BÀI GIẢNG học PHẦN KHOA học QUẢN lý TRONG HÀNG hải

- Để thực hiện được nguyên tắc này, nhà quản lý cần phải: + Nâng cao chất lượng của các quyết định quản lý + Chuẩn bị tốt các điều kiện để thực thi các quyết định + Quan tâm đến việc kiể

BÀI GIẢNG HỌC PHẦN

KHOA HỌC QUẢN LÝ TRONG HÀNG HẢI

(Trang để trống)

MỤC LỤC

1.1 Lý thuyết về KHQL, nguyên tắc, phương pháp quản lý 41.2 Nghệ thuật quản lý, lãnh đạo 15

2 Nghệ thuật ứng xử trong công tác quản lý và chỉ huy tàu biển 202.1 Khái niệm về kỹ năng ứng xử 202.2 Kỹ năng ứng xử trong công tác quản lý nói chung 212.3 Kỹ năng ứng xử với cấp trên và đồng nghiệp, cấp dưới 222.4 Kỹ năng ứng xử trong công tác quản lý, chỉ huy tàu biển 26

3.1 Quản lý nhân sự trên tàu 283.2 Quản lý hành chính trên tàu 293.3 Quản lý sức khỏe và y tế trên tàu 29

4 Quản lý và tổ chức huấn luyện, xác nhận sổ huấn luyện trên tàu 344.1 Nhu cầu về huấn luyện và đào tạo 344.2 Công tác đào tạo và huấn luyện trên tàu biển 34

5 Quản lý nhật ký tàu, hồ sơ kỹ thuật và hành chính 375.1 Các loại hồ sơ, tài liệu trên tàu 375.2 Quản lý các sổ tay, hướng dẫn quy trình hệ thống quản lý an toàn 375.3 Quản nhật ký tàu và hồ sơ đăng kiểm tàu 39

6.1 Chính sách an toàn và bảo vệ môi trường 446.2 Cho phép làm việc trên tàu 456.3 An toàn khi tàu trong cảng 486.4 Bảo vệ môi trường (vấn đề về rác thải, chất thải vào không khí,

7.1 Lập kế hoạch cho chuyến đi biển và hạch toán chuyến đi 537.2 Công tác quản lý tài chính trên tàu 56

8.1 Bảo dưỡng tàu và trang thiết bị 648.2 Quản lý tài sản tàu và trang thiết bị 65

1 KHÁI NIỆM VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ

1.1 Lý thuyết về khoa học quản lý, nguyên tắc, phương pháp quản lý

1.1.1 Khái niệm về khoa học quản lý

Quản lý là một dạng hoạt động đặc biệt quan trọng của con người Quản lýchứa đựng nội dung rộng lớn, đa dạng, phức tạp và luôn vận động, biến đổi, phát triển

Vì vậy, khi nhận thức về quản lý, có nhiều cách tiếp cận và quan niệm khác nhau

Sở dĩ có những sự khác nhau trong tiếp cận và quan niệm như vậy là do cácnguyên nhân sau:

• Quản lý là lĩnh vực chứa đựng nội dung rộng lớn, đa dạng, phức tạp và luônbiến đổi cùng với sự thay đổi của những điều kiện kinh tế - xã hội ở những giai đoạn nhấtđịnh

• Nhu cầu mà thực tiễn quản lý đặt ra ở các giai đoạn lịch sử là không giốngnhau, vì vậy, đòi hỏi phải có những quan niệm, lý thuyết về quản lý làm cơ sở lý luận choviệc giải quyết những vấn đề thực tiễn cũng khác nhau

• Trình độ phát triển ngày càng cao của khoa học và khả năng ứng dụngnhững thành tựu của chúng vào lĩnh vực quản lý làm xuất hiện những trường phái mớivới những lý thuyết mới về quản lý

• Vị thế, chỗ đứng, lập trường giai cấp của các nhà tư tưởng là không giống nhau

Từ đây ta có định nghĩa quản lý như sau:

Quản lý là tác động có ý thức, bằng quyền lực, theo quy trình của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý để phối hợp các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức trong điều kiện môi trường biến đổi.

Từ định nghĩa này, có thể thấy:

• Quản lý là biểu hiện mối quan hệ giữa con người với con người, đó là quan

hệ giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý;

• Quản lý là tác động có ý thức;

• Quản lý là tác động bằng quyền lực;

• Quản lý là tác động theo quy trình;

• Quản lý là phối hợp các nguồn lực;

• Quản lý nhằm thực hiện mục tiêu chung;

• Quản lý tồn tại trong môi trường luôn biến đổi

Như vậy, quản lý là một hệ thống bao gồm những nhân tố cơ bản: chủ thể quản

lý, đối tượng quản lý, mục tiêu quản lý, công cụ, phương tiện quản lý, cách thức quản

lý (có ý thức, bằng quyền lực, theo quy trình) và môi trường quản lý Những nhân tố

đó có quan hệ và tác động lẫn nhau để hình thành nên quy luật và tính quy luật quảnlý

1.1.2 Nguyên tắc quản lý:

Theo từ điển tiếng Việt: Nguyên tắc là “Điều cơ bản định ra, nhất thiết phảituân theo trong một loạt việc làm”

Như vậy, có thể nói nguyên tắc nói chung là các quy tắc xử sự do chủ thể đặt ra

và yêu cầu thực hiện trong suốt quá trình hoạt động nhằm đạt hiệu quả hoạt động đó.Theo đó, nguyên tắc có đặc trưng nổi bật:

• Tính khách quan

• Tính bắt buộc

• Tính định hướng

Nguyên tắc quản lý: nguyên tắc quản lý là hệ thống những quan điểm quản

lý có tính định hướng và những quy định, quy tắc bắt buộc chủ thể quản lý phải tuân thủ trong thực hiện chức năng và nhiệm vụ nhằm hoàn thành mục tiêu của tổ chức.

Một số nguyên tắc quản lý cơ bản:

Nguyên tắc sử dụng quyền lực hợp lý:

• Chủ thể quản lý phải sử dụng quyền lực trong giới hạn cho phép tức là thựcthi đúng quyền hạn Điều đó có nghĩa là, trong một cơ cấu tổ chức, tuyến quyền lực tồntại ở những tầng nấc khác nhau và mỗi một chức vị trong tuyến quyền lực có một thẩmquyền nhất định

• Nguyên tắc này yêu cầu chủ thể quản lý không được vi phạm vào cáctrường hợp sau đây: độc quyền, chuyên quyền, lạm quyền, tiếm quyền hay bỏ rơi quyềnlực

• Để thực hiện được nguyên tắc này thì công việc quản lý phải được mô tả rõrang, cụ thể Phải thực hiện việc ủy quyền hợp lý để tránh quá tải trong việc thiết lập hệthống kiểm tra rộng rãi

- Quyền hạn trong quản lý là tính độc lập của những chức vị trong việc ban hành, tổ chức thực thi và kiểm tra đánh giá quyết định quản lý

- Trách nhiệm là yêu cầu cần phải hoàn thành công việc của mỗi chức vị trong

cơ cấu tổ chức theo đúng chuẩn mực Mỗi một chức vị vừa phải thực hiện đúng bổn phậncủa mình đối với cấp trên, vừa gánh chịu hậu quả của những công việc mà cấp dưới thựchiện theo sự phân công

- Sự tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm là sự thể hiện mối quan hệ giữaquyền được ban hành, tổ chức thực thi và kiểm tra đánh giá các quyết định quản lý vớikết quả và hậu quả của quá trình đó Như vậy, quyền hạn của người quản lý càng lớn thìtrách nhiệm càng cao Người quản lý khác với người không quản lý ở chỗ anh ta vừachịu trách nhiệm với hành vi của mình mà còn phải chịu trách nhiệm với hành vi của cấpdưới

- Để thực hiện được nguyên tắc này, nhà quản lý cần phải:

+ Nâng cao chất lượng của các quyết định quản lý

+ Chuẩn bị tốt các điều kiện để thực thi các quyết định

+ Quan tâm đến việc kiểm tra, giám sát và đánh giá quyết định quản lý

Nguyên tắc thống nhất trong quản lý

- Nguyên tắc này phản ánh mối quan hệ giữa người quản lý với người quản lý,

đó là các mối quan hệ giữa người quản lý cấp dưới và cấp trên và quan hệ đồng cấp trongviệc thực thi chức năng của họ Nguyên tắc này yêu cầu các cấp quản lý trong một cơ cấu

tổ chức phải có sự thống nhất trong: ra quyết định quản lý, tổ chức thực hiện quyết định

và kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện

- Để thực hiện được nguyên tắc này các nhà quản lý cần phải quán triệt quanđiểm quản lý, trao đổi thảo luận trong quá trình ra quyết định quản lý, phân công nhiệm

vụ rõ ràng và hợp lý, giao ban định kì v v

Nguyên tắc thực hiện quy trình quản lý

- Quy trình quản lý bao gồm lập kế hoạch và ra quyết định, tổ chức, lãnh đạo vàkiểm tra là có tính bắt buộc đối với mọi nhà quản lý ở mọi lĩnh vực quản lý

- Thực hiện quy trình này là thể hiện đặc trưng của lao động quản lý Bởi lẽ,hoạt động quản lý không phải là hoạt động tác nghiệp cụ thể để tạo ra sản phẩm trực tiếp

mà nó là hoạt động gián tiếp và tổng hợp thông qua con người và các nguồn lực để thựchiện mục tiêu chung của tổ chức

- Để thực hiện được nguyên tắc này chủ thể quản lý không chỉ trang bị chomình những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cụ thể mà điều quan trọng là phải có đượcnhững kiến thức về khoa học quản lý, khoa học tổ chức, khoa học lãnh đạo.v v

Nguyên tắc kết hợp hài hoà các lợi ích

- Quản lý là nhằm hướng đến thực hiện mục tiêu chung của tổ chức, tuy nhiên

để thực hiện được điều đó và đảm bảo cho tổ chức phát triển lâu dài và bền vững thì chủthể quản lý phải nhận thức được hệ thống lợi ích và quan hệ lợi ích, đảm bảo thực hiệnchúng một cách hài hòa

- Sự hài hoà của hệ thống lợi ích biểu hiện ở sự kết hợp hài hoà giữa lợi ích vậtchất và lợi ích tinh thần; lợi ích kinh tế với lợi chính trị, xã hội, môi trường; lợi ích chung-lợi ích riêng; lợi ích toàn cục -lợi ích bộ phận; lợi ích trước mắt -lợi ích lâu dài v.v

- Sự hài hoà của các quan hệ lợi ích thể hiện ở sự kết hợp hài hoà giữa lợi íchcủa người quản lý với người bị quản lý; giữa lợi ích của các chủ thể quản lý với nhau;giữa lợi ích của các đối tượng quản lý với nhau; giữa lợi ích của tổ chức này với lợi íchcủa các tổ chức khác và với lợi ích xã hội

- Để thực hiện được nguyên tắc này nhà quản lý phải:

+ Thực hiện dân chủ trong việc xây dựng các nội quy, quy chế, chính sách;

+ Phải công bằng, công khai và minh bạch trong việc phân bổ các giá trị;

+ Giải quyết các xung đột về vai trò và xung đột về lợi ích một cách khách quan

Nguyên tắc kết hợp các nguồn lực

- Nguyên tắc kết hợp các nguồn lực thể hiện mối quan hệ giữa các nhân tố bên trong của tổ chức với quan hệ bên ngoài của tổ chức

- Nguyên tắc này đòi hỏi các nhà quản lý muốn mang lại hiệu quả cao nhất cho

tổ chức thì phải kết hợp tối ưu giữa các nguồn lực bên trong của tổ chức với nguồn lựcbên ngoài (nhân lực, vật lực, tài lực, tin lực) Bởi vì, trong thực tế không có một tổ chứcnào có thể thực hiện tốt mục tiêu của nó nếu như không “mở cửa” ra bên ngoài

- Để thực hiện được nguyên tắc này các nhà quản lý cần phải:

Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả

- Để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức các nhà quản lý biết phải phối hợpmột cách tối ưu các nguồn lực Đó là sự kết hợp tối ưu, hiệu qủa giữa người quản lý vớingười quản lý; giữa người quản lý và người bị quản lý; giữa người bị quản lý với nhau vàgiữa nhân lực với các nguồn lực khác

- Để thực hiện nguyên tắc này, các nhà quản lý phải:

+ Phân công công việc, giao quyền một cách phù hợp;

+ Sử dụng hiệu quả các nguồn lực khác (vật lực, tài lực, tin lực);

+ Đầu tư có trọng điểm trong việc phát triển nhân lực;

+ Đầu tư công nghệ đáp ứng yêu cầu của công việc

Dưới góc độ của khoa học quản lý đại cương thì các nguyên tắc quản lý trên lànhững nguyên tắc chung, bắt buộc đối với mọi loại hình và cấp độ của tổ chức nhưngviệc vận dụng nó là mang tính đặc thù Tuỳ theo các loại hình quản lý cụ thể mà bêncạnh các nguyên tắc quản lý chung còn có những nguyên tắc quản lý riêng và đặc thù

Từ góc độ quy trình quản lý, có thể chia nguyên tắc quản lý thành các loại như:nguyên tắc trong lập kế hoạch và ra quyết định, nguyên tắc tổ chức, nguyên tắc tronglãnh đạo và kiểm tra Đó là những nguyên tắc của các chức năng quản lý và chúng sẽđược trình bày trong các phần tiếp theo

1.1.3 Phương pháp quản lý

Định nghĩa Phương pháp quản lý.

Phương pháp là “lề lối, cách thức phải theo để tiến hành công việc nhằm đạtđược kết quả nhất định tốt nhất”

Phương pháp quản lý là một trong những yếu tố của hệ thống quản lý Nếunguyên tắc quản lý là cơ sở, nền tảng có tính định hướng và bắt buộc chủ thể quản lýphải tuân thủ trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của họ thì phương pháp quản

lý là yếu tố đặc biệt quan trọng, góp phần nâng cao hiệu lực và hiệu quả của hoạt độngquản lý Có nhiều quan niệm khác nhau về phương pháp quản lý Xuất phát từ bản chấtcủa quản lý có thể đưa ra định nghĩa về phương pháp quản lý như sau:

Phương pháp quản lý là tổng thể những cách thức tác động của chủ thể quản lýtới đối tuợng quản lý trên cơ sở lựa chọn những công cụ và phương tiện quản lý phùhợp nhằm mang lại hiệu quả quản lý cao nhất trong điều kiện môi trường nhất định

Từ định nghĩa đó, nội hàm của khái niệm phương pháp quản lý bao gồm nhữngnhân tố sau:

1 Lựa chọn công cụ và phương tiện quản lý phù hợp

Công cụ, phương tiện quản lý bao gồm quyền lực, quyết định quản lý, chínhsách, tài chính, cơ sở vật chất, kỹ thuật - công nghệ…

2 Lựa chọn cách thức tác động của chủ thể tới đối tượng quản lý

Các cách tác động có thể được phân chia thành: Tác động bằng quyền lực(chuyên quyền, dân chủ, tự do); Tác động bằng kinh tế -kỹ thuật; Tác động bằng tổchức - hành chính; Tác động bằng chính trị -tư tưởng; Tác động bằng tâm lý - xã hội;hoặc cách tác động bằng khoa học hay là tác động bằng nghệ thuật

Công cụ, phương tiện và cách thức tác động phù hợp gắn liền với các nhân tố:chủ thể, đối tượng, tính chất công việc, mục tiêu của tổ chức và điều kiện hoàn cảnh.Như vậy, phương pháp quản lý không đồng nhất với bất cứ yếu tố nào của hệ thốngquản lý mà nó là sự liên kết giữa chủ thể quản lý với các yếu tố khác một cách khoahọc - nghệ thuật để phát huy tối đa năng lực của các thành viên và phối hợp các nguồnlực một cách tối ưu nhằm đạt tới hiệu quả cao nhất

Đặc trưng của phương pháp quản lý

- Tính linh hoạt và sáng tạo

Việc chủ thể quản lý lựa chọn công cụ, phương tiện quản lý và cách thức tácđộng là tuỳ thuộc vào năng lực của chủ thể, đặc điểm của đối tượng quản lý, tính chấtcủa công việc, mục tiêu của tổ chức và hoàn cảnh thực tế Những yếu tố này khôngphải là bất biến, do vậy phương pháp quản lý là mang tính linh hoạt và sang tạo

Tính linh hoạt và sáng tạo của phương pháp quản lý biểu hiện ở chỗ không cómột phương pháp quản lý nào là tối ưu cho mọi lúc, mọi nơi, bởi vì: Tính đa dạng củachủ thể quản lý về năng lực, trình độ, phẩm chất, thói quen…; Tính khác biệt của đốitượng quản lý thể hiện ở trình độ, năng lực, nhu cầu, lợi ích…; Tính phong phú củacác công cụ, phương tiện; Tính đặc thù của môi trường…

Tính linh hoạt và sang tạo của phương pháp quản lý còn được biểu hiện ở chỗnếu như quy luật quản lý và tính quy luật quản lý là mang tính khách quan, tính khoahọc thì phương pháp quản lý lại mang tính năng động, tính chủ quan và tính nghệ thuậtcủa hoạt động quản lý

- Tính đa dạng, phong phú

Hệ thống phương pháp quản lý bao gồm nhiều phương pháp khác nhau Mỗimột phương pháp chỉ tối ưu khi nó kết hợp một cách thích ứng với các nhân tố củachỉnh thể quản lý Điều này chứng tỏ phương pháp quản lý là mang tính cụ thể Tuynhiên việc khẳng định quản lý mang tính tình huống là không có cơ sở khoa học Có

nhiều cách phân loại về phương pháp quản lý Tuy nhiên, dưới góc độ tổng quát, có thể phân chia hệ thống phương pháp quản lý thành ba nhóm cơ bản:

- Nhóm 1: căn cứ vào việc sử dụng công cụ quyền lực, có thể phân chia thành

03 phương pháp quản lý: phương pháp quản lý chuyên quyền, phương pháp quản lý dân chủ và phương pháp quản lý “tự do”

- Nhóm 2: căn cứ vào việc sử dụng công cụ có tính vật chất, phương pháp

quản lý được phân chia thành: phương pháp quản lý bằng kinh tế, phương pháp tổ chức hành chính

Nhóm 3: căn cứ vào việc sử dụng công cụ có tính phi vật chất, phương pháp

quản lý bao gồm: phương pháp chính trị - tư tưởng (phương pháp tuyên truyền giáo dục),phương pháp tâm lý – xã hội

Trong quá trình thực hiện công việc quản lý chủ thể quản lý phải nhận thứcđược tính đa dạng và phong phú của hệ thống phương pháp quản lý, và vận dụng mộtcách linh hoạt từng phương pháp cụ thể

- Phương pháp quản lý có quan hệ hữu cơ với nguyên tắc quản lý

Phương pháp quản lý có tính linh hoạt và sáng tao, tính đa dạng và phong phúnhưng nó phải dựa trên cơ sở của nguyên tắc quản lý Điều đó có nghĩa là chủ thể quản

lý không được sang tạo một cách tuỳ tiện, thoát ly khỏi những định hướng, quy định

và quy tắc quản lý

Quan hệ giữa phương pháp quản lý và nguyên tắc quản lý là quan hệ giữa 2 mặtđối lập của một chỉnh thể: nguyên tắc quản lý là mang tính khách quan, ổn định, bắtbuộc; còn phương pháp quản lý mang tính năng động, linh hoạt và sang tạo, đó là haimặt tạo nên sự thống nhất giữa khoa học và nghệ thuật của hoạt động quản lý

- Phương pháp quản lý là cơ sở cho việc hình thành phong cách và nghệ thuật quản lý

Nếu như nguyên tắc quản lý là cơ sở để hình thành phương pháp quản lý thìphương pháp quản lý là nền tảng để từ đó xác lập phong cách quản lý và nghệ thuậtquản lý Nhà quản lý muốn tạo lập cho mình một phong cách quản lý và nghệ thuậtquản lý thì trước hết phải nhận thức và vận dụng hệ thống phương pháp quản lý mộtcách nhuần nhuyễn Phương pháp quản lý là tiền đề khách quan để từ đó kết hợp vớinhân tố chủ quan của nhà quản lý mà hình thành nên phong cách quản lý và nghệ thuậtquản lý

Những phương pháp quản lý cơ bản

Có nhiều cách tiếp cận và quan niệm khác nhau về các phương pháp quản lý.Điều đó là do trong thực tế người ta xuất phát từ những cơ sở và tiêu chí khác nhau đểphân loại

Việc phân loại phương pháp quản lý ở đây là căn cứ vào việc lựa chọn các công

cụ quản lý và lựa chọn cách thức tác độngcủa chủ thể quản lý đốivới đối tượng quản

lý Theo đó có thể phân loại phương pháp quản lý bao gồm ba nhóm sau đây:

Nhóm phương pháp quản lý căn cứ vào việc sử dụng quyền lực

Nhóm phương pháp quản lý căn cứ và việc sử dụng quyền lực có ba phươngpháp quản lý điển hình:

* Phương pháp quản lý chuyên quyền

- Để hiểu được phương pháp quản lý chuyên quyền, trước hết cần phải làm rõ hàm nghĩa của chuyên quyền

Chuyên quyền là việc sử dụng quyền lực một cách tối đa ở mọi lúc mọi nơi.Chuyên quyền được biểu hiện ở các dấu hiệu: không san sẻ, không uỷ quyền,không giao quyền hay là không chấp nhận sự tham gia của người khác vào quá trình sửdụng quyền lực, nhất là trong việc ra quyết định

Chuyên quyền có thể tồn tại dưới nhiều dạng thức phái sinh: độc quyền, lạmquyền, tiếm quyền, vượt quyền Đó là những hình thức chủ thể quản lý vi phạm thẩmquyền hay là vượt khỏi quyền hạn cho phép

- Phương pháp chuyên quyền là tác động cưỡng chế, áp đặt của chủ thể quản lý đếnđối tượng quản lý trên cơ sở sử dụng quyền lực một cách tối đa trong điều kiện, hoàn cảnh đặc biệt, với những công việc đặc thù, nhằm đạt tới hiệu quả tối ưu

Phương pháp chuyên quyền có những đặc trưng cơ bản:

+ Đối tượng, hoàn cảnh và tính chất công việc

Phương pháp chuyên quyền gắn liền với đối tượng quản lý, hoàn cảnh và nhữngcông việc đặc thù

* Phương pháp quản lý dân chủ

Phương pháp dân chủ là tác động qua lại, hài hoà của chủ thể quản lý đến đốitượng quản lý trên cơ sở sử dụng quyền lực một cách phù hợp nhằm đạt tới hiệu quảtối ưu

Phương pháp dân chủ có những đặc trưng cơ bản:

+ Lựa chọn công cụ

Chủ thể quản lý sử dụng công cụ quyền lực trong giới hạn cho phép trên cơ sởbàn bạc, thảo luận với cấp dưới để phát huy tính sang tạo của họ trong việc xây dựngnội quy, quy chế, các chính sách và các quyết định quản lý Thông tin đa chiều từ trênxuống, từ dưới lên, thông tin theo chiều ngang dọc một cách rộng rãi

+ Cách thức tác động

Chủ thể quản lý tác động tới đối tượng quản lý bằng quyền lực một cách phùhợp: thực hiện chế độ thưởng phạt công bằng; giao quyền và phân công công việc rõràng, đúng đắn và công khai; sử dụng hệ thống kiểm tra, giám sát vừa đảm bảo tínhnghiêm minh của tổ chức vừa phát huy được tính độc lập tương đối của cấp dưới.+ Đối tượng, hoàn cảnh và tính chất công việc

Phương pháp quản lý dân chủ gắn liền với những công việc liên quan tới xâydựng các quyết định chiếnlược, các chính sách, nội quy, quy chế của tổ chức trongđiều kiện hoàn cảnh bình thường

* Phương pháp quản lý “tự do”

Phương pháp quản lý “tự do” là tác động khuyến khích, động viên của chủ thểquản lý đến đối tượng quản lý trên cơ sở sử dụng quyền lực một cách tối thiểu vớinhững công việc đặc thù nhằm đạt tới hiệu quả tối ưu

Phương pháp “tự do” có những đặc trưng cơ bản:

Chủ thể quản lý hầu như “không sử dụng” hệ thống kiểm tra giám sát đối vớinhân viên Việc đánh giá công việc của nhân viên căn cứ vào kết quả cuối cùng của họ.+ Đối tượng, hoàn cảnh và tính chất công việc

Phương pháp này gắn liền với những công việc có tính đặc thù về chuyên môn,với những người năng động, sang tạo, có trình độ năng lực, có trách nhiệm

Nhóm phương pháp quản lý dựa vào việc sử dụng các công cụ có tính vật chất.

Nhóm phương pháp này gồm có hai phương pháp cơ bản:

* Phương pháp tổ chức - hành chính

- Phương pháp tổ chức - hành chính là tác động của chủ thể quản lý đến đối tượngquản lý trên cơ sở sử dụng các công cụ tổ chức - hành chính để duy trì kỷ luật, kỷ cươngnhằm đạt tới hiệu quả tối ưu

- Phương pháp quản lý tổ chức - hành chính có những đặc trưng cơ bản:

+ Lựa chọn công cụ

Các công cụ về tổ chức - hành chính được chủ thể quản lý sử dụng bao gồm:công tác tổ chức – cán bộ; luật, nội quy, quy chế, quy định

+ Cách thức tác động

Phương pháp này được thực hiện thông qua các biện pháp:

• Phân công công việc cho nhân viên và giao quyền cho các cấp quản lý theo

đúng chức năng, nhiệm vụ, phù hợp với năng lực của họ;

• Thực hiện việc đánh giá hiệu quả công việc một cách công bằng;

• Đề bạt, thuyên chuyển, buộc thôi việc đối với nhân viên trên cơ sở kết quả lao động của họ;

• Đào tạo và phát triển nhân lực

+ Đối tượng, hoàn cảnh và tính chất công việc

Phương pháp này được áp dụng một cách tương đối phổ biến trong nhiều tổchức, nhiều công việc và hoàn cảnh khác nhau

*Phương pháp kinh tế

Nhóm phương pháp kinh tế là các phương pháp tác động vào đối tượng quản lýthông qua các lợi ích kinh tế bằng việc sử dụng các đòn bẩy kinh tế (tiền lương, tiềnthưởng, tiền phạt, giá cả, lợi nhuận, lãi suất…) để cho đối tượng quản lý tự lựa chọnphương án hoạt động có hiệu quả nhất trong phạm vi hoạt động của họ

Cơ sở khách quan của các phương pháp kinh tế là sự vận dụng các quy luật kinh

tế trong quản lý

Phương pháp kinh tế có vai trò rất quan trọng và giữ vai trò trung tâm trongcông tác quản lý vì nó tác động thông qua các lợi ích kinh tế, tạo ra sự quan tâm vậtchất thiết thân của mỗi người và tập thể lao động, tạo ra động lực kinh tế trực tiếp khơidậy sức mạnh tiềm tàng trong mỗi con người, động lực đó càng vững chắc nếu lợi ích

cá nhân được kết hợp đúng đắn với lợi ích của tập thể và xã hội

Ưu điểm:

– Mỗi người tự mình quyết định cách làm việc sao co có thu nhập vật chất cao nhất sẽ giúp hiệu quả công việc đạt được cao nhất

– Tác động lên đối tượng quản lý một cách nhẹ nhàng, không gây ra sức ép tâm

lý, tạo ra bầu không khí thoaỉ mái, dễ được chấp nhận

– Tính dân chủ rất cao, các đối tượng quản lý có quyền lựa chọn hành động theo ý mình

– Nó kích thích khả năng sáng tạo, phát huy tính sáng tạo trong công việc, mang lại hiệu quả rất cao

– Có thể áp dụng linh hoạt, phù hợp với nhiều đối tượng trong nhiều điều kiện hoàn cảnh và trong nhiều lĩnh vực

Nhược điểm:

– Nếu coi nó là duy nhất sẽ lệ thuộc vào vật chất, quên các giá trị tinh thần, đạođức, truyền thống văn hóa, hủy hoại môi trường sống…

– Không có sự dảm bảo thực hiện cao vì nó không bắt buộc

– Dễ bị đối tượng quản lý xem thường nếu không kèm theo các phương pháp tác động khác

Vận dụng:

Tại cơ quan, các phương pháp quản lý kinh tế được vận dụng như: Có chế độđãi ngộ đối với giáo viên, nhân viên (được hưởng thêm 50% lương); thưởng các tổchuyên môn và cá nhân bồi dưỡng học sinh giỏi có giải quốc gia; thưởng các tổchuyên môn có học sinh đỗ thủ khoa tốt nghiệp, đại học…

Nhóm phương pháp quản lý dựa vào việc sử dụng các công cụ có tính phi vật chất

Nhóm phương pháp này bao gồm hai phương pháp cơ bản:

* Phương pháp tâm lý – xã hội

- Phương pháp tâm lý – xã hội là tác động bằng tâm lý, tình cảm của chủ thểquản lý đến đối tượng quản lý để tạo nên sự hiểu biết, chia sẻ và gắn bó giữa các thànhviên nhằm xây dựng “bầu không khí hữu ích”của tổ chức.

- Phương pháp quản lý tâm lý – xã hội có những đặc trưng cơ bản:

+ Lựa chọn công cụ

Chủ thể quản lý tác động bằng yếu tố tình cảm, tâm lý đối với nhân viên và tạo

ra cơ hội cho nhân viên được tiếp xúc, trao đổi những tâm tư, nguyện vọng của họ; tạođiều kiện để nhân viên giao lưu với nhau, giúp họ hiểu biết và chia sẻ với nhau trongcông việc và cuộc sống

+ Cách thức tác động

Phương pháp này được thực hiện thông qua các hình thức: giao lưu, tổ chứchoạt động văn hoá - thể thao, picnic.v.v

+ Đối tượng, hoàn cảnh và tính chất công việc

Phương pháp này được sử dụng một cách phổ biến ở nhiều tổ chức với mọi đốitượng và phải chọn những hoàn cảnh thích hợp

Những phương pháp quản lý được trình bày ở trên là những phương phápchung nhất cần phải được áp dụng ở tất cả các loại hình quản lý và cấp độ quản lýnhưng sự vận dụng nó là mang tính đặc thù Ngoài các phương pháp chung thì ở cácloại hình quản lý cụ thể còn có những phương pháp quản lý riêng của nó

Tuy nhiên, theo tiếp cận quy trình quản lý, có thể chia các phương pháp quản lýthành các loại sau: phương pháp lập kế hoạch, phương pháp tổ chức, phương pháplãnh đạo, phương pháp kiểm tra Những phương pháp này sẽ được trình bày ở nhữngphần sau

1.2 Nghệ thuật quản lý, lãnh đạo

Lãnh đạo là khả năng của một người tác động, thúc đẩy, hướng dẫn và chỉ đạongười khác để đạt mục tiêu đã đề ra của tổ chức Lãnh đạo phải liên quan đến ngườikhác (cấp dưới) chấp nhận sự chỉ đạo của mình (cấp trên), không có cấp dưới thì nănglực lãnh đạo không thể biểu hiện và nhận biết được Lãnh đạo gắn liền với sự phân bổkhông bình đẳng quyền lực giữa lãnh đạo và các thành viên, các nhà lãnh đạo khôngchỉ chỉ đạo cấp dưới mà còn sử dụng ảnh hưởng của mình để đòi hỏi cấp dưới thựchiện những mệnh lệnh của mình

Lãnh đạo vừa là một khoa học vừa là một nghệ thuật vì những lý do sau:

1 Lãnh đạo là một khoa học vì nó đòi hỏi người lãnh đạo phải có tri thức hiểu

biết khoa học về tất cả mọi mặt,mọi lĩnh vực, nhận thức và vận dụng đúng quy luật,

nắm vững đối tượng, có thông tin đầy đủ chính xác, có khả năng thực hiện Nhà lãnhđạo phải nhận xét các sự kiện một cách khách quan, gạt bỏ những tình cảm và các giátrị khác biệt Kết luận các sự kiện phải theo những nguyên tắc rõ ràng, theo các quyluật khách quan trong quốc gia hoạt động lãnh đạo phải dựa trên những phương phápquản lý lãnh đạo khoa học, làm việc theo phương pháp khoa học.

2 Lãnh đạo là một nghệ thuật vì: kỹ năng lãnh đạo, quản lý được xây dựng trên

cơ sở tri thức và kinh nghiệm của người lãnh đạo Lãnh đạo lấy con người làm đối tượng,

tư tưởng, tư tưởng, chính kiến, tình cảm của con người luôn thay đổi đòi hỏi nhà lãnh đạocảm hứng, sự thông minh và sáng suốt để “dùng người”, chính là nghệ thuật khéo léo,nhạy cảm và sáng tạo để hoàn thành công việc lãnh đạo thông qua việc con người trongtập thể, sử dụng các kỹ xảo, thủ thuật để giải quyết các mối quan hệ nhiều chiều nhằmđạt kết quả cao nhất

Lãnh đạo, quản lý không có cách thức và định hướng thống nhất, tuỳ thuộc vàotâm lý trí tuệ, học vấn, tài năng, tố chất, tác phong và kinh nghiệm của mỗi ngườimang tính linh hoạt và sáng tạo Mỗi người có một thủ thuật đặc thù riêng để hoànthành công việc Người lãnh đạo luôn hải tìm tòi những điều mới mẻ, cách thức lãnhđạo sử dụng các nguyên tắc về lãnh đạo một cách mềm dẻo, sáng tạo tuỳ hoàn cảnhthực tế để thu hút đối tượng lãnh đạo của mình

Là một nghệ thuật nhưng nghệ thuật lãnh đạo tế nhị hơn các nghệ thuật khác ởchỗ những hành động và quyết định của người lãnh đạo có ảnh hưởng đến nhiều ngườikhác Nếu quyết định và hành động đúng sẽ thoả mãn các lợi ích của tập thể và từngngười tạo điều kiện và tăng động cơ làm việc tích cực của mỗi thành viên từ đó sẽnâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức và ngược lại nếu quyết định và hành độngcủa người lãnh đạo nhằm vào việc thoả mãn nhu cầu cá nhân mình thì sẽ gây bất bìnhtrong tập thể, chia rẽ tập thể

Mỗi người lãnh đạo phải luôn bình tĩnh, sáng suốt và trong sạch để tỏ rõ nghệthuật của mình

Đối với công tác quản lý hành chính đòi hỏi nhà lãnh đạo phải sử dụng đúng uyquyền của mình do pháp luật quy định nhưng cũng uỷ quyền cho cấp dưới chủ động đểthực hiện các hoạt động có hiệu quả, phải biết tổ chức công việc hợp lý, quan tâm giảiquyết mối quan hệ với người dưới quyền, chú ý kỹ thuật truyền đạt mệnh lệnh và tâm

lý khi giao tiếp

* Lãnh đạo là quá trình dẫn dắt, định hướng của các chủ thể lãnh đạo đối với đối tượng lãnh đạo nhằm đạt đến một mục tiêu nào đó của tổ chức Một số đặc điểm của

lãnh đạo là: Trước hết, lãnh đạo là lãnh đạo con người, nhóm người, tổ chức người

Thứ hai, lãnh đạo là quá trình ảnh hưởng của người lãnh đạo đến người dưới quyền,lãnh đạo chủ yếu lấy thuyết phục làm phương tiện để tác động đến người dưới quyền.Thứ ba, lãnh đạo là quá trình tác động, dẫn dắt, định hướng con người tiến đến mụctiêu của tổ chức.

Vai trò của hoạt động lãnh đạo: Hoạt động lãnh đạo là họat động thực tiễn quan

trọng của nhân loại: Không có hoạt động lãnh đạo, không có chỉ huy điều khiển,hướng dẫn và phối hợp, con người không thể tiến hành sản xuất xã hội, không thể tiếnhành hoạt đông tập thể, lại càng không thể hình thành lực lượng sản xuất xã hội Vaitrò biểu hiện ở sự phát huy chức năng dẫn đầu, hướng dẫn của người lãnh đạo; ở hoạchđịnh đường lối, chiến lược và chính sách

*Phân biệt sự khác nhau giữa “Lãnh đạo và quản lý”:

- Qua phân tích ở phần trên, chúng ta thấy khái niệm Lãnh đạo và Quản lý cónhững điểm tương đồng về nội hàm như: Lãnh đạo và Quản lý đều là sự tác động tự giácđến đối tượng trên cơ sở những quy luật khách quan vốn có của đối tượng đó Lãnh đạo

và Quản lý đều thống nhất về phương hướng chung, về mục đích là bảo đảm cho đốitượng hoạt động và phát triển một cách tối ưu Song mặt khác, ở chúng vẫn có những mặtnhững đặc điểm khác nhau, đặt biệt là khi là so sánh, phân tích qua tính chất công việccủa người lãnh đạo và quản lý thì ta thấy rõ điều đó: Thứ nhất, ta có thể phân biệt sự khácnhau theo đối tượng của người lãnh đạo và người quản lý: Đối tượng của người lãnh đạochính là con người, lãnh đạo là lãnh đạo con người, người lãnh đạo là người đứng đầucủa một nhóm người, tập hợp thể người, lãnh đạo con người và các nhóm xã hội, lãnhđạo một quốc gia một dân tộc…

Lãnh đạo, quản lý vừa là khoa học, vừa là nghệ thuật:

1 Tính khoa học của lãnh đạo, quản lý biểu hiện ở các nội dung sau:

* Phải đảm bảo tính khoa học trong việc xây dựng và tổ chức thực hiện các quyết định lãnh đạo, quản lý: Nó phải được dựa trên một cơ sở khoa học nhất định

(khách quan, toàn diện, lịch sử - cụ thể); giải quyết một cách hài hòa mối quan hệ giữamục tiêu và phương tiện, giữa tính nguyên tắc với chủ nghĩa giáo điều và bệnh rập khuônmáy móc, giữa tính linh hoạt cách mạng với chủ nghĩa cơ hội xét lại, giữa cái phổ biếncái cái đặc thù, giữa hiện tại và tương lai…

* Nó đòi hỏi người lãnh đạo, quản lý phải năm vững Lý luận lãnh đạo, quản lý:

các yếu tố cơ bản của người lãnh đạo, quản lý như:

- Phải nắm vững tính khoa học trong phong cách lãnh đạo - kiểu hoạt động đặcthù của người lãnh đạo được hình thành trên cơ sở kết hợp chặt chẽ và tác động qua lạibiện chứng giữa yếu tố tâm lý chủ quan của người lãnh đạo và yếu tố môi trường xã

hội trong hệ thống quản lý.

- Nó còn đòi hỏi người lãnh đạo, quản lý phải nắm vững phương pháp lãnh

đạo, quản lý - cách thức tác động của chủ thể quản lý tác động vào đối tượng quản lý

để đạt được mục tiêu đề ra Các nhân tố ảnh hưởng đến phương pháp lãnh đạo và

quản lý:

Nhân tố khách quan như môi trường và điều kiện làm việc cơ chế quản lý, nội

quy, quy chế, quy định trong lĩnh vực hoạt động quản lý Nhân tố chủ quan như trình

độ năng lực của người lãnh đạo, quản lý; tinh thần trách nhiệm, tính tự giác năng động,sáng tạo và ý thức chấp hành của chủ thể và khách thể bị lãnh đạo quản lý; quyền uy,

uy tín của người lãnh đạo quản lý

Đặc điểm của phương pháp lãnh đạo quản lý: Phương pháp lãnh đạo, quản lý

không có một công thức định sẵn như trong toán học mà nó luôn thay đổi cùng với sựthay đổi của cơ chế quản lý của những điều kiện khách quan và chủ quan của ý chí,nghệ thuật lãnh đạo, quản lý rất đa dạng và mỗi một chủ thể lãnh đạo, quản lý có mộtphương pháp quản lý, lãnh đạo riêng để đạt được mục đích của mình

Tính khoa học của Phương pháp lãnh đạo, quản lý biểu hiện ở quy luật về mối

quan hệ biện chứng giữa chủ thể lãnh đạo, quản lý với đối tượng lãnh đạo, quản lý Do

đó, phương pháp lãnh đạo, quản lý phải được xây dựng trên nền tảng nhận thức khoa học – người lãnh đạo, quản lý phải có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, trình độ quản

lý và các kiến thức văn hóa khác

2 Tính nghệ thuật của lãnh đạo, quản lý được biểu hiện ở chỗ:

* Đó là nghệ thuật vận dụng khả năng: Tính nghệ thuật của công việc lãnh đạo

quản lý thể hiện ở chổ vai trò của nhân tố chủ quan trong việc lựa chọn khả năng tối

ưu và tạo lập cơ chế để hiện thực hoá khả năng đã được lựa chọn Nhưng mềm dẻo vàlinh hoạt về sách lược, phương pháp cho phù hợp với hoàn cảnh cụ thể, với điều kiện

cụ thể, con người cụ thể…

+ Phương pháp, lãnh đạo quản lý là một nghệ thuật: Tính nghệ thuật của lãnh

đạo, quản lý xuất phát từ tính đa dạng trong hoạt động lãnh đạo, quản lý: Đối tượng tác

động của Phương pháp lãnh đạo, quản lý là những con người xã hội – mà con người là

một thực thể đa dạng về tâm lý, tính cách, nhu cầu lợi ích, thói quen… do vậy

Phương pháp lãnh đạo, quản lý cũng mang tính đa dạng, phong phú, năng động, linh

hoạt; khôngđược máy móc, cứng nhắc, rập khuôn Phương pháp lãnh đạo, quản lý đòihỏi văn hoá ứng xử, văn hóa chính trị, văn hóa dân chủ cao của người lãnh đạo vàngười bị lãnh đạo trong một quá trình lãnh đạo, quản lý

Qua phân tích ở phần trên, chúng ta có thể thấy rằng việc áp dụng một kiểu

phong cách lãnh đạo nào đó vào trong hoạt động lãnh đạo, quản lý không đơn giản, việc áp dụng nguyên bản một kiểu phong cách nào đó vào trong thực tiễn lãnh đạo,

quản lý mà đòi hỏi người quản trị phải vận dụng một cách linh hoạt, sáng tạo để tìm ra

kiểu phong cách lãnh đạo thích hợp tuỳ vào những điều kiện, tình huống cụ thể củađơn vị, cơ quan

+ Người lãnh đạo, quản lý cần nắm vững tính nghệ thuật trong giao tiếp: Hoạt

động lãnh đạo, quản lý là hoạt động gián tiếp – nhiệm vụ chính của người lãnh đạo quản

lý là dẫn dắt, định hướng; huy động, phối hợp sức mạnh của mọi người và tập thể để thựchiện mục tiêu của tổ chức - vì có tính chất gián tiếp nên hoạt động lãnh đạo quản lýthường tiến hành chủ yếu thông qua hoạt động giao tiếp Giao tiếp là một hoạt

động quan trọng trong lãnh đạo quản lý; đó là một vấn đề mang tính khoa học và nghệ thuật

+ “Dùng người” là chức năng cơ bản của lãnh đạo và quản lý: Lãnh đạo,quản lýkhông thể làm tất cả, thành công nhờ dùng người Nó đòi hỏi phải hiểu cấp dưới, biếtphân công phân cấp công việc cho phù hợp với “sở trường, sở đoản” của từng đốitượng;biết phát hiện, sử dụng người đạo tạo và bồi dưỡng cán bộ, động viên khích lệ cánbộ…theo kiểu “dụng nhân như dụng mộc”

*Tóm lại: lãnh đạo, quản lý là một khoa học và nghệ thuật; người lãnh đạo,

quản lý như một nhạc trưởng chỉ huy một dàn nhạc giao hưởng.

2 NGHỆ THUẬT ỨNG XỬ TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ CHỈ HUY TÀU BIỂN

2.1 Khái niệm về kỹ năng ứng xử

2.1.1 Giao tiếp là gì?

Giao tiếp là quá trình chuyển giao, tiếp nhận và xử lý thông tin giữa người nàyvới người khác Giao tiếp có cội nguồn sâu sắc từ hành vi con người và cấu trúc xãhội

Giao tiếp là một tiến trình xảy ra hàng ngày, trong mọi tình huống mà chúng tađang có mặt Vai trò của bạn với tư cách là một cán bộ thư viện phục vụ bạn đọc sẽ làphát huy khả năng của bản thân, giao tiếp theo cách có hiệu quả nhất để hiểu được nhucầu thông tin của bạn đọc nhằm bổ sung/thay đổi cho phù hợp

Giao tiếp là “một hoạt động tương tác để đạt được sự hiểu nhau hoặc sự thayđổi giữa hai hoặc nhiều người”

2.1.2 Ứng xử trong giao tiếp được hiểu như thế nào?

Như vậy: Ứng xử trong giao tiếp được hiểu là: sự phản ứng của con người đối

với sự tác động của một tổ chức, nhóm người, cá nhân,… đến mình trong một tìnhhuống cụ thể, nhất định

2.1.3 Đặc điểm của giao tiếp - ứng xử:

- Đặc điểm của giao tiếp đó là: giao tiếp có đối tượng có thể nói đây là mốiquan hệ chủ thể và đối tượng là mối quan hệ mà qua đó sự tiếp xúc tâm lí được thực hiện.Mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể là mối quan hệ tích cực ở mức độ cao, thấp khácnhau

- Đặc điểm của ứng xử trong giao tiếp đó là: con người không chủ động tronggiao tiếp mà chủ động trong phản ứng có sự lựa chọn, có tính toán thể hiện qua thái độhành vi, cử chỉ, cách nói năng, tùy thuộc vào tri thức, kinh nghiệm và nhân cách của mỗingười nhằm đạt kết quả giao tiếp cao nhất

2.2 Kỹ năng ứng xử trong công tác quản lý nói chung

Hoạch định là những kế hoạch được thiết lập theo khoảng thời gian từng tháng,quí, hay năm

Tuy nhiên, công việc chung sẽ không thể tổ chức tốt nếu công việc cá nhânkhông được tổ chức hiệu quả Nhà quản lý hiện đại phải là người tổ chức tốt công việc

và thời gian của chính mình Cần phân bổ hợp lý các nguồn lực cá nhân cho các côngviệc sự vụ hàng ngày, đầu tư phát triển (học tập, nghiên cứu), thư giãn, gia đình và xãhội Sự mất cân đối trong bố trí nguồn lực cá nhân sẽ làm giảm hiệu năng của nhà quảnlý

2.3 Kỹ năng ứng xử với cấp trên và đồng nghiệp, cấp dưới

2.3.1 Kỹ năng ứng xử với cấp trên

2.3.1.1 Bản chất và mối quan hệ của cấp dưới – cấp trên

Giao tiếp với cấp trên là quá trình tương tác gắn với phản hồi thông tin, đề đạt ýkiến, nguyện vọng… tức là cấp dưới báo cáo với cấp trên về các phương pháp, cáchthức hoạt động, kết quả thực hiện công việc của chính bản thân họ, của đồng nghiệp vàcủa tàu với cấp trên thông qua các kênh giao tiếp khác nhau hoặc bằng văn bản

2.3.1.2 Yêu cầu chung khi giao tiếp với cấp trên

- Chăm chú lắng nghe ý kiến của cấp trên, sau khi cấp trên nói xong nên phátbiểu một vài ý kiến của mình để thể hiện nhận thức của bản thân đối với các vấn đề cấptrên đã nói, đồng thời ghi chép những nhận xét của cấp trên

- Trình bày nội dung ngắn gọn, sâu sắc, đủ ý, có trọng tâm, rõ ràng, mạch lạc vàphải thể hiện được tư duy của mình

- Tôn trọng chức quyền của cấp trên nhưng không e dè, sợ sệt cấp trên, hoặc sùng bái cấp trên quá mức

- Khi nói chuyện với cấp trên về đồng nghiệp của mình chỉ nên nói ưu điểm của

họ, không nên nói khuyết điểm Như vậy, không những có lợi cho quan hệ đồng nghiệp

mà còn đề cao được uy tín của mình trước tập thể

- Hiểu cấp trên: Cấp dưới khi giao tiếp với cấp trên cần phải hiểu rõ cá tính,năng lực và không ngoại trừ cả những yếu kém, sai phạm, khuyết điểm của cấp trên trongquá khứ, nhưng “phải ghi lòng tạc dạ” rằng hiểu cấp trên không phải là vì một

động cơ xấu mà để biết cách ứng xử, hợp tác với cấp trên, tránh được đụng chạm vô tình đến “miền kỵ” của cấp trên

- Duy trì khoảng cách phù hợp: quan hệ, giao tiếp với cấp trên tránh thân mật quá mức sẽ dẫn đến sự hoài nghi, thậm chí bị người khác phá địa vị của mình

- Phải chủ động nhận trách nhiệm đối với nội dung và ý kiến mình đưa ra,không nên lẩn tránh trách nhiệm Điều đó biểu hiện sự can đảm, tự tin, tự trọng và khẳngđịnh giá trị, vị thế của mình

2.3.1.3 Một số lỗi thường gặp khi giao tiếp cấp với cấp trên

- Coi cấp trên là người hoàn toàn nắm vận mệnh mình, là chiếc thang để mìnhlên đến đỉnh cao của sự thành đạt, rồi nịnh hót cấp trên hay ngược lại chỉ coi họ là ngườilãnh đạo thuần túy, ngoài công tác ra không liên quan gì đến mình, kính trọng nhưng xa

lạ, hoặc cảm thấy học vấn của họ kém rồi coi thường, thiếu tôn trọng chức quyền của cấptrên

- Nội dung truyền đạt không rõ ràng, thông tin thiếu chính xác dẫn đến cấp trên mất lòng tin với cấp dưới.

- Báo cáo vượt cấp hoặc báo cáo cấp trên những việc vụn vặt không cần thiết.Như vậy, vô hình dung nhân viên đã xúc phạm đến lòng tự trọng của cấp trên, gây phiền hà, quấy nhiễu cấp trên

- Nói xấu đồng nghiệp với cấp trên

- Giao tiếp kiểu “xuề xòa” trong nhà ngoài ngõ, không tuân thủ kỷ luật nguyên tắc giao tiếp của cơ quan, đơn vị

2.3.1.4 Kỹ năng thỉnh thị/ xin ý kiến

- Lựa chọn thời điểm thích hợp và có phương pháp để thỉnh thị/ xin ý kiến.Trước khi xin ý kiến cần tìm hiểu thông tin về cấp trên cũng như tình hình trong đơn vị

- Chuẩn bị chu đáo, chính xác nội dung cần xin ý kiến Nếu muốn tham mưucho cấp trên chủ trương mới thì phải có căn cứ xác đáng chứng minh một cách đầy đủ để

ý kiến tham mưu được cấp trên chấp nhận

- Phải xác định người lãnh đạo trực tiếp để báo cáo xin ý kiến

2.3.1.5 Kỹ năng khen ngợi và góp ý với cấp trên

- Góp ý một cách chân thành nhưng cũng phải khéo léo, chọn đúng thời cơ và

2.3.2 Kỹ năng giao tiếp với cấp dưới

2.3.2.1 Bản chất và mối quan hệ cấp trên – cấp dưới

Giao tiếp từ cấp trên xuống cấp dưới là hình thức giao tiếp từ thủ trưởng tớinhân viên, từ những người lập kế hoạch, chính sách tới những người thực hiện, tức làgiao tiếp theo cấu trúc thứ bậc của tổ chức Sự giao tiếp đó mang tính chỉ thị hướngdẫn và tăng cường tham gia trong quản lý

2.3.2.2 Yêu cầu chung khi giao tiếp với cấp dưới

- Tìm hiểu cấp dưới về mọi mặt như: phẩm chất, năng lực, tình cảm, tính cách

để giao việc cho phù hợp với khả năng của cấp dưới

- Khi giao tiếp, trao đổi thông tin với cấp dưới nên giải thích chi tiết về các vấn

đề, đôi khi dừng lại hỏi nhân viên cấp dưới xem họ suy nghĩ gì hoặc phản hồi như thế nào về vấn đề đó

- Nhìn nhận cấp dưới một cách khách quan, trung thực, cụ thể nhưng toàn diện,phải hết sức công bằng, không nhìn nhận cấp dưới một cách hời hợt và chủ quan dẫnđến có những cách nói năng thiếu tôn trọng

- Không được ép cấp dưới làm theo ý thích, tình cảm của mình, không nên buộcnhân viên này làm một việc rất khó còn nhân viên kia lại làm một việc rất dễ, mặc dù họ

có cùng khả năng như nhau, mà phải đưa ra hai việc, động viên họ tự lựa chọn, tỏ thái độquan tâm, ưu ái hơn đối với người làm việc khó

- Hành vi, cử chỉ, thái độ khi giao tiếp với cấp dưới phải tôn trọng, không dùng lời lẽ thiếu lịch sự

- Cấp trên cũng cần phải tìm hiểu ý kiến phản hồi của nhân viên, sau đó cầnđược trao đổi lại một cách thẳng thắn và cởi mở

- Khi giao tiếp với nhân viên thì cần giữ khoảng cách, không coi thường nhưng cũng đừng quá xa cách

2.3.2.2 Một số lỗi thường gặp khi giao tiếp với cấp dưới

- Thái độ nói năng bất chấp tất cả, ngôn ngữ, cử chỉ, điệu bộ không thích hợp, truyền đạt thông tin mang tính áp đặt

- Không tôn trọng cấp dưới, chỉ một mình thủ trưởng nói rồi bắt mọi người trong đơn vị tuân theo

- Nhìn nhận cấp dưới một cách hời hợt, chủ quan

2.3.2.5 Kỹ năng khen ngợi và phê bình cấp dưới

- Khi nhắc nhở, phê bình cấp dưới, cấp trên phải phân tích sự việc rõ ràng, tìm

ra thực chất của vấn đề Hướng vào vấn đề và các giải pháp chứ không hướng vào cá tínhđặc điểm của cá nhân Như vậy, có thể cấp trên nói nghiêm khắc, quá lời một chút, cấpdưới vẫn hiểu và thông cảm và cho rằng đó là trách nhiệm của cấp trên và sẵn sàng tiếpthu ý kiến phê bình

- Khen ngợi và ghi nhận chất lượng, hiệu quả công việc của nhân viên Lãnhđạo cần dành những lời động viên, khích lệ với cấp dưới của mình và công nhận các nỗlực và kết quả làm việc của họ Khi sự cố gắng của cấp dưới được đáp lại một cách đúngmức, họ sẽ cảm thấy thoải mái, hiệu quả công việc sẽ cao hơn

2.3.2.6 Kỹ năng giao tiếp với đồng nghiệp

Bản chất và mối quan hệ đồng nghiệp

Giao tiếp giữa đồng nghiệp với đồng nghiệp thực chất là giao tiếp giữa các cánhân và bộ phận cùng cấp trong cùng một cơ quan, tổ chức Nếu quan hệ giao tiếpđồng nghiệp trong cơ quan, tổ chức tốt nó sẽ góp phần vào việc giải quyết mục đíchcông việc chung, củng cố tinh thần và thúc đẩy việc thực hiện các công việc của cơquan, tổ chức lẫn mục đích duy trì hoạt động nhóm

Để giao tiếp đồng nghiệp phát huy được vai trò của nó thì trong mỗi cơ quan, tổchức thậm chí trong mỗi cá nhân cần nỗ lực để xây dựng được mối quan hệ thân thiếtnhưng thẳng thắn, bình đẳng, thông cảm, hiểu biết nhau Quan hệ đồng nghiệp tốtkhông phải hình thành một cách tự nhiên mà đòi hỏi chúng ta phải có những hiểu biếtnhất định và từ đó biến thành nghệ thuật giao tiếp ứng xử thì mới có thể đạt được

Các yêu cầu chung khi giao tiếp với các đồng nghiệp

- Tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau, điều này các đồng nghiệp sẽ trao đổi cởi mở vàthẳng thắn hơn, việc giao tiếp giữa các đồng nghiệp sẽ mang tính tương tác và hiệu quảhơn

- Giao tiếp trực tiếp là tốt nhất, nó có thể trao đổi thông tin một cách đầy đủ nhất,biểu lộ tình cảm rõ nhất và dễ xóa bỏ được sự hiểu lầm Nhưng phải chú ý đến số lầngiao tiếp, nếu giao tiếp quá nhiều sẽ gây nên bão hòa, do đó giữa đồng nghiệp với nhaucần phải hạn chế cả về không gian, thời gian, làm sao cho hợp lý, để cả hai bên đều tỉnhtáo xử lý quan hệ với nhau

- Nói năng phải biết giữ chừng mực, ngôn ngữ lịch sự

Một số lỗi thường gặp khi giao tiếp với đồng nghiệp

- Thiếu sự tự tin khi giao tiếp Trong ngôn ngữ giao tiếp nếu câu mở đầu luôn

kèm theo những từ như: “Tôi chỉ…”, “ tôi nghĩ là…”, “ tôi đoán thế…”, “ tôi cũngkhông chắc lắm…”, sẽ khiến người nghe/ đồng nghiệp không tin hoàn toàn vào lời nóicủa mình.

- Tính hiệu quả của câu nói nằm ở trong chính sự dứt khoát chứ không phải bằngcách cao giọng hay xuống giọng Đôi khi cách nói cao giọng có thể tạo ra căng thẳng chođồng nghiệp và họ như đang bị sai khiến Ngược lại, nói quá nhỏ chứng tỏ rằng người nóikhông có sự tự tin nào cả

- Ngắt lời người khác một cách tùy tiện Bất cứ tình huống nào trong cuộc họphay trong những câu chuyện với đồng nghiệp, mỗi cá nhân cũng nên tôn trọng người nóibằng cách biết lắng nghe và đợi khi họ kết thúc mới lên tiếng

- Thái độ thiếu thiện chí Khi hai bên không có thiện chí với nhau, thông tinthường bị uốn nắn theo hướng tiêu cực Thái độ thiếu thiện chí làm cho quá trình giaotiếp truyền đạt thông tin chuẩn xác trở nên vô cùng khó khăn Khi thiếu tin tưởng, và mọingười bực tức với nhau, thì bất kể cách giao tiếp, truyền đạt như thế nào, thông tin sẽ bịhiểu méo mó

- Lôi kéo, bè phái là điều tối kỵ và cũng là điều khó tránh nhất tại các công sở

Đó là một tính xấu cần phải tránh, mỗi người nên đối xử tốt và quan tâm tới mọi ngườimột cách chân thành, không lôi kéo người khác cùng moi móc, nói xấu hay “chọcngoáy” vào chuyện riêng tư, khuyết điểm của bất kỳ đồng nghiệp nào

2.4 Kỹ năng ứng xử trong công tác quản lý, chỉ huy tàu biển

Người làm công tác quản lý, chỉ huy tàu biển cần phải hiểu mình là ai, vị trí của

mình ở đâu để có thể thực hiện công việc cho phù hợp trong công tác quản lý, điềuhành và chỉ huy tàu Cụ thể đối với chức danh quản lý ngành boong chúng ta có các vịtrí sau:

• Thuyền trưởng là Sĩ quan quản lý cao nhất trên tàu Là người duy nhất chịutrách nhiệm về hành động của chính mình và hành hành động của người khác trên tàu.Công việc của Thuyền trưởng là giám sát và thúc đẩy mọi hoạt động trên tàu an toàn,phải chịu trách nhiệm trước Chủ tàu

• Thuyền phó nhất (Đại phó) là Sĩ quan Boong cấp quản lý Đại phó là ngườigiúp việc Thuyền trưởng quản lý công việc bộ phận Boong Là người được Thuyềntrưởng ủy thác trách nhiệm quản lý con tàu khi Thuyền trưởng rời tàu Đại phó có quyềnquản lý mọi hoạt động của bộ phận Boong Và phải chịu trách nhiệm trước Thuyềntrưởng về những quyết định của mình Đại phó là người quản lý công việc hàng hóa.Trên biển, Đại phó đi ca 4~8

Trong cảng, Đại phó phải luôn có mặt trên tàu để giám sát quá trình làm hàng.

Sĩ quan quản lý là chức danh thuộc định biên an toàn tối thiểu trên tàu nênkhông thể thiếu trên tàu Vắng chức danh này, tàu không được phép chạy Vậy vai tròcủa Sĩ quan quản lý thật sự quan trọng

Từ một Sĩ quan vận hành (Operational Officer) trở thành một Sĩ quan quản lý(Management Officer) là một bước tiến dài Lượng đổi, ắt chất phải đổi Sĩ quan quản

lý không còn là người bị động, làm việc theo lệnh Sĩ quan quản lý đã là người chủđộng: Tự lập kế hoạch công việc - Chỉ đạo thực hiện công việc- Theo dõi việc thựchiện công việc - Rút kinh nghiệm và cải tiến công việc Và đó chính là công việc củangười quản lý Công việc của “người lo” chứ không phải là công việc của “ngườilàm”

Sĩ quan quản lý trước hết là sĩ quan vận hành giỏi Họ phải hiểu thấu đáo và cóthể đảm nhận công việc của mọi chức danh trên tàu (trừ chức danh quản lý) Họ sẽ lànhững người dẫn dắt người khác về chuyên môn và nghiệp vụ trên tàu Con tàu có antoàn hay không sẽ tùy thuộc vào chất lượng chuyên môn và khả năng quản lý của họ

Thuyền trưởng là Chỉ huy cao nhất trên tàu Là người đại diện cho quyền lợicủa Chủ tàu Thuyền trưởng chỉ huy con tàu bằng mệnh lệnh, dựa trên nội qui của tàu,chính sách công ty và luật lệ hiện hành

Muốn tổ chức tốt công việc, Sĩ quan quản lý phải là người hiểu biết sâu sắccông việc Muốn chỉ đạo người khác thực hiện tốt công việc, bạn phải là người đầu tàugương mẫu

3 QUẢN LÝ NHÂN SỰ, HÀNH CHÍNH, Y TẾ

3.1 Quản lý nhân sự trên tàu

- Quản lý nhân sự trên tàu nhằm đảm bảo mục tiêu quản lý an toàn, cụ thể là tậptrung vào các kỹ năng của sỹ quan như làm việc theo nhóm, thiết lập nhóm làm việc,thông tin, tính lãnh đạo, ra quyết định cuối cùng…

- Quản lý nhân sự trên tàu của ngành boong là kỹ năng tận dụng tốt năng lực của các thành viên trong đội boong để nâng cao khả năng thi hành

- Quản lý nhân sự trên tàu của ngành boong trong đó quản lý tốt nguồn lựcbuồng lái có ý nghĩa quan trọng đảm bảo an toàn cho tàu Nguồn lực con người chính lànăng lực của các thành viên đang làm việc trên buồng lái Thuyền trưởng là thành viêncủa đội buồng lái, thuyền trưởng cũng là một nguồn lực đặc biệt của buồng lái Vì vậy,phương pháp mà toàn đội sử dụng để có được cùng chung một ý định và cùng nhau cốgắng hoàn thành mục tiêu chính là quản lý nhân sự buồng lái

- Quản lý nhân sự trên tàu nói chung là quản lý thuyền viên, để đạt được mục tiêu quản lý tàu an toàn, thì thuyền trưởng phải đảm bảo các vấn đề sau đây:

• Đào tạo và huấn luyện chuyên môn định kì cho thuyền viên Boong;

• Làm quen cho thuyền viên mới nhập tàu hay thuyền viên mới đảm nhận chức danh mới;

• Theo dõi quá trình làm việc của thuyền viên Boong, đánh giá chất lượng thuyền viên theo chính sách của công ty;

• Phân công ca kíp trong cảng, bố trí thời gian làm việc, nghỉ ngơi cho thuyềnviên Boong chú ý giảm sức ép (stress) đối với thuyền viên;

• Theo dõi nhân lực trên tàu, số người đi bờ Và báo cáo tình trạng nhân lực cho Thuyền trưởng mỗi khi yêu cầu;

• Theo dõi và thúc đẩy công việc bàn giao thuyền viên Boong;

• Xây dựng và kiểm tra việc thực hiện nội qui sinh hoạt-làm việc trên tàu;

• Kiểm tra việc quản lý thuyền viên của các bộ phận trên tàu;

• Kiểm tra bằng cấp thuyền viên khi nhập tàu;

• Thúc đẩy các bộ phận thực hiện việc làm quen cho thuyền viên mới;

• Thực hiện việc đánh giá định kì chất lượng làm việc của thuyền viên;

• Theo dõi việc duy trì ca kíp trên tàu;

• Xây dựng mối quan hệ hợp tác, tương trợ giữa các bộ phận và mỗi một thuyền viên;

• Xem xét kỉ luật thuyền viên và đề xuất cho Chủ tàu về việc sử dụng thuyền viên.

3.2 Quản lý hành chính trên tàu

Quản lý hành chính trên tàu có thể được xem như là các công việc liên quan đếngiấy tờ, báo cáo công việc hàng ngày, tuần, tháng, quý, 6 tháng, một năm và chuẩn bịcác giấy tờ cho việc kiểm tra hành chính của chính quyền cảng , bao gồm các côngviệc cụ thể như sau:

- Chuẩn bị và tham gia trong kiểm tra nhà nước cảng biển, kiểm tra của nước

mà tàu mang cờ

- Kiểm tra phân loại, kiểm tra chuyên môn, các yêu cầu xếp hàng tàu quốc tế và

an ninh cảng (bao gồm thủ tục giấy tờ và các nhiệm vụ trực ca bắt buộc)

- Lập kế hoạch và thực hiện các bài tập và huấn luyện, sử dụng và duy trì hệ thống quản lý an toàn và nội bộ (QSM, ISM…);

- Hoàn thành các biên bản và viết nhật ký (boong, rác thải, dầu, độ lệch…)

- Hoàn thành các giấy tờ và tài liệu theo quy định làm thủ tục khi tàu đến và rờicảng (như danh sách thuyền viên và hành khách, tờ khai hàng hóa, khai báo sức khỏe…)

- Hàng ngày thuyền trưởng gửi điện báo cáo tình hình về công ty vào buổi trưa theo giờ tàu (Noon report message)

- Khi đến và rời cảng cảng thuyền trưởng gửi điện thông báo tàu đến và khởi hành (Arrival report message và Departure report message)

- Trường hợp tàu có trục trặc vì một lý do nào đó ảnh hưởng tới hành trình,thuyền trưởng gửi điện thông báo lý do theo mẫu điện trong hướng dẫn của công ty

- Trường hợp tàu chạy định hạn thuyền trưởng gửi điện báo cáo theo mẫu và quy định của người thuê tàu, đồng thời gửi copy (CC) về công ty

3.3 Quản lý sức khỏe và y tế trên tàu

3.3.1 Sức khỏe trên tàu

MLC qui định thuyền viên phải được chăm sóc y tế tại chỗ, kịp thời và miễn phíkhi làm việc trên tàu Thuyền viên được quyền khám bác sĩ, nha khoa khi tàu trongcảng hay ở những nơi có thể Tủ thuốc, trang bị y tế, ấn phẩm y tế phải được duy trìtrên tàu và kiểm tra định kỳ theo qui định quốc gia

Trang: 29

Thuyền viên phụ trách cấp cứu và cho thuốc men phải được huấn luyện theoSTCW Tàu phải được trang bị danh mục các đài biển INMARSAT và danh sách cáctrạm dịch vụ hỗ trợ y tế từ xa trên tàu.

Để đảm bảo an toàn cho con người, con tàu và đảm bảo hoàn thành các công việctrên tàu, thuyền trưởng cần lưu ý một số điểm sau đây liên quan đến sức khoẻ thuyềnviên

• Thuyền viên trước khi lên tàu làm việc phải đảm bảo có đầy đủ sức khoẻ đểđảm nhận công việc của mình, thuyền viên phải có giấy chứng nhận sức khoẻ hợp lệ

• Trước khi tàu hành trình thuyền trưởng phải đảm bảo rằng tất cả thuyền viêntrên tàu đều có sức khoẻ tốt Nếu nhận thấy bất kỳ trường hợp nào có hiện tượng ốm yếuthì cần phải yêu cầu thay thế, nếu có thể được

• Thuyền trưởng phải quan tâm đến điều kiện làm việc của thuyền viên và tránh để cho bất kỳ thuyền viên nào phải làm việc quá sức

• Không cho phép thuyền viên sử dụng các chất gây nghiện, sử dụng quá mứccác chất có cồn Không để tình trạng cờ bạc diễn ra trên tàu để thuyền viên tham gia vàolàm ảnh hưởng nặng nề đến tình hình sức khoẻ chung

• Không được gây ồn ào mất trật tự trên tàu để đảm bảo những thuyền viên đã hết ca trực được nghỉ ngơi yên tĩnh

• Động viên thuyền viên tham gia rèn luyện sức khoẻ như đi bộ, bóng bàn, tậptạ để tằng cường sức khoẻ, tham gia các hoạt động văn hoá văn nghệ để giảm stress khiphải làm việc xa đất liền và gia đình

3.3.2 Y tế trên tàu

Mỗi quốc gia đều có chính sách riêng về thuốc mà mọi tổ chức y tế đều phải tôntrọng, do vậy tủ thuốc và trang thiết bị y tế trên tàu biển Việt Nam bắt buộc phải đượcthực hiện Danh mục thuốc thiết yếu của Bộ Y tế Việt Nam được ban hành lần đầu vàonăm 1985

Theo thông lệ về thuốc thiết yếu của Tổ chức y tế thế giới (WHO-OMS), cứ 2đến 3 năm phải xem xét lại một lần danh mục thuốc để loại trừ những thuốc qua quátrình sử dụng tỏ ra ít hiệu lực hoặc không phù hợp với điều kiện không có y, bác sỹtrên tàu Chính vì vậy, Bộ Y tế Việt Nam đã có danh mục thuốc thiết yếu Việt Namban hành lần thứ 4 theo quyết định 2285/1999/QĐ-BYT ngày 28-7-1999 Đây là nộidung đã được sửa đổi, ban hành cho phù hợp với danh mục thuốc thiết yếu của Bộ Y tếban hành

Tủ thuốc được bố trí theo 3 loại:

+ Loại A: Cho các tàu viễn dương hoặc tàu đánh cá ngoài khơi xa không có y,

bác sỹ trên tàu, số sỹ quan, thuyền viên từ 25 đến 40 người, thời hạn đi biển không hạnchế Cơ số thuốc ước tính dùng trong 06 tháng

+ Loại B: Cho các tàu hàng đi biển trong nước hoặc các nước lân cận, có thể

cập bến gần nhất khi cần thiết không quá 24 giờ Số sỹ quan, thuyền viên từ 15 đến 25người Cơ số thuốc dùng trong 06 tháng

+ Loại C: Cho các tàu hàng nhỏ, tàu biển pha sông, tàu đánh cá với số

lượngthuyền viên dưới 15 người và chỉ hoat động trên biển trong vài ba ngày hoặc có thểcập bến trong vòng 5 đến 6 giờ

Chúng ta biết rằng, Y - Dược học là một chuyên ngành phức tạp, không thể cóđầy đủ kiến thức trong một thời gian ngắn Vì vậy, ngoài phần đào tạo, trên mỗi tàucần có các sách hướng dẫn về chẩn đoán, xử trí và sử dụng thuốc ngay tức thời trongkhi chờ đợi chuyển giao người bệnh, người bị nạn Cuốn “Hướng dẫn quốc tế về y tếtrên tàu biển” vì vậy phải đi liền với tủ thuốc trên tàu

Trong Sổ tay QLHTAT của mỗi công ty đều có “Quy trình quản lý thuốc uống,các chất gây nghiện và rượu bia” trong đó quy định sỹ quan chịu trách nhiệm quản lý

tủ thuốc trên tàu, thời gian kiểm tra, báo cáo tình trạng tủ thuốc. Theo quy định, sáutháng một lần, công ty phải thực hiện việc thay mới những thuốc đã hết hạn hoặc bổsung lượng thuốc đã sử dụng theo “Báo cáo Kiểm kê tủ thuốc” do sỹ quan boong đượcchỉ định gửi về và “Giấy chứng nhận tủ thuốc” do cơ quan y tế biển cấp

Theo quy định của Bộ luật ISM, trên tàu phải có Sỹ quan an toàn (thông thường

là đại phó kiêm nhiệm) và Ban an toàn và sức khỏe với thành phần trưởng ban làthuyền trưởng và các người khác theo yêu cầu của công ty, có chức năng như sau:

• Đảm bảo tuân thủ các quy định về an toàn và sức khỏe cho thuyền viên

• Nâng cao tiêu chuẩn về ý thức an toàn trong thuyền viên

• Là đại diện và thay mặt thuyền viên đưa kiến nghị cho công ty về các yêucầu cải tiến điều kiện lao động, đảm bảo sức khỏe nghề nghiệp và an toàn sử dụng laođộng

• Kiểm tra công việc và ghi chép của Sỹ quan an toàn tàu

• Đảm bảo tuân thủ chính sách sức khỏe nghề nghiệp và an toàn của người sửdụng lao động

• Xem xét và áp dụng tất cả biện pháp đảm bảo sức khỏe nghề nghiệp và an toàn đối với thuyền viên

• Ghi lưu tất cả công việc, sự kiện liên quan đến an toàn và sức khỏe thuyển viên

• Định kỳ soát xét công tác quản lý, an toàn, bảo vệ môi trường trên tàu, bảo

vệ sức khỏe của thuyền viên

Nếu trên tàu có Bác sĩ hoặc nhân viên y tế, thì những người này chịu sự quản lý

và điều hành trực tiếp của đại phó Bác sĩ hoặc nhân viên y tế có nhiệm vụ sau đây:

1- Phụ trách về y tế, vệ sinh, theo dõi sức khỏe, thực hiện cấp cứu, điều trị bệnhcho thuyền viên, hành khách và những người có mặt trên tàu; trường hợp cần thiết chobệnh nhân nghỉ hoặc đưa bệnh nhân đi điều trị ở bệnh viện

2- Tiếp nhận và điều trị bệnh nhân trên tàu; trực tiếp kiểm tra, báo cáo đại phótình hình vệ sinh buồng ở của thuyền viên và hành khách, nhà ăn, câu lạc bộ và nhữngnơi công cộng khác; báo cáo về tình hình điều trị bệnh nhân

3- Kiểm tra chất lượng của lương thực, thực phẩm, nước ngọt sử dụng trên tàu

và tiến hành kiểm tra việc bảo đảm vệ sinh của bộ phận nhà bếp, nhà ăn, khách sạn.Tham gia lập thực đơn hằng ngày của thuyền viên, hành khách

4- Ðịnh kỳ tổ chức khám sức khỏe cho thuyền viên, báo cáo thuyền trưởngnhững người mắc bệnh truyền nhiễm, sử dụng chất gây nghiện; kiểm tra, theo dõi việcngăn ngừa ô nhiễm môi trường sống

5- Quản lý sổ tiêm chủng của thuyền viên

6- Lập dự trù bổ sung và thay thế các dụng cụ y tế, thuốc men; kiểm kê tủ thuốchằng tháng, hằng quý và báo cáo thuyền trưởng; giữ gìn, bảo quản thuốc và dụng cụ y

tế theo đúng quy định

7- Hướng dẫn cho thuyền viên phương pháp cấp cứu khi gặp tai nạn và các kiếnthức thông thường về vệ sinh phòng bệnh mùa hè, mùa đông, khu vực hàn đới và nhiệtđới

8- Trước mỗi chuyến đi phải kiểm tra giấy chứng nhận sức khỏe của thuyềnviên, sổ tiêm chủng của thuyền viên, giấy chứng nhận miễn xử lý vệ sinh tàu thủy,giấy chứng nhận tiêm phòng dịch cho gia súc (nếu có)

9- Tổ chức thực hiện pháp luật Việt Nam và điều ước quốc tế về y tế, bảo hộ laođộng trên tàu

10- Chăm sóc người sinh, bảo quản thi hài người chết trên tàu

11- Chậm nhất ba giờ trước khi tàu rời cảng phải báo cáo cho đại phó về việcchuẩn bị của bộ phận mình cho chuyến đi

12- Sau mỗi chuyến đi phải tập hợp báo cáo về tình hình sức khỏe của thuyềnviên Nếu cần thiết lập danh sách và báo cáo thuyền trưởng, chủ tàu về những ngườicần phải kiểm tra sức khỏe.

13- Quản lý phòng khám bệnh, phòng mổ, phòng cách ly, phòng bệnh nhân,trang thiết bị y tế, thuốc men Nếu trên tàu không bố trí chức danh bác sĩ hoặc nhânviên y tế thì nhiệm vụ y tế trên tàu do thuyền trưởng phân công

Để giải quyết vấn đề ốm đau và thương tật trên tàu, thuyền trưởng phải quantâm đến một số vấn đề sau:

• Thời hạn sử dụng của các loại thuốc, cần có sổ theo dõi (Medicine list) đểnắm được loại thuốc nào hết hạn, cần thiết phải yêu cầu cung cấp trước khi loại thuốc đóhết hạn sử dụng

• Trên tàu nếu không bố trí bác sĩ thì ít nhất phải có một sĩ quan có kiến thức

về y tế, được đào tạo qua một khóa huấn luyện và có giấy chứng nhận khả năng chuyênmôn về y tế Ngày nay hầu hết các sĩ quan, đặc biệt là bộ phận boong đều được trang bịnhững kiến thức cơ bản về y tế

• Các thiết bị, dụng cụ y tế cũng như các loại và số lượng thuốc phải đượccung cấp và trang bị đầy đủ theo tiêu chuẩn của tổ chức y tế thế giới WHO khuyến nghị

• Phải tiến hành kiểm kê tủ thuốc của tàu và các thiết bị y tế hai lần trong mộtnăm, nếu loại nào thiếu hoặc hết hạn cần phải yêu cầu cung cấp ngay

• Lượng thuốc cung cấp cho thuyền viên sử dung trong chuyến hoặc trongtháng phải được ghi chép cẩn thận vào sổ nhật ký thuốc (Medicine log), ở môt số cảng,chính quyền cảng sẽ kiểm tra nghiêm ngặt vấn đề này, một số nơi như ở Brazin tàu cònphải báo cho đại lý biết khi trên đường đến Brazin nếu có trường hợp thuyền viên phải sửdụng thuốc (loại thuốc gì, tên thuyền viên sử dụng và thời gian sử dụng) Nếu sơ suấttrong việc này có thể sẽ bị phạt rất nặng

• Cần tham khảo các tài liệu liên quan đến công tác y tế trên tàu như cuốn:Hướng dẫn y tế trên tàu (IMGS-International Medical Guide for Ships); Hướng dẫn sơcứu (MFAG-Medical First Aid Guide)

Trang: 33