Nghiên cứu về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu full container tại công ty TNHH Giao nhận Vận tải Dầu khí Kim Liên và Cảng Cát Lái

LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành bài báo cáo một cách thành công và tốt đẹp, lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể giảng viên trường Cao đẳng Kinh Tế Đối Ngoại và các Thầy Cô Khoa Thương.

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bài báo cáo một cách thành công và tốt đẹp, lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể giảng viên trường Cao đẳng Kinh Tế Đối Ngoại và các Thầy Cô Khoa Thương Mại Quốc Tế đã tận tình truyền đạt những kiến thức quý báu cho em trong quá trình học tập tại trường Với vốn kiến thức tiếp thu trong quá trình học không chỉ là nền tảng cho quá trình thực tập và làm bài báo cáo mà còn là hành trang quý báu để em bước vào đời một cách vững chắc và tự tin

Em xin chân thành cảm ơn Cô Hà Kim Thủy là giảng viên hướng dẫn trực tiếp đã nhiệt tình giúp đỡ em trong suốt thời gian qua để em hoàn thành tốt bài báo cáo thực tập tốt nghiệp này

Và sau đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban lãnh đạo công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Dầu Khí Kim Liên đã tạo điều kiện giúp em có cơ hội được thực tập tại doanh nghiệp, cùng toàn thể các anh chị nhân viên của công ty đã giúp em hoàn thành đề tài một cách hoàn chỉnh hơn, giúp em vận dụng những kiến thức đã được học

ở trường vào thực tế cũng như cho em cơ hội học hỏi nhiều điều tại công ty để hoàn thành bài báo cáo này

Tuy nhiên, với sự hạn chế về kiến thức, kinh nghiệm và thời gian nên trong bài báo cáo thực tập tốt nghiệp em trình bày không tránh khỏi những sai sót, rất mong nhận được sự chỉ bảo, góp ý của Qúy thầy cô, Ban lãnh đạo Công ty cùng toàn thể các anh chị nhân viên ở phòng chứng từ và giao nhận để bài báo cáo thực tập tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn

Cuối cùng, em xin kính chúc toàn thể Quý thầy cô của trường Cao đẳng Kinh Tế Đối Ngoại luôn có sức khỏe tốt, luôn luôn vững vàng trong công tác giảng dạy, cùng với toàn thể Ban lãnh đạo, các anh chị nhân viên của công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Dầu Khí Kim Liên dồi dào sức khỏe và thành công

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI MỞ ĐẦU

I Lý do chọn đề tài

Hiện nay, nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa của Việt nam vẫn còn đang ở mức cao

Từ đó, các doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ giao nhận vận tải ra đời và có rất nhiều

cơ hội để phát triển Tuy nhiên vấn đề giao nhận vận chuyển hàng hóa giữa các quốc gia không hề đơn giản như vận chuyển hàng nội địa Bản thân nó là cả một quy trình, chuỗi mắc xích nghiệp vụ gắn kết với nhau Để thực hiện tốt hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu đòi hỏi đội ngũ nhân viên phải nắm rõ, nắm vững nghiệp vụ giao nhận, thuê tàu, làm thủ tục hải quan… Vì vậy, vấn đề cấp thiết được đề cập đến hiện nay đó

là phải có những biện pháp để nghiên cứu, hoàn thiện hơn nữa việc tổ chức giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại các doanh nghiệp Việt Nam nhằm đẩy mạnh hoạt động giao nhận, đồng thời thúc đẩy xuất nhập khẩu phát triển hơn, góp phần vào việc mang lại giá trị nhiều hơn cho bản thân doanh nghiệp Xuất phát từ thực tiễn, qua thời gian thực tập và tìm hiểu, nghiên cứu về hoạt động giao nhận tại công ty TNHH Giao nhận Vận tải Dầu khí Kim Liên, và việc nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động giao nhận nói chung và hoạt động giao nhận vận tải biển nói riêng đối với sự phát triển của kinh tế nên em đã chọn đề tài: “Tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Giao nhận Vận tải Dầu khí Kim Liên” làm đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp Nhằm tìm hiểu và đi vào thực tế hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu

II Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu của báo cáo thực tập này nhằm tìm hiểu về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu full container tại công ty TNHH Giao nhận Vận tải Dầu khí Kim Liên và giúp em hệ thống và nắm vững những kiến thức về quy trình giao nhận hàng hóa giữa thực tế và lý thuyết

III Đối tượng nghiên cứu

Nghiên cứu về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu full container tại công ty TNHH Giao nhận Vận tải Dầu khí Kim Liên và Cảng Cát Lái

IV Phạm vi nghiên cứu

Công ty TNHH Giao nhận Vận tải Dầu khí Kim Liên, một công ty về dịch vụ giao

nhận uy tính, năng động và có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, là một môi trường thực tế sinh động giúp sinh viên kết nối những lý

thuyết đã học ở trường và thực tiễn ở công việc ở công ty

V Bố cục

Bài báo cáo gồm có 3 chương chính như sau:

- Chương 1: Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Giao nhận Vận tải Dầu khí Kim Liên

- Chương 2: Tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Giao nhận Vận tải Dầu khí Kim Liên

- Chương 3: Một số giải pháp nhằm ( hoàn thiện ) nâng cao hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Giao nhận Vận tải Dầu khí Kim Liên

Báo cáo này là kết quả đánh dấu quá trình thực thập và học hỏi kinh nghiệm của em tại công ty và sẽ không tránh khỏi những sai sót Do đó, em rất mong nhận được sự thông cảm và góp ý của Qúy công ty và Qúy thầy cô

Em xin chân thành cảm ơn !

MỤC LỤC

VẬN TẢI DẦU KHÍ KIM LIÊN 1

1.1 Giới thiệu chung về công ty 1

1.1.1 Quá trình hình thành 1

1.1.2 Quá trình phát triển 1

1.2 Lĩnh vực hoạt động của công ty 2

1.3 Cơ cấu tổ chức, tình hình nhân sự và nhiệm vụ các phòng ban 2

1.3.1 Cơ cấu tổ chức của công ty 2

1.3.2 Tình hình nhân sự 4

1.3.3 Nhiệm vụ của các phòng ban 5

1.4 Tình hình kinh doanh của công ty giai đoạn 2014-2016 6

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 13

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI DẦU KHÍ KIM LIÊN 14

2.1 Sơ đồ tổng quát quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Dầu Khí Kim Liên……24

2.2 Phân tích quy trình giao nhận tạo công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Dầu Khi Kim Liên………25

2.2.1 Tiếp nhận hồ sơ từ khách hàng 15

2.2.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ 16

2.2.2.1 Nhận chứng từ 16

2.2.2.2 Kiểm tra bộ chứng từ 16

2.2.3 Lấy lệnh giao hàng (Delivery Order ) và cược Container 19

2.2.4 Đăng ký tờ khai Hải quan điện tử 21

2.2.5 Đăng ký mở tờ khai thông quan tại Cảng Cát Lái 35

2.2.5.1 Chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ trước khi đến cảng Cát Lái 35

2.2.5.2 Nộp các chứng từ Hải quan và đăng ký mở tờ khai 36

2.2.6 Làm thủ tục kiểm hóa 36

2.2.7 Quy trình lấy hàng rời Cảng Cát Lái 37

2.2.7.1 Lấy phiếu giao nhận container EIR 37

2.2.7.2 Thanh lý tờ khai Hải quan 37

2.2.7.3 Thuê xe kéo container về kho và giao hàng cho khách hàng 38

2.2.7.4 Trả vỏ container và lấy tiền cược container 38

2.2.9 Quyết toán và lưu hồ sơ 38

2.3 Nhận xét quy trình 39

2.3.1 Ưu điểm 39

2.3.2 Nhược điểm 40

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 41

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM ( HOÀN THIỆN ) NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI DẦU KHÍ KIM LIÊN 42

3.1 Đánh giá hoạt động công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Dầu Khí Kim Liên 42

3.1.1 Triển vọng phát triển của công ty 42

3.1.2 Định hướng phát triển của công ty 42

3.1.3 Phân tích SWOT 42

3.1.3.1 Điểm mạnh 42

3.1.3.2 Điểm yếu 43

3.1.3.3 Cơ hội 43

3.1.3.4 Thách thức 44

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động cho công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Dầu Khí Kim Liên 44

3.2.1 Giải pháp đối với doanh nghiệp 44

3.3 Kiến nghị 48

3.3.1 Kiến nghị đối với nhà nước: 48

3.3.2 Kiến nghị đối với cơ quan Hải quan 49

3.3.3 Kiến nghị đối với công ty 50

KẾT LUẬN 51

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

C/O Certificate of Origin Giấy chứng nhận xuất xứ

EIR Equipment Intercharge

Receipt Phiếu giao nhận container/ phiếu

xuất, nhập bãi

HS

Harmonized Commodity Description and Coding

System

Mã phân loại hàng hóa để tính thuế xuất nhập khẩu

FCL Full Container Load Vận tải hàng container đầy đủ

LCL Less than container load Vận tải hàng lẻ

T/TR

Telegraphic Transfer Reimbursement Điện chuyển tiền

DANH MỤC BẢNG

1

Bảng 1.1 Thống kê tình hình nhân sự của công ty TNHH

2

Bảng 1.2 Bảng thống kê doanh thu các loại hình kinh

doanh và dịch vụ của công ty TNHH Giao nhận Vận tải

Dầu khí Kim Liên

7

3

4 Bảng 2.2 Mô tả chi tiết hàng hóa và quy cách đóng gói 14

5

Bảng 2.3 Các chỉ tiêu thông tin không được sửa chữa

DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ, HÌNH, SƠ ĐỒ

1 Danh mục biểu đồ

1 Biểu đồ 1.1 cơ cấu các loại hình kinh doanh và dịch vụ qua

2 Biểu đồ 1.1 cơ cấu các loại hình kinh doanh và dịch vụ qua

3 Biểu đồ 1.2 Cơ cấu tình hình kinh doanh của Công ty

TNHH Giao nhận Vận tải Dầu khí Kim Liên giai đoạn

1 Hình 2.1 Phần mềm khai báo Hải quan điện tử CDSLive 32

2 Hình 2.2 Giao diện đăng nhập hệ thống tài khoản con công ty

3 Hình 2.3 Giao diện tạo mới tờ khai nhập (IDA) 33

7 Hình 2.7 Giao diện phân loại cá nhân/tổ chức 35

9 Hình 2.9 Địa điểm lưu kho chờ thông quan dự kiến 36

10 Hình 2.10 Địa điểm xếp hàng 36

12 Hình 2.12 Giao diện mã hiệu phương thức vận chuyển 36

14 Hình 2.14 Giao diện thông tin phụ tờ khai nhập kinhdoanh 38

15 Hình 2.15 giao diện chứng từ đính kèm của thông tin phụ 39

16 Hình 2.16 Giao diện mã văn bản pháp quy khác của thông tin

phụ

39

17 Hình 2.17 Giao diện giấy phép nhập khẩu của thông tin phụ 39

18 Hình 2.18 Giao diện thông tin hóa đơn của thông tin phụ 40

19 Hình 2.19 Một số thông tin ở ô số 5 của thông tin phụ 40

20 Hình 2.20 Giao diện danh sách mặt hàng của tờ khai nhập 42

21 Hình 2.21 Giao diện thêm ,sửa hàng ở danh sách mặt hàng của

1 Sơ đồ 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Giao

2

Sơ đồ 2.1 Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường

biển tại Công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Dầu Khí Kim

Liên

10

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN

VẬN TẢI DẦU KHÍ KIM LIÊN 1.1 Giới thiệu chung về công ty

1.1.1 Quá trình hình thành

Công ty TNHH giao nhận vận tải dầu khí Kim Liên là công ty tư nhân hoạt động độc lập tự chủ về mặt tài chính, có tư cách pháp nhân họat động theo quy định hiện hành của nhà nước được chính thức thành lập ngày 23/03/2011 theo giấy phép kinh doanh số 0310715791 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư thành phố Hồ Chí Minh cấp với số vốn điều lệ 5.000.000 tỷ đồng Được thành lập vào năm 2011, Công ty TNHH Giao nhận Vận tải Dầu khí Kim Liên còn rất trẻ trong ngành vận tải hàng xuất nhập khẩu Việt Nam nhưng với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm về chuyên ngành giao nhận

và nhiệt huyết trong công việc nên đã đưa công ty lên một tầm cao mới , khẳng định thương hiệu của mình trong lĩnh vực vận tải và giao nhận

- Tên tổ chức: Công Ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Dầu Khí Kim Liên

- Tên tiếng anh: KIM LIEN OIL AND GAS TRANSPORT LOGISTICS CO.,LTD

- Địa chỉ : A13 Nguyễn Hoàng, Phường An Phú, Quận 2, Tp.Hồ Chí Minh

- Điện Tên tổ chức: Công Ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Dầu Khí Kim Liên thoại :

Năng lực hoạt động mạnh mẽ với đội ngũ xe đầu kéo lên đến hơn 10 chiếc, có thể đáp ứng các nhu cầu giao nhận, vận chuyển đa dạng bằng đường bộ đến các điểm giao hàng trên toàn lãnh thổ Việt Nam và đặc biệt là các khu công nghiệp, khu chế xuất Công ty hoạt động với phương châm “ Lấy sự hài lòng của khách hàng làm mục tiêu phát triển” để phục vụ khách hàng một cách tốt nhất Chính vì thế , Kim Liên đã tạo được lòng tin với nhiều khách hàng và nhiều mối quan hệ tốt Nâng cao uy tín của công

ty đối với ngành vận tải hàng xuất nhập khẩu, vận chuyển nội địa Đến thời gian hiện tại, công ty Kim Liên đã phát triển rất nhiều cũng như mở rộng quy mô

1.2 Lĩnh vực hoạt động của công ty

Tuy chỉ mới hoạt động được 6 năm nhưng công ty TNHH Giao nhận Vận tải Dầu khí Kim Liên đã không ngừng lớn mạnh và trở thành đối tác của nhiều doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa trong nội địa và nước ngoài

Các lĩnh vực hoạt động của công ty TNHH Giao nhận Vận tải Dầu khí Kim Liên là :

- Bán buôn nhiên liệu rắn , lỏng , khí và các sản phẩm liên quan ( trừ kinh doanh khí dầu mỏ hóa lỏng LPG )

- Vận tải hàng hóa ven biển và viễn dương

- Vận tải hàng hóa đường thủy nội địa

- Bốc xếp hàng hóa ( trừ bốc xếp hàng hóa cảng hàng không )

- Vận tải hàng hóa bằng đường bộ

- Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải: dịch vụ đại lý tàu biển, dịch

vụ đại lý vận tải đường biển, giao nhận hàng hóa, thu, phát các chứng từ vận tải và vận đơn Hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan

Ngoài ra công ty còn cho thuê dịch vụ kho bãi ngắn hạn và dài hạn Đáp ứng nhu cầu cho các doanh nghiệp nhỏ chưa có kho bãi để thuận tiện cho việc lên hàng hay dỡ hàng Với cơ sở vật chất, trang thiết bị tại kho công ty không lớn như các công ty

chuyên nghiệp chuyên kinh doanh cho thuê kho bãi, nhưng đủ đảm bảo thực hiện tốt các yêu cầu của khách hàng đưa ra,ví dụ như lưu trữ, bảo quản hàng hóa, bốc

xếp,…với những điều kiện, khả năng tốt nhất mà công ty có

Đó là các lĩnh vực hoạt động của công ty nhưng công ty hoạt động chính với lĩnh vực là vận tải hàng hóa bằng đường bộ , hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải như làm thủ tục khai báo hải quan, tư vấn hải quan, giao nhận, vận chuyển kho bãi

1.3 Cơ cấu tổ chức, tình hình nhân sự và nhiệm vụ các phòng ban

1.3.1 Cơ cấu tổ chức của công ty

Một tổ chức muốn phát triển, tất yếu phải có cơ cấu tổ chức chặc chẽ và hợp lý, để phân bổ nguồn lực phù hợp cho từng công việc cụ thể Qua đó có thể hạn chế thấp nhất chi phí chi trả cho nhân lực, tiết kiệm được nguồn lực

Công ty được tổ chức theo cơ chế thủ trưởng, đứng đầu là giám đốc – người toàn quyền điều hành công việc kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả kinh doanh, về tổ chức hoạt động của công ty Với chế độ này, công việc được giải quyết nhanh gọn và kịp thời Hơn nữa, với cơ cấu tổ chức này giúp cho doanh nghiệp xác định rõ trách nhiệm, cách thức thể hiện vai trò của mỗi thành viên của từng

phòng ban thông qua bảng mô tả công việc – đúng người, đúng việc

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Giao nhận Vận tải Dầu

khí Kim Liên

PHÒNG LOGISTIC

PHÒNG KINH KINH DOAN LOGISTIC

GIÁM ĐỐC

IGGIGIFSHJFHSFKH

PHÒNG

CHỨNG TỪ

PHÒNG GIAO NHẬN

PP

PHÒNG

KẾ TOÁN P

1.3.2 Tình hình nhân sự

Là một doanh nghiệp nhỏ, vì vậy số lượng nhân viên còn hạn chế Đa số các nhân viên làm việc tại công ty đều có kinh nghiệp làm việc từ 2 năm trở lên Là nguồn lực chủ yếu giúp công ty từng bước phát triển Công ty gồm có 16 nhân viên, trong đó có

10 nhân viên nam và 6 nhân viên nữ

Người đứng đầu điều hành công ty TNHH Giao nhận Vận tải Dầu khí Kim Liên là giám đốc có trình độ thạc sĩ, là doanh nhân có kinh nghiệm xuất nhập khẩu hơn 10 năm nên rất am hiểu, nắm rõ thị trường giao nhận hiện nay tại Việt Nam Làm việc cho công ty có 9 nhân viên có trình độ đại học và 5 nhân viên có trình độ cao đẳng, mặc dù với trình độ cao đẳng nhưng đã qua đào tạo nghiệp vụ xuất nhập khẩu, hiệu suất làm việc hiệu quả không thua kém các nhân viên có trình độ đại học Bên cạnh đó, nhân viên tại công ty thường có kinh nghiệm làm việc từ 2 năm trở lên, và được đào tạo chuyên sâu các nghiệp vụ liên quan đến giao nhận, chuyên ngành xuất nhập khẩu, điều này giúp việc giúp nhân viên thực hiện nghiệp vụ nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng hơn, giải quyết vấn đề liên quan đến ngành tốt hơn

Về độ tuổi: Giám đốc là người cao tuổi nhất 59 tuổi, còn lại các nhân viên có độ tuổi

từ 25 đến 35 tuổi Đây là độ tuổi “vàng” phù hợp với lĩnh vực logistic cần di chuyển nhiều cũng như sự linh hoạt, nhanh nhẹn trong các bước nghiệp vụ Nhìn chung nhân viên của công ty Kim Liên có trình độ từ cao đẳng trở lên và độ tuổi trẻ nên phù hợp với công việc đặc thù của công ty là giao nhận, nhân viên tại đây được trang bị kiến thức đầy đủ về nghiệp vụ giao nhận cũng như những kiến thức liên quan đến ngành Bên cạnh nghiệp vụ, các quy định kỹ luật tại công ty cũng đã tạo nên những nhân viên chăm chỉ trong công việc, kỹ cương nề nếp trong tác phong và luôn hết lòng vì công việc

Bảng 1.1 Thống kê tình hình nhân sự của công ty TNHH Giao nhận Vận tải Dầu

Cao học

Đại học

 Giám đốc: là người quản lý, điều hành mọi hoạt động chung của công ty

- Chiu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của công ty và thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước, có quyền phân công, bổ nhiệm cán bộ cấp dưới, khen thưởng, lỷ luật đối với tập thể nhân viên trong công ty

- Xác định chiến lược kinh doanh của công ty, giao dịch và đàm phán trực tiếp với

khách hàng

 Phòng Sales: là phòng ban không thể thiếu trong công ty có nhiệm vụ

- Tìm kiếm khách hàng, liên hệ khách hàng để khai thác thông tin về nhu cầu nhập xuất hàng

- Cung cấp dịch vụ và chăm sóc khách hàng như gửi bảng báo giá cho khách hàng, thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của Kim Liên

- Tìm hiêu về giá cả thị trường, công ty cạnh tranh và đưa ra các phương án có lợi cho công ty

 Phòng kế toán : có 2 nhân viên nữ, có nhiều kinh nghiệm chuyên môn thực hiện

- Thực hiện kê khai và nộp các khoản thế nhà nước, quản lý thu chi rong công ty và thanh toán lương cho nhân viên theo định ki

- Phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

- Lập bản tổng kết tài sản và báo cáo tài chính định kì tháng cho Giám đốc

 Phòng Logistics: Phòng Logistics được chia làm 2 bộ phận nhỏ là bộ phận

chứng từ gồm 3 nhân viên nữ, và bộ phận giao nhận gồm 8 nhân viên, hầu hết bộ phận giao nhận toàn là nam giới để đảm bảo việc giao nhận hàng hóa đảm bảo nhanh chóng hơn, vì nam giới có sức khỏe, cách xử lý vấn đề liên quan đến giao thông nhanh hơn nữ giới Bộ phận chứng từ và bộ phận giao nhận có nhiệm vụ và chịu trách nhiệm về toàn bộ chứng từ và việc vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu , có nhiệm vụ giao chứng từ và hàng hóa cho khách hàng, cụ thể như:

- Nhận và kiểm tra bộ chứng từ từ khách hàng

- Lấy lệnh giao hàng

- Làm thủ tục Hải quan

- Tổ chức giao và nhận hàng cho khách hàng

1.4 Tình hình kinh doanh của công ty giai đoạn 2014-2016

Tình hình hoạt động và phát triển của công ty đã được những kết quả kinh doanh khá khả quan, trong một thị trường mà các công ty giao nhận hàng hoá cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay Kết quả kinh doanh của công ty được thể hiện qua:

Bảng 1.2 Bảng thống kê doanh thu các loại hình kinh doanh và dịch vụ của công

ty TNHH Giao nhận Vận tải Dầu khi Kim Liên

( Đơn vị tính: triệu đồng Việt Nam )

( Nguồn: tư liệu nội bộ)

Biểu đồ 1.1 cơ cấu các loại hình kinh doanh và dịch vụ qua các năm

Giao nhận hàng nguyên cont (FCL)

Tỷ trọng (%)

Doanh thu (VND)

Tỷ trọng (%)

Doanh thu (VND)

Tỷ trọng (%) Giao nhận

hàng Air 255,28 27,75 268,3 24,05 261,6 21,9 Giao nhận

( nguồn: tài liệu nội bộ )

Qua bảng thống kê ta có thể thấy rằng tỉ trọng cơ cấu các loại hình kinh doanh và dịch vụ của công ty có sự thay đổi theo từng năm, cụ thể như sau:

- Đối với dịch vụ giao nhận hàng Air chiếm 27,75% (năm 2014) giảm còn 24,05% (năm 2015) và lại tiếp tục giảm với tỷ trọng 21,9% (năm 2016)

Giao nhận hàng nguyên cont (FCL) Giao nhận hàng lẻ (LCL)

- Dịch vụ giao nhận hàng FCL trong năm 2014 chiếm tỷ trọng là 38,72 % Năm

2015, tỷ trọng của dịch vụ này tăng lên 42,53 % (tăng 4,81%) là sở dĩ có được con số này là do trong năm doanh nghiệp đã có được những khách hàng lớn thường xuyên nhập khẩu hàng hóa với khối lượng lớn Tổng kết năm 2016, dịch vụ giao nhận hàng nguyên container tăng lên 6,38% (tương ứng 44,1%) so với năm 2014

- Dịch vụ giao nhận LCL chiếm 33,53% (năm 2014) và giảm nhẹ xuống còn 33,42% (năm 2015) và đạt 34% (năm 2016) Điều này cho thấy rằng mặc dù các khách hàng của công ty chủ yếu là những khách hàng nhỏ nhưng lượng hàng nhập khá thường xuyên nên làm cho tỷ trọng của dich vụ này tăng lên qua các năm

Bảng 1.3 Tình hình kinh doanh của Công ty TNHH Giao nhận Vận tải Dầu khí Kim Liên giai đoạn 2014 - 2015

( Đơn vị tính: triệu đồng Việt Nam )

Năm Chỉ tiêu

Chênh lệch giữa

2015 với

2014

Chênh lệch giữa

( Nguồn: tư liệu nội bộ)

Biểu đồ 1.2 Cơ cấu tình hình kinh doanh của Công ty TNHH Giao nhận Vận tải Dầu khí Kim Liên giai đoạn 2014 – 2015

( nguồn: tài liệu nội bộ )

Doanh thu: Năm 2014, doanh thu công ty đạt 920,08 triệu đồng, trong khi đó chi

phí là 350,1 triệu đồng và thu về lợi nhuận là 569,98 triệu đồng Tuy doanh thu không được đánh giá cao nhưng đối với doanh nghiệp có quy mô nhỏ như Kim Liên, kết quả doanh thu năm 2014 đã là bước đầu thành công cho việc cải cách dịch vụ vào năm ngoái Bên cạnh việc cải cách, một số vấn đề về trình độ và kỹ năng của nhân viên vẫn còn tồn tại, ví dụ như các nhân viên có bằng cấp chuyên ngành khác chưa được đào tạo lại vào năm 2014, kinh tế - xã hội việt nam nằm trong bối cảnh kinh tế thế giới phục hồi chậm sau suy thoái toàn cầu các nền kinh tế lớn phát triển theo hướng đẩy nhanh tăng trưởng

Năm 2015, doanh thu đạt 1.115,57 triệu đồng tăng 195,49 triệu đồng so với năm

2014, cho thấy tình hình kinh doanh của Kim Liên đang đi theo một chiều hướng tốt dù không quá nhanh Sau khi thực hiện chính sách cải cách vào năm 2013, đến năm 2015 một số vấn đề về nhân sự đã được cải thiện, ví dụ như: đã tuyển thêm các nhân viên tốt nghiệp đúng chuyên ngành, một số nhân viên đã có kinh nghiệm Bên cạnh đó, sau khi

0200

đã lấy lại được thăng bằng, công ty đã củng cố và giữ cho mình những khách hàng quen thuộc mang lại nguồn doanh thu chủ yếu cho công ty

Năm 2016, doanh thu đạt 1,193.81 triệu đồng Kết quả doanh thu cho thấy tình hình kinh doanh của Kim Liên đã dần ổn định Kim Liên đang trên đà phát triển và khẳng định thương hiệu của mình Do nhờ vào những chiến lược kinh doanh đúng đắng, dịch vụ chăm sóc khách hàng và cơ cấu tổ chức cùng tình hình nhân sự đã ổn định giúp Kim Liên có những bước phát triển vượt bậc vào năm 2016 và các năm về sau

Chi phí: Nhìn chung chi phí cũng có xu hướng tăng theo doanh thu giai đoạn 2014

– 2016 cụ thể tăng qua các năm như sau 350,1 triệu đồng năm 2014, 356,4 triệu đồng năm 2015 và lên đến 372,78 triệu đồng năm 2016 để giải thích cho việc tăng chi phí

có các lý do sau:

Thứ nhất, do chính sách cải cách năm 2014, công ty đã tuyển thêm nhân viên đúng chuyên ngành và một số nhân viên có kinh nghiệp để nâng cao chất lượng dịch vụ của công ty Bên cạnh đó, công ty cũng đã đầu tư vào công tác đào tạo huấn luyện, nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng cho các nhân viên Theo đó, các chính sách về lương thưởng nhằm giữ chân nhân tài cũng phải thay đổi để phù hợp với từng nhân viên

Thứ hai, chiến lược mở rộng quy mô, tăng cường tiếp nhận và phục vụ khách hàng khiến mức chi phí tăng theo Bên cạnh đó, công ty cũng đã đầu tư vào lĩnh vực Marketing, chăm sóc khách hàng và tìm kiếm khách hàng mới

Lợi nhuận: Nhìn chung, lợi nhuận của Kim Liên tăng qua các năm tỉ lệ thuận với

doanh thu và chi phí Cụ thể lợi nhuận năm 2014 đạt 569,68 triệu đồng Sang năm

2015, lợi nhuận tăng 759,17 triệu đồng so với năm 2014 Đến năm 2016 như đã phân tích ở phần doanh thu, lợi nhuận đạt 821,03 triệu đồng, tăng 6,81 triệu đồng so với năm

2015

 Nhận xét

Sau khi đã phân tích số liệu về thể hiện tình hình hoạt động kinh doanh của công ty qua 3 năm gần đây nhất là : năm 2014, năm 2015, năm 2016 ta thấy rằng Sự chênh lệch tỷ trọng giữa các dịch vụ là không lớn và sự thay đổi diễn ra khá đồng bộ làm cho doanh thu tăng liên tục qua các năm Tuy lợi nhuận tăng không nhiều nhưng điều này giúp Ban lãnh đạo có cái nhìn khả quan hơn về tương lai của công ty, từ đó đưa ra những chiến lược mới tận dụng đà phát triển này Nhờ vào việc tăng cường tìm kiếm khách hàng, mở rộng quy mô, nâng cao chất lượng dịch vụ mà lợi nhuận của công ty

tăng đều trong giai đoạn 2014 – 2016 Mặc dù còn gặp nhiều khó khăn nhưng thông qua những con số về doanh thu và lợi nhuận thì nhìn chung công ty hoạt động khá hiệu quả Qua đó cho thấy hướng đi đúng đắng cũng như các chính sách và chiến lược kinh doanh của công ty đã có hiệu quả, bước đầu đi vào quỹ đạo khẳng định thương hiệu và dịch vụ chất lượng của công ty

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong thời kỳ nền kinh tế thế giới đang gặp những khó khăn chung như hiện nay, ngành giao nhận hàng hóa quốc tế đứng trước những thách thức không hề nhỏ Để có thể tồn tại và phát triển, mọi công ty đều phải có những chiến lược kinh doanh phù hợp cùng với sự kết hợp của nhiều yếu tố khác như: chất lượng nguồn nhân lực, nguồn vốn đầu tư, cơ sở hạ tầng hiện đại, để tạo vị thế cạnh tranh cho công ty Công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Dầu Khí Kim Liên đã và đang cố gắng làm rất tốt những việc này Trong suốt 6 năm qua, tập thể nhân viên Kim Liên vẫn không ngùng phấn đấu, nổ lực hoàn thiện quy trình dịch vụ giao nhận của mình nhằm mang đến cho khách hàng những dịch vụ với chất lượng tốt nhất, giả cả hợp lý nhất

Qua những thông tin ở chương 1 đã cho ta thấy, tình hình phát triển doanh thu, lợi nhuận của công ty trong 3 năm hoạt động gần đây nhất 2014-2016 Công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Dầu Khí Kim Liên tuy là một công ty có quy mô nhỏ nhưng lợi nhuận lại rất cao, tăng đều sau các năm hoạt động Nhân sự tuy không được nhiều nhưng mọi thành viên của công ty luôn không ngừng cố gắng và hỗ trợ lẫn nhau hoàn thành tốt công việc của mình để đem lại lợi nhuận và uy tính cho công ty và tạo được

sự tin tưởng của khách hàng

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO

NHẬN VẬN TẢI DẦU KHÍ KIM LIÊN

Sơ đồ 2.1 Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty

TNHH Giao Nhận Vận Tải Dầu Khí Kim Liên

2.2 Phân tích quy trình giao nhận tạo công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Dầu Khi Kim Liên

2.2.1 Tiếp nhận hồ sơ từ khách hàng

Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận, công việc quan trọng đầu tiên của công ty dịch vụ giao nhận là tìm kiếm khách hàng, tiến hành đàm phán và bắt đầu ký hợp đồng dịch vụ giao nhận

Việc tìm kiếm khách hàng sẽ được bộ phận Sale ở phòng kinh doanh của công ty chịu trách nhiệm Sau khi tìm kiếm được khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ của công ty, nhân viên Sale sẽ tiến hành liên hệ với khách hàng, gửi bảng báo giá dịch vụ

và các chi phí có liên quan trong quá trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận cho khách hàng thông qua mail Tiếp theo, nhân viên Sale sẽ giải thích rõ cho khách hàng hiểu rõ

về các nghiệp vụ giao nhận, giá cước và các chi phí dịch vụ

Hoàn thành việc đàm phán, thương lượng về giá cả, trách nhiệm của hai bên, thời gian thực hiện và phương thức thanh toán Cuối cùng, hai bên cùng ký kết hợp đồng dịch vụ

Trong bài báo cáo này em xin được phép trình bày thực tế quy trình thực hiện nghiệp

vụ giao nhận lô hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH SIÊU LONG có

mã số thuê: 0304921933, Địa chỉ: 21-23 Đường số 2, cư xá Bình Thới, phường 8 , quận 11, tp Hồ Chí Minh

Đã ủy thác cho công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Dầu Khí Kim Liên thực hiện thông quan nhập khẩu cho lô hàng bao gồm :

- Mặt hàng: vòng thép ( steel band), mạ kẽm pvc ( zinc coated pvc), giấy decal khổ A4 ( sticker paper)

2.2.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ

2.2.2.1 Nhận chứng từ

Khi nhận được thông báo của khách hàng về bộ chứng từ, bằng một hình thức nào đó,công ty sẽ liên hệ khách hàng để gửi email, fax, chuyển phát nhanh hoặc giao trực tiếp bộ chứng từ đến công ty

Công ty TNHH Siêu Long gửi bộ chứng từ đến Công ty Kim Liên bằng hình thức chuyển phát nhanh đến địa chỉ 13A Đường Nguyễn Hoàng, phường An Phú, Quận 2

Bộ chứng từ gửi đến bao gồm:

- Giấy giới thiệu của công ty TNHH Siêu Long (03) bản chính

- Hợp đồng thương mại ( Contract ) ( 01) bản sao

- Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice (01) bản sao

- Phiếu đóng gói ( Packing List ) ( 01) bản sao và bảng kê đính kèm ( Attached List)

- Vận đơn đường biển (Bill of Lading) (01) bản chính , ( 01) bản sao

- Thông báo hàng đến ( Arrival Note)

- Giấy chứng nhận xuất xứ ( C/O form E )

- Giấy phân tích hóa chất ( Chemical Analysis

2.2.2.2 Kiểm tra bộ chứng từ

Sau khi nhận được bộ chứng từ, nhân viên sẽ tiến hành kiểm tra bộ chứng từ bằng cách xem các thông tin trên bộ chứng từ có trùng khớp và đầy đủ thông tin Chứng từ hợp lệ phải có đầy đủ con dấu và chữ ký của công ty Việc kiểm tra chứng từ bao gồm:

 Kiểm tra hợp đồng thương mại:

 Kiểm tra số, ngày hợp đồng

- No: SL20170310

- Date: 10/03/2017

 Tên và địa chỉ của hai bên kí hợp đồng

- Bên bán: Ningbo Shanshan Industrial Development Co.,Ltd

Địa chỉ: No.777 Rili Middle Road Yinzhou Borouch ,Ningbo, China

- Bên mua: Công ty TNHH Siêu Long

Địa chỉ: Số 21-23 Đường số 2, cư xá Bình Thới, phường 8, Quận 11 , TP Hồ Chí Minh

 Phương thức thanh toán: T/TR sau 60 ngày kể từ ngày nhận được hàng từ bên bán

 Trị giá hợp đồng: USD 20,675.7 (FOB NINGO, CHINA )

 Các điều khoản và điều kiện hợp đồng

 Chữ kí và con dấu hợp lệ của 2 bên

 Kiểm tra hóa đơn thương mại

 Kiểm tra số và ngày hóa đơn

- No :LC20170407

- Date: 07/04/2017

 Tên và địa chỉ của bên bán và bên mua

- Bên bán: Ningbo Shanshan Industrial Development Co.,Ltd

Địa chỉ: No.777 Rili Middle Road Yinzhou Borouch ,Ningbo, China

- Bên mua: Công ty TNHH Siêu Long

Địa chỉ: Số 21-23 Đường số 2, cư xá Bình Thới, phường 8, Quận 11 , TP Hồ Chí Minh

 Kiểm tra giá trị hóa đơn

Bảng 2.1 Giá trị hóa đơn các mặt hàng

NO DESCRIPTION QUANTITY PRICE

(USD)

AMOUT US$ ( FOB NINGBO,

( Nguồn: tài liệu công ty)

 Chữ ký và con dấu hợp lệ

 Kiểm tra phiếu đóng gói

 Kiểm tra số và ngày hóa đơn và hợp đồng trên phiếu đóng gói ( nếu có)

- Số hợp đồng: LC20170407

- Ngày hợp đồng: 07/04/2017

- Tên và địa chỉ bên mua : : Công ty TNHH Siêu Long

Địa chỉ: Số 21-23 Đường số 2, cư xá Bình Thới, phường 8, Quận 11 , TP Hồ Chí Minh

 Mô tả chi tiết hàng hóa và quy cách đóng gói

Bảng 2.2 Mô tả chi tiết hàng hóa và quy cách đóng gói

Stell Band

40mm(3,2mm*40mm) 98.05 kgs 19 1,863 kgs 1,865.80

Stell Band

32mm(2,8mm*32mm) 131.84 ks 31 4,087 kgs 4,092

Stell Band

25mm(2,6mm*19mm) 127.56 kgs 25 3,189 kgs 3,192.50

Stell Band

19mm(2,4mm%19mm) 122.75 kgs 16 1,964 kgs 1,966.40

( Nguồn: tài liệu công ty)

 Kiểm tra vận đơn đường biển ( Bill of Lading)

 Vì điều kiện mua bán là FOB nên trên vận đơn phải có ghi

“FREIGHT COLLECT ” cước phí trả sau

 Kiểm tra thông báo hàng đến ( Arrival Notice)

Trong thời gian nghiên cứu hợp đồng và các chứng từ khác thì nhân viên chứng từ

của công ty sẽ nhận được thông báo hàng đến ( Arrival notice) từ đại lý hãng tàu

K’LINE thông qua công ty khách hàng, nhân viên chứng từ sẽ chuyển giao cho nhân

viên giao nhận để kiểm tra

 Kiểm tra số vận đơn trên thông báo hàng đến có khớp với vận đơn hay không: No

 Kiểm tra chứng nhận xuất xứ để được giảm thuế suất

 Kiểm tra số và ngày của C/O

- No.E173805003430007

- Date: 14/04/2017

 Kiểm tra giấy chứng nhận phân tích hóa chất

 Kiểm tra giấy phép nhập khẩu

Lưu ý:

Khi kiểm tra bộ chứng từ thì yêu cầu cao nhất là tính đồng bộ giữa

các chứng từ với nhau, phải kiểm tra một cách chính xác và đầy đủ để tiết kiệm thời

gian và chi phí Nếu xãy ra sai sót thì kịp thời nhanh chóng báo cho khách hàng để kịp

thời điều chỉnh Và nhân viên chứng từ phải yêu cầu khách hàng cung cấp cho tên tiếng

việt và mã HS ( nếu có thể) của các mặt hàng để thuận lợi cho việc thông quan hàng

hóa

2.2.3 Lấy lệnh giao hàng (Delivery Order ) và cược Container

Khi nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu (ngày 14/04/2017) và biết được

thông tin ngày tàu cập ( ngày 16/04/2017), nhân viên chứng từ so sánh các thông tin

trên thông báo hàng đến đã phù hợp thì ủy thác cho nhân viên giao nhận ( anh Nguyễn

Văn Lược ) sẽ đến hãng tàu K’LINE ( Địa chỉ: phòng 405 Saigon Riverside Office

Center, số 2A – 4A Tôn Đức Thắng, phường Bến Nghé, Quận 1) để nhận lệnh giao

hàng và nhân viên giao nhận liên hệ trực tiếp với hãng tàu tại quầy “ hàng nhập ” để

nhân viên hãng tàu cho biết số tiền nộp để được cấp lệnh Để nhận lệnh giao hàng thì cần các chứng từ :

 Giấy giới thiệu của công ty TNHH Siêu Long (01) bản chính

 Vận đơn đường biển( bill of lading) (01) bản gốc có dấu của hãng tàu

 Thông báo hàng đến (01)bản sao

 Các bước lấy Lệnh giao hàng (D/O) và cược container

Bước 1: Đây là lô hàng container và phương thức giao nhận là FCL/FCL và theo

yêu cầu của khách hàng để mang hàng về kho Nên chọn phương thức giao thẳng và tiến hành mượn container Nhân viên giao nhận sẽ xin giấy mượn container ở quầy số

4 Điền đầy đủ thông tin vào giấy mượn container gồm thông tin công ty nhập, mã số thuế, địa chỉ kho nhập, số lượng container, số container, số seal…

Bước 2: Nộp giấy mượn container và các chứng từ ( giấy giới thiệu đã điện đầy đủ

thông tin, vận đơn đường biển, thông báo hàng đến ) cho nhân viên hãng tàu ( quầy số 2) và hỏi nhân viên hãng tàu thời hạn của lệnh giao hàng ( ngày 22/04.2017) nên đã xin gia hạn hết ngày 28/04/2017 ( vì có một số vấn đề về xin giấy phép nhập khẩu nên không thể lấy hàng đúng thời gian quy định), nhân viên hãng tàu đã đồng ý và thông báo số tiền phải nộp để được cấp lệnh , tổng số tiền phải nộp là 19.630.250 vnđ, bao gồm:

 Chi phí cược container : 1.000.000 vnd / 1 container

Bước 3 : Nhân viên giao nhận đến quầy kế toán ( quầy số 3) để đóng tiền đã được

chỉ định và nhận được hóa đơn giá trị gia tăng

Bước 4 : Nhân viên giao nhận sẽ cầm hóa đơn quay ngược lại để nộp cho nhân

viên hãng tàu ( quầy số 2) , nhân viên hãng tàu sẽ cấp lệnh giao hàng D/O gồm 4 bảng

và trả lại hóa đơn

Lưu ý :

Trước khi rời khỏi hãng tàu phải kiểm tra thông tin của lệnh giao hàng có trùng khớp với vận đơn hay không và nếu có sai sót phải yêu cầu hãng tàu chỉnh sửa cho phù hợp Kiểm tra giá trị thời gian của lệnh giao hàng nếu lệnh giao hàng đã hết hạn nhận hàng thì phải xin hãng tàu gia hạn lệnh và đóng tiền lưu container và lưu bãi

 Kiểm tra thông tin trên lệnh giao hàng :

- Số vận đơn: KKLUNB4425093

- Tên tàu/Số chuyến (Ocean Vesel/ Voy.No):

 Tên tàu: ANDERSON BRIDGE

- Số container/ Số seal: TGHU0903544/TAP12234

- Tên hàng: Steel band, Zinc Coated Pvc, Sticker Papper

- Trọng lượng: 24,796.7 KGS

2.2.4 Đăng ký tờ khai Hải quan điện tử

Quá trình lên tờ khai rất quan trọng, đòi hỏi nhân viên chứng từ phải hết sức cẩn trọng trong từng chi tiết trước khi tờ khai được truyền đến hải quan, nếu trong quá trình khai báo xảy ra sơ sót trên tờ khai sẽ rất mất thời gian Để nắm rõ thông tin hàng hóa thì phải nghiên cứu kĩ hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn,… ngoài ra phải ghi đúng tên hàng với thực tế, áp mã HS chính xác để dễ dàng cho việc tính thuế cho doanh nghiệp Hơn nữa, việc xác định chính xác mã chi cục hải quan tiếp nhận cũng rất quan trọng Sau khi thực hiện khai báo hải quan thành công, cán bộ hải quan sẽ gửi lại

số tờ khai cho lô hàng và tiếp theo sẽ cho kết quả phân luồng

Để lên tờ khai, người khai báo cần dựa vào hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, thông báo hàng đến, biểu thuế xuất nhập khẩu,… để có thể khai báo các thông tin đầy đủ và chính xác