Giáo trình Kỹ thuật tổ chức công sở: Phần 1 - TS. Trương Thị Thu Hiền

Giáo trình Kỹ thuật tổ chức công sở: Phần 1 cung cấp cho người học những kiến thức như: Lý luận chung về kỹ thuật tổ chức công sở; thiết kế và phân tích công việc; phân công và tổ chức điều hành công việc. Mời các bạn cùng tham khảo!

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

TS Trương Thị Thu Hiền (chủ biên) ThS Lưu Thị Mai Thanh

GIÁO TRÌNH

KỸ THUẬT TỔ CHỨC CÔNG SỞ

NHÀ XUẤT BẢN ĐÀ NẴNG GIÁ: 95.000Đ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

TS Trương Thị Thu Hiền (chủ biên) ThS Lưu Thị Mai Thanh

GIÁO TRÌNH

KỸ THUẬT TỔ CHỨC CÔNG SỞ

NHÀ XUẤT BẢN ĐÀ NẴNG

LỜI GIỚI THIỆU

Tổ chức công sở là chức năng quan trọng của quản lý công

sở, bao gồm toàn bộ các hoạt động từ khâu thiết kế, phân tích, sắp xếp, bố trí, phân công nhiệm vụ, đến khâu sử dụng, điều phối các nguồn lực, tổ chức các hoạt động kiểm tra, kiểm soát, đánh giá kết quả thực hiện để có những quyết định quản lý đúng đắn, phù hợp, kịp thời trong tương lai Mục đích của tổ chức công sở

là làm cho hoạt động của các đơn vị, bộ phận, cá nhân trong công sở hài hòa với nhau cùng hướng tới mục tiêu chung Thông qua hoạt động điều hành, kết nối các đơn vị, bộ phận, cá nhân trong công sở, tổ chức công sở tạo ra sự liên kết, đảm bảo tính liên tục, giúp cho công sở hoàn thành chức năng, nhiệm vụ được giao Để quá trình này đạt được kết quả mong đợi, rất cần thiết phải có kiến thức nền tảng về lý thuyết, trên cơ sở đó vận dụng vào thực tiễn, tạo nên kỹ năng tổ chức công sở cho các nhà lãnh

đạo, quản lý

Trong chương trình đào tạo cử nhân Quản lý nhà nước, chuyên ngành Hành chính công tại Trường Đại học Kinh tế- Đại học Đà Nẵng, “Kỹ thuật tổ chức công sở” là học phần bắt buộc với 2 tín chỉ Để cung cấp cho người học cơ sở lý thuyết nền tảng, làm cơ sở cho hoạt động học tập, nghiên cứu chủ đề liên quan đến Kỹ thuật tổ chức công sở, Trường Đại học Kinh tế- Đại

học Đà Nẵng trân trọng giới thiệu với độc giả cuốn Giáo trình

Kỹ thuật tổ chức công sở do nhóm tác giả là các giảng viên đang

giảng dạy học phần này biên soạn Trong đó:

1 TS Trương Thị Thu Hiền, Trưởng Bộ môn Hành chính công, Trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng biên soạn các chương 1, 4, 5, 6, 7 và chương 2 (mục 2.1.1, 2.1.5 và mục 2.2.1), chương 3 (mục 3.1.3, 3.1.5 và 3.2.3)

2 ThS Lưu Thị Mai Thanh, Giảng viên học phần Kỹ thuật

biên soạn chương 2 (mục 2.1.2, 2.1.3, 2.1.4, 2.2.2, 2.2.3, 2.2.4, 2.2.5) và chương 3 (mục 3.1.1, 3.1.2, 3.1.4, 3.2.1, 3.2.2 và 3.2.4) Trong quá trình thực hiện, tập thể tác giả có tham khảo và

kế thừa một số kết quả nghiên cứu quan trọng của một số nhà khoa học đi trước ở trong và ngoài nước (đã được trích dẫn và nêu rõ trong phần Tài liệu tham khảo sau mỗi chương) Đặc biệt

trong số đó, phải kể đến cuốn Giáo trình Kỹ thuật tổ chức công

sở của PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm do Nhà xuất bản Đại học

Quốc gia Hà Nội ấn hành năm 2002 và các tài liệu đào tạo, bồi dưỡng công chức ngạch cán sự, chuyên viên, chuyên viên chính

và chuyên viên cao cấp hiện hành của Bộ Nội vụ Chân thành cảm ơn các tác giả về những đóng góp cơ bản làm tiền đề lý luận quan trọng, để trên cơ sở đó, chúng tôi hoàn thiện hơn nghiên cứu của mình, có những đóng góp mới, cụ thể, phù hợp với bối

cảnh hiện nay, được đúc kết thành cuốn Giáo trình Kỹ thuật tổ

chức công sở lần này

Mặc dù có nhiều cố gắng nhưng cuốn sách chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót nhất định Để hoàn thiện hơn ở những lần tái bản tiếp theo, chúng tôi mong nhận được ý kiến đóng góp của quý vị qua email của Ban biên soạn: hienttt@due.edu.vn

Chân thành cám ơn!

TẬP THỂ TÁC GIẢ

Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KỸ THUẬT TỔ CHỨC

CÔNG SỞ 1

1.1.1 Khái niệm 2

1.1.2 Đặc điểm 4

1.1.3 Phân loại 7

1.1.4 Các hoạt động chủ yếu 8

1.1.5 Đảm bảo điều kiện, phương tiện làm việc trong công sở 17

1.2 TỔ CHỨC CÔNG SỞ 27

1.2.1 Khái niệm 27

1.2.2 Mục đích, yêu cầu 28

1.2.3 Nguyên tắc 35

1.2.4 Các nội dung chủ yếu 38

1.3 Kỹ thuật tổ chức công sở 40

1.3.1 Khái niệm 40

1.3.2 Đặc điểm cơ bản 44

1.3.3 Nội dung cơ bản 57

Tóm tắt chương 1 59

Câu hỏi thảo luận chương 1 59

Tài liệu tham khảo chương 1 60

Chương 2 THIẾT KẾ VÀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 62

2.1 THIẾT KẾ CÔNG VIỆC TRONG CÔNG SỞ 62

2.1.1 Khái niệm 62

2.1.2 Vai trò 66

2.1.3 Yêu cầu 67

2.1.4 Cơ sở 69

2.1.5 Phương pháp 71

2.2 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG CÔNG SỞ 73

2.2.1 Khái niệm 73

2.2.2 Vai trò 76

2.2.4 Cơ sở 79

2.2.5 Phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc trong công sở 80

Tóm tắt chương 2 83

Câu hỏi ôn tập chương 2 83

Tài liệu tham khảo chương 2 84

Chương 3 PHÂN CÔNG VÀ TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC 85

3.1 PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRONG CÔNG SỞ 85

3.1.1 Khái niệm 85

3.1.2 Vai trò 86

3.1.3 Nguyên tắc 87

3.1.4 Cơ sở 90

3.1.5 Phương pháp 92

3.2 TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC TRONG CÔNG SỞ94 3.2.1 Khái niệm 94

3.2.2 Vai trò 94

3.2.3 Cơ sở 95

3.2.4 Nguyên tắc 96

Tóm tắt chương 3 99

Câu hỏi ôn tập chương 3 99

Tài liệu tham khảo chương 3 100

101

Chương 4 XÂY DỰNG QUY CHẾ, KẾ HOẠCH LÀM VIỆC 4.1 XÂY DỰNG QUY CHẾ LÀM VIỆC TRONG CÔNG SỞ101 4.1.1 Khái niệm 101

4.1.2 Phân loại 102

4.1.3 Vai trò 103

4.1.4 Yêu cầu 104

4.1.5 Phương pháp 105

4.2.1 Khái niệm 108

4.2.2 Phân loại 109

4.2.3 Vai trò 110

4.2.4 Nguyên tắc 112

4.2.5 Phương pháp 113

Tóm tắt chương 4 115

Câu hỏi ôn tập chương 4 116

Tài liệu tham khảo chương 4 117

Chương 5 LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TRONG CÔNG SỞ VÀ XÂY DỰNG, PHÁT HUY VAI TRÒ 118

118

5.1 LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TRONG CÔNG SỞ 118 5.1.1 Khái niệm lãnh đạo, quản lý 118

5.1.2 Đặc điểm công việc của người lãnh đạo, quản lý 121

5.1.3 Phương pháp lãnh đạo, quản lý công việc trong công sở 124

5.2 XÂY DỰNG VÀ PHÁT HUY VAI TRÕ CỦA VĂN HÓA CÔNG SỞ 135

5.2.1 Khái niệm văn hóa công sở 135

5.2.2 Vai trò của văn hóa công sở 141

5.2.3 Nội dung của văn hóa công sở 142

5.2.4 Nhà lãnh đạo, quản lý công sở với xây dựng và phát huy vai trò của văn hóa công sở 146

Tóm tắt chương 5 153

Câu hỏi ôn tập chương 5 153

Tài liệu tham khảo chương 5 154

Chương 6 TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP VÀ KIỂM TRA, KIỂM SOÁT CÔNG VIỆC TRONG CÔNG SỞ 155

6.1 TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP TRONG CÔNG SỞ 155

6.1.2 Phân loại cuộc họp 157

6.1.3 Nguyên tắc 157

6.1.4 Quy trình 158

6.1.5 Yêu cầu 161

6.1.6 Phương pháp tổ chức, điều hành cuộc họp 162

6.2 KIỂM TRA, KIỂM SOÁT CÔNG VIỆC TRONG CÔNG SỞ 166

6.2.1 Khái niệm 166

6.2.2 Phân loại 169

6.2.3 Vai trò 170

6.2.4 Nguyên tắc 171

6.2.5 Phương pháp 173

Tóm tắt chương 6 174

Câu hỏi ôn tập chương 6 174

Tài liệu tham khảo chương 6 176

Chương 1

Để có cơ sở nghiên cứu từng nội dung cơ bản của kỹ thuật

tổ chức công sở ở các chương tiếp theo, chương này cung cấp những kiến thức cơ bản nhất về kỹ thuật tổ chức công sở Phần đầu tiên của chương trình bày các cách hiểu khác nhau về công

sở, trên cơ sở đó, thống nhất cách tiếp cận cách hiểu về công sở,

đó là “một tổ chức trong bộ máy hệ thống chính trị được cơ quan

có thẩm quyền ra quyết đinh thành lập để thực hiện hoạt động công vụ được trao” Từ khái niệm này, ở những phần còn lại,

làm rõ các nội dung cơ bản quan trọng khác của công sở, tổ chức công sở và kỹ thuật tổ chức công sở, trong đó, những vấn đề cơ bản nhất của kỹ thuật tổ chức công sở được xác định gồm 7 nội

dung: Thiết kế và phân tích công việc trong công sở; Phân công

và tổ chức điều hành công việc trong công sở; Xây dựng quy chế, kế hoạch làm việc trong công sở; Lãnh đạo, quản lý công việc trong công sở; Xây dựng, phát huy vai trò của văn hóa công sở; Tổ chức, điều hành cuộc họp và Kiểm tra, kiểm soát công việc trong công sở

Sau khi học xong chương 1, người học sẽ:

(i) Giải thích được các hoạt động cơ bản trong công sở

(ii) Phân biệt được các nội dung chủ yếu của tổ chức công sở (iii) Phân biệt được nội dung cơ bản của kỹ thuật tổ chức công

sở

(iv) Bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp, tinh thần hợp tác, tính chuyên cần, khả năng thích ứng, kỹ năng giải quyết vấn đề và quản lý thời gian

(v) Tuân thủ các chuẩn mực xã hội, đạo đức nghề nghiệp và thực thi trách nhiệm với xã hội

LÝ LUẬN CHUNG VỀ

KỸ THUẬT TỔ CHỨC CÔNG SỞ

1.1 CÔNG SỞ

1.1.1 Khái niệm

Công sở là một thuật ngữ có nhiều cách hiểu khác nhau:

Cách hiểu thứ nhất, “Các tổ chức mang tính chất công ích

được Nhà nước công nhận thành lập, chịu sự điều chỉnh của Luật hành chính và các bộ Luật khác đều có ý nghĩa là những công sở” (Đoàn Trọng Truyến, 1992) 1

Cách hiểu thứ hai, “Công sở là một tổ chức đặt dưới sự

quản lý trực tiếp của Nhà nước để tiến hành một công việc chuyên ngành của Nhà nước Đây là một loại tổ chức có tư cách pháp nhân được điều chỉnh bằng công pháp và phụ trách quản

lý một loại công việc hay một loại hoạt động dịch vụ công có tính chuvên ngành.” (Nguyễn Văn Thâm, 2002) 2

Cách hiểu thứ ba, “Công sở là nơi để tổ chức các cơ chế

kiểm soát công việc hành chính, quản lý các mặt của đời sống xã hội, là nơi soạn thảo và xử lý các văn bản để phục vụ cho công việc chung, bảo đảm các thông tin cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước, nơi phối hợp các bộ phận cán bộ, công chức theo một cơ chế nhất định để thực hiện một nhiệm vụ được nhà nước giao Do đó, công sở là bộ phận hợp thành tất yếu của thiết chế bộ máy quản lý nhà nước” (Nguyễn Văn Thâm, 2002) 3

Cách hiểu thứ tư, “Công sở là một loại hình tổ chức, cấu

thành bộ máy của hệ thống chính trị, được thành lập để thực hiện các hoạt động công vụ.”4

Thông qua các khái niệm khác nhau về công sở, có thể

1

Đoàn Trọng Truyến (1992): Từ điển Pháp - Việt (Pháp luật - Hành chính)

2 Nguyễn Văn Thâm (2002), Kỹ thuật tổ chức công sở (Đào tạo Đại học hành chính), NXB ĐHQG Hà Nội

3 Nguyễn Văn Thâm (2002), Kỹ thuật tổ chức công sở (Đào tạo Đại học hành chính), Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội

4

Bộ Nội vụ (2018), Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên chính, Chuyên đề 9 Văn hóa công sở, Hà Nội

thấy rằng:

Xét về nội dung công việc, nơi diễn ra các hoạt động

nhằm thỏa mãn các lợi ích chung của Nhà nước, tổ chức, công dân được gọi là công sở, do vậy, hoạt động của công sở cần được

sự bảo vệ và kiểm tra của Nhà nước và nhu cầu này chỉ được thỏa mãn khi Nhà nước bảo đảm

Xét về hình thức tổ chức, một tập hợp bao gồm tổ chức

với các phương tiện vật chất và đội ngũ nhân sự được Nhà nước bảo đảm trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được gọi là công sở Nhà nước sẽ quy định hình thức, cơ cấu tổ chức công sở Phương thức điều hành trong công sở cũng bị ảnh hưởng bởi quy định của Nhà nước

Xét trên ý nghĩa tổ chức nhà nước, “công sở” và “cơ

quan” là hai khái niệm có ý nghĩa tương đồng Công sở được hiểu là cơ quan của bộ máy nhà nước, do Nhà nước thành lập theo luật định Công sở gắn liền với trụ sở làm việc, với quyền lực nhà nước Công sở còn được hiểu như là khái niệm “trụ sở”- nơi diễn ra các hoạt động làm việc của tổ chức, cơ quan nhà nước, được Nhà nước thành lập để thi hành công vụ được trao Tuy nhiên, trên thực tế, hai thuật ngữ “công sở” và “cơ quan” không thể thay thế cho nhau trong mọi trường hợp: (i) Khái niệm

cơ quan: Chủ yếu gắn liền với địa vị, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức do pháp luật quy định và các mối quan hệ trong hệ thống tổ chức nhà nước (ii) Khái niệm công sở: còn gắn với cơ sở vật chất, địa điểm hoạt động của một cơ quan, một tổ chức nhất định, với việc thực thi công vụ tại nơi làm việc, tức là nói đến vị trí của nó trong một không gian và điều kiện vật chất nhất định Điều này có nghĩa khi nói đến hoạt động của công sở thì phải hiểu đó là các hoạt động diễn ra tại địa điểm mà công sở đóng; còn khi nói đến hoạt động của cơ quan thì phải hiểu đó là các hoạt động diễn ra kể cả ở bên trong và bên ngoài công sở

Từ các khái niệm này, có thể thấy rằng, có nhiều cách hiểu khác nhau về công sở Tuy nhiên, dù tiếp cận theo cách nào, nếu một tổ chức hội đủ các điều kiện cơ bản sau đây được gọi là công sở

(i) Là một pháp nhân: được thành lập hợp pháp theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền; có cơ cấu tổ chức chặt chẽ; có tài sản độc lập với các cá nhân, tổ chức khác; tự chịu trách nhiệm bằng tài sản đó và nhân danh mình tham gia vào các quan hệ pháp luật một cách độc lập

(ii) Thi hành các hoạt động công vụ, hoạt động vì lợi ích chung của nhà nước, của xã hội và công dân là mục đích cho sự thành lập và tồn tại của công sở

(iii) Sử dụng quyền lực công (công quyền) để thực hiện các hoạt động công vụ và các chức năng, nhiệm vụ khác được trao

(iv) Nguồn nhân lực trong công sở, tùy theo cách gọi của mỗi nước, bao gồm cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc các loại hình lao động hợp đồng khác có nghiệp vụ

và kỹ năng hành chính để thực hiện công vụ (sau đây gọi chung

là công chức)

(v) Để vận hành, công sở được sử dụng công sản (bao gồm các tài sản công: nguồn lực tài chính, vật chất, kỹ thuật …)

Như vậy, một cách khái quát, công sở là một tổ chức

trong bộ máy hệ thống chính trị được cơ quan có thẩm quyền

ra quyết đinh thành lập để thực hiện hoạt động công vụ được trao

Đây cũng chính là cách hiểu về công sở được tiếp cận ở các phần tiếp theo của Giáo trình này

1.1.2 Đặc điểm

Với cách hiểu khái quát như trên, dù ở trung ương hay địa phương, dù quản lý đa ngành, đa lĩnh vực hay một lĩnh vực cụ

thể, công sở có những đặc điểm cơ bản sau:

b Về cách thức thành lập hay địa vị pháp lý

Mỗi công sở đều có địa vị pháp lý nhất định trong bộ máy

hệ thống chính trị dựa trên các quy định chặt chẽ của pháp luật

để thực hiện nhiệm vụ được trao Địa vị pháp lý này được quy định bởi một văn bản quy phạm pháp luật cho phép thành lập của một cơ quan có thẩm quyền Văn bản quy phạm pháp luật cho phép thành lập công sở này mang lại địa vị pháp lý khác nhau cho từng công sở Địa vị đó được xác định rõ ràng, không chồng chéo, không trùng lắp, đảm bảo tính độc lập tương đối cho từng công sở với một hoặc một nhóm chức năng cụ thể được trao

c Về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Mỗi công sở đều có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn nhất định Các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể này do các

cơ quan có thẩm quyền trong bộ máy hệ thống chính trị quy định Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình, công sở chịu sự kiểm soát của các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật

Theo khái niệm này, công sở được thành lập để thực hiện hoạt động công vụ được trao Công vụ ở đây được hiểu theo nghĩa rộng, công vụ là việc công, vì lợi ích chung, lợi ích cộng đồng, lợi ích xã hội, lợi ích nhà nước

d Về mối quan hệ giữa các công sở

Các công sở đều nằm trong quan hệ theo hệ thống thứ bậc chặt chẽ để đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất và quan hệ

ngang theo chức năng chuyên môn: (i) Công sở cấp trên lãnh đạo, quản lý công sở cấp dưới thông qua các hoạt động phân cấp, phân quyền; (ii) Công sở cấp dưới phục tùng công sở cấp trên, nhưng vẫn đảm bảo sự linh hoạt, chủ động trong thực hiện nhiệm

vụ được giao

Ở Việt Nam, các công sở đều có quan hệ thứ bậc chặt chẽ: (i) Quan hệ thứ bậc theo chiều ngang thể hiện ở mối quan hệ giữa các công sở là cơ quan quản lý nhà nước thẩm quyền chung

(Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp) với các công sở là các

đơn vị trực thuộc (các cơ quan chuyên môn thuộc Chính phủ,

các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân các cấp, …);

(ii) Quan hệ thứ bậc theo chiều dọc thể hiện ở mỗi quan hệ giữa

các công sở cấp trên với các công sở cấp dưới (giữa Chính phủ

và Ủy ban nhân dân các cấp, giữa các công sở là các cơ quan quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực ở trung ương với các cơ quan quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực ở địa phương, …) Ở địa

phương, tuy mỗi công sở có thẩm quyền cụ thể, đảm trách những nhiệm vụ khác nhau nhưng giữa các công sở vẫn có sự phối hợp chặt chẽ, đảm bảo sự phát triển đồng bộ, hài hòa chung

e Về nguồn lực hoạt động trong công sở

Nguồn lực hoạt động trong công sở được chia thành hai nhóm: nhân lực và các điều kiện, phương tiện cần thiết

Về nhân lực: Nhân lực trong công sở, đó là đội ngũ cán

bộ, công chức, viên chức và người lao động đang làm việc trong các công sở Họ là những người được bố trí vào làm việc bằng nhiều hình thức khác nhau theo quy định của pháp luật về cán

bộ, công chức, viên chức nói riêng và pháp luật lao động nói chung Họ là những người có kiến thức và kỹ năng hành chính cần thiết để phục vụ công việc Công việc chính của họ thuộc phạm vi chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ được trao bao gồm: (i) Tiếp nhận, tổ chức thi hành quyết định của các cơ quan có thẩm quyền hoặc của công sở cấp trên; (ii) Tiếp nhận, xử lý kiến nghị

của các công sở cấp dưới, của tổ chức, công dân; (iii) Ra quyết định quản lý; (iv) Theo dõi việc thi hành quyết định quản lý; (v) Soạn thảo và theo dõi việc thi hành các văn bản điều hành trong công sở; (vi) Xây dựng chương trình làm việc của công sở; (vii)

Tổ chức hội nghị; (viii) Báo cáo; (ix) Giúp lãnh đạo các công việc ngoài nhiệm sở và (x) Giao tiếp công vụ

Ở mỗi quốc gia, nhân lực trong công sở rất đa dạng, được gọi với nhiều tên gọi khác nhau Giáo trình này gọi “nhân lực trong công sở” là công chức Đó là toàn bộ nhân lực đảm nhiệm những vị trí, vai trò khác nhau trong công sở, giúp công sở hoàn

thành nhiệm vụ công vụ, khác với khái niệm công chức theo quy

định hiện hành của pháp luật Việt Nam

Về các điều kiện, phương tiện cần thiết: Để hoàn thành

nhiệm vụ của mình, công sở cần có các điều kiện, phương tiện cần thiết để thực hiện nhiệm vụ công vụ Các điều kiện, phương tiện cần thiết đó bao gồm:

(i) Bốn yếu tố cơ bản: tổ chức, tài sản, tài chính, thẩm quyền

(ii) Quy chế làm việc, quy trình thực hiện công việc

(iii) Hệ thống thông tin quản lý

(iv) Con dấu, tài khoản, trụ sở và tên gọi riêng

1.1.3 Phân loại

Có các tiêu chí khác nhau để phân loại công sở:

Cách thứ nhất, dựa vào phạm vi hành chính, có thể phân

chia công sở thành 3 loại: Công sở trung ương (Ví dụ: Bộ Công thương, Bộ Ngoại giao, …); Công sở trung ương đóng ở địa phương (Ví dụ: Kho bạc Nhà nước tỉnh; Cục Thuế tỉnh; Bảo hiểm xã hội tỉnh; Chi cục Hải quan tỉnh; …); Công sở địa phương hay công sở do các cơ quan địa phương quản lý (Ví dụ:

Sở Công thương, Sở Ngoại vụ, …)

Cách thứ hai, dựa vào tính chất, nội dung hoạt động của

công sở, có thể phân chia công sở thành 2 loại: Công sở hành

chính là tổ chức đặt dưới sự quản lý của nhà nước, thực hiện

chức năng quản lý chung hoặc quản lý từng mặt công tác, có nhiệm vụ chấp hành pháp luật và chỉ đạo thực hiện các chủ

trương kế hoạch của Nhà nước và Công sở sự nghiệp là tổ chức

đặt dưới sự quản lý của Nhà nước, thực hiện các hoạt động có tính chất nghiệp vụ riêng biệt, phục vụ cho sản xuất, kinh doanh

và cho sinh hoạt, nói cách khác đó là những đơn vị cơ bản để thực hiện nhiệm vụ của ngành

Ở Việt Nam hiện nay, căn cứ vào vai trò, chức năng, công

sở có thể được phân chia thành bốn loại cơ bản5: Công sở lãnh

đạo là các cơ quan trong bộ máy của Đảng Cộng sản Việt Nam

Các công sở này, đảm nhiệm vai trò lãnh đạo trong bộ máy hệ

thống chính trị; Công sở quản lý là các cơ quan thuộc bộ máy

nhà nước, đảm nhiệm chức năng quản lý nhà nước trong bộ máy

hệ thống chính trị; Công sở sự nghiệp: Là các cơ quan, tổ chức cung ứng dịch vụ công trong bộ máy hệ thống chính trị; Công sở

khác là các cơ quan, tổ chức còn lại

1.1.4 Các hoạt động chủ yếu

Trong công sở, có nhiều công việc được tiến hành nhằm mục tiêu làm cho các hoạt động của công sở có nền nếp, khoa học, hiệu quả theo những định hướng thống nhất Mọi công chức trong công sở đều tham gia vào các hoạt động chung theo chức trách của mình và theo một quy chế nhất định

Nhìn chung, công sở có các hoạt động chủ yếu dưới đây:

a Quản lý công vụ theo pháp luật

Bất cứ công sở nào cũng có công vụ được giao Để hoàn thành được công vụ đó, các nhà lãnh đạo, quản lý công sở phải

5

Bộ Nội vụ (2018), Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên chính, Chuyên đề 9 Văn hóa công sở, Hà Nội

chỉ đạo, tổ chức lập chương trình kế hoạch, ban hành các quyết định quản lý, chỉ huy, đôn đốc các đơn vị, bộ phận, cá nhân trong công sở hoàn thành nhiệm vụ, đáp ứng những yêu cầu hợp pháp, chính đáng của tổ chức, công dân- đối tượng phục vụ chính của công sở Tất cả các hoạt động này diễn ra trong công

sở đều tuân thủ các nguyên tắc cơ bản: Một là, nguyên tắc tuân thủ Hiến pháp và pháp luật Hai là, nguyên tắc đảm bảo đúng quyền hạn, thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ được trao Ba là,

nguyên tắc đảm bảo tính hệ thống, thống nhất, liên tục, thông

suốt, hiệu lực, hiệu quả Bốn là, nguyên tắc đảm bảo tính thứ bậc

và sự phối hợp chặt chẽ Năm là, nguyên tắc đảm bảo tính công khai, minh bạch Sáu là, nguyên tắc chịu trách nhiệm về quá trình thực thi trách nhiệm quán lý công vụ Bảy là, nguyên tắc

bảo vệ lợi ích của Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, công dân; Đặt lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp

pháp của tổ chức, công dân lên trên hết Tám là, nguyên tắc chịu

sự kiểm tra, giám sát của các cơ quan có thẩm quyền

b Tổ chức công tác nhân sự trong công sở

Căn cứ vào khối lượng công việc, tính chất của nhiệm vụ được giao, số lượng, chất lượng đội ngũ nhân sự hiện có của công sở, hàng năm, các công sở có kế hoạch về công tác nhân sự gửi cơ quan có thẩm quyền xem xét, quyết định, đồng thời tổ chức thực hiện hoặc phối hợp tổ chức thực hiện công tác nhân sự trong công sở (tuyển dụng, bổ nhiệm, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng, … ) theo thẩm quyền Các công sở cũng thường xuyên chú ý đế việc quan tâm đảm bảo đời sống vật chất và tinh thần của đội ngũ nhằm phát huy hết khả năng cống hiến của họ cho nhiệm vụ chung

Công việc của công chức trong công sở là công việc đặc biệt, mang tính đặc thù so với các loại lao động khác vì liên quan đến hoạt động công vụ được cơ quan có thẩm quyền trao cho, được đặc trưng bới: (i) Công vụ mà công chức được trao được

pháp luật quy định rất cụ thể (ii) Trong quá trình thực thi công

vụ, công chức sẽ được trao quyền hạn hay thẩm quyền (quyền lực pháp lý) nhất định; (iii) Trong quá trình thực thi công vụ, công chức được sử dụng nguồn lực của nhà nước để hoàn thành nhiệm vụ; (iv) Quá trình tổ chức thực thi công vụ của công chức chịu sự ràng buộc chặt chẽ của pháp luật (v) Quá trình thực thi công vụ của công chức đòi hỏi công chức phải tuân thủ đúng các quy trình, thủ tục nhất định, ít linh hoạt và (vi) Có nghĩa vụ riêng, được xác định trong các quy định cụ thể dành riêng cho từng loại nhân sự

Vì vậy, để thực hiện được, đòi hỏi đội ngũ công chức làm

việc trong công sở phải có nghiệp vụ và kỹ năng hành chính Về

nghiệp vụ hành chính, đối với từng công chức, cần phải có các

thao tác công vụ được kỹ xảo hóa, đúng quy trình công nghệ để làm tốt một công việc cụ thể; đối với người lãnh đạo, quản lý công sở, cần có phương pháp, cách thức tổ chức điều hành, biện pháp mang tính công nghệ vận dụng linh hoạt trong quá trình điều hành hoạt động công sở, giải quyết những công việc liên

quan đến chức năng, nhiệm vụ của công sở Về kỹ năng hành

chính, tùy theo từng vị trí công tác trong công sở, cần có những

kỹ năng cần thiết khác nhau, bao gồm: Kỹ năng quản lý thời

gian; Kỹ năng giao tiếp hành chính; Kỹ năng làm việc nhóm; Kỹ năng thuyết trình; Kỹ năng lập và quản lý hồ sơ trên môi trường mạng; Kỹ năng thu thập, xử lý thông tin; Kỹ năng viết báo cáo;

Kỹ năng phân tích công việc; Kỹ năng lập kế hoạch; Kỹ năng soạn thảo văn bản quản lý nhà nước; Kỹ năng năng phân công

và phối hợp trong hoạt động công vụ; Kỹ năng tổ chức và điều hành hội họp; Kỹ năng xây dựng văn bản quy phạm pháp luật;

Kỹ năng đánh giá thực thi công vụ; Kỹ năng ủy quyền; Kỹ năng tạo động lực làm việc; Kỹ năng xây dựng và quản lý dự án; Kỹ năng quản lý xung đột trong công vụ; Kỹ năng quản lý sự thay đổi; …

Trong tổ chức nhân sự, cần chú ý đến hoạt động nâng cao nghiệp vụ và kỹ năng hành chính của đội ngũ công chức Để ngày càng nâng cao chất lượng hoạt động, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của chức năng, nhiệm vụ được trao, các công sở phải chú ý đến việc thường xuyên nâng cao nghiệp vụ, kỹ năng hành chính cho đội ngũ công chức Việc nâng cao nghiệp vụ và kỹ năng hành chính cho đội ngũ công chức trong công sở sẽ góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động công sở

c Tổ chức quá trình phân công, phối hợp trong công sở

Trong công sở, các hoạt động công vụ không thể được thực hiện một cách đơn lẻ Quá trình thực hiện bất kỳ một nhiệm vụ công vụ được trao nào cũng cần được tiến hành qua nhiều bước, nhiều khâu, gắn với quy trình làm việc Do đó, để hoàn thành nhiệm vụ được giao, đòi hỏi người lãnh đạo, quản lý công sở chịu trách nhiệm triển khai nhiệm vụ phải tiến hành phân công nhiệm vụ giữa các đơn vị, bộ phận trực thuộc, giữa các cá nhân trong các đơn vị, bộ phận, phân chia hợp lý công việc giữa các

đơn vị, bộ phận, cá nhân trong công sở (sẽ được tìm hiểu ở

chương 3) để tổ chức một cách nền nếp, có hiệu lực và hiệu quả

việc phân công, phối hợp giữa các đơn vị, bộ phận, cá nhân trong công sở, mang lại hiệu suất cao hơn trong quá trình tổ chức hoạt động công sở

Sau quá trình này, mỗi đơn vị, bộ phận, cá nhân trong công

sở phải có sự phối hợp chặt chẽ với nhau, gắn với nhau thành một khối thống nhất Hay nói cách khác, bên cạnh sự phân công, quá trình thực thi nhiệm vụ trong các công sở cũng đòi hỏi sự phối hợp lẫn nhau giữa các đơn vị, bộ phận, cá nhân nhằm tạo ra

sự liên kết trong toàn bộ hoạt động của các đơn vị, bộ phận, cá

nhân một cách chủ động, có kế hoạch Quy chế làm việc (sẽ

được tìm hiểu ở chương 4) là văn bản chỉ rõ sự phối hợp này

trong công sở

Kết hợp giữa hai hoạt động phân công và phối hợp là cơ sở

đảm bảo cho sự nhịp nhàng, thông suốt, kịp thời, nhanh chóng, chính xác, khách quan, đúng pháp luật, tiết kiệm thời gian, kinh phí trong các hoạt động công sở, góp phần mang lại hiệu quả hoạt động của công sở

d Tổ chức hệ thống thông tin quản lý trong công sở

Trong công sở, mọi hoạt động đều thông qua quyết định quản lý và thông tin là cơ sở quan trọng để các nhà lãnh đạo, quản lý công sở ban hành các quyết định quản lý đó một cách chính xác Trong quá trình lãnh đạo, quản lý công sở, các nhà lãnh đạo, quản lý phải trao đổi thông tin với cấp trên, cấp dưới, thu nhận thông tin từ đối tượng quản lý, khách thể quản lý và các bên liên quan để xác định bối cảnh hiện tại của công sở mình đang vận hành với những điểm mạnh, điểm yếu, thuận lợi, khó khăn, thời cơ, thách thức

Thông tin còn là phương tiện đặc trưng của hoạt động lãnh đạo, quản lý công sở bởi thông qua thông tin, mọi quyết định quản lý được chuyển tải tới đối tượng quản lý Nhờ thông tin, hoạt động của công sở có mối quan hệ gắn bó chặt chẽ hơn với môi trường bên ngoài, trở thành “hệ thống mở” trong mối quan

hệ với các bên liên quan trong môi trường quản lý, biết được nhu cầu của đối tượng quản lý, từ đó, vận hành công sở đáp ứng yêu cầu hợp pháp, chính đáng của tổ chức, công dân

Sơ đồ 1.1 Quá trình diễn ra hệ thống thông tin quản lý trong

công sở

Truyền đạt kết quả

Hệ thống thông tin quản lý trong công sở

THÔNG TIN

BÊN NGOÀI CÔNG SỞ:

- Thông tin viết

- Thông tin nói

- Thông tin hình ảnh

Thu nhận thông tin

Xử lý thông tin

Xử lý thông

đã được xử lý

Thu nhận thông tin

THÔNG TIN BÊN TRONG CÔNG SỞ:

- Thông tin viết

- Thông tin nói

- Thông tin hình ảnh

Thông tin bên ngoài công sở

đã được xử lý

NGƯỜI SỬ DỤNG BÊN TRONG CÔNG SỞ:

- Nhà lãnh đạo, quản lý

- Các đơn vị, bộ phận

- Công chức…

Truyền đạt kết quả

Như vậy, chất lượng thông tin làm căn cứ ra quyết định trong quá trình tổ chức công sở là một yếu tố quan trọng quyết định chất lượng của hoạt động lãnh đạo, quản lý công sở: giúp cho chủ thể lãnh đạo, quản lý công sở: (i) đảm bảo tính chính xác khi xác định vấn đề cần giải quyết; (ii) đảm bảo tính phù hợp, khả thi trong xây dựng và lựa chọn phương án tối ưu để giải quyết vấn đề; (iii) đảm bảo tính hợp lý trong dự báo khả năng ảnh hưởng của quyết định quản lý đến đối tượng quản lý; Hay nói một cách khác, thông tin là phương tiện để tổ chức mọi hoạt động trong công sở Không có thông tin, không có cơ sở để công

sở thực hiện được các chức năng, nhiệm vụ của mình Vì vai trò quan trọng của thông tin đối với hoạt động quản lý công sở như vậy, các công sở cần tổ chức hệ thống thông tin để đảm bảo việc thu nhận, xử lý, truyền đạt đầy đủ, chính xác và kịp thời các thông tin cần thiết cho hoạt động của mình Tổ chức hệ thống thông tin được xem là nhiệm vụ quan trọng của mỗi công sở Tổ chức công tác thông tin diễn ra trong nội bộ công sở (giữa các đơn vị, bộ phận, cá nhân thuộc công sở) đồng thời cũng diễn ra bên ngoài công sở (giữa công sở với các công sở, cơ quan, đơn

vị, cá nhân bên ngoài) Toàn bộ quá trình diễn ra trong hệ thống thông tin quản lý được mô tả ở sơ đồ 1.1

Theo sơ đồ này, có thể thấy quá trình diễn ra hệ thống thông tin quản lý trong công sở bao gồm ba khâu theo trình tự từ thu thập thông tin, xử lý thông tin đến truyền đạt kết quả Trong đó:

Thu thập thông tin được tiến hành với thông tin từ nhiều

nguồn khác nhau từ bên trong và bên ngoài công sở dưới nhiều dạng khác nhau như thông tin viết, thông tin nói và thông tin hình ảnh Kết thúc quá trình thu thập thông tin, tổ chức phải tiến hành lựa chọn, lọc thông tin để loại bỏ những thông tin không có giá trị, giữ lại những thông tin có giá trị để tiến hành xử lý thông tin

Xử lý thông tin là quá trình phân tích, sắp xếp, phân loại

thông tin theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định để tạo ra

các thông tin sau xử lý làm cơ sở cho việc đề ra các biện pháp

giải quyết vấn đề, giải quyết công việc trong công sở

Truyền đạt kết quả là quá trình phân phối thông tin đã được

xử lý đến người sử dụng bên trong và ngoài công sở Quá trình này cần đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định về dạng thông tin sẽ truyền đạt, thời gian truyền đạt và tính bảo mật thông tin trong quá trình truyền đạt

e Quản trị hậu cần

Công tác quản trị hậu cần trong công sở gồm những hoạt động sau:

Thứ nhất, cung cấp và đảm bảo những điều kiện, phương

tiện, cơ sở vật chất phù hợp với đặc điểm của từng loại công việc

đã được phân công cho đội ngũ công chức, và các bộ phận trực thuộc trong công sở

Thứ hai, mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo trì, bảo dưỡng các

phương tiện, trang thiết bị làm việc trong công sở, đảm bảo cho hoạt động của công sở được tiến hành liên tục, thông suốt, phục

vụ tốt nhất các chức năng, nhiệm vụ của công sở

Thứ ba, quản lý tài sản công sở (nhà đất thuộc trụ sở làm

việc và các công trình xây dựng khác gắn liền với đất; phương tiện vận tải, đi lại phục vụ công tác; máy móc, trang thiết bị làm việc, phương tiện kỹ thuật và các tài sản khác phục vụ nhu cầu công tác được xác định là tài sản cố định) một cách hiệu quả, theo đúng tiêu chuẩn, định mức, mục đích, yêu cầu đối với từng loại tài sản cụ thể theo quy định của nhà nước

Thứ tư, quản lý tài chính công sở theo đúng chế độ, định

mức, đúng quy định hiện hành của pháp luật về sử dụng ngân sách công, tài chính công Dự trù kinh phí, cung cấp tài chính cho các nhu cầu, hoạt động, đảm bảo chi tiêu đúng mục đích, đúng nguyên tắc, tiết kiệm nguồn kinh phí, đảm bảo thu chi theo đúng quy định quản lý tài chính của nhà nước, thực hiện chế độ

thanh, quyết toán kịp thời, các yêu cầu, chế độ chi tiêu theo đúng quy định của nhà nước

Thứ năm, tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết, hoạt động

giao tiếp trong công sở, làm đầu mối giao tiếp công việc giữa các

bộ phận trực thuộc trong công sở với nhau, giữa công sở với các công sở khác (công sở cấp trên, công sở cùng cấp, công sở cấp dưới) và tổ chức, công dân Phục vụ tốt các hội nghị, các buổi tiếp khách, các chuyến đi công tác của các nhà lãnh đạo, quản lý công sở Tổ chức lịch làm việc định kỳ để tiếp tổ chức, công dân, công sở cấp dưới;

Thứ sáu, xây dựng quy chế, tổ chức thực hiện, đảm bảo

chính trị nội bộ, an ninh trật tự trong công sở bằng các biện pháp phù hợp

Thứ bảy, bảo đảm an toàn vệ sinh lao động trong công sở;

đảm bảo môi trường làm việc tuân theo các điều kiện, tiêu chuẩn hiện hành của nhà nước, duy trì diện mạo công sở văn minh, hiện đại, trang nghiêm

Thứ tám, tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức

khoẻ cho công chức trong quá trình làm việc tại công sở và đại diện các tổ chức, công dân khi liên hệ công việc tại công sở

Thứ chín, thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát công việc

của công chức trong công sở theo quy định hiện hành của pháp luật và các quy chế làm việc

Thứ mười, góp phần vào việc nghiên cứu và xây dựng,

hoàn thiện các quy định của pháp luật, các quy chế làm việc để phục vụ hoạt động công sở, đảm bảo quyền lợi hợp pháp, chính đáng của công chức và của các tổ chức, công dân khi liên hệ công việc tại công sở

f Tổ chức công tác kế toán, thống kê

Tổ chức công tác kế toán trong công sở là tổ chức việc thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp thông tin về hoạt động của công

sở trên cơ sở vận dụng các phương pháp kế toán và tổ chức bộ máy kế toán tại công sở theo các quy định hiện hành của nhà nước về công tác kế toán hành chính sự nghiệp nhằm quản lý và điều hành hoạt động quản lý công sở có hiệu quả Mọi công sở phải tổ chức công tác kế toán một cách khoa học, hợp lý, tuân thủ các nguyên tắc kế toán, tài chính theo quy định của nhà nước, đồng thời phải theo dõi quá trình hoạt động và những biến chuyển của công sở, tập hợp và lưu giữ các số liệu kế toán phục

vụ công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm toán khi các cơ quan chức năng và đảm bảo tính liên tục phát triển của công sở

Tổ chức công tác thống kê trong công sở là tổ chức thu thập thông tin thống kê để phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý trong công sở Dữ liệu thống kê thu thập được giúp các nhà lãnh đạo, quản lý công sở có cơ sở để thực hiện việc giám sát, đánh giá, xây dựng, điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung chiến lược, chính sách, kế hoạch làm việc, đồng thời, cũng giúp các nhà lãnh đạo, quản lý công sở có cơ sở báo cáo các cơ quan có thẩm quyền về kết quả thực thi công vụ mà công sở đang đảm nhiệm Riêng đối với các công sở hành chính, các dữ liệu thống kê còn phục vụ sự lãnh đạo của Đảng, quản lý, chỉ đạo, điều hành của Nhà nước trong giám sát, đánh giá, xây dựng và thực hiện chiến lược, chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của quốc gia, từng ngành, lĩnh vực và địa phương Mọi công sở phải coi trọng vai trò quan trọng của công tác thống kê, từ đó, có quy trình tổ chức công tác thống kê tại công sở một cách khoa học, trung thực, đầy đủ, kịp thời chính xác, khách quan, minh bạch, theo các quy định hiện hành của nhà nước về công tác thống kê

1.1.5 Đảm bảo điều kiện, phương tiện làm việc trong công sở

Hiệu quả làm việc của công chức trong công sở không chỉ phụ thuộc đơn thuần vào trình độ, năng lực, thái độ của họ mà còn phục thuộc một phần không nhỏ vào điều kiện làm việc, phương tiện làm việc được bố trí trong công sở

Ngày nay, đảm bảo điều kiện, phương tiện làm việc được xem là một nội dung quan trọng của tổ chức lao động khoa học trong các tổ chức nói chung và trong công sở nói riêng Điều kiện, phương tiện làm việc trong công sở được đảm bảo không chỉ giúp cho hoạt động của công chức được tiến hành thuận lợi với năng suất, hiệu quả ngày càng cao mà còn giảm thiểu hao tổn

về sức lực, đảm bảo sức khỏe công chức, chống lại sự mệt mỏi trong quá trình làm việc hàng ngày tại công sở Hay nói một cách khác, làm tốt công tác này sẽ giúp hoạt động của công chức

có chất lượng, năng suất, hiệu quả; tiết kiệm các chi phí không hợp lý và giảm thiểu hao tổn về sức lực, đảm bảo sức khỏe công chức, góp phần hoàn thành mục tiêu của công sở

1.1.5.1 Đảm bảo điều kiện làm việc trong công sở

Điều kiện làm việc trong công sở gồm hai bộ phận hợp thành: (i) Khung cảnh nơi làm việc và (ii) Bố trí, sắp xếp nơi làm việc

a Khung cảnh nơi làm việc

Khung cảnh làm việc do cách bố trí nơi làm việc, môi

trường và các thiết bị được sử dụng tại công sở tạo nên

Khung cảnh nơi làm việc ở công sở bao gồm các yếu tố: Diện tích, địa điểm bố trí công sở, phương tiện làm việc và các yếu tố về môi trường làm việc (ánh sáng, màu sắc, không khí, nhiệt độ, độ ồn, không gian làm việc)

Khung cảnh nơi làm việc ảnh hưởng đến năng suất làm việc của đội ngũ công chức trong công sở do đó khi bố trí nơi làm việc cần tạo khung cảnh thuận tiện, thoải mái Có thể kể đến hai phương diện mà khung cảnh nơi làm việc ảnh hưởng đến đội

ngũ công chức, đó là tâm lý và sinh lý Về tâm lý: Làm việc

trong một khung cảnh thuận tiện, mát mẻ, hài hòa, không khí trong lành… công chức sẽ cảm thấy dễ chịu, làm việc hăng hái

hơn Về sinh lý: Khung cảnh làm việc không thuận lợi sẽ làm cho

con người mệt mỏi, chán nản không muốn làm việc hoặc làm

việc với năng suất thấp

Khung cảnh nơi làm việc cùng với điều kiện nghỉ ngơi, giải trí luôn ảnh hưởng đến tình trạng thể lực, tâm lý và hiệu suất lao động của công chức Nếu bố trí nơi làm việc không hợp lý, các phương tiện làm việc không đầy đủ thì chắc chắn năng suất lao động sẽ bị giảm sút, công chức sẽ nhanh chóng mệt mỏi và chán nản với công việc, gây ra tình trạng thiếu gắn bó với công sở Vì vậy, khi đề cập vấn đề tổ chức lao động cho khoa học trong các

công sở thì một yếu tố quan trọng cần quan tâm là phải tạo được

một khung cảnh làm việc thuận lợi, hợp lý Cần nhấn mạnh rằng, đây không chỉ đơn thuần là vì lợi ích của chính công sở mà còn

là lợi ích cho người lao động Hai mặt lợi ích này luôn tác động lẫn nhau và cùng thúc đẩy công sở phát triển

Những yếu tố tạo nên khung cảnh làm việc thuận lợi tại các công sở có thể kể đến như: Diện tích của công sở phù hợp với yêu cầu công việc; Các phòng làm việc trong công sở được bố trí hợp lý; Địa điểm của công sở phù hợp với vai trò, vị trí, chức năng, nhiệm vụ mà công sở đảm nhiệm; Môi trường làm việc trong công sở không bị ô nhiễm; Phương tiện làm việc trong

công sở được bố trí đầy đủ và phù hợp với yêu cầu công việc

b Bố trí và sắp xếp nơi làm việc

Đây cũng là cơ sở để tạo điều kiện cho công chức làm việc tốt Cần lưu ý rằng, nếu nơi làm việc bố trí không hợp lý thì năng suất lao động trong công sở sẽ bị hạn chế Ví dụ: nếu các đầu mối trong công sở vẫn có quan hệ chặt chẽ với nhau nhưng lại bố trí ở những nơi xa nhau, đi lại không thuận tiện thì việc chuyển giao văn bản, trao đổi công việc sẽ bị cản trở và do đó sẽ gây khó khăn cho công tác kiểm tra, chỉ đạo khi cần thiết Hơn nữa, việc

bố trí các phòng làm việc không hợp lý hoặc quá chật chội sẽ tạo

ra những sự va chạm không tránh khỏi do sự đi lại trong quá trình làm việc tạo nên Môi trường làm việc do đó sẽ trở nên căng thẳng hơn

Để thực hiện tốt nhiệm vụ tổ chức sắp xếp nơi làm việc trong các công sở, cần tính đến cường độ lao động của mọi công chức, quan hệ và tính chất công việc được giao cho từng người, từng bộ phận Đối với những công sở lớn, có nhiều bộ phận với các chức năng khác nhau nên nghiên cứu để tìm một phương án tối ưu trong việc bố trí chỗ ngồi cho công chức Hiện nay, có những quan điểm khác nhau về cách bố trí chỗ làm việc trong các công sở Một số ý kiến cho rằng có thể bố trí nhiều kiểu phòng làm việc cho công chức, bố trí riêng từ một đến hai người hoặc bố trí phòng làm việc cho nhiều người Một số ý kiến khác cho rằng chỗ làm việc của công chức cần bố trí ở nơi yên tĩnh hoàn toàn, tách biệt các bộ phận với nhau để không cản trở nhau khi làm việc Một số ý kiến ngược lại cho rằng, nên bố trí chỗ làm việc trong một phòng rộng với vách ngăn di động để có thể liên hệ và kiểm soát công việc tiện lợi Trên thực tế, có nhiều trường hợp làm việc trong một phòng có nhiều người là thuận lợi, nhưng cũng có trường hợp ngược lại Vì thế, cần có sự nghiên cứu và cân nhắc khi lựa chọn các phương án bố trí chỗ làm việc sao cho thích hợp với từng loại công việc mà công chức được bố trí đảm nhiệm Về mặt tâm lý, nếu có nhiều người theo dõi công việc của mình thì người ta sẽ chú ý hơn đến hình thức Điều này không phải bao giờ cũng phù hợp với các bộ phận nghiên cứu hoặc làm những việc khác đòi hỏi tập trung tư tưởng cao Kiểu bố trí chỗ làm việc trên mặt bằng có không gian mở thường thích hợp với các bộ phận trong công sở thường tiếp xúc, giải quyết công việc với cá nhân, tổ chức, công dân (bộ phận tiếp dân, bộ phận tiếp nhận và xử lý hồ sơ, bộ phận hướng dẫn,

…trong công sở)

Theo cách bố trí chỗ làm việc trên mặt bằng có không gian

mở, các phòng làm việc được ngăn thành nhiều chỗ bằng những

vách ngăn di động có thể được mở ra hay thu hẹp tuỳ yêu cầu của mỗi loại công việc Vì vậy, yêu cầu cụ thể của việc sắp xếp,

bố trí là: Phù hợp với chức năng, nhiệm vụ cụ thể của công sở; Tận dụng được diện tích công sở, trên cơ sở một định mức hợp lý; Giảm thời gian di chuyển giữa các bộ phận có liên quan, tạo

sự hỗ trợ thuận lợi giữa các bộ phận; Duy trì chất lượng công việc để kiểm soát tốt hơn; Tạo tâm lý phấn khởi làm việc, gắn bó với công việc; Tiết kiệm được kinh phí cho các dịch vụ; An toàn trong việc sử dụng các thiết bị; Có tính thẩm mỹ; Tạo được khả năng cơ động và mềm dẻo khi sử dụng các thiết bị và các nguồn lực khác của công sở; Cần tính đến khả năng phát sinh các bộ phận mới, số lượng công chức mới, thiết bị mới, tính đến khả năng mở rộng quy mô và tăng cường chất lượng hoạt động của

nghẽn trong xử lý, Nếu thiếu các loại thông tin trên, việc bố

trí, sắp xếp trong công sở sẽ khó có cơ sở khoa học và sẽ không đạt được hiệu quả mong muốn

1.1.5.2 Bảo đảm phương tiện làm việc trong công sở

a Những yêu cầu đối với phương tiện làm việc trong công sở

Thứ nhất, phải tuân theo tiêu chuẩn, định mức, chế độ quản

lý, sử dụng được quy định bởi pháp luật hiện hành Để đảm bảo

tính đồng bộ, thống nhất trong bố trí phương tiện làm việc trong công sở, các cơ quan có thẩm quyền thường ban hành văn bản quy định tiêu chuẩn, định mức, chế độ quản lý, sử dụng phương tiện làm việc trong công sở Vì vậy, việc tuân thủ các quy định này trong quá trình mua sắm, quản lý, sử dụng phương tiện làm việc là yêu cầu quan trọng của các công sở

Thứ hai, phải phù hợp với từng loại công việc Mọi phương

tiện làm việc không phân biệt thủ công hay hiện đại đều phải được sử dụng một cách có hiệu quả để góp phần giảm bớt lao động nặng nhọc trong các công sở, chống các bệnh nghề nghiệp Đây chính là một định hướng quan trọng cho việc đổi mới phương tiện làm việc ở các công sở hiện nay

Thứ ba, phải góp phần tạo ra môi trường văn hoá cho công

sở Theo yêu cầu này các phương tiện làm việc không những

phải tiện lợi mà còn phải có tính thẩm mỹ, được bố trí một cách hài hoà

Thứ tư, phải đảm bảo tính hợp lý, tiết kiệm, tránh phô trương, lãng phí Điều này có nghĩa là không phải phương tiện

làm việc nhiều thì công việc của công sở sẽ được đảm bảo Phải cân nhắc trong bố trí phương tiện làm việc, tránh tình trạng phô trương, lãng phí Phải chú ý nâng cao năng suất sử dụng phương tiện làm việc trong từng bộ phận cũng như toàn công sở, tránh tình trạng mua mà không sử dụng hoặc sử dụng không hết công suất, công năng…

Thứ năm, phải không ngừng đổi mới và hiện đại hoá Các

phương tiện làm việc lạc hậu cần được thay thế kịp thời Các công sở cần chú ý sử dụng các biện pháp kỹ thuật tương ứng với các nhiệm vụ đặt ra để góp phần nâng cao năng suất lao động tại các công sở

Muốn sử dụng phương tiện làm việc nhằm phục vụ cho công việc của các công sở có hiệu quả, cần phải đánh giá tình hình thực tế của công sở một cách cẩn thận, chi tiết Không phải

ở công sở nào mọi công việc cũng cần sử dụng phương tiện làm việc hiện đại hoặc các phương tiện làm việc hiện đại không phải bao giờ cũng mang lại hiệu quả cho việc quản trị công sở Đồng thời, khi được trang bị nhưng vì sử dụng không hợp lý, các phương tiện làm việc hiện đại lại gây ra lãng phí Vì vậy, khi thay đổi, thay thế phương tiện làm việc đang phù hợp với công việc, các công sở cần phải hết sức thận trọng Phải tính toán hiệu

quả giữa chi phí mua sắm với kết quả giải quyết công việc trong thực tế Hiệu quả chính là lợi ích toàn diện của việc sử dụng phương tiện làm việc mang lại, chứ không đơn thuần chỉ là hiệu quả vật chất

Thông thường, khi đề xuất nhu cầu trang bị phương tiện làm việc mới trong công sở, các nhà lãnh đạo, quản lý công sở thường dựa vào một số lý do liên quan đến hiệu quả công việc như giúp cách tiến hành công việc thuận lợi hơn, năng suất lao động tăng nhanh hơn, giúp cho lao động của công chức nhẹ nhàng hơn, góp phần làm cho mọi người yêu thích công việc, có động lực làm việc, Tuy nhiên, trong thời đại khoa học kỹ thuật đang phát triển vô cùng mạnh mẽ như hiện nay, phương tiện làm việc rất nhanh chóng bị lạc hậu Vì vậy, khi đổi mới phương tiện làm việc, cần phải có tầm nhìn chiến lược, dài hạn, đồng thời, cần xây dựng chế độ bảo trì, bảo dưỡng hợp lý

Thứ sáu, phải đảm bảo tính khoa học, hợp lý trong các bố trí phương tiện làm việc trong công sở Các phương tiện làm

việc phục vụ cho hoạt động của một công sở có thể bố trí sử dụng tập trung hoặc riêng lẻ cho công chức tự bảo quản và sử dụng tùy theo đặc điểm, tính chất công việc của từng công chức,

bộ phận, đơn vị trong công sở Mỗi cách bố trí được sử dụng sẽ

có những điểm thuận lợi và bất lợi nhất định: Nếu bố trí sử dụng

tập trung, có thể giúp tiết kiệm được chi phí do việc chia sẻ các

thiết bị dùng chung (máy in, máy photocopy, điện thoại bàn…), việc hỗ trợ kỹ thuật hay kiểm soát lẫn nhau trong quá trình sử dụng phương tiện cũng sẽ trở nên dễ dàng hơn, nhưng đồng thời,

có thể làm tăng những thủ tục và mất thêm thời gian để giải quyết những điều chưa thống nhất giữa các bộ phận khi sử dụng chung một hệ thống phương tiện làm việc, đó là chưa kể, công việc giữa các bộ phận sẽ đình trệ nếu nếu khối lượng công việc

tập trung nhiều vào cùng một thời điểm Nếu bố trí sử dụng

riêng lẻ, một mặt, tạo ra sự linh hoạt hơn trong việc sử dụng

phương tiện giữa các bộ phận trong công sở, mặt khác, sẽ làm cho các nhà lãnh đạo, quản lý công sở khó kiểm soát hiệu quả sử dụng phương tiện hơn Vì vậy, việc bố trí các phương tiện làm việc theo cách thức nào để sử dụng trong công sở cần phải được tính toán cẩn thận, để có được sự lựa chọn thích hợp, phù hợp với đặc thù của mỗi công sở

b Các loại phương tiện làm việc trong công sở

Các loại phương tiện làm việc trong công sở bao gồm:

Một là, các loại phương tiện làm việc chuyên dùng: là các

phương tiện chuyên ngành có cấu tạo đặc biệt theo yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ, trực tiếp sử dụng cho nhiệm vụ đặc thù của mỗi công sở, được bố trí căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công sở được trao theo quy định cụ thể của nhà nước Các loại phương tiện chuyên dùng này được nhà nước quy định cụ thể gắn với hoạt động công vụ đặc thù của từng nhóm công sở Chẳng hạn, ở Việt Nam, với nhóm công sở thực hiện chức năng quản lý thị trường có công vụ được trao là công tác kiểm tra, thanh tra chuyên ngành và xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý thị trường, phương tiện làm việc được bố trí cho lực lượng này bao gồm: Xe ô tô chuyên dùng: xe ô tô trang bị phòng thí nghiệm, xe ô tô chuyên dùng khác phục vụ nhiệm vụ đặc thù; xuồng cao tốc; máy bộ đàm, thiết bị đo, kiểm tra nhanh, thiết bị chuyên dùng, thiết bị công nghệ thông tin, điện tử, phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ khác theo yêu cầu công tác và theo quy định của pháp luật.6

Hai là, phương tiện vận tải: Được bố trí để phục vụ những

nhu cầu cần thiết, thường xuyên của công sở: ô tô, xe máy, tàu thuyền, … Các phương tiện này phải được kiểm tra bảo dưỡng định kỳ và thường xuyên, đảm bảo an toàn cho người sử dụng

6

Khoản 1, Điều 5, Nghị định 33/2022/NĐ-CP ngày 27 tháng 5 năm 2022 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Pháp lệnh Quản lý thị trường

Đặc biệt trước các chuyến công tác đường dài phải tăng cường chú trọng về hệ thống an toàn của chúng, kịp thời phát hiện các

sự cố để khắc phục sớm

Ba là, phương tiện kỹ thuật dùng chung: Hệ thống mạng tin

học (máy chủ và các thiết bị kèm theo), hệ thống điện thoại tổng đài, hệ thống thiết bị điện (hệ thống điều hòa trung tâm, hệ thống quạt thông gió cho cả tòa nhà, hệ thống đèn thắp sáng và các thiết bị điện khác có liên quan, …)

Bốn là, các loại máy móc, thiết bị văn phòng 7 :

Máy móc, thiết bị văn phòng phổ biến trang bị cho công chức làm việc tại công sở, bao gồm: bộ bàn ghế ngồi làm việc;

tủ, giá kệ đựng tài liệu; máy vi tính (để bàn, xách tay) các loại thiết bị điện tử; máy in, điện thoại (trong trường hợp không bố trí tổng đài điện thoại dùng chung trong công sở), bộ bàn ghế họp, tiếp khách…

Máy móc, thiết bị văn phòng phổ biến trang bị để sử dụng tại phòng làm việc của các bộ phận trực thuộc trong công sở, bao gồm: Bộ bàn ghế họp, bộ bàn ghế tiếp khách; máy in, máy fax, máy photocopy, máy scan, máy hủy tài liệu, máy điện thoại (trong trường hợp không bố trí tổng đài điện thoại dùng chung trong công sở) và máy móc, thiết bị khác

Máy móc, thiết bị trang bị tại các phòng họp, hội trường, phòng thường trực, phòng lưu trữ và các phòng phục vụ hoạt động chung của công sở, bao gồm: bàn, ghế, máy chiếu, ti vi,

thiết bị âm thanh và máy móc, thiết bị khác

Năm là, văn phòng phẩm và các vật dụng khác: Việc sử

dụng văn phòng phẩm và các vật dụng khác là nhu cầu thường xuyên, hàng ngày của công chức và các bộ phận trong công sở

Chúng rất đa dạng, phong phú, ngày càng được cải tiến theo hướng bền đẹp, đa năng, thuận tiện như bìa đựng hồ sơ, kẹp, ghim, bút, tủ, cặp, bìa trình ký… Cần tổ chức trang bị đầy đủ và

có quy định, quy chế sử dụng cụ thể để công việc không bị gián đoạn, đảm bảo tính liên tục, hiệu quả, đúng mục đích, tiết kiệm trong quá trình sử dụng

c Bảo trì phương tiện làm việc trong công sở

Trong quá trình sử dụng, các loại phương tiện làm việc trong công sở nhìn chung thường dễ bị hỏng hóc, kể cả các phương tiện làm việc mới Vì vậy, trong các công sở cần có một chế độ bảo trì thích hợp, tránh tính trạng bị động, chờ đợi sửa chữa, thay thế mới làm giảm năng suất lao động, hiệu suất công việc

Mục đích bảo trì: Mục đích của việc bảo trì phương tiện

làm việc trong công sở là để ngăn ngừa các hư hỏng đột xuất, chủ động kiểm soát chất lượng phục vụ của công sở

Cách thức bảo trì: Công sở có thể sử dụng cách thức bảo trì

tại chỗ, do đội ngũ công chức có chuyên môn thực hiện hoặc thuê chuyên gia thực hiện dịch vụ bảo trì theo hợp đồng bảo dưỡng

Yêu cầu của việc bảo trì: (i) Phải có một chế độ bảo trì

thích hợp: bảo trì định kỳ, bảo trì đột xuất, bảo trì ngăn ngừa; (ii) Việc bảo trì phương tiện làm việc cần hết sức linh hoạt và chủ động; (iii) Kế hoạch bảo trì có thể xác định dựa trên cơ sở thời gian sử dụng hoặc theo số lượng đơn vị đã sử dụng; (iv) Có thể thay thế các thiết bị, linh kiện, bộ phận chủ yếu của chúng sau một thời gian nhất định để bảo đảm cho các phương tiện làm việc luôn có chất lượng ổn định

Biện pháp thực hiện: Cử công chức phụ trách, theo dõi;

Phải bồi dưỡng hiểu kiến thức cơ bản về bảo trì cho người sử dụng; Xác định chế độ bảo trì, kế hoạch bảo trì thích hợp đối với từng phương tiện làm việc; Xác định cách thức bảo trì thích hợp; Đảm bảo tính phù hợp, linh hoạt và chủ động

Công chức phụ trách công việc này ở các công sở cần biết cách xây dựng các chế độ bảo trì cho mỗi loại phương tiện làm việc Bên cạnh đó, cũng cần bồi dưỡng kiến thức cơ bản về bảo trì cho công chức ở các bộ phận, đơn vị trực tiếp sử dụng để họ phát hiện kịp thời các hỏng hóc, tự mình có thể sửa chữa được những hỏng hóc nhỏ

Kinh nghiệm thực tiễn cho thấy việc bảo trì phương tiện làm việc cần hết sức linh hoạt và chủ động Việc kiểm tra cần phải thực hiện ngay cả khi máy móc còn chưa có sự cố để ngăn ngừa các hư hỏng đột xuất (bảo trì ngăn ngừa) nhằm giữ cho phương tiện làm việc trong công sở luôn luôn ở tình trạng tốt

Kế hoạch bảo trì có thể xác định dựa trên cơ sở thời gian sử dụng hoặc số lượng đơn vị đã sử dụng Ví dụ, kiểm tra hàng tháng đối với máy fax, máy vi tính, Kiểm tra máy in, máy photocopy sau khi thực hiện đủ một số lượng trang in nhất định

Ngoài ra, có thể thực hiện thay thế một số thiết bị, bộ phận chủ yếu của phương tiện làm việc sau một thời gian nhất định để bảo đảm cho phương tiện làm việc luôn ở trạng thái hoạt động tốt, chất lượng ổn định

sở nhằm giúp cho công sở hoàn thành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao

Một cách khái quát, có thể hiểu, tổ chức công sở là một

chức năng quan trọng của quản lý công sở, bao gồm toàn bộ các

hoạt động từ khâu thiết kế, phân tích, sắp xếp, bố trí, phân công nhiệm vụ, đến khâu sử dụng, điều phối các nguồn lực để đạt được mục tiêu chung của công sở, tổ chức các hoạt động kiểm tra, kiểm soát, đánh giá kết quả thực hiện để có những quyết định quản lý đúng đắn, phù hợp, kịp thời trong tương lai

Chủ thể tổ chức công sở là các cá nhân hoặc bộ phận, đơn

vị giữ vai trò lãnh đạo, quản lý trong công sở Cá nhân có chức năng tổ chức công sở là người đứng đầu công sở, cấp phó của người đứng đầu hoặc là người đứng đầu các bộ phận bên trong công sở được trao quyền Bộ phận, đơn vị có chức năng tổ chức công sở là các bộ phận, đơn vị trực thuộc công sở được trao quyền

1.2.2 Mục đích, yêu cầu

Muốn đạt được hiệu quả, tổ chức công sở cần hướng tới những mục đích, yêu cầu cụ thể Đây cũng sẽ là cơ sở để đánh giá tính hợp lý trong quá trình tổ chức công sở, xem xét các giải pháp cải tiến (nếu có) trong tương lai…

Những mục đích, yêu cầu cơ bản của tổ chức công sở gồm:

a Tổ chức công sở giúp công sở không ngừng nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động

Hiệu lực hoạt động công sở là sự thực hiện đúng, kịp thời,

có kết quả chức năng, nhiệm vụ được giao và tuân thủ pháp luật của công sở nhằm đạt được các mục tiêu đề ra Ở khía cạnh thực tiễn, hiệu lực hoạt động của một công sở còn biểu hiện ở sự nghiêm túc, khẩn trương, triệt để của tổ chức, công dân trong việc thực thi chính sách, pháp luật thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mà công sở đó được giao

Hiệu quả hoạt động công sở là kết quả đạt được của hoạt động tổ chức công sở trong sự tương quan với mức độ chi phí các nguồn lực, trong mối quan hệ giữa hiệu quả kinh tế với hiệu

quả xã hội Hiệu quả của hoạt động công sở được thể hiện trên

ba phương diện: (1) Đạt mục tiêu tối đa với mức độ chi phí các nguồn lực nhất định; (2) Đạt mục tiêu nhất định với mức độ chi phí các nguồn lực tối thiểu và (3) Đạt được mục tiêu không chỉ trong quan hệ với chi phí nguồn lực (tài chính, nhân lực ) mà còn trong quan hệ với hiệu quả xã hội

Có thể hình dung các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu lực và hiệu quả hoạt động công sở trong sơ đồ 1.2

Trong đó:

Các yếu tố bên trong: Các yếu tố bên trong là“các yếu tố

vật chất và xã hội có liên quan trong ranh giới của tổ chức hoặc đơn vị quyết định cụ thể được xem xét trực tiếp trong hành vi ra quyết định của các cá nhân trong hệ thống đó” 8

Đối với tổ chức

là công sở, các yếu tố này bao gồm: Mục tiêu, kế hoạch; Ra quyết định; Nguồn nhân lực; Tài chính; Truyền thống; Tổ chức; Thúc đẩy và hợp tác; Lãnh đạo và chỉ huy; Kiểm tra và kiểm soát Đây là các yếu tố bên trong liên quan đến chức năng hoạt động của công sở có ảnh hưởng lớn đến hiệu lực, hiệu quả hoạt động công sở Trong đó, từng chức năng được thực hiện tốt, sẽ giúp nâng cao hiệu lực, hiểu quả hoạt động của công sở và ngược lại, sẽ là lực cản, kìm hãm hoạt động của công sở

Các yếu tố bên ngoài: gồm môi trường tự nhiên, môi

trường pháp lý, môi trường chính trị, môi trường xã hội:

Môi trường tự nhiên: bao gồm các nhân tố thiên nhiên

như vật lý, hoá học, sinh học, tồn tại ngoài ý muốn của con người, nhưng cũng ít nhiều chịu tác động của con người Các nhà lãnh đạo, quản lý công sở cần tham khảo tiêu chuẩn về các yếu tố về môi trường tự nhiên để quyết định việc bố trí địa điểm,

8

Duncan, R.B., 1972 Characteristics of organizational environments and perceived environmental uncertainty Administrative science quarterly, p.313-327

CÁC YẾU TỐ BÊN TRONG:

TỰ NHIÊN

MÔI TRƯỜNG PHÁP LÝ

MÔI TRƯỜNG CHÍNH TRỊ

MÔI TRƯỜNG

XÃ HỘI

không gian, cảnh quan làm việc trong công sở cho phù hợp

Môi trường xã hội: Là tổng thể các quan hệ giữa người

với người Môi trường xã hội tốt sẽ giúp việc tổ chức hoạt động công sở được thuận lợi, tạo nên sức mạnh tập thể thuận lợi cho

sự phát triển

Môi trường pháp lý: Là các cơ sở pháp lý để tổ chức toàn

bộ hoạt động của công sở, là cơ sở để các đơn vị, bộ phận, cá nhân thực hiện công việc của mình, đảm bảo hoạt động công sở đúng qui định của pháp luật Sự thay đổi của môi trường pháp lý

sẽ làm cho tổ chức hoạt động công sở bị ảnh hưởng theo

Môi trường chính trị: Là các yếu tố như thể chế chính trị,

sự ổn định hay biến động về chính trị tại một quốc gia hay một khu vực là những tín hiệu ban đầu giúp các nhà lãnh đạo, quản lý công sở nhận diện những cơ hội, thách thức của công sở để đề ra các quyết định tổ chức hoạt động công sở phù hợp

Sơ đồ 1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu lực, hiệu quả hoạt

động công sở

Tổ chức hoạt động của các công sở, không phân biệt công

sở trung ương hay địa phương, không phân biệt công sở hoạt động trong lĩnh vực nào, đều nhằm hướng tới mục đích chung là tạo được hiệu quả hoạt động tốt nhất, phục vụ cho mục tiêu đã đề

ra Muốn thế, các nhà quản lý cần tạo ra một môi trường tốt nhất

để công chức làm việc trong các công sở có thể hoàn thành được nhiệm vụ của mình Tại các công sở, không những phải bố trí hợp lý các vị trí làm việc trong đó mà đồng thời cần có phương tiện làm việc thích hợp cho mỗi loại công việc Các phương tiện làm việc được sử dụng đúng đắn sẽ làm cho hiệu quả hoạt động của cơ quan được nâng cao Bên cạnh đó, trong quá trình tổ chức hoạt động của các công sở, người lãnh đạo, quản lý cần tạo được môi trường tâm lý thoải mái cho công chức khi thực thi công vụ Điều này cần gắn liền với mục tiêu hoạt động của công sở nói chung và trong những điều kiện cụ thể nói riêng Từ đó, góp phần tạo ra một môi trường tốt với sự gắn bó giữa các đơn vị, bộ phận, cá nhân trong công sở

Hiệu lực, hiệu quả tổ chức công sở là cơ sở để bảo đảm cho công sở phát triển bền vững và ổn định Đó chính là động lực làm cho mọi người tin tưởng vào tính tất yếu phải tồn tại của công sở Ngược lại, nếu công sở hoạt động không hiệu quả, kém hiệu lực, công sở sẽ không thể ốn định và phát triển Theo nguyên tắc này, trong điều hành tổ chức công sở, các nhà lãnh đạo, quản lý phải tìm cách khắc phục những nguyên nhân làm cho công sở hoạt động kém hiệu lực và hiệu quả Các nguyên

nhân có thể rất đa dạng, có thể bao gồm: Lề lối làm việc trong

công sở không thống nhất, không khoa học; Thiếu những công chức chỉ huy có năng lực; Trình độ, năng lực của công chức trong công sở không đồng đều; Thiếu phương tiện làm việc cần thiết; Thiếu sự cải tiến về môi trường làm việc hoặc môi trường làm việc không thích hợp, …

Trong quá trình tổ chức công sở, các nhà lãnh đạo, quản

lý phải đánh giá một cách đầy đủ, khách quan các nguyên nhân dẫn đến tình trạng hoạt động kém hiệu quả của công sở, từ đó tìm biện pháp khắc phục kịp thời Hiệu quả và sự phát triển không ngừng của công sở chính là mục đích cuối cùng mà công

sở mong muốn đạt được Vì vậy, không thể để công sở hoạt động kém hiệu quả kéo dài Ở đây, vai trò của người lãnh đạo, quản lý rất quan trọng: phát hiện kịp thời nguyên nhân làm cho hiệu quả hoạt động công sở bị giảm sút và có những điều chỉnh phù hợp Nếu không làm được, người lãnh đạo, quản lý công sở không thể được xem là hoàn thành nhiệm vụ được giao

b Chấp hành đúng pháp luật thông qua việc tuân thủ quy chế làm việc

Công sở được các cơ quan có thẩm quyền thành lập để tiến hành một công việc của bộ máy hệ thống chính trị Công sở chịu sự quản lý trực tiếp của công sở cấp trên có thẩm quyền theo quy định của pháp luật Do đó, mọi công sở đều phải hoạt động trong khuôn khổ của pháp luật, được cụ thể hóa bằng các quy chế làm việc trong từng công sở

Do yêu cầu này, việc xây dựng và ban hành các quy chế trong hoạt động của công sở được xem là một nhiệm vụ quan trọng Các quy chế làm việc này được xem là một trong các bộ phận cấu thành thế chế mà công sở phải tuân theo trong quá trình thực hiện công vụ được trao Quy chế làm việc quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm, những điều được làm, không được làm của công chức về các mặt chính trị, xã hội, kinh

tế Các quy chế như vậy sẽ tác động lên hoạt động của công sở, tạo nên sự ổn định cho công sở trong quá trình vận động, phát triển không ngừng của mình Làm việc theo quy chế là điều kiện

đế công chức, các bộ phận, đơn vị trong công sở có thể triển khai công việc một cách thống nhất, ai cũng biết mình, đơn vị mình được làm gì và không được làm gì với vị trí, chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn được trao