BÁO cáo THỰC tập NHẬN THỨC đơn vị thực tập công ty cổ phần thuận hải commodities

Trong đợt thực tập nhận thức này tôi đã không thực tập vào chuyên ngànhchính của mình mà bản thân tôi đã chọn Công ty Cổ phần Thuận Hải Commodities làm nơithực tập vì tôi muốn bản thân m

TỔNG QUAN CÔNG TY CỔ PHẦN THUẬN HẢI COMMODITIES

Thông tin công ty

 Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THUẬN

 Địa Chỉ : Tầng 3, Tòa nhà Thuận Hải, Lô Vb

20a, Đường 29, Khu chế xuất Tân Thuận, Q7, TPHCM

 Website: https://thuanhai.com.vn

Lịch sử hình thành và phát triển: Để hình thành và phát triển Thuận Hải trở nên thành công đến nay công ty đã trải qua 29 năm ròng rã phấn đấu Đầu tiên vào năm 1993, công ty Mạc Tích chuyên sản xuất lò hơi do ông Dương Quốc Bảo thành lập, mang công nghệ lò hơi từ Đức về Việt Nam và kinh doanh thành công Nhận thấy được việc bán lò hơi cho các khách hàng luôn cần phải có các nguyên liệu đốt như than đá, trấu… nên vào năm 2010 Công ty Cổ phần Thuận Hải ra đời với 6 thành viên trong gia đình gồm có: Ông Dương Quốc Bảo, Bà Dương Thị Mĩ Linh, Ông Dương Thanh Sơn, Ông Dương Thanh Phong, Ông Dương Thanh Sang, Ông Dương Thành Công với chuyên ngành cung cấp năng lượng cho doanh nghiệp Sau mốc thời gian thành lập, Thuận Hãi đã có bước tiến triễn vượt bật khi mở rộng quy mô kinh doanh của công ty với 1.000 nhân viên và phát triển thêm nhiều ngành mới Trong năm 2020 Thuận Hải trở thành công ty năng lượng lớn nhất trong khu vực tư nhân và không ngừng lớn mạnh với doanh thu cụ thể: 200 triệu USD cùng hơn 1.200 nhân viên làm việc cho công ty, phát hành hơn 122 lò hơi tại 52 nhà máy, sản xuất hơn 2 triệu tấn hơi và nhập khẩu hơn 2 triệu

Downloaded by thoa Nguyen van (thoavaytiennhanh@gmail.com) tấn than, cùng sự phát triển công ty về logistics, Cảng biển, hệ thống kho bãi Năm 2021, Sự ra đời của Thuận Hải C\ommodities và Thuận Hải Energy.

Tầm nhìn, sứ mệnh

Thuận Hải với nhiều hoài bão, quyết tâm phát triền nâng cao vị thế trở thành “Đối tác cung cấp giải pháp năng lượng hàng đầu Việt Nam đến 2025.

Thuận Hải Commodities cung cấp các giải pháp năng lượng bền vững; hiệu quả,thân thiện môi trường và linh động theo yêu cầu của khách hàng.

Lĩnh vực hoạt động

Thuận Hải với uy tín hàng đầu và lời cam kết cung cấp năng lượng sạch và thân thiện với môi trường đến khách hàng qua các nhiên liệu chính từ than đá, trấu viên, vỏ cọ và gỗ đã đưa công ty trở thành một trong top 3 nhà nhà nhập khẩu than lớn nhất Việt Nam và song song là nhà tiêu thụ trấu viên quy mô nhất và tiên phong trong việc nhập khẩu Palm Kernel Shell Thuận Hải chủ yếu chọn lựa lọc những nguồn than chất lượng từ các mỏ than đạt chuẩn thế giới tại Indonesia, Australia và Nga với sản lượng nhập khẩu là 2 triệu tấn trong năm 2020 với tổng tài sản 500 tỷ và doanh thu 4.500 tỷ.

Downloaded by thoa Nguyen van (thoavaytiennhanh@gmail.com)

Tàu chở than lớn nhất từ trước đến nay tại Việt Nam chở hàng cho Công ty Cổ phần Thuận Hải.

Hình 4:Tàu chở than lớn nhất từ trước đến nay tại Việt Nam chở hàng cho Công ty Cổ phần

Downloaded by thoa Nguyen van (thoavaytiennhanh@gmail.com)

(Nguồn: Thuận Hải offical)ình 5: Tàu ch than l n nhấất t trở ớ ừ ước đếấn nay t i Vi t Nam ch hàng cho Công ty C phấần Thu n H i.ạ ệ ở ổ ậ ả

1.3.2 Cung cấp hơi, nhiệt, dịch vụ vận hành

Với uy tín trách nhiệm của mình, có được niềm tin từ các khách hàng, đối tác, Thuận Hải luôn tối ưu việc vận hành, cung cấp hơi, nhiệt và bảo dưỡng lò hơi thay cho khách hàng của mình tốt nhất.

Thuận Hải cung cấp các giải pháp tối ưu cho cả điện và hơi nước qua việc xây dựng, vận hành và quản lý các hệ thống đồng phát tương thích theo yêu cầu của khách hàng

Chủ động nguồn nguyên liệu nhờ hệ thống cung ứng khép kín, áp dụng công nghệ và thiết bị chế tạo lò hơi tiên tiến, cùng với đội ngũ kinh nghiệm, Thuận Hải đã xây dựng, đang vận hành và quản lý nhà máy đồng phát TCE một cách hiệu quả và mang lại các lợi ích như tiết kiệm chi phí điện và hơi lên đến 5% và giảm khí thải CO2 trên 45%.

1.4 Sơ đồ tổ chức và chức năng các phòng ban

Downloaded by thoa Nguyen van (thoavaytiennhanh@gmail.com)

Hình 6 Sơ đồ các phòng ban (Nguồn: Hồ sơ tổng quan công ty Thuận Hải)

 Hội đồng quản trị : gồm có Bà Dương Thị Mĩ Linh, Ông Dương Quốc Bảo, Ông Dương

Thanh Sơn, Ông Dương Thanh Phong, Ông Dương Thanh Sang, Ông Dương Thành Công.

Hình 7: Hội đồng quản trị công ty Thuân Hải

(Nguồn: Hồ sơ tổng quan công ty Thuận Hải)

 Ban Giám đốc: điều hành các quyết đinh: Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của công ty Tổ chức thực hiện các nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị; Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty; Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty;Quyết định tiền lương và lợi ích khác đối với người lao động trong công ty, kể cả người quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.

 Hệ Thống sản xuất và kho: Quản lý và điều hành các hoạt động sản xuất ở các kho chính ở công ty bao gồm các kho Miền Bắc, Miền Nam, Miền Trung, Gò Dầu, Tây Ninh, Cái Mép, Bình Dương

 Phòng mua hàng: “ Phòng mua hàng có chức năng theo dõi, tổng hợp nhu cầu thu mua nguyên vật liệu, sản phẩm hàng hóa và các nguồn lực khác với giá tốt nhất, nhằm đảm bảo

Downloaded by thoa Nguyen van (thoavaytiennhanh@gmail.com) cho hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp diễn ra một cách suôn sẻ Bên cạnh đó phòng mua hàng cũng xử lý các giấy tờ và thủ tục kế toán liên quan đến việc mua hàng, cũng như đảm bảo quá trình mua hàng được thực hiện đúng với các quy định của doanh nghiệp, tổ chức Tổng hợp và phân tích thị trường nước ngoài và theo dõi các đơn hàng quốc tế.”

 Phòng kinh doanh: “ Được chia thành 2 bộ phận gồm: Miền Trung, Miền Bắc Bán hàng và chăm sóc khách hàng công ty và các chứng từ giấy tờ liên quan trong việc bán hàng hóa công ty Xử lý các vấn đề về môi trườngTiếp cận mở rộng phạm vi thị trường và khách hàng tiềm năng Lên chiến lược phát triển cho hoạt động kinh doanh của công ty, từ khâu sản xuất sản phẩm tới việc gia nhập thị trường và xây dựng quan hệ với khách hàng Giám sát tiến độ thực hiện chiến lược kinh doanh, đảm bảo theo đúng quy trình và kế hoạch Phụ trách tìm hiểu thông tin, đàm phán, ký kết hợp đồng với khách hàng, đối tác Phối hợp cùng ban Marketing đề xuất những chiến dịch quảng bá nhằm tiếp cận khách hàng, tăng độ nhận diện thương hiệu, nâng cao doanh số Xây dựng chính sách bán hàng với lợi ích hấp dẫn riêng biệt cho từng nhóm khách hàng Lên kế hoạch và thực hiện các hoạt động gia tăng độ tín nhiệm của khách hàng đối với công ty, duy trì và mở rộng lượt khách hàng mới Quản lý hồ sơ thông tin khách hàng một cách khoa học, cẩn thận Phòng ban chịu trách nhiệm chính đối với công việc kinh doanh của doanh nghiệp.”

 Phòng TC-KT: “Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán”

 Phòng HCNS: “ Quản lý công tác nhân sự của doanh nghiệp Xây dựng cơ cấu tổ chức nhân sự cho các phòng ban trong doanh nghiệp Quản lý các công tác hành chính.Quản lý việc truyền thông trong doanh nghiệp.Quản lý các vấn đề pháp lý.Quản lý hoạt động của nhân viên phòng hành chính nhân sự.

PHẦẦN 2 TH C TR NG HO T Đ NG KINH DOANH C A CÔNG TY Ự Ạ Ạ Ộ Ủ

2.1 2.1 Các đối tác khách hàng chủ yếu

Downloaded by thoa Nguyen van (thoavaytiennhanh@gmail.com)

Hình 8 Lễ ký kết hợp đồng cung cấp hơi – điện từ Hệ thống đồng phát sinh khôi công suất

12 MW giữa Công ty Cổ phần Thuận Hải và Công ty Ajinomoto Việt Nam.

(Nguồn : Thuận Hải – Trang chủ 2014)

“Với mục tiêu cắt giảm tối đa lượng khí thải, từ năm 2014, Ajinomoto Việt Nam đã hợp tác với Thuận Hải để đầu tư và lắp đặt hệ thống lò hơi trong khuôn viên nhà máy, sử dụng nhiên liệu sinh khối làm nhiên liệu đốt để cung cấp hơi phục vụ cho hệ thống sản xuất, thay thế hệ thống lò hơi hiện hữu sử dụng nhiên liệu dầu và khí đốt của nhà máy”.

“Hệ thống lò hơi sử dụng 100% nguyên liệu phụ phẩm nông nghiệp là trấu viên, giúp Công ty Ajinomoto Việt Nam tiết kiệm chi phí và giúp giảm lượng phát thải CO2 tới hơn 46% ra môi trường, góp phần bảo vệ môi trường”.

Hơn nữa, lượng tro trấu từ việc vận hành hệ thống lò hơi được thu gom và cung ứng cho người nông dân dùng làm phân bón hữu cơ nông nghiệp, giúp cải tạo đất bạc màu và cung cấp nhiều dưỡng chất có thành phần hóa học giúp cho cây trồng phát triển tốt hơn.

Downloaded by thoa Nguyen van (thoavaytiennhanh@gmail.com)

“Dự án hơi điện đồng phát được phát triển dựa trên nguồn nguyên liệu biomass, từ đó sản xuất hơi, nhiệt, điện Đây là dự án năng lượng tái tạo, thân thiện với môi trường, góp phần giảm áp lực của hệ thống phát điện quốc gia Dự án đồng phát sinh khối của Thuận Hải là một trong những dự án sinh khối đầu tiên ở Việt Nam, thỏa mãn đầy đủ các tiêu chí hướng đến phát triển xanh, thân thiện với môi trườn”.

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY THUẬN HẢI ECOMMODITIES

Tình hình hoạt động kinh doanh Thuận Hải trong năm 2021

Trong năm 2021, Thuận Hải tăng cường xuất khẩu, tăng phần KH tại Campuchia

( D.thu tăng 25%) Đặc biệt năm 2021 phát triển thêm được khách hàng mới tại Lào ( doanh thu

Hợp tác với 146 khách hàng trong đó có:

 88 khách hàng nhà máy và 58 khách hàng thương mại

 139 khách hàng trong nước và 07 khách hàng tại Lào và Campuchia Đạt tổng doanh thu: 3,428

Trong bối cảnh dịch covid kéo dài liên tục từ tháng 3 đến tháng 10, Giá than tăng kỉ lục từ tháng 7 đến tháng 11, PKD vẫn nỗ lực và đạt tổng doanh thu 3,428 tỉ đồng, tổng sản lượng than đạt 1,4 triệu tấn.

Downloaded by thoa Nguyen van (thoavaytiennhanh@gmail.com)

GIỚI THIỆU CÔNG VIỆC THỰC TẬP

Bộ phận mua hàng

“Phòng mua hàng có chức năng theo dõi, tổng hợp nhu cầu thu mua nguyên vật liệu, sản phẩm hàng hóa và các nguồn lực khác với giá tốt nhất, nhằm đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp diễn ra một cách suôn sẻ Bên cạnh đó phòng mua hàng cũng xử lý các giấy tờ và thủ tục kế toán liên quan đến việc mua hàng, cũng như đảm bảo quá trình mua hàng được thực hiện đúng với các quy định của doanh nghiệp, tổ chức”.

Nhiệm vụ của phòng mua hàng

 Phân tích nhu cầu mua hàng và năng lực nhà cung cấp

Downloaded by thoa Nguyen van (thoavaytiennhanh@gmail.com)

“ Chiến lược mua hàng sẽ bắt đầu từ việc đánh giá hiệu quả hoạt động hiện tại của doanh nghiệp, cách sử dụng các nguồn lực và chi phí mua hàng của các bộ phận hoặc các nhóm chức năng công việc Sau đó, phòng mua hàng sẽ xem xét quỹ đạo tăng trưởng dự kiến của doanh nghiệp để đưa ra kế hoạch mua hàng hiệu quả giúp hoạt động kinh doanh phát triển tốt hơn và góp phần tiết kiệm chi phí mua hàng”.

“ Đồng thời, phòng mua hàng sẽ phân tích thị trường nhà cung cấp để đánh giá đúng năng lực nhà cung cấp hiện tại và giá cả xem có đáp ứng được nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp hay không Họ sẽ so sánh nhiều nhà cung cấp, có thể có các nhà cung cấp thuộc quốc gia khác để lập ra một danh sách các nhà cung cấp phù hợp nhất”.

 Quản lý và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp

“Các công ty lớn thường có một danh sách dài các nhà cung cấp thường xuyên trên sổ sách của họ Vì vậy vai trò của phòng mua hàng chính là quản lý và duy trì các mối quan hệ này Một khi hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp, phòng mua hàng có thể cùng họ chia sẻ kiến thức về sự thay đổi của thị trường, sản phẩm, công nghệ mới hoặc là các yếu tố khác giúp doanh nghiệp giữ được vị thế dẫn đầu trước đối thủ cạnh tranh”.

 Mua hàng và kiểm soát hàng tồn kho

“ Đối với doanh nghiệp sản xuất, phòng mua hàng phải đảm bảo có đủ số lượng nguyên vật liệu cũng như các nguồn lực cần thiết cho hoạt động sản xuất hàng hóa Còn với các doanh nghiệp thương mại cần đảm bảo có đủ số lượng sản phẩm trên các quầy hàng hoặc trong kho để khiến khách hàng hài lòng”.

Kiểm soát tồn kho đóng vai trò rất quan trọng Bởi vì, hết sản phẩm dự trữ có thể khiến doanh nghiệp đánh mất khách hàng vào tay đối thủ cạnh tranh Còn dự trữ quá nhiều sẽ khiến doanh nghiệp ứ đọng vốn, chi phí lưu kho lớn, sản phẩm bị lỗi thời…”

 Đảm bảo việc tuân thủ các chính sách mua hàng của doanh nghiệp

“ Phòng mua hàng cần đảm bảo rằng họ đang hoạt động đúng các chính sách mua hàng của doanh nghiệp Cụ thể là trước khi tiến hành mua hàng, phòng mua hàng cần tính

Downloaded by thoa Nguyen van (thoavaytiennhanh@gmail.com) toán ngân sách và đảm bảo các mặt hàng được mua phù hợp với chính sách chung của doanh nghiệp.”

 Xử lý các thủ tục kế toán liên quan đến việc mua hàng

“Phòng mua hàng là bộ phận xử lý tất cả các giấy tờ, thủ tục liên quan đến việc mua và giao nhận hàng hóa, sản phẩm Trong quá trình mua hàng, cần tạo và theo dõi đơn đặt hàng, cũng như làm việc với bộ phận nhận hàng và phòng kế toán để đảm bảo rằng các đơn hàng được giao đầy đủ và thanh toán đúng hạn Điều này có nghĩa là phòng mua hàng phải phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán để đảm bảo có đủ nguồn vốn để mua hàng và có đủ tiền mặt để thanh toán đúng hạn.”

Các công việc chuyên môn

Sơ đồ 1 :Quy trình mua than tại phòng mua hàng

Sau khi Ban Giấm Đốc va TPB Mua Hàng xác nhận đơn hàng than thì bộ phận mua hàng sẽ tiến hành đàm phán hợp đồng mua than gồm có những các bước:

Thực hiện yêu cầu mua hàng của cấp trên Xác nhận đơn hàng Đàm phán hợp đồng

Tiến hành làm LC,PR,PO, Bảo hiểm trên ERP Đề cử cho tàu đơn hàng

Gửi thông báo về cho các Bộ phận liên quan

Kiểm tra kế hoạch và chứng từ Gửi thông tin giám định chất lượng Điều chỉnh PO theo kế hoạch hàng về Gửi chứng từ chính thức cho P.Logistics

Tính thướng phạt và thanh toán thưởng phạt sau khi nhận hàng

Downloaded by thoa Nguyen van (thoavaytiennhanh@gmail.com)

Bước 1:Đàm phán hợp đồng với NCC than về các thông tin về giá, điều khoản, thời gian, diều lệ… Làm PR cho đơn hàng than trên hệ thống ERP ( đính kèm mail xác nhận giá đơn hàng và hợp đồng nháp ) Việc làm PR trên hệ thống ERP là một giải pháp để các nhân sự mua hàng có thể theo dõi kiếm soát thông tin đơn hàng một cách hiệu quả và tối ưu nhất.Sau khi đã thành công đàm phán thống nhất hợp đồng giữa hai bên.Phía bộ phận mua hàng sẽ email kiểm tra hợp đồng với Pháp Chế ( gôm có thông báo số PR, PO trên ERP cho Pháp Chế nếu đã có thông tin) và đến quy trình ký hợp đồng theo: theo trình tự nhân viên ký nháy đến Trưởng bộ phận Mua Hàng và cuối cùng là Pháp chế.Thông báo kế hoạch mở

LC + thanh toán cước (nếu có) cho Phòng Kế Toán ( sau khi seller trình bày mọi chứng từ hợp lệ thì bên Buyer trả tiền và bình thường sẽ giao dịch trả tiền khi seller đã giao hàng giao hàng)

Bước 2:Sau khi đã ký hợp đồng nhân sự sẽ tiến hành làm LC theo hợp đồng than:

“Việc làm LC Hiểu đơn giản, LC là một phương thức thanh toán còn được gọi là thanh toán bằng thư tín dụng hoặc tín dụng thư (Letter of Credit) Thư tín dụng (L/C) muốn phát hành phải do một tổ chức có uy tín, có khả năng đảm bảo thanh toán, bảo lãnh những khoản mua bán có giá trị nhằm tạo ra sự an tâm cho người mua và người bán”.

Bước 3: Nhân sự mua hàng sẽ tiến hành mua bảo hiểm cho đơn hàng than và để mở LC.

Bước 4: Làm PO trên ERP cho đơn hàng và mua bảo hiểm cho đơn hàng than và để mở LC Tiếp đến các nhân sự làm đề cử tàu cho đơn hàng than gồm có :

+ Thông tin tàu + Chứng từ của tàu + Ngày dự kiến tàu đến cảng xếp hàng + Mức thưởng phạt (tùy theo từng hợp đồng) + Các chứng từ và thông tin khác theo yêu cầu của NCC than.

Bước 5:Gửi thông báo hàng về cho các Bộ Phận liên quan và cập nhật kế hoạch thanh toán cho PKT

Bước 6: Kiểm tra kế hoạch chuẩn bị hàng hóa của NCC và thông báo người đi giám sát tải hàng (nếu có)

Downloaded by thoa Nguyen van (thoavaytiennhanh@gmail.com)

Bước 7: Kiểm tra chứng từ nháp của đơn hàng (C/O, hóa đơn, COA, COQ,…)với các bên NCC than, Phòng Logistics Kiểm tra bill với NCC than, đại lý, chủ tàu và gửi thông tin giám định chất lượng đơn hàng cho SGS và cập nhật lịch tàu về cho họ.Nhân sự tiếp tục cập nhật PR, PO trên hệ thống ERP.

Bước 8: Khi tàu tải hàng xong, thông báo chủ tàu gửi chứng từ tạm của đơn hàng để Phòng Logistics khai hải quan.

+ Hóa đơn tạm tính theo giá trên hợp đồng + Bill

+ Packing list + C/O + Hóa đơn tiền cước vận chuyển

Bước 9: Nhân sự mua hàng điều chỉnh PO theo kế hoạch hàng về các kho của P. Logistics Sửa đổi PO và nhận hàng sau khi dỡ hàng nếu kế hoạch có thay đổi.Cung cấp chứng từ tạm cho P Logistics khai hải quan.

Bước 10: Khi NCC than gửi chứng từ chính thức (hóa đơn giá chính thức, COA, COQ), làm sửa đổi bổ sung bảo hiểm > gửi chứng từ chính thức cho P Logistics sẽ khai lại giá chính thức.

Bước 11: Tính thưởng phạt khi xếp dỡ hàng xong hoặc sau khi xếp hàng xong (tùy từng đơn hàng) và thanh toán tiền thưởng phạt.

Downloaded by thoa Nguyen van (thoavaytiennhanh@gmail.com)

Sơ đồ 2: Quy trình thuê tàu vận chuyển

Sau khi Kiểm tra cước tàu với các chủ tàu dựa trên đơn hàng than đã xác nhận các nhân sự tiến hình đàm phán cước với các chủ tàu và cập nhật cho P TGĐ và TBP Mua Hàng

Bước 1: Phòng mua hàng sẽ soạn hợp đồng khi đã xác nhận cước Làm PR trên hệ thống ERP (đính kèm email xác nhận giá cước + hợp đồng nháp) Tiếp đến đàm phán hợp đồng với chủ tàu, và gửi email kiểm tra hợp đồng với Pháp Chế (thông báo số PR, PO trên ERP cho Pháp Chế nếu đã có thông tin) và đến bước ký hợp đồng theo trình tự nhân viên ký nháy đến Trưởng bộ phận mua hàng và cuối cùng là Pháp chế

Bước 2:Đề cử tàu chủ tàu gửi đề cử tàu đến công ty Thuận Hải sau đó gửi đề cử tàu cho NCC than và cuối cùng lấy xác nhận chấp nhận tàu từ chủ hàng gồm các giấy tờ về thông tin tàu, chứng từ của tàu, ngày dự kiến tàu đến cảng xếp hàng, mức thưởng phạt (tùy theo từng hợp đồng) và các chứng từ và thông tin khác theo yêu cầu của NCC than.Chủ tàu có thể đề cử một tàu khác thay thế nếu tàu đã đề cử không thực hiện được đơn hàng

Bước 3: Nhân sự mua hàng sẽ làm PO trên ERP cho đơn hàng.

Kiểm tra cước tàu Đàm phán cước tàu với các chủ tàu Soạn hợp đồng Làm PO trên ERP

Soạn hợp đồng Kiểm tra khối hàng dự kiến tàu sẽ chở Gửi stowage plan cho chủ hàng

Xác nhận cảng dỡ hàng và đại lý cảng dỡ

Yêu cầu chủ tàu gửi mẫu LOI Làm thanh toán cước:

Nhận hàng trên hệ thống Nhận hàng trên hệ thống ERPERP

Gửi điện thanh toán cước cho chủ tàu kiểm tra.

Downloaded by thoa Nguyen van (thoavaytiennhanh@gmail.com)

Bước 4: Báo chủ tàu chỉ định đại lý cảng xếp và cập nhật lịch tàu đến cảng xếp hàng khi đã chập nhận tàu.

Bước 5: Kiểm tra SF của hàng với NCC than và thông báo cho chủ tàu chuẩn bị stowage plan (khối lượng hàng dự kiến tàu sẽ chở) và gửi stowage plan cho chủ hàng để chuẩn bị đủ khối lượng cần tải.

Bước 6: Nhân sự sẽ kiểm tra Bill với chủ tàu, NCC than và đại lý kèm theo theo dõi lịch tàu đến cảng xếp và tình hình cẩu cạp của tàu trong quá trình xếp hàng.

Bước 7: Nhân sự mua hàng sẽ xác nhận cảng dỡ hàng và đại lý cảng dỡ với chủ tàu khi có thông tin từ P Logistics và TBP Mua Hàng.Theo trình tự nhân sự mua hàng sẽ yêu cầu chủ tàu gửi mẫu LOI (nhận hàng không có bill gốc) tiếp đến điền thông tin trên LOI và kiểm tra và lấy xác nhận LOI của chủ tàu theo đó trình ký LOI và cuối cùng gửi LOI cho chủ tàu và đại lý cảng dỡ.

Bước 8: Làm thanh toán cước trong đó những khoản thanh toán gấp phải trình ký bên ban Tổng Giám Đốc Hồ sơ thanh toán cước bao gồm có:

+ Hợp đồng thuê tàu (bảng đã nhận chứng từ gốc) + Hóa đơn cước

+ email thông báo hàng về của đại lý cảng dỡ.

Bước 9: Nhận hàng trên hệ thống ERP.

NHẬN XÉT VỀ BẢN THÂN VÀ KINH NGHIỆM TÍCH LŨY ĐƯỢC 39

Thuận lợi và khó khăn khi tham gia kiến tập

Đợt thực tập nhận thức là một khoảng thời gian tuy ngắn ngủi nhưng vô cùng quý báu với tôi Tôi đã máy mắn thực tập đúng chuyên ngành của mình và nhận thấy được sự yêu thích công việc của mình nhận ra ngành nghề tôi đang theo học là ngành nghề phù hợp với tôi Tại Thuận Hải, tôi được trải nghiệm và làm việc trong một môi trường năng động, tích cực, lịch sự và hòa đồng đó là một trong những yếu tố quan trọng giúp tôi có thể dễ dàng hòa nhập vào văn hóa của công ty mình kiến tập Được các anh chị đồng nghiệp hỗ trợ, hướng dẫn nhiệt tình trong thời gian qua là một điều tôi cảm thấy thật may mắn,đối với một sinh viên năm 2 chưa có kinh nghiệm làm việc tại văn phòng cũng như kỹ năng mềm còn yếu, nhận được sự giúp đỡ của các anh chị đã giúp tôi thoát khỏi tình trạng bỡ ngỡ, lúng túng khi lần đầu tiên đi kiến tập.Không những thế, trong đợt kiến tập lần này tôi đã tích lũy cho bản thân mình nhiều kiến thức thực tế và kinh nghiệm cho kì thực tập cuối khóa,đó là một bước đệm để tôi cảm thấy tự tin hơn công việc trong tương lai Những môn

Downloaded by thoa Nguyen van (thoavaytiennhanh@gmail.com) học đã được học qua ở trường là nền tảng để giúp một thực tập sinh như tôi có thể hình dung ra tình huống có thể xảy ra để từ có đưa ra những giải pháp kịp thời và thông minh Song Song những thuận lợi tôi đạt được có những khó khắn mà chính bản thân tôi sẽ cố khắc phục trong tương lai để có một bản ngã tốt hơn trong công việc và học tập Kiến thức lý thuyết là một phần quan trọng nhưng song song theo đó thiếu kiến thức thực tế cũng không thể không quan trọng kém, do thiếu kỹ năng văn phòng nên tôi gặp một chút khó khăn trong quá trình thực tập như: Không biết sử dụng các loại máy móc văn phòng như máy in, máy photo, máy fax … đó là một điểm trừ đối với tôi và cần phải khắc phục để phục vụ công việc sau này.”Do mới bỡ ngỡ bước vào công ty nên ban đầu tôi hơi khó để bắt chuyện với mọi người trong công ty, còn nhút nhát, rụt rè Không mạnh dạn đề xuất ý tưởng hoặc không dám thắc mắc…Nhưng thời gian trôi qua, tôi đã có diệp tìm hiểu và nói chuyện với mọi người nên đó không còn là vấn đề lớn đối với tôi nữa” Thật tiếc khi thời gian thực tập chưa nhiều và tôi chưa được học kiến thức về chuyên ngành của mình nên việc hiểu biết cụ thể và sâu sắc về các công việc trong các phòng ban chính là điều tôi chưa đạt đươc”.Cũng chính vì thời lượng thực tập có hạn, việc nắm bắt hết được tình hình kinh doanh của công ty cũng như quen biết hết được các anh chị trong phòng ban công ty, tạo được mối quan hệ tốt với các anh chị cũng bị giới hạn theo Một số công việc như làm soạn thảo văn bản, lập các hợp đồng lao động, phân tích số liệu của công ty chưa thật sự tốt một phần do thời gian ngắn, chưa kịp làm quen với công việc và tốc độ làm việc chưa thể theo kịp các anh chị đã làm lâu năm và có kinh nghiệm.”

Đánh giá bản thân

Sau thời gian thực tập tại công ty Thuận Hải tôi đã học hỏi cũng như tích lũy được nhiều kiến thức, kinh nghiệm cho chính bản thân mình Tôi nhận ra rằng giữa lý thuyết và thực hành có sự khác nhau cực kỳ lớn và nhờ vào đó tôi đã hoàn thành các mục tiêu mà bản thân mình đã đề ra trước kỳ thực tập nhận thức này thông qua quá trình làm việc và quan sát Nhưng song song theo đó tôi nhận thấy rằng mình đã hoàn thành được 5 mục tiêu mà

Downloaded by thoa Nguyen van (thoavaytiennhanh@gmail.com) trước đó tôi đã đặt ra đó là tham gia vào môi trường làm việc thật sự để trải nghiệm và biết được giới hạn của bản thân mình dựa vào đó đưa ra định hướng dựa vào đó để bản thân học tập và phát triển và biết cách ứng xử cũng như văn hóa làm việc Tham gia vào công việc đúng chuyên nghành để biết được bản thân mình có thật sự yêu thích chuyên ngành ngành nghề đã chọn và xây dựng mối quan hệ cũng như rèn luyện khả năng giao tiếp giữa các đồng nghiệp Áp dụng những kiến thức đã học áp dụng vào thực tể để có thể hiểu rõ và giải quyết các công việc đảm nhận. Đối với bản thân tôi mà nói đợt trải nghiệm thực tập nhân thức vừa qua là mottj hành trang bổ ích cho tương lai và sự nghiệp của tôi sau này với bởi vì thông qua đợt thực tập được trải nghiệm làm việc tại công ty“bản thân tôi đã nhận được những cơ hội, kinh nghiệm, sự trải nghiệm để giúp bản thân và áp dụng nó vào công việc để giúp hoàn thành một cách nhanh chóng cũng như cách giao tiếp với các mối quan hệ bên ngoài và cách để duy trì các mối quan hệ khác trong công ty, các kỹ năng đàm phán, tư duy về sự khác biệt của các quy trình và nghiệp vụ”.

Có thể khẳng định rằng qua quá trình tham gia làm việc tại công ty Thuận Hải tôi thấy được bản thân mình trở nên tiến bộ hơn về tư duy và suy nghĩ, được biết khi làm việc tại một môi trường thực tế sẽ như thế nào cũng như rèn luyện tính kỷ luật kỷ cương phù hợp với văn hóa văn phòng mà sau này tôi sẽ tiếp xúc trải nghiệm,quan “trọng hơn là tôi đã hiểu rõ được tính chất công việc của một nhân viên mua hàng quốc tê Một công việc mà đòi hỏi xự phản xạ nhanh nhạy trong trong giao tiếp đàm phán, tinh thần trách nhiệm phải luôn luôn được đề cao, tính tỉ mỉ trong từng nghiệp vụ rất cần thiết.”

“ Sự nổ lực của tôi trong thời gian thực tập,qua đó tôi nhận thấy rằng tính nhút nhát, thụ động của bản thân mình đã được cải thiện một các rõ ràng Bên cạnh đó tôi cũng tự đánh giá lại năng lực của bản thân để có thể định hướng được nghề nghiệp trong tương lai một cách sao cho phù hợp Ngoài ra, tôi cần phải cẩn thận hơn và quan sát, ghi chú lại tất cả những điều cần được chú ý đến”.

Downloaded by thoa Nguyen van (thoavaytiennhanh@gmail.com)