MÔN tư DUY TÍCH cực và đổi mới SÁNG tạo đề tài QUẢN lý THỜI GIAN

Quản lý thời gian là gì?Hiểu một cách đơn giản, kỹ năng quản lý thời gian cá nhân là việc sắp xếp, phânchia các công việc cần phải hoàn thành trong thời gian nhất định.. Quản lý sắp xếp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIA ĐỊNH KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

MÔN: TƯ DUY TÍCH CỰC VÀ ĐỔI MỚI SÁNG TẠO

ĐỀ TÀI:

QUẢN LÝ THỜI GIAN

TÊN GIẢNG VIÊN: Đoàn Trọng Đàn NHÓM SINH VIÊN THỰC HIỆN:

1 MAI NGỌC HÂN MSSV: 2008110213

2 TRẦN NGUYỄN NGỌC HẢI MSSV: 2008110232

3 LÊ QUANG ĐẠI DĨ MSSV: 2008110273

4 THÁI VĂN NGUYỄN HƯNG MSSV: 2008110242

5 HỒ ĐẮC THANH BÌNH MSSV: 2008110065

6 NGUYỄN TRẦN MINH THƯ MSSV: 2008110212

7 NGUYỄN NGỌC XUÂN TRINH MSSV: 2008110243

LỚP: K14DC-ATTT NGÀNH: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

CHUYÊN NGÀNH: ATTT

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 2

TẠI SAO LẠI CHỌN CHỦ ĐỀ NÀY 3

1 Quản lý thời gian là gì? 4

2 Tại sao quản lý thời gian lại cần thiết trong công việc? 4

2.1 Gia tăng năng suất và hiệu quả công việc 4

2.2 Giảm thiểu áp lực công việc 5

2.3 Nhanh chóng đạt được thành công 6

2.4 Cân bằng cuộc sống hợp lý 7

2.5 Đẩy lùi các thói quen xấu 8

3 Các kỹ năng cần có để sắp xếp, quản lý thời gian hiệu quả 9

3.1 Biết phân biệt cấp độ công việc 9

3.2 Thiết lập được mục tiêu 9

3.3 Xây dựng kế hoạch hiệu quả 11

3.4 Tránh xây dựng kế hoạch”đa nhiệm” 11

3.5 Điều chỉnh được tâm lý 12

3.6 Thỏa thuận với “kẻ đánh cắp” thời gian 13

4 Phương pháp quản lý thời gian thông minh của người thành đạt 14

4.1 Phương pháp quản lý thời gian M.I.T (Most Important Tasks) 14

4.2 Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower 15

4.3 Phương pháp Pomodoro 16

4.4 Phương pháp The 2-Minute Rule 17

4.5 Phương pháp Batching (Làm theo nhóm) 18

5 Phương pháp quản trị thời gian hiệu quả trong doanh nghiệp 19

5.1 Quy tắc 4D (Do – Dump – Delegate – Defer) 19

5.2 Nguyên tắc 80/20 (Pareto) 20

5.3 Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10 21

6 Cách quản lý thời gian hiệu quả làm việc tại nơi công sở 22

6.1 Sắp xếp và chia nhỏ công việc 22

6.2 Bố trí không gian làm việc ngăn nắp 22

6.3 Ghi chú các công việc rõ ràng 23

6.4 Rèn luyện cải thiện các kỹ năng 24

6.5 Sử dụng phần mềm quản lý công việc 25

LỜI MỞ ĐẦU

Lời đầu tiên, chúng em xin chân thành cảm ơn thầy Đoàn Trọng Đàn đã giúp đỡ chúng

em rất nhiều trong quá trình thực hiện đồ án này!

Đây là đồ án trong chương trình học của chúng em, nên đây là đồ án rất quan trọng,là nền tảng để chúng em thực hiện đồ án này.Trong quá trình thực hiện đồ án,được sự giúp đỡ tận tình của thầy Đoàn Trọng Đàn đã giúp chúng em thu được những kiến thức quý giá

để giúp đỡ chúng em trong quá trình học tập và làm việc của chúng em trong tương lai Một lần nữa chúng em xin chân thành cảm ơn sự quan tâm và giúp đỡ của thầy trong quá trình thực hiện đồ án để chúng em hoàn thành đồ án này và mong được sự giúp đỡ của thầy trong các đồ án sau.

TẠI SAO LẠI CHỌN CHỦ ĐỀ NÀY

Thời gian là vốn quý của con người bởi vì một khi nó đã qua đi thì không thể nào lấy lại Mặc dù thời gian là vô hình nhưng lại vô giá từng giây từng phút trôi qua đều trở nên quý giá hơn Bởi vì một khi thời gian khi đã đi qua nào có trở lại bao giờ Nó không bao giờ chờ đợi ai cả Đặc biệt trong xu thế

xã hội ngày nay thì con người càng cố gắng chạy đua theo thời gian Sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế toàn cầu cũng như nền kinh tế Việt Nam đã gây ra ảnh hưởng không nhỏ đối với việc sử dụng quỹ thời gian vốn có của mỗi người Nhịp sống con người cũng dần trở nên hối hả hơn trước sự phát triển của toàn cầu

Ai cũng có một khoảng thời gian giống nhau một ngày 24 giờ , một năm

365 ngày nhưng không phải ai cũng tận dụng tốt khoảng thời gian của mình Đối với người chăm chỉ thì một tuần chỉ có 7 ngày nhưng với kẻ lười thì chỉ

có 7 ngày mai Tuy thời gian quý giá nhưng nhiều người lại không biết tận dụng nó gây nên tình trạng lãng phí thời gian Đặc biệt là sinh viên Việt Nam hiện nay Nhiều sinh viên nghĩ mình còn trẻ còn nhiều thời gian nên không biết quý trọng lãng phí thanh xuân lãng phí thời gian một cách vô tội vạ Nhận thấy tình trạng lãng phí đang ngày một nhức nhối của thế hệ sinh viên Việt Nam hiện nay , tôi đã lựa chọn đề tài này nhằm chỉ rõ thực trạng và đưa ra giải pháp để hạn chế được tình trạng này

1 Quản lý thời gian là gì?

Hiểu một cách đơn giản, kỹ năng quản lý thời gian cá nhân là việc sắp xếp, phânchia các công việc cần phải hoàn thành trong thời gian nhất định Lập kế hoạch chitiết sẽ giúp chúng ta tối ưu hóa hiệu suất làm việc Tùy thuộc vào mục đích củamình, bạn có thể lập kế hoạch công việc theo ngày, theo tuần hoặc là theo tháng,năm…

2 Tại sao quản lý thời gian lại cần thiết trong công việc?

Như đã đề cập ở trên, quản lý thời gian là kỹ năng vô cùng quan trọng Quản lý

sắp xếp thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn hoàn thành lượng công việc nhiều hơn.Dưới đây là những lợi ích cụ thể mà sắp xếp thời gian hợp lý mang lại

2.1 Gia tăng năng suất và hiệu quả công việc

Quản trị thời gian sẽ giúp bạn nâng cao năng suất và đạt chất lượng công việc cao.Cùng một công việc và trong cùng khoảng thời gian giống nhau nhưng hiệu quảlàm việc của mỗi người sẽ khác nhau Điều này có nghĩa là người biết cách tậndụng thời gian sẽ hoàn thành nhiệm vụ một cách thoải mái và đúng tiến độ Ngượclại, người không biết quản trị thời gian dễ rơi vào tình trạng căng thẳng, “chạy

2.2 Giảm thiểu áp lực công việc

Trên thực tế, quản trị quỹ thời gian là cách để bạn giảm tải áp lực Cụ thể, việcphân chia và thực hiện công việc một cách khoa học theo kế hoạch lập sẵn sẽ giúpbạn giải quyết tất cả vấn đề Hơn nữa, tinh thần thoải mái sẽ giúp bạn đạt hiệu quảcao hơn trong công việc

2.3 Nhanh chóng đạt được thành công

Nếu bạn sắp xếp công việc hợp lý thì bạn có khả năng sẽ hoàn thành công việcsớm hơn và chính xác hơn Khi đó, bạn dễ dàng đạt được thành công theo từng giaiđoạn Ngược lại, những người làm việc theo cảm tính thường sẽ dễ thất bại vìkhông hoàn thành đúng hạn hoặc bỏ quên các nhiệm vụ

2.4 Cân bằng cuộc sống hợp lý

Chúng ta đều có 24 giờ một ngày để dành cho bản thân, gia đình, công việc Việcsắp xếp thời gian khoa học sẽ giúp bạn cân bằng cuộc sống hợp lý Điều này cónghĩa là bạn vừa có thể tập trung hoàn thành tốt công việc vừa có đủ thời gian thưgiãn, chăm sóc những người thân yêu và chính bản thân mình

2.5 Đẩy lùi các thói quen xấu

Tại saosắp xếp thời gian khoa học lại góp phần loại bỏ các thói quen xấu? Vì lý do,việc trì hoãn công việc không chỉ hạ thấp năng lực bản thân mà còn ảnh hưởng đếntiến độ chung của công việc Do đó, bạn nên xây dựng kế hoạch làm việc chi tiết

để hạn chế những thói quen không tốt nhé!

3 Các kỹ năng cần có để sắp xếp, quản lý thời gian hiệu quả

Chúng ta đều biết phân chia thời gian hợp lý sẽ nâng cao chất lượng công việc.Tuy nhiên, sắp xếp thời gian như thế nào là hiệu quả? Hãy tham khảo nội dungdưới đây để hiểu rõ về những phương pháp quản lý sắp xếp thời gian thông minhnhé!

3.1 Biết phân biệt cấp độ công việc

Phân biệt các cấp độ công việc sẽ giúp bạn biết cách quản lý sắp xếp thời gian phùhợp Bạn nên chia công việc thành hai mức bao gồm khẩn cấp và quan trọng.Những “công việc khẩn cấp” thường sẽ yêu cầu sự chú ý của bạn ngay lập tức Tuynhiên, việc bạn có phải thực hiện ngay lúc đó hay không chưa chắc đã là vấn đề.Còn với “công việc quan trọng”, nếu như bạn không làm thì sẽ gây ra nhiều hậuquả về sau

3.2 Thiết lập được mục tiêu

Đặt ra mục tiêu cụ thể được xem là kỹ năng quản lý thời gian vô cùng hiệu quả.

Xác định được mục tiêu sẽ giúp bạn có thêm động lực cố gắng Tuy nhiên, bạn cầnphải thiết lập mục đích chính xác và có khả thi Bạn có thể tham khảo cách thiếtlập mục tiêu SMART

 Specific: Xác định ngay từ đầu mục tiêu cụ thể, rõ ràng.

 Measurable: Mục tiêu cần phải được đo lường để xem xét bạn có đạt đượcmục tiêu hay là không

 Attainable: Mục tiêu có thể đạt được Bạn cần lựa chọn mục tiêu phù hợpvới khả năng của mình

 Relevant: Các mục tiêu nên liên quan để đến cuộc sống và công việc để tạođộng lực cho bạn

 Time-bound: Chia mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ để hoàn thành tốtnhất

3.3 Xây dựng kế hoạch hiệu quả

Sau khi đặt ra mục tiêu cụ thể, bạn cần biết cách lập kế hoạch công việc Việc xâydựng kế hoạch sẽ giúp bạn tận dụng thời gian tốt nhất và làm việc hiệu quả Dướiđây là kỹ năng lập kế hoạch mà bạn có thể tham khảo:

 Bước 4: Tính toán thời gian hợp lý

 Bước 5: Xác định phương pháp theo dõi quá trình hoàn thành mục tiêu

3.4 Tránh xây dựng kế hoạch”đa nhiệm”

“Đa nhiệm” (Multitask) có nghĩa là thực hiện nhiều việc cùng một lúc Nếu bạnkhông có đủ năng lực chuyên môn thì Multitask không phù hợp với bạn Tốt hơnhết, bạn nên chia nhỏ nhiệm vụ để từng bước hoàn thành Cùng với đó, việc tậptrung vào các nhiệm vụ đơn lẻ sẽ gia tăng hiệu quả hơn

3.5 Điều chỉnh được tâm lý

Giữ cho bản thân thoải mái là một trong những cách đạt hiệu quả trong công việc

Vì lý do, nếu bạn có tinh thần thư giãn, không căng thẳng thì sẽ đưa ra các quyếtđịnh chính xác và hợp lý hơn Dưới đây là những cách giúp bạn điều chỉnh tâm lý:

 Cười: Hành động này giúp bạn giảm các hormone căng thẳng và gia tăng sựhạnh phúc.

 Thiền: Theo nghiên cứu, thiền trong thời gian ít nhất 10 phút giúp giải tỏastress

 Ăn sô cô la đen: Thực phẩm này giúp bạn giảm thiểu căng thẳng, mệt mỏi

 Nghe nhạc: Thưởng thức một bài hát yêu thích sẽ khiến bạn thư giãn vàthoải mái

 Khiêu vũ: Hoạt động này vừa nâng cao tinh thần vừa có ích cho sức khỏe

3.6 Thỏa thuận với “kẻ đánh cắp” thời gian

Trong quá trình bạn nỗ lực hoàn thành những mục tiêu đã đề ra thì sẽ có thể gặpphải những người hoặc yếu tố khiến bạn phân tâm, xao lãng Những “kẻ cắp thờigian” có thể là việc cá nhân, đồng nghiệp hỏi chuyện… Tốt hơn hết, bạn cần giảiquyết vấn đề này để không ảnh hưởng tới chất lượng công việc

4 Phương pháp quản lý thời gian thông minh của người thành đạt

Trên thực tế, những người thành công đều biết cách sử dụng thời gian hợp lý.Chúng ta có thể học hỏi kỹ năng này Một số phương pháp quản trị thời gian đượcngười thành đạt sử dụng là:

4.1 Phương pháp quản lý thời gian M.I.T (Most Important Tasks)

Most Important Tasks sẽ tập trung vào một số việc quan trọng nhất cần làm trongngày Phương pháp này sẽ hỗ trợ bạn phân chia công việc hợp lý để tiết kiệm thờigian Những công việc ưu tiên nên thuộc nhóm Khẩn cấp & quan trọng ở trong MaTrận Eisenhower

4.2 Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower

Ma Trận Eisenhower là một mô hình bao gồm có 4 tiêu chí: Khẩn cấp và khôngkhẩn cấp; Quan trọng và không quan trọng Bạn nên sắp xếp công việc dựa theo

mô hình này để ưu tiên các công việc quan trọng cần phải thực hiện ngay Ma trậnnày sẽ hỗ trợ việc ra quyết định và sử dụng thời gian hiệu quả

4.3 Phương pháp Pomodoro

Phương pháp Pomodoro sẽ giúp bạn tập trung trong công việc Cụ thể, bạn sẽlàm việc theo chu trình làm 25 phút sau đó nghỉ 5 phút và lặp lại quá trình đó.Theo nghiên cứu, cách này sẽ tạo áp lực thời gian để bạn chú ý làm việc Ngoài ra,thời gian nghỉ ngơi hợp lý sẽ có ích cho sức khỏe và cho bạn cảm giác thư giãn

4.4 Phương pháp The 2-Minute Rule

Quy tắc này đã được tác giả David Allen đề cập trong cuốn Getting Things Done.Nội dung của phương pháp này là bạn không nên trì hoãn những việc có thể làmdưới 2 phút Ngay lúc này, bạn thử liệt kê và làm ngay những việc có thể thực hiệntrong vòng 2 phút nhé!

4.5 Phương pháp Batching (Làm theo nhóm)

Batching là phương pháp được Tim Farris viết trong cuốn sách “Tuần làm việc 4giờ” Phương pháp này khuyên bạn làm theo nhóm đối với những việc không quantrọng, chưa cần thiết

5 Phương pháp quản trị thời gian hiệu quả trong doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp, sắp xếp thời gian thông minh sẽ đem đến nhiều lợi ích Nộidung dưới đây sẽ chia sẻ các phương pháp phân chia thời gian hợp lý trong tổchức Bạn tham khảo ngay nhé!

5.1 Quy tắc 4D (Do – Dump – Delegate – Defer)

Bí quyết của quy tắc 4D là giải quyết công việc này trước khi làm việc khác.Phương pháp 4D bao gồm 4 yếu tố Cụ thể:

 Do: Yêu cầu bạn thực hiện công việc quan trọng ngay trước mắt.

 Dump: Là cách tiết kiệm thời gian khi từ bỏ những công việc vô nghĩa

 Delegate Là giao việc cho người làm tốt hơn

 Defer: Lập danh sách công việc phải trì hoãn lại

5.2 Nguyên tắc 80/20 (Pareto)

Nhìn chung, nguyên tắc này nhấn mạnh 80% thành quả sẽ được tạo ra bởi 20%đóng góp Chính vì vậy, bạn nên áp dụng phương pháp này để xác định 20% côngviệc ưu tiên để dẫn đến kết quả tốt nhất Nguyên tắc Pareto sẽ tập trung vào cáccông việc cụ thể, do đó việc sử dụng thời gian sẽ hiệu quả hơn

5.3 Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10

Đây cũng là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả cũng như doanh nghiệphợp lý Áp dụng quy tắc 40 – 30 – 20 – 10, bạn nên dành 40% thời gian để làmnhững việc quan trọng nhất, 30% thời gian thực hiện những việc quan trọng thứhai Tiếp theo, bạn dành 20% thời gian để làm những việc quan trọng thứ ba và10% thời gian thực hiện tất cả mọi thứ kết hợp lại

6 Cách quản lý thời gian hiệu quả làm việc tại nơi công sở

Bạn nên áp dụng các bí quyết để tận dụng thời gian hiệu quả Đặc biệt, môi trườngcông sở sẽ có khối lượng công việc lớn và áp lực về thời gian Do đó, bạn cần chú

ý sắp xếp, quản lý công việc cho phù hợp

6.1 Sắp xếp và chia nhỏ công việc

Tốt hơn hết, bạn nên sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên thực hiện Ngoài ra, bạn

có thể chia mục tiêu lớn thành các nhiệm vụ nhỏ Việc hoàn thành từng bước sẽgiúp tối ưu hóa năng suất và khiến bạn làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả hơn

6.2 Bố trí không gian làm việc ngăn nắp

Có thể bạn không quá chú ý vào điều này! Tuy nhiên, không gian làm việc sẽ ảnhhưởng tới mức độ tập trung của bạn đấy! Những vật dụng trên bàn hoặc giấy tờ vứtlung tung sẽ khiến bạn phải bận tâm Do đó bạn nên dành thời gian để bố trí lại bànlàm việc nhé!

6.3 Ghi chú các công việc rõ ràng

Bạn sẽ làm việc chuyên nghiệp và khoa học hơn nếu ghi chú rõ ràng các công việccần thực hiện Hơn nữa, ghi chú rõ ràng sẽ giúp bạn gia tăng động lực hoàn thànhnhiệm vụ Ngoài ra, bạn sẽ không bao giờ bỏ quên công việc hoặc trễ deadline nếunhư đã ghi chú đầy đủ, cụ thể

6.4 Rèn luyện cải thiện các kỹ năng

Bên cạnh kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, bạn nên rèn luyện các kỹ năng vănphòng khác Gõ bằng 10 ngón sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian Sử dụng công

cụ hỗ trợ hoặc nắm rõ cách tìm kiếm thông tin cũng góp phần nâng cao năng suấtlàm việc Ngoài ra, các kỹ năng chuyên môn cao sẽ hỗ trợ bạn giải quyết vấn đềhiệu quả hơn

6.5 Sử dụng phần mềm quản lý công việc

Hiện nay, phần mềm quản lý công việc rất phổ biến Do đó, bạn hoàn toàn có thể

sử dụng các ứng dụng quản lý công việc để tiết kiệm thời gian Một trong các phầnmềm bạn nên dùng thử đó là fTodolist của Fastdo

Công cụ này cho phép bạn thiết lập công việc và quản lý các nhiệm vụ hoàn thànhtrong ngày một cách hiệu quả Qua đó, bạn có thể bố trí thời gian sao cho tối ưunhất để công việc hoàn thành đúng hạn Ngoài ra, bạn có thể check-in hoặc Check-out công việc với team, công ty dễ dàng Ứng dụng còn có chức năng thống kê kếtquả công việc cá nhân, phòng ban, đội nhóm để bạn lấy đó làm động lực cho cáctask tiếp theo