2.1.1.1 Thêm văn bản đến Người dùng chọn menu [Khởi tạo văn bản đến] Khi đó hệ thống hiển thị màn hình để nhập các thông tin trên văn bản đến như sau: * Người dùng nhập các thông tin củ
Đăng nhập hệ thống
Link truy cập: qlvbbentre.vnptioffice.vn Để truy cập vào hệ thống, người dùng sử dụng tài khoản được cấp để truy cập
- Tên truy cập: Nhập theo tài khoản được cung cấp
- Mật khẩu: Nhập mật khẩu được cung cấp
- Mã xác nhận: Nhập mã xác nhận hiển thị (phân biệt máy đăng nhập)
Thay đổi thông tin
Người dùng sau khi đăng nhập vào hệ thống sẽ hiển thị màn hình trang chủ như sau:
Người dùng vào menu Thông tin cá nhân Khi đó hệ thống hiển thị màn hình như sau:
Bạn có thể dễ dàng thay đổi mật khẩu và cập nhật các thông tin cá nhân của mình Sau khi chỉnh sửa xong, hãy nhấn vào nút “Cập nhật” để lưu lại mọi thay đổi Điều này giúp bảo vệ tài khoản của bạn và đảm bảo thông tin luôn chính xác, cập nhật mới nhất.
Có 2 hình thức của văn bản đến đó là:
Văn bản đến là loại văn bản giấy cần được scan để chuyển đổi thành kỹ thuật số, sau đó nhập các thông tin quan trọng từ văn bản giấy vào hệ thống Người dùng có thể sử dụng chức năng quản lý văn bản để dễ dàng xử lý, lưu trữ và tra cứu các văn bản đến một cách hiệu quả Việc số hóa và nhập liệu giúp tối ưu hóa quy trình công việc, nâng cao năng suất và đảm bảo lưu trữ dữ liệu an toàn, chính xác.
“Khởi tạo văn bản đến”
Văn bản đến điện tử là loại văn bản được gửi liên thông từ các đơn vị khác trong hệ thống, đảm bảo sự kết nối chặt chẽ giữa các tổ chức Người dùng có thể truy cập và quản lý các văn bản này thông qua chức năng “Văn bản vào sổ”, giúp nâng cao hiệu quả xử lý công việc và đảm bảo lưu trữ an toàn Việc sử dụng văn bản đến điện tử góp phần tối ưu hóa quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian và thúc đẩy chuyển đổi số trong hệ thống quản lý văn bản.
Người dùng chọn menu [Khởi tạo văn bản đến]
Khi đó hệ thống hiển thị màn hình để nhập các thông tin trên văn bản đến như sau:
* Người dùng nhập các thông tin của tab “Thông tin văn bản đến”:
- Số ký hiệu (bắt buộc): Số ký hiệu của văn bản
- Đơn vị ban hành (bắt buộc): Đơn vị ban hành văn bản
- Trích yếu (bắt buộc): Trích yếu của văn bản
- Ngày đến: mặc định là ngày hiện tại, có thể chỉnh sửa
- Hạn xử lý của văn bản
- Sổ văn bản: chọn sổ văn bản đến đã được cấu hình trong chức năng “Quản trị văn bản” -> “Quản trị sổ văn bản đến”,
- Số đến/đi: được nhảy tự động theo sổ đã cấu hình, tuy nhiên người dùng có thể chỉnh sửa số (không được trùng với số đã có)
- File đính kèm: file đính kèm có thể được tải lên bằng 2 hình thức
Người dùng có thể quét tài liệu từ máy scan bằng cách cài đặt plugin cho máy tính, sau đó nhấn nút [Quét tài liệu] để hệ thống tự động đính kèm file scan vào tài liệu cần thiết.
▪ Tải tập tin sẵn có từ máy tính
Sau khi tải thành công và thấy file đính kèm hiển thị trên màn hình, người dùng có thể thực hiện các thao tác như xóa file đã tải hoặc đổi tên file để quản lý tốt hơn Việc này giúp tăng sự linh hoạt trong quản lý tài liệu trên hệ thống văn thư.
- Văn bản liên quan: cách thức thực hiện tương tự file đính kèm
- Nội dung xử lý: nhập nội dung xử lý nếu có để người xử lý tiếp theo có thể có nhiều thông tin để xử lý hơn
* Người dung xử lý văn bản đến bằng các lựa chọn chức năng trong màn hình hiển thị:
Khi người dùng nhập các thông tin văn bản nhưng chưa muốn chuyển sang bước tiếp theo, họ có thể nhấn nút [Lưu] để lưu trữ tạm thời Văn bản sau đó sẽ được保存 trong kho [Văn bản dự thảo], giúp người dùng dễ dàng quản lý và chỉnh sửa trước khi hoàn thiện.
Người dùng chọn menu [Quản lý văn bản đến] -> [Văn bản liên thông điện tử]
Hệ thống hiển thị toàn bộ danh sách các văn bản đến được gửi liên thông trong hệ thống, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và quản lý các hồ sơ đến Người dùng có thể chọn một văn bản trong danh sách để thực hiện xử lý, đảm bảo quy trình làm việc hiệu quả và thuận tiện Khi đó, hệ thống sẽ hiển thị màn hình chi tiết theo dõi nội dung và trạng thái của văn bản đã chọn, hỗ trợ quá trình tiếp nhận và xử lý thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.
Toàn bộ các thông tin của văn bản đến, được tự động điền sẵn, người dùng có thể sửa lại thông tin mong muốn
Các thao tác đối với văn bản đến thực hiện thao tác tương tự như “Thêm văn bản đến”
Văn bản dự thảo là văn bản được lưu lại khi thêm văn bản đến hoặc lưu lại văn bản vào sổ
Người dùng có thể xóa văn bản dự thảo Ngoài ra các chức năng khác tương tự như đối với “Văn bản vào sổ”
Văn bản chờ xử lý là tập hợp các văn bản đến văn thư đang trong trạng thái chờ được xử lý Khi nhận được các văn bản, bộ phận văn thư sẽ chọn một văn bản cụ thể để xem chi tiết và tiến hành thực hiện các bước xử lý tiếp theo Việc quản lý văn bản chờ xử lý giúp đảm bảo quy trình làm việc hiệu quả và đúng thời gian.
Văn bản đã xử lý bao gồm toàn bộ các văn bản đến và văn bản đi qua các bước xử lý của hệ thống văn thư Hệ thống cho phép người dùng chọn một văn bản để xem chi tiết, đồng thời lựa chọn chức năng xử lý phù hợp nếu cần thiết Điều này giúp quản lý văn bản hiệu quả và dễ dàng truy xuất thông tin cần thiết.
- Các chức năng xử lý khi xem thông tin chi tiết của 1 văn bản:
Văn thư có thể cập nhật các trường thông tin văn bản:
Sau đó click [Cập nhật] để hoàn thành việc cập nhật thông tin
Xem lại thông tin đã xử lý của văn bản
Văn bản sau khi được lưu vào hồ sơ sẽ vào menu Hồ sơ công việc/Hồ sơ cá nhân để theo dõi
Văn thư có thể tạo việc từ chính văn bản đến đang chọn
Thực hiện xóa văn bản
Thực hiện kết thúc văn bản
Văn bản đã ban hành là toàn bộ các văn bản đến đã ban hành
2.1.2 Quản lý văn bản đi
Nếu văn thư có quyền khởi tạo văn bản đi thì tham khảo chức năng “Thêm văn bản đi” ở vai trò chuyên viên
Văn bản dự thảo là văn bản được lưu lại khi thêm văn bản đi
Người dùng có thể xóa văn bản dự thảo và thực hiện các chức năng chuyển xử lý như đối với văn bản đi thông thường
Người dùng truy cập vào menu [Quản lý văn bản đi] -> [Chờ xử lý] để xem danh sách các văn bản đi chưa được xử lý hoặc chờ ban hành Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các văn bản đang chờ xử lý hoặc chờ ban hành, chủ yếu là các văn bản đang chờ ban hành của ban hành thư.
Người dùng chọn 1 văn bản trong danh sách để xử lý, khi đó hệ thống hiển thị màn hình như sau:
Nếu văn bản đã được phép phát hành
Trong quá trình chọn sổ lưu văn bản đi, hệ thống tự động sinh số ký hiệu theo quy tắc đã được cấu hình trong chức năng "Quản trị văn bản" -> "Quản trị sổ văn bản đi" Người dùng có thể dễ dàng chỉnh sửa số ký hiệu này để phù hợp với nhu cầu công việc của mình, đảm bảo tính linh hoạt và chính xác trong quản lý văn bản đi.
- Người dùng chọn ngày ban hành của văn bản
12 vị ngoài nhận văn bản đã được cấu hình trong chức năng “Quản trị văn bản” ->
“Quản trị đơn vị bên ngoài”
Người dùng chọn tab [Thông tin nhận]:
Người dùng có thể chọn đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản từ danh sách đã được lập, đảm bảo quá trình phân phối dễ dàng và chính xác Họ cũng có thể chọn danh sách hiển thị đơn vị dựa trên các tiêu chí cụ thể để thực hiện việc phát hành văn bản một cách linh hoạt và hiệu quả Việc lựa chọn đúng đợn vị nhận giúp nâng cao hiệu quả truyền đạt thông tin và đảm bảo văn bản được gửi đến đúng đối tượng mục tiêu.
Người dùng click [Phát hành] để thực hiện ban hành văn bản Văn bản đã được ban hành được tự động chuyển vào menu [Văn bản đã ban hành]
Tương tự Văn bản đã xử lý của văn bản đến
Tương tự Văn bản đã ban hành của văn bản đến
Văn thư cũng là một chuyên viên, có thể tham giao vào quy trình xử lý văn bản Tham khảo Văn bản đi đối với vai trò: Chuyên viên
Văn thư cũng là một chuyên viên, có thể tham giao vào quy trình xử lý văn bản Tham khảo Văn bản đến đối với vai trò: Chuyên viên
Văn bản xem để biết là toàn bộ các văn bản:
▪ Người nhận được tick trong box [Đồng gửi] khi chuyển xử lý văn bản đi/văn bản đến
▪ Văn bản đến được chuyển thông báo tới người nhận
Người dùng click vào văn bản xem để biết để xem thông tin:
Người nhận được tick trong [Đánh dấu] khi ban hành văn bản đi/văn bản đến
Khi người dùng được ủy quyền bởi người dùng khác, thì toàn bộ các văn bản liên quan, bao gồm cả văn bản đến và văn bản đi, sẽ được chia sẻ dựa trên mức độ ủy quyền được cấp Việc ủy quyền này giúp đảm bảo quyền truy cập và quản lý thông tin phù hợp, nâng cao tính bảo mật trong hệ thống Tuy nhiên, cần xác định rõ phạm vi ủy quyền để phù hợp với chính sách bảo mật và quyền hạn của từng người dùng.
Người được ủy quyền xử lý văn bản nhưng log xử lý lưu lại sẽ là log của người ủy quyền
Tìm kiếm tất cả các văn bản mà người dùng tham gia trong quá trình xử lý, bao gồm các hoạt động như chuyển xử lý theo quy trình, luân chuyển, xin ý kiến, chuyển xử lý, gửi thông báo hoặc các văn bản đã được ban hành và gửi tới người dùng để đảm bảo quản lý và truy vết dễ dàng.
Chức năng tìm kiếm văn bản bao gồm:
- Tìm kiếm nhanh (thao tác ngay trên giao diện hiện tại)
- Tìm kiếm nâng cao (mở tới màn hình phụ, có đầy đủ tiêu chí hơn)
Bạn có thể tìm kiếm nhanh các văn bản dựa trên các tiêu chí cơ bản như trích yếu, cơ quan ban hành, hình thức văn bản, độ khẩn, hạn xử lý và trạng thái văn bản, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu.
❖ Tìm kiếm nâng cao: Tìm kiếm văn bản theo nhiều tiêu chí mở rộng
❖ Riêng đối với tài khoản văn thư, có thêm tiêu chí tìm kiếm theo sổ văn bản
Phân hệ Quản lý văn bản
Quản lý văn bản đi
Nếu văn thư có quyền khởi tạo văn bản đi thì tham khảo chức năng “Thêm văn bản đi” ở vai trò chuyên viên
Văn bản dự thảo là văn bản được lưu lại khi thêm văn bản đi
Người dùng có thể xóa văn bản dự thảo và thực hiện các chức năng chuyển xử lý như đối với văn bản đi thông thường
Người dùng truy cập vào menu [Quản lý văn bản đi] -> [Chờ xử lý] để xem danh sách các văn bản đi đang chờ xử lý hoặc chờ ban hành Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các văn bản chưa được xử lý hoặc đã chờ ban hành, thường là các văn bản đang chờ văn thư phê duyệt và ban hành.
Người dùng chọn 1 văn bản trong danh sách để xử lý, khi đó hệ thống hiển thị màn hình như sau:
Nếu văn bản đã được phép phát hành
Người dùng chọn sổ lưu văn bản đi trong hệ thống, số ký hiệu được tự động sinh theo quy tắc đã được cấu hình trong chức năng “Quản trị văn bản” -> “Quản trị sổ văn bản đi” Tuy nhiên, người dùng vẫn có khả năng chỉnh sửa số ký hiệu để phù hợp với nhu cầu và quy định của tổ chức.
- Người dùng chọn ngày ban hành của văn bản
12 vị ngoài nhận văn bản đã được cấu hình trong chức năng “Quản trị văn bản” ->
“Quản trị đơn vị bên ngoài”
Người dùng chọn tab [Thông tin nhận]:
Người dùng có thể chọn đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản từ danh sách đã được cung cấp Họ cũng có thể lựa chọn danh sách hiển thị các đơn vị dựa trên các tiêu chí cụ thể để thực hiện việc phát hành một cách dễ dàng và chính xác Việc chọn đúng đơn vị nhận giúp đảm bảo thông tin được truyền tải hiệu quả và phù hợp với mục đích sử dụng Tối ưu hóa việc lựa chọn theo các tiêu chí phù hợp còn nâng cao hiệu quả quản lý và phân phối văn bản.
Người dùng click [Phát hành] để thực hiện ban hành văn bản Văn bản đã được ban hành được tự động chuyển vào menu [Văn bản đã ban hành]
Tương tự Văn bản đã xử lý của văn bản đến
Tương tự Văn bản đã ban hành của văn bản đến.
Văn bản đi
Văn thư cũng là một chuyên viên, có thể tham giao vào quy trình xử lý văn bản Tham khảo Văn bản đi đối với vai trò: Chuyên viên
Văn bản đến
Văn thư cũng là một chuyên viên, có thể tham giao vào quy trình xử lý văn bản Tham khảo Văn bản đến đối với vai trò: Chuyên viên
Văn bản thông báo
Văn bản xem để biết là toàn bộ các văn bản:
▪ Người nhận được tick trong box [Đồng gửi] khi chuyển xử lý văn bản đi/văn bản đến
▪ Văn bản đến được chuyển thông báo tới người nhận
Người dùng click vào văn bản xem để biết để xem thông tin:
Văn bản đánh dấu
Người nhận được tick trong [Đánh dấu] khi ban hành văn bản đi/văn bản đến.
Văn bản ủy quyền
Khi một người dùng được ủy quyền bởi người dùng khác, toàn bộ các văn bản đến, đi hoặc cả hai đều sẽ được phép truy cập dựa trên mức độ ủy quyền Việc này giúp đảm bảo quyền kiểm soát và bảo mật thông tin, phù hợp với các quy định về quyền riêng tư và bảo vệ dữ liệu Chính sách ủy quyền rõ ràng là yếu tố quan trọng trong quản lý hệ thống, giúp tối ưu hóa hiệu quả sử dụng và đảm bảo an toàn thông tin cho người dùng.
Người được ủy quyền xử lý văn bản nhưng log xử lý lưu lại sẽ là log của người ủy quyền.
Tra cứu văn bản
Tìm kiếm tất cả các văn bản mà người dùng đã tham gia trong quá trình xử lý, bao gồm các hoạt động như chuyển xử lý theo quy trình, luân chuyển, xin ý kiến, chuyển xử lý, gửi thông báo hoặc các văn bản đã ban hành tới người dùng Việc này giúp theo dõi toàn diện quá trình xử lý và đảm bảo người dùng nắm bắt các thông tin quan trọng, nâng cao hiệu quả quản lý văn bản nội bộ.
Chức năng tìm kiếm văn bản bao gồm:
- Tìm kiếm nhanh (thao tác ngay trên giao diện hiện tại)
- Tìm kiếm nâng cao (mở tới màn hình phụ, có đầy đủ tiêu chí hơn)
Bạn có thể tìm kiếm nhanh các văn bản dựa trên các tiêu chí cơ bản như trích yếu, cơ quan ban hành, hình thức văn bản, độ khẩn, hạn xử lý và trạng thái của văn bản, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả tra cứu thông tin.
❖ Tìm kiếm nâng cao: Tìm kiếm văn bản theo nhiều tiêu chí mở rộng
❖ Riêng đối với tài khoản văn thư, có thêm tiêu chí tìm kiếm theo sổ văn bản
Hệ thống hiển thị kết quả tìm kiếm cho phép người dùng dễ dàng chọn văn bản mong muốn để xem thông tin chi tiết cũng như lịch sử xử lý của từng văn bản, giúp nâng cao trải nghiệm người dùng và tối ưu hóa quá trình quản lý dữ liệu.
Quản trị văn bản
2.1.9.1 Quản trị sổ văn bản đến Để thực hiện chức năng Quản trị sổ văn bản đến, người dùng chọn menu [Quản trị văn bản] -> [Sổ văn bản đến] trên màn hình như sau:
Thêm mới sổ văn bản đến Để thực hiện thêm mới sổ văn bản, người dùng chọn chức năng [Thêm mới] trên màn hình như sau:
Khi đó hệ thống hiển thị màn hình như sau:
Người dùng nhập các thông tin sổ văn bản đến như sau (các trường thông tin có dấu * là các trường thông tin bắt buộc):
- Tên sổ văn bản: Người dùng nhập tên cho sổ văn bản
- Đơn vị áp dụng: Người dùng chọn đơn vị áp dụng cho sổ văn bản, mặc định là đơn vị Người dùng đang trực thuộc
- Số bắt đầu: nhập số bắt đầu cho sổ văn bản
- Ngày tạo sổ: chọn ngày tạo sổ văn bản
- Ngày đóng sổ: chọn ngày đóng sổ văn bản
- Số thứ tự hiển thị: chọn số thứ tự hiển thị cho sổ
- Người theo dõi: Người dùng click vào icon khi đó hệ thống sẽ hiển thị danh sách người dùng như sau:
Người dùng có thể chọn người theo dõi cho sổ văn bản để dễ dàng kiểm soát quyền truy cập Những user được gán quyền theo dõi sổ văn bản sẽ có thể xem các văn bản liên quan trong menu [Văn bản theo dõi] Việc này giúp đảm bảo người đúng quyền sẽ tiếp cận và quản lý các tài liệu một cách hiệu quả và an toàn.
- Người quản trị: Người dùng click vào icon khi đó hệ thống sẽ hiển thị danh sách người dùng như sau:
Người dùng có thể chọn người quản trị cho sổ văn bản, đảm bảo rằng những user được gán quyền quản trị sẽ có khả năng điều hành và kiểm soát sổ văn bản đó Việc phân quyền quản trị rõ ràng giúp nâng cao tính bảo mật và hiệu quả quản lý hồ sơ, đảm bảo các hoạt động diễn ra thuận lợi và theo đúng quy định Chọn đúng người quản trị sẽ góp phần duy trì an toàn và ổn định cho hệ thống sổ văn bản của tổ chức.
- Hình thức sử dụng: Người dùng chọn hình thức sử dụng cho sổ văn bản bằng cách check vào các hình thức của văn bản như sau:
Sau khi người dùng nhập đầy đủ thông tin về sổ văn bản đến, họ có thể nhấn nút [Thêm mới] để thêm mới sổ và tiếp tục thêm các sổ văn bản đến khác, hoặc chọn [Thêm mới và đóng] để thêm sổ mới và đóng màn hình thêm mới, giúp quản lý văn bản hiệu quả hơn.
Cập nhật sổ văn bản đến Để thực hiện cập nhật sổ văn bản đến, Người dùng click icon trên danh sách sổ văn bản như sau:
Khi đó hệ thống hiển thị màn hình thông tin về sổ văn bản cần cập nhật như sau:
Người dùng cần cập nhật các thông tin mong muốn và nhấn [Lưu] để lưu dữ liệu mới, trong khi hệ thống giữ nguyên màn hình thêm mới sổ văn bản Ngoài ra, người dùng có thể nhấn [Lưu và đóng] để hoàn tất quá trình cập nhật và đóng màn hình Việc cung cấp các tùy chọn này giúp nâng cao trải nghiệm người dùng trong quản lý dữ liệu văn bản.
Xóa sổ văn bản đến
Sổ văn bản đến chỉ được phép xóa khi sổ chưa được sử dụng
19 Để thực hiện xóa sổ văn bản đến, NSD click icon trên màn hình hoặc check vào check box của các sổ văn bản như sau:
Khi hệ thống đã áp dụng sổ văn bản, chức năng xóa sẽ bị giới hạn để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu Tuy nhiên, nếu chưa áp dụng sổ văn bản, hệ thống sẽ cho phép người dùng xóa các sổ văn bản đã chọn một cách dễ dàng Điều này giúp quản lý dữ liệu hiệu quả và linh hoạt hơn trong quá trình xử lý hồ sơ.
Hệ thống cho phép export thông tin sổ văn bản ra định dạng Word hoặc định dạng Excel, NSD chọn định dạng cần export như sau:
Khi đó hệ thống sẽ export danh sách sổ văn bản ra định dạng được chọn
2.1.9.2 Quản trị sổ văn bản đi Để thực hiện chức năng Quản trị sổ văn bản đi, NSD chọn menu [Quản trị văn bản] -> [Sổ văn bản đi] trên màn hình như sau:
Thêm mới sổ văn bản đi Để thực hiện thêm mới sổ văn bản, NSD chọn chức năng [Thêm mới] trên màn hình như sau:
Thông tin sổ văn bản đi gồm có 2 tab:
- Thông tin sổ văn bản
- Mẫu số ký hiệu Đối với tab: Thông tin sổ văn bản:
NSD nhập các thông tin sổ văn bản đến như sau (các trường thông tin có dấu * là các trường thông tin bắt buộc):
- Tên sổ văn bản: NSD nhập tên cho sổ văn bản
- Đơn vị áp dụng: NSD chọn đơn vị áp dụng cho sổ văn bản, mặc định là đơn vị NSD đang trực thuộc
- Ngày tạo sổ: chọn ngày tạo sổ văn bản
- Ngày đóng sổ: chọn ngày đóng sổ văn bản
- Số thứ tự hiển thị: chọn số thứ tự hiển thị cho sổ
- Người theo dõi: NSD click vào icon để chọn người theo dõi
NSD chọn người theo dõi cho sổ văn bản, giúp quản lý quyền truy cập hiệu quả Người dùng được gán quyền theo dõi sổ văn bản sẽ có thể xem các văn bản liên quan trong menu [Văn bản theo dõi] Việc này tối ưu việc truy cập và giám sát các tài liệu quan trọng trong hệ thống.
- Người quản trị: NSD click vào icon để lựa chọn người quản trị sổ
NSD (Người Sử Dụng) sẽ được chọn làm quản trị viên cho sổ văn bản, đảm bảo quyền quản trị phù hợp Những user được gán quyền quản trị sổ văn bản sẽ có quyền kiểm soát và quản lý nội dung trong sổ đó Việc phân quyền cụ thể giúp quản lý dễ dàng hơn và đảm bảo an toàn cho dữ liệu Chọn người quản trị đúng cách là yếu tố quan trọng để duy trì hoạt động hiệu quả của sổ văn bản.
Để thêm mới thông tin sổ, người dùng nhấn [Thêm mới], sau đó sổ văn bản đi được sẽ được lưu vào danh sách Để khai báo [Thông tin ký hiệu], người dùng nhấn vào biểu tượng cập nhật của sổ vừa tạo, hệ thống sẽ hiển thị màn hình cho phép tiếp tục khai báo thông tin ký hiệu.
- Nhảy sổ theo: Chọn hình thức nhảy sổ tự động theo “Sổ văn bản” hoặc “Sổ văn bản và hình thức văn bản”
- Mẫu số ký hiệu: NSD định nghĩa mẫu số ký hiệu theo quy tắc quy định, ví dụ: stt/nam/kyhieu_coquanbanhanh
Cập nhật sổ văn bản đi Để thực hiện cập nhật sổ văn bản đi, NSD click icon trên danh sách sổ văn bản như sau:
Khi đó hệ thống hiển thị màn hình thông tin về sổ văn bản cần cập nhật như sau:
NSD cập nhật các thông tin mong muốn và nhấn [Lưu] để lưu dữ liệu đã chỉnh sửa Hệ thống sẽ giữ nguyên màn hình thêm mới sổ văn bản đến, hoặc bạn có thể chọn [Lưu và đóng] để hoàn tất cập nhật và đóng màn hình.
Xóa sổ văn bản đi
Sổ văn bản đi chỉ được phép xóa khi sổ chưa được sử dụng
23 Để thực hiện xóa sổ văn bản đi, NSD click icon trên màn hình hoặc check vào check box của các sổ văn bản như sau:
Khi hệ thống đã áp dụng sổ văn bản, người dùng không thể thực hiện việc xóa sổ văn bản đó để đảm bảo tính bảo mật và chính xác của dữ liệu Tuy nhiên, nếu chưa áp dụng sổ văn bản, hệ thống sẽ cho phép người dùng xóa sổ văn bản đã chọn một cách dễ dàng Việc này giúp quản lý hồ sơ linh hoạt hơn trong quá trình xử lý và cập nhật dữ liệu.
Hệ thống cho phép export thông tin sổ văn bản ra định dạng Word hoặc định dạng Excel, NSD chọn định dạng cần export như sau:
Khi đó hệ thống sẽ export danh sách sổ văn bản ra định dạng được chọn
2.1.9.3 Quản trị đơn vị bên ngoài
Hệ thống cho phép định nghĩa các đơn vị nhận văn bản là các đơn vị bên ngoài Để thực hiện quản trị các đơn vị bên ngoài này, người dùng cần truy cập vào menu [Quản trị văn bản] và chọn [Quản trị đơn vị bên ngoài] Tính năng này giúp quản lý hiệu quả các đơn vị bên ngoài trong hệ thống, đảm bảo quá trình gửi và nhận văn bản được thuận lợi và minh bạch.
Thêm mới đơn vị bên ngoài Để thực hiện thêm mới, NSD click nút [Thêm mới] trên màn hình như sau:
NSD nhập thông tin các đơn vị ngoài và có thể nhấn [Thêm mới] để thêm nhiều đơn vị mới hoặc chọn [Thêm mới và đóng] để hoàn tất việc thêm đơn vị ngoài và đóng màn hình.
Cập nhật đơn vị ngoài Để thực hiện cập nhật đơn vị ngoài, NSD click icon trên danh sách đơn vị ngoài như sau:
Khi đó hệ thống hiển thị màn hình thông tin về đơn vị cần cập nhật như sau:
NSD cập nhật thông tin mong muốn, người dùng có thể nhấn [Lưu] để lưu các thay đổi mới nhất trong khi hệ thống vẫn giữ nguyên màn hình cập nhật đơn vị ngoài Ngoài ra, người dùng cũng có thể chọn [Lưu và đóng] để hoàn tất việc cập nhật và đóng màn hình.