Giáo trình tin học văn phòng (nghề công nghệ thông tin cao đẳng)

1 GIÁO TRÌNH MÔN HỌC/MÔ ĐUN Tên môn học/mô đun: Tin học văn phòng Mã môn học, mô đun: CCN230 Vị trí, tính chất của môn học: - Vị trí: Môn học Tin học văn phòng thuộc nhóm các môn cơ sở

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP

GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: TIN HỌC VĂN PHÒNG

NGÀNH, NGHỀ: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG

(Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-CĐCĐ ngày tháng năm 20…

của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp)

Đồng Tháp, năm 2018

ii

LỜI GIỚI THIỆU

Trong thời đại công nghệ số hiện nay, việc thành thạo các kỹ năng tin học đang

được nước ta ngày càng chú trọng nhằm nâng cao cơ hội học hỏi và hội nhập với thế

giới Mức độ cần thiết của việc ứng dụng tin học trong các lĩnh vực đời sống xã hội

ngày càng cao

Bài giảng “TIN HỌC VĂN PHÒNG” biên soạn dùng cho sinh viên Ngành, Nghề

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN đồng thời cũng là tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viên

các khối ngành kỹ thuật của trường

Bài giảng “TIN HỌC VĂN PHÒNG” đã bám sát nội dung chi tiết Chương trình

môn học do nhà trường ban hành gồm 3 chương:

Chương 1: Xử lý văn bản nâng cao

Chương 2: Sử dụng bảng tính nâng cao

Chương 3: Sử dụng trình chiếu nâng cao

Nhằm cung cấp cho sinh viên đầy đủ những kiến thức và kỹ năng sử dụng tin

học văn phòng nâng cao Với phương pháp trình bày ngắn gọn, trực quan, hy vọng cuốn

giáo trình này sẽ mang đến cho sinh viên những kiến thức bổ ích cho ngành học và áp

dụng tốt cho công việc sau này

Tuy đã tham khảo nhiều tài liệu và qua kinh nghiệm thực tế nhưng chắc chắn

cuốn giáo trình vẫn có những hạn chế nhất định rất mong nhận được sự góp ý của quý

thầy cô, quý đồng nghiệp gần xa và các em sinh viên để cuốn bài giảng thực sự trở thành

một công cụ hữu ích cho sinh viên Ngành, Nghề CÔNG NGHỆ THÔNG TIN nói riêng

và độc giả nói chung

Đồng Tháp, ngày 05 tháng 01 năm 2018

GIẢNG VIÊN: VÕ THỊ TỐ HOÀNG

iii

MỤC LỤC

LỜI GIỚI THIỆU 1

CHƯƠNG 1 XỬ LÝ VĂN BẢN NÂNG CAO 1

1.1 Thiết đặt môi trường làm việc tối ưu 2

1.1.1 Lựa chọn chế độ và thiết đặt phù hợp 2

1.1.1.1 Định dạng nhanh dữ liệu 2

1.1.1.2 Chức năng kiểm tra chính tả 3

1.1.1.3 Tự động lưu dữ liệu 5

1.1.1.4 Thay đổi đơn vị đo 5

1.1.1.5 Hiển thị khung căn lề 6

1.1.1.6 Cách gõ chữ tự động (AutoText) 7

1.1.2 Áp dụng mẫu 9

1.2 Định dạng nâng cao 11

1.2.1 Văn bản 11

1.2.2 Đoạn 15

1.2.3 Cột 17

1.2.4 Bảng 19

1.3 Tham chiếu và liên kết 25

1.3.1 Tiêu đề, chân trang, chân bài 25

1.3.1.1 Tạo chú thích, Tiêu Đề Cho Hình Ảnh 25

1.3.1.2 Chèn Footnote, Endnote 27

1.3.2 Mục lục và chỉ mục 28

1.3.3 Đánh dấu, tham chiếu 38

1.3.4 Kết nối, nhúng dữ liệu 41

1.3.4.1 Liên kết – Hyperlink 41

1.3.4.2 Cách chèn file tài liệu vào Word 44

1.4 Trường và biểu mẫu 45

1.4.1 Trường văn bản 45

1.4.2 Biểu mẫu văn bản 46

1.4.3 Phối thư (Merge) 54

1.5 Biên tập văn bản trong chế độ cộng tác 59

1.5.1 Lần vết và rà soát 59

1.5.1.1 Thêm Các Ghi Chú Vào Tài Liệu 59

1.5.1.2 Theo Dõi Sự Thay Đổi Của Tài Liệu 59

1.5.2 Tài liệu chủ 63

iv

1.5.3 Bảo vệ tài liệu 72

1.6 Chuẩn bị in 75

BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƯƠNG 1 78

CHƯƠNG 2 SỬ DỤNG BẢNG TÍNH NÂNG CAO 91

2.1 Thiết lập môi trường làm việc tối ưu 91

2.1.1 Thiết lập bảng tính, các thuộc tính của bảng tính 91

2.1.2 Sử dụng mẫu 98

2.1.3 Bảo mật dữ liệu 100

2.2 Thao tác bảng tính 105

2.2.1 Ô và vùng ô 105

2.2.1.1 Định dạng Style cho ô: 105

2.2.1.2 Định Dạng Có Điều Kiện ( Conditionnal Formatting ) 106

2.2.1.3 Đặt Tên Vùng Dữ Liệu 108

2.2.2 Trang tính 110

2.2.2.1 Cố định dòng (cột ) bảng tính 110

2.2.2.2 Chia nhiều vùng xem khác nhau 111

2.2.2.3 Hiển Thị Nhiều Cửa Sổ trang tính 111

2.2.2.4 Chức Năng Paste Special 113

2.2.3 Hàm và công thức 114

2.2.3.1 Các hàm toán học: 115

2.2.3.2 Các hàm thống kê 117

2.2.3.3 Các hàm thời gian 120

2.2.3.4 Các hàm tài chính 123

2.2.3.5 CÁC HÀM VĂN BẢN 127

2.2.3.6 CÁC HÀM THÔNG TIN 129

2.2.3.7 CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU 130

2.2.3.8 CÁC HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU 132

2.2.4 Biểu đồ 135

2.2.5 Liên kết, nhúng và nạp dữ liệu từ ngoài 140

2.2.5.1 Liên Kết Từ Access 140

2.2.5.2 Sử Dụng Liên Kết Từ Web 142

2.2.5.3 Sử Dụng Liên Kết Từ File Text 145

2.2.5.4 Sử dụng liên kết từ các nguồn khác 145

2.2.6 Phân tích dữ liệu 146

2.2.6.1 Tạo bảng Pivot Table 146

2.2.6.2 Tùy biến bảng Pivot Table 147

v

2.2.6.3 Giá trị Pivot Table (Value) 149

2.2.6.4 Xóa Pivot Table 150

2.2.7 Sắp xếp và lọc dữ liệu 150

2.2.7.1 Sắp xếp dữ liệu 150

2.2.7.2 Lọc dữ liệu 151

2.2.8 Kiểm tra sự hợp thức của dữ liệu 160

2.3 Biên tập và lần vết 165

2.3.1 Ghi chú, nhận xét, thay đổi nội dung trang tính 165

2.3.1.1 Thêm ghi chú Vào Công Thức Excel: 165

2.3.1.2 Thêm ghi chú cho ô bảng tính 166

2.3.2 Lần vết các thay đổi đối với bảng tính 166

2.3.2.1 Chia Sẻ Tài Liệu 166

2.3.2.2 Theo Dõi Sự Thay Đổi Của Tập Tin 167

2.3.2.3 Xem Chi Tiết Những Thay Đổi Của Tập Tin 168

BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƯƠNG 2 170

CHƯƠNG 3 SỬ DỤNG TRÌNH CHIẾU NÂNG CAO 185

3.1 Lập kế hoạch cho việc trình chiếu 185

3.1.1 Tìm hiểu về bối cảnh trình chiếu 185

3.1.2 Thiết kế nội dung và hình thức bài trình bày hiệu quả 187

3.2 Trang thuyết trình chủ và các mẫu 189

3.2.1 Trang chủ 189

3.2.2 Mẫu 192

3.3 Các đối tượng đồ họa 196

3.3.1 Định dạng các đối tượng đồ họa, tranh ảnh 196

3.3.1.1 Áp dụng các hiệu ứng cao cấp: 196

3.3.1.2 Sao chép định dạng Shape 196

3.3.1.3 Hiệu chỉnh hình ảnh 197

3.3.2 Xử lý các đối tượng đồ họa 199

3.3.2.1 Hiện/ẩn thanh thước ngang dọc 199

3.3.2.2 Các Đường Lưới 199

3.3.2.3 Đường Trợ Giúp Khi Vẽ 200

3.3.2.4 Sắp Xếp Các Đối Tượng Đồ Họa 201

3.3.2.5 Xóa Nền hình ảnh: 202

3.3.2.6 Kết hợp hình 203

3.3.2.7 Chuyển Đổi Định Dạng 204

3.3.3 Sử dụng đồ thị, sơ đồ 205

vi

3.3.3.1 Định dạng đồ thị 205

3.3.3.2 Tạo Sơ Đồ Bằng Công Cụ Có Sẵn 208

3.3.4 Đa phương tiện trong trang chiếu 212

3.3.4.1 Nhúng Âm Thanh Vào Slide 212

3.3.4.2 Chèn Video Vào Slide 213

3.3.4.3 Chèn Video Online Vào Slide 213

3.3.4.4 Tạo hiệu ứng cho các đối tượng trên slide 214

3.3.4.5 Di chuyển đối tượng 217

3.3.4.6 Hiệu ứng Trigger 218

3.3.4.7 Sắp xếp thứ tự các hiệu ứng 219

3.4 Liên kết, nhúng, nhập/xuất các trang chiếu, bảng trình chiếu 219

3.4.1 Liên kết, nhúng 219

3.4.1.1 Liên kết 219

3.4.1.2 Tạo nút điều hướng (Action) 221

3.4.1.3 Nhúng Dữ Liệu 223

3.4.2 Nhập, xuất 224

3.4.2.1 Nhập Slide Từ Tập Tin Khác 224

3.4.2.2 Lưu bản trình chiếu thành các dạng khác 226

3.4.2.3 Chuyển bản trình chiếu sang video 226

3.4.2.4 Chuyển Handout sang Word 227

3.5 Quản lý các bản trình chiếu 228

3.5.1 Trình chiếu theo yêu cầu 228

3.5.2 Thiết lập cách thức trình bày 230

3.5.2.1 Trình chiếu chuyển slide theo thời gian 230

3.5.2.2 Thiết lập tùy chọn slide show 230

3.5.2.3 Ấn định thời gian trình diễn cho mỗi slide 232

3.5.2.4 Ghi lại bài trình diễn 233

3.5.3 Kiểm soát việc trình chiếu các trang 234

3.5.3.1 Ghi chú trong chế độ Normal View 234

3.5.3.2 Ghi chú trong chế độ Notes Page 235

3.5.3.3 Cách in slide PowerPoint kèm ghi chú 236

3.5.3.4 Thao Tác Khi Trình Chiếu 237

BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƯƠNG 3 240

TÀI LIỆU THAM KHẢO 251

1

GIÁO TRÌNH MÔN HỌC/MÔ ĐUN

Tên môn học/mô đun: Tin học văn phòng

Mã môn học, mô đun: CCN230

Vị trí, tính chất của môn học:

- Vị trí: Môn học Tin học văn phòng thuộc nhóm các môn cơ sở ngành được bố trí giảng dạy sau môn Tin học

- Tính chất: là môn học cơ sở bắt buộc nhằm trang bị cho HSSV chuyên ngành các

kỹ năng về nghiệp vụ văn phòng

+ Sử dụng phần mềm bảng tính để tạo lập, biểu diễn các kiểu dữ liệu: số, chuỗi ký

tự, thời gian, biểu đồ, liên kết, nhúng,

+ Sử dụng phần mềm trình diễn để tạo lập, trình diễn báo cáo, chuyên đề một cách chuyên nghiệp

- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:

+ Nghiêm túc khi tham gia học tập

+ Xử lý được những bài toán ứng với từng chương trong chương trình học

+ Nghiêm túc khi tham gia học tập

+ Xử lý được những bài toán ứng với từng chương trong chương trình học

Nội dung của môn học/mô đun:

2

CHƯƠNG 1 XỬ LÝ VĂN BẢN NÂNG CAO Giới thiệu:

Nhằm cung cấp kiến thức giúp sinh viên có thể vận dụng các chức năng chuyên dụng

để nâng cao chất lượng văn bản và tiết kiệm thời gian làm việc Khi hoàn tất chương này, sinh viên có thể soạn thảo các văn bản chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian thực hiện, in ấn, kiểm tra và bảo vệ văn bản

Mục tiêu:

- Biết thiết đặt môi trường làm việc tối ưu;

- Định dạng văn bản, đoạn, cột, bảng, … nâng cao

- Biết cách chèn, thay đổi chân trang (footnote), chân bài (endnote) Biết cách

chuyển đổi chân trang thành chân bài và ngược lại

- Biết cách tạo và cập nhật Mục lục tự động dựa vào phong cách và định dạng các đề mục

- Biết cách chèn, sửa, xóa một siêu liên kết trong văn bản

- Biết cách tạo một tài liệu chính và các trường của nó Biết cách tạo danh sách tệp và đặt tên cho các tệp để ghép vào thư

- Biết cách bảo vệ một văn bản bằng cách chỉ cho phép nhận xét và sử dụng tính

năng lần vết các thay đổi

Hình 1.1 – Minh họa định dạng nhanh dữ liệu

3

Mặc định khi cài đặt Microsoft Office công cụ thu nhỏ này đã được hỗ trợ, nhưng trong một số trường hợp nếu như công cụ thu nhỏ này không hiển thị thì ta sẽ mở màn hình Word Option lên để thiết lập

Thực hiện:

 Vào Tab File / chọn mục Options / Chọn tab General

 Check vào chọn lựa “Show Mini Toolbar on selection” Hình 1.2

Hình 1.2 - Tùy chỉnh cho phép định dạng nhanh dữ liệu

1.1.1.2 Chức năng kiểm tra chính tả

Mặc định MS Word có chức năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp tiếng Anh, chức năng này giúp tăng tốc độ soạn thảo của người sử dụng rất nhiều Tuy nhiên khi chúng ta gõ văn bản tiếng việt sẽ bị hiểu là sai chính tả Những từ sai chính tả sẽ được gạch chân màu đỏ, sai ngữ pháp sẽ gạch chân màu xanh

4

Để tắt chức năng kiểm tra chính tả ta thực hiện như sau:

 Vào Tab File / chọn mục Options / Chọn tab Proofing

 Bỏ dấu check tại các mục của đề mục When correcting spelling and

grammar in Word Hình 1.3

Hình 1.3 - Tùy chỉnh tắt kiểm tra chính tả

5

Để kiểm tra lỗi tiếng việt trong bản Office 2013 chúng ta có thể tải công cụ kiểm soát

1.1.1.3 Tự động lưu dữ liệu

Một trong những chức năng cực kỳ quan trọng và hữu dụng đó là chức năng tự động lưu trữ tài liệu của Word Người sử dụng rất ít khi lưu tài liệu trong quá trình soạn thảo, điều này rất nguy hiểm vì có thể máy tính bị tắt bất ngờ (hư máy, cúp điện…) nó sẽ làm mất hết dữ liệu Để Word tự động lưu tài liệu đang soạn thảo ta thực hiện như sau :

 Vào Tab File / chọn mục Options / Chọn tab Save

 Đánh dấu check vào mục Save AutoRecover Information every, nhập số phút

tự động lưu (ví dụ 10 phút) Hình 1.4

Hình 1.4 - Tùy chỉnh tự động lưu

1.1.1.4 Thay đổi đơn vị đo

Để có những trang văn bản đẹp, định dạng chuẩn ta thường căn chỉnh lề trước khi

in Nhưng nếu hiện tại Word chúng ta đang sử dụng để đơn vị đo là inch rất khó hình dung nên chúng ta cần thay đổi đơn vị đo cho tài liệu Cách thực hiện như sau :

 Vào Tab File / chọn mục Options / Chọn tab Advanced

 Tại mục Display, chọn lại đơn vị ở mục Show measurements in unit of: Hình

1.5

6

Hình 1.5 - Tùy chỉnh thay đổi đơn vị đo

1.1.1.5 Hiển thị khung căn lề

Khung căn lề trong Word giúp chúng ta căn chỉnh lề Word chuẩn hơn theo quy định hiện hành Khung lề sẽ hiển thị các đường chấm tạo khung viền văn bản Word để chúng

ta chỉnh giới hạn chữ trong từng viền khi chỉnh sửa tài liệu Word Tuy nhiên theo mặc định thì khung căn lề Word này được vô hiệu hóa, khiến việc điều chỉnh lề Word gặp khó khăn Để hiển thị khung căn lề trong Word ta thực hiện như sau:

 Vào Tab File / chọn mục Options / Chọn tab Advanced

 Tại mục Show Document Content ta đánh dấu Check ở mục Show text

boundaries

“Công ty trách nhiệm hữu hạn”… là những cụm từ mà ta lặp lại nhiều lần, nếu phải viết lại như vậy thì rất mất thời gian

 Tạo AutoText:

 Để tạo autotext trước tiên chúng ta cần bôi đen phần văn bản cần định nghĩa,

ví dụ cụm từ Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

 vào tab Insert, tại nhóm Quick Parts ,chọn kí hiệu mũi tên nhỏ chỉ xuống, chọn Autotext → chọn Save Selection to Autotext Gallery

 Chèn Autotext vào văn bản:

Để chèn AutoText đã tạo vào văn bản, ta chỉ cần gõ chính xác tên cần thay thế (vietnam) và nhấn F3, hoặc bấm vào biểu tượng AutoText và chọn phần văn bản muốn chèn

 Xóa AutoText đã lưu :

vào tab Insert, tại nhóm Quick Parts ,chọn kí hiệu mũi tên nhỏ chỉ xuống, chọn

Building Blocks Organizer, chọn tên AutoTex cần xóa, nhấn Delete Hình 1.9

 Template là một tập tin mẫu, cho phép tạo một tập tin mới với mẫu đã được tạo

sẵn Tập tin mẫu có thể bao gồm tiêu đề, logo, những định dạng khác Tập tin mẫu

có phần đuôi là dotx

 Trong Word có sẵn các tập tin Template, ta có thể sử dụng bằng cách chọn File  New , xuất hiện cửa sổ chứa các mẫu Template, ta chọn một mẫu phù hợp với nội dung của tài liệu Hình 1.10

10

Hình 1.10 - Các mẫu Template có sẵn

 Cách tạo một Template mới

Để tạo một mẫu Template sử dụng ta thực hiện như sau :

 Thiết kế một mẫu văn bản riêng cần sử dụng

 Vào tab File\ Save As

 Trong hộp thoại Save As tại khung Save as type ta chọn Word Template

(*.dotx) Tự động đường dẫn lưu trữ các Template sẽ được trỏ đến

 Đặt tên cho mẫu vừa tạo

Hình 1.11 - Tạo Template mới

 Tìm và áp dụng mẫu có sẵn

Vào Tab File / New chọn PERSONAL, chọn mẫu vừa thiết kế Hình 1.12

Ngoài ra MS Word 2013 còn thiết lập các kiểu Font chữ đặc biệt mà trước đây ta

ít sử dụng được đặt tại biểu tượng Text Effects trong nhóm lệnh Font của tab Home

Để sử dụng font chữ đặc biệt cho văn bản, ta chọn văn bản cần tạo font chữ, sau

đó chọn biểu tượng Text Effects, chọn hiệu ứng cần định dạng

13

Hình 1.14 - Cửa sổ Font Dialog

Khi in ấn đôi khi ta gặp trường hợp: Có một vài từ rơi xuống trang mới làm xấu trang

in, hoặc ta muốn dòng cuối cùng chữ được giãn đầy dòng cho đẹp thì ta xử trí như thế nào? Khi gặp trường hợp này ta sẽ dùng chức năng co giãn chữ ở trong tab Advanced của cửa sổ Font Dialog: Hình 1.15

14

Hình 1.15 – Thiết lập chữ co giãn

 Chèn Drop Cap vào văn bản

Drop Cap là trong một đoạn văn có 1 ký hoặc 1 một nhóm các ký tự ở đầu đoạn văn

“rơi” xuống các dòng bên dưới

Cách thực hiện :

 Chọn 1 hoặc nhiều ký tự cần tạo Drop Cap

 Vào Tab Insert Drop Cap Drop Cap Option Hình 1.16

 Chọn font chữ, số dòng tạo Drop Cap và khoảng cách tới văn bản Hình 1.17

Hình 1.16 - Chèn Drop Cap

 Định dạng khoảng cách dòng trong đoạn:

 Chọn đoạn cần định dạng

 Trên tab Home, nhấp vào lệnh Line and Paragraph Spacing Một trình đơn thả

xuống sẽ xuất hiện Hình 1.18

 Di chuyển chuột qua các tùy chọn khác nhau Một bản xem trước của khoảng cách dòng sẽ xuất hiện trong văn bản tài liệu Chọn khoảng cách dòng cần sử dụng

16

Hình 1.18 – Định dạng khoảng cách dòng trong đoạn

 Định dạng khoảng giữa các đoạn

Theo mặc định, khi bấm phím Enter, Word 2013 di chuyển điểm chèn xuống xa hơn so với một dòng trên trang Điều này tự động tạo khoảng trống giữa các đoạn

Ta có thể điều chỉnh khoảng cách trước và sau các đoạn văn với nhau Điều này rất hữu ích cho việc phân đoạn, tiêu đề và tiêu đề phụ

 Thêm khoảng cách trước đoạn

 Chọn đoạn cần thêm khoảng cách

 Trên tab Home, chọn lệnh Line and Paragraph Spacing Tiếp theo, nhấp vào Add Space Before Paragraph từ menu thả xuống Một bản xem

trước khoảng cách đoạn văn sẽ xuất hiện trong văn bản tài liệu

 Hoặc chọn Line Spaceing Options để chọn lại giá trị tạo khoảng cách

đoạn

 Thêm khoảng cách sau đoạn

 Chọn đoạn cần thêm khoảng cách

 Trên tab Home, chọn lệnh Line and Paragraph Spacing Tiếp theo, nhấp vào Add Space After Paragraph từ menu thả xuống Một bản xem trước

khoảng cách đoạn văn sẽ xuất hiện trong văn bản tài liệu

 Hoặc chọn Line Spaceing Options để chọn lại giá trị tạo khoảng cách

đoạn

 Chọn đoạn văn muốn chia cột

 Vào Tab PageLayout

 Chọn số cột cần chia đều nhau như Hình 1.20

18

Hình 1.20 - Chia cột đoạn văn bản

 Hoặc chọn More Columns để tùy chỉnh lại độ rộng giữa các cột

Hình 1.21 – Hộp thoại định dạng cột

 Presets: chọn một trong các mẫu có sẵn hoặc nhập số cột cần chia vào ô

Number of columns

 Line between: Kẻ/Không kẻ đường phân cách giữa các cột

 Width and spacing: Độ rộng của cột và khoảng cách giữa các cột

 Apply to: Phạm vi chia cột

- Selected text: Áp dụng trang hiện tại

- Selected sections: Áp dụng đoạn văn bản được chọn

- Whole ducument: Áp dụng toàn bộ văn bản

19

 Lưu ý:

- Khi chia cột người dùng thường mắc các lỗi như chia hai cột dữ liệu nằm trọn một cột, không chia qua cột thứ hai… Các lỗi này xảy ra ở khâu quét chọn văn bản (thường là không nhấn Enter xuống dòng để kết thúc đoạn) Để chia cột luôn thành công người dùng nên quét chọn văn bản đúng với nội dung trong đoạn văn bản, không được chọn dư đoạn văn bản

- Nếu cột sau khi chia không đúng theo yêu cầu định dạng thì ta sử dụng lệnh Page

Layout  Breaks  Column để ngắt cột Hình 1.22

Ví dụ bảng biểu đơn giản:

20

 Cách tạo bảng biểu

 Vào Tab Insert/ Table

 Thực hiện rê chuột để tạo nhanh bảng trong nhóm Table Hình 1.23

21

 Nhúng bảng tính Excel vào Word

Việc tạo bảng trong Word khá đơn giản, nhưng những chức năng làm việc với bảng tính trên Word không tốt như trên Excel Khi nhúng bảng Excel vào Word,

ta có quyền truy cập vào tất cả các tính năng của Excel như thể đang sử dụng Excel trong cửa sổ riêng của nó Ta có thể thêm các văn bản chuẩn và các giá trị

số, và các công thức đặc biệt áp dụng cho cửa sổ nhỏ Excel

Cách thực hiện :

 Vào tab Insert Table

 Click vào mục Excel Spreadsheet trong trình đơn thả xuống Hình 1.23

Lúc này bảng tính Excel sẽ được nhúng vào tài liệu Word mà ta đang thao tác Khi ta double –click vào bảng tính thì các thanh công cụ của Excel sẽ hiển thị ra như bên dưới, mọi thao tác trong bảng tính excel này trở lên dễ dàng và quen thuộc giống như ta thao tác bằng Microsoft Excel Khi không muốn thao tác nữa thì ta click chuột ra khỏi bảng tính Hình 1.25

Hình 1.25 – Chèn bảng tính Excel vào Word

 Hiệu chỉnh bảng biểu

Click chuột lên bảng để xuất hiện Tab Table Tools chọn Layout

Hình 1.26 - Tab Layout

 Thao tác trên hàng và cột

Click chuột lên bảng, chọn Layout Group Row & Column gồm các chức năng sau:

 Insert Above: Thêm một hàng ở phía trên

 Insert Below: Thêm một hàng ở phía dưới

22

 Insert Left: Thêm cột bên trái

 Insert Right: Thêm cột bên phải

 Delete:

 Delete Cells: Xóa ô

 Delete Columns: Xóa cột

 Delete Rows: Xóa hàng

 Delete Table: Xóa bảng

 Trộn hoặc tách các ô

Chọn các ô cần trộn, chọn Tab LayoutGroup Merge có

các chức năng sau:

 Merge Cell: Trộn các ô đang chọn thành một ô duy nhất

 Split Cells: Tách thành nhiều ô

 Split Table: Tách thành hai bảng khác nhau

 Thay đổi độ lớn của các ô

Click chuột lên bảng, Chọn Tab LayoutGroup Cell Size gồm các chức năng sau: AutoFit:

 AutoFit Contents: Kích thước bảng co

giãn theo lượng dữ liệu trong bảng

 AutoFit Window: Kích thước bảng

mở rộng bằng chiều rộng vùng soạn

thảo

 Fixed Column Width: Cố định chiều

rộng cột

 Height: Hiệu chỉnh chiều cao của hàng

 Width: Hiệu chỉnh chiều rộng của cột

 Distribute Rows: Hiệu chỉnh cho các hàng có kích thước bằng nhau

 Distribute Columns: Hiệu chỉnh cho các cột có kích thước bằng nhau

 Canh lề cho dữ liệu trong ô

Chọn các ô cần canh lề dữ liệu, Tab LayoutGroup Alignment có các chức năng sau:

 9 kiểu căn lề như hình

 Text Direction: Thay đổi hướng của dữ liệu trong ô

 Cell Margins: Thiết lập khoảng cách giữa dữ liệu và lề ô

 Lưu ý: Tạo tab trong bảng phải nhấn ctrl+tab

 Thao tác với dữ liệu trong bảng

Khi thao tác với bảng biểu thì việc sắp xếp dữ liệu rất quan trọng, nó giúp cho việc liệt kê dữ liệu được khoa học hơn, trong bảng biểu đôi khi ta cũng có các dòng/cột phải tính toán, bảng biểu trong Word cũng hỗ trợ các chức năng này

Click chuột lên bảng, Tab Layout  Group Data gồm các chức năng:

23

 Sort: Sắp xếp dữ liệu trong bảng

 Repeat Header Rows: Hàng đang được chọn sẽ được lặp lại khi độ lớn của bảng vượt quá một trang

 Convert to Text: Loại bỏ bảng và chuyển dữ liệu bên trong về dạng chuỗi

 Formula: Thực hiện tính toán với các trường dữ liệu trong bảng

Ví dụ : Cần tính tổng tiền các linh kiện được liệt kê trong bảng sau:

Thực hiện:

 Click chuột lên ô cần tính toán

 Chọn Tab Layout  Formula (biểu tượng có hình fx formula)

Hình 1.27 – công thức tính tổng

 Tab Design

Hình 1.28 – Tab Design

 Group Table Styles

Cho phép tạo ra các bảng dữ liệu đẹp mắt theo mẫu được tạo sẵn

Thực hiện: Click chuột lên bảng và chọn Style Có thể mở rộng Style để có nhiều Style

hơn

24

Hình 1.29 – Các kiểu mẫu bảng biểu

 Kẻ đường viền cho bảng biểu

Lựa chọn toàn bộ bảng muốn tạo đường viền  Design  Borders  Borders

 Borders and Shading…

Hộp thoại Borders and Shading xuất hiện bao gồm các lựa chọn sau:

- Mục Setting:

+ None: Hủy đường viền bảng

+ Box: Chỉ có đường ngoài không có đường trong

+ All: Thay đổi kiểu đường viền cả 2 đường viền trong và ngoài đều thay đổi

+ Grid: Thay đổi đường viền bên ngoài đường trong giữ nguyên mặc định

+Custom: Thay đổi đường viền bên trong đường ngoài giữ nguyên mặc định

- Mục Style: lựa chọn kiểu đường viền

- Mục Color: lựa chọn màu sắc cho đường viền

- Mục Width: lựa chọn độ rộng cho đường viền

25

Hình 1.30 – Hộp thoại Borders and shading

 Lưu ý : chúng ta có thể chỉnh sửa đường viền trực tiếp bằng cách click chọn trong khung Preview Trường hợp muốn thay đường viền bao quanh bảng mà đường

kẻ bên trong vẫn giữ lại thì chọn Grid sau đó đến Style chọn đường viền

1.3 Tham chiếu và liên kết

1.3.1 Tiêu đề, chân trang, chân bài

1.3.1.1 Tạo chú thích, Tiêu Đề Cho Hình Ảnh

Để thêm chú thích cho hình ảnh, ta chọn một hình ảnh trong tài liệu, vào tab

References  Insert Caption

Hình 1.31 – Cách tạo chú thích cho hình ảnh

Chọn một nhãn có sẵn, hoặc nhấp vào New Label để thêm nhãn mới Mặc định Word

có 3 label là Figure, Table, Equation

26

Hình 1.32 – Chèn Label mới

 Nhập tên cho nhãn vừa thêm  Ok

 Chọn Numbering để Chọn kiểu đánh số trong Format, có thể là 1, 2, 3; a, b, c

hoặc số La Mã Nếu muốn đánh số dạng 1.2, 2.1 (để hiểu là ảnh thuộc mục nào

và là ảnh số mấy trong mục), bạn chọn Include chapter number, trong Chapter starts with style chọn Heading chứa hình ảnh, trong Use separator chọn (period)

Hình 1.33 – Chọn kiểu số cho chú thích

 Chú thích được thêm vào hình ảnh theo kiểu (style) Caption mặc định Chúng ta

sử dụng các công cụ định dạng đoạn (paragraph), chữ (character) để định dạng lại chú thích theo yêu cầu

 Để áp dụng những thay đổi kiểu Caption này cho tất cả các chú thích khác ta nhấn vào nút trong góc dưới bên phải của phần Styles trên tab Home Trong danh sách các kiểu, di chuột đến tên kiểu Caption, nhấp vào mũi tên chỉ xuống hiển thị

ở bên phải chọn Update Caption to Match Selection từ menu thả xuống

Khi tiến hành soản thảo nội dung văn bản Word như luận án, báo cáo, sách, chúng ta

sẽ gặp những thuật ngữ chuyên ngành, từ viết tắt, Và để người đọc có thể hiểu rõ chính xác về nội dung của từ ngữ đó, chúng ta sẽ sử dụng tính năng Footnote, Endnote chèn chú thích ở chân trang, chân bài có sẵn ở công cụ soạn thảo Word

28

Hình 1.35 – Cách chèn Footnote

Cách thực hiện :

 Bước 1: Di chuyển con trỏ văn bản vào vị trí cụm từ bất kỳ cần tạo ghi chú

 Bước 2: Vào tab References / chọn Insert Footnote (để hiệu chỉnh nâng cao ta có

thể bấm chuột vào hình mũi tên ở góc phải dưới cùng của nhóm lệnh Footnotes)

 Bước 3: Word sẽ di chuyển con trỏ văn bản xuống cuối trang và cho phép ta nhập

ghi chú

 Nếu muốn chèn chú thích tại vị trí dưới cùng của file văn bản thì ta chọn Insert Endnote

1.3.2 Mục lục và chỉ mục

Chức năng này rất quan trọng, dùng để tạo mục lục cho bài báo cáo, tiểu luận, luận văn

Ví dụ ta cần tạo mục lục cho đề cương chi tiết như sau:

29

Hình 1.36 – Mục lục mẫu

Các bước thực hiện :

Bước 1 : Tạo mức 1 cho tên chương :

 Đặt trỏ chuột tại tên chương cần tạo mục lục

 Chọn Heading 1 trong nhóm Styles

Hình 1.37 – Heading 1 trong nhóm Style

 Chỉnh sửa định dạng phù hợp cho chương bằng cách : Right click tại Heading 1

 chọn Modify…

31

Hình 1.40 – Mẫu Heading

 Bước 4 :

 Thiết lập chỉ mục bằng cách gán Multilevel List vào các Style :

Vào mục Define New Multilevel List… trong nhóm lệnh Paragraph của tab Home

32

Hình 1.41 – Tạo chỉ mục cho chương

 Màn hình Define new Multilevel list hiển thị ra ta bấm nút “More>>” để

hiển thị chi tiết

33

Hình 1.42 – Hộp thoại chọn mức chỉ mục