TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ SÀI GÒN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH NGHIỆP VỤ NGOẠI THƯƠNG BÀI TIỂU LUẬN CHỦ ĐỀ NGHỆ THUẬT ĐÀM PHÁN CỦA CÁC NƯỚC CHÂU PHI Giảng viên hướng dẫn Th S Nguyễn Thị Tuyết Nhung Tên thà.
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ SÀI GÒN
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
NGHIỆP VỤ NGOẠI THƯƠNG
BÀI TIỂU LUẬN
CHỦ ĐỀ: NGHỆ THUẬT ĐÀM PHÁN CỦA CÁC
NƯỚC CHÂU PHI
Giảng viên hướng dẫn: Th.S Nguyễn Thị Tuyết Nhung
Tên thành viên nhóm 8:
1 Phạm Văn Toàn DH71905124_D19_MAR03
2 Lê Khả Ái DH71905609_D19_TC02
3 2 Cao Quốc An DH71901199_D19_TC02
4 Đinh Thị Ngọc Anh DH71905470_D19_TC02
5 Phạm Lê Khang DH71905598_D19_TC02
6 Nguyễn Thanh Nga DH71904998_D19_TC02
7 Hồ Trần Trường Ngân DH71905611_D19_TC02
8 Huỳnh Nguyễn Trúc Vy DH71905053_D19_TC02
9 Nguyễn Thị Tuyết Xuân DH71900704_D19_TC02
10 Võ Thị Như Ý DH71900193_D19_TC02
Trang 2MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: LỜI MỞ ĐẦU 4
CHƯƠNG 2: NỘI DUNG CHÍNH 5
I NHỮNG NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG ĐÀM PHÁN 5
1 Khái niệm về đàm phán. 5
2 Những nguyên tắc cơ bản trong đàm phán. 5
II NHỮNG SAI LẦM CẦN TRÁNH TRONG ĐÀM PHÁN 7
1 Không hiểu rõ đối tác. 7
2 Không có kế hoạch cụ thể. 7
3 Bộc lộ cảm xúc bột phát cá nhân. 7
4 Không biết cách lắng nghe. 7
5 Không bao giờ lùi bước. 8
6 Tìm cách áp đảo đối tác. 8
7 Không chú ý đến thời gian và không gian. 8
8 Đàm phán dựa vào trực giác. 8
9 Đưa ra tối hậu thư. 8
10. Không xây dựng mối quan hệ. 9
11. Sợ phạm lỗi 9
12 Chỉ tập trung vào lợi ích của riêng mình. 9
13. Lạc quan quá mức, tự tin quá mức. 9
14. Cố nhanh chóng đạt được thoả thuận. 9
15. Nhanh chóng nhượng bộ cho được việc. 10
16. Đàm phán chỉ là việc mặc cả về giá. 10
III CÁC KIỂU ĐÀM PHÁN 10
1 Đàm phán theo kiểu “mặc cả lập trường”. 10
1.1 Đàm phán kiểu Mềm (Soft negotiation) 10
1.2 Đàm phán kiểu Cứng (Hard negotiation) 10
2 Đàm phán theo kiểu nguyên tắc (Co-operative Nagotiation) 11
IV NGHỆ THUẬT ĐÀM PHÁN CỦA CÁC NƯỚC CHÂU PHI 12
1 Văn hóa trong giao tiếp kinh doanh của người Nam Phi. 12
1.1 Vấn đề chào hỏi 12
1.2 Vấn đề giờ giấc 12
1.3 Văn hóa đàm phán 12
Trang 31.5 Ngôn ngữ 13
1.6 Mời tiệc 13
1.7 Trang phục 13
1.8 Quà cáp 13
2 Phong cách đàm phán của người Nam Phi. 13
3 Nghệ thuật trong quá trình đám phán với người Nam Phi. 14
3.1 Giai đoạn tiền đàm phán 14
3.2 Giai đoạn đàm phán 14
a Thái độ và phong cách 14
b Chia sẻ thông tin 15
c Tốc độ đàm phán 15
d Thương lượng 15
e Đưa ra quyết định 16
3.3 Giai đoạn hậu đàm phán 16
Thỏa thuận và ký hợp đồng 16
4 Một số lưu ý khi đàm phán với người Nam Phi. 17
4.1 Cách xưng hô 17
4.2 Giao tiếp ban đầu 17
4.3 Sử dụng danh thiếp 18
4.4 Mối quan hệ và sự tôn trọng 18
a Mối quan hệ 18
b Sự tôn trọng 18
CHƯƠNG 3: KẾT LUẬN 19
TÀI LIỆU THAM KHẢO 20
Trang 4CHƯƠNG 1: LỜI MỞ ĐẦU
Thế giới ngày càng phát triển, qua đó dẫn đến sự hội nhập kinh tế giữa các nước diễn ra một cách rất sôi nổi và quá trình đàm phán trong kinh doanh là một quá trình rất quan trọng và không thể thiếu Đàm phán không chỉ diễn ra ở các công ty, doanh nghiệp, giữa các quốc gia mà còn có thể diễn ra trong cuộc sống hằng ngày của chúng ta
Nghệ thuật đàm phán là kỹ năng thuyết phục trong quá trình trao đổi dựa trên nền tảng đôi bên cùng có lợi Đây được coi là một phương tiện giúp người lãnh đạo thuyết phục được sự đồng thuận hợp tác của đối phương
Francois de Cailere – Một nhà đàm phán và thương thuyết nổi tiếng khẳng định: “Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải là người mềm dẻo như ngọn cỏ và cũng phải cứng rắn như một khối đá Người đó phải có phản xạ ứng xử nhanh nhạy và phải là người biết lắng nghe, lịch sự và có thể đem lại cảm giác dễ chịu cho đối tác Song đồng thời cũng phải biết tranh luận, thuyết phục bằng cách biết hé lộ, đưa ra những thông tin có vẻ là bí mật đối với người khác”
Vậy làm thế nào để có một quá trình đàm phán thành công và các quốc gia sẽ có những nghệ thuật nào để có cho mình một cuộc đàm phán tốt đẹp?
Sau đây, chúng ta hãy cùng tìm hiểu và phân tích nghệ thuật đàm phán của các nước Châu Phi đặc biệt là Nam Phi
Trang 5CHƯƠNG 2: NỘI DUNG CHÍNH
I NHỮNG NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG ĐÀM PHÁN
1 Khái niệm về đàm phán
- Đàm phán là quá trình tiến hành trao đổi, thảo luận giữa 2 hay nhiều bên để đạt được những thỏa thuận
- Quá trình đàm phán diễn ra khi có những mâu thuẫn, hoặc những mối quan tâm chung cần giải quyết
- Đàm phán được thực hiện khi và chỉ khi cần sự thống nhất về quyền và lợi ích giữa các bên
- Quá trình đàm phán có thể diễn ra trong thời gian ngắn (thương lượng), hoặc trong thời gian dài lên tới hàn năm trời
2 Những nguyên tắc cơ bản trong đàm phán
- Đàm phán là một việc tự nguyện: Không ai có thể bắt buộc người khác tham gia đàm
phán với mình nếu họ không đồng ý Không phải cuộc đàm phán nào cũng có thể kết thúc bằng thỏa thuận dù mục đích cuối cùng của hoạt động này là các bên đạt được thỏa thuận chung Không đạt được thỏa thuận chưa chắc đã là kết quả xấu, đôi khi nó lại là
sự may mắn
- Phải có ít nhất một trong các bên muốn thay đổi thỏa thuận hiện tại và tin rằng sẽ đạt được mong muốn đó
- Chỉ xảy ra khi các bên cùng hiểu rằng những quyết định được hình thành trên cơ sở thỏa thuận chung chứ không phải là quyết định đơn phương
- Thời gian là một trong những yếu tố quyết định trong đàm phán: Không có quy
định về thời gian diễn ra cuộc đàm phán, nhưng tốt nhất là nên tổ chức vào buổi sáng
Sẽ không lịch sự nếu ấn định cuộc đàm phán vào sáng sớm tinh mơ hay tối muộn Hãy tránh đi trễ, nếu không sẽ bị xem là không chuyên nghiệp, thậm chí bị đối tác quy kết là thiếu tôn trọng họ
- Cuộc đàm phán thành công là cuộc đàm phán có các bên cùng đạt được mong
muốn trong phạm vi nào đó: người đàm phán cần bảo vệ lợi ích của mình, trong phạm
vi đã được xác định có thể tìm được lợi ích càng nhiều càng tốt, mặt khác, bất cứ nhà dàm phán nào cũng phải thỏa mãn nhu cầu thấp nhất của đối tác Nếu không làm được điều đó, cuộc đàm phán sẽ bị phá vỡ
Trang 6- Phẩm chất, năng lực, kỹ năng, thái độ và tình cảm của những người trên bàn đàm phán
có ảnh hưởng quyết định đến tiến trình đàm phán.s
- Im lặng và lắng nghe: Trên bàn đàm phán, thường gặp hai dạng: một nói quá nhiều,
hai nói quá ít Không có trường hợp nào là tốt cả Hãy tuân theo nguyên tắc 70/30 - lắng nghe 70% thời gian và nói 30% thời gian còn lại Hãy chuẩn bị những câu hỏi cần thiết, đặt ra cho đối phương và im lặng lắng nghe Nên sử dụng các câu hỏi mở để khai thác được nhiều thông tin hơn
- Hãy nói về lợi ích của đối phương: Chắc rằng ai cũng mong muốn đi đến kết quả
đàm phán Win – Win Để làm được điều đó những nhà thương thuyết giỏi biết cách nhìn tình huống dưới con mắt của đối phương Không chỉ chăm chăm hướng đến lợi ích mình
mà còn phải làm hài lòng đối phương Rõ ràng khi họ cảm thấy thoải mái họ sẽ có khuynh hướng đáp ứng yêu cầu của bạn dễ dàng hơn Nhưng mọi thứ đều có chừng mực của nó, đừng sa đà quá mà gây ra thiệt hại cho bản thân mình
- Nhẹ nhàng giải quyết tình huống: Chỉ nghe đến hai từ “đàm phán” thôi người ta đủ
hình dung ra tính chất căng thẳng, nghiêm trọng của vấn đề Trong đàm phán, người nào làm chủ được thời gian và kiên nhẫn hơn sẽ có lợi thế hơn Sự bình tĩnh của bạn có thể tác động tới đối phương vì họ sẽ tin rằng bạn đang không phải chịu áp lực nào để đàm phán thương vụ này
- Đặt câu hỏi một cách tự tin: Sau khi nhận được lời đề nghị đàm phán thương lượng,
hãy mở đầu bằng cách đặt câu hỏi nhưng phải đảm bảo giọng nói bạn rõ ràng, dễ nghe Bạn càng có nhiều dữ liệu về quan điểm của họ, bạn càng có nhiều mảng miếng để tiếp tục cuộc trò chuyện Theo những câu hỏi đặt ra giúp bạn hiểu vì sao họ lại ở vị trí hiện tại Những câu trả lời khiến bạn dễ đánh giá đúng hơn về quan điểm của họ căn cứ theo giọng nói, tốc độ nhanh chậm và âm lượng giọng nói
- Hướng đến kết quả tốt nhất: Những nhà đàm phán thành công là những người lạc
quan Giữ mình luôn ở trong trạng thái lạc quan, nhẹ nhàng là bạn đã đi được nửa đường tới một cuộc đàm phán thành công Chiến lược để đạt được kết quả tốt hơn là khởi đầu với một tư thế tích cực Người nào nhắm tới kết quả cao hơn sẽ làm tốt hơn
Trang 7II NHỮNG SAI LẦM CẦN TRÁNH TRONG ĐÀM PHÁN
- Kỹ năng đàm phán được đánh giá là cực kì quan trọng, cần thiết đối với tất cả chúng
ta, nhất là trong lĩnh vực kinh doanh Tuy nhiên, không phải nhà đàm phán nào cũng là thiên tài bẩm sinh mà cần phải trải qua rèn luyện và trải nghiệm thực tế Tuy nhiên trong quá trình đàm phán vẫn có thể mắc một số lỗi thông thường Chúng ta cần phải tránh để đảm bảo cuộc đàm phán thành công và đạt được
mục đích của mình
1 Không hiểu rõ đối tác
- Việc tìm hiểu rõ thông tin về đối tác là điều kiện bắt buộc đối với một nhà đàm phán Việc bạn không chuẩn bị trước khi đàm phán cho thấy bạn không dành cho đối tác sự tôn trọng Bên cạnh đó, việc không tìm hiểu rõ đặc tính kinh doanh, phương pháp đàm phán cũng như điểm mạnh, điểm yếu của đối tác, nhất là các đối tác quốc tế có thể khiến cuộc đàm phán thất bại ngay từ những phút đầu tiên
2 Không có kế hoạch cụ thể
- Cuộc đàm phán không có kế hoạch cụ thể định trước sẽ không đem lại kết quả như mong muốn, có khả năng đi sai hướng và sẽ đặt bản thân vào tình thế bất lợi rõ rệt Hãy xác định rõ ràng được mục tiêu của mình là gì để đưa ra những phương án thích hợp, kế hoạch rõ ràng, đảm bảo cho một cuộc đàm phán “thắng lợi”
3 Bộc lộ cảm xúc bột phát cá nhân
- Sẽ có nhiều đối tác từ chối thẳng thừng hoặc có thể cáu gắt vì không đồng ý với những điều kiện công ty bạn mang lại Đây là những tình huống thường gặp khi ngồi trên bàn đảm phán, vì vậy nếu gặp trường hợp bạn hãy cư xử thật khéo léo và lịch sự, đừng tỏ ra chán nản và khó chịu với khách hàng Bởi như vậy rất dễ đem lại thất bại cho cuộc nói chuyện, tệ hơn nữa họ có thể đánh giá bạn là người không lịch sự và không đáng tin tưởng để hợp tác
4 Không biết cách lắng nghe
- Trong kinh doanh hiện nay, nhiều người vẫn lầm tưởng rằng đàm phán là quá trình thuyết phục và thiên về khả năng nói Họ đã quên rằng việc thuyết phục sẽ trở nên rất khó khăn khi không dự đoán trước được tâm ý của người mà bạn đang cố gắng để thuyết phục Bởi thế, họ đã đánh mất nhiều cơ hội để hiểu rõ được yêu cầu và mục đích của đối tác
Trang 85 Không bao giờ lùi bước
- Trong đàm phán, sẽ có đôi lúc cuộc thương lượng đi vào bế tắc vì bất đồng quan điểm cũng như không thể dung hòa lợi ích của hai bên Vì vậy, bạn cần linh hoạt những phương án “tác chiến” thích hợp chứ đừng khăng khăng giữ nguyên ý kiến ban đầu của mình Làm như vậy sẽ khiến cho đối tác cảm thấy bạn không có thiện ý hợp tác từ đó gây thất bại cho lần đàm phán thương thuyết này mà còn tạo ra định kiến và báo trước thất bại cho cả những lần đàm phán sau
6 Tìm cách áp đảo đối tác
- Trong mọi cuộc đàm phản, bạn không nên có những lời lẽ, cử chỉ mang tính áp đảo gây dạy bảo đối tác mà nên tự đặt mình là người thể hiện tinh thần học hỏi khi đàm phán Việc gây áp đảo sẽ gây mất cảm tình, khó chịu cho đối tác Điều này không chỉ khiến cuộc đàm phán bị đổ vỡ mà còn là dấu chấm hết cho những lần hợp tác tiếp theo
7 Không chú ý đến thời gian và không gian
- Trong quá trình đàm phán, không có quy định cụ thể nào về thời gian diễn ra cuộc đàm phán, nhưng tốt nhất là bạn nên tổ chức vào buổi sáng bởi lúc đó mọi người sẽ có tinh thần thoải mái và phấn khởi trước khi bước vào bàn thương lượng Thông thường, một buổi đàm phán kéo dài khoảng 2 tiếng, nếu đàm phán diễn ra dài hơn, cần phải có thời gian nghỉ giải lao ít nhất 30 phút, đó cũng là lúc bạn có thời gian suy nghĩ thêm về các quyết định của mình
8 Đàm phán dựa vào trực giác
- Trong thực tế, rất nhiều lúc bạn bị gây áp lực để đưa ra quyết định ngay lập tức, lúc đó những suy nghĩ của chúng ta sẽ hướng đến trực giác nhiều hơn lí trí Và nếu là một nhà đàm phán khôn ngoan bạn nên phán đoán dựa trên những dữ liệu khách quan, tham khảo các cố vấn đứng ngoài và suy nghĩ kĩ càng trước khi đưa ra bất cứ quyết định nào
9 Đưa ra tối hậu thư
- Nếu bạn sử dụng những cụm từ như “ Đây là ưu đãi tốt nhất của chúng tôi” hoặc “ Đây
là thỏa thuận cuối cùng được đưa ra bởi phía chúng tôi” trong ngay cuộc đàm phán ban đầu của cả hai thì sẽ không còn chỗ để cuộc thỏa thuận tồn tại Cơ hội tìm được thỏa hiệp sẽ rất mong manh hơn rất nhiều khi bạn đưa ra tối hậu thư như thế này Bạn đã vô tình dồn đối tác của mình vô một góc bằng cách tiếp cận hơi hung hăng và độc đoán
Trang 910 Không xây dựng mối quan hệ
- Có những trường hợp khi bạn cần đàm phán “lạnh”, vì vậy bạn không ý thức được mong muốn của đối phương Hãy cố gắng thiết lập mối quan hệ với bên kia nếu có thể Chỉ cần mẩu chuyện nhỏ cũng có thể giúp bạn xây dựng lòng tin và có cái nhìn tốt hơn
về mục tiêu, tham vọng của đối tác hay thậm chí là lo ngại, nỗi sợ về quá trình đàm phán
11 Sợ phạm lỗi
- Cố gắng đạt được thỏa thuận tốt nhất cho bản thân, nhóm hay tổ chức bạn có thể khiến bạn khó chịu Bạn có thể sợ nói ra điều gì đó sai trái, giải quyết hoặc mặc cả quá sớm
Có lẽ bạn thấy từ chối đề nghị của người khác sẽ xấu hổ hoặc căng thẳng, đặc biệt là nếu phong cách lãnh đạo của bạn là đồng thuận hơn là chỉ thị
- Để giải quyết những cảm xúc này, hãy nhớ, có sự khác biệt giữa đàm phán và tranh cãi Không giống như một tranh luận, khi mỗi bên lên tiếng chống lại điều gì đó, mục đích đàm phán là cả hai bên đạt được thỏa thuận Vì mỗi bên muốn những điều khác nhau, bạn chỉ có thể đến thời điểm này thông qua thảo luận về những điều bạn chuẩn bị
và không chuẩn bị để làm – đó chỉ là một phần của quá trình
12 Chỉ tập trung vào lợi ích của riêng mình
- Nếu bạn không thừa nhận và hiểu những nhu cầu và ưu tiên của đối tác đàm phán với bạn thì cuộc đàm phán sẽ không đi đến đích Hãy nhớ rằng, mọi hoạt động kinh doanh, mọi mối quan hệ cần phải trên tinh thần cùng có lợi
13 Lạc quan quá mức, tự tin quá mức
- Việc quá tin vào khía cạnh nào đó có thể dẫn tới những khả năng bất trắc không được thảo luận và những bất trắc này có thể phá vỡ thỏa thuận, hoặc dẫn đến những hành động không đáng tin cậy Đàm phán phải thật thận trọng, kín kẽ để giảm thiểu rủi ro và những tình huống bất định
14 Cố nhanh chóng đạt được thoả thuận
- Đôi khi việc không đạt được thỏa thuận hoặc khả năng đạt được thỏa thuận trong tương lai lại là lựa chọn tốt nhất Bạn phải luôn xem xét đến tác động kéo dài của quyết định
“ngay và luôn” đến thanh danh, niềm tin, các cuộc đàm phán tương lai và các mối quan
hệ trong dài hạn Đừng cho phép mình trở thành một người liều lĩnh
Trang 1015 Nhanh chóng nhượng bộ cho được việc
- Hầu hết những người ôm đồm nhiều việc hoặc làm việc dưới áp lực lớn có xu hướng
đo lường thành công bằng số lượng công việc hoàn thành Những người nhanh chóng nhượng bộ để sớm có được thỏa thuận thường sau đó cảm thấy đáng tiếc nhưng đã muộn
và không thể sửa sai
16 Đàm phán chỉ là việc mặc cả về giá
- Ông Martin Zwilling cho biết, hầu hết các chủ doanh nghiệp mà ông biết coi việc đàm phán như là việc mặc cả về giá Điều quan trọng hơn để thành công là phải đàm phán về những giao dịch phức tạp giữa các đối tác, nhà đầu tư, nhà cung cấp, rủi ro, lợi ích dài hạn, các mối quan hệ…chủ yếu dựa vào cảm nhận trực giác, chứ không phải là các dữ liệu cụ thể
III CÁC KIỂU ĐÀM PHÁN
- Theo Roger Fisher và William Ury có thể chia đàm phán làm 2 kiểu chính là: đàm phán theo kiểu “mắc cả lập trường” và đàm phán theo kiểu “nguyên tắc”
1 Đàm phán theo kiểu “mặc cả lập trường”
- Theo kiểu đàm phán này, mỗi bên đứng trên vị trí của công ty mình đưa ra một lập trường nào đó, bảo vệ nó và nhượng bộ để đi đến thỏa thuận Dựa vào cách bảo vệ lập trường, được chia làm 2 loại: đàm phán kiểm mềm và đàm phán kiểu cứng
1.1 Đàm phán kiểu Mềm (Soft negotiation)
- Đàm phán theo kiểu mềm còn gọi là đàm phán kiểu hữu nghị, trong đó người đàm phán cố gắng tránh xung đột, dễ dàng chịu nhượng bộ, nhằm đạt được thoả thuận và giữ gìn mối quan hệ giữa đôi bên Họ đặt mục đích phải đạt được thoả thuận lên hàng đầu, chứ không nhấn mạnh phải chiếm ưu thế Người đàm phán theo kiểu mềm không coi đối phương là địch thủ, mà luôn xem họ như bạn bè, thân hữu Trong đàm phán chỉ cố gắng xây dựng và gìn giữ mối quan hệ, ký cho được hợp đồng, còn hiệu quả kinh tế không được xem trọng
1.2 Đàm phán kiểu Cứng (Hard negotiation)
- Đàm phán theo kiểu cứng còn gọi là đàm phán kiểu lập trường điển hình trong đó người đàm phán đưa ra lập trường hết sức cứng rắn, rồi tìm mọi cách bảo vệ lập trường của mình, lo sao đè bẹp cho được đối phương Trong kiểu đàm phán này, người đàm phán cố gắng bảo vệ bằng được lập trường đưa ra, cương quyết không chịu nhượng bộ