Em cũng xin chân thành cảm ơn đến Giảng viên: Lê Quang Thắng, người đã giúp đỡ và hướng dẫn em trong suốt quá trình học tập học phần Quản trị nhân lực trong học kì vừa rồi, tạo cho em nh
Trang 1H ỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG
-
BÀI TI ỂU LUẬN
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Văn Ninh – STT 93
MSV: B18DCQT103 Môn: Quản lý dự án đầu tư – Nhóm 02 Giảng viên hướng dẫn: Lê Quang Thắng
Trang 2M ỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 2
ĐỀ THI TIỂU LUẬN 3
V ẬN DỤNG VÀO MỘT DỰ ÁN CỤ THỂ? 4
D Ự ÁN CỤ THỂ? 7
KẾT LUẬN 20 DANH M ỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 21
Trang 3LỜI CẢM ƠN
kiện cho chúng em có thể hoàn thành bài tiểu luận của mình một cách ưu ái nhất, trong thời gian dịch Covid-19 đang hoành hành trên khắp cả nước Đấy là sự động viên rất lớn để có thể kịp với quá trình học tập của chúng em
Em cũng xin chân thành cảm ơn đến Giảng viên: Lê Quang Thắng, người đã giúp
đỡ và hướng dẫn em trong suốt quá trình học tập học phần Quản trị nhân lực trong học kì vừa rồi, tạo cho em những tiền đề, những kiến thức để tiếp cận vấn đề, phân tích giải quyết vấn đề để em có thể có kiến thức sâu hơn đối với môn học, nhờ đó mà em hoàn thành bài luận của mình được tốt hơn
Những kiến thức mà em được học hỏi là hành trang ban đầu cho quá trình làm việc của em sau này Em xin gửi tới thầy lời chúc thành công hơn nữa trên con đường sự nghiệp của mình
Em xin chân thành cảm ơn!
Trang 4ĐỀ THI TIỂU LUẬN
Mục tiêu của việc lập kế hoạch dự án là gì? Khi lập kế hoạch cần huy động những
một dự án cụ thể?
C âu 3:
Xây dựng ý tưởng khởi nghiệp một dự án kinh doanh có khả thi theo quy trình quản
Trang 5PHẦN NỘI DUNG
C âu 1: Phân tích vai trò quản lý nhân lực nhóm trong quản lý dự án đầu tư? Để có
m ột đội ngũ dự án tốt bạn cần làm gì? Vận dụng vào một dự án cụ thể?
a) Phân tích vai trò quản lý nhân lực nhóm trong quản lý dự án đầu tư?
Trong quản lý dự án đầu tư, thì quản lý nhân lực nhóm có vai trò vô cùng quan trọng Con người luôn là nguồn lực quan trọng bậc nhất quyết định sự thành công của mỗi dự án
Sử dụng hiệu quả nguồn lực này sẽ dẫn tới việc sử dụng được tốt nhất các nguồn lực còn lại trong quá trình thực hiện dự án
Làm việc theo nhóm là một phương thức làm việc tập thể, đem lại hiệu quả cao, phát huy được khả năng của mỗi cá nhân cũng như sức mạnh của tập thể Trong nhiều hoạt động của dự án nếu không có tổ chức nhóm làm việc thì không thể giải quyết được vấn đề và hoàn thành được nhiệm vụ Những ví dụ đơn giản về tổ chức làm việc nhóm trong công tác xây dựng, lắp ráp các thiết bị máy móc,… nếu không có sự chung sức của tập thể, của mỗi
cá nhân thì chắc chắn sẽ không thể làm được Có thể coi các trưởng nhóm của dự án là một nhóm, các thành viên trong từng nhóm nhỏ là các nhóm khác Các trưởng nhóm trong nhóm phải phối hợp chặt chẽ với nhau trong công việc hàng ngày để hoàn thành nhiệm vụ của đơn vị, của tổ chức
Làm việc nhóm sẽ khắc phục được các khó khăn, hạn chế, yếu điểm của từng cá nhân trong nhóm, tạo điều kiện cho mỗi cá nhân phát triển năng lực, sở trường của mình
được tổ chức tốt, phân công nhiệm vụ phù hợp với từng cá nhân chắc chắn kết quả làm việc
sẽ tốt hơn, các cá nhân có điều kiện đi sâu vào công việc chuyên môn của mình Qua làm việc nhóm mỗi cá nhân cũng sẽ học tập và chia sẻ những kiến thức, kinh nghiệm của mình với các đồng nghiệp
Qua làm việc nhóm mỗi cá nhân trong nhóm phát triển được tinh thần làm chủ tập thể, ý thức mình vì mọi người, mọi người vì mình, chia sẻ quyền lợi và trách nhiệm trong nhóm Mỗi cá nhân trong nhóm cũng có vai trò tác động đến các thành viên nhóm phấn đấu
vì mục đích và nhiệm vụ chung của đơn vị, tổ chức
Một nhóm làm việc gắn bó cũng sẽ tạo nên môi trường tâm lý thuận lợi cho thực hiện công việc và phát triển mối quan hệ tình cảm tốt đẹp, gần gũi, sống chân thành và cởi mở với nhau Đây là một trong những yếu tố đáp ứng nhu cầu tình cảm của mỗi người, vì thế có vai trò rất quan trọng để động viên từng cá nhân và thúc đẩy sự phát triển của nhóm, làm cho các cá nhân trong nhóm ngày càng gắn bó hơn trong công việc và cả trong cuộc sống hàng ngày
Một nhóm được tổ chức tốt, có mục đích rõ ràng, phân công nhiệm vụ phù hợp sẽ làm cho mọi thành viên nhóm tôn trọng lẫn nhau, tôn trọng mục đích nhiệm vụ nhóm, phát huy được tính dân chủ và kích thích các cá nhân trong nhóm tích cực làm việc sáng tạo, chủ động để có nhiều đóng góp cho nhóm
Trang 6Có thể nói làm việc nhóm đem lại lợi ích cho cả cá nhân và tập thể Cá nhân có điều kiện đóng góp và phát triển năng lực, kích thích suy nghĩ, làm việc sáng tạo Tập thể phát triển tạo được sức mạnh tổng hợp, tập hợp được trí tuệ và nguồn lực, giải quyết được các khó khăn tưởng chừng như không giải quyết được và hoàn thành tốt nhiệm vụ, đồng thời
là chỗ dựa tinh thần tin cậy cho mỗi cá nhân trong nhóm làm việc
b) Để có một đội ngũ dự án tốt bạn cần làm gì?
Đội ngũ dự án là một tập thể các cán bộ nhân viên trực tiếp thực hiện các công việc của dự án Đội ngũ dự án được thành lập trong thời gian tồn tại của dự án
Đội ngũ dự án tốt là một tập thể có cùng mục tiêu, làm việc ăn ý, các thành viên trong dự án hỗ trợ lẫn nhau trong suốt quá trình tham gia dự án
Để xây dựng một đội ngũ dự án tốt, nhà quản lý cần tuân theo quy tắc sau:
+ Tạo ra quyền lợi và trách nhiệm ngang bằng và cân đối giữa các thành viên trong đội ngũ dự án Bố trí nhân sự đúng người, đúng việc tạo ra hứng khởi làm việc và mong muốn gắn bó lâu dài cho các thành viên Dành thời gian quan sát để đánh giá năng lực làm việc của từng “cá thể” trong đội ngũ để sắp xếp, giao việc cho phù hợp Điều này không chỉ giúp tạo động lực, hứng khởi cho nhân viên mà còn giúp nâng cao hiệu quả, năng suất công việc
+ Tạo sự khích lệ và ràng buộc giữa các thành viên
+ Có sự chỉ đạo và giúp đỡ của lãnh đạo dự án, dung hòa các mối quan hệ giữa các thành viên trong dự án
Để phát triển và lãnh đạo đội ngũ dự án tốt bạn cần có biện pháp đào tạo và khuyến khích sự phát triển của thành viên đội ngũ dự án Bạn có thể áp dụng các biện pháp giám sát khác, tùy thuộc vào nguồn lực điều kiện cụ thể của dự án
Văn hóa và tinh thần đội ngũ là yếu tố khuyến khích hoặc hạn chế sự phát triển của các thành viên trong dự án Đồng thời trong quá trình quản lý dự án, các nhà quản lý dự án cần chủ ý tới các mâu thuẫn và xung đột của các thành viên trong đội ngũ dự án để có biện phát khắc phục kịp thời
Quan tâm chăm lo đời sống nhân viên bằng cách thể hiện sự quan tâm chăm lo đến đời
sống tinh thần của các thành viên trong đội ngũ dự án Ví dụ: Tổ chức sinh nhật, tặng quà dịp lễ tết, thăm hỏi khi ốm đau, trao quà cho con em họ có những thành tích cao trong học tập… Những hành động này tuy nhỏ nhưng đã phần nào thể hiện được sự quan tâm của nhà quản lý, đó là những yếu tố tuy nhỏ nhưng có tác động rất lớn đến quyết định của đội ngũ trong dự án
c) Vận dụng vào một dự án cụ thể?
Dự án xây dựng trường học cho các em nhỏ ở miền núi, vùng quê nghèo Trước hết,
để có thể bắt đầu thực hiện dự án, người quản lý phải lên kế hoạch phân chia nguồn nhân
Trang 7lực đang có thành các nhóm với từng nhiệm vụ, từng chức năng cụ thể để có thể tối ưu công việc tốt nhất có thể Như phân thành các nhóm:
+ Nhóm đi xin sự hỗ trợ từ các nhà hảo tâm
+ Nhóm lên trên miền núi để xin sự phối hợp của cơ quan xã, thôn để có thể có được
sự cấp phép cho xây dự trường học
+ Nhóm lo về nguyên vật liệu để xây trường học
+ Nhóm có vai trò thuê xe vận chuyển nguyên vật liệu lên địa điểm xây nhà
Trang 8Câu 2: M ục tiêu của việc lập kế hoạch dự án là gì? Khi lập kế hoạch cần huy động
nh ững bên tham gia nào? Trình bày các bước trong công tác lập kế hoạch dự án?
V ận dụng vào một dự án cụ thể?
a) Mục tiêu của việc lập kế hoạch dự án là gì?
Mục tiêu của việc lập kế hoạch dự án:
+ Lập kế hoạch giúp đưa ra được hướng đi cụ thể để đạt được mục tiêu, cách thức đạt được mục tiêu của dự án: khi liệt kê các công việc dự án cần làm, cần hướng tới việc thực hiện mục tiêu của dự án
+ Lập kế hoạch giúp dự án gắn mục tiêu với thời gian cụ thể Một dự án cần phân bổ thời gian hợp lí để có thể thực hiện được nhiều mục tiêu hiệu quả nhất mà vẫn đảm bảo đủ thời gian cho tất cả các công việc của dự án
+ Đưa ra những phương án tối ưu nhất thực hiện các công việc đã được lên kế hoạch, giúp xác định tính khả thi Việc lập kế hoạch sẽ giúp nhà quản lí giảm được sự chồng chéo và những hoạt động làm lãng phí nguồn lực của dự án
+ Khi lập kế hoạch, những mục tiêu đã được xác định, những phương thức tốt nhất để đạt mục tiêu được lựa chọn, vì vậy, nguồn lực được sử dụng một cách có hiệu quả trả giảm thiểu chi phí do được chủ động phân bổ vào các hoạt động hiệu quả và phù hợp
+ Lập kế hoạch sẽ thiết lập được những tiêu chuẩn, tạo điều kiện cho công tác kiểm tra đạt hiệu quả cao
+ Đưa ra những phương án đối phó với các trường hợp rủi ro sẽ gặp phải
+ Giúp cho người quản lý có kế hoạch để tiếp tục vận hành công việc của mình nếu gặp phải những trường hợp hợp bất trắc
+ Cho cái nhìn tổng quát về tương lai, nhưng thay đổi sẽ gặp phải và những tác động ảnh hưởng đến dự án
+ Giúp cho việc kiểm soát các khâu dễ dàng hơn, để đưa ra kế hoạch phối hợp sao cho nhịp nhàng nhất
+ Lập kế hoạch là công việc quan trọng đối với mỗi dự án cũng như với mỗi nhà quản
lí
+ Nếu không có kế hoạch thì nhà quản lí có thể không biết tổ chức, khai thác con người
và các nguồn lực khác một cách có hiệu quả, thậm chí sẽ không có được một ý tưởng
rõ ràng về cái họ cần thực hiện
+ Mục tiêu cuối cùng là giúp đạt được mục tiêu đề ra nhanh nhất có thể
b) Khi lập kế hoạch cần huy động những bên tham gia nào?
Khi lập kế hoạch dự án thì mỗi bên tham gia đều có những vai trò, trách nhiệm, tầm ảnh hưởng khác nhau bao gồm các bên: Người quản lý dự án, Tổ dự án, Ban lãnh đạo, Các nhóm chuyên môn, Người tài trợ dự án, Khách hàng
Trong đó:
Trang 91 Người quản lý dự án: Người quản lý dự án chịu trách nhiệm về toàn bộ dự án như
lập kế hoạch, bắt đầu, thực hiện, giám sát và kết thúc
Ngoài ra người quản lý dự án còn một số trách nhiệm chung:
+ Xây dựng kế hoạch và thực hiện dự án: Từ đầu đến cuối của mọi dự án sẽ được người quản lý dự án phác thảo qua một bản kế hoạch về cách dự án khởi đầu, cách chúng sẽ được xây dựng và cách chúng sẽ hoàn thành Ví dụ, tập hợp ý kiến từ các phòng ban về yêu cầu xây dựng chức năng của phần mềm Sau đó phác thảo kế hoạch chi tiết mỗi bước thực hiện, yêu cầu với mỗi chức năng cần có…
+ Quản lý các bên liên quan của dự án, quản lý nguồn lực: Họ phải nắm rõ công việc từng thành viên trong team và đảm bảo rằng mọi người trong team đều biết và thực hiện vai trò của mình Họ cũng phải thường xuyên họp nhanh với nhà cung cấp phần mềm, nắm bắt và báo cáo tình hình những việc đã hoàn thành với ban giám đốc, những việc đang gặp vấn đề, để đảm bảo mọi người đều hiểu đúng tình hình dự án + Quản lý ngân sách, tiến độ và chất lượng dự án: Mỗi dự án thường có ngân sách và khung thời gian Công việc của quản lý trị dự là lập kế hoạch, tổ chức quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra
2 Người tài trợ dự án: là đơn vị hay tổ chức chịu trách nhiệm cấp tiền cho dự án Có
quyền quyết định cho dự án có được tiếp tục thực hiện hay tạm dừng dự án
- Trong hoặc trước khi bắt đầu dự án, nhà tài trợ:
+ Bổ nhiệm người quản lý dự án
+ Thiết lập mục tiêu của dự án và đảm bảo rằng những mục tiêu này được đáp ứng một cách tốt nhất
+ Cung cấp thông tin liên quan đến phạm vi ban đầu của dự án
+ Xác định sự ưu tiên giữa các ràng buộc (nếu không hành không cung cấp thứ tự ưu tiên này)
+ Cung cấp thông tin giúp phát triển điều lệ dự án
+ Đặt mức độ ưu tiên giữa các dự án
- Trong quá trình lập kế hoạch dự án, nhà tài trợ:
+ Cung cấp cho nhóm dự án thời gian để lập kế hoạch
+ Xác định rủi ro
+ Xác định các báo cáo cần thiết dành cho cấp quản lý để giám sát dự án
+ Cung cấp đánh giá chuyên gia
+ Phê duyệt kế hoạch quản lý dự án cuối cùng
- Trong quá trình thực hiện dự án và giám sát và kiểm soát dự án, nhà tài trợ:
+ Hỗ trợ những nỗ lực của quản lý dự án
+ Bảo vệ dự án khỏi những ảnh hưởng và thay đổi bên ngoài
+ Thực thi chính sách chất lượng
Trang 10+ Cung cấp đánh giá chuyên gia
+ Giúp đánh giá sự đánh đổi/lựa chọn trong quá trình nén tiến độ bằng phương pháp crashing, fast tracking, hoặc đánh giá lại
+ Giải quyết các xung đột vượt ra ngoài tầm kiểm soát của Giám đốc dự án
+ Phê duyệt, từ chối hoặc trì hoãn các thay đổi hoặc ủy quyền cho ban kiểm soát thay đổi (CCB) thực hiện việc đó
+ Có thể chỉ đạo rằng một đánh giá chất lượng cần được thực hiện
+ Làm việc với Quản lý dự án để theo dõi tiến độ
- Trong thời gian kết thúc dự án, nhà tài trợ:
+ Cung cấp sự chấp nhận chính thức của các giao phẩm (nếu họ là khách hàng)
+ Cho phép chuyển giao hiệu quả và tích hợp các giao phẩm cho khách hàng
+ Hỗ trợ thu thập hồ sơ lịch sử, bài học kinh nghiệm từ dự án
3 Tổ dự án: là tập thể hỗ trợ cho người quản lý dự án có thể thực hiện thành công dự
án một cách hiệu quả nhất
4 Khách hàng: là tập thể hay cá nhân thụ hưởng kết quả của dự án, người sử dụng
cuối cùng của hệ thống Có quyền đặt ra các yêu cầu, cử người để hỗ trợ dự án Là người chủ yếu nghiệm thu kết quả của dự án Khách hàng có quyền:
+ Phát biểu yêu cầu
+ Hỗ trợ cho tổ dự án đủ thông tin để đảm bảo dự án thành công
+ Xét duyệt, nghiệm thu và ký nhận sản phẩm bàn giao sau khi dự án hoàn thành
5 Ban lãnh đạo dự án: là cá nhân hoặc tập thể có quyền bổ nhiệm người quản lý dự
án và tổ dự án Ban lãnh đạo có vai trò trong việc phê duyệt mục địch và mục tiêu của dự án
6 Các nhóm chuyên môn: Các nhóm chuyên môn được điều động để tham gia khi
dự án hình thành và giải tán khi dự án kết thúc Các nhóm này có vai trò cung cấp
chuyển giao và các ước lượng
c) Trình bày các bước trong công tác lập kế hoạch dự án?
- Lập kế hoạch dự án được xây dựng qua 4 bước:
+ Xác định mục tiêu của dự án
+ Xác định thời gian chuyển giao
Trang 11Các bên liên quan có thể là:
+ Nhà tài trợ
+ Nhóm dự án tạo ra sản phẩm cuối cùng Họ tham gia vào nhiều khía cạnh quan trọng như phát triển, thiết kế, v.v nhưng không phê duyệt dự án
+ Các end-user
+ Các nhà phân tích rủi ro, chuyên gia mua hàng, v.v
Khi đã biết các bên liên quan là ai, nhà quản lý cần tìm hiểu nhu cầu của họ và từ đó thiết lập ra các mục tiêu Các cách để có thể khai thác thông tin từ các bên liên quan có thể
là tổ chức cuộc họp, gặp gỡ 1-1 hoặc thực hiện các cuộc khảo sát
Một dự án có thể có nhiều mục tiêu nhưng phải đảm bảo rằng các mục tiêu tuân theo quy chuẩn SMART (Specific - cụ thể; Measurable - có thể đo lường; Attainable - có thể đạt được; Realistic - thực tế; Timely - có thời gian cụ thể)
- Xác định thời gian chuyển giao
Trong quản lý dự án, có những mốc thời gian ghi nhận sự giao nhận/ cung cấp sản phẩm, dịch vụ giữa khách hàng và công ty Những mốc thời gian này được gọi là Deliverable Việc chuyển giao sản phẩm có thể được coi là những dự án nhỏ trong dự án lớn
Đối tượng của sự chuyển giao có thể là hàng bên ngoài hoặc các bên liên quan trong
dự án Sản phẩm giao nhận cũng rất đa dạng Đó có thể là phần mềm, tài liệu thiết kế, chương trình đào tạo hoặc các tài sản khác được yêu cầu trong kế hoạch dự án
Để có thể quản lý thời gian chuyển giao hiệu quả, nhà quản lý có thể áp dụng những lời khuyên sau:
+ Xác định sản phẩm bàn giao và các yêu cầu của các bên liên quan
+ Đảm bảo các yêu cầu đáp ứng mô hình SMART
+ Phân chia các sản phẩm bàn giao thành các giai đoạn để có thể theo dõi dễ dàng hơn + Xác định các số liệu đo lường mức độ chấp nhận của mỗi lần bàn giao (VD: số lượng, chất lượng, tình chất sản phẩm, ) Điều này sẽ giúp tránh những thay đổi trong việc cung cấp sau này
+ Xác định rõ thời gian bàn giao và nên gắn thời gian bàn giao với các mốc quan trọng của dự án để đảm bảo theo dõi tốt hơn
- Xác định lộ trình dự án
+ Ngoài mốc thời gian đã xác định của ngày bắt đầu dự án và ngày kết thúc dự án, người quản lý dự án cần phải đưa ra được các mốc thời gian cụ thể của từng giai đoạn trong dự án để đảm bảo tiến độ của dự án Lộ trình càng chi tiết, nhà quản lý dự án càng dễ dàng theo dõi tiến độ của nhóm mình quản lý và đồng thời các bên liên quan cũng có thể chủ động nắm bắt được lộ trình chung
+ Lộ trình dự án được tạo lập qua 4 bước: