Tên Đề Tài TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU NGUYÊN BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP CONTAINER BẰNG ĐƢỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY UNI GLOBAL LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài Để xây dựng đất nƣ.
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN THẾ GIỚI TOÀN CẦU (UNI-GLOBAL)
Sự hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Giao nhận Thế Giới Toàn Cầu1 1 Lịch sử hình thành
Tên công ty: Công ty Cổ phần Giao nhận Thế Giới Toàn Cầu
Tên quốc tế: UNIVERSAL GLOBAL LOGISTICS JSC
Tên giao dịch: UNI-GLOBAL JSC
Mã số thuế 0310140222 và Giấy phép ĐKKD số 0310140222 xác nhận hoạt động của doanh nghiệp Địa chỉ trụ sở: Lầu 3, Cao ốc Đinh Lễ, số 1 Đinh Lễ, phường 12, quận 4, TP Hồ Chí Minh Đại diện pháp luật là Giám đốc Nguyễn Minh Tú.
Loại hình doanh nghiệp: Công ty Cổ phần
Vốn điều lệ: 6.000.000.000 đồng Điện thoại: ( + 84-8 ) 39435743
Email: info@uni-global.com.vn
Website: www.uni-global.com.vn
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển Đƣợc thành lập vào ngày 07/07/2010, Công ty CP Giao nhận Thế Giới Toàn Cầu, tên Quốc tế UNI-GLOBAL JSC đƣợc thành lập và chính thức đi vào hoạt động kinh doanh theo quy định của Nhà nước theo giấy phép Đăng ký kinh doanh số 0310140222 do Sở Kế hoạch và Đầu tƣ Thành phố Hồ Chí Minh cấp, có đầy đủ tƣ cách pháp nhân, con dấu riêng và hạch toán độc lập
Dù mới thành lập và đối mặt với môi trường kinh doanh cạnh tranh gay gắt, công ty đã vượt qua mọi khó khăn và mở rộng mạng lưới kinh doanh không chỉ tại Việt Nam mà còn tới Malaysia, Thái Lan, Ấn Độ và Myanmar Với phương châm “Uy tín tạo nên giá trị kinh doanh” và sự linh hoạt, nhạy bén, tận tâm trong công việc, công ty dần khẳng định vị thế trong ngành dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, được khách hàng trong nước và nước ngoài tin tưởng và chọn lựa để hỗ trợ hoạt động xuất nhập khẩu của họ Bên cạnh việc mở rộng mạng lưới, công ty còn đẩy mạnh nhiều khía cạnh khác nhằm phát triển toàn diện, như nâng cao chất lượng dịch vụ, tối ưu quy trình và công nghệ, mở rộng nguồn lực và mạng lưới đối tác, nhằm mang lại giải pháp logistics tối ưu cho khách hàng.
Về dịch vụ, công ty mở rộng các loại hình kinh doanh trong lĩnh vực logistics, bao gồm đại lý giao nhận vận tải quốc tế và nội địa bằng đường biển và hàng không; đồng thời cung cấp dịch vụ khai thuê hải quan, làm chứng từ, gom hàng và lưu kho hàng hóa ngắn hạn hoặc dài hạn Với mạng lưới vận chuyển đa phương thức và đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, công ty cam kết tối ưu chuỗi cung ứng, thông quan nhanh chóng và quản lý tồn kho hiệu quả cho khách hàng.
Về con người, công ty đầu tư phát triển đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp bằng cách trang bị đầy đủ kiến thức qua quá trình làm việc và đào tạo bài bản từ thái độ làm việc đến nghiệp vụ; nhân viên thường xuyên tham gia các hoạt động nâng cao kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm Ngoài ra, công ty luôn tìm kiếm, tuyển dụng những người tiềm năng, có niềm đam mê với ngành Logistics, và tạo cơ hội cho sinh viên tiếp xúc với thực tế nghề qua chương trình thực tập sinh, giúp kết nối học tập với nghề nghiệp và thúc đẩy sự phát triển của ngành logistics.
Về thị trường, công ty tích cực tìm kiếm các thị trường tiềm năng mới nhằm mở rộng mạng lưới kinh doanh và đồng thời phát triển mối quan hệ với khách hàng hiện có Chúng tôi giữ vững các mối quan hệ này bằng các chính sách đãi ngộ cạnh tranh và chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp Với tinh thần trách nhiệm cao trong phục vụ, công ty sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng và xây dựng giá trị lâu dài cho thị trường.
Phạm vi hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Giao nhận Thế Giới Toàn Cầu
Dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường biển
Công ty Cổ phần Giao nhận Thế Giới Toàn Cầu là một trong những nhà cung cấp hàng hóa đường biển hàng đầu tại Việt Nam, nhờ mối quan hệ đáng tin cậy với hầu hết các hãng tàu lớn như Kline, MOL, Cosco, MAERSK, MSC và RCL Với nền tảng mạng lưới đối tác vận tải toàn cầu và đội ngũ logistics đường biển chuyên nghiệp, công ty cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa đường biển tối ưu về chi phí, thời gian và chất lượng phục vụ Chúng tôi hỗ trợ khách hàng trong nước và quốc tế từ lập kế hoạch vận chuyển, làm thủ tục hải quan cho hàng đi đường biển cho đến giao nhận tại địa chỉ cuối cùng, đảm bảo sự an toàn và thông suốt cho mọi lô hàng.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển từ các cảng của Việt Nam đi đến các cảng trên toàn thế giới và ngược lại Dịch vụ bao gồm vận chuyển hàng nguyên container (FCL) và hàng lẻ (LCL), đáp ứng mọi loại hàng hóa và nhu cầu khách hàng với lịch trình linh hoạt Với mạng lưới đối tác và đại lý trên toàn cầu, chúng tôi cam kết thời gian giao hàng tối ưu, xử lý thủ tục hải quan nhanh chóng và an toàn cho hàng hóa của bạn Giá cả cạnh tranh, minh bạch và có thể tùy biến theo khối lượng và loại hàng, giúp tối ưu chi phí vận chuyển Cam kết chăm sóc khách hàng tận tâm và quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả từ cửa gửi đến cửa nhận.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa đa dạng cho các lĩnh vực công nghiệp và nông nghiệp Danh mục hàng hóa bao gồm hàng khô, trái cây, gỗ, nhựa, máy móc và phụ kiện thay thế; thiết bị công nghệ kỹ thuật cao, thiết bị y tế; nguyên liệu cho ngành dệt may, hóa chất và mỹ phẩm từ các nước trên thế giới.
Chất lượng dịch vụ vận chuyển được đảm bảo với thời gian giao nhận hàng đi và đến nhanh chóng nhờ các tuyến đi thẳng và mạng lưới đại lý của các hãng tàu lâu năm, uy tín Hệ thống này tối ưu hóa thời gian vận tải, giúp hàng hóa được vận chuyển an toàn, đúng lịch trình và tăng độ tin cậy cho khách hàng.
Dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường hàng không
Công ty Cổ phần Giao nhận Thế Giới Toàn Cầu là đại lý bán cước có ký kết hợp đồng vận tải với nhiều hãng hàng không trong và ngoài nước, đảm bảo tần suất bay cao và khả năng vận chuyển tới hầu hết các nước trên thế giới Chúng tôi hợp tác với các hãng hàng không uy tín như Vietnam Airlines, Singapore Airlines, Japan Airlines, Malaysia Airlines, Air France và nhiều đối tác khác để cung cấp dịch vụ vận tải đường hàng không linh hoạt và đáng tin cậy Với mạng lưới liên kết toàn cầu, công ty đáp ứng nhanh chóng mọi nhu cầu giao nhận hàng hóa ở nhiều tuyến đường và thời điểm, phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp và cá nhân về chất lượng và tiến độ.
Với mạng lưới liên kết giữa nhiều hãng hàng không khác nhau, khách hàng có thêm nhiều lựa chọn và công ty có thể đáp ứng nhanh chóng, dễ dàng và an toàn mọi nhu cầu vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không Mạng lưới hợp tác này tối ưu hóa quy trình logistics, tăng tính linh hoạt và đảm bảo chất lượng dịch vụ cho khách hàng.
Dịch vụ vận chuyển trọn gói ( Door to Door )
Dịch vụ vận chuyển trọn gói (Door to Door) là dịch vụ vận tải - thủ tục hải quan trọn gói “từ kho gửi hàng đến kho nhận hàng” Dịch vụ “Door to Door” bao gồm dịch vụ vận chuyển và dịch vụ hoàn thành các thủ tục giấy tờ cần thiết để xuất khẩu hàng từ nước đi và nhập khẩu hàng vào nước đến Ngoài ra, nếu khách hàng có nhu cầu, dịch vụ “Door to Door” có thể bao gồm dịch vụ kiểm đếm (khi gửi hàng và khi trả hàng) và dịch vụ bảo hiểm hàng hóa (phòng ngừa các trường hợp bất khả kháng)
Công ty CP Giao nhận Thế Giới Toàn Cầu chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển – thủ tục hải quan trọn gói “Door to Door” từ Việt Nam đến các nước Bắc Mỹ, Tây Âu, Úc, Đông Nam Á, Đông Á và ngược lại Mạng lưới vận tải đường biển và hàng không toàn cầu, kết hợp với dịch vụ chuyên chở đường bộ sẽ mang đến cho khách hàng dịch vụ giao nhận hàng trọn gói “Door to Door ” ở bất cứ đâu trên thế giới
Khai thuế Hải quan, thủ tục thông quan xuất nhập khẩu, đóng gói bao bì hàng hóa, xuất nhập khẩu ủy thác, thủ tục chứng nhận xuất xứ cho hàng hóa, giấy kiểm dịch động thực vật, thủ tục cho hàng quá cảnh đi Campuchia-Lào-Trung Quốc, ủy thác xuất nhập khẩu, tƣ vấn xuất nhập khẩu, phân phối hàng hóa thiết bị xuất nhập khẩu và nội địa, hàng chuyển cảng (từ các cảng của những thành phố lớn nhƣ Hồ Chí Minh - Hải Phòng - Đà Nẵng) đi tới các thành phố nhỏ và các tỉnh,
Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
CTCP Giao nhận Thế Giới Toàn Cầu là một công ty trẻ với 57 thành viên, bao gồm cả ban Giám đốc Đội ngũ nhân sự của công ty phần lớn là những thành viên trẻ, nhiệt huyết, năng động và chuyên nghiệp, được đào tạo bài bản từ các trường đại học, cao đẳng và trung cấp uy tín về lĩnh vực xuất nhập khẩu Sơ đồ tổ chức được thể hiện như sau.
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ tổ chức
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty 2018)
Công ty áp dụng mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến, trong đó Giám đốc là người có quyền hạn cao nhất, trực tiếp đưa ra các quyết định liên quan đến hoạt động kinh doanh và là người đại diện hợp pháp cho công ty; đồng thời Giám đốc chịu toàn bộ trách nhiệm trước pháp luật.
1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp và các phòng ban
Chức năng của doanh nghiệp
Chức năng của Công ty Cổ phần Giao nhận Thế Giới Toàn Cầu là phạm vi hoạt động được đăng ký trong giấy phép kinh doanh, xác định các lĩnh vực và dịch vụ mà công ty cung cấp cho khách hàng Công ty hiện cung cấp các dịch vụ giao nhận và logistics toàn diện, bao gồm vận chuyển hàng hóa trong nước và quốc tế, thông quan, lưu kho và quản lý kho bãi, phân phối và giao nhận tận nơi theo yêu cầu khách hàng Với mạng lưới đối tác và giải pháp tối ưu hóa chu trình chu chuyển hàng hóa, công ty cam kết đồng hành cùng khách hàng để đáp ứng mọi nhu cầu vận chuyển và logistics một cách hiệu quả và an toàn.
- Sea/Air freight forwarding: Gửi hàng bằng đường hàng không và đường biển
- Customs clearance: Thủ tục hải quan
- Project cargo handing: Hàng công trình
Phòng Chăm sóc khách hàng
Phòng Chứng từ Đội Hiện trường/ Giao nhận Đội vận tải
Phòng kế toán Phó Giám đốc
- Exhibition cargo handing: Hàng triển lãm
- Worldwide door to door service: Giao hàng tận tay người nhận
- Packing, household moving: Đóng gói di chuyển hành lý cá nhân
- Inlandtransport: Vận tải nội địa
- Shipping agent & broker: Đại lý tàu biển và môi giới hàng hải
- Oversize overweight cargo handing: Vận tải xếp dỡ hàng siêu trường, siêu trọng…
Công ty Cổ phần Giao nhận Thế Giới Toàn Cầu là một doanh nghiệp trẻ, quy mô còn hạn chế nên bước đầu tập trung kinh doanh vào một số lĩnh vực logistics có thế mạnh và kinh nghiệm Với chiến lược hoạt động tập trung vào các dịch vụ cốt lõi, công ty dần khẳng định năng lực và uy tín trong lĩnh vực giao nhận và vận chuyển hàng hóa Trong tương lai, việc mở rộng phạm vi hoạt động được xem là tất yếu khi doanh nghiệp đã hội tụ đầy đủ các yếu tố: vốn, kinh nghiệm và nguồn nhân lực, qua đó mở rộng mạng lưới vận chuyển, tối ưu chuỗi cung ứng và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường logistics toàn cầu.
Chức năng của phòng ban
Giám đốc là người điều hành mọi hoạt động của công ty như:
- Quyết định các họa động kinh doanh
- Tổ cức thực hiện các kế hoạch và phương án đầu tư kinh doanh
- Ban hành các qui chế quản lý nội bộ
- Ký kết các hợp đồng kinh doanh thương mại
- Quản lý trực tiếp các phòng ban
- Hỗ trợ cho Giám đốc trong quản lý điều hành các hoạt động của công ty theo sự phân công của Giám đốc
- Chủ động và tích cực triển khai, thực hiện các nhiệm vụ đƣợc phân công và chịu trách nhiệm trước giám đốc về hiệu quả các hoạt động
- Đƣợc quyền thay Giám đốc giải quyết một số công việc theo giấy ủy quyền của Giám đốc
Phòng Kinh doanh là bộ phận trung tâm, còn được gọi là đầu não quan trọng nhất của công ty, chịu trách nhiệm xây dựng và thực thi chiến lược bán hàng nhằm tăng trưởng doanh thu Phòng Kinh doanh thực hiện các hoạt động thiết yếu như nghiên cứu thị trường và đối thủ, xác lập mục tiêu doanh số, quản lý quan hệ khách hàng và chu trình bán hàng, phối hợp với các phòng ban khác để triển khai các chiến dịch Marketing và xúc tiến bán hàng, đồng thời tối ưu hóa quy trình chăm sóc khách hàng và cải thiện hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.
- Mua bán cước vận tải quốc tế và nội địa
- Chào giá dịch vụ mà khách hàng có nhu cầu
- Tìm kiếm khách hàng mới, giữ mối quan hệ với khách hàng cũ
- Đàm phám với các hãng tàu, hãng hàng không để có được giá cước tốt nhất cho cả công ty và khách hàng
- Soạn thảo, làm thủ tục ký kết các hợp đồng mua bán
Phòng Chăm sóc khách hàng
- Giao dịch với hãng tàu, hãng hàng không làm Booking sau khi phòng Kinh doanh ký đƣợc hợp đồng với khách hàng
Chúng tôi phối hợp chặt chẽ với điều vận để lên kế hoạch điều xe và đóng container cho hoạt động trucking Theo dõi và kiểm tra tiến độ đóng hàng, hạ bãi nhằm đảm bảo lịch trình vận chuyển ổn định và tối ưu chi phí Đồng thời cập nhật tình trạng của các lô hàng xuất/nhập khẩu trên hệ thống quản lý để báo cáo cho khách hàng một cách kịp thời và chính xác.
- Hỗ trợ Phòng Chứng từ làm chứng từ các lô hàng xuất-nhập
- Chịu trách nhiệm làm và xử ý các chứng từ xuất nhập khẩu
Để thực hiện xuất nhập khẩu hàng hóa một cách hiệu quả, cần chuẩn bị đầy đủ các thủ tục và bộ chứng từ liên quan: tờ khai hải quan và các chứng từ kèm theo để thông quan, bộ chứng từ xin cấp C/O (Chứng nhận nguồn gốc hàng hóa), chứng từ thanh toán và các giấy tờ liên quan đến thanh toán quốc tế, hồ sơ xin cấp phép đối với những mặt hàng yêu cầu giấy phép, hồ sơ xin đăng ký kiểm định chất lượng đối với một số loại hàng hóa, cùng với các hồ sơ khác tùy quy định từng nước và từng loại hàng hóa.
- Bổ sung chứng từ và làm thủ tục hoàn thuế
- Cập nhật thông tin văn bản pháp luật liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu
- Phụ trách công việc thu chi của công ty
- Hoạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh, báo cáo các số liệu chính xác định kỳ
- Chi tạm ứng cho nhân viên giao nhận để hoàn thành công việc
- Cung cấp số liệu, thông tin phục vụ công tác dự báo
- Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu liên quan đến các hoạt động tài chính của công ty
Chức năng chính là theo dõi, phân tích và phản ánh biến động của tài sản và nguồn vốn tại công ty, từ đó cung cấp cho Giám đốc thông tin về tình hình tài chính, kinh tế nhằm hỗ trợ công tác điều hành và hoạch định sản xuất, kinh doanh.
Đội Hiện trường / Giao nhận và Đội vận tải
- Nhận hàng hóa, hồ sơ tài liệu đầy đủ theo yêu cầu
- Giao hàng hóa, tài liệu hồ sơ theo lịch phân công
- Thông tin kịp thời cho các bộ phận liên quan đảm bảo hàng hóa, tài liệu hồ sơ đƣợc giao đầy đủ và đúng thời hạn
Để thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu một cách hiệu quả, cần hoàn tất đầy đủ các thủ tục và chứng từ liên quan, bao gồm hợp đồng mua bán, bộ chứng từ vận chuyển, bộ chứng từ xuất nhập khẩu, cùng các thủ tục thanh toán và giao nhận hàng hóa Quá trình chuẩn bị hồ sơ liên quan đảm bảo thông quan nhanh chóng, giảm thiểu rủi ro và chi phí phát sinh cho cả hai bên Việc kiểm tra, đối chiếu và ký kết các chứng từ giúp xác nhận các điều khoản về số lượng, giá trị và thời hạn giao hàng, đồng thời quản lý thanh toán một cách thống nhất Từ đó, hàng hóa được giao nhận đúng tiến độ và tuân thủ quy trình, mang lại sự ổn định cho chu trình logistics.
Tiếp nhận và kiểm tra đối chiếu hồ sơ hàng hóa nhằm xác nhận tính chính xác của hồ sơ và tình trạng hàng hóa Phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo đúng tiến độ giao hàng và thực hiện nhận hàng đúng quy trình.
Bảng 1.1 Bảng thống kê Cơ cấu nhân sự Công ty CP Giao nhận
Thế Giới Toàn Cầu phân theo trình độ
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty 2018)
Mối quan hệ giữa các phòng ban:
Các bộ phận trong công ty có mối quan hệ mật thiết và luôn hỗ trợ nhau trong hoạt động của cả công ty
Ban giám đốc luôn theo dõi tình hình hoạt động và đánh giá hiệu quả của từng phòng ban, đồng thời thường xuyên trao đổi, góp ý và động viên cán bộ, nhân viên Nhờ đó, sự gắn kết giữa các phòng ban được tăng cường, mối quan hệ giữa các thành viên trở nên hòa đồng, thân thiện và tin cậy lẫn nhau, từ đó đẩy mạnh tinh thần đoàn kết và hiệu quả làm việc của toàn tổ chức.
Giám đốc/ Phó Giám đốc 2 0 0
- Ban giám đốc còn kịp thời nắm vững các thông tin và ra quyết định kịp thời…
- Các phòng ban khác cũng thường xuyên trao đổi thông tin qua lại để kịp thời hỗ trợ nhau trong công việc
Phòng xuất nhập khẩu luôn duy trì mối liên hệ mật thiết với các phòng ban khác nhằm nắm bắt kịp thời các thông tin quan trọng Sự liên kết này giúp đơn vị thu thập dữ liệu cần thiết và có được sự đồng thuận để lên kế hoạch tổ chức cũng như triển khai các hoạt động một cách hiệu quả Nhờ phối hợp liên phòng, phòng XNK có thể chuẩn bị chu đáo, tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu rủi ro khi thực hiện công việc Trong quá trình triển khai, thông tin từ các phòng ban được cập nhật thường xuyên, đảm bảo hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra thông suốt và đạt kết quả cao.
Ngược lại, các phòng ban khác thường xuyên liên hệ với phòng xuất nhập khẩu để cung cấp thông tin và cập nhật tiến độ thực hiện hợp đồng Đồng thời, họ nắm bắt thời gian hoàn thành hợp đồng ở từng giai đoạn và đánh giá xem tiến độ có thực hiện được tốt hay không, từ đó đề xuất điều chỉnh kế hoạch nhằm bảo đảm hiệu quả và tiến độ công việc.
Kinh doanh xuất nhập khẩu và hoạt động thương mại trong phạm vi ngành nghề đƣợc ghi trong giấy phép kinh doanh của công ty
Chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ, chính sách quy định của nhà nước và chính quyền địa phương nơi đặt công ty
Giám đốc công ty chịu trách nhiệm xây dựng và ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp, thiết lập khung quản trị nội bộ và chuẩn hóa các quy trình làm việc Đồng thời, người điều hành phải hoàn thiện đầy đủ các thủ tục liên quan đến hoạt động kinh doanh để bảo đảm tính hợp pháp, tuân thủ pháp luật và tăng cường hiệu quả quản lý doanh nghiệp.
Tích cực chủ động trong việc tăng vốn hoạt động
Tiến hành nghiên cứu và triển khai các biện pháp thiết thực nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng kinh doanh, cải thiện dịch vụ; mở rộng thị trường trong nước và quốc tế, và tăng dần hiệu quả kinh doanh theo từng bước.
1.3.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty từ 2015 – 2017
1.3.3.1 Kết quả kinh doanh, nhận xét thông qua biểu đồ
Bảng 1.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty CP Giao nhận
Thế Giới Toàn Cầu qua 3 năm 2015-2017 Năm 2015 2016 2017 2016/2015 2017/2016
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty 2018)
TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY UNI-
Sơ đồ các bên liên quan đến Công ty Cổ phần Giao nhận Thế Giới Toàn Cầu 15 2.2 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng nhập khẩu FCL bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận Thế Giới Toàn Cầu
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ các bên liên quan
(Nguồn: Phòng Giao nhận Công ty 2018)
FORWARDER: CÔNG TY CP GIAO NHẬN THẾ GIỚI TOÀN CẦU
CƠ QUAN HẢI QUAN CVICTKVIII
CÔNG TY NHẬP KHẨU THE BUYER: LE MAY CO.,
MITSUI-SOKO EXPRESS FORWARDER: JOINT
VENTURE SUNRISE LOGISTICS CO., LTD
Mối quan hệ (1): Công ty TOKYO PULP & PAPER INTERNATIONAL CO., LTD thực hiện ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa với Công ty LE MAY CO., LTD
Mối quan hệ (2): Công ty TOKYO PULP & PAPER INTERNATIONAL CO., LTD yêu cầu Công ty ELLEAIR INTERNATIONAL (THAILAND) CO., LTD gửi hàng
Mối quan hệ (3): Công ty ELLEAIR INTERNATIONAL (THAILAND) CO., LTD ký kết hợp đồng dịch vụ giao nhận xuất khẩu với Công ty MITSUI-SOKO EXPRESS
Trong mối quan hệ (4) được thiết lập giữa hai công ty, LE MAY CO., LTD ký kết hợp đồng dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu với Công ty Cổ phần Giao nhận Thế giới Toàn Cầu Thỏa thuận này đặt nền tảng cho quy trình vận chuyển, thông quan và giao nhận hàng hóa nhập khẩu được thực hiện nhanh chóng, an toàn và hiệu quả Hai bên sẽ phối hợp nhịp nhàng để nâng cao chất lượng dịch vụ, tối ưu chuỗi cung ứng và mở rộng khả năng xử lý các lô hàng nhập khẩu cho khách hàng Việc ký kết thể hiện cam kết của LE MAY và Công ty Giao nhận Thế giới Toàn Cầu trong việc phát triển quan hệ đối tác chiến lược và tăng cường năng lực logistics liên quan đến hàng hoá nhập khẩu.
Mối quan hệ (5): Công ty MITSUI-SOKO EXPRESS liên hệ booking với hãng tàu KMTC
Mối quan hệ (6): Công ty JOINT VENTURE SUNRISE LOGISTICS CO., LTD làm thủ tục để nhận hàng từ hãng tàu KMTC
Mối quan hệ (7) : Công ty Cổ phần Giao nhận Thế Giới Toàn Cầu thực hiện thủ tục nhận hàng từ Công ty JOINT VENTURE SUNRISE LOGISTICS CO., LTD
Mối quan hệ (8) mô tả việc Công ty Cổ phần Giao nhận Thế giới Toàn Cầu thực hiện đầy đủ thủ tục khai báo hải quan và nhận hàng tại Đội Thủ tục Cảng VICT - Cảng Sài Gòn, Khu vực III Thủ tục khai báo hải quan được thực hiện tại Đội Thủ tục Cảng VICT nhằm đảm bảo thông quan nhanh chóng và đúng quy định, đồng thời tối ưu hóa thời gian giao nhận hàng hóa Việc nhận hàng tại Cảng Sài Gòn, Khu vực III giúp nâng cao hiệu quả dịch vụ của đơn vị và đảm bảo an toàn, minh bạch cho quá trình giao nhận.
2.2 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng nhập khẩu FCL bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận Thế Giới Toàn Cầu
Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Nhận thông báo hàng đến (A/N), Lấy lệnh giao hàng
Khai hải quan điện tử
Làm thủ tục hải quan và nhận hàng tại cảng
Giao hàng và quyết toán phí dịch vụ với khách hàng
Hóa đơn thương mại ( INV)
Phiếu đóng gói (P/L) Đóng lệ phí và rút tờ khai
In phiếu EIR Đăng ký mở tờ khai tại chi cục
Thỏa thuận ký kết hợp đồng dịch vụ giao nhận với khách hàng
Vận đơn (B/L) Điều động xe, đƣa hàng về kho khách hàng
Giấy thông báo hàng đến
Lấy lệnh giao hàng và giấy cƣợc container
Thanh lý hải quan giám sát cổng
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng nhập khẩu
FCL bằng đường biển tại Uni-Global
Quy trình được thực hiện theo thứ tự và liên tục gồm bảy (06) bước lớn:
Bước 1: Thỏa thuận ký kết hợp đồng dịch vụ giao nhận với khách hàng
Bước 2: Nhận và kiểm tra bộ chứng từ của khách hàng
Bước 3: Nhận giấy thông báo hàng đến và lấy lệnh giao hàng
Bước 4: Khai hải quan điện tử
Bước 5: Làm thủ tục hải quan và nhận hàng tại cảng
Bước 6: Giao hàng và quyết toán phí dịch vụ với khách hàng
Phân tích quy trình giao nhận hàng nhập khẩu FCL tại Công ty Cổ phần Giao nhận Thế Giới Toàn Cầu
2.3.1 Thỏa thuận ký kết hợp đồng dịch vụ giao nhận với khách hàng
Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Dịch vụ Lê Mây là bên mua (nhập khẩu) có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa từ bên bán (xuất khẩu) là TOKYO PULP Trong mối quan hệ thương mại này, Lê Mây đảm nhận vai trò người nhập khẩu và TOKYO PULP đóng vai trò nhà xuất khẩu cung cấp hàng hóa cho thị trường Việt Nam.
Paper International Co., Ltd với vai trò là forwarder giải quyết nhu cầu nhập khẩu hàng hóa cho khách hàng, phối hợp chặt chẽ với Công ty Cổ phần Giao nhận Thế Giới Toàn Cầu để nhận và xử lý yêu cầu của Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Dịch vụ Lê Mây Nhân viên kinh doanh tiếp nhận từ khách hàng các thông tin gồm loại hàng, cảng đi, cảng đến, nơi xuất khẩu, thời gian dự kiến nhập hàng và các yêu cầu liên quan, sau đó gửi bảng báo giá dịch vụ chi tiết cho chủ hàng, thể hiện loại hàng, đơn giá cho container 20 feet hoặc 40 feet và mức giá phụ thuộc vào cảng xuất hàng tại Thái Lan cùng địa điểm giao nhận cho chủ lô hàng Khi khách hàng đồng ý với bảng giá, hai bên tiến hành ký hợp đồng giao nhận, hợp đồng được công ty soạn thảo với các điều khoản cơ bản thể hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ giữa các bên; hợp đồng dịch vụ giao nhận này phản ánh quyền và nghĩa vụ của khách hàng và công ty giao nhận trong quá trình thực hiện nhiệm vụ nhập khẩu và cung cấp dịch vụ logistics.
Công ty CP Giao nhận Thế Giới Toàn Cầu có nhiệm vụ khai báo Hải quan cho lô hàng nhập khẩu
Thực hiện làm Thủ tục Hải quan tại cảng
Tự chuẩn bị phương tiện nhận hàng tại cảng và giao hàng cho khách hàng
Trong quá trình giao nhận hàng, Công ty sẽ ứng trước các chi phí liên quan và thanh toán trước cho khách hàng; sau khi quyết toán lô hàng, các chi phí này sẽ được khách hàng thanh toán lại cho Công ty.
Với vai trò Forwarder và đại diện cho bên mua, Công ty CP Giao nhận Thế giới Toàn Cầu có trách nhiệm thay mặt người mua thực hiện toàn bộ nghiệp vụ liên quan đến giao nhận hàng nhập khẩu cho Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Dịch vụ Lê Mây.
2.3.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ của khách hàng
2.3.2.1 Nhận bộ chứng từ của khách hàng Để Uni-Global nhận đƣợc bộ chứng từ đầy đủ từ Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Dịch vụ Lê Mây để thực hiện nhập dịch vụ lô hàng trên, trước hết chúng ta cùng tìm hiểu sơ về quá trình giao hàng cũng nhƣ nhận chứng từ từ Hãng tàu KMTC thông qua công ty MITSUI-SOKO EXPRESS, Thái Lan - Forwarder của Công ty ELLEAIR INTERNATIONAL (THAILAND) CO., LTD
Vào ngày 16/5/2018 diễn ra ký kết hợp đồng ngoại thương số PT1805-03HM giữa Công ty TOKYO PULP & PAPER INTERNATIONAL CO., LTD và Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Dịch vụ Lê Mây, Việt Nam về nhập khẩu lô hàng Tã lót trẻ em và khăn ướt trẻ em, được thanh toán bằng phương thức L/C Trong hợp đồng ngoại thương, Công ty ELLEAIR INTERNATIONAL (THAILAND) CO., LTD được TOKYO PULP & PAPER INTERNATIONAL CO., LTD chỉ định là người gửi hàng Với điều kiện CIF Incoterms 2010, công ty ELLEAIR INTERNATIONAL (THAILAND) CO., LTD phải thực hiện nghĩa vụ thuê tàu và mua bảo hiểm cho hàng hóa, chuẩn bị hàng đúng thời gian thỏa thuận trong hợp đồng và tiến hành việc thuê tàu.
Công ty ELLEAIR INTERNATIONAL (THAILAND) CO., LTD đã liên hệ với Công ty MITSUI-SOKO EXPRESS tại Thái Lan để hỏi thông tin về lịch tàu và giá cước ưu đãi của các hãng tàu, đồng thời nắm bắt thế mạnh của tuyến vận chuyển từ Thái Lan.
Việt Nam gửi kèm theo Booking Request (Yêu cầu đặt chỗ) do Công ty ELLEAIR INTERNATIONAL (THAILAND) CO., LTD lập với các thông tin:
- Người gửi hàng: ELLEAIR INTERNATIONAL (THAILAND) CO., LTD
- Người nhận hàng: LE MAY CO., LTD
- Tên hàng: BABY DIAPERS, BABY WIPE
- Nơi đóng hàng: Kho riêng của Công ty ELLEAIR INTERNATIONAL
- Hành trình : đi từ Laem Chabang, Thái Lan đến cảng Vict, Việt Nam
KMTC LINE, hãng tàu của Thái Lan, có thế mạnh vận chuyển hàng từ Thái Lan sang Việt Nam với mức cước ưu đãi nhất Vì vậy, Công ty MITSUI-SOKO EXPRESS đã chủ động liên hệ và thỏa thuận với KMTC LINE để lập một Booking Request với đầy đủ thông tin cần thiết, nhằm tối ưu hóa chu trình vận chuyển và mang lại chi phí cạnh tranh cho khách hàng.
- Người gửi hàng: MITSUI-SOKO EXPRESS
- Người nhận hàng: JOINT VENTURE SUNRISE LOGISTICS CO., LTD
Thông tin lô hàng dựa trên Booking Request mà Công ty ELLEAIR INTERNATIONAL (THAILAND) CO., LTD đã cung cấp
Sau khi hai bên đồng ý thỏa thuận về giá cước và lịch trình tàu chạy, hãng tàu KMTC LINE sẽ phát hành cho công ty MITSUI-SOKO EXPRESS một Booking Confirmation (Xác nhận yêu cầu đặt chỗ), hay còn gọi là Lệnh cấp container rỗng, để xác nhận việc đặt chỗ trên tàu đối với lô hàng được nêu trong Booking Request mà công ty MITSUI-SOKO EXPRESS cung cấp.
Nội dung Booking Confirmation bao gồm:
- Tên tàu ( Ocean vessel): KMTC ULSAN
- Cảng xếp hàng ( Port of Loading): LAEM CHABANG, THAILAND
- Cảng dỡ hàng (Port of discharge): VICT PORT HO CHI MINH, VIET NAM
- Giờ cắt máng (Closing time): 23 giờ ngày 29/05/2018
- Ngày dự kiến tàu khởi hành: 30/05/2018
Mitsui-Soko Express will prepare and send the Booking Confirmation based on the information contained in the Booking Confirmation issued by KMTC Line to ELLEAIR INTERNATIONAL (THAILAND) CO., LTD, enabling the company to verify the details and arrange loading as well as complete the export customs procedures.
ELLEAIR INTERNATIONAL (THAILAND) CO., LTD thuê tàu thông qua đại lý Mitsui-Soko Express và đại diện cho KMTC LINE – Thái Lan vận chuyển hàng lên tàu Đến ngày 30/05/2018, khi hàng đã được chất lên tàu, KMTC LINE sẽ phát hành cho Mitsui-Soko Express bộ vận đơn gốc (MBL) và các chứng từ liên quan (nếu có) Công ty Mitsui-Soko Express nhận được bộ vận đơn gốc sẽ tiến hành kiểm tra nội dung thông tin được nêu rõ trên vận đơn đường biển.
- Số vận đơn - Bill of Lading (MBL): KMTCLCH2061744
- Người gửi hàng - Shipper: MITSUI-SOKO (THAILAND) CO., LTD
- Người nhận hàng - Consignee: JOINT VENTURE SUNRISE
- Tên tàu - Ocean vessel: KMTC ULSAN
- Cảng xếp hàng - Port of Loading: LAEM CHABANG, THAILAND
- Cảng dở hàng - Port of Discharge: VICT PORT HO CHI MINH, VIET NAM
- Ngày bốc hàng lên tàu - On Board Date: 30/05/2018
- Tên mặt hàng: BABY DIAPERS, BABY WIPE
- Số Container/ số Seal: BMOU6263182 / KG860111
Trọng lƣợng cả bì - GROSS WEIGHT: 50.025,600 KGS
Vì theo thỏa thuận của giữa Công ty MITSUI - SOKO EXPRESS và KMTC LINE nên phát hành bộ Sea Wayill giúp tiết kiệm thời gian và chi phí
Công ty MITSUI-SOKO EXPRESS dựa vào các thông tin trên bản draft-copy non-negotiable Sea Waybill của KMTC LINE và phát hành B/L
HBL chỉ thay đổi một số thông tin:
- Người gửi hàng - Shipper: ELLEAIR INTERNATIONAL (THAILAND) CO., LTD
- Người nhận hàng - Consignee: LE MAY CO., LTD
Và ghi rõ: “FREIGHT PREPAID”
ELLEAIR INTERNATIONAL (THAILAND) CO., LTD tại Thái Lan sẽ tiến hành gửi bằng chuyển phát nhanh tới Công ty Lê Mây sau khi tổng hợp đầy đủ bộ chứng từ.
Vào ngày 31/05/2018, Công ty LE MAY CO., LTD đã nhận được bộ chứng từ và tiến hành kiểm tra, chuẩn bị gửi cho Uni-Global thông qua hệ thống email Các file đính kèm bao gồm thông tin tàu và các nội dung yêu cầu Uni-Global kiểm tra và xác nhận, trong đó có Attached sheet.
2.3.2.2.Kiểm tra bộ chứng từ
Khi Uni-Global nhận đƣợc email có đính kèm file chứng từ bao gồm:
- Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract): PT1805-03HM, ký ngày
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 01 bản sao y
- Vận đơn đường biển (Bill Of Lading): 1 bản sao y
- Phiếu đóng gói (Packing list): 01 bản gốc
- Giấy thông báo hàng đến: 1 bản sao y
- Giấy giới thiệu của Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Dịch vụ Lê Mây
(đƣợc sử dụng khi đi lấy D/O và vào cảng lấy hàng - Giấy sẽ đƣợc cung cấp khi nhân viên tiến hành đi cảng)
Với vai trò là nhân viên giao nhận, sau khi nhận được bộ chứng từ từ khách hàng, công việc đầu tiên là kiểm tra nhanh chóng, cẩn thận và chính xác các thông tin trên chứng từ Nhân viên sẽ đối chiếu lần lượt các thông tin trên vận đơn HBL như người gửi hàng, người nhận hàng, tên tàu, số container và số seal để đảm bảo đầy đủ, đúng và khớp với thông tin trên các chứng từ khác Quy trình này giúp đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu và giảm thiểu sai sót trong quá trình vận chuyển, xử lý hàng hóa và thông quan Cụ thể, nhân viên sẽ rà soát sự khớp giữa các mục trên chứng từ và hệ thống quản lý logistics, đồng thời cập nhật các sai sót ngay khi phát hiện để chuẩn bị cho bước tiếp theo của chu trình giao nhận.
- Người gửi hàng: ELLEAIR INTERNATIONAL (THAILAND) CO., LTD;
- Người nhận hàng: LE MAY CO., LTD;
- Tên con tàu/chuyến: KMTC ULSAN
- Số container và số seal giống nhƣ trong ATTACHED SHEET đính kèm với Bill of Lading trong phần phụ lục chứng từ:
Nhân viên giao nhận phụ trách lô hàng sẽ kiểm tra tính chính xác, tính hợp lệ và tính đồng bộ của các chứng từ liên quan nhằm đảm bảo quá trình làm thủ tục hải quan diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.
- Số hợp đồng: PT1805-03HM
- Tên và địa chỉ bên mua, bên bán
- Bên bán: TOKYO PULP & PAPER INTERNATIONAL CO., LTD
- Địa chỉ: 6F TSUKAMOTO BLDG., 1-6-5 NIHONBASHI, HONCHO
- Bên mua: LE MAY CO., LTD
- Địa chỉ: NO 10, 23 STREET, BINH KHANH 2 HAMLET, BINH AN WARD, DIST 2, HO CHI MINH CITY, VIET NAM
- Mô tả hàng hóa ( tên hàng, số lƣợng, đơn giá, )
- Điều kiện thương mại: CIF Vict port, Ho Chi Minh City, Vietnam, Incoterm® 2010
- Phương thức thanh toán: L/C at 90 days after sight
Hóa đơn thương mại (Commericial Invoice)