GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VÀ VẬN CHUYỂN INDO TRẦN (ITL)

1 CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VÀ VẬN CHUYỂN INDO TRẦN (ITL) 1 1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty ITL 1 1 1 Quá trình hình thành của công ty ITL Tiền thân c.

CH ƯƠNG 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO

1.1.Quá trình hình thành và phát tri ển của công ty ITL :

1.1.1.Quá trình hình thành c ủa công ty ITL :

Tiền thân của công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần là công ty TNHH A&T Công ty TNHH A&T được thành lậ theo quyết định số 4102000063 của Sở Kế Hoạch và Đầu Tư ngày 26/01/2000 do giám đốc Trịnh Thị Mai Trâm điều hành , ngành nghề kinh doanh chủ yếu là : đại lý vận tải hàng hải và hàng không, mua bán điện thoại, két sắt các loại, mua bán hàng thủ công mỹ nghệ, thiết

Tên viết tắt : ITL

Địa chỉ : 52-54-56 Trường Sơn, Phường 2, Quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh

Điện thoại : 08 3948 6888

Fax : 08 3848 9202

Mã số thuế : 0301909173

Đại diện pháp luật : Tổng giám đốc – Trần Tuấn Anh

Các cổ đông của công ty:

- Ông Trần Tuấn Anh sở hữu 38% cổ phần

- Singapore Post sở hữu 30% cổ phần

- Ông Zulkifli Bin Baharadin sở hữu 19% cổ phần

- Bà Nguyễn Thị Như Mai sở hữu 13% cổ phần

Email : info@itlvn.com

Website : www.itlvn.com

Hình 1.1 Logo của công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần

1.1.2.Quá trình phát tri ển của công ty ITL

Thành lập từ năm 2000 chỉ với 06 nhân viên ban đầu,sau hơn 16 năm hoạt động tổng số nhân viên đầu năm 2017 đã lên đến trên 600 nhân viên, với rất nhiều chi nhánh được mở cùng những kho chứa hàng lớn, hệ thống xe vận tải lớn nhỏ phục

vụ cho chính công ty Công ty dự tính sẽ tăng số lượng nhân viên lên đến 700 người trước năm 2018

Indo- Trần đã trang bị xây dựng 20 văn phòng chuẩn ở Việt Nam và khu vực Đông Nam Á ( bao gồm Singapore, Thái Lan, Myanmar, Lào…); 8 trung tâm logistic ở Việt Nam, hệ thống cơ sở hạ tầng và công nghệ thông tin hiện đại cho văn phòng và hoạt động giao nhận, hệ thống xe vận tải nhỏ lớn phục vụ cho công

Các cột mốc quan trọng của công ty ITL :

- Tháng 6 năm 2005, ITL được bổ nhiệm làm đại lý độc quyền cho Thai Airway tại Việt Nam và Đông Dương

- Tháng 3 năm 2007, ITL được bổ nhiệm làm đại lý cho Quatar Airways tại Việt Nam

- Tháng 1 năm 2010, ITL được bổ nhiệm làm đại lý độc quyền cho Northwest Airways ( bây giờ là công ty con của Delta Airlines )

- Tháng 5 năm 2010 khai trương các trung tâm phân phối hàng hóa ( Logistic Delivery Center – LDC ) như LDC Hiệp Phước (4.000m2 ), LDC Tiên Sơn (3.000m2)

- Tháng 6 năm 2011, Singapore Post mua 30% cổ phần của ITL (10.8 triệu USD)

- Tháng 11 năm 2012,CEVA Logistics, một trong những công ty quản lý chuỗi cung ứng hàng đầu thế giới công bố liên doanh mới tại Việt Nam dưới tên CEVA Logistics Việt Nam

Không chỉ vậy, ITL còn thu hút các thương hiệu hàng đầu trong lĩnh vực đầu tư,hợp tác và phát triển ,thành lập hàng loạt các công ty con và liên doanh như : CEVA, Singpost, Mitsubishi, Quantium Solutions …

Công ty ITL hiện đang là hội viên của Hiệp hội giao nhận Quốc tế FIATA, Hiệp hội vận tải hàng không Quốc tế IATA, Hiệp hội giao nhận Việt Nam VIFFAS Ngoài ra, công ty ITL cũng là một trong những công ty giao nhận hàng không hàng đầu tại Việt Nam (được đánh giá bởi IATA)

Hình 1.2 Các công ty con và liên doanh của công ty ITL

Với sự nỗ lực không ngừng, công ty đã tạo được sự tin cậy của khách hàng và chiếm một thị phần không nhỏ trong lĩnh vực giao nhận và vận chuyển mà đáng kể hơn là dịch vụ giao nhận và vận chuyển bằng đường biển Điều đó đã được minh chứng cụ thể bằng việc công ty đã vinh hạnh đón nhận danh hiệu TOP 500 DOANH NGHIỆP LỚN NHẤT VIỆT NAM do báo điện tử www.Vietnam.net bình chọn trong 10 năm liên tục từ năm 2007 đến năm 2017

1.2 Ch ức năng và nhiệm vụ của công ty ITL :

1.2.1 Ch ức năng :

Chủ yếu tập trung vào các lĩnh vực:

- Khai thác nghiệp vụ đại lý tàu biển

- Đại lý cho một số hảng hàng không

- Cung cấp dịch vụ giao nhận (Logistic)

- Vận chuyển lưu kho,lưu bãi

- Làm thủ tục hải quan

-Tư vấn khách hàng

- Dịch vụ cho thuê phương tiện vận tải,chủ yếu là xe tải trung bình,nhỏ

- Đóng gói bao bì,giao hàng

- Theo dõi và giải quyết những khiếu nại về hàng hóa trong quá trình giao nhận vận tải, đồng thời tạm ứng thanh toán các chi phí có liên quan

- Làm những dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa…Ví dụ như ; đóng gói, dán nhãn mác, vận chuyển và giao hàng

- Đại diện bán cước cho một số hãng hàng không như Thai Cargo, Cebu Airline Qatar Airway,Martin Air, Nippon…

Nhờ hoạt động với quy mô lớn trong khu vực và tích cực mở rộng thị trường thế giới ở nhiều lĩnh vực, do đó lượng hàng hóa lưu thông của công ty rất lớn,điều này giúp cho công ty nhận được nhiều sự ưu đãi về giá cả,dịch vụ từ các hãng tàu cũng như hãng hàng không

1.2.2.Nhi ệm vụ :

- Sử dụng hiệu quả nguồn vốn để xây dựng công ty vững mạnh trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt

- Cung cấp dịch vụ tốt nhất và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng

- Đảm bảo thực hiện đầy đủ và hoàn thành nghĩa vụ của hợp đồng kinh tế,hợp đồng ngoại thương với khách hàng trong và ngoài nước

- Thực hiện nghiêm chỉnh các chính sách, chế độ với nhân viên và thực hiện tốt kỹ luật lao động

- Báo cáo thống kê định kỳ tháng/năm theo biểu mẫu quy định của Nhà nước

- Hoàn thành tốt nghĩa vụ nộp thuế với nhà nước

1.3.Các lo ại hình dịch vụ của công ty ITL :

1.3.1.Giao nh ận,phân phối hàng hóa và kho vận (Logistics):

Công ty đảm nhận vai trò là trung gian đóng gói và vận chuyển hàng hóa cho khách hàng Hoạt động này chủ yếu tập trung ở các LDC ( Logistic Delivery Center – trung tâm phân phối hàng hóa) của công ty Với số lượng và vị trí phủ sóng ở nhiều khu vực đắc địa ở các miền đất nước,đặc biệt là vị trí mấu chốt của các tuyến đường vận chuyển, các LDC của công ty ngày càng trở thành một trong những nơi được các doanh nghiệp,công ty lựa chọn, tin tưởng gửi hàng lưu kho

cho các doanh nghiệp Dịch vụ này ngày càng được ưa chuộng vì các vị thế đắc địa của các LDC đều gần các nhà máy sản xuất/nguồn cung hoặc gần các tuyến đường trọng điểm, các trung tâm tiêu thụ hàng hóa/nguồn cầu sản phẩm

Nhiệm vụ chính của các LDC này là : nhận, lưu giữ và bảo quản hàng hóa ( chức năng kho vận), đồng thời tổ chức chuẩn bị hàng hóa và gửi hàng theo yêu cầu của khác hàng, xử lý và hoàn thành đơn hàng,quản lý và vận chuyển hàng (LDC là trung tâm đầu não điều tiết toàn bộ hoạt động phân phối một cách nhịp nhàng), đóng gói hàng hóa (packing/re-packing), dán nhãn hàng hóa (labelling), kiểm tra

mã số, mã vạch (barcording and scanning), đóng hàng vào pallet, phân loại hàng hóa ( sorting ).Ngoài việc nhận hàng hóa của khách hàng và xử lý đơn hàng thì các công việc của trung tâm chủ yếu là kho vận.Có các LDC như :

- Long Binh Logistics Park ( Công viên Logistics Long Bình )

- Tan Binh Logistics Center ( Trung tâm Logistics Tân Bình )

- Airport Express Center (Trung tâm hàng không tốc hành)

1.3.2.D ịch vụ du lịch và hàng không ( Aviation and Travel Services ):

Với định hướng mở rộng về đường hàng không, công ty đã từng bước phát triển trên lĩnh vực này Công ty liên tiếp làm đại diện bán cước và là đối tác vận chuyển hoàng hóa của nhiều hãng hàng không lớn như :

- Thai Airways

- Qatar Airways

- Delta Airlines

- Air Brigde Cargo

- Nippon Cargo AirlinesCông ty có hai loại hình giao nhận bằng tuyến đường hàng không : “Từ cửa đến cửa” ( Door to door service ) và “Từ sân bay đến sân bay”(Airport to airport service), công ty có thể linh hoạt giao hàng đến địa điểm yêu cầu đồng thời đáp ứng được nhu cầu đa dạng của khách hàng về cước phí,tuyến đường cũng như thời gian vận chuyển

1.3.3 Giao nh ận vận tải ( Forwarding ) :

Đây có thể xem là ngành nghề chủ chốt của công ty, công ty sẽ đóng vai trò là bân trung gian, nhận vận chuyển hàng của chủ hàng, hoặc có thể gom nhiều lô hàng nhỏ ( consolidation) thành những lô hàng lớn hơn, sau đó thuê lại người vận tải (

hãng tàu,hãng hàng không) vận chuyển từ điểm xuất phát tới điểm đích Ngoài ra công ty còn có thể thay chủ hàng hoàn tất hồ sơ thông quan, làm những vấn đề liên quan đến chứng từ chẳng hạn như Vận đơn ( Bill of Lading),giấy phép xuất nhập khẩu, Hóa đơn (Invoice), Bản kê khai chi tiết hàng hóa ( Packing List ),soạn thảo mẫu hợp đồng ( Contract ) từ những dữ liệu mà khách hàng gửi đến các chi nhánh của công ty như :

- ITL Hồ Chí Minh

- ITL Hà Nội

- ITL Đà Nẵng

1.3.4 Qu ản lý và cho thuê ( Fleet Management & Leasing ):

ITL liên kết và là đại diện cho các hãng lớn để quản lí và cho thuê xe ô tô và xe tải.Các hãng đó là :

- JV GB Vietnam

- HERTZ RAC ( Tập đoàn cho thuê xe ô tô của Mỹ ) Vào tháng 4 năm 2012, Hertz chỉ định ITL là đại lý độc quyền tại Việt Nam

1.3.5.V ận tải, chuyên chở (Transportation) :

Để phục vụ nhu cầu vận chuyển trong nội địa, cũng như bổ trợ cho công tác giao nhận hàng hóa, công ty phát triển thêm mảng vận tải, chuyên chở Công ty có nhiều xe tải chạy Bắc - Nam phục vụ cho nhu cầu chuyên chở hàng hóa của khách hàng ( trucking ) Các xe này đều được gắn GPS nhằm phục vụ cho việc theo dõi

vị trí hàng hóa cũng như dễ dàng giải quyết sự cố trên đường

Công ty đã đầu tư 44 máy động lực và 60 rơ mooc để phục vụ tất cả các tuyến đường từ Nam ra Bắc và biên giới chéo (sang Camphuchia)

Đặc biệt, với loại xe tải 2 tầng và bạt che di động có thể dỡ hàng ngang, ITL có công ty con là Dash Logistic là công ty có thể nhận chở hàng cồng kềnh,hàng siêu trọng,siêu trường – đây là những loại hàng hóa mà rất ít công ty nhận chuyên chở.Ngoài ra, ITL còn có thêm công ty con là ITL Ratraco ( liên doanh giữa ITL và

xí nghiệp liên hiệp đường sắt Việt Nam ).ITL Ratraco chuyên về mảng giao nhận, vận chuyển hàng hóa bằng đường sắt rộng khắp các tuyến đường toàn quốc và sang biên giới Trung Quốc.Với thời gian giao hàng trong vòng 4 ngày với tuyến đường Hồ Chí Minh – Hà Nội và giá thấp hơn 30% so với vận tải đường bộ đường dài, ITL Ratraco là khách hàng của nhiều doanh nghiệp lớn trong nước.Ngoài ra còn có Railways cũng đảm nhiệm chức năng tương tự

1.4 C ơ cấu tổ chức và chức năng hoạt động các phòng ban của công ty ITL :

1.4.1 C ơ cấu tổ chức của công ty ITL:

Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức của công ty ITL

Hội đồng quản trị

( Nguồn : Phòng Nhân sự công ty ITL )

1.4.2 Ch ức năng hoạt động của các phòng ban:

* H ội đồng quản trị :

Là cơ quan quản lý công ty,do đại hội đồng cổ đông bầu ra, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty Chịu trách nhiệm về hoạch định các chiến lược phát triển,tầm nhìn và các định hướng lâu dài cho công ty

Chọn lọc, bổ nhiệm, giám sát và đánh giá kết quả hoạt động hằng năm trong công tác điều hành và các chức danh quản lí then chốt của công ty như Tổng giám đốc,Phó tổng giám đốc,Kế toán trưởng

* Ban ki ểm soát :

Thay mặt hội đòng giám sát , đánh giá công tác điều hành, quản lí của Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc theo đúng quy định của pháp luật, điều lệ công ty, các nghị quyết,quyết định của định của đại hội đồng cổ đông

Phòng Nhân

Sự

Phòng Logistics

Phòng Operations

Phòng hàng Air

& Sea

Kho hàng

Phòng

Sale

Ban kiểm soát

Tổ chức bộ máy, cơ cấu cũng như quản lý, sắp xếp các công việc

Điều khiển các cơ quan, bộ phận cấp dưới thực hiện công việc theo đúng mục tiêu

đề ra bằng những hoạt động hướng dẫn, đào tạo, đôn đốc, gây ảnh hưởng

Kiểm tra những công việc đã, đang và sẽ thực hiện để thấy được tình hình hoạt động của công ty, đồng thời co những phương hướng và biện pháp khắc phục kịp thời nếu có trục trặc, sai sót

Điều hành và quản lý các phòng ban Xử lý, thưởng phạt phù hợp

Đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát, giải quyết những mâu thuẩn nội bộ cũng như động viên, khuyến khích nhân viên, hỗ trợ cấp dưới vững vàng về mặt nghiệp vụ

Mang hình ảnh đại diện cho công ty, có trách nhiệm ngoại giao thật tốt.Chính vì những điểm quan trọng trên, ban giám đốc cần luôn luôn theo dõi,bám sát tình hình kinh doanh của công ty cũng như quá trình làm việc của cấp dưới để giải quyết kp5 thời những tình huống không hay và phòng ngừa cho tương lai

* Phòng Sales :

Đây là bộ phận đóng vai trò then chốt trong công ty Các nhân viên trong phòng sẽ tìm kiếm nguồn hàng xuất hoặc nhập, sau đó cuyển hàng cho bộ phận chứng từ để giải quyết Đây là bộ phận làm công tác mở rộng thị trường , nắm bắt các thông tin

về giá cả thị trường nói chung, theo dõi hành trình hoạt động vận tải của từng lô hàng nói riêng

Thực hiện những biện pháp nghiệp vụ để tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường, không ngừng tìm kiếm khách hàng mới, khách hàng tiềm năng, luôn đưa đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ tốt nhất nhằm đảm bảo sự hài lòng tối đa nhất từ phía khách hàng

Liên hệ với nhiều đại lý khác nhằm có được mức giá ưu đãi cũng như số lượng phù hợp với nhu cầu của công ty và khách hàng Trực tiếp liên hệ với khách hàng nước ngoài khi có những vấn đề phát sinh với những lô hàng được phân công Nhận và trả lời những yêu cầu, phản hồi của khách hàng đối với hàng hóa ( thông tin tổng thể )

Theo dõi hàng xuất, nhập theo từng bước của từng phòng ban

Thông báo cho các phòng ban khác, đặc biệt là phòng chứng từ Operation ( OPS)

về chi tiết của lô hàng để phòng ban này chuẩn bị các nghiệp vụ cần thiết nhằm đảm bảo lô hàng có thể đến hoặc đi theo đúng tiến độ

* Phòng k ế toán :

Có chức năng tổng hợp số liệu về tài chính, giúp cho lãnh đạo nắm rõ về tình hình hoạt động của công ty để từ đó đề ra phương án kinh doanh thích hợp, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty

Cung cấp tài chính kịp thời đến các phòng ban, đặc biệt là phòng kinh doanh

Giải quyết các mối quan hệ tài chính của công ty với những công ty khác

Giải quyết các quan hệ tài chính trong nội bộ như : tiền lương, tạm ứng, khen thưởng cho nhân viên

Lập thống kê kế toán, theo dõi thực hiện tài chính đề xuất các biện pháp sử dụng vốn có hiệu quả Cung cấp nhanh, chính xác các thông tin kinh tế theo quy định của giám đốc

Đây là bộ phận quan trọng và ó ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình hoạt động tài chính của công ty

Có nhiệm vụ sử dụng, quản lý hiệu quả nguồn vốn, cấn đối nguồn vốn phù hợp với nhu cầu hoạt động kinh doanh của công ty, hướng dẫn thực hiện các chế độ tài chính chuyên ngành của Nhà nước Lập báo cáo tài chính theo định kỳ, nộp cho cơ quan chức năng đúng thời gian quy định

Bảo mật thông tin cá nhân của công ty khi cần thiết

Giải quyết mâu thuẩn nội bộ trong công ty ( giữa các phòng ban )

* Phòng Logistics :

Chuẩn bị chứng từ, phối hợp với bộ phận Operations để nhận hàng Sau đó kết hợp với trung tâm điều phối để nhập hàng vào kho, đóng kiện, đóng bao bì, làm nhãn và phân phối cho khách hàng

* Phòng Operations (OPS) :

Chuyên về công tác giao nhận hàng xuất nhập khẩu như thủ tục Hải quan, thanh lý Hải quan, đóng thuế xuất nhập khẩu cho từng lô hàng và vận tải hàng về kho cho nhà nhập khẩu ( nếu cần )

Phòng OPS được chia thành 2 nhóm : nhóm chứng từ và nhóm hiện trường

- Nhóm chứng từ :

Chuyên lo về chứng từ giao nhận hàng xuất nhập khẩu như chuẩn bị chứng từ, kiểm tra tính chính xác và đồng bộ, tiến hành khai Hải quan điện tử, trao đổi với khách hàng về chi tiết hàng hóa

Nhận thông tin về lô hàng từ phòng Sales và phòng Logistics để chuẩn bị trước những yêu cầu nghiệp vụ cần thiết cho việc làm hàng

Sau mỗi lô hàng OPS liên hệ phòng kế toán thanh toán những chi phí phát sinh

* Phòng ch ứng từ hàng hóa ( Document Air & Sea ) :

Chuẩn bị các chứng từ cho từng chuyến hàng như Bill of Lading ( vận tải đơn ) , hỏi lịch tàu, chuyến bay, đặt chỗ cho lô hàng và phối hợp với bộ phận kế toán hoàn thành các chứng từ thu chi

Làm công tác trung gian, có nhiệm vụ nhận thông tin hàng hóa, khách hàng từ phòng Sales, từ những thông tin này liên hệ với hãng hàng không/hãng tàu để đặt chỗ cho lô hàng

Sau khi đặt chỗ và có được thông tin hồi đáp, nhân viên phòng sẽ chuẩn bị bộ chứng từ để gửi cho bên nhận hàng

Những công việc có liên quan đến chứng từ đều do phòng ban này đảm nhiệm, ngoài ra c phòng Logistics có trách nhiệm liên hệ với phòng Operations để kiểm tra nhửng khâu còn lại

1.5 K ết quả hoạt động kinh doanh của công ty Cổ phần Giao nhận và Vận

chuy ển Indo Trần (ITL) :

1.5.1 K ết quả kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa của công ty ITL giai đoạn từ năm 2014 - 2016 (đơn vị : triệu USD)

Bảng 1.1 Kết quả hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa của công ty ITL từ năm 2014 đến năm 2016 ( đơn vị : triệu USD )

Tuy ệt đối

T ương đối

( Nguồn : Phòng Kế toán công ty ITL )

Nh ận xét :

- Doanh thu tăng liên tục trong vòng 03 năm, năm 2015 so với năm 2014 tăng 64.96 triệu USD, năm 2016 so với năm 2015 tăng 73.69 triệu USD vì công ty ITL không ngừng mở rộng phát triển, mở thêm các loại hình dịch vụ khác như cho thuê kho bãi, cho thuê xe vận tải,dịch vụ express và uy tín của công ty ngày càng được khẳng định trên thị trường, số lượng khách hàng ngày càng gia tăng, có các khách hàng lớn như Unilever, Elextrolux , Avon, những khách hàng này thường nhập hàng về với số lượng lớn và đều đặn hằng tháng để kinh doanh tiêu dùng tại Việt Nam, điều này đã góp phần không ít vào việc tăng mức doanh thu cho công ty ITL Mức tăng doanh thu của công ty từ năm 2014 đến 2015 thấp hơn từ năm 2015 đến năm 2016 vì vào giai đoạn năm 2014 đến năm 2015 do ảnh hưởng tình hình kinh

tế nhiều bất ổn nên có nhiều khách hàng lựa chọn các công ty dịch vụ khác với chi phí thấp hơn

- Lợi nhuận sau thế cũng tăng khá ổn định trong vòng 03 năm, năm 2015 so với năm 2014 tăng 1.43 triệu USD, năm 2016 so với năm 2015 cũng tăng 1.75 triệu USD Vào giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2015 công ty đang trong giai đoạn nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc tại công ty cũng như đầu tư vào dịch vụ

mới nên mức tăng lợi nhuận ở giai đoạn này thấp hơn giai đoạn từ năm 2015 đến năm 2016

1.5.2 Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh và dịch vụ của công

ty ITL

Thuận lợi : Hiện nay công ty đang là thành viên của FIATA, IATA,VIFFAS nên tạo được sự tin tưởng của khách hàng cũng như sự hỗ trợ của các thành viên Công ty có các khách hàng lớn là các công ty lớn như Unilever, Elextolux, Avon, đã tạo điều kiện để nâng cao uy tín của công ty Vị trí của công ty nằm gần các kho hàng, cửa khẩu chi cục Hải quan sân bay Tân Sơn Nhất là một lợi thế cho công ty trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không Công ty kinh doanh với nhiều lĩnh vực và liên doanh với khá nhiều công ty khác nên doanh thu

và lợi nhuận của công ty liên tục tăng Công ty có một đội ngũ nhân viên lâu năm, giàu kinh nghiệm và có ban lãnh đạo tài tình, năng động Hệ thống cơ sở vật chất của công ty khá tốt, tốc độ đường truyền internet cao, công ty có một hệ thống mạng nội bộ tiên tiến và hiện đại giúp cho việc truyền đạt thông tin giữa các phòng ban diễn ra rất dễ dàng

Khó khăn: Môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt, nhiều công ty dịch vụ tương tự ra đời giá cả thấp hơn cũng đã làm cho công ty mất đi một số lượng khách hàng Nhiều công ty đối tác chuyển tiền chậm, nợ tiền gây ảnh hưởng đến việc xoay chuyển vòng vốn của công ty

CÔNG TY C Ổ PHẦN GIAO NHẬN VÀ VẬN CHUYỂN INDO TRẦN :

2.1 S ơ đồ mối liên hệ các bên liên quan :

Sơ đồ 2.1 Mối liên hệ các bên liên quan :

TAM VIET PHONG TECHONOLOGY AND TRADING CO.LTD

ITL

CHI CỤ C HẢ I QUAN KHU VỰC

1 CẢ NG CÁT LÁI

CẢ NG CÁT LÁI

ZPLAST

MACHINERY

MOULD LTD

2.2 Quy trình nghi ệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu hàng nguyên

container c ủa phòng OPS công ty ITL :

Sơ đồ 2.2 Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu của công ty ITL

Quyế t toán và lư u hồ sơ

Chuẩ n bị hồ sơ khai Hả i quan và

( Nguồn : Phòng OPS Công ty ITL )

2.2.1.Giao d ịch với khách hàng và ký hợp đồng :

Phòng Sales của công ty ITL sẽ chịu trách nhiệm trong việc tìm kiếm và giao dịch với khách hàng Bên cạnh đó, phòng OPS cũng đảm nhiệm trách nhiệm này vì nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu có liên quan mật thiết với ngành Hải quan trong khi các thông tư, nghị định được cập nhật liên tục và phòng Sales

đương nhiên sẽ không nắm cụ thể và cập nhật đầy đủ Do đó, ngoài phòng Sales thì trưởng phòng OPS cũng sẽ là người báo giá và liên hệ trực tiếp với khách hàng

về các chi phí, cách thức giao nhận hàng với các đối tác trước khi nhận chứng từ chính thức

Công tác thương lượng, đàm phán trước khi kỳ hợp đồng diễn ra cũng khá đơn giản, chủ yếu thực hiện qua điện thoại, email, fax

Chính vì sự chuyên nghiệp và uy tín với một bề dày kinh nghiệm làm đại lý cho các hãng lớn, công ty cũng có một vị trí nhất định trên thương trường và đang được nhiều đối tác trong và ngoài nước biết đến, tin tưởng và đặt quan hệ làm ăn lâu dài, các đối tác lớn và danh tiếng như Unilever, Elextrolux, Hafele, Vina Lá Sắt Cứng thường ký kết hợp đồng dài hạn với công ty cho nên nếu như các đối tác này khi có bất lỳ lô hàng xuất – nhập khẩu nào đó thì chỉ cần gửi email đính kèm chứng từ và thông tin lô hàng cho công ty mà không cần phải ký kết hợp đồng theo từng lô hàng

Đối với các khách hàng mới hay khách hàng lẻ, sau khi công ty tìm hiểu thông tin

và đàm phán thành công thì sẽ đưa ra thống nhất về giá cả, chi phí làm hàng và các điều khoản còn lại sẽ ràng buộc theo hợp đồng được ký kết

Hợp đồng sẽ được in ra thành 02 bản, mỗi bên sẽ giữ 01 bản và có giá trị pháp lý ngang nhau, bao gồm các điều khoản :

- Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, số fax

- Người đại diện của cả 02 bên

- Giá cả dịch vụ

- Nơi giao hàng

-Tên hàng, số lượng

- Điều kiện giao hàng ( “ Port to port hay Door to door )

- Nghĩa vụ của 02 bên

- Phương thức thanh toán

- Thời gian hiệu lực của Hợp đồng

- Tranh chấp và cơ sở giải quyết

Sau khi hợp đồng được ký kết thành công, công ty ITL sẽ chính thức chịu trách nhiệm về lô hàng như thủ tục Hải quan, lấy hàng và giao hàng cho khách Công ty đứng ra đảm bảo mọi quyền lợi tốt nhất cho khách hàng Đảm bảo thực hiện đúng các điều khoản trong hợp đồng như : Thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng, số lượng, nhằm giữ vững thương hiệu và lòng tin nơi khách hàng

2.2.2 Nh ận và kiểm tra bộ chứng từ :

Sau khi ký kết hợp đồng thành công với khách hàng ( nhà nhập khẩu ), bên phía khách hàng sẽ gửi các chứng từ có liên quan đến lô hàng nhập cho bộ phận Sales

và bộ phận chứng từ của phòng OPS qua email hoặc fax

Sau khi nhận được chứng từ , nhân viên OPS chứng từ sẽ phản hồi mail, in chứng

từ ra và tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ Các chứng từ đó thường sẽ là :

- Hợp đồng ( Sales Contract ) hoặc giấy tờ khác có giá trị tương đương với Hợp dồng chẳng hạn như P/O ( Purchase Order )

- Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice )

- Danh sách đóng gói hàng hóa ( Packing List )

- Vận đơn ( Bill of Lading )

- Thông báo hàng đến ( Arrival Notice )

- Giấy chứng nhận xuất sứ ( Certificate of Origin ) - nếu có

Kiểm tra cẩn thận các thông tin về ngày trên chứng từ, ngày Invoice (19/04/2017) phải trước ngày Bill (25/04/2017), ngày Hợp đồng (17/04/2017) phải trước ngày Invoice

Kiểm tra cụ thể chứng từ :

- Kiểm tra Invoice và Packing List :

+ Số hóa đơn thương mại ( Invoice No.) : HS170419

+ Ngày lập hóa đơn ( Date ): 19/04/2017

+ Người gửi ( Shipper ) : ZPLAST MACHINERY MOULD LTD, ADD :NO 789, JINGXIN COMMUNITY NORTH DISTRICTY, HUANGYAN, TAIZOU CITY, ZHEJANG PROVINCE, CHINA

+ Người nhận ( Consignee ) : TAM VIET PHONG TECHNOLOGY AND TRADING CO.,LTD, ADD : 40 DUONG 44 TRUONG DINH HOI, PHUONG 16, QUAN 8, TP.HOCHIMINH, VIETNAM

+ Phương thức thanh toán ( Term of payment ) : T/T

+ Mô tả hàng hóa ( Description of Good ) : PET BLOWING MACHINE ZP-1500 + Số lượng ( Quantity ): 4SETS

+ Đơn giá ( Unit price ) : 3420USD

+ Tổng giá trị ( Total Amount ): 13680USD

+ Quy cách đóng gói : 8 PACKAGES

+ Khối lượng tịnh (N.W) : 4040.00KGS

+ Trọng lượng cả bì ( G.W) : 4160.00KGS

+ Xuất sứ : Trung Quốc

- Kiểm tra Vận đơn ( Bill of Lading ):

+ Số vận đơn : HWX1510499F

+ Ngày có hiệu lực vận đơn : 25/04/2017

+ Người gửi ( Shipper ) : ZPLAST MACHINERY MOULD LTD, ADD :NO 789, JINGXIN COMMUNITY NORTH DISTRICTY, HUANGYAN, TAIZOU CITY, ZHEJANG PROVINCE, CHINA

+ Người nhận ( Consignee ) : TAM VIET PHONG TECHNOLOGY AND TRADING CO.,LTD, ADD : 40 DUONG 44 TRUONG DINH HOI, PHUONG 16, QUAN 8, TP.HOCHIMINH, VIETNAM

+ Số lượng container : 1x20GP CY-CY

+ Tên tàu : SITC LAEM CHABANG

+ Số chuyến :1708S

+ Số Container : KKTU7919419

+ Số seal : TAP03278

+ Cảng xếp hàng : NINGBO

+ Cảng dở hàng : HO CHI MINH CAT LAI

2.2.3 Chu ẩn bị hồ sơ khai Hải quan và lấy lệnh :

2.2.3.1 Chu ẩn bị hồ sơ khai Hải quan :

Sau khi nhận và kiểm tra xong chứng từ, nhân viên OPS chứng từ tiến hành lập hồ

sơ hai Hải quan, nhân viên OPS chứng từ sẽ lưu các chứng từ mà khách hàng gửi vào máy tính và in ra giấy, lưu lại, và kẹp vào bìa hồ sơ lưu Sau đó nhân viên sẽ chủ động liên lạc với khách hàng, yêu cầu khách hàng gửi các chứng từ trên – bản gốc hoặc bản sao cần thiết cho quá trình làm hàng, có khách hàng sẽ gửi chứng từ gốc bằng DHL đến công ty ITL

2.2.3.2 L ấy lệnh giao hàng :

Sau khi nhận được chứng từ từ nhân viên chứng từ phòng OPS,nhân viên hiện trường có nhiệm vụ đến hãng tàu hoặc đại lý để lấy lệnh giao hàng ( Delivery Order – D/O ),đối với lô hàng của công ty Tam Việt Phong sẽ nhận lệnh giao hàng tại đại lý MRL Logistics

Khi đi, OPS hiện trường cần mang theo các giấy tờ sau :

Nhân viên của MRL Logistics sẽ kiểm tra và đối chiếu các thông tin trên thông báo hàng đến và tiến hành tính toán các chi phí cần phải đóng để lấy D/O ( thường là phí THC, Phí vệ sinh container, )

Sau khi tính toán xong các chi phí, MRL Logistics sẽ báo giá và OPS hiện trường

có nghĩa vụ nộp tiền và sau đó nhân viên đại lý hãng tàu sẽ in hóa đơn và giao cho nhân viên OPS hiện trường 03 lệnh giao hàng tương tự nhau do MRL phát hành,03 lệnh gốc có đóng dấu GIAO THẲNG của hãng tàu K-LINE,01 giấy hạ rỗng hoặc giấy cho mượn container và 01 Bill of Lading kèm theo bộ lệnh đó

Đại lý MRL Logistics phải đóng dấu “PAID” có nghĩa là đã thu tiền lên D/O,và nhân viên OPS sẽ kiểm tra lại xem nếu có sai sót gì sẽ báo ngay cho nhân viên để kịp thời tu chỉnh,và nếu như không có sai sót gì thì nhân viên OPS ký xác nhận lên D/O lưu ở đại lý hãng tàu và ghi rõ số điện thoại di động bên dưới chữ ký

Các thông tin thể hiện trên D/O :

2.2.4 Làm th ủ tục khai báo Hải quan điện tử và nộp thuế :

2.2.4.1.Khai báo H ải quan điện tử :

Sau khi nhận được chứng từ mà khách hàng gửi qua, nhân viên chứng từ của phòng OPS sẽ sử dụng phần mềm khai báo Hải quan điện tử ECUS5-VNACCS để khai báo và truyền số liệu tờ khai qua mạng

Quy trình khai báo Hải quan bằng phần mềm khai báo Hải quan điện tử VNACCS của công ty phần mềm Thái Sơn :

ECUS5-Hình 2.1 Cửa sổ chọn doanh nghiệp để thêm thông tin vào hệ thống

- Bắt đầu với giao diện chính của phần mềm và tiến hành thêm mới vào phần mềm các thông tin doanh nghiệp cần khai báo

- Vào mục Danh mục, sau đó chọn vào mục số 3.Doanh nghiệp

Hình 2.2 Thao tác thêm mới doanh nghiệp vào hệ thống phần mềm

- Sau đó, hệ thống sẽ xuất hiện một bảng Danh mục các doanh nghiệp, và các thông tin của những doanh nghiệp đã thực hiện khai báo các lần trước sẽ xuất hiện như hình trên, và do Tam Việt Phong là doanh nghiệp mới thực hiện khai báo lần đầu nên chúng ta bấm vào nút thêm mới ở phía bên dưới

Hình 2.3 Hoàn thành thao tác thêm mới và ghi lại

- Sau khi bấm vào nút Thêm mới thì hệ thống sẽ xuất hiện cửa sổ như trên, sau đó nhập vào ô bên dưới cùng có dấu mũi tên màu đen thông tin của Công ty TNHH Công Nghệ và Thương Mại Tam Việt Phong, bao gồm các thông tin như :

+ Mã doanh nghiệp : 0304608216

+ Tên doanh nghiệp : Công ty TNHH Công Nghệ và Thương Mại Tam Việt Phong + Địa chỉ : 40 Đường số 44, Trương Đình Hội, Phường 16, Quận 8, TP.Hồ Chí Minh

+ Điện thoại : 39804524

Đây là bước cực kỳ quan trọng trong quá trình khai báo Hải quan điện tử Nhân viên OPS chứng từ phải thực sự cẩn thận trong khâu này, nhập đúng và chính xác

mã số thuế của doanh nghiệp

Nhân viên OPS chứng từ cũng đã được khách hàng ( Công ty TNHH Công Nghệ

và Thương Mại Đại Trường Nam) giao cho chữ ký số (TOKEN), nên các thông tin

mà OPS chứng từ khai báo bắt buộc phải chính xác và khớp với chữ ký số

Rồi sau đó ấn vào nút Ghi rồi chọn OK

Hình 2.4 Cửa sổ chọn danh sách khách hàng ( với đại lý )

- Vào hệ thống và chọn 6 Danh sách khách hàng với đại lý

Hình 2.5 Cửa sổ chọn doanh nghiệp có hiển thị các thông tin cần thiết của doanh nghiệp

- Sau khi chọn số 6 thì sẽ nhận được một cửa sổ Khách hàng như hình trên và tiến hành bấm vào nút Chọn doanh nghiệp ở phía trên

Hình 2.6 Thao tác chọn file thông tin đã Ghi

- Sau khi bấm vào nút Chọn doanh nghiệp thì tiếp tục chọn thông tin của công ty TNHH Công Nghệ và Thương Mại Tam Việt Phong như đã cập nhật vào và ghi trên hệ thống và bấm vào nút Chọn ở phía dưới góc trái màn hình như trên

Hình 2.7 Thao tác chọn doanh nghiệp thành công và Ghi lại thông tin

- Sau khi bấm nút chọn xong thì lúc này các thông tin về Công ty Tam Việt Phong

sẽ được tự động cập nhật và hiển thị lên khá đầy đủ như :