Chính sách: - Thống nhất quản lý hồ sơ, tài liệu của công ty - Xác định toàn bộ hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của công ty là tài sản chung của công ty, vì vậy mọi
Tổng quan
Tổng quan về doanh nghiệp: Công ty Cổ phần địa ốc Novaland
NovaGroup là tập đoàn kinh tế hàng đầu tại Việt Nam, gồm ba trụ cột chính: Novaland Group, Nova Service Group và Nova Consumer Group Tập đoàn hoạt động đa dạng trong các lĩnh vực then chốt như bất động sản, thương mại dịch vụ và nông nghiệp, góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế và tạo ra những giá trị bền vững cho cộng đồng.
Novaland đóng vai trò là nhân tố chủ đạo trong hệ sinh thái của Tập đoàn NovaGroup, khẳng định vị thế là thương hiệu uy tín hàng đầu trong lĩnh vực đầu tư và phát triển bất động sản tại Việt Nam.
Novaland sở hữu quỹ đất hơn 5.400 ha và tập trung phát triển ba dòng sản phẩm chủ lực gồm bất động sản đô thị, bất động sản đô thị du lịch, cùng bất động sản công nghiệp.
- Trải qua hành trình 29 năm hình thành và phát triển, Novaland hiện sở hữu danh mục hơn
Tập đoàn hoạt động mạnh mẽ trong lĩnh vực bất động sản, với hơn 50 dự án đa dạng, bao gồm cả dự án đô thị và các dự án du lịch quy mô lớn Các công trình và sản phẩm của tập đoàn luôn dẫn đầu xu hướng, góp phần thúc đẩy sự phát triển của đô thị và du lịch tại các tỉnh thành phía Nam Những dự án này không chỉ tạo cơ hội đầu tư mà còn tác động tích cực đến sự phát triển bền vững của khu vực.
- Novaland là Công ty niêm yết trong nhóm VN30, và niêm yết trái phiếu trên Sở Giao dịch Chứng khoán Singapore.
Mục đích của chương trình quản lý hồ sơ
- Kiểm soát việc tạo ra và phát triển của hồ sơ: kiểm soát sự phát triển của hồ sơ, từ đó tối ưu được không gian lưu trữ
Lấy và xử lý hồ sơ hiệu quả đòi hỏi việc sắp xếp và bố trí hồ sơ một cách hợp lý, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất làm việc Việc tổ chức hồ sơ khoa học không chỉ giảm thiểu thời gian tìm kiếm mà còn đảm bảo truy xuất dữ liệu nhanh chóng và chính xác, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ trong doanh nghiệp.
Hệ thống quản lý hồ sơ đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ tính toàn vẹn và đầy đủ của các hồ sơ, đảm bảo chúng luôn được duy trì theo các quy tắc đã đề ra Việc này giúp ngăn chặn người dùng trái phép hoặc giả mạo các hồ sơ bí mật và quan trọng, từ đó bảo vệ an toàn và bí mật thông tin một cách hiệu quả.
- Cắt giảm chi phí, tiết kiệm thời gian và nhân lực: tiết kiệm chi phí cho không gian lưu trữ, in ấn, và thời gian cho nhân sự
- Ra quyết định quản lý tốt hơn: làm cho dữ liệu có liên quan dễ dàng truy cập, cho phép các công ty đưa ra quyết định nhanh hơn
Để giữ cho nhân viên có động lực, cần đảm bảo hệ thống quản lý hồ sơ hiệu quả, tổ chức lưu trữ rõ ràng và tránh tình trạng mất mát tài liệu quan trọng Khi các yếu tố này được thực hiện tốt, môi trường làm việc trở nên chuyên nghiệp và tích cực hơn, góp phần nâng cao tinh thần và năng suất làm việc của nhân viên Ngược lại, việc quản lý hồ sơ kém, hệ thống lưu trữ không tổ chức và thường xuyên mất mát tài liệu sẽ gây ra một môi trường làm việc tiêu cực, ảnh hưởng trực tiếp đến động lực của nhân viên.
- Chuẩn bị các phương án phòng chống thiên tai, thảm họa: xây dựng quy trình bảo vệ và phục hồi cho hồ sơ
Việc thiết lập chính sách và thủ tục hủy các hồ sơ đã hết hạn là rất quan trọng để quản lý tài liệu hiệu quả Thường chỉ những hồ sơ cần thiết hoặc liên quan đến các nghĩa vụ pháp lý mới cần được lưu giữ vĩnh viễn, trong khi phần lớn hồ sơ có thể bị loại bỏ sau thời gian quy định Áp dụng quy trình xóa hồ sơ đúng hạn giúp giảm thiểu tình trạng lưu trữ không cần thiết và đảm bảo tuân thủ các quy định về quản lý hồ sơ.
Chính sách
- Thống nhất quản lý hồ sơ, tài liệu của công ty
Xác định toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của công ty là tài sản chung của doanh nghiệp Vì vậy, tất cả thành viên cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về tổ chức và quản lý hồ sơ, tài liệu để đảm bảo an toàn và bảo mật Việc phân tán, huỷ hoại, chiếm giữ hoặc tiết lộ tài liệu trái phép đều bị cấm nhằm bảo vệ tài sản của công ty và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả, an toàn.
Việc quản lý hồ sơ, tài liệu của công ty cần do một bộ phận chịu trách nhiệm chính đảm nhận và thực hiện dưới sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo Bộ phận này có nhiệm vụ quản lý toàn diện hồ sơ, tài liệu, đảm bảo quy trình bàn giao khi có sự thay đổi nhân sự được thực hiện nghiêm túc và đúng quy định Điều này giúp duy trì an toàn, trật tự và hiệu quả trong công tác lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp.
Để nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ, cần xây dựng các quy định cụ thể về các mặt nghiệp vụ như chế độ lập và phân loại hồ sơ, chế độ bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ, cùng với chế độ đánh giá và tiêu hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
Tổ chức các cuộc họp chuyên đề định kỳ giúp kiểm tra và nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ, tài liệu trong công ty Những cuộc họp này góp phần thúc đẩy hoạt động của công ty nói chung cũng như từng bộ phận riêng biệt Việc duy trì các cuộc họp thường xuyên còn đảm bảo việc cập nhật, kiểm soát hồ sơ, tài liệu diễn ra hiệu quả và đúng quy trình Đây là hoạt động quan trọng góp phần nâng cao năng suất, đảm bảo tính chuyên nghiệp trong quản lý hồ sơ và tài liệu của doanh nghiệp.
Quy định quản lý tài liệu được thiết lập nhằm đảm bảo kiểm soát chặt chẽ tất cả các loại tài liệu, bao gồm cả tài liệu nội bộ và tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài Việc này giúp duy trì tính chính xác, công khai và bảo mật của tài liệu trong toàn công ty Áp dụng quy định này sẽ nâng cao hiệu quả làm việc và đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn về quản lý tài liệu.
Yêu cầu của công ty về chương trình quản lý hồ sơ
- Thiết lập lịch trình lưu giữ hồ sơ:
Môi trường kỹ thuật số ngày càng phát triển với nhịp độ nhanh, tạo ra thông tin nhanh chóng và ở nhiều định dạng khác nhau
Lịch trình lưu giữ hồ sơ được xác định rõ ràng dựa trên quan điểm hoạt động và pháp lý, đảm bảo thời gian lưu giữ phù hợp với quy định Các hồ sơ lỗi thời được xử lý kịp thời, có hệ thống, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và bảo mật hồ sơ Việc duy trì hệ thống lưu trữ rõ ràng và đúng quy trình góp phần tối ưu hóa hoạt động của tổ chức và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.
Thực hiện kiểm kê hồ sơ của tất cả các hồ sơ vật lý và điện tử
Thiết lập một hệ thống phân loại hồ sơ tiêu chuẩn hóa
Tiến hành nghiên cứu về tất cả các yêu cầu pháp lý
Xây dựng lịch trình lưu giữ hồ sơ giúp tổ chức quản lý hiệu quả tài sản thông tin và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý Việc này kiểm soát chi phí lưu trữ, nâng cao khả năng truy xuất hồ sơ nhanh chóng và chính xác Đồng thời, nó giảm thiểu rủi ro pháp lý liên quan đến việc quản lý hồ sơ và dữ liệu doanh nghiệp.
- Tuân thủ chính sách và thủ tục:
Các chính sách và thủ tục quản lý hồ sơ cần được truyền đạt rõ ràng, đảm bảo tính đồng bộ và nhất quán trong toàn bộ tổ chức Việc áp dụng thống nhất các quy trình này là yếu tố then chốt để xây dựng nền tảng vững chắc cho hệ thống quản lý hồ sơ thành công, từ đó nâng cao hiệu quả và khả năng kiểm soát hồ sơ trong doanh nghiệp.
Công ty có chính sách riêng về lưu giữ hồ sơ và tài liệu, bao gồm các tệp đang hoạt động, tệp không sử dụng, email và các lĩnh vực quản lý thông tin khác Việc duy trì và xử lý hồ sơ đúng quy định giúp nâng cao hiệu quả quản lý và bảo mật dữ liệu doanh nghiệp Chính sách này đảm bảo lưu trữ an toàn, tuân thủ quy định pháp luật và hỗ trợ công tác kiểm tra, tra cứu thông tin khi cần thiết.
- Khả năng truy cập, lập chỉ mục và lưu trữ:
Một yếu tố góp phần cho một chương trình quản lý hồ sơ thành công là khả năng truy cập thông tin khi cần
Các thông số lập chỉ mục như ngày tháng, chủ đề, người sáng tạo và vị trí hồ sơ là yếu tố quan trọng để truy xuất thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả Tùy thuộc vào loại dữ liệu, chẳng hạn như điện tử hoặc vật lý, vị trí lưu trữ có thể thay đổi để phù hợp với đặc điểm của từng loại thông tin.
- Kiểm tra sự tuân thủ:
Kết quả thành công của hệ thống quản lý hồ sơ doanh nghiệp phụ thuộc vào việc nhân viên tuân thủ các chính sách và thủ tục quản lý hồ sơ của công ty Để đảm bảo sự tuân thủ liên tục của nhân viên, việc đánh giá thường xuyên chương trình quản lý hồ sơ là rất cần thiết, từ đó nâng cao hiệu quả và độ chính xác của hệ thống.
Các thành phần của đánh giá quản lý hồ sơ bao gồm:
Lịch trình lưu giữ tuân thủ các luật và quy định cập nhật
Lập chỉ mục độ chính xác và khả năng truy cập của tài liệu
Đào tạo và giao tiếp giữa nhân viên và các bộ phận
Bảo vệ và lưu giữ hồ sơ
Tiêu hủy kịp thời và nhất quán các tệp không hoạt động
- Loại bỏ các hồ sơ không hoạt động:
Sau khi đã sắp xếp hồ sơ và xác định chính sách lưu giữ phù hợp, doanh nghiệp cần loại bỏ các tài liệu không còn phù hợp để tránh các rủi ro pháp lý Lưu giữ tài liệu lâu hơn thời gian quy định có thể dẫn đến vi phạm dữ liệu và các vi phạm pháp luật liên quan đến bảo mật thông tin doanh nghiệp Việc duy trì quá trình xử lý tài liệu đúng quy trình không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý mà còn tối ưu hoá quản lý hồ sơ, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Việc tiêu hủy kịp thời các hồ sơ đã hết vòng đời là một phần quan trọng trong kế hoạch quản lý hồ sơ, giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý và tối ưu hóa chi phí lưu trữ Áp dụng quy trình xử lý hồ sơ hiệu quả đảm bảo rằng các hồ sơ không còn giá trị sẽ không làm gia tăng gánh nặng về mặt pháp lý hoặc tài chính cho tổ chức Việc quản lý hồ sơ bài bản kết hợp với việc loại bỏ hồ sơ đã hết hạn sẽ nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Áp dụng chính sách lưu giữ cho cả bản ghi vật lý và bản ghi kỹ thuật số
Bảo vệ hồ sơ điện tử khỏi việc bị xóa ngẫu nhiên hoặc cố ý
Chỉ cho phép nhân viên có thẩm quyền thiết lập lịch trình lưu giữ
Quản lý lưu thông hồ sơ vật lý trong và ngoài tổ chức
Ghi lại tất cả các hoạt động của hồ sơ và chứng minh việc xử lý hồ sơ đúng cách
Trách nhiệm
5.1 Trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính:
Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ; tài liệu vào lưu trữ tại bộ phận lưu trữ Cụ thể:
- Chỉ đạo việc xây dựng và trình người đứng đầu ban hành Danh mục hồ sơ của công ty
- Chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào bộ phận lưu trữ
Tham mưu cho ban lãnh đạo công ty trong việc chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn lập hồ sơ cũng như quá trình nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào hệ thống lưu trữ, đảm bảo quy trình lưu trữ diễn ra chính xác và hiệu quả Việc này giúp nâng cao công tác quản lý hồ sơ công ty, duy trì hồ sơ đầy đủ, theo đúng tiêu chuẩn và hỗ trợ công tác lưu trữ tài liệu của cấp dưới.
5.2 Trách nhiệm của cá nhân:
Trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc, mỗi cá nhân cần lập hồ sơ đầy đủ về công việc đó để đảm bảo dễ dàng truy xuất và quản lý sau này Sau khi hoàn thành, hồ sơ và tài liệu liên quan phải được nộp lưu vào bộ phận lưu trữ theo đúng hướng dẫn để duy trì tổ chức và an toàn thông tin Việc lưu trữ hồ sơ đúng quy trình giúp nâng cao hiệu quả công việc và tuân thủ các quy định về quản lý hồ sơ tài liệu.
- Ngoài việc lập hồ sơ công việc, cần lập hồ sơ nguyên tắc làm căn cứ giải quyết công việc hằng ngày
Các đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã hết hạn nộp lưu để phục vụ công việc cần có sự đồng ý của người đứng đầu công ty Đồng thời, phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho bộ phận lưu trữ Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu không vượt quá hai năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
Trong các trường hợp nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác, nhân viên phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc người kế nhiệm Việc bàn giao hồ sơ cần được thống kê rõ ràng và lập biên bản giao nhận nhằm đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của tài liệu.
5.3 Trách nhiệm của bộ phận Lưu trữ
- Giúp người đứng đầu công ty hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
- Tiếp nhận, hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu:
Tiếp nhận hồ sơ và tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân, đồng thời lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu để đảm bảo quản lý chặt chẽ Trong trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ, đơn vị hoặc cá nhân phải bổ sung hoặc báo cáo người có thẩm quyền để xử lý kịp thời, đảm bảo quy trình đánh giá và lưu trữ hồ sơ đúng quy định.
+ Hoàn chỉnh hồ sơ và lập Mục lục hồ sơ:
Hồ sơ hoàn chỉnh cần bao gồm bìa theo mẫu, trong đó cần chỉnh sửa các thông tin trên bìa hồ sơ nếu cần thiết, đồng thời đánh số các tờ trong hồ sơ để đảm bảo tính tổ chức và dễ dàng tra cứu Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, phải bổ sung các chứng từ kết thúc và biên mục văn bản trong hồ sơ để đảm bảo đầy đủ hồ sơ lưu trữ lâu dài.
Để đảm bảo quản lý hồ sơ hiệu quả, cần lập mục lục cho hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng và hồ sơ bảo quản có thời hạn riêng Sau đó, sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp hoặc cặp phù hợp, ghi chú rõ ràng và dán nhãn cho từng hộp để dễ tìm kiếm Cuối cùng, đưa các hộp hồ sơ lên giá để lưu trữ, giúp quản lý hồ sơ trở nên hệ thống và thuận tiện.
Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc danh mục tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử là nghĩa vụ bắt buộc của tổ chức Đồng thời, các tài liệu hết giá trị sẽ được tổ chức hủy theo quyết định của người đứng đầu công ty, đảm bảo quản lý tài liệu chặt chẽ và tuân thủ quy định về lưu trữ.
Hệ thống phân loại
Phân loại hồ sơ của Novaland: Phân loại theo tính chất nội dung của hồ sơ
1.1 Hồ sơ Hành chính - văn phòng:
- Công văn, văn bản quy phạm pháp luật, quy định và chỉ thị của Hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị
- Hồ sơ về việc thành lập doanh nghiệp (gồm giấy phép kinh doanh, đơn xin và quyết định thành lập,…)
- Tài liệu về các hội nghị, đại hội
- Báo cáo tổng kết hoạt động doanh nghiệp theo từng năm
- Tài liệu mua sắm thiết bị văn phòng, hàng hóa,…
- Các loại văn bản giấy tờ khác
1.2 Hồ sơ Khối nguồn Nhân lực
- Các quyết định bổ nhiệm, bầu cử ban lãnh đạo
- Hồ sơ tuyển dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển lao động
- Hồ sơ nhân viên trong doanh nghiệp (như sơ yếu lý lịch, bằng cấp, hợp đồng lao động,…)
- Các quyết định khen thưởng kỷ luật nhân viên
- Các tài liệu, giấy tờ về BHXH, lương, thưởng, phụ cấp của người lao động
1.3 Hồ sơ Khối Thương mại:
- Hồ sơ, hợp đồng mua bán, cho thuê, kinh doanh các dự án bất động sản
- Kế hoạch, chiến lược kinh doanh, thương mại
- Hồ sơ quản trị rủi ro
1.4 Hồ sơ Khối Đầu tƣ & Phát triển dự án:
- Tài liệu, chính sách Quan hệ đầu tư, đối tác
- Tài liệu giá cổ phiếu và thông tin thị trường
- Hồ sơ chiến lược phát triển các dự án
- Hồ sơ về các dự án bất động sản đô thị
- Hồ sơ về các dự án bất động sản đô thị du lịch
- Hồ sơ về các dự án bất động sản công nghiệp
- Hồ sơ thiết kế, kế hoạch quy hoạch các dự án
1.5 Hồ sơ Khối Tài chính - Kế toán:
- Các văn bản quy phạm pháp luật, các quy định và hướng dẫn về hoạt động tài chính kế toán
- Dự toán, quyết toán kinh phí
- Báo cáo tài chính, kế hoạch tài chính
- Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế toán
- Hồ sơ, giấy tờ, tài liệu về kiểm kê tài sản và kiểm tra tài chính hàng năm
1.6 Hồ sơ khối Phát triển mua bán & Khai thác tài sản:
- Hồ sơ, tài liệu về tài sản thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp doanh nghiệp
- Hồ sơ về đăng kí sở hữu tài sản thuộc doanh nghiệp
- Hồ sơ, tài liệu về máy móc, thiết bị, quy trình công nghệ, sáng chế, cải tiến kỹ thuật công nghệ,… trong quy trình khai thác tài sản
Phương thức quản lý: Kết hợp 2 phương pháp: quản lý hồ sơ theo chủ đề, quản lý hồ sơ
2.1 Đối với hồ sơ thuộc nhóm Hành chính - văn phòng, Khối Tài chính - Kế toán Quản lý hồ sơ theo chủ đề:
- Kiểm tra, lập chỉ mục cho hồ sơ
Để tối ưu hóa hồ sơ của bạn, cần lập tiêu đề cho từng chủ đề chính một cách rõ ràng và chính xác Đồng thời, nên chia nhỏ các chủ đề con trong mỗi chủ đề lớn để tổ chức thông tin một cách logic và dễ tìm kiếm Việc sắp xếp các chủ đề con theo trật tự bảng chữ cái giúp tăng tính hệ thống và cải thiện khả năng tra cứu tài liệu Áp dụng các nguyên tắc này không chỉ giúp hồ sơ trở nên chuyên nghiệp mà còn nâng cao hiệu quả quản lý thông tin, phù hợp với các quy chuẩn SEO để nâng cao khả năng hiển thị của nội dung trên các nền tảng tìm kiếm.
- Sắp xếp các hồ sơ vào các chủ đề con (hồ sơ được sắp xếp theo thời gian)
- Tạo bảng tra tên chủ đề: Danh sách các tiêu đề chủ đề
Chủ đề Chủ đề con Tên hồ sơ Thời gian
Báo cáo tổng kết hoạt động Novaland
Báo cáo tổng kết công tác Novaland năm 2019 25/12/2019 Báo cáo tổng kết công tác
Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông thường niên
Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2019 19/01/2019 Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2020 15/01/2020
Báo cáo tài chính quý I năm
Báo cáo tài chính quý II năm
Kế hoạch tài chính năm 2019 26/12/2018
Kế hoạch tài chính năm 2020 23/12/2019
2.2 Đối với hồ sơ thuộc nhóm Khối nguồn nhân sự:
Quản lý hồ sơ theo chủ đề:
- Kiểm tra, lập chỉ mục cho hồ sơ
Lập tiêu đề cho các chủ đề hồ sơ giúp tổ chức thông tin rõ ràng và dễ tìm kiếm Chia nhỏ các chủ đề con trong từng chủ đề lớn để nâng cao khả năng quản lý tài liệu và tối ưu hóa quá trình tra cứu Sắp xếp các chủ đề con theo thứ tự bảng chữ cái nhằm tạo thuận lợi trong việc truy cập và duy trì hệ thống hồ sơ chuyên nghiệp, đồng thời cải thiện SEO cho nội dung của bạn.
- Sắp xếp các hồ sơ vào các chủ đề con (hồ sơ được sắp xếp theo chức vụ)
- Tạo bảng tra tên chủ đề: Danh sách các tiêu đề chủ đề
Chủ đề Chủ đề con Tên hồ sơ Chức vụ
Nhân sự ban Tổng giám đốc
Nguyễn Ngọc A Tổng giám đốc
Trần Thị C Phó tổng giám đốc
Nhân sự khối Tài chính - kế toán
Lưu Ngọc T Giám đốc khối
Trịnh Thị B Phó giám đốc khối
Nhân sự khối Thương mại
Bùi Văn K Giám đốc khối
Hoàng Văn P Phó giám đốc khối
2.3 Đối với hồ sơ thuộc nhóm Khối Thương mại, Đầu tư & Phát triển dự án, Phát triển mua bán & Khai thác tài sản:
Novaland, là doanh nghiệp phát triển và kinh doanh bất động sản hàng đầu, chú trọng quản lý hồ sơ theo vùng địa lý để tối ưu hóa khả năng phục vụ khách hàng Quản lý hồ sơ theo vùng địa lý giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác dữ liệu khu vực, từ đó nâng cao hiệu quả bán hàng và phát triển dự án phù hợp với đặc thù từng địa phương Việc kết hợp quản lý hồ sơ theo vùng địa lý cùng chủ đề giúp Novaland tổ chức dữ liệu một cách linh hoạt, chính xác, đồng thời tăng cường khả năng phân tích thị trường để đưa ra các quyết định chiến lược đúng đắn Đây là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả hoạt động và mở rộng thị trường trong lĩnh vực bất động sản của doanh nghiệp.
- Kiểm tra, lập chỉ mục cho các hồ sơ
- Tổng hợp các hồ sơ có cùng một vùng địa lý
Tên và mã vùng địa lý Việt Nam sẽ được sắp xếp theo tiêu chuẩn TCVN 7587:2007 về Thông tin và Tư liệu, đảm bảo sự thống nhất trong lưu trữ và trao đổi thông tin khoa học và công nghệ Việc áp dụng tiêu chuẩn này giúp xác định rõ ràng tên và mã địa danh, phục vụ công tác quản lý dữ liệu địa lý một cách chính xác và hiệu quả TCVN 7587:2007 góp phần tối ưu hóa quy trình chia sẻ thông tin giữa các cơ quan, tổ chức liên quan đến nghiên cứu, phát triển và ứng dụng khoa học công nghệ tại Việt Nam.
- Các hồ sơ trong cùng một vùng địa lý sẽ được sắp xếp theo chủ đề
Để tối ưu hóa hồ sơ, hãy bắt đầu bằng việc lập tiêu đề cho các chủ đề chính, sau đó chia nhỏ thành các chủ đề con phù hợp Các chủ đề con nên được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái để dễ dàng quản lý và tra cứu Việc tổ chức hồ sơ theo cấu trúc rõ ràng sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc và thuận tiện trong việc tìm kiếm thông tin Đồng thời, sử dụng tiêu đề rõ ràng, liên quan đến nội dung sẽ cải thiện SEO cho hồ sơ của bạn.
- Sắp xếp các hồ sơ vào các chủ đề con (hồ sơ được sắp xếp theo thời gian)
- Tạo bảng tra tên chủ đề: Danh sách các tiêu đề chủ đề
Chủ đề Chủ đề con Tên hồ sơ Thời gian
Bất động sản đô thị du lịch
Kế hoạch phát triển dự án Novaworld Hồ Tràm - Habana Island
Hồ sơ thiết bị, máy móc sử dụng trong dự án Hồ Tràm - Habana Island
Kế hoạch phát triển dự án Novaworld Hồ Tràm -
Hồ sơ thiết bị, máy móc sử dụng trong dự án Hồ Tràm - Wonderland
Chí Minh Quận 2 Bất Động sản đô thị
Kế hoạch phát triển dự án The Sun Avenue 16/01/2013 Hợp đồng thuê căn hộ tại
Tropic Garden Kế hoạch phát triển dự 12/03/2010
12 án Tropic Garden Hợp đồng thuê căn hộ tại Tropic Garden 19/06/2014
Địa điểm lưu giữ hồ sơ
Kho bảo quản hồ sơ giấy
Địa điểm xây kho nên chọn khu vực khô ráo, có môi trường không khí sạch và địa chất công trình ổn định để đảm đảm an toàn và bền vững Vị trí thuận lợi cho giao thông và dễ dàng tổ chức bảo vệ, phòng cháy chữa cháy cũng như khai thác, sử dụng tài liệu hiệu quả.
Để xác định quy mô kho phù hợp, cần xem xét tổng diện tích kho dựa trên số lượng tài liệu hiện có và kế hoạch thu nhập tài liệu từ các nguồn trong vòng 15-20 năm tới, với đơn vị tính là mét giá hoặc kilômet giá Kho lưu trữ phải được trang bị các loại phòng kho đa dạng, đáp ứng các yêu cầu và chế độ bảo quản khác nhau của từng loại hình hồ sơ tài liệu nhằm đảm bảo an toàn và bảo trì dữ liệu hiệu quả.
Diện tích các phòng kho được quy định gồm diện tích để đặt giá bảo quản hồ sơ, lối đi giữ các hàng giá, lối đi đầu giá và lối đi chính trong kho Mỗi phòng kho không vượt quá 200 mét vuông để đảm bảo an toàn và thuận tiện trong quản lý.
Lối đi trong kho bao gồm các loại như lối đi giữa các hàng giá (0,70-0,80m), lối đi đầu giá (0,40-0,60m), lối đi chính trong kho từ 1,20-1,50m, và lối đi xung quanh kho (hành lang hoặc hàng hiên) từ 0,80-1,20m Các lối đi trong kho cần được thiết kế để phục vụ thuận lợi cho dây chuyền công tác nghiệp vụ và vận chuyển hồ sơ Ngoài ra, lối đi ngoài kho phải đảm bảo điều kiện cho xe chữa cháy dễ dàng di chuyển và tiếp cận nơi xảy ra cháy, nhằm đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy hiệu quả.
Tường kho và tường ngăn giữa các phòng kho cần có khả năng chịu lửa, không bị sập đổ sau 4 giờ cháy để đảm bảo an toàn Tường kho phía ngoài phải được cách nhiệt, chống nóng và chống thấm nước mưa để bảo vệ hàng hóa bên trong Đối với các kho có lắp đặt máy điều hòa không khí, cần xây dựng tường 2 lớp, trong đó khoảng trống giữa các lớp phải được lắp đặt vật liệu cách ẩm và cách nhiệt nhằm duy trì môi trường lưu trữ lý tưởng.
Cửa kho cần chắc chắn, có khóa chắc chắn để bảo vệ hàng hóa Cửa mở theo chiều từ trong ra ngoài và nên sử dụng cửa cánh một lớp với hai lớp vật liệu cách nhiệt, cách ẩm, giúp duy trì nhiệt độ lý tưởng bên trong kho Cửa sổ của kho phải đảm bảo an ninh, chống đột nhập, chống ánh sáng trực tiếp và ngăn chặn các loại côn trùng xâm nhập Nên hạn chế thiết kế quá nhiều cửa sổ nhằm tăng cường khả năng bảo vệ và giảm nguy cơ rủi ro từ môi trường bên ngoài.
- Chiều cao kho: Mỗi tầng kho nên xây cao 2m8 (tính từ sàn kho này đến sàn kho khác)
Tầng hầm thông gió chống ẩm ở mặt đất cao trên 1m8 và tầng nóc thông gió chống nóng cao trên 1m (mái 2 lớp)
Hệ thống điện trong kho được thiết kế gồm hai hệ thống riêng biệt: hệ thống điện làm việc trong kho và hệ thống điện bảo vệ ngoài kho, nhằm đảm bảo an toàn và vận hành hiệu quả Kho cần lắp đặt cầu dao chung cho toàn bộ khu vực và cầu dao riêng cho từng tầng kho để dễ dàng kiểm soát và phòng cháy chữa cháy Dây dẫn điện trong kho phải sử dụng cáp chì được đi ngầm để tránh nguy cơ cháy nổ và đảm bảo an toàn Hệ thống chiếu sáng trong kho sử dụng bóng đèn dây tóc có lớp bảo vệ, mỗi bóng đèn có một công tắc riêng để thuận tiện trong việc điều chỉnh ánh sáng Các ổ cắm điện trong kho bắt buộc phải có nắp đậy để ngăn ngừa rò rỉ điện và gây nguy hiểm cho người sử dụng.
Hệ thống cấp nước của kho không chỉ đáp ứng nhu cầu sinh hoạt mà còn phục vụ cho phòng cháy chữa cháy, bao gồm họng cấp nước, bể chứa nước và máy bơm nước Đặc biệt, cần đảm bảo không đặt đường ống cấp nước đi qua khu vực bảo quản hồ sơ để đảm bảo an toàn và tránh gây ảnh hưởng đến hoạt động lưu kho.
Hệ thống thoát nước phải bảo đảm tiêu thoát nhanh, kể cả trên mái và trên tường
Trong kho hồ sơ giấy, việc duy trì chế độ nhiệt độ và độ ẩm ổn định là yếu tố quan trọng để bảo quản tài liệu hiệu quả Nhiệt độ lý tưởng là 20 ± 2 độ C cùng độ ẩm khoảng 50 ± 5%, cần duy trì liên tục 24 giờ mỗi ngày để đảm bảo không gây hư hỏng cho giấy tờ.
Chế độ ánh sáng trong kho hàng cần hạn chế tối đa ánh sáng tự nhiên chiếu trực tiếp vào hồ sơ để bảo vệ tài liệu Các cửa sổ nên lắp rèm che màu đậm nhằm kiểm soát ánh sáng và tránh tác động tiêu cực Trong kho chủ yếu sử dụng ánh sáng đèn điện và chỉ bật khi thật sự cần thiết, hạn chế việc sử dụng điện thường xuyên để giữ gìn tài liệu lâu dài.
- Chế độ thông gió: Luôn luôn duy trì lượng gió thông trong kho để đảm bảo độ thoáng mát cho hồ sơ
Khi phải sử dụng lại phòng làm việc cũ làm kho bảo quản tài liệu, cần tiến hành cải tạo để đảm bảo đáp ứng các yêu cầu bảo quản an toàn hồ sơ Điều này bao gồm việc kiểm tra và nâng cấp tải trọng sàn để đảm bảo an toàn Ngoài ra, cần sửa chữa, cải thiện cửa sổ và cửa ra vào để đảm bảo an ninh và kín đáo Hệ thống điện và nước cũng phải được kiểm tra và nâng cấp phù hợp nhằm duy trì điều kiện bảo quản tối ưu cho tài liệu quan trọng.
Trang thiết bị bảo quản
Trong quá trình bảo quản hồ sơ tài liệu, chủ yếu sử dụng hộp và giá kệ để đảm bảo an toàn và tổ chức khoa học Kho lưu trữ chuyên dụng được xây dựng mới, ưu tiên sử dụng các loại giá compact giúp tiết kiệm không gian và nâng cao hiệu quả bảo quản.
- Dụng cụ đo nhiệt độ-độ ẩm:
Mỗi phòng kho cần đặt một bộ dụng cụ đo nhiệt độ-độ ẩm tại trung tâm để theo dõi điều kiện lưu trữ hiệu quả Ngoài ra, nên đặt một bộ dụng cụ đo nhiệt độ-độ ẩm ở nơi thoáng mát, bên ngoài kho, nhằm so sánh và đánh giá sự biến đổi của thời tiết trong và ngoài kho, đảm bảo hàng hóa được bảo quản tốt và an toàn.
+ Thường xuyên kiểm tra và vệ sinh các dụng cụ đo
+ Quạt thông gió thường dùng là quạt gắn tường
Số lượng và công suất của quạt được bố trí phù hợp với diện tích và yêu cầu bảo quản hồ sơ tài liệu từng phòng, đảm bảo duy trì điều kiện môi trường lý tưởng Việc này giúp kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm, bảo vệ tài liệu khỏi ẩm mốc, sức khỏe của người làm việc trong phòng Quạt có vai trò quan trọng trong hệ thống lưu trữ, tối ưu hóa quá trình bảo quản hồ sơ, tài liệu an toàn và hiệu quả Do đó, lựa chọn quạt phù hợp với quy mô và đặc thù từng phòng là yếu tố quyết định thành công trong việc duy trì điều kiện bảo quản tốt nhất.
- Máy hút ẩm, máy điều hòa không khí:
Số lượng và công suất của máy hút ẩm, máy điều hòa không khí cần phải phù hợp với diện tích và độ kín của kho để đảm bảo duy trì chế độ nhiệt độ và độ ẩm phù hợp Việc chọn thiết bị phù hợp giúp bảo quản hồ sơ tài liệu hiệu quả, tránh hư hỏng do điều kiện môi trường không lý tưởng Đánh giá chính xác yêu cầu bảo quản sẽ tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của hệ thống điều hòa không khí và các thiết bị hỗ trợ.
+ Cần trang bị đủ máy và các phương tiện đi kèm để bảo đảm máy có thể hoạt động liên tục 24/24 giờ trong một ngày đêm
Trong kho lưu trữ, việc trang bị đầy đủ các thiết bị phòng chống cháy nắng là yếu tố quan trọng để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hồ sơ, tài liệu Các phương tiện cảnh báo cháy, bình chữa cháy và hệ thống phòng cháy chữa cháy tự động cần được lắp đặt và duy trì định kỳ Đầu tư vào thiết bị phòng cháy chất lượng giúp giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu, đảm bảo an toàn cho hệ thống lưu trữ quan trọng của tổ chức.
Lưu ý rằng các dụng cụ và biện pháp chữa cháy thông thường như cát, bao tải, chăn dập lửa, bình bọt, hệ thống chữa cháy bằng nước vẫn được sử dụng để phòng cháy, nhưng chỉ áp dụng cho khu vực ngoài kho chứa tài liệu Đối với khu vực lưu trữ hồ sơ tài liệu, chỉ nên sử dụng bình khí CO2 hoặc bình bột tetraclorua carbon để đảm bảo an toàn tối đa trong quá trình chữa cháy.
Trong kho, cần trang bị đầy đủ dụng cụ làm vệ sinh hồ sơ tài liệu như máy hút bụi, máy lọc bụi toàn kho hoặc các phương tiện làm vệ sinh thông thường khác nhằm đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ, giảm thiểu bụi bẩn gây hại cho hồ sơ và duy trì sự an toàn cho tài liệu.
Các biện pháp kỹ thuật bảo quản
Thường xuyên thông gió bằng quạt hoặc mở cửa để chống ẩm cho tài liệu, chỉ thực hiện khi nhiệt độ trong kho không thấp hơn 5ºC so với ngoài trời Khi mở cửa thông gió, cần đảm bảo bụi, côn trùng, khí độc và ánh sáng không xâm nhập vào kho, giữ cho tài liệu luôn khô ráo và bảo vệ tốt hơn.
Để chống ẩm cho các hộp đựng tài liệu, có thể sử dụng silica gel như một phương pháp hiệu quả Mỗi hộp nên dùng từ 2-3 gram silica gel, đặt trong túi vải phin hoặc vải xô màn để dễ dàng bảo quản và thay thế Sau khoảng 3 tháng, cần lấy silica gel ra, sấy khô ở nhiệt độ 130ºC trong vòng 6 giờ để tái sử dụng, giúp duy trì hiệu quả hút ẩm và bảo quản tài liệu tốt hơn.
+ Dùng máy hút ẩm, máy điều hòa không khí chạy liên tục 24/24 giờ trong một ngày đêm
Để phòng ngừa nấm mốc hiệu quả, cần thường xuyên quét lau chùi và vệ sinh các hồ sơ lưu trữ, phương tiện bảo quản và kho tàng Đồng thời, duy trì chế độ thông gió tốt và kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm ở mức tối ưu để bảo vệ tài liệu khỏi bị tác động của ẩm mốc.
+ Khi phát hiện thấy nấm mốc, phải cách ly ngay khối tài liệu đó và áp dụng các biện pháp chống nấm mốc
Để phòng chống mốc cho hồ sơ, không được đưa trực tiếp hóa chất diệt nấm mốc vào hồ sơ, mà phải phun, quét hoặc chải chất chống nấm mốc lên bìa, cặp, hộp và giá đựng hồ sơ Đặc biệt đối với các hồ sơ tài liệu quan trọng như hồ sơ chiến lược các dự án, hồ sơ bất động sản đô thị, du lịch, công nghiệp, hay hồ sơ đăng ký sở hữu tài sản doanh nghiệp, cần chú ý bảo quản đúng cách để đảm bảo tài liệu không bị mốc, hư hại.
Trong quá trình khai thác tài sản, 15 trình công nghệ, sáng chế, hoặc cải tiến kỹ thuật công nghệ có thể bị nấm mốc Sau khi làm vệ sinh sạch sẽ, tài liệu nên được bảo quản bằng cách để kẹp giữa hai tờ giấy thấm đã qua xử lý bằng hóa chất diệt nấm để đảm bảo an toàn và duy trì chất lượng của tài liệu.
+ Không sử dụng các hóa chất chưa được kiểm nghiệm mức độ an toàn cho hồ sơ
Để đảm bảo bảo quản tài liệu và phương tiện đúng cách, cần thường xuyên vệ sinh hồ sơ, tài liệu và kho tàng Việc khử trùng trước khi nhập kho là bắt buộc, đồng thời định kỳ khử trùng trong kho mỗi 2 năm nhằm ngăn ngừa sự phát triển của vi khuẩn và côn trùng gây hại, đảm bảo an toàn và bảo vệ tài sản lưu trữ của tổ chức.
+ Dùng biện pháp xông khí
+ Việc phòng chống phải được đề ra và tiến hành ngay khi bắt đầu xây kho lưu trữ
Khi phát hiện mối xuất hiện hoặc xâm nhập vào kho, gây hại cho tài liệu và hàng hóa, cần liên hệ ngay với cơ quan chuyên chống mối để đảm bảo xử lý nhanh chóng, hiệu quả và an toàn lâu dài.
+ Phải hạn chế đến mức tối đa khả năng xâm nhập của chuột vào kho (lưu ý các đường ống, đường cống, đường dây dẫn điện, ống thông hơi )
+ Không để thức ăn trong kho chứa hồ sơ
+ Để diệt chuột thường dùng bẫy hoặc bả Các loại bả bằng hóa chất phải thực hiện đúng hướng dẫn của cơ quan chuyên môn.
Phương thức lưu trữ
4.1 Lưu giữ hồ sơ giấy:
Tủ hồ sơ nhiều ngăn giúp phù hợp với các loại hồ sơ có kích thước khác nhau, đồng thời dễ dàng phân chia theo lĩnh vực Mỗi ngăn được dán giấy ghi chú rõ ràng để phân loại, nâng cao khả năng quản lý và tìm kiếm hồ sơ một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Tủ hồ sơ treo tường là giải pháp lý tưởng cho những văn phòng có diện tích hạn chế nhờ thiết kế tiết kiệm không gian Loại tủ này có cách bố trí tương tự tủ nhiều ngăn, giúp tối ưu hóa khả năng lưu trữ hồ sơ hiệu quả Ưu điểm nổi bật của tủ hồ sơ treo tường là vừa có mức giá phải chăng, vừa đảm bảo chứa được nhiều hồ sơ quan trọng trong không gian nhỏ gọn.
- Đường nét tinh giản, vững chãi
- Độ bền cao, chống thấm nước, chống mối mọt, chống cong vênh, an toàn cho người sử dụng và thân thiện với môi trường
- Bề mặt sơn tĩnh điện màu ghi sáng bóng sang trọng chống rỉ sét, oxi hóa, không cong vênh, không bị biến dạng bởi tác động ngoại lực
- 3 đợt di động có thể lưu trữ tài liệu, hồ sơ ngăn nắp, có tổ chức, dễ tìm kiếm, 2 cánh cửa mở dùng chung 1 khóa
- Có thể kết hợp sử dụng với các loại tủ tài liệu khác để tạo sự đồng bộ cho không gian văn phòng
Gồm 2 buồng với các cánh gỗ mở có tay nắm Bên trong mỗi buồng được chia thành các ngăn bởi các đợt cố định
4.1.2 Giá/kệ đựng hồ sơ:
Giá để tài liệu cần đảm bảo các yêu cầu về độ bền vững và tiết kiệm diện tích lưu trữ Nên lựa chọn giá kim loại để tránh bị tác động bởi côn trùng, ẩm mốc, đảm bảo độ bền lâu dài Việc chọn mua giá theo tiêu chuẩn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành là rất cần thiết để đảm bảo chất lượng và phù hợp với quy định lưu trữ hiện hành.
Loại Giá/1 sản phẩm Đặc điểm
Kệ ráp nhựa 4 ngăn 95.000 Thông thoáng, dễ vệ sinh, lau chùi
Giá hồ sơ văn phòng 980.000
Hệ thống nút gài thay thế cho bulong, ốc vít truyền thống giúp các bộ phận liên kết chặt chẽ, mang lại sự thông minh, tiện lợi và tiết kiệm chi phí trong quá trình lắp đặt và vận hành.
- Hoạt động dễ dàng, yên tĩnh, dễ dàng xoay
- Tấm che bảo vệ các hồ sơ khỏi bụi
- Dễ dàng lấy hồ sơ
Hộp bìa dạng hình khối chữ nhật kích thước A4 hoặc A3 có nắp đóng mở, thiết kế chắc chắn và bền bỉ để bảo quản tài liệu Gáy hộp dày giúp lưu trữ số lượng lớn tài liệu một cách an toàn và dễ dàng tổ chức Chất liệu của hộp bìa thường được làm từ các vật liệu chắc chắn, chuyên dụng để đảm bảo độ bền và khả năng bảo vệ tài liệu trong thời gian dài.
Bìa còng được làm từ nhiều chất liệu như nhựa, simily, giấy ép, và một số loại còn được bọc thêm lớp bìa kính bên ngoài, giúp tăng độ bền và estetik Sản phẩm có khả năng kẹp được đến 700 tờ giấy khổ A4 hoặc A3, phù hợp cho các mục đích lưu trữ và trình bày hồ sơ chuyên nghiệp.
- Bìa lá: được dùng để phân loại một số ít, chỉ tầm 10 tờ giấy Bìa lá gọn, nhẹ và cực kì rẻ
Bìa ba dây được thiết kế với 3 sợi dây gắn ở các góc, giúp cố định chắc chắn hồ sơ bên trong mà không làm nhàu nát giấy Thiết kế này đảm bảo độ chắc chắn và an toàn cho tài liệu, đồng thời dễ dàng đóng mở khi sử dụng Sản phẩm lý tưởng cho việc bảo quản hồ sơ một cách tiện lợi và bền bỉ.
Bìa trình ký là dụng cụ dùng để bảo quản và lưu giữ các tài liệu quan trọng trong thời gian ngắn, đảm bảo tính an toàn và nguyên vẹn của hồ sơ Thiết kế đa dạng với nhiều mẫu mã và chất liệu như nhựa ABS, giấy, simily, da giúp phù hợp với nhiều mục đích sử dụng khác nhau Bìa trình ký thường được sử dụng trong các trường hợp gửi hồ sơ xác nhận lên cấp trên, góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp và bảo mật cho tài liệu quan trọng.
4.2 Lưu giữ hồ sơ điện tử:
- Hồ sơ, tài liệu mở:
+ Truy cập tệp dễ dàng và nhanh chóng
+ Giảm bớt sự dư thừa của các tập tin
+ Tránh thất thoát thông tin
+ Tìm bản nháp mới nhất hoặc phiên bản mong muốn của tài liệu
+ Đặt tên tệp nhanh chóng, dễ dàng và nhất quán
+ Chia sẻ tệp dễ dàng giữa các nhân viên
- Hồ sơ, tài liệu bảo mật:
+ Xác định các hồ sơ mật được duy trì trên hệ thống
+ Thông tin mật hoặc thông tin miễn trừ phải được bảo vệ, khi cần thiết phải cung cấp các bản sao đã được kiểm duyệt
+ Quyền truy cập vào hồ sơ mật sẽ bị hạn chế dựa trên mức độ bảo mật và được xác định trong quyền bảo mật của người dùng
4.2.2 Quản lý kho lưu trữ:
Hồ sơ lưu trữ được quản lý theo hệ thống kho, với mỗi kho có thể thuộc kho cha khác nhau và phân loại thành các loại kho như kho chuyên dụng, kho tạm, đáp ứng các quy định về diện tích phù hợp.
- Bộ phận Quản trị có thể điều chỉnh danh sách loại kho này theo thực tế vận hành
Mỗi kho lưu trữ được phân quyền cho một hoặc nhiều nhóm người dùng đảm nhận vai trò quản trị Nhân viên quản trị có khả năng chỉnh sửa thông tin kho, điều chỉnh danh mục kệ và quản lý hộp trong kho để đảm bảo vận hành hiệu quả và an toàn.
- Bộ phận quản trị phần mềm có thể thêm, xóa, kho lưu trữ Hiệu chỉnh các thuộc tính của kho lưu trữ hiện có
Chức năng quản trị Kho giúp hiển thị danh sách các kho theo mô hình cây, thuận tiện cho cán bộ quản trị trong việc tổ chức và quản lý hệ thống kho cấp cha – con một cách dễ dàng và trực quan.
Quản lý kệ trong mỗi kho lưu trữ
Trong các kho chứa hồ sơ, mỗi kho được trang bị nhiều kệ để tối ưu hóa không gian lưu trữ Các kệ trong kho có thể chứa nhiều hộp hồ sơ khác nhau, giúp tổ chức hồ sơ một cách khoa học và dễ dàng truy xuất Để tăng cường hiệu quả trong việc quản lý hồ sơ, các kệ trong kho lưu trữ được phân thành nhiều loại khác nhau, phục vụ mục đích tổ chức linh hoạt và thuận tiện trong việc tìm kiếm hồ sơ nhanh chóng.
- Mỗi kệ được đánh mã ký hiệu, khi tạo mới kệ, hệ thống tự động phát sinh mã số này dựa vào mẫu (format) đã được định nghĩa trước
Mỗi kệ có thuộc tính sức chứa giúp xác định số lượng hộp tối đa có thể lưu trữ Hệ thống sử dụng thuộc tính này để tự động tính toán số lượng hộp còn có thể đặt trong kệ, từ đó giúp nhân viên quản lý kho dễ dàng xác định sức chứa còn lại trên phần mềm mà không cần kiểm tra trực tiếp Điều này tối ưu hóa quy trình quản lý kho và nâng cao hiệu quả vận hành.
- Module quản lý kệ cung cấp các chức năng: thêm, xóa Kệ trong kho Hiệu chỉnh các thuộc tính của kệ hiện có
(Hình ảnh minh họa) Tính năng
4.2.3 Phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu: CloudOffice
Nhà cung cấp Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Thái Sơn
- Quản lý thông tin hồ sơ
- Quản lý tập tin đính kèm
- Quản lý nhóm văn bản, loại văn bản, mức độ bảo mật, mức độ khẩn cấp, nội dung văn bản và hạng mục công trình liên quan
- Xem danh sách quản lý hồ sơ văn bản theo dạng lưới hoặc dạng thẻ Ƣu điểm
- Cho phép quản lý tài liệu dùng chung cho cả đơn vị hoặc nhóm người dùng
- Khả năng xử lý, lưu trữ dữ liệu quy mô lớn
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
- Khả năng làm việc từ xa
Nhƣợc điểm - Không tối ưu hóa khả năng truyền dẫn trên Internet
- Là phần mềm có tính phí
- Đáp ứng mô hình quản lý nhiều cấp
- Đáp ứng đầy đủ tính năng cho công tác quản trị văn phòng
- Dễ dàng tìm kiếm tài liệu, quản lý tài liệu đa dạng và linh hoạt
- Cảnh báo các tài liệu sắp hết hạn
- An toàn, bảo mật cao
Giá cả Liên hệ, thỏa thuận giá cả trước khi quyết định mua/thuê.
Quy trình lưu giữ hồ sơ
Xử lý hồ sơ trước khi nhập kho
Trước khi nhập kho, các hồ sơ, tài liệu cần được khử trùng và làm vệ sinh để đảm bảo an toàn Đồng thời, việc kiểm tra độ chính xác giữa hồ sơ và số liệu thống kê là bước quan trọng nhằm đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu khi nhập kho.
Trước khi lưu trữ hồ sơ trong kho, cần xếp chúng vào các hộp hoặc, trong trường hợp chưa có hộp, sử dụng cặp ba dây hoặc bao gói bên ngoài để bảo quản Mỗi hộp hoặc cặp phải được dán nhãn rõ ràng, ghi đầy đủ thông tin nhằm thuận tiện cho việc thống kê và tra cứu hồ sơ dễ dàng hơn.
Xếp hồ sơ lên giá
Hồ sơ được xếp lên giá theo thứ tự của số lưu trữ ghi trên hộp, đảm bảo quy trình sắp xếp khoa học và dễ tìm kiếm Nguyên tắc chính khi xếp hồ sơ là xếp từ trái sang phải, từ trên xuống dưới, giúp duy trì trật tự rõ ràng trong kho lưu trữ Trong mỗi khoang giá, hồ sơ được xếp theo hướng người đứng xếp, mặt quay vào phía trong giá để thuận tiện cho việc lấy ra và lưu trữ Việc thực hiện quy tắc này giúp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ và giữ gìn trật tự kho lưu trữ một cách chuyên nghiệp.
Trong kho, hồ sơ được sắp xếp theo nguyên tắc từ trái qua phải và từ ngoài vào trong, phù hợp với hướng của người đi vào kho, giúp việc tìm kiếm và quản lý hồ sơ trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.
Lập danh mục quản lý hồ sơ: Tạo một danh mục cụ thể, đưa sơ đồ đó vào máy tính để
khi cần tìm ta có thể tra nhanh trên đó và biết được hồ sơ đó nằm ở tủ tài liệu nào, ngăn số mấy
- Xây dựng khung đề mục, khung phân loại của danh mục hồ sơ
- Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập
- Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ
- Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ
* Lưu ý: Danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên bởi số lượng hồ sơ ra vào liên tục.
Lưu trữ hồ sơ
- Dùng bút đánh số ở ngoài các hồ sơ lưu trữ
- Tạo bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh
- Dùng chức năng dẫn link để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu
- Tạo thêm một bản mềm trên máy tính với folder chi tiết
- Bên ngoài tập hồ sơ sử dụng nhãn về loại hồ sơ, số thứ tự đó.
Theo dõi và cập nhật hồ sơ
- Liên tục cập nhật các bộ hồ sơ mới vào kho lưu trữ, danh mục lưu trữ
- Bổ sung các chứng từ, giấy tờ còn thiếu trong những bộ hồ sơ hiện có và kiểm tra hồ sơ định kỳ
* Lưu ý: nếu thuê kho lưu trữ bên ngoài, cần có kế hoạch và thông báo trước 1-2 ngày.
Diễn giải quy trình lưu giữ hồ sơ
TT Trình tự Trách nhiệm
Các phòng, ban xác định danh mục hồ sơ của phòng, ban mình
Cuối năm, trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, các phòng xác định
Danh mục hồ sơ của phòng, đơn vị trực thuộc
2 Văn phòng tổng hợp danh mục hồ sơ các phòng thành mục lục hồ sơ của công ty
3 Trình Lãnh đạo phê duyệt
4 Các phòng, ban xác định danh mục hồ sơ cần lưu trữ của phòng
5 Văn phòng tổng hợp danh mục hồ sơ các phòng thành danh mục hồ sơ cần lưu trữ của công ty
- Lấy một tờ bìa hồ sơ do Văn phòng cung cấp
Dựa trên bản danh mục hồ sơ, điền đầy đủ các yếu tố thông tin theo yêu cầu lên bìa hồ sơ, bao gồm tên cơ quan, phòng ban, tiêu đề hồ sơ và thời gian Trong trường hợp hồ sơ phát sinh không có trong danh mục, ghi rõ tên gọi của sự việc lên bìa hồ sơ để đảm bảo lưu trữ chính xác Tiếp theo, thu thập các tài liệu cần thiết và đưa vào hồ sơ một cách đầy đủ và hợp lý để đảm bảo tính chính xác và dễ truy xuất khi cần thiết.
- Thu thập kịp thời , đầy đủ tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc để đưa vào hồ sơ
- Tài liệu đưa vào hồ sơ phải là bản chính, bản gốc hoặc bản sao có giá trị như bản chính ( khoản 1, điều 8, Nghị định
Theo Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ, mỗi văn bản đi phải được lưu giữ hai bản Trong đó, bản gốc được lưu tại Văn thư của Văn phòng, còn bản chính được lưu trong hồ sơ Quy định này nhằm đảm bảo việc quản lý và lưu trữ tài liệu được chính xác và an toàn.
- Tài liệu về việc nào phải đưa vào đúng hồ sơ về việc đó c ) Kết thúc hồ sơ:
Hồ sơ kết thúc (đóng) khi công việc hoàn thành Kết thúc hồ sơ gồm các công việc sau:
- Kiểm tra lại mức độ đầy đủ của tài liệu có trong hồ sơ
- Loại bỏ bản trùng , bản nháp hoặc những tư liệu tham khảo xét thấy không cần đưa vào hồ sơ (nếu có)
Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ là bước quan trọng để đảm bảo tính khoa học và tiện lợi trong công việc Các công văn và giấy tờ cần được sắp xếp theo thứ tự thời gian, theo chữ cái hoặc theo thứ tự số công văn, phù hợp với đặc điểm của từng hồ sơ Việc kết hợp các phương pháp sắp xếp linh hoạt sẽ giúp hồ sơ dễ tra cứu và xử lý công việc nhanh chóng, hiệu quả hơn.
Sắp xếp công văn theo thứ tự thời gian giúp dễ dàng theo dõi và quản lý hồ sơ hiệu quả Phương pháp này xếp các công văn có ngày tháng sớm lên trên, trong khi các công văn đến muộn hơn được xếp sau Áp dụng cách sắp xếp này phù hợp với hồ sơ dựa trên đặc trưng vấn đề, đặc trưng giao dịch hoặc tên gọi của hồ sơ, đảm bảo tính logic và dễ tra cứu thông tin.
Sắp xếp theo vẫn chữ cái là xếp giấy tờ mang tên người
Các tài liệu của địa phương thường được xếp theo thứ tự alphabet từ chữ A trở đi, bắt đầu với các mục bắt đầu bằng chữ A, sau đó đến chữ B, chữ C, và tiếp tục theo thứ tự alphabet Phương pháp xếp loại này thường áp dụng cho các tập đơn từ, báo cáo cá nhân, báo cáo khen thưởng, cũng như các báo cáo của các địa phương nhằm đảm bảo tính tổ chức và dễ tra cứu.
Sắp xếp theo thứ tự số công văn nghĩa là sắp xếp các công văn từ số nhỏ đến số lớn, thường áp dụng để tổ chức lưu trữ các tập bản chính hoặc bản sao của các nghị quyết, nghị định, thông tư, chỉ thị, báo cáo của cơ quan ban hành Phương pháp này giúp đảm bảo sự dễ dàng tra cứu và quản lý tài liệu một cách hệ thống và hiệu quả.
Trong quá trình xử lý công việc, việc sắp xếp hồ sơ theo thứ tự hợp lý là rất quan trọng; bắt đầu từ công văn đề xuất, khởi xướng hoặc đặt vấn đề, sau đó đến các công văn giải quyết liên quan, và cuối cùng là các công văn hoặc giấy tờ kết thúc vấn đề Nếu hồ sơ kèm theo ảnh hoặc phim, cần đặt chúng vào phòng bì và đi kèm theo hồ sơ để đảm bảo đầy đủ tài liệu Ngoài ra, các tư liệu như sách, báo, áp phích cũng cần được gửi kèm theo văn bản để thuận tiện cho quá trình xử lý và tra cứu.
Trong hồ sơ cần phải ghi rõ tất cả các yếu tố liên quan, bao gồm cả dây ghi âm, micrô, phim đi kèm Những vật dụng này phải được bảo quản riêng biệt để đảm bảo tránh mất mát hoặc hỏng hóc Đồng thời, cần ghi chú rõ vị trí lưu trữ của các thiết bị này trong hồ sơ để dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết Khi nộp lưu hồ sơ, tất cả các vật dụng này cũng phải kèm theo để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của hồ sơ.
- Biển mục hồ sơ (Đánh số tờ văn bản Làm mục lục thống kê văn bản/ Viết chứng từ kết thúc/ Hoàn thiện bìa hồ sơ)
Giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ của Văn phòng: Hồ sơ đã giải quyết xong , sau khi kết thúc được để lại phòng theo quy trình
ISO, hết thời hạn để tại phòng thì nộp vào Văn phòng
Trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu
- Các phòng, ban phải giao nộp những hồ sơ tài liệu có giá trị lưu trữ hiện hành của cơ quan theo thời hạn quy định
- Các phòng khi nộp hồ sơ lưu trữ phải lập biên bản, ghi rõ số lượng và chất lượng hồ sơ kèm theo các tài liệu liên quan
Trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác, cán bộ, công chức, viên chức đều có trách nhiệm bàn giao hồ sơ và tài liệu cho cơ quan hoặc người kế nhiệm Việc này đảm bảo sự liên tục trong công việc và tránh mất mát, thất lạc tài liệu quan trọng Quá trình bàn giao hồ sơ còn giúp kiểm tra, xác nhận chính xác các tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho người tiếp nhận tiếp tục nhiệm vụ Đây là quy trình bắt buộc nhằm giữ gìn, quản lý hồ sơ công vụ một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Tổ chức bảo quản, chỉnh lý, khai thác sử dụng tài liệu:
Trước khi nhập kho, tài liệu phải được sắp xếp trong hộp hoặc cặp, hoặc để trong bao, gói nếu chưa xếp vào đó Mỗi hộp, cặp, bao, gói đều cần dán nhãn rõ ràng, ghi đầy đủ các thông tin cần thiết để thuận tiện cho việc thống kê, kiểm tra và tra cứu sau này.
Chỉnh lý tài liệu là quá trình sắp xếp, tổ chức các tài liệu của phòng ban theo một trật tự hợp lý, giúp xác định giá trị của từng tài liệu để tối ưu hóa khối lượng lưu trữ Việc này nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu hiệu quả, đảm bảo an toàn và truy xuất nhanh chóng thông tin cần thiết.
Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh giúp quản lý tài liệu hiệu quả, đồng thời xác định thời hạn bảo quản phù hợp cho các hồ sơ lưu trữ hiện hành Việc xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn hoặc loại bỏ khi hết giá trị đảm bảo sự chính xác và tiết kiệm không gian lưu trữ Ngoài ra, cần xây dựng các công cụ tra cứu như mục lục tài liệu để thuận tiện trong việc truy cập và quản lý dữ liệu, đáp ứng các yêu cầu về quản lý hồ sơ theo tiêu chuẩn SEO và nâng cao hiệu quả lưu trữ.
Bộ phận Lưu trữ Văn phòng chịu trách nhiệm thường xuyên vệ sinh kho lưu trữ và các phương tiện bảo quản tài liệu như bìa, cặp, hộp để đảm bảo bảo quản tốt nhất Hàng năm, bộ phận lưu trữ cần thực hiện các biện pháp phòng chống mối, nấm mốc và côn trùng gây hư hỏng hồ sơ, tài liệu nhằm duy trì chất lượng và an toàn của tài liệu lưu trữ.
Nộp tài liệu, hồ sơ kho lưu trữ tỉnh hoặc xây dựng kế hoạch hủy bỏ tài liệu, hồ sơ:
- Các hồ sơ sau khi hết thời gian lưu trữ theo quy định của
Văn phòng Bộ phận Lưu trữ tiến hành rà soát phân loại
Những hồ sơ, tài liệu nộp lưu trữ tại kho lưu trữ của tỉnh
Những tài liệu hết hạn thời gian lưu và không có giá trị lưu (đề nghị hủy)
- Xây dựng kế hoạch hủy bỏ tài liệu và thực hiện theo kế hoạch
- Trình Lãnh đạo Văn phòng phê duyệt quyết định hủy tài liệu hết giá trị
Việc hủy hồ sơ, tài liệu đã hết giá trị lưu trữ được thực hiện theo quy định tại Điều 12 của Nghị định số 111/2004/NĐ-CP và Công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư Quá trình này đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn pháp lý và quy trình hành chính phù hợp, giúp quản lý tài liệu hiệu quả và an toàn.
Lưu trữ nhà nước V/v hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ
Bảo quản và cung cấp hồ sơ tài liệu cần tuân thủ nguyên tắc chia đơn vị bảo quản phù hợp để đảm bảo tính nhất quán trong việc sắp xếp hồ sơ Nguyên tắc sắp xếp theo thứ tự thời gian giúp phản ánh rõ mối liên hệ giữa các hồ sơ, dễ dàng kiểm tra và tra cứu Hồ sơ phải được sắp xếp hợp lý, dễ thấy, dễ lấy, nhằm thuận tiện trong quản lý và tránh mất mát hoặc hư hỏng trong quá trình lưu trữ, đảm bảo điều kiện bảo quản thích hợp.
Một số thông tin cần thể hiện trong một bộ hồ sở lưu như sau:
Tên đơn vị có hồ sơ, loại hồ sơ, tên hồ sơ, thời điểm mở hồ sơ
(có thể thêm thông tin khác để phân loại hồ sơ theo công việc
25 nếu cần thiết) Cung cấp hồ sơ, tài liệu lưu trữ
- Đối với cá nhân, đơn vị ngoài công ty Phải có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác và có phê duyệt của
- Đối với cá nhân, đơn vị trong Sở Phải có phiếu đề nghị khai thác tài liệu lưu trữ, có xác nhận phòng, đơn vị
Lịch trình lưu giữ hồ sơ
Giới thiệu
1.1 Mục đích và phạm vi áp dụng:
Lịch trình này nhằm quy định rõ ràng các phương pháp sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, khai thác sử dụng và hủy bỏ hồ sơ, tài liệu của Công ty cổ phần Tập đoàn Đầu tư Địa ốc Novaland, đảm bảo quản lý hồ sơ hiệu quả và tuân thủ các quy định pháp luật.
- Phạm quy áp dụng: Được áp dụng đối với tất cả hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần Tập đoàn Đầu tư Địa ốc Novaland
1.2 Cơ sở pháp luật và tài liệu viễn dẫn hồ sơ:
- Pháp lệnh lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng 04 năm 2001 của UBTV Quốc Hội;
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 về công tác văn thư Nghị định này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và tổ chức công tác lưu trữ, xử lý hồ sơ và văn bản Các điều chỉnh trong nghị định giúp phù hợp với yêu cầu phát triển của công tác văn thư, đảm bảo tính thống nhất và chặt chẽ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Việc sửa đổi này thể hiện sự cập nhật pháp lý nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, góp phần thúc đẩy quá trình xử lý hồ sơ và lưu trữ hồ sơ một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
- Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ quy định cho tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 07 năm 2005 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước;
Công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn về tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị nhằm đảm bảo quá trình xử lý tài liệu đúng quy trình và quy định pháp luật Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 cung cấp hướng dẫn chi tiết về việc giao nhận tài liệu lưu trữ giữa các cơ quan, đơn vị để quản lý, bảo quản và lưu trữ hiệu quả các tài liệu lưu trữ lịch sử ở các cấp Các văn bản này đóng vai trò quan trọng trong việc quy định rõ quy trình xử lý, tiêu hủy và lưu trữ hồ sơ, giúp bảo đảm an toàn và đúng quy định về quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia.
- Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015
1.3 Một số định nghĩa đƣợc sử dụng trong lịch trình:
Hồ sơ là bằng chứng của các công việc đã thực hiện hoặc kết quả đạt được, thể hiện qua tập hợp các văn bản và tài liệu liên quan chặt chẽ về một vấn đề hoặc một đối tượng cụ thể Nó thường gồm các tài liệu có chung đặc điểm như loại văn bản, cơ quan ban hành, thời gian hoặc các đặc điểm nổi bật khác, góp phần thể hiện quá trình và kết quả của công việc một cách rõ ràng và minh bạch.
26 theo dõi, giải quyết công vệc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân
Tài liệu là các vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân, bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sách, biểu thống kê, băng đĩa ghi âm ghi hình cùng các vật mang tin khác.
Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động nghiên cứu khoa học và tìm hiểu lịch sử Chúng được lựa chọn cẩn thận để lưu trữ theo quy định nhằm bảo tồn các giá trị quan trọng Việc lưu trữ tài liệu đảm bảo nguồn tư liệu phong phú, hỗ trợ công tác nghiên cứu và phát triển kiến thức lâu dài.
Lập hồ sơ là quá trình tập hợp và sắp xếp các văn bản, tài liệu phát sinh trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc Quá trình này đảm bảo các hồ sơ được xây dựng theo nguyên tắc và phương pháp nhất định, giúp lưu trữ, quản lý và truy xuất thông tin hiệu quả Việc lập hồ sơ đúng cách góp phần nâng cao hiệu quả công việc, đảm bảo tính hệ thống và chuyên nghiệp trong công tác quản lý tài liệu.
- Bộ hồ sơ: Tập hợp kết quả hay các bằng chứng thực hiện một công việc trong một thời gian nào đó
- Tập (file) hồ sơ: Tập hợp nhiều bộ hồ sơ có cùng chủ đề trong một khoảng thời gian nhất định
Chỉnh lý hồ sơ là hoạt động sắp xếp, hệ thống hóa các hồ sơ một cách khoa học nhằm đảm bảo tính tổ chức và dễ truy cập Quá trình này còn bao gồm phục hồi, lập mới hồ sơ và xác định giá trị của từng hồ sơ để nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ trong tổ chức.
Quy định về lịch trình lưu giữ
Các hồ sơ như chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác thường kỳ của công ty cần ghi rõ tên loại văn bản, nội dung, thời gian thực hiện và tác giả để đảm bảo sự rõ ràng và tổ chức hiệu quả Việc này giúp dễ dàng quản lý, tra cứu và đảm bảo tính chính xác của tài liệu doanh nghiệp Áp dụng quy định này cũng tối ưu hóa quy trình lưu trữ và phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu sau này.
- Tên loại văn bản - tác giả - nội dung - thời gian: áp dụng đối với các hồ sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo chuyên đề
- Tập lưu (quyết định, chỉ thị, công văn v.v ) - thời gian - tác giả: áp dụng đối với các hồ sơ là tập lưu văn bản đi của công ty
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
- Hồ sơ - vấn đề - địa điểm - thời gian: áp dụng đối với loại hồ sơ công việc
- Hồ sơ - tên người: áp dụng đối với hồ sơ nhân sự
2.2 Thời gian duy trì và thành phần hồ sơ, tài liệu:
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
2.2.2 Thành phần hồ sơ, tài liệu:
Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào bộ phận lưu trữ bao gồm toàn bộ những hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 5 năm trở lên, giúp đảm bảo lưu trữ an toàn và đầy đủ thông tin quan trọng Tuy nhiên, có một số loại hồ sơ, tài liệu đặc thù không thuộc diện này, cần xác định rõ để thực hiện đúng quy trình lưu trữ Việc xác định thành phần hồ sơ đúng quy định nhằm đảm bảo tính pháp lý và thuận tiện trong việc tra cứu, quản lý tài liệu lâu dài.
Các hồ sơ nguyên tắc đóng vai trò là căn cứ để theo dõi, giải quyết các công việc thuộc trách nhiệm của từng cá nhân Mỗi cá nhân giữ hồ sơ này và có quyền tự loại bỏ khi văn bản hết hiệu lực thi hành, đảm bảo quy trình quản lý hồ sơ hiệu quả và đúng quy định.
- Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong
- Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì)
- Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo
Tất cả các tài liệu và hồ sơ sẽ được các chuyên viên quản lý xem xét dựa trên các yêu cầu khi hết hạn lưu trữ, sau đó được gắn thẻ để xử lý hoặc giữ lại trong thời gian tối đa là 3 năm Các thư mục điện tử đến hạn kiểm tra trong bất kỳ năm nào sẽ được xác định bởi các bộ phận nội bộ và ghi lại trong sổ sách Hồ sơ không thể bị tiêu huỷ nếu có các vụ kiện, khiếu nại, thương lượng, kiểm toán hoặc yêu cầu mở hồ sơ liên quan được bắt đầu trước khi hết hạn lưu trữ.
Lịch trình lưu giữ
1 HỒ SƠ HÀNH CHÍNH - VĂN PHÒNG
Tập văn bản về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ gửi chung đến các cơ quan
Sử dụng hành chính Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
Hủy bỏ Hồ sơ nguyên tắc
Kế hoạch, hoạt động quý, 6 tháng, 9 tháng của các phòng ban
Kết thúc hoạt động của từng quý 10 năm Hủy bỏ
Quy định và chỉ thị của
Hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị
Hoàn thiện chính sách Vĩnh viễn Đưa vào lưu trữ Hồ sơ nguyên tắc
Hồ sơ về việc thành lập doanh nghiệp
Sau khi công bố thành lập Vĩnh viễn Đưa vào lưu trữ
Tài liệu về các hội nghị, đại hội
Sau cuộc họp/hội nghị 10 năm
Xem lại để chuyển và lưu trữ hoặc hủy bỏ
Báo cáo tổng kết hoạt động doanh nghiệp theo từng năm
Kết thúc báo cáo tài chính năm Vĩnh viễn Đưa vào lưu trữ
Tài liệu mua sắm thiết bị văn phòng, hàng hóa,…
Cho đến khi thay thế mới
Theo tuổi thọ thiết bị/ hàng hóa
2 HỒ SƠ KHỐI NGUỒN NHÂN LỰC
Các quyết định bổ nhiệm, bầu cử ban lãnh đạo
Hoàn thành yêu cầu hoặc đánh giá nội bộ 70 năm
Xem lại để chuyển và lưu trữ hoặc hủy bỏ
Hồ sơ tuyển dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển lao động
Hết hạn thỏa thuận 05 năm Hủy bỏ
Hồ sơ nhân viên trong doanh nghiệp Sau khi nghỉ việc Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành Đưa vào lưu trữ
Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng
Hoàn thành yêu cầu hoặc đánh giá nội bộ 20 năm Hủy bỏ
Các quyết định khen thưởng kỷ luật nhân viên
Kết luận về quá trình kiểm tra kỷ luật/ khen thưởng
Hồ sơ nâng lương của Hoàn thành yêu cầu 20 năm Hủy bỏ
29 nhân viên hoặc đánh giá nội bộ
Các tài liệu, giấy tờ về
BHXH, lương, thưởng, phụ cấp của người lao động
Hết hạn các điều khoản của thỏa thuận 70 năm Hủy bỏ
3 HỒ SƠ KHỐI THƯƠNG MẠI
Hồ sơ, hợp đồng mua bán, cho thuê, kinh doanh các dự án bất động sản
Cho đến khi thay thế mới Vĩnh viễn Đưa vào lưu trữ
Hồ sơ khách hàng Hết hạn các điều khoản của thỏa thuận 70 năm Đưa vào lưu trữ
Báo cáo kinh doanh Kết thúc báo cáo tài chính năm Vĩnh viễn Đưa vào lưu trữ
Kế hoạch, chiến lược kinh doanh, thương mại
Hoàn tất chiến lược và đóng hồ sơ 20 năm
Xem lại để chuyển và lưu trữ hoặc hủy bỏ
Hồ sơ quản trị rủi ro Kết luận sử dụng hệ thống 20 năm Hủy bỏ
4 HỒ SƠ KHỐI ĐẦU TƢ & PHÁT TRIỂN DỰ ÁN
Quan hệ đầu tư, đối tác
Cho đến khi được thay thế hoặc đóng hồ sơ 20 năm
Xem lại để chuyển và lưu trữ hoặc hủy bỏ
Tài liệu giá cổ phiếu và thông tin thị trường
Cho đến khi được thay thế hoặc đóng hồ sơ 20 năm Hủy bỏ
Hồ sơ chiến lược phát triển các dự án Kết thúc dự án 50 năm
Xem lại để chuyển và lưu trữ hoặc hủy bỏ
Hồ sơ về các dự án bất động sản đô thị Kết thúc dự án Vĩnh viễn Đưa vào lưu trữ
Hồ sơ về các dự án bất động sản đô thị du lịch
Kết thúc dự án Vĩnh viễn Đưa vào lưu trữ
Hồ sơ về các dự án bất động sản công nghiệp
Hết hạn thỏa thuận/ Kết thúc dự án Vĩnh viễn Đưa vào lưu trữ
Hồ sơ thiết kế, kế hoạch quy hoạch các dự án Đến khi đóng hồ sơ Vĩnh viễn Đưa vào lưu trữ
5 HỒ SƠ KHỐI TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN
Các văn bản quy phạm pháp luật, các quy định và hướng dẫn về hoạt động tài chính kế toán
Cho đến khi được thay thế Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
Xem lại để chuyển và lưu trữ hoặc hủy bỏ
Dự toán, quyết toán kinh phí
Hoàn thành dự toán 20 năm Hủy bỏ
Báo cáo tài chính, kế hoạch tài chính
Kết thúc báo cáo tài chính năm Vĩnh viễn Đưa vào lưu trữ
Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế toán Kết thúc dự án 10 năm Hủy bỏ
Hồ sơ, giấy tờ, tài liệu về kiểm kê tài sản và kiểm tra tài chính hàng năm
Hoàn thiện chính sách Vĩnh viễn Đưa vào lưu trữ
6 HỒ SƠ KHỐI PHÁT TRIỂN MUA BÁN & KHAI THÁC TÀI SẢN
Hồ sơ, tài liệu về tài sản thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp
Hoàn thiện chính sách 70 năm
Xem lại để chuyển và lưu trữ hoặc hủy bỏ
Hồ sơ về đăng kí sở hữu tài sản thuộc doanh nghiệp
Hoàn thiện hồ sơ 50 năm
Xem lại để chuyển và lưu trữ hoặc hủy
Hồ sơ, tài liệu về máy móc, thiết bị, quy trình công nghệ, sáng chế, cải tiến kỹ thuật công nghệ,… trong quy trình khai thác tài sản
Cho đến khi được thay thế Vĩnh viễn Đưa vào lưu trữ
Biểu mẫu
TT Mã hiệu Tên Biểu mẫu
1 QT.VP.006.A01 Danh mục hồ sơ phòng, đơn vị
2 QT.VP.006.A02 Mục lục hồ sơ cơ quan
3 QT.VP.006.A03 Biên bản giao nhận hồ sơ tài liệu
4 QT.VP.006.A04 Hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị
5 QT.VP.006.A05 Khai thác, cung cấp hồ sơ; tài liệu lưu trữ của công ty, các phòng ban trực thuộc,
6 QT.VP.006.A06 Khai thác, cung cấp hồ sơ; tài liệu lưu trữ của nhân viên, chuyên viên phòng ban.
Mẫu đơn
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN ĐẦU TƯ ĐỊA ỐC NO VA
DANH MỤC HỒ SƠ NĂM 20…
TT TÊN LOẠI HỒ SƠ MÃ SỐ
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN ĐẦU TƯ ĐỊA ỐC NO VA
MỤC LỤC HỒ SƠ TÊN HỒ SƠ :………
TT Tên văn bản trong hồ sơ Số tờ Ngày cập nhật Ghi chú
5.3 Biên bản hủy hồ sơ:
TẬP ĐOÀN ĐẦU TƢ ĐỊA ỐC NO VA
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN HỦY HỒ SƠ
TT Tên hồ sơ, tài liệu Ký hiệu Phương pháp hủy Ghi chú Người chỉ đạo
Xác nhận của Thủ trưởng đơn vị Người hủy
5.4 Phiếu yêu cầu sử dụng tại liệu:
TẬP ĐOÀN ĐẦU TƢ ĐỊA ỐC NO VA
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU
1 Họ và tên người sử dụng:………
STT Số ký hiệu văn bản Trích yếu văn bản Số lƣợng văn bản Số trang
(Ký, ghi rõ họ, tên)
TRƯỞNG PHÒNG CÁN BỘ KHAI THÁC