Bài giảng Nguyên lý kế toán: Chương 2 - Quy trình ghi chép

Bài giảng Nguyên lý kế toán: Chương 2 - Quy trình ghi chép giới thiệu quy trình và sổ kế toán để theo dõi dữ liệu của các giao dịch dễ dàng hơn so với các báo cáo kế toán; Giới thiệu và minh họa các quy trình và ghi chép cơ bản. Mời các bạn cùng tham khảo bài giảng.

TÓM TẮT CHƯƠNG

Các công ty sử dụng một bộ quy trình và sổ kế toán để theo dõi dữ liệu của các giao dịch dễ dàng hơn so với các báo cáo kế toán ở Chương 1.

Chương này giới thiệu và minh họa các quy trình và ghi chép cơ bản.

Mục tiêu học tập

Đề cương chương 2

MT 1 Mô tả tài khoản,

khoản ghi nợ, và khoản

ghi có được dùng để ghi

chép các giao dịch kinh tế

như thế nào.

• Tài khoản

• khoản ghi nợ, và khoản ghi có

• Mối quan hệ vốn chủ sở hữu

• Tổng hợp các nguyên tắc ghi Nợ-Có

Thực hành ! 1 Số dư bình thường của

khoản và chuyển sổ giúp

cho quá trình ghi chép

như thế nào.

• Sổ cái

• Chuyển sổ

• Hệ thống tài khoản

• Minh họa quy trình ghi chép

• Tổng hợp Minh hoạ việc ghi nhật ký và chuyển sổ

Mục tiêu học tập 1

Mô tả về tài khoản, khoản ghi nợ, khoản

ghi có được sử dụng để ghi chép các giao

dịch kinh doanh.

Tài khoản, khoản ghi nợ và khoản ghi có Tài khoản

• Tài khoản là một ghi chép riêng biệt của kế toán về các khoản tăng, giảm của một tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu cụ thể.

• Theo hình thức đơn giản nhất, một tài khoản bao gồm ba phần: (1) Tên tài khoản, (2) bên trái hoặc bên Nợ (Dr) và (3) bên phải hoặc bên Có (Cr.)

• Lưu ý: Bất cứ khi nào chúng ta đề cập đến một tài khoản cụ thể, chúng ta phải viết hoa

Tên tài khoản

Bên traí hoặc bện Nợ

Bên Phải hoặc bện Có

Tài khoản, Nợ và Có

Nợ và Có (Debits and Credits)

Tài khoản, Khoản ghi Nợ, và Khoản ghi Có

Khoản ghi nợ và khoản ghi có

Tóm tắt dạng bảng (Chương 1) và hình thức tài khoản (Chương này)

Tóm tắt dạng bảng

Tiền

Dạng Tài khoản

Tiền Khoản ghi nợ Khoản ghi có

Số dư Nợ

Minh họa 2.2

Tóm tắt dạng bảng và

dạng tài khoản cho tài

khoản Tiền của

Softbyte.

Nợ Có

Tăng tài sản Giảm Nợ phải trả

Giảm tài sản Tăng Nợ phải trả

Vốn chủ sở hữu phải luôn bằng nhau.

bên Có và giảm Nợ phải trả được ghi ở bên trái hoặc bên Nợ.

Phương Pháp Ghi Nợ, Ghi có đối với Tài sản

và Nợ Phải Trả

Tài khoản Tài sản thường có số dư Nợ Nghĩa là, khoản ghi Nợ tài

khoản tài sản cụ thể sẽ lớn hơn khoản ghi Có của chính tài khoản đó.

Tài khoản Nợ phải trả thường có số dư bên Có Nghĩa là, khoản ghi

Có cho một tài khoản cu thể lớn hơn khoản ghi Nợ của chính tài

Ghi Có cho khoản giảm

Ghi Nợ cho khoản tăng

Ghi Nợ cho khoản tăng

Số dư bình thường

Số dư bình thường

Ghi Có cho khoản tăng

Ghi Có cho khoản tăng

Ghi Nợ cho khoản giảm

Ghi Nợ cho khoản giảm

Số dư bình thường

Số dư bình thường

Phương Pháp Ghi Nợ/Có đối với Vốn chủ sở

hữu

Vốn cổ phần – Phổ thông

Các công ty phát hành Cổ phiếu – Phổ thông để đổi lấy khoản đầu

tư của chủ sở hữu vào công ty.

Khoản bên có làm tăng tài khoản Vốn Cổ Phần – Phổ Thông và

khoản bên nợ làm giảm tài khoản này.

Giảm Vốn cổ phần – Phổ thông Tăng Vốn cổ phần – Phổ thông

Phương pháp ghi Nợ/Có đối với Vốn chủ sở

Ghi Nợ đối với khoản giảm

Ghi Có đối với khoản tăng

Ghi Có đối với khoản tăng

Số dư bình thường

Số dư bình thường

Cần biết số dư bình thường trong tài khoản có thể giúp bạn tìm ra lỗi.

Tuy vậy, đôi khi số dư khác thường có thể là đúng.

Minh họa 2.6

Số dư bình thường –

Vốn cổ phần – Phổ

thông

Phương pháp ghi Nợ, Có vào các tài khoản

Vốn chủ sở hữu

Vốn cổ phần thường, thu nhập giữ lại và Nợ phải trả có cùng

nguyên tắc phản ánh: Phát sinh tăng ghi bên Có và phát sinh giảm ghi bên Nợ.

Số dư thông thường ở bên Có.

Thủ tục Nợ/Có đối với Vốn chủ sở hữu

Lợi nhuận giữ lại

Vốn cổ phần thường, Lợi nhuận giữ lại và Nợ phải trả:

Nguyên tắc áp dụng vào bên nợ, bên có và số dư giống nhau.

Lợi nhuận giữ lại

Nợ đối với khoản giảm

Nợ đối với khoản giảm

Có đối với khoản tăng

Có đối với khoản tăng

Số dư thông thường

Số dư thông thường

Phương pháp ghi Nợ, Có vào các tài khoản

Vốn chủ sở hữu

Lợi nhuận giữ lại (Retained Earnings)

• Lợi nhuận giữ lại là lợi nhuận ròng được giữ (giữ lại) trong doanh nghiệp.

Nó đại diện cho phần vốn chủ sở hữu mà công ty đã tích lũy thông qua hoạt động có lợi nhuận của doanh nghiệp.

• Lợi nhuận giữ lại phát sinh tăng được ghi bên Có (Lợi nhuận ròng).

• Lợi nhuận giữ lại phát sinh giảm được ghi bên Nợ (cổ tức hoặc lỗ ròng).

Phương Pháp ghi Nợ/Có đối với Vốn chủ sở

hữu

Lợi nhuận giữ lại

• Lợi nhuận giữ lại là lợi nhuận thuần được giữ lại trong doanh nghiệp Nó đại diện cho phần vốn chủ sở hữu mà công ty đã tích lũy thông qua hoạt động kinh doanh có thể mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.

• Khoản ghi có (lợi nhuận thuần) làm tăng tài khoản lợi nhuận giữ lại và khoản ghi giảm (cổ tức hoặc lỗ thuần) làm giảm tài khoản này.

Lợi nhuận giữ lại

Ghi Nợ đối với khoản giảm

Ghi Nợ đối với khoản giảm

Ghi Có đối với khoản tăng

Ghi Có đối với khoản tăng

Số dư bình thường

Số dư bình thường

Phương pháp ghi Nợ/Có đối với Vốn chủ sở

hữu

Cổ tức

Cổ tức là :

này.

Cổ tức

Có đối với khoản giảm

Có đối với khoản giảm

Số dư thông thường

Số dư thông thường

Nợ đối với khoản tăng

Nợ đối với khoản tăng

Phương Pháp Ghi Nợ/Có đối với Vốn chủ sở

hữu

Doanh thu và chi phí

• Mục đích của việc đạt được doanh thu là mang lại lợi ích cho các cổ đông của doanh

nghiệp Khi một công ty ghi nhận doanh thu, vốn chủ sở hữu tăng lên.

• Ảnh hưởng của các khoản ghi Nợ và Có trên tài khoản doanh thu cũng giống như ảnh hưởng của chúng đối với lợi nhuận giữ lại.

• Chi phí có ảnh hưởng ngược lại Chi phí làm giảm vốn chủ sở hữu.

Minh họa 2.9

Ảnh hưởng Nợ và Có,

Doanh thu và chi phí

Giảm doanh thu Tăng chi phí

Tăng doanh thu Giảm chi phí

Phương Pháp ghi Nợ/Có đối với Vốn chủ sở

hữu

Doanh thu và chi phí

• Tài khoản doanh thu được ghi tăng bằng cách ghi Có và ghi giảm bằng cách ghi Nợ.

• Tài khoản chi phí được tăng bằng khoản ghi Nợ và ghi giảm bằng khoản ghi Có.

• Vì doanh thu làm tăng vốn chủ sở hữu, tài khoản doanh thu có nguyên tắc

Nợ - Có giống như tài khoản Lợi nhuận giữ lại Chi phí có ảnh hưởng ngược lại.

Chi phíDoanh thu

Số dư thông thường

Số dư thông thường

Ghi Có đối với khoản tăng

Ghi Có đối với khoản tăng

Số dư thông thường

Số dư thông thường

Ghi Có đối với khoản giảm

Ghi Có đối với khoản giảm

Ghi Nợ đối với khoản tăng

Ghi Nợ đối với khoản tăng

Ghi Nợ đối với khoản giảm

Ghi Nợ đối với khoản giảm

Minh họa 2.10

Số dư thông thường-,

Doanh thu và chi phí

Mối quan hệ với vốn chủ sở hữu

Báo cáo thu nhập

Doanh thu Trừ: Chi phí Lợi nhuận thuần hoặc lỗ thuần

Báo cáo lợi nhuận giữ lại

Lợi nhuận giữ lại đầu kỳ Cộng: Lợi nhuận thuần Trừ: Cổ tức

Lợi nhuận giữ lại cuối kỳ

Báo cáo tình hình tài chính

Tài sản Vốn chủ sở hữu

Vốn cổ phần – Phổ Thông Lợi nhuận giữ lại

Nợ phải trả

Khoản đầu tư của cổ đông Lợi nhuận thuần giữ lại trong DN

Tóm tắt Quy Tắc Ghi Nợ/Ghi Có

Minh họa 2.12

Tóm tắt nguyên tắc

Nợ Có.

BÀI THỰC HÀNH! Số dư tài khoản bình

thường

Kế hoạch hành động:

• Xác định các loại tài khoản cần thiết.

• Julie sẽ cần mở các tài khoản tài sản cho từng loại tài sản khác nhau được

đầu tư vào doanh nghiệp và các tài khoản nợ phải trả cho bất kỳ khoản nợ nào phát sinh.

• Hiểu các loại tài khoản vốn chủ sở hữu Chỉ có Vốn Cổ Phần Phổ thông cần

đến khi Julie bắt đầu kinh doanh Các tài khoản vốn chủ sở hữu khác sẽ

cần sau này.

Julie Loeng vừa thuê một mặt bằng trong trung tâm mua sắm Trong không gian này

cô sẽ mở một tiệm tóc có tên: “Hair It Is” Một người bạn khuyên Julie nên thiết lập

sổ sách kế toán ghi sổ kép để ghi chép tất cả các giao dịch kinh doanh của cô ấy.

Hãy xác định các tài khoản phản ánh tình hình tài chính mà có thể Julie sẽ cần để ghi chép các giao dịch cần thiết cho việc khai trương doanh nghiêp của mình Hãy cho biết số dư bình thường của mỗi tài khoản là số dư nợ hay số dư Có.

BÀI THỰC HÀNH! Số dư tài khoản bình

thường

Giải đáp

Julie có thể sẽ cần các tài khoản sau để ghi lại các giao dịch cần

thiết để sẵn sàng cho tiệm tóc của mình cho ngày khai trương:

Mục tiêu học tập 2

Cho biết sổ nhật ký được sử dụng như thế nào trong quá trình ghi chép.

Chuyển sổ

Quy trình ghi sổ

Phân tích nghiệp vụ Nhập nghiệp vụ vào nhật ký Chuyển thông tin nhật ký vào tài khoản sổ cái

Minh họa 2.13 Quy trình ghi sổ

Cân đối thử

Bút toán ĐC

CDT đã điều chỉnh

BC Tài chính

Bút toán khóa sổ

CDT sau khoá sổ

Sổ nhật ký

Các công ty trước hết ghi chép các giao dịch theo thứ tự thời gian.

Vì vậy, sổ nhật ký được gọi là sổ của bút toán gốc

Sổ nhật ký có những đóng góp đáng kể cho quá trình ghi chép:

1 Nó là nơi thể hiện tất cả ảnh hưởng của một giao dịch.

2 Nó cung cấp các ghi chép theo thời gian của các giao dịch.

3 Nó giúp ngăn ngừa hoặc xác định vị trí sai sót vì số tiền ghi nợ

và ghi có cho mỗi bút toán có thể được so sánh dễ dàng.

Ghi sổ nhật ký

đầu tư € 15.000 bằng tiền vào công ty để đổi lấy cổ phiếu phổ thông và Softbyte đã mua thiết bị máy tính với giá € 7.000 bằng tiền.

Hãy chứng minh: Bạn nhập dữ liệu nghiệp vụ vào sổ nhật

ký như thế nào?

Continues on next slide

Ghi nhật ký

Ngày giao dịch.

Tiêu đề tài khoản ghi Nợ.

Tiêu đề tài khoản ghi Có.

Giải thích ngắn gọn về giao dịch kinh tế.

Cột tham chiếu, được để trống khi thực hiện bút toán ghi nhật ký Cột này được sử dụng khi các bút toán nhật ký

Bút toán giản đơn và bút toán phức tạp

Bút toán giản đơn: Là bút toán chỉ liên quan đến 2 tài khoản, một tài khoản ghi Nợ và một tài khoản ghi Có.

Bút toán phức tạp: Là bút toán có liên quan từ ba tài khoản trở lên Dạng chuẩn yêu cầu tất cả các khoản ghi Nợ được ghi trước các

Tại sao điều quan trọng đối với các công ty là phải ghi

chép các giao dịch tài chính đầy đủ và chính xác?

Answer and additional questions: See the book’s companion website

Bài Thực Hành! 2 Ghi Chép Hoạt Động Kinh

Doanh

KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG

Hiểu được hoạt động nào cần được ghi sổ và hoạt động nào thì không ?

Bất kỳ hoạt động có ảnh hưởng kinh tế đều nên được ghi chép vào nhật ký.

Phân tích ảnh hưởng của các giao dịch đến các tài khoản tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu.

Là chủ tịch và là cổ đông duy nhất, Julie Loeng tham gia vào các hoạt động sau đây trong việc

thành lập thẩm mỹ viện Hair It Is của mình:

1 Mở tài khoản ngân hàng mang tên Hair It Is và gởi số tiền $20,000 của cô ấy vào tài khoản để đổi cổ phần phổ thông.

2 Mua thiết bị trả chậm ( sẽ được thanh toán trong vòng 30 ngày) với tổng giá trị $4,800.

3 Phỏng vấn 3 ứng viên cho vị trí chuyên viên làm đẹp

Các sổ kế toán nào mà Hair It Is nên dùng để ghi sổ 3 hoạt động này? Lập các bút toán để ghi chép các giao dịch.

Mục tiêu học tập 3

Giải thích sổ tài khoản và chuyển sổ

giúp cho quá trình ghi chép như thế

nào.

The Ledger and Posting

Sổ cái và quá trình kết chuyển

Sổ tài khoản cung cấp số dư của từng tài khoản cũng như theo dõi những thay đổi trong các số dư này.

Các công ty có thể sử dụng các loại sổ tài khoản khác nhau,

nhưng mọi công ty đều có một sổ cái tài khoản.

Cân đối thử

Bút toán điểu chỉnh

Cân đối thử

đã điểu chỉnh

Báo cáo TC

Bút Toán Khóa sổ

CĐ thử sau khóa sổ

Sổ Cái Tài Khoản

Tài sản Cụ Thể

Thiết bị

Đất

Vật tư Tiền

Nợ Phải Trả Cụ

Thể

Lãi phải trả Lương phải trả Phải trả người bán Thương phiếu phải trả

Báo Cáo Vượt Mức Nhằm Tạo Lợi Thế

Những nhân viên công ty sẽ có lợi ích gì khi khai khống giá trị

của các khoản chứng khoán đầu tư trên báo cáo tài chính của

công ty?

Trả lời và các câu hỏi bổ sung: Xem trang web của cuốn sách này.

Mẫu Sổ Tài Khoản

Hình thức này được gọi là hình thức tài khoản ba cột Nó có ba cột là cột nợ,

cột có và cột số dư

Nợ Có Số dư

2020

1 Chuyển vào tài khoản ghi nợ: Ngày, số trang của nhật ký và số phát sinh

2 Nhập số hiệu tài khoản ghi nợ vào cột tham chiếu của nhật ký

3 Chuyển vào tài khoản ghi có: Ngày, số trang nhật ký và số tiền

4 Nhập số hiệu tài khoản ghi có vào cột tham chiếu của sổ nhật ký

4

Continues on next slide

Yazici Advertising A.S

130 Bảo hiểm trả trước 350 Xác định kết quả kinh doanh

158 Khấu hao lũy kế -Thiết bị 400 Doanh thu dịch vụ

200 Thương phiếu phải trả 631 Chi phí vật tư

201 Phải trả người bán 711 Chi phí khấu hao

209 Doanh thu dịch vụ chưa thực hiện 722 Chi phí bảo hiểm

212 Lương và tiền công phải trả 726 Chi phí tiền lương và tiền công

230 Lãi phải trả 729 Chi phí thuê

732 Chi phí tiện ích

905 Chi phí lãi

Hệ thống tài khoản

Liệt kê các tài khoản và số hiệu tài khoản để xác

định vị trí của chúng trong sổ cái.

Cách đánh số: Hệ thống đánh số xác định các tài

khoản thường bắt đầu bằng tài khoản thuộc báo

cáo tình hình tài chính và tiếp theo là tài khoản

thuộc báo cáo kết quả hoạt động.

Số lượng tài khoản: Phụ thuộc vào số lượng mong muốn trong quản lý chi tiết.

Các công ty để lại những khoảng trống để cho phép chèn các tài khoản mới khi cần thiết trong quá

trình hoạt động của doanh nghiệp.

Quá trình ghi chép được minh họa như sau:

Giao dịch tháng 10 của Quảng cáo Yazici A.S.

Kỳ kế toán: Một tháng

GỢI Ý HỮU ÍCH

Thực hiện theo các bước sau:

1 - Xác định loại tài khoản có liên quan.

2 - Xác định những mục tăng hoặc giảm và bao

nhiêu.

3 – Chuyển các khoản tăng giảm thành khoản ghi

nợ và ghi có.

Nghiệp vụ: Vào ngày 1 tháng 10, Yazici đầu tư $10,000 bằng tiền vào 1 công tyquảng cáo tên là Yazici Advertising A.S.

Khoản ghi nợ tăng Tài sản : Ghi nợ Tiền $10,000Khoản ghi có tăng Vốn chủ sở hữu : Ghi Có Vốn góp cổ phần – Phổ thông $10,000

Ngày Tên tài khoản và diễn giải Tham

chiếu Nợ Có

01/10 Tiền 101 10,000

Vốn góp cổ phần – Phổ thông 311 10,000 (Góp vốn bằng cổ phần – Phổ thông)

Tiền 101

01/10 10,000

Vốn góp cổ phần – Phổ thông 311

01/10 10,000

Nghiệp vụ: Vào ngày 1 tháng 10, Yazici mua thiết bị văn phòng giá $5,000 bằngcách ký một thương phiếu phải trả trong vòng 3 tháng, lãi suất 12%.

Bút toán

nhật ký

Chuyển sổ

Tài sản là Thiết bị tăng $5,000 và Nợ phải trả là Thương phiếu phải trả tăng $5,000

Tài sản = Nợ phải trả + Vốn Chủ sở hữuThiết bị = Thương phiếu phải trả

Nghiệp vụ: Vào ngày 2 tháng 10, Yazici nhận tiền ứng trước $1,200 của khách hàng

R Knox cho dịch vụ quảng cáo hoàn tất vào 31/12

Tài sản = Nợ phải trả + Vốn Chủ sở hữuTiền = Doanh thu chưa thực hiện+$1,200 = + $1,200

Khoản ghi nợ tăng Tài sản : Ghi nợ Tiền $1,200Khoản ghi có tăng Nợ phải trả : Ghi Có Doanh thu dịch vụ chưa thực hiện $1,200

Ngày Tên tài khoản và diễn giải Tham

Doanh thu chưa thực hiện 209

02/10 1,200

Nghiệp vụ: Vào ngày 03 tháng 10, Yazici trả tiền thuê nhà văn phòng cho tháng 10bằng tiền trị giá $900.

Chi phí thuê 729

03/10 900

Tiền 101

01/10 10,000 02/10 1,200

03/10 900

Nghiệp vụ: Vào ngày 4 tháng 10, Yazici chi $600 tiền mặt mua hợp đồng bảo hiểm

dự kiến hết hạn vào ngày 30 tháng 9 của năm tới

Tài sản = Nợ phải trả + Vốn Chủ sở hữuTiền = Bảo hiểm trả trước

3/10 900 4/10 600

Nghiệp vụ: Vào ngày 5 tháng 10, Yazici mua chịu vật tư văn phòng quảng trị giá

$2,500 của công ty Aero Suuply

Bút toán

nhật ký

Chuyển

Sổ

Tài sản vật tư tăng $2,500, nợ phải trả người bán tăng $2,500

Tài sản = Nợ phải trả + Vốn Chủ sở hữuVật tư = Nợ phải trả người bán

Vật tư 126

05/10 2,500

Phải trả người bán 201

05/10 2,500

Vào ngày 9/10 công ty Yazici tuyển dụng 4 nhân viên bắt đầu làm việc từ ngày 15/10 Mỗi nhân viên sẽ nhận mức lương hàng tuần là $500 cho 5 ngày làm việc, trả lương 2 tuần 1 lần, bắt đầu trả lần đầu vào ngày 26/10.

Nghiệp vụ: Vào ngày 20 tháng 10, hội đồng quản trị của Yazici thống nhất chi trả

cổ tức bằng tiền cho cổ đông là $500

Bút toán

nhật ký

Chuyển

Sổ

Cổ tức tăng $500 và tiền giảm $500

Tài sản = Nợ phải trả + Vốn Chủ sở hữuTiền = Cổ tức

Cổ tức 332

20/10 500

Tiền 101

01/10 10,000 02/10 1,200

3/10 900 4/10 600 20/10 500