Trình bày các phương pháp triển khai dự án ERP, các bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP, tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp khi triển khai ERP với quản trị của sự th
Trình bày các phương pháp triển khai dự án ERP, các bước đánh giá lựa chọn nhà
Các phương pháp triển khai dự án ERP
Hệ thống ERP, viết tắt từ Enterprise Resource Planning (ERP), là một giải pháp công nghệ đa nhiệm được thiết kế để tích hợp và quản lý nguồn lực của doanh nghiệp Nó cho phép quản trị và điều phối các hoạt động ở nhiều phòng ban như sản xuất, kế toán, mua hàng và nhân sự, đồng thời lưu trữ và đồng bộ dữ liệu một cách nhất quán Nhờ ERP, doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về hiệu suất và nguồn lực, từ đó tối ưu quy trình vận hành và nâng cao năng suất làm việc ERP đóng vai trò nền tảng kết nối các phòng ban, tối ưu hóa chuỗi cung ứng và cải thiện quyết định dựa trên dữ liệu.
Hệ thống ERP là giải pháp tích hợp dùng để quản lý, thu thập, lưu trữ và phân tích mọi dữ liệu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh, nhân sự, sản phẩm và thanh toán của doanh nghiệp Nhờ khả năng đồng bộ dữ liệu từ nhiều phòng ban, ERP trở thành công cụ quản lý đắc lực giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả Giải pháp được thiết kế thân thiện với người dùng, bảo mật cao và tối ưu chi phí, từ đó tăng cường hiệu quả vận hành và năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Triển khai ERP giúp tổng hợp, thống nhất và quản lý thông tin giữa các phòng ban doanh nghiệp, nâng cao chất lượng hoạt động nhờ các tính năng khép kín và kết nối chặt chẽ; xây dựng hệ thống ERP mang lại hiệu quả thiết thực như gia tăng lợi nhuận, tối ưu thời gian và chi phí sản xuất và cải thiện hiệu suất làm việc Đứng từ góc độ của nhà lãnh đạo có quyết định trực tiếp tới phương pháp triển khai ERP, Odoo cho phép chọn một trong 3 chiến lược triển khai ERP phù hợp với mục tiêu và điều kiện của doanh nghiệp.
Big Bang (phương pháp triển khai tổng lực) là phương pháp triển khai toàn diện cho toàn bộ các phòng ban và tất cả các phân hệ đồng thời Phương pháp này đòi hỏi sự phối hợp nguồn lực rất lớn giữa các bộ phận và sẽ không tránh khỏi việc gián đoạn hoạt động kinh doanh trong quá trình triển khai Mặc dù cho phép đồng bộ hóa nhanh chóng, nhưng nó đi kèm với rủi ro cao do phụ thuộc lẫn nhau giữa các phân hệ và yêu cầu quản lý thay đổi nghiêm ngặt để đảm bảo hệ thống vận hành suôn sẻ sau khi triển khai.
Phased (phương pháp phân chia thành giai đoạn) là cách triển khai ERP bằng cách chia dự án thành nhiều giai đoạn, bắt đầu từ các phòng ban thiết yếu và dần mở rộng giải pháp ERP cho các bộ phận ít thiết yếu hơn; đây là một trong những phương pháp cốt lõi mà TopERP áp dụng để tránh làm gián đoạn hoạt động vận hành hiện tại của doanh nghiệp; triển khai theo từng giai đoạn giúp tối ưu nguồn lực, giảm rủi ro, tăng tính linh hoạt và cho phép quản trị thay đổi có kiểm soát, từ đó tối ưu hiệu suất vận hành và ROI khi triển khai ERP.
Phương pháp triển khai song song (Parallel) cho phép đồng thời duy trì giải pháp phần mềm hiện tại và triển khai giải pháp mới, giúp duy trì tính liên tục và toàn vẹn của quy trình vận hành Đây là cách làm cho phép kiểm thử, so sánh và tích hợp hai hệ thống trước khi hoàn tất chuyển đổi, từ đó giảm thiểu rủi ro gián đoạn Hiện nay, triển khai song song gần như là bắt buộc để đảm bảo sự đồng bộ giữa hệ thống cũ và hệ thống mới và đáp ứng nhu cầu vận hành một cách liên tục.
Big Bang - Triển khai tổng lực
Trong các phân tích trước đây, chiến lược Big Bang là phương án triển khai ERP Odoo có rủi ro lớn nhất trong ba chiến lược nhưng bù lại có hai điểm thuận lợi: thời gian triển khai nhanh và chi phí thấp Chọn Big Bang khi yêu cầu của cấp lãnh đạo là triển khai nhanh giải pháp ERP Odoo vào doanh nghiệp, nhưng cần chuẩn bị cực kỳ kỹ lưỡng cho toàn bộ quá trình triển khai Phương án này thường được triển khai vào giai đoạn thấp điểm hoặc trong các thời điểm thị trường bất thuận, như khi doanh nghiệp gặp phải dịch Covid 2019 và Covid 2020.
Phương pháp tiếp cận đóng vai trò then chốt khi triển khai ERP, yêu cầu xem xét kỹ lưỡng Hầu hết các giải pháp ERP đều đi kèm quy trình chuẩn mực, nên cần điều chỉnh quy trình hiện có sao cho phù hợp với hệ thống ERP Đặc biệt với các ERP có nhiều năm kinh nghiệm như Odoo, SAP, Oracle và Microsoft Dynamics AX, sự đồng bộ giữa quy trình chuẩn và chức năng của ERP sẽ tối ưu hóa vận hành và nâng cao hiệu quả công việc.
Đạt được thành công đòi hỏi nhận diện và giảm thiểu rủi ro ở mức thấp nhất bằng cách hiểu rõ nhu cầu và đặc tính của doanh nghiệp, xác định bao nhiêu phần trăm người dùng đã được đáp ứng bởi các tính năng của giải pháp, và xem còn lại bao nhiêu yêu cầu cần tùy chỉnh và phát triển riêng cùng với đánh giá thời gian phát triển và tác động của nó đến vận hành theo kế hoạch Việc cân nhắc kỹ lưỡng giữa nhóm triển khai, đội ngũ tư vấn và đội ngũ kỹ thuật là bắt buộc để đảm bảo các yếu tố rủi ro được kiểm soát và tiến độ dự án không bị ảnh hưởng Đối với mô hình Big Bang, yêu cầu phải được chi tiết hóa và giám sát chặt chẽ hơn nhằm mục tiêu giảm rủi ro cho dự án, vì mọi thay đổi về yêu cầu của người dùng đều có tác động lớn đến tiến độ và kế hoạch triển khai; do đó, quy trình quản trị thay đổi cần được thực thi nghiêm ngặt để đảm bảo dự án vận hành theo đúng kế hoạch.
Triển khai cuốn chiếu từng phần - Phased Rollout Implementation
Phased Rollout là chiến lược triển khai dự án theo từng giai đoạn nhằm tối ưu nguồn lực và giảm thiểu rủi ro cho toàn bộ chu trình vận hành Bạn có thể bắt đầu với các phần như bán hàng, mua hàng và quản lý kho trước; sau đó là logistics và sản xuất; và cuối cùng là kế toán – tài chính, cùng với các bộ phận phụ trợ khác Thứ tự các giai đoạn phụ thuộc vào mức độ cấp thiết của từng cụm quy trình lõi trong toàn bộ quy trình vận hành Việc ưu tiên các quy trình thiết yếu giúp nhanh chóng đưa sản phẩm ra thị trường, tối ưu chi phí và tăng khả năng kiểm soát trong từng giai đoạn triển khai.
Có các cách chia giai đoạn như sau:
- Chia giai đoạn theo phân hệ (Bán hàng, kế toán, tài chính).
- Chia giai đoạn theo chuỗi quy trình liên kết nhiều phòng ban Đây là phương án được TopERP gợi ý cho rất nhiều khách hàng triển khai ERP thành công.
- Chia giai đoạn theo các Business Unit của doanh nghiệp bạn (thường áp dụng cho cấp Tập Đoàn).
Chia Phased theo vị trí địa lý là chiến lược thường được áp dụng cho các công ty đa quốc gia Phased Rollout được xem là phương án triển khai trung dung nhất, với mức rủi ro, thời gian và chi phí ở mức trung bình so với các phương pháp khác Khi một giai đoạn triển khai thành công, doanh nghiệp và đơn vị triển khai tích lũy được nhiều kinh nghiệm để điều chỉnh ở giai đoạn tiếp theo, từ cách tiếp cận đến các bước triển khai, cách thức làm việc của đội ngũ triển khai và sự thích nghi của người dùng cuối là nhân viên.
Parallel Implementation - Triển khai song song
Phương án triển khai ERP cho phép vận hành song song giữa hệ thống ERP mới và các phần mềm quản lý hiện tại như Excel, MISA, Bravo, Fast trong một thời gian dài, đồng thời tiến hành cắt chuyển từ từ từng bước đối với phần mềm quản lý cũ Đây là phương án tốn thời gian và chi phí nhất, nhưng mang lại mức độ an toàn cao khi người dùng được tiếp cận từ từ cho đến khi hoàn toàn thuần thục giải pháp ERP mới và tích lũy đủ kinh nghiệm để loại bỏ hoàn toàn các công cụ quản lý cũ, đồng thời đảm bảo quá trình chuyển đổi số diễn ra linh hoạt và bền vững.
TopERP cung cấp giải pháp ERP được tùy biến cho từng doanh nghiệp dựa trên tình hình thực tế và năng lực của nhân sự, cho phép lựa chọn phương pháp triển khai cụ thể hoặc phối hợp các phương án cho từng giai đoạn nhằm đảm bảo sự thành công của dự án Mục tiêu cuối cùng là đưa giải pháp ERP vào vận hành đúng tiến độ với mức chi phí hợp lý.
Xây dựng hệ thống ERP mang lại lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp như gia tăng lợi nhuận, tối ưu thời gian và chi phí sản xuất, đồng thời nâng cao hiệu suất làm việc Sự khôn khéo trong truyền thông và sự phối hợp giữa ban lãnh đạo và ban điều hành dự án trong chiến lược triển khai ERP đóng vai trò then chốt cho sự thành công của giải pháp Để đảm bảo lựa chọn đúng đắn về giải pháp và cách thức triển khai, doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ và tham khảo tư vấn từ các chuyên gia về quản trị doanh nghiệp cũng như các chuyên gia triển khai hệ thống ERP.
Các bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP
1.2.1 Quá trình lựa chọn và đánh giá
Quá trình lựa chọn và đánh giá ERP được xem là một trong những giai đoạn quan trọng nhất khi triển khai ERP vì nó quyết định sự thành công hay thất bại của dự án Với mức đầu tư cho hệ thống ERP rất lớn, sau khi đã chọn một giải pháp thì việc thay đổi sẽ gặp nhiều khó khăn Theo ông Shankarnarayana, tư vấn cấp cao của công ty Baan Infosystems India Pvt Ltd (hệ thống ERP – sử dụng IT để đạt được lợi thế cạnh tranh), có vài điểm mấu chốt quan trọng nên lưu ý khi đánh giá phần mềm ERP.
- Chức năng phù hợp với quy trình kinh doanh của công ty.
- Mức độ tích hợp giữa các phân hệ khác nhau của hệ thống ERP.
- Sự linh động và khả năng thích ứng (scalability).
- Sự thân thiện với người sử dụng.
- Triển khai nhanh chóng: thời gian triển khai ngắn đồng nghĩa với rủi ro dự án thấp và cơ hội thành công sẽ nhiều hơn.
- Khả năng hỗ trợ việc kiểm soát và hoạch định đa chiều.
- Khả năng kỹ thuật client/server, cơ sở dữ liệu độc lập, bảo mật.
- Khả năng nâng cấp thường xuyên.
- Số lượng yêu cầu chỉnh sửa hệ thống.
- Cơ sở hạ tầng CNTT.
- Các địa điểm tham khảo.
- Tổng chi phí bao gồm: Giấy phép, đào tạo, triển khai, bảo trì, sửa chữa
(customization) và các yêu cầu về phần cứng.
1.2.2 Nhà cung cấp phần mềm ERP
Nhà cung cấp phần mềm ERP là nguồn lực chủ đạo trong việc xây dựng và phát triển giải pháp quản trị tổng thể cho doanh nghiệp Họ trực tiếp làm việc với các bộ phận từ khâu tư vấn, khảo sát đến triển khai và đưa hệ thống vào sử dụng, bảo đảm quá trình chuyển đổi số diễn ra suôn sẻ và hiệu quả Một nhà cung cấp ERP chuyên nghiệp, có kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp sẽ mang lại nhiều lợi thế cho doanh nghiệp khi lựa chọn triển khai ERP, từ tối ưu quy trình nội bộ đến khả năng kiểm soát chi phí, thời gian triển khai và sự thích ứng với nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp Dưới đây là các tiêu chí đánh giá một nhà cung cấp giải pháp ERP tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp bắt đầu từ việc lắng nghe và thấu hiểu vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải trong thực tế hoạt động Một nhà triển khai thực sự có thể phân tích bối cảnh hiện tại, nhận diện thách thức và cơ hội cụ thể cho từng doanh nghiệp để từ đó định hình đúng hướng đi Dựa trên sự hiểu biết sâu sắc này, họ mới đưa ra các giải pháp phù hợp với chính doanh nghiệp đó, tối ưu hóa quy trình và tăng hiệu quả vận hành Kết quả là chiến lược triển khai không chỉ giải quyết bài toán trước mắt mà còn phù hợp với mục tiêu dài hạn và định hướng tăng trưởng của doanh nghiệp.
- Khả năng công nghệ của doanh nghiệp: Khi quy mô và người dùng hệ thống
Khi ERP tăng quy mô, đòi hỏi khả năng xử lý khối lượng công việc của hệ thống cũng phải được mở rộng Chỉ những nhà cung cấp giải pháp ERP có năng lực công nghệ mới có thể xây dựng phần mềm có khả năng mở rộng về sau Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí triển khai Thêm vào đó, nhà cung cấp giải pháp ERP có kinh nghiệm thể hiện qua khả năng phát triển giải pháp có thể tích hợp các phần mềm thông minh khác, nhằm đáp ứng xu hướng kinh doanh luôn biến động.
Chính sách hỗ trợ là tiêu chí hàng đầu để đánh giá một nhà cung cấp ERP, bởi mức độ và cam kết hỗ trợ phản ánh sự đáng tin cậy và khả năng đồng hành lâu dài của họ với doanh nghiệp Các chính sách này cần được đảm bảo xuyên suốt từ giai đoạn triển khai dự án cho đến sau khi hệ thống ERP đi vào vận hành, nhằm giảm thiểu rủi ro và các sai sót vận hành Do đó, một nhà cung cấp uy tín sẽ có kế hoạch hỗ trợ sau triển khai và không dừng hỗ trợ ngay khi ERP đi vào vận hành, để đảm bảo vận hành ổn định và hiệu suất hệ thống trong dài hạn.
Chất lượng dịch vụ khách hàng là minh chứng rõ nét cho chất lượng công việc của các doanh nghiệp cung cấp giải pháp ERP Khi tìm kiếm một đối tác triển khai ERP, nên ưu tiên các công ty được đánh giá cao và có kinh nghiệm phát triển phần mềm cho nhiều doanh nghiệp ở nhiều lĩnh vực Nhà cung cấp ERP uy tín không chỉ đưa ra giải pháp phù hợp mà còn hỗ trợ khách hàng tận tâm, phản hồi nhanh chóng và cung cấp báo cáo minh bạch suốt quá trình triển khai Lựa chọn dựa trên thành tích triển khai ERP thành công giúp giảm rủi ro và tối ưu hóa hiệu quả vận hành cho doanh nghiệp bạn, đồng thời đảm bảo khả năng tùy biến giải pháp ERP đáp ứng các yêu cầu riêng biệt của ngành nghề và quy mô.
1.2.3 Lợi thế khi doanh nghiệp lựa chọn được nhà cung cấp ERP chuyên nghiệp, hiệu quả
ERP là giải pháp ưu việt giúp doanh nghiệp gia tăng lợi thế cạnh tranh bằng cách đồng bộ hoá và tự động hoá các quy trình lõi như quản lý tài chính, kế toán, tồn kho, sản xuất và chuỗi cung ứng Khi doanh nghiệp tìm được một bên cung cấp giải pháp ERP chuyên nghiệp và triển khai hiệu quả, họ sẽ nhận được nhiều lợi ích, bao gồm tối ưu hóa chi phí, tăng năng suất, cải thiện chất lượng dữ liệu và ra quyết định nhanh hơn dựa trên báo cáo theo thời gian thực, đồng thời nâng cao trải nghiệm khách hàng và khả năng mở rộng kinh doanh ERP còn cho phép tích hợp với các hệ thống hiện tại và tuỳ biến theo đặc thù ngành nghề, giúp chuẩn hóa quy trình vận hành, tăng tính minh bạch và tuân thủ quy định, từ đó tối ưu hóa hiệu quả vận hành và giá trị gia tăng cho doanh nghiệp.
Để tăng tỷ lệ thành công khi ERP được đưa vào vận hành, mỗi doanh nghiệp cần nhận diện quy trình làm việc và đặc thù quản lý ở từng lĩnh vực, vì khác biệt giữa ngành và giai đoạn triển khai sẽ ảnh hưởng tới hiệu quả ERP Chỉ khi tìm được quy trình làm việc chuyên nghiệp, doanh nghiệp mới có thể nhận ra các vấn đề nội tại cần giải quyết và từ đó điều chỉnh chiến lược triển khai ERP cho phù hợp Hiểu rõ nhu cầu khách hàng và phát triển các giải pháp ERP phù hợp giúp tối ưu quy trình, cải thiện vận hành và tăng hiệu suất tổng thể Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nâng cao tỷ lệ thành công khi ERP được vận hành chính thức, đồng thời tối ưu hóa quản lý nguồn lực và thúc đẩy tăng trưởng bền vững.
Xây dựng các tính năng của giải pháp phù hợp với doanh nghiệp bắt đầu từ một quy trình khảo sát và triển khai kỹ lưỡng Nhờ quy trình này, doanh nghiệp có thể loại bỏ các yêu cầu không thực tế và tập trung phát triển những modules thiết yếu đáp ứng đúng nhu cầu kinh doanh, từ đó tối ưu hoá hiệu suất vận hành và tăng cường cạnh tranh trên thị trường Quá trình khảo sát xác định mục tiêu, phạm vi và ưu tiên tính năng, trong khi triển khai bài bản đảm bảo tích hợp mượt mà với hệ thống hiện có và giảm thiểu rủi ro thay đổi.
Để tối ưu chi phí triển khai ERP, một nhà cung cấp ERP chuyên nghiệp sẽ đi thẳng vào triển khai những giải pháp thực sự cần thiết cho doanh nghiệp, giúp loại bỏ lãng phí và tối ưu hóa nguồn lực Họ cũng sẽ đánh giá rõ các khoản chi trả để doanh nghiệp có thể lập ngân sách hợp lý, từ đó tránh tình trạng dự án bị gián đoạn giữa chặng triển khai.
Cam kết thời gian triển khai từ những nhà cung cấp ERP có kinh nghiệm đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp lên kế hoạch hiệu quả Nhờ từng tham gia triển khai nhiều dự án khác nhau, họ có thể đưa ra ước lượng thời gian tối thiểu và thời gian hoàn thành dự kiến một cách tương đối Điều này cho phép doanh nghiệp xây dựng kế hoạch kinh doanh phù hợp và chuẩn bị trước các tình huống phát sinh, từ đó tránh bị động trong quá trình triển khai.
Tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp khi triển khai ERP với quản trị của sự thay đổi (OCM)
của sự thay đổi (OCM)
1.3.1 Tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp
Tái cấu trúc là quá trình thay đổi liên kết cứng về tổ chức bằng cách sắp xếp lại các phòng ban, tách, ghép và tái cấu trúc cơ cấu quản trị để nâng cao sức hoạt động của doanh nghiệp; đối với doanh nghiệp, đây là quá trình tái thiết kế lại tổ chức dựa trên kết cấu hiện tại nhằm tăng hiệu suất làm việc Quá trình này thể hiện sự thay đổi liên kết giữa các nhân sự trong cùng một công ty, và việc điều chỉnh mô hình quản trị hiện không còn là bước đi mạo hiểm nhờ sự trợ giúp của công nghệ hiện đại Hiện đại hóa hệ thống CNTT giờ đây cần hướng tới các tiêu chí rõ ràng như tối ưu hóa hiệu suất, tăng tính linh hoạt, bảo mật và đảm bảo khả năng tích hợp, quản trị dữ liệu hiệu quả.
- Phục vụ những nhu cầu mới của khách hàng
- Xây dựng các mô hình hợp tác mới với nhà cung cấp
- Mở rộng khả năng phân phối
- Phát triển các dịch vụ điện tử
- Ứng dụng tối đa quản lý dùng quy trình
- Thân thiện hóa việc sử dụng hệ thống CNTT nhằm tăng hiệu quả công việc cho người dùng.
Đối với các doanh nghiệp Việt Nam lần đầu triển khai hệ thống ERP, cần xây dựng một hệ thống hoạt động hiệu quả dựa trên nền tảng CNTT hiện có Để làm được điều này, doanh nghiệp sẽ phải tiến hành tái cơ cấu và hướng tới mô hình quản trị doanh nghiệp theo quy trình Tái cơ cấu giờ đây không còn là thách thức mạo hiểm nếu được thiết kế kiến trúc quy trình tối ưu trước khi triển khai ERP Trách nhiệm thiết kế nên được giao cho một Business Process Architect thực sự am hiểu, người nắm vững hiệu quả của từng quy trình và có khả năng hoạch định quy mô của doanh nghiệp sau cải tổ.
1.3.2 Thách thức với nhà quản lý
Khi hệ thống (ERP) đang ngày một thay thế vai trò con người, lãnh đạo DN luôn phải đối đầu với những thách thức mới:
- Hiệu quả của công việc dần không còn phụ thuộc vào mức thưởng nhân viên mà vào việc làm thế nào để không xảy ra sự cố hệ thống.
- Các phòng ban mất dần khả năng tự tổ chức, tự đánh giá Mọi sự thay đổi về cơ cấu ngày càng phải phụ thuộc vào hệ thống.
Việc nâng cấp và mở rộng hệ thống nên được xem như một đầu tư chiến lược cho doanh nghiệp thay vì một khoản chi phí Đầu tư sai cho ERP có thể gây tổn thất và khó thu hồi vốn, khác biệt so với các hình thức đầu tư tài sản thông thường, nên quá trình đánh giá và lựa chọn dự án CNTT phải được thực hiện kỹ lưỡng để tối ưu hóa ROI và phù hợp với nhu cầu kinh doanh Cần có quyết định đúng đắn cho dự án phát triển CNTT nhằm đảm bảo hiệu quả, tính linh hoạt và sự bền vững của hệ thống ERP trong tương lai.
Hệ thống ERP không tự sửa lỗi, cũng không tự đánh giá chất lượng công việc hay tự ra quyết định; nó không thể thay thế sự giám sát và đánh giá của con người ERP là công cụ hỗ trợ quản trị, đòi hỏi sự giám sát chặt chẽ từ lãnh đạo và sự kết hợp giữa công nghệ với năng lực quản lý nhân sự Các nhà lãnh đạo cần hiểu rằng quản lý nhân sự và quản lý một bộ phận vẫn dựa trên con người, vì vậy ERP chỉ đóng vai trò tối ưu hoá quy trình, giám sát hiệu suất và nâng cao chất lượng công việc khi được triển khai đồng bộ với chiến lược quản trị phù hợp.
DN hiện nay cần đào sâu nghiên cứu để nắm vững các chức năng của hệ thống và khả năng hỗ trợ của CNTT, từ đó đóng góp tích cực vào sự phát triển và hoàn thiện hệ thống ERP Các nhà quản lý phải xem việc nâng cấp hệ thống là cách tăng hiệu quả quy trình thay vì đẩy thêm gánh nặng lên nhân sự, bởi con người chỉ thực hiện những nhiệm vụ mà hệ thống chưa thể làm Với sự hỗ trợ của CNTT, quản trị tổng thể và nhất quán đòi hỏi bổ sung cơ cấu hệ thống và cơ cấu quy trình, sao cho các cơ cấu này phối hợp để tạo ra một mô hình quản lý thống nhất và thân thiện Sau mỗi giai đoạn nâng cấp CNTT, lãnh đạo sẽ đối mặt với trách nhiệm mới và cần tận dụng tối đa khả năng của hệ thống thay vì chỉ đánh giá và tổ chức công việc cho nhân viên Nếu lãnh đạo không nắm rõ vai trò và chức năng của hệ thống ERP, đó sẽ là nhược điểm lớn nhất của dự án triển khai CNTT.
Chọn 1 công ty nước ngoài hoặc VN, phân tích quá trình chuyển đổi số của công ty đó, đánh giá những thành tựu và khó khăn với số liệu minh họa cụ thể Đề xuất một số giải pháp để chuyển đối số thành công khi triển khai ERP Phân tích tính khả thi và hiệu quả mong muốn (1.5 điểm)
Giới thiệu, phân tích và đánh giá quá trình chuyển đổi số của Starbucks
2.1.1 Giới thiệu công ty Starbucks
Hơn 40 năm thành lập, Cà phê Starbucks luôn là công ty dẫn đầu thị trường về doanh số bán lẻ cà phê và là một trong số những thương hiệu mạnh và uy tín nhất tại Mỹ cũng như trên toàn thế giới.
Starbucks lần đầu được thành lập tại số 2000 Western Avenue, Seattle, Washington, vào ngày 30 tháng 3 năm 1971 bởi ba người là Jerry Baldwin, Zev Siegl và Gordon Bowker Ban đầu đó là một cửa hàng nhỏ chuyên bán cà phê hảo hạng và thiết bị xay cà phê Lịch sử thương hiệu Starbucks bắt đầu thay đổi khi Howard Schultz – một trong những người sáng lập, đồng thời làm giám đốc và trực tiếp phụ trách hoạt động marketing – nhận ra tiềm năng mang phong cách phục vụ cà phê Ý tới nước Mỹ Nhờ sự năng động và những ý tưởng đổi mới của Schultz, Cà phê Starbucks từ con số không đã vươn lên trở thành một trong những thương hiệu cà phê đắt giá và được yêu thích nhất trên toàn cầu.
Với sự điều hành của Howard Schultz công ty đã có giai đoạn phát triển một cách ngoạn mục trong suốt giai đoạn sau đó, Cà phê Starbucks đến năm 1998 có trên 1.500 cửa hàng ở Bắc Mỹ và khu vực vành đai Thái Bình Dương, hệ thống vẫn tiếp tục mở rộng với tốc độ trung bình là hơn một cửa hàng mỗi ngày Doanh thu năm 1997 đạt 967 triệu USD và lợi nhuận năm 1997 cũng đạt mức cao nhất từ trước thời điểm đó: 57,4 triệu USD Đối thủ cạnh tranh sát sườn nhất của Cà phê Starbucks cũng mới chỉ có trên 300 địa điểm bán lẻ Từ năm 1992, khi công ty bắt đầu trở thành công ty công chúng, cổ phiếu của Cà phê Starbucks đã tăng gần 9 lần.
Quá trình phát triển của Cà phê Starbucks không ít khi gặp phải những khó, những sai lầm trong chiến lược phát triển Điển hình là trong các năm 2007-2008, Cà phê Starbucks rơi vào một cuộc khủng hoảng nghiêm trọng Tuy nhiên, Chuỗi cửa hiệu cà phê lớn nhất thế giới này đã vượt qua được sóng gió với doanh thu của quý một năm 2009 đạt 2,7 tỷ đô la Mỹ, lợi nhuận ròng đạt 242 triệu đô la Mỹ, tăng 300% cùng kỳ năm 2008, năm mà tình hình kinh doanh của Cà phê Starbucks gặp khó khăn.
Sự phát triển liên tục của Starbucks Coffee được thể hiện qua việc đa dạng hóa danh mục sản phẩm từ các loại đồ uống cà phê và nước ép hoa quả đến bánh ngọt, salad, rượu, cùng với các thiết bị pha chế cà phê và các sản phẩm liên quan tới âm nhạc Tất cả các dòng sản phẩm của Starbucks Coffee đều ghi nhận doanh thu cao trong những năm gần đây, cho thấy chiến lược mở rộng thị trường và tận dụng đa dạng hóa sản phẩm đang mang lại kết quả tích cực.
Starbucks đang cho thấy sự lớn mạnh rõ rệt khi có gần 20.000 cửa hàng tại 61 quốc gia và hơn 150.000 nhân viên trên toàn thế giới, trong đó hơn 65% cửa hàng được mở trên lãnh thổ Mỹ Theo thống kê của công ty, mỗi tuần Starbucks phục vụ hơn 40 triệu khách hàng và hàng năm bán ra hơn 4 tỷ cốc cà phê Ngoài ra, Starbucks không áp dụng chính sách nhượng quyền thương hiệu và sẽ không thực hiện điều này trong tương lai.
2.1.2 Phân tích quá trình chuyển đổi số của Starbucks
Trong thời đại công nghệ 4.0, chuyển đổi số là sống còn của doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quy trình, nâng cao trải nghiệm khách hàng và mở rộng thị trường Các doanh nghiệp hiểu rằng nếu đứng ngoài cuộc chơi số, họ sẽ nhanh chóng bị bỏ lại và đối mặt với nguy cơ thất bại trước các đối thủ biết nắm bắt xu thế Trong 2-3 năm gần đây, chuyển đổi số được nhắc đến nhiều trên các phương tiện truyền thông đại chúng, cho thấy sự dịch chuyển mạnh mẽ và tầm quan trọng ngày càng lớn của quá trình số hóa trong vận hành và quản trị Vậy chuyển đổi số là gì và nó có tầm quan trọng như thế nào đối với sự tồn tại và sự phát triển của doanh nghiệp trong kỷ nguyên số?
- Khái niệm “Chuyển đổi số”
Chuyển đổi số là quá trình tích hợp toàn diện các công nghệ kỹ thuật số vào mọi lĩnh vực của doanh nghiệp Quá trình này ứng dụng các công nghệ số để thay đổi cách vận hành, tối ưu hiệu suất và hình thành các mô hình kinh doanh mới mang lại giá trị cho khách hàng Mục tiêu của chuyển đổi số là nâng cao năng lực cạnh tranh, linh hoạt thích ứng với sự thay đổi của thị trường và tạo ra các giá trị bền vững cho doanh nghiệp trong môi trường số hóa hiện nay.
Chuyển đổi số là sự thay đổi văn hóa của doanh nghiệp, đòi hỏi tổ chức liên tục cập nhật và sẵn sàng chấp nhận thất bại để đổi mới Đối với Việt Nam, chuyển đổi số được hiểu là quá trình chuyển đổi mô hình doanh nghiệp từ truyền thống sang doanh nghiệp số, dựa trên các ứng dụng công nghệ mới như Big Data, điện toán đám mây (Cloud) và IoT để thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình thực hiện và văn hóa doanh nghiệp.
- Starbucks và chuyển đổi số
Những bước chuyển đổi số đầu tiên
Ngày nay Starbucks nổi tiếng với thành công toàn cầu, nhưng ít ai biết họ từng chịu khủng hoảng tài chính năm 2008 tại Mỹ; trong giai đoạn 2007-2008, cổ phiếu Starbucks trên Nasdaq đã giảm tới 42%, trở thành một trong những đợt sụt giảm mạnh nhất trong lịch sử công ty Khó khăn này không hoàn toàn do sai lầm của Starbucks khi giá nguyên vật liệu đầu vào ở đỉnh cao buộc hãng phải tăng giá bán sản phẩm, trong khi nỗi lo suy thoái và lạm phát khiến người tiêu dùng—đặc biệt ở Bắc Mỹ, thị trường lớn nhất của Starbucks—phải thắt lưng buộc bụng và doanh thu bị giảm sút Thêm vào đó, các hãng đồ ăn nhanh như McDonald’s đưa đồ uống cà phê vào thực đơn, hút mất của Starbucks một lượng khách hàng không nhỏ.
Sau khi phải đóng cửa gần 1.000 cửa hàng và sa thải gần 10.000 nhân viên, CEO Howard Schultz cùng đội ngũ lãnh đạo đã đưa ra một quyết định táo bạo nhưng vô cùng sáng suốt: chuyển đổi số để hồi sinh đế chế Starbucks và đưa thương hiệu trở lại vị thế dẫn đầu với doanh thu hàng chục tỷ đô la mỗi năm Schultz đã lèo lái Starbucks vượt qua khủng hoảng năm 2008 bằng cách thay đổi “bộ gen” của Starbucks thành một mô hình hiện đại dựa trên công nghệ và trải nghiệm khách hàng, biến Starbucks thành biểu tượng toàn cầu một lần nữa.
“Digital DNA” hay Gen kỹ thuật số là cuộc chuyển đổi số hóa đánh dấu bước ngoặt lịch sử cho Starbucks, một tập đoàn bán cà phê toàn cầu Quá trình này không chỉ nâng cao hiệu quả vận hành mà còn tái định hình experiência khách hàng thông qua dữ liệu và nền tảng công nghệ tiên tiến Các lãnh đạo Starbucks đã tuyên bố công ty là một “công ty công nghệ đi bán cà phê”, nhấn mạnh cam kết đổi mới và sự gắn kết giữa công nghệ với sản phẩm và dịch vụ Sự chuyển đổi số này giúp tối ưu chu trình cung ứng, mở rộng khả năng tương tác với khách hàng và đẩy mạnh tăng trưởng trên thị trường toàn cầu.
Tận dụng nền tảng số thiết lập vườn ươm dự án số – Starbucks Digital Ventures
Vào năm 2008, Starbucks đã có bước chuyển mình bằng cách thành lập một trung tâm nghiên cứu công nghệ tập trung cho các dự án số mang tên Starbucks Digital Ventures (SDV) SDV được xem là hoàn toàn độc lập với Starbucks, cho phép mọi ý tưởng trong SDV được triển khai với quy trình nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều so với trước đây Sự độc lập này diễn ra trong bối cảnh Starbucks đang rối như tơ vò với bộ máy vận hành cồng kềnh, và SDV được kỳ vọng sẽ giúp Starbucks đẩy nhanh đổi mới số và tối ưu hóa hoạt động của công ty.
“hồi sinh” sau khủng hoảng.
Ngay từ năm 2008, My Starbucks Ideas (MSI) ra đời như một nền tảng crowdsourcing do Starbucks thai nghén nhằm tiếp cận và khai thác mạnh mẽ ý tưởng từ khách hàng, khiến họ cảm thấy đang góp sức xây dựng một mái nhà chung Starbucks MSI đóng vai trò cầu nối giữa khách hàng và Starbucks, cho phép người dùng đề xuất những quan điểm sáng tạo để nâng cao trải nghiệm của chính họ và cộng đồng sử dụng thương hiệu cà phê công nghệ Trong năm đầu tiên, trang MyStarbucksidea.com đã ghi nhận hơn 70.000 ý tưởng; đến năm 2012, chương trình đạt trên 150.000 ý tưởng, trong đó gần 300 ý tưởng đã được thực hiện và trở thành trụ cột thành công của Starbucks.
Hình 2.1: Tổng kết thành tựu 5 năm.
Những ý tưởng có nhiều lượt bầu chọn nhất từ cộng đồng người dùng Starbucks sẽ được trình lên đội ngũ quản lý của Starbucks để xét duyệt và triển khai thực tế Xuất phát từ MSI, Starbucks đã cho ra đời nhiều trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng, tiêu biểu như các cải tiến về dịch vụ, không gian cửa hàng và trải nghiệm thưởng thức, được hình thành từ phản hồi của người dùng và sự đồng hành của cộng đồng.
- Trở thành đơn vị đi đầu trong việc cung cấp Wifi miễn phí thời bấy giờ.
- Cung cấp những ấn phẩm trả phí từ các hãng truyền thông nổi tiếng như New York Times, Wall Street Journal, The Economist thông qua Starbucks Digital Network
– hệ thống nội dung số cao cấp (premium).
- Thiết kế chương trình drive-through, quầy hàng dành cho cho hành khách đang điều khiển phương tiện giao thông.
- Chương trình khuyến mãi Happy Hour.
Những thành tựu và khó khăn trong quá trình chuyển đổi số
Kiến tạo sản phẩm qua các kênh dịch vụ, hành trình khách hàng
Website My Starbucks Ideas (MSI) ra đời, tiếp cận và thu hút đông đảo khách hàng, trở thành cầu nối giữa ý tưởng của người dùng và Starbucks Tại MSI, khách hàng có thể đề xuất những quan điểm thú vị nhằm nâng cao trải nghiệm cho bản thân và cho cộng đồng Starbucks Những ý tưởng nhận được nhiều lượt bầu chọn từ người dùng sẽ được trình lên đội ngũ quản lý của Starbucks để xem xét và triển khai thực tế.
Chuyển đổi số không chỉ kiến tạo sợi dây gắn kết giữa doanh nghiệp với khách hàng mà còn kết nối người dùng với nhau, hình thành các cộng đồng chia sẻ thông tin và trải nghiệm trên mạng xã hội Những cộng đồng này là nền tảng để lan tỏa nội dung, tăng tương tác và củng cố niềm tin, từ đó nuôi dưỡng trái tim của doanh nghiệp – thương hiệu Đây chính là mảnh đất màu mỡ cho sự phát triển của thương hiệu thông qua nhận diện, đồng thuận và sự trung thành của người tiêu dùng.
Chuyển đổi số hỗ trợ và minh bạch thông tin người dùng
Tiếp bước thành công của MSI, Starbucks bắt đầu tập trung nguồn lực phát triển trải nghiệm người dùng trên điện thoại di động Hai ứng dụng trên di động là myStarbucks (mS) và My Starbucks Mobile Card (MSMC) lần lượt ra mắt vào tháng 9 năm 2009 và tháng 1 năm 2011 Với mục tiêu hỗ trợ khách hàng sở hữu thẻ thành viên Starbucks, bộ đôi ứng dụng này cho phép người dùng dễ dàng quản lý thẻ thành viên và tiếp cận các tiện ích liên quan ngay trên điện thoại, từ đó nâng cao tính tiện lợi và trải nghiệm khách hàng trên nền tảng di động.
− Quản lý tài khoản thẻ thành viên.
− Tra cứu tải số dư thẻ trực tiếp qua điện thoại thông minh.
− Kiểm tra trạng thái điểm thưởng Starbucks.
− Tìm các cửa hàng Starbucks xung quanh.
− Thanh toán nhanh chóng đơn hàng qua thẻ thành viên.
Sau hai năm ra mắt, bộ đôi ứng dụng đã đạt 9 triệu người dùng thường xuyên, cho thấy sức hút của thị trường và tiềm năng tăng trưởng cao Trong năm 2012, doanh thu từ thanh toán qua điện thoại đạt hơn 30 triệu USD, minh chứng cho sự tăng trưởng nhanh chóng của nền tảng này.
Nâng cao tính cá nhân hóa – Marketing 1:1
Khách hàng hiện có thể thuộc nhiều phân khúc khác nhau và liên tục biến đổi, vì vậy cá nhân hóa và sự khác biệt trong thông điệp truyền thông là xu hướng tất yếu để thương hiệu thành công Chuyển đổi số sẽ giúp hình thành nền tảng dữ liệu quý giá dựa trên lịch sử mua hàng của người dùng, từ đó tối ưu hóa chiến lược tiếp thị và chăm sóc khách hàng Ví dụ năm 2016, Starbucks đã thử nghiệm AI vào việc gửi email cá nhân hóa: họ có thể tự động tạo và gửi 400.000 mẫu email hoàn toàn cá nhân hóa dựa trên thời điểm khách hàng không thể từ chối nhận thông tin.
Howard Schultz, chủ tịch của chuỗi cà phê Starbucks, nhận thấy kể từ khi Jim Donald lên nắm quyền điều hành, công ty bắt đầu gặp khó khăn Dịch vụ khách hàng và tình hình tài chính của Starbucks đều trở nên xấu đi trong giai đoạn này Sự thay đổi lãnh đạo được cho là tác động tiêu cực đến hiệu suất và định hướng của hãng, nhấn mạnh mối liên hệ giữa quản trị và hiệu quả kinh doanh.
Schultz muốn trở lại nắm quyền điều hành Starbucks và đưa công ty trở lại quỹ đạo để vừa bắt kịp thời thế thay đổi vừa khôi phục quy mô và danh tiếng toàn cầu như trước Để thực hiện điều này, ông cho rằng công nghệ là yếu tố then chốt và có sự hỗ trợ từ người bạn Michael Dell, chủ hãng máy tính Dell Schultz đã tâm sự với Michael Dell về kế hoạch của mình khi hai người cùng đạp xe dọc bờ biển Hawaii trong dịp nghỉ lễ Giáng sinh.
Michael Dell quay lại làm giám đốc điều hành của Dell sau ba năm từ nhiệm, và hãng đã lột xác nhẹ với một trang web được thiết kế lại nhằm tăng cường phản hồi và đề xuất từ khách hàng Người đứng sau sự thay đổi này là Benioff, CEO của Salesforce, và sự hợp tác giữa Benioff và Schultz đã dẫn đến một buổi ăn sáng để thảo luận về chiến lược đồng hành với khách hàng, nơi ông nói về tầm quan trọng của phản hồi người dùng trong quá trình đổi mới.
“Tôi muốn anh giúp tôi tạo ra một trang web giống như anh đã làm cho Michael”.
Chính vì vậy, chỉ vài tháng sau đó, vào đầu năm 2008, Starbucks cho ra mắt trang gợi ý My Starbucks Idea với Benioff, CEO Salesforce, giữ vai trò cố vấn chính của dự án Sự tham gia của Benioff được xem là yếu tố giúp Starbucks hầu như không gặp phải quá nhiều khó khăn trong quá trình chuyển đổi số nhờ sự tư vấn và định hướng chiến lược của ông.
Ý tưởng My Starbucks Idea đánh dấu một bước sang trang trong lịch sử Starbucks và là một cột mốc trọng yếu cho thời kỳ Schultz gắn bó với hãng Nhờ sáng kiến này, Starbucks đã mở rộng chuỗi cửa hàng cà phê toàn cầu ở giai đoạn đầu và tăng cường khả năng số hóa ở giai đoạn tiếp theo, tạo nền tảng cho sự tăng trưởng và đổi mới liên tục.
Quá trình chuyển đổi số của Starbucks tuy không gặp nhiều khó khăn lớn nhưng vẫn có những thử thách cản trở việc hoàn thiện Starbucks phải đối mặt với áp lực từ bên ngoài lẫn nội tại: thị trường châu Á tràn ngập các quán cà phê nhỏ nhưng áp dụng công nghệ để nâng cao năng suất và độ hoàn vốn, thậm chí đã có quầy cà phê do người máy vận hành để cạnh tranh Ở Mỹ, các tập đoàn thức ăn nhanh như Dunkin' và McDonald’s ngày càng thầu cà phê giá rẻ, trong khi các thương hiệu địa phương cạnh tranh ở phân khúc cà phê hạng sang khiến Starbucks bị đẩy vào vị trí ở giữa.
Khi Schultz trở lại, nội bộ cho thấy một chuỗi cà phê quy mô lớn nhưng thiếu kiểm soát vận hành, dẫn đến ảnh hưởng tiêu cực đến tài chính và lợi nhuận tăng chỉ 1,5% Sản phẩm không còn mang tính đột phá như trước, phong cách bài trí quán mất đi đặc trưng, và dịch vụ trở nên tầm thường Đồng thời, hoạt động đào tạo nhân viên bị hạn chế so với trước, khiến chất lượng phục vụ không còn đồng nhất.
Do đó, bên cạnh việc tái khôi phục các đặc trưng trước đây và mở rộng thêm thị trường khổng lồ ở Trung Quốc và Ấn Độ, My Starbucks Idea đánh dấu bước khởi đầu về công nghệ trong quá trình phục hồi của gã khổng lồ cà phê Mỹ.
Trang web này thành công khi lắng nghe ý tưởng từ khách hàng và biến chúng thành những đặc trưng riêng cho chuỗi cà phê như wifi miễn phí trong quán, ưu đãi sinh nhật cho khách hàng và việc không in hóa đơn cho các đơn hàng dưới 25 USD để tiết kiệm giấy Từ đây, hệ thống điểm thưởng cho khách hàng thân thiết được thiết lập, mở đường cho sự ra đời của chương trình Starbucks Rewards vào năm 2009, thu hút hàng triệu người tham gia và hàng triệu đô la tiền nạp được quy đổi thành các hạng mục thành viên Năm 1993, Schultz đã thuê một nhà sinh học tế bào với mong muốn tạo ra loại cà phê uống liền hảo hạng; mười sáu năm sau, Starbucks VIA ra mắt tại Mỹ và mang lại lợi nhuận 100 triệu đô la chỉ sau 10 tháng.
Trong bối cảnh những thay đổi công nghệ đáng kể, Howard Schultz đã từ chức khỏi vị trí CEO của Starbucks vào năm 2017 Người kế nhiệm ông, Kevin Johnson, cũng là một dân công nghệ.
Giải pháp để chuyển đổi số thành công khi triển khai ERP
Để gia tăng lượng khách hàng và mang đến cho họ trải nghiệm hiệu quả hơn, nhóm đề xuất các giải pháp chuyển đổi số cho Starbucks nhằm tối ưu hóa việc triển khai ERP Ứng dụng trí tuệ nhân tạo được xem là động lực chính để mang lại trải nghiệm khách hàng tốt hơn, từ cá nhân hóa đề xuất đồ uống và dịch vụ đến từng khách hàng, đến tối ưu hóa quy trình vận hành, quản lý tồn kho và chuỗi cung ứng, từ đó nâng cao sự hài lòng, tăng lượt ghé thăm và doanh thu, đồng thời củng cố vị thế thương hiệu trên thị trường.
Trên toàn cầu, chuyển đổi số gắn liền với trí tuệ nhân tạo nhằm mang lại trải nghiệm khách hàng tốt hơn; các tập đoàn lớn như Facebook và Amazon đã ứng dụng AI để tương tác trực tiếp với người dùng Việc triển khai AI trong hệ thống ERP của Starbucks được xem là bước thiết yếu để gia tăng sự tương tác với khách hàng và nâng cao hiệu quả phục vụ.
Việc dùng AI trong ERP giúp quản lý dữ liệu và quy trình kinh doanh trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn, khi hệ thống ERP xử lý, tạo báo cáo và cung cấp thông tin cho doanh nghiệp một cách tự động và chính xác Những nhu cầu xử lý dữ liệu quan trọng trải rộng trên các hoạt động tài chính, sản xuất, dự án và nhân sự, và ERP đóng vai trò nền tảng để điều hành doanh nghiệp dựa trên dữ liệu Khi công nghệ AI tiếp tục phát triển và tích hợp, phần mềm và máy móc AI sẽ đảm nhận ngày càng nhiều nhiệm vụ đòi hỏi phân tích lượng dữ liệu khổng lồ mà trước đây cần sự xem xét của con người, từ đó tối ưu hóa hiệu suất làm việc và tiết kiệm nguồn lực cho tổ chức.
Dịch vụ trò chuyện cùng AI
Dịch vụ này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng thông qua nguồn dữ liệu mà AI thu thập từ người dùng, cho phép Starbucks tham khảo các loại thức uống, đồ ăn và những sở thích chung để phát triển sản phẩm dựa trên đó Công cụ AI bổ sung và có thể thực hiện nhiều công việc quản lý dữ liệu ERP phổ biến Để nâng cao năng suất và lợi nhuận, AI được sử dụng để đưa ra các quyết định kinh doanh quan trọng hơn, với quyền truy cập vào tập dữ liệu lớn hơn và khả năng xử lý vượt trội so với con người, giúp xác định khách hàng tiềm năng, tính toán chi phí phù hợp cho từng khách hàng và nhận diện những nhân viên có khả năng gắn bó lâu dài với công ty Những quyết định này vượt ra ngoài tự động hóa quy trình cơ bản và là yếu tố phân biệt các công cụ AI với các công cụ tự động hóa trong quá khứ Ứng dụng Cloud.
Điện toán đám mây cho phép AI khai thác và phân tích dữ liệu ở quy mô lớn, giúp các mô hình AI đào sâu và đưa ra kết quả chính xác hơn Đây là bước đột phá sáng tạo cho các accelerator của phần mềm AI—những lớp vi xử lý hoặc hệ thống được thiết kế để tăng tốc phần cứng cho các ứng dụng AI Thêm vào đó, các nhà cung cấp đám mây có lợi thế so với AI không dựa trên đám mây nhờ mạng lưới trung tâm dữ liệu toàn cầu rộng lớn của họ, được đặt ở các vị trí chiến lược để xử lý lượng dữ liệu khổng lồ phát sinh trên toàn thế giới.
Sự linh hoạt của đám mây cho phép cung cấp nhanh chóng các tài nguyên khi cần thiết, với máy chủ và không gian lưu trữ có thể được cấp phát chỉ trong vài phút Hiện nay, phân phối IaaS được thực hiện thông qua bảng điều khiển của các nhà cung cấp đám mây, nơi các tính năng mới liên tục được cập nhật cho người dùng Các dịch vụ đám mây giúp rút ngắn thời gian phát triển, thử nghiệm và triển khai ứng dụng phần mềm Với điện toán đám mây, đội ngũ lãnh đạo của Starbucks dễ dàng đưa ra các quyết định về chiến lược, đánh giá và ngân sách dựa trên dữ liệu được cập nhật liên tục Ứng dụng phân tích dữ liệu (data analytics) trên nền đám mây cho phép khai thác insight từ dữ liệu để tối ưu hóa hoạt động và hiệu quả chi phí.
Big data và data analytics là công cụ và bí quyết đưa doanh nghiệp lên vị thế hàng đầu thế giới, và Starbucks có thể áp dụng để cải thiện hiệu quả vận hành và tiếp cận khách hàng dễ dàng hơn Việc tập trung vào phân tích dữ liệu lớn để thích nghi với công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo (AI) là nền tảng cho chuyển đổi số bền vững Ở Việt Nam, nhiều lĩnh vực đã chú trọng ứng dụng dữ liệu lớn trong quản lý nhà nước, sản xuất và kinh doanh, mở ra lợi thế cho quá trình chuyển đổi số dựa trên dữ liệu Lợi thế đầu tiên là tỉ lệ người dân sở hữu smartphone và máy tính tăng nhanh, tạo thuận lợi cho thu thập dữ liệu; lợi thế thứ hai là các công ty Việt Nam trẻ và có thể xây dựng hạ tầng mới mà không chịu tác động từ hệ thống cũ, mang lại đà tăng trưởng nhanh khi được đầu tư bài bản ngay từ đầu.
Trên thế giới, hoạt động phân tích dữ liệu diễn ra nhanh chóng và đạt độ chính xác cao nhờ sự hỗ trợ của công nghệ hiện đại như AI và Machine Learning Công nghệ này giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian phân tích và cung cấp thông tin sâu sắc, có giá trị cho quá trình ra quyết định, từ đó tối ưu hóa chiến lược kinh doanh và vận hành Nhờ đó, tổ chức có thể đưa ra quyết định kịp thời, tăng hiệu quả hoạt động và nâng cao cạnh tranh trên thị trường Việc ứng dụng AI và Machine Learning không chỉ cải thiện tốc độ xử lý dữ liệu mà còn tăng khả năng nhận diện xu hướng và rủi ro, mang lại lợi thế cạnh tranh bền vững.
− Hỗ trợ người dùng ra quyết định nhanh chóng và chính xác, tăng cường kiểm soát thông tin.
− Cải thiện quy trình mang lại lợi thế cạnh tranh.
− Lập các kế hoạch và đưa ra dự báo cụ thể.
− Hạn chế các quyết định có tính rủi ro cao.
− Tiết kiệm được lượng chi phí đáng kể.
Phân tích tính khả thi và hiệu quả mong muốn
2.4.1 Tính khả thi của giải pháp
Starbucks có thể gợi ý những nội dung một cách chính xác cho khách hàng dựa trên sở thích của họ, và sở thích của những người khác trùng khớp với hồ sơ của họ.
Thuật toán nén AI của Starbucks để tối thiểu hóa kích thước các file cần phải truyền, và do đó giúp họ có thể cải thiện chất lượng sử dụng trực tuyến AI cho phép những gợi ý này trở nên ăn ý hơn, vì chúng học từ một bộ dữ liệu về thói quen khách hàng không ngừng tăng trưởng.
Nền tảng Starbucks ban đầu được thiết kế nhằm tối giản hóa trải nghiệm và đảm bảo sự dễ sử dụng cho người dùng Nhà phát triển trang web đã liên kết có chủ đích các yếu tố giao diện để tăng tính thân thiện và cung cấp khả năng tự thiết lập thông qua cổng thông tin trên website, cùng với các yêu cầu gửi qua email và tùy chọn liên hệ trực tiếp với đại diện qua điện thoại hoặc trò chuyện trực tiếp.
Bằng cách tận dụng các dịch vụ đám mây của Amazon Web Services (AWS), Starbucks đã hợp tác với Amazon để ra mắt một tính năng mới cho phép người dùng đặt lại thức uống ưa thích của mình, mô phỏng trải nghiệm tương tác với một người pha cà phê thật ở ngoài đời.
Starbucks giờ đây có phạm vi phủ sóng toàn cầu, thu hút một lượng khách hàng lớn trên toàn thế giới và được nhiều người biết đến Thương hiệu này tiếp tục mở rộng mạng lưới bằng cách hợp tác với các nhà cung cấp dữ liệu lớn như Google và Amazon, cho thấy mức độ liên kết mạnh mẽ giữa chuỗi cà phê hàng đầu và các nền tảng công nghệ hàng đầu Amazon và Starbucks đã thiết lập mối quan hệ hợp tác đặc biệt, mang lại lợi ích cho cả hai bên và củng cố vị thế của Starbucks trên thị trường toàn cầu.
Thông tin được liên kết và cập nhật liên tục với độ chính xác cao giúp tối ưu quy trình chăm sóc khách hàng Nhờ dữ liệu đồng bộ và cập nhật kịp thời, hoạt động chăm sóc khách hàng trở nên hiệu quả hơn, từ đó kéo dài thời gian khách hàng ở lại và tăng khả năng giữ chân khách hàng Kết quả là sự hài lòng của khách hàng được nâng cao, đóng góp vào tăng trưởng kinh doanh và xây dựng uy tín cho thương hiệu.
Chúng tôi không chỉ tập trung tăng doanh số bằng các sản phẩm nổi bật mà còn hoàn thiện và giới thiệu ra thị trường những bộ sưu tập mới có tính cạnh tranh khác biệt về nội dung, thể loại và các dự án Các bộ sưu tập được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của thị trường toàn cầu đồng thời tối ưu chi phí ở mức hợp lý, nhằm tăng lợi nhuận và mở rộng phạm vi tiếp cận khách hàng Việc kết hợp sáng tạo nội dung với định vị thương hiệu và chiến lược phân phối đa kênh giúp nâng cao nhận diện và hiệu quả tiếp thị trên các nền tảng số Với mục tiêu tăng trưởng bền vững, chúng tôi chú trọng chất lượng, sự đa dạng và thông điệp đồng bộ từ nội dung đến giá cả và triển khai thị trường.
Hệ thống ERP liên kết toàn bộ dữ liệu và quy trình, giúp tạo ra cái nhìn tổng quan và toàn cảnh cho doanh nghiệp Do đó, Starbucks cần tiếp tục xây dựng và đa dạng hóa các sản phẩm ở quy mô toàn cầu và khu vực, đồng thời mở rộng danh mục sản phẩm để cạnh tranh hiệu quả với các đối thủ trên thị trường.
Triển khai ERP giúp đồng bộ hóa mọi luồng dữ liệu, hạn chế tối đa các thao tác thủ công và phân công công việc một cách hợp lý Với quản lý dữ liệu tập trung và tự động hóa quy trình, năng suất làm việc được kiểm soát và cải thiện liên tục Kết quả là chi phí vận hành được cắt giảm đáng kể, giải phóng vốn đầu tư cho các thương vụ lớn hơn trong tương lai.
ERP giúp chủ doanh nghiệp quản lý cảm thấy yên tâm và tự tin trước mỗi quyết định Nó cung cấp một bức tranh tổng thể về các hoạt động của doanh nghiệp, cho phép lãnh đạo nắm bắt tình hình và hiệu quả vận hành một cách toàn diện Nhờ đó, trước mọi sự thay đổi hay khủng hoảng, họ có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác, tối ưu hóa hiệu suất và giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp.
Chuyển đổi số mang lại nhiều lợi ích cho mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp, từ quản trị điều hành đến nghiên cứu và kinh doanh; những lợi ích dễ nhận biết nhất là cắt giảm chi phí vận hành, tiếp cận được nhiều khách hàng hơn trong thời gian dài, ra quyết định nhanh chóng và chính xác nhờ hệ thống báo cáo thông suốt, tối ưu hóa năng suất làm việc của nhân viên và tăng khả năng cạnh tranh cho tổ chức Đồng thời doanh nghiệp hướng tới 5 mục tiêu cuối cùng của chuyển đổi số gồm: tăng tốc độ ra thị trường, tăng cường vị trí cạnh tranh trên thị trường, thúc đẩy tăng trưởng doanh thu, nâng cao năng suất của nhân viên và mở rộng khả năng thu hút và giữ chân khách hàng Ví dụ điển hình là Starbucks, khi chuyển đổi số không chỉ giúp vượt qua khủng hoảng năm 2007 mà còn đẩy mạnh phát triển đến ngày nay nhờ hai hệ công cụ tối ưu Starbucks Digital Ventures và Digital Flywheel, giúp dễ dàng tiếp cận nhiều khách hàng hơn, tối ưu hóa quy trình vận hành và tăng nhanh năng suất làm việc.
Trình bày các yếu tố đảm bảo thành công khi triển khai dự án ERP với các trích dẫn đầy đủ (1.5 điểm)
Tập trung vào các yêu cầu và quy trình kinh doanh đầu tiên
Thông thường, các doanh nghiệp bị giới hạn bởi các khả năng kỹ thuật hoặc nền tảng của một phần mềm hỗ trợ cụ thể Những giới hạn này không phải điều quan trọng nhất; điều thật sự quan trọng là bạn hình dung được cách hệ thống kinh doanh của mình nên hoạt động và xác định các yêu cầu thiết yếu để hệ thống đó có thể vận hành Khi đã xác định được mục tiêu vận hành và các yêu cầu cốt lõi, bạn có thể lựa chọn phần mềm ERP phù hợp với nhu cầu kinh doanh độc đáo của mình một cách hiệu quả hơn.
Để đạt được tỷ suất hoàn vốn ERP (ROI) lành mạnh, cần đo lường hiệu suất sau khi triển khai chứ không chỉ xây dựng một bài thuyết phục cấp cao để xin phê duyệt từ quản lý hay ban giám đốc Quá trình này đòi hỏi thiết lập các KPI (chỉ số đo lường) chủ chốt, xác lập đường cơ sở và mục tiêu cho các KPI đó, và liên tục theo dõi hiệu suất sau khi hệ thống đi vào vận hành Đây là cách duy nhất để nhận diện và tối ưu các lợi ích của ERP, đảm bảo giá trị và ROI của dự án được hiện thực hóa.
Việc chọn đúng giải pháp ERP có vẻ hiển nhiên, nhưng trên thực tế không phải lúc nào cũng xảy ra Các nhà cung cấp ERP thường có xu hướng hoàn thiện khả năng của giải pháp để hứa hẹn xử lý mọi bài toán nghiệp vụ, nghĩa là giải pháp có thể đáp ứng hoàn hảo cho mọi tình huống Tuy nhiên thực tế cho thấy điều đó không phải lúc nào cũng đúng Vì vậy doanh nghiệp nên đặt câu hỏi ngược với nhà cung cấp: họ sẽ giải quyết bài toán này như thế nào, họ đã gặp bài toán tương tự ở những ngữ cảnh nào, và họ có thể chứng minh bằng các trường hợp thành công hay không Đó là thực tiễn thành công của một giải pháp ERP Thêm vào đó, doanh nghiệp cần một quá trình lựa chọn khắt khe và có cấu trúc để tìm ra giải pháp ERP phù hợp nhất với mình, đảm bảo giải pháp ERP được tích hợp với quy trình và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.
Lựa chọn đúng đơn vị triển khai ERP là yếu tố tối quan trọng tương tự như việc chọn đúng giải pháp; đơn vị triển khai phải là đối tác có năng lực chuyên môn và kinh nghiệm để đảm bảo doanh nghiệp nhận được tối đa các tính năng và lợi ích của giải pháp đã đầu tư Doanh nghiệp có thể tự thực hiện triển khai hoặc thuê đơn vị tư vấn độc lập, đây là xu hướng phổ biến trên thế giới; tại Việt Nam đã có nhiều doanh nghiệp lớn cũng như nhỏ triển khai ERP để quản trị doanh nghiệp như Petrolimex, Trung Nguyên, Maxport, ALS, An Hưng Tường, Eurowindow.
… Con số các doanh nghiệp triển khai ERP lên đến hàng trăm doanh nghiệp, phần mềm mà các doanh nghiệp ưa chuộng nhất hiện này là ERP SAP.
Lựa chọn đội dự án với các thành viên phù hợp
Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp vẫn xem triển khai ERP là trách nhiệm của đơn vị triển khai, cho rằng chỉ cần chi tiền mua giải pháp và thuê đơn vị triển khai là đủ để sau vài tháng hệ thống có thể vận hành Tuy nhiên, đánh giá thấp yêu cầu và vai trò của đội dự án nội bộ là một trong những nguyên nhân chính dẫn tới thất bại, vì đội ngũ này đóng vai trò kết nối với nhà triển khai và là người trực tiếp vận hành hệ thống sau khi đi vào hoạt động Kỹ năng, kinh nghiệm và sự nỗ lực của đội dự án nội bộ vô cùng quan trọng cho quá trình triển khai ERP, bởi họ phối hợp xây dựng hệ thống và đứng ở vị trí người tiếp nhận, vận hành sau khi triển khai Chọn lọc những nhân viên am hiểu nghiệp vụ và nắm rõ các vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải tham gia vào đội dự án là điều cần làm, đồng thời đảm bảo họ sẽ gắn bó lâu dài với doanh nghiệp để tối ưu hóa hiệu quả của ERP.
Trong giai đoạn triển khai dự án, nên để đội ngũ tập trung duy nhất vào công việc triển khai lõi, bỏ qua các nhiệm vụ phụ và tối ưu hóa tiến trình Việc phân công các công việc thường ngày cho những người khác giúp giảm xao nhãng, tăng hiệu suất làm việc và đẩy nhanh tiến độ dự án Bằng cách tập trung nguồn lực vào nhiệm vụ chính và giao phó các nhiệm vụ phụ cho đúng người, dự án duy trì chất lượng và đạt được kết quả mong muốn đúng hạn.
Lập kế hoạch dự án một cách cẩn thận
Để triển khai hiệu quả, cần lập kế hoạch triển khai một cách thực tế và chi tiết, giúp doanh nghiệp nắm bắt rõ những việc sẽ làm và phạm vi công việc của từng thành viên trong đội dự án Việc phân công trách nhiệm một cách rõ ràng cho từng cá nhân đảm bảo doanh nghiệp kiểm soát được tiến độ và chất lượng, đồng thời mỗi người biết rõ phần công việc của mình và thời hạn hoàn thành Đây là những nguyên tắc cơ bản khi thực hiện bất kỳ dự án nào, không chỉ với dự án ERP, nhằm tối ưu hóa quản lý dự án và tăng cơ hội thành công.
Thực tế, nhiều dự án ERP tại Việt Nam thường kéo dài hơn kế hoạch ban đầu do nhiều nguyên nhân như thay đổi nhân sự, mức độ phức tạp của nghiệp vụ đòi hỏi tùy biến và thay đổi quy mô triển khai Tuy nhiên, một nguyên nhân chung nữa là khi lập kế hoạch, doanh nghiệp và đơn vị triển khai thường đặt ra các mốc thời gian khá “lạc quan”, thậm chí phi thực tế Điều này có thể xuất phát từ việc ước lượng khối lượng công việc chưa đầy đủ hoặc mong muốn hoàn thành dự án sớm nhất có thể Hậu quả của việc trễ tiến độ không chỉ là phát sinh công việc và chi phí mà còn ảnh hưởng đến tinh thần của đội ngũ dự án.
Quản lý dự án chặt chẽ và cam kết tài nguyên
Vào thời điểm kết thúc ngày làm việc, thành công hay thất bại của một dự án ERP lớn phụ thuộc vào cách bạn quản lý dự án; vì vậy, hãy đảm bảo một quản lý dự án xuất sắc và sự tham gia của những “A-Players” từ doanh nghiệp để hỗ trợ và tham gia dự án Hãy theo đuổi một kế hoạch dự án chặt chẽ và tuân thủ nghiêm ngặt quy trình, đây là chìa khóa để ERP thành công Đừng quên đảm bảo cam kết mạnh mẽ từ cấp lãnh đạo điều hành công ty.
Dự án ERP cần được định hướng từ trên xuống dưới, với sự tham gia chỉ đạo và hỗ trợ hàng ngày của đội ngũ lãnh đạo Trong quá trình triển khai, mâu thuẫn hoặc sự không đồng thuận giữa các thành viên của hai đội dự án có thể nảy sinh bất cứ lúc nào, và lúc đó sự dung hòa nhanh nhạy cùng quyết đoán của lãnh đạo là yếu tố quyết định để đẩy dự án tiến triển thuận lợi.
Bất kỳ một dự án không được hỗ trợ từ các quản lý cấp cao của công ty sẽ thất bại.
Dù sự đồng hành của CIO hoặc IT Director mang lại giá trị lớn, nó vẫn chưa đủ để bảo đảm thành công cho mọi dự án CNTT Dù dự án có chạy trơn tru đến đâu, vẫn tồn tại những vấn đề cần được xử lý kịp thời Vì vậy, CEO và toàn bộ ban lãnh đạo cấp cao phải có mặt để nhận diện và giải quyết các vấn đề này một cách nhanh chóng, nhằm đảm bảo tiến độ và chất lượng dự án CNTT.
Dành thời gian lên kế hoạch trước khi bắt đầu
Trong quá trình lựa chọn phần mềm ERP, các nhà cung cấp thường muốn chốt thỏa thuận càng sớm càng tốt, nhưng điều quan trọng là đảm bảo quá trình lựa chọn được thực hiện đúng cách Nên xác nhận rõ yêu cầu kinh doanh và kế hoạch dự án trước khi ký kết để tránh nhảy vào dự án mà thiếu sự hiểu biết về nhu cầu thực tế Dành đủ thời gian ở giai đoạn đầu để đảm bảo các yếu tố này được thiết lập đầy đủ sẽ giúp giảm thiểu thời gian sửa chữa sai sót về sau Đồng thời, đào tạo người dùng cuối một cách đầy đủ ngay từ đầu sẽ tăng hiệu quả triển khai và đảm bảo ERP mang lại lợi ích mong muốn cho doanh nghiệp.
ERP mang lại những thay đổi lớn cho con người và thành công của triển khai phụ thuộc ở việc người dùng hiểu và sử dụng hệ thống hiệu quả Việc triển khai ERP không kết thúc khi thiết kế, cấu hình và cài đặt hoàn tất mà phải đi kèm với vận hành thực tế do người dùng cuối thực hiện Đội ngũ người dùng cuối, bao gồm quản trị hệ thống và nhân viên tác nghiệp, cần được đào tạo bài bản để sử dụng ERP đúng cách và hiệu quả nhất Chương trình đào tạo phải kết hợp giữa lý thuyết và thực hành ngay trên máy thật, giúp chuyển đổi kiến thức thành hành vi làm việc hàng ngày Doanh nghiệp nên dành ngân sách và thời gian cho đào tạo, quản trị thay đổi và thiết kế công việc, những yếu tố không thể thiếu trong mọi dự án ERP.
Trong bối cảnh thực tế, doanh nghiệp nên đào tạo toàn bộ người dùng cho hệ thống ERP để đảm bảo sự đồng bộ và khai thác đầy đủ các tính năng Tuy nhiên, khi số lượng người dùng đông hoặc mạng lưới chi nhánh trải dài ở nhiều địa điểm, có thể lựa chọn đào tạo những người chủ chốt và để họ truyền đạt lại cho các thành viên khác Phương án này giúp giảm gián đoạn quá trình chuyển đổi và tối ưu hóa nguồn lực đào tạo Tất cả các bước này nên được đưa vào kế hoạch thay đổi hệ thống ERP của doanh nghiệp, làm rõ thời gian, phạm vi và trách nhiệm để đảm bảo triển khai hiệu quả.
Quản lý thay đổi hiệu quả
Việc ra đời hệ thống ERP mới sẽ ảnh hưởng tới nhiều khía cạnh của doanh nghiệp, từ quy trình kinh doanh đến thủ tục thay đổi và vai trò của từng nhân sự Vì mỗi người phản ứng với thay đổi theo cách khác nhau, doanh nghiệp cần một chiến lược khéo léo để triển khai ERP từng bước, bảo đảm quá trình vừa căn theo mong đợi vừa giảm gián đoạn Đảm bảo hiểu vì sao bạn triển khai ERP được xem là yếu tố then chốt: dù các tập đoàn vẫn hay dùng SAP, Oracle hay Odoo, câu hỏi thực sự là bạn có thật sự cần một hệ thống ERP hay không? Có thể việc cải tiến quy trình, thiết kế lại tổ chức và chọn công nghệ phù hợp sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu kinh doanh với chi phí thấp hơn so với việc gắn nhãn ERP mà chưa tối ưu hóa Khi nắm rõ mục tiêu kinh doanh và những gì bạn kỳ vọng từ hệ thống ERP, bạn có thể đưa ra quyết định đúng đắn — có thể là triển khai ERP hoặc thậm chí là một giải pháp không liên quan đến ERP.