Ngoài ra, kiểm soát nội bộ còn là công cụ hỗ trợ trong việc kiểm soát và hạn chế rủi ro có thể xảy ra đối với hoạt động của đơn vị như trong quản lý và bảo vệ tài sản, đảm bảo báo cáo tà
Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu này nhằm ứng dụng khả năng tập hợp các đặc tính của TCVN ISO 9001:2008 để bổ sung vào năm tiêu chí thành phần trong kiểm soát nội bộ các hoạt động, nhắm tới đánh giá và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ gắn với đơn vị nghiên cứu là Ủy ban nhân dân phường, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương.
2.2 Mục tiêu cụ thể Để đạt được mục tiêu tổng quát trên, nghiên cứu này hướng tới các mục tiêu cụ thể sau:
Phần này làm rõ các nội dung cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) theo INTOSAI 2004 và hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008, đồng thời phân tích đặc điểm ứng dụng của ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ HTKSNB theo INTOSAI 2004 cung cấp khung quản trị rủi ro, nguyên tắc phân chia nhiệm vụ và giám sát để tăng tính minh bạch và hiệu quả hoạt động của tổ chức Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 tập trung vào quản lý quy trình, sự cải tiến liên tục và đáp ứng yêu cầu của khách hàng, từ đó nâng cao độ tin cậy và tính nhất quán trong kiểm soát nội bộ Đặc điểm ứng dụng ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả quản lý chất lượng của tổ chức.
Thứ hai, tiến hành tìm hiểu và đánh giá thực trạng HTKSNB tại UBND phường thông qua việc ứng dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ, từ đó chỉ ra những hạn chế của HTKSNB tại đơn vị nghiên cứu.
Thứ ba, đưa ra các giải pháp tích hợp mang tính khả thi nhằm hoàn thiện HTKSNB tại Ủy ban nhân dân phường, thành phố Thủ Dầu Một.
Phương pháp nghiên cứu
Bài viết trình bày phương pháp nghiên cứu kết hợp, khai thác đồng thời các phương pháp nghiên cứu tài liệu, điều tra và phỏng vấn, và tiếp cận phân tích so sánh và tổng hợp dữ liệu Việc kết hợp các phương pháp này cho phép khái quát lý thuyết từ nguồn tài liệu có sẵn, bổ sung bằng thông tin thu được từ các cuộc điều tra và phỏng vấn trực tiếp, đồng thời thực hiện quá trình phân tích so sánh để nhận diện các điểm tương đồng và khác biệt, từ đó tổng hợp thành các luận cứ vững chắc Với cách tiếp cận đa phương pháp này, bài viết đảm bảo tính toàn diện, tăng tính khách quan của kết quả và tối ưu hóa khả năng áp dụng của các kết luận.
Phương pháp nghiên cứu tài liệu được sử dụng để thu thập thông tin từ các nguồn tài liệu liên quan đến TCVN ISO 9001:2008 và INTOSAI 2004, đồng thời khai thác các văn bản triển khai và báo cáo liên quan đến việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 và HTKSNB Trong quá trình rà soát tài liệu, kết hợp với tìm hiểu thực tế, tác giả vận dụng các kết quả thu được để triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 vào công tác kiểm soát nội bộ của Ủy ban nhân dân phường, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương Kết quả nghiên cứu nhấn mạnh sự liên kết giữa nghiên cứu tài liệu và thực tiễn trong việc áp dụng HTKSNB và tiêu chuẩn ISO 9001:2008 nhằm nâng cao hiệu quả quản lý chất lượng và quản trị rủi ro ở cấp địa phương.
Phương pháp điều tra và phỏng vấn được thực hiện bằng cách khảo sát thông qua phiếu hỏi nhằm tham khảo ý kiến của các lãnh đạo, kế toán và các bên liên quan khác trong tổ chức Việc thu thập dữ liệu từ cấp quản lý và nhân viên giúp xác định thực trạng quy trình, điểm mạnh và hạn chế, từ đó cung cấp cơ sở để phân tích và đưa ra khuyến nghị cải tiến Các câu hỏi được thiết kế chuẩn hóa, rõ ràng và có liên kết chặt chẽ với mục tiêu nghiên cứu để bảo đảm dữ liệu đầu vào có độ tin cậy cao Phương pháp này kết hợp giữa dữ liệu định tính và định lượng, cho phép nắm bắt quan điểm, kinh nghiệm thực tế và số liệu thống kê, đồng thời tăng khả năng so sánh giữa các nhóm đối tượng Kết quả thu được sẽ được tổng hợp thành báo cáo ngắn gọn, dễ hiểu, có đề xuất hành động cụ thể và tối ưu hóa cho chiến lược và vận hành của tổ chức, phù hợp với yêu cầu tối ưu SEO từ khóa liên quan.
7 một số ngành có tham gia ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ
Phương pháp tiếp cận phân tích so sánh và tổng hợp được áp dụng dựa trên nguồn tài liệu nghiên cứu, quan sát thực tế, kết quả khảo sát và phỏng vấn để lựa chọn thông tin phù hợp, phân loại và sắp xếp một cách có hệ thống cho bài viết Sau khi phân tích so sánh các thông tin thu thập được, bài viết đánh giá thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ của Ủy ban nhân dân phường và từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với yêu cầu thực tế.
Ý nghĩa của đề tài
Về mặt lý thuyết, bài viết khái quát hệ thống kiểm soát nội bộ cho đơn vị công theo INTOSAI 2004 và hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008, đồng thời phân tích mối quan hệ giữa hai hệ thống này trong quá trình áp dụng Trên cơ sở đó, luận văn đề xuất phát triển hướng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 vào kiểm soát nội bộ của đơn vị công, cụ thể là UBND phường, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, tính khách quan và tính minh bạch trong hoạt động hành chính công.
Về mặt thực tiễn, để đảm bảo tính thuyết phục và khách quan của nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại UBND phường, bài viết đề xuất ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 để kiểm soát nội bộ thông qua nền tảng thu thập, xử lý và phân tích các dữ liệu liên quan phù hợp với thực tế Từ đó, tác giả đề xuất các giải pháp phù hợp với từng yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ như môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát, nhằm nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại UBND phường.
Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm các chương sau:
Chương 1: Cơ sở lý thuyết
Chương 2 phân tích thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ của Ủy ban nhân dân phường thuộc thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương Nghiên cứu đánh giá mức độ triển khai các yêu cầu ISO 9001:2008 vào các quy trình kiểm soát nội bộ, nhằm tăng tính minh bạch, sự nhất quán và trách nhiệm giải trình trong hoạt động hành chính công Kết quả cho thấy việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng mang lại cải thiện quản lý hồ sơ, quản lý tài liệu và chất lượng dịch vụ, nhưng vẫn tồn tại hạn chế như thiếu nguồn lực, sự chưa đồng bộ giữa các phòng ban và khó khăn trong duy trì chứng nhận Để nâng cao hiệu quả, cần tăng cường đào tạo, chuẩn hóa quy trình, thiết lập các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả và tăng cường sự tham gia của lãnh đạo phường, từ đó nâng cao chất lượng phục vụ công và phù hợp với mục tiêu phát triển của thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương.
Chương 3 trình bày đánh giá thực trạng việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ của Ủy ban nhân dân phường tại thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương Bài viết phân tích mức độ tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn, tính đầy đủ và nhất quán của quy trình, hồ sơ và hoạt động kiểm soát nội bộ; dựa trên khảo sát thực tế, phỏng vấn cán bộ và rà soát tài liệu để làm rõ điểm mạnh như chuẩn hóa quy trình và khả năng truy xuất hồ sơ, cũng như các tồn tại như thiếu tài liệu hướng dẫn hoặc sự tham gia hạn chế của lãnh đạo Trên cơ sở đó, chương 3 đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng và kiểm soát nội bộ tại địa bàn phường, phục vụ cải thiện chất lượng dịch vụ, đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn và thúc đẩy cải tiến liên tục theo tinh thần ISO 9001:2008.
Chương 4 trình bày các giải pháp hoàn thiện nhằm ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ của Ủy ban nhân dân phường, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương Các giải pháp tập trung vào chuẩn hóa quy trình, phân công rõ ràng trách nhiệm, và củng cố hệ thống tài liệu để bảo đảm tính nhất quán, tính sẵn có và tính minh bạch của dữ liệu và quy trình Việc triển khai ISO 9001:2008 tại cấp phường giúp tăng hiệu quả quản lý, đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp lý và nâng cao chất lượng dịch vụ công phục vụ người dân Các hoạt động kiểm tra, đánh giá nội bộ và cải tiến liên tục được tích hợp nhằm phát hiện sớm sai lệch, giảm thiểu rủi ro quản lý và nâng cao sự tin cậy của người dân đối với chính quyền địa phương Nội dung và tiêu chí đánh giá chất lượng được thiết kế phù hợp với đặc thù của hệ thống quản lý chất lượng công tại Bình Dương và có thể mở rộng áp dụng cho các cấp quản lý khác trong khu vực.
CƠ SỞ LÝ THUY Ế T
Tổng quan các nghiên cứu liên quan
Có thể kểđến một số nghiên cứu tiêu biểu nước ngoài như sau:
Nghiên cứu của Vijayakumar và Nagaraja (2012) về Hệ thống kiểm soát nội bộ cho thấy hiệu quả của kiểm toán nội bộ trong quản trị rủi ro tại các đơn vị khu vực công Kết quả cho thấy các đơn vị khu vực công thường ưu tiên phục vụ lợi ích công chúng và các mục tiêu phi lợi nhuận, khác với khu vực tư chủ yếu tối đa hóa lợi nhuận Trong quá trình hoạt động, các đơn vị công luôn đối mặt với rủi ro từ nội bộ hoặc từ bên ngoài, do đó quản lý và kiểm soát rủi ro là cần thiết Với phương pháp nghiên cứu định tính, kết quả khẳng định rằng KSNB góp phần nâng cao hiệu quả quản lý rủi ro tại các đơn vị khu vực công về hoạt động, pháp lý và quy định, cũng như tài chính ngân sách.
Rahahleh, M (2011), The Impact of Multiple Authorities that Conduct Internal
Thông qua phương pháp nghiên cứu định tính, bài viết cho thấy hệ thống KSNB tại các đơn vị công ở Jordan còn yếu do một số hạn chế chủ yếu Cụ thể, nguồn nhân lực có trình độ hạn chế, các đơn vị chưa có khả năng ứng dụng đầy đủ các kỹ thuật liên quan đến yếu tố thông tin và truyền thông và thiếu nhân sự chuyên trách nắm vững triển khai kiểm soát nội bộ Từ đó, tác giả đề xuất nâng cao hiệu quả hệ thống KSNB của các đơn vị công tại Jordan bằng cách chú trọng hơn đến môi trường kiểm soát và công tác đánh giá rủi ro, đồng thời tăng cường năng lực thông tin và truyền thông và bố trí nguồn lực phù hợp cho triển khai KSNB.
Amudo and Inanga's 2009 study, Evaluation of Internal Control Systems: A Case Study from Uganda, provides an empirical assessment of internal control mechanisms in Uganda, East Africa, and situates the Uganda case within the broader context of the region's member countries (RMCs) The authors outline the core components of effective internal controls, evaluate current practices, identify gaps and weaknesses, and discuss implications for governance, transparency, and accountability across the East African region.
Nghiên cứu thực hiện với 10 với 11 dự án, dùng phương pháp thống kê mô tả và phân tích thực trạng để đánh giá các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tại Uganda và đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống Trong mô hình nghiên cứu của nhóm tác giả, hệ thống KSNB gồm sáu thành phần: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát và công nghệ thông tin.
Control in Organizations (2012), Published by IFAC Evaluating and improving Internal (Iternational Federation of Accountants) Vai trò của hệ thống
KSNB được thể hiện qua kết quả nghiên cứu bài báo, xác định các tiêu chí đánh giá và phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ để giúp tổ chức đạt mục tiêu, đồng thời nhận diện vai trò của cá nhân và tăng cường phát triển văn hóa tổ chức Hệ thống kiểm soát nội bộ đảm bảo các hoạt động kiểm soát được thiết kế để đối phó với rủi ro, duy trì truyền thông liên tục đến toàn thể nhân sự, và thực thi giám sát, đánh giá tính minh bạch và trách nhiệm giải trình Bài viết cũng trình bày nguyên tắc triển khai KSNB trong tổ chức, nhấn mạnh sự quan trọng của môi trường kiểm soát và cách nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Trong nước đã có nhiều công trình nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ khu vực công nhằm đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống tại các đơn vị; các nhà lãnh đạo đã thiết kế và xây dựng các công cụ quản lý nhằm kiểm soát nội bộ và giảm thiểu rủi ro cho đơn vị, và một số công trình nghiên cứu tiêu biểu đã được công bố để làm cơ sở cho ứng dụng thực tiễn.
Đào Thị Kim Ngọc (2017) trình bày nghiên cứu về hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi NSNN tại các UBND phường trên địa bàn thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương Tác giả cho rằng vấn đề thiết yếu là xây dựng và hoàn thiện hệ thống KSNB chi NSNN hiệu quả, phù hợp với điều kiện địa phương Để đạt được mục tiêu này, đề xuất vận dụng linh hoạt, phù hợp lý thuyết về hệ thống KSNB theo INTOSAI 2004 làm cơ sở nghiên cứu thực tiễn và tiến hành so sánh, tổng hợp, khảo sát cùng phỏng vấn hệ thống KSNB và quy trình chi NSNN tại các UBND phường Luận văn giúp nhận diện và đánh giá vai trò của hệ thống KSNB và các quy trình chi NSNN tại cấp phường, từ đó đề xuất các giải pháp cải thiện công tác quản lý ngân sách ở địa phương.
11 yếu tố quan trọng của hệ thống được xem là nền tảng để quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn ngân sách cấp trên giao; nhằm đưa ra các giải pháp phù hợp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chi ngân sách nhà nước theo tình hình địa phương Việc nhận diện và triển khai các yếu tố này giúp tăng cường tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và hiệu quả chi tiêu Bài viết đề xuất các giải pháp phù hợp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chi ngân sách nhà nước, bao gồm chuẩn hóa quy trình, ứng dụng công nghệ thông tin, phân định rõ vai trò và trách nhiệm, và nâng cao năng lực quản lý của cán bộ Những biện pháp này khi được áp dụng sẽ giúp quản lý và sử dụng nguồn ngân sách cấp trên giao hiệu quả hơn, đảm bảo kiểm soát chi chặt chẽ và phù hợp với đặc điểm, điều kiện của từng địa phương.
Ths Lê Đoàn Minh Đức, Hà Hữu Phước, Nguyễn Cao Ngọc Thảo (2016),
Khảo sát hệ thống kiểm soát nội bộ tại các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện bằng phương pháp Archival Research (Malcolm Smith, 2003) nhằm nghiên cứu các văn bản pháp luật, báo cáo kết quả thực hiện công khai và nội quy, quy chế tại các cơ quan Đồng thời, nghiên cứu kết hợp các phương pháp khảo sát, phỏng vấn ý kiến chuyên gia và thống kê mô tả kết quả điều tra, khảo sát để đánh giá sâu về mức độ và hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ Bài viết nhận diện và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại các cơ quan hành chính nhà nước và đề xuất các kiến nghị liên quan nhằm hoàn thiện hệ thống, nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành các hoạt động theo thẩm quyền.
Tác giả Phạm Ngọc Cương (2015), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại
Luận văn của Sở Tài chính Đồng Nai áp dụng chủ yếu các phương pháp phân tích, tổng hợp, thống kê và hệ thống hóa, đặc biệt là phương pháp quy nạp dựa trên đánh giá định lượng và định tính các thành tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tại đơn vị; chương 1 hệ thống hóa và tóm lược hệ thống KSNB trong khu vực công; chương 2 đánh giá thực trạng hệ thống KSNB bằng bảng câu hỏi, phỏng vấn một số cá nhân liên quan và kết hợp với dữ liệu thứ cấp từ các văn bản pháp luật và văn bản hiện hành làm cơ sở để thống kê, phân tích so sánh và quy nạp nhằm định lượng và định tính về 5 nhân tố ảnh hưởng đến KSNB tại đơn vị; chương 3 vận dụng phương pháp quy nạp suy diễn để đưa ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống.
Đề tài của tác giả Đậu Thị Thu Hằng (2015) với tiêu đề Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường Cao đẳng Giao thông vận tải III hệ thống hóa các nghiên cứu liên quan và xây dựng cơ sở lý luận cho hệ thống kiểm soát nội bộ dựa trên chuẩn INTOSAI 1992 được cập nhật năm 2004; đồng thời phân tích thực trạng và đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ tại trường.
Có 12 hệ thống kiểm soát nội bộ tại từng đơn vị của Trường Cao đẳng Giao thông vận tải III Tuy vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ ở trường vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế và chưa có nghiên cứu nào công bố đánh giá toàn diện Thông qua luận văn, tác giả trình bày lịch sử hình thành và sự phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ đơn vị công theo chuẩn Intosai 2004; tiến hành khảo sát và đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ; từ đó đề xuất một số giải pháp phù hợp với đặc điểm và quy mô của trường nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ Trường Cao đẳng Giao thông vận tải III.
Nguyễn Thị Thu Hậu (2014) trình bày nghiên cứu Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Đại học Bạc Liêu, nêu cơ sở lý thuyết về hệ thống kiểm soát nội bộ ở đơn vị công và rút ra bài học kinh nghiệm từ các nghiên cứu liên quan ở nước ta; đồng thời đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường và đề xuất các giải pháp nhằm khắc phục tồn tại bằng cách chỉ rõ nguyên nhân để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Tác giả áp dụng phương pháp nghiên cứu lý luận kết hợp với phương pháp định tính, thể hiện qua hệ thống hóa, phân loại và khái quát hóa lý thuyết về hệ thống kiểm soát nội bộ tại khu vực công; phân tích, tổng hợp các vấn đề lý luận liên quan và quan sát, đánh giá hoạt động kiểm soát từ lãnh đạo, cán bộ, giảng viên và sự phối hợp giữa các ngành với nhau Ngoài ra, nghiên cứu thực tiễn được triển khai bằng phương pháp quan sát khoa học và điều tra, kết hợp thống kê mô tả, phân loại và liên kết dữ liệu thứ cấp và sơ cấp nhằm làm sáng tỏ thực trạng và đề xuất biện pháp cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường.
Trong lĩnh vực xây dựng, nhiều đề tài nghiên cứu của các đơn vị đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 vào quản lý các quá trình hoạt động, đóng góp vào việc xây dựng các công cụ quản lý và tăng cường kiểm soát nội bộ của đơn vị Có thể kể đến một số nghiên cứu tiêu biểu cho thấy việc triển khai ISO 9001:2008 không chỉ nâng cao chất lượng quản lý mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc, cải thiện hiệu quả quản lý dự án và sự phối hợp giữa các bộ phận, từ đó đáp ứng tốt hơn yêu cầu của khách hàng.
Phạm Thiên Hưng (2017) nghiên cứu hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 tại Cục Hải quan Hải Phòng Bài viết phân tích tài liệu nội bộ của Cục Hải quan và Tổng Cục Hải quan, cùng các văn bản của Bộ Tài chính để làm rõ mức độ áp dụng và tác động của hệ thống quản lý chất lượng đến công tác thông quan và quản lý nhà nước về hải quan.
Nhận xét về các nghiên cứu liên quan và hạn chế của đề tài
Việc nghiên cứu lý thuyết về hệ thống KSNB giúp tác giả nhận diện và làm rõ các yếu tố cấu thành của hệ thống tại UBND phường trên địa bàn thành phố Thủ Dầu Một, đồng thời làm sáng tỏ mối quan hệ giữa chúng Cùng với đó, nghiên cứu đặc điểm áp dụng tiêu chuẩn ISO trong hệ thống quản lý chất lượng theo các văn bản pháp luật ban hành ở phạm vi UBND phường sẽ làm căn cứ nền tảng, hỗ trợ định hướng nghiên cứu thực tiễn cho đề tài Những phân tích này bổ sung thêm góc nhìn và sự hiểu biết về hệ thống và các yếu tố của KSNB, giúp xác định hướng nghiên cứu thích hợp cho đề tài ở phần tìm hiểu thực trạng tiếp theo.
Bằng phương pháp nghiên cứu định tính, tác giả xây dựng bảng câu hỏi thảo luận nhóm và tiến hành thảo luận tay đôi với các chuyên gia là lãnh đạo UBND phường; các giảng viên đại học có hiểu biết và nghiên cứu sâu về KSNB trong khu vực công; các thạc sĩ có đề tài liên quan về UBND phường; đại diện cán bộ công chức của các ngành có hiểu biết nhất định về hệ thống KSNB và HTQLCL ISO 9001:2008 của đơn vị Kết quả thảo luận nhóm được dùng để điều chỉnh các biến trong mô hình nghiên cứu cũng như hoàn chỉnh thang đo của từng biến (biến độc lập, biến phụ thuộc, biến quan sát) Tiếp theo, tác giả xây dựng bảng câu hỏi khảo sát chính thức nhằm khảo sát 70 cán bộ, công chức, nhân viên của UBND phường để thu thập dữ liệu thứ cấp và sơ cấp phục vụ kiểm định mô hình nghiên cứu mà tác giả đã xây dựng.
Mọi công trình nghiên cứu khoa học đều có những giới hạn về nội dung trình bày; bài viết này sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính, chủ yếu dựa trên thống kê mô tả và phân tích từ dữ liệu thứ cấp để đánh giá thực trạng và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện vấn đề nghiên cứu Đồng thời, bài chưa đi sâu phân tích tất cả các hoạt động nghiệp vụ tại UBND phường, đặc biệt là nghiệp vụ kế toán ngân sách ở phạm vi chi tiết hơn Để tăng độ tin cậy và tính thuyết phục, nhất là đối với khu vực công như UBND phường, bài viết cần dựa trên nguồn dữ liệu tin cậy, trình bày kết quả một cách chặt chẽ và đề xuất các biện pháp cải cách quy trình kế toán ngân sách cùng quản lý chi tiêu ở cấp phường, nhằm nâng cao hiệu quả quản trị và minh bạch thông tin cho cộng đồng.
17 đề tài kế tiếp gợi ý cho các tác giả nghiên cứu sâu hơn nhằm làm rõ đặc điểm của việc ứng dụng TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ dựa trên đề tài này; đồng thời có thể phân tích chi tiết mối quan hệ giữa TCVN ISO 9001:2008 và INTOSAI 2004 khi áp dụng đồng thời cả hai chuẩn Cụ thể, việc sử dụng phương pháp định tính và định lượng để đo lường và phân tích mức độ ảnh hưởng sẽ giúp rút ra các kết luận có giá trị cho quản lý và cải tiến hệ thống.
05 thành phần cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ để có những khuyến nghị liên quan trong quá trình quản lý tại UBND phường
Trong phương pháp nghiên cứu định lượng, các tác giả có thể sử dụng mô hình nhân tố khám phá một bậc và thực hiện kiểm định thang đo bằng Cronbach’s alpha cho 5 biến độc lập và 1 biến phụ thuộc, với tổng cộng 110 biến quan sát, thông qua phần mềm SPSS 22.0 Các quan sát được giữ lại hoặc điều chỉnh theo đề xuất hoàn thiện trong chương 3 nhằm đảm bảo thang đo có độ tin cậy cần thiết trước khi đưa vào phân tích nhân tố khám phá (EFA).
Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ
1.3.1 Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong nhiều nghiên cứu trước đây và gần đây về kiểm soát nội bộ, vẫn chưa có sự phân biệt rõ giữa khái niệm kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ trong một đơn vị Theo tác giả Nguyễn Thanh Thủy nhận định rằng: "Khái niệm KSNB và hệ thống KSNB có sự khác biệt nhất định Chúng ta cần phải hiểu KSNB là một chức năng của quá trình quản lý và hệ thống KSNB được doanh nghiệp thiết lập ra để thực hiện chức năng đó".
Quan điểm của IFAC cho rằng hệ thống kiểm soát nội bộ là tập hợp các chính sách và thủ tục được thiết kế và thực thi nhằm bốn mục tiêu cốt lõi: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của thông tin và báo cáo, bảo đảm tuân thủ pháp lý và các quy định liên quan, và bảo đảm hiệu quả của các hoạt động.
Theo Hội kế toán Anh quốc (EAA), HTKSNB là một hệ thống kiểm soát nội bộ toàn diện dành cho các hoạt động tài chính và các lĩnh vực khác, được Ban quản lý thành lập nhằm đảm bảo sự kiểm soát và quản trị hiệu quả trong tổ chức.
- Tiến hành kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả;
- Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban quản trị;
- Giữ an toàn tài sản;
Đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của số liệu hạch toán là mục tiêu cốt lõi của hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB), trong đó các thành phần riêng lẻ được coi là hoạt động kiểm tra hoặc kiểm tra nội bộ nhằm nâng cao độ tin cậy của dữ liệu và bảo vệ tài sản Đối với KSNB, có nhiều khái niệm được trình bày từ các góc nhìn khác nhau, nhưng tất cả đều hướng tới mục tiêu chung là tác động của các công cụ và biện pháp quản lý để đơn vị vận hành hiệu quả với mức rủi ro thấp nhất có thể xảy ra Khái niệm KSNB lần đầu được đề cập vào năm 1949 bởi AICPA, được định nghĩa là một kế hoạch và là cách mà đơn vị sử dụng để giữ an toàn cho tài sản, kiểm tra độ tin cậy của dữ liệu có thể sử dụng, tăng tính hiệu quả và bảo đảm các chính sách, thủ tục và công cụ quản lý được thiết lập.
Trong lĩnh vực công, KSNB được đánh giá cao và là đối tượng được kiểm toán viên Nhà nước quan tâm đặc biệt Kiểm toán nhà nước ngày nay đã được biết đến và công nhận trên toàn thế giới, sự phát triển này dẫn đến sự công nhận vai trò của Cơ quan Kiểm toán Tối cao (SAI) trong việc kiểm toán các tài khoản và hoạt động của chính phủ Điều này thúc đẩy lành mạnh hóa quản lý tài chính công và nâng cao chất lượng giải trình của chính phủ ở từng quốc gia.
Vào năm 1992, Tổ chức các cơ quan kiểm toán tối cao thế giới (INTOSAI) đã ban hành hướng dẫn về KSNB áp dụng cho khu vực công Thực chất báo cáo khu vực công của INTOSAI là sự tích hợp khuôn mẫu báo cáo COSO vào các tiêu chuẩn của INTOSAI Đến năm 1996, Kiểm toán Nhà nước Việt Nam chính thức trở thành một thành viên của INTOSAI.
Vào năm 2001, bản hướng dẫn của INTOSAI được cập nhật từ bản năm 1992 và đã bổ sung các chuẩn mực KSNB để bảo đảm sự phù hợp với các đối tượng áp dụng và với các phát triển gần đây trong lĩnh vực kiểm toán nhà nước.
Kiểm soát nội bộ là cơ cấu của một tổ chức, bao gồm nhận thức, phương pháp, quy trình và các biện pháp của người lãnh đạo nhằm đảm bảo sự hợp lý để đạt được các mục tiêu của tổ chức Đến năm 2004, bản hướng dẫn INTOSAI định nghĩa về Kiểm soát nội bộ và ghi nhận đây là một khuôn khổ chuẩn mực dành cho quản trị và hoạt động nhằm hỗ trợ đạt được sự phù hợp và hiệu quả trong tổ chức.
Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một quá trình được định hình bởi sự tham gia của ban lãnh đạo và toàn bộ nhân viên trong đơn vị, nhằm nhận diện, đánh giá và ứng phó với rủi ro, đồng thời cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho việc đạt được các mục tiêu chung của tổ chức.
Bên cạnh việc định nghĩa kiểm soát nội bộ và xây dựng sự hiểu biết chung về kiểm soát nội bộ thông qua việc làm rõ các vấn đề đặc thù của khu vực công, INTOSAI đã bổ sung nội dung và thiết lập hướng dẫn nhằm mục tiêu phòng ngừa và phát hiện gian lận trong khu vực công; đồng thời đạo đức được tích hợp vào các mục tiêu kiểm soát nội bộ và được coi là điều kiện tiên quyết để củng cố niềm tin công chúng và nâng cao hiệu quả quản trị.
1.3.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộđối với khu vực công
INTOSAI (2004) nêu ra Kiểm soát nội bộ với các mục tiêu gồm: thực hiện các hoạt động một cách hợp lý, kỷ cương, có đạo đức, có tính kinh tế, hữu hiệu và hiệu quả; thực hiện đúng trách nhiệm giải trình Nó nhấn mạnh việc tuân thủ pháp luật hiện hành và các nguyên tắc, quy định, đồng thời bảo vệ nguồn lực chống thất thoát, sử dụng sai mục đích và tổn thất.
Các đơn vị công chú trọng vào hiệu quả và hữu ích của việc sử dụng nguồn lực, bảo mật thông tin và nâng cao uy tín, với mục tiêu tối ưu hóa lợi ích cho cộng đồng thay vì tối đa hóa lợi nhuận; do đó cần xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ để đảm bảo các hoạt động được thực hiện đúng phương pháp, đạt được tính hữu hiệu, hiệu quả và đặc biệt là mang tính nhân văn trong mọi hoạt động; đồng thời quản lý và sử dụng nguồn lực Nhà nước một cách hợp lý, công khai và có trách nhiệm nhằm bảo đảm an toàn thông tin và tăng cường niềm tin của xã hội.
20 dụng các nguồn lực một cách hợp lý, hiệu quả, tránh thất thoát, lạm dụng và sử dụng sai mục đích
Nhóm mục tiêu của báo cáo tài chính công là các đơn vị công, nơi mà tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo do người quản lý đơn vị chịu trách nhiệm lập phải được đảm bảo theo chuẩn mực và chế độ hiện hành Các báo cáo tại đơn vị công thường cung cấp thông tin về tình hình quản lý ngân sách, tình hình sử dụng nguồn kinh phí Nhà nước và tình hình quyết toán Ngân sách Nhà nước Vì vậy, xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong khu vực công là cần thiết để bảo đảm các thông tin tài chính được trình bày trung thực, đáng tin cậy và được cung cấp kịp thời, phù hợp với từng đối tượng bên trong và bên ngoài đơn vị.
Các đơn vị công phải tuân thủ đầy đủ các luật lệ và quy định hiện hành, và chịu trách nhiệm trước người quản lý về mọi hành vi không tuân thủ Kiểm soát nội bộ cần được đẩy mạnh thông qua truyền thông thường xuyên và giám sát chặt chẽ các hoạt động, nhằm hướng dẫn mọi thành viên trong đơn vị tuân thủ các chính sách và quy định nội bộ Nhờ sự phối hợp giữa quản lý và kiểm soát nội bộ, tổ chức sẽ đảm bảo thực hiện mục tiêu và tạo môi trường tuân thủ bền vững.
Hệ thống kiểm soát nội bộ theo Intosai năm 2004
1.4.1 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI năm
INTOSAI 2004 đóng vai trò nền tảng khoa học cho nghiên cứu và ứng dụng kiểm soát nội bộ khu vực công Dựa trên phân tích các chuẩn mực của INTOSAI, INTOSAI 2004 đưa ra hướng dẫn cụ thể phù hợp với quy mô, đặc điểm và điều kiện của UBND phường nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công ở cấp cơ sở Nó trình bày chi tiết năm thành phần liên kết chặt chẽ với nhau trong hệ thống kiểm soát nội bộ khu vực công: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát, từ đó hình thành khung làm việc toàn diện để tăng cường tính kỷ cương, minh bạch và hiệu quả trong hoạt động công vụ tại địa bàn phường.
Môi trường kiểm soát là nền tảng thiết yếu của mọi tổ chức, ảnh hưởng trực tiếp đến các yếu tố cấu thành khác trong quá trình hoạt động và được hình thành từ toàn thể cá nhân tham gia Chính môi trường này tạo lập nề nếp có trật tự, kỷ cương và đạo đức, đồng thời định hình cơ cấu tổ chức và cách thức vận hành Khi các thành viên tuân thủ chuẩn mực và quy trình, các yếu tố kiểm soát còn lại sẽ hoạt động hiệu quả hơn, góp phần nâng cao tính minh bạch, sự ổn định và hiệu suất hoạt động của tổ chức.
Chính trực và giá trị đạo đức là nền tảng của mọi thành viên tham gia tổ chức, từ lãnh đạo cho đến từng cá nhân phụ trách, được thể hiện qua sự tuân thủ nghiêm ngặt nội quy, quy chế và các quy định về đạo đức của cán bộ công chức Nhà nước tại mọi thời điểm Họ duy trì và chứng minh tính chính trực bằng cách thực thi đúng chuẩn mực ứng xử, đồng thời tích cực thể hiện sự ủng hộ và quan tâm đối với các bước thực hiện nhiệm vụ nhằm đảm bảo kiểm soát nội bộ tại đơn vị một cách liên tục và hiệu quả.
Năng lực nhân viên là tổng thể trình độ kiến thức và kỹ năng làm việc của các cá nhân phụ trách, cần thiết để thực thi nhiệm vụ một cách có kỷ cương, trung thực, tiết kiệm và hiệu quả Việc thấu hiểu rõ trách nhiệm cá nhân theo chức năng giúp tăng cường kiểm soát nội bộ tại đơn vị và đảm bảo sự hữu hiệu của quá trình thực thi nhiệm vụ và quản trị của tổ chức.
Việc cung cấp đào tạo và tập huấn giúp tăng cường tương tác và trao đổi kiến thức liên quan đến chức năng phục vụ trong đơn vị công, được thể hiện thông qua mục tiêu kiểm soát nội bộ Đồng thời, chương trình nhấn mạnh phát triển giá trị đạo đức để nâng cao nhận thức của đội ngũ cán bộ về ý nghĩa quan trọng của kiểm soát nội bộ thông qua các thao tác và hành vi ứng xử trong công việc Các yếu tố của giá trị đạo đức được thể hiện rõ qua cách làm việc, quyết định và ứng xử hàng ngày, từ đó tăng cường tính minh bạch, trách nhiệm và sự tin cậy trong tổ chức.
Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo là khung khái niệm phản ánh quan điểm, thái độ và quy tắc ứng xử liên quan đến kiểm soát nội bộ được áp dụng xuyên suốt quá trình thực thi và duy trì hoạt động tại đơn vị; đây là hình mẫu hướng dẫn cho toàn thể cán bộ cấp dưới, tác động đến môi trường kiểm soát chung và hỗ trợ việc đạt được các mục tiêu tổ chức; nội dung này nhấn mạnh sự nhất quán giữa lãnh đạo và điều hành với các chuẩn mực về chính trực và đạo đức công vụ, góp phần xây dựng một môi trường làm việc có trách nhiệm và hiệu quả trong quản trị rủi ro và tuân thủ.
Cơ cấu tổ chức được thiết lập để phân công quyền hạn và trách nhiệm một cách rõ ràng, đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban và cá nhân chịu trách nhiệm Quy trình quyền hạn và trách nhiệm báo cáo giải trình liên quan được quy định rõ, đi kèm với hệ thống báo cáo phù hợp để tăng cường tính minh bạch và sự chịu trách nhiệm Cơ cấu này còn bao gồm hoạt động kiểm toán nội bộ, thanh tra và giám sát độc lập nhằm đảm bảo kiểm soát nội bộ được thực thi chặt chẽ và các quá trình quản trị được theo dõi liên tục.
22 hoạt động quản lý và phản ánh trực tiếp mức độ thẩm quyền chịu trách nhiệm trong phạm vi đơn vị
Chính sách nhân sự là khung quản trị nguồn lực lao động bao gồm tuyển dụng, đào tạo và giáo dục, đánh giá hiệu quả công tác, bổ nhiệm, hướng dẫn, động viên, khen thưởng, kỷ luật và xử lý hậu quả liên quan đến quá trình công tác của nhân viên Chính sách này có vai trò then chốt trong việc thúc đẩy môi trường làm việc có giá trị đạo đức bằng cách phát triển sự chuyên nghiệp và tăng cường tính minh bạch trong giải quyết công việc hàng ngày.
1.4.1.2 Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro là quá trình xác định và phân tích các rủi ro liên quan đến việc hoàn thành các mục tiêu đơn vị và quyết định những biện pháp đối phó, phòng ngừa phù hợp đối với rủi ro
Với mục tiêu quản trị rủi ro, tổ chức cần dự báo rủi ro và xác định hướng thực hiện khắc phục đối với các rủi ro có thể xảy ra Hiểu biết toàn diện trong suốt quá trình thực hiện giúp rủi ro được xem xét liên tục, phân loại thành rủi ro bên ngoài, rủi ro bên trong, rủi ro trong từng hoạt động và rủi ro cho toàn đơn vị Đánh giá rủi ro là quá trình xác định những ảnh hưởng có thể có của một sự kiện hoặc hoạt động đối với việc đạt được các mục tiêu kiểm soát của đơn vị Trong thực tế, không thể loại bỏ hết mọi rủi ro mà chỉ có thể giới hạn rủi ro ở mức độ có thể kiểm soát và chấp nhận được Để làm được điều này, cấp quản lý cần trước hết đánh giá khả năng rủi ro có thể xảy ra và mức độ ảnh hưởng của rủi ro đến mục tiêu của đơn vị.
Xác định độ ng cơ củ a r ủ i ro
Một vấn đề đáng quan tâm là động cơ gây rủi ro đối với hoạt động của tổ chức Cần phân tích nguồn gốc và mức độ tác động của từng rủi ro, từ đó xác định mức độ chấp nhận được và lựa chọn biện pháp hành động phù hợp Quản trị rủi ro đòi hỏi nhận diện, đánh giá và ưu tiên các rủi ro theo mức độ ảnh hưởng và xác suất xảy ra, nhằm đảm bảo hoạt động liên tục, tuân thủ và tối ưu hiệu suất Việc quyết định hành động ở mức rủi ro được chấp nhận giúp tổ chức cân đối giữa chi phí kiểm soát và lợi ích, từ đó giảm thiểu tác động tiêu cực mà rủi ro mang lại.
Xác đị nh bi ện pháp đố i phó
Trong hồ sơ đánh giá rủi ro, các biện pháp đối phó được liệt kê dựa trên các mối liên hệ liên quan để đảm bảo lựa chọn phù hợp Có bốn biện pháp đối phó với rủi ro: phân tán rủi ro, chấp nhận rủi ro, xử lý rủi ro và hạn chế rủi ro Dù áp dụng biện pháp nào, nhà quản lý cần cân nhắc giữa chi phí bỏ ra để đối phó rủi ro và lợi ích mà biện pháp mang lại, nhằm tối ưu hiệu quả quản trị rủi ro và phân bổ nguồn lực hợp lý.
Hoạt động kiểm soát là hệ thống các chính sách và thủ tục được thiết kế để đối phó với rủi ro và đảm bảo đạt được các mục tiêu kiểm soát Để có hiệu quả, hoạt động kiểm soát phải phù hợp và được triển khai xuyên suốt trong một khoảng thời gian nhất định, giúp tiết kiệm chi phí, dễ hiểu và hợp lý, đồng thời liên kết trực tiếp với các mục tiêu kiểm soát Hoạt động này gồm kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện nhằm ngăn ngừa rủi ro và phát hiện sai lệch.
Th ủ t ụ c phân quy ề n và xét duy ệ t
Quyền hạn và nghiệp vụ điều hành, quản lý và các sự kiện liên quan trong quá trình hoạt động được thực hiện bởi các thành viên, dưới sự ràng buộc của nhiệm vụ phân công Các thủ tục phân quyền phải được thể hiện bằng văn bản theo quy định và công bố rõ ràng đến toàn thể các thành viên tham gia, kèm theo các điều kiện cụ thể của từng trường hợp.
Chấp hành và thực hiện theo nội dung công việc, nhiệm vụ được giao theo qui định có nghĩa là toàn thể thành viên trực tiếp thực hiện nhiệm vụ trong phạm vi qui định được thiết lập trong sự quản lý của lãnh đảo và pháp luật liên quan
Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008
Tùy theo đối tượng sử dụng, từ “chất lượng” có ý nghĩa khác nhau nhưng không phải chất lượng là một khái niệm quá trừu tượng đến mức người ta không thể diễn giải tương đối thống nhất Theo ISO 9000:2000 đã đưa ra định nghĩa sau: “Chất lượng là mức độ của một tập hợp các đặc tính vốn có của một sản phẩm, hệ thống hoặc một quá trình thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng và các bên có liên quan” Đến ISO 9000:2005 định nghĩa chất lượng là “Mức độ đáp ứng các yêu cầu của một tập hợp có đặc tính vốn có”
Chất lượng được đo bằng mức độ thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng và các bên liên quan, những yếu tố này luôn biến động theo thời gian, không gian, đặc điểm người dùng và điều kiện sử dụng Vì vậy, khi đánh giá mức độ đáp ứng, cần xem xét toàn diện mọi đặc tính của đối tượng nhận sản phẩm, dịch vụ và các nhu cầu được quy định bởi pháp luật để bảo đảm sự phù hợp và tuân thủ.
Chất lượng không tự sinh ra và không phải là một kết quả ngẫu nhiên; nó là hệ quả của sự tác động của hàng loạt yếu tố liên quan chặt chẽ với nhau Để đạt được chất lượng mong muốn, cần quản lý đúng đắn các yếu tố này và điều phối chúng một cách có hệ thống Hoạt động quản lý trong lĩnh vực chất lượng được gọi là quản lý chất lượng.
Theo ISO 9000:2005, quản lý chất lượng là tập hợp các hoạt động của chức năng quản lý nhằm xác định chính sách chất lượng, mục tiêu và trách nhiệm, và thực hiện chúng thông qua các biện pháp như lập kế hoạch chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng và cải tiến chất lượng trong khuôn khổ hệ thống chất lượng.
Khởi đầu từ tài liệu ISO 9000:2000 đến các phiên bản mới, trong đó có ISO 9001:2008, quản lý chất lượng được nêu rõ là tuân theo những nguyên tắc cơ bản của hệ thống quản lý chất lượng Ở đây là những nguyên tắc được áp dụng nhằm cải thiện hiệu suất tổ chức, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và thúc đẩy quá trình cải tiến liên tục Việc hiểu và áp dụng các nguyên tắc này giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình làm việc hiệu quả, đo lường kết quả và tối ưu hóa nguồn lực để đạt sự ổn định và bền vững trong quản lý chất lượng.
8 nguyên tắc cơ bản của hệ thống quản lý chất lượng tập trung vào khách hàng và đòi hỏi sự lãnh đạo và sự tham gia của mọi thành viên trong tổ chức Hệ thống được thiết kế và vận hành theo nguyên tắc tiếp cận dựa trên quá trình và hệ thống, góp phần cải tiến liên tục để nâng cao hiệu quả và sự phù hợp với yêu cầu khách hàng Mọi quyết định được dựa trên sự kiện và bằng chứng thực tế, đồng thời đảm bảo nguyên tắc cân bằng quyền lợi các bên liên quan trong quá trình ra quyết định Việc kết hợp giữa hướng về khách hàng, sự tham gia của nhân viên, quản lý theo quá trình và hệ thống, cùng cải tiến liên tục sẽ giúp tổ chức phát triển bền vững và tăng cường hiệu suất vận hành.
1.5.2 Các nguyên tắc Quản lý chất lượng
Nghiên cứu và ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 được xây dựng trên nền tảng khoa học với các yêu cầu và từ vựng của ISO 9000:2000, làm cơ sở cho quá trình quản lý chất lượng Trong khuôn khổ này, 8 nguyên tắc quản lý chất lượng đóng vai trò là khung nguyên tắc giúp lãnh đạo đánh giá và điều hành tổ chức, nhằm cải tiến liên tục các quá trình hoạt động bằng cách tập trung vào khách hàng và quan tâm đến nhu cầu của các bên liên quan, từ đó nâng cao hiệu quả và sự hài lòng của khách hàng cũng như hiệu suất tổ chức.
29 nguyên tắc của quản lý chất lượng là bộ khung mà lãnh đạo cao nhất có thể nhận diện và áp dụng để dẫn dắt tổ chức đạt được kết quả hoạt động cao hơn Khi lãnh đạo hiểu và thực thi các nguyên tắc này, tổ chức sẽ nâng cao hiệu suất, cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, tối ưu nguồn lực và thích ứng nhanh với thay đổi Việc triển khai một cách thống nhất các nguyên tắc giúp thiết lập mục tiêu rõ ràng, đo lường hiệu quả và xây dựng nền văn hóa cải tiến liên tục nhằm tăng trưởng bền vững cho doanh nghiệp.
Nguyên tắc 1: Hướng vào khách hàng
Giá trị thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng được hiểu là chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ khi nó đáp ứng đầy đủ nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng; đây là yếu tố chủ đạo định hình hoạt động và định hướng chiến lược của đơn vị, đồng thời là nền tảng để nâng cao sự hài lòng, niềm tin và uy tín trên thị trường.
Lãnh đạo thiết lập sự thống nhất giữa mục đích và phương hướng của tổ chức, đồng thời xây dựng và duy trì một môi trường nội bộ tích cực để lôi cuốn mọi người tham gia Nhờ đó, tổ chức có sự gắn kết và động lực để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người
Nguồn lực chủ đạo của một đơn vị nằm ở yếu tố con người Khi có sự đồng thuận tham gia công việc và nhiệt huyết được thể hiện qua trình độ hiểu biết, kỹ năng và kinh nghiệm, con người sẽ tạo ra những giá trị chung và thành công chung cho tổ chức, giúp đơn vị đạt được mục tiêu đã đề ra.
Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quá trình
Đạt được kết quả mong muốn một cách hiệu quả khi nguồn lực và các hoạt động được quản lý như một quy trình liên tục, trong đó các bước và khâu được liên kết chặt chẽ để biến đổi đầu vào của mỗi cá nhân thành đầu ra cho cá nhân tiếp theo cho tới khi kết quả triển khai đạt hiệu quả và năng suất ngày càng tăng, mang lại giá trị cho đơn vị.
Nguyên tắc 5: Tiếp cận theo hệ thống
Phương pháp hệ thống trong điều hành quản lý là việc huy động và phối hợp các nguồn lực để xác định và triển khai một tập hợp các quá trình hoạt động nhằm đạt được mục tiêu chung Hiểu rõ mối quan hệ giữa các quá trình trong hệ thống giúp xác định biện pháp, phương án phân tích, đo lường và đánh giá hiệu quả Khi các hoạt động liên kết với nhau, tổ chức có thể tối ưu hóa luồng công việc, tối ưu hóa sử dụng nguồn lực và tăng cường sự phù hợp với chiến lược tổng thể Việc áp dụng phương pháp hệ thống đòi hỏi xem xét toàn diện từ đầu vào đến kết quả, đảm bảo mọi thành phần hỗ trợ lẫn nhau để đạt hiệu suất vận hành cao nhất Việc đo lường và đánh giá định kỳ giúp hiệu chỉnh hệ thống theo mục tiêu và thực tế hoạt động của tổ chức.
Có 30 giá trị kết quả đạt được nhằm làm cơ sở cho hành động khắc phục, áp dụng biện pháp phòng ngừa và thúc đẩy sự cải tiến liên tục sao cho phù hợp với quy định và điều kiện thực tiễn Những giá trị này đóng vai trò nền tảng trong đánh giá hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và tăng cường tuân thủ trong hoạt động Việc theo dõi và đo lường các kết quả được thực hiện định kỳ để điều chỉnh quy trình và chiến lược, đảm bảo tính phù hợp với thực tiễn và tiếp tục hỗ trợ quá trình cải tiến liên tục của tổ chức.
Nguyên tắc 6: Cải tiến liên tục
Việc cải tiến liên tục vừa là mục tiêu vừa là phương pháp để đổi mới bản thân, nhằm phù hợp với điều kiện và hoàn cảnh mới Quá trình này được thực hiện theo từng phần hoặc thông qua các bước nhỏ, thậm chí là toàn bộ, tùy thuộc vào công việc cụ thể được triển khai.
Nguyên tắc 7: Quyết định dựa trên sự kiện
M ố i quan h ệ gi ữ a h ệ th ố ng qu ả n lý ch ất lượ ng theo TCVN ISO 9001:2008 và h ệ thống kiểm soát nội bộ
và hệ thống kiểm soát nội bộ
Quá trình tổng kết các nghiên cứu trong nước và nước ngoài, cùng với cơ sở lý thuyết về hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI 2004 và hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008, dẫn tới đề xuất một cách tiếp cận tích hợp nhằm tăng cường hiệu lực và hiệu quả quản lý tại UBND phường Phân tích mối quan hệ giữa hai hệ thống cho thấy chúng bổ sung cho nhau ở các khía cạnh nhận diện và kiểm soát rủi ro, cải tiến quy trình, đánh giá chất lượng và quản lý tài chính Việc vận dụng kết hợp cả hai hệ thống tại UBND phường giúp nâng cao tính minh bạch, cải thiện chất lượng dịch vụ công, tăng cường kiểm soát nội bộ và trách nhiệm giải trình, đồng thời tối ưu hóa nguồn lực và hoạt động quản trị thông qua sự chuẩn hóa quy trình và đổi mới liên tục.
Trong bối cảnh giám sát ngày càng cao và sự phức tạp gia tăng trong hoạt động và quy định, các tổ chức khu vực công đối mặt với các thách thức liên quan đến thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ Đáp lại, COSO, hiệp hội nghề nghiệp của các SAI, và INTOSAI, tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao, đã đóng góp tích cực bằng báo cáo Kiểm soát nội bộ trong khu vực công; INTOSAI 2004 là sự tích hợp từ khuôn mẫu COSO và đồng thời phát triển các phương pháp luận liên quan nhằm duy trì và cải thiện kiểm soát nội bộ hiệu quả.
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt và quá trình toàn cầu hoá đòi hỏi sự hội nhập liên tục, các tổ chức, kể cả đơn vị công, luôn phải tìm kiếm những ý tưởng mới và các phương pháp hiệu quả để tạo sự khác biệt và duy trì ưu thế phát triển theo xu hướng ISO có thể tương tác với INTOSAI bằng cách bổ sung cho nhau các chuẩn mực và khuôn khổ quản trị nhằm nâng cao tính minh bạch, tính nhất quán và hiệu quả quản lý Về cơ bản, INTOSAI và ISO có những điểm chung hướng tới cải thiện quản trị công, chuẩn hóa hoạt động và tăng cường chất lượng kiểm toán, quản lý tài sản và tuân thủ; từ đó các tổ chức có thể tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm chi phí và đáp ứng nhu cầu hội nhập và phát triển bền vững theo xu hướng toàn cầu.
Hai hệ thống quản lý có mục tiêu chung là tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực và đảm bảo tuân thủ các luật lệ, quy định của từng thành viên trong đơn vị Sự phù hợp của hệ thống và chất lượng công việc phụ thuộc nhiều vào kỹ năng và nhiệt huyết của nguồn nhân lực; các hoạt động được điều chỉnh kịp thời trong quá trình vận hành như một biện pháp phòng ngừa hiệu quả Vì mỗi thành viên và mỗi khâu vận hành liên quan chặt chẽ với nhau, kết quả đầu vào của người trước sẽ tác động lên người kế tiếp, tạo nên sự liên thông và đan xen trong công việc giữa các cá nhân Mục tiêu hướng tới là nâng cao hoạt động và tuân thủ đúng phương pháp thông qua việc sử dụng nguồn lực Nhà nước một cách hợp lý.
INTOSAI cung cấp chức năng kiểm soát nội bộ thường xuyên trong quá trình triển khai hoạt động, gồm chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch, triển khai và báo cáo, đồng thời đánh giá kết quả thực hiện Trong khu vực công, đạo đức được đưa vào mục tiêu kiểm soát nội bộ như điều kiện củng cố niềm tin công chúng và nâng cao hiệu quả quản trị ISO củng cố niềm tin công chúng bằng cách đáp ứng mong đợi của người dân thông qua công khai mục tiêu chất lượng và chính sách chất lượng của đơn vị hàng năm Toàn thể cán bộ, công chức, viên chức cam kết thực hiện các hoạt động giải quyết thủ tục hành chính một cách thân thiện, nhanh chóng, đúng quy định; có thái độ hòa nhã, lịch sự, tôn trọng khi giao tiếp với cá nhân, tổ chức; hướng dẫn, giải thích tận tình mọi vướng mắc của cá nhân, tổ chức; đồng thời xây dựng môi trường công sở văn minh, ngăn nắp và hiện đại.
Hai tiêu chuẩn mở rộng phạm vi quản lý rủi ro Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) đã công bố bản sửa đổi liên quan đến hướng dẫn quản lý rủi ro nhằm bổ sung và làm rõ các nguyên tắc, khuôn khổ và hình thức quản lý rủi ro Các chuyên gia đã tiến hành các cuộc họp tại nhiều địa điểm ở nhiều quốc gia khác nhau để so sánh và đúc kết các yêu cầu chung của bộ tiêu chuẩn, từ đó tăng tính nhất quán và minh bạch trong việc áp dụng ISO vào quản lý rủi ro.
Trong khu vực công, hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) mạnh mẽ, đáng tin cậy và phù hợp với mọi phạm vi hoặc môi trường hoạt động của tổ chức là nền tảng để nâng cao hiệu quả quản trị và tuân thủ INTOSAI khi ban hành các quy định về KSNB cũng tích hợp các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB theo COSO, bảo đảm sự nhất quán với chuẩn mực quốc tế Khi mục tiêu tổ chức được xác định rõ ràng và môi trường kiểm soát hiệu quả được thiết lập, tiến hành đánh giá rủi ro mà tổ chức phải đối mặt sẽ được thực hiện và cung cấp nền tảng để phát triển các hoạt động thích hợp nhằm kiểm soát rủi ro.
Cả hai phiên bản đều mang ý nghĩa là hướng dẫn Dù được ban hành dưới dạng các tài liệu hướng dẫn riêng biệt bởi các tổ chức thiết lập tiêu chuẩn khác nhau, các bản sửa đổi đối với các tiêu chuẩn hiện có vẫn có những đặc điểm chung Các khung quản lý được thiết kế theo cách tiếp cận quá trình hoạt động của đơn vị, từ đó hình thành một cái nhìn hệ thống về cách các yếu tố có thể tương tác với nhau Quản lý rủi ro nên được thiết kế riêng cho từng tổ chức, vì vậy các tiêu chuẩn thực sự đóng vai trò là hướng dẫn và công cụ để áp dụng thực tế Tổ chức có trách nhiệm biến các tiêu chuẩn thành thực tế bằng cách áp dụng sao cho phù hợp với nhu cầu và văn hóa của đơn vị, đảm bảo tính hiệu quả của quá trình triển khai.
Trong quá trình ra quyết định, cả INTOSAI và ISO đều xem xét quản lý rủi ro theo hai tiêu chuẩn tương ứng INTOSAI đặt mục tiêu rõ ràng, trong khi ISO yêu cầu mỗi tổ chức xác định mục tiêu quản lý rủi ro dựa trên bối cảnh nội bộ về tính bảo mật, tính toàn vẹn và tính sẵn có để đảm bảo các quy trình bảo mật được tích hợp với tổ chức Cả hai tài liệu sửa đổi phản ánh sự phát triển của quản lý rủi ro trong thập kỷ qua, thừa nhận xu hướng di chuyển từ một hoạt động riêng biệt sang một chức năng quản lý tích hợp Thay vì coi quản lý rủi ro là một hoạt động đánh giá và điều chỉnh rủi ro định kỳ, cả hai phiên bản nhấn mạnh quản lý rủi ro như một phần thiết yếu trong quá trình ra quyết định của toàn tổ chức và đóng vai trò quan trọng để thực hiện sứ mệnh và cải thiện hiệu suất.
Triển khai quá trình thực hiện cho thấy sự định hướng chiến lược của tổ chức và đảm bảo tính nhất quán giữa mục tiêu và hoạt động thực tế Cả hai tài liệu đều nhận thấy rủi ro và sự không chắc chắn là những cân nhắc quan trọng khi các nhà lãnh đạo hình thành chiến lược, điều hành hoạt động và đưa ra các sáng kiến dự án Việc nhận diện và quản trị rủi ro trong quá trình triển khai giúp tăng cường tính linh hoạt và khả năng thích ứng với thay đổi, từ đó tối ưu hóa hiệu quả của các sáng kiến dự án.
Thiết lập hoạt động kiểm soát nội bộ là một quá trình bị tác động bởi người quản lý và các cá nhân trong tổ chức, được thiết kế để nhận diện rủi ro và cung cấp các giải pháp tin cậy nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức Các mục tiêu chung cần đạt được gồm vận hành có trật tự và đúng đắn, tính kinh tế và các hoạt động có hiệu lực và hiệu quả; thực hiện tốt trách nhiệm giải trình; tuân thủ pháp luật và các quy định; và bảo đảm an toàn nguồn lực chống lại mất mát, lãng phí và thiệt hại.
ISO và INTOSAI có những điểm tương đồng nhất định nhưng cũng tồn tại nhiều khác biệt rõ rệt ISO tập trung phát triển các tiêu chuẩn quốc tế về quản lý chất lượng, quy trình, an toàn và hiệu suất hoạt động nhằm tăng tính nhất quán và cạnh tranh của tổ chức trên phạm vi toàn cầu Trong khi đó, INTOSAI là mạng lưới các cơ quan kiểm toán nhà nước với các chuẩn ISSAI, hướng dẫn kiểm toán và trách nhiệm giải trình trong khu vực công Vì sự khác biệt về mục tiêu và phạm vi, nhiều tổ chức cho rằng việc kết hợp cả hai tiêu chuẩn mang lại lợi ích bổ sung: ISO tối ưu hóa quy trình quản trị và quản lý rủi ro, còn ISSAI/INTOSAI nâng cao tính minh bạch và hiệu quả kiểm toán công Việc áp dụng đồng thời hai bộ tiêu chuẩn này phù hợp với các mục tiêu cải thiện quản trị, tuân thủ và hiệu suất ở cả khu vực tư nhân và công.
Một vài trong số những khác biệt này bao gồm:
Theo INTOSAI (2004), KSNB là một quá trình bị chi phối bởi nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị, được thiết lập để đối phó với rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu chung của tổ chức INTOSAI đã bổ sung và mở rộng định nghĩa này đồng thời ban hành hướng dẫn nhằm phòng ngừa và phát hiện gian lận trong khu vực công, trong đó đạo đức được đưa vào các mục tiêu kiểm soát nội bộ và được xem như điều kiện tiên quyết để củng cố niềm tin công chúng và tăng cường quản trị hiệu quả.
Trong các lĩnh vực và mục đích khác nhau, quan điểm về chất lượng có nhiều cách hiểu khác nhau Tuy nhiên, một định nghĩa chất lượng được thừa nhận ở phạm vi quốc tế xuất phát từ ISO: theo điều 3.1.1 của ISO 9000:2005, chất lượng là "Mức độ đáp ứng các yêu cầu của một tập hợp các đặc tính vốn có" Như vậy, chất lượng không chỉ là đặc tính của sản phẩm hay dịch vụ mà còn là quản lý chất lượng — tập hợp các hoạt động phối hợp giữa các nỗ lực cá nhân nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức Quản lý chất lượng là sự tác động có hướng tới đối tượng quản lý nhằm đạt các mục tiêu đã đề ra và để kiểm soát mọi hoạt động của tổ chức nhằm đảm bảo chất lượng ở toàn bộ hệ thống.
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 khuyến khích áp dụng cách tiếp cận theo quá trình khi xây dựng, triển khai và cải tiến hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng Việc tập trung vào các quá trình và các mối quan hệ giữa chúng giúp tăng tính nhất quán, hiệu quả vận hành và sự hài lòng của khách hàng Áp dụng phương pháp này đòi hỏi xác định mục tiêu, kiểm soát rủi ro và đo lường hiệu suất ở từng giai đoạn, từ đó hỗ trợ vòng PDCA (Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Cải tiến) để liên tục nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý chất lượng.