Hội nhập các chức năng và quá trình nghiệp vụ (Business process – BP) dẫn nhập vào các ứng dụng xí nghiệp

Các hệ thống tích hợp process bao trùm xí nghiệpCác xí nghiệp ngày nay nhận ra rằng mình có thể trở nên uyển chuyển hơn và sản xuất nhiều hơn bằng cách phối hợp các business process một

Bài 3 Hội nhập các chức năng và quá

trình nghiệp vụ (Business process – BP) dẫn nhập

vào các ứng dụng xí nghiệp

I Các quá trình nghiệp vụ và hệ thống thông tin

Môi trường kinh doanh của các xí nghiệp số đòi hỏi các xí nghiệp cần suy nghĩ một cách có chiến lược liên quan đến các business process

Business process được định nghĩa như là một tập hợp các hoạt động có liên hệ lôgic với nhau cho phép hoàn thành một kết quả cụ thể trong business

Ngoài ra, business process còn được xem như là những thể thức duy nhất theo đấy tổ chức và ban quản lý có thể phối hợp các hoạt động với nhau

Các business process của một công ty có thể là một nguồn sức mạnh cạnh tranh nếu chúng đem lại cho công ty khả năng cải tiến tốt hơn hoặc thi hành tốt so với đối thủ cạnh tranh.

Business process cũng có thể trở thành một “của nợ” nếu nó dựa trên những cung cách làm việc “cổ

lổ xĩ” lỗi thời làm hãm đi sự đáp ứng nhạy bén và tính hữu hiệu của tổ chức

Một vài business process hỗ trợ phần lớn các lĩnh vực chức năng của xí nghiệp, còn một số khác thì xuyên qua các lĩnh vực chức năng

Bảng VIII Mô tả một vài business process điển hình cho mỗi lĩnh vực chức năng.

Bảng VIII : Thí dụ các Functional Business Process

Lĩnh vực chức năng Business Process

Manufacturing &

Production - Chế

tạo & sản xuất.

Sales & Marketing

-Tiêu thụ & tiếp thị

Assembling the product - Ráp sản phẩm Checking for quality - Kiểm tra chất lượng

Producing Bill of Materials (PBM) - Tạo ra các phiếu liệt kê nhu cầu vật liệu.

Identifying customers – Nhận diện các khách hàng

Making customers aware of the product – Làm cho khách hàng quan tâm đến sản phẩm.

Sellingthe product – Bán sản phẩm

Managing cash accounts – quản lý các tài khoản tiền mặt

Hiring employee – Tuyển nhân viên.

Evaluating employees’ job performance – Đánh giá thành tích công tác nhân viên Enrolling employees in benefits plan – Đưa nhân viên vào các chương trình phúc

Bảng VIII : Thí dụ các Functional Business Process

Lĩnh vực chức năng Business Process

Nhiều business process băng qua các lĩnh vực chức năng (cross-functional), vượt qua các biên giới nằm giữa Sales, Marketing, Manufacturing và R&D (research and development)

Các cross-functional process này cắt ngang cấu trúc tổ chức qui ước cổ điển, nhiều nhân viên thuộc các lĩnh vực chuyên môn chức năng khác nhau có thể phối hợp với nhau để hoàn thành một dự án nào đó.

Thí dụ:

Process hoàn thành xử lý đơn đặt hàng trong nhiều công ty đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ của chức năng tiêu thụ (tiếp nhận đơn đặt hàng, nhập liệu đơn đặt hàng), chức năng kế toán (kiểm tra tín dụng và tính tiền hóa đơn) và chức năng chế tạo sản xuất (ráp và chuyên chở hàng)

Hình XII minh họa hoạt động của các process xuyên qua chức năng Các hệ thống thông tin hỗ trợ các process xuyên chức năng cũng như đối với những process thuộc các chức năng kinh doanh tách rời.

Submit Order

Đệ trình Hóa Đơn

Ship Product Gởi Sản phẩm đi

Assemble product Ráp Sản phẩm

Generate Invoice Phát hành Hóa Đơn

Approve credit Duyệt Tín Dụng

Check Credit Kiểm tra Tín Dụng

Manufacturing

&

Production

II Các hệ thống tích hợp process bao trùm xí nghiệp

Các xí nghiệp ngày nay nhận ra rằng mình có thể trở nên uyển chuyển hơn và sản xuất nhiều hơn bằng cách phối hợp các business process một cách chặt chẽ hơn và trong vài trường hợp, nên tích hợp hội nhập các process này tập trung vào việc quản lý hữu hiệu hơn các nguồn lực và dịch vụ khách hàng (hậu mãi).

Các ứng dụng xí nghiệp(enterprise applications) được thiết kế

để hỗ trợ việc phối hợp và tích hợp process cho toàn xí nghiệp Các ứng dụng xí nghiệp này bao gồm:

• Hệ thống xí nghiệp (ERP – Enterprise Resources Planning,

còn được gọi là Enterprise System – ES)

• Hệ thống SCM (Supply Chain Management)

• Hệ thống CRM (Customer Relationship Management)

• Hệ thống KM (Knowledgement Management).

Customer Relationship Management Systems

Supply Chain Management Systems

Knowledge Management Systems

Sales and Marketing

(Tiêu thụ và Tiếp thị)

Manufacturing and Production (Chế tạo và sản xuất)

Finance and Accounting (Tài chính và kế tóan)

Human Resources (Nguồn Nhân Lực)

Function Areas (Chức năng theo địa bàn)

Hình XIII : Kiến trúc ứng dụng xí nghiệp

Mỗi ứng dụng xí nghiệp này sẽ tích hợp một tập hợp các chức năng và business process có liên hệ với nhau để tăng cường hiệu suất của xí nghiệp như là một tổng thể.

Thông thường, các hệ thống hiện đại ngày nay tận dụng lợi thế của các công nghệ mạng Intranet và Web đem lại khả năng chuyển thông tin một cách hữu hiệu trong nội bộ công

ty cũng như với các đối tác bên ngoài Các hệ thống này vốn mang tính cross-level (vượt cấp), cross-functional (xuyên chức năng) và thiên về business process

Hình XIII cho thấy kiến trúc của các ứng dụng xí nghiệp bao gồm các process bao trùm lên toàn xí nghiệp và trong nhiều trường hợp, nới rộng ra ngoài tổ chức vươn về khách hàng, nhà cung cấp và các đối tác kinh doanh chủ chốt khác.

Các hệ thống ERP (enterprise resources planning – hoạch định các nguồn lực xí nghiệp) tạo ra một sàn diễn tích hợp trùm lên tổ chức để phối hợp các process trong việc quản lý những mối liên hệ của xí nghiệp đối với nhà cung cấp (hệ thống SCM) và đối với khách hàng (hệ thống CRM)

Còn các hệ thống KM cho tổ chức khả năng quản lý tốt hơn các process để thu thập dữ liệu và áp dụng tri thức

và chuyên môn của các chuyên gia

Nhìn một cách tổng thể thì 4 hệ thống kể trên (ERP, SCM, CRM và KM) tượng trưng cho các lĩnh vực, theo đấy các công ty đang tích hợp theo dạng số hóa các luồng thông tin và đang chủ yếu đầu tư nhiều vào các hệ thống thông tin.

III Tổng quan và các ứng dụng xí nghiệp

1 Tổng quan về hệ họach định nguồn lực ERP/ES

(Enterprise Resources Planning/Enterprise Systems)

Một tổ chức rộng lớn điển hình có nhiều lọai hệ thống thông tin khác nhau hỗ trợ cho các chức năng, các cấp tổ chức và các business process khác nhau

Phần lớn các hệ thống thông tin này được xây dựng xung quanh các chức năng, các đơn vị business và các business process khác nhau và thường thì các hệ thống này không “nói chuyện” với nhau, nên do đó không tự động trao đổi thông tin cho nhau (đây

là tình trạng phổ biến hiện nay tại các cơ quan xí nghiệp ở Việt Nam) Nghĩa là có một bức tường ngăn cách giữa các chủ thể này

Vì vậy, các nhà quản lý phải mất khá nhiều công sức để “ráp” lại

dữ liệu của các chủ thể này để có cái nhìn tổng quan về họat động của xí nghiệp

Thí dụ, nhân viên phòng tiêu thụ có thể vào lúc xử lý một đơn đặt hàng sẽ không tài nào biết được là hàng mình sẽ bán cho khách hàng là đã có sẵn trong kho hay không vì phòng tiêu thụ không nắm tồn kho tại kho hàng ; khách hàng cũng không thể theo dõi tình trạng đơn đặt hàng của mình “bò” tới đâu ; và phân xưởng sản xuất cũng không thể liên lạc dễ dàng với phòng kế tóan tài chính để họach định kế hoạch sản xuất mới của mình vì phòng kế tóan không dễ dàng cho biết giá thành một sản phẩm nào đó

mà phân xưởng sản xuất quan tâm

Việc “phân mảnh”dữ liệu trong hằng trăm hệ thống riêng biệt đem lại một ảnh hưởng tiêu cực lên hiệu năng và thành tích của tổ chức.

Hình XIV minh họa cách sắp xếp cổ điển của các hệ thống thông tin.

Manufacturing

& Production Chế tạo và Sản xuất

Human Resources Systems

Manufacturing

& Production Systems

Human Resources Nguồn Nhân Lực

Finance &

Accounting Systems

Sales &

Marketing Systems

Finance &

Accongting Tài chính và

Kế tóan

Sales &

Marketing Tiêu thụ và Tiếp thị

Business processes

Theo hình trên, trong phần lớn các tổ chức tới ngày hôm nay, các hệ thống thông tin riêng rẽ được xây dựng trong một thời gian dài, sử dụng các ngôn ngữ hoặc phần mềm khác nhau (Excel, Access hoặc Foxpro chẳng hạn), mang tính “hồn ai nấy giữ”, chỉ hỗ trợ những business process riêng biệt và những đọan trong business value chain (chuỗi giá trị kinh doanh)

Các hệ thống của tổ chức ít khi cho bao gồm các nhà cung cấp và khách hàng

ERP (Enterprise Resource Planning), còn được gọi là Enterprise System, giải quyết vấn đề vừa kể trên bằng cách đem lại một hệ thống thông tin đơn độc bao trùm tòan thể

xí nghiệp giúp phối hợp và tích hợp các business process chủ chốt lại với nhau.

Nếu trước kia thông tin bị phân mảnh “ngăn sông các chợ”trong nhiều hệ thống khác nhau, thì giờ đây thông tin

sẽ di chuyển xuyên suốt qua xí nghiệp không bị ngăn cản và

có thể được chia sẻ sử dụng bởi những business process trong các lĩnh vực chế tạo & sản xuất, tài chính & kế tóan, nguồn nhân lực và các lĩnh vực khác.

Các business process riêng biệt từ tiêu thụ, sản xuất, tài chính và hậu cần có thể được tích hợp vào những business process bao trùm công ty chảy xuyên qua các cấp tổ chức

và qua các chức năng

Hình XV minh họa họat động của ERP

Hệ thống ERP thu thập dữ liệu từ nhiều business process chủ yếu khác nhau trong các lĩnh vực chế tạo

& sản xuất, tài chính & kế tóan, tiêu thụ & tiếp thị và nguồn nhân lực rồi cho cất trữ dữ liệu lên một căn cứ

dữ liệu trung ương duy nhất mà các thành phần khác trong xí nghiệp có thể sử dụng được.

Các nhà quản lý sẽ có trong tay thông tin chính xác và kịp thời hơn để có thể điều phối công việc thường lệ

và có cái nhìn tổng thể về các business process và dòng chảy thông tin trùm lên tòan xí nghiệp.

Khách hàng

Khách hàng Khách hàng

Manufacturing &

Production Chế tạo và Sản xuất

Business process Business process Business process Enterprise-wide business process

Human Resources Nguồn Nhân lực

Sales & Marketing Tiêu thụ và Tiếp thị

Finance & Accounting Tài chính và Kế tóan

Thí dụ:

- Một đại lý ở Brussels (Bỉ) gõ vào một đơn đặt hàng của khách hàng thì dữ liệu tự động di chuyển qua các phòng ban khác trong công ty nơi mà người ta muốn nhìn thấy dữ liệu đơn đặt hàng.

- Nhà máy sản xuất ở Hồng Kông, thuộc công ty, nhận được đơn đặt hàng thông qua Internet và bắt đầu sản xuất

- Kho hàng tại nhà máy sẽ kiểm tra trực tuyến tiến độ sản xuất và đặt lịch trình gởi hàng và có thể kiểm tra tồn kho của các linh kiện tham gia vào việc sản xuất sản phẩm đang được chế tạo và ra lệnh thu mua nếu linh kiện bắt đầu thiếu hụt

Hệ thống ERP còn cho lưu trữ các thông tin liên quan đến sản xuất mà các nhân viên phòng dịch vụ khách hàng (customer service), bộ phận hậu mãi, có thể theo dõi tiến đổi sản xuất đơn đặt hàng

- Các dữ liệu tiêu thụ và sản xuất được nhật tu sẽ tự động tuôn vào phòng kế toán chuẩn bị làm các báo cáo tài chính -Hệ thống ERP còn chuyển thông tin cho phòng lao động tiền lương để tính tiền huê hồng cho nhân viên bán hàng

- Hệ thống ERP còn tự động tính toán lại bảng cân số của công ty, làm kế toán công nợ khách hàng và công nợ nhà cung cấp, các tài khoản giá thành và vốn lưu động có sẵn.

- Trụ sở công ty ở Luân Đôn có thể nhìn thấy tình hình từng phút một dữ liệu liên quan đến tiêu thụ, tồn kho và sản xuất

ở mỗi bước đi trong process, kể cả những dự báo về tiêu thụ

và sản xuất được nhật tu cũng như con số tính toán giá thành

2 Tổng quan về hệ thống chuỗi cung cấp - SCM

(Supply Chain Management)

Các hệ thống Supply Chain Management (SCM – quản

lý dây chuyền cung ứng vật tư hàng hóa) thiên về bên ngoài, tập trung giúp xí nghiệp quản lý mối liên hệ với các nhà cung cấp để tối ưu hóa việc hoạch định kế hoạch mua hàng, gia công bên ngoài (outsourcing), chế tạo, giao hàng và dịch vụ

Hệ thống SCM cung cấp thông tin giúp các nhà cung cấp, công ty mua hàng, nhà phân phối và các công ty vận chuyển điều phối hoạt động, đặt lịch trình (scheduling)

và kiểm soát các business process liên quan đến việc quản lý thu mua hàng, sản xuất, tồn kho và giao hàng.

Hệ thống SCM là một loại hệ thống liên tổ chức (interorganizational system- IOS) vì chúng tự động hóa dòng chảy thông tin xuyên qua biên giới các tổ chức Một xí nghiệp nào sử dụng sẽ trao đổi thông tin với các nhà cung cấp của mình để biết khi nào có sẵn vật liệu và linh kiện mình cần, cũng như ngày giao hàng dự kiến và những đòi hỏi về sản xuất

Công ty cũng có thể sử dụng hệ thống SCM để trao đổi thông tin với các đại lý phân phối của mình liên quan đến mức độ tồn kho, tình trạng đơn đặt hàng được thỏa mãn tới đâu, hoặc ngày giao hàng.

Các loại hệ thống IOS làm cho các xí nghiệp có thể kết nối bằng phương tiện điện tử với các khách hàng cũng như cho gia công bên ngoài (được gọi là outsourcing)

Bảng IX : Hệ thống thông tin giúp Supply Chain

Management hoạt động dễ dàng thế nào ?

Thông tin từ Supply Chain Management (SCM) giúp công ty:

 Quyết định khi nào sản xuất và sản xuất gì ; tồn trữ ở đâu

và di chuyển thế nào

 Thông báo nhanh các đơn đặt hàng cho phía sản xuất

 Theo dõi tình trạng giải quyết các đơn đặt hàng đã đến đâu

 Kiểm tra hàng tồn kho có sẵn hay không ; giám sát và điều

khiển mức độ tồn kho

 Giảm chi phí tồn kho, chuyên chở và giữ kho

 Theo dõi các chuyến hàng gởi đi

 Hoạch định kế hoạch sản xuất dựa trên nhu cầu hiện hành

của khách hàng

 Phải nhanh chóng thông báo những thay đổi cho bộ phận

thiết kế

Bảng IX mô tả việc các công ty có thể tận dụng lợi ích của hệ thống SCM Mục tiêu tối hậu là có được giá phải chăng đối với những sản phẩm mình cần từ nguồn thu mua đến chỗ tiêu thụ trong thời gian ngắn nhất và với giá phí thấp nhất.

Các hệ thống SCM có thể được xây dựng sử dụng các mạng Intranet, Extranet, hoặc phần mềm đặt biệt SCM Hình XVI minh họa một hệ thống SCM được sử dụng bởi công ty Haworth (hà Lan), một công ty hàng đầu thế giới chuyên thiết kế và sản xuất các đồ dùng văn phòng

Công ty Haworth cần điều hợp hoạt động sản xuất và phân phối của mình trong toàn thế giới để giảm giá thành và tăng hiệu năng sản xuất bằng cách cho vật liệu chạy liên tục từ nhiều trung tâm chế tạo về nhiều trung tâm phân phối

Công ty cho thi công hệ thống mới để quản lý kho hàng (Warehouse Management System-WMS) và chuyên chở (Transportion Management System – TMS).

Hệ thống mới này cho phép công ty chở hàng đúng theo trình tự lắp ráp, làm cho thích ứng khối lượng chuyên chở lên đến 10 lần từ ngày này qua ngày kế tiếp và có thể xử lý những thay đổi vào phút chót của khách hàng.

Plans Shipping Notifications

Back-end systems

Contract furniture Applications

Mid-market furniture Applications ERP applications

SeeBeyond Middleware

Shipments

Orders and Shipping Notifications

Plans and Shipments