Giáo trình bảng tính điện tử excel (nghề tin học văn phòng trung cấp)

3 LỜI GIỚI THIỆU Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft được thiết kế để giúp ghi lại, trình bày các thông tin xử lý dưới dạng b

1

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ NGOẠI NGỮ

GIÁO TRÌNH Môn học: BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ

EXCEL

NGHỀ: TIN HỌC VĂN PHÒNG

TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP

2

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN:

Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo

Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm

MÃ TÀI LIỆU: MĐ 13

3

LỜI GIỚI THIỆU Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của

hãng phần mềm Microsoft được thiết kế để giúp ghi lại, trình bày các thông tin

xử lý dưới dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan có trong bảng từ Excel Cũng như các chương trình bảng tính Lotus 1-2-3, Quattro Pro… bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng

và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự, tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người dùng

Học xong môn này, sinh viên phải nắm được các vấn đề sau:

- Khái niệm bảng tính

- Khái niệm về kiểu dữ liệu

- Nắm được khái niệm các hàm

- Hiểu được cấu trúc các hàm

- Xử lý được bảng biểu

- Tính toán được dữ liệu

- Sử dụng được phần mềm bảng tính Microsoft Excel để tạo lập, biểu diễn các kiểu dữ liệu: số, chuỗi ký tự, thời gian và lập được các bảng tính

- Sử dụng và thao tác được với các hàm trong bảng tính để làm các bài tập liên quan;

Ninh bình, ngày tháng …năm 2018 Tham gia biên soạn

1 Chủ biên ThS Nguyễn Bá Quân

4

MỤC LỤC

LỜI GIỚI THIỆU 3

BÀI 1 8

TỔNG QUAN VỀ BẢNG TÍNH 8

1 Làm quen với MS Excel 8

1.1 Giới thiệu về bảng tính Excel 8

1.2 Khởi động và thoát khỏi Excel 11

2 Một số thao tác trên bảng tính 12

2.1 Thao tác với file 12

2.2 Các thao tác cơ bản 15

3 Dữ liệu trong bảng tính 16

3.1 Dữ liệu kiểu chuỗi 16

3.2 Dữ liệu kiểu số 16

3.3 Dữ liệu kiểu ngày tháng 17

3.4 Dữ liệu kiểu tiền tệ 17

4 Các thao tác cơ bản với dữ liệu trong bảng tính 17

4.1 Nhập và định dạng dữ liệu 17

4.2 Xử lý ô, hàng, cột trong bảng tính 21

4.3 Đặt tên và ghi chú cho ô, vùng dữ liệu 31

BÀI 2 34

HÀM TRONG EXCEL 34

1 Quy tắc sử dụng hàm 34

1.1 Nguyên tắc sử dụng hàm 34

1.2 Cách nhập hàm vào bảng tính 36

2 Các hàm toán học 37

2.1.Hàm INT(Number) 37

2.2 Hàm MOD(Number, Divisor) 37

2.3 Hàm ROUND(Number, Num digits) 38

2.4 Hàm Sqrt 38

2.5 Hàm SUM(Number1, Number2, ) 39

3 Các hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi 39

3.1.Hàm LEFT(Text, Num Chars) 39

3.2 Hàm RIGHT(Text, Num Chars) 39

3.3 Hàm MID(Text, Start Num, Num Chars) 40

3.4.Hàm LEN(Text) 40

4 Hàm thống kê và thống kê có điều kiện 41

4.1 Hàm Sumif 41

4.2.Hàm COUNT 42

4.3 Hàm COUNTA 42

4.4 Hàm COUNTIF(Range, Criteria) 42

4.5 Hàm MIN(Number1, Number2, ) 42

4.6 Hàm MAX(Number1, Number2, ) 43

4.7.Hàm AVERAGE(Number1, Number2, ) 43

4.8 Hàm RANK(Number,Ref, Order) 43

5

5 Các hàm logic 43

5.1.Hàm AND (Logical 1, Logical 2, ) 43

5.2.Hàm OR(Logical1, Logical2, ) 44

5.3.Hàm IF(Logical_Test, Value_if_true, Value_if_false) 44

6 Hàm xử lý dữ liệu dạng Ngày tháng 44

6.1 Hàm TODAY() 44

6.2 Hàm DAY(Serial_Number) 44

6.3 Hàm MONTH(Serial_Number) 45

6.4 Hàm YEAR(Serial_Number) 45

7 Hàm về tìm kiếm và tham chiếu 45

7.1.Hàm VLOOKUP 45

7.2 Hàm HLOOKUP 46

BÀI 3 48

CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU 48

1.Các khái niệm cơ bản 48

1.1 Khái niệm về dữ liệu 48

1.2 Khái niệm về cơ sở dữ liệu 49

2 Sắp xếp và lọc dữ liệu 49

2.1 Sắp xếp dữ liệu 50

2.2 Lọc dữ liệu 51

3 Các hàm cơ sở dữ liệu cơ bản 53

3.1 Hàm Daverage 53

3.2 Hàm Dmax 53

3.3 Hàm Dmin 53

3.4 Hàm Dsum 53

3.5 Hàm Dcount 54

MĐ 2-04 55

1 Đồ thị 55

2 Định dạng trang văn bản cho bảng tính 62

2.1 Định dạng cỡ giấy, hướng in 62

2.2 Đặt lề cho trang in 64

2.3 Tạo tiêu đề trên, tiêu đề dưới cho trang 66

2.4 Lặp lại tiêu đề bảng tính khi sang trang 67

3 In ấn 70

3.1 Chọn máy in 70

3.2 Chọn khổ giấy in 73

3.3 Chọn hình thức in 76

Căn lề giấy (Margins) 76

TÀI LIỆU THAM KHẢO 81

6

MÔ ĐUN: BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ EXCEL

Mã mô đun: MĐ 13

Thời gian thực hiện mô đun: 60 Giờ; (Lý thuyết: 14 giờ; Thực hành, bài tập:

44 giờ; Kiểm tra: 2 giờ)

Vị trí tính chất mô đun:

- Vị trí: Mô đun được bố trí sau khi học sinh học xong các môn học chung

- Tính chất: Là mô đun cơ sở nghề

Mục tiêu mô đun:

- Về kiến thức

+ Trình bày được các công cụ trong bộ phần mềm Microsoft Office

+ Trình bày và giải thích được ý nghĩa, công dụng của các hàm trong bảng tính điện tử Excel;

- Về kỹ năng

+ Sử dụng được phần mềm bảng tính Microsoft Excel để tạo lập, biểu diễn các kiểu dữ liệu: số, chuỗi ký tự, thời gian và lập được các bảng tính + Sử dụng và thao tác được với các hàm trong bảng tính để làm các bài

tập liên quan;

- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm

+ Bố trí làm việc khoa học đảm bảo an toàn cho người và phương tiện học tập

+ Cần cù, chủ động trong học tập, đảm bảo an toàn trong học tập

Nội dung mô đun:

1 Nội dung tổng quát và phân phối thời gian:

Số

TT Tên các bài trong mô đun

Thời gian Tổng

số thuyết Lý

Thực hành, thí nghiệm, thảo luận,Bài tập

Kiểm tra

1

Bài 1 : Tổng quan về Excel 8 3 5

1 Làm quen với MS Excel 0.5 0.5

0.5 0.5

Bài 3: Các hàm cơ sở dữ liệu 16 2.5 12.5 1

1 Các khái niệm cơ bản 0.5 0.5

8

BÀI 1 TỔNG QUAN VỀ BẢNG TÍNH

MĐ 13-01

Giới thiệu:

Microsoft Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft được thiết kế để giúp ghi lại, trình bày các thông tin xử lý dưới dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan có trong bảng từ Excel Cũng như các chương trình bảng tính Lotus 1-2-3, Quattro Pro… bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo

bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự, tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người dùng

Mục tiêu của bài:

- Trình bày được khái niệm về bảng tính

- Hiểu được cách thức tổ chức làm việc của bảng tính

Nội dung chính:

1 Làm quen với MS Excel

Mục tiêu:

- Giới thiệu lịch sử phát triển cũng như công dụng của excel

1.1 Giới thiệu về bảng tính Excel

Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta

dễ dàng hơn trong việc thực hiện:

 Tính toán đại số, phân tích dữ liệu

 Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách

 Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau

 Vẽ đồ thị và các sơ đồ

 Tự động hóa các công việc bằng các macro

 Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau

 Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó chúng ta

làm việc (tính toán, vẽ đồ thị, …) và lưu trữ dữ liệu Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tính), do vậy chúng ta có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin (file) Một workbook

9

chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của chúng ta

 Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, còn

được gọi là bảng tính Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng Worksheet được chứa trong workbook Một Worksheet chứa được 16.384 cột và 1.048.576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65.536 dòng)

 Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng chỉ chứa một đồ thị

Một chart sheet rất hữu ích khi chúng ta muốn xem riêng lẻ từng đồ thị

 Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dưới của

cửa sổ workbook Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab

Hình 7.3 Các thành phần của Workbook Excel 2007 dùng định dạng tập tin mặc định là “.XLSX” (dựa trên chuẩn XML giúp việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng được dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trước đây là “.XLS”

10

 Nút lệnh Office chứa các lệnh rất thường hay sử dụng như tạo tập tin mới,

mở tập tin, lưu tập tin, … và danh mục các tập tin đã mở trước đó Nút lệnh Office giống như thực đơn File của các phiên bản trước (Xem hình 1.3)

 Chúng ta có thể chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh chứa các lệnh mà ta hay sử dụng nhất Nhấn vào để mở danh mục các lệnh và vào các lệnh cần cho hiện lên thanh lệnh truy cập nhanh Nếu chê các nút lệnh ở đây còn quá

ít bạn có thể nhấn chọn More Commands… để mở cửa sổ điều chế thanh lệnh truy cập nhanh (Xem hình 1.3 và 1.4)

Hình 1.3 Các lệnh trong thực đơn Office và bảng lựa chọn lệnh truy cập

nhanh

11

Hình 1.4 Hộp thoại để chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh

1.2 Khởi động và thoát khỏi Excel

Khởi động

Để bắt đầu Excel 2010 từ trình đơn Start của Windows, chọn Start → All Programs → Microsoft Office → Microsoft Excel 2010 Một bảng tính mới, xuất hiện, sẵn sàng cho bạn nhập dữ liệu

Thoát khỏi excel

12

2 Một số thao tác trên bảng tính

Mục tiêu:

- Trình bày các thác tác cơ bản trên bảng tính

- Thực hiện được các thao tác cơ bản

2.1 Thao tác với file

2.1.1 Tạo tài liệu

Chọn nút Office  New, một hộp thoại hiện ra (xem hình bên dưới) cung cấp nhiều lựa chọn để tạo workbook như: workbook trống, workbook theo mẫu dựng sẵn, workbook dựa trên một workbook đã có Để tạo workbook trống, bạn chọn Blank workbook và nhấp nút Create

Tạo nhanh workbook <Ctrl+N>

2.1.2 Mở tài liệu

Một tập tin có sẵn có thể được mở bằng nhiều cách:

- Chọn nút Office  chọn tên tập tin trong danh sách Recent Documents, có thể có tối đa 50 tên tập tin được sử dụng gần đây nhất trong danh sách này (để điều chỉnh thì nhấn vào nút Office Excel Options Advance phần Display  Show this number of Recent Documents )

- Dùng trình quản lý tập tin như Windows Explorer, tìm đến nơi lưu trữ tập tin và nhấp chuột hai lần lên tên tập tin

- Chọn nút Office Open, hộp thoại Open hiện ra Trong hộp thoại Open, chúng ta phải tìm đến nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và chọn tên tập tin cần

mở sau đó nhấn nút Open để mở tập tin

Gọi nhanh hộp thoại Open <Ctrl+O>

Các tùy chọn của nút Open trong hộp thoại Open: Open (mở bình thường), Open Read-Only (Không lưu đè được những thay đổi), Open as Copy (Tạo bản

13

sao của tập tin và mở ra), Open in Browser (Mở tập tin bằng trình duyệt web mặc định), Open and Repair (Rất hữu dụng trong trường hợp tập tin bị lỗi)

2.1.3 Ghi tài liệu

Một điều cần lưu ý khi làm việc trên máy tính là các bạn phải nhớ thực hiện lệnh lưu lại công việc đã thực hiện thường xuyên Việc ra lệnh lưu trữ không tốn nhiều thời gian nhưng nếu máy bị hỏng hay cúp điện đột ngột có thể mất tong cả giờ làm việc của bạn Nhằm an toàn cho dữ liệu, bạn nên bật tính năng Auto Recover, Excel sẽ tự động thực hiện lệnh lưu theo thời gian qui định (mặc định là 10 phút lưu một lần) Để sử dụng tính năng Auto Recover bạn chọn nút Office Excel Options Save, sau đó đánh dấu chọn vào Save AutoRecover information every minutes

Để lưu tập tin <Ctrl+S> hoặc <Shift+F12>

Để lưu tập tin với tên khác nhấn <F12>

để lưu trữ

14

 Qui tắt đặt tên: Đặt tên tập tin Excel dùng chung qui tắt đặt tên tập tin của Windows Tên tập tin có thể dài tới 255 ký tự bao gồm cả khoảng trắng Tuy nhiên trong tên tập tin không được dùng các ký hiệu như: \ ? : * “ < > |

 Để bảo mật tập tin, chúng ta có thể gán mật mã bảo vệ, khi đó cần phải biết mật mã mới được phép mở tập tin (trừ những cách tà đạo!)

B1 Nhấn nút Office Save As, hộp thoại Save As hiện ra

B2 Nhấn nút Tools chọn General Options…, hộp thoại General Options hiện

ra

B3 Nhập mật mã mở và hiệu chỉnh workbook (hai mật mã này nên khác nhau

để tăng bảo mật) Sau đó nhấn nút OK

B4 Xác nhận lại mật mã mở workbook Sau đó nhấn nút OK

B5 Xác nhận lại mật mã hiệu chỉnh workbook Sau đó nhấn nút OK

B6 Nhấn nút Save để hoàn tất Mật mã dài tối đa 15 ký tự và có phân biệt chữ hoa và chữ thường

Để tăng bảo mật ta dùng: Office Prepare  Encrypt Document đặt mật mã

2 lần

Các tùy chọn trong hộp General Options: Always create backup (tạo bản sao có đuôi *.xlk trước khi gán mật mã), Password to Open (mật mã để mở

15

workbook), Password to modify (mật mã để cập nhật nội dung workbook),

Read-only recommended (mở dưới dạng chỉ đọc)

Dùng tổ hợp phím <Shift+F11> chèn sheet mới vào trước sheet hiện hành

Nhấn chọn nhóm Home  đến nhóm Cells  Insert  Insert sheet

Nhấp phải chuột lên thanh sheet tab và chọn Insert…, hộp thoại Insert hiện

ra, chọn Worksheet và nhấn nút OK Sheet mới sẽ chèn vào trước sheet hiện

hành

2.2.2 Sao chép, di chuyển bảng tính

Nhấp phải chuột lên thanh sheet tab và chọn Mover or Copy…, hộp thoại Insert hiện ra, chọn Mover hoặc Copy và nhấn nút OK

2.2.3 Xóa, đổi tên bảng tính

Đổi tên worksheet

Nhấp phải chuột lên tên sheet cần đổi tên ở thanh sheet tab, chọn Rename, gõ tên mới vào, xong nhấn phím Enter Tên sheet có thể dài tới 31

16

ký tự và có thể dùng khoảng trắng, tuy nhiên không được dùng các ký hiệu

để đặt tên như: :

Xóa worksheet

Muốn xóa work sheet, bạn làm theo các cách sau:

- Chọn sheet muốn xóa chọn nhóm Home chọn nhóm Cells  Delete  Delete sheet

- Nhấp phải chuột lên tên sheet muốn xóa sau đó chọn Delete, xác nhận xóa

- Hiểu được các loại dữ liệu trong bảng tính

- Áp dụng thực hiện dữ liệu trong bảng tính

Các ô trong bảng tính có thể chứa các con số, các chuỗi văn bản hay các biểu thức toán học Ngoài ra bảng tính còn có thể chứa các biểu đồ, sơ đồ, hình ảnh, … các đối tượng này không chứa trong ô mà nổi trên bề mặt bảng tính

3.1 Dữ liệu kiểu chuỗi

3.2 Dữ liệu kiểu số

Kiểu số cho phép chúng ta thực hiện các phép toán học trực tiếp như cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/), lũy thừa (^)

Kiểu số các phím số được nhập từ các ký 0 đến 9 trên bàn phím, số gồm

có số dương và số âm, sồ dương nhập vào ô hình thường (ví dụ: 8938), số âm được nhập bằng hai cách là có dấu trừ phía trước, hoặc dãy số sẽ được bao bọc bởi dầu ngoặc đơn (ví dụ: -8938 hoặc (8938) cả hai cách nhập đều cho ra -8938)

Kiểu số bao gồm cả các số thập phân (có chứa dấu cách thập phân, dấu phảy (,) hay dấu (.) tùy vào định dạng) Ví dụ 9,534; 0,123…

17

3.3 Dữ liệu kiểu ngày tháng

Về bản chất kiểu ngày tháng, giờ cũng tương tự như kiểu số Cũng có thể dùng thể thực hiện các phép toán số học và cũng được hiển thị mặc định phía bên tay phải trong ô dữ liệu

Kiểu ngày tháng mặc định được dịnh dạng theo kiêu US là m/dd/yy, chúng ta có thể định dạng lại theo kiểu Việt Nam

3.4 Dữ liệu kiểu tiền tệ

Currency: Định dạng số kèm theo kiểu tiền tệ, khi sử dụng định dạng này mặc dù dãy số được gán thêm các ký tự liện quan đến tiền tệ nhưng vẫn giữ nguyên là kiểu số để thực hiện các phép tính toán, dãy số không bị biến thành chuỗi ký tự

4 Các thao tác cơ bản với dữ liệu trong bảng tính

Mục tiêu:

- Hiểu được cách thao tác cơ bản với dữ liệu trong bảng tính

- Th ực hiện được việc nhập và chỉnh sửa dữ liệu

4.1 Nhập và định dạng dữ liệu

B1 Trên worksheet, chọn ô cần nhập liệu

B2 Nhập vào con số, chuỗi văn bản, ngày tháng hay thời gian,… mà bạn cần

B3 Nhập xong nhấn Enter (ô hiện hành chuyển xuống dưới) hoặc Tab (ô hiện hành chuyển qua phải) để kết thúc

Lưu ý:

 Nếu nhập các con số vào mà Excel hiển thị ##### là do chiều rộng cột

không đủ bạn bản tăng thêm chiều rộng cột

 Mặc định Excel sẽ dùng dấu chấm (.) để phân cách phần số nguyên và phần

số thập phân

Khi nhập các con số mà các con số này không cần tính toán thì bạn nên định

dạng ô là Text trước khi nhập (Home  nhóm Number  chọn Text từ danh

sách)

Ngày và thời gian nhập vào ô thì nó dùng định dạng ngày mặc định trong

Control Panel  Regional and Language Options

- Khi nhập ngày dùng dấu / hoặc - để phân cách, ví dụ 10/05/2007 hoặc 05-2007 Khi muốn nhập ngày hiện tại vào ô hãy gõ <Ctrl+;> Khi muốn

tự hiểu là AM Khi muốn nhập thời gian hiện tại vào ô hãy gõ

<Ctrl+Shift+;> Khi muốn dùng định dạng thời gian mặc định cho ô chứa thời gian thì chọn ô và gõ <Ctrl+Shift+@>

 Muốn nhập cùng một nội dung cho nhiều ô, bạn hãy chọn các ô và nhập liệu

vào sau đó nhấn <Ctrl+Enter> Ngoài ra còn có thể sử dụng chức năng AutoFill (phần sau)

 Muốn nhập cùng nội dung trên các ô ở nhiều sheet, bạn hãy chọn các sheet

đó, sau đó chọn các ô trên sheet hiện hành, tiếp theo nhập liệu (có thể mất dữ liệu do bị nhập đè lên các ô có dữ liệu) Để bỏ chọn các sheet thì nhấp phải

chuột lên thanh sheet tab và chọn Ungroup Sheets

Nhập các ký tự đặc biệt

B1 Muốn nhập ký tự đặc biệt vào, trước tiên chọn ô và đến nơi cần chèn trong

ô

B2 Chọn Insert  nhóm Text  chọn Symbol

B3 Trong hộp thoại Symbol hãy chọn ký tự cần, có thể đổi kiểu Font tại hộp Font

B4 Nhấn nút Insert để chèn

19

- Để hủy một lệnh vừa thực hiện bạn nhấn chuột lên nút hay dùng phím

<Ctrl+Z>

- Đang nhập liệu vào ô muốn hủy thì nhấn phím ESC

- Để phục hồi lệnh vừa hủy thì nhấn nút hay dùng phím <Ctrl+Y>

- Để thực hiện lại lệnh sau cùng nhấn <Ctrl+Y>

Hiệu chỉnh nội dung

Xóa nội dung các ô

B1 Chọn một hoặc nhiều ô cần xóa

B2 Nhấn Delete trên bàn phím (xóa cách này thì chỉ xóa nội dung các định dạng của ô vẫn còn) Ngoài ra để xóa bạn có thể vào Home  nhóm Editing  Clear ( ) và chọn các lệnh:

- Clear All: Xóa tất cả nội dung và định dạng

- Clear Formats: Chỉ xóa phần định dạng của ô

- Clear Contents: Chỉ xóa nội dung, còn định dạng

- Clear Comments: Chỉ xóa các chú thích của ô nếu có

- Lưu ý các lệnh trên không xóa được định dạng của bảng (table)

Nhập đè lên ô có sẵn nội dung

Muốn nhập đè lên các ô có sẵn nội dung, trước tiên bạn hãy chọn ô đó và nhập vào nội dung mới Khi đó, nội dung cũ của ô sẽ mất đi và thay bằng nội dung vừa nhập đè

Hiệu chỉnh nội dung các ô

Muốn hiệu chỉnh nội dung sẵn có của ô bạn làm các cách sau:

20

- Nhấp chuột hai lần lên ô cần hiệu chỉnh  dùng chuột hoặc các phím mũi

tên di chuyển đến nơi cần hiệu chỉnh dùng phím Backspace hoặc Delete

để xóa một số nội dung sau đó nhập vào nội dung mới

- Chọn ô cần hiệu chỉnh và nhấn F2 để vào chế độ hiệu chỉnh và làm tương tự

như trên

- Chọn ô cần hiệu chỉnh, sau đó nhấp chuột vào thanh công thức (Formula)

Dữ liệu trong các ô tuân theo một quy luật

Chuỗi số với bước nhảy là 1

 Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu Ví dụ để đánh

số thứ tự cho một số ô bắt đầu từ 1, ta gõ 1 và nhấn

 Trỏ chuột vào góc phải bên dưới của ô để xuất hiện dấu + màu đen, giữ phím Ctrl trong khi kéo chuột theo cột dọc hoặc hàng ngang (thao tác này được gọi là điền tự động – AutoFill) Kết quả ta được chuỗi số

1, 2, 3, …

Chuỗi số với bước nhảy bất kỳ:

 Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ

vào số bắt đầu, ví dụ để có chuỗi số 0, 5,

10, 15, … ta gõ số 0 vào một ô nào đó

 Nhấn Enter để xuống ô dưới (hoặc phím

Tab để sang ô bên phải), gõ vào số tiếp

21

 Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào

tháng, ngày, năm bắt đầu

 Trỏ chuột vào góc phải bên dưới của ô để xuất

hiện dấu +, bấm giữ chuột phải, kéo thả tại ô

cuối của miền

 Một menu xuất hiện, chọn:

o Copy Cells: Để điền dữ liệu giống nhau cho

tất cả các ô trong miền

o Fill Series: Để tăng lên 1 ngày ở các ô kế

tiếp

o Fill Formatting Only: Chỉ copy định dạng sang các ô khác trong

miền mà không có giá trị

o Fill Without Formatting: Điền giá trị cho các ô tiếp theo nhưng

không có định dạng Ví dụ: Ô đầu tiên của miền có giá trị 5/21/2006

(định dạng ngày tháng), các ô kế tiếp sẽ là: 38859, 38860, 38861,

… (không có định dạng)

o Fill Days: Tăng lên 1 ngày ở các ô kế tiếp

o Fill Weekdays: Tăng lên 1 ngày ở các ô kế tiếp nhưng chỉ thuộc

các ngày trong tuần (từ thứ 2 đến thứ 6)

Ví dụ: Ô đầu tiên của miền là 8/5/2006 (ứng với thứ 7), các ô kế

tiếp sẽ là 8/7/2006 (thứ 2), 8/8/2006 (thứ 3), …, 8/11/2006 (thứ 6), 8/11/2006 (thứ 2), …

o Fill Months: Tăng lên 1 tháng (không tăng ngày) ở các ô kế tiếp

Fill Years: Tăng lên 1 năm ở các ô kế tiếp (không tăng ngày tháng

4.2 Xử lý ô, hàng, cột trong bảng tính

a Nhận dạng ô và vùng (cells, range)

Địa chỉ một ô trong Excel được xác định bởi tiêu đề cột và số thứ tự của dòng Một vùng trong bảng tính được xác định bằng địa chỉ của ô ở góc trên bên trái của vùng và địa chỉ ô góc dưới bên phải của vùng (có dấu : phân cách) Đặc biệt, địa chỉ của cả một cột hoặc dòng được xác định là <tên cột>:<tên cột> (ví dụ cột A thì được xác định ngắn gọn là A:A) và <số dòng>:<số dòng> (ví dụ địa chỉ của cả một dòng 4 là 4:4)

b Chọn vùng

22

Nếu dùng chuột, trước tiên bạn dùng chuột di chuyển ô hiện hành đến góc trên bên trái của vùng cần chọn, sau đó giữ trái chuột kéo xuống dưới qua phải đến vị trí ô cuối cùng của vùng và thả chuột Nếu dùng phím thì sau khi chọn

ô đầu tiên bạn giữ phím Shift trong khi nhấn phím  và  để đến ô cuối của vùng và thả các phím (Bạn cũng có thể làm ngược lại là chọn ô cuối của vùng trước và kéo chọn đến ô đầu tiên)

Khi muốn chọn cả sheet hiện hành thì nhấn <Ctrl+A>, còn muốn chọn cả workbook (nghĩa là chọn tất cả các sheet) thì nhấp phải chuột lên thanh sheet tab

và chọn Select All Sheets

c Sao chép và di chuyển vùng

Sao chép (copy) giúp ta nhân bản một vùng nào đó đến một nơi nào đó trong bảng tính và dữ liệu gốc còn nguyên, còn di chuyển vùng thì cũng như sao chép nhưng dữ liệu gốc sẽ được di dời đến vị trí mới Để sao chép hay di chuyển trước tiên bạn phải chọn vùng cần sao chép hay di chuyển, sau đó có thể dùng nút lệnh, phím tắt hay dùng chuột để thực hiện:

 Dùng Ribbon: Chọn vùng  Home  nhóm Clipboard nhấn nút hay

(Copy hay Cut), đến nơi đích và Home  nhóm Clipboard  nhấn nút

(Paste) Bạn có thể gọi các lệnh trên từ thực đơn ngữ cảnh  nhấp phải chuột

 Chuột: Chọn vùng  giữ trái chuột và giữ thêm phím Ctrl nếu là sao chép (không giữ thêm phím Ctrl sẽ là lệnh di chuyển)  kéo chuột

tới nơi đích cần sao chép hay di chuyển đến và thả chuột

d Dán đặc biệt

23

Trong quá trình sao chép đôi khi chúng ta cần dán nội dung đã sao chép hay cắt

từ bộ nhớ vào với một số chọn lọc nào đó, khi đó thay vì dùng lệnh Paste bạn hãy sử dụng Paste Special… Sau khi chọn vùng, ra lệnh Copy, đến đích cần sao chép đến và nhấp phải chuột, chọn lệnh Paste Special… hộp thoại Paste Special có một số lựa chọn như bảng sau:

e Đặt tên vùng

Việc đặt tên vùng có lợi rất lớn trong quá trình thao thác và xử lý tính toán như: vùng được gán tên sẽ giúp gợi nhớ và dễ hiểu công dụng của nó hơn là các địa

Để đặt tên trước tiên ta chọn vùng cần đặt tên  chọn nhóm Formulas 

Defined Names  Define Name, hộp thoại New Name hiện ra Ở đây, bạn hãy nhập tên vùng vào hộp Name chọn Scope, nhập chú thích nếu cần, xong thì nhấn

OK Ngoài ra bạn còn có thể đặt tên trực tiếp từ hộp Name box hoặc đặt tên cho

vùng chọn từ Formulas

 Defined Names Create from Selection hoặc dùng thực đơn ngữ cảnh

25

Muốn mở hộp thoại quản lý các tên đã đặt bạn vào nhóm Formulas  Defined Names Name Manager Từ hộp thoại bạn có thể đặt tên mới, hiệu chỉnh thông tin cho các tên hiện hoặc xóa tên của các vùng không dùng đến,…

f Thêm chú thích cho ô

Thêm chú thích vào các ô giúp cho việc hiệu chỉnh và hiểu thông tin mà ô đang

chứa được rõ ràng hơn Để thêm chú thích và ô, chọn ô  chọn nhóm Review

 Comments  New Comment và hãy nhập chú thích vào Ngoài ra bạn có

thể nhấp

phải chuột lên ô cần chú thích và chọn Insert Comment

Để đọc chú thích chỉ cần rê chuột lên ô có chú thích hoặc vào Review  Comments  Next hay Previous

Để ẩn/ hiện chú thích vào Review  Comments  Show All Comments (ẩn/ hiện tất cả) hoặc Show/ Hide Comment (ẩn/ hiện chú thích ô đang chọn)

Hiệu chỉnh chú thích vào chọn ô cần hiệu chỉnh chú thích  Review  Comments Edit Comment Ngoài ra để nhanh bạn có thể nhấp phải chuột và chọn Edit Comment từ thực đơn ngữ cảnh

Xóa chú thích vào chọn ô cần xóa chú thích  Review  Comments  Delete Hoặc

nhấp phải chuột và chọn Delete Comment

g Chèn, xóa ô, dòng và cột

Chúng ta có thể chèn thêm các ô vào bên trái hoặc bên trên của ô hiện hành trong worksheet và dịch chuyển các ô đang chọn qua phải hoặc xuống dưới Tương tự, ta có

26

thể chèn thêm các dòng bên trên, chèn thêm các cột vào bên trái và có thể xóa đi các ô, các dòng và cột

Chèn ô trống

B1 Chọn các ô mà bạn muốn chèn các ô trống vào đó (muốn chọn các ô không

liên tục thì giữ Ctrl trong khi chọn các ô)

B2 Chọn Home chọn nhóm Cells Insert  Insert Cells…

B3 Chọn lựa chọn phù hợp trong hộp thoại Insert

B1 Chọn các ô, các dòng hoặc các cột cần xóa

B2 Chọn Home  Cells  Delete  chọn kiểu xóa phù hợp (xem hình)

h Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng

Trong worksheet ta có thể qui định độ rộng cột từ 0 đến 255, đây chính là số ký

tự có thể hiển thị trong một dòng Độ rộng mặc định của cột là 8.43 ký tự, khi độ

28

rộng là 0 thì cột được ẩn đi Tương tự, chiều cao của dòng qui định từ 0 đến 409, đây là đơn vị đo lường bằng điểm (point: 1 point = 1/72 inch) Chiều cao mặc định của dòng là 12.75 point, khi chiều cao là 0 thì dòng bị ẩn đi Các bước điều chỉnh dòng cột:

B1 Chọn dòng hoặc cột cần điều chỉnh chiều cao hoặc độ rộng

B2 Chọn Home  Cells  Format  Chọn lệnh phù hợp (xem hình)

Row Height… chọn lệnh này để qui định chiều cao của dòng

AutoFit Row Height chọn lệnh này Excel sẽ tự canh chỉnh chiều cao dòng cho

phù

hợp với nội dung

Column Width… chọn lệnh này để qui định độ rộng cột

AutoFit Column Width chọn lệnh này Excel sẽ tự canh chỉnh độ rộng cột cho phù

hợp với nội dung

Default Width… chọn lệnh này khi bạn muốn qui định lại độ rộng mặc định

cho

worksheet hay cả workbook

Ta có thể qui định chiều cao dòng và độ rộng cột cho cả worksheet hay cả workbook bằng cách chọn cả worksheet hay cả workbook trước khi thực hiện lệnh

Ngoài cách thay đổi chiều cao dòng và độ rộng cột như trên, ta còn có thể dùng chuột để thao tác nhanh hơn Muốn thay đổi độ rộng cột nào hãy rê chuột đến phía bên phải tiêu đề cột đó cho xuất hiện ký hiệu và kéo chuột về bên phải

để tăng hoặc kéo về bên trái để giảm độ rộng cột Tương tự, muốn thay đổi chiều cao dòng nào hãy rê chuột đến bên dưới số thứ tự dòng cho xuất hiện ký

B1 Chọn các ô cần nối lại

B2 Chọn Home  Alignment chọn Merge & Center Để canh chỉnh dữ liệu trong ô dùng các nút canh chỉnh trong nhóm Algnment

Chuyển một ô đã nối về lại nhiều ô

Sau khi chuyển ô đã nối về lại nhiều ô thì nội dung sẽ hiện tại ô ở góc trên cùng bên trái

30

- Áp dụng thực hiện các địa chỉ trên bảng tính

Địa chỉ tương đối

- Chính là tên ô, tên vùng trong Excel Dạng cụ thể như sau:

+ Nếu là ô: <Cột><Dòng>

Ví dụ : A1, B3, G7, F9

+ Nếu là vùng : <Tên ô trên -trái>:<Tên ô dưới - phải>

Ví dụ : B3 : D7

Hình 7.18 : Ví dụ về địa chỉ tương đối

- Đối với địa chỉ tương đối, khi sao chép công thức thì các địa chỉ tương đối được dùng trong công thức của ô gốc sẽ tự động thay đổi theo, tương ứng với vị trí thay đổi, tương ứng này sẽ là 1-1

+ Ví dụ :

Tại ô G3, có công thức: = A3+B5

Nếu sao chép sang ô G4, sẽ có công thức: = A4+B6

Nếu sao chép sang ô J5: = D5+E7

Địa chỉ tuyệt đối

- Tương tự địa chỉ tuyệt đối, nhưng có thêm ký hiệu $ trước ký hiệu cột và

ký hiệu dòng Dạng cụ thể như sau :

31

Ví dụ : tại ô G3 gõ công thức : =$A$3+B5

Nếu sao chép sang ô G4, sẽ có công thức : =$A$3+B6

o tiếp (không tăng ngày tháng)

4.3 Đặt tên và ghi chú cho ô, vùng dữ liệu

Chức năng đặt tên – define name giúp dễ nhớ các vùng, bảng dữ liệu – dễ

quản lý dữ liệu và áp dụng vào công thức

Giúp công thức ngắn gọn dễ hiểu, dễ sửa chữa – chỉ cần thay đổi nội dung trong vùng dữ liệu thì kết quả công thức sẽ thay đổi theo mà không phải sửa lại công thức

Thực hiện một số công thức phức tạp, hoặc với số lượng lớn công thức cần xử lý

Làm đơn giản hóa Excel, gồm các hàm, hoặc các công thức phức tạp Tránh sai sót, nhầm lẫn trong việc quản lý dữ liệu hay trong việc lập công thức

Thao tác với Define name trong Excel

Chọn ô, dãy ô mà bạn muốn đặt tên

Cách 1: Nhấp hộp Name ở bên trái ngoài cùng của thanh công thức rồi gõ nhập

tên muốn đặt Nhấn Enter

Cách 2: Đặt tên thông qua Insert/Name/Define hay dùng tổ hợp phím tắt

Ctrl+F3, hộp thoại Name Define hiện ra (trong Excel 2010 là hộp thoại Name Manager, chọn New… -> ra hộp thoại New Name), trong Names in workbook bạn gõ tên muốn đặt, trong Refers to: bạn gõ vùng tham chiếu Nếu đặt tên cho một hằng hay một công thức thì hộp thoại Refers to bạn sẽ gõ hằng hay công

32

thức vào đây (Nếu bạn đã chọn vùng mà muốn đặt tên trước thì vùng đó sẽ xuất hiện sẵn trong Refers to)

Cách 3: Đặt nhãn thông qua hộp thoại Insert/Name/Label Thường được

sử dụng để đặt nhãn cho một cột có tiêu đề, chọn từng cột luôn cả tiêu đề, add vào hộp thoại Add Label Range/Add/Ok Nhãn của vùng sẽ lấy theo tiêu đề cột

Giao diện Define Name (New Name)

Những qui định về việc đặt tên cho các ô, các công thức, các hằng :

1 Các ký tự được phép: Ký tự đầu tiên của 1 tên phải là mẫu tự, hoặc ký

tự gạch dưới Các ký tự còn lại trong tên có thể là các mẫu tự, các số, các dấu chấm, và các ký tự gạch dưới Ví dụ : _01_01_04 hay HH_01

2 Các tên không thể là một tham chiếu ô, VD: R1C1 hay A$1

3 Có thể dùng nhiều từ, nhưng không có khoảng trống Các ký tự gạch dưới hay dấu chấm có thể được dùng để nối từ Ví dụ: Product_01 hay Product.01

4 Số ký tự : Một tên có thể lên đến 255 ký tự

5 Loại kiểu chữ dùng trong tên: Excel không phân biệt ký tự in hoa và ký

tự thường trong các tên

Sử dụng các nhãn và tên :

Các sheet thường có các nhãn ở đỉnh của mỗi cột và phía bên trái của mỗi hàng nhằm mô tả dữ liệu ở bên trong của nó Bạn có thể sử dụng các nhãn này trong các công thức lúc bạn muốn tham chiếu đến các dữ liệu liên quan Bạn cũng có thể đặt các tên mô tả để dễ gợi nhớ cho các Cell, dãy các Cell, các công thức hay các hằng

Lưu ý: Excel không nhận ra các nhãn trong công thức nên bạn hãy vào Tools/Options/Calculation Bên trong Workbook options bạn hãy chọn hộp kiểm Accept labels in formulas

Nội dung Excel 2003 Excel 2007 – 2013

Xóa tên

Vào mục Insert/Name/Define, click chọn tên vùng đã

Ấn Ctrl+F3 (Mở hộp thoại Name manager), trong hộp thoại Name manager, chọn tên muốn xóa bỏ rồi ấn

Xóa tên cũ, thực hiện lại thao tác đặt tên rồi đặt tên mới Hoặc trong hộp thoại Name manager chọn Edit rồi sửa tên vùng đó.

đã đặt của vùng cũ

Ấn Ctrl+F3 (Mở hộp thoại Name manager), trong hộp thoại Name manager, chọn tên vùng muốn thay đổi kích thước, ấn Edit rồi chọn vùng cần thay đổi, ấn ok (Kích thước vùng cần đặt tên nằm trong mục Refers to – nằm phía dưới của bảng Name manager Thay đổi tọa độ trong mục này sẽ thay đổi kích thước của vùng)

34

BÀI 2 HÀM TRONG EXCEL

MĐ 13-02 Giới thiệu:

Hàm trong excel là gì? Hàm trong excel là hàm được lập trình sẵn dùng

để tính toán hoặc thực hiện một chức năng nào đó Việc sử dụng thành thạo các

hàm sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với tính toán thủ công không dùng hàm Các hàm trong excel rất đa dạng bao trùm nhiều lĩnh vực nó

dùng trong công việc kế toán học hành của các sinh viên đại họ

Mục tiêu của bài:

- Nắm được khái niệm về các hàm trong Excel

- Hiểu được cú pháp của từng hàm

- Thực hiện được lồng ghép các hàm với nhau

Nội dung chính:

1 Quy tắc sử dụng hàm

Mục tiêu:

- Nắm được khái niệm về các hàm trong Excel

- Hiểu được nguyên tắc sử dụng hàm

1.1 Nguyên tắc sử dụng hàm

Công thức giúp bảng tính hữu ích hơn rất nhiều, nếu không có các công thức thì bảng tính cũng giống như trình soạn thảo văn bản Chúng ta dùng công thức để tính toán từ các dữ liệu lưu trữ trên bảng tính, khi dữ liệu thay đổi các công thức này sẽ tự động cập nhật các thay đổi và tính ra kết quả mới giúp chúng ta đỡ tốn công sức tính lại nhiều lần Vậy công thức có các thành phần gì?

Công thức trong Excel được nhận dạng là bắt đầu bởi dấu = và sau đó là

sự kết hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm

Ví dụ:

Ví dụ về công thức

a Các toán tử trong công thức

Toán tử Chức năng Ví dụ Kết quả

= Bằng =A1=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả:FALSE

> Lớn hơn =A1>B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả:FALSE

< Nhỏ hơn =A1<B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: TRUE

=A1<=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: TRUE

<> Khác =A1<>B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: TRUE

Trả về giá trị của ô

b Thứ tự ưu tiên của các toán tử

: (hai chấm) (1 khoảng trắng) , (dấu phẩy) Toán tử tham chiếu 1

36

c Các lỗi thông dụng (Formulas errors)

Các lỗi thông dụng

Lỗi Giải thích

#DIV/0! Trong công thức có chứa phép chia cho 0 (zero) hoặc chia ô rỗng

#NAME? Do dánh sai tên hàm hay tham chiếu hoặc đánh thiếu dấu nháy

#N/A Công thức tham chiếu đến ô mà có dùng hàm NA để kiểm tra sự

tồn tại của dữ liệu hoặc hàm không có kết quả

#NULL! Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau của 2 vùng mà 2 vùng này không

có phần chung nên phần giao rỗng

#NUM! Vấn đề đối với giá trị, ví dụ như dùng nhầm số âm trong khi đúng

phải là số dương

#REF! Tham chiếu bị lỗi, thường là do ô tham chiếu trong hàm bị xóa

#VALUE! Công thức tính toán có chứa kiểu dữ liệu không đúng

1.2 Cách nhập hàm vào bảng tính

Hàm luôn được bắt đầu với một dấu bằng (=), phía sau nó có thể là số,

toán tử và các hàm Excel

Ví dụ một số công thức đơn giản trong Excel:

=2*5+8 (Công thức này là 2 nhân 5 sau đó cộng thêm 8)

= A2*A3-A5 (Giá trị ô A2 nhân với giá trị ô A3 rồi trừ đi giá trị trong ô A5)

= SUM(B1:B10) (Sử dụng hàm tính tổng SUM để tính tổng giá trị các ô từ

B1 đến B10)

=TODAY() (Sử dụng hàm TODAY để trả về giá trị ngày hiện tại)

=UPPER("hello") (Hàm UPPER dùng để chuyển đổi văn bản chữ thường thành chữ hoa, kết quả ở đây sẽ chuyển "hello" thành "HELLO")

=IF(A1>0) (Hàm điều kiện IF để kiểm tra xem ô A1 có chứa giá trị nào lớn

hơn 0 hay không)

Các phần cơ bản của một công thức Excel:

Công thức Excel cồn có thể bao gồm một trong số hoặc tất cả các thành phần sau đây: hàm, tham chiếu, toán tử và hằng số

Cùng tham khảo ví dụ dưới đây:

1 Hàm: Hàm PI()trả về giá trị của số pi: 3,142

2 Tham chiếu: A2 trả về giá trị trong ô A2

- Nhập biểu thức mà bạn muốn tính, ví dụ: A5+E5 Với công thức này thì

nó sẽ cộng giá trị của ô A5 với E5

- Sau khi nhập công thức, ấn phím Enter Kết quả của phép tính sẽ được hiển thị trong ô vừa nhập

- Nếu công thức bị lỗi, thông báo lỗi sẽ hiển thị bắt đầu bằng một dấu # Nhập miền tham chiếu bằng con trỏ

- Đặt con trỏ vào ô cần hiển thị kết quả công thức

- Nhập công thức để tính trên một cột hay miền giá trị Ví dụ gõ công thức

=E2+E5, có nghĩa là giá trị của ô E2 cộng giá trị của ô E5

- Sử dụng các phím mũi tên, di chuyển con trỏ ô từ ô tham chiếu đầu tiên (trong trường hợp này là E2) Công thức sẽ kiểm tra và giá trị hiện hành sẽ được đưa vào công thức

- Gõ phép +

- Sử dụng các phím mũi tên, di chuyển con trỏ ô tới ô tham chiếu thứ hai, (trong trường hợp này là E5) Nếu bạn tính toán trong một vùng dữ liệu thì giữ

phím Shift đồng thời di chuyển phím mũi tên tới tất cả các ô cần tính

- Sau khi đã chọn hết các ô cho công thức, nhấn phím Enter để có kết quả

Trong đó : Number là số thực mà ta muốn lấy phần nguyên

Công dụng : Trả về phần nguyên của một số thực

38

Công dụng : Trả về phần dư của phép chia nguyên Kết quả có cùng dấu như số chia

Ví dụ MOD(3,2) Bằng 1

2.3 Hàm ROUND(Number, Num digits)

Công dụng : Làm tròn một số theo số con số được chỉ định

Trong đó :Number là số thực mà ta muốn làm tròn Num digits là số ký số mà

Cú pháp hàm SQRT có các đối số sau đây:

 Number Bắt buộc Số mà bạn muốn tìm căn bậc hai của nó

39

Dữ liệu

=SQRT(A2) Căn bậc hai của -16 Vì đây là số

âm, trả về thông báo lỗi #NUM! #NUM!

=SQRT(ABS(

A2))

Tránh thông báo lỗi #NUM! bằng cách trước hết hãy sử dụng hàm ABS để tìm giá trị tuyệt đối của -16,

sau đó tìm căn bậc hai

4

2.5 Hàm SUM(Number1, Number2, )

Công dụng : Trả về tổng tất cả các giá trị số trong danh sách các đối số

Ví dụ Giả sử cell A1:A3 có chứa giá trị số 2, 3,4

3.1.Hàm LEFT(Text, Num Chars)

Công dụng : Trả về các ký tự đầu tiên của một chuỗi

Trong đó : Text là chuỗi mà ta muốn trích ra một phần của nó Num Chars chỉ

ra số ký tự được LEFT trả về Num Chars phải lớn hơn hay bằng 0 Nếu Num Chars lớn hơn số ký tự có trong Text, LEFT trả về toàn bộ chuỗi Nếu không ghi Num Chars, có giá trị mặc nhiên bằng 1

Ví dụ LEFT(“Tin Hoc”,3) Bằng “Tin”

Nếu cell A1 chứa giá trị “G102A” thì LEFT(A1) bằng “G”

3.2 Hàm RIGHT(Text, Num Chars)

Trong đó : Text là chuỗi mà ta muốn trích ra một phần Num Chars chỉ ra số ký

tự được RIGHT trả về Num Chars phải lớn hơn hay bằng 0 Nếu Num Chars lớn hơn số ký tự có trong Text, LEFT trả về toàn bộ chuỗi Nếu không ghi Num Chars, Nó có giá trị mặc nhiên bằng 1

Công dụng : Trả về các ký tự cuối cùng của một chuỗi

Ví dụ RIGHT(“Tin Hoc”,3) Bằng “Hoc”

Nếu cell A1 chứa giá trị “G102A” thì RIGHT(A1) bằng “A”

40

3.3 Hàm MID(Text, Start Num, Num Chars)

Trong đó : Text là chuỗi mà ta muốn trích ra một phần Start Num là vị trí ký

tự trong Text Num Chars chỉ ra số ký tự được MID trả về kể từ vị trí Start Num

Công dụng : Trả về một số chỉ định các ký tự từ một chuỗi, bắt đầu tại vị trí mong muốn

Ví dụ MID(“G102A”,2,1) Bằng “1”

3.4 Hàm LEN(Text)

Trong đó :Text là một chuỗi

Công dụng : Trả về chiều dài của một chuỗi

Ví dụ : LEN(“Tin Hoc”) Bằng 7

Hàm LOWER(Text)

Công dụng : Chuyển tất cả các chữ hoa trong chuỗi thành chữ thường

Ví dụ LOWER(“Tin Hoc”) Bằng “tin hoc”

Hàm PROPER(Text)

Công dụng : Chuyển sang chữ hoa chữ cái đầu tiên của các từ có trong chuỗi và các chữ đi ngay sau một ký tự không phải là chữ cái Các chữ cái còn lại chuyển sang chữ thường

Ví dụ PROPER(“TIN HOC”) Bằng “Tin Hoc”

Hàm TEXT(Value, Format Text)

Trong đó : Value là một giá trị số, một công thức trả về giá trị số, hay một tham chiếu tới một cell chứa đựng một giá trị số Format Text Là một định dạng số

Công dụng : Trả về một chuỗi đã được loại bỏ tất cả các khoảng trắng thừa

Ví dụ TRIM(“ MicroSoft Excel “) Bằng “MicroSoft Excel”

Hàm UPPER(Text)

Công dụng : Chuyển tất cả các chữ thường trong chuỗi thành chữ hoa

Ví dụ UPPER(“Tin Hoc”) Bằng “TIN HOC”

Hàm VALUE(Text)

Trong đó : Text là chuỗi đặt ở một khuôn dạng bất kỳ của số, ngày, hay giờ