M ục tiêu: - Hiểu được trình soạn thảo văn bản - Nắm được các thao tác căn bản trên một tài liệu - Sử dụng được các đối tượng và hiệu ứng để trình bày văn bản - Nắm được các cách thức đ
Các thao tác căn bản trên một tài liệu
3 Các hiệu ứng đặc biệt bản
3 Xử lý bảng biểu (Table)
2 Các thao tác trên bảng biểu
3 Thay đổi cấu trúc bảng biểu
4 Bảo mật và In ấn
2 Làm việc với bảng tính
2 Hàm xử lý dữ liệu dạng số
3 Hàm xử lý dữ liệu dạng chuổi
4 Hàm xử lý dữ liệu dạng ngày tháng
5 Hàm thống kê và thống kê có điều kiện
7 Hàm về tìm kiếm và tham số
7 Cơ sở dữ liệu (DATABASE)
2 Các thao tác với cơ sở dữ liệu
8 Đồ thị và in ấn
2 Làm việc với presentation-Slide
10 Hiệu ứng và Trình diễn
1 Tạo hiệu ứng cho đối tượng
Bài 1: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN
- Hiểu được trình soạn thảo văn bản
- Nắm được các thao tác căn bản trên một tài liệu
- Sử dụng được các đối tượng và hiệu ứng đểtrình bày văn bản
- Nắm được các cách thức định dạng văn bản
- Nhanh nhẹn trong thao tác gõ văn bản
- Thích thú vớ những tiện ích hỗ trợ soạn thảo văn bản nhanh
- Hiểu được trình soạn thảo văn bản
- Nắm được các thao tác khởi động và thoát khỏi 1 tài liệu world
1.1 Bộ phần mềm tin học văn phòng Microsoft
Soạn thảo văn bản là kỹ năng quan trọng và phổ biến trong các cơ quan, xí nghiệp, trường học cũng như đối với cá nhân trong cuộc sống hàng ngày Việc biết cách soạn thảo văn bản hiệu quả giúp giao tiếp rõ ràng, chuyên nghiệp hơn và đáp ứng các yêu cầu công việc, học tập Đây là hoạt động thiết yếu để đảm bảo thông tin được truyền đạt chính xác, có hệ thống, phù hợp với tiêu chuẩn soạn thảo văn bản hiện hành.
Từ xa xưa, con người đã sử dụng máy gõ chữ để soạn thảo văn bản, giúp in ra nhanh chóng trên giấy Các kỹ năng soạn thảo và di chuyển nội dung còn rất đơn giản và thô sơ, đòi hỏi người dùng phải thành thạo sử dụng máy gõ Việc in ấn thời đó gặp nhiều khó khăn do công nghệ thông tin chưa phát triển, khiến quá trình tạo lập và chỉnh sửa văn bản trở nên phức tạp hơn.
Trong bối cảnh công nghệ thông tin ngày càng phát triển mạnh mẽ, các công việc như soạn thảo văn bản đã trở nên dễ dàng hơn với sự hỗ trợ của máy tính Microsoft Word, hay còn gọi là WinWord, là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất hiện nay, được sử dụng rộng rãi cho mọi người dùng có kỹ năng sử dụng máy tính.
Ra đời vào cuối năm 1980, phần mềm Winword đã trở thành công cụ soạn thảo văn bản hàng đầu, đạt đến độ hoàn hảo và ngày càng hoàn thiện trong lĩnh vực văn phòng Trong bộ phần mềm Microsoft Office, Winword nổi bật với tính năng chỉnh sửa văn bản đa dạng, giao diện thân thiện dễ sử dụng và khả năng tích hợp cao với các ứng dụng khác Đây là phần mềm không thể thiếu trong công việc văn phòng, giúp người dùng tạo ra các tài liệu chuyên nghiệp một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Cung cấp đầy đủ các kỹnăng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng, dễ sử dụng
Khả năng đồ họa của phần mềm ngày càng mạnh mẽ hơn, giúp người dùng dễ dàng tích hợp các yếu tố hình ảnh, âm thanh và đồ họa vào tài liệu Word Công nghệ OLE (Objects Linking and Embedding) cho phép chèn nhiều dạng nội dung đa dạng như biểu đồ, bảng tính và nhiều hơn nữa, nâng cao hiệu quả trình bày và sáng tạo trong công việc.
Bạn có thể dễ dàng xuất và nhập dữ liệu dưới nhiều định dạng khác nhau, giúp linh hoạt trong việc quản lý thông tin Khả năng chuyển đổi dữ liệu giữa Word và các phần mềm trong bộ Microsoft Office đã nâng cao hiệu quả công việc văn phòng, làm cho quá trình xử lý tài liệu trở nên nhanh chóng và tiện lợi hơn.
Dễ dàng kết chuyển tài liệu thành dạng HTML để chia sẻ dữ liệu trên dạng nội bộ, cũng như mạng Internet
Có nhiều cách để khởi động phần mềm Word, giúp người dùng dễ dàng bắt đầu công việc Tùy vào mục đích sử dụng, sở thích cá nhân hoặc sự tiện lợi, bạn có thể lựa chọn các phương pháp khởi động phù hợp Các cách này bao gồm mở Word từ biểu tượng trên màn hình Desktop, truy cập qua menu Start trên Windows hoặc Dock trên Mac, hoặc sử dụng lối tắt bàn phím nhanh để tiết kiệm thời gian Việc lựa chọn phương pháp phù hợp sẽ nâng cao hiệu quả làm việc và trải nghiệm người dùng khi sử dụng phần mềm Word.
Cách 1: Chọn lệnh Start của Windows: Start | Programs | Microsoft Word
Để mở phần mềm Word một cách nhanh chóng, bạn có thể nháy đúp vào biểu tượng của Word xuất hiện trên thanh tác vụ hoặc trên màn hình nền của Windows Điều này giúp truy cập vào Word dễ dàng và tiết kiệm thời gian khi làm việc.
Để mở nhanh tệp văn bản vừa soạn thảo gần đây nhất trên máy tính, bạn có thể vào Start | Documents, sau đó chọn tên tệp Word muốn mở Cách này sẽ giúp Word khởi động và mở ngay lập tức tệp đã chọn, tiết kiệm thời gian truy cập.
Thoát khỏi môi trường làm việc
Khi không làm việc với Word, bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau:
- Mở mục chọn File | Exit hoặc
- Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4
Sau khi khởi động xong, màn hình làm việc của word thường có dạng như sau:
Thường thì môi trường làm việc trên word gồm 4 thành phần chính:
Cửa sổ soạn thảo tài liệu là nơi để chế bản nội dung, cho phép bạn gõ văn bản, định dạng và chèn hình ảnh dễ dàng Nội dung trong cửa sổ này sẽ được in ra máy in khi bạn sử dụng lệnh in, đảm bảo quá trình chuẩn bị tài liệu hiệu quả và chính xác.
Hệ thống bảng chọn (menu) trong Word chứa các lệnh giúp người dùng truy cập nhanh các chức năng chỉnh sửa và định dạng tài liệu Bạn có thể mở các mục này bằng cách sử dụng chuột hoặc áp dụng các tổ hợp phím tắt để tiết kiệm thời gian khi làm việc Việc thành thạo sử dụng menu và phím tắt sẽ giúp tăng hiệu suất làm việc trong Word một cách hiệu quả.
Hệ thống thanh công cụ gồm nhiều thanh công cụ khác nhau, mỗi thanh chứa các nút lệnh phục vụ các nhóm công việc cụ thể Ví dụ, khi soạn thảo văn bản, người dùng cần sử dụng thanh công cụ chuẩn (Standard) và thanh công cụ định dạng (Formatting) để dễ dàng chỉnh sửa nội dung Ngoài ra, trong quá trình vẽ hình, thanh công cụ vẽ hình sẽ hỗ trợ thao tác nhanh chóng và chính xác hơn.
Thước kẻ là công cụ gồm hai chiếc thước viền trang văn bản, giúp bạn dễ dàng chỉnh sửa lề trang một cách chính xác và thuận tiện Sử dụng thước kẻ, bạn có thể thiết lập các điểm tab một cách đơn giản và trực quan, nâng cao hiệu quả chỉnh sửa và định dạng tài liệu.
- Thanh trạng thái: Giúp bạn biết được một vài trạng thái cần thiết khi làm việc Ví dụ: bạn đang làm việc ở trang mấy, dòng bao nhiêu,…
Thanh công cụ và ẩn hiện các thanh công cụ:
Vào View \ Toolsbars đểẩn / hiện thanh công cụ
Vào View \ Ruler : Ẩn / hiện thước
Vào View \ Zoom : Phóng to thu nhỏ màn hình
2 Các thao tác căn bản trên một tài liệu
- Nắm được các thao tác căn bản trên một tài liệu
2.1 Tạo một tài liệu mới
Làm việc với Word đồng nghĩa với quản lý các tài liệu (Documents), trong đó mỗi tài liệu phải được lưu dưới định dạng tệp tin có phần mở rộng DOC Thông thường, các tệp tài liệu của bạn sẽ được lưu trữ trong thư mục C:\My Documents trên đĩa cứng, nhưng bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh vị trí lưu trữ này khi sử dụng Word để phù hợp với nhu cầu cá nhân.
Thông thường khi khởi động Word, một màn hình trắng xuất hiện kèm theo tài liệu mới mà Word tự động tạo ra Tuy nhiên, để tạo một tài liệu mới nhanh chóng, bạn có thể sử dụng các phương pháp sau: mở Word và chọn "Tài liệu mới", sử dụng phím tắt Ctrl + N hoặc truy cập vào menu "Tệp" rồi chọn "Tạo mới" Những cách này giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc của bạn khi làm việc với các tài liệu Word mới.
- Mở mục chọn File | New ; hoặc
- Nhấn nút New trên thanh công cụ Standard; hoặc
2.2 Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa
Soạn thảo tài liệu
- Sử dụng bộ gõ tiếng việt
- Nhanh nhẹn trong thao tác gõ văn bản
Ban đầu, máy tính chỉ sử dụng bảng mã chuẩn ASCII với 128 ký tự Latinh, bao gồm các phím chữ, phím số và ký hiệu đặc biệt Để hỗ trợ tiếng Việt trên máy tính, các nhà lập trình đã phát triển phần mềm gõ tiếng Việt và các bộ phông chữ tiếng Việt đi kèm.
Hiện nay, các bộ gõ tiếng Việt phổ biến gồm có VNI, được sử dụng rộng rãi ở khu vực phía Nam, VietWare phổ biến ở miền Trung, và ABC, Vietkey thường được ưa chuộng ở miền Bắc Ngoài ra, Unikey ngày càng được nhiều người dùng lựa chọn nhờ tính tiện dụng và dung lượng nhỏ gọn.
Việc sử dụng nhiều bộ gõ và bảng mã tiếng Việt khác nhau gây khó khăn trong trao đổi thông tin Chính phủ gần đây khuyến cáo sử dụng bộ gõ và phông chữ Unicode để cải thiện vấn đề này Hệ thống mới dựa trên Unicode giúp đơn giản hóa việc trao đổi dữ liệu, nhưng vẫn gặp khó khăn về khả năng tương thích với các phần mềm cũ Hiện tại, Unicode đã trở thành giải pháp tiếng Việt phổ biến nhất, thúc đẩy sự thống nhất và hiệu quả trong truyền đạt thông tin.
Phần mềm tiếng Việt chúng tôi giới thiệu trong cuốn giáo trình này là
ABC hoặc Vietkey với kiểu gõ Telex Máy tính của bạn phải cài đặt phần mềm này để có được bộ gõ và bộ phông chữ đi kèm
Biểu tượng trên màn hình xuất hiện khi bạn có thể gõ tiếng Việt Nếu biểu tượng hiển thị chữ E (kiểu gõ tiếng Anh), bạn cần nhấn vào biểu tượng đó lần nữa hoặc nhấn tổ hợp phím Alt + Z để chuyển sang chế độ gõ tiếng Việt Quy tắc gõ tiếng Việt theo kiểu TELEX như sau:
Muốn gõ từ: “ C ộ ng hòa xã h ộ i ch ủ nghĩa Việ t Nam ”
Bạn phải bật tiếng việt và gõ lên tài liệu như sau:
“ Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieetj Nam ”
Bật tiếng việt (nếu bạn muốn gõ tiếng việt) và sử dụng những thao tác soạn thảo thông thường để soạn thảo tài liệu như là:
- Các phím số từ 0 đến 9
- Sử dụng phím Shift để gõ chữ in hoa và một số dấu
- Sử dụng phím Caps Lock để thay đổi kiểu gõ chữ in hoa và chữ thường
- Sử dụng phím Enter để ngắt đoạn văn bản
- Sử dụng phím Tab để dịch điểm Tab
- Sử dụng phím Space Bar để chèn dấu cách
- Sử dụng các phím mũi tên: để dịch chuyển con trỏ trên tài liệu
- Sử dụng phím Page Up và page Down để dịch chuyển con trỏ về đầu hoặc cuối từng trang màn hình
- Phím Home, End đểđưa con trỏ về đầu hoặc cuối dòng văn bản
- Phím Delete để xóa kí tựvăn bản đứng kềsau điểm trỏ
- Phím Backspace để xóa kí tự đứng kề trước điểm trỏ
3.2 Bộ font tiếng Việt và font Unicode Để hi ệ n th ị ti ế ng vi ệ t theo b ộ gõ ti ế ng vi ệ t thì c ầ n các Font ch ữ ti ế ng vi ệt Như vớ i b ả ng mã TCVN3 thì c ầ n s ử d ụ ng ki ể u gõ Telex và s ử d ụ ng các font ch ữ vntime, vntimeh, … Chú ý các font chữ thường có vn ở đầu Còn với bảng mã VNI Windows thì s ử d ụ ng ki ể u gõ VNI và c ầ n các font ch ữ có ch ữ VNI đầu Nhưng trong các h ệ điều hành như Windows thì không có các font chữ này nên để gõ ti ế ng vi ệ t thì ta ph ả i cài thêm các font ch ữ ti ế ng vi ệt như các font chữ có vn đầ u ho ặ c các font ch ữ VNI Thông thườ ng v ớ i b ộ gõ Vietkey khi cài đặ t thì s ẽ được cài đặ t luôn các font ch ữ ti ế ng vi ệ t Ngày nay ki ểu gõ Unicode đượ c s ử d ụ ng r ộ ng rãi thì s ử d ụ ng luôn m ộ t s ố font ch ữ c ủ a h ệ điều hành Windows như font TimeNewRoman, Arial,
Các thao tác v ề thướ c
Bật/tắt thước: View/Ruler
When measuring, select the appropriate unit of measurement based on the device's markings If the ruler's measurements are in inches, then choose centimeters as your unit Conversely, if the ruler's measurements are in centimeters, opt for inches as your measurement unit Properly selecting the measurement units ensures accuracy and consistency in your measurements.
Tools Options General Measurement units
Thanh công c ụ
Chọn ViewToolbars sau đó tắt tất cả các thanh công cụ đang mở
Chọn ViewToolbars sau đó mở 3 thanh công cụ: Standard, Formatting và Drawing
Dùng chuột “kéo” thanh Drawing đặt ở cạnh trái cửa sổ, kéo thanh Drawing về chỗ cũ
To hide a toolbar in your drawing software, right-click on the open toolbar and select "Hide toolbar." Conversely, to access the drawing tools, right-click on the toolbar and choose "Show Drawing toolbar," enabling easy access to drawing functionalities.
Nh ập vào đoạn thơ sau
Lâu quá không về thăm xóm đạo
Từ ngày binh lửa xóa quê hương
Khói bom che lấp chân trời cũ
Che cả trường xưa nóc giáo đường
Mười năm cũ em còn đi học Áo trắng điểm tô đời nữ sinh
Hoa tím cài duyên lên áo trắng
Em là cô gái tuổi băng trinh
Trường anh ngó mặt giáo đường
Gác chuông thương nhớ lầu chuông
Buồn bã thay chuông nhạc đạo
Rộn rã thay chuông nhà trường
Lần nữa anh ghiền nghe tiếng chuông
Làm thơ sầu muộn dệt tình thương Để nghe khe khẻ lời em nguyện
Thơ thẩn chờem trước thánh đường
Mỗi lần tan lễ chuông ngừng đỗ
Hai bóng cùng đi một lối về
E lệ em cầu kinh nho nhỏ
Ngại ngùng anh đứng lại không đi
Sau mười năm lẻ anh thôi học
Nứt nở chuông đường buổi biệt ly
Rộn rã từng hồi chuông xóm đạo
Tiển nàng áo trắng bước vu quy
Lưu vào thư mục gốc ổ đĩa hiện hành với tên AOTRANG.DOC
Đóng tập tin AOTRANG.DOC
Mở tập tin AOTRANG.DOC vừa đóng
Ghi tập tin AOTRANG.DOC với tên mới là AOTIM.DOC
Đóng tập tin AOTIM.DOC
Mở tập tin AOTRANG.DOC trong thư mục gốc ổđĩa hiện hành và định dạng lại như sau: ÁO TRẮNG
Lâu quá không về thăm xóm đạo
Từ ngày binh lửa xóa quê hương
Khói bom che lấp chân trời cũ
Che cả trường xưa nóc giáo đường
Mười năm cũ em còn đi họ c Áo tr ắng điểm tô đờ i n ữ sinh
Hoa tr ắ ng cài duyên lên áo tím
Em là cô gái tu ổi băng trinh
Trường anh ngó mặt giáo đường Gác chuông thương nhớ lầu chuông Buồn bã thay chuông nhạc đạo Rộn rã thay chuông nhà trường
Các sự cố thường gặp và cách khắc phục
Stt Thông báo lỗi Nguyên nhân Cách khắc phục
1 Thanh công c ụ b ị trôi làm th ế nào? Đôi khi do vô tình thanh công cụ bị trôi muốn kéo lên ta làm như sau
Nháy chuột vào vùng xanh của thanh công cụ bị trôi, giữ nguyên rê lên phía trên màn hình, khi đến vị trí cần đặt thì nhả chuột
T ự độ ng xu ấ t hi ệ n d ấ u cách gi ữ a m ộ t ch ữ
Mô t ả hi ện tượ ng: M ỗ i khi gõ xong m ộ t ch ữ, để đánh chữ ti ế p theo b ạ n
Do chưa bỏ đánh dấu trong
: Bạn vào Tools -> Options, chọn tab Edit, bỏ dấu chọn ở mục
19 bar), l ậ p t ứ c trong ch ữ v ừa đánh xong bị tách ra làm hai (thườ ng x ả y ra sau nh ữ ng nguyên âm), b ạ n có th ể ấ n nút
Backspace để ch ỉ nh s ử a, tuy nhiên liên t ục như v ậ y làm b ạ n r ấ t khó ch ịu, đặ c bi ệ t là sau nh ữ ng nguyên âm paste" -> OK
Xuất hiện những gạch xanh đỏdưới chân các chữtrong văn
Hiện tượng dấu gạch chân chân chữ màu xanh và đỏ trong văn bản là do chức năng kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp của Microsoft Word đang hoạt động Đây là tính năng tự động giúp người dùng phát hiện và chỉnh sửa các lỗi trong văn bản, mặc dù có thể gây mất thẩm mỹ hoặc gây nhầm lẫn khi đọc Các dấu gạch chân này thường xuất hiện khi chế độ kiểm tra lỗi ngôn ngữ chưa được tắt hoặc cấu hình đúng cho ngôn ngữ tiếng Việt Việc hiểu rõ chức năng này sẽ giúp người dùng kiểm soát tốt hơn quá trình chỉnh sửa và hoàn thiện nội dung của mình.
Anh nên khi ta đánh tiếng Việt mới bị như vậy
Trong Tools -> Options, chọn tab Spelling &
Grammar,chưa bỏ dấu chọn ở 2 mục "Check spelling as you type" phần Spelling và "Check grammar as you type"
Bạn vào Tools -> Options, chọn tab Spelling & Grammar, bỏ dấu chọn ở 2 mục
"Check spelling as you type" phần
"Check grammar as you type" ->
Chữ "i" thường tự động biến thành chữ "I" hoa
Hiện tượng xảy ra khi bạn gõ các từ có chứa chữ "i" thường, sau khi kết thúc từ và nhấn dấu cách, chữ "i" thường tự động biến thành "I" hoa, ngay cả khi nằm ở vị trí cuối từ như: "gọI", "tươI", "tôI" Hiện tượng này khiến cho các từ viết hoa không đúng chính tả và gây khó chịu trong quá trình soạn thảo văn bản Nguyên nhân chủ yếu là các thiết lập liên quan đến tự động sửa chữu hoặc chế độ viết hoa tự động của phần mềm soạn thảo, cần kiểm tra và điều chỉnh phù hợp để tránh tình trạng này Việc kiểm tra và tắt tính năng tự động viết hoa khi cần thiết sẽ giúp bạn tránh lỗi không mong muốn và đảm bảo tính chính xác của văn bản.
Tools -> AutoCorrect Options, chọn tab AutoCorrect, ở mục
Replace ta tạo kí tự viết tắt chưa xóa.
Tools -> AutoCorrect Options, chọn tab AutoCorrect, ở mục Replace đánh chữ "i" , lập tức bên phần With sẽ xuất hiện chữ "I", kích vào nút
Hiện tượng lệch dấu trên ký tự chữ hoa
Khi sử dụng các font chữ thuộc bảng mã TCVN3,
Trường hợp này là do tiện ích AutoCorrect của Word
Options Chọn thẻ AutoCorrect, bỏ đánh dấu mục chúng ta bỏ dấu thì sẽ thấy dấu bị lệch sang bên phải làm cho văn bản thiếu thẩm mỹ
Định dạng văn bản
- Nắm được các cách thức định dạng văn bản
Việc nhập văn bản bao gồm các thao tác giúp bạn dễ dàng gõ nội dung vào tài liệu một cách chính xác và dễ dàng Trong khi đó, định dạng văn bản bao gồm các thao tác giúp bạn chỉnh sửa và làm đẹp tài liệu theo ý muốn, từ việc chỉnh sửa phông chữ, màu sắc đến căn chỉnh và tạo kiểu cho nội dung, để đảm bảo tài liệu chuyên nghiệp và thu hút hơn.
Giúp bạn có được những kỹ năng định dạng văn bản đầu tiên, đơn giản nhất như là: Phông chữ, màu sắc, cỡ chữ, lề,
Hãy gõ đoạn văn bản sau:
Mẫu văn bản định dạng
4.1.1 Dùng ch ữ in nghiêng, in đậ m và g ạ ch chân Để chọn kiểu chữ (kiểu chữ in đậm, kiểu chữ nghiêng, kiểu chữ có gạch chân) cho đoạn văn bản trên, hãy làm như sau:
Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản
Bươc 2: Dùng chuột bấm lên nút kiểu chữ trên thanh công cụ Standard:
Kiểu chữ in đậm (phím nóng Ctrl + B)
MẪU VĂN BẢN ĐỊNH DẠNG
Kiểu chữ nghiêng (phím nóng Ctrl +I)
MẪU VĂN BẢN ĐỊNH DẠNG
Kiểu chữ gạch chân (phím nóng Ctrl +U)
MẪU VĂN BẢN ĐỊNH DẠNG
Mặt khác có thể thiết lập văn bản bởi tổ hợp nhiều kiểu chữ: vừa béo, vừa nghiêng hoặc vừa có gạch chân như là:
MẪU VĂN BẢN ĐỊNH DẠNG
MẪU VĂN BẢN ĐỊNH DẠNG
M ẪU VĂN BẢN ĐỊ NH D Ạ NG
4.1.2 Dùng ch ữ có các màu khác nhau Để chọn màu sắc chữ cho đoạn văn bản trên, hãy làm như sau:
Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản trên;
Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộp Font Color trên thanh công cụ
Bạn có thể chọn màu sắc phù hợp bằng cách nhấn chuột vào ô màu mong muốn Ngoài ra, để sở hữu những mẫu màu độc đáo và sáng tạo hơn, bạn chỉ cần nhấn vào nút để khám phá thêm các tùy chọn màu sắc phong phú.
Thẻ Standard cho phép chọn màu có sẵn có thể chọn
Hơn nữa, thẻ Custom cho phép định nghĩa màu cho riêng mình:
Bạn có thể chọn màu sắc từ bảng các điểm màu để dễ dàng tùy chỉnh Ngoài ra, bạn còn có thể điều chỉnh tỷ lệ các màu đơn trong từng gam màu như màu đỏ (Red), màu xanh lá cây (Green) và màu xanh da trời (Blue), giúp đạt được màu sắc chính xác và phù hợp với nhu cầu thiết kế của mình.
Ch ọ n màu n ền văn bả n Để chọn màu nền cho đoạn văn bản trên, ví dụnhư:
Mẫu văn bản định dạng hãy làm như sau:
Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản trên;
Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộp Hight light trên thanh công cụ
Standard Một bảng màu xuất hiện cho phép chọn lựa:
Có thể chọn loại màu nền phù hợp bằng cách nhấn chuột lên ô màu cần chọn Nếu chọn None- tương đương việc chọn màu trắng
4.1.3 Thay đổ i phông ch ữ , c ỡ ch ữ
Đểthay đổi phông chữcho đoạn văn bản trên, hãy làm như sau:
Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản
Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộp Font trên thanh công cụ
Standard Một danh sách các kiểu phông chữ xuất hiện:
Nhập văn bản bao gồm các thao tác để gõ nội dung chính xác vào tài liệu Định dạng văn bản giúp bạn làm đẹp và tùy chỉnh nội dung theo ý muốn của mình Việc nắm vững cả hai kỹ năng này sẽ nâng cao hiệu quả soạn thảo và tạo ra tài liệu chuyên nghiệp.
Bạn có thể chọn một kiểu phù hợp Ví dụ, sau khi chọn kiêu phông VNTIMEH, đoạn văn bản đã chọn sẽ có dạng
MẪU VĂN BẢN ĐỊNH DẠNG
Để thay đổi cỡ chữ cho đoạn văn bản trên, hãy làm như sau:
Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản:
Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộp Size trên thanh công cụ
Standard Một danh sách các cỡ chữ xuất hiện cho phép chọn lựa Hoặc cũng có thể gõ trực tiếp cỡ chữ vào mục Size này
Ví dụ: Sau khi chọn cỡ chữ 18 (lúc đầu là cỡ 14), đoạn văn bản trên sẽ trở thành:
MẪU VĂN BẢN ĐỊNH DẠNG
Hộp thoại Font không chỉ cung cấp các tính năng định dạng căn bản mà còn mang đến những tùy chọn định dạng đặc biệt hơn Để truy cập hộp thoại Font, người dùng cần kích hoạt mục chọn phù hợp trong phần chỉnh sửa văn bản.
Thẻ Font: Cho phép thiết lập các định dạng văn bản về phông chữ như đã trình bày ở trên, ví dụ:
- Hộp Font- cho phép chọn phông chữ
- Hộp Font style- chọn kiểu chữ Regular- kiểu chữ bình thường, Italic- kiểu chữ nghiêng, Bold- kiểu chữ béo, Bold Italic-kiểu vừa béo, vừa nghiêng
- Hộp Size- chọn cỡ chữ
- Font color- chọn màu cho chữ
- Hộp Underline style: Để chọn kiểu kiểu đường gạch chân (nếu kiểu chữđang chọn
- Ngoài ra, mục Effect cho phép thiết lập một số hiệu ứng chữ đơn giản, bạn có thể chọn chúng và xem thể hiện ở mục Preview
- Nếu nhấn nút Default- kiểu định dạng này sẽ được thiết lập là ngầm định cho các đoạn văn bản mới sau này
4.2 Định dạng đoạn văn bản
Thao tác trên kh ối văn bả n
Trong bài viết này, chúng tôi hướng dẫn các kỹ năng thao tác trên một khối văn bản, bao gồm sao chép, cắt dán và di chuyển khối văn bản, nhằm giúp tăng tốc độ soạn thảo văn bản hiệu quả Đặc biệt, kỹ năng sao chép là bước quan trọng để sao chép nội dung nhanh chóng, tiết kiệm thời gian chỉnh sửa Các thao tác này không chỉ tối ưu hóa quá trình soạn thảo mà còn nâng cao hiệu quả làm việc của người dùng trong môi trường soạn thảo văn bản chuyên nghiệp.
Sao chép khối văn bản là quá trình tạo ra một khối văn bản mới dựa trên nội dung sẵn có, giúp tiết kiệm thời gian và công sức Phương pháp này thường được sử dụng khi cần sao chép nguyên văn hoặc gần như nguyên vẹn một đoạn văn đã có, đảm bảo nội dung và định dạng phù hợp Việc sao chép này rất hữu ích trong việc chỉnh sửa tài liệu, sao lưu dữ liệu hoặc tạo dựng nội dung mới dựa trên nguồn cũ Hiểu rõ cách sao chép khối văn bản là bước quan trọng để nâng cao hiệu quả làm việc với các tài liệu trên máy tính hoặc phần mềm xử lý văn bản.
Bước 1: Lựa chọn (bôi đen) khối văn ban cần sao chép Để lựa chọn khối văn bản bạn làm như sau:
- Di chuột và khoanh vùng văn bản cần chọn hoặc
- Dùng các phím mũi tên kết hợp việc giữ phím Shift để chọn vùng văn bản chọn đến đâu bạn sẽ thấy văn bản được bôi đen đến đó.
Bước 2: Ra lệnh sao chép dữ liệu bằng một trong các cách:
- Mở mục chọn Edit | Copy hoặc
- Nhấn nút Copy trên thanh công cụ Standard hoặc
- Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + C
Để hoàn thiện bước 3, bạn cần dán văn bản đã chọn vào vị trí phù hợp trong tài liệu Đặt con trỏ chuột vào vị trí mong muốn rồi sử dụng các lệnh dán như Ctrl + V hoặc click chuột phải chọn "Dán" để đảm bảo nội dung được chèn chính xác Việc này giúp bạn nhanh chóng cập nhật và chỉnh sửa nội dung một cách hiệu quả, phù hợp với các yêu cầu về SEO trong quá trình biên tập.
- Mở mục chọn Edit | Paste
- Nhấn nút Paste trên thanh công cụ Standard hoặc
- Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + V
Bạn có thể dán nhiều đoạn văn bản mới vào vị trí mong muốn, giúp chỉnh sửa nội dung dễ dàng hơn Dữ liệu được dán sẽ là nội dung của lần sao chép gần nhất, đảm bảo tính chính xác và liên kết của thông tin Ngoài ra, bạn còn có thể di chuyển khối văn bản để điều chỉnh bố cục phù hợp với yêu cầu Các thao tác này giúp tối ưu hoá quá trình chỉnh sửa nội dung một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Phương pháp sao chép văn bản cho phép bạn giữ nguyên đoạn văn bản cũ tại vị trí ban đầu sau khi sao chép dữ liệu mới Để di chuyển đoạn văn bản đến vị trí khác và xóa bỏ nó khỏi nơi cũ, bạn có thể thực hiện theo hai cách khác nhau Cách này giúp dễ dàng quản lý và chỉnh sửa nội dung trong quá trình làm việc, phù hợp với yêu cầu chuyển đổi vị trí của đoạn văn một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Bước 1: Lựa chọn khối văn bản cần di chuyển
Bước 2: Ra lệnh cắt văn bản có thể bằng một trong các cách sau:
- Mở mục chọn Edit | Cut hoặc
- Nhấn cút Cut trên thanh công cụ Standard hoặc
- Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + X
Văn bản đã chọn sẽ bị cắt đi, chũng sẽ được lưu trong bộ nhớ đệm (Clipboard) của máy tính
Bước 3: Thực hiện lệnh dán văn bản (Paste) như đã giới thiệu ở trên vào vịtrí định trước
Bước 1: Lựa chọn khối văn bản cần di chuyển
Bước 2: Dùng chuột kéo rê vùng văn bản đang chọn và thả lên vị trí cần di chuyển đến
Phương pháp này gọi là kéo – thả (drag and drop) c Thiết lập Tab
Tab là công cụ phổ biến dùng để nhập văn bản, hỗ trợ dịch chuyển điểm trỏ theo từng bước nhảy để tăng hiệu quả soạn thảo Ngoài ra, Tab còn được hướng dẫn sử dụng để tạo các văn bản hiển thị dạng cột, giúp tổ chức nội dung rõ ràng và chuyên nghiệp hơn.
Bài toán đặt ra: Hãy tạo bảng dữ liêu như sau:
STT Họ và tên Địa chỉ
1 Nguyễn Văn Quang 123, Tây Sơn
2 Hồ Hải Hà 68, Nguyễn Du
3 Dương Quốc Toản 23/10 Nguyễn Trãi
4 Nguyễn Anh Đức 32/7 Nguyễn Trãi
Các bước làm như sau:
Bước 1: Định nghĩa khoảng cách cho các cột của bảng bởi hộp thoai Tab như sau:
Mở bảng chọn Format | Tab , hộp thoại Tab xuất hiện
Hộp Default tab stop cho phép thiết lập bước nhảy ngầm định của phím Tab trong Word Mặc định, bước nhảy là 0.5cm, nghĩa là mỗi lần nhấn Tab, con trỏ sẽ dịch chuyển một đoạn 0.5cm trên màn hình soạn thảo Người dùng có thể tùy chỉnh giá trị này bằng cách nhập số (đơn vị là cm) trực tiếp vào hộp để thay đổi khoảng cách nhảy của phím Tab theo nhu cầu.
Trong bài viết này, chúng ta cần thiết lập bố cục cho bảng gồm 3 cột, mỗi cột bắt đầu tại một vị trí cố định từ lề trái của trang văn bản Cụ thể, cột STT cách lề trái 1cm, cột Họ và tên cách lề trái 3cm, và cột Địa chỉ cách lề trái 8cm Để đảm bảo đúng vị trí, cần thiết lập các thông số này trong hộp thoại Tab của phần mềm soạn thảo văn bản Việc cấu hình chính xác các thông số tab giúp bảng dễ đọc, chuyên nghiệp và phù hợp với yêu cầu định dạng.
Hộp Tab Stop Position cho phép bạn tùy chỉnh vị trí căn chỉnh của dữ liệu trong các cột trên trang văn bản Để thiết lập, bạn gõ số "1" và nhập khoảng cách từ cột STT đến mép lề trái của trang Trong phần Alignment, bạn có thể chọn lề phù hợp cho dữ liệu trong cột này, ví dụ như căn trái (Left) hoặc căn phải (Right) để đảm bảo dữ liệu hiển thị rõ ràng và chuyên nghiệp Việc điều chỉnh vị trí Tab Stop giúp nâng cao khả năng định dạng và trình bày nội dung trên trang văn bản một cách chính xác và dễ nhìn hơn.
Center- canh lề giữa cột, hãy chọn Center Chọn xong nhấn nút Set
Tương tự lần lượt khai báo vị trí Tab cho các cột còn lại: Họ và tên (3) và cột địa chỉ (8) Đến khi hộp thoại Tab có dạng:
Chèn các đối tượ n g vào văn bả n
- Sử dụng được các đối tượng và hiệu ứng đểtrình bày văn bản
- Thích thú vớ những tiện ích hỗ trợ soạn thảo văn bản nhanh
Trong quá trình soạn thảo văn bản, việc chèn các ký tự đặc biệt không có sẵn trên bàn phím là điều thường gặp, giúp tài liệu thêm phần chuyên nghiệp và rõ ràng Các ký tự như , , , , , là những ví dụ tiêu biểu cho những ký tự đặc biệt mà người dùng cần chèn vào tài liệu Việc biết cách thêm các ký tự này giúp nâng cao chất lượng và tính chính xác của nội dung văn bản, đồng thời cải thiện trải nghiệm người đọc.
… Tính năng Insert Symbol của word giúp đơn giản làm việc này
Chọn vị trí cần đặt kí tự đặc biệt, tiếp theo mở mục chọn Insert | Symbol…Hộp thoại Symbol xuất hiện
Để chèn ký tự đặc biệt vào văn bản, bạn cần chọn vị trí cần đặt ký tự và mở mục Insert | Symbol Trong hộp thoại Symbol, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm ký tự đặc biệt mong muốn trên thẻ Symbol Nếu không tìm thấy ký tự phù hợp, hãy thử chuyển sang các danh mục ký tự khác trong mục Font để mở rộng khả năng tìm kiếm nhanh chóng và chính xác hơn.
Màn hình hiển thị tập hợp các ký tự đặc biệt trong danh sách Symbol, giúp người dùng dễ dàng chọn lựa ký tự phù hợp Khi chọn hộp Font, danh sách các ký tự đặc biệt sẽ hiển thị rõ ràng, hỗ trợ cho quá trình thiết kế và chỉnh sửa nội dung một cách hiệu quả Việc hiển thị các ký tự đặc biệt này giúp tăng tính sáng tạo và đa dạng trong việc trình bày các icon hoặc biểu tượng đặc biệt Đây là công cụ hữu ích để tùy chỉnh font chữ, mang lại sự phong phú và chuyên nghiệp cho dự án của bạn.
Khi thấy kí tự cần chèn, có thể chèn chúng lên tài liệu bởi một trong hai cách sau:
Cách 1: Nhấn kép chuột lên kí tự cần chèn hoặc
Cách 2: Chọn ký tự cần chèn bằng cách nhấn chuột trái lên nó, rồi nhấn nút
Insert để chèn kí tự lên tài liệu:
Với tính năng này, người dùng có thể chèn nhiều ký tự đặc biệt cùng lúc vào tài liệu một cách dễ dàng Đặc biệt, hai chức năng cực kỳ tiện lợi giúp tăng hiệu quả soạn thảo là gán tổ hợp phím tắt và thiết lập cụm từ viết tắt cho các ký tự đặc biệt Nhờ đó, việc sử dụng các ký tự đặc biệt trở nên nhanh chóng và linh hoạt hơn trong quá trình chỉnh sửa tài liệu.
Gán t ổ h ợ p nóng cho kí t ự đặ c bi ệ t
Bạn có thể gán mỗi ký tự đặc biệt một tổ hợp phím nóng để dễ dàng chèn vào tài liệu khi soạn thảo Việc này giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc, đặc biệt khi cần sử dụng nhiều ký tự đặc biệt thường xuyên Để thực hiện, bạn chỉ cần cấu hình các tổ hợp phím phù hợp trên máy tính của mình, từ đó mỗi lần cần chèn ký tự, chỉ cần nhấn tổ hợp đó là ký tự sẽ tự động xuất hiện trong tài liệu Áp dụng cách này sẽ giúp quá trình soạn thảo trở nên nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn.
Bước 1: Mở hộp thoại Symbol
Bước 2: Tìm đến ký tựđặc biệt cần gán phím tắt, nhấn chuột trái lên kí tựđó để chọn:
Bước 3: Nhấn nút Shortcut Kwy , hộp thoại Customize Keyboard xuất hiện:
Khi con trỏ đang ở mục "Press new shortcut key", hãy nhấn tổ hợp phím nóng cần gán để tạo phím tắt mới Ví dụ, nếu muốn gán tổ hợp phím Alt + O cho ký tự , bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím đó rồi nhấn nút "Assign" để đăng ký phím tắt Khi hộp thoại xác nhận xuất hiện, điều đó nghĩa là bạn đã thành công trong việc gán phím tắt Alt + O cho ký tự , giúp cải thiện hiệu suất công việc và tiết kiệm thời gian truy cập.
Sau khi thiết lập tổ hợp phím tắt cho ký tự , bạn có thể dễ dàng chèn ký tự này vào tài liệu mà không cần truy cập vào tính năng Insert Symbol Chỉ cần nhấn tổ hợp phím Alt+O, ký tự sẽ tự động xuất hiện tại vị trí con trỏ đang đứng, giúp tăng hiệu quả làm việc và tiết kiệm thời gian.
Gán t ừ vi ế t t ắ t cho kí t ự đặ c bi ệ t
Ngoài việc gán tổ hợp phím nóng cho các ký tự đặc biệt, người dùng còn có thể sử dụng tính năng Autocorrect để tự động thay thế các ký tự đặc biệt bằng các tổ hợp ký tự mong muốn Tính năng Autocorrect giúp tiết kiệm thời gian soạn thảo và nâng cao hiệu quả làm việc khi cần chèn các ký tự đặc biệt thường xuyên Việc thiết lập Autocorrect dễ dàng và linh hoạt, cho phép tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu sử dụng của từng người dùng Sử dụng Autocorrect không chỉ giúp tối ưu quá trình soạn thảo mà còn nâng cao trải nghiệm chỉnh sửa văn bản chuyên nghiệp hơn.
Ví dụ: Để chèn kí tự đặc biệt bạn có thể gán nó bởi tổ hợp kí tự fi , cách làm như sau:
Bước 1: Khởi động tính năng Insert Symbol
Bước 2: Tìm đến ký tựđặc biệt cần gán phím tăt, nhấn chuột trái lên ký tựđó để chọn:
Bước 3: Nhấn chuột lên nút Autocorrect, hộp thoại Autocorrect xuất hiện:
Hãy gõ vào tổ hợp ký tự thường cần gán cho ký tự đặc biệt này vào mục
Replace Ở ví dụ này, muốn gán tổ hợp ký tự fi cho kí tự đặc biệt Hãy gõ fi vào mục Replace:
Bước 4: Nhấn nút Add để đồng ý cho việc gán vừa rồi Cuối cùng nhấn OK để đóng hộp thoại
Giả sử bạn đã thiết lập fi cho kí tự như trên, nếu phải gõ biểu thức:
Chèn ả nh t ừ 1 t ệ p tin Để chèn ảnh từ một tệp tin lên tài liệu, bạn làm như sau:
Mở mục chọn Insert | Picture | From file, hộp thoại Insert Picture xuất hiện cho phép bạn tìm tệp ảnh cần chèn lên tài liệu:
Chọn tệp ảnh rồi nhấn nút Insert để chèn ảnh vào tài liệu, giúp bạn dễ dàng thêm hình ảnh từ tệp tin Sau khi chèn, ảnh xuất hiện cùng thanh công cụ Picture cho phép thực hiện các phép định dạng và hiệu chỉnh như chỉnh màu, đổ bóng và điều chỉnh độ sáng tối Các nút lệnh trên thanh công cụ giúp bạn định dạng màu sắc ảnh, điều chỉnh độ đổ bóng và tối sáng một cách dễ dàng, nâng cao chất lượng hình ảnh trong tài liệu của mình.
Chọn kiểu đường viền cho ảnh
Bật các tính năng định dạng đối tượng ảnh
Thiết lập thuộc tính xuyên thấu (Transparent) ảnh
Trong hợp không xuất hiện thanh công cụ Picture, bạn có thể gọi mục chọn View | Toolbar | Picture để hiển thị nó
Chèn ả nh t ừ thư việ n ả nh Clip Gallery Để chèn ảnh từ thư viện ảnh Clip Gallery lên tài liệu, bạn làm như sau:
Để chèn hình ảnh vào tài liệu, bạn chọn Insert | Picture | Clip Art, rồi hộp thoại Insert ClipArt sẽ xuất hiện để bạn tìm kiếm hình ảnh cần thiết Ảnh được lưu trong các mục (Categories), bạn cần mở các mục này để dễ dàng tìm và chọn hình ảnh phù hợp Các nút Back và Forward hỗ trợ bạn quay lại hoặc tiến tới các thao tác trước sau trong quá trình duyệt hình ảnh.
Sau khi tìm được ảnh mong muốn, hãy nhấn chuột vào ảnh để mở thực đơn tùy chọn Trong menu này, bạn có thể chọn các tình huống xử lý phù hợp với ảnh đang chọn để tối ưu hóa quá trình chỉnh sửa hoặc quản lý ảnh của mình.
Hãy nhấn nút Insert để chèn ảnh lên tài liệu
Sau khi ảnh được chèn lên tài liệu, bạn có thể sử dụng thanh công cụ
Tạo hiệu ứng cho kí tự
Format | Font | hộp thoại xuất hiện
Mục Effects: các hiệu ứng khác:
Strikethrough: gạch ngang giữa từ
Double Strikethrough: gạch ngang giữa từ bằng nét đôi
Superscript: chữ nhỏ bên trên (ví dụ: (a+b) 2 = a 2 +b 2 +2ab)
Subscript: chữ nhỏ bên dưới (ví dụ: H2SO4)
Shadow: TTạạo o cchhữữ ccóó bbóónngg
Lưu ý: Để hu ỷ b ỏ vi ệc đị nh d ạ ng ký t ự (cho các ký t ự tr ở l ại bình thườ ng), gõ t ổ h ợ p phím Ctrl_Space (phím kho ả ng tr ắ ng)
Thẻ Text Effect giúp bạn dễ dàng thiết lập các hiệu ứng trình diễn sôi động cho đoạn văn bản, tạo điểm nhấn bắt mắt cho nội dung Chỉ cần chọn kiểu trình diễn phù hợp từ danh sách Animations và xem trước kết quả trực tiếp trong hộp Preview để đảm bảo hiệu quả mong muốn Sử dụng hiệu ứng Text Effect sẽ nâng cao trải nghiệm người xem và làm cho nội dung của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn.
Tạo chữ nghệ thuật Để chèn một dòng chữ nghệ thuật (Word Art) lên tài liệu, bạn làm như sau:
Bước 1: Nhấp nút Insert WordArt trên thanh công cụ Drawing, hộp thoại WordArt Gallery xuất hiện:
Bước 2: Dùng chuột chọn kiểu chữ nghệ thuật cần tạo, bằng cách nhấn vào ô chứa kiểu chữ mà bạn muốn
Bước 3: Gõ vào dòng chữ bạn muốn tạo ở mục Text trên hộp thoại Edit
Bạn có thể chọn phông chữ, kiểu chữ, cỡ chữ cho đoạn văn bản này
Bước 4: Nhấn OK để kết thúc Dòng chữ nghệ thuật sẽ được hiện lên tài liệu:
Bạn có thể thực hiện các phép hiệu chỉnh cho dòng chữ nghệ thuật đã tạo bằng thanh công cụ WordArt nhằm nâng cao hiệu quả thiết kế Các nút lệnh trên thanh công cụ này gồm: nút chèn thêm dòng chữ nghệ thuật mới, chỉnh sửa nội dung văn bản hiện có, chọn lại kiểu chữ nghệ thuật phù hợp, định dạng màu sắc cho khối chữ, lựa chọn các kiểu chữ nghệ thuật khác nhau để đa dạng hóa thiết kế, quay và xoay khối chữ để điều chỉnh góc nhìn, định dạng lề trong khối hình giúp cân đối bố cục, cùng với đó là các tính năng điều chỉnh khoảng cách giữa các ký tự để văn bản rõ ràng, thu hút hơn.
Gõ các đoạn văn bản sau:
Hệ thống mạng máy tính dạy học AVNET do công ty SCC triển khai từ giữa năm 1996 đã mang lại nhiều hiệu quả thiết thực trong việc nâng cao chất lượng giảng dạy và học tập tại các trường đại học, trung học, trung tâm tin học và ngoại ngữ Việc triển khai này giúp kết nối rộng rãi các cơ sở giáo dục, thúc đẩy sử dụng công nghệ trong giảng dạy, đồng thời cải thiện phản hồi và tương tác giữa giáo viên và học sinh Hệ thống AVNET là bước tiến quan trọng trong chuyển đổi số của ngành giáo dục, góp phần nâng cao hiệu quả đào tạo và phát triển kỹ năng công nghệ cho học viên.
AVNET đã nhận được sự hoan nghênh rộng rãi từ người dùng nhờ tính thân thiện và hiện đại Hệ điều hành này xứng đáng là lựa chọn hàng đầu cho lớp học, vì nó dựa trên nền tảng công nghệ tiên tiến và dễ sử dụng Với AVNET, quá trình giảng dạy và học tập trở nên hiệu quả hơn, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của giáo dục hiện đại.
AVNET thầy giáo có thể quản lý toàn diện lớp học đồng thời dạy và kiểm tra nhiều môn học khác nhau
Các thao tác trên bảng biểu
3 Thay đổi cấu trúc bảng biểu
4 Bảo mật và In ấn
2 Làm việc với bảng tính
2 Hàm xử lý dữ liệu dạng số
3 Hàm xử lý dữ liệu dạng chuổi
4 Hàm xử lý dữ liệu dạng ngày tháng
5 Hàm thống kê và thống kê có điều kiện
7 Hàm về tìm kiếm và tham số
7 Cơ sở dữ liệu (DATABASE)
2 Các thao tác với cơ sở dữ liệu
8 Đồ thị và in ấn
2 Làm việc với presentation-Slide
10 Hiệu ứng và Trình diễn
1 Tạo hiệu ứng cho đối tượng
Bài 1: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN
- Hiểu được trình soạn thảo văn bản
- Nắm được các thao tác căn bản trên một tài liệu
- Sử dụng được các đối tượng và hiệu ứng đểtrình bày văn bản
- Nắm được các cách thức định dạng văn bản
- Nhanh nhẹn trong thao tác gõ văn bản
- Thích thú vớ những tiện ích hỗ trợ soạn thảo văn bản nhanh
- Hiểu được trình soạn thảo văn bản
- Nắm được các thao tác khởi động và thoát khỏi 1 tài liệu world
1.1 Bộ phần mềm tin học văn phòng Microsoft
Soạn thảo văn bản là hoạt động quan trọng được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, xí nghiệp, trường học và cả trong nhu cầu cá nhân hàng ngày Việc soạn thảo chính xác và chuyên nghiệp giúp nâng cao hiệu quả công việc, giao tiếp rõ ràng và thể hiện sự chuyên nghiệp của người soạn thảo Đặc biệt, kỹ năng soạn thảo văn bản là yếu tố cần thiết để đáp ứng yêu cầu công việc trong môi trường hiện đại ngày càng phát triển.
Từ xa xưa, con người đã bắt đầu sử dụng máy móc để soạn thảo văn bản, với máy gõ chữ giúp in ra ngay nội dung trên giấy Các kỹ năng soạn thảo văn bản thời kỳ đó còn rất đơn giản và thô sơ, đòi hỏi người dùng phải có kỹ năng sử dụng máy gõ thành thạo Việc tạo ra một văn bản đòi hỏi kiến thức và kỹ năng nhất định, khác xa so với hiện nay khi công nghệ ngày càng phát triển và dễ dàng tiếp cận hơn Công nghệ in ấn thời kỳ đó cũng gặp nhiều khó khăn do trình độ kỹ thuật chưa phát triển như bây giờ.
Trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển nhanh chóng, việc máy tính hóa các công việc hàng ngày đang trở nên phổ biến, đặc biệt là soạn thảo văn bản Microsoft Word, hay còn gọi là WinWord, là một trong những phần mềm soạn thảo văn bản phổ biến nhất hiện nay, được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới.
Phần mềm Winword ra đời vào cuối năm 1980 và đã trở thành công cụ soạn thảo văn bản hàng đầu, đạt đến mức hoàn hảo trong lĩnh vực văn phòng Với hơn 40 năm phát triển, Winword đóng vai trò quan trọng trong bộ phần mềm Microsoft Office, giúp nâng cao năng suất làm việc và tối ưu hóa quá trình xử lý tài liệu Các đặc điểm nổi bật của Winword gồm giao diện thân thiện, tính năng chỉnh sửa linh hoạt, khả năng định dạng đa dạng và tích hợp các công cụ hỗ trợ soạn thảo chuyên nghiệp Nhờ đó, Winword trở thành lựa chọn không thể thiếu cho các cá nhân và doanh nghiệp trong công việc hàng ngày.
Cung cấp đầy đủ các kỹnăng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng, dễ sử dụng
Khả năng đồ họa của Word ngày càng mạnh mẽ hơn, giúp người dùng dễ dàng tạo ra các tài liệu trực quan sinh động Công nghệ OLE (Objects Linking and Embedding) cho phép chèn nhiều loại nội dung phong phú vào tài liệu, không chỉ hình ảnh và âm thanh mà còn có thể thêm biểu đồ, bảng tính và các đối tượng khác, nâng cao tính chuyên nghiệp và đa dạng cho tài liệu của bạn.
Bạn có thể xuất và nhập dữ liệu dưới nhiều định dạng khác nhau, giúp tăng tính linh hoạt trong xử lý thông tin Khả năng chuyển đổi dữ liệu giữa Word và các phần mềm trong bộ Microsoft Office đã nâng cao hiệu quả và đơn giản hóa quá trình làm việc văn phòng Điều này giúp người dùng tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa công việc hàng ngày.
Dễ dàng kết chuyển tài liệu thành dạng HTML để chia sẻ dữ liệu trên dạng nội bộ, cũng như mạng Internet
Có nhiều phương pháp để khởi động phần mềm Word, giúp người dùng lựa chọn dựa trên mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện lợi Bạn có thể mở Word qua biểu tượng trên màn hình Desktop, menu Start hoặc thanh Taskbar để nhanh chóng bắt đầu công việc Ngoài ra, việc khởi động qua các lối tắt trong thư mục hoặc sử dụng lệnh trong hộp thoại Run cũng là những cách phổ biến để truy cập Word một cách dễ dàng và hiệu quả.
Cách 1: Chọn lệnh Start của Windows: Start | Programs | Microsoft Word
Cách 2 để mở phần mềm Word nhanh chóng là nháy kép vào biểu tượng của phần mềm trên màn hình hoặc thanh tác vụ (task bar) của Windows Nếu bạn đã cài đặt Word, biểu tượng của nó sẽ hiển thị ở vị trí bất kỳ nào trên màn hình nền hoặc thanh tác vụ, giúp truy cập tiện lợi và tiết kiệm thời gian.
Để mở nhanh một tệp văn bản gần đây trên máy tính, bạn có thể chọn Start | Documents và nhấp vào tên tệp Word cần mở, giúp Word khởi động và mở ngay lập tức tệp đã chọn.
Thoát khỏi môi trường làm việc
Khi không làm việc với Word, bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau:
- Mở mục chọn File | Exit hoặc
- Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4
Sau khi khởi động xong, màn hình làm việc của word thường có dạng như sau:
Thường thì môi trường làm việc trên word gồm 4 thành phần chính:
Cửa sổ soạn thảo tài liệu là nơi để bạn chế bản và chỉnh sửa nội dung văn bản Tại đây, bạn có thể gõ văn bản, định dạng theo ý muốn và chèn các hình ảnh vào trong tài liệu Nội dung được tạo ra trong cửa sổ này sẽ được in ra máy in khi bạn sử dụng lệnh in, giúp quá trình in ấn diễn ra thuận tiện và hiệu quả.
Hệ thống bảng chọn (menu) trong Word chứa các lệnh để truy cập nhanh các chức năng chính của phần mềm Bạn có thể mở các mục trong menu này bằng chuột hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt để tiết kiệm thời gian và thao tác hiệu quả hơn khi làm việc Việc sử dụng menu và phím tắt giúp nâng cao năng suất và tối ưu hóa quá trình chỉnh sửa tài liệu.
Hệ thống thanh công cụ gồm nhiều thanh công cụ khác nhau, mỗi thanh công cụ chứa các nút lệnh phục vụ cho từng nhóm công việc cụ thể Ví dụ, khi soạn thảo văn bản, bạn cần sử dụng thanh công cụ chuẩn (Standard) và thanh công cụ định dạng (Formatting), giúp thao tác chỉnh sửa trở nên dễ dàng và nhanh chóng Ngoài ra, để vẽ hình, người dùng cũng cần đến các thanh công cụ phù hợp, giúp thao tác trở nên linh hoạt và thuận tiện hơn trong quá trình làm việc.
Thước kẻ là công cụ gồm hai chiếc rulers bao viền trang văn bản, giúp bạn dễ dàng điều chỉnh lề trang và thiết lập các điểm tab một cách đơn giản và trực quan Việc sử dụng thước kẻ mang lại sự chính xác, linh hoạt trong việc căn chỉnh nội dung, nâng cao hiệu quả chỉnh sửa và trình bày văn bản chuyên nghiệp Đây là công cụ không thể thiếu trong quá trình soạn thảo văn bản, giúp người dùng kiểm soát bố cục một cách dễ dàng và hiệu quả.
- Thanh trạng thái: Giúp bạn biết được một vài trạng thái cần thiết khi làm việc Ví dụ: bạn đang làm việc ở trang mấy, dòng bao nhiêu,…
Thanh công cụ và ẩn hiện các thanh công cụ:
Vào View \ Toolsbars đểẩn / hiện thanh công cụ
Vào View \ Ruler : Ẩn / hiện thước
Vào View \ Zoom : Phóng to thu nhỏ màn hình
2 Các thao tác căn bản trên một tài liệu
- Nắm được các thao tác căn bản trên một tài liệu
2.1 Tạo một tài liệu mới
Làm việc với Word nghĩa là làm việc trên các tài liệu (Documents), trong đó mỗi tài liệu phải được lưu dưới dạng tệp tin có phần mở rộng DOC Thông thường, các tài liệu của bạn sẽ được lưu trong thư mục C:\My Documents trên đĩa cứng, nhưng bạn có thể dễ dàng thay đổi vị trí lưu trữ này khi làm việc với Word để phù hợp nhu cầu.
Thông thường, khi khởi động Word, một màn hình trắng xuất hiện nhưng đó chính là tài liệu mới mà Word tự động tạo ra, giúp người dùng bắt đầu làm việc ngay lập tức Tuy nhiên, để tạo một tài liệu mới nhanh chóng và thuận tiện hơn, bạn có thể sử dụng các phương pháp như chọn "Tài liệu trống" trên giao diện chính hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt nhằm tăng hiệu quả làm việc với Microsoft Word.
- Mở mục chọn File | New ; hoặc
- Nhấn nút New trên thanh công cụ Standard; hoặc
2.2 Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa
Thay đổi cấu trúc bảng biểu
3 Thay đổi cấu trúc bảng biểu
- Trình bày được cách trộn ô, gộp ô trong bảng biểu
Trộn ô là thao tác trộn nhiều ô kề nhau trên một bảng lại thành một ô Xét ví dụ sau:
Cách làm Đầu tiên bạn tạo bảng như sau:
Sau đó lần lượt trộn các ô Ví dụ, để trộn ô Họ và tên:
Bước 1: Bôi đen 2 ô cần trộn của ô Họ tên
Bước 2: Mở mục chọn Table | Merge Cell Khi đó 2 ô đã chọn sẽ được trộn thành một ô
Tương tự, bạn hãy lần lượt trộn các ô còn lại
Bước 2: Table | Splip Cells Gõ số cột cần tách vào hộp Number of columns \
3.3 Thêm cột, dòng vào bảng đã có sẵn
- Đặt con trỏ vào trong bảng
- Columns to the left: Thêm cột bên trái
- Columns to the right: Thêm cột bên phải
- Rows Above: Thêm dòng trên
- Rows Below: Thêm dòng dưới
- Cells… / Insert entire column: Chèn thêm cột cho cả bảng
- Cells… / Insert entire row: Chèn thêm dòng cho cả bảng
Bài tập thực hành số 1
Thực hiện chế bản các bảng biểu theo yêu cầu sau đây:
TRADING FOR LEASE FOR SALE
ROOM FOR RENT Add: 327 Le Van Sy
Include air-con., water heater, IDD, phone, fax
1985 BMW 3181 2doors, dark green, in good condition
Bài tập thực hành số 2
Số điểm kiểm tra Hệ số môn học Ghi chú
Học kỳ 1 1 Cuối học kỳ I học viên phải làm bài tập lớn tính
45 tiết (có giáo viên hướng dẫn)
8 Mạng MT 60 1 2 3 kỳ II học viên phải làm bài tập tốt nghiệp với thời gian
Bài tập thực hành số 3: thuốc Mã Tên thuốc Đơn giá Qui cách Mã thuốc Số lượng bán
KẾT QUẢ THI HỌC KỲ I Năm học 2001-2002
STT Họ và tên Ngày sinh Điểm thi Tổng điểm
1 Soạn thảo và định dạng bảng điểm theo mẫu trên;
2 Tính cột tổng điểm = Toán + Lý + Hoá (Dùng Formula)
3 Thực hiện sắp xếp dữ liệu trong bảng theo chiều tăng dần (Theo cột tổng điểm)
Các lỗi thường gặp và cách khắc phục
Stt Thông báo lỗi Nguyên nhân Cách khắc phục
1 Khi nh ấn phím Home hay End thì không có tác dụng
Vào menu Tools > Options > Chọn thẻ Genaral rồi hủy dấu kiểm trong ô Navigation keys for Wordperfect users > nhấn OK
2 Đánh chữ nhưng không thấy chữ và trên thước lại không thấy số (tất cả đều biến thành màu trắng)-
To change the message text color on your desktop, right-click and select Properties, then navigate to the Appearance tab Next, go to the Advanced section and click on the Message Text option In the color box, choose black and click OK to apply the changes.
Hiện tượng lệch dấu trên ký tự chữ hoa
Khi sử dụng các font chữ thuộc bảng mã
… lúc chúng ta bỏ dấu thì sẽ thấy dấu bị lệch sang bên phải làm cho văn bản thiếu thẩm mỹ
Trường hợp này là do tiện ích AutoCorrect của Word
Vào menu Tools - AutoCorrect Options
AutoCorrect, bỏ đánh dấu mục Correct