Tài liệu kế toán chứng từ kế toán, sổ kế tốn, báo cáo tài chính

Chứng từ kế toán sao chụp phải được chụp từ bản chính và phải có chữ ký và dấu xác nhận của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán nơi lưu bản chính hoặc cơ quan nhà nước có t

Luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003 về

kế toán của Quốc Hội khóa XI (Mục 5)

Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam

Luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003 về

kế toán của Quốc Hội khóa XI (Mục 5)

MỘT SỐ KHÁI NIỆM

Theo Khoản 8 Điều 4 Luật Kế toán 2003

• Tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán

MỘT SỐ KHÁI NIỆM

Theo Điều 10 Chuẩn mực số 01

• Tài liệu kế toán gồm: chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo hoạt động

nghiệp vụ KBNN, báo cáo nhanh, báo cáo

quyết toán, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và các tài liệu khác có liên quan đến

kế toán Tài liệu kế toán phải được bảo quản chu đáo, an toàn tại đơn vị KBNN trong quá

trình sử dụng và lưu trữ

I Trách nhiệm của bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán.

• Đơn vị kế toán có trách nhiệm quản lý, sử dụng, bảo

quản và lưu trữ tài liệu kế toán (Điều 16)

• Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản, lưu trữ đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ (Điều 40)

• Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế toán của mình trong quá trình sử dụng (Điều 40)

• Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán (Điều 40)

(Căn cứ Luật Kế toán)

CÂU HỎI:

II Yêu cầu của bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán.

• Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp luật cho từng loại tài liệu kế toán

• Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu, bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên

bản kèm theo bản sao chụp tài liệu bị tạm giữ,

bị tịch thu, bị mất hoặc bị huỷ hoại (Khoản 2, Điều 40, Luật kế toán & Điểm b, khoản 2, Điều

18, Nghị Định 128)

II Yêu cầu của bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán.

• Đối với chứng từ kế toán chỉ có một bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở cả hai nơi thì một

trong hai nơi được lưu trữ bản chứng từ sao

chụp Chứng từ kế toán sao chụp phải được

chụp từ bản chính và phải có chữ ký và dấu xác nhận của người đại diện theo pháp luật của đơn

vị kế toán nơi lưu bản chính hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định tạm giữ, tịch

thu tài liệu kế toán trên chứng từ kế toán sao

chụp (Khoản 2, Điều 35, Nghị Định 128 &

Khoản 1, Điều 18, Nghị Định 128)

II Yêu cầu của bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán.

• Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có

hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ

hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và

theo kỳ kế toán năm (Khoản 4, Điều 35, NĐ

128 & Điều 28, NĐ 129)

Yêu cầu về nơi lưu trữ.

• Tài liệu kế toán của đơn vị kế toán được lưu tại kho lưu trữ của đơn vị đó

• Kho lưu trữ tài liệu kế toán phải bố trí gần địa bàn nơi đơn vị đóng trụ sở, phải có đầy đủ thiết bị bảo quản và điều kiện bảo quản bảo đảm an toàn trong quá trình lưu trữ theo quy định của pháp

luật.Trường hợp đơn vị kế toán không tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ tại đơn vị thì phải thuê tổ chức, cơ quan lưu trữ tài liệu kế toán trên cơ sở ký kết hợp đồng lưu trữ theo quy định của pháp luật (Khoản 1, 2, Điều 36, NĐ 128 & Đ29, NĐ129)

Lưu trữ tài liệu kế toán trong một số trường hợp đặc biệt.

Chia

doanh

nghiệp

Lưu trữ tài liệu kế toán trong một số trường hợp đặc biệt.

Tách

doanh

nghiệp

Trong tình huống trên, chứng từ

kế toán được xử lý như thế nào?

Hợp

nhất

doanh

nghiệp

Lưu trữ tài liệu kế toán trong một số trường hợp đặc biệt.

Căn cứ Khoản 5, Khoản 6 Điều 29/NĐ 129:

Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu

trữ của các đơn vị được chia, tách thành hai hay nhiều đơn vị mới: nếu tài liệu kế toán phân chia được cho đơn vị kế toán mới thì phân chia và lưu

trữ tại đơn vị mới; nếu tài liệu kế toán không phân chia được thì lưu trữ

tại đơn vị kế toán bị chia hoặc bị tách hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định chia, tách đơn vị Tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách thì lưu trữ tại các đơn vị kế toán mới chia, tách.

Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu

trữ và tài liệu kế toán liên quan đến sáp nhập các đơn vị kế toán thì lưu

trữ tại đơn vị nhận sáp nhập.

Theo Khoản 2, 3, 4 Điều 29/NĐ 129:

Tài liệu kế toán của doanh nghiệp

có vốn đầu tư nước ngoài, chi nhánh

và Văn phòng đại diện của doanh

nghiệp nước ngoài hoạt động tại

Việt Nam trong thời gian hoạt động

tại Việt Nam theo Giấy phép đầu tư

hoặc Giấy phép thành lập được cấp,

phải được lưu trữ tại đơn vị kế toán

trong lãnh thổ nước Cộng hoà xã hội

chủ nghĩa Việt Nam Khi doanh

nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài,

chi nhánh và Văn phòng đại diện

của doanh nghiệp nước ngoài hoạt

động tại Việt Nam kết thúc hoạt

động tại Việt Nam thì tài liệu kế

toán được lưu trữ tại nơi theo quyết

định của người đại diện theo pháp

luật của đơn vị kế toán.

Tài liệu kế toán của đơn vị giải thể, phá sản bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ

kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu

kế toán liên quan đến việc giải thể, phá sản được lưu trữ tại nơi theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

Tài liệu kế toán của đơn vị cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu được lưu trữ tại đơn vị kế toán là chủ sở hữu mới hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu

- Theo Điểm b, khoản 2, Điều 40 Luật kế toán và Khoản 2

Điều 18 NĐ 128

+ Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu hoặc bị mất, bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận.

+ Trường hợp chứng từ kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do

nguyên nhân khách quan như thiên tai, hỏa hoạn thì đơn vị kế toán phải đến đơn vị mua hoặc đơn vị bán hàng hoá, dịch vụ

và các đơn vị khác có liên quan để xin sao chụp chứng từ kế toán bị mất Trên chứng từ kế toán sao chụp phải có chữ ký

và dấu xác nhận của người đại diện theo pháp luật của đơn vị mua, đơn vị bán hoặc của đơn vị kế toán khác có liên quan.

2 Công A tiến hành chia thành tách doanh nghiệp thành

A và B Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang

còn trong thời hạn lưu trữ của A cần được xử lý như thế nào?

Trả lời:

Theo Khoản 3 Điều 36 NĐ 128

Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ của đơn vị kế toán bị chia, tách, sáp nhập được lưu trữ tại đơn vị mới thành lập Trường hợp tài liệu kế toán của đơn vị kế toán bị chia, tách không phân chia được cho các đơn vị mới thì lưu trữ lại đơn vị bị chia, bị tách hoặc

lưu trữ tại nơi theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định chia, tách.

3 Công ty M không có kho lưu trữ tài liệu

kế toán Vậy công ty phải xử lý những tài liệu này như thế nào?

Trả lời:

Theo Khoản 2 Điều 36 NĐ 128

Trường hợp đơn vị kế toán không tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ tại đơn vị thì phải

thuê tổ chức, cơ quan lưu trữ tài liệu kế toán trên cơ sở ký kết hợp đồng lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Câu hỏi: Khi xảy ra tình huống bất khả kháng như bị mất,

cháy, hỏng hóa đơn, việc khai báo được thực hiện như thế

Thời hạn khai báo là ngày sau ngày biên bản được lập xong,

nhưng chậm nhất không quá 05 ngày, kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Trình tự, thủ tục khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn được thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính.

III LOẠI TÀI LIỆU KẾ TOÁN PHẢI LƯU TRỮ VÀ THỜI HẠN LƯU TRỮ

3.1 Loại tài liệu kế toán cần lưu trữ.

TÀI LIỆU KHÁC GỒM CÓ:

• Các loại hợp đồng.

• Các loại tài liệu liên quan đến nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ.

• Tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước.

• Tài liệu liên quan đến kiểm kê, đánh giá tài sản.

• Tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, kiểm toán.

• Tài liệu liên quan đến chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chấm dứt hoạt động.

• Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán.

• Các tài liệu khác có liên quan đến kế toán theo quy định.

3.2 Thời hạn lưu trữ kế toán

3.2 Thời hạn lưu trữ kế toán

(Căn cứ Điều 37/NĐ 128, Điều 30/NĐ 129 và Điều 40 Luật Kế toán)

Ví dụ:

Phiếu thu, phiếu chi,

phiếu nhập kho, phiếu

xuất kho không lưu ở

tập chứng từ của

phòng kế toán

3.2 Thời hạn lưu trữ kế toán

(Theo Điều 38/NĐ 128, Điều 31/NĐ 129 và Điểm b, khoản 5, Điều 40 Luật Kế toán)

Lưu trữ tối thiểu 10 năm với tài liệu kế toán

Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, sổ kế

toán tổng hợp, các báo cáo tài chính tháng, quý, năm, báo cáo quyết toán, biên bản tiêu huỷ tài

liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, trong

đó có báo cáo kiểm toán và báo cáo kiểm tra kế toán

3.2 Thời hạn lưu trữ kế toán

Lưu trữ tối thiểu 10 năm với tài liệu kế toán

• Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý tài sản cố định

• Tài liệu kế toán và báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành của Ban quản lý dự án.

• Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán

• Tài liệu kế toán khác của đơn vị kế toán sử dụng trong một số trường hợp mà pháp luật quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

• Tài liệu, hồ sơ kiểm toán của cơ quan Kiểm toán Nhà nước (NĐ 128) Tài liệu, hồ sơ kiểm toán, báo cáo tài chính của các tổ chức kiểm toán độc lập (NĐ 129).

3.2 Thời hạn lưu trữ kế toán:

(Căn cứ Điều 39/NĐ 128, Điều 32/NĐ 129 và Điểm c, khoản 5, Điều 40 Luật Kế toán.)

Lưu trữ chứng từ điện tử

• Theo Điều 18 Luật Kế toán

1 Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 17 của Luật này và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi

trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán

2 Chính phủ quy định chi tiết về chứng từ điện tử

Chứng

tử điện

tử là gì?

Lưu trữ chứng từ điện tử

• Chứng từ điện tử là các băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian, được bảo quản với đủ các điều kiện kỹ thuật chống thoái hoá chứng từ điện tử và chống tình trạng truy cập thông tin bất hợp pháp từ bên ngoài.

• Chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in

ra giấy để lưu trữ theo quy định về lưu trữ tài liệu

kế toán Trường hợp chứng từ điện tử được lưu trữ bằng bản gốc trên thiết bị đặc biệt thì phải lưu trữ các thiết bị đọc tin phù hợp đảm bảo khai thác

được khi cần thiết (căn cứ khoản 1, 2 Điều 40/NĐ

128 và Khoản 1,2 Điều 33/NĐ 129)

Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán.

Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu

kế toán được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán

năm hoặc được tính từ ngày kế thúc kỳ kế toán năm hoặc được tính từ ngày Báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được duyệt hoặc tài liệu, hồ sơ kiểm toán được tính từ ngày kết thúc công việc

(Căn cứ Điều 40/NĐ 128, Điều 18 và Điều 40

Luật Kế toán)

CÂU HỎI LÝ THUYẾT:

IV TIÊU HỦY TÀI LIỆU KẾ TOÁN

(Theo Điều 42/NĐ 128, Điều 35/NĐ 129)

Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán.

(Theo Điều 43/NĐ 128, Điều 36/NĐ129)

CÂU HỎI TÌNH HUỐNG:

1.Ngày 3/3/2011, công ty A bị hỏa hoạn do sự cố về điện dẫn đến có nhiều tài sản, vật tư, hàng hóa bị hủy hoại, hư hỏng

Câu hỏi:

Trong trường hợp trên người làm kế toán tại đơn vị cần tiến hành những công việc gì theo quy định? Nêu rõ

trình tự, thủ tục, nội dung từng công việc

Trả lời: (Điều 41 Luật Kế toán)

2 Đầu năm 2011, do kho lưu trữ không còn chỗ

chứa, kế toán trưởng công ty A đã cử một nhân viên

kế toán đem tiêu hủy bằng hình thức đốt tất cả các tài liệu kế toán đã có thời hạn sử dụng quá 5 năm

Việc làm của Công ty

A có vi phạm pháp luật về kế toán

không? Tại sao?

Căn cứ theo Khoản 5

Điều 40 Luật Kế toán

Điều 12 NĐ185

3 Với trường hợp như trên, nếu có một hoặc hai tình tiết giảm nhẹ thì mức phạt là bao nhiêu?

4 Ngày 5/4/2012, tại kho Công ty A có một số tài liệu

kế toán đã hết hạn lưu trữ Kế toán viên A đã tự ý tiêu hủy số tài liệu trên bằng cách dùng máy hủy tài liệu cắt nhỏ

Việc làm này của kế

toán viên có hợp pháp

không?

Điều 40 Luật kế toán

 Việc làm của kế toán A là vi phạm pháp luật

Nếu A là kế toán

trưởng của công ty thì

như thế nào?

Không hợp pháp vì không tiến hành đúng thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán

Câu hỏi: Các loại hóa đơn nào không được hủy?

Theo Khoản 5, điều 27 NĐ 51:

Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật

V Các hành vi vi phạm hành chính về lưu trữ tài liệu kế toán và mức phạt.

• Căn cứ Điều 12 NĐ 185/2004/NĐ-CP

quy định các hành vi vi phạm quy định

về bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán.

• Và Điều 8 TT 169/2011/TT-BTC quy định hình thức và mức xử phạt tiền đối với các hành vi vi phạm quy định về

bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.

Xử lý vi phạm

Hành vi vi phạm (Điều 12 NĐ 185) Mức phạt tiền (Điều 8 TT 169) Mức phạt tiền

Đưa tài liệu kế toán vào

Có từ 1 – 2 tình tiết

tăng: 4 trđ

Có từ 3 tình tiết tăng nặng trỏ lên: 5 trđ

Lưu tài liệu kế toán

không đầy đủ theo quy

định.

Bảo quản tài liệu kế toán

không an toàn, để hư

hỏng, mất mát tài liệu

trong thời hạn lưu trữ.

Hành vi vi phạm (Điều 12 NĐ 185) Mức phạt tiền (Điều 8 TT 169) Mức phạt tiền

Sử dụng tài liệu kế toán

trong thời hạn lưu trữ

Có từ 3 tình tiết giảm nhẹ trở lên: 5 tr đồng

Có từ 1 – 2 tình tiết tăng nặng: 8.5 tr đồng

Có từ 3 tình tiết tăng nặng trở lên: 10 tr đồng

Hành vi vi phạm (Điều 12 NĐ 185) Mức phạt tiền (Điều 8 TT 169) Mức phạt tiền

Hủy bỏ tài liệu kế toán

khi chưa hết thời hạn lưu

Có từ 1 – 2 tình tiết giảm

nhẹ: 13 tr đồng

Có từ 1 – 2 tình tiết tăng nặng: 17 tr đồng

Có từ 3 tình tiết tăng nặng trở lên: 20 tr đồng

Tiêu hủy tài liệu kế toán

không thành lập Hội

đồng tiêu hủy, không

thực hiện đúng phương

pháp tiêu hủy và không

lập biên bản tiêu hủy

theo quy định

Xử lý vi phạm

VI THỰC

TIỄN

• Ủy ban kiểm tra (UBKT) Thành

ủy Hà Nội đã lập đoàn thanh kiểm tra công tác quản lý tài chính của BV đã phát hiện ra nhiều sai phạm, chỉ đích danh cá nhân sai phạm để thất thoát tài chính và “mất” hồ sơ tài chính.

• Theo tài liệu, ông Lê Minh Tuyến – Trưởng phòng Tài chính – Kế toán BV Tim Hà Nội đã

gian lận trong ghi chép sổ sách, chứng từ các khoản tạm ứng cho đơn vị thi công và viện phí của bệnh nhân.

2009 là vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán”

• Vấn đề này bà Phan Thị Hồng Sang giải trình trong bản tự kiểm điểm việc thất lạc sổ sách là “Do sổ quỹ viết tay viết nháp để tiện cho việc theo dõi của tôi Sổ này thường xuyên dùng nên bị nhàu nát nên tôi không lưu trữ”

và bà Phan Thị Hồng Sang Hội đồng kỷ luật được lập ra đúng thành phần, đúng theo quy định Sau khi xem xét nhiều yếu tố, Hội đồng kỷ luật đã quyết định đề nghị hình thức kỷ luật khiển trách đối với ông Lê Minh Tuyến

và bà Phan Thị Hồng Sang dưới hình thức bỏ phiếu kín.