Giáo trình Phân loại chỉnh lý và chỉnh lý tài liệu lưu trữ (Nghề: Văn thư hành chính- Trình độ: Trung cấp) - Trường CĐ Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu

Giáo trình Phân loại chỉnh lý và chỉnh lý tài liệu lưu trữ (Nghề: Văn thư hành chính- Trình độ: Trung cấp) - Trường CĐ Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu được biên soạn nhằm giúp học viên trình bày được khái niệm đặc điểm và nêu được các loại tài liệu lưu trữ; Nêu được những nhiệm vụ của công tác lưu trữ Phân tích được ý nghiã của tài liệu lưu trữ. Mời các bạn cùng tham khảo.

TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP

Bạc Liêu, năm 2020

2

DANH MỤC MỘT SỐ VĂN BẢN NGHIỆP VỤ CHỦ YẾU

Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật lưu trữ (11/11/2011)

Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.(03/01/2013)

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ quy định về công tác văn thư

Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 22/11/2012 Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ

Thông tư 16/2014/TT-BNV hướng dẫn giao nhận tài liệu vào lưu trữ lịch sử

Thông tư Số: 09 /2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011của Bộ Nội

vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức

Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy

Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng

Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 21/01/2019 Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng

cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức

Thông tư 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ xác định

cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp

Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/07/2012 của Bộ KHCN về việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia (1.TCVN 9251: 2012 Bìa hồ sơ lưu trữ; 2.TCVN 9252: 2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ; 3.TCVN 9253: 2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ)

Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy

Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02/3/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước v/v ban hành tiêu chuẩn ngành “Mục lục hồ sơ”

Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước v/v hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị

3

Bài mở đầu KHÁI QUÁT CHUNG VỀ LƯU TRỮ Mục tiêu

Trình bày được khái niệm đặc điểm và nêu được các loại tài liệu lưu trữ Nêu được những nhiệm vụ của công tác lưu trữ

Phân tích được ý nghiã của tài liệu lưu trữ

Nội dung

1 Khái niệm đặc điểm và các loại tài liệu lưu trữ

1.1 Tài liệu lưu trữ

a Khái niệm

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp

b Đặc điểm của tài liệu lưu trữ

- Nội dung của tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh hoạt động và thành tựu lao động sáng tạo của con người qua các thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại những sự kiện hiện tượng, biến cố lịch sử, những hoạt động của các cơ quan, tổ chức, những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và văn hóa nổi tiếng

- Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao Tài liệu lưu trữ gần như được sinh ra đồng thời với các sự kiện, hiện tượng, nên thông tin phản ánh trong đó

có tính chân thực cao

- Tài liệu lưu trữ thông thường chỉ có một đến hai bản Đặc điểm này khác với các xuất bản phẩm như sách, báo, tạp chí Vì thế tài liệu lưu trữ phải được bảo quản chặt chẽ, nếu để hư hỏng, mất mát thì không gì có thể thay thế được

- Tài liệu lưu trữ do Nhà nước thống nhất quản lý Nó được đăng ký, bảo quản và nghiên cứu, sử dụng theo những quy định của pháp luật

c Các loại tài liệu lưu trữ

Tài liệu hành chính: là những văn bản có nội dung phản ánh những

hoạt động về quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, quân sự… Tài liệu hành chính có nhiều thể loại phụ thuộc vào từng giai đoạn lịch

sử của mỗi quốc gia, dân tộc

Ví dụ Luật, lệ, lệnh, sắc, chiếu, chỉ, dụ, cáo, sách, biểu, sớ (thời Phong

kiến)… sắc luật, sắc lệnh, nghị định, công văn…( thời Pháp thuộc) và ngày

4

nay tài liệu hành chính là hệ thống các văn bảo quản lý nhà nước như: hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị định, nghị quyết, quyết định, thông tư, tờ trình, kế hoạch, báo cáo, công văn… Đây là loại hình tài liệu chiếm tỷ lệ lớn trong các

lưu trữ hiện nay

Tài liệu khoa học - kỹ thuât: là loại tài liệu có nội dung phản ánh các

hoạt động về nghiên cứu khoa học; phát minh sáng chế; thiết kế, xây dựng các công trình xây dựng cơ bản; thiết kế và chế tạo các loại sản phẩm công nghiệp; điều tra, khảo sát tài nguyên thiên nhiên như địa chất, khoáng sản, khí tượng, thuỷ văn và trắc địa, bản đồ…

Ví dụ: Tài liệu pháp lý, thuyết minh công trình, báo khảo sát, báo cáo

nghiên cứu khả thi, dự toán, quyết toán, các hồ sơ thầu, các bản vẽ thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thiết kế thi công, hoàn công; bản vẽ tổng thể công trình, bản vẽ các chi tiết trong công trình; các loại sơ đồ, biểu đồ tính toán; các loại bản đồ, trắc địa…

Tài liệu nghe nhìn: là tài liệu phản ánh các hoạt động chính trị, kinh tế,

văn hóa xã hội và các hoạt động phong phú khác bằng cách ghi và tái hiện lại các sự kiện, hiện tượng bằng âm thanh và hình ảnh Loại tài liệu này chuyển tải, tái hiện sự kiện, hiện tượng một cách hấp dẫn sinh động, thu hút được sự chú ý của con người Hiện nay, khối tài liệu này chiếm vị trí quan trọng trong Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam

Ví dụ: Băng, đĩa ghi âm, ghi hình; các bức ảnh, cuộn phim (âm bản và dương bản) ở các thể loại khác nhau như: phim hoạt hình, phim truyện, phim

tư liệu, phim thời sự…

Tài liệu điện tử: là loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của

các cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng máy vi tính trong quá trình sản sinh

và lưu trữ tài liệu

Ví dụ: các file dữ liệu và các cơ sở dữ liệu, các thư điện tử, điện tín ở dạng văn bản hoặc ở dạng mã hóa bằng số thông tin

Ngoài bốn loại hình tài liệu chủ yếu trên, tài liệu lưu trữ còn có những tài liệu phản ánh các hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ, các hoạt động chính trị, khoa học… Loại tài liệu này chủ yếu

là bản thảo của chính tác phẩm văn học- nghệ thuật, khoa học; thư từ trao đổi

và tài liệu về tiểu sử của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ nổi tiếng, của các nhà hoạt động chính trị, hoạt động khoa học; các phác thảo của các hoạ sĩ…

2 Nhiệm vụ của hoạt động lưu trữ

2.1.Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

Nội dung của tổ chức khoa học tài liệu gồm: thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; tổ chức các công

cụ tra tìm tài liệu và một số công tác bổ trợ khác của các ngành khoa học, kỹ thuật, tin học có liên quan

Tổ chức khoa học tài liệu được căn cứ vào các quy định, hướng dẫn cụ thể của nhà nước trong công tác lưu trữ Từ đó việc tổ chức khoa học tài liệu mới được thống nhất trong các lưu trữ hiện hành và đó là nền tảng để tổ chức khoa học tài liệu trong toàn bộ Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam

2.2 Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ

Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bao gồm hai nội dung chính: Bảo quản không hư hỏng, mất mát tài liệu lưu trữ và bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu lưu trữ

Bảo quản an toàn không hư hỏng, mất mát tài liệu lưu trữ cần chú ý đến kho tàng, các trang thiết bị, điều kiện ổn định, đáp ứng đúng yêu cầu của công tác bảo quản cho từng loại hình tài liệu khác nhau và thực hiện các biện pháp

tu bổ, phục chế, bảo hiểm nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu

Bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu cần chú ý đến ý thức, trách nhiệm và trình độ của các bộ làm công tác lưu trữ; chú ý đến từng loại đối tượng độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu và các hình thức công bố, giới thiệu và khai thác, sử dụng tài liệu

Trong thời đại toàn cầu hoá hiện nay, chúng ta cần nhìn nhận công tác lưu trữ dưới khía cạnh phục vụ nhu cầu thông tin của xã hội, song việc bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu lưu trữ cần chú ý đến tính cơ mật của tài liệu lưu trữ

2.3 Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ và các thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ các nhu cầu hoạt động của xã hội Vì vậy, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu có hiệu quả là một trong những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ Dựa vào kết quả của công tác khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ thực tiễn người ta mới có thể đánh giá một cách khách quan, chính xác những đóng góp của ngành lưu trữ và vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ

Để đảm bảo công tác khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu quả cao cần nghiên cứu nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của xã hội; phân loại đối tượng độc giả; nghiên cứu xây dựng các công cụ tra cứu khoa học tài liệu

và áp dụng các biện pháp, tổ chức nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu quả cao Điều đó đòi hỏi nhà nước cần có những quy định cụ thể về khai thác, sử dụng tài liệu; trình độ của cán bộ lưu trữ và việc ứng dụng các khoa học hiện đại vào công tác lưu trữ

để thực hiện các nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu, khai thác và sử dụng tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ…

Mỗi một nghiệp vụ trên đây đều được tổ chức thực hiện theo các phương pháp khoa học Trong từng nội dung cụ thể lại có những quy trình nghiệp vụ nhất định như: quy trình, thủ tục tiêu huỷ tài liệu thuộc nội dung nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu; quy trình tu bổ tài liệu, quy trình khử nấm mốc… thuộc nội dung nghiệp vụ bảo quản tài liệu; … Đối với mỗi loại hình tài liệu, các nghiệp vụ lại có những quy trình mang tính đặc thù khác nhau Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, tìm tòi, phát hiện ra những điểm khác biệt

đó và đề ra một cách chính xác cách tổ chức khoa học cho từng loại hình tài liệu

Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, kế thừa kết quả nghiên cứu khoa học của các ngành khác để áp dụng vào các khâu nghiệp vụ lưu trữ Những thành tựu của các ngành toán học, hoá học, sinh học, tin học, thông tin học… đang được nghiên cứu ứng dụng trong việc tổ chức khoa học, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ

Để quản lý thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu chuẩn hóa trong công tác lưu trữ cũng cần được nghiên cứu một cách đầy đủ Các tiêu chuẩn về kho tàng, điều kiện bảo quản an toàn cho từng loại hình tài liệu, tiêu chuẩn về các trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ như: giá đựng tài liệu; cặp, hộp bảo quản tài liệu; bìa hồ sơ, tiêu chuẩn về các quy trình nghiệp vụ lưu trữ… đang là vấn đề đặt ra cho công tác tiêu chuẩn hóa của ngành lưu trữ

Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ và được lưu lại, giữ lại để phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử và các hoạt động khác, các yêu cầu chính đáng của các cơ quan, tổ chức và cá nhân Như vậy, tài liệu lưu trữ cần được đưa ra phục vụ

7

Tuy nhiên, có rất nhiều tài liệu lưu trữ mà nội dung của tài liệu chứa đựng những thông tin bí mật của quốc gia, bí mật của cơ quan và bí mật của các cá nhân, do đó các thế lực đối lập luôn tìm mọi cách để khai thác các bí mật trong tài liệu lưu trữ Một số tài liệu có thể không hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả này nhưng lại hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả khác… Vì vậy, công tác lưu trữ phải thể hiện đầy đủ các nguyên tắc, chế độ

để bảo vệ những nội dung cơ mật của tài liệu lưu trữ Cán bộ làm công tác lưu trữ phải là những người có quan điểm, đạo đức chính trị đúng đắn, giác ngộ quyền lợi giai cấp, quyền lợi dân tộc, quyền lợi chính đáng của các cơ quan, các cá nhân có tài liệu trong lưu trữ, luôn cảnh giác với âm mưu, thủ đoạn của các thế lực thù địch, có ý thức tổ chức kỷ luật, trách nhiệm cao, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tàu liệu lưu trữ quốc gia

Độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu cũng cần hiểu biết nhất định về tính cơ mật trong công tác lưu trữ Những nội dung thông tin khai thác được trong tài liệu lưu trữ quốc gia có thể phục vụ cho những mục đích chính đáng của cá nhân song không được làm ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia, lợi ích cơ quan và lợi ích của các cá nhân khác Điều đó đòi hỏi ý thức trách nhiệm của mỗi công dân trong quốc gia, trình độ của cán bộ lưu trữ và độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu

3.3 Tính chất xã hội

Tài liệu lưu trữ ngoài việc phục vụ việc nghiên cứu lịch sử còn phục vụ cho các nhu cầu khác của đời sống xã hội như: hoạt động chính trị, hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động ngoại giao, hoạt động truy bắt tội phạm và nhiều hoạt động khác trong xã hội Công tác lưu trữ cần nghiên cứu ra những hình thức phục vụ công tác khai thác và sử dụng tài liệu để đáp ứng được những nhu cầu đó của xã hội

Nội dung của tài liệu lưu trữ còn phản ánh những quy luật hoạt động xã hội trong lịch sử phát triển của loài người Thông qua tài liệu lưu trữ có thể làm sáng tỏ các mối quan hệ xã hội của một giai đoạn lịch sử của đất nước hoặc của một con người cụ thể Nó có tác động lớn đến ý thức hệ của cả một tầng lớp xã hội nhất định Vì vậy, hoạt động lưu trữ cũng có mối quan hệ xã hội chặt chẽ với một số ngành khoa học khác để làm rõ những vấn đề của đời

8

Tài liệu lưu trữ còn góp phần bảo vệ toàn vẹn lãnh thổ Quốc gia; khẳng định quyền tự do, dân chủ; quyền được mưu cầu hạnh phúc của nhân dân

Tài liệu lưu trữ là những bằng chứng tố cáo tội ác của kẻ thù, vạch trần bản chất xấu xa của các thế lực thù địch

Trong những năm qua, cùng với sự phát triển mạnh mẽ về kinh tế của đất nước, nhiều vụ án kinh tế lớn đã bị các cơ quan chức năng triệt phá, các

vụ án tham nhũng lớn cũng đã lần lượt được đưa ra ánh sáng của pháp luật góp phần mang lại sự phồn thịnh cho nền kinh tế của đất nước

4.2 Trong lĩnh vực kinh tế

Tài Liệu lưu trữ có vai trò quan trọng trong lĩnh vực kinh tế, vai trò

đó thẻ hiện ở những khía cạnh sau:

- Tài liệu lưu trữ luôn cung cấp một cách đầy đủ, chính xác các thông tin, các số liệu điều tra về khí hậu, thổ nhưỡng, nguồn lao động Trên cơ sở đó giúp các cơ quan hoạch định chiến lược phát triển kinh tế phù hợp với từng vùng, từng khu vực, từng địa phương

- Tài liệu lưu trữ góp phần đẩy nhanh tiến độ khảo sát, thi công, khôi phục các công trình xây dựng cơ bản bị tàn phá do chiến tranh hoặc thiên tai Từ đó giảm được nhiều công sức của cán bộ nhân viên, tiết kiệm được nhiều vật tư và các chi phí khác cho Nhà nước

- Tài liệu lưu trữ còn góp phần cung cấp một cách nhanh chóng, chính xác các thông tin về kết quả điều tra, thăm dò các nguồn tài nguyên thiên nhiên (các mỏ dầu, than, khí đốt ) từ đó giúp các cơ quan nhà nước hoạch định kế hoạch khai thác, sử dụng hợp lý các nguồn tài nguyên thiên nhiên đó, mang lại hiệu quả kinh tế cho đất nước

4.3 Trong lĩnh vực văn hóa

Tài liệu lưu trữ luôn phản ánh một cách trực tiếp các thành quả lao động, sáng tạo về vật chất và tinh thần của con người qua các thời kỳ lịch

sử khác nhau Chúng được xem như những di sản văn hóa quý báu của dân tộc, thông qua đó ta có thể thấy được trình độ tiến hóa của xã hội trên nhiều phương diện Di sản văn hóa này có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc làm tái hiện bức tranh kinh tế, chính trị, khoa học kỹ thuật, văn học nghệ thuật của đất nước Việt Nam, tức là nền văn hóa Việt Nam nói chung

Trong công cuộc xây dựng nền văn hóa của dân tộc, tài liệu lưu trữ góp phần không nhỏ trong việc bảo tồn và phát huy những tinh hoa văn hóa của dân tộc phục vụ lợi ích của nhân dân lao động, phục vụ công cuộc xây dựng chủ nghĩa Xã hội; kế thừa có chọn lọc các giá trị tinh thần, văn hóa của dân tộc cũng như của loài người; tài liệu lưu trữ còn góp phần quan trọng trong việc cung cấp các thông tin phục vụ việc tu bổ, phục chế

9

các di tích văn hoá (đình, chùa, miếu…)

Tài liệu lưu trữ còn góp phần quan trọng trong việc giáo dục truyền thống cách mạng, nâng cao lòng tự hào dân tộc, xây dựng con người mới – Con người xã hội Chủ nghĩa

4.4 Trong lĩnh vực khoa học

Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc nghiên cứu khoa học tự nhiên và khoa học xã hội Chúng góp phần giải thích sự vận động của các quy luật tự nhiên; góp phần hoàn thiện các công trình nghiên cứu khoa học của các thế hệ đi trước; giúp các nhà nghiên cứu khoa học, các Giáo sư, Tiến sĩ, Thạc sĩ… hoàn thiện các đề tài nghiên cứu khoa học của mình

Trong lĩnh vực khoa học lịch sử, có thể khẳng định rằng bất kỳ một loại tài liệu cũng đều mang trên mình những thông tin phản ánh một cách sinh động bức tranh văn hóa, kinh tế, xã hội … của thời kỳ lịch sử sản sinh

ra nó Nghiên cứu tài liệu lưu trữ của một thời kỳ hoặc một giai đoạn lịch

sử nhất định sẽ cho ta thấy bức tranh xã hội của thời kỳ lịch sử đó một các chính xác Chính vì vậy, tài liệu lưu trữ luôn luôn được xem là nguồn sử liệu vô cùng quan trọng trong việc nghiên cứu và biên soạn lịch sử của dân tộc nói chung, lịch sử Đảng, lịch sử các ngành, các cấp, các cơ quan đơn vị

và cá nhân nói riêng Sử dụng tốt nguồn sử liệu này sẽ cho ta những hiểu biết chân thật về bản chất của các sự kiện hiện tượng lịch sử Chúng có thể giúp các nhà sử học nhận thức lịch sử một cách đúng đắn, khách quan nhất, tránh được những sai sót trong việc đánh giá các sự kiện, hiện tượng và con người trong lịch sử

4.5 Trong hoạt động quản lý hàng ngày của cơ quan

Có thể nói rằng, tài liệu lưu trữ luôn luôn được hình thành trong quá trình hoạt động của bất kỳ một cơ quan nào Trong các cơ quan hiện nay, tài liệu lưu trữ có những vai trò sau:

- Cung cấp chính xác các thông tin giúp cơ quan đề ra các chủ trương, chính sách, các biện pháp công tác phù hợp với pháp luật, phù hợp với thực tiễn và mang tính khả thi cao

- Cung cấp thông tin, số liệu, giúp các cơ quan xây dựng chương trình

kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn

- Cung cấp số liệu giúp cơ quan sơ kết, tổng kết tình hình hoạt động qua các giai đoạn khác nhau

- Giúp cơ quan giải quyết các vấn đề về chế độ chính sách đối với cán bộ, nhân viên (lương, phụ cấp, bảo hiểm, các chế độ công tác phí…)

- Giúp các cơ quan giải quyết các nhu cầu chính đáng của công dân như nhu các nhu cầu về đất đai, nhà ở, tư pháp, hộ tịch …

10

- Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn giúp cơ quan tổng kết, đánh giá quá trình hoạt động quan các thời kỳ lịch sử khác nhau, giúp cho mọi tầng lớp trong xã hội nhận biết một cách sâu sắc vai trò, vị trí và những thành tựu mà các cơ quan trong hệ thống chính trị ở nước ta đã làm được

4.6 Đối với công dân

Mọi công dân đều có thể tím thấy trong các phòng kho lưu trữ các loại tài liệu có liên quan đến bản thân như: các loại văn bằng, chứng chỉ, sơ yếu lý lịch, Chứng minh nhân dân… cũng như những văn bản, giấy tờ có liên quan đến các lĩnh vực hoạt động xã hội như: Khoa học kỹ thuật, văn hóa – xã hội, giáo dục pháp luật … Từ đó góp phần nâng cao các giá trị tinh thần trong đời sống của nhân dân

Câu hỏi

1 Trình bày khái niệm, đặc điểm những nhiệm vụ của công tác lưu trữ

2 Trình bày những tính chất của hoạt động lưu trữ

3 Phân tích ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

11

Bài 1 THU THẬP VÀ BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ như: phân loại, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản tài liệu trong các phòng, kho lưu trữ…

1.3 Nội dung công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ

Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ bao gồm các nội dung sau:

- Xác định những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập và bổ sung vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia

- Xác định thành phần và nội dung tài liệu có giá trị cần lưu trữ ở các lưu trữ hiện hành và chuyển giao vào lưu trữ lịch sử sau thời gian ở lưu trữ hiện hành

12

- Phân định các nguồn tài liệu cần nộp lưu vào các kho lưu trữ quốc gia

từ trung ương đến địa phương theo quy định của pháp luật cho phù hợp

- Tổ chức thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia theo quy định

- Sưu tầm, tìm kiếm những tài liệu quý, hiếm hoặc còn thiếu để bổ sung, hoàn chỉnh Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam và Phông Lưu trữ cơ quan

1.4 Nguyên tắc thu thập và bổ sung tài liệu vào các lưu trữ

1.4.1 Nguyên tắc thu thập và bổ sung tài liệu theo thời đại lịch sử

Nguyên tắc này yêu cầu khi thu thập, bổ sung tài liệu của thời đại lịch

sử nào phải để riêng theo thời đại lịch sử ấy Vận dụng nguyên tắc này, tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam hiện nay được chia thành ba khối:

+ Khối tài liệu của thời kỳ trước Cách mạng Tháng 8 – 1945 là tài liệu của chính quyền Phong kiến, các cơ quan thống trị của Thực dân Pháp, Phát xít Nhật và tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ

+ Khối tài liệu của thời kỳ Cộng hoà Miền nam Việt Nam của các cơ quan, tổ chức thuộc chế độ Mỹ - Ngụy giai đoạn 1954 – 1975

+ Khối tài liệu sau Cách mạng tháng 8 – 1945 là tài liệu của chính quyền nhà nước dân chủ nhân dân và xã hội chủ nghĩa, tài liệu của các tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ

Để đảm bảo thực hiện nguyên tắc này, ta phải nắm vững các mốc phân kỳ lịch sử, tức là phải năm vững mốc thời gian phân chia các giai đoạn lịch sử

Nguyên tắc này giúp chúng ta xác định được nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ trung ương và địa phương, đồng thời xác định đúng địa chỉ nộp lưu sau khi thu thập, sưu tầm được tài liệu từ các cơ quan trong, ngoài nước và từ nhân dân

1.4.2 Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ

Vận dụng nguyên tắc này, tài liệu của phông lưu trữ nào phải được

bổ sung theo phông lưu trữ đó Việc bổ sung tài liệu theo phông sẽ góp phần hoàn thiện tài liệu trong phông, giúp tài liệu trong phông giữ được mối quan

hệ vốn có của chúng, đảm bảo cho tài liệu trong phông không bị phân tán, xé

lẻ

Để thực hiện nguyên tắc này trước hết phải nắm vững Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông Vì hai văn bản này sẽ giúp ta xác định được giới hạn phông, biết được chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của

cơ quan cũng như thành phần nội dung của tài liệu trong phông Trên cơ sở

đó tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu được thuận lợi

2 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan

13

2.1 Khái niệm trữ cơ quan

Lưu trữ cơ quan (hay còn gọi là lưu trữ hiện hành) là tổ chức thực hiện

hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức

2.2 Các nguồn thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ quan

Đối với các lưu trữ cơ quan thì nguồn thu thập, bổ sung chủ yếu là các loại tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của bản thân cơ quan và của các đơn vị trực thuộc Đây là nguồn thu quan trọng và thường xuyên nhất của các lưu trữ cơ quan Cụ thể, lưu trữ cơ quan thu thập tài liệu từ các nguồn sau:

- Văn thư cơ quan

- Các phòng, ban, đơn vị thuộc cơ quan

Ngoài ra lưu trữ cơ quan có thể bổ sung tài liệu từ các nguồn sau:

- Các cán bộ, công chức, viêc chức đã có thời gian làm việc tại cơ quan,

đã về hưu hoặc chuyển công tác

- Các cơ quan cấp trên, cấp dưới và ngang cấp thường xuyên gửi các văn bản, giấy tờ trao đổi công việc với cơ quan

- Từ các đoàn thể trong cơ quan

Thành phần tài liệu của các đơn vị tổ chức, cá nhân cần phải thu thập,

bổ sung vào lưu trữ cơ quan là những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch

sử, phục vụ nghiên cứu lâu dài

Nhiệm vụ của cán bộ, công chức trong cơ quan, đơn vị là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được nhà nước giao hàng năm, thu thập tài liệu đầy đủ, lập hồ sơ chính xác và giao nộp tài liệu có giá trị vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định

2.3 Thời hạn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Sau một năm kể từ năm công việc kết thúc Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau 03 tháng kể từ khi công trình được quyết toán

Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm,

kể từ ngày đến hạn nộp lưu

2.4 Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

Bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quân từ 05 năm trở lên, gồm những loại nhóm hồ sơ, tài liệu sau:

- Tài liệu tổng hợp

- Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê

14

- Tài liệu tổ chức, cán bộ

- Tài liệu về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo

- Tài liệu thi đua, khen thưởng

- Tài liệu về hành chính, văn thư, lưu trữ

- Tài liệu quản trị công sở

- Tài liệu lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ

- Tài liệu tài chính, kế toán

- Tài liệu lao động, tiền lương

- Tài liệu về xây dựng cơ bản

- Tài liệu tổ chức Đảng

- Tài liệu tổ chức công đoàn

- Tài liệu tổ chức Đoàn thanh niên

Không thu những hồ sơ tài liệu sau:

- Các hồ sơ nguyên tắc đuợc dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết côngviệc thuộc trách nhiệm của môi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành

- Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong

- Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì)

- Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo

3 Thẩm quyền và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc thu thập, bổ sung tài liệu

3.1 Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan

Điều 9 của Luật Lưu trữ ngày 01/11/2011 của Quốc hội quy định trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu

Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu

hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

15

Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan

Theo quy định trên, lập hồ sơ là trách nhiệm của cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ trong các cơ quan, tổ chức, phần việc thuộc trách nhiệm giải quyết của người nào thì trong quá trình giải quyết, người đó phải lập hồ sơ Sở dĩ quy định như vậy là vì cán bộ công chức trực tiếp giải quyết công việc là người hiểu rõ hơn ai hết về công việc mình đã làm, nắm được nội dung và mối liên hệ giữa các văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc đó cũng như giá trị về các mặt của chúng Bởi vậy hồ sơ do chính

họ lập ra sẽ đảm bảo hợp lý, phản ánh đúng đắn sự hình thành khách quan của các văn bản

3.2 Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Điều 12 của Luật Lưu trữ ngày 01/11/2011 của Quốc hội quy định Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan

Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu

Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ

cơ quan giữ 01 bản (Phụ lục)

3 Trách nhiệm của lưu trữ cơ quan

- Giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu

- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chưc sử dụng tài liệu lưu trữ

- Giao nộp tài lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc danh mục tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo quy định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

Phụ lục 01: Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu

- Tờ nhan đề mục lục

16

TÊN CƠ QUAN

TÊN ĐƠN VỊ GIAO NỘP

MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU

PHÔNG

Mục lục số (quyển số):

NĂM 200

- Mẫu trình bày phần bảng kê hồ sơ, tài liệu nộp lưu

MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU

Thời hạn bảo quản

Số

tờ

Ghi chú

1 Tài liệu về hành chính, văn thư, lưu trữ

01 01/VP Hồ sơ xây dựng quy chế văn

02/VP

Tập kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, công tác văn thư lưu trữ hàng năm

03/VP Báo cáo thống kê văn thư,

lưu trữ và tài liệu lưu trữ

17

07/VP Hồ sơ về quản lý và sử dụng

con dấu 08/VP Sổ đăng ký văn bản đi của cơ

quan 09/VP Số đăng ký văn bản đến

12/VP Hồ sơ báo cáo tài chính và

quyết toán 13/VP Hồ sơ kiểm tra, thanh tra tài

chính 14/VP Sổ sách kế toán

15/VP Hồ sơ hội nghị CB-CC-VC

Mục lục này gồm:… hồ sơ (đơn vị bảo quản)

Viết bằng chữ:……… hồ sơ (đơn vị bảo quản) Trong đó có:

… hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn

… hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản có thời hạn

………… , ngày tháng năm 20…

Người lập

(Chữ ký, họ tên, chức vụ/chức danh)

Ghi chú:

(1) Ghi số thứ tự của hộp hoặc cặp tài liệu giao nộp

(2) Ghi số, ký hiệu của hồ sơ như trên bìa hồ sơ

(3) Ghi tiêu đề hồ sơ như trên bìa hồ sơ

(4) Ghi thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của hồ sơ VD: 01/4/1990 -31/12/1990

(5) Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ như trên bìa hồ sơ

(6) Ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ

18 (7) Ghi những thông tin cần chú ý về nội dung và hình thức của tài liệu

có trong hồ sơ

19

Phụ lục 02: Mẫu Biên bản giao nhận tài liệu

CƠ QUAN CHỦ QUẢN

TÊN CƠ QUAN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

…, ngày tháng năm 20…

BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU

Căn cứ Luật lưu trữ năm 2011;

Căn cứ… (Danh mục hồ sơ năm…, Kế hoạch thu thập tài liệu…), Chúng tôi gồm:

BÊN GIAO (tên đơn vị giao nộp tài liệu), đại diện là:

1 Ông (bà)………

Chức vụ/chức danh:………

BÊN NHẬN (lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức), đại diện là:

1 Ông (bà):………(đại diện lãnh đạo đơn vị) Chức vụ/chức danh:………

Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung cụ thể sau:

1 Tên khối tài liệu giao nộp:

2 Thời gian của tài liệu:

3 Số lượng tài liệu:

- Tổng số hộp (cặp):

- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản):

- Quy ra mét giá: … mét

1 Tình trạng tài liệu giao nộp:

2 Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo:

Biên bản này được lập thành hai bản có giá trị như nhau, bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản

2 Trình bày các nguồn nộp lưu và thời hạn nộp lưu vào các lưu trữ

3 Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm gì đối với việc thu thập, bổ sung tài liệu?

Bài tập thực hành

Bài 1 Lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu của cơ quan

Bài 2 Lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu của cơ quan theo mẫu

21

Bài 2 PHÂN LOẠI TÀI LIỆU LƯU TRỮ Mục tiêu

- Trình bày được khái niệm, mục đích và nguyên tắc phân loại tài liệu

- Nêu được các bước phân loại tài liệu đối với phông lưu trữ cơ quan

- Phân loại được tài liệu phông lưu trữ cơ quan

Nội dung

1 Khái niệm, mục đích, yêu cầu và nguyên tắc phân loại tài liệu 1.1 Khái niệm

Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của tài liệu

để phân chia chúng ra các khối, các nhóm, hoặc các đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhau nhằm mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó

1.2 Mục đích

Việc phân loại tài liệu nhằm hướng tới hai mục đích cơ bản:

- Một là, phân loại để tổ chức khoa học tài liệu của các Phông lưu trữ

- Hai là, phân loại tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm

và khai thác, sử dụng tài liệu

1.3 Nguyên tắc

Phân loại tài liệu lưu trữc phải đảm bảo các nguyên tắc sau đây:

- “Không phân tán phông”

- “Tài liệu sau khi phân loại phải đảm bảo giữ gìn được mối quan hệ

mật thiết với nhau”

2 Phân loại phông lưu trữ cơ quan

2.1 Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông

Bản lịch sử đơn vị hình thành phông là bản tóm tắt quá trình hình thành và

phát triển của cơ quan, đơn vị hình thành phông trong đó cần nêu rõ:

- Điều kiện và hoàn cảnh lịch sử của việc thành lập cơ quan, đơn vị hình thành phông;

- Ngày, tháng, năm bắt đầu và kết thúc hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông;

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan, đơn

vị hình thành phông;

- Cơ cấu tổ chức bộ máy của cơ quan, đơn vị hình thành phông;

- Những hoạt động chính của cơ quan qua từng thời kỳ lịch sử;

22

- Điều kiện, hoàn cảnh và thời gian thay đổi chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu

tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông (nếu có);

- Chế độ công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị hình thành phông;

- Nguyên nhân và thời gian giải thể, kết thúc hoạt động của đơn vị hình thành phông (nếu có)

Bản lịch sử phông là bản tóm tắt quá trình hình thành và thay đổi của tài

liệu trong phông lưu trữ, bao gồm các nội dung sau:

- Tên phông, giới hạn thời gian của phông;

- Khối lượng và mức độ hoàn chỉnh của tài liệu trong phông;

- Quá trình tập trung tài liệu vào phông;

- Thành phần, nội dung và các loại hình tài liệu trong phông;

- Số lần xuất và nhập tài liệu ra, vào phông (nếu có);

- Tình trạng tài liệu: mức độ thiếu đủ của phông lưu trữ, thể thức văn bản… Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông được biên soạn nhằm mục đích làm căn cứ để phân loại tài liệu trong phông được chính xác, xây dựng phương án phân loại khoa học, hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi trong việc xác định chính xác giá trị của tài liệu và thu thập, bổ sung tài liệu hoàn chỉnh phông lưu trữ

Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông được biên soạn chính xác dựa trên những tài liệu mà đơn vị hình thành phông đã sản sinh ra Đây là tài liệu chủ yếu phục vụ biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông

và lịch sử phông

2.2 Chọn và xây dựng phương án phân loại

Phương án phân loại phông lưu trữ là bản kê các nhóm tài liệu dự kiến phân loại và sắp xếp chúng theo một trật tự khoa học dùng làm cơ sở để phân loại và sắp xếp tài liệu trong một phông lưu trữ

Thông thường để phân loại tài liệu một phông lưu trữ cơ quan người ta áp dụng bốn phương án cơ bản sau:

- Phương áp cơ cấu tổ chức - thời gian

- Phương án thời gian - cơ cấu tổ chức

- Phương án mặt hoạt động - thời gian

- Phương án thời gian - mặt hoạt động

Khi xây dựng phương án phân loại tài liệu cho một phông lưu trữ cơ quan cần phải lựa chọn kiểu phương án phân loại thích hợp với đặc trưng của phông lưu trữ và lịch sử đơn vị hình thành phông Phương án phân loại tài liệu phải bảo đảm

23

phản ánh chính xác lịch sử hoạt động của đơn vị hình thành phông, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản và khai thác, sử dụng của độc giả

Phương án cơ cấu tổ chức - thời gian: Áp dụng phương án này có nghĩa là

toàn bộ tài liệu trong phông được phân chia thành các nhóm cơ bản theo cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông, sau đó tài liệu trong từng nhóm cơ bản được phân chia bước hai theo đặc trưng thời gian Đơn vị thời gian ở đây được tính theo năm hoạt động hoặc theo một thời kỳ nào đó phù hợp với lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông Phương án phân loại cơ cấu tổ chức - thời gian thường được áp dụng để phân loại tài liệu các phông lưu trữ mà đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức ổn định, ít thay đổi

Phương án thời gian - cơ cấu tổ chức: Theo phương án phân loại này thì

trước hết tài liệu trong phông được phân chia thành các nhóm cơ bản theo đặc trưng thời gian, sau đó tài liệu trong các nhóm cơ bản lại được phân chia bước hai theo cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông Phương án này thường

áp dụng để phân loại tài liệu các phông lưu trữ có cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông không ổn định, có nhiều thay đổi Tuy nhiên, những thay đổi đó có thể theo dõi được Đây là phương án phân loại tài liệu tương đối đơn giản, dễ xây dựng và phù hợp với tình hình tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước ở Việt Nam

Phương án mặt hoạt động - thời gian: Theo phương án này thì tài liệu của

phông trước hết được phân chia thành các nhóm cơ bản theo mặt hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông, sau đó tài liệu trong các nhóm cơ bản lại được tiếp tục phân chia bước hai theo đặc trưng thời gian Phương án phân loại này thường được áp dụng để phân loại tài liệu của những đơn vị hình thành phông có cơ cấu

tổ chức hay thay đổi, khó theo dõi hoặc các đơn vị hình thành phông đã ngừng hoạt động

Phương án thời gian - mặt hoạt động: Áp dụng phương án phân loại này

toàn bộ tài liệu của phông trước hết được phân chia thành các nhóm cơ bản theo đặc trưng thời gian, sau đó bước hai tài liệu được phân chia theo mặt hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông Phương án phân loại thời gian - mặt hoạt động thường áp dụng để phân loại tài liệu của những đơn vị hình thành phông có

cơ cấu tổ chức hay thay đổi, đang hoạt động trong thực tế

Trên đây là các kiểu phương án phân loại tài liệu của các phông lưu trữ Khi phân loại tài liệu trong mỗi phông cần phải lựa chọn kiểu phương án phân loại cho phù hợp với những đặc điểm của tài liệu và đặc điểm của đơn vị hình thành phông Sau khi phân loại các khối, các nhóm tài liệu phải phản ánh chính xác quá trình hoạt động cũng như chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác khai thác và sử dụng tài liệu của độc giả

2.3 Hoàn chỉnh phương án phân loại

24

Sau khi chọn được phương án phân loại phù hợp với đặc điểm của tài liệu trong phông và đặc điểm của đơn vị hình thành phông, các cơ quan lưu trữ cần hoàn thiện phương án phân loại ở các bước tiếp theo, có nghĩa là hoàn chỉnh việc

dự kiến phân loại từ các nhóm nhỏ đến nhóm nhỏ nhất và cuối cùng là đơn vị bảo quản

Ví dụ: Phân loại tài liệu Phông Lưu trữ Bộ Nội thương (giai đoạn 1962 – 1965)

Phương án phân loại: Áp dụng phương án cơ cấu tổ chức - thời gian:

Bước 1: Căn cứ vào cơ cấu tổ chức của Bộ Nội thương giai đoạn 1962 –

1965, tài liệu được phân chia thành các nhóm cơ bản sau:

25

Bước 3: Tài liệu trong mỗi nhóm trên được phân chia theo cấp độ tiếp theo dựa vào những đặc trưng phân loại thứ yếu như: đặc trưng vấn đề, đặc trưng tên loại tài liệu, đặc trưng tác giả tài liệu…

3- Vụ Tổ chức cán bộ - Lao động tiền lương

3.1 Năm 1962

3.1.1 Tài liệu về Tổ chức cán bộ

3.1.1.1 Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn về công tác tổ chức cán bộ 3.1.1.2 Tài liệu về vấn đề tổ chức

3.1.1.3 Tài liệu về quản lý cán bộ

3.1.1.4 Tài liệu về thực hiện chế độ hưu trí của cán bộ

Cứ như vậy tài liệu được phân chia đến cấp độ nhỏ nhất là các hồ sơ, đơn vị bảo quản tuỳ thuộc vào đặc trưng và số lượng tài liệu trong phông và trong từng nhóm tài liệu

2.4 Phân loại tài liệu, lập hồ sơ

Sau khi xây dựng được phương án phân loại chi tiết cho phông lưu trữ

ta tiến hành phân loại tài liệu Trước hết ta lấy tài liệu trong phông phân chia thành các nhóm cơ bản, sau đó lấy tài liệu trong từng nhóm cơ bản phân chia thành các nhóm lớn đến nhóm nhỏ… Đến nhóm nhỏ nhất Sau đó tiến hành lập hồ sơ, Việc lập hồ sơ lưu trữ được tiến hành như lập hồ sơ hiện hành

26

nhưng phải cụ thể, chính xác hơn Lập hồ sơ lưu trữ cũng vận dụng các đặc trưng như lập hồ sơ hiện hành Có nghĩa là việc lập hồ sơ lưu trữ cũng được tiến hành qua các bước sau:

Có hai phương pháp hệ thống hóa:

* Hệ thống hoá bằng thẻ: Việc hệ thống hoá bằng thẻ được thực hiện

+ Sắp xếp các hồ sơ theo trật tự sắp xếp của các tấm thẻ

Nhìn chung phương pháp này là phương pháp được vận dụng phổ biến vì nó tiết kiệm được thời gian và diện tích khu vực làm việc

* Phương pháp hệ thống hoá trực tiếp

Theo phương pháp này ta chỉ cân tiến hành sắp xếp các hồ sơ được lập theo trật tự các nhóm tài liệu trong phương án phân loại

Phương pháp này, nhìnchung đơn giản nhưng khó thực hiện, đặc biệt là khi hệ thống hoá những phông lưu trữ có khối lượng tài liệu lớn

Lưu ý: Khi hệ thống hoá hồ sơ ta phải lập phương án hệ thống

hoá để tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng các loại công cụ tra cứu tài liệu (Phương án hệ thống hoá được trình bày ở chương V)

Phụ luc 03: Mẫu phương án phân loại chi tiết của một phông lưu trữ

(Phần này chỉ trình bày các nhóm tài liệu của một số đơn vị chủ yếu)

- Thành lập cơ quan, đơn vị

- Điều chỉnh, bổ sung chức năng, nhiệm vụ

- Giải thể cơ quan, đơn vị

- Hội nghị công tác tổ chức bộ máy của cơ quan, ngành

1.1.2 Tổ chức nhân sự

- Quy hoạch đội ngũ cán bộ, công chức

- Danh sách cán bộ công chức của cơ quan và các đơn vị

- Tuyển dụng

- Tiếp nhận, bố trí

- Phân công, điều chỉnh nhiệm vụ

- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, Thuyên chuyển, đề bạt, điều động

- Lao động, tiền lương

- Thi đua, khen thưởng, kỷ luật

- Đào tạo, bồi dưỡng

28

- Thực hiện công tác rà soát văn bản Quy phạm Pháp luật

- Văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ

- Kế hoạch, Báo cáo về công tác văn thư, lưu trữ

- Hội nghị công tác hành chính văn phòng, văn thư, lưu trữ

- Sổ ghi Biên bản các cuộc họp

- Sổ sách đăng ký quản lý văn bản đi, đến

- Danh mục hồ sơ

- Các tập lưu văn bản đi

- Các loại sổ xuất nhập tài liệu lưu trữ

- Hồ sơ các phông lưu trữ

- Công văn trao đổi về công tác văn thư, lưu trữ

- Báo cáo năm, nhiều năm

- Báo cáo sơ kết

- Báo cáo quý, tháng

- Dự toán ngân sách hàng năm của cơ quan

- Dự toán ngân sách các đơn vị trực thuộc

29

- Chứng từ thu chi ngân sách

- Chứng từ ghi sổ

- Hồ sơ vay vốn (nếu có)

- Báo cáo tài chính năm

30

Bài 3 XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Mục tiêu

- Trình bày được các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn trong xác định giá trị tài liệu

- Xác định được những tài liệu có giá trị để lưu trữ;

- Thực hiện được tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Nội dung

1 Khái niệm, mục đích, nguyên tắc và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu

1.1 Khái niệm

Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những

nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài

liệu hết giá trị

1.2 Mục đích

Mục đích của xác định giá trị tài liệu là định ra được thời hạn bảo quản của tài liệu trong các phòng, kho lưu trữ và góp phần tối ưu hóa thành phần trong các phông lưu trữ cơ quan, phông lưu trữ quốc gia

Việc thực hiện tốt công tác xác định giá trị tài liệu sẽ góp phần lựa chọn được những tài liệu có giá trị đích thực để bảo quản tại lưu trữ cơ quan và là nguồn bổ sung có chất lượng vào phông lưu trữ quốc gia, đồng thời cũng lược bớt được những tài liệu không có giá trị để loại bỏ khỏi lưu trữ cơ quan, không đưa những tài liệu ít giá trị hoặc không có giá trị lịch sử vào bảo quản tại phông lưu trữ quốc gia

1.3 Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu

1.3.1 Nguyên tắc chính trị

Bất cứ một tài liệu nào khi sản sinh ra cũng mang những dấu ấn thể hiện thái độ chính trị của cơ quan, tổ chức, cá nhân sản sinh ra nó Tính chính trị còn thể hiện rõ trong nội dung của tài liệu, trong mục đích của việc ban hành tài liệu Vì vậy, khi xác định giá trị của bất cứ quốc gia nào, cơ quan, tổ chức hay cá nhân nào người ta cũng cần tuân theo nguyên tắc chính trị

Nội dung cơ bản của nguyên tắc chính trị là khi xác định giá trị tài liệu cán

bộ lưu trữ cần đứng trên lập trường, tư tưởng, quan điểm của giai cấp thống trị Ở Việt Nam, xác định giá trị tài liệu cần đứng trên quan điểm, lập trường của nhân dân lao động mà đại diện là Đảng Cộng sản Việt Nam Từ đó, cán bộ lưu trữ cần lựa chọn những tài liệu mà xét thấy có lợi Đảng, Nhà nước và nhân dân

- Những tài liệu được sản sinh từ các thời kỳ lịch sử khác nhau, dưới chế độ chính trị khác nhau song có ý nghĩa phục vụ cho việc nghiên cứu lịch

sử của Đảng và Nhà nước cũng cần được lựa chọn và bảo quản lâu dài, vĩnh viễn trong các lưu trữ lịch sử Những tài liệu đó sẽ góp phần giúp thế hệ sau nhìn nhận về lịch sử dân tộc một cách xác thực và toàn diện

1.3.2 Nguyên tắc lịch sử

Bất cứ một tài liệu nào bản thân nó cũng chứa đựng những dấu ấn của thời kỳ lịch sử sản sinh ra nó qua những yếu tố nội dung hoặc hình thức tài liệu Nhìn vào những tài liệu được khắc trên các bản gç thị, bằng chữ Hán chúng ta có thể khẳng định rằng đó là tài liệu sản sinh trong thời đại Phong kiến ở Việt Nam, nên có giá trị đặc biệt Vì vậy, khi xác định giá trị tài liệu cần phải tuân theo nguyên tắc lịch sử

Áp dụng nguyên tắc này, khi xác định giá trị tài liệu chúng ta cần xem xét đến những điều kiện hoàn cảnh lịch sử mà tài liệu được sinh ra Nói cách khác, xác định giá trị tài liệu không dựa vào quan điểm chủ quan của thời kỳ hiện đại để đánh giá những tài liệu sản sinh trong thời quá khứ mà phải đặt tài liệu vào bối cảnh lịch sử sản sinh ra nó Đó là những yếu tố về thời gian, địa điểm và điều kiện hình thành tài liệu

Như vậy, để tuân theo nguyên tắc này người làm công tác xác định giá trị tài liệu cần phải có kiến thức về lịch sử và kiến thức về sử liệu học, văn bản học, ngôn ngữ học Có như vậy, tính chân thực của tài liệu mới được làm sáng tỏ

Chẳng hạn: Áp dụng nguyên tắc này, cán bộ lưu trữ cần lựa chọn những tài liệu mà nội dung của nó phản ánh rõ nét những sự kiện lịch sử quan trọng

đã xảy ra, diễn ra trong quá khứ

Nguyên tắc này cũng được áp dụng khi xem xét giá trị của những tài liệu thời Phong kiến, tài liệu thời Pháp thuộc, tài liệu thời kháng chiến Một

số tài liệu sản sinh trong những thời điểm lịch sử ấy có thể không có giá trị lớn về nội dung song nó lại là những chứng cứ quan trọng để nghiên cứu về lịch sử văn bản học, lịch sử ngôn ngữ học và một số ngành khoa học khác

32

thông qua những dấu ấn được thể hiện trên hình thức và văn phong của tài liệu

1.3.3 Nguyên tắc toàn diện tổng hợp

Toàn diện tổng hợp tức là cái nhìn tổng quát các khía cạnh từ trong ra ngoài để có những đánh giá xác thực về một sự vật, hiện tượng Xét về tài liệu lưu trữ, khi xác định giá trị tài liệu chúng ta cần có cái nhìn bao quát và khách quan về cả nội dung, hình thức và điều kiện sản sinh tài liệu Bởi lẽ, nội dung

và hình thức của tài liệu không chỉ có ý nghĩa về một lĩnh vực nhất định và xét trên từng khía cạnh cụ thể nó sẽ có những lợi ích khác nhau

Áp dụng nguyên tắc này khi xác định giá trị tài liệu để đảm bảo một cách chính xác chúng ta cần đặt tài liệu trong mối liên hệ toàn diện tổng hợp

Ý nghĩa của tài liệu không chỉ chứa đựng và thể hiện ở ý nghĩa nội dung thông tin trong tài liệu mà còn thể hiện ở hình thức, thể thức và vật liệu,

kỹ thuật chế tác tài liệu Trong thực tế, có những tài liệu nội dung thông tin không có ý nghĩa quan trọng song chúng lại là những căn cứ để chỉ rõ độ chân thực hoặc làm sáng tỏ của một tài liệu có giá trị khác

Mặt khác, trong một khối tài liệu có nội dung về một vấn đề, một sự vật, một hiện tượng, các hồ sơ thường có mối quan hệ logíc với nhau, phản ánh quá trình hoạt động của một cơ quan, phản ánh quá trình giải quyết một công việc cụ thể Vì vậy, việc xác định giá trị tài liệu phải được xem xét, đánh giá một cách đồng bộ để thể hiện cái nhìn toàn diện, tổng hợp Tuyệt đối không đánh giá giá trị tài liệu của từng văn bản trong hồ sơ, từng hồ sơ trong một khối tài liệu có quan hệ logic về một vấn đề, một sự vật, hiện tượng

1.4 Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu

1.4.1 Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu

Khi xác định giá trị tài liệu Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam cần chú

ý đến những tài liệu có nội dung phản ánh trực tiếp các mặt hoạt động của một quốc gia trong suốt quá trình lịch sử, cụ thể là:

- Tài liệu có nội dung phản ánh lịch sử hình thành và phát triển của Đảng Cộng sản Việt Nam

- Tài liệu có nội dung phản ánh lịch sử đấu tranh dựng nước và giữ nước của dân tộc

- Tài liệu có nội dung phản ánh lịch sử xây dựng và phát triển các ngành

- Tài liệu về xây dựng và phát triển của các địa phương

Trong một phông lưu trữ cơ quan cụ thể, có những tài liệu phản ánh các mặt hoạt động chủ yếu và có những tài liệu phản ánh các mặt hoạt động không chủ yếu Đối với những tài liệu nội dung không liên quan đến chức

33

năng, nhiệm vụ chính của cơ quan, đơn vị hình thành phông thì không được xem là tài liệu có ý nghĩa lịch sử của phông và không cần định thời hạn bảo quản lâu dài cho những tài liệu này ở trong phông

Vận dụng tiêu chuẩn này trong công tác xác định giá trị tài liệu, chúng

ta cần chú ý một số điểm sau:

Mỗi một hồ sơ, tài liệu thường có mối quan hệ lôgic với những hồ sơ tài liệu khác Vì vậy, nội dung của tài liệu chỉ được nhìn nhận một cách hoàn chỉnh khi đặt tài liệu đó trong mối quan hệ tổng thể đối với những tài liệu có liên quan Vì vậy, khi xác định giá trị tài liệu cần đặt tài liệu đó trong mối quan hệ chung với các tài liệu khác trong phông, không nên xem xét tách rời từng hồ sơ, tài liệu

Trong thực tế một số tài liệu mặc dù nội dung không quan trọng song tài liệu đó lại có thể được sử dụng để xác minh độ chân thực của các tài liệu quan trọng khác bằng một số yếu tố như: tác giả, thời gian, địa danh… trường hợp này tài liệu cũng được lưu trữ lâu dài

Như vậy, ý nghĩa nội dung của tài liệu không chỉ xem xét trên ý nghĩa nội dung chứa đựng trong tài liệu mà còn phụ thuộc vào việc nội dung tài liệu

đó liên quan đến việc làm sáng tỏ độ chân thực của một tài liệu có nội dung quan trọng khác Vận dụng tiêu chuẩn này khi xác định giá trị tài liệu yêu cầu người cán bộ cần nắm hiểu rõ nội dung của từng tài liệu đồng thời nắm được mối quan hệ của tài liệu đó với những tài liệu khác có liên quan

1.4.2 Tiêu chuẩn tác giả tài liệu

Tác giả tài liệu là cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu Tác giả của tài liệu thường được ghi dấu ngay trên hình thức của tài liệu

Trong một phông lưu trữ, tài liệu được hình thành từ các nguồn khác nhau, gồm: tài liệu của cấp trên gửi xuống; cấp dưới gửi lên; các cơ quan ngang cấp; cơ quan, tổ chức ngoài hệ thống và các cá nhân… gửi đến và tài liệu do chính cơ quan, đơn vị hình thành phông sản sinh ra Nói cách khác, tài liệu của một phông lưu trữ do nhiều tác giả sản sinh ra Vận dụng tiêu chuẩn này khi lựa chọn những tài liệu cần nộp lưu vào các lưu trữ chúng ta cần xem xét đến tác giả của tài liệu

Đối với phông lưu trữ cơ quan, tài liệu có ý nghĩa và được đánh giá cao

là những tài liệu của chính cơ quan đó sản sinh ra để thực hiện chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của cơ quan đó Những tài liệu do các nguồn khác gửi đến không phải tài liệu nào cũng có giá trị như nhau mà chúng được đánh giá khác nhau một phần dựa vào mối quan hệ giữa tác giả tài liệu với đơn vị hình thành phông Thông thường tài liệu của các cơ quan cấp trên gửi xuống để chỉ đạo hoạt động của cơ quan thường là những tài liệu có nội dung liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan nên những tài liệu này được đánh giá cao hơn những tài liệu cũng do cấp trên gửi xuống nhưng không có

Đối với tài liệu của các nguồn khác gửi đến song liên quan đến việc giải quyết các công việc cụ thể và nằm trong hồ sơ công việc do cơ quan có tránh nhiệm giải quyết thì tài liệu được đánh giá giá trị ở cấp độ hồ sơ công việc, không đánh giá tách rời riêng lẻ ở cấp độ từng tài liệu

Đối với tài liệu lưu trữ cá nhân, việc xác định giá trị tài liệu được xác định dựa vào vai trò, vị trí và những đóng góp của cá nhân đó đối với sự phát triển của quốc gia, dân tộc hay một ngành, một lĩnh vực nhất định Những cá nhân lịch sử, tiêu biểu thì tài liệu đều được bảo quản lâu dài, vĩnh viễn trong các trung tâm lưu trữ quốc gia

1.4.3 Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, đơn vị hình thành phông

Cơ quan, đơn vị hình thành phông là cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân mà trong quá trình hoạt động của nó phông tài liệu được hình thành Trong thực

tế, chúng ta cần phân biệt cơ quan, đơn vị hình thành phông với tác giả tài liệu Tác giả tài liệu là cơ quan làm ra tài liệu còn đơn vị hình thành phông là nơi bảo quản tài liệu ở giai đoạn hịên hành Đối với một phông lưu trữ chỉ có một đơn vị hình thành còn tài liệu trong phông có nhiều tác giả khác nhau Tuy nhiên, tác giả tài liệu có thể là cơ quan, đơn vị hình thành phông cũng có thể không phải là cơ quan, đơn vị hình thành phông

Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, đơn vị hình thành phông được xây dựng trên cơ sở dựa vào phương pháp phân tích chức năng Vị trí, tầm quan trọng của các cơ quan, đơn vị hình thành phông trong bộ máy nhà nước và xã hội có vai trò quan trọng trong việc xác định giá trị tài liệu của phông lưu trữ do cơ quan, đơn vị đó hình thành nên Vận dụng tiêu chuẩn này khi xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam chúng ta cần đánh giá cao những phông tài liệu mà cơ quan, đơn vị hình thành phông có vị trí quan trọng hàng đầu trong bộ máy lãnh đạo Đảng và bộ máy quản lý nhà nước Tài liệu của những cơ quan đó sản sinh ra luôn là nguồn bổ sung quan trọng của phông lưu trữ quốc gia Việt Nam

Đối với những phông tài liệu mà cơ quan, đơn vị hình thành phông không có vai trò, vị trí quan trọng, khi xác định giá trị tài liệu chúng ta cần chú ý đến việc lựa chọn những tài liệu chủ yến liên quan đến việc nghiên cứu lịch sử của cơ quan đơn vị hình thành phông

35

Từ tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, đơn vị hình thành phông chúng ta có thể lập danh mục những cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ quốc gia Danh mục này là một loại công cụ trong thu thập, bổ sung và xác định giá trị tài liệu

1.4.4 Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong tài liệu

Trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức sẽ xuất hiện những tài liệu có thông tin trùng lặp Điều đó đòi hỏi việc xác định giá trị tài liệu cần

có sự lựa chọn thận trọng và khoa học

Sự trùng lặp thông tin trong phông lưu trữ cơ quan là do việc sao in văn bản, trích sao văn bản hoặc do sự tổng hợp thông tin trong nhiều tài liệu Ví dụ: Báo cáo tổng kết năm của một cơ quan, tổ chức sẽ có những thông trùng lặp với các báo cáo tổng kết các tháng, quý của cơ quan và các đơn vị trực thuộc trong năm đó

Áp dụng tiêu chuẩn này trong trường hợp gặp những văn bản có thông tin trùng lặp do sao in văn bản thì cần lựa chọn và đánh giá cao những văn bản là bản chính, bản gốc, bản có bút tích của lãnh đạo cơ quan và người có trách nhiệm thực hiện văn bản Trường hợp tài liệu có giá trị quan trọng phục

vụ khai thác sử dụng tài liệu thường xuyên thì ngoài bản gốc, bản chính nên giữ thêm bản sao để phục vụ khai thác, nhằm bảo quản an toàn được bản chính, bản gốc

Trong trường hợp gặp những văn bản có thông tin lặp lại do quá trình tổng hợp, sử dụng văn bản này để làm ra những văn bản khác thì những văn bản có thông tin tổng hợp thường được đánh giá cao hơn những văn bản có thông tin bị tổng hợp Tuy nhiên, cũng cần xem xét đến những tài liệu có thông tin bị tổng hợp mang tính tiêu biểu, phản ánh hoạt động chuyên môn quan trọng hoặc phản ánh hoạt động của cơ quan trong một khoảng thời gian đặc biệt như: chào mừng những ngày lễ lớn của cơ quan hoặc kết quả hoạt động trong thời gian đó đạt được những thành tích tiêu biểu… Trường trường hợp tài liệu tổng hợp không phản ánh hết những sắc thái, tính chất riêng biệt của các tài liệu bị bao hàm thì cần xem xét từng tài liệu để định thời hạn bảo quản hợp lý

Trong phạm vi phông lưu trữ quốc gia, sự trùng lặp thông tin có thể xảy ra giữa tài liệu của các phông trong cùng một ngành, một hệ thống các cơ quan có chức năng, nhiệm vụ tương đồng Áp dụng tiêu chuẩn này, trong xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ quốc gia người ta vận dụng kết hợp với tiêu chuẩn ý nghĩa

cơ quan, đơn vị hình thành phông và dựa vào mức độ khai thác, sử dụng tài liệu của các phông lưu trữ Trường hợp các phông trong cùng ngành hoặc đơn vị hình thành phông có chức năng, nhiệm vụ tương đồng thì người ta sẽ đánh giá cao giá trị tài liệu của phông có nhu cầu khai thác, sử dụng cao hơn

Áp dụng tiêu chuẩn này, người làm công tác xác định giá trị tài liệu cần nắm được các loại tài liệu có thông tin trùng lặp, đồng thời không nên áp dụng quá máy móc mà cần vận dụng một cách linh hoạt kết hợp với các tiêu chuẩn khác