GIÁO TRÌNH MÔN HỌC TỔ CHỨC QUẢN LÝ SẢN XUẤT NGHỀ CÔNG NGHỆ KỸ THUẬT CƠ KHÍ

SỞ LAO ĐỘNG TB XH TỈNH HÀ NAM TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ HÀ NAM GIÁO TRÌNH MÔN HỌC TỔ CHỨC QUẢN LÝ SẢN XUẤT NGHỀ CÔNG NGHỆ KỸ THUẬT CƠ KHÍ TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số 234QĐ CĐN ng. GIÁO TRÌNH MÔN HỌC TỔ CHỨC QUẢN LÝ SẢN XUẤT NGHỀ CÔNG NGHỆ KỸ THUẬT CƠ KHÍ

SỞ LAO ĐỘNG TB & XH TỈNH HÀ NAM

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ HÀ NAM

GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: TỔ CHỨC QUẢN LÝ SẢN XUẤT NGHỀ: CÔNG NGHỆ KỸ THUẬT CƠ KHÍ

TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP

(Ban hành kèm theo Quyết định số: 234/QĐ-CĐN ngày 05 tháng 8 năm 2020 của Trường Cao đẳng nghề Hà Nam)

Hà Nam - Năm 2020

1

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được

phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh

doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm

LỜI GIỚI THIỆU

Để thực hiện biên soạn giáo trình đào tạo nghề Công nghệ kỹ thuật cơ khí môn học Tổ chức sản xuất là một trong những giáo trình môn học đào tạo chuyên ngành được biên soạn theo nội dung chương trình khung được Bộ Lao động Thương binh Xã hội và Tổng cục Dạy Nghề phê duyệt

Để thực hiện biên soạn giáo trình đào tạo nghề Công nghệ kỹ thuật cơ khí ở trình độ TCN, giáo trình Môn học Quản lý sản xuất là một trong những giáo trình môn học đào tạo cơ sở được biên soạn theo nội dung chương trình khung được

Bộ Lao động Thương binh và Xã hội phê duyệt Nội dung biên soạn ngắn gọn, dễ hiểu, tích hợp kiến thức và kỹ năng chặt chẽ với nhau, logíc

Khi biên soạn, tác giả đã cố gắng cập nhật những kiến thức mới có liên quan đến nội dung chương trình đào tạo và phù hợp với mục tiêu đào tạo, nội dung lý thuyết và thực hành được biên soạn gắn với nhu cầu thực tế trong sản xuất đồng

thời có tính thực tiễn cao

Trong quá trình sử dụng giáo trình, tuỳ theo yêu cầu cũng như khoa học và công nghệ phát triển có thể điều chỉnh thời gian và bổ sung những kiến thức mới cho phù hợp với điều kiện cơ sở vật chất và trang thiết bị của trường

Mặc dù đã cố gắng tổ chức biên soạn để đáp ứng được mục tiêu đào tạo nhưng không tránh được những khiếm khuyết Rất mong nhận được đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo, bạn đọc để nhóm biên soạn sẽ hiệu chỉnh hoàn thiện hơn Các ý kiến đóng góp xin gửi về Trường Cao đẳng nghề Hà Nam

Hà Nam, ngày … tháng năm 2020 Tham gia biên soạn

Đào Văn Hiêp

2

MỤC LỤC

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN ……… 1

LỜI GIỚI THIỆU 1

MỤC LỤC 2

GIÁO TRÌNH MÔN HỌC 3

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 4

1 Tổng quan về quản 4

2 Hoạch định ( Planning ) 7

3 Tổ chức ( Organizing ) 17

4 Lãnh đạo ( Leading ) 20

5 Kiểm tra ( Reviewing ) 24

CHƯƠNG 2; TỔ, ĐỘI SẢN XUẤT – VỊ TRÍ, NHIỆM VỤ VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC TỔ, ĐỘI SẢN XUẤT 27

1 Vị trí nhiệm vụ của tổ sản xuất 27

2 Tổ chức sản xuất và những biện pháp củng cố sản xuất 28

CHƯƠNG 3: TỔ TRƯỞNG, ĐỘI TRƯỞNG ĐỘI SẢN XUẤT- VAI TRÒ, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA TỔ TRƯỞNG, ĐỘI TRƯỞNG 31

1 Vai trò, nhiệm vụ của tổ trưởng tổ sản xuất 31

2 Quản lý lao động 32

3 Quản lý về kỹ thuật vật tư và tổ chức thi công 39

CHƯƠNG 4: KỶ LUẬT LAO ĐỘNG 45

1 Trích một số điều trong nghị định 41-CP ngày 6/7/1995 của chính phủ về kỷ luật lao động 45

2 Chấp hành kỷ luật lao động 50

TÀI LIỆU THAM KHẢO 52

3

GIÁO TRÌNH MÔN HỌC Tên môn học: Tổ chức quản lý sản xuất

Mã môn học: MH 25

Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học/mô đun:

- Vị trí:Quản lý doanh nghiệp và tổ chức sản xuất là môn học kỹ thuật cơ sở bắt buộc trong chương trình các môn học, mô đun đào tạo nghề Lắp đặt thiết bị

cơ khí

- Tính chất: Môn học mang tính lý luận và thực tiễn

- Ý nghĩa và vai trò của môn học/mô đun: Giáo trình tổ chức quản lý sản xuất nhằm cung cấp cho học sinh những kiến thức cơ bản về quản lý và các nguyên tắc cũng như nắm bắt và vận dụng các chức năng của quản lý trong việc

tổ chức và điều hành tổ sản xuất Hiểu được các quy định về an toàn lao động.Môn học Quản lý sản xuất là môn học đóng vai trò quan trọng trong các môn đào tạo nghề áp dụng trong việc sản xuất và tổ chức sản xuất, thấy được vị trí của

tổ trưởng tổ sản xuất trong việc thực hiện kế hoạch sản xuất Môn học này đòi hỏi người học phải có khả năng tư duy, kiên trì nắm vững được kiến thức đã được học trong các môn học cơ sở để ứng dụng

Là môn học cơ sở phải biết vận dụng các chức năng quản lý trong việc điều hành sản xuất, thực hiện đúng kế hoạch sản xuất, biết tính số ngày công làm việc

và chấm công hằng ngày đồng thời phải luôn tuân thủ quy tắc an toàn lao động nơi làm việc

Mục tiêu của môn học:

- Về kiến thức:

+ Nêu được những vấn đề cơ bản của quản lý doanh nghiệp;

+ Nêu được vị trí, nhiệm vụ của tổ, đội sản xuất và vai trò, chức năng, nhiệm

vụ của người quản lý trong sản xuất;

+ Trình bày được các biện pháp quản lý lao động, quản lý vật tư;

+ Trình bày được biện pháp tổ chức thi công;

+ Hướng dẫn, giám sát những người có trình độ thấp hơn thực hiện công việc

đã định sẵn theo sự phân công;

+ Đánh giá hoạt động của cá nhân và kết quả thực hiện của nhóm;

+ Quản lý, kiểm tra và giám sát quá trình thực hiện công việc của các

thành viên trong nhóm

Nội dung môn học:

4

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ DOANH

NGHIỆP

Mã chương: MH 25-01 Giới thiệu

Quản lý: Thuật ngữ “ QUẢN TRỊ ” hay “ QUẢN LÝ ” là một phạm trù khó định nghĩa nhưng nó được hiểu như là một phương thức để làm cho hoạt động hướng mục tiêu được hoàn thành với một hiệu quả cao thông qua sự phối hợp của con người trong tổ chức Hoạt động quản trị chỉ phát sinh khi có sự kết hợp với nhau của con người trong tập thể Chính con người là trung tâm, là sự tổng hòa các mối quan hệ Và cũng chỉ có con người mới biết cách làm thế nào để duy trì

và thúc đẩy mối quan hệ đó

Trên thế giới có nhiều quan điểm khác nhau để định nghĩa về quản trị hay quản lý nhưng nó có những chức năng cơ bản như chức năng kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra

Mục tiêu:

Sau khi học xong chương này người học có khả năng:

- Kiến thức:

+ Nêu được những vấn đề cơ bản của quản lý doanh nghiệp;

+ Trình bày được chức năng kiểm tra;

- Kỹ năng:

+ Lập được kế hoạch trong công tác quản lí

+ Lựa chọn dạng kiểm tra phù hợp với từng hoàn cảnh

- Năng lực tự chủ và trách nhiệm:

Học tập nghiêm túc; có ý thức kỷ luật; làm việc độc lập, làm việc theo nhóm; hướng dẫn, giám sát những người có trình độ thấp hơn thực hiện công việc đánh giá được kết quả thực hiện của bản thân và các thành viên trong nhóm

hệ Và cũng chỉ có con người mới biết cách làm thế nào để duy trì và thúc đẩy mối quan hệ đó Trong bộ Tư bản, Mác đã ví hoạt động của người chỉ huy như là một phương cách quản trị, đó là người không chơi một thứ nhạc cụ nào mà chỉ đứng chỉ huy các nhạc công tạo nên bản giao hưởng

1.1.2 Vai trò của quản lý

Đây là một ngành khoa học cần thiết cho con người khi kết hợp với nhau cùng làm việc trong tổ chức vì mục tiêu chung

Khi con người hợp tác lại với nhau trong một tập thể cùng nhau làm việc, nếu biết quản lý thì triển vọng và kết quả sẽ cao hơn.Chỉ khi nào người ta quan tâm đến hiệu quả thì người ta mới thực sự quan tâm đến hoạt động quản lý

1.2 Quản lý vừa là khoa học vừa là nghệ thuật

- Quản lý là một khoa học Tính khoa học của quản lý thể hiện các đòi hỏi

sau:

Phải dựa trên sự hiểu biết sâu sắc các quy luật khách quan chung và riêng (tự nhiên, kỹ thuật và xã hội) Đặc biệt cần tuân thủ các quy luật của quan hệ công nghệ, quan hệ kinh tế, chính trị; của quan hệ xã hội và tinh thần Vì vậy, quản trị phải dựa trên cơ sở lý luận của ngành khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật như toán học, điều khiển học, tin học, công nghệ học, v.v cũng như ứng dụng nhiều luận điểm và thành tựu của các môn xã hội học, tâm lý học, luật học, giáo dục học, văn hoá ứng xử

Phải dựa trên các nguyên tắc tổ chức quản lý (về xác định chức năng, nhiệm

vụ, trách nhiệm và quyền hạn; về xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý; về vận hành

cơ chế quản trị, đặc biệt là xử lý các mối quan hệ quản trị)

Phải vận dụng các phương pháp khoa học (như đo lường định lượng hiện đại, dự đoán, xử lý lưu trữ dữ liệu, truyền thông, tâm lý xã hội ) và biết sử dụng các kỹ thuật quản lý (như quản lý theo mục tiêu, lập kế hoạch, phát triển tổ chức, lập ngân quỹ, hạch toán giá thành sản phẩm, kiểm tra theo mạng lưới, kiểm tra tài chính)

Phải dựa trên sự định hướng cụ thể đồng thời có sự nghiên cứu toàn diện, đồng bộ các hoạt động hướng vào mục tiêu lâu dài, với các khâu chủ yếu trong từng giai đoạn

Tóm lại, khoa học quản lý cho chúng ta những hiểu biết về các quy luật,

nguyên tắc, phương pháp, kỹ thuật quản trị; để trên cơ sở đó biết cách giải quyết các vấn đề quản lý trong các hoàn cảnh cụ thể, biết cách phân tích một cách khoa học những thời cơ và những khó khăn trở ngại trong việc đạt tới mục tiêu Tuy nhiên, nó chỉ là một công cụ; sử dụng nó càng phải tính toán đến điều kiện đặc điểm cụ thể từng tình huống để vận dụng sáng tạo, uyển chuyển (đó là nghệ thuật)

Quản trị là một nghệ thuật Tính nghệ thuật của quản lý xuất phát từ tính

đa dạng, phong phú của các sự vật và hiện tượng trong kinh tế, kinh doanh và trong quản lý; hơn nữa còn xuất phát từ bản chất của quản trị Những mối quan

hệ giữa con người (với những động cơ, tâm tư, tình cảm khó định lượng) luôn

6

đòi hỏi mà quản trị phải xử lý khéo léo, linh hoạt Tính nghệ thuật của quản lý còn phụ thuộc vào kinh nghiệm và những thuộc tính tâm lý cá nhân của từng người quản lý; vào cơ may và vận rủi, v.v

Nghệ thuật quản lý là việc sử dụng có hiệu quả nhất các phương pháp, các tiềm năng, các cơ hội và các kinh nghiệm được tích luỹ trong hoạt động thực tiễn nhằm đạt được mục tiêu đề ra cho tổ chức, doanh nghiệp Đó là việc xem xét động tĩnh của công việc kinh doanh để chế ngự nó, đảm bảo cho doanh nghiệp tồn tại,

ổn định và không ngừng phát triển có hiệu quả cao Nói cách khác, nghệ thuật quản lý kinh doanh là tổng hợp những “bí quyết”, những “thủ đoạn” trong kinh doanh để đạt mục tiêu mong muốn với hiệu quả cao

Nghệ thuật quản lý không thể tìm thấy được đầy đủ trong sách báo; vì nó là

bí mật kinh doanh và rất linh hoạt Ta chỉ có thể nắm các nguyên tắc cơ bản của

nó, kết hợp với quan sát tham khảo kinh nghiệm của các nhà quản lý khác để vận dụng vào điều kiện cụ thể Một số lĩnh vực cần thể hiện nghệ thuật quản lý kinh doanh là:

- Nghệ thuật tạo thời cơ, chớp thời cơ, tránh nguy cơ

- Nghệ thuật tạo vốn, sử dụng vốn và tích luỹ vốn

- Nghệ thuật cạnh tranh (giành thị phần, đạt lợi nhuận cao)

- Nghệ thuật sử dụng người (phát hiện, bố trí, phát huy, liên kết)

- Nghệ thuật ra quyết định (nhạy, đúng, kịp thời .) và tổ chức thực hiện quyết định

- Nghệ thuật sử dụng đòn bẩy trong quản trị

- Nghệ thuật giao tiếp (với đối tác, với khách hàng, với cấp dưới )

1.3 Các chức năng quản lý

1.3.1 Hoạch định ( Planning)

Là chức năng đầu tiên trong tiến trình quản trị, bao gồm: việc xác định mục tiêu hoạt động, xây dựng chiến lược tổng thể để đạt mục tiêu, và thiết lập một hệ thống các kế hoạch để thực hiện và phối hợp các hoạt động

1.3.2 Tổ chức( Organizing)

Đây là chức năng thiết kế cơ cấu (structure), tổ chức công việc và tổ chức nhân sự cho một tổ chức Những công việc có liên quan đến chức năng này bao gồm: xác định những việc phải làm, người nào phải làm, phối hợp hoạt động ra sao, bộ phận nào được hình thành, quan hệ giữa các bộ phận được thiết lập thế nào và hệ thống quyền hành trong tổ chức đó được thiết lập ra sao?

1.3.3 Quản trị nhân sự (Personnel management):

Đây là chức năng liên quan đến việc tuyển dụng, tuyển chọn, duy trì và phát triển, sử dụng và cung cấp phương tiện thích nghi cho tài nguyên nhân sự nói riêng và tài nguyên doanh nghiệp nói chung, thông qua các cơ quan tổ chức (Organizing)

7

Tài nguyên nhân sự bao gồm mọi cá nhân tham gia bất cứ hoạt động nào của bất kỳ một cơ quan tổ chức nào, dù có bộ phận (phòng) quản trị nhân sự hay không

1.3.4 Lãnh đạo ( Leading )

Một tổ chức bao giờ cũng gồm nhiều người, mỗi một cá nhân điều có cá tính riêng, hoàn cảnh riêng và vị trí khác nhau Nhiệm vụ của lãnh đạo là phải hiểu biết động cơ và hành vi của những người dưới quyền, biết cách động viên, điều khiển, lãnh đạo những người khác, chọn lọc những phong cách làm việc cho phù hợp với những đồi tượng cùng hoàn cảnh và sở trường của người lãnh đạo, giải quyết các xung đột giữa các cá nhân và băng nhóm, thắng được sức ỳ của các thành viên trước những thay đổi

1.3.5 Kiểm tra ( Reviewing )

Là chức năng sau cùng của nhà quản trị Sau khi những mục tiêu đã được đề

ra, những kế hoạch đã được xác định, việc xếp đặt cơ cấu đã được vạch rõ, nhân viên đã được tuyển dụng, huấn luyện và động viên, công việc còn lại vẫn còn có thể thất bại Công tác kiểm tra bao gồm việc xác định thành quả, so sánh thành quả thực tế với thành quả đã được xác định và tiến hành các biện pháp sữa chữa nếu có sai lệch, nhằm đảm bảo tổ chức đang trên đường đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu

Những chức năng trên đây là phổ biến đối với mọi nhà quản trị Dĩ nhiên, phổ biến không có nghĩa là đồng nhất Vì mỗi tổ chức đều có những đặc điểm về môi trường, xã hội, ngành nghề, quy trình công nghệ riêng…… nên các hoạt động quản trị cũng có những hoạt động khác nhau Nhưng những cái khác nhau đó chỉ

là khác nhau về mức độ phức tạp, phương pháp thực hiện, chứ không khác nhau

2.1.2 Vai trò

- Hoạch định là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong một doanh nghiệp Hoạch định cho biết hướng đi của doanh nghiệp

- Hoạch định có tác dụng là giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp

- Hoạch định giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí

- Hoạch định làm tăng hiệu quả của cá nhân và tổ chức Nhờ hoạch định mà một tổ chức có thể nhận ra và tận dụng cơ hội của môi trường để giúp các nhà quản trị ứng phó với sự bất định và thay đổi của các yếu tố môi trường

8

- Nhờ có hoạch định mà một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm việc tập thể Khi mỗi người trong tập thể cùng nhau hành động và đều biết rằng mình muốn đạt cái gì, thì kết quả đạt được sẽ cao hơn

- Hoạch định giúp tổ chức có thể thích nghi được với sự thay đổi của môi trường bên ngoài, do đó có thể định hướng được số phận của tổ chức

- Hoạch định thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra

2.2 Mục tiêu và cơ sở khoa học của hoạch định

2.2.1 Mục tiêu

Khái niệm của mục tiêu:

Mục tiêu là kết quả mong muốn cuối cùng của các cá nhân, nhóm, hay toàn

bộ tổ chức Mục tiêu chỉ ra phương hướng cho tất cả các quyết định quản trị và hình thành nên những tiêu chuẩn đo lường cho việc thực hiện trong thực tế Với

lý do đó, mục tiêu là xuất phát điểm, đồng thời là nền tảng của việc lập kế hoạch

ở mỗi tổ chức, mỗi đơn vị

Phân loại mục tiêu:

Mục tiêu của công tác hoạch định và mục tiêu của các kế hoạch là hết sức phong phú, chúng có thể được phân thành những loại như sau:

- Theo thời gian người ta chia ra: Mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn

- Theo tầm quan trọng người ta chia ra: Mục tiêu chủ yếu và mục tiêu thứ yếu

- Theo mức độ cụ thể chúng ta có: Mục tiêu chung và mục tiêu bộ phận

- Theo biểu hiện người ta phân thành: Mục tiêu tuyên bố và mục tiêu không tuyên bố

- Theo hình thức thể hiện người ta có: Mục tiêu định tính và mục tiêu định lượng

- Theo bản chất của mục tiêu người ta chia ra: Mục tiêu kinh tế, mục tiêu xã hội, mục tiêu chính trị

- Dựa theo quá trình hoạt động ta có: Mục tiêu cuối cùng và mục tiêu trong từng giai đoạn

Bên cạnh những loại mục tiêu trên, chúng ta còn thường gặp:

+ Mục tiêu phát biểu (Stated objective): Là những mục tiêu được doanh nghiệp chính thức tuyên bố, đó là những điều mà doanh nghiệp muốn công chúng tin là mục tiêu của doanh nghiệp

+ Mục tiêu thực (Real objective): Là những mục tiêu mà doanh nghiệp thực

sự theo đuổi và được xác định bởi những việc làm thực của các thành viên trong doanh nghiệp

Cơ sở khoa học:

Muốn xác định mục tiêu hoạch định một cách đúng đắn và có hiệu quả thì cần phải căn cứ vào những cơ sở khoa học chủ yếu sau:

- Mục tiêu kinh doanh

- Chiến lược và sách lược kinh doanh đã lựa chọn

- Mục tiêu của các quyết định kinh doanh cần thực hiện

- Khả năng của mỗi tổ chức

- Hoàn cảnh khách quan bên ngoài tổ chức

- Đòi hỏi của các quy luật khách quan (kinh tế, chính trị, xã hội, )

- Các phương pháp xác định mục tiêu:

+ Phương pháp căn cứ vào nhiệm vụ được giao

+ Phương pháp tập thể thông qua quyết định mục tiêu

+ Phương pháp logic

+ Phương pháp xác định thứ tự ưu tiên

+ Phương pháp kinh nghiệm

Quy trình xác định mục tiêu hoạch định:

Có nhiều cách xác định mục tiêu nhưng nhìn chung quy trình xác định mục tiêu trong công tác hoạch định thường tuân theo các bước cơ bản sau:

- Xác định nhiệm vụ

Tổ chức thực hiện và kiểm soát mục tiêu đã đề ra:

Một trong những công cụ quan trọng để giúp công tác hoạch định đạt được các mục tiêu đề ra, đó là vấn đề xác định hệ thống các chỉ tiêu Trong thực tế khi lập các kế hoạch sản xuất, kinh doanh, tài chính các doanh nghiệp đều phải xây dựng và xác định cho mình một hệ thống chỉ tiêu cần đạt được trong các loại

kế hoạch này Và việc chọn hệ thống chỉ tiêu phải thực sự vừa phải khả thi, vừa phải khoa học để đảm bảo khi thực hiện chúng sẽ dẫn dắt và đảm bảo cho việc thực hiện đúng hướng, đúng kết quả mong đợi cuối cùng

2.2.2 Cơ sở khoa học của hoạch định

Muốn xác định mục tiêu hoạch định một cách đúng đắn và có hiệu quả thì cần phải căn cứ vào những cơ sở khoa học chủ yếu sau:

- Sứ mệnh của tổ chức (Mission)

- Mục tiêu của tổ chức

- Các cấp hoạch định

- Lợi ích của hoạch định

- Đòi hỏi của các quy luật khách quan chi phối hoạt động quản trị trong lĩnh vực hoạch định

- Hoàn cảnh khách quan thuộc về bên trong và bên ngoài của tổ chức

- Hoạch định một cách có hiệu quả

Bên cạnh những cơ sở khoa học chủ yếu trên, trong quá trình hoạch định người ta còn dựa vào những cơ sở như: Môi trường của quản trị (bao gồm cả vi

mô và vĩ mô), chiến lược và sách lược kinh doanh đã lựa chọn, khả năng của mỗi

tổ chức, hoàn cảnh khách quan bên ngoài tổ chức, hệ thống định mức khoa học

2.3 Chức năng, nguyên tắc, nội dung và phương pháp hoạch định

2.3.1 Chức năng hoạch định

- Hoạch định là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong một doanh nghiệp Hoạch định cho biết hướng đi của doanh nghiệp

- Hoạch định có tác dụng là giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp

- Hoạch định giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí

- Hoạch định làm tăng hiệu quả của cá nhân và tổ chức Nhờ hoạch định mà một tổ chức có thể nhận ra và tận dụng cơ hội của môi trường để giúp các nhà quản trị ứng phó với sự bất định và thay đổi của các yếu tố môi trường

- Nhờ có hoạch định mà một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm việc tập thể Khi mỗi người trong tập thể cùng nhau hành động và đều biết rằng mình muốn đạt cái gì, thì kết quả đạt được sẽ cao hơn

- Hoạch định giúp tổ chức có thể thích nghi được với sự thay đổi của môi trường bên ngoài, do đó có thể định hướng được số phận của tổ chức

Nguyên tắc không phải hoàn toàn là quy luật khách quan, mà nó là cái thể hiện và vận dụng quy luật, chính vì vậy nguyên tắc phải đúng đắn, khoa học Việc vận dụng nguyên tắc ohải linh hoạt cho phù hợp với từng hoàn cảnh cụ thể Các nguyên tắc hoạch định có một vai trò cực kỳ quan trọng trong những vấn đề sau:

- Đảm bảo tính khoa học, tính hệ thống của các kế hoạch được soạn thảo

- Giúp thẩm định, đánh giá và lựa chọn các kế hoạch cụ thể

Cơ sở khoa học: Việc đặt ra các nguyên tắc hoạch định như đã trình bày ở

trên không phải là một việc làm tùy tiện, mà là một đòi hỏi khách quan Cơ sở khoa học để xác định những nguyên tắc cơ bản của hoạch định đó là đòi hỏi của các quy luật khách quan

Các nguyên tắc chủ yếu: Trên phương diện lý thuyết cũng như thực hành người ta thường tiến hành công tác hoạch định theo những nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc hệ thống

- Nguyên tắc khoa học

- Nguyên tắc tập trung vào mắt xích chủ yếu

- Nguyên tắc thừa kế

- Nguyên tắc xuất phát từ nhu cầu của khách hàng

- Nguyên tắc kết hợp quyền hạn, quyền lợi và trách nhiệm

- Nguyên tắc hiệu quả

- Nguyên tắc năng động, linh hoạt và tận dụng thời cơ

- Nguyên tắc chuyên môn hóa

- Nguyên tắc phát huy tối đa tính năng hoạt động và tự chủ của các cấp thừa hành

- Nguyên tắc bí mật trong kinh doanh

- Nguyên tắc mạo hiểm khoa học

2.3.3 Nội dung hoạch định

Hoạch định là một hoạt động cần thiết bởi mọi tổ chức kinh doanh, tuy nhiên không phải mọi thứ cần và có thể là hoạch định được Như vậy vấn đề đặt ra là những nội dung nào của hoạt động quản trị cần được đưa vào trong các kế hoạch

12

Yêu cầu: Nhìn chung nội dung của công tác hoạch định cần phải thỏa mãn các yêu cầu dưới đây:

- Nội dung hoạch định phải rõ ràng

- Phải tập trung vào giải quyết vấn đề chủ yếu

- Nội dung hoạch định phải khoa học

- Nội dung hoạch định phải khả thi

- Nội dung hoạch định phải chỉ rõ ai làm, làm gì, làm thế nào, cái gì cần đạt được

- Nội dung hoạch định phải phù hợp với thực tếNội dung hoạch định phải thiết thực, không chạy theo bệnh hình thức

- Nội dung hoạch định phải hợp lý

- Nội dung hoạch định không quá vụn vặt, chi tiết

Nguyên tắc xây dựng nội dung:

Để xây dựng nội dung hoạch định một cách đúng đắn người ta thường thực hiện theo các nguyên tắc sau:

- Phải hiểu rõ mục tiêu và con đường đi đến mục tiêu của hoạch định

- Phải hiểu biết hoàn cảnh thuận lợi và khó khăn của những người tham gia

và thực hiện công tác hoạch định

- Phải sử dụng tốt nhất những nguồn tiềm năng hiệc có trong tổ chức

- Nội dung hoạch định phải cụ thể, phải có địa chỉ người thực hiện, thời gian thực hiện kết quả cần đạt được…

- Phải gắn chặt quyền lợi trách nhiệm và quyền hạn

- Những người tham gia hoạch định phải là những người có chuyên môn và năng lực trong vấn đề này

- Nguyên tắc xấy dựng nội dung đồng bộ

Những thành phần cơ bảnMặc dù nội dung của mỗi trường hợp hoạch định một khác, nhưng xét về mặt cơ cấu thành phần thì chúng đều có chung ít nhất là bốn phần cơ bản sau:

Bảng 1: Những vấn đề chủ chốt trong nội dung hoạch định

Phần việc hoạch định Những quyết định quản trị chủ chốt

Các mục tiêu 1 Sẽ cần phải đạt được những mục tiêu nào?

2 Ý nghĩa quan trọng tương đối của từng mục tiêu là gì?

13

3 Các mối quan hệ giữa các mục tiêu ấy như thế nào?

4 Khi nào phải đạt các mục tiêu đó?

5 Làm thế nào có thể đo lường từng mục tiêu này?

6 Người nào hay đơn vị tổ chức nào phải chịu trách nhiệm về việc đạt tới mục tiêu đó?

Các biện pháp 1 Những biện pháp quan trọng nào liên quan

đến việc thực hiện thành công các mục tiêu?

2 Có những thông tin gì về từng biện pháp đó?

3 Kỹ thuật thích hợp để dự báo tình trạng tương lai của từng biện pháp quan trọng đó là gì?

4 Người nào hay đơn vị tổ chức nào phải chịu trách nhiệm lập dự toán ngân sách?

Các nguồn tài nguyên 1 Những nguồn tài nguyên nào cần đưa vào kế

4 Ai hay đơn vị tổ chức nào sẽ chịu ảnh hưởng của các nội dung chính sách đó?

Một số phương pháp xây dựng nội dung hoạch định chủ yếu:

- Phương pháp logic

- Phương pháp kinh nghiệm

- Phương pháp theo mục tiêu và nhiệm vụ

2.3.4 Phương pháp hoạch định

Phương pháp hoạch định khoa học sẽ đóng góp một phần không nhỏ vào việc soạn thảo và tổ chức thực hiện kế hoạch Phương pháp hoạch định không

14

khoa học sẽ dẫn đến lủng củng, mâu thuẩn, bất nhất, thiếu cơ sở khoa học trong các kế hoạch được vạch ra

Những phương pháp hoạch định chủ yếu hiện đang được áp dụng là:

- Phương pháp hoạch định theo mục tiêu và nhiệm vụ

- Phương pháp hoạch định theo kinh nghiệm

- Phương pháp hoạch định thủ công

- Phương pháp hoạch định tối ưu bằng các phương pháp toán học

- Phương pháp hoạch định bằng kỹ thuật máy tính

- Phương pháp hoạch định bằng sơ đồ mạng

- Phương pháp hoạch định bằng các chuẩn mực được xác định từ trước

- Phương pháp hoạch định từ dưới lên

- Phương pháp hoạch định từ trên xuống

- Phương pháp hoạch định theo các chỉ tiêu

- Phương pháp hoạch định định hướng

- Phương pháp hoạch định kết hợp

Lựa chọn phương pháp hoạch định tối ưu

Những nguyên tắc lựa chọn phương pháp hoạch định tối ưu mà chúng ta có thể áp dụng:

- Phát huy được tính chủ động sang tạo của những người tham gia

- Nâng cao hiệu quả và chất lượng của công tác hoạch định

2.4 Các hình thức của hoạch định

2.4.1 Hoạch định chiến lược

Hoạch định chiến lược là quá trình xác định làm sao đạt được những mục tiêu dài hạn của tổ chức với các nguồn lực có thể huy động được

Về mặt nội dung hoạch định chiến lược là quá trình xây dựng chiến lược cho

tổ chức trên cơ sở phân tích vị trí của tổ chức trong môi trường hoạt động của nó

2.4.2 Hoạch định tác nghiệp

Hoạch định tác nghiệp liên quan đến hoạt động hàng ngày của mọi tổ chức,

đó là quá trình ra những quyết định ngắn hạn, chi tiết xác định nội dung công việc cần tiến hành, người thực hiện và cách thức tiến hành Có thể nói rằng, trên lĩnh vực công việc của mình, mỗi nhân viên trong tổ chức đều là một nhà quản trị tác nghiệp

Hoạch định tác nghiệp là định ra một chuỗi các hoạt động quản trị liên quan tới việc lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các hoạt động của tổ chức như lập kế hoạch sản xuất, tổ chức khai thác các nguồn lực, chỉ dẫn cho các hoạt động

15

và nhân sự để đảm bảo cho hoạt động của tổ chức được diễn ra một cách bình

thường

Về mặt nội dung, hoạch định tác nghiệp là việc chỉ ra những hoạt động cụ

thể trong ngắn hạn đối với công tác quản trị nguồn lực, quản trị chất lượng, lập kế

hoạch và kiểm tra công việc, thiết kế và phát triển các hoạt động

Để hoạch định tác nghiệp, người ta có thể sử dụng nhiều công cụ khác nhau

như ngân sách, tiến độ, phân tích điểm hoà vốn, quy hoạch tuyến tính, lý thuyết

xếp hàng, lý thuyết chọn mẫu, lý thuyết xác suất, phân tích cận biên, mô phỏng

v.v…

Lập ngân quỹ: Đây là những kế hoạch bằng số được biểu thị bằng sự phân

bổ các nguồn theo dự định Mặc dù các kế hoạch có thể được lập ngân quỹ bằng

việc sử dụng số giờ công, số gời làm việc của máy móc, không gian nhà xưởng

hay những nguồn khác được quy về lượng nhưng hầu hết các ngân quỹ đều được

quy ra tiền Ngân quỹ thiết lập nên phương hướng, là phương tiện để lập kế hoạch

và rồi nó lại trở thành tiêu chuẩn để đo lường việc thực hiện trong thực tế

Lập tiến độ: Là lập danh mục những công việc cần làm theo thứ tự thực hiện

của chúng, có ghi rõ ai làm và thời gian thực hiện Để thiết lập kế hoạch có thể sử

dụng sơ đồ Gantt, sơ đồ trách nhiệm hay sơ đồ mạng

2.5 Quy trình hoạch định

2.5.1 Thiết lập các mục tiêu

Mục tiêu của công tác hoạch định và mục tiêu của các kế hoạch là hết sức

phong phú, chúng có thể được phân thành những loại như sau:

- Theo thời gian người ta chia ra: Mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn

- Theo tầm quan trọng người ta chia ra: Mục tiêu chủ yếu và mục tiêu thứ

yếu

- Theo mức độ cụ thể chúng ta có: Mục tiêu chung và mục tiêu bộ phận

- Theo biểu hiện người ta phân thành: Mục tiêu tuyên bố và mục tiêu không

- Theo cấp độ của mục tiêu ta có: Mục tiêu cấp công ty, mục tiêu cấp đơn vị

kinh doanh, mục tiêu cấp chức năng

- Theo hình thức của mục tiêu người ta chia ra: Mục tiêu định tính, mục tiêu

định lượng

- Theo tốc độ tăng trưởng ta có: Mục tiêu tăng trưởng nhanh, mục tiêu tăng

trưởng ổn định, mục tiêu duy trì và ổn định, mục tiêu suy giảm

Bên cạnh những loại mục tiêu trên, chúng ta còn thường gặp:

16

+ Mục tiêu phát biểu (Stated objective): Là những mục tiêu được doanh nghiệp chính thức tuyên bố, đó là những điều mà doanh nghiệp muốn công chúng tin là mục tiêu của doanh nghiệp

+ Mục tiêu thực (Real objective): Là những mục tiêu mà doanh nghiệp thực

sự theo đuổi và được xác định bởi những việc làm thực của các thành viên trong doanh nghiệp

Cho dù là mục tiêu nào, được phân chia theo tiêu thức nào thì mục tiêu cũng phải đảm bảo được các yêu cầu: Rõ ràng, khả thi, mang tính thừa kế, có thể kiểm soát được, phải phù hợp với mục tiêu của các quyết định đã được xác định, phải phù hợp với đòi hỏi của các quy luật khách quan, phải nhằm giải quyết những vấn

đề then chốt, quan trọng và phải phù hợp với hoàn cảnh cũng như khả năng ở mỗi

tổ chức, mỗi đơn vị

2.5.2 Xem xét những tiền đề và cơ sở khách quan

Muốn xác định mục tiêu hoạch định một cách đúng đắn và có hiệu quả thì cần phải căn cứ vào những cơ sở khoa học chủ yếu sau:

- Sứ mệnh của tổ chức (Mission)

- Mục tiêu của tổ chức

- Các cấp hoạch định

- Lợi ích của hoạch định

- Đòi hỏi của các quy luật khách quan chi phối hoạt động quản trị trong lĩnh vực hoạch định

- Hoàn cảnh khách quan thuộc về bên trong và bên ngoài của tổ chức

- Hoạch định một cách có hiệu quả

2.5.3 Xác định các phương án có khả năng thực hiện

2.5.5 Lựa chọn phương án tối ưu

Điều này đòi hỏi ban quản trị doanh nghiệp phải đánh giá thận trọng những lực lượng cạnh tranh Những lực lượng này sẽ quyết định những quy tắc cạnh tranh trong ngành mà doanh nghiệp đang hoạt động Ban quản trị giỏi sẽ chọn được cho mình những chiến lược có tác dụng tiếp sức cho doanh nghiệp những lợi thế cạnh tranh tốt nhất và biết duy trì những lợi thế cạnh tranh tốt nhất và biết duy trì những lợi thế cạnh tranh đó cùng với thời gian

17

3 Tổ chức ( Organizing )

3.1 Sự cần thiết và nội dung của công tác tổ chức

3.1.1 Sự cần thiết của công tác tổ chức

Tổ chức là một thuật ngữ được sử dụng rất linh hoạt

Thứ nhất, tổ chức là một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động vì mục đích chung

Thứ hai, tổ chức là quá trình triển khai kế hoạch Như chúng ta vẫn thường nói: tổ chức thực hiện kế hoạch, tổ chức triển khai chính sách hay tổ chức thực thi chính sách Khi đó tổ chức bao gồm ba chức năng của quá trình quản trị: xây dựng

cơ cấu khuôn khổ cho việc triển khai kế hoạch, chỉ đạo thực hiện kế hoạch và kiểm tra đối với kế hoạch

Thứ ba, tổ chức là một chức năng của quá trình quản trị, bao gồm việc đảm bảo cơ cấu tổ chức và nhân sự cho hoạt động của tổ chức Đây chính là nội dung được nghiên cứu trong môn học này

Công tác tổ chức là việc xác định những chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của mỗi người, mỗi bộ phận và mối quan hệ giữa họ trong quá trình lao động với nhau sao cho các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất

để thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức

3.1.2 Nội dung của công tác tổ chức

Xây dựng và hoàn thiện guồng máy cùng cơ cấu quản trị bao gồm việc phân chia doanh nghiệp thành các bộ phận khác nhau và xác định nhiệm vụ cho từng

Xây dựng một đội ngũ cán bộ quản trị giỏi về chuyên môn, nhiệt tình và trách nhiệm trong công tác, đoàn kết gắn bó và giúp đỡ nhau cùng hoàn thành nhiệm vụ được giao

Để công tác tổ chức thực hiện tốt vai trò của mình thì tổ chức phải được thiết lập đảm bảo các yêu cầu đó là: Khoa học, hiệu quả, cụ thể, sáng tạo, kết hợp lợi ích trước mắt và lâu dài, kết hợp quyền lợi, lợi ích và quyền hạn cùng trách nhiệm

3.2 Một số mô hình cơ cấu tổ chức quản lý

3.2.1 Trực tuyến

Cơ cấu quản lý trực tuyến là một kiểu tổ chức bộ máy mà một cấp quản lý chỉ nhận mệnh lệnh từ một cấp trên trực tiếp (Sơ đồ 1.1) Hệ thống trực tuyến hình thành một đường thẳng rõ ràng về quyền ra lệnh và trách nhiệm từ lãnh đạo cấp cao đến cấp cuối cùng Cơ cấu kiểu này đòi hỏi người quản lý ở mỗi cấp phải có những hiểu biết tương đối toàn diện về các lĩnh vực

18

Ưu điểm của cơ cấu trực tuyến: Các quyết định được đưa ra và tổ chức thực

hiện nhanh chóng, kịp thời; Thực hiện tốt chế độ quản lý một thủ trưởng; Cơ cấu

tổ chức đơn giản gọn nhẹ, dễ linh hoạt

Hạn chế của cơ cấu trực tuyến: Dễ dẫn đến tình trạng độc đoán, quan liêu;

Công việc dễ bị ùn tắc; Đòi hỏi người quản lý phải có khả năng toàn diện về mọi mặt; Không nhận được những ý kiến đóng góp tích cực của các bộ phận trung gian

Sơ đồ 2: Cơ cấu quản lý chức năng của một doanh nghiệp

Ưu điểm của cơ cấu chức năng: Phản ánh lôgic các chức năng; Tuân theo

nguyên tắc chuyên môn hoá ngành nghề; Phát huy được sức mạnh và khả năng của đội ngũ cán bộ theo từng chức năng; Giảm chi phí và rút ngắn thời gian đào tạo; Không đòi hỏi người quản trị phải có kiến thức toàn diện; Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị;Tạo ra các biện pháp kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất

Giám đốc doanh nghiệp

Quản đốc phân xưởng

Giám đốc

Phó GĐ marketing

Phó GĐ sản xuất

Phó GĐ Tài chính

Phó GĐ nhân sự

Phòng

Kế hoạch

Phòng Vật tư

Phòng Công nghệ

Phòng Năng lượng

19

Nhược điểm của cơ cấu quản lý theo chức năng: Dễ xảy ra tình trạng chồng

chéo về chức năng, nhiệm vụ giữa các cá nhân và bộ phận với nhau; Các quyết định được đưa ra đôi khi bị chậm; Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các phòng ban chức năng gặp nhiều khó khăn; Khó xác định trách nhiệm và hay đổ trách nhiệm cho nhau; Có thể dễ dẫn tới tình trạng nhàm chán, người thực hiện nhận nhiều mệnh lệnh khác nhau

3.2.3 Trực tuyến - chức năng

Do cơ cấu tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến và cơ cấu quản lý theo chức năng có những ưu nhược điểm riêng nên hiện nay nhiều doanh nghiệp và tổ chức lựa chọn kiểu cơ cấu quản lý theo kiểu trực tuyến - chức năng, tức là một kiểu cơ cấu quản lý kết hợp

Về nguyên tắc, trong hệ thống trực tuyến - chức năng (Sơ đồ 3), quan hệ quản lý trực tuyến từ trên xuống dưới vẫn tồn tại, vẫn có các phòng ban chức năng nhưng chỉ đơn thuần về chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và được toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách Để giúp cho người quản

lý ra các quyết định đúng đắn, có các bộ phận chức năng giúp việc trong các lĩnh vực như xây dựng kế hoạch, quản lý nhân sự, marketing, tài chính - kế toán, quản

lý kỹ thuật - công nghệ sản xuất

Sơ đồ 3: Cơ cấu quản lý theo kiểu trực tuyến - chức năng

3.2.4 Ma trận

Giám đốc

Phó GĐ marketing

Phó GĐ sản xuất Tài chínhPhó GĐ

Phó GĐ nhân sự

PhòngKế

hoạch Phòng Vật tư

Phòng Công nghệ

PhòngNăng lượng

Phòng Vật tư

Phòng Năng lượng

Tổ sản xuất

Tổ sản xuất

20

Mô hình này là sự kết hợp của hai hay nhiều mô hình tổ chức khác nhau

Ví dụ, mô hình tổ chức theo chức năng kết hợp với mô hình tổ chức theo sản phẩm Ở đây, các cán bộ quản trị theo chức năng và theo sản phẩm đều có vị thế ngang nhau Họ chịu trách nhiệm báo cáo cho cùng một cấp lãnh đạo và có quyền ra quyết định thuộc lĩnh vực mà họ phụ trách

Sơ đồ 4 Cơ cấu tổ chức kiểu ma trận

Ưu điểm của cơ cấu tổ chức kiểu ma trận: Định hướng theo kết quả cuối

cùng, kết hợp được năng lực của nhiều cán bộ quản trị và chuyên gia tạo ra các nhà quản trị có thể thích ứng với các lĩnh vực quản trị khác nhau, tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu cho phép cùng lúc thực hiện nhiều dự án, sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau đáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh nhiều biến động, việc hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóng, ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quả

Nhược điểm của cơ cấu tổ chức kiểu ma trận: Có sự mâu thuẫn về quyền

hạn trong tổ chức, dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo và các bộ phận Cơ cấu này đòi hỏi nhà quản trị phải có ảnh hưởng lớn, phạm vi ứng dụng còn hạn chế vì đòi hỏi một trình độ nhất định Quyền lực và trách nhiệm của các nhà quản trị có thể trùng lặp nhau tạo ra các xung đột và khoảng cách trong nỗ lực giữa các cá nhân và đơn vị

21

Chức năng điều hành làm cho mọi hoạt động của từng đơn vị và của toàn thể

tổ chức diễn ra một cách đồng bộ và ăn khớp với nhau để đạt được mục đích chung Thiếu sự phối hợp sẽ gây ra phí phạm thời gian, cố gắng và tiền bạc Chức năng lãnh đạo có liên quan đến việc ra quyết định, tổ chức truyền đạt

và thực hiện các quyết định bằng cách giao việc, ra lệnh động viên, khen thưởng cấp dưới, tích cực hoá thái độ và tinh thần làm việc của người lao động, đó là những yếu tố liên quan trực tiếp đến năng suất và hiệu quả sản xuất kinh doanh Chức năng lãnh đạo thể hiện nghệ thuật điều khiển, lãnh đạo con người, thể hiện tài ba của nhà quản trị Tài ba không phải ở lý luận mà là ở hoạt động thực tiễn Thông qua chức năng này có thể đánh giá nhà quản trị, đặc biệt là các giám đốc một cách khách quan

Có thể nghiên cứu chức năng lãnh đạo trong tổ chức qua hai nội dung chủ yếu:

+ Tác động lên con người trong doanh nghiệp;

+ Phối hợp hoạt động giữa mọi người, mọi đơn vị trong doanh nghiệp và giữa doanh nghiệp với các tổ chức bên ngoài doanh nghiệp

4.1.2 Chức năng

Hiểu rõ con người trong hệ thống đây là nội dung đầu tiên hết sức quan trọng

mà người lãnh đạo phải nắm vững để có thể đưa ra các quyết định và lựa chọn đúng phương pháp lãnh đạo

Đưa ra các quyết định lãnh đạo thích hợp Sản phẩm của người lãnh đạo suy tới cùng là các quyết định Quyết định là hành vi sáng tạo của người lãnh đạo nhằm định ra chương trình, tính chất hoạt động của các bộ phận và các cá nhân trong hệ thống nhằm đạt tới mục tiêu đã định

Luôn chủ động và làm chủ mọi tình huống

Trung thực với thuộc cấp

Cởi mở nhưng kiên quyết

Giản dị

Nhiệt tình và gương mẫu

Trung tâm đoàn kết của tổ chức

Là người luôn trọng chữ tín

- Uy tín:

Uy tín có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong lãnh đạo, người lãnh đạo có uy tín cao, những ý kiến của họ có trọng lượng đối với cấp dưới, và ngược lại bị cấp dưới đàm tiếu, chấp hành một cách miễn cưỡng

22

Uy tín có được là do quá trình phấn đấu, rèn luyện của bản than người đó; nếu kết quả rèn luyện phấn đáu cao thì sự tín nhiệm của cấp dưới càng nhiều và ngược lại

4.2.2 Các lý thuyết về động cơ và động viên tinh thần làm việc của nhân viên

Lý thuyết tâm lý xã hội

Trái với trường phái tâm lý Cổ điển, trường phái tác phong chủ trương tác động về mặt tinh thần, họ coi trọng các yếu tố tâm lý, các mối quan hệ xã hội, thừa nhận sự đóng góp của cá nhân trong tổ chức, tìm hiểu nhu cầu để đáp ứng nhu cầu của cá nhân, tìm hiểu tâm lý cá nhân, tâm lý tập thể để tác động đến tâm

lý từng đối tượng,…

Các lý thuyết hiện đại về sự động viên

- Thuyết nhu cầu của Maslow

Con người cá nhân hay con người trong tổ chức chủ yếu hành động theo nhu cầu Chính sự thỏa mãn nhu cầu làm họ hài lòng và khuyến khích họ hành động Đồng thời việc nhu cầu được thỏa mãn và thỏa mãn tối đa là mục đích hành động của con người

- Thuyết hai nhân tố của Frederick Herzberg

Frederick Herzberg đã phát triển một thuyết động cơ thúc đẩy phổ biến khác

là thuyết hai yếu tố Nằm giữa hai yếu tố đó là sự trung lập, điều đó có nghĩa là công nhân không thể hiện rõ sự hài lòng hay không hài lòng của mình Thứ nhất

1 Nhu cầu cơ

bản

2 Nhu cầu an toàn

3 Nhu cầu xã hội

4 Nhu cầu được tôn trọng

5 Nhu cầu được thực hiện

23

là những yếu tố duy trì, nó lien quan đến sự có mặt hoặc không có mặt của những yếu tố không hài lòng của công việc như: điều kiện làm việc,lương, các chế độ của công ty, mối quan hệ giữa các cá nhân Thứ hai là những yếu tố tạo động lực thúc đẩy là những nhu cầu cấp cao, nó bao gồm: sự thành đạt, sự thừa nhận, trách nhiệm và cơ hội thăng tiến

- Thuyết về bản chất con người của Mc Gregor

- Thuyết X

Cá nhân không thích làm việc

Cá nhân có khuynh hướng chỉ làm khi bị ép buộc và bị kiểm soát chặt chẽ

Cá nhân muốn được nói , được bảo làm cái gì…và cứ thế làm… né tránh

Cá nhân có thể tự tìm thấy yêu thích công việc

Cá nhân tự nguyện làm để đạt đựơc các mục đích của công ty, tổ chức

Cá nhân làm và tự chịu trách nhiệm

Cá nhân có tính sáng tạo cao, đầu óc cầu thị, ham học hỏi, không ngại việc + Động viên:

Giao cho những công việc có tính thử thách

Tạo cơ hội cho họ bước lên những nấc thang nhu cầu cao hơn (Tự thể hiện

và nắm lấy quyền lực)

Giúp họ thêm tính sáng tạo, phải cho họ cảm thấy gần đạt được mục đích

và có tiến triển trong công việc

Khuyến khích họ bằng tiền, hoặc các khóa học nâng cao trình độ chuyên môn, quản lý,…

- Thuyết Z:

Những tư tưởng chủ yếu của Ouchi như sau:

+ Nhân viên biết tự động viên (self motivated) không chỉ với công việc, nhưng còn trung thành với tổ chức và muốn tổ chức thành công

+ Làm việc theo tập thể đạt hiệu năng hơn là làm việc theo cá nhân, vì tập thể có nhiều kinh nghiệm hơn cá nhân

+ Nhân viên sẽ trung thành với tổ chức hơn nếu tổ chức tạo được công việc lâu dài cho họ (life-time employment)

+ Nên để nhân viên tham gia vào quá trình quyết định của tổ chức

+ Để tạo sự liên kết chặt chẽ, ban quản trị nên tạo những cơ hội đối thoại (two-way communication) thường xuyên hơn với nhân viên

+ Để nhân viên tự kiểm soát vai trò làm việc của mình

24

5 Kiểm tra ( Reviewing )

5.1 Sự cần thiết của công tác kiểm tra

Kiểm tra là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản trị Kiểm tra thẩm định tính đúng sai của đường lối, chiến lược, kế hoạch, chương trình và dự án; tính tối ưu của cơ cấu tổ chức quản trị; tính phù hợp của các phương pháp mà cán bộ quản trị đã và đang sử dụng để đưa doanh nghiệp tiến tới mục tiêu của mình

5.2 Tiến trình kiểm tra

5.2.1 Xây dựng các tiêu chuẩn và chọn phương pháp đo lường thực hiện

Tiêu chuẩn kiểm tra:

Tiêu chuẩn kiểm tra là những chuẩn mực mà các cá nhân, tập thể và doanh nghiệp phải thực hiện để đảm bảo cho toàn bộ doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả

Các dạng tiêu chuẩn của kiểm tra:

Các tiêu chuẩn định tính (không thể hiện bằng các con số cụ thể) và định lượng (có thể biểu diễn bằng con số) như sau:

- Các mục tiêu của doanh nghiệp, lĩnh vực, bộ phận và con người

- Các tiêu chuẩn thực hiện chương trình

- Các chỉ tiêu chất lượng đối với sản phẩm và dịch vụ

- Các định mức kinh tế - kỹ thuật đối với quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm

- Các tiêu chuẩn về vốn

- Các tiêu chuẩn thu nhập

Trong quá trình xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra cần chú ý tới một số yêu cầu:

- Cần cố gắng lượng hoá các tiêu chuẩn kiểm tra

- Số lượng tiêu chuẩn kiểm tra cần có giới hạn trong mức cần thiết

- Có sự tham gia rộng rãi của những người thực hiện trong quá trình xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra cho hoạt động của chính họ

- Các tiêu chuẩn cần phải linh hoạt phù hợp với đặc điểm của từng doanh nghiệp, từng bộ phận, con người trong doanh nghiệp

Lựa chọn phương pháp kiểm tra:

Trên thực tế có nhiều phương pháp kiểm tra khác nhau như: Kiểm tra toàn

bộ, kiểm tra chọn mẫu, kiểm tra bằng thiết bị, kiểm tra bằng trực quan Mỗi phương pháp kiểm tra đều có tính hai mặt, bên cạnh những ưu điểm, còn có những nhược điểm Chính vì vậy, cần phải lựa chọn phương pháp kiểm tra một cách chính xác và phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp trong từng thời kỳ cụ thể

5.2.2 Đo lường việc thực hiện

Việc đo lường kết quả thực hiện kế hoạch trên thực tế cần phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:

Phải căn cứ vào những tiêu chuẩn đặt ra để đánh giá kết quả

Đảm bảo vừa có lợi cho doanh nghiệp, vừa có lợi cho cá nhân, bộ phận Thông qua kiểm tra, quản trị viên cấp cao đánh giá được năng lực của cấp quản trị viên cấp dưới Đồng thời, đối với cấp quản trị viên cấp dưới có thể qua đo lường khẳng định được vị trí của mình, nhận thức được những thiếu sót, hạn chế

để có biện pháp khắc phục kịp thời

5.2.3 Điều chỉnh các sai lệch

Điều chỉnh là những tác động bổ sung trong quá trình quản trị để khắc phục những sai lệch giữa việc thực hiện hoạt động trên thực tế so với mục tiêu, kế hoạch

đã đề ra nhằm không ngừng cải tiến chất lượng hoạt động

Thông qua việc đo lường và đánh giá kết quả ở bước trên, chúng ta sẽ xác định được cần phải áp dụng những biện pháp gì, ở đâu, làm như thế nào để đảm bảo cho việc thực hiện các hoạt động ngày càng đem lại kết quả cao hơn

Việc điều chỉnh các sai lệch trong thực tế có thể tiến hành theo các hướng: Điều chỉnh kế hoạch, thay đổi mục tiêu, sửa đổi công tác tổ chức, tăng cường nhân viên, lựa chọn bố trí lại nhân sự, tăng cường huấn luyện, bồi dưỡng nhân viên, đình chỉ, cách thức…

Điều chỉnh là cần thiết nhưng cần phải đảm bảo các yêu cầu:

- Chỉ điều chỉnh khi thực sự cần

- Điều chỉnh đúng mức độ, tránh gây tác dụng xấu

- Phải tính tới hậu quả sau khi điều chỉnh

- Tránh để lỡ thời cơ, tránh bảo thủ

- Tuỳ điều kiện mà sử dụng phương pháp điều chỉnh cho hợp lý

Một cách thể hiện khác, quá trình kiểm tra được phân chia thành 6 bước với

“đầu vào” là kết quả thực tế đã đạt và “đầu ra” là kết quả mong muốn sau khi điều chỉnh

So sánh thực tế với tiêu chuẩn

Xác định các sai lệch

Phân tích lý do sai lệch

Chương trình điều hành

(2 )

(3 )

(4 )

(5 ) (6

)

26

5.2.4 Các loại hình kiểm tra

5.2.4.1 Kiểm tra lường trước

Kiểm tra sơ khởi nhắm đến việc chuẩn bị hành trang cho mục tiêu Nói cách khác là phẩm và lượng của kế hoạch và tổ chức sẽ được dùng để thi hành công tác

5.2.4.2 Kiểm tra đồng thời

Là kiểm tra diễn tiến hay quá trình công tác Tiêu chuẩn của việc kiểm tra này được dựa trên công tác giao phó, việc làm, chính sách cũng như hoạch định

5.2.4.3 Kiểm tra phản hồi

Hay còn gọi là kiểm tra ngược lại, chú trọng tới kết quả chung cuộc tức sản phẩm đã chế tạo Dựa trên phẩm chất của sản phẩm, quản trị viên quyết định điều chỉnh những khâu việc (nhân sự), thay đổi nguyên liệu (phẩm chất), hay việc điều hành hiện tại (actual operations) để nâng cao phẩm chất của sản phẩm

CÂU HỎI ÔN TẬP

Câu 1 Nêu những vấn đề cơ bản của quản lý doanh nghiệp;

Câu 2 Trình bày chức năng kiểm tra;

Câu 3 Lập được kế hoạch trong công tác quản lí

Chương 2: Tổ, đội sản xuất - Vị trí, nhiệm vụ và công tác tổ chức tổ, đội sản xuất