Nguyễ n Trầ n Châu Pha 1 MUC LUC CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 3 1 1 Lý do chọn đề tài 3 1 2 Mục tiêu nghiên cứu 4 1 3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4 1 4 Phương pháp nghiên cứu 4 1 5 Nội dung nghiên.
TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI
Lý do chọn đề tài
Rủi ro là yếu tố luôn tồn tại trong thực tiễn cuộc sống và có thể xuất hiện ở bất cứ nơi nào, lúc nào và ảnh hưởng đến mọi hoạt động của cá nhân cũng như doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp, mọi nỗ lực hướng tới lợi thế cạnh tranh và gia tăng giá trị sẽ được thực thi qua chiến lược, chương trình và kế hoạch; song quá trình triển khai luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro có thể làm chậm hoặc cản trở mục tiêu Để bảo vệ tài sản và đảm bảo sự phát triển bền vững, điều cốt lõi là doanh nghiệp phải hiểu rủi ro là gì, nhận diện rủi ro và có năng lực quản trị rủi ro một cách hiệu quả để từ đó đưa ra quyết định sáng suốt, giúp công ty vượt qua thách thức và đạt được thành công.
Việt Nam đã trở thành thành viên WTO, tuy nhiên công tác quản lý rủi ro vận chuyển hàng hóa vẫn còn nhiều hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu quả của chuỗi cung ứng Câu hỏi được nhiều doanh nghiệp quan tâm là làm thế nào để dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế trở nên chuyên nghiệp, từ đó giúp các doanh nghiệp xuất nhập khẩu quản lý tốt rủi ro cho hàng hóa, giảm thiểu chi phí và tăng tính cạnh tranh Để tăng cường sự chuyên nghiệp của dịch vụ giao nhận quốc tế, cần củng cố các yếu tố như tuân thủ quy định, an toàn vận chuyển, minh bạch thông tin, quản trị rủi ro chuỗi cung ứng và tối ưu hóa quy trình logistics Bài viết này tập trung phân tích các yếu tố then chốt và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận quốc tế, hỗ trợ doanh nghiệp Việt Nam trong quản lý rủi ro vận chuyển và nâng cao hiệu quả xuất nhập khẩu.
Những tổn thất mất mát trong quá trình vận chuyển luôn có thể xảy ra và đôi khi ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy, các doanh nghiệp luôn tìm kiếm các hình thức vận chuyển hàng hóa an toàn nhất và các giải pháp nhằm giảm thiểu rủi ro trong logistics Tuy vậy, quản lý rủi ro trong vận chuyển vẫn là một thách thức lớn, đòi hỏi doanh nghiệp xây dựng chiến lược và quy trình kiểm soát rủi ro chặt chẽ để bảo đảm chuỗi cung ứng vận hành liên tục và hiệu quả.
Vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển vẫn là phương thức phổ biến nhất nhờ ưu thế về chi phí và sự an toàn cho hàng hóa Tuy nhiên, trong quy trình giao nhận hàng hóa, mỗi giai đoạn có thể chứa đựng nhiều rủi ro với khả năng né tránh khác nhau: có rủi ro có thể giảm thiểu hoặc ngăn ngừa được, có rủi ro không thể tránh khỏi, và có rủi ro nhỏ nhưng có thể gây hậu quả vô cùng nghiêm trọng Vì vậy, xây dựng và triển khai các giải pháp nhằm khắc phục và hạn chế những rủi ro này là nhiệm vụ rất quan trọng và cần thiết trong quản lý chuỗi cung ứng Các giải pháp này cần dựa trên nhận diện rủi ro tại từng giai đoạn giao nhận, đồng thời tập trung vào tăng cường an toàn, giảm thiểu rủi ro và tối ưu chi phí để nâng cao hiệu quả vận tải.
Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển quốc tế Tân Biển Vàng là một doanh nghiệp trẻ trong ngành logistics và cũng không tránh khỏi những rủi ro phát sinh trong quá trình hoạt động Nhận thức rõ tầm quan trọng của việc nhận diện rủi ro và đo lường mức độ ảnh hưởng của chúng tới hoạt động xuất nhập khẩu, dựa trên kiến thức đã học và những quan sát thực tiễn tại công ty, em quyết định chọn nghiên cứu đề tài: Rủi ro trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu FCL bằng đường biển của Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển quốc tế Tân Biển Vàng: Thực trạng và giải pháp, nhằm đánh giá thực trạng rủi ro và đề xuất giải pháp kiểm soát rủi ro trong quy trình giao nhận hàng hóa FCL bằng đường biển.
Mục tiêu nghiên cứu
Đoạn nội dung này nhận diện rủi ro có khả năng xảy ra ở từng bước của quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu FCL bằng đường biển do Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển quốc tế Tân Biển Vàng thực hiện, nhằm giúp độc giả hiểu rõ các điểm yếu và cách phòng ngừa, đồng thời tối ưu hóa SEO cho từ khóa liên quan Từ khi nhận yêu cầu, ký hợp đồng và chuẩn bị chứng từ, đến đóng gói, xếp hàng lên container, vận chuyển trên tàu, làm thủ tục thông quan và giao hàng tại nước nhập khẩu, mỗi giai đoạn tiềm ẩn các rủi ro như chậm trễ vận chuyển, sai lệch chứng từ, hư hỏng hoặc mất mát hàng hóa, thời tiết gây thiệt hại, phí lưu cont tăng và chi phí phát sinh khác, cũng như rủi ro tuân thủ pháp lý và rủi ro chuỗi cung ứng Để giảm thiểu, công ty đề xuất các biện pháp như kiểm soát chứng từ chặt chẽ, chọn đối tác vận chuyển và cảng đi uy tín, mua bảo hiểm hàng hóa phù hợp, theo dõi lộ trình theo thời gian thực và chuẩn hóa quy trình thông quan nhằm tăng tính minh bạch, tối ưu chi phí và đảm bảo an toàn cho hàng hóa nhập khẩu FCL bằng đường biển.
Đo lường khả năng xảy ra và mức độ gây ảnh hưởng của các rủi ro
Đưa ra giải pháp nhằm khắc phục và hạn chế đến mức thấp nhất các rủi ro.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là những rủi ro trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu FCL bằng đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận Vận chuyển Quốc tế Tân Biển Vàng Phạm vi nghiên cứu tập trung vào các bước chính của chuỗi cung ứng từ nhận đơn hàng, đóng gói và xếp hàng FCL, vận chuyển bằng tàu biển, làm thủ tục hải quan và thông quan hàng nhập khẩu, đến vận chuyển nội địa từ cảng về kho và quản lý chứng từ, bảo hiểm hàng hóa cùng các chi phí liên quan, nhằm nhận diện các rủi ro trong quá trình giao nhận FCL và đánh giá tác động của chúng đến thời gian, chi phí và an toàn hàng hóa Mục tiêu là đề xuất các biện pháp giảm thiểu và kiểm soát rủi ro, cải thiện quy trình giao nhận, tăng tính minh bạch của chuỗi cung ứng và tối ưu hóa hiệu quả vận tải, đáp ứng yêu cầu của ngành logistics và tối ưu chi phí cho công ty.
Phạm vi không gian của bài viết tập trung vào hoạt động kiểm soát rủi ro trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu theo hình thức FCL bằng đường biển, do công ty TNHH Giao nhận vận chuyển quốc tế Tân Biển Vàng thực hiện Phạm vi thời gian được xác định dựa trên các số liệu liên quan đến hoạt động giao nhận hàng hóa của công ty từ những năm gần đây, nhằm phân tích các yếu tố rủi ro, hiệu quả kiểm soát và các biện pháp tối ưu hóa quy trình nhận hàng, vận chuyển và thông quan.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thống kê và phân tích dữ liệu thứ cấp được áp dụng để đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của công ty Các dữ liệu báo cáo từ nguồn thứ cấp giúp nhận diện và đo lường rủi ro, đồng thời cung cấp cái nhìn toàn diện về hiệu suất tài chính, mức độ biến động và các yếu tố ảnh hưởng đến lợi nhuận Việc khai thác dữ liệu thứ cấp cho phép xác định xu hướng thị trường, đánh giá hiệu quả quản trị và đề xuất các biện pháp tối ưu nguồn lực nhằm tăng trưởng bền vững.
Phương pháp tư duy: Phân tích thực trạng kiểm soát rủi ro từ đó đề ra giải pháp kiểm soát rủi ro hiệu quả
Phương pháp lưu đồ: dựa vào quy trình nhập khẩu hàng FCL bằng đường biển để nhận dạng rủi ro
Lập bảng câu hỏi nghiên cứu về rủi ro và tiwwns hành điều tra.
Nội dung nghiên cứu bao gồm 4 chương
Chương 1: Tổng quan về đề tài
Chương 2: Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Giao Nhận Vận Chuyển Quốc Tế Tân Biển Vàng
Chương 3: Phân tích thực trạng kiểm soát rủi ro trong quy trình giao nhận hàng container nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao Nhận Vận Chuyển Quốc Tế Tân Biển Vàng
Chương 4: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm tăng cường kiểm soát rủi ro trong quy trình giao nhận hàng FCL nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao Nhận Vận Chuyển Quốc Tế Tân Biển Vàng
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ TÂN BIỂN VÀNG
Lịch sử hình thành và phát triển công ty TNHH Giao Nhận Vận Chuyển Quốc Tế Tân Biển Vàng
Công ty TNHH Giao Nhận Vận Chuyển Quốc Tế Tân Biển Vàng hoạt động trong lĩnh vực logistics và cung cấp các dịch vụ chủ chốt như ủy thác xuất nhập khẩu, vận chuyển nội địa và quốc tế, cũng như vận chuyển đa phương thức để tối ưu hóa chu trình vận tải cho khách hàng Bên cạnh đó, công ty còn hỗ trợ tìm nguồn hàng nhập giá rẻ và chuyển tiền đi nước ngoài, nhằm đảm bảo an toàn giao dịch với các đối tác xuất khẩu trên toàn cầu.
Dịch vụ của công ty ngày càng mở rộng phạm vi hoạt động ra các thị trường Trung Quốc, Singapore, Đông Bắc Mỹ, Châu Âu và Châu Úc, cùng với nhiều quốc gia và khu vực khác trên thế giới Nhờ uy tín và chất lượng dịch vụ ngày càng được khẳng định, công ty đã nhận được sự tin tưởng và lựa chọn của nhiều khách hàng lớn trong nước và quốc tế.
Các thông tin cơ bản về công ty:
Tên công ty: CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN QUỐC
Tên giao dịch: NEW GOLDEN SEA INTERNATIONAL TRANSPORTATION FORWARDING CO,LTD
- Tên công ty: CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ TÂN BIỂN VÀNG
- Tên giao dịch: NEW GOLDEN SEA INTERNATIONAL TRANSPORTATION FORWARDING CO,LTD
- Địa chỉ trụ sở chính: Tháp E, Lầu 3, Phòng 16, Tòa Nhà Lexington, Số 67 Đường Mai Chí Thọ, Phường An Phú, Quận 2, TP.HCM
- Đại diện pháp luật: Lê Thị Huyến
Các cột mốc phát triển của công ty
- Công ty cính thức đi vào hoạt động vào ngày 30/12/2010
Vào năm 2010, Công ty Tân Biển Vàng đã gia nhập Hiệp hội Giao nhận Kho vận Chuyển Việt Nam (VIFFAS) và trở thành hội viên của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) Việc gia nhập VIFFAS và trở thành hội viên VCCI đánh dấu bước phát triển đáng kể của công ty trong lĩnh vực logistics, tăng cường uy tín và mở rộng mạng lưới đối tác trong nước.
Vào ngày 24/06/2010, Tổ chức Đánh giá Quốc tế DNV (Na Uy) đã cấp chứng nhận cho Công ty Tân Biển Vàng về việc thực hiện hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
- Năm 2001: Gia nhập Hiệp hội Giao nhận Quốc Tế FIATA
Từ ngày 01/01/2012, Công ty Tân Biển Vàng đã đổi mới và hoàn thiện tổ chức bộ máy kinh doanh và quản lý nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động Ngoài văn phòng chính tại quận 2, TP.HCM, công ty mở rộng mạng lưới đại lý với các đại lý ở miền Bắc và ở nước ngoài, tăng cường phạm vi hoạt động và sự hiện diện trên thị trường.
Đại lý khu vực miền Bắc: 120 Đường Chùa Hải, Phường Hải 1, Quận Hải An, Tp Hải Phòng
Đại lý tại Trung Quốc: Shenzhen Quihui Logistics Co, Ltd Địa chỉ: 12 Yingchun Rd, Louhu Zone, Shenzhen, Quangdong, China
Đại lý tại Mỹ: Đại Lý A Ce Distrisbution And Logistics Service Địa chỉ: 241 Francis Avenue Mansfield MA 02048, USA.
Chức năng kinh doanh của công ty TNHH Giao Nhận Vận Chuyển Quốc Tế Tân Biển Vàng
Các chức năng kinh doanh theo giấy phép kinh doanh:
- Vận tải hàng hóa ven biển và viễn dương
- Vận tải hàng hóa đường thủy nội địa
Chức năng chính của chúng tôi là cung cấp dịch vụ hỗ trợ vận tải, bao gồm gửi hàng, tổ chức các hoạt động vận tải bằng đường sắt, đường bộ và đường biển; giao nhận hàng hóa, tiếp nhận và phát hành chứng từ vận tải và vận đơn; hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan và các đại lý vận tải hàng hóa đường biển; môi giới thuê tàu biển; đóng gói hàng hóa, trừ các hoạt động kinh doanh bến bãi ô tô, hóa lỏng khí để vận chuyển và vận chuyển bằng đường hàng không.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ bán buôn vật liệu và thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng, đáp ứng mọi nhu cầu dự án với danh mục đa dạng gồm xi măng, gạch xây, ngói, đá, cát, sỏi và kính xây dựng; sơn và vecni cho bề mặt hoàn thiện; bán buôn gạch ốp lát và thiết bị vệ sinh; bán buôn đồ ngũ kim; bán buôn tre, nứa, gỗ cây và gỗ nguyên liệu; ống nối, khớp nối và các chi tiết lắp ghép khác.
Ngành bán buôn chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu bao gồm nhiều nhóm sản phẩm đa dạng: camera, máy massage, nệm massage và máy tập thể dục; hóa chất trong lĩnh vực phụ gia thực phẩm; phân bón; hạt nhựa; chất dẻo dạng nguyên sinh; cao su và hàng thủ công mỹ nghệ Ngoài ra, hoạt động kinh doanh còn tập trung vào bán buôn điện thoại, máy tính, máy tính bảng, linh kiện điện thoại và linh kiện máy tính, cũng như đồng hồ Bên cạnh đó, ngành còn có bán buôn thực phẩm chức năng, đáp ứng nhu cầu phân phối của các nhà bán lẻ và người tiêu dùng.
Hoạt động bán lẻ thực phẩm tại các cửa hàng chuyên doanh bao gồm bán lẻ thịt và các sản phẩm từ thịt, bán lẻ thủy sản, bán lẻ rau quả và bán lẻ thực phẩm đóng hộp, được thực hiện theo Quyết định 64/2009/QĐ-UBND ngày 31/07/2009 và Quyết định 79/2009/QĐ-UBND ngày 17/10/2009 của Ủy ban nhân dân TP Hồ Chí Minh về quy hoạch kinh doanh nông sản, thực phẩm tại TP Hồ Chí Minh.
- Bán lẻ vải, len, sợi, chỉ khâu và hàng dệt khác trong các cửa hàng chuyên doanh Chi tiết: Bán lẻ vải, hàng dệt khác
Cửa hàng chuyên doanh bán lẻ đồ ngũ kim, sơn, kính và các thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng, phục vụ cho dự án từ dân dụng đến công nghiệp Danh mục sản phẩm bao gồm bán lẻ đồ ngũ kim, kính xây dựng, gạch xây, ngói, đá, cát, sỏi, gạch ốp lát và thiết bị vệ sinh, cùng với các thiết bị lắp đặt khác cho xây dựng Với phạm vi hàng hóa đa dạng và chất lượng được đảm bảo, khách hàng có thể mua sắm tại một điểm duy nhất để đáp ứng mọi nhu cầu thi công và hoàn thiện công trình.
Chúng tôi chuyên bán lẻ thảm, đệm, chăn, màn và rèm, kết hợp cung cấp vật liệu phủ tường và sàn tại các cửa hàng chuyên doanh Chi tiết sản phẩm gồm thảm, đệm, chăn, màn và rèm, cùng các loại vật liệu phủ tường và sàn được tuyển chọn để đáp ứng nhu cầu trang trí và nâng cấp không gian sống của khách hàng.
Danh mục bán lẻ tại cửa hàng chuyên doanh bao gồm đồ điện gia dụng, đèn và bộ đèn điện, nội thất gia đình như giường, tủ, bàn, ghế và các đồ nội thất tương tự, cùng với các đồ dùng gia đình khác chưa được phân vào nhóm riêng; bên cạnh đó, danh mục còn có bán lẻ đồ dùng bằng gốm, sứ và thủy tinh.
Hoạt động bán lẻ thiết bị thể dục, dụng cụ thể thao diễn ra tại các cửa hàng chuyên doanh, đáp ứng đầy đủ nhu cầu tập luyện của người tiêu dùng với đa dạng sản phẩm và chất lượng đảm bảo Các mặt hàng nổi bật gồm thiết bị gym, dụng cụ tập luyện tại nhà, đồ dùng thể thao và phụ kiện đi kèm, được bày bán nhằm phục vụ cả người mới bắt đầu lẫn vận động viên chuyên nghiệp Các cửa hàng chuyên doanh chú trọng nguồn gốc xuất xứ, độ bền, giá cả cạnh tranh và dịch vụ tư vấn sản phẩm chuyên sâu giúp khách hàng lựa chọn đúng thiết bị phù hợp với mục tiêu và thể trạng Với hệ thống cửa hàng chuyên môn và thông tin sản phẩm được trình bày rõ ràng, người mua dễ dàng tìm thấy sản phẩm phù hợp, tối ưu hoá trải nghiệm mua sắm và hiệu quả tập luyện.
Chúng tôi hoạt động bán lẻ các mặt hàng may mặc, giày dép, hàng da và giả da tại các cửa hàng chuyên doanh, mang đến sự đa dạng và chất lượng cho người tiêu dùng Danh mục sản phẩm bao gồm quần áo và phụ kiện thời trang, giày dép, cùng các mặt hàng da thật và da giả, đáp ứng nhu cầu mua sắm phong phú của khách hàng Đặc biệt, chúng tôi còn kinh doanh bán lẻ balo, vali, cặp túi và ví cho mục đích du lịch, được làm từ da thật hoặc da giả với độ bền và thẩm mỹ cao Tối ưu hóa SEO cho các từ khóa như bán lẻ may mặc, giày dép, hàng da và giả da, balo vali, ví da và cửa hàng chuyên doanh giúp khách hàng dễ dàng tiếp cận sản phẩm của chúng tôi cả trực tuyến lẫn tại cửa hàng.
Hoạt động bán lẻ thuốc, dụng cụ y tế, mỹ phẩm và vật phẩm vệ sinh được thực hiện tại các cửa hàng chuyên doanh, nhằm đáp ứng nhu cầu chăm sóc sức khỏe, làm đẹp và vệ sinh cá nhân của người tiêu dùng Danh mục chi tiết bao gồm bán lẻ nước hoa, mỹ phẩm và vật phẩm vệ sinh, giúp khách hàng dễ dàng tiếp cận các sản phẩm chất lượng trong một địa điểm uy tín.
- Cổng thông tin Chi tiết: Thiết lập trang thông tin điện tử tổng hợp
- Bán buôn ô tô và xe có động cơ khác
- Bán buôn nông, lâm sản nguyên liệu (trừ gỗ, tre, nứa) và động vật sống Chi tiết: Bán buôn nông lâm sản (không hoạt động tại trụ sở)
Chúng tôi cung cấp dịch vụ bán buôn thực phẩm với các nhóm hàng chính gồm bán buôn thủy sản (không hoạt động tại trụ sở), bán buôn thực phẩm đóng hộp và bán buôn rau quả (không hoạt động tại trụ sở), nhằm tối ưu chuỗi cung ứng và phân phối đến khách hàng kinh doanh.
Chúng tôi chuyên bán buôn vải, hàng may sẵn và giày dép, cung cấp đầy đủ các mặt hàng dệt và may mặc cho đối tác kinh doanh Danh mục chi tiết gồm thảm, đệm, chăn, màn, rèm, ga trải giường, gối và các sản phẩm dệt khác; vải, hàng may sẵn và giày dép được cung cấp với chất lượng ổn định và giá cạnh tranh để đáp ứng nhu cầu của cửa hàng, xưởng may và đại lý trên toàn quốc.
Chúng tôi là đơn vị phân phối sỉ các đồ dùng gia đình, cung cấp dịch vụ bán buôn vali, cặp, túi và ví, cùng các mặt hàng da và giả da khác; nước hoa, mỹ phẩm và chế phẩm vệ sinh; hàng gốm sứ, thủy tinh; đồ điện gia dụng, đèn và bộ đèn điện; dụng cụ thể dục, thể thao.
- Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm
- Bán buôn thiết bị và linh kiện điện từ, viễn thông Chi tiết: Bán buôn thiết bị điện thoại
- Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác Chi tiết: Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy công nghiệp
Trong lĩnh vực bán lẻ hàng hóa khác, các cửa hàng chuyên doanh tập trung vào nhiều nhóm sản phẩm như: bán lẻ camera, máy massage, nệm massage và máy tập thể dục; bán lẻ điện thoại, máy tính, máy tính bảng và các linh kiện điện thoại, linh kiện máy tính cùng đồng hồ; bán lẻ thực phẩm chức năng; bán lẻ ga trải giường và gối; và bán lẻ tre, nứa, gỗ cây cũng như gỗ nguyên liệu.
- Vận tải hàng hóa đường sắt
- Vận tải hàng hóa bằng đường bộ
Các chức năng hiện đang hoạt động:
- Vận chuyển, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu trong nước và quốc tế
- Xuất khẩu các mặt hàng trong phạm vi cho phép của Nhà nước
- Cung cấp dịch vụ vận chuyển nội địa, quốc tế, vận tải đa phương thức
Chúng tôi tập trung tìm nguồn hàng nhập giá rẻ từ các nhà cung cấp uy tín, giúp khách hàng tối ưu chi phí và tăng lợi nhuận khi nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài Dịch vụ chuyển tiền đi nước ngoài được thiết kế an toàn với nhiều phương thức thanh toán, quy trình kiểm soát rủi ro chặt chẽ và bảo mật thông tin khách hàng Khách hàng có thể yên tâm giao dịch với các đối tác xuất khẩu ở các nước trên thế giới nhờ hệ thống xác thực nhà cung cấp, hợp đồng chuẩn và hỗ trợ pháp lý toàn diện Với mạng lưới đối tác toàn cầu và tiêu chuẩn kiểm tra chất lượng nghiêm ngặt, nguồn hàng nhập giá rẻ được đảm bảo về chất lượng và vận chuyển nhanh chóng, đồng thời thủ tục hải quan thuận lợi Tín hiệu thanh toán quốc tế tối ưu chi phí và an toàn cho mọi giao dịch với đối tác xuất khẩu ở khắp nơi trên thế giới.
- Nhập khẩu và cung cấp một số mặt hàng như: Đồ gia dụng, phân bón, thiết bị chăm sóc sức khỏe, trang thiệt bị nội thất…
Có thể thấy công ty đã hoạt động đúng phù hợp với các chức năng theo giấy phép đăng kí kinh doanh.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH Giao Nhận Vận Chuyển Quốc Tế Tân Biển Vàng
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH Giao Nhận Vận Chuyển Quốc Tế Tân Biển Vàng
2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
Người sáng lập công ty chịu trách nhiệm lớn nhất đối với mọi hoạt động của doanh nghiệp, định hình chiến lược và giá trị cốt lõi Giám đốc điều hành là người tổ chức và điều hành mọi hoạt động kinh doanh và dịch vụ của công ty, vì vậy phải có năng lực quản lý và điều hành để đảm bảo hiệu quả và sự phát triển bền vững.
- Ban hành quy chế nội bộ công ty
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm cho công ty và thường xuyên đôn đốc, theo dõi việc thực hiện chương trình
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lí trong công ty
- Quyết định chọn đối tác, chiến lược trong kinh doanh; thiết lập mối quan hệ tốt với các đối tác chiến lược, các ngân hàng và khách hàng tiềm năng của công ty
- Theo dõi tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty để có những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh
Bộ Phận Kinh Doanh Hàng Thương Mại
Bộ Phận Giao Nhận Bộ Phận
- Trường phòng kinh doanh điều hành và chịu trách nhiệm cho toàn bộ hoạt động cũng như lợi nhuận và hướng phát triển, tăng trưởng của phòng kinh doanh
- Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch cho phòng kinh doanh và cho bộ phận kinh doanh
- Tìm kiếm và duy trì khách hàng cho công ty thông qua các mạng lưới nhân viên với các công ty khác, đồng thời xúc tiến việc ký kết hợp đồng với các khách hàng
- Lập kế hoạch kinh doanh và trình cho giám đốc xem xét đúng thời hạn; đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của phòng Sales
- Phát triển các nhóm kinh doanh mới để tìm kiếm và mở rộng khách hàng, thị trường mới, nghiên cứu tiềm hiểu thị trường kĩ càng
- Phụ trách phân tích, báo cáo kinh doanh, xây dựng và phát triển hệ thống giá, chiết khấu và quản lý lãi/lỗ trong kinh doanh
- Đề xuất các giải pháp nhằm cạnh tranh với các công ty chung lĩnh vực kinh doanh
Chúng tôi thực hiện nghiên cứu thị trường xuất nhập khẩu ở các tỉnh thành và trên thế giới nhằm nắm bắt xu hướng, nhu cầu và mức độ cạnh tranh, từ đó đề xuất các kế hoạch xuất nhập khẩu hiệu quả Các kế hoạch này được thiết kế để tối ưu hóa chuỗi cung ứng và chiến lược thị trường, giúp tăng khả năng cạnh tranh và mang lại lợi nhuận cao cho công ty.
- Phòng kinh doanh bao gồm 2 bộ phận:
Bộ phận bán cước: tìm kiếm khách hàng cho mảng dịch vụ chính của công ty (giao nhận hàng hóa xuất/nhập khẩu)
Bộ phận kinh doanh hàng thương mại: tìm hiểu thị trường, liên hệ đại lý để nhập khẩu hàng hóa và bán cho các khách hàng trong nước
- Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến lược của công ty
- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động
- Tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng nhiệm vụ và theo yêu cầu của Giám đốc
- Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý, tháng
- Trực tiếp tổ chức tuyển dụng nhân viên mới, là người ra quyết định quan trọng về nhân sự
Phòng Xuất-Nhập khẩu: gồm ba bộ phận trực thuộc:
Thực hiện kiểm tra giám sát, lập các chứng từ liên quan đến giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
Chịu trách nhiệm chuẩn bị chứng từ xuất nhập khẩu liên quan đến lô hàng
Chăm sóc và dịch vụ tư vấn khách hàng
Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hóa
Liên lạc với các đại lý và hãng nước ngoài để hướng dẫn thông tin giao nhận hàng
Lưu hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu
Làm thủ tục hải quan
Tổ chức vận chuyển, lưu kho, đóng hàng, theo dõi các quá trình này để ứng biến với các trường hợp xảy ra
Trực tiếp làm việc tại hiện trường để kiểm tra, giám sát và đốc thúc các quy trình giao nhận hàng hóa, bảo đảm tiến độ và chất lượng của quá trình vận chuyển Đồng thời tiếp xúc với các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền để thực hiện đầy đủ các thủ tục liên quan, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và yêu cầu nghiệp vụ.
Chức năng chính của tài xế xe đầu kéo là điều khiển phương tiện an toàn, lấy hàng từ kho hoặc đối tác, vận chuyển và giao cho khách hàng đúng thời hạn, đồng thời trả cont rỗng về điểm xuất phát Tài xế cần tối ưu hóa lộ trình vận chuyển, khai thác quãng đường tốt nhất và đóng hàng hiệu quả nhất, nhằm tăng hiệu quả vận tải và giảm chi phí logistics cho doanh nghiệp.
Cung cấp các dịch vụ thông báo nhận hàng nhằm giảm tối đa các trì hoãn trong nhận hàng và phí lưu kho
- Kiểm soát chi phí và luồng tiền của công ty
- Lập các báo cáo tài chính và quản trị
- Tham gia lập dự báo và lập kế hoạch ngân hàng
- Triển khai thực hiện các quyết định, chính sách về tài chính – kế toán – thuế - kiếm toán
- Kiếm tra dữ liệu hàng hóa, lập và gởi hóa đơn cho khách hàng
- Giải quyết các thắc mắc, khiếu nại của khách hàng liên quán đến hóa đơn
- Kiếm soát và thu hồi công nợ từ khách hàng.
Số lượng và cơ cấu nhân sự của công ty TNHH Giao Nhận Vận Chuyển Quốc Tế Tân Biển Vàng
Với tổng số 24 nhân viên, cơ cấu nhân sự của công ty theo các tiêu chí trình độ học vấn, độ tuổi giới tính như sau
Bảng 2.1: Số lượng và cơ cấu nhân sự công ty TNHH Giao Nhận Vận Chuyển Quốc Tế Tân Biển Vàng (31/12/1016)
Nguồn: Phòng Nhân Sự Công ty Tân Biến Vàng (2017)
Cơ cấu nhân sự theo trình độ học vấn
Cơ cấu nhân sự theo độ tuổi
Cơ cấu nhân sự theo giới tính Đại học
Tổng cộng Nam Nữ Tổng cộng
Nhân viên của công ty chủ yếu tốt nghiệp từ các trường đại học và cao đẳng, có trình độ chuyên môn vững vàng và tích lũy kinh nghiệm thực tiễn dày dặn qua nhiều năm làm việc.
Ở công ty, cơ cấu nhân sự nhìn chung còn rất trẻ, điều này thuận lợi cho việc nắm bắt những thay đổi của thị trường và việc ứng dụng các phương tiện khoa học kỹ thuật Với tỉ lệ này, số nhân viên có trên 4 năm kinh nghiệm chiếm tới 66,67%, cho thấy sự hiện diện của nhóm nhân viên giàu kinh nghiệm giữa thế hệ trẻ Trong số 8 nhân viên dưới 25 tuổi, có 4 người mới tốt nghiệp đang trong quá trình thử việc, trong đó 3 làm việc tại bộ phận Kinh Doanh và 1 tại bộ phận Giao Nhận Những nhân viên trẻ này dù chưa có nhiều kinh nghiệm vẫn có kiến thức vững và khả năng nắm bắt vấn đề tốt, có thể học hỏi từ những đồng nghiệp có nhiều kinh nghiệm hơn.
Theo giới tính, cơ cấu nhân sự của công ty cũng không có sự chênh lệch lớn với 58,33% nhân viên nam và 41.67% nhân viên nữ
Công ty có kế hoạch sẽ tăng thêm số lượng nhân viên để đáp ứng kế hoạch phát triển trong năm 2017 cho 2 bộ phận: Giao Nhận và Sales.
Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2014-2016 và 6 tháng đầu 2017
2.5.1 Tình hình hoạt động kinh doanh dịch vụ giai đoạn 2014-2016 và 6 tháng đầu 2017
Bảng 2.2: Tình hình hoạt động kinh doanh dịch vụ giai đoạn 2014-2016 Đơn vị tính: ngàn USD
% Tăng/ giảm so với năm trước
% Tăng/ giảm so với năm trước Vận tải bằng đường biển
Vận tải bằng đường hàng không
Vận tải bằng đường bộ
Dịch vụ giao nhận 27,58 8,05 37,27 10,08 40,02 9,15 9,69 35,13 2,93 7,81 Tổng 342,66 100 369,80 100 437,47 100
Bảng 2.3: Tình hình hoạt động kinh doanh dịch vụ 6 tháng đầu 2015-2017 Đơn vị tính: ngàn USD
% Tăng/ giảm so với năm trước
% Tăng/ giảm so với năm trước Vận tải bằng đường biển
Vận tải bằng đường hàng không
Vận tải bằng đường bộ
Dịch vụ giao nhận 17,37 9,81 18,86 8,78 21,17 8,28 1,49 8,58 2,31 12,25 Tổng 177,16 100 212,27 100 255,38 100
Biểu đồ 2.1: Biểu đồ hình tròn thể hiện doanh thu theo cơ cấu dịch vụ giai đoạn 2014-2016
Vận tải đường biển Vận tải đường hàng không Vận tải đường bộ
Biểu đồ 2.2: Biểu đồ hình cột thể hiện doanh thu các loại hình dịch vụ giai đoạn 2014- 2016 Đơn vị tính: USD
Nhận xét dựa trên bảng số liệu và đồ thị cho thấy dịch vụ vận tải đường biển luôn chiếm tỷ trọng cao nhất so với các hình thức vận tải khác gồm hàng không, đường bộ và dịch vụ giao nhận Trong giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2016, thị phần của dịch vụ vận tải đường biển duy trì vị thế dẫn đầu, cho thấy ưu thế cạnh tranh vượt trội của vận tải đường biển so với các loại hình vận tải còn lại.
Vận tải đường biển là loại hình dịch vụ có tốc độ tăng trưởng mạnh nhất và chiếm tỷ trọng lớn nhất trong doanh thu của công ty, là cốt lõi của hoạt động kinh doanh Năm 2015, doanh thu vận tải đường biển đạt 256.780 USD, tăng 13.090 USD so với năm 2014 (tăng 5,37%) Sang năm 2016, doanh thu vận tải đường biển đạt 324.450 USD, tăng 67.670 USD so với năm 2015, tương ứng tăng 67,67%.
Vận tải đường biển Vận tải đường hàng không Vận tải đường bộ Dịch vụ giao nhận
Công ty đang làm đại lý nhập khẩu và phân phối lưu trữ hàng hóa cho nhiều đại lý ở nước ngoài; nhờ chất lượng dịch vụ cao, công ty đã xây dựng niềm tin vững chắc từ khách hàng Bên cạnh đó, các hoạt động xuất–nhập khẩu thường có khối lượng lớn và vận tải đường biển chiếm đa số do chi phí thấp, dù đường biển vẫn mang lại lợi thế về quy mô và chi phí so với đường hàng không và đường bộ.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ vận chuyển và giao nhận hàng container đường biển cho các khách hàng có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa đi các nước như Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc Các khách hàng lớn thường xuyên sử dụng dịch vụ giao nhận của công ty để tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian và đảm bảo tiến độ cho hàng hóa Với mạng lưới đối tác vận chuyển, kho bãi và đội ngũ làm thủ tục hải quan chuyên nghiệp, chúng tôi hỗ trợ từ khâu nhận hàng, làm thủ tục xuất nhập khẩu cho đến giao nhận cuối cùng tại đích đến, đáp ứng nhu cầu logistics xuyên biên giới một cách hiệu quả và bền vững.
Công ty Sơn Hoàng Gia: với các mặt hàng hóa chất nhập khẩu từ Trung Quốc
Công ty TNHH Công Nghiệp Việt Nhật: với các mặt hàng máy móc, xe nâng nhập từ Nhật
Công ty TNHH Hóa Dầu Việt Kỷ Nguyên: với các mặt hàng nguyên liệu dùng trong sản xuất dầu nhớt nhập khẩu từ Singapore, Malaysia,…
Công ty thường xuyên nhập khẩu các mặt hàng gia dụng và thiết bị nhà bếp, nhằm cung cấp nguồn hàng chất lượng cho các đối tác là các trang thương mại điện tử tại Việt Nam như Lazada, Adayroi và các nền tảng TMĐT khác Việc mở rộng danh mục sản phẩm, đảm bảo quy trình nhập khẩu nhanh chóng cùng quản lý chất lượng nghiêm ngặt giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của người tiêu dùng Việt và tăng cường sự hiện diện trên các kênh bán hàng trực tuyến, đồng thời tối ưu chuỗi cung ứng và chi phí logistics.
Ngoài ra, công ty còn cung cấp dịch vụ gom hàng và gửi hàng lẻ bằng container đường biển đến các cảng quốc tế như Shanghai, Ningbo, Xiamen, Nhava Sheva, Hamburg, Bangkok, Singapore và Jakarta, nhằm tối ưu chi phí và thời gian vận chuyển cho khách hàng Dịch vụ ghép container (LCL) cho phép tập kết hàng từ nhiều nguồn và vận chuyển tới các điểm đến trên thế giới với lịch trình linh hoạt, an toàn và theo dõi vận đơn chi tiết Với mạng lưới đối tác vận tải biển rộng khắp và giải pháp logistics toàn diện, chúng tôi sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu vận chuyển container đến các cảng lớn trên toàn cầu.
+ Vận tải đường hàng không tăng đều đặn qua các năm Năm 2015 là 34.820 USD, tăng 3,51% so với
2014 Doanh thu vận tải hàng không năm 2016 là 37.270 USD, tăng 7,04% so với 2015
Tân Biển Vàng cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không từ sân bay Tân Sơn Nhất, Đà Nẵng và Nội Bài đến tất cả các sân bay trên thế giới và ngược lại, thông qua hợp đồng đại lý ký kết với các hãng hàng không như Cathay Pacific (CX), China Airlines (CI), Korean Air (KE), China Southern (CZ), Malaysia Airlines (MH) và các hãng khác, với lượng hàng ổn định hàng tuần, mang lại cho khách hàng mức giá cạnh tranh và dịch vụ chất lượng Các dịch vụ vận chuyển hàng không chủ yếu gồm vận chuyển hàng hóa nhanh chóng, an toàn và đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ bay thông thường với giá cả thấp, giúp bạn tiết kiệm chi phí cho mọi chuyến đi Thời gian vận chuyển từ 1–2 ngày cho các tuyến đến khu vực châu Á, và từ 2–3 ngày cho các tuyến đến châu Âu và Mỹ.
Dịch vụ bay nhanh có chi phí cao hơn so với dịch vụ bình thường, nhưng được cam kết bảo đảm thời gian vận chuyển Hàng hóa được vận chuyển trong 2-7 giờ đối với các điểm đến tại khu vực Châu Á, và trong vòng 24 giờ đối với các điểm đến tại Châu Âu và Mỹ Dòng dịch vụ này phù hợp cho khách hàng cần giao hàng nhanh và tin cậy, giúp rút ngắn thời gian chuỗi cung ứng.
Dịch vụ bay trực tiếp cho các nơi trong khu vực Châu Á như Hàn Quốc, Trung Quốc,
Singapore, Nhật Bản, Thái Lan, Malaysia, Indonesia, Campuchia…
Dịch vụ vận chuyển hàng nguy hiểm, hàng thực phẩm tươi sống theo quy định của Hiệp hội Hàng không Quốc tế
Dịch vụ vận chuyển hàng nhập từ tất cả các sân bay trên thế giới về Việt Nam tại sân bay Tân Sơn Nhất và Nội Bài
Dịch vụ vận chuyển hàng nội địa từ sân bay Tân Sơn Nhất (SGN) tới các sân bay Đà Nẵng (DAD), Nội Bài (HAN) với thời gian ngắn nhất
+ Vận tải đường bộ năm 2015 đạt doanh thu 40.930 USD, tăng 3,18 USD tương ứng tăng 8,42% so với năm trước nhưng sang năm 2016, doanh thu giảm 12,7%, giảm 5.200 USD so với năm 2015
Khởi nguồn từ nhu cầu vận chuyển hàng hóa giao nhận nguyên container nhằm tối ưu chi phí và tăng tính chủ động trong vận chuyển, bộ phận Trucking của công ty Tân Biển Vàng đảm nhận công tác tổ chức và điều hành vận tải đường bộ, đồng thời mở rộng dịch vụ để phục vụ hoạt động giao nhận container cho công ty và đáp ứng nhu cầu vận chuyển riêng lẻ của khách hàng Dù hoạt động độc lập, bộ phận Trucking vẫn phối hợp chặt chẽ với bộ phận giao nhận để đảm bảo quy trình logistics được thông suốt Ngoài việc quản lý phương tiện, bộ phận này còn có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng có nhu cầu vận chuyển nguyên container và chào giá cước phù hợp.
Công ty hiện có 3 xe đầu kéo và 5 rơ-moóc 40ft, hoạt động chủ yếu tại TP.HCM và các khu vực lân cận như Đồng Nai, Bình Dương, Vũng Tàu, và đang để xe tại Depop Mỹ Thủy, quận 2 Vị trí này thuận lợi cho hoạt động vận tải đường bộ, gần cảng container lớn nhất nước—Cảng Cát Lái Các xe đầu kéo được trang bị hệ thống giám sát hành trình do công ty Bình An cung cấp, kết nối với xe để truyền tín hiệu về tình trạng như bật/tắt máy, thời gian di chuyển, số lần nâng hạ và mức tiêu hao nhiên liệu, đồng thời tích hợp giải pháp quản lý và định vị hàng hóa bằng mã vạch Nhờ vậy việc quản lý và giám sát xe trở nên thuận tiện và chính xác hơn, tăng hiệu quả vận tải và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Mặc dù dịch vụ giao nhận chiếm tỉ trọng không cao nhưng vẫn phát triển đều qua các năm Năm 2015, doanh thu của dịch vụ này tăng 9.690 USD, tương ứng 35,13% so với năm trước Năm 2016, doanh thu dịch vụ này đạt 40.020 USD, tăng 2.930 USD (tăng 7,41%) so với năm 2015, mức tăng này thấp hơn mức tăng của năm trước.
Nguyên nhân nội tại của sự thành công thời điểm ấy nằm ở việc công ty đảm nhận vai trò đại lý nhập khẩu và phân phối, đồng thời lưu giữ hàng hóa cho nhiều đại lý nước ngoài Việc đầu tư đúng hướng và giữ vững chất lượng dịch vụ đã tạo niềm tin cho khách hàng, mở rộng mạng lưới đại lý và nâng cao uy tín trên thị trường.
Nguyên nhân bên ngoài đến từ khủng hoảng kinh tế toàn cầu những năm trước, Việt Nam không phải ngoại lệ nên đã tác động đến hoạt động kinh doanh của công ty ở mức độ nhất định Tuy nhiên, những năm gần đây hoạt động kinh doanh của công ty đã dần ổn định và phục hồi, cho thấy sự thích nghi và ổn định trước biến động kinh tế toàn cầu.
2.5.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2014-2016 và 6 tháng đầu năm 2017
Bảng 2.4: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2014-2016 Đơn vị tính: USD
Chỉ tiêu Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
Tăng/ giảm so với năm trước lệch (±) Tăng/ giảm so với năm trước
Tổng doanh thu 1.573.691 1.582.019 2.391.092 8.328 0,53 809.073 51,14 Chi phí 1.443.110 1.449.637 2.247.261 6.524 0,45 798.624 55,09
Bảng 2.5: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 6 tháng đầu giai đoạn 2015-2017 Đơn vị tính: USD
Chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
% Tăng/ giảm so với năm trước
% Tăng/ giảm so với năm trước
Tổng doanh thu 786.005 1.190.546 1.301.207 404.541 51,47 110.661 9,29 Chi phí 722.816 1.120.749 1.223.852 397.933 55,05 103.103 9,20
Biểu đồ: Biểu đồ thể hiện kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn 2014-2016 Đơn vị tính: USD
Doanh thu hoạt động của công ty cho thấy xu hướng tăng trưởng và ổn định qua các năm Cụ thể, năm 2014 doanh thu đạt 1.573.691 USD, đến năm 2015 tăng lên 1.582.019 USD (tăng 8.328 USD, tương đương 0,53%) Đến năm 2016, doanh thu đạt 2.391.092 USD, tăng 809.073 USD so với năm 2015 So với giai đoạn 2014-2015, giai đoạn 2015-2016 ghi nhận mức tăng đáng kể hơn về doanh thu.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT RỦI RO TRONG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG
Phân tích quy trình giao nhận hàng nhập khẩu FCL bằng đường biển của công ty TNHH Giao Nhận Vận Chuyển Quốc Tế Tân Biển Vàng
3.1.1 Sơ đồ quy trình giao nhận
Sơ đồ ng u FCL bă ng đươ ng
BƯƠ C 1: ĐÀM PHÁN VÀ T HƠ P Đ
BƯƠ C 2 CHƯ NG TƯ TƯ NG
3.1.2.1 Đàm phán và ký kết hợp đồng dịch vụ
Các khách hàng lần đầu sử dụng dịch vụ tại công ty hoặc không phải là khách hàng thân thiết sẽ được công ty cấp một hợp đồng thỏa thuận sau khi hai bên bàn bạc các điều khoản cần thiết Sau đó, hai bên ký kết hợp đồng và tiến hành triển khai dịch vụ theo nội dung đã được thỏa thuận.
Hai bên sẽ ký kết hợp đồng bằng văn bản để làm rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi bên Bước này giúp công ty nắm được các thông tin cơ bản của khách hàng như địa chỉ, mã số thuế và từ đó quản lý hợp đồng hiệu quả hơn Đối với khách hàng thân thiết, có thể thỏa thuận qua email hoặc fax mà không cần ký kết bằng văn bản.
3.1.2.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ từ khách hàng
Sau khi ký thỏa thuận sử dụng dịch vụ, khách hàng phải cung cấp cho công ty các chứng từ cần thiết để thực hiện giao nhận hàng hóa, bao gồm hợp đồng mua bán hàng hóa, vận đơn (Bill of Lading), hóa đơn thương mại và danh sách đóng gói hàng hóa (packing list) Các chứng từ này chứa thông tin quan trọng về bên bán, bên mua, mô tả và số lượng hàng hóa, giá trị, điều kiện giao hàng và chi tiết vận chuyển, giúp công ty xử lý thanh toán, thông quan và giao nhận hàng hóa một cách nhanh chóng và đúng quy trình.
- Hàng hóa: loại hàng, số lượng, giá trị
- Số vận đơn, số container, số seal
- Thời gian vận chuyển, địa điểm và ngày dự kiến hàng đến
Nhân viên phòng Chứng từ của công ty Tân Biển Vàng tiến hành kiểm tra tính hợp lệ và phù hợp của các chứng từ liên quan Nếu phát hiện sai sót trong quá trình kiểm tra, công ty sẽ liên hệ với khách hàng để chỉnh sửa hợp lý, đảm bảo tính chính xác của chứng từ và việc giao nhận hàng diễn ra đúng tiến độ.
3.1.2.3 Khai hải quan điện tử
Sau khi nhận được các chứng từ hợp lệ, nhân viên bộ phận Giao Nhận sẽ dựa trên thông tin từ chứng từ để xác định hàng hóa và tra cứu mã HS code nhằm xác định loại thuế áp dụng, sau đó tiến hành khai báo hải quan điện tử trên phần mềm khai báo hải quan VNACCS Khi khai báo hoàn tất, hệ thống sẽ trả kết quả bao gồm các khoản thuế và số tiền thuế phải nộp, số tiếp nhận và ngày tiếp nhận của tờ khai, cùng với kết quả phân luồng kiểm tra tại cảng.
Sau khi có kết quả phân luồng, nhân viên giao nhận sẽ xác định xem hàng hóa phải đóng thuế ngay hay được đóng thuế chậm Nếu khách hàng ủy thác cho Tân Biển Vàng đóng thuế, nhân viên sẽ mang tờ khai và giấy giới thiệu của khách hàng đến ngân hàng để thanh toán và mang hóa đơn đóng thuế về Nếu khách hàng tự đóng thuế, họ sẽ gửi lại hóa đơn nộp tiền thuế cho công ty Tân Biển Vàng để làm thủ tục lấy hàng tại cảng.
23 n chươ i quan đ n tư VNACCS nh 3.2: Cư o VNACCS
3.1.2.4 Lấy lệnh giao hàng và làm thủ tục cược container tại hãng tàu
Sau khi nhận được thông báo hàng đến, dựa vào thời gian và địa điểm giao hàng, nhân viên giao nhận mang thông báo cùng giấy giới thiệu của công ty hoặc khách hàng đến văn phòng đại diện của hãng tàu để lấy lệnh giao hàng (D/O) và làm thủ tục thanh toán phí và tiền cọc container Sau khi đóng phí và tiền cọc, họ nhận hoá đơn và lấy lệnh giao hàng (D/O) D/O hợp lệ phải khớp với đầy đủ thông tin trên bộ chứng từ và có dấu xác nhận của hãng tàu.
3.2.1.5 Ra cảng làm thủ tục đăng ký tờ khai thông quan hàng nhập khẩu
Nhân viên giao nhận mang bộ chứng từ nhận từ khách hàng, gồm tờ khai hàng hóa nhập khẩu bản chính và lệnh giao hàng đến, tới hải quan để đăng ký tiếp nhận hồ sơ hàng nhập tại cảng Cát Lái và làm thủ tục thông quan.
Sơ đồ 3.2: Quy trình thủ tục hải quan tại cảng của công ty TNHH Giao nhận Vận Chuyển Quốc
Tế Tân Biển Vàng Đăng ký mở tờ khai tại chi cục Hải Quan
↓ Đóng lệ phí và rút tờ khai Hải Quan
Lấy phiếu giao nhận container (phiếu EIR)
Đăng ký mở tờ khai tại chi cục Hải Quan:
Nhân viên giao nhận điền đầy đủ thông tin vào tờ khai Hải Quan điện tử và gửi kèm bộ chứng từ cho Cục Hải Quan để bắt đầu thủ tục thông quan Bộ hồ sơ bao gồm các tài liệu thiết yếu như tờ khai hải quan điện tử, hóa đơn thương mại, danh mục hàng hóa, vận đơn (Bill of Lading) hoặc vận đơn đường hàng không, phiếu đóng gói (packing list) và các chứng từ liên quan khác như chứng nhận nguồn gốc, giấy phép nếu hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt, cùng các chứng từ thanh toán có liên quan.
- Tờ khai hải quan điện tử (kèm danh sách container)
- Chứng nhận nguồn gốc xuất xứ (C/O) nếu có
- Giấy đăng ký kiểm hóa (nếu lô hàng bị kiểm hóa)
Hàng hóa luồng xanh và luồng vàng được hải quan thông quan trên hệ thống và chuyển từ khai sang bộ phận trả tờ khai để hoàn tất thủ tục Khi hàng hóa thuộc luồng đỏ hoặc được hải quan thông báo bẻ luồng từ xanh và vàng sang đỏ, nhân viên giao nhận phải thực hiện các bước sau: cập nhật trạng thái luồng trên hệ thống, thông báo với bộ phận trả tờ khai để điều chỉnh hồ sơ và tờ khai, kiểm tra chứng từ liên quan và phối hợp với hải quan nhằm đảm bảo hàng hóa được thông quan theo luồng đỏ đúng quy trình.
- Đăng ký và đóng phí chuyển container qua bãi kiểm hóa tại thương vụ cảng
- Kiểm tra phân công và số điện thoại của hải quan kiểm hóa trên hệ thống tra cứu tờ khai
- Liên hệ hải quan và mở container để kiểm hóa Cán bộ kiểm hóa sẽ chuyển bộ phận trả tờ khai sau khi kiểm hóa xong
- Lấy mẫu kiểm tra, hoặc kiểm dịch (sau khi hải quan kiểm hóa)
Đóng lệ phí và rút tờ khai Hải quan
Nhân viên giao nhận tới quầy để làm thủ tục rút tờ khai, và sau khi tên công ty được đọc lên, họ nhận lại tờ khai cùng danh sách container đã đóng dấu thông quan.
Lấy phiếu giao nhận container (phiếu EIR)
Nhân viên giao nhận mang theo lệnh giao nhận có ghi thông tin xuất hóa đơn cho công ty và phục vụ cho thương vụ đóng phí như nâng hạ, lưu bãi, đồng thời lấy phiếu xuất nhập bãi (phiếu EIR) để xác nhận quá trình ra/vào kho và cập nhật hồ sơ vận hành.
Trong quy trình thanh lý hàng nhập tại đội hải quan, nhân viên giao nhận nộp phiếu nâng container kèm tờ khai và danh sách container (bản gốc và bản sao), lệnh giao hàng và bản sao B/L Sau khi được xử lý, tờ khai kèm danh sách container đã đóng dấu “đã qua khu vực giám sát” và phiếu nâng container đã đóng dấu hải quan sẽ được trả lại.
3.1.2.6 Kéo container về kho giao hàng cho khách
Nhân viên giao nhận đã đóng dấu phiếu EIR và cấp giấy mượn container rỗng cho tài xế để kéo container về kho của khách hàng Sau khi giao chứng từ cho tài xế, nhân viên giao nhận tiến hành hoàn tất các thủ tục giao nhận, xác nhận trạng thái của container rỗng, và cập nhật hệ thống theo dõi để đảm bảo mọi thông tin về vận chuyển được ghi nhận đầy đủ.
“Phiếu xác nhận giao chứng từ kéo container” để làm bằng chứng cũng như căn cứ để giải quyết các khiếu nại sau này
Xe chở hàng sẽ vận chuyển hàng hóa đến đúng địa điểm khách hàng yêu cầu và trình Trucking Bill (phiếu vận chuyển) cho chủ hàng ký xác nhận, mỗi bên giữ một bản sao Lái xe mang theo một bản sao để giao cho nhân viên giao nhận, nhằm lập biên bản giao hàng với khách hàng khi nhận hàng.
3.1.2.7 Trả vỏ container và lấy tiền cược container
Rủi ro trong quy trình giao nhận hàng FCL nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Giao nhận vận chuyển quốc tế Tân Biển Vàng
3.2.1 Nhận dạng và phân tích rủi ro đã, đang và sẽ xảy ra trong quy trình giao nhận hàng FCL nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Giao nhận vận chuyển quốc tế Tân Biển Vàng
3.2.1.1 Rủi ro trong đàm phán và ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng
Mã rủi ro Tên rủi ro Người được phỏng vấn sâu
RR1 Mất hợp đồng kinh doanh Bộ phần Sales Lập bảng câu hỏi nghiên cứu về rủi ro và tiến hành điều tra
RR2 Khách hàng thay đổi ý lúc kí hợp đồng
Bộ phần Sales Lập bảng câu hỏi nghiên cứu về rủi ro và tiến hành điều tra
RR3 Giá thị trường thay đổi Bộ phần Sales Lập bảng câu hỏi nghiên cứu về rủi ro và tiến hành điều tra
RR1: Mất hợp đồng kinh doanh
Sau khi đội ngũ bán hàng của công ty thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ, họ sẽ báo cáo chi tiết về hiệu quả và các tính năng của dịch vụ đó Nếu khách hàng đồng ý với mức giá được đề xuất, hai bên sẽ ký hợp đồng và bắt đầu triển khai hợp tác Vai trò của nhân viên sales ở bước này rất quan trọng, bởi nếu họ thiếu kỹ năng đàm phán và sự khéo léo thì cơ hội ký hợp đồng có thể bị bỏ lỡ khi khách hàng vốn có yêu cầu khắt khe.
-Nhân viên chưa có kỹ năng tốt trong việc thuyết phục khách hàng
-Khách hàng chưa có niềm tin vào năng lực của công ty
Tần suất xuất hiện: Thấp
Mức độ nghiêm trọng cao: Mặc dù không xảy ra thiệt hại chi phí ngay lập tức, việc bỏ lỡ cơ hội ký kết hợp đồng đã làm mất đi lượng khách hàng tiềm năng cho công ty và những đơn hàng có giá trị, từ đó ảnh hưởng đến doanh thu và triển vọng tăng trưởng.
Biện pháp kiểm soát rủi ro mà công ty đang áp dụng: Đạo tạo nâng cao kỹ năng đàm phán, thuyết phục khách hàng của nhân viên
RR2: Khách hàng thay đổi ý lúc ký kết hợp đồng
Trong quá trình đàm phán, hai bên đã thống nhất các điều khoản trong dự thảo hợp đồng, nhưng khi ký kết, khách hàng bất ngờ đổi ý và đề nghị điều chỉnh những điều khoản có lợi cho họ Việc này buộc hai bên phải đàm phán lại, sửa đổi và bổ sung lại hợp đồng mới, dẫn đến mất thời gian và có thể ảnh hưởng đến tiến độ dự án và chi phí liên quan.
Nguyên nhân: Những khách hàng mới chưa có niềm tin vào năng lực của công ty
Tần suất xuất hiện: Thấp
Mức độ nghiêm trọng được đánh giá là thấp; hai bên sẽ thực hiện đàm phán lại, sửa đổi và bổ sung các điều khoản, đồng thời soạn thảo hợp đồng mới cho phù hợp với ý muốn của cả hai Quá trình này giúp điều chỉnh cam kết và quyền lợi giữa hai bên, nhưng công ty sẽ mất thêm thời gian trong khi chi phí tài chính không tốn kém.
Biện pháp kiểm soát rủi ro mà công ty đang áp dụng: Chưa có biện pháp
Giá thị trường luôn biến động; đối với khách hàng quen thuộc, công ty ký hợp đồng dài hạn với mức giá cố định được xác định trước Khi có nhu cầu, khách hàng chỉ cần gọi điện cho công ty và được nhân viên cung cấp dịch vụ ngay lập tức Tuy giá thị trường liên tục dao động, việc áp dụng một mức giá cố định có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty.
Nguyên nhân: Áp dụng mức giá quy định trước
Tần suất xuất hiện: Cao
Mức độ nghiêm trọng: Thấp cho đến thời điểm hiện tại thì mức độ nghiêm trọng của rủi ro này chưa cao
Biện pháp kiểm soát rủi ro mà công ty đang áp dụng: Chưa có biện pháp
3.2.1.2 Rủi ro trong nhận và kiểm tra bộ chứng từ từ khách hàng
Tên rủi ro Người được phỏng vấn sâu
RR4 Khách hàng gửi thiếu bộ chứng từ
Quá trình quản lý chứng từ liên quan đến rủi ro được thực hiện bằng cách lập bảng câu hỏi nghiên cứu để thu thập dữ liệu và tiến hành điều tra nhằm nhận diện và phân tích các rủi ro, đồng thời áp dụng phương pháp lưu đồ để mô tả trực quan và chuẩn hóa quy trình làm việc từ khi nhận hồ sơ đến khi kết thúc kiểm tra, đảm bảo sự nhất quán và minh bạch Trong bước RR5, khi khách hàng gửi bộ chứng từ sai sẽ được xử lý nhanh chóng thông qua rà soát, gửi lại yêu cầu bổ sung và cập nhật hồ sơ để giảm thiểu sai lệch và rủi ro tuân thủ.
Bộ phân chứng từ Lập bảng câu hỏi nghiên cứu về rủi ro và tiến hành điều tra Phương pháp lưu đồ
RR4: Khách hàng gửi thiếu chứng từ
Trường hợp khách hàng gửi bộ chứng từ không đầy đủ, có thể là thiếu B/L, Invoice, giấy kiểm tra chất lượng hoặc Giấy chứng nhận xuất xứ… Hoặc bộ chứng từ hàng hóa mà người xuất khẩu gửi đến không có giấy chứng nhận xuất xứ trong khi hàng hóa thuộc dạng ưu đãi về thuế quan
Nguyên nhân: Sự bất cần của khách hàng
Tần suất xuất hiện: Cao
Mức độ nghiêm trọng: Thấp
Biện pháp kiểm soát rủi ro mà công ty đang áp dụng là yêu cầu khách hàng cung cấp đầy đủ các chứng từ còn thiếu và đồng thời hỗ trợ khách hàng hoàn thiện bộ chứng từ để bảo đảm hồ sơ đầy đủ, chính xác và kịp thời Quá trình này giúp tăng cường tính minh bạch, tuân thủ quy định và giảm thiểu rủi ro trong quá trình thẩm định Ngoài ra, công ty chuẩn hóa các bước thu thập chứng từ và cung cấp sự hỗ trợ để khách hàng dễ dàng cung cấp thông tin đầy đủ, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý rủi ro.
RR5: Khách hàng gửi bộ chứng từ sai nhưng không phát hiện
Trong quá trình soạn thảo chứng từ, nhân viên đối chiếu có thể bỏ qua các sai sót khi thông tin hàng hóa hoặc dữ liệu trên các bộ chứng từ không trùng khớp nhau nhưng không được phát hiện cho đến khi hoàn tất tờ khai Trường hợp khách hàng gửi fax không rõ, số liệu mờ khiến tờ khai khó xác định đúng nên khách hàng gửi email bản kê chi tiết thay vì bản gốc, buộc nhân viên giao nhận phải làm lại toàn bộ chứng từ gồm hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và hợp đồng, làm gia tăng thời gian khai báo Khi khách hàng gửi tên bằng tiếng Anh, nhân viên giao nhận chuyển sang tiếng Việt để khai báo nhưng điều này có thể dẫn tới nhập sai mã số thuế và tăng chi phí cho khách hàng.
Nguyên nhân: Lỗi bất cẩn của khách hàng và nhân viên chứng từ của công ty
Tần suất xuất hiện: Cao
Mức độ nghiêm trọng ở mức cao khi xử lý bộ chứng từ sai, vì sai tên hàng hoặc sai trọng lượng có thể làm hàng hóa bị sai lệch và kéo theo hàng loạt rủi ro cho các bước tiếp theo, như khai báo hải quan sai, dẫn tới chậm trễ, phạt và gián đoạn chuỗi cung ứng.
Biện pháp kiểm soát rủi ro công ty đang áp dụng: Nhắc nhỡ nhân viên kiểm tra kỹ toàn bộ chứng từ ngay khi nhận được
3.2.1.3 Rủi ro trong khai báo thủ tục hải quan điện tử
Mã rủi ro Tên rủi ro Người được phỏng vấn sâu
6 Người khai bất cẩn trong quá trình khai hải quan
Bộ phận logistics Lập bảng câu hỏi nghiên cứu về rủi ro và tiến hành điều tra
RR7: Người khai bất cần trong quá trình khai hải quan
Khai hải quan điện tử là khâu quan trọng nhưng dễ phát sinh sai sót trong quá trình nhập liệu, đòi hỏi người nhập liệu phải cẩn trọng và đảm bảo tính chính xác của từng trường thông tin Nếu khai báo không khớp với hợp đồng, packing list, bill of lading và commercial invoice hoặc thông báo hàng đến, tờ khai sẽ thiếu sót và phải sửa chữa nhiều, kéo theo thời gian thông quan kéo dài và hàng hóa bị chậm nhận, đồng thời phát sinh chi phí lưu công, lưu bãi và các chi phí liên quan Ngay cả khi sai sót được phát hiện sau khi đã đóng thuế, người mua sẽ mất thêm thời gian và công sức để hoàn trả số tiền thuế đã nộp.
Nguyên nhân: Do nhân viên bất cẩn
Tần suất xuất hiện: Cao
Mức độ nghiêm trọng: Cao/Thấp
Khi tờ khai hải quan của bạn có vấn đề, lô hàng của bạn có thể sẽ bị kiểm hóa 100%
Trong khai báo trên phần mềm VNACSS, có 10 tiêu chí bắt buộc và khai sai ở bất kỳ tiêu chí nào sẽ gây rủi ro rất cao do hệ thống không hỗ trợ bổ sung các tiêu chí này; nếu khai sai, bạn có thể phải hủy tờ khai và tốn thêm thời gian, công sức để làm lại Nghiêm trọng hơn, khai sai tên và mã số hàng hóa có thể bị phạt hành chính Vì vậy, sai một trong 10 tiêu chí bắt buộc đồng nghĩa với mức độ nghiêm trọng rất cao, nên cần kiểm tra kỹ trước khi nộp để đảm bảo khai đúng.
Trong trường hợp khai báo sai các thông tin không nằm trong 10 tiêu chí bắt buộc, người khai có thể tiến hành sửa tờ khai hoặc nộp tờ khai bổ sung Mức độ nghiêm trọng của sai lệch này được đánh giá là thấp, giúp quá trình chỉnh sửa và cập nhật thông tin diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Biện pháp kiểm soát rủi ro công ty đang áp dụng:
Trước khi khai hải quan, người khai cần kiểm tra tính thống nhất của các hợp đồng và xác nhận lại với khách hàng nếu thông tin chưa chính xác; nếu thông tin trên hóa đơn (bill) chưa rõ ràng, phải xác nhận từ hãng tàu để tránh sai sót và hạn chế việc nhận hàng bị chậm trễ.
Biện pháp kiểm soát rủi ro công ty đang áp dụng: Nhắc nhỡ nhân viên kiểm tra kỹ thông tin trước khi truyền dữ liệu đến hải quan
3.2.1.4 Rủi ro trong lấy lệnh D/O và làm thủ tục cược container tại hãng tàu
Mã rủi ro Tên rủi ro Người được phỏng vấn sâu
8 Cầm sai chứng từ khi đi lấy lệnh
Lập bảng câu hỏi nghiên cứu về rủi ro và tiến hành điều tra
9 Thông tin sai trên D/O Nhân viên Lập bảng câu hỏi nghiên cứu
31 chứng từ về rủi ro và tiến hành điều tra Phương pháp lưu đồ
RR8: Cầm sai chứng từ khi đi lấy lệnh