table trong cửa sổ Navigation Panel

 Chọn Tab Create trên Ribbon

 Chọn biểu tượng Table Design trong nhóm Table (Hình 2 1)

Trang 13

Hình 2 1 Tab Create trên thanh Ribbon

 Xuất hiện một bảng mới để tạo cấu trúc bảng

 Nhập tên field tương ứng vào Field Name và chọn kiểu dữ liệu tương ứng trong khung Data Type Tạo khóa chính cho field trên Tab Design

Hình 2 2 Màn hình hướng dẫn tạo khóa chính cho bảng

 Nhấn CTRL +S hoặc click vào biểu tượng Save trên thanh Quick Access để lưu lại cấu trúc bảng (Hình 2 3)

Trang 14

Hình 2 3 Màn hình tạo cấu trúc bảng

Ngoài ra chúng ta có thể tạo bảng mới bằng cách chọn Table hoặc Table Templates, nhập dữ liệu ở chế độ Datasheet, MS Access sẽ tự động tạo kiểu dữ liệu phù hợp khi người dùng nhập dữ liệu Nếu muốn chỉnh sửa lại cấu trúc bảng ta chọn lại chế độ Design view để thực hiện chỉnh sửa

Cách hiển thị qua lại giữa Datasheet và Design View :

Chọn tab Home / click vào biểu tượng View (xem Hình 2 4)

Hình 2 4 Chuyển đổi dạng hiển thị của bảng 2.2.1 Cấu trúc của Table

 Field (cột hoặc trường ) : Cấu trúc của table được xây dựng dựa trên các field, mỗi table có ít nhất 1 field Mỗi field phải có một kiểu dữ liệu Kiểu dữ liệu của một field sẽ quy định những giá trị nào sẽ được lưu trong field này

 Record (dòng hoặc mẫu tin ) : Table lưu trữ dữ liệu theo từng record, mỗi

record sẽ chứa giá trị của tất cả các field có trong bảng

 Primary Key(khóa chính ): Là tập hợp một hoặc nhiều cột mà dữ liệu trên

đó là duy nhất không trùng lắp và không được phép rỗng trong một bảng

 Foreign key (khóa ngoại ) : Là một hay nhiều cột và các cột này là khóa chính của một bảng khác

 Field Name (tên cột) : Giá trị của field name phải là duy nhất trong mỗi bảng (tối đa 255 ký tự )

Trang 15

 Data Type : Kiểu dữ liệu của Field Name (Xem Hình 2 5, bảng 2.1)

Hình 2 5 Các kiểu dữ liệu của Field Name

Kiểu dữ liệu Ý nghĩa

Short Text Kiểu chuỗi tối đa 255 ký tự (có thể sử dụng cho số nhưng

không thể tính toán) Long Text Kiểu văn bản gồm nhiều ký tự hơn so với kiểu Short Text

Từ 63 đến 999 ký tự

Number Kiểu số (số nguyên hoặc số thực)

Date / Time Kiểu ngày tháng năm

Currency Kiểu số có định dạng theo tiền tệ

AutoNumber Kiểu số (tự động tăng khi thêm một mẫu tin mới)

Yes/No Kiểu logic(chỉ có 2 giá trị là TRUE hay FALSE )

OLE Object Kết nối đến một đối tượng file khác ( word , Excel, picture

…) tối đa 2GB Hyperlink Kiểu chuỗi chỉ đường dẫn đến một địa chỉ

Attachment Lưu trữ file đính kèm tối đa 2GB

Lookup Wizard Tạo một cột để chọn giá trị và tìm kiếm từ một bảng khác

Bảng 2 1 Các kiểu dữ liệu của Field Name

Trang 16

 Description (mô tả cột ): Giải thích ý nghĩa của field và được hiển thị dưới

thanh trạng thái khi nhập dữ liệu (không bắt buộc )

1.2.2 Một số thuộc tính của Field (cột hoặc trường )

 Field Size( độ rộng của cột ) :Xác định kích thước tối đa có thể lưu trữ trong

cột, chỉ hiển thị với kiểu dữ liệu là Short Text hoặc Number (Xem Hình 2 6)

Hình 2 6 Các thuộc tính cơ bản của field

 Với kiểu Short Text: Xác định số ký tự tối đa của chuỗi

 Với kiểu Number : chọn các kiểu sau

 Byte: Kiểu số nguyên, chứa con số có giá trị từ ( 0-> 225 )

 Integer: Kiểu số nguyên, trong khoảng -32000->32000

 Long integer: Kiểu số nguyên dài

 Single: Kiểu số thực

Trang 17

 Double: Kiểu số thực

 Format (định dạng ): Thay đổi dạng hiển thị giá trị của Field

Tùy theo kiểu dữ liệu của Field mà ta có các dạng định dạng khác nhau

 Kiểu Number: Xem bảng 2.2

Kiểu Number

Genaral Number Đúng số đã nhập vào

Currency Có dấu phân cách và dấu $

Fixed Có dấu phân cách hàng ngàn và thập phân

Standard Có phân cách hàng ngàn , số lẻ

Scientific Số khoa học (số mũ )

#,###.00 Dạng tự tạo

Bảng 2 2 Các định dạng của kiểu Number

 Kiểu Date/Time : Xem bảng 2.3

Kiểu Date/Time

Genaral Date Ngày giờ đầy đủ

Long Date Thứ , tháng , ngày , năm

Medium Date Ngày tháng năm

Short Date Ngày – tháng – năm

Long Time Giờ phút giây AM/PM

Short Time Giờ phút

dd/mm/yyyy Dạng tự tạo

Bảng 2 3 Các định dạng của kiểu Date/Time

 Kiểu Text : Xem bảng 2.4

Kiểu Text

< Làm thay đổi chữ thường

& dữ liệu không bắt buộc nhập

Bảng 2 4 Các định dạng của kiểu Text

Ký tự Ý nghĩa

0 Ký số 0->9, không cho phép nhập dấu

9 Ký số 0->9, và khoảng trắng, không cho phép nhập dấu

# Ký số 0->9 , và khoảng trắng, cho phép nhập dấu

L Ký tự A->Z bắt buộc nhập dữ liệu

? Ký tự A->Z không bắt buộc nhập dữ liệu

A Ký tự và ký số, bắt buộc nhập dữ liệu

a Ký tự và ký số, không bắt buộc nhập dữ liệu

& Bất kỳ ký tự nào, hoặc khoảng trắng, bắt buộc nhập dữ liệu

C Bất kỳ ký tự nào, hoặc khoảng trắng, không bắt buộc nhập dữ

liệu

< Chuyển đổi các dữ liệu chuỗi sang chữ thường

> Chuyển đổi các dữ liệu chuỗi sang chữ IN

Password Thể hiện các ký tự * khi nhập dữ liệu (mật khẩu )

 Validation Rule(quy tắc hợp lệ ): Kiểm tra miền giá trị của field khi thay đổi

 Validation Text(thông báo lỗi ):Xuất ra chuỗi thông báo khi giá trị của field

vi phạm nội dung được xây dựng trong thuộc tính Validation Rule

 Required(yêu cầu): Nếu chọn là Yes thì khi thêm một Record mới giá trị của field phải được nhập, không được để trống

Trang 19

 Allow Zero Length(cho phép chuỗi rỗng ): (Dùng cho field kiểu Text) Nếu là Yes, giá trị của Field có thể là chuỗi rỗng, ngược lại, không chấp nhận chuỗi rỗng

 Thiết kế dữ liệu kiểu dữ liệu Lookup wizard

 Chọn kiểu dữ liệu Lookup Wizard trongk hộp thoại Data Type Xuất hiện hộp thoại lookup wizard như Hình 2 7

Hình 2 7 Hộp thoại Lookup Wizard bước 1

 Chọn mục chọn như Hình 2 7

 Click Next

 Chọn bảng hoặc Query cần đưa vào danh sách như Hình 2 8

Hình 2 8 Hộp thoại Lookup Wizard bước 2

 Chọn Field cần sắp xếp, nếu không sắp xếp thì bỏ trống như Hình 2 10

Hình 2 10 Hộp thoại Lookup Wizard bước 4

 Click Next

 Đặt tên Field vào khung như Hình 2 12

Hình 2 12 Hộp thoại Lookup Wizard bước 6

 Click Finish để hoàn tất

 Khi đó xuất hiện hộp thoại yêu cầu lưu lại cấu trúc bảng như Hình 2 13

Trang 22

Hình 2 13 Hộp thoại lưu cấu trúc bảng

 Chọn Yes để đồng ý lưu kiểu dữ liệu

 Lưu ý : Mặc dù field đã được lưu kiểu Lookup Wizard nhưng trên bảng thiết

kế ta vẫn thấy field hiển thị kiểu Text là do Field được tham chiếu để lấy giá trị có kiểu dữ liệu là kiểu Text (field MaKhoa có kiểu Text) chứ không hiển thị Lookup Wizard

1.2.3 Các thao tác trên Table

 Tạo khóa chính (Primary key) :

 Chọn một hoặc nhiều cột làm khóa chính

 Chọn Tab Design trên thanh Ribbon

 Chọn biểu tượng Primary Key

Hoặc Right click vào các cột cần tạo khóa / chọn Primary Key

 Lưu lại cấu trúc bảng :

Click vào biểu tượng đĩa mềm trên thanh Quick Access

 Lưu ý :

Khi tạo cấu trúc bảng mà ta không tạo khóa chính cho bảng thì Access sẽ thông báo hỏi bảng có hay không có khóa chính như hình 2.13

Hình 2 14 Hộp thoại thông báo chưa có khóa chính

 Chọn Yes khi muốn Access tự động tạo khóa chính cho bảng (số tự động

tăng )

 Chọn No khi xác nhận không cần khóa chính tự động hoặc sẽ thêm khóa

chính sau

Trang 23

 Mở bảng ở chế độ thiết kế và cập nhật dữ liệu :

 Xem hình 2.4 cách chuyển đổi qua lại giữa chế độ Design View và Datasheet

 Sửa đổi cấu trúc bảng (Design View)

 Chèn thêm một cột vào trong bảng: Chọn Tab Design trên thanh Ribbon sau

đó chọn Insert Rows trong nhóm Tools

 Xóa một hoặc nhiều cột: Chọn Tab Design trên thanh Ribbon sau đó chọn Delete Rows trong nhóm Tools

 Sao chép cột : Khi các cột có kiểu dữ liệu và định dạng giống nhau thì ta có thể sao chép cột rồi thực hiện chỉnh sửa tên cột

 Thay đổi vị trí các cột : Chọn các cột cần thay đổi vị trí / Kéo rê chuột đến

vị trí mới

 Định dạng Font chữ :

 Mở bảng ở chế độ Datasheet View

 Chọn Tab Home

 Chọn font, size,… trong nhóm Font

 Thay đổi chiều cao của các dòng và cột

Thực hiện kéo rê trực tiếp trên các biên của dòng và cột

Trang 24

Hình 2 15 Hộp thoại Ẩn/ hiện cột

 Chọn cột cần hiển thị như Hình 2 15 (Cột chưa được đánh dấu check)

 Thay đổi vị trí các cột

 Đánh dấu các cột muốn di chuyển

 Kéo rê chuột đến vị trí mới

 Khóa cột khi xem dữ liệu

Trang 25

Mỗi mẩu tin trong Table này quan hệ với một mẩu tin trong Table kia hay nói cách khác 2 Table sử dụng khóa chính của mình để liên kết với khóa chính của Table kia

Thí dụ: Quan hệ giữa Table T_HOSONV (danh sách nhân viên) với

T_CHAMCONG06 (chấm công tháng 06 cho nhân viên) là quan hệ 1-1

 Quan hệ 1 – N (One-to-Many):

Mỗi mẩu tin trong Table này quan hệ với nhiều mẩu tin trong Table kia hay nói cách khác Table này sử dụng khoá chính để liên kết với trường khóa ngoại của Table kia

Thí dụ: Quan hệ giữa Table KHOA (Danh mục khoa) và LOP (Danh sách lớp)

Trang 26

Hình 2 16 Hộp thoại hiển thị các bảng

 Chọn các Table muốn tạo quan hệ trong hộp thoại Show Table, nhấn nút Add

để chèn các table vào cửa sổ quan hệ như Hình 2 17

Hình 2 17 Cửa sổ tạo quan hệ các bảng

 Dùng thao tác kéo – thả field của bảng để thiết lập quan hệ cho các table như sau : Kéo field là khóa chính ở một bảng sang field là khóa ngoại của bảng khác

Ví dụ field MaKhoa ở bảng KHOA và field MaKhoa ở bảng LOP

 Lúc này cửa sổ thiết lập quan hệ sẽ xuất hiện như Hình 2 18

Trang 27

Hình 2 18 Hộp thoại thiết lập quan hệ 1-N

- Enforce Referential Integrity : Chọn/không chọn tạo mối quan hệ 1 – N

- Cascade Update Related Fields: Chọn / không chọn khi sửa giá trị của field bên table một thì các giá trị của field liên kết bên table nhiều sẽ thay đổi theo

- Cascade Delete Related Records: Chọn / không chọn khi xóa một record bên

table một thì tất cả những record của field liên kết bên table nhiều sẽ bị xóa theo

 Lưu ý :

 Nếu khóa chính gồm nhiều field và khóa ngoại gồm nhiều field thì ta

chọn các field đó trong bảng Table/Query để tạo quan hệ như Hình 2 20 trong ví dụ Hình 2 19

Hình 2 19 Ví dụ tạo mối quan hệ giữa các bảng có khóa chính và khóa ngoại gồm nhiều field

Trang 28

Hình 2 20 Tạo quan hệ 1-N giữa bảng PHIEU và CTPHIEU

Quy trình thiết kế cơ sở dữ liệu :

 Tạo mới cơ sở dữ liệu

 Tạo cấu trúc bảng (thiết lập các thuộc tính cho các field , tạo khoá chính cho field )

 Thiết lập quan hệ ràng buộc giữa các bảng

 Nhập dữ liệu vào bảng (Bảng có quan hệ đầu 1 nhập trước , bảng có quan hệ đầu nhiều nhập sau )

 Một số lỗi thông dụng khi nhập liệu :

1 Lỗi thứ nhất :

Hình 2 21 Lỗi sai kiểu dữ liệu

Giá trị nhập vào không tương thích với kiểu dữ liệu của trường đã chỉ định ,

chọn Enter new value để nhập lại các giá trị đúng với kiểu dữ liệu đã khai báo

2 Lỗi thứ 2 :

Hình 2 24 Lỗi bỏ trống giá trị bắt buộc nhập

Mẫu tin vừa nhập liệu đã bị bỏ trống ở trường bắt buộc phải nhập dữ liệu do thiết lập thuộc tính Required = Yes ở field này Chỉnh sửa bằng cách nhập giá trị tương ứng vào field

5 Lỗi thứ 5 :

Xem Hình 2 25

Trang 30

Hình 2 25 Lỗi nhập chưa đúng dữ liệu theo nguyên tắc ràng buộc toàn vẹn

Lỗi do vi phạm các nguyên tắc ràng buộc toàn vẹn dữ liệu (dữ liệu ở bảng có quan hệ đầu 1 chưa được nhập hoặc dữ liệu nhập vào không đúng trong dữ liệu từ bảng có quan hệ đầu 1 ) Chỉnh sửa bằng cách tìm và nhập dữ liệu từ bảng có quan

hệ đầu 1 hoặc kiểm tra lại dữ liệu vừa nhập vào và nhập lại cho đúng

2.4 Các thao tác trên bảng dữ liệu

2.4.1 Sao chép dữ liệu

Ta không thể chép độc lập một đối tượng (như là Table) từ cơ sở dữ liệu này sang tập tin cơ sở dữ liệu khác Trong trường hợp muốn chia sẽ dữ liệu trong Table giữa các cơ sở dữ liệu ta phải sử dụng đến chức năng Import của Microsoft Access

và thực hiện qua các bước sau:

Chọn biểu tượng trên Tab External Database trong nhóm Import trên thanh

Ribbon để lấy dữ liệu từ tập tin Access (nếu dữ liệu là Excel thì ta chọn biểu tượng Excel (hoặc click chuột phải tại đối tượng Table \ chọn Import)

 Click nút Brown để chọn đường dẫn đến dữ liệu cần lấy trong Hình 2 26

Trang 31

Hình 2 26 Hộp thoại Get External Data

 Chọn OK

 Xuất hiện hộp thoại Import dữ liệu như Hình 2 27

Hình 2 27 Hộp thoại Import Objects

 Trong hộp thoại Import, chọn đối tượng cần sử dụng (Tables, Queries, …) Sau đó, click chọn những đối tượng (table hay query) cần copy sang cơ sở dữ liệu

hiện đang làm việc rồi nhấn OK

 Click chọn biểu tượng trong nhóm Find của Tab Home

 Xuất hiện hộp thoại như Hình 2 28

Hình 2 28 Hộp thoại tìm kiếm

 Nhập giá trị cần tìm vào ô Find What

 Chọn tên bảng trong mục Look In

 Chọn Find Next để tìm kiếm

Trong trường hợp muốn tìm gần đúng chúng ta có thể sử dụng một số ký tự đại diện khi nhập giá trị cần tìm chẳng hạn như:

 Ký tự ‘?’ dùng để đại diện cho một ký tự

 Ký tự ‘*’ dùng để đại diện cho một chuỗi các ký tự

 Ký tự ‘#’ dùng để đại diện cho một ký số

 Tìm kiếm và thay thế :

Thực hiện :

Trang 33

 Mở bảng ở chế độ Datasheet View

 Click chọn biểu tượng trong nhóm Find của Tab Home

 Xuất hiện hộp thoại như Hình 2 29

Hình 2 29 Hộp thoại tìm kiếm và thay thế

- Nhập giá trị cần thay thế vào ô Find What, nhập giá trị thay thế vào ô

 Lọc trực tiếp giá trị trên cột

 Lọc với giá trị được chọn trước

 Lọc theo biểu mẫu : Filter by Form

 Lọc theo cách khác : Advanced Filter/Sort

Trang 34

Hình 2 30 Hộp thoại lọc trực tiếp

 Chọn hoặc không chọn giá trị cần lọc

 Hoặc lọc với các điều kiện trong lệnh Text Filters

 Khi muốn hiển thị lại tất cả các mẫu tin ta chọn Clear filter form tên field đã lọc

 Lọc với giá trị được chọn trước :

Thực hiện :

 Mở bảng ở chế độ Datasheet View

 Chọn dữ liệu trong bảng

 Chọn biểu tượng trong nhóm Sort & Filter của tab Home

 Chọn điều kiện lọc tương ứng

 Để hiển thị dữ liệu đã lọc ta chọn biểu tượng

 Lọc theo biểu mẫu : Filter by Form

Trang 35

 Chọn để thực hiện lọc dữ liệu

Hình 2 31 Màn hình lọc theo biểu mẩu

 Lọc theo cách khác : Advanced Filter/Sort

Cho phép chúng ta lọc dữ liệu hoặc sắp xếp dữ liệu theo cách riêng tùy ý (do người sử dụng quyết định )

Trang 36

BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƯƠNG 2

1 Thiết kế cơ sở dữ liệu quản lý sinh viên(Quanlysinhvien.mdb)

Các Field in đậm, nghiêng và gạch dưới là khoá chính của bảng

KHOA

Field Name Field Type Field Size Caption Description

MON

SINHVIEN

Field Name Field Type Field Size Caption Description MaSV Short Text 3 Mã sinh viên

HoSV Short Text 15 Họ sinh viên

TenSV Short Text 7 Tên sinh viên

NoiSinh Short Text 15 Nơi sinh

HocBong Number Double Học bổng

KETQUA

Field Name Field Type Field Size Caption Description

Thiết lập quan hệ giữa các bảng

Field Name Field Type Field Size Caption Description