Giáo trình Kỹ thuật tổ chức công sở: Phần 2 - TS. Trương Thị Thu Hiền

Nối tiếp nội dung phần 1, Giáo trình Kỹ thuật tổ chức công sở: Phần 2 cung cấp cho người học những kiến thức như: Xây dựng quy chế, kế hoạch làm việc; lãnh đạo, quản lý công việc trong công sở và xây dựng, phát huy vai trò; tổ chức, điều hành cuộc họp và kiểm tra, kiểm soát công việc trong công sở. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chương 4

Cũng như các hoạt động phân tích, thiết kế, phân công công việc và tổ chức điều hành công việc trong công sở, xây dựng quy chế và xây dựng kế hoạch làm việc trong công sở là hai hoạt động cơ bản không thể thiếu trong tổ chức hoạt động công sở Chương này trình bày về kỹ thuật xây dựng quy chế làm việc và kế hoạch làm việc trong công sở

4.1 XÂY DỰNG QUY CHẾ LÀM VIỆC TRONG CÔNG SỞ 4.1.1 Khái niệm

Quy chế là “những điều đã được quy định thành chế độ để

mọi người theo đó mà thực hiện trong những hoạt động nhất định nào đó” 30

Quy chế làm việc trong công sở là văn bản nội bộ do công

sở hoặc người đứng đầu công sở ban hành theo thẩm quyền quy

XÂY DỰNG QUY CHẾ, KẾ HOẠCH LÀM VIỆC

TRONG CÔNG SỞ

Sau khi học xong chương 4, người học sẽ:

(i) Vận dụng kiến thức của kỹ thuật xây dựng quy chế, kế hoạch làm việc trong công sở vào phân tích, đánh giá, đóng vai các tình huống thực tiễn liên quan

(ii) Bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp, tinh thần hợp tác, tính chuyên cần, khả năng thích ứng, kỹ năng giải quyết vấn đề

và quản lý thời gian

(iii) Tuân thủ các chuẩn mực xã hội, đạo đức nghề nghiệp và thực thi trách nhiệm với xã hội

định về nguyên tắc làm việc, chế độ trách nhiệm, quan hệ công tác; phạm vi, cách thức, quy trình giải quyết công việc; chương trình công tác; các hoạt động và chế độ thông tin, báo cáo của công sở

Từ cách hiểu này, có thể thấy Quy chế làm việc trong công

sở có các đặc điểm cơ bản sau đây:

(i) Là văn bản hành chính cá biệt, được xây dựng và ban hành kèm theo một văn bản quy phạm đúng thẩm quyền;

(ii) Phạm vi tác động chủ yếu trong nội bộ công sở;

(iii) Về nội dung: Quy chế làm việc trong công sở không quy định thêm nhiệm vụ, quyền hạn cho công sở, bao gồm các quy phạm pháp luật về quy định chung và các quy định cụ thể liên quan đến trách nhiệm và phạm vi giải quyết công việc của các đơn vị, bộ phận, công chức trong công sở; quan hệ công tác của công sở; chương trình công tác, chế độ thông tin, báo cáo, hội họp, tiếp khách, đi công tác, tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo; quản lý, ban hành văn bản trong công sở…);

(iv) Về hình thức: Quy chế làm việc trong công sở thường được xây dựng thành các điều khoản

4.1.2 Phân loại

Có nhiều cách phân loại quy chế làm việc trong công sở:

Cách thứ nhất, dựa vào phạm vi hành chính của công sở,

có thể phân chia quy chế làm việc trong công sở thành 3 loại:

Quy chế làm việc của các công sở trung ương; Quy chế làm việc của các công sở trung ương đóng tại địa phương và Quy chế làm việc của các công sở do địa phương quản lý

Cách thứ hai, dựa vào tính chất và nội dung hoạt động của

công sở, có thể phân chia quy chế làm việc trong công sở thành: Quy chế làm việc của các công sở hành chính và Quy chế làm việc của các công sở sự nghiệp

Ở Việt Nam hiện nay, căn cứ vào vai trò, chức năng của

công sở, có thể phân chia quy chế làm việc trong công sở thành bốn loại cơ bản:

Một là, Quy chế làm việc của công sở lãnh đạo: Là quy chế

làm việc của các cơ quan thuộc bộ máy của Đảng Cộng sản Việt Nam Các công sở này đảm nhiệm vai trò lãnh đạo;

Hai là, Quy chế làm việc của công sở quản lý: Là quy chế

làm việc của các cơ quan thuộc bộ máy của Nhà nước Cộng hòa

xã hội chủ nghĩa Việt Nam Các công sở này thực hiện chức năng quản lý nhà nước;

Ba là, Quy chế làm việc của công sở sự nghiệp: Là quy chế

làm việc của các cơ quan, tổ chức thực hiện chức năng cung ứng dịch vụ công;

Bốn là, Quy chế làm việc của công sở khác: Là quy chế

làm việc của các cơ quan, tổ chức còn lại

4.1.3 Vai trò

Trong quá trình hoạt động, các công sở đều phát sinh mối quan hệ công tác trong nội bộ công sở mình và với các công sở khác Để các công sở hoạt động trong khuôn khổ pháp luật, bảo đảm thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, cần thiết phải có quy chế làm việc góp phần bảo đảm thực thi nguyên tắc công khai, dân chủ và minh bạch trong hoạt động của công sở

Bên cạnh đó, nhờ quy chế làm việc của công sở, thẩm quyền được pháp luật quy định gắn với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng đơn vị, bộ phận, cá nhân trong công sở được

cụ thể hóa Từ đó, tạo điều kiện để hoạt động của công sở mang tính chuyên nghiệp, nhất quán dựa trên sự tuân thủ, thống nhất giữa các đơn vị, bộ phận, cá nhân trực thuộc theo nội dung quy chế làm việc

Thực tế cho thấy, ở những nơi quy chế được xây dựng tốt, nghĩa là có các quy định cụ thể, phù hợp với thực tế, với thẩm

lại, ở các công sở không có quy chế hoặc quy chế xây dựng qua loa thì ở đó việc tổ chức điều hành công việc luôn gặp khó khăn, kém hiệu quả

Khi đã có quy chế tốt, mỗi công chức trong công sở sẽ xác định rõ nội dung công việc mình phải làm, trách nhiệm và yêu cầu đối với công việc và đối với bản thân để phấn đấu thực hiện tốt Từ đó, năng suất lao động, quản lý sẽ được nâng cao hơn

4.1.4 Yêu cầu

Một là, tuân thủ chặt chẽ các bước cơ bản của quy trình xây

dựng quy chế: Bước 1 Xây dựng Kế hoạch ban hành Quy chế

làm việc trong công sở: Trên cơ sở tập hợp và nghiên cứu các văn bản hiện hành về xây dựng quy chế làm việc mà công sở phải tuân thủ; tiến hành xác định phạm vi điều chỉnh, thẩm quyền ban hành quy chế (Trả lời các câu hỏi: Cá nhân, đơn vị, bộ phận nào chịu sự điều chỉnh của quy chế, ai là người có thẩm quyền ban hành quy chế…); xác định hình thức của Quy chế làm việc theo quy định của cấp trên; xác định yêu cầu, nhiệm vụ cụ thể; xác định đơn vị, bộ phận, cá nhân có chức năng tổ chức, tiến hành soạn thảo; xác định các bước tiến hành, tiến độ thực hiện và

phân công nhiệm vụ Bước 2 Triển khai kế hoạch và giám sát việc xây dựng Quy chế làm việc Bước 3 Tổng hợp, hoàn thiện

Dự thảo Quy chế làm việc (lần 1) và tổ chức lấy ý kiến thảo luận, đóng góp ý nghĩa của các bên liên quan trong công sở (cấp

ủy, công đoàn, toàn thể công chức trong công sở…) Bước 4:

Hoàn chỉnh Quy chế làm việc sau khi lấy ý kiến các bên liên

quan (Dự thảo lần 2) và tiến hành thẩm định Bước 5 Hoàn thiện

Quy chế làm việc sau thẩm định và trình người có thẩm quyền ra

quyết định ban hành (Bản chính thức) Bước 6 Quán triệt và tổ chức thực hiện Quy chế làm việc tại công sở Bước 7 Định kỳ

xem xét, điều chỉnh Quy chế làm việc trong công sở (nếu cần thiết)

Hai là, Phải được xây dựng trên nguyên tắc cụ thể hóa

quan điểm, chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, quy định của các công sở cấp trên, gắn với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công sở

Ba là, Phải được xây dựng dựa trên khuôn mẫu chung theo

quy định của cơ quan có thẩm quyền để đảm bảo rằng trong một nhóm công sở, hình thức của Quy chế làm việc là như nhau

Bốn là, Khi xây dựng quy chế cần chú ý phạm vi của các

quy định:

(i) Các quy định mang tính chất quy phạm chung là các quy định được áp dụng cho toàn bộ công sở khi quản lý công việc chuyên môn theo thẩm quyền của các chức vụ tương ứng Đó là những quy định thường gặp khi giải quyết nhiệm vụ phải thực hiện các biện pháp hành chính như tuyển dụng công chức, xếp ngạch lương công chức, và những bảo đảm đối với từng loại công việc Có quy chế công chức, công chức cho tất cả các ngành và cũng có quy chế dành cho công chức từng ngành riêng biệt;

(ii) Các quy định mang tính bộ phận, cụ thể nhằm đề ra những yêu cầu theo tính đặc thù của mỗi công sở hay đơn vị, bộ phận, cá nhân trong đó Ví dụ, quy định về tiếp khách, quy định khi đi công tác, quy định điều xe, sử dụng phòng họp…

Năm là, Nội dung quy chế cần bao quát hết quyền hạn,

trách nhiệm của toàn thể đơn vị, bộ phận, cá nhân trực thuộc công sở: trách nhiệm của công chức lãnh đạo, trách nhiệm của công chức chuyên môn nghiệp vụ, trách nhiệm của từng bộ phận, đơn vị trực thuộc

5W (Why, What, Where, When, Who):

Why: Xác định mục đích, yêu cầu xây dựng Quy chế Trả lời các câu hỏi: Tại sao tôi phải lập Quy chế này? Nó có ý nghĩa như thế nào đối với đơn vị, bộ phận, công sở của tôi? Nếu không xây dựng Quy chế thì công sở sẽ ra sao? Nếu xây dựng, phải dựa tuân thủ những yêu cầu gì?

What: Xác định nội dung công việc sẽ đưa vào Quy chế Trả lời các câu hỏi: Nội dung công việc cần đưa vào Quy chế gồm những gì? Các bước thực hiện là gì? Quy định cụ thể từng nội dung ra sao?

Where: Xác định nơi tổ chức xây dựng Quy chế Trả lời câu hỏi: Hoạt động xây dựng Quy chế được tổ chức ở đâu? When: Xác định thời gian bắt đầu, tiến độ xây dựng Quy chế Trả lời các câu hỏi: Hoạt động xây dựng Quy chế sẽ được tổ chức vào lúc nào? Thời gian kéo dài trong bao lâu? Khi nào thì họp triển khai, kiểm tra, giám sát… Khi nào thì từng nội dung trong Quy chế được tiến hành? Từ đó, xác định được mức độ quan trọng và khẩn cấp của nội dung công việc tương ứng theo

mức độ ưu tiên từ 1 đến 4 (Mức độ 1 Công việc quan trọng và

khẩn cấp; Mức độ 2 Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp; Mức độ 3 Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp; Mức độ 4 Công việc không quan trọng và không khẩn cấp)

Who: Xác định các đơn vị, bộ phận, cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện xây dựng Quy chế và tiến hành các hoạt động trong Quy chế Trả lời các câu hỏi: Cá nhân/bộ phận/đơn vị nào làm? Cá nhân/bộ phận/đơn vị nào kiểm tra? Cá nhân/bộ phận/đơn vị nào hỗ trợ/phối hợp? Cá nhân/bộ phận/đơn vị nào chịu trách nhiệm? …

1H (How): Xác định cách thức thực hiện việc xây dựng Quy chế Trả lời câu hỏi: Từng nội dung công việc được triển

khai như thế nào? Việc nào trước, việc nào sau, việc nào phải tiến hành đồng thời?

2C (Control, Check): Xác định cách thức kiểm tra, kiểm soát việc xây dựng Quy chế

Control: Xác định cách thức kiểm soát việc xây dựng Quy

chế Trả lời các câu hỏi: Có bao nhiêu công việc cần kiểm soát?

Cách thức kiểm soát từng việc như thế nào? …

Check: Xác định cách thức kiểm tra việc xây dựng Quy chế Trả lời các câu hỏi: Có bao nhiêu công việc cần kiểm tra? Tần suất kiểm tra? Khi nào cần kiểm tra? Ai kiểm tra? Cách thức kiểm tra như thế nào? Những điểm kiểm tra nào là trong yếu? … Trong đó, chú trọng nguyên tắc PARETO (20/80), chọn khối lượng kiểm tra ít (20%) nhưng xác suất sai sót cao (80%)

5M (Man, Money, Material, Machine, Method): Xác

định các nguồn lực cần huy động cho việc xây dựng Quy chế, gồm con người, trang thiết bị, máy móc, tài chính-ngân sách, phương pháp triển khai

Man: Trả lời câu hỏi “Nguồn nhân lực sẽ được huy động trong xây dựng Quy chế là ai?”

Money: Trả lời câu hỏi “Kinh phí xây dựng là bao nhiêu và được trích từ nguồn nào?”

Material, Machine: Trả lời câu hỏi “Cần có nguyên vật liệu, trang thiết bị, máy móc, kỹ thuật, công cụ hỗ trợ gì trong quá trình thực hiện quy chế không?”

Method: Trả lời câu hỏi “Phương pháp triển khai, tổ chức thực hiện như thế nào? …”

4.2 XÂY DỰNG KẾ HOẠCH LÀM VIỆC TRONG CÔNG

SỞ

Kế hoạch làm việc trong công sở là gì? Kế hoạch làm việc trong công sở được phân thành những loại nào? Vai trò, nguyên tắc và phương pháp của việc lập kế hoạch làm việc trong công sở

Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động được sắp xếp

theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định những mục tiêu

cụ thể và xác định biện pháp tốt nhất… để thực hiện một mục tiêu cuối cùng đã được đề ra

Kế hoạch là “những dự định trong tương lai (thường là tương lai gần), những việc cần làm, dự kiến sẽ làm trong tương lai, bao gồm cách làm, cách thức để thực hiện được những nhiệm vụ đã đặt ra.” 31

Kế hoạch là “tổng thể các mục tiêu, các nhiệm vụ cũng như các giải pháp và nguồn lực mà tổ chức có thể sử dụng để đạt được mục tiêu của tổ chức.” 32

Khái niệm kế hoạch làm việc trong công sở:

Từ khái niệm kế hoạch, vận dụng vào quá trình hoạt động công sở, có thể hiểu, kế hoạch làm việc trong công sở là một loại

chương trình công tác thể hiện phương án tổ chức công việc trong công sở, bao gồm mục tiêu, các giải pháp thực hiện, các nguồn lực được huy động và cách thức tổ chức thực hiện chúng

Khái niệm lập kế hoạch làm việc trong công sở:

Lập kế hoạch làm việc trong công sở là một hoạt động diễn

ra theo một trình tự nhất định nhằm xác định mục tiêu của công

sở, xác định các phương thức, nguồn lực thích hợp cần huy động

để đạt được mục tiêu kế hoạch đề ra

Đây là một chức năng cơ bản của công sở giúp cho mọi đơn vị, bộ phận, cá nhân định hướng được toàn bộ hoạt động của

tổ chức mình nhằm đạt được một mục tiêu xác định mà kế hoạch mong muốn đạt được

Lập kế hoạch trong công sở nhằm trả lời các câu hỏi:

WHAT: Mục tiêu mà công sở cần đạt được là gì? Phải làm

gì để đạt được mục tiêu đó? Để đạt được mục tiêu, cần huy động những nguồn lực cần thiết nào?

HOW: Những việc đó được thực hiện như thế nào, bằng cách nào?

WHO: Đơn vị, bộ phận, cá nhân nào là người thực hiện? WHEN: Những việc đó được thực hiện khi nào?

WHERE: Những việc đó được thực hiện ở đâu?

4.2.2 Phân loại

Có nhiều cách phân loại kế hoạch làm việc trong công sở:

Căn cứ vào phạm vi ảnh hưởng, kế hoạch làm việc trong

công sở được chia thành kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác

nghiệp: Kế hoạch chiến lược (kế hoạch tổng thể): thường áp

dụng cho toàn bộ công sở Đó là loại kế hoạch có mục tiêu dài hạn, mang tính định hướng trong dài hạn (khoảng từ 5 năm trở lên), có phạm vi ảnh hưởng rộng với mục tiêu là giải quyết các vấn đề tổng thể, thường tập trung vào các mục tiêu toàn diện, xác

định tương lai tổng thể của công sở Kế hoạch tác nghiệp:

thường áp dụng cho công sở và các đơn vị, bộ phận trong công

sở Đó là loại kế hoạch có mục tiêu ngắn hạn, mang tính cụ thể hóa các kế hoạch chiến lược, trong thời gian ngắn (khoảng dưới

trung vào những công việc cụ thể để thực hiện mục đích hay nhiệm vụ gắn với tiến độ hoàn thành, các nguồn lực, phân công thực hiện và kết quả cụ thể của mục đích, nhiệm vụ đó

Căn cứ vào thời gian thực hiện,33

kế hoạch làm việc trong

công sở được chia thành 3 loại: Kế hoạch dài hạn: Là kế hoạch

có nội dung định hướng mục tiêu, phương hướng tổng thể, dài hạn, mang tính chiến lược, với những định hướng lớn, thể hiện hình ảnh tương lai mà công sở mong muốn đạt được, cùng các giải pháp chiến lược để đảm bảo các mục tiêu đó được thực hiện

Kế hoạch trung hạn: Là kế hoạch có nội dung cụ thể hóa nội

dung và biện pháp thực hiện của kế hoạch dài hạn, kế hoạch chiến lược, đưa ra các thay đổi quan trọng trong giai đoạn kế hoạch của công sở, có thời gian thực hiện từ trên 1 năm đến dưới

5 năm: kế hoạch công tác 2 năm, 3 năm, 5 năm, … Kế hoạch

ngắn hạn: Là kế hoạch có nội dung cụ thể hoá các nội dung và

biện pháp thực hiện của kế hoạch trung hạn, có thời gian thực hiện ngắn, từ 01 năm trở xuống: kế hoạch công tác năm; kế hoạch công tác quý, kế hoạch công tác tháng, kế hoạch công tác tuần, kế hoạch công tác ngày…

Căn cứ vào lĩnh vực điều chỉnh, kế hoạch được chia thành:

Kế hoạch thuộc lĩnh vực tổ chức bộ máy; Kế hoạch thuộc lĩnh vực nhân sự; Kế hoạch thuộc lĩnh vực tài chính; Kế hoạch thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước chuyên ngành; …

4.2.3 Vai trò

Việc lập kế hoạch làm việc trong công sở đóng vai trò quan trọng đối với công sở, đối với các nhà lãnh đạo, quản lý công sở

và với bản thân đội ngũ công chức trong công sở đó Cụ thể:

Đối với công sở: (i) Việc lập kế hoạch đóng vai trò định

33

Bộ Nội vụ (2018), Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên chính, Chuyên đề 13 Kỹ năng lập kế hoạch trong tổ chức, Hà Nội

hướng, đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ, hệ thống của tất cả hoạt động mà công sở cần thực hiện để hoàn thành mục tiêu hoạt động của mình Đây còn là căn cứ để các nhà lãnh đạo, quản lý công sở phân bổ và sử dụng các nguồn lực hiện có một cách tối

ưu, đảm bảo hoạt động tổ chức công sở được hiệu quả (ii) Lập

kế hoạch giúp các nhà lãnh đạo, quản lý công sở hình dung được những hoạt động sẽ triển khai, dự đoán, tiên liệu, lường trước những thay đổi, bất trắc có thể xảy ra, những khó khăn, thách thức có thể sẽ gặp phải trong quá trình thực hiện kế hoạch, nhờ

đó, giúp công sở chủ động ứng phó với sự thay đổi (nếu có) hoặc các tình huống bất thường (iii) Lập kế hoạch giúp công sở sử dụng các nguồn lực hiện có một cách tốt nhất thông qua việc huy động sự tham gia của các đơn vị, bộ phận, cá nhân trong công sở một cách đồng bộ, tập hợp và hướng mọi nỗ lực của tất cả đơn

vị, bộ phận, cá nhân liên quan vào việc hoàn thành mục tiêu chung; (iv) Lập kế hoạch giúp công sở có thể lựa chọn phương

án tối ưu trong quá trình thực hiện, từ đó, tiết kiệm nguồn lực của công sở (v) Lập kế hoạch giúp công sở có thể so sánh kết quả đạt được so với mục tiêu mà kế hoạch đề ra, từ đó, thực hiện tốt chức năng kiểm soát của mình

Đối với các nhà lãnh đạo, quản lý công sở: Việc lập kế

hoạch giúp giảm đến mức tối đa các bất trắc, giúp nhà lãnh đạo, quản lý công sở có thời gian nhiều hơn cho các công việc khác, thực hiện tốt hơn các mục tiêu đã định, góp phần làm cho quá trình thực hiện kế hoạch làm việc của công sở được tiến hành một cách thuận lợi

Đối với công chức: Việc lập kế hoạch là căn cứ để công

chức tổ chức công việc theo kế hoạch đã đề ra, giúp rèn luyện tính kỉ luật, kiên trì; rèn luyện ý chí, nghị lực; đem lại kết quả làm việc tốt; được mọi người tin tưởng Nếu không có kế hoạch, việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của công chức sẽ dễ rơi vào

được khối lượng, nội dung công việc cần làm, không đảm bảo tiến độ công việc; dễ bị tác động; làm việc tùy hứng; ảnh hưởng đến tiến độ của cá nhân, đơn vị, bộ phận khác trong công sở, ảnh hưởng đến uy tín cá nhân công chức

4.2.4 Nguyên tắc

Để việc lập kế hoạch làm việc trong công sở phát huy hết vai trò của nó, cần tuân thủ các nguyên tắc sau trong quá trình xây dựng:

Thứ nhất, Nguyên tắc đảm bảo tính quy trình: Tuân thủ đầy

đủ các bước trong quy trình lập kế hoạch gồm: (1) Thu thập thông tin, phân tích thực trạng của công sở trước khi lập kế hoạch; (2) Xác định mục tiêu kế hoạch; (3) Xây dựng các phương án thực hiện; (4) Dự thảo kế hoạch; (5) Tổ chức lấy ý kiến các bên liên quan, hoàn chỉnh dự thảo và (6) Ban hành Kế hoạch

Thứ hai, Nguyên tắc đảm bảo thông tin: Trong tất cả các

bước của quy trình lập kế hoạch, cần đảm bảo tính đầy đủ, toàn diện, chính xác và cập nhật

Thứ ba, Nguyên tắc đảm bảo mục tiêu SMART: Mục tiêu

của kế hoạch cần đảm bảo tính cụ thể, thực tế, khả thi, có thể đo

lường và rõ ràng về thời gian thực hiện (Specific- Measurable-

Achievable- Realistic- Timebound)

Thứ tư, Nguyên tắc đảm bảo tính phù hợp: Đảm bảo tính

phù hợp về thời gian, về mục tiêu, về tính bền vững, về tài chính trong quá trình lựa chọn phương án tối ưu gắn với bối cảnh thực hiện kế hoạch

Thứ năm, Nguyên tắc tôn trọng tính khách quan: Cần dựa

trên những căn cứ khoa học (như chức năng, nhiệm vụ, quyền

hạn của công sở; phương hướng công tác của công sở trong mối quan hệ với phương hướng chung; tình hình thực tế thực thi công vụ, vào các nguồn lực hiện có của công sở; kế hoạch của

cấp trên…), những yêu cầu khách quan và có tính thực tế, phù

hợp với điều kiện của công sở để xây dựng kế hoạch; tránh chủ quan, duy ý chí, tạo ra những kế hoạch bất khả thi

Thứ sáu, Nguyên tắc đảm bảo tính linh hoạt: Đảm bảo tính

linh hoạt trong xây dựng kế hoạch, tạo ra khả năng điều chỉnh được nội dung cho phù hợp với điều kiện cụ thể nhằm giảm bớt các rủi ro do các vấn đề không mong đợi phát sinh

Thứ bảy, Nguyên tắc đảm bảo tính cân đối: Để tránh tình

trạng bị động, lãng phí khi sử dụng nguồn lực, cần đối giữa mục tiêu và nguồn lực; giữ biện pháp với nguồn lực; giữ phương tiện với con người… trong công sở

Thứ tám, Nguyên tắc đảm bảo tính phù hợp: Phải đặt kế

hoạch đang xây dựng trong mối quan hệ với các kế hoạch khác đang được tiến hành trong công sở Cần tính toán hợp lý trong việc phân bố thời gian, nguồn lực của công sở, tránh tính trạng chồng chéo giữa các kế hoạch khi thực hiện

Thứ chín, Nguyên tắc đảm bảo tính hiệu quả: So sánh kết

quả dự kiến đạt được với các chi phí cần thiết phải bỏ ra để đạt được kết quả đó

Thứ mười, Nguyên tắc đảm bảo tính cam kết: Nguyên tắc

này đòi hỏi trong quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch, các bên

có trách nhiệm phải đảm bảo thực hiện đúng các cam kết đã ghi trong kế hoạch

Thứ mười một, Nguyên tắc lường trước rủi ro: Phải xác

định được những nhân tố có thể trở thành rào cản khi thực hiện

kế hoạch (độ sai lệch của các dự báo; yếu tố tâm lý, sự thay đổi của môi trường…), lường trước tối đa những rủi ro có thể xảy ra trong từng hoạt động và đưa ra các giải pháp dự phòng

4.2.5 Phương pháp

Có nhiều phương pháp khác nhau khi đề cập đến phương

hoạch làm việc trong công sở, có hai phương pháp thường được

sử dụng gồm: Phương pháp xây dựng kế hoạch từ trên xuống và Phương pháp xây dựng kế hoạch từ dưới lên

Phương pháp thứ nhất, phương pháp xây dựng kế hoạch từ trên xuống:

Cơ sở: Phương pháp lập kế hoạch này dựa trên cơ sở những đánh giá, quan sát của các cá nhân có nhiều kinh nghiệm thực hiện chức năng lập kế hoạch trong công sở cũng như dữ liệu quá khứ về các hoạt động tương tự mà công sở đã tiến hành trước đó Cách tiến hành: Các đơn vị, bộ phận, cá nhân chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch sẽ chủ động việc thu thập thông tin, phân tích thực trạng của công sở trước khi lập kế hoạch; xác định mục tiêu kế hoạch; xác định các hoạt động cần tiến hành; ước tính toàn bộ các chi phí, nguồn lực, thời gian thực hiện cho từng hoạt động và tiến độ hoàn thành; cách thức kiểm tra, theo dõi, đánh giá, chế độ thông tin, báo cáo trong quá trình lập kế hoạch Việc lựa chọn được phương án tối ưu chủ yếu nhờ vào kinh nghiệm và dữ liệu quá khứ của các đơn vị, bộ phận, cá nhân chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch

Ưu điểm: Thời gian lập kế hoạch ngắn, tiết kiệm chi phí cho việc lập kế hoạch Thích hợp cho việc lập kế hoạch đối với những mục tiêu có tính chất định kỳ, lặp đi lặp lại trong công sở Nhược điểm: Các đơn vị, bộ phận, cá nhân thực hiện kế hoạch thường bị động do không được tham khảo ý kiến trong quá trình lập kế hoạch Có thể gặp rủi ro do dựa vào kinh nghiệm

đã có, dữ liệu các thực hiện trước đó là chủ yếu, nhất là trong bối cảnh môi trường bên ngoài hay đổi tác động khó lường đến hiện trạng của công sở Không phát huy được trình độ, năng lực của các bên liên quan trong quá trình lập kế hoạch

Phương pháp thứ hai, phương pháp xây dựng kế hoạch từ dưới lên:

Cơ sở: Đây là phương pháp lập kế hoạch dựa trên việc phân tích, đánh giá đầy đủ nguồn lực hiện có trong công sở, tập trung đánh giá một cách đầy đủ những khó khăn, thuận lợi, cơ hội, thách thức mà công sở đang gặp phải trên cơ sở tham khảo ý kiến của các bên liên quan

Cách tiến hành: Đơn vị, bộ phận, cá nhân có chức năng lập

kế hoạch sẽ tổ chức việc thu thập thông tin, phân tích thực trạng của công sở trước khi lập kế hoạch; xác định mục tiêu kế hoạch; xác định các hoạt động cần tiến hành; ước tính toàn bộ các chi phí, nguồn lực, thời gian thực hiện cho từng hoạt động và tiến độ hoàn thành; cách thức kiểm tra, theo dõi, đánh giá, chế độ thông tin, báo cáo trong quá trình lập kế hoạch… trên cơ sở tham khảo

ý kiến của các cá nhân, đơn vị, bộ phận có liên quan Việc lựa chọn được phương án tối ưu với thông tin thu thập được đầy đủ nhờ sự tham gia của các bên liên quan trên tinh thần dân chủ

Ưu điểm: Các đơn vị, bộ phận, cá nhân thực hiện kế hoạch chủ động hơn trong quá trình thực hiện kế hoạch của mình do được tham khảo ý kiến trước khi người có thẩm quyền ban hành

kế hoạch Xác suất gặp rủi ro ít hơn do thông tin thu thập được đầy đủ với sự tham gia của các bên liên quan Huy động được trình độ, năng lực của các bên liên quan trong quá trình lập kế hoạch Thích hợp cho việc lập kế hoạch hoàn thành những mục tiêu mới của công sở

Nhược điểm: Thời gian lập kế hoạch dài, chi phí cho việc lập kế hoạch cao hơn Trong trường hợp nội bộ mâu thuẩn, khó lấy được ý kiến thống nhất, việc lựa chọn phương án tối ưu sẽ khó khăn hơn

Tóm tắt chương 4

Chương 4 trình bày về kỹ thuật xây dựng Quy chế làm việc và Kế hoạch làm việc trong công sở Với kỹ thuật xây dựng

pháp xây dựng Quy chế làm việc trong công sở Với kỹ thuật xây dựng Kế hoạch làm việc trong công sở, làm rõ khái niệm, cách phân loại Kế hoạch làm việc trong công sở, vai trò, nguyên tắc

và phương pháp lập kế hoạch làm việc trong công sở

Câu hỏi ôn tập chương 4

1 Quy chế làm việc trong công sở là gì? Có mấy loại? Đặc điểm của nó?

2 Tại sao phải xây dựng Quy chế làm việc trong công sở?

3 Để xây dựng Quy chế làm việc trong công sở, cần tuân theo những yêu cầu gì?

4 Cho biết quy trình xây dựng Quy chế làm việc trong công sở?

5 Cho biết tên và nội dung phương pháp xây dựng Quy chế làm việc trong công sở

6 Kế hoạch làm việc trong công sở là gì? Được phân thành những loại nào?

7 Lập Kế hoạch làm việc trong công sở là gì? Vai trò của nó?

8 Cho biết các nguyên tắc cần tuân thủ trong quá trình lập

kế hoạch làm việc trong công sở

9 Có những phương pháp lập kế hoạch làm việc nào trong công sở? Nội dung của từng phương pháp? Ưu, nhược điểm của từng phương pháp?

10 Hãy phân tích các phương pháp lập kế hoạch làm việc trong công sở

Tài liệu tham khảo chương 4

1 Bộ Nội vụ (2018), Tài liệu bồi dưỡng ngạch cán sự, Chuyên đề 8 Quy chế làm việc của cơ quan hành chính nhà nước, Hà Nội

2 Bộ Nội vụ (2018), Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên chính, Chuyên đề 13 Kỹ năng lập kế hoạch trong tổ chức,

phát huy vai trò của văn hóa công sở

Chương 5

Chương 5 tiếp tục tìm hiểu về hai kỹ thuật, cũng là hai nội dung quan trọng tiếp theo trong số bảy nội dung cơ bản của kỹ thuật tổ chức công sở, gồm: Lãnh đạo, quản lý công việc trong công sở và xây dựng và phát huy vai trò của văn hóa công sở

5.1 LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TRONG CÔNG SỞ 5.1.1 Khái niệm lãnh đạo, quản lý

Quản lý là quá trình làm việc cùng với người khác và làm

việc thông qua người khác nhằm đạt được các mục tiêu của tổ

chức trong điều kiện môi trường thay đổi Lãnh đạo là quá trình

gây ảnh hưởng và tạo môi trường làm việc thuận lợi để đạt được mục tiêu của tổ chức

Trên những phương diện chung nhất, lãnh đạo và quản lý

có những nội dung tương đồng Tuy nhiên, lãnh đạo và quản lý cũng có những nội hàm khác biệt Theo tác giả Warren Bennis,

có thể phân biệt sự khác nhau giữa lãnh đạo và quản lý ở một số

Sau khi học xong chương 5, người học sẽ:

(i) Vận dụng kiến thức của kỹ thuật lãnh đạo, quản lý công việc trong công sở và xây dựng, phát huy vai trò của văn hóa công sở vào phân tích, đánh giá, đóng vai các tình huống thực tiễn liên quan

(ii) Bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp, tinh thần hợp tác, tính chuyên cần, khả năng thích ứng, kỹ năng giải quyết vấn đề

và quản lý thời gian

(iii) Tuân thủ các chuẩn mực xã hội, đạo đức nghề nghiệp và thực thi trách nhiệm với xã hội

LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TRONG

CÔNG SỞ VÀ XÂY DỰNG, PHÁT HUY VAI TRÒ

CỦA VĂN HÓA CÔNG SỞ

điểm chính như sau:

Bảng 5.1 Phân biệt lãnh đạo và quản lý theo quan điểm của

Warren Bennis

- Giám sát, đánh giá là thứ yếu - Giám sát, đánh giá là trọng

tâm -Chú trọng động viên, khích lệ;

đổi mới, đột phá; con người,

hiệu quả; quyết định, thực hiện

công việc

- Chú trọng duy trì trật tự định sẵn; chế độ, tổ chức; nâng cao hiệu suất; làm tốt những việc

đã được quyết định

- Người lãnh đạo và nhân viên

là chủ thể của hoạt động lãnh

đạo, hoạt động quyết sách (giới

hạn giữa hai đối tượng này là

không rõ ràng)

- Người quản lý là chủ thể, vạch ra quyết sách Nhân viên

là khách thể, chấp hành quyết sách (hai đối tượng này không vượt qua giới hạn, xâm phạm lĩnh vực)

- Quan tâm đến sự sinh tồn,

phát triển, tương lai của tổ

chức, mục đích đằng sau quy

hoạch sách lược

- Quan tâm đến quyết sách, sách lược của tổ chức Quản lý những cái thuộc về hiện tại

- Người lãnh đạo học cách làm

huấn luyện viên, người phụ

trách, giáo viên, người phục

vụ; tạo điều kiện tốt về môi

trường làm việc cho cấp dưới

- Người quản lý coi mình là trọng tài, quen với việc bản thân chỉ cần nói, không cần làm

- Lấy con người, nhân viên,

khách hàng, hiệu quả, giá trị

làm gốc

- Lấy sự việc, công việc, hiệu suất và thị trường làm gốc

phát huy vai trò của văn hóa công sở

Về chức năng công việc, lãnh đạo và quản lý là hai công

việc khác nhau

Những công việc chủ yếu của lãnh đạo là: Tập hợp lại toàn

bộ tinh thần tập thể và hướng đến tương lai; Phân tích tình hình, định hướng, vạch chiến lược; Đưa ra các quyết định quan trọng; Làm điểm tựa về uy tín cho tổ chức, đối với cả người bên trong lẫn người bên ngoài; Sử dụng tài năng cá nhân để truyền cảm hứng cho người khác

Những công việc chủ yếu của quản lý là: Thực hiện các

quyết định của lãnh đạo; Nhà quản lý lưu ý đến các cá nhân ở thời điểm hiện tại, phát triển từng cá nhân; Xử lý các công việc hôm nay, tuần này, tháng này; Đảm bảo cho bộ máy hoạt động thông suốt

Ở các tổ chức nhỏ, các việc lãnh đạo và quản lý hay được quy làm một, do cùng một người đảm nhiệm Tuy nhiên, đối với các tổ chức lớn, sự phân biệt giữa lãnh đạo và quản lý là cần thiết Có những người có khả năng làm cả hai công việc lãnh đạo

và quản lý và trong các tổ chức lớn cũng có những vị trí đòi hỏi phải làm cả hai việc Tuy nhiên, hai công việc này đòi hỏi những loại kỹ năng khác nhau

Những điều mà một người lãnh đạo cần có (ngoài việc là một con người có tư cách tốt nói chung) là: Uy tín cá nhân cao (nếu người bên trong không phục thì khó lãnh đạo, nếu mất uy tín với bên ngoài thì toàn bộ tổ chức mất uy tín theo); có trình độ cao, tầm nhìn xa trông rộng để có thể đưa ra những định hướng và quyết định đúng đắn; biết phối hợp hài hòa với bộ phận quản lý Đối với người quản lý, không nhất thiết cần có trình độ cao,

uy tín cao hay tầm nhìn xa trông rộng như người lãnh đạo, nhưng ngược lại cần những đức tính như: Hiểu được và tuân theo các quyết định của lãnh đạo; có tính k luật, cẩn thận, tỉ mỉ, nắm vững, sâu sát các chi tiết (người lãnh đạo có thể không mạnh những điểm này) và tùy lĩnh vực quản lý mà cần có trình độ

chuyên môn tương ứng cho phù hợp

Quản lý thường được hiểu là việc thực hiện các chức năng

cơ bản như kế hoạch hoá, tổ chức, điều phối và kiểm soát các hoạt động để đạt được các mục tiêu của tổ chức Do vậy, các nhà quản lý sẽ quan tâm hơn tới các mục tiêu ngắn hạn và hiệu quả của việc đạt các mục tiêu đó Trong khi đó, các nhà lãnh đạo, quản lý lại có cái nhìn tổng quát hơn, họ thường phải xác định tầm nhìn cho tổ chức, hướng đến những mục tiêu dài hạn, chú trọng vào các vấn đề trao đổi, giao tiếp, thúc đẩy, tạo động lực

và thu hút người lao động vào thực hiện mục tiêu Nói một cách khác, người quản lý làm cho cấp dưới phải tuân thủ do thẩm quyền từ vị trí của họ, còn người lãnh đạo sẽ khiến cấp dưới nỗ lực làm việc bằng cách chia sẻ, trao đổi, động viên và thu hút họ Ngoài ra những người lãnh đạo không chỉ có trong các nhóm chính thức, tức là các nhóm tuân thủ hệ thống thứ bậc quản lý nhất định trong tổ chức, mà còn có trong cả các nhóm không chính thức

5.1.2 Đặc điểm công việc của người lãnh đạo, quản lý

Để thực hiện các công việc trong công sở, đòi hỏi phải có một đội ngũ công chức chuyên nghiệp, có trình độ, phẩm chất, năng lực quản lý nhà nước để thực thi công vụ

Nhìn chung, các công việc chính của công chức trong công

sở bao gồm (Bảng 5.2):

phát huy vai trò của văn hóa công sở

Bảng 5.2 Các công việc chính của công chức trong công sở 34

1 Tiếp nhận, tổ chức thi hành các quyết định của cấp trên thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao

2 Tiếp nhận, xử lý yêu cầu, kiến nghị của công sở cấp dưới, của tổ chức, công dân thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao

3 Soạn thảo, tham mưu cho lãnh đạo, quản lý công sở các quyết định quản lý thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao

4 Theo dõi việc thi hành quyết định thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao

5 Soạn thảo văn bản hướng dẫn, văn bản điều hành công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao và theo dõi việc thi hành các văn bản này

6 Xây dựng chương trình làm việc thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao

7 Tổ chức hội nghị, các cuộc họp thuộc chức năng, nhiệm

10 Giao tiếp công vụ

"Nguồn: Học viện Hành chính Quốc gia"

34 Học viện Hành chính (2008), 10 công việc chuyên viên trong quản lý hành chính nhà nước (sách phục vụ đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức), NXB Khoa học và

Kỹ thuật, Hà Nội

Khác với công việc chuyên môn của đội ngũ công chức trong công sở (như đã trình bày ở bảng 5.2), lao động của người lãnh đạo, quản lý trong công sở có những điểm khác biệt quan trọng: Lao động của họ không tạo ra giá trị vật chất trực tiếp mà

là các tiền đề cần thiết để phát triển xã hội Khi xã hội ngày càng phát triển, sự phân công lao động xã hội ngày càng cao thì vai trò lãnh đạo, quản lý ngày càng quan trọng và càng được đề cao Trong các công sở, sản phẩm của người lãnh đạo, quản lý là các quyết định hành chính Loại lao động này được pháp luật quy định về chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và mang những nét

của lao động trí óc đặc biệt, có tính chủ động và sáng tạo

C Mác đã từng chia lao động trí óc nói chung làm ba loại (bảng 5.3):

Bảng 5.3 Các loại lao động trí óc theo quan điểm

của Các Mác Các loại lao

động trí óc

Loại thứ nhất

Có sản phẩm gắn liền với bản thân của người lao động trí óc

Có sản phẩm gắn liền với chính người lao động

 Nghệ sĩ trong vai diễn,

 Nhà giáo trên bục giảng

 Nhà quản lý đang điều hành cuộc họp,…

Loại thứ ba

Có sản phẩm

là các phát minh khoa học, các sáng chế quan

 Phát minh ra bóng đèn sợi đốt của Thomas Edison

 Phát mình ra ti vi của John Logie Baird

 Phát minh ra động cơ hơi nước

phát huy vai trò của văn hóa công sở

Lao động của người lãnh đạo, quản lý có đầy đủ các đặc điểm của ba loại lao động trí óc nói trên và biểu hiện dưới nhiều loại công việc cụ thể khác nhau Ví dụ, khi ký ban hành một quyết định hành chính, lao động của người lãnh đạo, quản lý thuộc loại lao động trí óc thứ nhất Khi chỉ đạo hoạt động trên thực tế người lãnh đạo, quản lý đang lao động giống như nhà giáo trên bục giảng là loại lao động thứ hai Khi đưa ra một đề án cải tiến mới, lao động của người lãnh đạo, quản lý mang đặc điểm của loại lao động thứ ba Kết hợp cả ba loại lao động trên vừa là một khoa học, vừa là một nghệ thuật, cho thấy năng lực của người lãnh đạo, quản lý Họ có trách nhiệm phải liên kết được các thành viên của công sở thành một thế thống nhất và chỉ dẫn cho công sở hoạt động để đạt được mục tiêu đề ra tốt nhất, hiệu quả nhất

5.1.3 Phương pháp lãnh đạo, quản lý công việc trong công sở

Có nhiều phương pháp lãnh đạo, quản lý công việc trong công sở Sau đây là ba phương pháp lãnh đạo, quản lý thường được sử dụng trong công sở:

a Phương pháp lãnh đạo, quản lý theo tình huống

Phương pháp lãnh đạo, quản lý theo tình huống là phương pháp lãnh đạo, quản lý trong đó nhà lãnh đạo, quản lý sử dụng linh hoạt những phong cách khác nhau trong những tình huống khác nhau dựa vào mức độ trưởng thành của cấp dưới, đặc điểm của công sở, tính chất của nhiệm vụ được giao và quyền hạn của người lãnh đạo, quản lý để điều hành công sở

Lý thuyết về phương pháp lãnh đạo, quản lý theo tình huống được xây dựng trên cơ sở sự phù hợp giữa các hành động của một người lãnh đạo, quản lý với các tình huống thực tế trong công sở Ứng với mỗi tình huống khác nhau, các nhà lãnh đạo, quản lý phải tìm một phong cách lãnh đạo, quản lý thích hợp, thậm chí phải kết hợp nhiều hơn một phong cách lãnh đạo, quản

lý để điều hành công sở Theo đó, có hai cách để giải quyết vấn

đề đặt ra, hoặc là tác động vào tình huống để làm cho nó phù hợp với phong cách lãnh đạo, quản lý hoặc là bản thân người lãnh đạo, quản lý công sở phải chủ động lựa chọn phong cách lãnh đạo, quản lý phù hợp với tình huống đặt ra

Trên cơ sở của phương pháp lãnh đạo, quản lý theo tình huống có thể có ba phong cách khác nhau để linh hoạt sử dụng trong các tình huống quản lý trong công sở: phong cách độc đoán, phong cách dân chủ và phong cách tự do

Phong cách độc đoán:

Khái niệm: Là phong cách giúp người lãnh đạo, quản lý giải quyết vấn đề bằng mệnh lệnh: “Tôi muốn các bạn phải…” Phong cách này sử dụng triệt để quyền lực và uy tín chức vụ trong điều hành công sở Đây là phong cách thiên về sử dụng mệnh lệnh, luôn đòi hỏi cấp dưới sự phục tùng tuyệt đối còn nhà lãnh đạo, quản lý tự đưa ra quyết định, buộc cấp dưới phải làm theo

Ưu điểm: Quyết đoán, cho phép giải quyết nhanh chóng nhiệm vụ Nhược điểm của phong cách này là: sẽ tạo ra sự quan cách, lạnh nhạt, can thiệp sâu vào công việc cấp dưới, không phát huy được sự sáng tạo, ít được lòng cấp dưới, dễ tạo ra sự bất

ổn, chống đối trong tập thể

Tình huống vận dụng: Phong cách này phù hợp với những tình huống khi cấp dưới là những người ưa chống đối, không có tính tự chủ hoặc thiếu nghị lực, kém sáng tạo; tập thể bất đồng, mâu thuẩn hoặc trong những tình huống bất trắc, khẩn cấp

Phong cách dân chủ:

Khái niệm: Là phong cách giúp người lãnh đạo, quản lý giải quyết vấn đề bằng cách: “Chúng ta hãy cùng nhau giải quyết vấn đề này…” Phong cách này sử dụng uy tín cá nhân trong điều hành công sở Đây là phong cách người lãnh đạo, quản lý

phát huy vai trò của văn hóa công sở

đòi hỏi cấp dưới phục tùng tuyệt đối Họ thường thu thập, tham khảo ý kiến của người dưới quyền trước khi đưa ra quyết định

Ưu điểm: Luôn lắng nghe mọi phản hồi từ cấp dưới để điều chỉnh quyết định cho phù hợp, kịp thời, tôn trọng cấp dưới, phát huy năng lực, trí tuệ tập thể Nhược điểm của phong cách này là: tốn nhiều thời gian để ra quyết định, khó thống nhất ý kiến trong một số trường hợp

Tình huống vận dụng: Phong cách này phù hợp với những tình huống khi cấp dưới là những người có tinh thần tập thể, hòa đồng, có tinh thần hợp tác

Phong cách tự do:

Khái niệm: Là phong cách giúp người lãnh đạo, quản lý giải quyết vấn đề bằng cách: “Các bạn hãy thay tôi giải quyết vấn đề này khi tôi vắng mặt…” Phong cách này ít sử dụng quyền lực để tác động, thậm chí không tác động đến cấp dưới Đây là phong cách người lãnh đạo, quản lý phân quyền mạnh mẽ cho cấp dưới, chỉ cung cấp thông tin chứ không tham gia vào hoạt động của tập thể

Ưu điểm: Nhà lãnh đạo, quản lý có thời gian để tập trung vào những vấn đề lớn, vấn đề chiến lược; tài năng của cấp dưới được khai thác Nhược điểm của phong cách này là: nhà lãnh đạo, quản lý có khả năng sẽ lệ thuộc vào cấp dưới, dễ lơ là, thờ ơ trong công việc; khó kiểm soát được cấp dưới, cấp dưới dễ lạm quyền

Tình huống vận dụng: Phong cách này phù hợp với những tình huống khi cấp dưới là những người có đầu óc cá nhân, có khả năng làm việc độc lập, giàu tính sáng tạo

Điểm khác nhau giữa ba phong cách này chính là ở mức độ tham gia của đối tượng quản lý (công chức) vào quá trình ra quyết định của chủ thể quản lý (công chức lãnh đạo, quản lý)

Trong đó, phong cách độc đoán, phong cách dân chủ và phong

cách tự do tương ứng với mức độ đối tượng quản lý tham gia

vào quá trình ra quyết định của chủ thể quản lý từ thấp lên cao

Hình 5.1 Mức độ tham gia của đối tượng quản lý

vào quá trình ra quyết định của chủ thể quản lý trong công sở

Tình huống trong thực tế của các công sở là rất đa dạng, phụ thuộc vào mức độ trưởng thành của cấp dưới, đặc điểm của công sở, tính chất của nhiệm vụ được giao và quyền hạn của người lãnh đạo, quản lý: mức độ trưởng thành của cấp dưới, đặc điểm của công sở, đặc điểm của nhiệm vụ được giao, phong cách làm việc của người lãnh đạo, quản lý công sở, … (Hình 5.2)

phát huy vai trò của văn hóa công sở

Hình 5.2 Các tình huống quản lý thường gặp trong công sở

Mỗi phong cách lãnh đạo, quản lý có những ưu và nhược điểm khác nhau Do đó, khi vận dụng phương pháp quản lý theo tình huống đòi hỏi các nhà lãnh đạo, quản lý phải am hiểu thực

tế, tình hình công sở và linh hoạt, chủ động trong vận dụng các phong cách lãnh đạo, quản lý để đạt được thành công Thực tế cho thấy không có một công thức nào cho nhà lãnh đạo, quản lý công sở trong áp dụng các phong cách khác nhau Trong một công sở, một người lãnh đạo, quản lý có thể thành công nhờ phong cách độc đoán, nhưng ở công sở khác, cùng tình huống đó nhưng khi áp dụng thì không hẳn đã thành công Thực tế cũng cho thấy, có những nhiệm vụ mà người lãnh đạo, quản lý chỉ có thể thực hiện thành công nếu huy động được sự quan tâm, hợp tác của cấp dưới Nhưng cũng có những nhiệm vụ mà người lãnh đạo, quản lý trong những tình huống cụ thể cần phải tự mình tìm

ra cách giải quyết kịp thời Một công sở xảy ra tình trạng mất

đoàn kết mà người lãnh đạo, quản lý thiếu tính quyết đoán thì sẽ luôn luôn lúng túng trong chỉ đạo, điều hành

b Phương pháp lãnh đạo, quản lý theo chức năng

Phương pháp này được trình bày trong cuốn sách Effective Leadership (John Eric Adair, 1983)35 Tên gọi khác của phương pháp này là lý thuyết lãnh đạo cân bằng hoạt động (ACL) Nội dung của lý thuyết nhấn mạnh, trong quá trình quản lý, nhà lãnh đạo cần phải có cân bằng các hoạt động của tổ chức với ba hoạt động chính được minh họa bằng 3 vòng tròn giao thoa (Hình 5.3)

Hình 5.3 Ba vòng tròn giao thoa theo lý thuyết lãnh đạo cân

bằng hoạt động ACL của John Eric Adair

phát huy vai trò của văn hóa công sở

trong công việc

Ba nhóm yêu cầu này có quan hệ chặt chẽ với nhau và có nhiều điểm giao thoa với nhau Sự giao thoa của các nhóm yêu cầu trong hình 5.2 phản ánh một thực tế là có những yêu cầu cụ thể vừa là của cá nhân, vừa là của đội nhóm và của nhiệm vụ đặt

ra Theo lý thuyết này, John Eric Adair chỉ ra rằng, trong tổ chức, nếu muốn đội nhóm của mình thành công, nhà lãnh đạo phải cân bằng ba hoạt động quan trọng này Nếu tập trung quá nhiều vào một nội dung và bỏ qua hai nội dung còn lại, đội nhóm

sẽ gặp vấn đề Ngược lại, không thể nào có thể quan tâm và đáp ứng được hết toàn bộ cả 3 nhóm nhu cầu (tình huống ba vòng tròn chồng khít nhau) Do vậy, người lãnh đạo, quản lý trong quá trình điều hành một tổ chức cần phải nhận biết được các khía cạnh khác nhau của vấn đề đặt ra và phải biết đưa ra một cách xử

lý thích hợp bằng cách nhận ra cả ba nhóm nhu cầu nhưng trong từng tình huống, đồng thời, xác định sẽ ưu tiên đáp ứng cho một nhóm yêu cầu nào đó trong số ba nhóm yêu cầu đó Nghĩa là phải biết chọn lựa cách điều hành thích hợp với từng loại yêu cầu đặt ra từ thực tế công việc Đây là một năng lực quan trọng của người lãnh đạo, quản lý Năng lực này có thể bẩm sinh chưa có được nhưng có thể được rèn luyện, trau dồi qua thời gian

Vận dụng vào trong công sở, có thể thấy rằng, các tình huống lãnh đạo, quản lý xuất hiện trong công sở có quan hệ chặt

chẽ với 3 nhóm yêu cầu:

Yêu cầu của công chức: Yêu cầu được đào tạo; yêu cầu

được tư vấn, hỗ trợ; yêu cầu thúc đẩy công việc và yêu cầu

trưởng thành, phát triển…

Yêu cầu của các bộ phận, đơn vị trong công sở, của chính công sở: Yêu cầu về xây dựng đội ngũ; yêu cầu về thông tin liên

lạc với nhau; yêu cầu thúc đẩy công việc và yêu cầu có hệ thống

k luật, nguyên tắc làm việc chung…

Yêu cầu của nhiệm vụ được giao: Yêu cầu về mục tiêu

nhiệm vụ đặt ra phải rõ ràng; yêu cầu về sự phân công trách nhiệm cụ thể khi giao nhiệm vụ; yêu cầu về tiêu chuẩn đánh giá kết quả của việc hoàn thành nhiệm vụ; yêu cầu thực hiện nhiệm

vụ (đầy đủ, cụ thể, chủ động, kịp thời, sáng tạo ), …

Với rất nhiều việc phải làm trong quá trình lãnh đạo, quản

lý công sở, các đơn vị, bộ phận trực thuộc, người lãnh đạo, quản

lý công sở rất có thể rơi vào trạng thái mất cân đối trong các hoạt động, dẫn đến giảm hiệu quả hoạt động của bộ phận, đơn vị, công sở Sử dụng công cụ lãnh đạo cân bằng hoạt động ACL của John Eric Adair sẽ giúp các nhà lãnh đạo, quản lý công sở đảm bảo thực hiện tốt vai trò của người đứng đầu, giữ cân bằng cho

bộ phận, đơn vị, công sở mình hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả

Do đó, để sử dụng lý thuyết này hiệu quả, các nhà lãnh đạo, quản lý công sở cần dành thời gian đủ cho việc theo dõi, quản lý cả ba hoạt động:

Đối với nhiệm vụ được giao: Người lãnh đạo, quản lý bộ

phận, đơn vị, công sở cần xác định rõ mục đích bộ phận, đơn vị, công sở mình cần đạt được; và truyền đạt đến tất cả công chức thuộc quyền quản lý của mình mục đích đó, chỉ rõ kết quả cuối cùng mà bộ phận, đơn vị, công sở cần đạt được; đảm bảo rằng họ biết chắc về các nguồn lực, quy trình, … của bộ phận, đơn vị, công

sở mình để có thể sử dụng cho quá trình thực hiện nhiệm vụ; biết được thời gian cần hoàn thành, yêu cầu, tiếu chuẩn, chất lượng cần đạt được và quy trình để hoàn thành nhiệm vụ được giao…

Đối với các bộ phận, đơn vị trong công sở, của chính công sở: Xác định phong cách làm việc; duy trì tinh thần làm

việc hăng hái, tích cực trong bộ phận, đơn vị, công sở; đảm bảo

phân công đúng người, đúng việc; chỉ định những nhóm trưởng

có khả năng quản lý nhóm nhỏ hơn để làm đầu mối triển khai

phát huy vai trò của văn hóa công sở

ra các quyết định quản lý cần thiết để xử lý các vấn đề trong quá trình thực hiện nhiệm vụ…

Đối với từng công chức: Dành thời gian với từng người để

đánh giá họ: tài năng, sở trường, điểm mạnh, điểm yếu, tạo tiền đề cho quá trình phân công công việc Hiểu được từng công chức, sẽ đảm bảo mỗi người được giao những công việc phù hợp với khả năng của mình Kịp thời động viên, khen ngợi, khuyến khích công chức dựa trên những đóng góp của họ cho bộ phận, đơn vị, công sở; giúp mỗi công chức nhận ra vai trò của trong tổ chức; nếu có cá nhân không theo kịp tiến độ, cần huy động nguồn lực để hỗ trợ họ, đào tạo, bồi dưỡng họ…

Như vậy, về nội hàm, phương pháp lãnh đạo, quản lý theo chức năng trên cơ sở lý thuyết của John Eric Adair cũng là phương pháp mang tính tình huống như phương pháp lãnh đạo, quản lý theo tình huống ở mục a phần này, chỉ có điều, các tình huống đặt ra trong phương pháp này được xét trong mối tương

quan với chức năng của người lãnh đạo, quản lý

c Phương pháp lãnh đạo, quản lý theo hệ thống

Theo phương pháp này, trong quá trình lãnh đạo, quản lý, các yếu tố người lãnh đạo, quản lý, người bị lãnh đạo, quản lý và tình huống đặt ra là những bộ phận tạo thành một hệ thống ràng buộc chặt chẽ với nhau Khi áp dụng phương pháp này, người lãnh đạo, quản lý sẽ phải tính đến các quan hệ trong hệ thống điều hành của mình với các mức độ liên quan cụ thể giữa các bộ phận của hệ thống, các yếu tố chủ chốt của hệ thống, mục tiêu của quá trình hoạt động của hệ thống

Muốn có một hệ thống hoàn hảo trong quá trình điều hành

các công sở thì hệ thống đó phải đạt các yêu cầu: Công chức của

công sở được cuốn hút tối đa vào công việc; Mọi nhu cầu của công việc được bảo đảm đầy đủ; Có sự linh hoạt cần thiết để đáp ứng các yêu cầu, các thay đổi do môi trường xung quanh tác động vào hoạt động của công sở và do sự thay đổi của tình hình

thực tế tại công sở; Tạo được mối liên hệ chặt chẽ giữa các thành viên trong công sở, tạo được sự yên tâm cho công chức; Mọi người phải biết rõ vị trí của họ trong hệ thống

Rensis Likert trong cuốn sách New Patterns of Management (1961)36 đã đưa ra 4 hệ thống quản lý điều hành có tính tống kết như sau:

Hệ thống 1: Quyền lực bị lạm dụng Trong hệ thống này

các nhà lãnh đạo, quản lý tự đưa ra các quyết định liên quan đến công việc và yêu cầu cấp dưới chấp hành theo mệnh lệnh của mình Không hoàn thành công việc thì sẽ bị k luật Quan hệ ở đây là cấp dưới chấp hành tuyệt đối mệnh lệnh của cấp trên và

có khoảng cách nhất định giữa cấp dưới với cấp trên

Hệ thống 2: Quyền lực có phần được nới lỏng hơn Ở đây

các quyết định vẫn là mệnh lệnh của người lãnh đạo, quản lý nhưng cấp dưới có thể đóng góp ý kiến của mình về những quyết định được ban hành và có một số linh hoạt trong quá trình thực hiện Quan hệ giữa lãnh đạo và cấp dưới có xích lại gần hơn Hoạt động của công sở hiệu quả hơn

Hệ thống 3: Có sự tư vấn Theo hệ thống này các mệnh

lệnh của người lãnh đạo, quản lý chỉ được đưa ra sau khi có sụ thảo luận với cấp dưới Toàn thể công chức trong công sở được khích lệ để nói lên tiếng nói của mình và được lắng nghe, do đó

có sự tin tưởng đối với lãnh đạo Khen thưởng được sử dụng nhiều hơn k luật trong quá trình tác động đến mọi người

Hệ thống 4: Có sự tham dự Hệ thống này được xây dựng

trên nguyên tắc mọi mục tiêu đề ra đều bắt đầu từ các nhóm với

sự tham dự của các thành viên của nhóm Các nhà lãnh đạo, quản

lý khuyến khích đến công chức đưa ra quan điểm của mình và

phát huy vai trò của văn hóa công sở

khẳng định tầm quan trọng của mình trong công việc

Ngoài phương pháp trên, các nhà nghiên cứu của một số nước còn đưa ra một số phương pháp lãnh đạo, quản lý khác như phương pháp lãnh đạo, quản lý tập trung vào thủ trưởng hoặc tập trung vào cấp dưới, lãnh đạo hướng về con người hay hướng vào

công việc;, … Các phương pháp lãnh đạo, quản lý vừa nêu trên

đều có những đặc điểm riêng, có ưu và nhược điểm riêng, đều được vận dụng để áp dụng trong thực tế

Việc nghiên cứu các phương pháp lãnh đạo, quản lý trong các công sở nói chung cho thấy rằng mọi phương pháp lãnh đạo, quản lý đều hướng tới một số mục tiêu nhất định và đều được đề

ra trên cơ sở xem xét quan hệ với con nguời, với công việc Một trong những mục tiêu quan trọng mà nhiều người nói đến đó là phải động viên được công chức làm việc vì lợi ích chung Đây chính là những tác động hướng đích nhằm thúc đẩy công chức làm việc tích cực hơn để nâng cao thành tích của

mình trong công sở Tuy nhiên, điều này cần phải thoả mãn được

một số nhu cầu cá nhân nhất định của công chức

Quá trình động viên công chức có thể chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố Các yếu tố thường tác động trực tiếp đến quá trình

này là: Sự thỏa mãn nhu cầu cá nhân của công chức; Sở thích

của công chức; Sự khuyến khích vật chất, khen thưởng; Các quy chế làm việc; Đặc điểm thực tế của công sở; Đặc trưng của công việc

Các yếu tố đó thường có tác động với nhau và người lãnh đạo, quản lý công sởphải tìm cách để làm cho chúng có tác động tích cực đến công chức cấp dưới, thúc đẩy họ làm việc tốt hơn, hoàn thành mục tiêu mà bộ phận, đơn vị, công sở đang hướng tới Ví dụ, sự khuyến khích vật chất có thể áp dụng để làm thoả mãn một số người, nhưng đôi khi cấp dưới lại cần được thừa nhận, được đánh giá cao và phải có sự động viên tinh thần Cũng

có khi phải dùng quy chế để thúc đẩy công việc Vấn đề đặt ra

cho người lãnh đạo, quản lý là phải có phương pháp đúng, thích hợp với từng công chức

5.2 XÂY DỰNG VÀ PHÁT HUY VAI TRÒ CỦA VĂN HÓA CÔNG SỞ

5.2.1 Khái niệm văn hóa công sở

a Khái niệm văn hóa

Văn hóa là một khái niệm quan trọng để hiểu về xã hội loài

người Cho đến nay, có rất nhiều cách quan niệm khác nhau về văn hóa, nhưng về cơ bản, có hai cách quan niệm như sau:

Cách thứ nhất quan niệm văn hóa là tất cả những gì liên

quan đến con người là do con người tạo ra “Văn hóa là tổ hợp các tri thức, niềm tin, nghệ thuật, đạo đức, luật pháp, phong tục

và các năng lực, thói quen khác mà con người- với tư cách là thành viên của xã hội- tiếp thu được” (Edward Burnett Tylor (1832-1917)) Theo cách quan niệm này, sẽ có văn hóa tích cực

và văn hóa tiêu cực

Cách thứ hai quan niệm văn hóa là tích cực, là những gì tốt

đẹp, hoàn hảo, là “giá trị”, là “tinh hoa” của đời sống tinh thần của cộng đồng, của dân tộc cần được tôn vinh

Trên thực tế, có rất nhiều cách hiểu khác nhau về văn hóa

Theo nghĩa rộng nhất, văn hóa là toàn bộ những hoạt động vật

chất và tinh thần mà con người đã tạo ra trong mối quan hệ giữa con người, tự nhiên và xã hội trong suốt chiều dài lịch sử của

mình Theo UNESCO, văn hóa là tổng thể những nét riêng biệt,

tinh thần và vật chất, trí tuệ và xúc cảm quyết định tính cách của

một xã hội hay một nhóm người trong xã hội Theo nghĩa hẹp,

văn hóa được hiểu như là một ngành của nền kinh tế quốc dân, là ngành văn hóa- nghệ thuật và được phân biệt với các ngành kinh

tế- kỹ thuật Theo nghĩa rất hẹp, văn hóa được hiểu là trình độ

học vấn hoặc một loại hình nghệ thuật

phát huy vai trò của văn hóa công sở

theo một số cách hiểu chung và theo một số cách hiểu mang tính học thuật

Một số cách hiểu chung về văn hóa thường được sử dụng như sau: Cách thứ nhất, văn hóa được hiểu là trình độ học vấn

Cách thứ hai, văn hóa được hiểu là nếp sống, lối sống, lành mạnh tốt đẹp Cách thứ ba, văn hóa được hiểu là những cái liên quan đến văn học, nghệ thuật giáo dục, giải trí văn hóa Cách thứ tư, văn hóa được hiểu là những cái liên quan đến tri thức, phong tục, tập quán, tín ngưỡng, tôn giáo, đạo đức, luật luật, lễ hội, nghệ thuật, huyền thoại (không phải kinh tế- sản xuất, buôn bán) Cách thứ năm, văn hóa được hiểu là những giá trị vật chất và tinh thần tốt đẹp của một cộng đồng nói chung hoặc của một mặt trong đời sống của một cộng đồng Cách thứ sáu, văn hóa được hiểu là những cái do con người tạo ra, không sẵn có trong tự nhiên Cách thứ bảy, văn hóa được hiểu là trình độ phát triển của một cộng đồng, một khu vực trong quá khứ xa xưa Có thể xem xét các ví

dụ tương ứng cho từng cách hiểu như Bảng 5.4 sau đây

Bảng 5.4 Một số cách hiểu chung về văn hóa thường

được sử dụng Các cách hiểu chung Ví dụ tương ứng

1 Trình độ học vấn - Bạn Lan chỉ mới văn hóa lớp 3

- Cậu ta chỉ thích chơi với người có văn hóa cao

- Dạo này có nhiều bài hay được đăng

trên mục Văn hóa- Xã hội của Tạp chí X

4 Gọi chung những

cái liên quan đến tri

thức, phong tục, tập

quán, tín ngưỡng, tôn

giáo, đạo đức, luật,

lễ hội, nghệ thuật,

huyền thoại (không

phải kinh tế - sản

xuất, buôn bán)

- Địa đạo A là di sản văn hóa cấp tỉnh

- Văn hóa Đại Việt thời Lý- Trần đạt được nhiều thành tựu to lớn

Hồ Chí Minh, Phạm Văn Đồng, Đào Duy Anh, Phan Ngọc, Đoàn Văn Chúc, Trần Ngọc Thêm được khái quát ở Bảng 5.5

phát huy vai trò của văn hóa công sở

Bảng 5.5 Một số khái niệm mang tính học thuật về văn hóa Tác giả Nội dung khái niệm mang tính học thuật

về văn hóa

Taylor

Văn hóa là toàn bộ các phức thể bao gồm hiểu biết/ tri thức, tín ngưỡng/đức tin, nghệ thuật, đạo đức, luật pháp, phong tục, năng lực/khả năng, tập quán khác mà con người có được với tư cách là một thành viên của xã hội

Minh

Vì lẽ sinh tồn cũng như mục đích của cuộc sống, loài người mới sáng tạo và phát minh ra ngôn ngữ, chữ viết, đạo đức, pháp luật, khoa học, tôn giáo, văn học, nghệ thuật, những công cụ cho sinh hoạt hàng ngày về mặt ăn, ở và các phương thức sử dụng Toàn bộ những sáng tạo và phát minh đó là văn hoá

Phạm Văn

Đồng

Nói tới văn hoá là nói tới một lĩnh vực vô cùng phong phú và rộng lớn, bao gồm tất cả những gì không phải là thiên nhiên mà có liên quan đến con người trong suốt quá trình tồn tại, phát triển, quá trình con người làm nên lịch sử… cốt lõi của

sự sống dân tộc là văn hoá với ý nghĩa bao quát

và cao đẹp nhất của nó, bao gồm cả hệ thống giá trị: tư tưởng và tình cảm, đạo đức và phẩm chất, trí tuệ và tài năng, sự nhạy cảm và tiếp thu cái mới từ bên ngoài, ý thức bảo vệ tài sản và bản lĩnh của cộng đồng dân tộc, sức đề kháng và sức chiến đấu để bảo vệ mình và không ngừng lớn mạnh

Đào Duy

Anh

Hai từ văn hóa chẳng qua là chỉ chung tất cả các phương diện sinh hoạt của loài người, cho nên ta

có thể nói rằng: văn hóa tức là sinh hoạt

Phan Ngọc Không có cái vật gì gọi là văn hoá cả và ngược lại bất kì vật gì cũng có cái mặt văn hoá Văn hóa

là một quan hệ Nó là quan hệ giữa thế giới biểu