➔ KẾT LUẬN: Các nhà quản trị phải thận trọng trong việc kết hợp và điều chỉnh các chức năng quản trị và vai trò của từng nhà quản trị để có thể đương đầu với những thách thức đưa ra và
Khái niệm
Doanh nghiệp nhỏ: Có thể là doanh nghiệp con/công ty con và thường là doanh nghiệp tư nhân hoạt động với:
● Bộ máy nhân sự nhỏ.
● Không mang tính hệ thống cao.
● Doanh thu sản phẩm đạt mức trung bình thấp.
Tổ chức phi lợi nhuận (Non Profit Organisation – NPO) :
● Không thuộc khu vực Nhà Nước.
● Mang lại điều tốt đẹp, nhân văn.
● Nguồn tài chính lấy từ tài trợ, ngân quỹ riêng nhà nước, quyên góp,
● Có lợi nhuận nhưng lợi nhuận không chia cho các cá thể mà dùng để quyên góp, tài trợ để hướng tới mục đích vì cộng đồng.
Quản trị doanh nghiệp nhỏ
Chú trọng các vai trò khác với các công ty lớn:
● Người phát ngôn: quan trọng nhất vì công ty cần được thúc đẩy ra công chúng
● Người khởi xướng kinh doanh: để đàm bảo lợi thế cạnh tranh, giúp công ty luôn cải tiến, đổi mới.
● Người lãnh đạo, người xử lý thông tin không được chú trọng nhiều Để quản lý một doanh nghiệp nhỏ cần:
● Người khởi xướng kinh doanh: để đàm bảo lợi thế cạnh tranh, giúp công ty luôn cải tiến, đổi mới.
● Người lãnh đạo, người xử lý thông tin không được chú trọng nhiều.
● Xác định rõ mục tiêu cốt lõi và chiến lược phát triển.
● Lên kế hoạch cụ thể về bộ máy và kế hoạch nhân sự.
● Chú trọng khâu marketing (quảng bá thương hiệu doanh nghiệp).
● Tập trung vào kế hoạch và chiến lược sản xuất sản phẩm chủ chốt.
● Quản lý tài chính một cách hiệu quả nhất.
● Áp dụng khoa học công nghệ, tập trung cải tiến sản phẩm.
Quản trị tổ chức phi lợi nhuận
Áp dụng cơ bản các năng lực quản trị giống một đơn vị kinh doanh Để quản lý một tổ chức phi lợi nhuận, ta cần:
● Hướng các nỗ lực của công ty để tạo ra các tác động xã hội, thông qua các hoạt động thiện nguyện, quyên góp,
● Quản lý, hoạt động dựa trên các ngân quỹ riêng của nhà nước, các khoản tài trợ, các khoản quyên góp.
● Đảm bảo ngân quỹ duy trì công ty tổ chức luôn ổn định trong điều kiện nguồn lực hạn chế.
● Tính toán chi tiêu tiết kiệm nhất cho một hoạt động.
Trong kết luận này, các nhà quản trị cần thận trọng khi kết hợp và điều chỉnh các chức năng quản trị và vai trò của từng nhà quản trị để đối mặt với những thách thức đặt ra Sự phối hợp nhịp nhàng và điều chỉnh phù hợp giữa các chức năng quản trị sẽ nâng cao hiệu quả quản trị và đáp ứng yêu cầu ngày càng khắt khe của môi trường làm việc Nhiệm vụ cốt lõi là thúc đẩy sự phát triển bền vững cho các tổ chức phi lợi nhuận và các doanh nghiệp nhỏ, giúp họ đi lên và phát triển vững mạnh.
II/ NĂNG LỰC QUẢN TRỊ HIỆN ĐẠI
Thay vì đóng vai trò kiểm soát, một quản trị viên hiệu quả là người tạo điều kiện, hỗ trợ nhân viên thực hiện công việc với khả năng cao nhất có thể Người quản trị không chỉ giám sát mà còn cung cấp nguồn lực, thông tin và định hướng để đội ngũ làm việc hiệu quả, vượt qua thách thức và tối ưu hóa hiệu suất Bằng cách xây dựng môi trường làm việc tin cậy, giao tiếp cởi mở và mục tiêu rõ ràng, quản trị viên giúp nhân viên phát huy tối đa năng lực, nâng cao chất lượng công việc và đạt kết quả mong đợi.
Quản trị bằng cách trao quyền cho người lao động là cách tạo cơ hội, điều kiện và sự hỗ trợ cần thiết để nhân viên có thể thực hiện công việc với hiệu suất cao nhất Phương pháp này khai phá tiềm năng của từng người, tăng cường tự chủ và tham gia vào quá trình làm việc, đồng thời gỡ bỏ rào cản và khó khăn để môi trường làm việc trở nên thuận lợi hơn Khi được trang bị đầy đủ nguồn lực và sự hỗ trợ phù hợp, nhân viên không chỉ đạt hiệu suất tối ưu mà còn đóng góp tích cực cho mục tiêu của tổ chức và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Khối công việc được thực hiện theo đội => phải có kỹ năng lãnh đạo đội.
Hướng đến các mục tiêu trong tương lai và chú trọng phát triển, kích thích sự đổi mới, cải tiến liên tục.
Giám sát công nhân Người kiểm soát Người tạo điều kiện
Thực hiện công việc Giám sát cá nhân Lãnh đạo đội
Quản trị mối quan hệ Xung đột và cạnh tranh Trao đổi và hợp tác
Lãnh đạo Phong cách độc đoán Phân quyền và trao quyền
Thiết kế Duy trì sự ổn định Huy động thực hiện sự thay đổi
Có 5 loại phương pháp quản trị hiện đại, bao gồm:
● Quản lý theo mục tiêu (Management by Objectives)
● Quản lý theo kết quả (Management by Results)
● Quản lý theo dự án (Management by Projects)
● Quản lý bằng ngoại lệ (Management by Exception)
● Quản lý bằng ngân sách (Management by Budget)
Quản lý theo mục tiêu (Management by Objectives)
Việc tích hợp hệ thống các hoạt động quản trị cốt lõi giúp nhân viên nắm rõ mục tiêu, hiểu rõ vai trò của bản thân và đóng góp vào sự phát triển chung của công ty Nhờ đó mỗi cá nhân và bộ phận có chiến lược hành động phù hợp, tăng khả năng đạt được mục tiêu cá nhân, mục tiêu bộ phận và toàn công ty Hệ thống quản trị này đồng thời nâng cao nhận thức về mục tiêu tập thể, cải thiện sự phối hợp giữa các phòng ban, nâng cao hiệu suất làm việc và đẩy mạnh sự tăng trưởng bền vững cho doanh nghiệp.
Quá trình này gồm 4 giai đoạn:
● Chuẩn bị: nhân viên được làm quen với các mục tiêu chung của công ty.
● Lập kế hoạch mục tiêu: yêu cầu xác minh các mục tiêu và thiết lập trách nhiệm, vai trò của từng cá nhân trong việc thực hiện mục tiêu.
● Thực hiện: Triển khai thực hiện diện rộng nhằm nhanh chóng đạt được mục tiêu.
Đánh giá kết quả công việc và áp dụng hệ thống khen thưởng hoặc xử phạt nhằm tối ưu thời gian kiểm soát và thống kê nhiệm vụ để đo lường hiệu quả Dựa trên các mục tiêu cần đối chiếu nhanh chóng, hệ thống nên đi kèm với cơ chế thưởng phạt rõ ràng để thúc đẩy nhân sự nỗ lực đạt được mục tiêu.
Quản lý theo kết quả (Management by Results)
Khối công việc được thực hiện theo đội => phải có kỹ năng lãnh đạo đội.
Hướng đến các mục tiêu trong tương lai và chú trọng phát triển, kích thích sự đổi mới, cải tiến liên tục.
Tập trung chủ yếu vào kết quả thu được, chuyên cần, hành vi và động lực của nhân viên.
Quá trình thiết lập mục tiêu dựa trên việc đạt được tập hợp các kết quả chính, đặc biệt là những giá trị KPI tài chính quan trọng Các mục tiêu này thường được xác định ở cấp quản lý và sau đó được áp đặt hoặc thương lượng với những người chịu trách nhiệm thực hiện để bảo đảm tính khả thi và phù hợp với chiến lược của tổ chức.
Nỗ lực tạo ra sự cạnh tranh giữa các nhân viên để đạt được mục tiêu đề ra.
Quản lý theo dự án (Management by Projects)
Việc thiết lập cơ cấu tự quản trong tổ chức tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết các vấn đề phức tạp và khắc phục những hạn chế nhất định trong quá trình phối hợp giữa các bộ phận Cấu trúc tự quản này tăng tính linh hoạt, cải thiện hiệu quả quản trị và đảm bảo sự đồng bộ trong hoạt động, từ đó nâng cao khả năng ứng phó với thách thức và đẩy mạnh hiệu quả của tổ chức.
Yêu cầu cao với người đứng đầu dự án.
Việc sử dụng biểu đồ Gantt giúp thiết lập thứ tự các hoạt động kèm theo thời gian thực hiện và nguồn lực cần thiết, từ đó tối ưu hóa tiến độ và phân bổ tài nguyên cho dự án một cách hiệu quả Điều phối dự án phụ thuộc vào nhiều yếu tố và không chỉ dựa vào kiến thức quản lý chuyên môn, mà trưởng dự án còn cần khả năng sáng tạo và đổi mới để thích nghi với thách thức và biến động tình huống Các yếu tố như giao tiếp, quản trị rủi ro và tối ưu hóa nguồn lực đóng vai trò quan trọng, giúp đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ Sự kết hợp giữa công cụ quản trị như biểu đồ Gantt và năng lực sáng tạo của đội ngũ quản lý là chìa khóa đạt hiệu quả cao trong quản lý dự án.
(Nguồn ảnh: https://www.sweetprocess.com)
Quản lý bằng ngoại lệ (Management by Exception)
Trong các doanh nghiệp lâu năm, chiến lược này thường được áp dụng nhằm củng cố và mở rộng thị trường kinh doanh bằng cách tận dụng nguồn thông tin được tổng hợp từ các công việc trước đây Việc khai thác dữ liệu lịch sử giúp tối ưu hóa quy trình ra quyết định, giảm thiểu rủi ro và tăng hiệu quả hoạt động trên thị trường mục tiêu hiện tại và tương lai Điều này giúp doanh nghiệp gia tăng khả năng cạnh tranh, tận dụng nguồn lực sẵn có và thúc đẩy phát triển bền vững.
Việc kết hợp xu hướng hiện tại và dự báo tương lai trở thành nền tảng cho một chiến lược nhắm tới dự đoán các thời điểm quan trọng và khai thác các cơ hội thuận lợi có thể xuất hiện Bằng cách liên tục theo dõi biến động thị trường, phân tích dữ liệu và nhận diện các dấu hiệu thay đổi, doanh nghiệp có thể xác định các thời điểm vàng để tung ra chiến dịch, tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu quả hoạt động Đây là phương pháp chủ động dựa trên xu hướng, giúp tối ưu hóa ROI, củng cố nhận diện thương hiệu và thúc đẩy tăng trưởng bền vững bằng cách tận dụng các tình huống thuận lợi khi chúng xảy ra.
Lãnh đạo cao nhất chỉ can thiệp vào các quyết định quan trọng.
Quản lý theo ngoại lệ sở hữu một số đặc điểm nổi bật:
Phân loại thông tin và quyết định thành hai nhóm rõ ràng: tình huống bình thường, nơi mọi quy trình đã có cơ chế và chức năng giải quyết mặc định được tự động xử lý; và tình huống ngoại lệ, đòi hỏi sự can thiệp của quản lý cấp trên để đánh giá và quyết định Việc tách nhóm này tối ưu hóa quy trình xử lý và đảm bảo hiệu suất với các trường hợp chuẩn, đồng thời giữ được sự kiểm soát khi xuất hiện các bất thường cần sự can thiệp Đây là cách quản trị thông tin hiệu quả, giúp nâng cao độ chính xác và an toàn trong quyết định.
● Đòi hỏi hệ thống liên lạc để lọc thông tin đến được với người quản lý cấp trên.
● Các sai lệch phải báo cáo cho người quản lý cấp trên không được xác định trước mà chỉ thực hiện khi chúng xảy ra.
Trong quản trị hệ thống, thông tin liên quan đến bất thường hoặc tình huống ngoại lệ sẽ bị hạn chế và đẩy lên theo luồng phân cấp hướng lên, nhằm tăng cường giám sát ở cấp cao; trong khi các quy định và quyết định liên quan đến việc điều chỉnh hệ thống sẽ được triển khai theo luồng đi xuống từ cấp trên xuống cấp dưới, bảo đảm tính nhất quán và hiệu quả trong quá trình vận hành và cải thiện hệ thống.
● Sự phân cấp rõ ràng là cần thiết để đưa ra quyết định dựa trên thứ bậc mỗi người.
Trong bối cảnh quản lý độc đoán, phương pháp này không mang lại hiệu quả, bởi cấp dưới ngại ngần giao tiếp với cấp trên khi đối mặt với những tình huống bất thường Sự e ngại này làm giảm chất lượng thông tin trao đổi, khiến các tình huống khẩn cấp khó được nhận diện và xử lý kịp thời.
Quản lý bằng ngân sách (Management by Budget)
Xây dựng kế hoạch dựa trên phân bổ chi phí cho từng mục tiêu nhằm tối ưu hóa nguồn lực và đảm bảo tính khả thi của kế hoạch Thành công phụ thuộc vào sự tham gia của tất cả nhân viên, sự linh hoạt của cơ cấu tổ chức và quản lý hệ thống thu nhập – chi tiêu để thiết lập các mục tiêu thực tế và có thể đạt được.
Phương pháp này thường không được áp dụng độc lập mà nên được kết hợp với các phương pháp quản lý khác để tăng hiệu quả Việc kết hợp với quản lý theo mục tiêu, quản lý theo kết quả hoặc quản lý theo dự án giúp đảm bảo sự đồng bộ giữa mục tiêu chiến lược và hoạt động hàng ngày, đồng thời tăng khả năng đo lường hiệu suất và điều chỉnh linh hoạt khi cần Nhờ đó, tổ chức có thể tối ưu kết quả, nâng cao hiệu quả quản trị và đáp ứng nhanh yêu cầu quản trị rủi ro.
Mỗi phương pháp quản trị hiện đại mang lại những ưu điểm riêng và đều hướng tới mục tiêu chung là phát triển nhân sự, tạo nền tảng cho sự phát triển của doanh nghiệp Do đó, doanh nghiệp có thể cân nhắc và lựa chọn phương pháp phù hợp với đặc thù và nhu cầu của mình để tối ưu hóa hiệu quả quản trị và tăng trưởng lâu dài.
SỰ PHÁT TRIỂN CÁC TƯ TƯỞNG QUẢN TRỊ
I/ TƯ DUY QUẢN TRỊ ĐỔI MỚI TRONG THẾ GIỚI ĐANG THAY ĐỔI
Các công cụ quản trị hiện đại
Các nhà quản trị có khuynh hướng tìm kiếm những ý tưởng mới nhằm đối phó trong những giai đoạn khó khăn
Các nhà quản trị ngày nay áp dụng một cách đa dạng các ý tưởng và kỹ thuật quản trị để thích nghi với môi trường kinh doanh thay đổi liên tục Tuy nhiên, chu kỳ sống của các ý tưởng ngày càng ngắn khi tốc độ biến đổi tăng lên, đòi hỏi sự nhanh nhạy và linh hoạt trong ra quyết định Điều này thúc đẩy chu trình thử nghiệm liên tục, đo lường kết quả nhanh và điều chỉnh chiến lược một cách kịp thời để đảm bảo hiệu quả quản trị Vì thế, quản trị hiện đại nhấn mạnh học tập suốt đời, tối ưu hóa quy trình ra quyết định và liên kết giữa đổi mới và thực thi để duy trì lợi thế cạnh tranh.
Quản trị nơi làm việc định hướng theo công nghệ
2.1 Các chương trình truyền thông xã hội:
Các công ty hiện sử dụng các nền tảng và chương trình truyền thông xã hội để tương tác bằng điện tử với người lao động, khách hàng, đối tác hợp tác và các bên liên quan khác Việc này giúp cải thiện giao tiếp nhanh chóng, chia sẻ thông tin kịp thời và xây dựng mối quan hệ tin cậy giữa doanh nghiệp và cộng đồng của nó Thông qua các kênh truyền thông xã hội, doanh nghiệp có thể nhận phản hồi, trả lời câu hỏi và khuyến khích sự tham gia của người lao động và khách hàng trên cả nội bộ lẫn bên ngoài Tối ưu hóa các chương trình này không chỉ nâng cao hiệu quả giao tiếp mà còn cải thiện trải nghiệm khách hàng, gia tăng sự đồng thuận với đối tác và củng cố uy tín thương hiệu trên thị trường.
Trong chiến lược truyền thông xã hội của công ty, các chương trình gồm các trang mạng xã hội trực tiếp do công ty quản lý, các nền tảng mạng xã hội phổ biến như Facebook và Instagram, các tiểu nhật ký cá nhân (Twitter, …) và các diễn đàn trực tuyến của công ty, nhằm tăng cường nhận diện thương hiệu, thúc đẩy tương tác với khách hàng và hỗ trợ tối ưu hóa SEO.
Một cách sử dụng khác từ những chương trình mạng xã hội:
● Tạo nên sự nhận thức về sản phẩm và dịch vụ công ty
● Chia sẻ ý tưởng và tìm kiếm thông tin phản hồi từ khách hàng, các đối tác hợp tác
● Tăng cường mối quan hệ với người lao động
● Bán sản phẩm/dịch vụ
● Mối quan tâm lớn: LÀM SAO ĐỂ ĐO LƯỜNG HIỆU QUẢ.
2.2 Quản trị mối quan hệ khách hàng:
Các nhà quản trị yên tâm, tinh thông hơn trong sử dụng công nghệ quản trị mối quan hệ khách hàng
CRM là hệ thống quản trị quan hệ khách hàng dựa trên công nghệ thông tin hiện đại nhất, nhằm duy trì mối quan hệ mật thiết với khách hàng, tăng doanh thu và quản trị một lượng lớn dữ liệu khách hàng Nhờ công nghệ tiên tiến, CRM tối ưu hóa quy trình chăm sóc và bán hàng, theo dõi lịch sử liên hệ và hành vi mua sắm để cá nhân hóa tiếp cận Đồng thời, hệ thống sắp xếp và bảo đảm an toàn dữ liệu khách hàng ở quy mô lớn, giúp doanh nghiệp quản trị thông tin khách hàng một cách có tổ chức và hiệu quả cho các chiến lược tiếp thị và chăm sóc khách hàng.
● Báo cáo doanh số chính xác hơn
● Phối hợp bán hàng và bố trí nhân viên phục vụ dễ dàng hơn
● Cải thiện thiết kế sản phẩm và marketing
● Hành động nhanh chóng để đáp ứng những thay đổi trong nhu cầu khách hàng
(Nguồn ảnh: https://crmviet.vn)
2.3 Quản lý chuỗi cung ứng
Quản lý một hệ thống bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau của chuỗi cung cấp và người mua hàng
Quản lý tất cả những phần của, một chu trình bao gồm việc mua nguyên liệu cho đến khi bán sản phẩm tới khách hàng.
Chuỗi cung ứng là một hệ thống mạng lưới gồm các cá thể tham gia giao thương, khác biệt về vai trò nhưng được liên kết với nhau thông qua sự luân chuyển của hàng hóa và sản phẩm Các liên kết này cho phép luân chuyển hàng hóa và sản phẩm một cách liên tục giữa các bên liên quan, từ đó tối ưu hóa quá trình vận chuyển, lưu trữ và phân phối để đáp ứng nhu cầu của thị trường.
➔ Được nhiều tổ chức thực hiện thông qua công nghệ điện tử phức hợp.
(Nguồn ảnh: https://www.dreamstime.com/)
Quản trị nền văn hóa có năng suất cao
Những công ty thành công đều quan tâm cao đến cả các giá trị văn hóa và kết quả kinh doanh
Giá trị văn hóa doanh nghiệp thúc đẩy ý tưởng sáng tạo tốt hơn và đoàn kết mọi người quanh mục tiêu chung, đồng thời đẩy mạnh kết quả kinh doanh thông qua việc định hình và hướng dẫn hành vi của nhân viên Nhờ đó, tổ chức có thể tập trung vào thực thi các ưu tiên chiến lược một cách hiệu quả, đảm bảo mọi hành động và quyết định đều phục vụ mục tiêu phát triển bền vững.
Để tối ưu hóa hiệu suất và kết quả kinh doanh, giá trị văn hóa phải được liên kết chặt chẽ với mục tiêu chiến lược và hiệu suất tài chính của tổ chức; khi không có sự liên kết này, văn hóa khó mang lại lợi ích trong thời kỳ khó khăn Các nhà quản trị cần chủ động xây dựng và tác động vào văn hóa tổ chức để hỗ trợ đạt được các mục tiêu chiến lược, vì văn hóa có tác động đáng kể đến kết quả hoạt động và tăng trưởng của doanh nghiệp.
Lãnh đạo văn hóa
Đây là cách thức chủ yếu mà các nhà quản trị sử dụng để định hình các chuẩn mực và giá trị văn hóa, từ đó xây dựng nền văn hóa năng suất cao Nhà lãnh đạo văn hóa truyền tải rõ ràng tầm nhìn về văn hóa tổ chức để nhân viên có thể tin vào nó và đồng thuận thực thi.
Các giá trị cần gắn kết với sứ mệnh rõ ràng và thuyết phục Nhà quản trị lan tỏa rộng rãi các giá trị này vào văn hóa tổ chức thông qua ngôn từ và hành động nhất quán hàng ngày Nếu những giá trị ấy không được củng cố từ hành vi của người lãnh đạo, chúng sẽ trở nên vô nghĩa và có thể phản tác dụng đối với nhân viên cũng như toàn bộ tổ chức.
Các nhà lãnh đạo văn hóa cần kiên định duy trì cam kết theo đuổi các giá trị văn hóa ngay giữa những thời điểm khó khăn và khủng hoảng Sự nhất quán này giúp tổ chức vượt qua khủng hoảng và đồng thời củng cố nền tảng để trở nên mạnh mẽ hơn trong tương lai.
(Nguồn ảnh: https://odclick.com)
Ảnh hưởng của đổi mới văn hóa doanh nghiệp đến đổi mới quản lý doanh nghiệp
● Đặt nền tảng cho triết lý đổi mới của công ty.
● Có lợi cho sự hình thành khả năng sáng tạo.
● Có lợi cho quá trình đổi mới quản lý doanh nghiệp.
● Có lợi cho sự đổi mới quản lý nguồn nhân lực.
● Có lợi cho việc thiết lập cơ chế tự kiểm soát.
● Thúc đẩy hợp tác đổi mới giữa các doanh nghiệp.
Đổi mới văn hóa doanh nghiệp cho phép nhân viên tự thiết lập các giá trị riêng, từ đó hình thành nền văn hóa tổ chức dựa trên sự đồng thuận và cam kết chung Khi nhân viên cảm thấy mình thuộc về văn hóa doanh nghiệp và là một phần không thể thiếu của tổ chức, sự gắn kết giữa cá nhân và doanh nghiệp được tăng cường, từ đó thúc đẩy tinh thần làm việc tích cực và đóng góp cho sự phát triển chung Việc định hướng bằng các giá trị cốt lõi giúp doanh nghiệp duy trì hiệu suất cao và tạo môi trường làm việc tích cực, hỗ trợ sự tăng trưởng và thành công lâu dài của tổ chức.
HOẠCH ĐỊNH VÀ THIẾT LẬP MỤC TIÊU
I/ HOẠCH ĐỊNH TRONG MÔI TRƯỜNG BẤT ỔN
Khi hoạt động trong môi trường bất ổn cao hay phải giải quyết vấn đề mang tính dài hạn, đôi khi hoạt động hoạch định trở nên lãng phí.
Kiểm soát và tạo được lợi ích từ những hạn chế của việc hoạch định.
➔ Các nhà quản trị có thể phát triển các phương án tương lai đa dạng để giúp họ hình thành các kế hoạch mang tính thích ứng hơn.
Xác định các phản ứng mà công ty phải tiến hành trong những trường hợp khẩn cấp, suy thoái và kết quả không như mong đợi là bước then chốt để hình thành các kế hoạch tình huống hiệu quả Để xây dựng những kế hoạch này, các nhà quản trị cần thực hiện đánh giá rủi ro và ảnh hưởng, xác định các kịch bản khủng hoảng có thể xảy ra, ước lượng nhu cầu nguồn lực và thời gian ứng phó, thiết lập quy trình ra quyết định nhanh chóng với phân công vai trò và trách nhiệm rõ ràng, và phát triển các biện pháp phục hồi cùng chiến lược truyền thông khủng hoảng cũng như các chỉ số theo dõi hiệu suất để duy trì hoạt động của tổ chức và tối ưu hóa quá trình phục hồi.
Trong quá trình phân tích môi trường kinh doanh, cần nhận diện các yếu tố quan trọng như khả năng suy thoái kinh tế và sự biến động của chu kỳ thị trường, sự giảm quy mô thị trường, và sự gia tăng chi phí của các nguồn nhập đầu vào Bên cạnh đó, sự phát triển của công nghệ mới có thể mang lại cơ hội lẫn thách thức cho hoạt động của doanh nghiệp Thêm vào đó, các sự cố bất ngờ khác cũng có thể tác động mạnh tới kế hoạch và hiệu quả vận hành Việc nhận diện sớm và đánh giá đầy đủ những yếu tố này giúp hình thành chiến lược phù hợp, tối ưu hóa quản trị rủi ro và tận dụng cơ hội từ tiến bộ công nghệ.
Tiếp theo, dự báo một danh mục các phản ứng có thể thay thế lẫn nhau cho các tình huống tác động từ cao đến thấp, đặc biệt là tình huống xấu, nhằm đảm bảo sự linh hoạt và hiệu quả trong ứng phó với mọi mức độ tác động.
Xem xét các xu hướng hiện tại và các khả năng mang tinh không liên tục có thể hình dung trước tương lai gần và xa.
Một số nhà quản trị có thể tham khảo và áp dụng các kịch bản toàn cầu đã được nhận biết như khủng hoảng nợ châu Âu, suy thoái kinh tế tại châu Á và hiện tượng nóng lên toàn cầu để phân tích mô hình và các lực tác động đến ngành, từ đó làm điểm khởi đầu cho quá trình xây dựng kịch bản dự báo Quá trình này giúp nhận diện rủi ro, nắm bắt cơ hội và định hình chiến lược phù hợp với bối cảnh biến động của kinh tế toàn cầu.
Quản trị viên cần có tư duy dự báo và khả năng nhận diện các biến số có thể xảy đến để chuẩn bị cho mọi tình huống tác động đến tổ chức Họ phải nhạy bén, dám đối mặt với biến động phức tạp và điều chỉnh chiến lược kịp thời nhằm giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động Đồng thời các nhà quản trị cần xây dựng kế hoạch dự phòng đầy đủ, chuẩn bị kỹ lưỡng cho các trường hợp kế hoạch ban đầu bị sụp đổ để đảm bảo tổ chức vận hành một cách liên tục và bền vững.
Hoạch định khủng hoảng là quá trình nhận diện rủi ro, xây dựng kịch bản ứng phó và thiết lập cơ chế điều phối nhằm đảm bảo doanh nghiệp có thể phản ứng nhanh chóng và hiệu quả trước mọi sự kiện bất ngờ mang tính tàn phá Quá trình này giúp các nhà quản trị xác định các mối đe dọa trọng yếu, chuẩn hóa quy trình quyết định và phân bổ nguồn lực quan trọng để giảm thiểu thiệt hại, bảo vệ tài sản, uy tín và dòng tiền của công ty Khi có kế hoạch phản ứng khủng hoảng được chuẩn bị kỹ lưỡng, tổ chức có thể duy trì hoạt động liên tục, duy trì thông tin minh bạch với khách hàng và đối tác, và rút ngắn thời gian phục hồi sau sự cố Đó là nền tảng để doanh nghiệp vượt qua khủng hoảng và tồn tại lâu dài, bất kể sự kiện bất ngờ nào có thể xuất hiện.
Quản trị viên cần chuẩn bị kỹ lưỡng cho các biến cố tiềm ẩn có tính tàn phá cao bằng cách xây dựng và triển khai kế hoạch phản ứng đồng bộ cho mọi tình huống khẩn cấp Việc phát triển các kịch bản dự phòng và luyện tập định kỳ giúp tổ chức sẵn sàng đối phó với thảm họa bất ngờ, từ đó giảm thiểu thiệt hại và tối ưu hóa quyết định ở thời điểm căng thẳng Một bản kế hoạch có sự phối hợp và tính toán cẩn trọng sẽ là công cụ chủ chốt để quản trị viên điều phối nguồn lực, thực hiện các bước ứng phó hiệu quả và đảm bảo sự liên tục của hoạt động khi đối mặt với bất kỳ rủi ro nào.
Có 2 giai đoạn quan trọng của hoạch định khủng hoảng:
● Ngăn ngừa khủng hoảng: là giai đoạn nhà quản trị phát hiện những dấu hiệu cảnh báo về khả năng xuất hiện một khủng hoảng.
Trong giai đoạn chuẩn bị khủng hoảng, tổ chức thiết lập đội quản trị khủng hoảng và đưa người phát ngôn lên vị trí trung tâm, đồng thời xây dựng chi tiết bản kế hoạch quản trị khủng hoảng và thiết lập hệ thống truyền thông hiệu quả để sẵn sàng ứng phó nhanh chóng và nhất quán trước mọi tình huống.
II/ CÁC CÁCH TIẾP CẬN SÁNG TẠO KHI HOẠCH ĐỊNH
Khuyến khích sự tham gia của mọi người trong tổ chức và các đối tác hữu quan bên ngoài tham gia vào quy trình hoạch định, nhằm đảm bảo sự đồng thuận và tận dụng tối đa các nguồn lực Mọi người được khuyến khích đưa ra các giải pháp mang tính sáng tạo riêng của mình khi xử lý vấn đề và cam kết theo dõi kết quả trong suốt quá trình thực hiện để đảm bảo tiến độ và chất lượng.
1 Thiết lập các mục tiêu có tính mở rộng để đạt sự tuyệt hảo
Cần thiết lập, hình thành các mục tiêu rõ ràng, hấp dẫn và đầy hình tượng => Kích thích nhân viên, tạo ra sự tuyệt hảo.
Đặt những mục tiêu vượt quá khả năng hiện tại có thể thực hiện là cách để kích thích mọi người sáng tạo trong quá trình tìm ra phương thức để hoàn thành mục tiêu Khi mục tiêu thách thức giới hạn hiện có, đoàn thể buộc phải học hỏi, thử nghiệm và hợp tác để phát triển các chiến lược, công cụ và quy trình mới Môi trường làm việc khuyến khích thử nghiệm, nhận phản hồi nhanh và chấp nhận sai sót giúp tối ưu hóa các phương án và tăng khả năng đạt được mục tiêu lớn Vì vậy, thiết lập mục tiêu tham vọng đi kèm với kế hoạch thực thi khả thi, lộ trình rõ ràng và tiêu chí đánh giá kết quả là cách cân bằng hiệu quả giữa động lực sáng tạo và hiệu suất thực thi.
Thiết lập mục tiêu cao xa nhưng vẫn khả thi giúp duy trì động lực của nhân viên, đồng thời tránh tình trạng chán nản và bế tắc khi không tìm được hướng giải quyết Mục tiêu được cân nhắc kỹ sẽ tạo lộ trình rõ ràng để vượt qua thách thức mà không phải đối mặt với nguy cơ phải thực hiện hành vi không hợp đạo đức để đạt được kết quả Vì vậy, quản trị viên cần thiết kế mục tiêu có tiêu chí đo lường tiến bộ và hỗ trợ môi trường làm việc văn minh, đảm bảo tuân thủ đạo đức và sự minh bạch trong quá trình đạt mục tiêu.
Trong bối cảnh thế giới đổi mới liên tục, các công ty chỉ tập trung vào phát triển tuần tự, quy trình và hệ thống từng bước sẽ nhanh chóng bị tụt lại phía sau Để duy trì lợi thế cạnh tranh và thúc đẩy tăng trưởng bền vững, doanh nghiệp cần đặt ra các mục tiêu có tính mở rộng, chuyển trọng tâm sang sự linh hoạt và sáng tạo, đồng thời khuyến khích dám nghĩ dám làm và mạo hiểm trong kinh doanh Khi tư duy sáng tạo được kích hoạt và rào cản được phá bỏ, sẽ xuất hiện đột phá về cách làm việc và cơ hội mới cho thị trường.
2 Sử dụng các bảng đo lường thực hiện hoạt động
Bảng đo lường thực hiện hoạt động kinh doanh (Business Performance Dashboard) là công cụ dành cho các nhà quản trị cấp cao để theo dõi và đánh giá xem các hoạt động kinh doanh có đi đúng hướng hay không, dựa trên tập hợp các tiêu thức đo lường chủ yếu nhằm đo lường hiệu suất, tối ưu chi phí và thúc đẩy tăng trưởng.
● Doanh số từng thị trường mục tiêu
● Số lượng sản phẩm bị lùi đơn hàng
● Tỉ lệ các cuộc gọi đến bộ phận khách hàng giải quyết trong thời gian cụ thể
Bảng đo lường có thể tích hợp vào các hệ thống tổng thể của tổ chức, giúp liên kết dữ liệu và theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu doanh nghiệp trên toàn bộ hệ thống Việc tích hợp này cho phép chuẩn hóa các chỉ số hiệu suất, tạo liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban và cung cấp cái nhìn xuyên suốt về tiến trình đạt được mục tiêu Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả hoạt động, điều chỉnh chiến lược kịp thời và tối ưu hóa quản trị mục tiêu ở mọi cấp độ.