Nh"ng ng i ki m soát c thông tin có th chi ph i, tác ng n nh"ng thành viên khác... Cu i cùng, thông tin sáng ch và s h"u trí tu còn c s% d!ng nh là thông tin kinh doanh, thông tin chính
Trang 1BÀN V VAI TRÒ THÔNG TIN TRONG S N XU T KINH DOANH
TS Tr n Kim Ti n*
I Khái ni m chung v thông tin
Khái ni m v thông tin ã c gi i thích nhi u nh ng khó có m t nh ngh a t ng quát
tr l i câu h i “Thông tin là gì?”, cho n nay có r t nhi u cách hi u v thông tin, tuy nhiên các nh ngh a sau ây là t ơng i cô ng và y ý ngh a:
Theo Le Moigne (1978): “Thông tin là m t i t ng ã c ch nh d ng, nó c t o ra
b i con ng i ang là i di n cho m t ki u s ki n mà ng i ó có th nh n th c và xác nh
c trong th c t ” Còn theo t i n Oxford English Dictionary, thông tin là “ i u mà ng i ta ánh giá ho c nói n; là tri th c, tin t c” và “s chuy n giao thông tin làm t ng thêm s c m nh
c a con ng i”
Trong m t t ch c ho t ng, thông tin là m t ngu n l c quan tr ng m b o cho m i
ho t ng c a các thành viên trong t ch c phù h p v i m!c ích ho t ng c a mình t ng i lãnh o n m i thành viên, c a m i c p trong m i t ch c ho t ng Nh"ng ng i ki m soát
c thông tin có th chi ph i, tác ng n nh"ng thành viên khác
Có th nói r#ng thông tin là m t trong nh"ng y u t c u thành nên th gi i khách quan;
nó v a là s c m nh, c$ng v a là n ng l ng và là ngu n tài nguyên c a xã h i con ng i
Thông tin là s c m nh vì c s% d!ng và s& c xác nh s% d!ng làm n n t ng cho m i ho t ng c a xã h i, k c ho t ng s n xu t kinh doanh (SXKD)
Thông tin c ng là n ng lư ng, là ngu n tài nguyên Tr c ây ng i ta cho r#ng trong
m t t ch c ho t ng SXKD có 5 ngu n tài nguyên: 1 Con ng i; 2 Thi t b , máy móc; 3 Tài chính; 4 Nguyên v t li u, n ng l ng; và 5 Qu n lý Tuy nhiên, v i s phát tri n nhanh chóng
c a xã h i ngày nay, thông tin có th c xem nh là m t ngu n tài nguyên m i, c thù, r t a
d ng và c s% d!ng k t h p các ngu n tài nguyên khác em l i hi u qu cho ho t ng
Th c v y, trong ho t ng SXKD, nhi u ng i qu n lý ã nh n th y r#ng thông tin là ngu n s c m nh, m b o th'ng l i trong c nh tranh Thông tin giúp cho h có kh n ng v t
tr c các i th c nh tranh c a mình nh"ng th i i m c nh tranh quy t li t, c bi t khi tham gia th tr ng m i ho c a ra th tr ng nh"ng s n ph(m m i N u không có thông tin chính xác, y , k p th i ph!c v! công vi c x% lý, i u hành thì tình hu ng m t kh n ng ki m soát, m t kh n ng i u khi n có th x y ra và s& em l i nh"ng t n th t
Trong th c t ã có nhi u quy t nh sai l m là k t qu c a vi c khai thác, s% d!ng thông tin thi u chính xác ho c không y
II Vai trò c a thông tin trong ho t ng SXKD
T t c các h th ng SXKD u có các c tr ng gi ng nhau trên cơ s m!c ích cung c p
s n ph(m hàng hóa (ho c d ch v! ) nh#m áp ng nhu c u c a th tr ng th c hi n m!c ích này, các h th ng SXKD th c hi n các t ơng tác t c các y u t u vào và u ra
c n thi t
Ho t ng SXKD là m t h th ng g m nhi u khâu nh ti p th , s n xu t s n ph(m, buôn bán, nghiên c u, v n chuy n, k toán và lao ng , ng th i t ng thành ph n này c$ng là m t
h th ng (h th ng con) n l t nó các h th ng con c$ng bao g m nhi u h th ng nh hơn
T ng h th ng trong SXKD u có m c hoàn thành ch p nh n c c a mình Các
m c này c xem nh các tiêu chu(n c a h th ng Các ho t ng l ch l c so v i tiêu chu(n (có s chênh l ch quá cao ho c quá th p) c n ph i c i u ch nh cho thích h p Thông tin là
* T ng Công ty Hoá ch t Vi t Nam
Trang 2i u c rút ra t vi c so sánh gi"a k t qu t c và tiêu chu(n và trên cơ s ó có t ơng tác ph n h i T c là ho t ng SXKD t ơng ơng v i m t mô hình i u khi n
M t mô hình i u khi n cơ b n g m:
Tiêu chu n o l ng So sánh Ph n h i X lý
Ch có các h th ng (mô hình i u khi n) có th i u ch nh c các ho t ng sao cho
m c hoàn thành m!c ích c a h th ng là ch p nh n c (phù h p tiêu chu(n) thì m i t n
t i c
M t h th ng ho t ng SXKD v i u ra là các s n ph(m (ho c d ch v!) mà giá c cao
và ch t l ng th p (không phù h p tiêu chu(n) thì ng i s% d!ng s& không ch p nh n và h
th ng ó ch'c ch'n s& s!p n u không c x% lý thích áng m b o ch c n ng SXKD,
h th ng ph i trong tình tr ng i u khi n c trên cơ s th a mãn các tiêu chu(n v m c hoàn thành m!c ích ( t kh i l ng, ch t l ng s n ph(m/d ch v! và úng th i gian theo các
ơn t hàng v i giá c s n ph(m c khách hàng ch p nh n) Thông tin ph n h i t ho t ng SXKD cho th y doanh s th p, thông tin ó thông báo cho ph n t% i u khi n (Ban qu n tr doanh nghi p) bi t r#ng: ph ơng th c s n xu t s n ph(m trong h th ng c n ph i c i u
ch nh nâng cao ch t l ng và h giá thành s n ph(m, m t khác giá s n ph(m/d ch v! c n ph i
c i u ch nh cho s ho t ng c a h th ng phù h p v i i u mong i c a khách hàng
H th ng ho t ng SXKD là m t h th ng m Nh v y ngoài vi c h th ng có t ơng tác v i môi tr ng thì b n thân các h th ng con trong nó c$ng t ơng tác v i nhau vì ây là v n
ph bi n trong m i h th ng Thông tin là y u t c u thành t s ho t ng c a h th ng và chính nó l i tác ng n s ho t ng c a h th ng Theo ngh a này, h th ng s n SXKD là h
th ng t quy nh và t i u ch nh; nó ch ra ng i nào ph i c thay th , trang thi t b nào
c n c i m i, và thay th / i m i khi nào N u vi c i u ch nh n i t i không th a mãn, khi
ó s c m nh t môi tr ng bên ngoài (ví d! lu t pháp c a Nhà n c) có th can thi p vào h
th ng
III Công tác thông tin KHCN ph c v s n xu t kinh doanh n c ta
Nhìn chung có r t nhi u thông tin tác ng n SXKD c a doanh nghi p nh thông tin KHCN, thông tin th tr ng, thông tin t i tác, thông tin v chính sách t và môi tr ng kinh doanh… Nh"ng t ch c, ơn v không n'm b't và x% lý t t thông tin thì s& không th phát tri n,
th m chí không th t n t i
) n c ta, t khi chúng ta b c vào “th i k* i m i”, trong ó SXKD ho t ng theo
cơ ch th tr ng có s nh h ng c a Nhà n c, thông tin ngày càng có t m quan tr ng l n Nhà n c ta luôn t o i u ki n các doanh nghi p n'm b't thông tin và s% d!ng thông tin hi u
qu trong ho t ng SXKD c a mình
Riêng m ng thông tin KHCN, nh#m t o cơ s pháp lý cho ho t ng thông tin KHCN trên c n c, trong m y ch!c n m qua, Nhà n c ta ã ban hành m t s v n b n quan tr ng
nh : Ngh quy t 89/CP (1972) c a H i ng Chính ph v vi c t ng c ng công tác thông tin khoa h c và k+ thu t; Quy t nh s 133/Q (1985) c a Ch nhi m ,y ban Khoa h c và K+ thu t Nhà n c (nay là B KH&CN) kèm theo Quy nh th ng nh t v t ch c và ho t ng thông tin khoa h c và k+ thu t; Ch th 95/CT (1991) c a Ch t ch H i ng B tr ng v công tác thông tin KH&CN
ho t ng thông tin KHCN có th ph!c v! hi u qu hơn n"a trong th i k* Công nghi p hoá, hi n i hoá t n c, n m 2000 Lu t KHCN ã c ban hành Th t ng Chính
ph ã ký ban hành Ngh nh 159/N -CP (2004) c a Chính ph v ho t ng thông tin KH&CN kh-ng nh vai trò c a Nhà n c trong vi c xây d ng và phát tri n h th ng thông tin KHCN qu c gia nh#m t ng c ng qu n lý Nhà n c i v i các ngu n tin KHCN, c bi t là
Trang 3ngu n thông tin KHCN trong n c, nh t là thông tin, t li u v k t qu các nhi m v! KHCN (ch ơng trình, tài, án, d án nghiên c u khoa h c và phát tri n công ngh )
V phía các doanh nghi p, hi n nay bên c nh các thông tin v th tr ng giá c , i tác, các chính sách c a Nhà n c và a ph ơng, các doanh nghi p trong n c ã b't u chú ý n các thông tin trong l nh v c KHCN Tuy nhiên i v i m t s doanh nghi p, thông tin KHCN v.n còn c xem nh m t v n m i, th m chí ch a c coi tr ng úng m c Theo chúng tôi
n c ta hi n nay, thông tin KHCN i v i ho t ng c a doanh nghi p ch y u t p trung
m t s l nh v c sau:
- Thông tin v trình công ngh và k thu t s n xu t
Tuy ây không ph i là m t v n m i, nh ng qua i u tra th c t ho t ng c a các doanh nghi p, nh t là các doanh nghi p v a và nh , c a m t s ngành s n xu t, hi n t ng
“ ói” các thông tin KHCN v.n t ơng i ph bi n, c bi t các thông tin m i i b ph n các doanh nghi p v.n ch a th ti p c n ho c c p nh t c các thông tin m t cách c n thi t, y
do cơ s h t ng còn y u kém, trong khi ó ngân sách dành cho phát tri n công ngh thông tin c$ng r t h n ch do quy mô s n xu t và u t nh ho c do h n ch v trình cán b , k c cán b lãnh o T i m t s doanh nghi p l n vi c u t vào thông tin KHCN có i u ki n hơn,
nh ng c$ng g p không ít khó kh n trong phát tri n thông tin KHCN ho c th c t tri n khai công
vi c không b't k p v i nh h ng
- Thông tin v môi trư ng và các chính sách liên quan n v n môi trư ng
Nhìn chung các doanh nghi p n c ta hi n nay u c g'ng n'm b't các thông tin v môi tr ng và c bi t các quy nh, chính sách liên quan n v n môi tr ng và an toàn lao
ng Tuy nhiên vi c c p nh t các thông tin và nh t là vi c áp d!ng các thông tin này và th c t
ho t ng SXKD t i các doanh nghi p còn r t nhi u h n ch do có nh"ng khó kh n v khách quan và ch quan.Nh"ng s ki n m t vài doanh nghi p trong n c (k c các doanh nghi p liên doanh v i n c ngoài) vi ph m các quy nh v môi tr ng trong th i gian g n ây có liên quan
n v n này
- Thông tin v s h u trí tu và sáng ch
Thông tin v sáng ch và s h"u trí tu là m t m ng l n trong l nh v c thông tin KHCN
B n báo cáo v i t a ''Các khía c nh chi n l c c a quy n s h"u trí tu i v i chính sách KH&CN'' t i châu Âu (6/1999) ã nh n m nh tính c n thi t c a vi c t o ra “m t n n v n hoá
hi u bi t v sáng ch và s h"u trí tu ” có ý ngh a quan r t tr ng trong vi c t ng tính c nh tranh trong các ngành công nghi p Theo tác gi Shinichiro Suzuki (Vi n Sáng ki n và Sáng ch Nh t
B n), thông tin sáng ch còn có vai trò nh m t ngu n thông tin k+ thu t nh h ng nghiên c u
và phát tri n (R&D) Trong ó các thông tin này ph i c s% d!ng nh#m khám phá tài nghiên c u, ho c g i ý cho nghiên c u tri n khai m i, tránh c công s c và các chi phí to l n
do không ph i tri n khai các v n ã c nghiên c u
Vi c s% d!ng có hi u qu thông tin sáng ch và s h"u trí tu c$ng ph!c v! chi n l c
ng ký b o h s h"u trí tu và tránh vi ph m i phó v i s gia t ng c nh tranh trên th
tr ng
Cu i cùng, thông tin sáng ch và s h"u trí tu còn c s% d!ng nh là thông tin kinh doanh, thông tin chính sách và cho phép phân tích xu h ng th tr ng
Tuy nhiên nhi u n c, c bi t n c ta, vi c s% d!ng thông tin sáng ch và s h"u trí
tu th ng ch nh#m m!c ích tránh vi ph m và s% d!ng khi làm th t!c n p ơn xin b o h , trong khi ó vi c s% d!ng nh m t ngu n thông tin k+ thu t nh#m tránh s trùng l p, lãng phí trong ho t ng nghiên c u và phát tri n ho c s% d!ng trong vi c l p k ho ch chi n l c c a doanh nghi p v.n còn r t h n ch
Trang 4S d có các xu th ó là do các doanh nghi p ph i i m t v i các khía c nh sau ây c a thông tin sáng ch và s h"u trí tu :
Th nh t, dung l ng thông tin sáng ch và s h"u trí tu quá l n Trên th gi i có kho ng hàng tr m nghin sáng ch và s h"u trí tu c công b hàng n m Hơn th n"a, s sáng ch và s h"u trí tu c công b trong vòng hơn 100 n m nay c c tính hàng ch!c tri u Trong ó ch y u là các thông tin sáng ch và s h"u trí tu c a n c ngoài, trình bày b#ng ti ng n c ngoài (Anh, Pháp, Nga…)
Th hai, các b n mô t v sáng ch và s h"u trí tu th ng r t khó hi u k c khi ã có
và áp d!ng nh"ng bi u m.u th ng nh t
Th ba, khó kh n trong v n ti p c n thông tin ) m t s n c, ng i ta ã b't u xây
d ng cơ s d" li u thông tin sáng ch trên m ng Internet m i ng i u có th truy c p thông tin sáng ch và s h"u trí tu t ơng i d/ dàng Tuy nhiên n c ta v n này còn nhi u h n
ch
Th t , trình chuyên môn c a cán b , nh t là các cán b trong các doanh nghi p, trong nhi u l nh v c KHCN còn h n ch Vi c s% d!ng hi u qu thông tin sáng ch và s h"u trí tu
m t cách h p lý òi h i cán b (k c cán b lãnh o doanh nghi p) ph i có trình chuyên môn cao Và ây v.n là v.n khó i v i nhi u doanh nghi p c a chúng ta hi n nay
IV T ng c ng hi u qu c a công tác thông tin KHCN trong SXKD
Theo chúng tôi, hi n nay v i s phát tri n nhanh chóng c a công ngh thông tin thì
n c ta không thi u ngu n cung c p thông tin KHCN Tuy nhiên cái chúng ta thi u l i là các
gi i pháp doanh nghi p, nhà nghiên c u và ng i dân có th ti p c n d/ dàng v i ngu n thông tin
có th c i thi n tình hình nêu trên, các cơ quan ch c n ng c a Nhà n c, các doanh nghi p c n tri n khai th c hi n các gi i pháp c! th :
- M0i doanh nghi p trên cơ s nh h ng phát tri n c a mình c n xây d ng m t t ch c
có ch c n ng t v n phát tri n, trong ó có phát tri n KHCN Cơ c u c a t ch c này bao g m nh"ng ng i có trình n'm b't c thông tin KHCN và có th t v n v i lãnh o v nh
h ng phát tri n c a doanh nghi p
- Nhà n c t o i u ki n phát tri n th tr ng KHCN, (y m nh ho t ng c a các
ch công ngh Trên cơ s ó thông tin KHCN s& có th ti p c n c n i t ng ng i dùng tin
- C n nhanh chóng a các thông tin v sáng ch và s h"u trí tu n ng i dùng tin
c bi t hi n nay C!c s h"u Trí tu Vi t Nam ã có trang Website http://www.noip.gov.vn
và Th vi n s v s h"u CN (IP LIB) CSDL i n t% v thông tin sáng ch c t t i máy
ch c a Th vi n ây là b CSDL l u tr" nh"ng thông tin sáng ch và s h"u trí tu ã c công b trong và ngoài n c Tuy nhiên b n c ch có th tìm ki m nh"ng thông tin này thông qua ph n m m MIMOSA ( c cài t t i phòng máy giáo viên c a th vi n) ho c có th tìm
tr c ti p trên các trang web c a m t s n c phát tri n (Cơ quan sáng ch Châu Âu:
quan Sáng ch Oxtraylia: http://www.ipaustralia.gov.au; Cơ quan Sáng ch Anh:
i chúng ông o b n c có th n'm b't và truy c p thông tin