Nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất khẩu bằng container đường biển tại Công ty TNHH MLCITL LOGISTICS

Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD ThS Nguyễn Thanh Hùng Báo cáo thự c tậ p tố t nghiệ p GVHD ThS Nguyễ n Thanh Hùng SVTH Nguyễ n Thị Mỹ Linh i LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian thực tập tại Công ty TNHH.

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt thời gian thực tập tại Công ty TNHH MLC-ITL LOGISTICS, người viết đã có cơ hội tìm hiểu và tiếp xúc việc thực hiện các bước trong nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng cũng như toàn bộ chứng từ liên quan đến lô hàng Đặc biệt qua đó thu thập được những kiến thức thực tiễn và kinh nghiệm bổ ích

Để hoàn thành được bài báo cáo thực tập tốt nghiệp như ngày hôm nay, đầu tiên người viết xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Thanh Hùng Giáo viên hướng dẫn thực tập Thầy đã hướng dẫn, chỉ bảo và chỉnh sửa tận tình cho người viết trong suốt quá trình thực hiện đề tài

Tiếp theo người viết xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám đốc Công ty TNHH MLC-ITL LOGISTICS đã tạo điều kiện cho người viết được thực tập tại Công

ty, đặc biệt là lời cảm ơn đến các anh chị trong bộ phận Sales, bộ phận chứng từ và bộ phận kế toán Các anh chị đã chỉ bảo, hướng dẫn và giúp đỡ nhiệt tình, luôn giải đáp mọi thắc mắc, đồng thời đã tạo điều kiện cho người viết tiếp xúc với các công việc thực tế để có thêm nhiều kinh nghiệm và cung cấp những tài liệu cần thiết để người viết hoàn thành tốt bài báo cáo tốt nghiệp

Một lần nữa người viết xin gửi lời cảm ơn, lời chúc sức khỏe đến các thầy cô Trường Cao đẳng Kinh tế Đối ngoại và chúc Công ty MLC-ITL ngày càng phát triển hơn nữa

TP Hồ Chí Minh, tháng 5 năm 2012

Sinh viên Nguyễn Thị Mỹ Linh

NH Ậ N XÉT C Ủ A ĐƠ N V Ị TH Ự C T Ậ P



Tp Hồ Chí Minh, ngày …… tháng …… năm 2012

NH Ậ N XÉT C Ủ A GIÁO VIÊN H ƯỚ NG D Ẫ N



Tp Hồ Chí Minh, ngày …… tháng ……năm 2012

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong bối cảnh toàn cầu hoá và hội nhập kinh tế quốc tế như hiện nay, các quốc gia ngày càng đẩy mạnh và phát triển hoạt động ngoại thương để góp phần phát triển đất nước của mình Đặc biệt sau khi gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), Việt Nam luôn khuyến khích các doanh nghiệp trong nước sản xuất và xuất khẩu tạo ra nhiều nguồn lợi cho đất nước Tuy nhiên để xuất khẩu trong nước phát triển ngoài việc phải phát triển về sản xuất thì vai trò của các công ty giao nhận quốc tế là không thể thiếu Chính vì những nhu cầu này mà các công ty giao nhận của Việt Nam ngày càng phát triển rộng cả về quy mô và chất lượng, cung cấp ngày càng nhiều dịch vụ về giao nhận quốc tế góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh của hàng hóa của Việt Nam trên thị trường thế giới

Hiện nay các doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu theo phương thức vận tải đường biển là phổ biến nhất và mang lại hiệu quả cao Trong hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển việc hoàn thiện nghiệp vụ xử lý chứng từ giao nhận là một trong những nghiệp vụ quan trọng vì việc thực hiện đồng bộ, hiểu rõ các quy định về chứng từ và xử lý nhanh chóng giúp cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được thuận lợi, nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng và góp phần giúp công ty phát triển hơn nữa

Nhận thức được tầm quan trọng và nhằm tìm hiểu rõ hơn về nghiệp vụ cũng như các vấn đề liên quan khi xử lý chứng từ trong giao nhận hàng hóa người viết đã chọn đề

tài báo cáo: “Nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất khẩu bằng container đường biển tại Công ty TNHH MLC-ITL LOGISTICS”

2 Mục tiêu nghiên cứu

Khái quát chung về tình hình hoạt động của công ty

Nghiên cứu và nắm rõ thực tế nghiệp vụ xử lý chứng từ giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng container đường biển tại công ty TNHH MLC-ITL LOGISTICS Phát hiện những ưu điểm và nhược điểm trong nghiệp vụ chứng từ giao nhận để từ đó đề xuất một số giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện và làm tăng hiệu quả hoạt động của công ty

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

a Đối tượng nghiên cứu: Mọi hoạt động liên quan tới quá trình thực hiện nghiệp vụ

chứng từ giao nhận đối với hàng xuất khẩu bằng container đường biển và các giải pháp hoàn thiện phát triển tại công ty MLC-ITL là đối tượng nghiên cứu của đề tài

này

b Phạm vi nghiên cứu: Trên cơ sở đối tượng và mục tiêu nghiên cứu, phạm vi

nghiên cứu của đề tài tập trung tìm hiểu nghiệp vụ xử lý chứng từ giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng container đường biển tại công ty trong những tháng cuối năm 2011 và đầu năm 2012 Vì thời gian, năng lực và trình độ có hạn nên người viết chỉ nghiên cứu dựa trên những tài liệu của công ty, sách và internet

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp thu thập số liệu bằng cách quan sát thực tế, thu tập, tham khảo một

số tài liệu, giáo trình, thông tin báo chí để làm phong phú hơn cho bài viết

Phương pháp so sánh kết hợp với phương pháp thống kê, phân tích diễn giải, phương pháp đánh giá trên thực tế

5 Kết cấu đề tài: Bài báo cáo gồm 3 chương:

Chương 1: Giới thiệu khái quát về công ty TNHH MLC-ITL LOGISTICS

Chương 2: Nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất khẩu bằng container đường biển tại Công ty TNHH MLC-ITL LOGISTICS

Chương 3: Một số nhận xét, giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty TNHH MLC-ITL LOGISTICS

Người viết rất mong nhận được những nhận xét, đánh giá chân thành từ phía Nhà trường và Ban giám đốc Công ty để hoàn thiện hơn cho bài báo cáo của mình Người viết xin chân thành cảm ơn

TP.Hồ Chí Minh, tháng 5 năm 2012

Sinh viên Nguyễn Thị Mỹ Linh

MỤC LỤC

Trang

LỜI CẢM ƠN i

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP ii

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN iii

LỜI MỞ ĐẦU iv

MỤC LỤC vi

DANH SÁCH BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ ix

DANH SÁCH CÁC TỪ VIẾT TẮT x

CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MLC-ITL LOGISTICS 1

1.1 Quá trình hình thành và phát triển 1

1.2 Phạm vi mở rộng kinh doanh 3

1.3 Cơ quan tổ chức 4

1.3.1 Sơ đồ tổ chức 4

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 4

1.3.2.1 Ban giám đốc 4

1.3.2.2 Bộ phận Sales 5

1.3.2.3 Bộ phận C/S và Documentations 5

1.3.2.4 Bộ phận Operations (OPS) 6

1.3.2.5 Bộ phận kế toán 6

1.3.2.6 Bộ phận Warehouse 6

1.4 Tình hình kinh doanh của công ty 6

1.4.1 Cơ cấu dịch vụ 6

1.4.2 Kết quả kinh doanh 9

CHƯƠNG 2: NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH MLC-ITL LOGISTICS 12

Phần 1: Quy trình chứng từ hàng xuất FCL 12

2.1.1 Nhận thông tin về lô hàng 13

2.1.2 Nhận Booking Request từ khách hàng 14

2.1.3 Liên hệ hãng tàu để giữ chỗ trên tàu (Book chỗ) 14

2.1.4 Gửi Booking Confirmation cho khách hàng 15

2.1.5 Gửi ISF data và Booking Confirmation cho đại lý khai ISF 16

2.1.6 Phát hành House B/L nháp và gửi cho khách hàng kiểm tra 17

2.1.7 Gửi chi tiết Master B/L cho hãng tàu 24

2.1.8 Kê khai Hải quan tự động (Automatic Manifest System - AMS) 25

2.1.9 Phát hành Local Debit và thu thập chứng từ gửi đại lý 32

2.1.10 Giao House B/L cho khách hàng và kết file 33

Phần 2: Mở rộng 34

2.2.1 Cách hỏi chỗ và thương lượng lựa chọn hãng tàu 34

2.2.2 Khách hàng lấy Master B/L trực tiếp từ hãng tàu 34

2.2.3 Thủ tục đảo chuyển container 35

2.2.4 Hàng LCL 35

2.2.5 Ký lùi House B/L 36

2.2.6 Đổi House B/L gốc lấy House B/L Surrendered 36

2.2.7 Shipper yêu cầu giao hàng không cần B/L gốc 36

2.2.8 Phí khai sơ lược hàng hóa nhập khẩu vào Châu Âu - ENS (Entry Summary Declaration) 37

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT, GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NĂNG

CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP 38

3.1 Nhận xét 38

3.1.1 Thuận lợi 38

3.1.2 Khó khăn 40

3.2 Giải pháp 40

3.2.1 Xây dựng và phát triển lực lượng nhân viên 41

3.2.2 Xây dựng và phát triển bộ phận Marketing 42

3.2.3 Nâng cao chất lượng dịch vụ 43

3.3 Kiến nghị 45

3.3.1 Đối với công ty 45

3.3.2 Đối với cơ quan ban ngành có liên quan 45

KẾT LUẬN xi

DANH SÁCH PHỤ LỤC CHỨNG TỪ KÈM THEO xii

TÀI LIỆU THAM KHẢO xiii

DANH SÁCH BẢNG BIỂU

Trang

Bảng 1.1 - Doanh thu theo cơ cấu dịch vụ của Công ty Quý 4 năm 2011 6

Bảng 1.2 - Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Quý 4 năm 2011 9

DANH SÁCH HÌNH VẼ

Hình 1.2 - Biểu đồ cơ cấu dịch vụ tháng 10/2011 7

Hình 1.3 - Biểu đồ cơ cấu dịch vụ tháng 11/2011 7

Hình 1.4 - Biểu đồ cơ cấu dịch vụ tháng 12/2011 8

Hình 1.5 - Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 10

Hình 2.1 - Sơ đồ nghiệp vụ chứng từ hàng xuất FCL 12

Hình 2.2 - Giao diện thông tin phần mềm FAST 17

Hình 2.3 - Giao diện thông tin container và seal 18

Hình 2.4 - Giao diện thông tin House B/L 19

Hình 2.5 - Giao diện khai AMS về thông tin General Information 25

Hình 2.6 - Giao diện khai AMS về thông tin Shipper và Consignee 26

Hình 2.7 - Giao diện khai AMS về tổng khối lượng hàng hóa 27

Hình 2.8 - Giao diện khai AMS về thông tin container và seal 28

Hình 2.9 - Giao diện khai AMS về thông tin cụ thể hàng hóa 28

Hình 2.10 - Giao diện khai AMS đã được Accepted bởi Hải Quan Mỹ 29

DANH SÁCH CÁC TỪ VIẾT TẮT

CHỮ VIẾT

LDC

Logistics and Distribution Center: Trung tâm phân phối và logistics

C/S Customer Services: Bộ phận dịch vụ khách hàng

OPS Operations: Bộ phận hiện trường

FCL Full container load: Hàng nguyên container

LCL Less than a container load: Hàng lẻ

B/L Bill of lading: Vận đơn đường biển

H-B/L House bill of lading: Vận đơn thứ cấp

M-B/L Master bill of lading: Vận đơn chủ

ISF Importer Security Filing: Kê khai an ninh dành cho nhà nhập khẩu AMS Automated Manifest System: Kê khai hải quan tự động hàng đi Mỹ ENS Entry Summary Declaration: Khai sơ lược hàng hóa vào Châu Âu SOP Standard Operation Procedures: Quy trình làm hàng chuẩn

CH ƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH

MLC-ITL LOGISTICS

1.1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN

Từ sau khi Luật đầu tư nước ngoài được ban hành, dịch vụ vận tải giao nhận trở thành nhu cầu thiết yếu đối với hàng hoá xuất nhập khẩu kể cả của các cá nhân, tổ chức, công ty khác nhau Mặt khác, kinh doanh không phải bỏ vốn lớn, đầu tư vật chất ban đầu như các ngành khác mà lợi nhuận lại cao, thu hồi vốn nhanh nên hàng loạt các công

ty kinh doanh dịch vụ vận tải giao nhận nước ngoài đã xâm nhập và hoạt động tại thị trường Việt Nam

Công ty MLC-ITL LOGISTICS được thành lập bởi hai chủ đầu tư lớn là tập đoàn Mitsubishi Logistics Corporation (Nhật Bản) và Indo-Trans Logistics (Việt Nam ) Thừa nhận rằng đây là thời điểm đúng đắn thâm nhập vào thị trường Việt Nam để cung cấp dịch vụ giao nhận quốc tế và dịch vụ hậu cần Với Indo-Trans Logistics (Việt Nam)

có hơn 10 năm kinh nghiệm trong thị trường nội địa Việt Nam và Mitsubishi Logistics Corporation (Nhật Bản) hơn 120 năm kinh nghiệm trên toàn thế giới, việc sáp nhập giữa hai nhóm công ty hàng đầu đã tạo nên một vị thế mạnh mẽ nhằm tạo điều kiện để MLC-ITL trở thành một đại lý giao nhận hàng đầu Dưới đây là thông tin sơ lược về hai chủ đầu tư:

● MITSUBISHI LOGISTICS CORPORATIO–MLC (Nhật Bản):

Thành lập: ngày 15 tháng 4 năm 1887

Vốn điều lệ: 22,393 triệu YEN (số liệu ngày 31 tháng 3 năm 2010)

Số lượng nhân viên: 3,303 (số liệu ngày 31 tháng 3 năm 2010)

Mitsubishis Logisitics hiện mở rộng hoạt động trên hơn 50 văn phòng trên các nước Tập đoàn Mitsubishis Logisitics hiện là thành viên của Tập đoàn Mitsubishi hoạt động trong nhiều lĩnh vực

Hệ thống kho vận:

Hà Lan Mitsubishi Logistics Europe 7,000 m2

Hoa Kỳ Mitsubishi Warehouse California 18,000 m

Trung Quốc Shanghai Linghua Logistics 60,150 m2

Singapore Mitsubishi Logistics Singapore 3,700 m2

Indonesia Mitsubishi Logistics Indonesia 13,000 m2

Nhật Bản Mitsubishi Logistics 941,067 m2

● INDO-TRANS LOGISTICS (ITL)

Thành lập: ngày 24 tháng 1 năm 1999

Vốn điều lệ: 1,842,000 USD

Số lượng nhân viên: hơn 400 nhân viên (số liệu tháng 6, 2011)

INDO TRANS LOGISTICS hiện tập trung vào các lĩnh vực:

- Đại lý dịch vụ và kinh doanh hàng không

- Forwarding: dịch vụ vận chuyển tàu biển, hàng không với các văn phòng đặt tại

Vân Điền LDC, Hà Nội: 7,000 m2

Tiên Sơn LDC, Hà Nội: 12,800 m2

Công ty TNHH MLC-ITL LOGISTICS hoạt động chính thức vào ngày 01 tháng

06 năm 2011 do Ông Takayoshi Sakurai là Giám Đốc Công ty được thành lập theo giấy phép đăng ký kinh doanh số: 411022000587, ngày đăng ký kinh doanh: ngày 27 tháng 5 năm 2011, mã số thuế: 0310914187

Tên doanh nghiệp trong nước: CÔNG TY TNHH LOGISTICS MLC-ITL

Tên giao dịch: MLC-ITL LOGISTICS CO., LTD

Địa chỉ văn phòng chính: Số 364 Cộng Hòa, Phường 13, Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh

Điện thoại :(84-8) 38126500

Fax :(84-8) 38126504

Email: admin@mlc-itl.com Website: www.mlc-itl.com

Ngành nghề kinh doanh: Cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển bao gồm dịch vụ hàng nguyên container và hàng lẻ Dịch vụ vận chuyển hàng không Dịch vụ vận tải nội địa Dịch vụ đại lý khai thuê hải quan và bốc

dỡ hàng hóa Dịch vụ kho bãi và phân phối Dịch vụ hỗ trợ khác: Kiểm tra vận đơn, dịch

vụ môi giới vận tải hàng hóa, giám định lấy mẫu xác định trọng lượng, chuẩn bị chứng

từ vận tải

Mặc dù vừa mới thành lập nhưng MLC-ITL đã đẩy mạnh được loại hình dịch vụ của công ty và đã tạo được uy tín, lòng tin cho khách hàng Công ty là đại lý giao nhận của các công ty giao nhận lớn của Mitsubishi Logistics ở các nước Thái Lan, Singapore, Indonesia, Hồng Kông, Mỹ, Trung Quốc và có quan hệ với nhiều hãng tàu như SITC, MEARSK, HANJIN, WANHAI, MOL, EVERGREEN… Công ty MLC-ITL có một đội ngũ nhân viên nhiệt tình, luôn phấn đấu hoàn thành công việc, luôn sẵn sàng dịch vụ, luôn nỗ lực nâng cao chất lượng phục vụ cho khách hàng, đại lý và các đối tác nước ngoài

Công ty cũng vừa thành lập một chi nhánh tại Phòng 901 toà nhà OCEAN PARK

số 1 Đào Duy Anh, Phương Mai, Đống Đa, Hà Nội, hoạt động vào ngày 29 tháng 8 năm

2011

1.2 PHẠM VI MỞ RỘNG KINH DOANH

Với tiềm năng phát triển nhanh chóng về dịch vụ logistics ở Việt Nam như hiện nay, sự cạnh tranh giữa các công ty ngày càng gay gắt hơn, do đó công ty đang từng bước mở rộng thêm chi nhánh và mạng lưới hoạt động không chỉ ở khu vực miền Nam

và miền Bắc mà còn ở khu vực miền Trung, đẩy mạnh và phát triển hơn nữa các dịch

vụ phân phối và logistics Hơn thế nữa, với hệ thống mạng lưới trên toàn thế giới của hai Tập đoàn Mitsubishi Logistics (Nhật Bản) và Indo-Trans Logistics (Việt Nam) tạo

cơ hội cho công ty liên kết nhiều hơn nữa với các đại lý nước ngoài, mở rộng thị

trường hơn nữa ở các nước Châu Âu, Châu Á, Châu Mỹ… góp phần trong việc hình thành mạng lưới toàn cầu của Tập đoàn Mitsubishi Logistics

1.3.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN

1.3.2.1 BAN GIÁM ĐỐC: Là cơ quan đầu não của công ty

- Tổ chức mọi hoạt động kinh doanh, dịch vụ của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp lý về hoạt động của công ty

- Ban hành các quy chế quản lý nội bộ, vạch ra những phương hướng , chiến lược phát triển, đề ra mục tiêu và điều hành công ty đạt được mục tiêu cuối cùng

Bộ phậ n Operations (OPS)

Bộ phậ n

kế toán

Bộ phậ n Warehouse

Hình 1.1: Sơ đ ồ tổ chứ c củ a Công ty

- Điều khiển các cơ quan, bộ phận cấp dưới thực hiện theo đúng mục tiêu đề ra bằng những hoạt động hướng dẫn đào tạo, đôn đốc, thúc đẩy và gây ảnh hưởng

1.3.2.2 BỘ PHẬN SALES: Đây là bộ phận trung tâm, có vai trò quan trọng nhất của

công ty

- Nhân viên bộ phận Sales sẽ trực tiếp giao dịch với khách hàng, thực hiện công tác nghiên cứu, khảo sát và tiếp cận thị trường, chủ động tổ chức tìm kiếm khách hàng, chào giá dịch vụ của công ty đến đại lý, khách hàng, đàm phán với các hãng tàu để có giá cước dịch vụ tốt nhất cho khách hàng

- Nắm bắt thông tin giá vận tải trên thị trường, theo dõi hành trình vận tải của từng lô hàng được phân công, trực tiếp liên hệ khách hàng, giải quyết những vấn đề phát sinh

- Thông báo cho các bộ phận khác đặc biệt là phòng chứng từ và phòng operations các thông tin cụ thể của một lô hàng để các bộ phận này chuẩn bị các bước nghiệp vụ để đảm bảo lô hàng được tiến hành một cách hiệu quả nhất

- Sau khi thực hiện xong nhân viên Sales sẽ liên lạc khách hàng về dịch vụ của công ty, từ đó rút ra những kinh nghiệm và phục vụ tốt hơn Hỏi thăm về những dự định của khách hàng cho các chuyến hàng tiếp theo và có chính sách thu hút khách hàng đến với công ty lần sau

1.3.2.3 BỘ PHẬN C/S VÀ DOCUMENTATIONS

- Nhân viên bộ phận này hầu như làm việc tại văn phòng công ty để tiếp nhận thông tin từ đại lý lấy giá cước gửi về cho Sales để Sales kiểm tra và làm báo giá gửi về cho khách hàng sớm

- Liên hệ với hãng tàu, đại lý, kiểm tra chứng từ, khai báo Hải quan điện tử hỗ trợ nhân viên giao nhận mở tờ khai, cập nhật đầy đủ và chính xác tất cả dữ liệu liên quan đến chứng từ vào hệ thống, nhập dữ liệu, lập bộ chứng từ thanh toán cho khách hàng

- Thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng, thông báo cho khách hàng những thông tin cần thiết của lô hàng

1.3.2.5 BỘ PHẬN KẾ TOÁN

- Có chức năng hạch toán và thanh toán các chi phí, doanh thu để đảm bảo nguồn vốn hoạt động kinh doanh cho công ty

- Lập báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán, báo cáo các số liệu chính xác định

kỳ để Ban giám đốc nắm rõ tình hình kinh doanh của công ty

- Tính toán các khoản phải nộp ngân sách, quản lý công quỹ, theo dõi công nợ, lưu trữ chứng từ, sổ sách, cung cấp tài chính cho các bộ phận kịp thời hoàn thành công việc

1.3.2.6 BỘ PHẬN WAREHOUSE

Nhân viên phụ trách chủ yếu hàng tủ lạnh, quạt máy của Mitsubishi Logistics Corporation, khi hàng về nhân viên có nhiệm vụ điều xe phân phối, thuê kho ICD (Inland Clearance Depot) Sóng Thần và vận chuyển về kho

1.4 TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA CÔNG TY

(%) (%) (%) FCL 412.387.326 47,06 419.269.701 45,4 563.616.687 50,09

Nhận xét:

Hình 1.4: Biể u đ ồ cơ cấ u dị ch vụ tháng 12/2011

Tháng 10 dịch vụ giao nhận hàng FCL chiếm tỷ trọng cao nhất là 47,06 % và hàng LCL chiếm tỷ trọng thấp nhất chỉ có 11,53% do khách hàng của công ty chủ yếu là những khách hàng lớn, khối lượng hàng hóa vận chuyển lớn và khách hàng thường là những khách hàng thường xuyên của tập đoàn Mitsubishi Logistics Dịch vụ khai thuê hải quan chiếm tỷ trọng cao thứ hai là 27,96% do ngày càng nhiều các doanh nhiệp xuất nhập khẩu thuê đại lý làm thủ tục hải quan, bên cạnh đó dịch vụ này của công ty chủ yếu là hàng xuất đi các nước Châu Á do đó các khách hàng muốn thông qua công ty giúp cho doanh nghiệp thông quan nhanh hàng hóa Cũng thấy rằng tỷ trọng dịch vụ vận chuyển hàng không chiếm tỷ trọng không cao lắm là 13,46% do vừa mới thành lập nên chưa có đầy đủ trang thiết bị hiện đại và đội ngũ PR cho dịch vụ này Như vậy, dịch vụ vận chuyển của công ty tập trung vào hàng FCL và khai thuê hải quan

Tháng 11, doanh thu dịch vụ hàng FCL tăng 6.882.375 đồng nhưng tỷ trọng lại giảm 1,66%, trong khi đó doanh thu dịch vụ hàng LCL và vận chyển hàng không đều tăng và tỷ trọng của hai dịch vụ này cũng tăng hơn so với tháng 10 lần lượt là 13,94%

và 13,63% do dịch vụ hàng hàng không ngày càng phát triển và đã đem lại nguồn doanh thu đáng kể cho công ty nhờ có mối quan hệ với các hãng vận tải hàng không như Cathay Pacific, China Airlines, Singapore Airway và việc tổ chức điều hành của công ty

đã tạo được uy tín cho khách hàng Tỷ trọng dịch vụ khai thuê hải quan giảm nhẹ 0,94% nhưng xét chung toàn tháng thì dịch vụ này vẫn chiếm tỷ trọng cao thứ hai

Đến tháng 12, tỷ trọng dịch vụ hàng FCL tăng 4,69% do dịch vụ hàng FCL là thế mạnh của công ty và dịch vụ vận chuyển hàng không tăng 5,82% do vận chuyển hàng không đem lại lợi nhuận cao, cước vận tải hàng không cao, vận tải hàng không đòi hỏi đầu tư lớn về cơ sở vật chất và nhân lực và hơn thế nữa công ty đang từng bước mở rộng mạng lưới trên khắp thế giới nên công ty đang cố gắng phát triển hơn dịch vụ này

1.4.2 KẾT QUẢ KINH DOANH

Đơn vị tính: Đồng Việt Nam

Bả ng 1.2: Kế t quả hoạ t đ ộ ng kinh doanh củ a công ty Quý 4 nă m

2011

L ợi nhuận trước thuế 435.758.170 519.852.405 697.081.000

L ợi nhuận sau thuế 326.818.627 423.308.549 542.613.684

T ỷ suất lợi nhuận/ doanh thu 37,29% 45,84% 48,22%

Hình 1.5:Biể u đ ồ kế t quả hoạ t đ ộ ng kinh doanh củ a

Công ty

Nhận xét:

Từ bảng số liệu trên ta thấy 3 tháng cuối năm 2011 doanh thu và lợi nhuận của công ty đều tăng Tháng 10 là tháng đạt mức doanh thu thấp nhất là 876.345.372 đồng, tháng 12 là tháng đạt doanh thu cao nhất là 1.125.208.000 đồng So sánh mức tăng trưởng doanh thu của tháng 11 và tháng 12 ta thấy mức tăng doanh thu của tháng 11 là 47.090.140 đồng, của tháng 12 là 201.772.448 đồng, như vậy mức tăng doanh thu tháng

12 tăng 393.497.232 đồng so với tháng 11 Nguyên nhân tăng doanh thu là do đây là tháng có khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu lớn cho mùa Giáng sinh và Tết Dương lịch, hơn nữa thị trường Nhật Bản là thị trường tiềm năng đang phục hồi kinh tế sau động đất vào tháng 3 và dịch vụ hàng không ngày càng phát triển nên công ty đã tổ chức dịch vụ này tốt hơn góp phần đem lại nguồn doanh thu đáng kể cho công ty và số lượng khách hàng của công ty ngày càng tăng Bên cạnh đó công ty còn đẩy mạnh hơn các dịch vụ khác như kho bãi, phân phối hàng góp phần tăng doanh thu của công ty

Về chi phí, tháng 10 chi phí khá cao là 440.587.202 đồng do ngày càng có nhiều công ty cạnh tranh gay gắt và công ty vừa mới thành lập chi nhánh nên đầu tư trang thiết

bị văn phòng, nhưng tháng 11 chi phí đã giảm nhẹ là 37.004.095 đồng chứng tỏ công ty

đã cố gắng thắt chặt hơn chi phí, cắt giảm những chi phí không cần thiết, đến tháng 12 chi phí lại tăng 24.543.893 đồng nguyên nhân là chi phí nhiên liệu tăng làm cho dịch vụ hàng không tăng

Lợi nhuận trước thuế và sau thuế đều tăng, lợi nhuận sau thuế tháng 11 so với tháng 10 tăng 96.489.922 đồng, tháng 12 so với tháng 11 tăng 119.305.135 đồng, như vậy mức tăng lợi nhuận của tháng 12 tăng cao hơn rất nhiều so với tháng 11, hơn nữa tỷ suất lợi nhuận /doanh thu của tháng 11 và tháng 12 đều tăng so với tháng 10 Qua đó thấy được mức tăng chi phí tăng ít hơn mức tăng doanh thu nên lợi nhuận của công ty cao, dù chịu nhiều tác động và ảnh hưởng kinh tế nhưng công ty vẫn đảm bảo lợi nhuận tăng cao, vừa mới thành lập nhưng tình hình kinh doanh của công ty khá tốt

CH ƯƠNG 2: NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT

MLC-ITL LOGISTICS

PHẦN 1: QUY TRÌNH CHỨNG TỪ HÀNG XUẤT FCL

Hình 2.1 Sơ đồ nghiệp vụ chứng từ hàng xuất FCL

2.1.1 NHẬN THÔNG TIN VỀ LÔ HÀNG

Sau khi thỏa thuận xong đơn hàng với khách hàng nhập khẩu ở Mỹ, đại lý Mitsubishi Logistics American Corporation ký hợp đồng trực tiếp với hãng tàu Hanjin ở

Mỹ, yêu cầu chủ hàng hay nhà xuất khẩu sử dụng hãng tàu này Sau đó đại lý sẽ gửiquy trình làm hàng chuẩn (SOP-Standard Operation Procedures) cho MLC-ITL và thông báo

5 Gử i ISF data cho

đ ạ i lý khai ISF (tùy trư ờ ng hợ p)

7 Gử i chứ ng từ làm Master B/L cho hãng tàu

9 Phát hành Debit Note và gử i chứ ng từ cho đ ạ i

1 Nhậ n thông

tin về lô hàng

từ đ ạ i lý

2 Nhậ n Booking Request (yêu cầ u

đ ặ t chỗ ) từ khách hàng

3.Giữ chỗ (Book chỗ )

vớ i hãng tàu)

4 Gử i Booking Confirmation cho khách hàng

8 Khai AMS (tùy trư ờ ng

hợ p)

tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax của Shipper và Consignee, số hợp đồng (S/C-Service Contract), Named Accout (A/C), thông tin về lô hàng như: hàng cont hay hàng lẻ, bao nhiêu cont, hàng đi cảng nào, hàng hóa là hàng gì, xuất theo điều kiện gì, có sử dụng những dịch vụ khác ngoài cước hay không… tiếp theo đó nhân viên chứng từ sẽ liên hệ với Shipper để biết tình hình cụ thể lô hàng, nếu có sự thay đổi trong kế họach xuất hàng thì phải thông báo cho đại lý biết và phải có xác nhận của đại lý về sự thay đổi đó

● Số lô hàng (P/O- Purchase Order): AFI66555 (A/B-STX), AFI66556 (CHIFUS & AVSS wires)

● Tên hàng: dây điện

● Số lượng container và loại container: 1 containet 40’ HC

● Hãng tàu chỉ định (Carrier): HANJIN

● Cảng xếp hàng: Hồ Chí Minh

● Cảng dỡ hàng: LONG BEACH, CA

● Nơi giao hàng: EL PASO, TX CY (Container yard)

● Thời gian dự kiến tàu khởi hành tại cảng xếp: 31/03/2012

● Thời gian dự kiến tàu đến cảng dỡ: 19/04/2012

● Tên của Shipper (người gửi hàng): FURUKUWA AUTOMOTIVE PARTS (VIET NAM) INC

● Tên của Consignee (người nhận hàng): AMERICAN FURUKUWA INC

2.1.3 LIÊN HỆ HÃNG TÀU ĐỂ GIỮ CHỖ TRÊN TÀU (BOOK CHỖ)

Sau khi đại lý gửi chỉ thị phê duyệt tiến hành mail các thông tin về lô hàng cho hãng tàu biết để xin đặt chỗ (Booking) trên tàu Ngoài những thông tin do khách hàng cung cấp có thể bổ sung thêm một số nội dung sau:

 Số hợp đồng (S/C- Service Contract): AEF111257

 Account (A/C): FURUKUWA ELECTRIC

 Tên tàu/ số chuyến: HANJIN CHICAGO 0056E

 Thời gian tàu dự tính đến cảng dỡ hàng: 19/4/2012

 Đóng hàng tại kho và hạ cont tại cảng Cát Lái

Hãng tàu Hanjin sẽ cấp 01 Booking Confirmation được xem như là một hợp đồng lưu cước, phân chia trách nhiệm giữa công ty với hãng tàu Sau khi nhận Booking Confirmation của hãng tàu cần kiểm tra chi tiết xem có chính xác chưa, nếu chưa chính xác thì liên hệ hãng tàu và điều chỉnh lại cho hợp lý Trên Booking Confirmation cần chú ý ngày và nơi lấy container rỗng, ngày và nơi tập kết container và thời gian cắt máng (closing time) để báo cho khách hàng biết xếp hàng đúng thời hạn

2.1.4 GỬI BOOKING CONFIRMATION CHO KHÁCH HÀNG

Nhân viên chứng từ dùng Booking của hãng tàu gửi trực tiếp cho khách hàng đóng hàng Khi gửi Booking cho khách hàng phải yêu cầu xác nhận đã nhận được và thông báo

rõ thời hạn gửi chi tiết làm B/L (Shipping Instruction Cut Off Deadline) của Hãng tàu và thời hạn chỉnh sửa B/L ( Bill of Lading Amendment Deadline)

Trong trường hợp Shipper muốn chỉnh sửa vận đơn nhưng lại quá hạn Shipping Instruction Cut Off thì phải kiểm tra với hãng tàu phí chỉnh sửa phát sinh là bao nhiêu, sau đó báo cho Shipper biết có chỉnh sửa hay không, nếu đồng ý chỉnh sửa thì yêu cầu Shipper xác nhận việc chỉnh sửa này và MLC-ITL sẽ đóng cho hãng tàu 40 USD cho mỗi lần chỉnh sửa và sẽ thu lại phí này từ Shipper

Lưu ý rằng trong trường hợp tàu đã cập cảng mà chỉnh sửa Bill of Lading thì phải kiểm tra với đại lý ở nước nhập khẩu có phát sinh chi phí không vì lúc này House B/L đã

được trình cho Hải Quan cảng nhập thì việc chỉnh sửa sẽ tốn chi phí phạt trình Manifest

và làm chậm trễ thời gian nhận hàng của người nhập khẩu

Tiếp tục quy trình, theo dõi và yêu cầu khách hàng đóng hàng, hạ bãi đúng ngày giờ quy định trên Booking Sau khi có Booking khách hàng sẽ đi đổi lệnh cấp rỗng và đi kéo container, khi có số container khách hàng sẽ báo lại cho bộ phận chứng từ Khi lấy container rỗng, văn phòng hãng tàu tại cảng sẽ cấp phiếu Container Packing List ( List

hạ container) cho Shipper để điền các thông tin liên quan như tên cảng đi/ cảng đến/ cảng chuyển tải, tên tàu/ số chuyến, số container/ số seal, các thông tin về hàng hóa…Chức năng của Container Packing List là để vào sổ tàu để hãng tàu lên danh sách container(không vào sổ tàu thì container hàng hóa đó sẽ không được xếp lên tàu)

2.1.5 GỬI ISF DATA VÀ BOOKING CONFIRMATION CHO ĐẠI LÝ KHAI ISF

Ngày 26 tháng 1 năm 2009, Cục Hải quan và Biên Phòng Hoa Kỳ (CBP) chính thức áp dụng thủ tục kê khai an ninh dành cho nhà nhập khẩu (Importer Security Filing - ISF) thường gọi là File ISF về việc gửi các thông tin bổ sung về hàng hóa qua mạng điện tử trước khi lô hàng đó được đưa vào Hoa Kỳ bằng tàu ISF là một bước trong chiến lược của Bộ An ninh Nội địa Hoa Kỳ (DHS) để đánh giá và xác định tốt hơn các chuyến hàng có nguy cơ cao để ngăn chặn vận chuyển vũ khí và các vật liệu khủng bố vào Hoa Kỳ Nó còn được gọi là “10 + 2”, có nghĩa là 10 yếu tố được cung cấp bởi nhà nhập khẩu và 2 yếu tố được cung cấp bởi người chuyên chở Lưu ý rằng ISF phải được khai tối thiểu trước 24 giờ trước giờ xếp hàng của tàu đến cảng đầu tiên của Mỹ

Thực chất việc khai ISF sẽ do nhà nhập khẩu thực hiện, nhưng vì trường hợp nhà nhập khẩu không có kết nối mạng với Hải quan Mỹ nên Đại lý giao nhận ở Mỹ sẽ giúp nhà nhập khẩu kê khai thông tin trên hải quan Mỹ và chi phí cho việc kê khai ISF khoảng 30 USD cho một vận đơn hàng hải và chi phí này do Consignee chịu Sau đó MLC-ITL sẽ gửi form yêu cầu Shipper cung cấp 10 thông tin sau:

- Mã số của nhà nhập khẩu, (thông tin này để trống vì đại lý sẽ kiểm tra với Consignee)

- Mã số của người nhận hàng, (thông tin này để trống vì đại lý sẽ kiểm tra với Consignee)

- Tên và địa chỉ của người bán (hoặc chủ sở hữu)

- Tên và địa chỉ của người mua (hoặc chủ sỡ hữu)

- Tên và địa chỉ của nơi giao hàng

- Tên và địa chỉ của nhà sản xuất (hoặc nhà cung cấp)

- Quốc gia xuất xứ hàng hóa

- Mã HTS (Harmonized Tarriff System of the United state) của hàng hóa với tối thiểu 6 chữ số

- Địa điểm đóng container

- Tên và địa chỉ của người đóng hàng

 Các thông tin trên do Shipper cung cấp, ngoài ra nhân viên chứng từ MLC-ITL còn cung cấp thêm số M-B/L, số H-B/L, mã đăng kí vào Hải quan Mỹ (SCAC code) của hãng tàu là HJSC và của MLC-ITL là MQLA

Tiếp theo quy trình, nhân viên chứng từ sẽ gửi ISF data và Booking Confirmation

để đại lý của MLC-ITL ở Mỹ là Mitsubishi Logictics Corporation khai ISF và yêu cầu bên nhận xác nhận việc đã nhận được thông tin này Sau khi đại lý khai xong sẽ báo lại

số ISF cho nhân viên chứng từ biết Lưu ý, nếu chậm trễ trong việc kê khai ISF hoặc kê khai không đầy đủ thì nhà nhập khẩu sẽ có thể chịu mức phạt lên đến 2500USD/lô hàng Vì vậy các công ty xuất khẩu cần đảm bảo cung cấp chính xác và đầy đủ ISF data

2.1.6 PHÁT HÀNH HOUSE B/L NHÁP VÀ GỬI CHO KHÁCH HÀNG KIỂM TRA

Sau khi đóng hàng, khách hàng sẽ gửi chi tiết B/L (Shipping Instruction), đối với

lô hàng đi Mỹ do phải khai AMS (Automatic Manifest System)- Kê khai hải quan tự động nên khách hàng sẽ gửi chi tiết sớm để nhân viên chứng từ có thời gian làm chứng

từ gửi khách hàng kiểm tra trước khi khai AMS

Nhân viên chứng từ sẽ dựa trên Shipping Instruction và Booking Confirmation để tiến hành phát hành House Bill of Lading cho khách hàng Hiện nay, công ty sử dụng phần mềm FAST FAST giúp cho nhân viên thực hiện mọi việc từ việc chuẩn bị các loại chứng từ bao gồm B/L / Manifest/ Invoice/ Packing list/ Debit/ Credit Note đến việc truy xuất lại một lô hàng nhanh chóng qua bất kì chi tiết tham khảo nào có được như: số Job ID, H-B/L, M-B/L, số Booking, Shipper, Consignee, Agent Tiếp theo quy trình, sử dụng mềm FAST cho việc điền các thông tin để lập House Bill of Lading Cách thức lập như sau:



đó màn hình sẽ hiển thị khung chọn ETD và nhấp chuột chọn Apply màn hình sẽ hiển thị phần thông tin Documentation để bắt đầu điền các thông tin như bên dưới:

Hình 2.2 Giao diện thông tin phần mềm FAST

 Job ID: hệ thống tự động hiển thị

 Ngày lập: ngày 19/03/2012 (hệ thống tự động hiển thị)

 Thời gian dự tính tàu khởi hành: 31/3/2012

 Số M-B/L: HJSCSGN206365600 (dựa trên Booking Confirmation)

 Số Booking: SGN206365600

 Thời gian dự tính tàu đến: để trống vì không cần thiết nhập

 Hình thức của M-B/L: SEAWAY

 Tên tàu feeder: HANJIN HOCHIMINH 0279E

 Tên cảng xếp: Hồ Chí Minh, Việt Nam

 Cước phí: trả sau

 Trọng lượng cả bì: 7,060.54 KGS

 Số khối: 29.239 CBM

 Hãng tàu: HANJIN

 Đại lý: MLC Los Angeles

 Tên hàng: chọn nhóm hàng machine, utensils & metalware

 Tên cảng dỡ: LONG BEACH, CALIFORNIA

 Container: 01 container 40 feet cao, tiếp tục nhấp đôi chuột vào ô Container(s), màn hình sẽ hiển thị khung điền các thông tin về container và seal như sau: