ssss BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên đề tài TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯ.
LỊCH SỬ HÌNH THÀNH
Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của các phòng
Sơ đồ cấu trúc công ty ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
Hình 1.2 B ộ máy t ổ ch ứ c Công Ty CP D ị ch V ụ Hàng H ả i Hàng H ả i Vi ế t Nam (Ngu ồ n: Phòng T ổ Ch ứ c)
Đại hội cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty, có quyền quyết định các vấn đề quan trọng liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp Nhiệm vụ của đại hội cổ đông bao gồm việc phê duyệt các chính sách, điều lệ và chiến lược phát triển công ty theo quy định của pháp luật và điều lệ công ty Các phòng ban trong công ty có chức năng hỗ trợ, thực hiện nhiệm vụ được phân công, nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả và đáp ứng các mục tiêu đề ra Đồng thời, việc phân chia nhiệm vụ rõ ràng giữa các phòng ban giúp tăng cường quản lý và điều hành doanh nghiệp, đồng thời duy trì sự phối hợp chặt chẽ trong toàn bộ bộ máy tổ chức.
Ban giám đốc : Đứng đầu là Gíam đốc điều hành, hỗ trợ cho Gíam đốc là phó giám đốc
Giám đốc : Là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm và thực hiện các quyefn và nghĩa vụ của mình
Các quyền và nhiệm vụ của Giám đốc:
- Tổ chức thực hiện các quyết định của công ty
- Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty
- Ban hành quy chết quản lý nội bộ công ty
- Bổ nhiệm, cách thức các chức danh quản lý trong công ty
- Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức công ty
- Trình báo các quyết toán tài chính hằng năm
- Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh
- Các quyền và nhiệm vụ khác được quy định tại điều lệ công ty.-
Các nghĩa vụ của Giám đốc:
- Thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao một cách trung thực
- Trung thành với lợi ích hợp pháp của công ty
- Không lạm dụng địa vị, chức vụ để tư lợi hoặc phục vụ cho tổ chức khác
Phó Giám đốc: Là người giúp giám đốc về từng mặt do Giám đốc phân công và chịu trách nhiệm với những quyết định của mình
Chức năng và nhiệm vụ: Giúp giám đốc tỏng việc quản lý điều hành các hoạt động của công ty theo sự phân công của Giám đốc
Phòng kế toán – Tài chính
- Hỗ trợ cho Giám đốc quản lí các lĩnh vực sau:
Công tác tài chính và kế toán tài vụ là những hoạt động then chốt giúp quản lý hiệu quả nguồn lực của công ty Kiểm toán nội bộ đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong các báo cáo tài chính và kiểm soát chi phí hoạt động Quản lý vốn, tài sản của công ty đóng vai trò quan trọng trong duy trì hoạt động ổn định và phát triển bền vững Ngoài ra, công tác kiểm soát chi phí hoạt động và thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Giám đốc giúp đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả, tuân thủ quy định và hướng tới mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
- Lập kế hoạch thu mua, chi tài chính hàng năm của công ty
Thực hiện quyết toán quý, 6 tháng, năm đúng tiến độ để đảm bảo chính xác trong quản lý tài chính Đồng thời, phối hợp chặt chẽ với phòng nghiệp vụ của công ty để hoạch toán lỗ, lãi cho từng đơn vị trực thuộc, giúp Giám đốc nắm rõ nguồn vốn và lợi nhuận một cách chính xác Việc này rất quan trọng để duy trì sự minh bạch và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của công ty.
Lập báo cáo tài chính và báo cáo thuế đúng theo quy định của chế độ tài chính hiện hành giúp phản ánh trung thực kết quả hoạt động của công ty, đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong công tác kế toán, tuân thủ các quy định pháp luật về thuế và tài chính.
Kiểm tra tiến độ giải ngân, thanh quyết toán các hợp đồng kinh tế trong công ty là yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động dự án diễn ra đúng kế hoạch Việc theo dõi nguồn vốn đầu tư cho các dự án và công trình do công ty làm chủ đầu tư giúp đảm bảo sử dụng nguồn vốn hiệu quả và đúng mục đích Quản lý chặt chẽ tiến độ thanh toán và giải ngân cũng giúp giảm thiểu rủi ro tài chính và thúc đẩy quá trình hoàn thiện dự án đúng thời gian.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi giám đốc yêu cầu
Phòng Kinh doanh đóng vai trò là cầu nối quan trọng giữa nội bộ công ty và khách hàng bên ngoài, giúp thúc đẩy mối quan hệ hợp tác hiệu quả Với trách nhiệm liên kết giữa các sản phẩm và nhu cầu của khách hàng, phòng Kinh doanh đảm bảo đáp ứng tốt các yêu cầu thị trường Vai trò của phòng này không chỉ giúp mở rộng thị trường mà còn nâng cao giá trị sản phẩm qua việc hiểu rõ thuộc tính và lợi ích phù hợp với khách hàng Tối ưu hóa hoạt động của Phòng Kinh doanh là yếu tố then chốt để thúc đẩy doanh số, xây dựng thương hiệu và duy trì sự cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Bộ phận Sale và Telesales đóng vai trò chủ chốt trong việc tìm kiếm, khai thác và tiếp cận khách hàng mục tiêu, giúp mở rộng thị trường và tăng doanh số cho công ty Họ còn duy trì mối quan hệ bền vững với các đại lý trong và ngoài nước để đảm bảo nguồn khách hàng ổn định Ngoài ra, bộ phận này còn đảm nhận nhiệm vụ tìm kiếm nguồn hàng vận chuyển phù hợp, góp phần tối ưu hóa hoạt động logistics của doanh nghiệp.
- Nghiên cứu tiếp thị và thông tin của khách hàng
- Lập hồ sơ thị trường và dự báo kinh doanh
- Khảo sát hành vi ứng xử của khách hàng tiềm năng
- Xác định và thông báo cước dịch vụ cho khách hàng
- Phối hợp với các phòng ban với nhau để hỗ cho khách hàng nhanh nhất có thể
- Tìm kiếm các khách hàng trong nước và các đại lý mới ở các khu vực nước ngoài, mở rộng phạm vi hoạt động của công ty
- Luôn luôn theo dõi lô hàng và câp nhật tình hình về vận chuyển, lô hàng của khách hàng
- Tận tình chăm sóc khách hàng cũ và luôn tìm kiếm khách hàng mới
Bộ phận Marketing đóng vai trò là cầu nối trung gian giữa khách hàng và công ty, giúp xây dựng mối quan hệ khách hàng – doanh nghiệp vững chắc Đây là mắt xích chủ chốt trong chiến lược kinh doanh, đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì khả năng sinh tồn và phát triển của doanh nghiệp Với chức năng thúc đẩy tiếp cận khách hàng, Marketing đóng vai trò then chốt trong hoạt động kinh doanh thành công của doanh nghiệp.
Chức năng và nhiệm vụ:
- Tìm hiểu nhu cầu thị trường để đề ra những chiến lước quảng bá kịp thời
- Phối hợp với phòng kinh doanh trong việc giao dịch với khách hàng nhắm mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh
- Giữ các mối liên hệ tốt, thương xuyên đối với các đơn vị xuất nhập khẩu, các hãng tàu khác
- Báo giá trucking nội địa
- Thủ tục hải quan, thuế
- Kiểm tra các hóa đơn, chi phí liên quan tới container
- Lập các báo cáo nghiệp vụ
- Hoàn thành các công việc giao nhận hàng hóa, thủ tục hải quan XNK tại các cảng biển, sân bay, lấy lệnh D/O
- Mở container, cước container, tủ tục lưu kho, lưu bãi tại cảng…
Phòng Sale Support: Hỗ trợ Sales và Docs xử lí các vấn đề trong quá trình vận chuyển và khách hàng
- Nhận Pre – Alert từ đại lý nước ngoài ( phía Export)
- Chuẩn bị Cargo Manifest và Fax cho hãng tàu/ Co-Loader
- Nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu/ Co – Loader
- Phát hành D/O, A/N cho khách hàng
- Nhận booking từ khách hàng
- Liên hệ với hãng tàu/ Co- loader để lấy lệnh cấp container rỗng
- Theo dõi và yêu cầu khách hàng đóng và hạ bãi đúng giờ quy định trên lệnh cấp container
- Yêu cầu khách hàng lam SI và trình SI cho hãng tàu để công ty làm HBL và hãng tàu làm MBL
- Cung cấp thông tin để hỗ trợ sale đáp ứng các yêu cầu của khách hàng trong quá trình đi sale
- Quản lý về hồ sơ về giá cả, thông tin khách hàng, lịch tàu, lịch bay, cho khách hàng và các đại lý
- Soạn thảo và trả lời mail được gởi đến từ đại lý về vấn đề giá cả, thủ tục làm hàng, thông tin và các nội dung khác
- Chuẩn bị các thông tin hỗ trợ sales như/; thông tin về hãng tàu, hãng hàng không, lịch bay, quà tặng khách hàng, các thông tin khác…
Phòng hiện trường đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện và giám sát các hoạt động nghiệp vụ tại cảng, bao gồm thủ tục hải quan, mở container, cược container, cũng như thủ tục lưu kho và lưu bãi Bộ phận này còn chịu trách nhiệm sắp xếp, báo cáo tình hình container hàng hóa một cách chính xác, đồng thời hỗ trợ phòng kinh doanh đảm bảo về thời gian và chất lượng dịch vụ logistik.
Phòng Hành Chính – Nhân Sự là bộ phận tham mưu, hỗ trợ Tổng giám đốc trong công tác tổ chức, tuyển dụng, quản lý nhân sự, hành chính, pháp thể, truyền thông và quan hệ công chúng của công ty Phòng chịu trách nhiệm trực tiếp trước Tổng giám đốc về các hoạt động liên quan đến nhân sự và hành chính theo nhiệm vụ được giao, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Các ngành nghề kinh doanh và các sản phẩm dịch vụ chính
1.3.1 Các ngành ngh ề kinh doanh
Công ty Cổ Phần Dịch Vụ Hàng Hải Viết Nam có thể đáp ứng đa dạng và linh hoạt về mọi nhu cầu dịch vụ khách hàng:
- Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
- Đại lý vận tải hàng hóa bằng đường biển, hàng không
- Dịch vụ kho bãi, đóng gói, đóng kiện
1.3.2 Các s ả n ph ẩ m và d ị ch v ụ chính
- Dịch vụ hàng nguyên container và hàng kẻ trên toàn thê giới
- Dich vụ gom hàng lẻ và chia lẻ
- Đại lý cho người mua gom hàng
- Dịch vụ mô giới bảo hiểm và thẩm định hàng hóa
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
Bảng 1.1: Một số hãng hàng không và hãng tàu là đối tác của công ty VNS
Các hãng hàng không Các hãng tàu
Cathay Pacific (CX) Hapag-Lloyd
Indonesia AirAsia(AK) TS Line
( Nguồn:http://www.alphaliner.com) Dich vụ đóng gói kiện hàng
- Đóng gói hàng hóa bằng vật liệu mềm ( carton, giấy, mang nylon, mốp xốp, bóng khí…)
- Ép giấy nhôm ( ép bạc), hút chân không, cung cấp bột chống ẩm
- Đóng Pallet gỗ, để kiện gỗ, kiện gỗ thưa, kiện gỗ kín
- Đóng kiện, hàng hóa vào container, chằng néo an toàn hoàng hóa trong kho
• Dich vụ gom hàng lẻ
VNS chuyên cung cấp dịch vụ gom hàng lẻ đường biển ( LCL), đường bộ LTL- Less than truck load và đường hàng không ( Air consolidation)
• Dịch vụ kho ngoại quan
- Địa diểm kho ngoại quan của công ty : Kho 1A, G243 Bùi Văn Hòa, KP7, Long Bình, Biên Hòa, Đồng Nai
- Cung cấp cho các đối tượng hàng hóa:
- Hàng hóa xuất khẩu đã làm xong thủ tục hải quan chờ xuất khẩu
- Hàng hóa hết thời hạn tạm nhập tái xuất
- Hàng hóa do cơ quan nhà nước có thẩm quyền buộc tái xuất khẩu
- Hàng hóa từ nước ngoài quá cảnh, lưu kho tại Việt Nam để chờ xuất khẩu sang nước thứ ba
- Quản lí hàng hóa gia công
- Tạm nhập tái xuất, tạm xuất tái nhập, trung chuyển
Thị trường hoạt động và khách hàng
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
Đánh giá chung về hoạt động kinh doanh của Công Ty
Bảng 1.2 Báo cáo kết quả kinh doanh của Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Hàng Hải Viết Nam năm 2016 - 2018 Đơn vị : đồng
Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Doanh thu 56,170,321,186 60,502,184,136 65,342,358,867
Bảng 1.3 : Bảng chênh lệch giữa các năm 2016, 2017 và 2018 Đơn vị: đồng
STT CHỈ TIÊU 2017 so với 2016 2018 so với 2017
( Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính
Hình 1.3 Bi ể u đồ c ộ t th ể hi ệ n doanh thu – Chi phí – L ợ i nhu ậ n n ă m 2016 – 2018
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
Trong năm 2018, doanh thu đạt 14.215.663.128 VND, tăng trưởng 13,8% tương ứng với 1.719.676.071 VND so với kỳ trước Kết quả này phản ánh hoạt động kinh doanh hiệu quả của công ty trong giai đoạn 2016-2018, nhờ vào các chỉ tiêu làm tăng lợi nhuận tăng mạnh Mặc dù các chỉ tiêu giảm lợi nhuận cũng tăng, nhưng nguyên nhân chính là do sản lượng hàng hóa và dịch vụ cung cấp ngày càng tăng, dẫn đến chi phí cũng tăng theo, nhưng tốc độ tăng chi phí thấp hơn tốc độ tăng doanh thu, từ đó lợi nhuận vẫn duy trì đà tăng trưởng.
Dựa trên phân tích, công ty đã có nhiều cố gắng để đạt được thành công nhất định, trong đó đặc biệt ghi nhận sự phát triển của lượng khách hàng trung thành Điều này thể hiện rõ nỗ lực của công ty trong việc xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng, góp phần nâng cao uy tín thương hiệu Những cố gắng này giúp công ty duy trì vị thế cạnh tranh trong thị trường và mở ra nhiều cơ hội phát triển bền vững.
Doanh thu Chi phí Lợi Nhuận
Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt trên thị trường hiện nay, công ty cần áp dụng chính sách phù hợp để phát triển dịch vụ và nâng cao chất lượng nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng Việc duy trì tần suất sử dụng dịch vụ cao và xử lý khối lượng lớn khách hàng đòi hỏi doanh nghiệp không ngừng cải thiện các lĩnh vực còn yếu kém Điều này giúp tạo dựng lòng tin và thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.
Định hướng phát triển
Điều kiện để Viết Nam có thể tồn tại được trong ngành dịch vụ Logistics:
Đối tác đóng vai trò quan trọng trong thành công chung thông qua hợp tác lâu dài dựa trên tinh thần đôi bên cùng có lợi và chân thành Việc phát huy các điểm mạnh và bù đắp các điểm yếu của từng bên giúp xây dựng mối quan hệ hợp tác hiệu quả và bền vững.
Đối với khách hàng bên ngoài, chúng tôi cam kết mang đến sự thuận lợi và hỗ trợ tận tình để giúp khách hàng cảm thấy an tâm khi sử dụng dịch vụ của Viết Nam Chúng tôi luôn đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu, đảm bảo dịch vụ chất lượng cao và tạo dựng niềm tin lâu dài Với sự chăm sóc chuyên nghiệp, Viết Nam mong muốn mang đến trải nghiệm hoàn hảo nhất cho mọi khách hàng.
- Đối với khách hàng nội bộ : Tạo ra môi trường làm việc lành mạnh và cơ hội trở thành doanh nhân thực thụ trong ngành Logistics
Một gia đình thứ hai mang lại sự ổn định và hài hòa, cân bằng giữa phát triển sự nghiệp và cuộc sống gia đình, góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống vật chất và tinh thần của người Việt Nam Một cộng đồng vững mạnh và bền vững sẽ thúc đẩy hướng tới mục tiêu xây dựng một Việt Nam phồn thịnh, trở thành biểu tượng của sự thành công và phát triển vượt bậc của đất nước.
• M ụ c tiêu và lý t ưở ng
Luôn hoàn thành kế hoạch , doanh số thách thứ đựic đưa ra và sự kiện bảo về kế hoạch vào đầu năm
Tích cách “ người kính ” Viết Nam luôn được trau dồi tôn vinh
- Không nản chí khi gặp trở ngại, thử xoay xở tình thế và phát huy hết khả năng có thể cho đến khi vượt qua “ chướng ngại vật ”
- Luôn giữ vững lập trường trước “ đối thủ ” Xem thất bại chính là điểm bắt đầu của thành công,
- Theo đuổi mục tiêu đến cùng
Vượt lên chính mình, đam mê thách thức và khát khao chiến thắng
- Không bao giờ tự mãn, ngủ quên trong chiến thắng và luôn tự đặt mục tiêu phía trước để tiến lên
- Đôi lúc phải chấp nhận quên “chủ nghĩa cá nhân” cho sự thành công của nhóm, hy sinh thành công của nhóm cho chiến thắng chung của công ty
Hiểu rõ điểm mạnh điểm yếu của bản thân giúp chúng ta hoàn thiện nhiệm vụ được giao, bất chấp nghịch cảnh Thất bại trong việc duy trì tự tin còn tốt hơn là bỏ cuộc hoặc quay đầu bỏ chạy khi gặp khó khăn Việc nhận diện điểm mạnh, điểm yếu và kiên trì vượt qua thử thách sẽ góp phần xây dựng tinh thần vững vàng, tự tin hơn trong cuộc sống và công việc.
- VNS là của tập thể, thành công của VNS là thành công của tất cả các thành viên VNS chứ không của riêng ai
- Cơ hội được đào tạo và phát huy hết tài năng trong công việc
- Cơ hội được chủ động và sáng tạo trong công việc tại Viết Nam
Những cơ hội tham gia thảo luận và ra quyết định trong công việc giúp nhân viên cảm thấy được đề cao vai trò và trách nhiệm của mình Bạn có quyền phản đối các quyết định của cấp trên khi có bằng chứng cho thấy chúng không mang lại lợi ích cho sự phát triển lâu dài của VNS hoặc vi phạm quy định công ty và pháp luật Việt Nam Việc này thúc đẩy môi trường làm việc minh bạch, công bằng và khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến xây dựng.
- Cơ hội trở thành cổ đông của công ty tùy theo công lao đóng góp tương xứng và quy chế hoạt động của công ty
Bạn có quyền phản ánh ý kiến trực tiếp lên lãnh đạo cao nhất của công ty nếu cấp quản lý trực tiếp có hành vi trù dập hoặc đối xử không công bằng, nhằm đảm bảo môi trường làm việc công bằng và minh bạch.
Triết lý của Viết Nam
- Kim chỉ nan Viết Nam ( VNS loadstar): “ Vì sự nghiệp phát triển lâu dài của Viết Nam”
Phong cách Viết Nam (VNS style) là triết lý sống "Cùng làm hết mình, cùng chơi hết sức", thể hiện tinh thần nhiệt huyết và tận tâm trong mọi hoạt động Phong cách này xuất phát từ niềm tin vào quy luật Nhân quả, nhấn mạnh rằng mỗi hành động đều mang lại kết quả xứng đáng, khuyến khích sự cố gắng và trách nhiệm trong cuộc sống hàng ngày.
- Triết lí Viết Nam ( VNS) : 1+1>2!
- Chiến lược – thương hiệu ( VNS ): “ Sự khác biệt bằng công nghệ thông tin và văn hóa VNS”
- Tài sản và sức mạnhViết Nam (VNS property & Power): “ Con người Viết Nam
VNS Slogan: “ We always strive for your satisfaction”
Chúng tôi luôn đặt khách hàng lên hàng đầu để đảm bảo sự hài lòng tối đa, phù hợp với triết lý của thành viên Gia Đình Viết Nam và các cổ đông Trong đó, khách hàng là người trực tiếp sử dụng dịch vụ do nhân viên cung cấp, đồng thời nhân viên là khách hàng của ban giám đốc, và thành viên Viết Nam chính là khách hàng của các cổ đông Chính vì vậy, việc xây dựng mối quan hệ dựa trên sự tôn trọng và chăm sóc khách hàng là yếu tố cốt lõi để phát triển bền vững và mang lại giá trị lâu dài cho tất cả các phía.
TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNG HẢI VIẾT NAM
Sơ đồ các bên liên quan – Nhập CIF
Hình 2.1: S ơđồ m ố i quan h ệ gi ữ a các bên liên quan
THIEN PHU TRADING BUSINESS COMPANY
1) Mối quan hệ đối tác giữa hai công ty - Công ty Thiên Phú Thương mại Kinh doanh XNK kí kết hợp đồng mua mực nước in với Công ty Shenzhen Tengze Import- Export
2) Căn cứ vào điều kiện Incoterms được ký kết giữa 2 bên là C&F, Công ty Shenzhen Tengze Import-Export là bên có quyền và nghĩa vụ thực hiện thực hiện việc thuê phương tiện vận tải cho lô hàng Sau khi hỏi giá từ nhiều forwarder khác nhau Thì Shenzhen Tengze Import-Export đã quyết định chọn Long Sail International Logistics là công ty làm dịch vụ vận chuyển cho mình và tiến hành gửi Booking Request đến công ty này
3) Sau khi nhận được Booking Request từ ShenZhen Tengze, Long Sail International Logistics đã gửi Booking Request đến Evergreen Shipping Line để xác nhận việc đặt chỗ trên tàu cho lô hàng của Shenzhen Tengze Import-Export
4) Sau đó, Long Sail International Logistics nhận được Booking Confirmation từ Evergreen China xác nhận việc đã book tàu thành công, Long Sail International liền tiến hành gửi Shipping Instruction trước khi nhận được draft bill và cuối cùng là Master Bill do Evergreen China phát hành
5) Tương tự như trên, Long Sail cũng gửi Booking Confirmation cho khách hàng của mình là công ty Shenzhen Tengze Import-Export, sau đó họ nhận được S/I từ Shenzhen Tengze thì Long Sail tiến hành gửi draft bill cho Shenzhen Tengze trước khi chính thức phát hành House Bill cho người xuất khẩu
Sau khi nhận được vận đơn Long Sail International Logistics và Shenzhen Tengze đã gửi chúng tới lần lượt cho Viết Nam Shipping Corporation và Thiên Phú Trading
6) Evergreen tại Việt Nam gửi thông báo hàng đến trước 2 ngày so với ngày tàu đến cho công ty Viết Nam Shipping
7) Viết Nam Shipping gửi thông báo hàng đến tới công ty Thiên Phú
8) Viết Nam Shipping đến hãng tàu Evergreen để nhận Master D.O và và làm thủ tục cược cont
9) Viết Nam Shipping phát hành H.D/O cho công ty Thiên Phú
10) Viết Nam Shipping tới Chi cục Hải quan cảng Cát Lái để làm thủ tục thông quan hàng hóa
11) Viết Nam Shipping đến Phòng thương vụ cảng Cát Lái để làm thủ tục in phiếu EIR
12) Viết Nam Shipping đến Văn phòng Hải quan giám sát để thanh lý cổng và giao phiếu EIR cho tài xế container để chở hàng về kho giao cho công ty Thiên Phú.
Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại VNS 18 1.1.7 .1 Ti ế p nh ậ n thông tin t ừ khách hàng t ừ phòng Sale
Nhậ n và kiể m tra bộ chứng từ
Làm thủ tục hải quan Nộp thuế Nhậ p khẩ u
Kiể m tra thông báo hàng đ ế n
Lấ y lệ nh giao hàng và cư ợc container
Khai báo hả i quan điệ n tử và nhậ n kế t quả phân luồng
Nộp hồ sơ và tiế n hành thủ tục thông quan Xuấ t phiế u EIR
Kiể m tra phíế u đóng gói
Tiếp nhận thông tin khách hàng từ
Kiể m tra vậ n đ ơn Kiể m tra hóa đ ơn Kiể m tra hợp đ ồng
Nhậ n hàng và giao cho khách hàng
Hình 2.2 Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container bằng đường biển
Mô tả qua các bước thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu lô hàng bằng container (FCL) gồm có:
Bước 1: Thỏa thuận dịch vụ với khách hàng
Bước 2: Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Bước 3: Lấy lệnh giao hàng và cược container
Bước 4: Khai báo hải quan điện tử, nhận kết quả phân luồng
Bước 5: Làm thủ tục thông quan tại cảng
Bước 6: Nhận hàng và giao cho khách hàng
Bước 7: Quyết toán phí dịch vụ với khách hàng và bàn giao hồ sơ
Ngoài (07) bước chính này, quy trình còn có các bước phụ khác được mô tả trong quy trình thực hiện nghiệp vụ
Sau đây là sơ đồ chi tiết thể hiện quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng lẻ (FCL) nhập khẩu tại VNS
2.2.1 Ti ế p nh ậ n thông tin t ừ khách hàng t ừ phòng Sale
Bộ phận Sale của công ty Viết Nam Shipping chịu trách nhiệm tìm kiếm nguồn khách hàng xuất nhập khẩu để mở rộng thị trường Họ thực hiện nhiệm vụ này bằng các phương pháp đa dạng như xây dựng mối quan hệ đối tác, khai thác mạng lưới kinh doanh hiện có, và sử dụng các chiến lược tiếp thị số để tiếp cận khách hàng tiềm năng Việc phát triển nguồn khách hàng mới là yếu tố then chốt giúp công ty nâng cao doanh số và duy trì vị thế cạnh tranh trên thị trường logistics Việt Nam.
- Tìm trong các danh mục hoặc thông qua các wedsite, tạp chí sách báo
- Dựa vào các mối quan hệ đã có để tìm kiếm khách hàng
- Luôn chủ động liên hệ với khách hàng hiện tại của công ty
- Gọi điện thoai tới các bộ phận xuất nhập khẩu của các công ty
Gửi bảng báo giá đến khách hàng mới để tạo cơ hội hợp tác Trong hợp đồng lần này, khách hàng là Công ty Thương mại Kinh doanh Thiên Phú, một khách hàng thân thiết của Viết Nam Shipping Chính vì vậy, Thiên Phú đã chủ động liên hệ với VNS để thông báo về việc nhập khẩu lô hàng mực in từ Trung Quốc về Việt Nam, thể hiện mối quan hệ hợp tác lâu dài và uy tín giữa hai bên.
2.2.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Quyế t toán và lưu hồ sơ
Thanh lí hả i quan cổng
Sau khi hai bên thống nhất nội dung hợp đồng dịch vụ, VNS sẽ yêu cầu Công ty Thiên Phú cung cấp bộ chứng từ của lô hàng nhập khẩu do bên xuất khẩu chuyển giao Nhân viên chứng từ có trách nhiệm tiếp nhận các chứng từ cần thiết và xác nhận đã nhận đầy đủ Các chứng từ này bao gồm các giấy tờ liên quan đến lô hàng nhập khẩu do bên xuất khẩu cung cấp.
- Giấy giới thiệu của công ty Thương mai Kinh doanh XNK Thiên Phú : 02 bản
- Hóa đơn thương mại ( Sales contract) : 01 bản sao y bản chính
- Phiếu đóng gói (Paking list) : 01 bản chính
- Vận đơn đường biển (Bill of Lading) : 1 bản sao y bản chính
- Thông báo hàng đến (Arrival Notice) : 1 bản sao y bản chính b Kiểm tra bộ chứng từ
Khi nhận được bộ chứng từ, nhân viên chứng từ hàng nhập khẩu của Việt Nam phải kiểm tra kỹ lưỡng và chi tiết nhằm đảm bảo tính hợp lệ và đồng bộ của các văn bản liên quan Việc kiểm tra này đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình nhập khẩu hàng hóa, giúp giảm thiểu sai sót trong khai báo hải quan và thúc đẩy thủ tục thông quan diễn ra thuận lợi Mỗi chứng từ đều có chức năng riêng biệt, nhưng chúng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, đòi hỏi nhân viên phải xác nhận tính hợp lệ và tính tương thích của từng giấy tờ để đảm bảo quá trình làm thủ tục hải quan nhanh chóng và hiệu quả Do đó, nhân viên chứng từ cần chú ý kiểm tra các nội dung quan trọng như tính hợp pháp, nội dung phù hợp, số liệu chính xác và tính đầy đủ của các tài liệu trong bộ chứng từ.
Bước 1 Kiểm tra hợp đồng ngoại thương – Sales Contract
+ Ngày kí hợp đồng: 18 tháng 3 năm 2019
+ Tên và địa chỉ của người Mua: Công ty Thương mại Kinh doanh Thiên Phú
- Địa chỉ: Số 68 đường Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố
Hồ Chí Minh, Việt Nam ( Thien Phu Trading Business Import-Export Co., Ltd –
No 68 Nguyen Hue Street, Ben Nghe Ward, District 1, Ho Chi Minh City, Vietnam)
+ Tên và địa chỉ của người Bán: Shenzhen Tengze Import-Export Co., Ltd
- Địa chỉ: Building Chun Feng Road, Lou Ho District, Shenzhen, China
+ Tên hàng: Water – Based Printing Agent
+ Tổng trọng lượng tịnh: 16685.000KGS
+ Điều kiện giao hàng: C&F cảng Cát Lái tại Tp HCM, Viet Nam, theo Incoterms 2010
+ Cảng bốc: Shekou Port, China
+ Cảng dỡ: Cát Lái Port – Viet Nam
+ Đóng gói: đóng gói phù hợp theo tiêu chuẩn xuất khẩu của Công ty Shenzhen Tengzen
+ Phương thức thanh toán: Thanh toán bằng T/T, thanh toán 100% sau khi nhận được hàng hóa
Hợp đồng là chứng từ quan trọng làm cơ sở đối chiếu các chứng từ khác, do đó cần kiểm tra kỹ nội dung và tính đồng bộ của nó Trong trường hợp phát hiện sai sót, VNS sẽ yêu cầu liên hệ với Công ty Thiên Phú để bổ sung và xác nhận lại, đảm bảo tiến độ công việc được duy trì hiệu quả.
Bước 2: Kiểm tra hóa đơn thương mại- Commercial Invoice
Ngày lập hóa đơn được ghi là ngày 12 tháng 4 năm 2019, cần đảm bảo ngày này phù hợp với ngày giao hàng, tức là ngày lập hóa đơn phải trùng hoặc trước ngày giao hàng để đảm bảo tính hợp lý và đúng quy định Việc này giúp theo dõi chính xác quá trình giao nhận hàng hóa và tránh những sai sót trong chứng từ Ngoài ra, cần so sánh ngày lập hóa đơn với ngày giao hàng trên vận đơn để xác nhận tính hợp lệ của tài liệu, đảm bảo các thủ tục được thực hiện đúng quy trình và hỗ trợ công tác kiểm soát, kiểm tra sau này.
+ Thông tin các bên mua bên bán: ( Phải trùng với hợp đồng)
+ Tên và địa chỉ của người Mua: Công ty Thương mại Kinh doanh Thiên Phú
- Địa chỉ: Số 68 đường Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố
Hồ Chí Minh, Việt Nam ( Thien Phu Trading Business Import-Export Co., Ltd –
No 68 Nguyen Hue Street, Ben Nghe Ward, District 1, Ho Chi Minh City, Vietnam)
+ Tên và địa chỉ của người Bán: Shenzhen Tengze Import-Export Co., Ltd
- Địa chỉ: Building Chun Feng Road, Lou Ho District, Shenzhen, China
+ Tên hàng: Water – Based Printing Agent
+ Tổng trọng lượng tịnh: 16685.000KGS
+ Điều kiện giao hàng: C&F cảng Cát Lái tại Tp HCM, Viet Nam, theo Incoterms 2010
Bước 3 : Kiểm tra bản kê khai chi tiết hàng hóa – Packing List
+ Số phiếu đóng gói : SK01-1208
Lưu ý: Số phiếu và ngày trên Invoice và Parking list phải giống nhau
+ Thông tin bên bán và bên mua: Phải trùng khớp với hợp đồng
- Địa chỉ: Số 68 đường Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố
Hồ Chí Minh, Việt Nam ( Thien Phu Trading Business Import-Export Co., Ltd –
No 68 Nguyen Hue Street, Ben Nghe Ward, District 1, Ho Chi Minh City, Vietnam)
+ Tên và địa chỉ của người Bán: Shenzhen Tengze Import-Export Co., Ltd
- Địa chỉ: Building Chun Feng Road, Lou Ho District, Shenzhen, China
+ Tên hàng: Water – Based Printing Agent
+ Tổng trọng lượng tịnh: 16685.000KGS
- Địa chỉ: Số 68 đường Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố
Hồ Chí Minh, Việt Nam ( Thien Phu Trading Business Import-Export Co., Ltd –
No 68 Nguyen Hue Street, Ben Nghe Ward, District 1, Ho Chi Minh City, Vietnam)
+ Tên và địa chỉ của người Bán: Shenzhen Tengze Import-Export Co., Ltd
- Địa chỉ: Building Chun Feng Road, Lou Ho District, Shenzhen, China
+ Tên hàng: Water – Based Printing Agent
+ Tổng trọng lượng tịnh: 16685.000 KGS
+ Tổng trọng lượng cả bì: 15,265 KGS
+ Cảng bốc: Shekou Port, China
+ Cảng dở : Cái Lái Port, Vietnam
Lưu ý rằng mô tả hàng hóa, bao gồm tên hàng, số lượng, trọng lượng, đơn giá và tổng giá trị, cần được ghi rõ ràng và chính xác Thông tin về đơn vị tính, quy cách đóng gói và loại bao bì phải phù hợp với hợp đồng đã ký kết cũng như các chứng từ liên quan Việc cung cấp mô tả hàng hóa đầy đủ và đúng chuẩn giúp đảm bảo quá trình xuất nhập kho, kiểm tra hàng hóa và thanh toán diễn ra thuận lợi, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật và tiêu chuẩn kiểm định chất lượng.
Bước 4 : Kiểm tra vận đơn đường biển – House Bill Of Lading
+ Ngày hàng lên tàu : Ngày 16 tháng 4 năm 2019
+ Shipper: Zhenzhen Tengze Import – Export Co., Ltd
+ Consignee: Thien Phu Trading Business Company Limited
+ Notify party: Same as Consignee
+ Cảng bốc (POL): Shekou, China
+ Cảng dỡ hàng (POD): Cat lai Port, Ho Chi Minh
2.2.3 Nh ậ n gi ấ y thông báo hàng đế n -l ấ y l ệ nh giao hàng (D/O) và c ượ c container
Trước khi tàu cập cảng khoảng 2 ngày, hãng tàu sẽ gửi thông báo hàng đến cho Vietnam Shipping VNS cần kiểm tra các thông tin quan trọng như ngày hàng đến, tên tàu, số chuyến, cảng bốc và cảng dỡ Bộ phận giao nhận sẽ cử người đến hãng tàu để lấy Lệnh giao hàng và nhân viên giao nhận sẽ dự trù chi phí đi lấy lệnh, phí làm hàng tại cảng và thủ tục hải quan Sau đó, nhân viên sẽ soạn và in bản tạm ứng chi phí có ký tên để gửi phòng kế toán xin tạm ứng, và khi hoàn thành công việc sẽ quyết toán tạm ứng Để lấy Lệnh giao hàng, nhân viên giao nhận của VNS cần có các giấy tờ liên quan theo quy định.
- Vận đơn đường biển gốc (Nếu có )
- Giấy giới thiệu (có mộc của công ty): ghi rõ họ tên nhân viên giao nhận, tên công ty và giấy giới thiệu phải còn hiệu lực
- Giấy chứng minh nhân dân
Sau khi nhận Giấy thông báo hàng đến, đại lý hãng tàu Evergreen tại Việt Nam sẽ kiểm tra vận đơn đường biển và giấy giới thiệu Nếu các giấy tờ hợp lệ, đại lý sẽ thu phí Lệnh giao hàng (D/O fee) cùng các khoản phí khác như phụ phí xếp dỡ container (THC), phí vệ sinh container (Cleaning fee), phí cân bằng container (CIC) Sau khi nhân viên thanh toán các khoản phí này, đại lý hãng tàu sẽ cung cấp cho nhân viên giao nhận Lệnh giao hàng gồm tối thiểu 3 bản giống nhau có đóng mộc ký phát của đại lý và kèm theo hóa đơn thu phí.
Phụ phí bao gồm như sau:
Sau khi nhận Lệnh giao hàng của đại lý hãng tàu, VNS sẽ phát hành H.D/O cho công ty Thiên Phú để lên nhận hàng
Sau khi nhận lệnh giao hàng, nhân viên giao nhận cần kiểm tra kỹ bộ Lệnh giao hàng để đảm bảo chính xác trước khi rời khỏi hãng tàu Họ phải xác nhận nội dung trên D/O phù hợp với B/L và giấy Thông báo hàng đến đã được cập nhật Đồng thời, kiểm tra thời hạn hiệu lực của D/O, mộc của đại lý hãng tàu và các hóa đơn đóng tiền liên quan như phí D/O và phí chứng từ để đảm bảo thủ tục hàng hóa diễn ra suôn sẻ.
Nhân viên giao nhận sẽ mang bộ Lệnh giao hàng đến hãng tàu (Evergreen) để làm thủ tục cược container, làm giấy hạ container rỗng và đóng dấu Hàng giao thẳng, nhằm xác nhận lô hàng nguyên container Khi nhận hàng, container sẽ được vận chuyển thẳng về kho của Công ty Kinh doanh Thương Mại Thiên Phú để xuống hàng, do đó cần mượn container của hãng tàu và thực hiện bước cược container cùng việc lấy dấu Hàng giao thẳng trên Lệnh giao hàng Đối với hàng nguyên container VNS, phí cược container tại Evergreen là 5.000.000 VNĐ cho container 20’, và nhân viên giao nhận sẽ thanh toán phí này cho hãng tàu, số tiền này sẽ được hoàn trả hoặc trừ đi để sửa chữa container hư hỏng khi trả lại bãi.
Hãng tàu sẽ cấp cho khách hàng 4 liên Giấy mượn container (hạ rỗng) để giao cho tài xế thực hiện thủ tục trả container sau khi đã xếp hàng xong Giấy mượn container này sẽ được đóng dấu "Hàng giao thẳng" lên bộ lệnh giao hàng, giúp xác nhận quá trình giao nhận Sau đó, hãng tàu sẽ cung cấp hóa đơn thanh toán phí cược container và trả lại bộ lệnh giao hàng đã được đóng dấu "Hàng giao thẳng", đảm bảo quy trình diễn ra rõ ràng và minh bạch.
Lưu ý : Đối với hàng FCL là hàng rút ruột tại cảng thì trên D/O sẽ được đóng dấu “ hàng rút ruột ” và cũng được ghi rõ ngày hết hạn
Sau khi nhận lại các giấy tờ, nhân viên giao nhận cần kiểm tra kỹ các tài liệu như hóa đơn, giấy mượn container, và chứng từ hạ rỗng để đảm bảo tính chính xác Trên Lệnh giao hàng phải xác định rõ việc hàng đã giao thẳng hay chưa, đồng thời kiểm tra các nội dung trên lệnh một lần nữa để tránh sai sót Nếu phát hiện bất kỳ sai xót nào, nhân viên giao nhận phải yêu cầu hãng tàu chỉnh sửa và đóng dấu xác nhận để đảm bảo hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy trình.
“correct” vào chỗ đã sửa, nếu không nó sẽ sẽ dẫn đến rắc rối khi làm thủ tục hải quan và nhận hàng tại cảng.:
Sau khi kiểm tra kỹ thông tin trên Lệnh giao hàng, nhân viên giao nhận sẽ nhận bộ Lệnh giao hàng và chuẩn bị làm các bước tiếp theo
Để đưa hàng về kho riêng, cần làm giấy mượn container và ghi đầy đủ thông tin lên giấy cược container Sau khi đóng tiền cược, nhân viên sẽ đóng dấu xác nhận đã thu tiền cược và giữ lại một bản Mức tiền cược phụ thuộc vào loại mặt hàng và kích thước container, thường là 300.000 đồng đối với container 20’, 500.000 đồng với container 40’, và có thể lên đến 5.000.000 đồng như trong trường hợp của hãng tàu Evergreen cho mặt hàng mực in công nghiệp đóng trong container 20’.
2.2.4 Khai báo h ả i quan đ i ệ n t ử Để lên tờ khai Hải quan thi người khia báo phải dựa vào các chứng từ như: Sales Contract, Invoice, Parking list, Bill of lading, Arrival Notice nhằm khái báo lô hàng được chính xác và đầy đủ Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng Hải Viết Nam sử dụng phần mềm khai báo Hải quan điện tử mua bản quyền của Công ty Thái Sơn Qúa trình khai báo Hải quan điện tử nhập khẩu mặt hàng mực in của công ty Thiên Phú như sau:
Bước 1: Ta mở phần mềm khai báo Hải quan điện tử ECUS5-VNACCS rồi click
Hình 2.3 Đă ng nh ậ p khai báo H ả i quan đ i ệ n t ử ECUS5-VNACCS
Bước 2: Trên giao diện màn hình đăng nhập, người khai hải quan sẽ vào mục
“Tờ Khai hải quan” Sau đó vào mục “Đăng kí mới tờ khai nhập khẩu” để đăng kí tờ khai cho lô hàng nhập khẩu
Hình 2.4 Minh h ọ a cho thao tác đă ng kí t ờ khai nh ậ p kh ẩ u
Thuận lợi và khó khăn
Môi trường làm việc thân thiện, mọi người nhiệt tình giúp đỡ lẫn nhau và phân công rõ ràng trong công việc Ban lãnh đạo luôn tạo điều kiện, cơ hội để nhân viên phát huy năng lực bản thân và thường xuyên lắng nghe, giải đáp các thắc mắc của nhân viên Nhờ đó, quá trình làm việc tại công ty trở nên hiệu quả và nâng cao năng suất lao động.
Công ty có kho ngoại quan riêng mang lại nhiều lợi ích trong việc xuất khẩu và lưu trữ hàng hóa cho khách hàng
Làm việc của ban lãnh đạo luôn đặt lợi ích của công ty và khách hàng lên hàng đầu, nhằm xây dựng mối quan hệ đối tác bền vững Việc này giúp doanh nghiệp duy trì sự tín nhiệm từ đối tác và giữ ổn định lượng khách hàng Chính nhờ chiến lược này, công ty ngày càng phát triển mạnh mẽ và duy trì vị thế vững chắc trên thị trường.
Viết Nam sở hữu hệ thống đại lý rộng khắp, giúp đảm bảo sự hỗ trợ từ các cộng sự Agent quốc tế Nhờ mạng lưới này, việc trao đổi hàng hóa trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn, nâng cao khả năng mở rộng thị trường và đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng.
Bên cạnh những thuận lợi đã đạt được công ty cũng khó tránh khỏi những khó khăn cũng còn tồn tại:
Do chưa có phương tiện vận tải riêng, công ty gặp khó khăn trong việc vận chuyển hàng hóa, dẫn đến việc tiêu tốn thời gian và chi phí không cần thiết cho khách hàng cũng như doanh nghiệp.
Trong giai đoạn thỏa thuận dịch vụ với khách hàng, Công ty Viết Nam Shipping gặp khó khăn trong việc liên hệ và đàm phán giá cả, do khách hàng thường gây áp lực và so sánh giá với các đơn vị dịch vụ khác Điều này ảnh hưởng đến khả năng thương lượng của công ty và đòi hỏi phải có chiến lược linh hoạt để đảm bảo các thoả thuận phù hợp Việc duy trì mối quan hệ tốt và xây dựng sự tin cậy cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình này.
Trong giai đoạn nhận hàng và giao hàng, việc lưu thông trong nội thành thành phố để tránh giờ cao điểm có thể gây chậm trễ trong việc vận chuyển hàng hóa về kho khách hàng Để đảm bảo quy trình quyết toán phí dịch vụ và bàn giao hồ sơ diễn ra thuận lợi, cần lên kế hoạch vận chuyển phù hợp nhằm giảm thiểu ảnh hưởng của ùn tắc giao thông và đảm bảo hàng hóa đến đúng thời hạn.
Khó khăn trong việc khách hàng chậm thanh toán phí dịch vụ mà công ty Viết Nam Shipping đã chi hộ trong quá trình làm lô hàng
Chưa có một đội ngũ xe chuyên chở hàng hóa cho khách hàng linh động mà vẫn còn phụ thuộc vào phương tiện vẫn chuyển bên ngoài
Trong bối cảnh phát triển mạnh mẽ hiện nay, thị trường có sự xuất hiện của nhiều doanh nghiệp mới thành lập, gây ra sự cạnh tranh gay gắt trong việc thu hút khách hàng Đặc biệt, cuộc cạnh tranh về mức giá tiếp tục là yếu tố quyết định hàng đầu, đặt ra nhiều thách thức cho các doanh nghiệp trong việc duy trì lợi thế cạnh tranh.
GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNG HẢI VIẾT NAM
Giải pháp hoàn thiện quy trình
3.1.1 Gi ả i pháp 1: Kh ắ c ph ụ c các y ế u t ố t ồ n t ạ i b ề n trong công ty VNS
Nâng cao tay nghề của đội ngũ nhân viên
Đội ngũ nhân viên là yếu tố quyết định thành công của công ty Một công ty hoạt động hiệu quả hơn khi có đội ngũ nhân viên nhanh nhẹn, chủ động nắm bắt tình huống và xử lý swiftly các vấn đề phát sinh Nhân viên biết xoay sở và vượt qua khó khăn đóng vai trò then chốt trong sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Để duy trì nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp cần cân đối số lượng nhân viên hiện trường và nhân viên văn phòng, đảm bảo hoạt động ổn định Thu hút nhân viên sales chất lượng thông qua chính sách thu nhập hấp dẫn và chế độ khen thưởng hợp lý giúp tăng hiệu quả làm việc Đồng thời, việc liên tục tuyển dụng và bổ sung nhân sự mới đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự ổn định và phát triển của các phòng ban.
Để nâng cao hiệu quả công việc trong bộ phận chứng từ và giao nhận hàng hóa, cần thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo ngắn hạn do các chuyên gia đầu ngành giảng dạy nhằm nâng cao trình độ ngoại ngữ, kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin và kiến thức chuyên môn Đồng thời, việc cử nhân viên tham gia thi chứng chỉ IATA cho hàng hóa nguy hiểm giúp nâng cao năng lực và đảm bảo an toàn trong quá trình khai thác vận chuyển hàng hóa đặc thù.
Công ty có thể bố trí nhân viên có kinh nghiệm hướng dẫn nhân viên mới, giúp tiết kiệm chi phí đào tạo Phương pháp này giúp nhân viên mới nhanh chóng tiếp thu công việc, đồng thời thúc đẩy sự gắn kết và cải thiện mối quan hệ giữa các nhân viên trong công ty, tạo môi trường làm việc đoàn kết và hiệu quả hơn.
Đào tạo nhân viên bán hàng có trình độ ngoại ngữ tốt, chuyên môn cao và hiểu rõ nghiệp vụ vững vàng sẽ giúp xây dựng mối quan hệ khách hàng hiệu quả Nhân viên cần có khả năng giao tiếp tốt để tạo sự tin cậy và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng Việc nghiên cứu thị trường liên tục giúp nắm bắt nhu cầu của khách hàng một cách chính xác, từ đó đưa ra các chiến lược phù hợp Đồng thời, việc cập nhật thông tin qua mạng và nắm vững đối thủ cạnh tranh là yếu tố quyết định để nâng cao hiệu quả bán hàng và duy trì lợi thế cạnh tranh của công ty.
Về phía nhân viên giao nhận của Công ty nên:
Không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ chuyên môn của mình, nắm vững nghiệp vụ, thêm vào đó phải có kiến sâu rộng về ngành
Kỹ năng kết hợp đa phương thức vận tải giúp tối ưu hóa quy trình vận chuyển, đạt hiệu quả cao nhất và giảm thiểu chi phí không cần thiết Khéo léo xử lý các tình huống phát sinh ngoài tầm kiểm soát nhanh chóng và hiệu quả nhằm đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ Việc lựa chọn phương thức vận tải phù hợp không chỉ nâng cao năng suất mà còn giúp giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm ngân sách cho doanh nghiệp.
Luôn cập nhật và nghiên cứu các chính sách của Nhà nước và Hải quan liên quan đến nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu để cung cấp cho khách hàng những thông tin chính xác và đầy đủ nhất về lĩnh vực này.
3.1.2 Gi ả i pháp 2: Đầ u t ừ thêm ph ươ ng ti ệ n, c ơ s ở h ạ t ầ ng
Để nâng cao hiệu quả hoạt động, công ty cần tăng cường đầu tư vào các trang thiết bị phục vụ công tác giao nhận hàng hóa, đặc biệt là thay thế các máy tính cũ bằng những thiết bị hiện đại hơn Việc đầu tư này giúp xử lý tốt các phần mềm quan trọng như phần mềm khai báo hải quan, FAST, từ đó tối ưu quy trình làm việc và nâng cao năng suất công ty.
Đầu tư trang bị các thiết bị vận chuyển và bảo quản hàng hóa như đầu kéo, xe nâng, pallet giúp nâng cao hiệu quả trong quá trình xếp dỡ và bảo quản, từ đó tạo lòng tin vững chắc với khách hàng Khi khách hàng hài lòng với dịch vụ, họ sẽ tiếp tục sử dụng và giới thiệu Công ty đến nhiều khách hàng mới, giúp mở rộng thị trường mà không cần nhiều hoạt động marketing Điều này dẫn đến sự gia tăng khách hàng tiềm năng trong tương lai, góp phần phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với công ty trách nhiệm chuyên chở hàng hóa giúp dễ dàng liên lạc và sắp xếp vận chuyển nhanh chóng khi cần thiết Đội xe cần được bảo trì định kỳ thường xuyên để đảm bảo an toàn tối đa cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
Công ty đã mở rộng diện tích hệ thống kho bãi tại TP.HCM và Hà Nội, nâng cấp các kho chứa hàng hiện có để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng Hệ thống kho bãi hiện đại giúp giảm thiểu chi phí thuê kho bên ngoài khi lượng hàng hóa tăng cao Ngoài ra, việc mở rộng dịch vụ cho thuê bãi cung cấp thêm nguồn doanh thu, góp phần nâng cao lợi nhuận cho công ty.
3.1.3 Gi ả i pháp 3: Gi ả m chi phí ho ạ t độ ng
Chi phí vận tải luôn là yếu tố hàng đầu ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Giảm thiểu chi phí vận tải giúp công ty thu hút nhiều khách hàng hơn, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường quốc tế.
Nhiều khách hàng vẫn quan niệm rằng chi phí thấp thường đi đôi với chất lượng dịch vụ không tốt, khiến công ty khó tạo niềm tin khi giảm giá nhưng vẫn đảm bảo chất lượng Để khách hàng cảm thấy an tâm khi sử dụng dịch vụ với mức giá cạnh tranh, công ty cần thiết lập mối quan hệ tốt với các hãng hàng không uy tín, đồng thời duy trì chất lượng dịch vụ ổn định Chính những yếu tố này sẽ giúp khách hàng cảm thấy an tâm hơn và tăng sự hài lòng khi lựa chọn dịch vụ của công ty.
Nhiều khách hàng vẫn sẵn lòng chấp nhận mức giá vận tải cao, miễn là dịch vụ có chất lượng tốt và hiệu quả cao Vì vậy, VNS nên mạnh dạn giới thiệu các loại dịch vụ cao cấp hơn để đáp ứng nhu cầu khách hàng và nâng cao trải nghiệm.
Công ty cần triển khai các chương trình tiết kiệm và thúc đẩy toàn thể nhân viên cùng tham gia để tối ưu hóa chi phí Hợp lý hóa các khoản chi tiêu nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, giảm thiểu chi phí văn phòng và kiểm soát chặt chẽ các khoản chi phí sản xuất, thuê ngoài Việc thống nhất các hoạt động kinh doanh và loại bỏ các chi phí không cần thiết sẽ giúp công ty tối đa hóa lợi nhuận và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
3.1.4 Gi ả i pháp 4: Kh ắ c ph ụ c các y ế u t ố t ồ n t ạ i bên ngoài công ty VNS
Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức thực hiện nghiệp vụ
Được tìm hiểu, nắm bắt những thuận lợi và khó khăn thực tế tại doanh nghiệp, em xin đề xuất các ý kiến, kiến nghị sau:
Đối với cơ quan hải quan, thuế:
Để thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu, cần đơn giản hóa và cải cách các thủ tục hải quan tại cảng, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình giao nhận hàng hóa Việc công khai rõ ràng tất cả các thủ tục hải quan giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác quy trình, từ đó giảm thiểu rủi ro và hạn chế hành vi tiêu cực của cán bộ hải quan.
Cơ quan Hải quan cần tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp hoàn thành thủ tục hải quan nhanh chóng để thúc đẩy hoạt động xuất khẩu và nhập khẩu Việc cắt giảm các bước thủ tục không cần thiết sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả trong quá trình vận chuyển hàng hóa nhập khẩu để phục vụ sản xuất và tiêu dùng.
Chúng tôi tập trung xây dựng đội ngũ công nhân viên chức Hải quan tận tình hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện thủ tục hải quan một cách chính xác và nhanh chóng Đồng thời, mở các lớp đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ để tăng cường năng lực xử lý các tình huống phức tạp và phát hiện những dấu hiệu gian lận trong thương mại Các hoạt động này góp phần thúc đẩy môi trường thương mại minh bạch, nâng cao hiệu quả công tác chống gian lận của ngành Hải quan.
Hiện nay, quy trình thực hiện tại các cảng vẫn khác nhau và thiếu sự đồng bộ, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động Việc thống nhất và chuẩn hóa quy trình tại tất cả các cảng là cần thiết để tạo điều kiện thuận lợi và nâng cao hiệu quả quản lý Điều này sẽ giúp các doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các thủ tục, tiết kiệm thời gian và tăng tính cạnh tranh trên thị trường logistics.
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, hoạt động xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng thúc đẩy sự phát triển kinh tế đất nước Nhà nước cần có chính sách hỗ trợ và khuyến khích các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh và thúc đẩy thương mại quốc tế Việc thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu không chỉ góp phần mở rộng thị trường mà còn tạo ra nhiều cơ hội việc làm và tăng trưởng kinh tế bền vững Chính sách hỗ trợ tốt từ phía nhà nước sẽ giúp doanh nghiệp vượt qua các khó khăn, nâng cao hiệu quả hoạt động xuất nhập khẩu.
Cần thông báo trước một thời gian nhất định về việc điều chỉnh giá xăng, dầu tăng hoặc giảm để các doanh nghiệp có đủ thời gian điều chỉnh giá dịch vụ phù hợp, đặc biệt là với các đối tác nước ngoài, nhằm hạn chế thiệt hại do thông báo đột ngột Việc thông báo sớm giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro tổn thất và duy trì mối quan hệ hợp tác ổn định trong bối cảnh giá xăng dầu biến động thường xuyên.
Quản lý chính sách thuế hợp lý là yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả, tránh tình trạng thuế quá cao gây trở ngại Đồng thời, cần tạo điều kiện miễn giảm thuế cho các mặt hàng nhập khẩu chưa sản xuất trong nước nhằm đáp ứng nhanh chóng nhu cầu xây dựng các dự án lớn, thúc đẩy phát triển kinh tế bền vững.
Nhà nước cần kiểm soát chặt chẽ nhân viên ngành Hải quan để ngăn ngừa hành vi lạm dụng quyền hạn, gây cản trở hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quá trình làm việc Việc quản lý nghiêm túc sẽ giảm thiểu rủi ro trục lợi cá nhân và nâng cao hiệu quả, năng lực của hệ thống Hải quan quốc gia Điều này không chỉ thúc đẩy thuận lợi thương mại mà còn góp phần xây dựng môi trường kinh doanh ổn định, an toàn.
Nhà nước cần chọn lọc những nhà đầu tư nước ngoài có năng lực trong lĩnh vực logistics để đảm bảo sự phát triển bền vững Đồng thời, cần tiến hành cải cách nhanh chóng và toàn diện các tài nguyên cho ngành, bao gồm cảng biển, sân bay, cảng nội địa, hệ thống đường bộ, đường sắt, kho bãi và trang thiết bị Ngoài ra, việc điều chỉnh các chính sách liên quan như thuế, bảo hiểm, ngân hàng cũng đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy ngành logistics phát triển mạnh mẽ hơn.
Nhà nước cần lắng nghe và thu thập ý kiến từ doanh nghiệp xuất nhập khẩu, doanh nghiệp logistics qua các buổi thảo luận và đối thoại để hiểu rõ tình hình thực tế Việc này giúp nhà nước có cái nhìn toàn diện, từ đó đề xuất các giải pháp xử lý nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả, đồng thời định hướng phát triển phù hợp cho ngành logistics và thương mại quốc tế.
Trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng Hải Viết Nam, em đã áp dụng hiệu quả những kiến thức từ các giảng viên truyền đạt trong trường vào thực tế, đặc biệt trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và logistics Việc vận dụng kiến thức chuyên ngành tại công ty giúp em ghi nhớ sâu hơn và hiểu rõ hơn về các vấn đề đã học, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển nghề nghiệp của mình.
Nhưng bên cạnh đó em cũng đã rút ra được nhiều bài học cho chính em mà em mong muốn được đề xuất những ý kiến như sau:
Trong quá trình thực tập, sinh viên thường được hướng dẫn và hỏi về kiến thức chuyên ngành từ nhân viên công ty, giúp các bạn tự tin trả lời bằng lý thuyết Tuy nhiên, khi bước vào thực hành, nhiều sinh viên cảm thấy ngập ngừng và e ngại do thiếu kinh nghiệm thực tế, đặc biệt trong các công việc như khai báo hải quan xuất-nhập, làm chứng từ, C/O Vì vậy, cần giảm bớt thời gian lý thuyết và tăng cường thực hành thực tế để sinh viên tự tin hơn về nghiệp vụ chuyên ngành.
Chúng tôi sẽ phối hợp chặt chẽ với các tổ chức, doanh nghiệp trong ngành để tổ chức nhiều buổi chia sẻ về lĩnh vực xuất nhập khẩu, giúp sinh viên hiểu rõ hơn về ngành nghề của mình Các hoạt động này tạo cơ hội để sinh viên tìm hiểu về các doanh nghiệp, từ đó xây dựng nền tảng thực tập và định hướng nghề nghiệp cho năm cuối đại học.
Kiến thức được cập nhật nhanh chóng và áp dụng phù hợp với những quy định của hải quan, nhà nước…
Để mở rộng thị trường hiệu quả, công ty cần đẩy mạnh hoạt động marketing bằng cách thiết lập và cập nhật thường xuyên website với thông tin chi tiết về công ty, sản phẩm và dịch vụ nhằm thu hút khách hàng nhanh chóng khi có nhu cầu Đồng thời, đào tạo nhân viên về kiến thức marketing giúp nâng cao năng lực chuyên môn, mở rộng mối quan hệ kinh doanh mà không gây thêm chi phí, góp phần gia tăng khả năng hiểu biết và phát triển thị trường của công ty.
Hoạt động giao nhận, vận tải đóng vai trò là đòn bẩy quan trọng của nền kinh tế, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh và thúc đẩy hoạt động buôn bán, lưu thông hàng hóa của nhiều quốc gia Tuy nhiên, tại Việt Nam, hoạt động này gặp phải nhiều khó khăn, như các vướng mắc trong thủ tục hải quan và chứng từ giao nhận vận tải Để nâng cao hiệu quả và giảm thiểu tranh chấp, cần có các văn bản quy định rõ về vai trò, nghĩa vụ của người giao nhận, làm cơ sở giải quyết các tranh chấp và khiếu nại trong quá trình vận chuyển hàng hóa.