Công tác quản trị văn phòng với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của sở kế hoạch và đầu tư tỉnh quảng bình

Là một sinh viên ngành Quản trị văn phòng, sau một thời gian thực tập tại phòngTổng hợp - Tổ chức hành chính của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình, nhậnthức được tàm quan trọng của v

LỜI NÓI ĐẦU

Việt nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hoá nhiềuthành phàn vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lí của Nhà nước, theo địnhhướng xã hội chủ nghĩa Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang lại những thành tựu to lớnvề: chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc phòng, trật tự an toàn xã hội, đangtạo ra những tiền đề mới, đưa Việt nam bước sang thời kì phát triển mới - thời kì côngnghiệp hoá, hiện đại hoá Từ khi tiến hành công cuộc đổi mới đến nay thực tế Việt nam

đã giành được những thành tựu đáng kể về kinh tế, văn hoá, xã hội, về quản lí Nhànước, về trình độ của mỗi cán bộ viên chức, nhưng trước những xu thế thách thức củathời đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, đơn vị đặc biệt là trong các cơ quanquản lí Nhà nước cần phải được đẩy mạnh hơn nữa

Bước sang thời kì công nghiệp hoá, hiện đại hoá Ngành Kế hoạch và Đầu tư của

cả nước đã phát triển vươn lên theo sự chuyển đổi của nền kinh tế nước nhà.Tại QuảngBình, Ngành Kế hoạch và Đầu tư cũng đã tiến hành đổi_mới, nâng cao chất lượng vàhiệu quả hoạt động nhằm đáp ứng nhu càu tồn tại và phát triển.Thực tế cho thấy Ngành

Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh Quảng Bình đã có bước trưởng thành trong cơ chế mới,góp phàn xứng đáng vào sự nghiệp xây dựng Quảng Bình giàu đẹp trong những nămvừa qua

Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm, tiến bộ và những việc đã làm được, bộ máylàm công tác Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh còn bộc lộ nhiều bất cập trước những yêucầu, nhiệm vụ mới Đổ hoàn thành được những yêu càu, nhiệm vụ mới đó cần phải sắpxếp tổ chức bộ máy một cách tinh thông, gọn nhẹ và một đội ngũ cán bộ đáp ứng đượcyêu cầu của thời kì mới Một đội ngũ cán bộ được đào tạo đến nơi đến chốn để có đủbản lĩnh, sức khoẻ, phẩm chất, năng lực và có tính thích ứng cao đủ đáp ứng đòi hỏi củanền kinh tế hiện đại Chính đội ngũ cán bộ đó là nhân tố quyết định sự thành công haythất bại của mọi hoạt động, quyết định sự phát hiển kinh tế xã hội Do vậy, việc hoànthiện xây dựng tổ chức bộ máy nhằm nâng cao năng lực của đội ngũ làm công tác Kếhoạch và Đầu tư toàn tỉnh được đặt ra là hết sức cấp bách

Là một sinh viên ngành Quản trị văn phòng, sau một thời gian thực tập tại phòngTổng hợp - Tổ chức hành chính của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình, nhậnthức được tàm quan trọng của văn phòng đối với hoạt động của các cơ quan, đơn vịnói chung và của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình nói riêng, tôi mạnh dạn đi

sâu vào tìm hiểu hoạt động công tác văn phòng với đề tài: “Công tác quản trị văn

phòng với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình” Mục đích tìm hiểu của đề tài là làm rõ tính khoa học, hợp lí của tổ

chức văn phòng theo mô hình truyền thống ( gồm 3 chức năng cơ bản: tham mưu,tổng hợp, hậu càn) đang được áp dụng.Quá trình nghiên cứu đã kết hợp một sốphương pháp như lịch sử,thống kê,so sánh Những Phân tích gắn với thực tế từ đónêu rõ yêu càu đổi mới và gợi ý giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng của

Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình.PHẦN I

LÍ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT

ĐỘNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

I/ LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG:

1 Khái niệm:

Công tác văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt độngcủa cơ quan, đơn vị Nó được coi là một chỉnh thể gồm viêc tổ chức, quản lí và sử dụngthông tin để duy trì hoạt động của cơ quan, đơn vị nhằm đạt kết quả mong muốn Côngtác này đòi hỏi các hoạt động như sắp xếp, bố trí công việc cũng như trang thiết bị làmviệc, nguồn nhân lực, các yếu tố vật chất và phi vật chất nhằm hoàn thành mục tiêu vớikết quả cao nhất Toàn bộ các hoạt động trên góp phần hoàn thiện từng bước công tác tổchức, điều hành hoạt động văn phòng, thúc đẩy các mối quan hệ để gắn kết các bộ phậntrong tổ chức thành một thể thống nhất, thực hiện được quyết định của lãnh đạo chínhxác và kịp thời nhằm đạt mục tiêu đề ra Hay văn phòng, hiểu một cách đơn giản, là nơilàm việc giấy tờ Chỗ nào có tổ chức làm việc, làm dịch vụ, hoặc làm công việc quản líhành chính đều có nơi giao dịch giấy tờ đó là văn phòng

Hiện nay do văn phòng phát triển rất đa dạng, phong phú nên có rất nhiều quanniệm về văn phòng, tuy nhiên ta có thể hiểu theo 2 quan niệm sau:

- Theo nghĩa tĩnh thì văn phòng là toàn bộ các yếu tố vật chất hiện hữu hay các yếu

tố phi vật chất phù hợp với yêu cầu hoạt động thông tin nhằm để thực hiện mục tiêu củađơn vị Đó là công việc của văn phòng bao gồm việc sắp xếp bàn ghế, trang trí, ánhsáng, màu sắc, tất cả cần được quản lí một cách khoa học.

-Theo nghĩa động thì nó là toàn bộ quá trình vận chuyển thông tin từ đầu vào đếnđàu ra trong đơn vị nhằm thực hiện mục tiêu của đơn vị Hay nói cách khác, các hoạtđộng của cơ quan, đơn vị được thực hiện bằng văn bản giấy tờ hoặc sẽ kết thúc bằng vănbản, do đó văn phòng trở thành một trung tâm thần kinh hoặc não bộ cho một cơ quan,đơn vị Từ đó ta nên hiểu công tác quản trị văn phòng không phải chỉ đơn thuần là xử lícông văn giấy tờ mà nên hiểu là xử lí thông tin, nó còn là dịch vụ hỗ trợ tất cả các bộphận hoạt động có hiệu quả

Sở Kế hoạch và Đầu tư là cơ quan chuyên môn của UBND tỉnh có chức năng làmđầu mối phối hợp giữa các Sở, Ban, ngành và các địa phương trong tỉnh nên công việcgiấy tờ như vậy khá nhiều Từ khi cách mạng khoa học - công nghệ tiến như vũ bão, giaolưu, hợp tác quốc tế được mở rộng, cuộc cách mạng thông tin bùng nổ thì công việc giấy

tờ tại cơ quan nói chung và tại văn phòng nói riêng tăng lên nhanh chóng Để đảm bảocho công việc giấy tờ được xử lí kịp thời thì lãnh đạo cơ quan cần quan tâm nhiều hơn tớicác yếu tố như trang thiết bị, nhân sự, môi trường hoạt động,

2 Vai trò của công tác văn phòng:

Trong nền kinh tế thị trường, công tác văn phòng có vai trò đặc biệt quan trọng đốivới một tổ chức nói chung, đơn vị kinh doanh nói riêng như Phó chủ tịch hiệp hội quảntrị Mỹ Steven L Shee nói: “ Đối với xí nghiệp kinh doanh ngày nay, nếu không côngnhận quản trị hành chính là một ngành chuyên môn có tính chất chức năng thì điều đó coinhư một thảm hoạ, chẳng khác gì việc khước từ một công nghệ mới” Vì vậy nếu vănphòng được tổ chức và bố trí một cách hợp lí, khoa học, hoạt động của văn phòng đượcdiễn ra nhịp nhàng, nề nếp sẽ mang lại những giá trị thiết thực có ý nghĩa to lớn đối vớibất kì cơ quan, đơn vị nào Với vị trí và vai trò của mình văn phòng sẽ là trợ thủ đắc lựcnhất của đơn vị trong việc tham mưu, hoạch định, tổng hợp, kiểm tra giám sát và đôn đốcmọi hoạt động đảm bảo có hiệu quả

Trong bất kì một cơ quan, đơn vị nào, công tác văn phòng gắn liền với hoạt động của

mỗi cơ quan, đơn vị đó Công tác văn phòng thực sự là một mắt xích trong guồng máyhoạt động quản lí của cơ quan, đơn vị, tạo nên sức mạnh kết hợp các yếu tố rời rạc thànhmột thể thống nhất và thúc đẩy các yếu tố đó vận động Trước hết, công tác văn phòng

liên kết những con người, vốn rất tản mạn về nhu cầu và lợi ích, thành một tập thể gắn bó

với nhau, phấn đấu cho những mục tiêu chung của cơ quan, đơn vị

II NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG :

1 Tổ chức bộ máy văn phòng:

Nói về việc nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn phòng thì đầu tiên là nói

về cách tổ chức bộ máy văn phòng Cách tổ chức bộ máy văn phòng rất đa dạng, nhiềuhình nhiều vẻ Hơn nữa, một số thói quen hình thành từ thời bao cấp chưa xoá bỏ đượchết, làm che lấp cách nhìn khái quát đối với văn phòng Dù tổ chức bộ máy văn phòng

xé lẻ ra nhiều bộ phận, hay tập trung lại theo một số chức năng dịch vụ thì hệ thống đóvẫn tồn tại khách quan và đòi hỏi có sự quản lí thống nhất

Việc tổ chức và xây dựng bộ máy văn phòng sao cho phù hợp với xu thế pháttriển hiện nay là một điều cần thiết Phải đảm bảo tăng hiệu quả hoạt động của bộ máyvăn phòng, nhanh chóng đạt đến mục tiêu đã đề ra, muốn vậy người lãnh đạo phải biết

tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, ổn định, hợp lí, tạo được mối quan hệ công tácgiữa các đơn vị, bộ phận trong văn phòng cơ quan

2 Tổ chức phát triển nguồn nhân lực:

Toàn bộ lịch sử cũng như kinh nghiệm hàng ngày nhấn mạnh một điều là chínhcon người chứ không phải là thiên nhiên cung cấp một nguồn lực nền tảng Nhân tốthen chốt của toàn bộ sự phát triển kinh tế là kết quả của trí óc con người, song khôngphải tự nhiên mà con người có trí tuệ mà muốn có trí tuệ phải kinh qua đào tạo, nhờvào nền giáo dục Chính do nhận thức được tầm quan trọng có tính quyết định của nềngiáo dục đào tạo mà hàu hết các quốc gia trên thế giới đều có chiến lược đào tạo và sửdụng con người để có được lớp người phù hợp với chiến lược phát triển kinh tế - xãhội Như vậy mới có thể làm cho nền kinh tế cất cánh và phát triển vững mạnh Tuynền kinh tế

nước ta rất thấp, nhưng nhờ sự chú ý quan tâm đến sự nghiệp giáo dục và đào tạo củaĐảng và Nhà nước cho nên trình độ dân trí của nước ta đã nâng cao sánh vai với cáccường quốc kinh tế trên thế giới Sự tác động vật chất của con người vào hiện thực biếnđổi của quá trình sản xuất xã hội và cải tạo thế giới đã phát triển từ thấp đến cao trongcác xã hội khác nhau chính là kết quả của quá trình hoạt động thực tiễn của con người.

“Con người là kì diệu nhất”, “con người là vốn quý nhất”, vốn bao trùm lên tất cả Trongmỗi cơ quan, đơn vị hay bất kì một tổ chức nào thì yếu tố có tính chất quyết định đóchính là con người Sự thành bại của mỗi cơ quan, đơn vị có liên quan đến những vấn đềlợi ích, nghệ thuật quản lí, sự nghiệp đào tạo và lao động sáng tạo Năng lực tiềm tàngtrong mỗi con người là vô hạn Nhiệm vụ và tài năng của con người là làm thế nào đểkhai thác và phát huy được tiềm năng con người trong hoạt động của cơ quan, đơn vị.Nước ta trong quá trình chuyển đổi cơ cấu kinh tế theo hướng công nghiệp hoá,hiện đại hoá đất nước mà Nghị quyết Trung ương 7 (khoá VII) đã chỉ rõ: “Phàn thắngtrong cuộc chiến “ai thắng ai” trên thị trường, suy cho đến cùng là do trí tuệ và năng lựcsáng tạo của cả dân tộc biết học hỏi một cách khôn ngoan kinh nghiệm trí tuệ của nhânloại, tận dụng lợi thế của nước đi sau Giải quyết có hiệu quả các vấn đề kinh tế xã hội,công nghệ, môi trường sinh thái” Nó đòi hỏi phải xây dựng đội ngũ cán bộ có cơ cấuđồng bộ, có chất lượng bảo đảm chuyển tiếp thế hệ một cách vững vàng và có hiệu quả,

cụ thể là phải đào tạo bồi dư&ng một đội ngũ cán bộ có tài năng thực sự, có trí tuệ thôngminh, sắc sảo, khả năng nhìn nhận vấn đề nhanh nhạy, biết thu thập thông tin và xử líthông tin tốt, biết nhìn xa trông rộng, biết ứng phó kịp thời trước mọi tình huống, nhất là

tư duy kinh tế thị trường định hướng XHCN Do đó, những yếu tố chiến lược bảo đảmcho sự phát triển của một cơ quan, đơn vị chính là trình độ trí tuệ và tri thức của mỗinhân viên, công nghệ hiện đại và đặc biệt là những quyết định chính xác, hợp lí và trình

độ quản lí của người

lãnh đạo đang ngày càng chiếm giữ vị trí trung tâm của mọi quá trình phát triển kinh tế

xã hội

Đối với cấp quản trị văn phòng hiện đại càn phải được đào tạo, bồi dưỡng có hệthống, có trình độ chuyên môn, có tính sáng tạo, luôn năng động để có khả năng gánh

vác, điều hành công việc một cách dễ dàng Mức độ am hiểu và vận dụng của cấp quảntrị văn phòng đối với ba loại kĩ năng: kĩ năng nghiệp vụ - kĩ thuật, kĩ năng giao tiếp - ứng

xử, kĩ năng khái niệm chiến lược phải đủ sâu sắc, sáng tạo để tổ chức xử lí thông tin đạt

cả năm yêu cầu: đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp thời, chất lượng Sự am hiểu và vậndụng cả ba loại kĩ năng đó càng sâu sắc, sáng tạo thì quản trị văn phòng càng triển khaitốt công việc điều hành văn phòng Đổ làm được điều đó đòi hỏi cấp quản trị văn phòngphải thể hiện sự chính chắn, sự thăng bằng và lòng tự tin trong công việc; phải tiếp nhậnnghiêm túc các chỉ trích, phê bình và gợi ý của cả cấp trên và cấp dưới, không được cóthái độ đối với cấp dưới khi họ có ý kiến; phải nhận diện được các nhân tố quan trọng củamột tình huống cá biệt, có thái độ phân tích khách quan; phải xác định chính xác các ưutiên; hoàn thành công việc thông qua sự phối hợp với đồng sự , với người khác; quyếtlàm công việc tới cùng một cách tự tin, không sợ va vấp; ngoài ra, cấp quản trị văn phòngcòn phải có tính dám làm, dám chịu trách nhiệm; khi làm thì phải làm nhiều công việchom mức quy định Do đó cấp quản trị văn phòng phải là người chăm chỉ, nhiệt tình vớicông việc, là người có óc khôi hài, hoà đồng với ý tưởng của nhân viên, phải kiểm soátđược mọi cảm xúc, bởi vì văn phòng được ví như “làm dâu trăm họ”, phải chịu đủ mọi sựchỉ trích, chê bai Ngoài ra, cấp quản trị văn phòng còn phải biết tìm tòi, học hỏi nhữngcái mới để đổi mới phương pháp làm việc cũng như để đáp ứng nhu càu công việc ngàymột nhiều hom Như vậy, để điều hành tốt công tác quản trị văn phòng đòi hỏi cấp quảntrị văn phòng thực sự là một nhà quản lí giỏi Có nghĩa là cấp quản trị phải biết tạo đoànkết, gắn bó giữa các nhân viên với nhau trong văn phòng, cơ quan, đơn vị, xây dựngđược mối quan hệ tốt giữa các nhân viên, có cùng mục tiêu chung

và cùng giúp nhau phấn đấu cho mục tiêu đó, phấn đấu vì quyền lợi chung của mỗinhân viên và của cơ quan, đơn vị Ngày nay, trong bất kì một cơ quan, đơn vị nào,nếu nhân viên trong cơ quan năng động, có trách nhiệm, luôn chủ động, linh hoạt,sáng tạo, nhiệt tình trong công việc, đủ sức vượt qua các thử thách, đổi thay thì càngthúc đẩy sự gắn bó và sẽ làm cho cơ quan đơn vị đó mãi tồn tại và phát triển hơn.Tuy vậy, cũng có khi các thành viên cố kết với nhau, thông cảm với nhau, bao checho nhau, nặng về lợi ích cục bộ của nhóm hơn là của cả cơ quan Cho nên, chỉ mộtmình sự gắn bó chưa đủ làm nên một tập thể mạnh Do đó, khi các nhân viên có tinh

thần gắn bó, kỉ cương thì bao giờ cũng có nhiều ý nghĩ sáng tạo hơn từng cá nhân.Nhờ sự gắn bó, năng lực sáng tạo được phát huy Họ tìm ra các giải pháp hay nhấtcho các vấn đề nảy sinh Điều đó cũng giúp cho cấp quản trị văn phòng nói riêngcũng như lãnh đạo cơ quan nói chung giảm được các công việc sự vụ mà dành thờigian tập trung vào các công việc quan họng khác.

Trong xu hướng phát triển mới, để nâng cao chất lượng công tác, hiệu quả củacông tác tổ chức văn phòng càn có đội ngũ làm công tác văn phòng năng nổ, cóphẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn Một điều không kém phần quan trọng làviệc xếp đặt họ ở đúngvị trí mà trình độ, năng lực phản ánh Như vậy văn phòng mớithực sự phát huy được tính chất và mục đích hoạt động của mình

3 Trang thiết bị văn phòng:

Ngày nay, với sự phát triển như vũ bão về kinh tế xã hội cũng như về côngnghệ thông tin của các nước trên thế giới, các máy móc hiện đại, tiên tiến được phátminh để phục vụ cho đời sống cũng như trong công việc của con người ngày mộtnhiều hơn Điều đó cũng làm giảm bớt một phần sức lực, tiết kiệm thời gian cho conngười mà hiệu quả hoạt động vẫn cao

Trong hoạt động văn phòng, các máy móc hiện đại đang được sử dụng ngàymột nhiều hơn, giúp cho nhân viên văn phòng thực hiện công việc được dễ dàng,nhanh chóng, đáp ứng được mọi yêu cầu của lãnh đạo Do hầu hết các công việctrong văn phòng đều có sự hỗ trợ của máy vi tính và các trang thiết bị hiện đại khác,nên cách tổ chức, sắp xếp công việc cũng như việc mua sắm các trang thiết bị trongvăn phòng đang có nhiều thay đổi quan trọng Ngoài ra, để giúp cho hoạt động củavăn phòng được tốt hơn còn có các thiết bị phụ trợ như: máy in, máy photocopy, máyfax, điện thoại Với một hệ thống các trang thiết bị hiện đại như vậy nó sẽ làm chohiệu quả công việc văn phòng tăng lên, nhân viên văn phòng làm việc sẽ cảm thấy cóhứng thú, hưng phấn, năng động, linh hoạt hơn trong công việc

4 Bổ trí chỗ làm việc:

Bố trí chỗ làm việc là nhiệm vụ tổ chức công việc có quan hệ nhiều nhất đến

hiệu quả của văn phòng Khi bố trí chỗ làm việc, cần cân nhắc đày đủ các yêu cầusau:

- Các chỗ làm việc dành cho mấy tổ dịch vụ, bao nhiêu người, yêu cầu rasao

- Cách bố trí và lắp đặt các trang thiết bị văn phòng kể từ ổ cắm điện đến bàn đặt máy vi tính, bàn làm việc

- Khu vực lưu trữ hồ sơ tài liệu, báo chí

- Các quan hệ làm việc, luồng thông tin

- Đặc điểm kiến trúc khu vực làm việc

có tàm quan sát bao quát công việc, gần gũi với nhau; tạo được sự cơ động và mềmdẻo khi sử dụng các nguồn lực dành cho văn phòng; tạo tâm lí tích cực ở các nhóm

có quan hệ công việc gắn bó chặt chẽ với nhau và điều quan họng là phải biết quản lí

để chi phí lắp đặt và điều chỉnh ở mức thấp nhất

Hơn nữa, cũng càn nhấn mạnh cách sắp xếp thuận lợi nhất cho việc thu

thập thông tin và xử lí thông tin Cân nhắc chu trình thu thập và xử lí thông tin saocho ăn khớp giữa các khâu, các bước, các giai đoạn; mỗi khâu càn bao nhiêu thờigian để hoàn thành và chuyển qua khâu khác, cho đến khâu cuối cùng giao nộp lãnhđạo văn phòng sử dụng Đảm bảo các chỗ lưu giữ hồ sơ, tài liệu tại mỗi khâu; không

để tắc nghẽn, ùn đống tài liệu qua một số khâu của quá trình xử lí Đảm bảo quan hệcân đối giữa nhu cầu xử lí thông tin với trang thiết bị và nhân lực cần thiết Cân nhắc

chi tiết chỗ mở các cửa chính, các cửa sổ, các góc nhà, các cây cột, chỗ đặt các đènchiếu sáng Khoa học chứng minh được rằng việc sắp xếp phòng làm việc, bàn ghếmột cách khoa học và thẩm mĩ sẽ làm cho tinh thần nhân viên phấn chấn, thư giãn,bớt căn thẳng và nhất là năng suất lao động cao Ngoài ra, nó còn giúp ta giảm bớtkhả năng làm thất lạc giấy tờ, gây trì trệ và gián đoạn công việc Việc sắp xếp phònglàm việc cho từng bộ phận chuyên môn không khoa học sẽ gây ra hậu quả là mất rấtnhiều công sức và thời gian di chuyển khi chuyển giao tài liệu hay trao đổi công việc

và như thế sẽ rất phí phạm

Bao giờ cũng cần dành chỗ cho những sáng kiến bất ngờ làm thay đổi cách bốtrí chỗ làm việc nhằm đạt hiệu quả cao nhất Phải tính đến chỗ làm việc yên tĩnh chomột số vị trí công việc căng thẳng, lại phải tính đến các hoạt động vui chơi giải trílành mạnh, các hoạt động thể dục thể thao cho một số nhân viên vừa kết thúc mộtcông việc mệt nhọc, căng thẳng đàu óc

Ngày nay, đối với các nước trên thế giới thì kiểu bố trí văn phòng theo lối cổđiển, tách thành nhiều phòng, có tường xây ngăn cách, cửa ra vào có thể đóng kín vàkhoá lại, kiểu ấy đang biến mất nhanh chóng mà thay vào đó, từ 20 năm hở lại đây là

sự phát triển ào ạt kiểu bố trí văn phòng theo mặt bằng mở Ở nước ta trong vài nămgần đây thì kiểu bố trí văn phòng mặt bằng mở cũng đang nhiều lên Nhiều cao ốcđược xây dựng để cho thuê làm văn phòng đã thiết kế các văn phòng lớn, cỡ 60 - 80

m2, có đủ chỗ cho cỡ 20 người làm việc Chỗ đặt văn phòng là một phòng lớn, đượcngăn thành nhiều chỗ làm việc bởi các vách băng nhôm, bằng vật liệu nhẹ cách âm,gắn vào các khung ô vuông, cao cỡ 2 mét; các vách ngăn có khi được làm bằng kínhhay vật liệu trong suốt, có mối lắp ghép Một số noi còn tận dụng các tủ, các kệ làmvách ngăn; không có ngăn riêng hẳn phòng này với phòng kia, có nhiều lối qua lạithuận tiện giữa các ngăn phòng với nhau Việc bố trí văn phòng theo kiểu mặt bằng

mở này có rất nhiều ưu điểm như sau:

-Tận dụng mặt bằng: Với mặt bằng mở, người lao động không phải thích nghi vớikhông gian trong phòng có tường ngăn mà trái lại, vách ngăn được điều chỉnh chothích hợp với người lao động nhằm tạo môi trường làm việc tốt nhất

- Năng suất: Do bố hí các nhóm lao động có nhiều liên hệ công việc ở sát cạnh nhau,các ngăn phòng không có cánh cửa cản trở lối đi, nên quan hệ làm việc và luồngthông tin thuận tiện hơn, nhanh hơn.

- Tính cơ động: Do không có tường chắn nên dễ bố trí lại các vách ngăn khi cầnthiết, vừa nhanh, phí tổn bố trí lại ít, vừa giảm thời gian gián đoạn công việc đếnmức tối thiểu

- Bảo trì: Khi điều chỉnh các bố trí, khỏi cần mắc lại các bóng đèn, quạt gió, máyđiều hoà nhiệt độ Cả việc lau chùi, quét dọn các phòng, các vách ngăn cũng ít tổnphí, ít công sức hơn

-Vốn đầu tư: Tuy vách tường xây tốn hơn, nhưng 15 năm mới cần bỏ tiền ra tu sửa.Còn các pa-nel vách ngăn chỉ dùng được trong 5 năm mới làm lại, nhưng đó cũng

là dịp trang trí lại văn phòng với mẫu mã mới hơn

- Tính tập thể: Tạo ra không khí gần gũi nhau trong tập thể văn phòng hơn kiểu cũ,nhân viên các phòng gắn bó với nhau hơn, luồng thông tin không chính thức rôm

rả, vui vẻ hơn

Tuy nhiên, văn phòng mặt bằng mở cũng có một số nhược điểm Khi ngườinày qua chỗ người kia quan hệ công việc thì dễ làm các đồng nghiệp gần đó bị ảnhhưởng, độ tập trung cho công việc mình làm giảm đi, nhất là khi có khách tới liên hệcông việc Mặt bằng mở cũng cản trở công việc của một số nhóm khi họ cần bàn bạckín đáo riêng với nhau hoặc khi văn phòng tổ chức phỏng vấn tuyển dụng Trongtrường họp đó nên nâng vách ngăn lên tới chạm tràn nhà ở một vài phòng nhất định.Phòng làm việc của thủ trưởng cấp cao có khi cũng được gắn với văn phòng mặtbằng mở bằng cách sử dụng các vách chắn bằng kính trong che chắn tận trần nhà,nhưng kiểu che chắn như vậy chỉ nên ở mức tối thiểu để khỏi làm hại tới các lợi thếcủa mặt bằng mở

5 Công nghệ thông tin:

Thông tin và tri thức luôn hiện hữu trong mọi hoạt động sản xuất và hoạt động

kinh tế, ngay từ giai đoạn đầu của nền văn minh nông nghiệp Nhưng phải chờ đếnkhi nền sản xuất công nghiệp và kinh tế hàng hoá phát triển cao từ giữa thế kỉ XXđến nay, nhiều nhu cầu về thông tin và xử lí thông tin mới nảy sinh nhanh chóng vàđòi hỏi được đáp ứng kịp thời.

Trong một cơ quan, đơn vị sự nghiệp,., văn phòng là đầu mối tiếp nhận và xử

lí thông tin để giúp lãnh đạo chỉ đạo, điều hành công việc Mà công nghệ thông tinvới những thành tựu kì diệu của công nghệ tin học, máy tính và công nghệ truyềnthông đã làm cho các hoạt động của công tác văn phòng thay đổi về cơ bản Do đó sựthành công hay thất bại của một cơ quan, đơn vị ngày càng tuỳ thuộc rất lớn vào khảnăng chiếm lĩnh được lợi thế thông tin của văn phòng Đúng như V.I.Lê-Nin đãkhẳng định: “Không có thông tin thì không có thắng lợi trong bất cứ lĩnh vực nào, cảkhoa học, kĩ thuật và sản xuất” Hiện nay, hàu hết các công việc trong văn phòng đều

có sự trợ giúp của công nghệ thông tin như máy vi tính, máy in, Để nhanh chóng

xử lí các thông tin đầu vào, đầu ra người ta thường nối các máy tính thành mạng đểtiện liên hệ, làm việc với nhau Đổ xử lí luồng thông tin đàu vào người ta nối mạngtrong nội bộ ( LAN-Local area network) và để xử lí luồng thông tin đầu ra người tanối với mạng rộng, bên ngoài (WAN - Wide area network) Tất cả các loại công văn,giấy tờ, thông tin, phần lớn được xử lí và truyền trên mạng Sau khi nối mạng, mỗimáy đều có khoá với mật khẩu để bảo vệ thông tin ở máy của mình

Với các ứng dụng của công nghệ thông tin vào công tác văn phòng làm chocác hoạt động trong văn phòng được khoa học và công nghệ hoá Tất cả các côngviệc của văn phòng từ công tác văn thư, lưu trữ, xử lí thông tin, chức năng thammưu, điều hành tổng hợp và quản trị hậu cần đều được hệ thống máy vi tính hỗ trợ,

xử lí Các hoạt động trên đều được thực hiện theo những quy trình công nghệ cầnthiết Vì vậy nếu các cán bộ, nhân viên trong văn phòng có đủ trình độ để xử lí thìchắc chắn văn phòng hiện đại sẽ đóng góp ngày càng đắc lực cho cơ quan, đơn vịtrong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình

Công nghệ thông tin đang làm cho công nghệ văn phòng biến đổi Cuộc cáchmạng khoa học và công nghệ, với nền kinh tế tri thức sẽ phát huy hơn nữa năng lực

sáng tạo của mỗi con người Bởi vậy, những người quản trị văn phòng thông minh,sáng tạo, giàu lòng vị tha và tính nhân văn, với nghiệp vụ chuyên môn và ngoại ngữgiỏi, sử dụng tốt máy tính sẽ là nguồn nhân lực quan trọng trong văn phòng hiện đại,góp phàn đưa cơ quan, đơn vị ngày càng phát triển.

6 Môi trường làm việc:

Trong mối cơ quan, đơn vị để cho hoạt động ngày càng có hiệu quả thì khôngthể không chú ý tới môi trường làm việc Nó có tác động rất lớn đến mỗi nhân viêntrong cơ quan, đơn vị Trong một ngày làm việc, khi nhân viên cảm thấy hứng thútrong công việc thì năng suất lao động sẽ cao hơn Nếu nhân viên làm việc trong mộtkhung cảnh thuận tiện, mát mẻ, hoà thuận với đồng nghiệp, cấp trên tin cậy, thì họ

sẽ cảm thấy dễ chịu và làm việc hăng hái thêm Còn nếu như khi bị nóng nực, ồn ào,chói mắt,., sẽ làm con người khó chịu không muốn làm việc Do đó, trong hoạt độngvăn phòng người lãnh đạo càn phải biết tạo những điều kiện lao động để tăng năngsuất, hào hứng và an toàn, cũng như giữ gìn khả năng công tác lâu dài

- Không khí: Không khí và nhiệt độ trong phòng làm việc rất quan trọng, nó có ảnhhưởng đến sức khoẻ của con người Đối với văn phòng theo lối cổ điển thì mộtphòng có thể có từ 2 - 3 người (có khi từ 5 - 6 người), không khí trong phòng có thểkhông thông thoáng bằng văn phòng mặt bằng mở nhưng nó vẫn đảm bảo không khítrong sạch cho mọi người làm việc trong phòng Khi làm việc ở nhiệt độ cao haythấp thì cơ thể con người đều bị mất năng lượng cho việc giữ nhiệt độ cơ thể đượcbình thường hay để chống lạnh Điều đó làm cho nhân viên cảm thấy uể oải, khảnăng tập trung sự chú ý vào công việc bị giảm nhanh và hậu quả là các động tác thựchiện công việc sẽ chậm lại, năng suất lao động sẽ giảm xuống Do đó, tuỳ thuộc vàonhiệt độ trong phòng mà chúng ta sử dụng các thiết bị bảo hộ khác nhau như hệthống thông gió, máy điều hoà không khí, hay dùng các màu sắc tương ứng cho cácbức tường

- Ánh sáng laf lao động có hiệu quả, cấp quản trị càn phải coi trọng yếu tố ánh sáng

vì ánh sáng có ảnh hưởng đến năng suất lao động Ánh sáng xuất hiện từ 2 nguồn:

+ Ánh sáng tự nhiên: là ánh sáng của mặt ười Ánh sáng tự nhiên có tác độngrất lớn tới quá trình phát triển về thể chất của con người Do đó, các phòng làm việccần được thiết kế có nhiều cửa sổ để có thể có được không khí trong lành, thoángđãng và ánh sáng được tiếp nhận dễ dàng hơn.

+ Ánh sáng nhân tạo: là do những bóng đèn điện, ngoài các đèn chiếu sángchung có thể gắn thêm đèn ở chỗ làm việc Để cho ánh sáng nhân tạo được tiếp nhậntốt hơn thì tường phòng nên sơn màu càng sáng sẽ làm cho hệ số phản chiếu ánhsáng càng tăng

Tóm lại, ánh sáng có ảnh hưởng đến năng suất lao động và chất lượng côngviệc Do đó, đòi hỏi cấp quản trị càn phải biết để ánh sáng trong phòng đày đủ, có độsáng đồng đều, không được để ánh sáng chói quá mà cũng không được mờ nhạt quá,không để chùm tia sáng rọi thẳng vào mặt hay để ánh sáng gần quá nếu không sẽ làmrối loạn thị giác và làm tăng sự mệt mỏi, dẫn đến việc con người làm việc kém hiệuquả

- Màu sắc: Màu sắc có tác dụng tâm lí tới người lao động văn phòng và cả với kháchđến cơ quan Sử dụng màu sắc thích hợp không những cải thiện, nâng cao vẻ bềngoài của cơ quan mà còn nâng cao năng suất lao động, giảm bớt mệt mỏi và nângcao tinh thần làm việc của nhân viên Tuỳ theo từng nơi, từng vùng mà ta có thể sửdụng màu cho thích hợp Giả sử ở vùng nắng ấm nên dùng màu xanh nhạt, xanh datrời; ở các vùng giá lạnh nên dùng loại màu vàng, hồng hoặc nâu nhạt Nếu một vănphòng có màu tối sẽ làm cho tinh thần làm việc của nhân viên chán nản, trong khimột văn phòng có màu sắc quá sáng có thể kích thích nhân viên quá độ Ngoài ra,màu sắc còn ảnh hưởng đến tình cảm, cảm xúc, gây ra chán nản hay kích thích làmviệc, làm cho các hoạt động tinh thần phấn chấn hay trì trệ Nó không chỉ tạo nênhình dáng tổng thể bên ngoài của một cơ quan, vẻ đẹp trong từng căn phòng mà vớinhững màu sắc thích hợp sẽ tạo ra được một tinh thần thoải mái, trạng thái hưngphấn trong công việc cho mỗi nhân viên Hơn nữa, đối với khách đến liên hệ côngtác, làm việc hay tham quan cơ quan thì việc để lại ấn tượng hài lòng hay khó chịumột phàn tuỳ thuộc vào màu sắc

- Âm thanh: Tiếng động là một nhân tố môi trường có nhiều ảnh hưởng tới hiệu quảhoạt động của văn phòng Tiếng động không chỉ ảnh hưởng đến công việc mà cònảnh hưởng đến thần kinh của con người Khung cảnh quá ồn ào sẽ làm cho conngười bị lãng trí và nếu tiếng động cứ liên tục và lớn có thể gây nên tình trạng rốiloạn thần kinh Tiếng ồn thường xảy ra như: nói chuyện, nói điện thoại lớn tiếng quá,tiếng chuông điện thoại, cánh cửa khi khép lại gây tiếng động lớn, tiếng xô đẩy ghếhay người đi lại trong phòng nhiều quá, Khi tiếng ồn gây mệt mỏi, tạo tâm lí căngthẳng, khó tập trung cho công việc thì phải có ngay biện pháp điều chỉnh Chẳng hạnnhư dùng một số trang thiết bị để giảm tiếng ồn, tránh dùng nhiều các vật dụng bằngkim loại, gỗ cứng, mặt kính vì chúng phản hồi mạnh các sóng âm.

7 Xây dựng mối quan hệ giao tiếp - ứng xử trong cư quan, đưn vị:

Các Mác đã khẳng định: “về bản chất con người là sự tổng hoà các mốiquan hệ xã hội” Thật vậy, trong xã hội loài người không có ai là không có mối quan

hệ giao tiếp với nhau Giao tiếp là một nhu càu không thể thiếu được trong đời sốnghàng ngày giữa con người trong xã hội Trong bất kì một cơ quan, đơn vị nào, nếutập thể nhân viên của cơ quan, đơn vị đó có mối quan hệ tốt, đối xử thân tình vớinhau thì công việc sẽ được thực hiện dễ dàng hơn An tâm làm việc là một nhân tốhàng đầu trong thái độ lao động Thiếu an tâm làm việc sẽ làm giảm hiệu quả laođộng, giảm sự gắn bó với cơ quan, với tập thể nhân viên trong cơ quan, đơn vị.Trong quá trình giao tiếp con người có tác động lẫn nhau và chịu ảnh hưởng củanhau về mặt tâm lí, ý thức Vì vậy giao tiếp mang tính xã hội và nó tham gia hìnhthành nhân cách của con người (qua lời nói, cử chỉ và thái độ có thể đánh giá đượctình cảm và tâm lí con người) Một tập thể được xây dựng tốt về sự cảm nhận nhâncách họ đối xử thân ái với nhau, không phải hời hợt bên ngoài mà là thấu hiểu nhau,trước hết do hiểu nhau về mặt giá trị nhân cách Đổ làm được điều đó thì mỗi nhânviên, mỗi con người phải có sự lôi cuốn lẫn nhau Có nghĩa là khi gặp nhau có dáng

vẻ gây ấn tượng ban đầu, tiếp theo đó là dễ tiếp xúc, dễ chan hoà, dễ cảm nhận nhâncách của nhau, tìm được sự giống nhau về thái độ làm việc, Ngoài ra, để cho mốiquan hệ trong tập thể nhân viên được tốt hơn thì phải xây dựng thái độ cởi mở thích

hợp, ủng hộ nhau, yểm trợ nhau, tạo quan hệ bình đẳng trong lao động và xử sự, không

tỏ ra hơn người, kẻ cả; phải quan tâm đến nhu cầu tình cảm của người khác; phải biếttôn trọng người khác; phải luôn tôn trọng lời hứa; năng động, khẩn trương, trung thựcchứ không thủ đoạn, giả dối, biết đồng cảm với nhau; giảm bớt mức độ đối phó nhau

PHẦN II

THựC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ở SỞ KẾ

HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH QUẢNG BÌNH VÀ MỘT VÀI

SO SÁNH

I ĐẶC ĐIÊM CHUNG :

Kế hoạch và Đầu tư là hoạt động quan trọng trong quá trình phát triển kinh tế xãhội Ngành Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình là một bộ phận của hệ thống kế hoạchtoàn quốc Cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế xã hội, ngành kế hoạch đã xácđịnh lại chỗ đứng và vai trò của mình, tự vươn lên trong quá trình đổi mới và làm tốtchức năng là cơ quan tham mưu tổng hợp cho cấp ủy Đảng, Chính quyền địa phươngtrong công tác chỉ đạo, lãnh đạo kế hoạch hoá nền kinh tế xã hội tỉnh Quảng Bình.Những năm qua ngành đã đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng các chiến lượcphát triển kinh tế xã hội của tỉnh, tổng hợp các kế hoạch trung hạn, ngắn hạn và triểnkhai các chương trình mục tiêu, các dự án phát triển kinh tế xã hội Tham gia xây dựngcác cơ

chế chính sách về quản lí kinh tế, quản lí đàu tư, xây dựng và triển khai các chủ trươngchính sách của Đảng và Nhà nước trên địa bàn

Trong giai đoạn đổi mới, Ngành Kế hoạch và Đầu tư đã thay đổi phương pháp kếhoạch hoá nhằm thích nghi với cơ chế quản lí kinh tế thị trường có sự quản lí của Nhànước theo định hướng XHCN Ngành Kế hoạch và Đầu tư đã có đóng góp quan trọngtrong quá trình chuyển đổi nền kinh tế, đổi mới nội dung và phương pháp quản lí kinh tế,thay thế kế hoạch pháp lệnh bằng kế hoạch định hướng, đảm bảo tính tự chủ trong sảnxuất kinh doanh của các doanh nghiệp, của các thành phần kinh tế, khơi dậy mọi tiềmnăng để các doanh nghiệp, các thành phần kinh tế phát triển Đã huy động tối đa nội lựcbên trong, thu hút mạnh mẽ các nguồn đầu tư và sự hợp tác quốc tế, tạo ra thế và lực mới

để tăng nhanh tốc độ tăng trưởng kinh tế của tỉnh Quảng Bình Trong tiến trình đổi mới,Ngành Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh đã phát huy tính năng động, sáng tạo, vừa tích cựctiếp thu các chủ trương chính sách mới để áp dụng sát hợp với địa phương, vừa chủ độngnghiên cứu đổi mới phương pháp quản lí, đi sâu vào nghiên cứu cơ chế thị trường, thammưu có hiệu quả cho cấp ủy, Chính quyền các cấp trong việc điều hành phát triển nềnkinh tế xã hội, đặc biệt là xây dựng chiến lược phát triển, chuyển dịch cơ cấu kinh tế, vậndụng cơ chế chính sách chung vào đặc điểm của tỉnh Quảng Bình Bước đàu đổi mớicông tác kế hoạch hoá đã tạo được sự gắn kết chặt chẽ giữa các ngành, huyện, thị và cơ

sở, đảm bảo các nội dung, tiến trình theo sự chỉ đạo chuyên môn của Bộ và sự chỉ đạocủa Tỉnh ủy, UBND tỉnh Nhờ đó đội ngũ cán bộ của ngành không ngừng lớn mạnh vềmọi mặt: cả số lượng và chất lượng, từng bước hội nhập với cơ chế mới Trình độ tácnghiệp ngày càng được nâng cao, cơ chế hành chính từng bước được cải tiến, các kiếnthức như tin học, ngoại ngữ, từng bước được phổ cập trong cán bộ công nhân viên, tạotiền đề xây dựng hệ thống kế hoạch đầu tư toàn tỉnh ngày càng vững mạnh và toàn diện.Tuy nhiên so với yêu cầu đổi mới, công tác kế hoạch hoá từ tỉnh xuống huyện vẫnđang trong quá trình định hình từng bước và còn bộc lộ những yếu

kém cơ bản cân phải được hoàn thiện, vai trò tham mưu định hướng cho toàn bộ nềnkinh tế còn rời rạc, tác dụng chưa cao, chưa tạo được môi trường kinh tế - xã hội, cácchính sách kinh tế ổn định để cho thị trường phát triển thuận lợi Đồng thời thiếu nhữngthông tin định hướng phát triển kinh tế Hệ thống thông tin hai chiều nay chưa có biệnpháp khắc phục để làm tốt hơn Đội ngũ cán bộ thiếu về số lượng, cơ cấu ngành nghềchưa đồng bộ, số cán bộ chuyên ngành kinh tế còn ít

II THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH

QUẢNG BÌNĨỈ.

Thủ tướng Chính phủ đã có Quyết định 852/CP ngày 28 tháng 12 năm 1995 vềthành lập Sở kế hoạch và Đầu tư, trên cơ sở sát nhập bộ máy Uỷ ban kế hoạch và tổchức làm công tác hợp tác đầu tư ở tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Sơ đồ mối quan hệ trong ngành kế hoạch từ Trung ương đến huyện:

Các Sở, Ngành

-Sở, Ngành

1 Chức năng, nhiệm vụ của Sở Kế hoạch và Đầu tư:

- Căn cứ vào Thông tư liên Bộ số 01 BKH-TCCB-TTLB ngày 02 tháng 01 năm

1996 của Bộ Kế hoạch & Đầu tư và Ban tổ chức cán bộ Chính phủ

hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan Kế hoạch và Đầu tư trựcthuộc UBND tỉnh

- Căn cứ vào Quyết định số 1184 QĐ/UB ngày 21 tháng 9 năm 1997 của UBNDtỉnh về quy định chức năng, nhiệm vụ và bộ máy của Sở Kế hoạch và Đầu tư

Trên cơ sở đó Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình có chức năng và nhiệm vụsau đây:

1.1 Chức năng:

Sở Kế hoạch và Đầu tư là cơ quan chuyên môn của UBND tỉnh có chức năng thammưu tổng hợp giúp UBND tỉnh về quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội củatỉnh, đề ra các chủ trương biện pháp quản lí đàu tư trực tiếp từ nước ngoài tại địa phương.Làm đầu mối phối hợp giữa các Sở, Ban, ngành và các địa phương trong tỉnh Tham mưucho UBND Tỉnh điều hành thực hiện các mục tiêu kế hoạch kinh tế - xã hội, các cân đốichủ yếu của tỉnh, chịu sự chỉ đạo về nghiệp vụ chuyên môn của Bộ Kế hoạch và Đầu tư

1.2- Nhiệm vụ:

Trên cơ sở chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của cả nước, quy hoạch tổng thểphát triển kinh tế - xã hội của vùng, lãnh thổ của Chính phủ và các Bộ, ngành Trungương, Sở Kế hoạch và Đầu tư phối hợp với các ban, ngành, địa phương tổ chức nghiêncứu xây dựng quy hoạch, các kế hoạch trung hạn, ngắn hạn, lựa chọn các chương trình,

dự án ưu tiên, các danh mục về phát triển kinh tế - xã hội, các cân đối chủ yếu: tài chính,ngân sách, vốn đàu tư xây dựng, các nguồn vốn viện họ và hợp tác đầu tư nước ngoài trình UBND tỉnh quyết định, lựa chọn các đối tác trong nước, ngoài nước kí kết các hợpđồng liên doanh, liên kết kinh tế, xây dựng kế hoạch xuất nhập khẩu của tỉnh một cáchthiết thực và có hiệu quả

Phối hợp với Sở Tài chính Vật giá xây dựng dự toán ngân sách tỉnh theo quy địnhcủa pháp luật trình UBND tỉnh phê duyệt Theo dõi nắm tình hình hoạt động của các đom

vị kinh tế, các chương trình, dự án quốc gia trên địa bàn tỉnh để gắn với kế hoạch pháttriển kinh tế - xã hội chung của địa phương

Hướng dẫn các Sở, ban, ngành cấp tỉnh và các huyện, thị xã xây dựng quy hoạch,

kế hoạch, các chương trình, dự án kinh tế - xã hội phù họp với quy hoạch phát triểnchung của toàn tỉnh, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện quy hoạch, kế hoạch, chương trình,

dự án đề ra Tham mưu cho UBND tỉnh về chủ trương, biện pháp nhằm thực hiện thắnglợi nhiệm vụ mục tiêu kinh tế - xã hội của tỉnh Trực tiếp điều hành thực hiện kế hoạchđối với các lĩnh vực theo sự phân công của UBND tỉnh

Phổ biến, hướng dẫn thực hiện pháp luật Nhà nước về hoạt động đầu tư trongnước, hoạt động đầu tư trực tiếp của nước ngoài trên địa bàn tỉnh, làm đầu mối tiếp nhận

hồ sơ dự án của chủ đầu tư trong nước và ngoài nước muốn đầu tư trên địa bàn tỉnh, quản

lí việc sử dụng các nguồn vốn FDI, ODA, NGO và các nguồn vốn tài trợ khác theo quyếtđịnh của UBND tỉnh

Theo sự phân công của UBND tỉnh làm nhiệm vụ thường trực hoặc chủ tịch hộiđồng tư vấn về xét duyệt các định mức kinh tế kĩ thuật, thẩm định các dự án đàu tư trongnước và ngoài nước đàu tư tại tỉnh, thẩm định kế hoạch xét thầu và thành lập doanhnghiệp Kiểm tra, đôn đốc việc xây dựng và thực hiện các dự án; thẩm định dự toán kinhphí các công trình chuẩn bị đàu tư, quy hoạch tổng thể và quy hoạch chi tiết trên địa bàntỉnh Làm đầu mối điều phối các chương trình dự án quốc gia trên địa bàn tỉnh

Quản lí và cấp giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh cho các loại hình doanh nghiệptheo quy định hiện hành, kiểm tra hoạt động của các doanh nghiệp theo quy định củapháp luật Xem xét trình UBND tỉnh cấp giấy phép hoạt động kinh doanh, giấy phép ưuđãi đàu tư theo luật khuyến khích và đầu tư trong nước

Cùng với các ban, ngành liên quan tham gia nghiên cứu, xây dựng các cơ chếchính sách về quản lí kinh tế - xã hội của toàn quốc; Kiến nghị, đề xuất với

UBND tỉnh xây dựng và vận dụng các cơ chế chính sách phù hợp với đặc điểm, điều kiện

cụ thể của địa phương theo quy định của pháp luật

Hàng quý, 6 tháng, hàng năm chủ trì soạn thảo báo cáo tổng hợp về tình hình thựchiện kế hoạch kinh tế - xã hội của địa phương, kiến nghị những giải pháp để thực hiệnnhiệm vụ kế hoạch của kì tiếp theo, trình UBND tỉnh báo cáo hoạt động của các xínghiệp có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định

Chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ kế hoạch hoá đối với phòng Kế hoạch và Đầu tưcác Sở, ban, ngành cấp tỉnh và các huyện, thị xã, kiến nghị việc đào tạo, bồi dưỡng nângcao nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh

Tiếp nhận và giải quyết theo thẩm quyền các khiếu nại, tố cáo của các tổ chức vàcông dân liên quan đến hoạt động của Sở Kế hoạch và Đầu tư, liên quan đến công chức,viên chức của Sở Thực hiện chế độ bảo mật theo quy định hiện hành

Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND tỉnh giao

2 Cơ cấu tổ chức bộ máy và biên chế:

2.1 về tổ chức bộ máy:

Hiện nay bộ máy của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình gồm:

- Ban giám đốc: gồm 1 Giám đốc

+ Phòng Lao động - Văn xã: 2 người

+ Phòng Kinh tế đối ngoại: 4 người

+ Phòng Đăng kí kinh doanh: 2 người

2.2 về biên chế và chất lượng cán bộ hiện nay:

Bộ máy của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình hiện có 33 người:

Trong đó: - Biên chế thực hiện: 27 người

Trưởng phòng: chịu trách nhiệm quản lí các cán bộ nhân viên trong phòng vềchuyên môn nghiệp vụ và quản lí hành chính, có trách nhiệm tổ chức thực hiện nhiệm vụchuyên môn của phòng đã được phân công, tổ chức nghiên cứu hệ thống các văn bản, chủtrương, chính sách của Đảng, Nhà nước, của tỉnh để thực hiện vận dụng tốt vào nghiệp

vụ chuyên môn của phòng

Phó phòng: là người giúp việc cho Trưởng phòng, thay mặt Trưởng phòng giảiquyết các công việc lúc Trưởng phòng đi vắng và chịu trách nhiệm quản lí, theo dõi một

số lĩnh vực được phân công

Các cán bộ nhân viên có nhiệm vụ theo dõi, quản lí toàn diện các lĩnh vực, ngànhđược phân công và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và Ban Giám đốc về lĩnh vựcchuyên môn nghiệp vụ và quản lí hành chính

Là ngành tổng hợp bao quát nhiều lĩnh vực trong nền kinh tế của tỉnh, vì vậy cơcấu và số lượng lãnh đạo như vậy là hợp lí nhằm đảm bảo sự vận hành nhịp nhàng trongtừng phần chức năng, nhiệm vụ đã được phân công Vai trò của phòng và Trưởng phòng

đã được quan tâm Các Trưởng phòng đã phát huy vai trò, trách nhiệm của mình trongđiều hành và giám sát công việc Việc điều hành theo phòng đã từng bước đi vào quy củ,nền nếp

Biểu 1: Tình hình biên chế và chất lượng cản bộ hiện nay của Sở Kế hoạch và Đầu

chú Tổng

rÀ

44

27

43

27

44

Biểu 2: Tình hình lực lượng cán bộ phân theo độ tuổi của Sở

Kể hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình.

2

21

1

2

32

2

2

12

21

50 đến

60 có 6nam và

3 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng nghiệp vụ:

Trong điều kiện biên chế cơ quan còn mỏng, việc tổ chức các phòng phải ghépcác chức năng, nhiệm vụ vào 1 đơn vị, do vậy trước mắt ở Sở Kế hoạch và Đầu tưQuảng Bình có các phòng nghiệp vụ sau đây:

- Phòng Đăng kí kinh doanh

Các phòng nghiệp vụ trực thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư chịu sự lãnh đạo trực tiếpcủa Giám đốc Sở Kế hoạch và Đầu tư, có chức năng, nhiệm vụ tham mưu theo sự phâncông của Giám đốc về các lĩnh vực thuộc nhiệm vụ chính trị đã được quy định tại các văn

bản của Trung ương, của tỉnh ( gồm Thông tư liên Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Ban TCCBChính phủ số 01 ngày 02 tháng 01 năm 1996, Quyết định số 207 QĐ/UB ngày 11 tháng 3năm 1996 và Quyết định số 1184 QĐ/UB ngày 21 tháng 9 năm 1997 của Uỷ ban nhândân tỉnh ) Do vậy, chức năng, nhiệm vụ của các phòng được quy định như sau:

3.1 Phòng Tổng hợp - Tổ chức hành chính:

Phòng Tổng hợp - Tổ chức hành chính có chức năng tham mưu tổng hợp về nghiệp

vụ kế hoạch hoá, về công tác tổ chức cán bộ và hành chính quản trị

- Phòng Tổng hợp - Tổ chức hành chính có nhiệm vụ giúp Ban Giám đốc tổng hợpquy hoạch phát triển kinh tế xã hội của tỉnh, điều chỉnh quy hoạch quan từng thời kì củatỉnh để trình cấp trên phê duyệt Tổ chức nghiên cứu tổng hợp trình Giám đốc Sở các kếhoạch dài hạn, trung hạn, hàng năm, tổng hợp danh mục các chương trình dự án ưu tiên,các dự án về phát triển kinh tế xã hội, các cân đối chủ yếu về tài chính, ngân sách, vốnđầu tư xây dựng các chương trình mục tiêu quốc gia về cơ cấu Tham mưu cho Giám đốc

Sở trong việc hướng dẫn các Sở, Ban, Ngành cấp tỉnh và Uỷ ban nhân dân các huyện, thị

xã xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch

-Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch hàng tháng, hàng quý, 6 tháng và cả nămbáo cáo Giám đốc xem xét để trình báo cấp trên và Bộ Kế hoạch và Đầu tư kịp tiến độ

- Tham mưu về công tác sắp xếp tổ chức bộ máy, nhân sự, xây dựng kế hoạch đàotạo, bồi dưỡng và thực hiện các chính sách đối với cán bộ công chức thuộc văn phòng Sở

và cán bộ kế hoạch cấp huyện theo sự phân công quản lí cán bộ của tỉnh và các quy địnhhiện hành của Nhà nước

Ngoài ra, phòng Tổng hợp - Hành chính phải có trách nhiệm quản lí hồ sơ cán bộ

và toàn bộ hệ thống các công văn, văn bản thuộc hồ sơ lưu trữ theo chế độ lưu trữ củaNhà nước Tổ chức tốt công tác hậu càn phục vụ làm việc như chuẩn bị hội trường, soạnthảo, in ấn tài liệu, , tổ chức phục vụ chu đáo khách đến, khách đi, quản lí, bảo vệ toàn

bộ tài sản trong cơ quan và chăm lo chu đáo việc tu sửa nhà của, tu sửa, mua sắm cácthiết bị, máy móc đáp ứng tốt các yêu càu của công tác

3.2- Phòng Kinh tế ngành:

Phòng Kinh tế ngành có chức năng tham mưu cho Giám đốc Sở trong việc hướngdẫn và tổng hợp về quy hoạch, kế hoạch dài hạn, trung hạn, kế hoạch hàng năm của cácngành kinh tế quốc dân thuộc lĩnh vực sản xuất và thương mại dịch vụ trên địa bàn tỉnh,công tác đăng kí kinh doanh, quản lí doanh nghiệp theo luật định.

Phòng Kinh tế ngành có nhiệm vụ cụ thể sau:

- Tham gia nghiên cứu, xây dựng và tổng hợp quy hoạch, kế hoạch của các ngànhđược phân công

-Nghiên cứu đề xuất, xử lí thông tin trong việc xây dựng kế hoạch phát triển 5 năm,hàng năm từ khâu xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, xây dựng các chương trình dự

án đàu tư, chương trình mục tiêu đến các giải pháp phát triển các ngành, lĩnh vực đượcgiao

- Quản lí, theo dõi, đề xuất các cơ chế quản lí, chính sách, phát triển các ngànhđược phân công phụ trách

- Quản lí, theo dõi, phân bổ nguồn vốn tín dụng đầu tư trong nước, vốn chươngtrình mục tiêu như: dự án 135, định canh định cư, (các dự án thuộc phòng phụ trách)

- Hướng dẫn các chủ đàu tư về thủ tục đấu thầu, chỉ định thầu các dự án đàu tưthuộc nguồn vốn chương trình mục tiêu mà phòng phụ trách

- Tham mưu chính việc thẩm định đàu tư trong việc giám định đàu tư các dự ánthuộc lĩnh vực phòng quản lí

- Phối hợp với bộ phận giám định đàu tư trong việc thẩm định và quyết toán các

dự án thuộc lĩnh vực phòng quản lí

- Phối hợp với phòng XDCB trong việc thẩm định và quyết toán các dự án đầu tư

từ nguồn vốn trong và ngoài nước thuộc lĩnh vực mà phòng theo dõi

- Theo dõi tổng họp, báo cáo định kì, báo cáo đột xuất việc thực hiện kế hoạch sảnxuất kinh doanh, kế hoạch xuất nhập khẩu, hoạt động đàu tư XDCB, thực hiện cácchương trình quốc gia của các ngành được phân công phụ trách, tổng hợp việc đổi mới,sắp xếp và xếp hạng các doanh nghiệp

- Đôn đốc kiểm tra tiến độ, hướng dẫn, hỗ trợ các ngành trong việc thực hiện kế

hoạch sản xuất kinh doanh, đầu tư XDCB, các chương trình trọng điểm, các dự án sảnxuất kinh doanh Đồ xuất các biện pháp tháo gỡ khó khăn, vướng mắc để đảm bảo tiến

độ, chất lượng sản phẩm, chất lượng các dự án đầu tư

- Tham mưu trong việc xây dựng và giao kế hoạch cho các doanh nghiệp công ích

- Tham gia việc xây dựng kế hoạch mộp ngân sách hàng năm của các ngành, đơn

Sở Công nghiệp, Sở Xây dựng, Sở Giao thông vận tải, Sở Thương mại và Du lịch, Công

ty Sông Gianh, Công ty Du lịch, Ban Dân tộc và Miền núi, Công ty Kinh doanh tổng hợp

và các đơn vị tổ chức thuộc khối

- Tham gia nghiên cứu xây dựng các quy chế chính sách về quản lí kinh tế, đềxuất Giám đốc trình UBND tỉnh áp dụng trong quá trình quản lí kinh tế ở tỉnh

- Theo dõi và nắm tình hình cơ bản của các đơn vị Trung ương trên địa bàn thuộckhối phụ trách

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở phân công

- Hướng dẫn kế hoạch hoá đầu tư xây dựng cơ bản, trình tự lập các dự án đàu tư,các thủ tục XDCB, tiếp nhận hồ sơ và tổ chức thầm định hồ dơ XDCB các dự án thuộc

lĩnh vực mình phụ trách.

- Tiếp nhận hồ sơ, chủ trì nghiên cứu và tham mưu đề xuất, tổ chức thẩm định vàphê duyệt các dự án đầu tư thuộc nguồn vốn ngân sách tập trung, vốn ODA, NGO, vốntín dụng đàu tư

- Phối hợp với phòng chuyên quản nghiên cứu, thẩm tra bằng văn bản cho lãnhđạo trước khi thẩm định dự án đàu tư

- Tham gia việc giám định đàu tư các nguồn vốn

- Tham mưu thẩm định, phê duyệt đề cương, dự toán, khảo sát quy hoạch vàchuẩn bị đầu tư của các dự án đàu tư

-Phối hợp với các phòng chuyên quản kiểm tra tiến độ thực hiện các dự án đầu tư

cả về khối lượng, chất lượng

- Tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện công tác đấu thầu, chỉ định thầu trên địabàn hàng tháng, quý, năm để báo cáo Tỉnh, Bộ

- Theo dõi và quản lí các dự án quy hoạch đô thị, quy hoạch chi tiết các thị tứ vàcác quy hoạch chi tiết khác

- Quản lí và lưu trữ hồ sơ các dự án đàu tư XDCB thuộc lĩnh vực phụ

trách

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở phân công

3.4- Phòng Lao động - Văn xã:

- Tham mưu vào việc giao, điều chỉnh chỉ tiêu kế hoạch, danh mục các dự án đầu

tư trong mỗi kì kế hoạch

- Tham gia nghiên cứu, xây dựng và điều chỉnh quy hoạch phát triển, trực tiếptheo dõi các ngành thuộc khối văn hoá xã hội: Sở Giáo dục - Đào tạo, Sở Y tế, Bệnh việnViệt Nam - Cu Ba, Sở Lao động TBXH, Trường Chính trị, UB Dân số gia đình và trẻ em,

Sở Văn hoá TT, Sở Thể dục thể thao, Đài phát thanh truyền hình và các hội, các tổ chứcđoàn thể thuộc khối

- Nghiên cứu đề xuất xử lí thông tin trong việc xây dựng kế hoạch phát triển 5

năm, hàng năm từ khâu xây dựng kế hoạch sự nghiệp, sản xuất kinh doanh, xây dựng cácchương trình dự án đầu tư, chương trình mục tiêu đến các giải pháp phát triển các ngành,lĩnh vực được giao.

- Quản lí, theo dõi, đề xuất các cơ chế quản lí chính sách phát triển các ngành, cáclĩnh vực được phân công phụ trách

- Quản lí, theo dõi và phân bổ nguồn vốn chương trình mục tiêu thuộc khối vănhoá xã hội

- Hướng dẫn các chủ đầu tư về thủ tục đấu thầu, chỉ định thầu đối với các dự ánthuộc nguồn vốn chương trình mục tiêu của khối phụ trách

- Tham gia đề xuất tổ chức thẩm định, giám sát và phê duyệt kết quả đấu thầu vàchỉ định thầu các dự án đầu tư thuộc nguồn vốn chương trình mục tiêu của khối văn hoá

- Đôn đốc kiểm tra tiến độ, hướng dẫn, hỗ trợ các ngành trong việc thực hiện kếhoạch sự nghiệp, kế hoạch sản xuất, đầu tư XDCB, các chương trình trọng điểm, các dự

án sản xuất kinh doanh Đồ xuất các biện pháp tháo gỡ khó khăn vướng mắc để đảm bảothực hiện các chỉ tiêu kế hoạch được giao, đảm bảo chất lượng dự án đầu tư

- Tham gia xây dựng dự toán nộp ngân sách hàng năm của các ngành, đơn vịthuộc lĩnh vực phụ trách

- Theo dõi và nắm tình hình cơ bản của các đơn vị Trung ương trên địa bàn thuộckhối phụ trách

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở phân công

3.5- Phòng Kinh tế đối ngoại:

- Tham gia nghiên cứu xây dựng và điều chỉnh quy hoạch phát triển lĩnh vực kinh

tế đối ngoại

- Nghiên cứu, đề xuất, xử lí thông tin trong việc xây dựng kế hoạch phát triển kinh

tế đối ngoại 5 năm, hàng năm, lựa chọn các danh mục dự án ưu tiên trên lĩnh vực hợp táckinh tế đối ngoại với nước ngoài và tranh thủ, kêu gọi các nguồn vốn hỗ trợ của các tổchức phi chính phủ cho các quá trình phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh

- Chuẩn bị số liệu cơ bản, lập các dự án sơ bộ để kêu gọi các nguồn vốn đàu tưnước ngoài

- Tiếp xúc với các Bộ, Ngành ở Trung tâm, các nhà đầu tư để xúc tiến thu hút cácnguồn vốn đàu tư, viện trợ, vốn khác

- Hướng dẫn các Sở, Ban, ngành, đoàn thể, các huyện, thị xã xây dựng các dự ánđầu tư nước ngoài gồm các nguồn ODA, FDI, NGO và các nguồn vốn viện trợ nhân đạokhác

- Thực hiện công tác quản lí kinh tế đối ngoại trên địa bàn tỉnh Theo dõi kiểm tra,giám sát tình hình thực hiện kế hoạch và tiến độ giải ngân của các dự án đầu tư trực tiếpnước ngoài, các dự án ODA và trực tiếp giải ngân một số dự án theo chương trình được

Bộ Kế hoạch và Đầu tư giao cho Sở Kế hoạch và Đầu tư

- Phối hợp với phòng XDCB và Thẩm định trong việc tổ chức thẩm định, giám sátđấu thầu các dự án ODA, NGO và vốn đầu tư nước ngoài khác Phối hợp với phòng Kinh

tế ngành trong việc quản lí hoạt động xuất nhập khẩu trên địa bàn

- Tham mưu trong việc thẩm định và hướng dẫn, lập thủ tục hồ sơ cấp giấy phépđàu tư cho các dự án FDI, giám sát các hoạt động của các dự án đầu tư nước ngoài (theogiấy phép của Bộ Kế hoạch và Đầu tư cấp) thực hiện trên địa bàn theo quy định của luậtđầu tư nước ngoài

- Nghiên cứu hướng dẫn việc thực hiện pháp luật về đầu tư nước ngoài, quản lí và

sử dụng nguồn vốn ODA, làm đàu mối trong việc giới thiệu xúc tiến đầu tư với các nhàđầu tư trong và ngoài nước vào địa bàn tỉnh

- Theo dõi, tổng hợp, lập báo cáo định kì, báo cáo đột xuất, hàng tháng, quý của

lĩnh vực kinh tế đối ngoại.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở phân công

3.6- Phòng Đăng kí kỉnh doanh'.

- Tham mưu trong việc câp giây đăng kí kinh doanh cho các loại hình doanhnghiệp, các chi nhánh, văn phòng đại diện, liên hiệp hợp tác xã theo quy định của luậtdoanh nghiệp

- Thu hồi giấy đăng kí kinh doanh khi có hành vi vi phạm các quy định của luậtdoanh nghiệp

- Thực hiện chức năng quản lí doanh nghiệp thông qua chế độ báo cáo thống kê,báo cáo tài chính

- Tổ chức kiểm tra hoạt động, quản lí ngành nghề của các doanh nghiệp sau đăng

- Hướng dẫn nghiệp vụ về công tác đăng kí kinh doanh cho các huyện, thị xã

- Tham mưu việc cấp ưu đãi đàu tư cho các doanh nghiệp ngoài Quốc doanh

- Tham gia xây dựng dự toán nộp ngân sách hàng năm của các doanh nghiệpngoài Quốc doanh

- Tổng hợp, lập báo cáo định kì hàng tháng, quý, báo cáo đột xuất về công tácđăng kí kinh doanh, tình hình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp ngoài Quốcdoanh

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở phân công