MÔN tư DUY TÍCH cực và đổi mới SÁNG tạo đề tài QUẢN lý THỜI GIAN

Một lần nữa chúng em xin chân thành cảm ơn sự quan tâm và giúp đỡ của thầy trong quátrình thực hiện đồ án để chúng em hoàn thành đồ án này và mong được sự giúp đỡ củathầytrongcácđồán sau

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIA ĐỊNHKHOACÔNGNGHỆTHÔNGTIN

K14DC-CHUYÊNNGÀNH:ATTT

MỤCLỤC

LỜIMỞ ĐẦU 2

TẠISAO LẠICHỌN CHỦ ĐỀNÀY 3

1 Quản lý thờigianlà gì? 4

2 Tạisao quảnlýthờigian lạicầnthiết trongcôngviệc? 4

2.1 Gia tăng năngsuấtvàhiệuquảcôngviệc 4

2.2 Giảm thiểuáp lựccôngviệc 5

2.3 Nhanhchóngđạtđượcthànhcông 6

2.4 Cânbằngcuộcsống hợplý 7

2.5 Đẩylùi cácthóiquenxấu 8

3 Cáckỹnăngcầncóđểsắpxếp,quảnlýthờigianhiệu quả 9

3.1 Biết phânbiệtcấpđộcôngviệc 9

3.2 Thiết lập đượcmụctiêu 9

3.3 Xâydựngkếhoạchhiệuquả 11

3.4 Tránhxây dựngkếhoạch”đanhiệm” 11

3.5 Điềuchỉnhđượctâmlý 12

3.6 Thỏathuậnvới“kẻđánhcắp”thờigian 13

4 Phươngphápquảnlýthờigianthôngminhcủangườithànhđạt 14

4.1 PhươngphápquảnlýthờigianM.I.T.(MostImportantTasks) 14

4.2 PhươngphápquảnlýthờigianbằngmatrậnEisenhower 15

4.3 PhươngphápPomodoro 16

4.4 PhươngphápThe2-MinuteRule 17

4.5 PhươngphápBatching (Làmtheo nhóm) 18

5 Phươngphápquảntrịthờigianhiệuquảtrongdoanhnghiệp 19

5.1 Quy tắc 4D(Do –Dump–Delegate–Defer) 19

5.2 Nguyêntắc 80/20(Pareto) 20

5.3Quytắc 40 – 30 – 20 – 10 21

6 Cáchquảnlýthờigianhiệuquảlàm việctạinơicôngsở 22

6.1 Sắpxếp và chianhỏcôngviệc 22

6.2 Bốtrí khônggianlàmviệcngănnắp 22

6.3 Ghichúcáccôngviệcrõràng 23

6.4 Rènluyệncải thiệncáckỹnăng 24

6.5 Sửdụngphầnmềmquảnlýcôngviệc 25

Một lần nữa chúng em xin chân thành cảm ơn sự quan tâm và giúp đỡ của thầy trong quátrình thực hiện đồ án để chúng em hoàn thành đồ án này và mong được sự giúp đỡ củathầytrongcácđồán sau.

Thờigianlàvốnquýcủaconngườibởivìmộtkhinóđãquađithìkhôngthể nào lấy lại Mặc dù thời gian là vô hình nhưng lại vô giá từng giây từngphút trôi qua đều trở nên quý giá hơn Bởi vì một khi thời gian khi đã đi

quanàocótrởlạibaogiờ.Nókhôngbaogiờ chờđợiaicả.Đặcbiệttrongxuthế

xãhộingàynaythì conngườicàng cốgắngchạyđuatheothờigian.Sựpháttriển vượt bậc của nền kinh tế toàn cầu cũng như nền kinh tế Việt Nam đãgây ra ảnh hưởng không nhỏ đối với việc sử dụng quỹ thời gian vốn có củamỗi người Nhịp sống con người cũng dần trở nên hối hả hơn trước sự pháttriểncủatoàn cầu.

Aicũngcómộtkhoảngthờigiangiống nhaumộtngày

24giờ,mộtnăm365ngàynhưngkhôngphảiaicũngtậndụngtốtkhoảngthờigiancủa mình.Đối với người chăm chỉ thì một tuần chỉ có 7 ngày nhưng với kẻ lười thì chỉcó7ngàymai.Tuythờigian quýgiánhưngnhiều ngườilạikhôngbiếttận

dụngnógâynêntìnhtrạnglãngphíthờigian.ĐặcbiệtlàsinhviênViệtNamhiện nay Nhiều sinh viên nghĩ mình còn trẻ còn nhiều thời gian nên

khôngbiếtquýtrọnglãngphíthanhxuânlãngphíthờigianmộtcách vôtộivạ.

Nhậnthấytìnhtrạnglãngphíđangngàymộtnhứcnhốicủathếhệsinh

viênViệtNamhiệnnay,tôiđãlựachọnđềtàinàynhằmchỉrõthựctrạngvàđưa ragiải pháp đểhạnchếđượctìnhtrạng này.

1 Quảnlýthờigianlàgì?

Hiểu một cách đơn giản, kỹ năng quản lý thời gian cá nhân là việc sắp xếp,phânchia các công việc cần phải hoàn thành trong thời gian nhất định Lập kếhoạch chitiết sẽ giúp chúng ta tối ưu hóa hiệu suất làm việc Tùy thuộc vào mục đích củamình, bạn có thể lập kếhoạch công việc theo ngày, theo tuần hoặc là theo tháng,năm…

ẳ n g , “ c h ạ y đua” với côngviệc

2.2 Giảmthiểuáplựccôngviệc

Trên thực tế, quản trị quỹ thời gian là cách để bạn giảm tải áp lực Cụ thể,việcphân chia và thực hiện công việc một cách khoa học theo kế hoạch lập sẵn sẽgiúpbạn giải quyết tất cả vấn đề Hơn nữa, tinh thần thoải mái sẽ giúp bạn đạt hiệuquảcao hơn trong côngviệc

2.3 Nhanhchóngđạtđượcthànhcông

Nếubạnsắpxếpcông việchợplýt hì bạncókhả năngsẽhoàn t hà nh côngviệcsớm hơn và chính xác hơn Khi đó, bạn dễ dàng đạt được thành công theo từng giaiđoạn Ngược lại, những người làm việc theo cảmtính thường sẽ dễ thất bại vìkhônghoàn thànhđúng hạn hoặc bỏ quên cácnhiệm vụ

2.4 Cânbằngcuộcsốnghợplý

Chúng ta đều có 24 giờ một ngày để dành cho bản thân, gia đình, công việc.Việcsắp xếp thời gian khoa học sẽ giúp bạn cân bằng cuộc sống hợp lý Điều nàycónghĩa là bạn vừa có thể tập trung hoàn thành tốt công việc vừa có đủ thời gianthưgiãn,chămsóc những người thânyêu và chínhbản thânmình

2.5 Đẩylùicácthóiquenxấu

Tại saosắp xếp thời gian khoa học lại góp phần loại bỏ các thói quen xấu? Vì lýdo,việc trì hoãn công việc không chỉ hạ thấp năng lực bản thân mà còn ảnh hưởngđếntiếnđộchungcủacôngviệc.Dođó,bạnnênxâydựngkếhoạchlàmviệcchitiếtđểhạnchếnhững thói quen không tốt nhé!

3 Cáckỹnăngcầncóđểsắp xếp,quảnlýthờigianhiệuquả

Chúngtađềubiếtphânchiathờigianhợplýsẽnângcaochấtlượng côngviệc.Tuy nhiên, sắp xếp thời gian như thế nào là hiệu quả? Hãy tham khảo nội dungdưới đây để hiểu rõ về nhữngphương pháp quản lý sắp xếp thời gian thông minhnhé!

3.1 Biếtphânbiệtcấpđộcôngviệc

Phân biệt các cấp độ công việc sẽ giúp bạn biết cáchquản lý sắp xếp thời gianphùhợp Bạn nên chia công việc thành hai mức bao gồm khẩn cấp và quan trọng.Những “công việc khẩn cấp”thường sẽ yêu cầu sự chú ý của bạn ngay lập tức Tuynhiên, việc bạn có phải thực hiện ngay lúc đó

đề.Cònvới“côngviệcquantrọng”,nếunhưbạnkhônglàmthìsẽgâyranhiềuhậuquảvềsau

3.2 Thiếtlậpđượcmụctiêu

Đặt ra mục tiêu cụ thể được xem là kỹ năngquản lý thời gianvô cùng hiệu

quả.Xác định được mục tiêu sẽ giúp bạn có thêm động lực cố gắng Tuy nhiên,bạn

cầnphảithiếtlậpmụcđíchchínhxácvàcókhảthi.Bạncóthểthamkhảocáchthiếtlậpmục tiêuSMART

 Specific:Xácđịnhngaytừđầumục tiêucụthể,rõràng.

 Measurable:Mụctiêucầnphảiđượcđolườngđểxemxétbạncóđạtđượcmụctiêuhaylàkhông

 Attainable:Mụctiêucóthểđạtđược.Bạncầnlựachọnmụctiêuphùhợpvớikhả năngcủamình

 Relevant:Cácmụctiêunênliênquanđểđếncuộcsốngvàcôngviệcđểtạođộnglựcchobạn



Time-bound:Chia m ụ c tiêulớ nthànhcác mụ ctiêunhỏ đ ểh o à n thành t ốt nhất

3.3 Xâydựngkếhoạchhiệuquả

Sau khi đặt ra mục tiêu cụ thể, bạn cần biết cách lập kế hoạch công việc Việcxâydựng kế hoạch sẽ giúp bạn tận dụng thời gian tốt nhất và làm việc hiệu quả.Dướiđâylàkỹ năng lậpkế hoạch màbạncóthể tham khảo:

 Bước 1:Đặtramụctiêulớn

 Bước2:Xâydựngkếhoạchbằngcáchxácđịnhcácnhiệmvụnhỏcầnhoànthànhđểđạt mục tiêulớn

 Bước3 : C h u ẩ n b ị k i ế n t h ứ c , k ỹ n ă n g đ ể t h ự c h i ệ n t ố t c á c b ư ớ c đ ã đ ề r

a trong kế hoạch

 Bước 4:Tính toánthời gianhợplý

 Bước 5:Xácđịnhphươngpháptheo dõiquátrình hoànthành mụctiêu

3.4 Tránhxâydựngkếhoạch”đanhiệm”

“Đa nhiệm” (Multitask) có nghĩa là thực hiện nhiều việc cùng một lúc Nếubạnkhông có đủ năng lực chuyên môn thì Multitask không phù hợp với bạn Tốthơnhết, bạn nên chia nhỏ nhiệm vụ để từng bước hoàn thành Cùng với đó, việctậptrungvào cácnhiệm vụ đơn lẻsẽgiatănghiệuquảhơn

3.5 Điềuchỉnhđượctâmlý

Giữ cho bản thân thoải mái là một trong những cách đạt hiệu quả trong côngviệc.Vì lý do, nếu bạn có tinh thần thư giãn, không căng thẳng thì sẽ đưa ra cácquyếtđịnhchínhxác và hợplýhơn Dướiđâylànhữngcáchgiúp bạnđiềuchỉnh tâm lý:

 Cười:Hànhđộngnàygiúpbạngiảmcáchormonecăngthẳngvàgiatăngsựhạnh phúc.

 Thiền:Theonghiêncứu,thiềntrongthờigianítnhất10phútgiúpgiảitỏastress

 Ănsô côlađen:Thựcphẩm nàygiúpbạn giảmthiểucăngthẳng, mệtmỏi

4 Phươngphápquảnlýthờigianthôngminhcủangườithànhđạt

Trên thực tế, những người thành công đều biết cách sử dụng thời gian hợplý.Chúng ta có thể học hỏi kỹ năng này Một số phương pháp quản trị thời gianđượcngườithành đạt sửdụng là:

4.1 PhươngphápquảnlýthờigianM.I.T.(MostImportantTasks)

Most Important Tasks sẽ tập trung vào một số việc quan trọng nhất cần làmtrongngày Phương pháp này sẽ hỗ trợ bạn phân chia công việc hợp lý để tiết kiệmthờigian Những công việc ưu tiên nên thuộc nhóm Khẩn cấp & quan trọng ởtrong MaTrậnEisenhower

4.2 PhươngphápquảnlýthờigianbằngmatrậnEisenhower

Ma Trận Eisenhower là một mô hình bao gồm có 4 tiêu chí: Khẩn cấp vàkhôngkhẩncấp;Quantrọngvàkhôngquantrọng.Bạnnênsắpxếpcôngviệcdựatheomô hình này để ưu tiên các công việc quan trọng cần phải thực hiện ngay Ma trậnnàysẽhỗ trợviệcraquyếtđịnh và sửdụng thời gianhiệuquả

4.4 PhươngphápThe2-MinuteRule

Quy tắc này đã được tác giả David Allen đề cập trong cuốn Getting ThingsDone.Nội dung của phương pháp này là bạn không nên trì hoãn những việc có thểlàmdưới 2 phút Ngay lúc này, bạn thử liệt kê và làm ngay những việc có thể thựchiệntrongvòng 2 phút nhé!

4.5 PhươngphápBatching(Làmtheonhóm)

Batching là phương pháp được Tim Farris viết trong cuốn sách “Tuần làm việc4giờ” Phương pháp này khuyên bạn làm theo nhóm đối với những việc khôngquantrọng,chưacầnthiết

 Do:Yêu cầubạnthựchiệncôngviệc quantrọngngaytrướcmắt.

5.3Quytắc 40 – 30 – 20 – 10

Đây cũng là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả cũng như doanhnghiệphợp lý Áp dụng quy tắc 40 – 30 – 20 – 10, bạn nên dành 40% thời gian đểlàmnhữngviệcquantrọngnhất,30%thờigianthựchiệnnhữngviệcquantrọngthứ hai Tiếp theo, bạn dành 20% thời gian để làm những việc quan trọng thứ ba và10%thời gianthựchiệntấtcảmọi thứ kết hợp lại

6 Cáchquảnlýthờigianhiệuquảlàmviệctạinơicôngsở

Bạn nên áp dụng các bí quyết để tận dụng thời gian hiệu quả Đặc biệt, môitrườngcôngsởsẽcókhốilượngcôngviệclớnvàáplựcvềthờigian.Dođó,bạncầnchúýsắpxếp, quản lý côngviệcchophù hợp

6.1 Sắpxếpvàchianhỏcôngviệc

Tốt hơn hết, bạn nên sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên thực hiện Ngoài ra,bạncó thể chia mục tiêu lớn thành các nhiệm vụ nhỏ Việc hoàn thành từng bước sẽgiúptối ưuhóanăng suấtvàkhiếnbạn làmviệcchuyênnghiệp,hiệuquả hơn

6.3 Ghichúcáccôngviệcrõràng

Bạn sẽ làm việc chuyên nghiệp và khoa học hơn nếu ghi chú rõ ràng các côngviệccần thực hiện Hơn nữa, ghi chú rõ ràng sẽ giúp bạn gia tăng động lực hoànthànhnhiệm vụ Ngoài ra, bạn sẽ không bao giờ bỏ quên công việc hoặc trễdeadline nếunhưđã ghi chúđầyđủ, cụthể

6.4 Rènluyệncảithiệncáckỹnăng

Bên cạnh kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, bạn nên rèn luyện các kỹ năngvănphòng khác Gõ bằng 10 ngón sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian Sử dụngcôngcụ hỗ trợ hoặc nắm rõ cách tìm kiếm thông tin cũng góp phần nâng cao năngsuấtlàm việc Ngoài ra, các kỹ năng chuyên môn cao sẽ hỗ trợ bạn giải quyết vấnđềhiệuquả hơn

6.5 Sửdụngphầnmềmquảnlýcôngviệc

Hiệnnay,phầnmềmquảnlýcôngviệcrấtphổbiến.Dođó,bạnhoàntoàncóthểsử dụngcác ứng dụng quản lý công việc để tiết kiệm thời gian Một trong các phầnmềmbạn nêndùng thửđólàfTodolistcủaFastdo

Công cụ này cho phép bạn thiết lập công việc và quản lý các nhiệm vụ hoànthànhtrong ngày một cách hiệu quả Qua đó, bạn có thể bố trí thời gian sao cho tốiưunhất để công việc hoàn thành đúng hạn Ngoài ra, bạn có thể check-in hoặcCheck-out công việc với team, công ty dễ dàng Ứng dụng còn có chức năng thống kê kếtquả công việc cá nhân,phòng ban, đội nhóm để bạn lấy đó làm động lực cho cáctask tiếptheo