BÀI THẢO LUẬN Đề tài Thực tiễn tổ chức cuộc họp tại Công ty cổ phần vận tải Sài Gòn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠIKHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC BÀI THẢO LUẬN Đề tài: Thực tiễn tổ chức cuộc họp tại Công ty cổ phần vận tải Sài Gòn Hà Nội – 2022 MỤC LỤC... Đặc biệt trong công tác tổ c

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

BÀI THẢO LUẬN

Đề tài: Thực tiễn tổ chức cuộc họp tại

Công ty cổ phần vận tải Sài Gòn

Hà Nội – 2022 MỤC LỤC

Mở đầu 3

1.1, Giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần vận tải Sài Gòn 4

1.1.1, Giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần vận tải Sài Gòn 4

1.1.2, Cơ cấu tổ chức 4

1.2, Thực trạng công tác tổ chức cuộc họp đại hội đồng cổ đông thường niên tại Công ty cổ phần vận tải Sài Gòn 6

1.2.1, Một số loại hình hội họp tại công ty cổ phần vận tải Sài Gòn 6

1.2.2, Cuộc họp “Đại hội đồng cổ đông thường niên” tại công ty cổ phần vận tải Sài Gòn 7

1.2.2.1, Chuẩn bị cho cuộc họp 7

1.2.2.2, Tiến hành cuộc họp 12

1.2.2.3, Sau khi kết thúc cuộc họp 14

1.3, Nhận xét 14

1.3.1, Ưu điểm 14

1.3.2, Nhược điểm 15

1.3.3, Nguyên nhân 15

1.4 Một số biện pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức cuộc họp tại công ty cổ phần vận tải sài Gòn 16

1.4.1, Ban hành Quy chế tổ chức hội họp để hướng dẫn, thực hiện, kiểm tra, đánh giá công tác tổ chức hội họp của công ty 16

1.4.2, Nâng cao vai trò của người lãnh đạo (Người điều hành) trong công tác tổ chức hội họp 16

1.4.3, Nâng cao nghiệp vụ của cán bộ nhân viên trong văn phòng về công tác tổ chức hội họp 17

1.4.4, Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị cho tổ chức hội họp 17

1.4.5, Sử dụng hình thức họp trực tuyến trong công ty 18

Kết luận 19

Mở đầu

Cuộc họp được tổ chức thường xuyên ở mỗi cơ quan, đơn vị Cuộc họp được tổ chức nhằm trao đổi thông tin, là phương tiện truyền đạt và quản lý của lãnh đạo tới các đối tượng quản lý Nếu làm tốt công tác tổ chức cuộc họp thì sản phẩm cuối cùng của cuộc họp đó là đưa ra được những quyết định đúng, vừa đem lại lợi ích cho cá nhân đơn vị

tổ chức mà đồng thời lại vừa thúc đẩy xã hội phát triển Bên cạnh đó cuộc họp còn là hình thức giao lưu văn hoá nhằm phát huy tính dân chủ, tạo điều kiện cho mỗi người tham gia có cơ hội đóng góp những ý kiến để thúc đẩy công việc ngày càng có hiệu quả Qua một thời gian tìm hiểu hoạt động của Công ty cổ phần vận tải Sài Gòn đã giúp nhóm 5 có cái nhìn toàn diện hơn, thực tế hơn về hoạt động của một doanh nghiệp Đặc biệt trong công tác tổ chức cuộc họp tại Công ty về cách thức tiến hành tổ chức và những lợi ích mà cuộc họp đem lại cho những thành công của Công ty và em cũng thấy được vai trò của văn phòng khi tổ chức cuộc họp

1.1, Giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần vận tải Sài Gòn

1.1.1, Giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần vận tải Sài Gòn

Công Ty Cổ Phần Vận Tải Sài Gòn (VTSG) là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa trong và ngoài nước Được thành lập ngày 24 tháng 05 năm

2001, tiền thân là đơn vị vận tải hành khách bằng ô tô, có trụ sở chính tại TP HCM và hơn 30 bưu cục tại các tỉnh đồng bằng sông Cửu Long và miền Đông Nam Bộ Với hơn 20 năm hoạt động và phát triển, Vận Tải Sài Gòn xứng tầm là một trong những công ty hoạt động trong lĩnh vực vận chuyển và chuyển phát hàng đầu tại miền Nam Việt Nam Thế mạnh của VTSG là vận chuyển hàng hóa đường bộ nội địa với đội ngũ

xe đường dài hùng hậu và xe trung chuyển nội thành đủ loại trọng tải với mức giá tốt nhất và thời gian nhanh chóng nhất

Triết lý kinh doanh

Với mục tiêu “Uy Tín – Chất Lượng – Nhanh Chóng - Chính Xác”, toàn thể cán

bộ công nhân viên Công Ty Cổ Phần vận tải Sài Gòn quyết tâm xây dựng một thương hiệu vững mạnh, đáp ứng một cách tốt nhất sự tin tưởng của khách hàng Để thực hiện đúng với phương châm phục vụ "Chính xác với thời gian"công ty đã cam kết sẽ kiểm soát chặt chẽ nhằm đảm bảo tiến độ giao hàng đúng như yêu cầu và chi phí tiết kiệm nhất

Các loại hình dịch vụ

- Chuyển phát nhanh trong nước

- STC EXPRESS - Chuyển phát nhanh quốc tế

- Dịch vụ bốc dỡ và vận chuyển tại Cảng Quốc Tế

- Mua bán ô tô, xe đầu kéo, thiết bị chuyên dùng, phụ tùng

- Mua bán, cho thuê xe cần cẩu, bốc dở hàng hóa

- Vận chuyển BAUXITE, ALUMINA, hóa chất, than đá

Đối với dịch vụ chuyển phát nhanh trong nước VTSG chuyên phục vụ các phương thức giao hàng đa dạng như:

- Giao hàng tận nơi

- Giao và nhận hàng tại văn phòng

- Vận chuyển hàng lẻ, hàng nguyên chuyến

Trong tương lai gần, VTSG sẽ tham gia vào lĩnh vực vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không và đường hàng hải để đa dạng hóa dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu cao nhất của quý khách

1.1.2, Cơ cấu tổ chức

- Đại hội đồng cổ đông: Bao gồm những thành viên sáng lập ra công ty, góp vốn

cổ phần theo điều lệ, tham dự và phát biểu trong các Đại hội đồng cổ đông và thực hiện quyền biểu quyết trực tiếp hoặc thông qua đại diện theo ủy quyền

hoặc theo hình thức khác do pháp luật quy định Mỗi cổ phần có một phiếu biểu quyết trong các cuộc họp

- Hội đồng quản trị và ban kiểm soát: Là bộ phận do đại hội đồng cổ đông bầu ra,

có nhiệm vụ đưa ra các quyết định quản lý quan trọng, kế hoạch chính sách phát triển công ty, hoạt động dưới sự kiểm soát của Ban kiểm soát

- Ban tổng giám đốc:

 Tổng giám đốc: là người có tư cách pháp nhân, người chỉ đạo cao nhất, chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của Công ty Tổng giám đốc quyết định về phương hướng sản xuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hạch toán công tác đối ngoại và có hiệu quả sử dụng vốn

 Phó tổng giám đốc: người giúp Tổng giám đốc quản lý nhân sự, quản lý giao dịch các dự án đã hoàn thiện của Công ty,…

- Các đơn vị chính trong Công ty:

 Phòng Hành chính - Nhân sự: tổ chức quản lý nhân sự toàn Công ty xây dựng các chương trình thi đua, khen thưởng và quản lý sự thay đổi nhân sự ở các phòng ban và các bộ phận Phụ trách việc tuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, phụ trách đón tiếp khách hàng Xây dựng bảng chấm công và phương pháp trả lương, tổ chức tuyển dụng, đào tạo nhân sự cho toàn thể Công ty Xây dựng các bảng nội quy, đề ra các chính sách về nhân sự Tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng chiến lược, lập kế hoạch, phương thức quản lí tổ chức các hoạt động nhân sự của Công ty

 Phòng kế hoạch tổng hợp: lập kế hoạch đầu tư, kế hoạch về tài chính và theo dõi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Khảo sát thị trường, đưa ra các đề án, kế hoạch phát triển, mở rộng kinh doanh, tăng lợi nhuận, doanh thu cho công ty

 Phòng tài chính - kế toán: Lập kế hoạch về tài chính theo dõi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty dưới hình thức tiền tệ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày của Công ty Thông qua hạch toán ở các khoản thu mua xuất nhập hàng hóa… xác định kết quả kinh doanh thanh toán với khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế đồng thời theo dõi cơ cấu vốn

 Phòng các dự án vận tải trong nước: chịu trách nhiệm giám sát và quản lý cũng như lập kế hoạch cho các dự án vận tải trong nước Theo dõi và báo cáo tiến độ thực hiện các dự án

 Phòng các dự án vận tải quốc tế: chịu trách nhiệm giám sát và quản lý các dự án vận tải quốc tế, lập kế hoạch và tiến hành theo dõi các dự án vận tải quốc tế

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT

BAN TỔNG GIÁM ĐỐC

P.HC - NHÂN

SỰ P.KẾ HOẠCH TỔNG HỢP P.TCKT

DỰ ÁN VẬN TẢI TRONG NƯỚC

DỰ ÁN VẬN TẢI QUỐC TẾ

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần vận tải Sài Gòn 1.2, Thực trạng công tác tổ chức cuộc họp đại hội đồng cổ đông thường niên tại Công ty cổ phần vận tải Sài Gòn

1.2.1, Một số loại hình hội họp tại công ty cổ phần vận tải Sài Gòn

Hằng năm công ty cổ phần vận tải Sài Gòn tổ chức từ 300-400 cuộc họp lớn nhỏ tùy theo mục đích, nội dung, tình hình, kế hoạch của ban lãnh đạo công ty Phần lớn các cuộc họp tại công ty là các cuộc họp bình thường, không mang tính nghi thức như các cuộc họp giao ban, họp theo tháng, quý, năm; Họp giải quyết công việc của lãnh đạo; Họp chuyên môn của các phòng ban Riêng trong năm 2020, Công ty đã ký thư mời họp, hội nghị do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Phó Giám đốc trong

đó Công ty chủ trì 330 cuộc, bình quân 0,9 cuộc họp mỗi ngày làm việc (chưa kể Chủ tịch, Tổng giám đốc Công ty phải tham dự các cuộc họp do một số cơ quan nhà nước

và đối tác mời tham dự) Trong 06 tháng đầu năm 2020, Chủ tịch, Tổng giám đốc, Phó Giám đốc đã tổ chức và tham gia 260 cuộc họp, bình quân 1 cuộc mỗi ngày làm việc Chính vì vậy công tác tổ chức hội họp được ban lãnh đạo và bộ phạn hành chính - văn phòng hết sức quan tâm

1.2.2, Cuộc họp “Đại hội đồng cổ đông thường niên” tại công ty cổ phần vận tải Sài Gòn

1.2.2.1, Chuẩn bị cho cuộc họp

Theo quy định của luật doanh nghiệp, và quy định về tổ chức hội họp của công

ty, Công ty cổ cần phải tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong thời hạn bốn tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính và có thể gia hạn nhưng không quá sáu tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính của Công ty Phòng hành chính nhân sự có trách nhiệm giúp ban lãnh đạo tổ chức họp theo đúng chủ trương, kế hoạch mà ban lãnh đạo đề ra Ban Tổng giám đốc là người chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc triệu tập, chủ trì, điều khiển cuộc họp trừ trường hợp ủy quyền cho người khác Người chịu trách nhiệm tiến hành họp có trách nhiệm chuẩn bị những phần sau đây:

A, Mục tiêu, yêu cầu tổ chức hội họp:

Họp đại hội đồng cổ đông thường niên được tổ chức theo luật doanh nghiệp trong thời hạn bốn tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính và có thể gia hạn nhưng không quá sáu tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính của Công ty Mục tiêu chính của cuộc họp là để thông báo đến cổ đông tình hình hoạt động của công ty trong năm vừa qua

và phương hướng nhiệm vụ năm tới thông qua các Báo cáo tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh, kế hoạch kinh doanh năm tới, phân phối lợi nhuận và việc lựa chọn công ty kiểm toán

Nội dung cuộc họp Các nội dung chính trong cuộc họp bao gồm:

- Kế hoạch kinh doanh năm 2020 của Công ty cổ phần vận tải Sài Gòn

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2019 và kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2020

- Báo cáo hoạt động của Ban kiểm soát năm 2019 và kế hoạch kiểm tra giám sát năm 2020

- Thông qua Báo cáo tài chính năm 2019 của Công ty cổ phần vận tải Sài Gòn được kiểm toán bởi Công ty Kiểm toán Nhà Nước Việt Nam

- Phương án phân phối lợi nhuận, trích lập các quỹ và cổ tức năm 2019 và dự kiến năm 2020

- Thông qua việc chi trả thù lao của HĐQT, BKS đã chi trong năm 2019 và kế hoạch chi trả năm 2020

- Chọn đơn vị kiểm toán Báo cáo tài chính năm 2020

B, Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp

 Xác định thành phần tham dự cuộc họp

Danh sách thành phần tham dự bao gồm: Là các Đại biểu, Khách mời, Ban lãnh đạo và đại diện các bộ phận, đơn vị trong công ty (Có danh sách kèm theo) Danh sách

sẽ được chủ tọa xem xét, ký duyệt

Thông báo và giấy mời được gửi trước khi cuộc họp diễn ra 1 tuần Bộ phận HCNS có trách nhiệm soạn thảo và gửi giấy mời đến các cá nhân và tổ chức được mời đến tham dự cuộc họp, danh sách các đại biểu và khách mời phải được lập và xem xét

kỹ lưỡng, tránh bị thiếu sót hoặc sai thông tin đại biểu, khách mời Theo Điều lệ công ty: Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông thường niên được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty Danh sách này được lập khi có quyết định triệu tập phải lập xong chậm nhất ba mươi ngày trước ngày khai mạc họp Đại hội đồng

cổ đông Việc lập danh sách khách mời được dựa theo quy định của Nhà nước: Thông báo mời họp phải được gửi tới địa chỉ thường trú của từng cổ đông theo phương thức bảo đảm để Cổ đông nắm được thời gian, địa điểm tổ chức hội họp Thông báo mời họp này phải được gửi đến tất cả cổ đông có quyền dự họp chậm nhất 07 ngày làm việc trước ngày khai mạc Đại hội Thông báo mời họp phải có tên, địa chỉ trụ sở chính,

mã số doanh nghiệp; tên, địa chỉ thường trú của cổ đông, thời gian, địa điểm họp và những yêu cầu khác đối với người dự họp

Gửi thông báo: Thông báo được gửi bằng phương thức bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông; đồng thời đăng trên trang thông tin điện tử của công ty và đăng báo hằng ngày của trung ương hoặc địa phương, khi xét thấy cần thiết theo quy định của Điều lệ công ty Tài liệu gửi kèm thông báo:

- Chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp;

- Phiếu biểu quyết;

- Mẫu chỉ định đại diện theo ủy quyền dự họp Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi tài liệu họp theo thông báo mời hợp có thể thay thế bằng đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty Trường hợp này, thông báo mời họp phải ghi rõ nơi, cách thức tải tài liệu và công ty phải gửi tài liệu họp cho cổ đông nếu cổ đông yêu cầu

 Xây dựng chương trình cuộc họp

Phòng hành chính HCNS tham mưu: Nội dung chương trình Đại hội Cổ đông thường niên

Thời gian: 8h00 ngày 20 tháng 2 năm 2020

Địa điểm: Hội trường tầng 02 - Trung tâm Hội nghị Quốc gia - Địa chỉ…

Thời

gian

Nội dung Phụ trách thực hiện

8h - 8h30 Đón tiếp, hướng dẫn cổ đông làm thủ

tục ghi danh, nhận phiếu biểu quyết

Bộ phận lễ tân phối hợp với Ban kiểm tra tư cách và kiểm phiếu

8h30

-8h45

Chương trình ca nhạc chào mừng

8h45

-8h50

Tuyên bố lý do và giới thiệu đại biểu

đến dự;

- Giới thiệu Chủ tọa Đại hội, Đoàn Chủ

tịch, Ban thư ký, Ban bầu cử;

- Thông qua Chương trình và Quy chế

làm việc của Đại hội

Dẫn chương trình

8h50 - 9h Báo cáo kiểm tra tư cách cổ đông

Chủ tọa Đại hội và Đoàn Chủ tịch lên

điều hành Đại hội

Ban kiểm tra tư cách và kiểm phiếu

9h - 9h05 Báo cáo kết quả hoạt động năm 2019 và

định hướng hoạt động năm 2020 của

Công ty

Ông Nguyễn Tuấn Mùi

9h05-9h10

Báo cáo hoạt động của HĐQT Ông Nguyễn Chí Chung

9h10-9h15

Báo cáo hoạt động của BKS Bà Phạm Thanh Thủy

9h15-9h20

Báo cáo Tài chính đã kiểm toán Bà Nguyễn Thu Hương

9h20-9h25

Tờ trình xin ý kiến về việc sửa đổi, bổ

sung điều lệ

Bà Dương Kim Huệ

9h25-9h30

Tờ trình xin ý kiến Chủ tịch Hội đồng

quản trị đồng thời làm Tổng Giám đốc

điều hành

Ông Nguyễn Thành Công

9h30-9h35

Tờ trình xin ý kiến về việc phân phối lợi nhuận và trích lập các quỹ

Ông Phạm Gia Hưng

9h35-9h40

Tờ trình xin ý kiến về việc tăng vốn điều

lệ

Ông Trần Phú Quý

9h40-9h45

Tờ trình xin ý kiến cổ đông về việc thay đổi thành phần Ban Kiểm soát

Ông Nguyễn Giang

9h45-9h50

Tờ trình xin thông qua cơ chế thưởng cho HĐQT, Ban Điều hành và các cán bộ nhân viên công ty

Ông Lê Thái Thắng

9h50-9h55

Tờ trình xin thông qua mức thù lao cho HĐQT năm 2020

Bà Dương Kim Huệ

9h50- 10h Tờ trình xin Ủy quyền lựa chọn tổ chức

kiểm soát năm 2020

Bà Dương Kim Huệ

10h-10h20

Biểu quyết các nội dung: Ban kiểm tra tư cách và kiểm

phiếu

10h20-10h45

Hội nghị giải lao

10h45-11h

Thông báo kết quả biểu quyết Ban kiểm tra tư cách và kiểm

phiếu

11h Thông qua nghị quyết và biên bản của

Đại hội Tuyên bố bế mạc

Ban Thư ký

Bà Dương Kim Huệ

 Chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị cho cuộc họp:

Địa điểm: Thông thường công ty thường tổ chức các cuộc họp có quy mô lớn tại Trung tâm hội nghị quốc gia trong đó bao gồm họp Đại Hội đồng cổ đông thường niên Bộ phận Hành chính HCNS chịu trách nhiệm soạn thảo hợp đồng thuê địa điểm

và dịch vụ tổ chức hội họp và ăn uống sau đại hội trọn gói với chi phí hợp lí và trình ban lãnh đạo duyệt và tạm ứng kinh phí tổ chức hội họp