BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên Đề Tài TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN NHẬP KHẨU ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH NSX.
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH NSX
Qúa trình hình thành và phát triển công ty
1.1.1 Đôi nét về công ty
Xuất nhập khẩu-Logistics có tiềm năng phát triển cực kì lớn, đặc biệt là sau khi Việt Nam tham gia hàng loạt các hiệp định quốc tế mang tính chiến lược như TPP, AEC, Liên minh kinh tế Á-Âu, Hiệp định Việt Nam-EU… Hai ngành có mối quan hệ mật thiết, chặt chẽ gắn bó với nhau Logistics giúp vận hành, bơm và vận chuyển hàng hóa của các công ty xuất nhập khẩu Đồng thời, Việt Nam có vị trí địa lý thuận lợi, bờ biển dài với hàng chục cảng lớn nhỏ rất phù hợp cho việc phát triển giao thương bằng đường biển và đường hàng không
Nắm bắt được tình hình kinh tế hiện nay cũng như tiềm năng to lớn về nghành nghề xuất nhập khẩu- Logictics Công ty TNHH NSX đã được thành lập 07/11/2014, là Công ty giao nhận vận tải hàng hoá chuyên nghiệp, cùng với sự cộng tác của các thành viên giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa và vận chuyển quốc tế Công ty luôn luôn mong muốn mang lại cho quý khách hàng những giải pháp tốt nhất về vận chuyển hàng hóa quốc tế - nội địa cũng như các dịch vụ có liên quan như khai báo hải quan, dịch vụ kho bãi
Với chiến lược phát triển bền vững lâu dài, công ty chủ động tìm kiếm và thiết lập các cơ hội hợp tác lâu dài với khách hàng và các đối tác trong và ngoài nước Nhờ đó, công ty chia sẻ kinh nghiệm vận chuyển hàng hóa trong nước và quốc tế, nhằm liên tục nâng cao chất lượng dịch vụ và hiệu quả vận chuyển.
- Tên công ty: CÔNG TY TNHH NSX
- Tên giao dịch: NSX company limited
- Địa chỉ: 15 Đường 23, Phường Tân Quy, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Đại diện pháp luật: Bà Đặng Thị Ngọc Bích
- Email:ops@nsx.com.vn
HÌNH 0.1: Logo công ty NSX
Hình 1.1 : Logo công ty nsx
(Nguồn: www.nsx.com.vn)
1.1.2 Nguồn vốn và cơ sở vật chất
1.1.2.1 Nguồn vốn: Để tiến hành hoạt động kinh doanh trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi công ty phải có một lượng vốn tiền tệ nhất định Đó là tiền đề cần thiết cho việc hình thành và hoạt động kinh doanh của công ty Ngoài nguồn vốn điều lệ sẵn có, nguồn vốn còn được bổ sung từ lợi nhuận sau thuế của hoạt động kinh doanh của công ty
Hệ thống máy tính chuyên dụng và phần mềm kinh doanh cước vận tải riêng biệt được triển khai để phục vụ công tác giao dịch, quản lý kinh doanh và tư vấn khách hàng Đội ngũ xe phục vụ vận tải đông đảo và chuyên nghiệp được bố trí linh hoạt nhằm đáp ứng ngay các nhu cầu về giao nhận và kinh doanh cước vận tải, đảm bảo sự nhanh chóng và hiệu quả cho khách hàng.
1.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp
NSX là công ty cung cấp dịch vụ logistics và vận chuyển quốc tế, chuyên thực hiện giao nhận hàng hóa, xuất nhập khẩu, đại lý và tư vấn cho các doanh nghiệp trong nước và nước ngoài hoạt động trên lĩnh vực vận chuyển và giao nhận hàng hóa Hoạt động với mục tiêu tối ưu hóa quá trình thông quan, vận chuyển và thủ tục xuất nhập khẩu, NSX mang đến giải pháp logistics toàn diện từ quản lý chuỗi cung ứng đến tối ưu chi phí và thời gian giao hàng Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và mạng lưới đối tác toàn cầu, NSX hỗ trợ khách hàng từ tư vấn chiến lược đến thực thi các dịch vụ giao nhận hàng hóa và logistics phù hợp với quy định pháp lý Cam kết nâng cao hiệu suất, giảm thiểu rủi ro và nâng cao trải nghiệm khách hàng cho các doanh nghiệp ở mọi quy mô.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn logistics chuyên sâu về giao nhận hàng hóa, vận tải và quản lý kho bãi, đồng thời xử lý các vấn đề liên quan theo yêu cầu của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, dịch vụ tư vấn của chúng tôi giúp tối ưu chuỗi cung ứng, giảm chi phí vận chuyển và đảm bảo an toàn hàng hóa, tuân thủ các quy định hiện hành, nhằm nâng cao hiệu quả vận hành cho khách hàng trong nước và quốc tế.
Chúng tôi nhận ủy thác dịch vụ kho vận và giao nhận, cho thuê và cho thuê kho bãi, đồng thời lưu cước cho các phương tiện vận tải theo các hợp đồng trọn gói giao tận nơi (door to door) Dịch vụ còn bao gồm gom hàng, chia hàng lẻ, làm thủ tục xuất nhập khẩu và làm thủ tục hải quan, đồng thời mua bảo hiểm hàng hóa và giao nhận hàng hóa đầy đủ cho người chuyên chở để tiếp chuyển tới nơi quy định Chúng tôi tối ưu chuỗi cung ứng bằng cách tích hợp dịch vụ kho vận, vận chuyển và các thủ tục logistics liên quan trong một hợp đồng trọn gói, mang lại tiện lợi và chi phí tối ưu cho khách hàng Dịch vụ của chúng tôi chú trọng tính đáng tin cậy và sự thông suốt của quá trình từ kho đến đích, đáp ứng kịp thời mọi yêu cầu về vận chuyển hàng hóa.
Tiến hành các dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng hóa quá cảnh qua lãnh thổ Việt Nam
Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước về các lĩnh vực vận chuyển, giao nhận, thuê tàu…
Xây dựng kế hoạch kinh doanh và tổ chức triển khai các dịch vụ kinh doanh của công ty theo quy chế hiện hành, nhằm đạt đúng mục tiêu và chức năng của công ty Quá trình thực thi được thiết kế để tối ưu hóa hiệu quả vận hành, bảo đảm tuân thủ quy định và tăng trưởng bền vững cho công ty.
Mua sắm, xây dựng bổ sung và thường xuyên cải tiến, hoàn thiện, nâng cấp các phương tiện kỹ thuật của công ty
Đảm bảo bảo toàn và bổ sung vốn dựa trên việc tạo nguồn vốn và huy động nguồn lực, nhằm bảo đảm trang trải tài chính cho ngân sách và các hoạt động kinh tế Việc quản lý vốn phải tuân thủ đúng chế độ, sử dụng hợp lý và hiệu quả các nguồn vốn, đồng thời hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước.
Thông qua các liên doanh và liên kết trong và ngoài nước, công ty thực hiện giao nhận và vận chuyển hàng hóa bằng các phương tiện tiên tiến và an toàn trên các luồng và tuyến vận tải, đồng thời cải tiến việc chuyên chở, chuyển tải, lưu kho và lưu bãi Quá trình này nhằm bảo đảm hàng hóa an toàn trong phạm vi trách nhiệm của công ty và nâng cao hiệu quả giao nhận hàng hóa.
Nghiên cứu tình hình thị trường dịch vụ kho vận và giao nhận nhằm đề xuất cải tiến biểu giá cước của các tổ chức vận tải liên quan theo quy chế hiện hành Các đề xuất này hướng tới hình thành các biện pháp bảo đảm quyền lợi của các bên khi ký kết hợp đồng, từ đó thu hút khách hàng và củng cố, nâng cao uy tín của công ty trên thị trường.
Cơ cấu dịch vụ của công ty
1.2.1 Lĩnh vực hoạt động của công ty
Lĩnh vực kinh doanh của công ty:
- Vận chuyển hàng hóa nội địa và quốc tế cho cả hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu bằng đường biển, đường hàng không và đường bộ
NSX cung cấp dịch vụ liên quan chứng từ XNK như C/O, Bill of Lading, Packing List và Invoice; đây là dịch vụ chính trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa XNK Ngoài ra, công ty mạnh về vận tải quốc tế bằng đường biển và đường hàng không nhờ hệ thống đại lý tin cậy, đồng thời thực hiện các dịch vụ chứng từ và khai báo hải quan; được Hải quan TP.HCM công nhận là đại lý hải quan và có chứng nhận đại lý hải quan điện tử do Hải quan TP.HCM cấp trước đó, cho phép ký thay chủ hàng, đóng dấu trên tờ khai hải quan và xử lý các phát sinh, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí thông quan cho khách hàng Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của NSX trong dịch vụ khai báo hải quan Thông tin hàng hóa được cập nhật thường xuyên; với các khách hàng lớn, NSX cử nhân viên có mặt tại văn phòng khách hàng để đáp ứng nhanh những nhu cầu phát sinh, được khách hàng tin cậy và đánh giá cao.
Bảng 1.1: Bảng thể hiện doanh thu theo cơ cấu dịch vụ
BẢNG 0.1:Bả ng thể hiện doanh thu theoc cơ cấu dịch vụ
STT Dịch vụ 2014( 2 tháng cuối năm)
Doanh thu( trđ) Tỉ trọng
Doanh thu( trđ) Tỉ trọng
(Nguồn: Bộ phận kế toán)
Qua bảng 1.1, các lĩnh vực kinh doanh của công ty gồm giao nhận hàng hóa XNK, vận tải và tư vấn về XNK Doanh thu từ các dịch vụ này tăng dần theo từng năm trong giai đoạn 2 tháng cuối năm 2014 và các năm 2015–2016, và được trình bày cụ thể trong phần tiếp theo.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK luôn chiếm doanh thu cao nhất qua các năm, với mức doanh thu ghi nhận lần lượt là 1.124,21 trđ cho 2 tháng cuối năm 2014, 5.28,25 trđ cho năm 2015 và 5.682,15 trđ cho năm 2016; nguyên nhân của sự chênh lệch này là công ty muốn tạo thế mạnh về giao nhận, đồng thời đội ngũ nhân viên giao nhận có nghiệp vụ thành thạo và quy mô đông đảo.
Dịch vụ vận tải cho thấy mức tăng doanh thu qua các năm không lớn Năm 2014 doanh thu chỉ được tính cho hai tháng cuối năm với 297,83 triệu đồng, sang năm 2015 tăng lên 651,37 triệu đồng (tăng 353,54 triệu đồng so với năm 2014), và đến năm 2016 tiếp tục tăng lên 668,31 triệu đồng (tăng 16,94 triệu đồng so với năm 2015) Tuy mức chênh lệch giữa các năm không cao, sự khác biệt này phần nào do cách tính doanh thu: năm 2014 chỉ tính cho hai tháng còn các năm 2015 và 2016 tính cả 12 tháng, khiến việc so sánh giữa các năm có sự lệch về thời gian và dẫn đến tăng trưởng không lớn dù mật độ tăng vẫn hiện hữu Nguyên nhân của sự điều chỉnh này là do khoảng thời gian tính toán khác nhau giữa các năm, mặc dù mức tăng giữa các năm là nhỏ.
Ngoài ra, công ty còn cung cấp dịch vụ cung ứng về xuất nhập khẩu và các dịch vụ khác như mua bán máy móc, tư vấn đầu tư trong và ngoài nước; tuy nhiên, các hoạt động này chưa phát triển nhiều, doanh thu từ những lĩnh vực này không ổn định và chiếm tỷ trọng thấp so với tổng doanh thu của công ty Doanh thu từ hoạt động tư vấn XNK giai đoạn 2015 còn ở mức thấp.
Trong năm 2016, doanh thu giảm 9,84 triệu đồng do công ty chỉ thực hiện tư vấn theo yêu cầu của khách hàng và chưa quảng bá tới khách hàng tiềm năng Thêm vào đó, thông tin ngày càng phổ biến khiến khách hàng có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, nhưng số lượng khách hàng tìm đến dịch vụ tư vấn vẫn ở mức hạn chế.
Có thể khẳng định rằng dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK là thế mạnh nổi bật của công ty, ngày càng củng cố uy tín với khách hàng cũ và thu hút nhiều khách hàng mới Dịch vụ XNK được tối ưu hóa nhờ quy trình chuyên nghiệp, hệ thống quản lý vận chuyển hiện đại và mạng lưới đối tác rộng khắp, đáp ứng nhanh chóng, an toàn và tối ưu chi phí cho khách hàng Nhờ đó công ty tiếp tục ghi dấu ấn trên thị trường logistics, tăng trưởng lượng khách hàng mới và duy trì sự hài lòng, tin tưởng từ khách hàng cũ.
Cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ của các phòng ban
1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ về cơ cấu tổ chức của công ty NSX
SƠ ĐỒ 0-1: Sơ đồ về cơ cấu tổ chức củ a công ty NSX
(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự) Đường biển Đường biển
Phòng Hành chính nhân sự
1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban
Giám đốc: là người điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty, có các quyền và nghĩa vụ:
- Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty
- Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty
- Bổ nhiệm, miễn nhiễm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty
- Ký kết hợp đồng nhân danh công ty
- Các quyền và nhiệm vụ khác được quy định tại Điều lệ công ty, hợp đồng lao động mà Giám đốc ký với công ty
Phòng kinh doanh đại diện cho công ty chủ động tiếp xúc và giao dịch với khách hàng, sau đó trình các dự án nghiên cứu lên cho giám đốc và tham gia đàm phán về các vấn đề nghiệp vụ như giá cước, biến động trong quá trình giao nhận hàng; đồng thời tổ chức hoạt động tiếp thị, tìm kiếm đối tác cho công ty và đề xuất các phương án kinh doanh phù hợp Bên cạnh đó, phòng nghiên cứu, tập hợp hệ thống văn bản pháp quy liên quan đến hoạt động của công ty và đề xuất các dự án kinh doanh dựa trên cơ sở pháp luật hiện hành.
Bộ phận giao nhận là nguồn thu nhập chính cho hoạt động của công ty, được Giám đốc phân công và chịu trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ giao nhận từ chuẩn bị chứng từ liên quan đến lô hàng xuất nhập khẩu như C/O, B/L, D/O đến lên tờ khai xuất khẩu, nhập khẩu, nhận vận chuyển hàng hóa từ kho của các đơn vị sản xuất kinh doanh xuất khẩu để giao hàng và ngược lại đối với hàng nhập Đây là bộ phận trực tiếp thực hiện và hoàn thành hợp đồng giao nhận của công ty.
Phòng kế toán – chứng từ
Phòng chức năng tham mưu cho giám đốc trong công tác tài chính - kế toán, chịu trách nhiệm quản lý công tác kế toán, thống kê và báo cáo theo pháp lệnh kinh tế, kế toán của nhà nước; thiết lập và duy trì quan hệ với ngân hàng, cơ quan thuế và các đối tác tài chính để đảm bảo hoạt động tài chính của công ty diễn ra thông suốt; thực hiện quyết toán, thu hồi vốn và theo dõi nợ, đồng thời chịu trách nhiệm về các khoản nợ của công ty với các bên liên quan; là người giữ con dấu và do đó phải chịu trách nhiệm với giám đốc về mọi vấn đề liên quan đến con dấu.
Phòng hành chính nhân sự
Chúng tôi có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động của công ty liên quan đến nội quy và chính sách công ty, đảm bảo các quy trình được thực thi đúng chuẩn và hiệu quả Đồng thời, công tác nghiên cứu và đề xuất các kế hoạch nhân sự sẽ được thực hiện để phù hợp với chiến lược phát triển của công ty trong tương lai, bao gồm phân tích nguồn lực hiện có, nhu cầu tuyển dụng và kế hoạch đào tạo Quá trình này thường xuyên cập nhật và tuân thủ nội quy, quy trình và tiêu chuẩn nội bộ, đồng thời phối hợp với các phòng ban để tối ưu hoá nguồn lực và nâng cao hiệu quả làm việc Mục tiêu là đảm bảo sự đồng bộ giữa nội quy, chính sách công ty và kế hoạch nhân sự với chiến lược phát triển, từ đó thúc đẩy hiệu suất, gắn kết và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
1.3.3 Phân tích tình hình nhân sự
Với đội ngũ quản lý có kinh nghiệm và sự trưởng thành, công ty đặc biệt chú trọng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực hiện có để đáp ứng các yêu cầu ngày càng cao của ngành vận tải hàng hóa; NSX nhấn mạnh yếu tố đổi mới, chất lượng và dịch vụ, phối hợp linh hoạt nhằm tận dụng hiệu quả các nguồn lực và khách hàng hiện có, luôn dành ưu tiên hàng đầu cho khách hàng của NSX Trong giai đoạn 2013-2016, cơ cấu lao động của Công ty TNHH NSX được thể hiện cụ thể qua Bảng 1.2.
Bảng 1.2 : Cơ cấu lao động của Công ty TNHH NSX giai đoạn 2013 – 2016
B Ả NG 0.2: C ơ c ấ u lao đ ộ ng c ủ a công ty TNHH NSX giai đo ạ n 2013-2016
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự)
Tổng số lao động trong 4 năm cho thấy sự chuyển biến rõ rệt và liên tục tăng theo từng năm, phản ánh quy mô hoạt động ngày càng mở rộng và nỗ lực tuyển dụng của công ty Từ khi thành lập đến năm 2013, công ty duy trì mức lực lượng lao động ổn định ở một mức nhất định, tạo nền tảng nhân sự vững chắc trước khi bước vào giai đoạn tăng trưởng mạnh mẽ sau năm 2013.
Vào thời điểm công ty mới gia nhập thị trường, chỉ có 7 nhân sự do quy mô và khó khăn trong kinh doanh cũng như quản trị, nên việc duy trì mức nhân sự như vậy được xem là hợp lý Từ sau năm 2013, công ty mỗi năm bổ sung 1 lao động trực tiếp để tăng hiệu quả vận hành Bên cạnh đó, công ty còn tuyển thêm lao động gián tiếp (cộng tác viên) nhằm chia sẻ khối lượng công việc khi mối quan hệ khách hàng trở nên rộng và số lượng hợp đồng kinh doanh tăng lên Với xu hướng tuyển dụng này, công ty ưu tiên tuyển dụng cộng tác viên, phần lớn là sinh viên năm cuối, nhằm tạo cơ hội cho các bạn được cọ sát thực tế trước khi được tuyển dụng chính thức trong tương lai.
Xét theo giới tính, số lao động nữ đã tăng dần qua các năm cho thấy mức độ cân bằng giới tính tại công ty đang dần được ổn định Sự cân bằng này một phần có được nhờ sự phân bổ công việc có xu hướng ưu tiên cho nam nữ khác nhau Những công việc yêu cầu di chuyển nhiều, làm việc ngoài công ty như ở phòng giao nhận và kinh doanh sẽ ưu tiên nam giới; ngược lại, các vị trí có tính chất cẩn thận, tỉ mỉ như kế toán - chứng từ hoặc nhân sự lại mang đến nhiều cơ hội cho nữ giới.
1.3.3.2 Chính sách tiền lương và khen thưởng
Nhằm tạo điều kiện cho nhân viên an tâm, gắn bó lâu dài và đồng thời duy trì văn hóa công ty NSX, công ty luôn chăm lo và liên tục hoàn thiện chính sách đãi ngộ lao động Do đó, tại công ty, nhân viên được hưởng các chế độ tiền lương theo quy chế rõ ràng, công bằng và minh bạch; chính sách đãi ngộ được xây dựng để cạnh tranh, giữ chân nhân tài và hỗ trợ sự phát triển của nguồn lực, đồng thời củng cố văn hóa NSX.
Công ty thực hiện chế độ khen thưởng căn cứ vào năng lực và hiệu quả làm việc của nhân viên, với chính sách khen thưởng được áp dụng theo tháng, theo quý và theo năm để ghi nhận thành tích và thúc đẩy sự tiến bộ liên tục Đồng thời, công ty khen thưởng đột xuất cho các cá nhân, tập thể có đóng góp nổi bật và triển khai xuất sắc các chính sách, chủ trương, chiến lược mà công ty đề ra.
Kể từ khi thành lập đến nay, công ty đã tập hợp đội ngũ nhân sự có kinh nghiệm trong ngành và nhiệt huyết, đồng thời xây dựng một bộ máy quản lý có năng lực lãnh đạo và chuyên môn cao Do quy mô còn nhỏ nên cơ cấu tổ chức được thiết kế đơn giản, gồm Giám đốc điều hành, các phòng Kinh doanh, Kế toán, Chứng từ, Giao nhận và Hành chính nhân sự.
Kết quả hoạt động và kinh doanh của công ty giai đoạn 2014-2016
1.4.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của tất cả các lĩnh vực 2014-2016
BẢNG 0.3: Kết quả hoạt động kinh doanh cả năm của công ty NSX giai đoạ n 2014-2016
Bảng 1.3: Kết quả hoạt động kinh doanh cả năm của Công ty NSX giai đoạn 2014-
2016 Đơn vị tính: Triệu đồng
Qua bảng 1.3 thể hiện kết quả kinh doanh cả năm của công ty trong giai đoạn
Doanh thu cho thấy sự chênh lệch lớn giữa các năm 2015, 2016 so với năm 2014 Cụ thể, doanh thu năm 2014 đạt 1.514 triệu đồng, năm 2015 đạt 5.876 triệu đồng và năm 2016 đạt 5.437 triệu đồng Nhờ mức tăng so với năm 2014, doanh thu năm 2015 tăng 4.362 triệu đồng và doanh thu năm 2016 tăng 4.923 triệu đồng so với năm 2014.
Chi phí thể hiện một biến động đáng kể giữa các năm 2014, 2015 và 2016 Cụ thể, chi phí năm 2014 là 1.237 triệu đồng, năm 2015 tăng lên 4.592 triệu đồng và năm 2016 đạt 4.462 triệu đồng So với năm 2014, chi phí của năm 2015 tăng thêm 3.355 triệu đồng, trong khi năm 2016 tăng 3.225 triệu đồng so với năm 2014 Như vậy, giai đoạn 2014–2016 cho thấy xu hướng tăng chi phí mạnh từ 2014 đến 2015 và duy trì ở mức cao trong năm 2016. -**Support Pollinations.AI:**🌸 **Quảng cáo** 🌸 Truy cập [Pollinations.AI](https://pollinations.ai/redirect/kofi) để khám phá API miễn phí giúp tối ưu SEO và sáng tạo nội dung vượt trội!
Lợi nhuận thể hiện sự chênh lệch lớn qua các năm 2014, 2015 và 2016 Cụ thể, năm 2014 đạt 227 triệu đồng, năm 2015 đạt 1.284 triệu đồng và năm 2016 đạt 1.975 triệu đồng Theo đó, lợi nhuận năm 2015 tăng 1.007 triệu đồng so với năm 2014, trong khi lợi nhuận năm 2016 tăng 1.698 triệu đồng so với năm 2014.
Nguyên nhân chênh lệch này là công ty được thành lập vào tháng 11/2014 và bắt đầu hoạt động vào hai tháng cuối năm 2014, nên các chỉ tiêu năm 2014 thấp hơn nhiều so với các năm 2015 và 2016 Để hiểu rõ kết quả hoạt động kinh doanh, bảng 1.4 và biểu đồ 1.1 làm rõ vấn đề này thông qua số liệu của hai tháng cuối năm từ năm 2014–2016.
B Ả NG 0.4: K ế t qu ả ho ạ t đ ộ ng kinh doanh c ủ a công ty 2 tháng cu ố i năm trong giai đo ạ n 2014-2016
Bảng 1.4: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty 2 tháng cuối năm trong giai đoạn 2014-2016 Đơn vị tính: Triệu đồng
BIỂU ĐỒ 1.1: Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh trong 2 tháng củ a công ty giai đoạn 2014-2016
Biểu đồ 1.1: Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh trong 2 tháng của Công ty giai đoạn 2014-2016
(Nguồn: Bộ phận kế toán)
Qua bảng 1.4 và biểu đồ 1.1 đã thể hiện về hoạt động kinh doanh của công ty
2 tháng cuối năm trong giai đoạn 2014- 2016 ta có thể thấy tình hình hoạt động kinh doanh trong giai đoạn này tương đối ổn định cụ thể như sau:
Doanh thu: Năm 2016 đạt doanh số cao nhất trong 3 năm là 2.137trđ Năm
2014 đạt doanh số thấp nhất trong 3 năm là 1.514 triệu đồng Nhìn chung doanh thu mỗi năm đều tăng:
- 2014- 2015: năm 2015 doanh thu tăng 24% tức tăng 362trđ so với năm 2014 (1.514 triệu đồng- 2014 và 1.876 triệu đồng- 2015)
- 2015-1016: năm 2016 doanh thu tăng 14% tức tăng 261triệu đồng so với năm
2015 (1.876 triệu đồng- 2015 và 2.137 triệu đồng- 2016)
Người nhận xét cho thấy sự tăng lên của doanh thu ở hai tháng cuối năm 2014-2016; trong giai đoạn này, hoạt động giao nhận của công ty tương đối ổn định, các đơn hàng phát triển đều và tình hình thế giới ít biến động Đồng thời, với chiến lược kinh doanh hợp lý, công ty đã tạo niềm tin với khách hàng và thu hút thêm một lượng khách hàng mới, đóng góp vào đà tăng trưởng doanh thu Tuy nhiên, mức chênh lệch doanh thu giữa các kỳ vẫn còn tồn tại, cho thấy cần phải tối ưu hoá quy trình và biên lợi nhuận để cân đối kết quả kinh doanh.
Kết quả hoạt động kinh doanh trong 2 tháng cuối năm trong giai đoạn 2014-2016
Doanh thu Chi phí Lợi nhuận g tri ệ u đồng năm giữa các năm lại giảm xuống Tức là năm 2015 so với năm 2014 tăng 362 triệu đồng, nhưng năm 2016 so với năm 2015 chỉ tằng 261 triệu đồng Nguyên nhân về sự giảm này có thể xuất phát từ những lý do khách quan cũng như chủ quan
Chi phí: Năm 2016 có chi phí cao nhất trong 3 năm là 1.662 triệu đồng Năm
2014 có chi phí thấp nhất là 1.237 triệu đồng Nhìn chung, chi phí qua mỗi năm có xu hướng gia tăng cụ thể:
- 2014- 2015: năm 2015 chi phí tăng 21% tức tăng 255 triệu đồng so với năm
2014 (1.237 triệu đồng- 2014 và 1.492 triệu đồng- 2015)
- 2015-2016: năm 2016 chi phí tăng 11% tức tăng 170 triệu đồng so với năm 2016(1.492 triệu đồng- 2015 và 1.662 triệu đồng- 2016)
- Nguyên nhân cho sự gia tăng về chi phí là do hiệu quả sử dụng chi phí của Công ty chưa tốt, có nhiều chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh Bên cạnh đó, tình hình kinh tế năm 2013 có nhiều biến động như giá xăng dầu thế giới tăng cao sau khoảng thời gian ít biến động, thêm một số chi phí phát sinh khác
Đối mặt với chi phí tăng cao, Ban lãnh đạo đã triển khai các giải pháp giảm chi phí ngắn hạn hiệu quả, giúp cải thiện hoạt động và tạo môi trường phát triển thuận lợi cho các công ty dịch vụ, đặc biệt là doanh nghiệp giao nhận Những biện pháp này không chỉ tối ưu hóa chi phí vận hành mà còn tạo đà cho sự tăng trưởng của ngành dịch vụ nói chung trong tương lai gần Khi các hiệp định thương mại được ký kết, hoạt động thương mại, trao đổi và vận tải hàng hóa dự kiến sẽ phát triển mạnh hơn, mở ra cơ hội tăng trưởng cho các doanh nghiệp dịch vụ và doanh nghiệp nói chung.
Lợi nhuận cho thấy xu hướng tăng qua các năm: năm 2014 đạt mức thấp nhất là 277 triệu đồng, còn năm 2016 đạt 475 triệu đồng là mức cao nhất trong 3 năm, cho thấy lợi nhuận tăng đều theo thời gian.
- 2014-2015: năm 2015 lợi nhuận tăng 39% tức tăng 107 triệu đồng so với năm
2014 (277 triệu đồng- 2014 và 384 triệu đồng- 2015)
- 2015-2016: năm 2016 lợi nhuận tăng 24% tức tăng 91 triệu đồng so với năm
2015 (384 triệu đồng- 2015 và 475 triệu đồng- 2016)
Nguyên nhân tăng lợi nhuận hàng năm là do sự phát triển đều đặn của hoạt động kinh doanh của công ty Tuy nhiên, mức chênh lệch lợi nhuận theo năm có xu hướng giảm: chênh lệch giữa năm 2015 và 2014 là 39%, còn giữa năm 2016 và 2015 chỉ còn 24% Nguyên nhân của sự giảm này là mức chênh lệch về doanh thu giữa các năm đã giảm xuống, trong khi mức chênh lệch về chi phí giữa các năm lại tăng lên.
1.4.2 Doanh thu theo phương thức giao nhận trong doanh thu từ dịch vụ giao nhận
BẢNG 0.5: Bảng thể hiện doanh thu theo phương thứ c giao nhận trong doanh thu từ dịch vụ giao nhận
Bảng 1.5: Bảng thể hiện doanh thu theo phương thức giao nhận trong doanh thu từ dịch vụ giao nhận Đơn vị tính: triệu đồng
Doanh thu theo phương thức vận tải
Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Đường biển 423,54 37,67% 1.524,27 29,72% 1.678,53 28,63% Đường hàng không 546,23 48,59% 2.375,35 46,32% 3.124,21 53,29%
Phương thức khác 154,44 13,74% 1.228,63 23,96% 1.059,41 18,07% Tổng cộng 1.124,21 100% 5.128,25 100% 5.862,15 100%
( Nguồn: Bộ phận kế toán)
Biểu đồ 1.2: Biểu đồ tỷ trọng về doanh thu theo phương thức vận tải
BIỂ U ĐỒ 2: Biểu đồ tỷ trọng về doanh thu theo phương thứ c vậ n tải
( Nguồn: Bộ phận kế toán)
Năm 2014 Đường biển Đường hàng không
Năm 2015 Đường biển Đường hàng không Phương thức khác
Năm 2016 Đường biển Đường hàng khôngPhương thức khác
Qua biểu đồ 1.2 và bảng 1.5, doanh thu theo tất cả các phương thức vận chuyển của công ty đều tăng qua từng năm từ 2014 đến 2016 Đường hàng không ghi nhận mức doanh thu tăng liên tục, lần lượt 546,23 triệu đồng (2014), 2.375,35 triệu đồng (2015) và 3.124,21 triệu đồng (2016), và chiếm tỷ trọng cao nhất trong cơ cấu doanh thu với 48,59% (2014), 46,32% (2015) và 53,29% (2016); riêng năm 2016, doanh thu từ vận tải hàng không tăng 748,86 triệu đồng so với năm 2015 Điều này cho thấy giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không luôn đóng vai trò chủ đạo trong cơ cấu doanh thu của công ty Doanh thu đường biển có biến động nhưng không đáng kể, năm 2016 so với năm 2015 chỉ chênh lệch 154,26 triệu đồng (1.524,27 triệu đồng- 2015; 1.678,53 triệu đồng- 2016) Nguyên nhân là hàng hóa chủ yếu được xuất nhập khẩu qua đường hàng không vì vận chuyển nhanh, các hãng hàng không ngày càng phát triển với chất lượng máy bay và dịch vụ được nâng cấp, chi phí vận chuyển đường hàng không ngày càng rẻ hơn và đáp ứng được yêu cầu thời gian của hoạt động kinh doanh, từ đó khối lượng vận chuyển bằng đường hàng không ngày càng tăng lên.
Ngoài ra, công ty còn tham gia các hình thức giao nhận khác như vận tải đường bộ và đường sắt nội địa Tuy nhiên, các phương thức này thường không ổn định và đóng góp giá trị thấp vào bảng doanh thu của công ty.
Doanh thu từ giao nhận đường hàng không chiếm tỉ trọng cao nhất trong tổng doanh thu của dịch vụ giao nhận Giao nhận bằng đường hàng không là thế mạnh của công ty.
PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY NXS
HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY NXS
2.1 Sơ đồ mối quan hệ các bên liên quan dến quy trình
S Ơ Đ Ồ 0-1: S ơ đ ồ m ố i quan h ệ các bên liên quan đ ế n quy trình
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ mối quan hệ các bên liên quan đến quy trình
2.2 Sơ đồ quy trình giao nhận
Sơ đồ quy trình giao nhận:
S Ơ Đ Ồ 0-2: S ơ đ ồ th ự c hi ệ n nghi ệ p v ụ giao nh ậ n đ ườ ng hàng không
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ thực hiện nghiệp vụ giao nhận đường hàng không
Tóm tắt các bước trong quy trình:
Bước 1: Công ty NSX sẽ kí hợp đồng dịch vụ với công ty TNHH Indochine
Wellness sau khi đã thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng và được sự đồng ý từ hai bên
Bước 2: Công ty NSX sẽ nhận và kiểm tra thông tin về lô hàng thông qua các chứng từ:
- Hóa đơn thương mại (Invoice)
- Vận đơn đường hàng không (air way bill)
- Thông báo hàng đến (Arrival notice)
- Phiếu đóng gói (Packing list)
- Giấy giới thiệu của công ty Indochine Wellness
- Một sỗ chứng từ liên quan khác
Giao hàng cho khách hàng
Tổ chức nhận hàng tại sân bay
Ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng
Nhận và kiểm tra thông tin về lô hàng
Khai hải quan hàng nhập
Quyết toán tiền cho khách hàng
Bước 3: Công ty NSX khai hải quan hàng nhập trên hệ thống VINACCS/VCI
Bước 4: Nhân viên giao nhận của công ty TNHH NSX đến cảng hàng không để nộp thuế và thực hiện thủ tục hải quan, bao gồm nộp hồ sơ, tiếp nhận kiểm hóa và thanh lý cổng, nhằm đảm bảo hàng hóa được thông quan nhanh chóng và đúng quy định.
Bước 5: Sau khi nhận hàng , nhân viên giao nhận tiến hành giao hàng cho công ty
Indochine Wellness theo địa điểm đã thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ
Trong Bước 6, nhân viên kế toán của Công ty TNHH NSX sẽ kê khai đầy đủ các chi phí liên quan đến lô hàng, tiến hành quyết toán phí dịch vụ và đồng thời bàn giao hồ sơ chi tiết cho khách hàng, Công ty TNHH Indochine Wellness.
2.3 Phân tích quy trình tổ chức và thực hiện giao nhận hàng nhập mặt hàng chân đế và tay đỡ màn hình cho máy tập chèo thuyền bằng đường hàng không tại công ty TNHH NSX
2.3.1 Ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng
Công ty TNHH Indochine Wellness gửi thông tin lô hàng cho NSX qua fax và email đề nghị ký hợp đồng dịch vụ, trong đó NSX sẽ thay mặt Indochine Wellness tiến hành hoàn tất các chứng từ và thủ tục hải quan cần thiết để nhận hàng; sau khi xem xét lô hàng phù hợp với khả năng, NSX sẽ thương lượng về giá và các điều khoản hợp đồng sao cho hai bên cùng có lợi NSX sẽ soạn thảo hợp đồng dịch vụ giao nhận gửi cho Indochine Wellness tham khảo và hợp đồng sẽ được ký khi có sự đồng thuận từ hai bên Theo hợp đồng này, NSX có trách nhiệm thay mặt Indochine Wellness tiến hành hoàn tất các chứng từ và thủ tục hải quan cần thiết để nhận được hàng và phải giao hàng đúng quy định như trong hợp đồng dịch vụ đã ký cho Indochine Wellness.
2.3.2 Nhận và kiểm tra thông tin về lô hàng
2.3.2.1 Nhận thông tin lô hàng thông qua bộ chứng do khách hàng cung cấp
Nhân viên giao nhận của công ty NSX sẽ tới công ty Indochine Wellness để nhận bộ chứng từ và các giấy tờ liên quan về lô hàng, nhằm tiến hành làm thủ tục nhận hàng theo hợp đồng đã ký Bộ chứng từ mà Indochine Wellness cung cấp cho NSX gồm các giấy tờ liên quan đến lô hàng, phục vụ cho quy trình nhận hàng và đối chiếu thông tin với các điều khoản của hợp đồng.
- Hợp đồng mua bán – Sale contract ( 01 sao y bản chính)
- Phiếu đóng gói – Packing List ( 01sao y bản chính)
- Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice ( 01sao y bản chính)
- Vận đơn hàng không – Airwaybill ( 01 sao y chính)
- Thư báo nhận hàng do bên công ty do công ty TNHH DV- HH Tân Sơn Nhất
- Giấy giới thiệu từ công ty Indochine Wellness: 3 bản có dấu mộc
- Một số giấy tờ liên quan khác…
2.3.2.2 Kiểm tra thông tin lô hàng, chứng từ
Ngay khi nhận được bộ chứng từ do công ty Indochine Wellness cung cấp, nhân viên giao nhận của công ty NSX tiến hành kiểm tra các chứng từ nhằm đảm bảo tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ, đồng thời rà soát sự nhất quán giữa các tài liệu liên quan để chuẩn bị cho quá trình nhận hàng và xử lý vận chuyển.
Hợp đồng mua bán – Sale Contract
Với hợp đồng thương mại, các nội dung cần xem xét:
- Thông tin hợp đồng: Hợp đồng số 1002566, ngày ký hợp đồng 20/3/2017
- Bên nhà xuất khẩu: Người xuất khẩu: CONCEPT2, INC Địa chỉ: 105 Industrial Park Drive Morrisville, VT 05661 USA.Sđt: + 802.888.6333- 3028 Đại diện nhà xuất khẩu: Ms Kathy Gruber- Sales Manager
INDOCHINE WELLNESS COMPANY LIMITED là đơn vị nhập khẩu chính thức, có địa chỉ tại 4F1, Crescent Plaza, 105 Tôn Dat Tien, Phú Mỹ Hưng, phường Tân Phú, quận 7, Tphcm, Việt Nam Liên hệ qua số điện thoại +84 8 5413 59973 Đại diện công ty là ông Ganesh s/o Thanapal, Giám đốc điều hành.
Thông tin hàng hóa và lô hàng gồm chân đế và tay đỡ màn hình cho máy tập chèo thuyền Concept II Model E PM5 Indoor Rower (màu đen) Đối với mặt hàng này, không cần xin giấy phép nhập khẩu vì không nằm trong danh mục hàng hóa nhạy cảm theo Nghị định 187/2013/NĐ-CP; tuy nhiên việc xem xét có xin giấy phép nhập khẩu vẫn rất quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian giao nhận hàng và có thể bị xử phạt theo Nghị định 127/2013/NĐ-CP.
Số lượng: 5 chiếc (pcs); nguồn gốc Mỹ; tiêu chuẩn chất lượng theo tiêu chuẩn xuất khẩu – hàng mới 100%; đơn giá 1050,00 USD; tổng giá trị lô hàng 5250,00 USD; điều kiện giao hàng CIF: tổng giá trị 6336,00 USD, trong đó phí bảo hiểm 13,66 USD và phí vận chuyển 1072,34 USD.
- Qui cách đóng gói: phù hợp với tiêu chuẩn xuất khẩu
Trong hợp đồng này, phương thức thanh toán là TT, với 100% giá trị hợp đồng được trả trước trước khi giao hàng Vì vậy, cần chú ý đến thời hạn thanh toán và ngày hết hạn hợp đồng để bảo đảm giao hàng đúng tiến độ và tuân thủ điều kiện thanh toán Thanh toán đầy đủ theo đúng thời gian giúp bảo vệ quyền lợi hai bên và giảm thiểu rủi ro pháp lý liên quan đến quá trình thực thi hợp đồng.
Thông tin giao hàng: Thời gian giao hàng tối đa 3 tháng kể từ khi nhận được thanh toán Cảng chuyển tải được phép, giao hàng từng phần được cho phép Phương thức vận chuyển là đường hàng không POL là USA, POD là cảng hàng không Tân Sơn Nhất (TCS).
Đồng thời, thực hiện đối chiếu các chứng từ liên quan đến hợp đồng như hợp đồng, phiếu đóng gói, hóa đơn và vận đơn trên cơ sở các thông tin chủ đạo: số hợp đồng, ngày ký, tên hàng và ngày giao hàng Nếu phát hiện thiếu khớp hoặc thông tin chưa hợp lệ, nhân viên chứng từ phải yêu cầu nhà nhập khẩu bổ sung hoặc chỉnh sửa để đảm bảo tính nhất quán và đầy đủ của hồ sơ.
Phiếu đóng gói (Packing List)/ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Cần đối chiếu thông tin trên phiếu đóng gói và hóa đơn thương mại với hợp đồng để đảm bảo các chi tiết khớp với nhau, qua đó tránh khó khăn trong nhận hàng Nếu phát hiện sai lệch có thể ảnh hưởng đến việc nhận hàng, bên xuất khẩu cần sửa chữa kịp thời để hàng được giao nhận đúng hạn.
Với phiếu đóng gói (Packing List), hóa đơn thương mại (commercial invoice) nội dung cần đối chiếu, so sánh so với hợp đồng:
- Nhà nhập khẩu (thông tin về tên, địa chỉ, số điện thoại, fax)
- Nhà xuất khẩu (thông tin về tên, địa chỉ, số điện thoại, fax)
- Mô tả hàng hóa (các thông tin về sản phẩm, mã hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng tiền, các loại phí, khối luợng, kiểu cách đóng gói)
Bảng 2.1: Bảng so sánh, đối chiếu các thông tin trên phiếu đóng gói/hóa đơn thương mại với hợp đồng
B Ả NG 0.1: B ả ng so sánh, đ ố i chi ế u các thông tin trên phi ế u đóng gói/ hóa đ ơ n th ươ ng m ạ i v ớ i h ợ p đ ồ ng
Phiếu đóng gói/ Hóa đơn thương mại
Nhà nhập khẩu Công ty TNHH
Indochine Wellness Địa chỉ : lầu 4, tòa nhà Crescent Plaza, 105 Tôn Dật Tiến, Phú Mỹ Hưng, phường Tân Phú, quận
Công ty TNHH Indochine Wellness Địa chỉ : 4F1, Crescent Plaza, 105 Tôn Dat Tien, Phú Mỹ Hưng, phường Tân Phú, quận 7, Tphcm, Việt Nam
Sđt : +84 8 5413 59973 Đại diện: Mr, Ganesh s/o Thanapal-giám đốc điều hành
Nhà xuất khẩu Công ty CONCEPT2,
INC Địa chỉ: 105 Industrial Park Drive Morrisville,
Công ty CONCEPT2, INC Địa chỉ: 105 Industrial Park Drive Morrisville, VT
Sđt: + 802.888.6333- 3028 Đại diện nhà xuất khẩu:
Ms Kathy Gruber- Sales Manager
Mô tả hàng hóa CONCEPT II MODEL
E PM5 INDOOR ROWER ( BLACK COLOR)
Số lượng: 5 cái ( PC) Đơn giá: 1050,00 USD Tổng số tiền: 5.250,00 USD
Hàng hóa được đóng gói trong 10 kiện khối lượng tịnh193 kg
CONCEPT II MODEL E PM5 INDOOR ROWER ( BLACK COLOR)
Số lượng: 5 cái ( PC) Đơn giá: 1050,00 USD Tổng số tiền: 5.250,00 USD
Phí bảo hiểm: 13,66 USD Tổng giá CIF HCMC:
Số tiền bằng chữ: sáu nghìn ba trăm ba mươi sáu đôla mỹ Đóng gói theo tiêu chuẩn xuất khẩu
Phiếu đóng gói phải là sao y bản chính và có chữ ký cùng dấu mộc của công ty TNHH Indochine Wellness
Sau khi so sánh, đối chiếu các thông tin trên packing list ( phiếu đóng gói), commercial invoice (hóa đơn thương mại) với hợp đồng là hợp lệ, trùng khớp
Vận đơn hàng không ( Airway bill)
Với vận đơn hàng không, các nội dung cần đối chiếu với hợp đồng, phiếu gói hàng/hóa đơn thương mại, thông báo hàng đến như sau:
Để đảm bảo quy trình nhận hàng suôn sẻ và đúng thời hạn, cần kiểm tra kỹ các thông tin trên vận đơn so với hợp đồng để phát hiện mọi sai lệch và đảm bảo sự trùng khớp Việc rà soát sớm các chi tiết này cho phép sửa chữa kịp thời, từ đó giúp hàng hóa được lấy đúng thời hạn và hạn chế rủi ro chậm giao Các nội dung cần kiểm tra và đối chiếu bao gồm số vận đơn, mã và mô tả hàng hóa, số lượng, đơn vị tính, thông tin người nhận và địa chỉ giao nhận, điều kiện và thời gian giao nhận, cũng như các điều khoản thanh toán và biên bản giao nhận liên quan giữa các bên.
- Thông tin nhà nhập khẩu (tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax) có trùng khớp không
- Thông tin nhà xuất khẩu (tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax) có trùng khớp không
- Sân bay đến, sân bay đi có hợp lý, trùng khớp không
Sân bay chuyển tải có được cho phép
Mô tả hàng hóa nên trình bày đầy đủ các thông tin về sản phẩm: mã hàng hóa, số lượng, đơn giá và tổng tiền, các loại phí, khối lượng và kiểu cách đóng gói Nội dung mô tả phải phù hợp và nhất quán, đảm bảo các thông tin được trình bày giống nhau ở các vị trí trên trang và trên các kênh phân phối Việc mô tả rõ ràng, đầy đủ sẽ nâng cao trải nghiệm người dùng và tối ưu hóa SEO cho trang sản phẩm.
Bảng 2.2: Bảng so sánh, đối chiếu các thông tin trên vận đơn hàng không với hợp đồng
BẢNG 0.2: Bảng so sánh, đối chiếu các thông tin trên vận đơn hàng không với hợp đồng
Vận đơn hàng không Hợp đồng
Nhà nhập khẩu Công ty TNHH
Indochine Wellness Địa chỉ: lầu 4, tòa nhà
Crescent Plaza, 105 Tôn Dật Tiên, Phú Mỹ Hưng, phường Tân Phú, quận 7, Tphcm, Việt Nam
Công ty TNHH Indochine Wellness Địa chỉ : 4F1,
Crescent Plaza, 105 Tôn Dat Tien, Phú
Mỹ Hưng, phường Tân Phú, quận 7, Tphcm, Việt Nam Sđt : +84 8 5413
59973 Đại diện: Mr, Ganesh s/o Thanapal- giám đốc điều hành
Nhà xuất khẩu CONCEPT 2, INC Địa chỉ: 105 Industrial park drive morrisville, vt 05661- 8532, USA
Công ty CONCEPT2, INC Địa chỉ: 105 Industrial Park Drive Morrisville, VT
3028 Đại diện nhà xuất khẩu: Ms Kathy Gruber- Sales Manager Đóng gói Số kiện, trọng lượng: 10 kiện - 193 kg
Tỉ lệ tính phí ( đơn giá):
4,60 USD Tổng giá trị hàng:
Chi phí khác của đại lý:
148,69 USD Tổng giá trị trả trước:
Hàng hóa được đóng gói trong 10 kiện khối lượng tịnh193 kg
Vận chuyển và giao hàng Sân bay đi: BOSTON,
Sân bay đến: TÂN SƠN NHẤT, HỒ CHÍ MINH
Sân bay chuyển tải: TPE
Sân bay đến: HỒ CHÍ MINH, VIỆT NAM Sân bay chuyển tải: cho phép
Phương tiện: máy bay Thời gian giao hàng: trong vòng 3 tháng kể từ ngày nhận được tiền thanh toán
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY
Công tác tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH NSX được thực hiện một cách chặt chẽ từ khâu tiếp nhận và kiểm tra chứng từ cho đến thiết lập tờ khai hải quan, tiến hành thông quan và giao hàng, đảm bảo quy trình làm việc được kiểm soát chất lượng và đúng tiến độ Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận và quản lý chặt chẽ từng bước nhằm giảm thiểu rủi ro, nâng cao tính chính xác của chứng từ và hiệu quả thông quan đóng góp vào kết quả thực hiện khá thành công của quy trình Các yếu tố cơ bản cấu thành quy trình này gồm tính chuẩn hóa các chứng từ, tuân thủ quy định hải quan và hệ thống quản lý theo dõi tiến độ, từ đó bảo đảm sự thông thoáng của chu trình giao nhận.
Quy trình làm việc được thực hiện đồng bộ thông qua sự phối hợp giữa các bộ phận: kinh doanh, kế toán chứng từ và giao nhận Với mô hình tổ chức nhân sự tương đối đơn giản và phân công nhiệm vụ rõ ràng, mọi nhân viên có thể phối hợp và giải quyết công việc một cách hợp lý, thống nhất và nhanh chóng Việc rà soát chứng từ được thực hiện một cách cẩn thận nhằm tránh sai sót có thể gây tổn thất cho công ty.
Phần lớn nhân viên chứng từ có tính cẩn trọng và kinh nghiệm, nên quá trình chuẩn bị hồ sơ ít sai sót và rút ngắn thời gian chỉnh sửa Bên cạnh đó, đội ngũ giao nhận có mối quan hệ tốt với hải quan và các đơn vị liên quan như hãng tàu, cơ quan đăng kiểm, tạo lợi thế cạnh tranh cho công ty Thêm vào đó, đội ngũ trẻ đầy nhiệt huyết luôn cố gắng trau dồi nghiệp vụ và hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành đúng hạn công việc được giao Mối quan hệ giữa các phòng ban từ chứng từ, kế toán, kinh doanh đến hiện trường và giao nhận được thiết lập chặt chẽ, giúp quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu diễn ra thông suốt và tránh tình trạng một bộ phận phải làm quá nhiều việc dẫn tới sai sót.
Bên cạnh những thuận lợi góp phần vào kết quả thực hiện quy trình, công tác giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty vẫn gặp những khó khăn cần khắc phục Dù đã đầu tư nâng cấp trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật của NSX nhưng đến nay vẫn còn yếu kém, và công ty chưa có trạm thu gom hàng lẻ nên phải dựa vào phương tiện của cảng, đẩy giá dịch vụ lên và ảnh hưởng đến sức cạnh tranh Việc đóng hàng phụ thuộc vào điều kiện thời tiết và nguồn lực trang thiết bị chưa đủ mạnh để khắc phục tình trạng chậm trễ khi kéo cont Trong khâu vận chuyển, vì NSX không có bãi container riêng nên phải chuyển container từ hãng tàu về kho hàng của doanh nghiệp tại các khu công nghiệp ở Đồng Nai, Bình Dương, dẫn tới khoảng cách xa và thiếu tính chủ động về thời gian.
Việc OpenOffice và Windows giữa các phòng ban chưa được thống nhất khiến quá trình chuyển giao file và số liệu trên mạng nội bộ hoặc gửi cho khách hàng gặp khó khăn, buộc thao tác nhiều lần để đọc và mở được file, ảnh hưởng trực tiếp đến các bước khai báo tờ khai hải quan, khai báo C/O và khai báo SI, đồng thời làm gián đoạn quá trình gửi và nhận dữ liệu của bộ phận xuất hàng với hãng tàu và khách hàng, khiến các bộ phận khác bị ảnh hưởng.
Đồng thời với đội ngũ cán bộ nòng cốt giàu kinh nghiệm, công ty vẫn có những nhân viên trẻ, thiếu kinh nghiệm thực tế và cần được đào tạo thêm để xử lý hiệu quả các sự cố phát sinh trong quy trình làm việc Các Sales mới còn chưa linh hoạt với yêu cầu của khách hàng, dẫn đến sự chậm trễ trong việc đáp ứng nhu cầu khách hàng Việc quản lý nhân sự ở một số bộ phận, đặc biệt là nhân viên hiện trường và nhân viên giao nhận, chưa được thắt chặt.
Việc tiếp cận khách hàng mới và khai thác tiềm năng thị trường vẫn chưa được đẩy mạnh, cho thấy hoạt động nghiên cứu thị trường còn yếu Marketing đang bị giao cho phòng kinh doanh và khối lượng công việc quá tải khiến hiệu quả công việc giảm sút Để thâm nhập vào thị trường lớn với những khách hàng khó tính, cần đầu tư nghiêm túc cho nghiên cứu thị trường và phân tích hành vi người mua, từ đó xây dựng chiến lược marketing nhắm đúng mục tiêu và tăng trưởng bền vững.
3.2 Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao nghiệp vụ giao nhận hàng nhập đường hàng không tại công ty
3.2.1 Giải pháp đối với doanh nghiệp
Cập nhật Văn bản, quy định mới của cơ quan nhà nước:
Việc cần thiết đầu tiên là cử một nhân viên phụ trách cập nhật thường xuyên các văn bản mới, nghị định và các quy định từ các bộ ngành liên quan như Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính, để khi có văn bản mới, nhân viên này kịp thời thông báo và cập nhật cho toàn bộ nhân viên nắm rõ Việc làm này giúp toàn thể nhân viên trong công ty làm việc thông suốt hơn và tiết kiệm được thời gian.
Nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh:
Duy trì và củng cố mối quan hệ với các đơn vị trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và các đối tác kinh doanh nhằm đảm bảo thị trường hiện có được khai thác hiệu quả Song song đó, đẩy mạnh tìm kiếm cơ hội hợp tác mới và thiết lập các mối quan hệ đối tác mới thông qua tham gia diễn đàn, hội chợ triển lãm và các sự kiện thương mại, từ đó mở rộng mạng lưới khách hàng và thị trường tiềm năng.
Công ty nên tăng cường bộ phận sales bằng đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và năng động để mở rộng hoạt động logistics sang nhiều lĩnh vực, đồng thời tiến hành nghiên cứu thị trường và điều chỉnh mức giá cho phù hợp Việc chăm sóc khách hàng và liên kết chặt chẽ với khách hàng sẽ nâng cao trải nghiệm người mua, tăng sự hài lòng và tạo nền tảng cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp Tập trung vào sales và khách hàng giúp công ty mở rộng thị trường, tối ưu hóa chi phí và gia tăng cạnh tranh.
Xây dựng và nâng cấp website riêng, cập nhật thường xuyên thông tin và hình ảnh về Công ty cùng các lĩnh vực hoạt động nhằm thu hút sự chú ý của khách hàng, tăng cường nhận diện thương hiệu và quảng bá Công ty; đồng thời tối ưu nội dung để tìm kiếm cơ hội hợp tác mới từ đối tác và khách hàng tiềm năng.
Nâng cao dịch vụ khách hàng:
Để nâng cao chất lượng dịch vụ, công ty nên chủ động thường xuyên thu thập ý kiến và phản hồi của khách hàng về dịch vụ, nhằm nắm bắt đúng nhu cầu và mức độ hài lòng Việc kiểm tra, đánh giá ý kiến một cách khách quan và kịp thời giúp nhận diện điểm mạnh, điểm yếu và ưu tiên các biện pháp cải thiện phù hợp Từ những dữ liệu này, những khâu dịch vụ chưa tốt và còn nhiều vướng mắc trong quy trình sẽ được công ty lưu tâm và có biện pháp khắc phục hiệu quả, từ đó tối ưu hóa quy trình vận hành và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Trong ngành dịch vụ, giao tiếp là công cụ quan trọng giúp truyền tải sản phẩm tới khách hàng và là thước đo chất lượng dịch vụ của công ty Thái độ và cách tiếp cận của mỗi nhân viên khi làm việc với khách hàng phản ánh trực tiếp chất lượng dịch vụ mà công ty mang lại Việc nâng cao kỹ năng giao tiếp giúp nhân viên tạo dựng niềm tin từ khách hàng thông qua thái độ niềm nở, khả năng lắng nghe và phản hồi phù hợp trong quá trình tiếp xúc.
Giải pháp về việc đào tạo, nâng cao trình độ, tay nghề và hiệu quả công việc cho nhân viên
Lao động chính là cốt lõi của doanh nghiệp, và hình ảnh của đội ngũ nhân viên ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động và kết quả kinh doanh của công ty; nhân viên giỏi không chỉ tạo lợi thế cạnh tranh với các đối thủ trong cùng ngành mà còn xây dựng sự tin tưởng tuyệt đối của khách hàng đối với dịch vụ mà công ty cung cấp Vì vậy, công ty nên chú trọng đào tạo và nâng cao trình độ của nhân viên để tăng năng suất, chất lượng dịch vụ và tạo dựng thương hiệu tin cậy trên thị trường Các giải pháp có thể được triển khai bao gồm thiết kế chương trình đào tạo bài bản, cập nhật kỹ năng thường xuyên, đầu tư vào công cụ làm việc hiện đại, đánh giá hiệu quả đào tạo và động viên bằng chế độ khen thưởng phù hợp, đồng thời xây dựng văn hoá làm việc chuyên nghiệp hướng tới trải nghiệm khách hàng tốt hơn và hiệu quả hoạt động kinh doanh được cải thiện.
Với đặc thù là dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, ngoại ngữ là công cụ không thể thiếu để thực hiện các quy trình, giao tiếp, ký kết hợp đồng và liên lạc mở rộng mối quan hệ với khách hàng nước ngoài Do đó, công ty cần tạo nhiều cơ hội, động viên và hỗ trợ nhân viên nâng cao trình độ ngoại ngữ; đồng thời triển khai chính sách tạo điều kiện về mặt thời gian để nhân viên có thể học tập thoải mái.