MỞ ĐẦU1.Lý do chọn đề tài. Để phát triển, mỗi quốc gia phải dựa vào các nguồn lực cơ bản như: nguồn nhân lực, tài nguyên thiên nhiên, tiềm lực khoa học công nghệ và cơ sở vật chất kỹ thuật, nguồn vốn, ... trong đó nguồn nhân lực là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công hay không thành công trong phát triển kinh tế xã hội của một quốc gia. Vì vậy, tất cả các nước trên thế giới đều quan tâm đến phát triển nguồn nhân lực. Mặc dù, chúng ta đã áp dụng ngày càng nhiều những tiến bộ của khoa học, công nghệ hiện đại vào quản lý cũng như trong sản xuất. Tuy nhiên, khoa học công nghệ dù có hiện đại đến đâu cũng không thể thay thế hoàn toàn vai trò của con người. Nguồn nhân lực vẫn đóng vai trò quan trọng quyết định trong quá trình phát triển kinh tế xã hội. Hiện nay, tất cả các nước trên thế giới đều hướng đến mục tiêu phát triển nền kinh tế tri thức.Bởi vậy, hoạch định nhân sự có vai trò rất quan trọng trong hoạt động của UBND, hoạch định nhân sự góp phần thực hiện các mục tiêu về nhân sự của tổ chức, ứng phó được các điều kiện bất định của tương, nâng cao năng suất lao động cho cơ quan, tạo thuận lợi cho công tác kiểm tra. Vì vậy đây là chức năng đầu tiên mà bất kỳ nhà quản trị nào cũng cần phải thực hiện.Thông qua việc nghiên cứu đề tài chúng ta hiểu rõ được tầm quan trọng của Nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự của cơ quan nhà nước nói chung và UBND phường 5 nói riêng. Là một sinh viên khoa Quản trị văn phòng thì việc nghiên cứu đề tài “Khảo sát, đánh giá về vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại UBND phường 5, quận Gò Vấp, TP. Hồ Chí Minh” sẽ giúp em nhiều hơn trong công việc tương lai của mình và giúp em hiểu rõ hơn vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong hoạch định nhân lực cũng như thực trạng và những tồn đọng khó khăn trong hoạch định nhân lực và đưa ra những giải pháp nhằm khác phục những khó khăn đó.2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu.2.1. Mục tiêu nghiên cứu. Khảo sát và đánh giá về vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự của UBND phường 5, quận Gò Vấp, TP. Hồ Chí Minh. Đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sư của cán bộ, công chức tại UBND phường 5, quận Gò Vấp, TP. Hồ Chí Minh.2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu.Để thực hiện đề tài nghiên cứu này cần thực hiện một số những nhiệm vụ sau:+ Thứ nhất, Tìm hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND phường 5.+ Thứ hai, Khảo sát thực tế vai trò của Lãnh đạo Văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại UBND phường 5.+ Thứ ba, Nhận xét và đánh giá về công tác hoạch định nhân sự. Từ đó tìm hiểu nguyên nhân và đề suất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại UBND phường 5. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.3.1. Đối tượng nghiên cứu.Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự của UBND phường 5, quận Gò Vấp, TP. Hồ Chí Minh.3.2. Phạm vi nghiên cứu.Phạm vi không gian: UBND phường 5, quận Gò Vấp, TP. Hồ Chí Minh.Phạm vi nội dung: Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại UBND phường 5, quận Gò Vấp, TP. Hồ Chí Minh.4. Phương pháp nghiên cứu. Để thực hiện tiểu luận một cách hoàn thiện và khách quan hơn, đề tài đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu như sau:+ Phương pháp phân tích tổng hợp: Là phương pháp được sử dụng nhiều nhất trong quá trình nghiên cứu+ Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Khai thác xử lý các thông tin để biến các thông tin cũ làm căn cứ phục vụ nghiên cứu đề tài.+ Phương pháp nghiên cứu thực tế: Phương pháp khảo sát, phương pháp phỏng vấn, phương pháp quan sát, phương pháp thống kê.5. Ý nghĩa nghiên cứu.Thể hiện được một phần nào về vai trò của nhà quản trị văn phòng đối với công tác tổ chức hoạch định nhân sự của UBND phường 5, quận Gò Vấp, TP. Hồ Chí Minh. Là tài liệu cho mọi người có nhu cầu tìm hiểu về nội dung của đề tài.6. Bố cục của đề tài.Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục các tài liệu tham khảo, nội dung của bài tiểu luận gồm có 3 chương:Chương 1: Khái quát chung về tổ chức hoạt động của UBND phường 5, quận Gò Vấp, TP. Hồ Chí Minh.Chương này giới thiệu về bối cảnh thành lập UBND phường. Nêu lên chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu của UBND phường.Chương 2: Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự của UBND phường 5, quận Gò Vấp, TP. Hồ Chí Minh.Chương này phân tích vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự của UBND phường. Chương 3: Giải pháp và nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng đối với công tác hoạch nhân sự của UBND phường 5, quận Gò Vấp, TP. Hồ Chí Minh.Từ thực trạng trên mới đưa ra đánh giá chung. Từ đó đưa ra giải pháp để nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng đối với công tác nhân sự của UBND phường.CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 5, QUẬN GÒ VẤP, TP. HỒ CHÍ MINH.1.1. Bối cảnh lịch sử thành lập.Về tên gọi: Các nhà nghiên cứu cho rằng Gò Vắp mới là tên gốc, cách gọi Gò Vấp là do đọc trại ra và từ đó giữ nguyên đến bây giờ.Cũng có thông tin, cái tên Gò Vấp xuất phát là do trước đây nơi này là một ngọn đồi trồng cây vấp (cây này còn có tên khác trong tiếng Chăm là Krai, tên tiếng Việt là vấp hoặc vắp, lùn). Bên cạnh đó, còn có nguồn khác cho rằng khu vực đất thuộc quận Gò Vấp cao hơn so với các vùng khác. Đây được gọi là gò đất. Do khu vực này là gò đất cao, cho nên dễ bị vấp té, kết hợp lại ta có tên Gò Vấp. Tuy nhiên thì đây chỉ là giả thiết của một số người lớn tuổi và một số người khác. Hiện chưa có nguồn thông tin chính xác về tên gọi này, đây chỉ là giả thiết của một vài người dân Gò Vấp.Về lịch sử: Thời phong kiến, theo Bản đồ Sài Gòn Gia Định đầu tiên do Trần Văn Học lập năm 1815 (được nhà sử học Nguyễn Đình Đầu giới thiệu và minh họa tại buổi báo cáo về Vai trò khoa học và kỹ thuật của Trần Văn Học trong lịch sử 300 năm thành phố do liên hiệp các Hội Khoa học kỹ thuật thành phố tổ chức vào ngày 23 tháng 4 năm 1998 tại Thành phố Hồ Chí Minh) thì địa danh Gò Vấp thuộc địa phận Hạnh Thông Xã, tổng Bình Trị Thượng, huyện Bình Dương, phủ Tân Bình, tỉnh Gia Định. Theo Gia Định Thành thông chí của Trịnh Hoài Đức thì vào triều Gia Long, năm 1818, vùng đất mang tên Gò Vấp rộng lớn nằm trong địa phận các tổng Bình Trị và Dương Hòa thuộc huyện Bình Dương. Năm 1836, khi Nhà Nguyễn đạc điền và lập bạ cho toàn bộ lục tỉnh Nam Kỳ thì vùng đất Gò Vấp thuộc tổng Bình Trị Hạ, huyện Bình Dương, phủ Tân Bình, tỉnh Gia Định.Ngày 3 tháng 5 năm 1975 thành phố Sài Gòn – Gia Định được thành lập. Theo nghị quyết ngày 9 tháng 5 năm 1975 của Ban Chấp hành Đảng bộ Đảng Lao động Việt Nam thành phố Sài Gòn – Gia Định, quận Gò Vấp cũ bị giải thể. Các xã An Phú Đông và Thạnh Lộc được giao cho huyện Hóc Môn quản lý (nay là các phường An Phú Đông, Thạnh Lộc và Thạnh Xuân của quận 12). Địa bàn 05 xã còn lại được chia thành 04 quận mới trực thuộc thành phố Sài Gòn – Gia Định trên cơ sở nâng cấp các xã cũ: quận Bình Hòa (xã Bình Hòa Xã cũ), quận Thạnh Mỹ Tây (xã Thạnh Mỹ Tây cũ), quận Thông Tây Hội (bao gồm xã Thông Tây Hội và xã An Nhơn cũ), quận Hạnh Thông (xã Hạnh Thông cũ).Ngày 20 tháng 5 năm 1976, tổ chức hành chánh thành phố Sài Gòn – Gia Định được sắp xếp lần hai (theo quyết định số 301UB ngày 20 tháng 5 năm 1976 của Ủy ban Nhân dân Cách mạng thành phố Sài Gòn – Gia Định). Theo đó, giải thể các quận Bình Hòa, Thạnh Mỹ Tây, Thông Tây Hội và Hạnh Thông trước đó để thành lập quận Bình Thạnh và quận Gò Vấp: Thành lập quận Bình Thạnh trên cơ sở sáp nhập quận Bình Hòa và quận Thạnh Mỹ Tây cũ. Tái lập quận Gò Vấp trên cơ sở sáp nhập quận Thông Tây Hội và quận Hạnh Thông cũ. Ngoài ra, các phường cũ đều giải thể, lập các phường mới có diện tích, dân số nhỏ hơn và mang tên số. Quận Gò Vấp có 17 phường, đánh số từ 1 đến 17.Ngày 2 tháng 7 năm 1976, Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá VI, kỳ họp thứ 1 chính thức đổi tên thành phố Sài Gòn – Gia Định thành Thành phố Hồ Chí Minh. Quận Gò Vấp trở thành quận trực thuộc Thành phố Hồ Chí Minh.Ngày 11 tháng 7 năm 1983, theo Quyết định số 70HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng, quận Gò Vấp giải thể năm phường: 2, 6, 8, 9 và 14; địa bàn các phường giải thể nhập vào các phường kế cận. Số lượng phường trực thuộc quận còn 12: Giải thể phường 2 để sáp nhập vào phường 1. Giải thể phường 6 để sáp nhập vào phường 5. Giải thể các phường 8 và 9 để sáp nhập và điều chỉnh vào các phường 3, 4, 7, 10. Giải thể phường 14 để sáp nhập vào phường 13 và phường 16.Đến năm 2006, quận Gò Vấp có 12 phường. Theo Nghị định số 1432006NĐCP của Chính phủ ngày 23 tháng 11 năm 2006, quận Gò Vấp được điều chỉnh địa giới và có 16 phường như hiện nay:Điều chỉnh 0,74 ha diện tích tự nhiên của phường 15 thuộc quận Tân Bình về phường 12 thuộc quận Gò Vấp quản lý.Thành lập phường 14 thuộc quận Gò Vấp trên cơ sở điều chỉnh 209,52 ha diện tích tự nhiên và 28.313 nhân khẩu của phường 12.Thành lập phường 8 thuộc quận Gò Vấp trên cơ sở điều chỉnh 50,42 ha diện tích tự nhiên và 14.694 nhân khẩu của phường 12; 66,34 ha diện tích tự nhiên và 10.307 nhân khẩu của phường 11.Thành lập phường 9 thuộc quận Gò Vấp trên cơ sở điều chỉnh 55,40 ha diện tích tự nhiên và 17.012 nhân khẩu của phường 12; 28,44 ha diện tích tự nhiên và 5.860 nhân khẩu của phường 11.Thành lập phường 6 thuộc quận Gò Vấp trên cơ sở điều chỉnh 164,75 ha diện tích tự nhiên và 22.428 nhân khẩu của phường 17.Quận Gò Vấp có 1.975,85 ha diện tích tự nhiên và 491.122 nhân khẩu, có 16 đơn vị hành chính trực thuộc bao gồm các phường: 1, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16 và 17.Phường 5 Gò Vấp có diện tích 158,64 ha, năm 2000 từ một phường bán nông nghiệp cho đến nay đã phát triển nhanh trên đà đô thị hoá, với cơ cấu kinh tế chủ đạo là công, thương nghiệp, dịch vụ và kinh tế hộ gia đình, với 14 Khu phố và 115 tổ dân phố, thành phần cư dân trên địa bàn phường đa số là công nhân lao động trong các cơ quan, công ty xí nghiệp còn lại là những người lao động phổ thông và người buôn bán nhỏ. Ủy ban nhân dân phường 5 quận Gò Vấp được thành lập từ sau cách mạng giải phóng miền Nam 3041975. Năm 1983 thực hiện việc phân chia và sát nhập phường theo quy định của UBND Thành phố, phường 6 sát nhập phường 5 và giữ nguyên cho đến ngày hôm nay. Bước đầu thành lập phường còn khó khăn về cơ sở vật chất cũng như đội ngũ cán bộ, công nhân viên (CBCNV), song tập thể CBCNV phường cùng với sự hỗ trợ của nhân dân địa phương đã nỗ lực vượt lên khó khăn và hoàn thành nhiệm vụ được giao.Với nhân sự 39 người hiện nay, tập thể cán bộ, công chức UBND phường đã đoàn kết, khắc phục khó khăn, nêu cao được vai trò trách nhiệm, chấp hành nghiêm ý thức tổ chức kỷ luật, kỷ cương; đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ và thực hiện nghiêm túc các quy định, hướng dẫn nghiệp vụ của ngành trong quá trình tổ chức thực hiện. chấp hành nghiêm các Nghị quyết, Chỉ thị của Đảng, pháp luật của Nhà nước và vận dụng vào các lĩnh vực công tác được giao. Đồng thời đảm bảo được sự đoàn kết, thống nhất trong cơ quan, quyết tâm phấn đấu góp phần hoàn thành thắng lợi nhiệm vụ chính trị của địa phương. Cán bộ, công chức ngày càng được nâng cao năng lực, trình độ; phương tiện, thiết bị và điều kiện làm việc của CBCC ngày càng được quan tâm đầu tư, đã từng bước đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của công tác Nội vụ trong yêu cầu hội nhập và phát triển chung của quận, Thành phố.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu của UBND phường 5, quận Gò Vấp, TP. Hồ Chí Minh.Ủy ban nhân dân là một cơ quan hành chính nhà nước của hệ thống hành chính Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Đây là cơ quan thực thi pháp luật tại các cấp tỉnh, huyện và xã. Các chức danh của Ủy ban nhân dân được Hội đồng nhân dân cấp tương ứng bầu ra và có nhiệm kỳ trùng với nhiệm kỳ của Hội đồng nhân dân. Người đứng đầu Ủy ban nhân dân là chủ tịch Ủy ban nhân dân, thường là phó bí thư Đảng ủy Đảng Cộng sản Việt Nam cấp tương ứng. Quyền hạn của Ủy ban nhân dân được quy định tại Hiến pháp nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam và Luật Tổ chức Chính quyền địa phương. Ủy ban nhân dân các cấp có các cơ quan giúp việc như: Sở (cấp tỉnh), Phòng (cấp huyện), Ban (cấp xã).Ủy ban nhân dân cấp xã là chính quyền của các đơn vị hành chính cấp xã, phường, thị trấn. Ủy ban nhân dân cấp xã là cấp chính quyền địa phương cấp cơ sở, gần dân nhất ở Việt Nam. Ủy ban nhân dân cấp xã có từ 3 đến 5 thành viên, gồm Chủ tịch, 2 Phó Chủ tịch và các ủy viên (thường là chỉ huy trưởng BCH quân sự và Trưởng công an cấp xã). Thường trực UBND cấp xã gồm Chủ tịch, các Phó Chủ tịch. Người đứng đầu UBND cấp xã là Chủ tịch Ủy ban nhân dân. Về danh nghĩa, người này do Hội đồng nhân dân của xã, thị trấn hay phường đó bầu ra bằng hình thức bỏ phiếu kín. Thông thường, Chủ tịch UBND cấp xã sẽ đồng thời là một Phó Bí thư Đảng ủy của xã, thị trấn hay phường đó. Ủy ban nhân dân cấp xã hoạt động theo hình thức chuyên trách.Bộ máy giúp việc của UBND cấp xã gồm có 7 chức danh: Công an, quân sự, kế toán, văn phòng, tư pháp hộ tịch, văn hóa xã hội, địa chính. Mỗi chức danh tùy vào tình hình thực tế địa phương mà bố trí số lượng biên chế phù hợp.1.2.1. Vị trí và chức năng của Ủy ban nhân dân phường 5, quận Gò Vấp, TP. Hồ Chí Minh. Ủy ban nhân dân phường 5, quận Gò Vấp là cơ quan quản lý hành chính nhà nước ở địa phương, chịu sự chỉ đạo của UBND cấp trên, chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước UBND cấp trên. Thực hiện các chỉ đạo của Đảng ủy phường trong việc thực hiện Nghị quyết của Đảng và phát luật Nhà nước.Tổ chức và hướng dẫn cho nhân dân, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội trên địa bàn thực hiện tốt các chính sách của Đảng và pháp luật của nhà nước. Tạo điều kiện cho nhân dân làm ăn và phát triển kinh tế địa phương, nắm bắt rõ các tâm tư, nguyện vọng của người dân để nhanh chóng giải quyết hoặc phản ánh lên cấp trên.Kiểm tra và giám sát việc thực hiện các chủ trương, chính sách của đảng và nhà nước tại các cơ quan, tổ chức ở Địa phươngTổ chức thực hiện tốt các kế hoạch về kinh tế xã hội và kế hoạch ngân sách xã được Ủy ban nhân dân cấp huyện giao hằng năm. Xây dựng dự toán ngân sách năm sau trình UBND huyện phê duyệt.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Ủy ban nhân dân phường 5, quận Gò Vấp, TP. Hồ Chí Minh. Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân phường quyết định các nội dung về những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng nhân dân phường và tổ chức thực hiện nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường.Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ do cơ quan nhà nước cấp trên giao phó. Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương trên cơ sở số ngân sách đã được phê duyệt.Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật, giải quyết các vi phạm pháp luật và tranh chấp tại địa phương theo quy định của pháp luật.Tổ chức tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến ngị của công dân theo thẩm quyền.Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi hành án theo quy định của pháp luật, tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.1.2.3. Cơ cấu tổ chức UBND phường 5, quận Gò Vấp, TP. Hồ Chí Minh. Tổng số CBCNV: 37 người trong đó Nam 17, nữ: 20.Trình độ chuyên môn nghiệp vụ: Cao học: 04 ( tỷ lệ 10,81%); Đại học: 28 (tỷ lệ 75, 68%),Cao đẳng:02(tỷ lệ 5,4%),trung cấp:02(tỷ lệ 5,4%), THPT:01(tỷ lệ 2,71%).CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ CỦA UBND PHƯỜNG 5, QUẬN GÒ VẤP, TP. HỒ CHÍ MINH.2.1. Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định.Thông tin rất phong phú, phức tạp và được tạo ra từ nhiều nguồn, nhiều loại hình thức khác nhau. Do đó nhà quản trị văn phòng cần bảo đảm sự phù hợp của các thông tin với yêu cầu thu thập, phục vụ cho công tác hoạch trong hoạt động của cơ quan. Thông tin là chất liệu để các nhà quản trị văn phòng phân tích, đánh giá tình hình do đó phải bảo đảm tính chính xác của thông tin.Nêu thông tin sai lệch sẽ làm cho kết quả phân tích không chính xác, từ đó quyết định có thể sai lầm, gây hậu quả xấu. Thông tin phải đầy đủ mới mô tả trọn vẹn được sự vật, hiện tượng, thông tin phải kịp thời nếu không kịp thời thì sẽ không có giá trị trong việc ra quyết định, nhất là trong thời đại ngày nay các đơn vị đều chạy đua để tìm kiếm thông tin thì tính kịp thời. Trong hoạch định nói chung và hoạch định nhân sự nói riêng bao gồm các căn cứ: Căn cứ pháp lý, căn cứ thực tiễn và căn cứ khoa học. + Căn cứ pháp lý đó là căn cứ vào các quy định của Nhà nước có liên quan đến chủ trương chính sách nội dung hoạch định của cơ quan. Trong quá trình tuyển dụng nhân sự nhà quản trị văn phòng phải đọc và nghiên cứu các văn bản quy định của pháp luật quy định về tuyển dụng nhân sự cho UBND phường 5.+ Căn cứ thực tiễn: Căn cứ trực tiếp vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan tổ chức; Căn cứ vào nguồn lực của cơ quan tổ chức tài chính, cơ sở vật chất trang thiết bị, kinh nghiệm lao động sản xuất và các mối quan hệ; Căn cứ vào xu hướng phát triển của cơ quan tổ chức; Căn cứ vào yếu tố bên ngoài, chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội, điều kiện tự nhiên có tác động trực tiếp đến nội dung và quá trình hoạch định; Căn cứ trực tiếp vào ý kiến chỉ đạo của cấp trên, ý kiến đóng góp của cấp dưới. Ngoài căn cứ pháp lý,căn cứ vào các quy định của nhà nước thì căn cứ thực tiễn cũng rất quan trọng. Nhà quản trị văn phòng phải căn cứ vào nguồn sựdự báo nhu cầu nguồn nhân sự, mong muốn đạt được mục tiêu gì? Cần phải thực hiện những hoạt động gì? Số lượng: bao nhiêu nhân viên cho từng vị trí công việc? Chất lượng những phẩm chất và kỹ năng cần thiết là gì? Thời gian: khi nào thì cần? nhằm mục đích xác định những ưu và nhược điểm nguồn nhân lực hiện có của cơ quan. + Căn cứ khoa học là căn cứ vào kết quả nghiên cứu khoa học của các công trình nghiên cứu khoa học về các vấn đề liên quan đến hoạch định. Căn cứ khoa học cũng đóng một vai trò quan trọng trong hoạch định nguồn nhân sự cho cơ quan tổ chức Nhà quản trị văn phòng phải tìm hiểu về các bài viết, các côngtrình nghiên cứu vế hoạch định nguồn nhân sự cho cơ quan. Sau đó dựa vào các căn cứ nhà quản trị văn phòng tiến hành tổng hợp, phân tích, đánh giá để hoạch định nguồn nhân sự cho cơ quan. 2.2. Tổ chức thiết lập mục tiêu. Trên cơ sở các thông tin thu thập làm căn cứ hoạch định Nhà quản trị văn phòng phải tổ chức thiết lập mục tiêu về nhân sự cho cơ quan. Trong hoạch định nhân sự cho cơ quan nhà quản trị văn phòng phải thiết lập các mục tiêu về nhân sự, mục tiêu trong hoạch định nhân sự bao gồm: mục tiêu về số lượng nhân sự, các đơn vị bộ phận trong cơ quan cần bao nhiêu nhân sự; Về trình độ chuyên môn của nhân sự, nhân sự phải đảm bảo trình độ như thế nào bằng cấp hay kiến thức thế nào, năng lực phải đáp ứng được yêu cầu của công việc hơn nữa đòi hỏi nhân sự phải có được các kỹ năng để vận dụng kiến thức chuyên môn vào thực tế công việc. Làm việc trong cơ quan tổ chức là làm việc trong một tập thể vì vậy khi hoạch định nhân sự nhà quản trị văn phòng còn phải chú ý đến thái độ, ý thức của nhân sự. Thái độ ý thức rất quan trọng trong khi làm việc vì nó thuộc bản tính vốn có của mỗi cá nhân, rất khó có thể thay đổi, nếu thái độ ý thức mang tính tiêu cực sẽ ảnh hưởng đến công việc đến hoạt động của cơ quan. Ngoài các mục tiêu trên còn có mục tiêu khác như sức khỏe, độ tuổi, giới tính. Tùy vào tính chất của các công việc trong cơ quan mà có sự đòi hỏi khác nhau. Sau khi đã xác định được các mục tiêu trong hoạch định nhân sự Nhà quản trị văn phòng sẽ tiến hành tổ chức thực hiện các mục tiêu, lên kế hoạch cụ thể chi tiết để việc thực hiện mang tính khả thi, đạt hiệu quả. 2.3. Tổ chức thực hiện và xây dựng các giải pháp.2.3.1. Tuyển dụng nhân sự.Tuyển dụng nhân sự quá trình tìm kiếm, lựa chọn nhân sự để đáp ứng nhu cầu công việc của cơ quan về số lượng, chất lượng và cơ cấu tổ chức trong một thời kỳ nhất định. Quá trình này có thể được tiến hành theo các bước công việc và trở thành những thủ tục trong khi tuyển dụng nhân sự như sau: Chuẩn bị tuyển dụng nhân sự cho công việc mà cơ quan đang cần; Trên cơ sở phân tích công việc, tiến hành thông báo về việc tuyển dụng nhân sự; Thu nhận hồ sơ và tiến hành nghiên cứu các hồ sơ của các ứng cử viên; Tổ chức phỏng vấn, sát hạch kiểm tra trình độ năng lực của người dự tuyển; So sánh, lựa chọn và ra quyết định về việc tuyển dụng nhân sự hay còn có thể chia thành các giai đoạn của cuộc tuyển dụng bao gồm: soạn thảo các thông báo, tiếp nhận CV, phân loại, đặt lịch hẹn phỏng vấn và phỏng vấn. Quy trình tuyển dụng nhân sự được thực hiện qua các bước như sau: Lập kế hoạch tuyển dụng; Xác định phương pháp và các nguồn tuyển dụng; Xác định địa điểm, thời gian tuyển dụng; Tìm kiếm, lựa chọn ứng viên; Đánh giá quá trình tuyển dụng Hướng dẫn nhân viên mới hòa nhập. Tại UBND phường 5 có hai hình thức tuyển dụng nhân sự là xét tuyển và thi tuyển xét tuyển nhân sự gồm các bước: nộp hồ sơ, xét hồ sơ , phòng vấn, thẩm tra lý lịch và ra quyết định tuyển dụng. Còn hình thức thi tuyển nhân sự bao gồm các bước: Tiếp nhận diện mạo, sàng lọc hồ sơ ( trong hồ sơ của các ứng viên bao gồm sơ yếu lý lịch, giấy khai sinh, bằng cấp chứng chỉ, giấy khám sức khỏe, ảnh...); trắc nghiệm đây là hình thức kiểm tra gián tiếp để có bước đầu nắm được sơ bộ một số thông tin về ứng viên có thể trắc nghiệm về thành tích, năng khiếu, khả năng, sở thích: Phỏng vấn lần 1 có thể phỏng vấn theo mẫu hoặc theo tình huống; Khám sức khỏe; Phỏng vấn lần 2; Thẩm tra các thông tin thu thập được; Tham quan công việc và ra quyết định tuyển dụng. Nhà quản trị văn phòng là người thiết lập ra các quy trình tuyển dụng trên và tiến hành giám sát việc thực hiện các quy trình đó, nhằm tuyển dụng cho cơ quan nguồn nhân sự thực sự có chất lượng phục vụ yêu cầu công việc và hợp lý. Hơn lúc nào hết, lúc này nhà quản trị văn phòng phải thể hiện vai trò của mình. Tuy nhiên trong quá trình tuyển dụng nhân sự hội đồng tuyển dụng còn gặp một số vấn đề như nội dung một số quy trình còn chức rõ ràng, trùng lặp, đôi khi gây khó khăn cho các ứng viên tham gia dự tuyển.2.3.2. Đào tạo và phát triển nhân sự. Đào tạo và phát triển nhân sự là quá trình giảng dạy, hướng dẫn bồi dưỡng, nhằm nâng cao trình độ chuyên môn tay nghề, trình độ hiểu biết và các phẩm chất khác đối với mỗi người nhân viên trong cơ quan văn phòng. Mỗi công việc trong cơ quan đơn vị đều cần đến một loại lao động có trình độ, chuyên môn ở mức nhất định, phải có kế hoạch đào tạo cụ thể giúp cho người lao động làm quen với công việc, đúng chuyên môn, sở trường và thích nghi với công việc được giao. Hoạt động của cơ quan diễn ra thường xuyên liên tục đòi hỏi các bộ phận nhân sự phải bố trí hợp lý, cân đối với các yếu tố vật chất và giữa các bộ phận. Ngày nay với sự phát triển của khoa học kỹ thuật thì yêu cầu và đòi hỏi về năng lực người lao động ngày càng cao, muôn vậy mỗi cơ quan, đơn vị cần coi trọng và quan tâm chú ý tới vấn đề hoạch định nhân sự. Đào tạo và phát triển nhân sự có vai trò quan trọng đối với hoạt động của cơ quan: Nâng cao năng suất lao động thực hiện hiệu quả công việc, giảm bớt sự giám sát, nâng cao tính ổn định và năng động của cơ quan, chuẩn bị được đội ngũ quản lý chuyên môn kế cận là cơ sở cho thăng tiến và thăng tiến cán bộ, đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của cơ quan. Ngoài ra đối với cán bộ công nhân viên làm. việc trong cơ quan, giúp họ tăng sự thích ứng đối với sự thay đổi của công việc, đáp ứng nhu cầu nguyện vọng phát triển của họ, tạo cơ hội thăng tiến và tăng thêm sự gắn kết của họ với cơ quan.Sau khi tuyển dụng nhân sự nhà quản trị văn phòng phải xem xét tình hình thực tế làm việc của cán bộ công nhân viên để tiến hành đào tạo hợp lý, cán bộ công nhân viên năng lực còn hạn chế ở đâu, cần phải bổ sung kiến thức ở chỗ nào hay còn yếu về mặt kỹ năng để thực hiện công việc, yếu về sử dụng các trang thiết bị, phần mềm trong cơ quan. Với các đơn vị bộ phận khác nhau trong cơ quan nhà quản trị văn phòng phải xác định được nội dung và đối tượng cần phải đào tạo, trong cơ quan nhà quản trị quan tâm đào tạo cán bộ công nhân viên mới hoặc những người thiếu năng lực hoặc cũng có thể người có năng lực để đào tạo tạo điều kiện thăng tiến lên những chức cao hơn trong cơ quan.Tại UBND phường 5 có các hình thức đào tạo như: Đào tạo bồi dưỡng hướng dẫn thực tiếp tại cơ quan, áp dụng cho nhân sự mới, với hình thức này sẽ giảm chi phí đào tạo của cơ quan. Hình thức này giúp nhân sự mới cảm thấy tự tin khi hòa nhập với môi trường mới, nhanh chóng thích nghi với công việc chung và giúp cơ quan có chính sách hợp lý đối với sự phát triển trong tương lai của họ. Đối với hình thức này nhà quản trị văn phòng phải xây dựng được phương án hợp lý, lựa chọn người hướng dẫn phù hợp có thể là những nhân viên cũ có kinh nghiệm chuyên môn và hiểu biết hoạt động cơ quan. Xây dựng quan hệ tương tác cá nhân từ buổi đấu nhân sự làm quen với môi trường mới. Có thể giới thiệu họ với người giám sát trực tiếp và các đồng nghiệp khác dưới hình thức một cuộc trò chuyện thân mật, thoải mái, một buổi đi ăn trưa hoặc một bữa tiệc thân mật. Đồng thời, nên thông báo trước về tên tuổi, hình ảnh, chức vụ của họ để nhân viên cũ biết và chào đón. Giúp nhân sự mới có một bức tranh tổng quan về cơ quan bao gồm: lịch sử thành lập và hoạt động của cơ quan, các quy định, nguyên tắc, chính sách đối với nhân viên, chức năng của các phòng ban. Tiến hành đào tạo nghiệp vụ chuyên môn và những kỹ năng cơ bản như giao tiếp, làm việc nhóm, tạo điều kiện cho nhân viên tiếp xúc và trau dồi thêm kinh nghiệm ở những công việc liên quan đến phạm vi mà họ đảm trách hoặc tìm hiểu công việc của các phòng ban khác để họ nắm bắt được tình hình hoạt động chung của cơ quan Hoạch định cho tương lai bằng cách tìm hiểu những tiềm năng, nguyện vọng công tác của nhân sự mới (đôi khi quá trình tuyển dụng chưa đủ điều kiện làm rõ), từ đó chuẩn bị để giúp phát triển nghề nghiệp và định hướng đầu tư cho họ hiệu quả hơn. Nhà quản trị văn phòng lên kế hoạch các công việc cần thực hiện trong hình thức: Xác định công việc, hướng dẫn lý thuyết, làm mẫu, thực hiện, thảo luận.Tổ chức đào tạo tập trung: Trong cơ quan mở lớp học và mời các chuyên gia về giảng dạy, giảng viên mời tham gia giảng dạy, truyền đạt kiến thức cần mời những người có kiến thức sâu, rộng, có nhiều kinh nghiệm trong thực tế, cung cấp cho người học những thông tin, kiến thức thiết thực, mời lãnh đạo các cơ quan, đơn vị công tác trong...
Trang 1ĐỀ TÀI: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ CỦA UBND PHƯỜNG
5, QUẬN GÒ VẤP, TP HỒ CHÍ MINH.
BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN
Học phần: KỸ NĂNG HOẠCH ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Mã phách:……….(Để trống)
TP HỒ CHÍ MINH - 2022
Trang 2ở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phân hiệu TP Hồ Chí Minh.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một cách hoàn chỉnh nhất nhưngbài tiểu luận không tránh khỏi nhiều thiếu sót mà em chưa thấy được Em rất mongnhận được sự đóng góp của thầy cô và các bạn sinh viên để bài tiểu luận của emhoàn thiện hơn
Chân thành cám ơn tất cả!
Trang 3MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN 0
MỞ ĐẦU 2
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 5, QUẬN GÒ VẤP, TP HỒ CHÍ MINH 5
1.1 Bối cảnh lịch sử thành lập 5
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu của UBND phường 5, quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh 8
1.2.1 Vị trí và chức năng của Ủy ban nhân dân phường 5, quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh 9
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Ủy ban nhân dân phường 5, quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh 9
1.2.3 Cơ cấu tổ chức UBND phường 5, quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh 10
CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ CỦA UBND PHƯỜNG 5, QUẬN GÒ VẤP, TP HỒ CHÍ MINH .11
2.1 Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định 11
2.2 Tổ chức thiết lập mục tiêu 12
2.3 Tổ chức thực hiện và xây dựng các giải pháp 13
2.3.1 Tuyển dụng nhân sự 13
2.3.2 Đào tạo và phát triển nhân sự 14
2.3.3 Bố trí sử dụng nhân sự 17
2.3.4 Đãi ngộ nhân sự 18
2.3.5 Kiểm tra, đánh giá nhân sự 19
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VÀ NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ĐỐI VỚI CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ 21
3.1 Đánh giá chung 21
3.1.1 Về mặt ưu điểm 21
3.1.2 Về mặt nhược điểm 22
3.1.3 Nguyên nhân của hạn chế 22
3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác hoạch định nhân sự tại UBND phường 5 23
3.2.1 Đối với nhà quản trị văn phòng 23
3.2.2 Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị trong cơ quan phục vụ cho công tác của nhà quản trị 24
3.2.3 Thực hiện phân cấp, phân quyền, giao quyền và ủy quyền cho nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự của cơ quan 24
KẾT LUẬN 25
TÀI LIỆU THAM KHẢO 26
Trang 4MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài.
Để phát triển, mỗi quốc gia phải dựa vào các nguồn lực cơ bản như: nguồn nhânlực, tài nguyên thiên nhiên, tiềm lực khoa học - công nghệ và cơ sở vật chất kỹthuật, nguồn vốn, trong đó nguồn nhân lực là một trong những yếu tố quan trọngquyết định sự thành công hay không thành công trong phát triển kinh tế xã hội củamột quốc gia Vì vậy, tất cả các nước trên thế giới đều quan tâm đến phát triểnnguồn nhân lực Mặc dù, chúng ta đã áp dụng ngày càng nhiều những tiến bộ củakhoa học, công nghệ hiện đại vào quản lý cũng như trong sản xuất Tuy nhiên, khoahọc công nghệ dù có hiện đại đến đâu cũng không thể thay thế hoàn toàn vai trò củacon người Nguồn nhân lực vẫn đóng vai trò quan trọng quyết định trong quá trìnhphát triển kinh tế- xã hội Hiện nay, tất cả các nước trên thế giới đều hướng đến mụctiêu phát triển nền kinh tế tri thức
Bởi vậy, hoạch định nhân sự có vai trò rất quan trọng trong hoạt động củaUBND, hoạch định nhân sự góp phần thực hiện các mục tiêu về nhân sự của tổchức, ứng phó được các điều kiện bất định của tương, nâng cao năng suất lao độngcho cơ quan, tạo thuận lợi cho công tác kiểm tra Vì vậy đây là chức năng đầu tiên
mà bất kỳ nhà quản trị nào cũng cần phải thực hiện
Thông qua việc nghiên cứu đề tài chúng ta hiểu rõ được tầm quan trọng của Nhàquản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự của cơ quan nhà nước nóichung và UBND phường 5 nói riêng Là một sinh viên khoa Quản trị văn phòng thìviệc nghiên cứu đề tài “Khảo sát, đánh giá về vai trò của Nhà quản trị văn phòngtrong công tác hoạch định nhân sự tại UBND phường 5, quận Gò Vấp, TP Hồ ChíMinh” sẽ giúp em nhiều hơn trong công việc tương lai của mình và giúp em hiểu rõhơn vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong hoạch định nhân lực cũng như thựctrạng và những tồn đọng khó khăn trong hoạch định nhân lực và đưa ra những giảipháp nhằm khác phục những khó khăn đó
Trang 52 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu.
2.1 Mục tiêu nghiên cứu.
Khảo sát và đánh giá về vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạchđịnh nhân sự của UBND phường 5, quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh Đưa ra cácgiải pháp nhằm nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạchđịnh nhân sư của cán bộ, công chức tại UBND phường 5, quận Gò Vấp, TP Hồ ChíMinh
2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu.
Để thực hiện đề tài nghiên cứu này cần thực hiện một số những nhiệm vụ sau:+ Thứ nhất, Tìm hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBNDphường 5
+ Thứ hai, Khảo sát thực tế vai trò của Lãnh đạo Văn phòng trong công tác hoạchđịnh nhân sự tại UBND phường 5
+ Thứ ba, Nhận xét và đánh giá về công tác hoạch định nhân sự Từ đó tìm hiểunguyên nhân và đề suất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả vai trò của nhàquản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại UBND phường 5
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
3.1 Đối tượng nghiên cứu.
Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự của UBNDphường 5, quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh
3.2 Phạm vi nghiên cứu.
Phạm vi không gian: UBND phường 5, quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh
Phạm vi nội dung: Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch địnhnhân sự tại UBND phường 5, quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh
4 Phương pháp nghiên cứu
Trang 6Để thực hiện tiểu luận một cách hoàn thiện và khách quan hơn, đề tài đã sử dụngcác phương pháp nghiên cứu như sau:
+ Phương pháp phân tích tổng hợp: Là phương pháp được sử dụng nhiều nhấttrong quá trình nghiên cứu
+ Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Khai thác xử lý các thông tin để biến cácthông tin cũ làm căn cứ phục vụ nghiên cứu đề tài
+ Phương pháp nghiên cứu thực tế: Phương pháp khảo sát, phương pháp phỏngvấn, phương pháp quan sát, phương pháp thống kê
5 Ý nghĩa nghiên cứu.
Thể hiện được một phần nào về vai trò của nhà quản trị văn phòng đối với côngtác tổ chức hoạch định nhân sự của UBND phường 5, quận Gò Vấp, TP Hồ ChíMinh Là tài liệu cho mọi người có nhu cầu tìm hiểu về nội dung của đề tài
Trang 7Từ thực trạng trên mới đưa ra đánh giá chung Từ đó đưa ra giải pháp để nângcao vai trò của nhà quản trị văn phòng đối với công tác nhân sự của UBND phường.
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA
UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 5, QUẬN GÒ VẤP, TP HỒ CHÍ MINH 1.1 Bối cảnh lịch sử thành lập.
Về tên gọi: Các nhà nghiên cứu cho rằng Gò Vắp mới là tên gốc, cách gọi GòVấp là do đọc trại ra và từ đó giữ nguyên đến bây giờ.Cũng có thông tin, cái tên GòVấp xuất phát là do trước đây nơi này là một ngọn đồi trồng cây vấp (cây này còn
có tên khác trong tiếng Chăm là Krai, tên tiếng Việt là vấp hoặc vắp, lùn) Bên cạnh
đó, còn có nguồn khác cho rằng khu vực đất thuộc quận Gò Vấp cao hơn so với cácvùng khác Đây được gọi là gò đất Do khu vực này là gò đất cao, cho nên dễ bị vấp
té, kết hợp lại ta có tên Gò Vấp Tuy nhiên thì đây chỉ là giả thiết của một số ngườilớn tuổi và một số người khác Hiện chưa có nguồn thông tin chính xác về tên gọinày, đây chỉ là giả thiết của một vài người dân Gò Vấp
Về lịch sử: Thời phong kiến, theo Bản đồ Sài Gòn - Gia Định đầu tiên do TrầnVăn Học lập năm 1815 (được nhà sử học Nguyễn Đình Đầu giới thiệu và minh họatại buổi báo cáo về "Vai trò khoa học và kỹ thuật của Trần Văn Học trong lịch sử
300 năm thành phố" do liên hiệp các Hội Khoa học kỹ thuật thành phố tổ chức vàongày 23 tháng 4 năm 1998 tại Thành phố Hồ Chí Minh) thì địa danh Gò Vấp thuộcđịa phận Hạnh Thông Xã, tổng Bình Trị Thượng, huyện Bình Dương, phủ TânBình, tỉnh Gia Định Theo Gia Định Thành thông chí của Trịnh Hoài Đức thì vàotriều Gia Long, năm 1818, vùng đất mang tên Gò Vấp rộng lớn nằm trong địa phậncác tổng Bình Trị và Dương Hòa thuộc huyện Bình Dương Năm 1836, khi NhàNguyễn đạc điền và lập bạ cho toàn bộ lục tỉnh Nam Kỳ thì vùng đất Gò Vấp thuộctổng Bình Trị Hạ, huyện Bình Dương, phủ Tân Bình, tỉnh Gia Định
Ngày 3 tháng 5 năm 1975 thành phố Sài Gòn – Gia Định được thành lập Theonghị quyết ngày 9 tháng 5 năm 1975 của Ban Chấp hành Đảng bộ Đảng Lao độngViệt Nam thành phố Sài Gòn – Gia Định, quận Gò Vấp cũ bị giải thể Các xã An
Trang 8Phú Đông và Thạnh Lộc được giao cho huyện Hóc Môn quản lý (nay là các phường
An Phú Đông, Thạnh Lộc và Thạnh Xuân của quận 12) Địa bàn 05 xã còn lại đượcchia thành 04 quận mới trực thuộc thành phố Sài Gòn – Gia Định trên cơ sở nângcấp các xã cũ: quận Bình Hòa (xã Bình Hòa Xã cũ), quận Thạnh Mỹ Tây (xã Thạnh
Mỹ Tây cũ), quận Thông Tây Hội (bao gồm xã Thông Tây Hội và xã An Nhơn cũ),quận Hạnh Thông (xã Hạnh Thông cũ)
Ngày 20 tháng 5 năm 1976, tổ chức hành chánh thành phố Sài Gòn – Gia Địnhđược sắp xếp lần hai (theo quyết định số 301/UB ngày 20 tháng 5 năm 1976 của Ủyban Nhân dân Cách mạng thành phố Sài Gòn – Gia Định) Theo đó, giải thể cácquận Bình Hòa, Thạnh Mỹ Tây, Thông Tây Hội và Hạnh Thông trước đó để thànhlập quận Bình Thạnh và quận Gò Vấp: Thành lập quận Bình Thạnh trên cơ sở sápnhập quận Bình Hòa và quận Thạnh Mỹ Tây cũ Tái lập quận Gò Vấp trên cơ sở sápnhập quận Thông Tây Hội và quận Hạnh Thông cũ Ngoài ra, các phường cũ đềugiải thể, lập các phường mới có diện tích, dân số nhỏ hơn và mang tên số Quận GòVấp có 17 phường, đánh số từ 1 đến 17
Ngày 2 tháng 7 năm 1976, Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Namkhoá VI, kỳ họp thứ 1 chính thức đổi tên thành phố Sài Gòn – Gia Định thànhThành phố Hồ Chí Minh Quận Gò Vấp trở thành quận trực thuộc Thành phố HồChí Minh
Ngày 11 tháng 7 năm 1983, theo Quyết định số 70-HĐBT của Hội đồng Bộtrưởng, quận Gò Vấp giải thể năm phường: 2, 6, 8, 9 và 14; địa bàn các phường giảithể nhập vào các phường kế cận Số lượng phường trực thuộc quận còn 12: Giải thểphường 2 để sáp nhập vào phường 1 Giải thể phường 6 để sáp nhập vào phường 5.Giải thể các phường 8 và 9 để sáp nhập và điều chỉnh vào các phường 3, 4, 7, 10.Giải thể phường 14 để sáp nhập vào phường 13 và phường 16
Đến năm 2006, quận Gò Vấp có 12 phường Theo Nghị định số
143/2006/NĐ-CP của Chính phủ ngày 23 tháng 11 năm 2006, quận Gò Vấp được điều chỉnh địagiới và có 16 phường như hiện nay:
Trang 9Điều chỉnh 0,74 ha diện tích tự nhiên của phường 15 thuộc quận Tân Bình vềphường 12 thuộc quận Gò Vấp quản lý.
Thành lập phường 14 thuộc quận Gò Vấp trên cơ sở điều chỉnh 209,52 ha diệntích tự nhiên và 28.313 nhân khẩu của phường 12
Thành lập phường 8 thuộc quận Gò Vấp trên cơ sở điều chỉnh 50,42 ha diện tích
tự nhiên và 14.694 nhân khẩu của phường 12; 66,34 ha diện tích tự nhiên và 10.307nhân khẩu của phường 11
Thành lập phường 9 thuộc quận Gò Vấp trên cơ sở điều chỉnh 55,40 ha diện tích
tự nhiên và 17.012 nhân khẩu của phường 12; 28,44 ha diện tích tự nhiên và 5.860nhân khẩu của phường 11
Thành lập phường 6 thuộc quận Gò Vấp trên cơ sở điều chỉnh 164,75 ha diện tích
tự nhiên và 22.428 nhân khẩu của phường 17
Quận Gò Vấp có 1.975,85 ha diện tích tự nhiên và 491.122 nhân khẩu, có 16 đơn
vị hành chính trực thuộc bao gồm các phường: 1, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13,
14, 15, 16 và 17
Phường 5 Gò Vấp có diện tích 158,64 ha, năm 2000 từ một phường bán nôngnghiệp cho đến nay đã phát triển nhanh trên đà đô thị hoá, với cơ cấu kinh tế chủđạo là công, thương nghiệp, dịch vụ và kinh tế hộ gia đình, với 14 Khu phố và 115
tổ dân phố, thành phần cư dân trên địa bàn phường đa số là công nhân lao độngtrong các cơ quan, công ty xí nghiệp còn lại là những người lao động phổ thông vàngười buôn bán nhỏ Ủy ban nhân dân phường 5 quận Gò Vấp được thành lập từsau cách mạng giải phóng miền Nam 30/4/1975 Năm 1983 thực hiện việc phânchia và sát nhập phường theo quy định của UBND Thành phố, phường 6 sát nhậpphường 5 và giữ nguyên cho đến ngày hôm nay Bước đầu thành lập phường cònkhó khăn về cơ sở vật chất cũng như đội ngũ cán bộ, công nhân viên (CBCNV),song tập thể CBCNV phường cùng với sự hỗ trợ của nhân dân địa phương đã nỗ lựcvượt lên khó khăn và hoàn thành nhiệm vụ được giao
Trang 10Với nhân sự 39 người hiện nay, tập thể cán bộ, công chức UBND phường đãđoàn kết, khắc phục khó khăn, nêu cao được vai trò trách nhiệm, chấp hành nghiêm
ý thức tổ chức kỷ luật, kỷ cương; đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ và thựchiện nghiêm túc các quy định, hướng dẫn nghiệp vụ của ngành trong quá trình tổchức thực hiện chấp hành nghiêm các Nghị quyết, Chỉ thị của Đảng, pháp luật củaNhà nước và vận dụng vào các lĩnh vực công tác được giao Đồng thời đảm bảođược sự đoàn kết, thống nhất trong cơ quan, quyết tâm phấn đấu góp phần hoànthành thắng lợi nhiệm vụ chính trị của địa phương Cán bộ, công chức ngày càngđược nâng cao năng lực, trình độ; phương tiện, thiết bị và điều kiện làm việc củaCBCC ngày càng được quan tâm đầu tư, đã từng bước đáp ứng yêu cầu nhiệm vụcủa công tác Nội vụ trong yêu cầu hội nhập và phát triển chung của quận, Thànhphố
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu của UBND phường 5, quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh.
Ủy ban nhân dân là một cơ quan hành chính nhà nước của hệ thống hànhchính Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam Đây là cơ quan thực thi pháp luật tạicác cấp tỉnh, huyện và xã Các chức danh của Ủy ban nhân dân được Hội đồng nhândân cấp tương ứng bầu ra và có nhiệm kỳ trùng với nhiệm kỳ của Hội đồng nhândân Người đứng đầu Ủy ban nhân dân là chủ tịch Ủy ban nhân dân, thường là phó
bí thư Đảng ủy Đảng Cộng sản Việt Nam cấp tương ứng Quyền hạn của Ủy bannhân dân được quy định tại Hiến pháp nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa ViệtNam và Luật Tổ chức Chính quyền địa phương Ủy ban nhân dân các cấp có các cơquan giúp việc như: Sở (cấp tỉnh), Phòng (cấp huyện), Ban (cấp xã)
Ủy ban nhân dân cấp xã là chính quyền của các đơn vị hành chính cấp xã,phường, thị trấn Ủy ban nhân dân cấp xã là cấp chính quyền địa phương cấp cơ sở,gần dân nhất ở Việt Nam Ủy ban nhân dân cấp xã có từ 3 đến 5 thành viên, gồmChủ tịch, 2 Phó Chủ tịch và các ủy viên (thường là chỉ huy trưởng BCH quân sự vàTrưởng công an cấp xã) Thường trực UBND cấp xã gồm Chủ tịch, các Phó Chủ
Trang 11tịch Người đứng đầu UBND cấp xã là Chủ tịch Ủy ban nhân dân Về danh nghĩa,người này do Hội đồng nhân dân của xã, thị trấn hay phường đó bầu ra bằng hìnhthức bỏ phiếu kín Thông thường, Chủ tịch UBND cấp xã sẽ đồng thời là một Phó
Bí thư Đảng ủy của xã, thị trấn hay phường đó Ủy ban nhân dân cấp xã hoạt độngtheo hình thức chuyên trách
Bộ máy giúp việc của UBND cấp xã gồm có 7 chức danh: Công an, quân sự, kếtoán, văn phòng, tư pháp - hộ tịch, văn hóa - xã hội, địa chính Mỗi chức danh tùyvào tình hình thực tế địa phương mà bố trí số lượng biên chế phù hợp
1.2.1 Vị trí và chức năng của Ủy ban nhân dân phường 5, quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh.
Ủy ban nhân dân phường 5, quận Gò Vấp là cơ quan quản lý hành chính nhànước ở địa phương, chịu sự chỉ đạo của UBND cấp trên, chịu trách nhiệm và báocáo công tác trước UBND cấp trên Thực hiện các chỉ đạo của Đảng ủy phườngtrong việc thực hiện Nghị quyết của Đảng và phát luật Nhà nước
Tổ chức và hướng dẫn cho nhân dân, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xãhội, tổ chức xã hội trên địa bàn thực hiện tốt các chính sách của Đảng và pháp luậtcủa nhà nước Tạo điều kiện cho nhân dân làm ăn và phát triển kinh tế địa phương,nắm bắt rõ các tâm tư, nguyện vọng của người dân để nhanh chóng giải quyết hoặcphản ánh lên cấp trên
Kiểm tra và giám sát việc thực hiện các chủ trương, chính sách của đảng và nhànước tại các cơ quan, tổ chức ở Địa phương
Tổ chức thực hiện tốt các kế hoạch về kinh tế xã hội và kế hoạch ngân sách xãđược Ủy ban nhân dân cấp huyện giao hằng năm Xây dựng dự toán ngân sách nămsau trình UBND huyện phê duyệt
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Ủy ban nhân dân phường 5, quận Gò Vấp,
TP Hồ Chí Minh
Trang 12Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân phường quyết định các nội dung về nhữngvấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng nhân dân phường và tổ chức thựchiện nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường.
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ do cơ quan nhà nước cấp trên giao phó
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương trên cơ sở số ngân sách đã được phêduyệt
Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật, giải quyết các vi phạm pháp luật vàtranh chấp tại địa phương theo quy định của pháp luật
Tổ chức tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến ngị của công dân theothẩm quyền
Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi hành
án theo quy định của pháp luật, tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạmhành chính theo quy định của pháp luật
1.2.3 Cơ cấu tổ chức UBND phường 5, quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh
Tổng số CBCNV: 37 người trong đó Nam 17, nữ: 20
Trình độ chuyên môn nghiệp vụ: Cao học: 04 ( tỷ lệ 10,81%); Đại học: 28 (tỷ lệ
75, 68%),Cao đẳng:02(tỷ lệ 5,4%),trung cấp:02(tỷ lệ 5,4%), THPT:01(tỷ lệ 2,71%)
Trang 13CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ CỦA UBND PHƯỜNG 5, QUẬN GÒ VẤP,
TP HỒ CHÍ MINH.
2.1 Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định.
Thông tin rất phong phú, phức tạp và được tạo ra từ nhiều nguồn, nhiều loại hìnhthức khác nhau Do đó nhà quản trị văn phòng cần bảo đảm sự phù hợp của cácthông tin với yêu cầu thu thập, phục vụ cho công tác hoạch trong hoạt động của cơquan Thông tin là chất liệu để các nhà quản trị văn phòng phân tích, đánh giá tìnhhình do đó phải bảo đảm tính chính xác của thông tin.Nêu thông tin sai lệch sẽ làmcho kết quả phân tích không chính xác, từ đó quyết định có thể sai lầm, gây hậu quảxấu Thông tin phải đầy đủ mới mô tả trọn vẹn được sự vật, hiện tượng, thông tinphải kịp thời nếu không kịp thời thì sẽ không có giá trị trong việc ra quyết định,nhất là trong thời đại ngày nay các đơn vị đều chạy đua để tìm kiếm thông tin thìtính kịp thời Trong hoạch định nói chung và hoạch định nhân sự nói riêng bao gồmcác căn cứ: Căn cứ pháp lý, căn cứ thực tiễn và căn cứ khoa học
+ Căn cứ pháp lý đó là căn cứ vào các quy định của Nhà nước có liên quan đếnchủ trương chính sách nội dung hoạch định của cơ quan Trong quá trình tuyểndụng nhân sự nhà quản trị văn phòng phải đọc và nghiên cứu các văn bản quy địnhcủa pháp luật quy định về tuyển dụng nhân sự cho UBND phường 5
+ Căn cứ thực tiễn: Căn cứ trực tiếp vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan tổchức; Căn cứ vào nguồn lực của cơ quan tổ chức tài chính, cơ sở vật chất trang thiết
bị, kinh nghiệm lao động sản xuất và các mối quan hệ; Căn cứ vào xu hướng pháttriển của cơ quan tổ chức; Căn cứ vào yếu tố bên ngoài, chính trị, kinh tế, văn hóa -
xã hội, điều kiện tự nhiên có tác động trực tiếp đến nội dung và quá trình hoạchđịnh; Căn cứ trực tiếp vào ý kiến chỉ đạo của cấp trên, ý kiến đóng góp của cấpdưới Ngoài căn cứ pháp lý,căn cứ vào các quy định của nhà nước thì căn cứ thựctiễn cũng rất quan trọng Nhà quản trị văn phòng phải căn cứ vào nguồn sựdự báonhu cầu nguồn nhân sự, mong muốn đạt được mục tiêu gì? Cần phải thực hiện
Trang 14những hoạt động gì? Số lượng: bao nhiêu nhân viên cho từng vị trí công việc? Chấtlượng những phẩm chất và kỹ năng cần thiết là gì? Thời gian: khi nào thì cần? nhằmmục đích xác định những ưu và nhược điểm nguồn nhân lực hiện có của cơ quan + Căn cứ khoa học là căn cứ vào kết quả nghiên cứu khoa học của các công trìnhnghiên cứu khoa học về các vấn đề liên quan đến hoạch định Căn cứ khoa học cũngđóng một vai trò quan trọng trong hoạch định nguồn nhân sự cho cơ quan tổ chứcNhà quản trị văn phòng phải tìm hiểu về các bài viết, các côngtrình nghiên cứu vếhoạch định nguồn nhân sự cho cơ quan Sau đó dựa vào các căn cứ nhà quản trị vănphòng tiến hành tổng hợp, phân tích, đánh giá để hoạch định nguồn nhân sự cho cơquan
2.2 Tổ chức thiết lập mục tiêu.
Trên cơ sở các thông tin thu thập làm căn cứ hoạch định Nhà quản trị văn phòngphải tổ chức thiết lập mục tiêu về nhân sự cho cơ quan Trong hoạch định nhân sựcho cơ quan nhà quản trị văn phòng phải thiết lập các mục tiêu về nhân sự, mục tiêutrong hoạch định nhân sự bao gồm: mục tiêu về số lượng nhân sự, các đơn vị bộphận trong cơ quan cần bao nhiêu nhân sự; Về trình độ chuyên môn của nhân sự,nhân sự phải đảm bảo trình độ như thế nào bằng cấp hay kiến thức thế nào, năng lựcphải đáp ứng được yêu cầu của công việc hơn nữa đòi hỏi nhân sự phải có được các
kỹ năng để vận dụng kiến thức chuyên môn vào thực tế công việc
Làm việc trong cơ quan tổ chức là làm việc trong một tập thể vì vậy khi hoạchđịnh nhân sự nhà quản trị văn phòng còn phải chú ý đến thái độ, ý thức của nhân sự.Thái độ ý thức rất quan trọng trong khi làm việc vì nó thuộc bản tính vốn có củamỗi cá nhân, rất khó có thể thay đổi, nếu thái độ ý thức mang tính tiêu cực sẽ ảnhhưởng đến công việc đến hoạt động của cơ quan Ngoài các mục tiêu trên còn cómục tiêu khác như sức khỏe, độ tuổi, giới tính Tùy vào tính chất của các công việctrong cơ quan mà có sự đòi hỏi khác nhau Sau khi đã xác định được các mục tiêutrong hoạch định nhân sự Nhà quản trị văn phòng sẽ tiến hành tổ chức thực hiện các