Tiểu luận tình huống xử lý kỷ luật công chức phụ trách công tác văn thư vi phạm quy định về quản lý con dấu trong cơ quan hành chính nhà nước

BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH TRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH ------LỚP BỒI DƯỠNG KIẾN THỨC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC NGẠCH CHUYÊN VIÊN CHÍNH CHÍNH CHÍNH NĂM 2022 - LỚP

BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH

TRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH

- -LỚP BỒI DƯỠNG KIẾN THỨC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

NGẠCH CHUYÊN VIÊN CHÍNH CHÍNH CHÍNH NĂM 2022 - LỚP B

TIỂU LUẬN

Tình huống:

“Xử lý kỷ luật công chức phụ trách công tác văn thư vi phạm quy định về

quản lý con dấu trong cơ quan hành chính nhà nước”

Người thực hiện: Nguyễn Thị Thương

Chức vụ: Chuyên viên

Đơn vị công tác: Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội

Hà Nội, tháng 11 năm 2022

MỤC LỤC

ĐẶT VẤN ĐỀ 1

PHẦN I MÔ TẢ TÌNH HUỐNG 3

1 Địa điểm, điều kiện xảy ra tình huống 3

2 Hoàn cảnh ra đời tình huống 4

3 Nội dung tình huống 5

4 Kết thúc tình huống 5

5 Cơ sở pháp lý 6

PHẦN II PHÂN TÍCH VÀ GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG 7

1 Phân tích nguyên nhân và hậu quả 7

1.1 Phân tích diễn biến tình huống 7

1.2 Nguyên nhân 7

1.3 Hậu quả 8

2 Xác định mục tiêu giải quyết tình huống 9

3 Xây dựng và lựa chọn phương án giải quyết 11

3.1 Xây dựng phương án giải quyết tình huống 11

3.2 Lựa chọn phương án giải quyết 14

4 Lập kế hoạch tổ chức thực hiện phương án đã được lựa chọn 14

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 16

1 Kết luận 16

2 Đề xuất, kiến nghị 17

3 Bài học kinh nghiệm 18

LỜI KẾT 20

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 21

ĐẶT VẤN ĐỀ

Quản lý hành chính Nhà nước là hoạt động thực thi quyền hành pháp trongviệc chấp hành và điều hành của các cơ quan hành chính Nhà nước đối với cácchủ thể quản lý và quá trình điều hành, quản lý xã hội, cũng như hành vi hoạtđộng của con người nhằm thỏa mãn nhu cầu hoạt động của con người và duy trì

sự phát triển ổn định của xã hội theo một trật tự pháp luật Do đó đòi hỏi đội ngũcán bộ, công chức - nhất là công chức lãnh đạo - phải có năng lực, trình độ, hiểubiết pháp luật, nắm bắt kịp thời các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước

Cùng với vai trò của những người lãnh đạo là đội ngũ cán bộ làm công táctham mưu, giúp việc đòi hỏi phải có chuyên môn nghiệp vụ phù hợp với vị tríviệc làm được phân công, có tinh thần trách nhiệm cao, có đạo đức tốt để thammưu đúng, kịp thời những chủ trương, đường lối của Đảng, pháp luật của Nhànước, hướng tới xây dựng "Nhà nước pháp quyền xã XHCN của nhân dân, donhân dân và vì nhân dân"

Hàng ngày, hoạt động lãnh đạo và quản lý của các cơ quan Đảng, Nhànước, các tổ chức đoàn thể, kinh tế, xã hội, lực lượng vũ trang…, đều phải banhành các văn bản để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình Văn bản làphương tiện truyền đạt thông tin trong xã hội; nó giữ một vai trò quan trọngtrong hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, đoàn thể Nhưng để đảm bảo các vănbản đó được sử dụng một cách có hiệu quả và thống nhất lại phụ thuộc rất lớnvào công tác văn thư Công tác văn thư là một trong những khâu quyết định đảmbảo quá trình kết nối thông tin được thông suốt giữa các cơ quan

Ngoài ra công tác văn thư còn đảm bảo cho việc quản lý văn bản, quản lýcon dấu được chặt chẽ và có hiệu quả hơn; trong đó con dấu đóng trên chữ kýcủa người có thẩm quyền là một đảm bảo cho sự chính xác và giá trị pháp lý của

cơ quan, tổ chức làm ra văn bản Chính vì thế công tác văn thư là một bộ phậnkhông thể thiếu với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các các cơ quan

và các tổ chức trong xã hội

Nhận thức được tầm quan trọng đó, những năm qua Nhà nước ta đã banhành rất nhiều các văn bản nhằm hướng dẫn tổ chức hoạt động văn thư có hiệuquả hơn như: Hiến pháp năm 2013, Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày11/11/2011 của Quốc hội khóa XIII, Luật Tổ chức chính quyền địa phươngngày 19 tháng 6 năm 2015, Nghị định của Chính phủ số 30/2020/NĐ-CP ngày05/3/2020 của Chính Phủ về công tác văn thư; Nghị định 34/2011/NĐ-CP ngày

17 tháng 05 năm 2011 của Chính phủ Quy định về xử lý kỷ luật đối với côngchức; Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ vềquản lý và sử dụng con dấu… Nhưng trên thực tế công tác văn thư vẫn còn tồntại nhiều bất cập như: Quá trình quản lý văn bản chưa chặt chẽ khiến cho một sốvăn bản có nội dung, thể thức sai mà vẫn được ban hành, quy trình tiếp nhận và

xử lý văn bản chưa được thống nhất làm cho hiệu quả công việc bị giảm sút…Thực trạng đó do nhiều nguyên nhân khác nhau gây ra, trong đó không thểkhông nói đến trình độ của cán bộ làm công tác văn thư còn kiêm nghiệm,không được đào tạo về chuyên môn và sự nhận thức còn nhiều hạn chế của một

số cán bộ công chức trong cách nhìn nhận về hoạt động văn thư

Qua quá trình bồi dưỡng và trau dồi kiến thức về quản lý Nhà nướcchương trình dành cho chuyên viên chính, tôi mạnh dạn xin đưa một tình huống

“Xử lý kỷ luật công chức phụ trách công tác văn thư vi phạm quy định về quản lý con dấu trong cơ quan hành chính nhà nước” để cùng tham gia giải

quyết, tháo gỡ vướng mắc, góp phần nhỏ bé của mình vào công cuộc xây dựngđất nước, đồng thời cũng coi đây là bài học quý báu cho bản thân trong việcthực hiện công việc của mình

Do thời gian có hạn, trong quá trình viết và xử lý tình huống không tránhkhỏi những hạn chế, khuyết điểm, kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến góp

ý của quý thầy cô giáo và bạn bè đồng nghiệp để bài viết được hoàn thiện hơn

và có thể vận dụng vào thực tế công tác Văn phòng

PHẦN I MÔ TẢ TÌNH HUỐNG

1 Địa điểm, điều kiện xảy ra tình huống

Tình huống xảy ra tại trụ sở Đảng ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhândân thị trấn B

Thị trấn B được thành lập từ năm 1992, từ một phần diên tích và dân cưchủ yếu tách ra của xã Đông Xuân và một phần nhỏ của các xã Đông Lĩnh,Đông Tân và Đông Tiến Do yêu cầu tất yếu của sự phát triển và quá trình đô thịhóa, đòi hỏi thị trấn B cần mở rộng để bảo đảm xứng tầm là đô thị trung tâmhuyện lỵ của huyện Đông Sơn và cũng là đô thị trong mối liên hệ mật thiết vớicác cực tăng trưởng phát triển đô thị của tỉnh, ngày 15 tháng 5 năm 2015 Ủy banThường vụ Quốc hội khóa XIII đã ban hành Nghị quyết số 935 -NQ/UBTVQH13 về sáp nhập xã Đông Xuân và điều chỉnh địa giới hành chínhcác xã Đông Tiến, Đông Anh để mở rộng thị trấn B

Từ ngày 01/11/2015 thị trấn B mới chính thức đi vào hoạt động Thị trấn

B có 12 khu phố với tổng diện tích tự nhiện 603,16ha, dân số 10.878 người (Baogồm 110,07ha, 3.435 người của thị trấn cũ; toàn bộ 190,67 ha, 2.808 người của

xã Đông Xuân; 291,37ha, 4.585 người của xã Đông Tiến; 31,05ha, 50 người của

xã Đông Anh)

Thị trấn B có một vị trí quan trọng, là cửa ngõ phía Tây của Thành phốThanh Hóa, là nơi giao nhau, hội tụ của hai tuyến Quốc lộ 45 và 47; nằm trêntrục động lực tăng trưởng Đông - Tây kết nối Thành phố Thanh Hóa - Sao Vàng

- Phía Bắc giáp xã Đông Tiến huyện Đông Sơn, xã Đông Lĩnh thànhphố Thanh Hóa;

- Phía Nam giáp xã Đông Thịnh huyện Đông Sơn;

- Phía Đông giáp xã Đông Tân thành phố Thanh Hóa;

- Phía Tây giáp hai xã Đông Thanh và Đông Anh huyện Đông Sơn

Với sự quan tâm của Trung ương, của tỉnh và quá trình tập trung đầu tưphát triển của huyện cũng như của địa phương, cùng với việc đi đầu trong cảicách thủ tục hành chính, tạo môi trường đầu thư thông thoáng, tốc độ chỉnhtrang và phát triển đô thị nhanh, mạnh như hiện nay, thị trấn B đang là khu vực

có tiềm năng, lợi thế thu hút các dự án đầu tư vào địa bàn; quá trình tập trungnguồn lực đầu tư hạ tầng các khu dân cư đô thị đã tạo cơ hội thu hút ngày càngđông lực lượng lao động đến sinh sống, làm việc tại thị trấn B Đây là tiền đề,thời cơ thuận lợi để B xây dựng và phát triển, sớm trở thành đô thị văn minh,hiện đại, tương xứng với vai trò, chức năng, vị trí một đô thị trung tâm huyện lịcủa huyện Đông Sơn

Đội ngũ cán bộ, công chức xã luôn có ý thức trách nhiệm trong công việc,mối quan hệ làm việc giữa chính quyền với Đảng ủy, Mặt trận tổ Quốc và cácđoàn thể xã luôn gắn bó đoàn kết

2 Hoàn cảnh ra đời tình huống

Chị Nguyễn Thị Chuyên, sinh năm 1982, chị kết hôn năm 2005, chồng chị

là lái xe vận tải cho một công ty tại Hà Nội Năm 2004, Chị Chuyên được nhậncông tác tại UBND thị trấn B huyện Đông Sơn Trong thời gian làm việc tạiUBND xã, Chị Chuyên luôn chấp hành tốt mọi chủ trương chính sách của Đảng

và pháp luật của Nhà nước cũng như nội quy của đơn vị, nhiệt tình trong côngviệc được giao, hòa nhã với mọi người

Tuy nhiên đến đầu năm 2019, gia đình chị Chuyên biết tin mẹ bị bệnhnặng nên Chị Chuyên đã bắt đầu có tình trạng lơ là, không tập trung trong côngviệc, các đồng nghiệp trong cơ quan cũng phần nào chia sẻ, động viên Là người

đã có kinh nghiệm làm việc lâu năm tuy nhiên trong phút lơ là, không tập trung,

số lượng công việc nhiều, gia đình có người bị bệnh nặng, chị Chuyên đã làmmất con dấu quốc huy của cơ quan, việc Chị Chuyên sơ ý làm mất dấu là viphạm quy chế cơ quan và quy chế về quản lý và sử dụng con dấu

3 Nội dung tình huống

Chị Nguyễn Thị Chuyên là công chức Văn phòng - Thống kê xã phụ tráchcông tác văn thư của thị trấn B, huyện Đông Sơn Ngày 22/4/2019, chị Chuyênđến cơ quan làm việc, ngày hôm đó có một số tài liệu của UBND thị trấn B cầnphải đóng dấu Chị Chuyên lấy dấu quốc huy đóng văn bản thì phát hiện khôngthấy con dấu cơ quan của UBND xã đâu

Chị Chuyên đã tìm quanh phòng làm việc nhưng không thấy, chị đã nhớlại chiều tối ngày hôm trước chị đã thực hiện dọn dẹp phòng làm việc bỏ nhữngvật dụng không cần thiết vào túi rác, dấu cơ quan chị vừa đóng xong các loạivăn bản để trên bàn lại gần những vật dụng mà chị cần loại bỏ, chị đã lỡ để lẫndấu vào với những đồ cần dọn vào túi đựng rác, sau đó cho vào thùng rác côngcộng và thùng rác công cộng đó đã được bảo vệ chuyển ra ngoài để bộ phận làm

vệ sinh công cộng mang đi Chị Chuyên đã liên hệ với bên bộ phận làm vệ sinhcông cộng để tìm lại con dấu tuy nhiên số lượng rác trong ngày nhiều và ráctrong ngày thường sẽ được xử lý trong ngày nên không thể tìm thấy con dấu

Trước tình hình đó, Chị Chuyên đã lên báo cáo ngay với lãnh đạo UBND

xã, Công an xã và chị nhận lỗi là do lơ là, không chú ý nên đã để làm mất condấu UBND xã Đồng chí Chủ tịch UBND đã báo cáo Thường trực Đảng ủy xã

để xin ý kiến xử lý

4 Kết thúc tình huống

Lãnh đạo cơ quan đã tổ chức họp cơ quan, yêu cầu Chị Chuyên làm bảntường trình trong thời gian bị mất con dấu, viết bản kiểm điểm cá nhân và tựnhận hình thức kỷ luật

Lãnh đạo UBND nghiêm khắc kiểm điểm chỉ rõ những sai phạm của chịChuyên và thành lập Hội đồng kỷ luật căn cứ các văn bản quy định của phápluật tìm ra phương án xử lý kỷ luật đối với Chị Chuyên theo đúng quy định,đồng thời báo cáo Ủy ban nhân dân huyện về sự việc và làm tờ trình đề nghị với

cơ quan Công an xin khắc ngay lại dấu để kịp thời phục vụ trong công việc đểkhông bị gián đoạn trong thực hiện nhiệm vụ của cơ quan Do lỗi sơ ý không

phải cố ý gây ra và cũng đã kịp thời báo cáo ngay đến lãnh đạo cơ quan nên hìnhthức kỷ luật chị Chuyên sẽ được xem xét giảm nhẹ.

Sau vụ việc, tổ chức họp cơ quan rút kinh nghiệm trong toàn cơ quan vàbáo cáo Thường trực UBND huyện kết quả giải quyết

sử dụng con dấu, cơ quan; Nghị định số 167/2013/NĐ-CP ngày 12/11/2013 củaChính Phủ Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh, trật tự,

an toàn xã hội; phòng, chống tệ nạn xã hội; phòng cháy và chữa cháy; phòng,chống bạo lực gia đìn UBND thị trấn B đã thành lập Hội đồng kỷ luật, kỷ luậtđối với trường hợp của chị Nguyễn Thị Chuyên theo quy định

- Căn cứ vào các kỹ năng đã được học thông qua các chuyên đề của lớpQuản lý nhà nước:

+ Chuyên đề Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin nhằm xác định cácnguồn thông tin trong tình huống, thông tin nào là quan trọng, là mấu chốt củavấn đề, thông tin nào sẽ giúp giải quyết được tình huống, phương pháp để giảiquyết được tình huống

+ Chuyên đề Tổ chức bộ máy hành chính nhà nước: Xác định được cơquan có thẩm quyền giải quyết vụ việc trên của chị Nguyễn Thị Chuyên và tráchnhiệm của cơ quan trong việc giải quyết vụ việc trên

+ Chuyên đề Công vụ, Công chức: Xác định được trách nhiệm của côngchức trong việc giải quyết tình huống trên

PHẦN II PHÂN TÍCH VÀ GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG

1 Phân tích nguyên nhân và hậu quả

1.1 Phân tích diễn biến tình huống

Qua tìm hiểu một số cán bộ, công chức trong cơ quan cho biết: Thời giangần đây, Chị Chuyên có biểu hiện chểnh mảng, lơ là trong công việc Sự việc là

do mẹ đẻ của Chị Chuyên thường xuyên đau ốm do bệnh nặng, chồng ChịChuyên làm lái xe cho công ty ở xa nhà ít có thời gian chăm sóc gia đình, conChị Chuyên đang học cấp III Điều đó ảnh hưởng rất lớn đến cuộc sống và tinhthần, tư tưởng của Chị Chuyên khiến chị lơ là trong công việc Đồng thời, trongthời gian đó công việc của cơ quan khá nhiều dẫn đến việc Chị Chuyên khôngtập trung chú ý và đã để xảy ra tình trạng trên

1.2 Nguyên nhân

- Thứ nhất: Thuộc về Lãnh đạo UBND xã

Điều này được thể hiện là quá trình quản lý của Lãnh đạo chưa chặt chẽ

và sâu sát, chưa thực hiện đúng quy định hàng tuần phải kiểm tra nên mới xảy ratình trạng Chị Chuyên sắp xếp vật dụng, tài liệu chưa gọn gàng, ngăn nắp nên đểlẫn dấu vào với những vật dụng khác bỏ quên vào thùng rác như vậy

Công tác quản lý, chỉ đạo của lãnh đạo còn buông lỏng nên để nhân viêncủa cơ quan mình vi phạm quy chế chuyên môn và Nghị định của Chính phủ vềviệc quản lý và sử dụng con dấu Khối lượng công việc nhiều nhưng cơ quankhông bố trí thêm người để hỗ trợ Chị Chuyên Công tác kiểm tra nội bộ của cơquan chưa tiến hành thường xuyên để nhắc nhở nên dẫn đến việc Chị Chuyên viphạm quy định

Do chủ quan, vì những năm trước Chị Chuyên luôn thực hiện nghiêm túcquy định của ngành và là một công chức có ý thức trong việc thực hiện côngviệc được phân công

Những năm trước đó, Chị Chuyên đã đạt được thành tích "Chiến sỹ thiđua cấp cơ sở", nhưng để xảy ra trường hợp vi phạm quy chế như trên, thì hoạtđộng quản lý, lãnh đạo của cơ quan chưa được tốt, cần phải khắc phục

- Thứ hai: Thuộc về bản thân Chị Chuyên

Theo Chị Chuyên, do hoàn cảnh gia đình mà chị lơ là công việc khiến chịmất tâp trung trong công việc vi phạm quy chế của ngành và Luật cán bộ, côngchức, chưa thực hiện tốt nhiệm vụ của mình

Căn cứ vào quy định của ngành, Luật Lao động; quy chế của cơ quan; quychế Văn thư - lưu trữ của cơ quan thì Chị Chuyên đã không thực hiện nghiêm túccác nhiệm vụ được phân công, ảnh hưởng đến phong trào thi đua của cơ quan

Trong cuộc sống, mỗi cán bộ, mỗi công chức làm việc trong cơ quan Nhànước, đặc biệt Chị Chuyên lại là một đảng viên nên càng phải là tấm gương sáng

để mọi người noi theo Thế nhưng việc chị Chuyên lơ là trong công việc, làm việckhông tập trung, lại không ngăn nắp trong việc sắp xếp tài liệu, chưa khắc phụckhó khăn để vươn lên, không những thế, chị Chuyên còn làm mất lòng tin đối vớilãnh đạo cơ quan và toàn thể cán bộ, công chức trong cơ quan nơi chị Chuyênđang công tác làm việc

- Thứ ba: Do các yếu tố bên ngoài tác động

Chị Chuyên đang có những khó khăn trở ngại trong cuộc sống gia đìnhnên phần nào cũng ảnh hưởng đến công tác thực hiện công việc và ảnh hưởngđến tâm lý của chị Chuyên Bên cạnh đó, sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan và

tổ chức công đoàn cơ quan đối với chị Chuyên và toàn thể cán bộ, công chứctrong cơ quan chưa được kịp thời, chưa sâu sát, thiếu thực tế

Từ những nguyên nhân đã phân tích được đưa ra ở trên, để xác định mụctiêu và phương án giải quyết tình huống, ta cần đi sâu phân tích thêm hậu quảcủa nó

đồng nghiệp Trước hết, bản thân Chị Chuyên phải chịu hình thức kỷ luật tươngxứng với những sai phạm của mình và ảnh hưởng về nhiều mặt trong sự nghiệpcủa bản thân.

- Do thiếu trách nhiệm, cẩu thả, không gọn gàng, ngăn nắp trong côngviệc, Chị Chuyên đã vi phạm quy chế cơ quan, quy chế Văn thư - Lưu trữ.Không những thế, Chị Chuyên thiếu cẩn trọng trong công việc, làm việc thiếukhoa học làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc vì con dấu, ảnh hưởng trựctiếp đến hiệu lực pháp lý của văn bản; việc điều hành và phối hợp công việc của

cơ quan mình và các công việc khác của huyện đều bị ách tắc, bị trì trệ, việctham mưu cho lãnh đạo UBND xã không được kịp thời

Việc bị mất con dấu nếu vào tay những kẻ xấu thì nguy hiểm như: Giảmạo chữ ký, làm giả giấy tờ văn bản cần thiết gây thiệt hại cho cơ quan vàcho xã hội Đồng thời lãnh đạo UBND xã sẽ kiên quyết kỷ luật nghiêm khắc đốivới Chị Chuyên vì từ trước tới nay cơ quan chưa có tình huống này xảy ra

Từ những phân tích nguyên nhân và hậu quả của tình huống đưa lại, việcxác định mục tiêu giải quyết tình huống là vấn đề rất quan trọng để từ đó đưa racác phương án xử lý tối ưu

2 Xác định mục tiêu giải quyết tình huống

Qua quá trình phân tích tình huống, cần rút ra được nguyên nhân cũngnhư hậu quả pháp lý của tình huống Sau khi phân tích cần đưa ra được giảipháp để giải quyết tình huống, đồng thời có thể đưa ra những kiến nghị đối vớicác quy định của pháp luật có liên quan đến tình huống, các biện pháp ngănngừa để không xảy ra những tình huống tương tự

Để xây dựng được đội ngũ cán bộ, công chức thuộc UBND thị trấn B luônđoàn kết thống nhất cao trong công việc và thực hiện nhiệm vụ chính trị của đơn

vị, đáp ứng với nhu cầu đổi mới và phát triển ngành và của đất nước trong thời

kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước và hội nhập kinh tế quốc tế, việc giảiquyết tình huống trên cần hướng tới các mục tiêu sau:

Thứ nhất, Tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, kỷ cương phép nước: