(TIỂU LUẬN) theo anh chị, trong các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm, giai đoạn nào là khó khăn nhất để vượt qua giai đoạn khó khăn này, anh chị cần sử dụng kỹ năng nào

• Để vượt qua giai đoạn khó khăn này, cần sử dụng kỹ năng: - Kỹ năng giao tiếp: giúp bạn tương tác với các thành viên trong nhóm để thống nhất ý kiến, quan điểm, cách làm, hạn chế xảy ra

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

CÂU 8 => 20 CÂU 8: Theo anh / chị, trong các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm, giai đoạn nào là khó khăn nhất? Để vượt qua giai đoạn khó khăn này,

Anh / Chị cần sử dụng kỹ năng nào?

• Trong các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm, giai đoạn khó khăn nhất

là giai đoạn “sóng gió’’ Bởi vì, giai đoạn này, có sự khác biệt về cách làm việc,

khả năng nhìn nhận vấn đề, cái tôi quá lớn, mỗi người mỗi ý, sẽ xảy ra xung đột đây là giai đoạn dễ đổ vỡ nhất

• Để vượt qua giai đoạn khó khăn này, cần sử dụng kỹ năng:

- Kỹ năng giao tiếp: giúp bạn tương tác với các thành viên trong nhóm để thống nhất ý kiến, quan điểm, cách làm, hạn chế xảy ra mâu thuẫn

- Kỹ năng quản lý thời gian: tập trung vào mục tiêu của nhóm, hoàn thành công việc được giao, biết sắp xếp thời gian để tránh việc cá nhân làm ảnh hưởng đến việc nhóm gây trễ tiến độ chung của nhóm

- Kỹ năng giải quyết vấn đề: giúp giải quyết khó khăn hiệu quả

- Kỹ năng lắng nghe: lắng nghe những quan điểm khác giúp nhìn ra nhiều khía cạnh của vấn đề

- Kỹ năng tư duy phản biện: giúp đưa ra quyết định tốt hơn, sáng suốt hơn

- Kỹ năng tổ chức và phân công công việc: phân chia hợp lý công việc cho các thành viên, thành viên cũng cần có kỹ năng này để tự sắp xếp công việc của mình tránh ảnh hưởng đến nhóm

- Khả năng thuyết phục, đàm phán: muốn người khác chấp nhận ý kiến thì phải thuyết phục họ thay đổi cách nhìn về vấn đề của mình

CÂU 9: Nếu là nhóm trưởng, anh/ chị sẽ làm gì và áp dụng những kĩ năng nào

để nhóm có thể hoạt động tốt trong mỗi giai đoạn hình thành và phát triển?

❖ Những việc cần làm để nhóm hoạt động tốt như:

• Phân chia công việc hợp lý:

- Nhóm trưởng là người phân chia công việc cho các thành viên Việc phânchia công việc cần phải đảm bảo tính hợp lý, công bằng Nhiều trường hợp người đứng đầu phải “gánh team” Như vậy không những nhóm trưởng trở thành người vất vả nhất mà còn khiến hiệu quả công việc không cao.

- Tạo checklist công việc online càng cụ thể càng tốt Nên ghi rõ nhân sự phụ trách, công việc cần làm, deadline… Hãy chia công việc thành các giai đoạn để dể quản lý hơn (giai đoạn brainstorm, giai đoạn thực hiện…)

• Đề ra nguyên tắc hoạt động, chỉ tiêu cần :

Vai trò này của trưởng nhóm rất quan trọng Bởi việc có nguyên tắc hoạt động và đưa ra những chỉ tiêu cụ thể nhóm cần đặt không chỉ giúp các thànhviên xác định được rõ trách nhiệm của mình mà còn hỗ trợ cho việc đánh giá các thành viên khi kết thúc một dự án

• Khai thác năng lực của các cá nhân trong nhóm:

Nhóm trưởng là người làm việc trực tiếp với các thành viên Qua quá trình trao đổi, làm việc nhóm trưởng sẽ thấy được điểm mạnh, điểm yếu của mỗingười Từ đó tạo điều kiện và phân chia công việc phù hợp để các cá nhân

có thể phát huy hết năng lực của mình Không chỉ thế, trưởng nhóm sẽ hỗ trợ được kịp thời khi cần nếu có thành viên nào gặp khó khăn

• Kết nối các thành viên với nhau:

Trưởng nhóm phải hiểu được công việc phải làm và những người mà mình phải quản lý Cạnh tranh là yếu tố cần có để phát triển Tuy nhiên người đứng đầu team phải là người kết nối được các cá nhân Thông qua việc lắngnghe, thấu hiểu phải giúp các thành viên tương trợ lẫn nhau chứ không chỉ

có cạnh tranh đấu đá

• Là người giám sát, tổng hợp, báo cáo:

Công việc sẽ được tổng hợp và báo cáo lên cấp trên bởi người nhóm

trưởng Để có được bản tổng hợp báo cáo đó, nhóm trưởng phải tiến hành giám sát kiểm tra Mục đích để đảm bảo công việc đúng tiến độ Nếu có khó khăn thì sẽ cùng tìm cách giải quyết kịp thời

❖ Những kĩ năng cần thiết của nhóm trưởng:

• Sự tự tin chắc chắn là tố chất cần có nếu muốn là trưởng nhóm Bạn phải tự tin vào chính mình thì mới khiến mọi người tin tưởng bạn

• Bạn nên tạo được sự đồng cảm với mọi người để có thể hiểu họ Một câylàm chẳng nên non vì thế cần sự đồng lòng đoàn kết và thấu hiểu của mọi người

Có vậy mới giúp công việc suôn sẻ và đạt hiệu quả tốt nhất

• Phải có kỹ năng lãnh đạo Khả năng lãnh đạo bao gồm nhiều kỹ năng bổ trợ quan trọng như kỹ năng lên kế hoạch, kỹ năng tổ chức

• Kiểm soát, kỹ năng giải quyết xung đột, khả năng thuyết trình trước đám đông…

• Can đảm nhận trách nhiệm về mình là một tố chất quan trọng của người làmnhóm trưởng Nếu có vấn đề xảy ra, hãy là người đầu tiên nhận trách nhiệm

về mình Đừng chỉ nói nhận không Bạn cần đồng thời tìm cách giải

quyết hợp lý nhất cho vấn đề

CÂU 10: Anh/chị trình bày khái niệm Chu trình PDCA (Lập kế hoạch – Thực hiện- Kiểm tra – Hành động)? Phân biệt giữa cải tiến và đổi mới? Vận dụng Chu trình PDCA vào tiến hành làm việc nhóm.

• Khái niệm: PDCA hay chu trình PDCA (Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động) là chu trình cải tiến liên tục được tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950 Lúc đầu, ông gọi là chu trình “Shewart ” để tưởng nhớ tiến siwx Walter A Shewart – người tiên phong trong việc kiểm tra chất lượng bằng thống kê ở Mỹ từ những năm cuối của

thập niên 30 Tuy nhiên, người Nhật lại quen gọi nó là “chu trình

Deming” hay “Vòng tròn Deming”

Nội dung các giai đoạn của chu trình PDCA:

- Plan (Lập kế hoạch): lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phạm vi, nguồn

lực để thực hiện, thời gian và phương pháp đạt mục tiêu

- Do (thực hiện): đưa kế hoạch vào thực hiện.

- Check (kiểm tra): dựa theo kế hoạch để kiểm tra kết quả thực hiện.

- Act (hoạt động cải tiến): thông qua các kết quả thu được để đề ra những

tác động điều chỉnh thích hợp nhằm bắt đầu lại chu trình với những thông tin đầu vào mới

• Phân biệt giữa cải tiến và đổi mới:

Thời gian Tăng dần và liên tục Ngắt quãng, đột phá

Cách thức Duy trì và cải tiến Phá bỏ và xây mới

Tính chất Kỹ thuật hiện đại Kỹ thuật mới

Hiệu quả Dài hạn, không đột ngột Ngắn hạn, tác động ngay

• Vận dụng chu trình PDCA và tiến hành làm việc nhóm:

- Xác định mục tiêu

- Hình thành nhóm

- Thống nhất mục tiêu (Thảo luận nhóm lần 1)

- Lập kế hoạch làm việc nhóm

- Thống nhất kế hoạch làm việc nhóm (Thảo luận nhóm lần 2)

- Hiệu chỉnh kế hoạch làm việc nhóm

- Tổ chức thực hiện (Điều hành)

- Đánh giá (Kiểm soát)

- Cải tiến (Hành động khắc phục)

CÂU 11: Anh/chị hãy vận dụng chu trình PDCA vào tiến trình làm việc nhóm?

Để nhóm làm việc có hiệu quả cần hội tụ một số điều kiện tối thiểu nào?

• Vận dụng chu trình PDCA vào tiến trình làm việc nhóm như sau:

- Xác định mục tiêu

- Hình thành nhóm

- Thống nhất mục tiêu (Thảo luận nhóm lần 1)

- Lập kế hoạch làm việc nhóm

- Thống nhất kế hoạch làm việc nhóm (Thảo luận nhóm lần 2)

- Hiệu chỉnh kế hoạch làm việc nhóm

- Tổ chức thực hiện (Điều hành)

- Đánh giá (Kiểm soát)

- Cải tiến (Hành động khắc phục)

• Để nhóm làm việc có hiệu quả cần hội tụ một số điều kiện tối thiểu sau:

- Mục tiêu công việc rõ ràng

- Có sự phối hợp nhịp nhàng, chặt chẽ giữa các thành viên trong nhóm

• Sơ đồ:

• Ví dụ minh họa:

- Plan: Lên kế hoạch đạt học bổng trong năm học

- Do: Bắt đầu học tập, nghiên cứu, học hỏi ,tìm phương pháp học tập phù hợp

- Check: Làm kiểm tra để đánh giá thành tích đạt được có đạt yêu cầu chưa

- Act: Nếu thành tích tốt tiếp tục phát huy ,nếu kết quả không tốt tìm cách khắc phục tìm ra phương pháp học tốt hơn

• Việc vận dụng chu trình PDCA vào tiến trình làm việc nhóm đòi hỏi các thành viên tuân thủ các cam kết và quy tắc:

- Đặt nhóm lên trên hết

- Trao đổi thông tin một cách cởi mở và thẳng thắn

- Trở thành một phần của giải pháp

- Tôn trọng sự đa dạng

- Đặt và khuyến khích đặt các câu hỏi đúng đắn

- Áp dụng một quy trình giải quyết vấn đề đúng đắn

CÂU 13: Vận dụng chu trình PDCA để kiểm soát một môn học cụ thể trong chương trình học của bạn? Bằng trải nghiệm của mình, bạn thấy yếu

tố nào trong chu trình PDCA là quan trọng nhất? Vì sao?

• Vận dụng chu trình PDCA để kiểm soát một môn học cụ thể trong chương trình học của bản thân:

- Xác định đối tượng thành lập nhóm

- Xác định đề tài môn học

- Lên kế hoạch cho đề tài

- Xác định, phân bố nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cho mỗi thành viên

- Thiết lập ra nhiều phương án khác nhau để phòng hờ rủi ro

- Chuẩn bị các vận dụng cần thiết (màu, cọ, bút…)

- Thiết kế và phát triển đề tài

- Thực hiện kế hoạch

- Kiểm soát và hoàn thành đề tài

Check: kiểm tra:

- Nhóm trưởng tổng hợp lại và kiểm tra tổng quát

- Đánh giá quá trình thực hiện

Act: thực hiện điều chỉnh:

Sau khi đánh giá nếu có sai sót thì ta tiến hành điều chỉnh sai sót

• Trong quá trình thực hiện em cảm thấy giai đoạn đầu tiên Plan là giai đoạn quan trọng nhất Vì mọi hoạt động được thực hiện đều phải trải qua quá trình lên ý tưởng như thế sẽ giúp ta định hướng đúng con đường mà ta sẽ thực hiện, giống như ngành may mặc việc may ra một bộ trang phục thì việc thiết kế ra nó là điều quan trọng nhất như thế mới chính xác và có hiệu quả cao

CÂU 14: Vẽ sơ đồ mô tả chu trinh PDCA Từ chu trình này anh chị hãy phân biệt cải tiến và đổi mới Cho ví dụ minh hoạ ứng dụng chu trình PDCA trong nhiệm vụ mà nhóm anh /chị đang thực hiện?

• Sơ đồ mô tả chu trình PDCA:

• Phân biệt cải tiến và đổi mới:

Thời gian Tăng dần và liên tục Ngắt quãng, đột phá

Cách thức Duy trì và cải tiến Phá bỏ và xây mới

Tính chất Kỹ thuật hiện đại Kỹ thuật mới

Hiệu quả Dài hạn, không đột ngột Ngắn hạn, tác động ngay

• Ví dụ minh hoạ ứng dụng chu trình PDCA trong nhiệm vụ mà nhóm mình đang thực hiện:

- Plan: Tìm ý tưởng tái chế rác thải nhựa thành những vật liệu có ích bảo

vệ môi trường Phân chia công việc cho các thành viên theo các loại rác thải như

vỏ chai cũ, bao ni lông, lọ thuỷ tinh cũ, lốp xe cũ, quần áo cũ

- Do: Các thành viên tiến hành tìm hiểu thông tin để tìm ra ý tưởng, cách thực hiện

- Check: Các thành viên chủ động kiểm tra lại thông tin mình tìm được, sau đó chia sẻ với nhóm và mọi người kiểm tra chéo thông tin của nhau

- Act: nhóm trưởng tổng hợp lại thông tin xem đã đạt yêu cầu hay chưa Nếu có sai sót, thiếu thì điều chỉnh, bổ sung, cải tiến

CÂU 15: Trình bày khái niệm kỹ năng và kỹ năng giao tiếp Theo anh/chị,

kỹ năng giao tiếp có tầm quan trọng như thế nào đối với sự hình thành và phát triển của nhóm mà anh/chị đang tham gia? Cho ví dụ minh họa

• Khái niệm kỹ năng: là khả năng vận dụng những kiến thức thu được trong một lĩnh vực nào đó vào thực tế

• Khái niệm kỹ năng giao tiếp: quá trình sử dụng các phương tiện ngôn ngữ vàphi ngôn ngữ để định hướng, điều chỉnh và điều khiển quá trình giao tiếp đạt tớimục đích nhất định

• Kỹ năng giao tiếp rất cần thiết đối với sự hình thành và phát triển nhóm mà bản thân đang tham gia, vì:

- Giao tiếp là nhu cầu cơ bản của mỗi người ngay từ khi sinh ra cho tới khi mất đi Nếu không có giao tiếp, thì mọi người xã hội sẽ không có sự liên kết vs nhau, không có đồng cảm, thông hiểu lẫn nhau Vì thế, kỹ năng giao tiếp là cơ thể của sự tồn tại, phát triển của con người trong học tập, công việc và cuộc sống

- Khi biết cách giao tiếp, giao lưu học hỏi, mỗi người sẽ tự mở rộng mối quan hệ cho mình Điều này tạo cơ sở để hình thành phát triển của nhóm, ngoài ra còn là cơ sở để phát triển sự nghiệp, duy trì cuộc sống Không giao tiếp, bị cô lập

là một trong những điều đáng sợ nhất

- Một tổ chức, tập thể muốn tồn tại, hoạt động thống nhất rất cần giao tiếp Nhờ giao tiếp, mỗi người hiểu được yêu cầu, mong muốn của người khác, mục đích chung của nhóm Trên cơ sở đó, mọi người sẽ cùng phối hợp với nhau để hoạtđộng nhằm đạt mục đích chung

- Thông qua giao tiếp, con người ta sẽ lĩnh hội được nền văn hóa, đạo đức, chuẩn mực xã hội Các tiêu chuẩn đạo đức như tinh thần trách nhiệm, lòng vị tha, bao dung… cũng được hình thành Cũng qua giao tiếp, mỗi người sẽ tự nhận thức, đánh giá được bản thân trên cơ sở nhận thức, đánh giá người khác Từ đó, mỗi người sẽ biết cách tự điều chỉnh để hoàn thiện bản thân mình

- Kỹ năng giao tiếp còn là chìa khóa gắn kết quan hệ Mỗi cá nhân đều cần tựtrang bị cho mình kỹ năng giao tiếp để hiểu nhau, hỗ trợ nhau tốt hơn

- Nếu chỉ giỏi chuyên môn, nhiệt huyết mới chỉ là điều kiện cần Để có thể phát triển nhóm, gặt hái nhiều thành công, bạn cần nhiều thứ khác nữa Và kỹ nănggiao tiếp thật thông minh, khéo léo là một trong những điều kiện đủ Không phải tựnhiên mà người ta nâng tầm giao tiếp lên thành

nghệ thuật.

- Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng mềm cần thiết cho mọi thời đại, mọi người Từ đó, hãy chú trọng tới việc rèn luyện kỹ năng này để ra trường có nhiều cơ hội tốt Có thể nâng cao kỹ năng giao tiếp bằng những cách nhưsau:

▪ Mạnh dạn nói ra những suy nghĩ của bản thân, tự tin làm quen với mọingười

▪ Đọc nhiều để mở rộng vốn từ, hiểu biết

▪ Luyện tập diễn đạt thường xuyên

▪ Tham khảo nhiều tình huống, ví dụ trong các sách dạy kỹ năng

▪ Luôn lắng nghe để thấu hiểu

▪ Không ngại tham gia các hoạt động tập thể, câu lạc bộ…

▪ Giao lưu, gặp gỡ những người có kỹ năng giao tiếp tốt để học hỏi

▪ Tự tin, kiên trì học hỏi và rèn luyện…

• Ví dụ:

- Môi trường công sở thường khá phức tạp Ở đây, bạn cần học các kỹ năng giao tiếp để tồn tại, để kết nối Một nhân viên văn phòng biết cách giao tiếp sẽ có mối quan hệ tốt với đồng nghiệp Làm việc nhóm là hoạt động thường thấy với nhân viên văn phòng Do vậy, khi có kỹ năng giao tiếp tốt, bạn cũng sẽ kết hợp làm việc với mọi người tốt

Hai người nhân viên có thể cùng kỹ năng chuyên môn tốt như nhau Tuy nhiên,người nhân viên có kỹ năng giao tiếp tốt, được sếp trọng dụng, được mọi

người yêu quý sẽ có cơ hội thăng tiến nhanh hơn

- Dù là một giáo viên giỏi, nếu không biết cách giao tiếp, truyền đạt ý tưởng với học sinh, bạn cũng không được đánh giá cao Là một người quản lý, nếu không biết cách diễn đạt với cấp trên, kết nối với cấp dưới, bạn cũng không thể thành

công Là một người kinh doanh, nếu không biết giao tiếp, bạn sẽ không thể bán

được nhiều hàng… Có thể thấy, tất cả mọi người, mọi lĩnh vực đều cần tới giaotiếp

CÂU 16: Trình bày lợi ích của làm việc nhóm trong môi trường học tập Cho

ví dụ minh họa.

• Lợi ích:

- Giảm áp lực học một mình: thành viên trong nhóm sẽ có cảm giác thoải mái, không bị căng thẳng như lúc làm việc một mình Sự hỗ trợ, hợp tác của nhữngngười trong nhóm giúp họ trở nên tự tin hơn và vì thế việc học tập của họ sẽ đạt hiệu quả hơn

- Hiệu quả học tập tốt hơn: các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ

phương pháp học tập cho nhau để đạt được kết quả tốt nhất, giúp đỡ nhau cùng tiến

bộ Sự phối hợp của nhiều người sẽ giúp thực hiện được công việc lớn hơn và chất lượng cao hơn Đưa ra nhiều giải pháp trong quá trình thực hiện

- Phát triển kỹ năng: tạo môi trường tốt để người học phát triển những kỹ năng như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý cá nhân, khả năng chịu trách nhiệm,

kỹ năng chia sẻ thông tin Đó là những kỹ năng có ích cho công việc hiện tại và cho phát triển sự nghiệp sau này

- Xây dựng được quan hệ tốt với nhiều thành viên trong cộng đồng học viên.

• Ví dụ: Trong môi trường học tập từ bậc tiểu học tới đại học thì thầy cô luôn tạo cơ hội khuyến khích làm việc nhóm như giao các bài tập thực hành nhằm xây dựng tinh thần đoàn kết và nâng cao trách nhiệm cho hs/sv:

- Cuộc thi cắm hoa của học sinh tiểu học ngày 20/11

- Hội khỏe Phù Đổng

- Thực hành địa lí, sinh viên kiến trúc làm đồ án

CÂU 17: Trình bày Lợi ích của làm việc nhóm với môi trường doanh nghiệp Cho ví dụ minh hoạ.

• Lợi ích của làm việc nhóm với môi trường doanh nghiệp:

- Tăng hiệu quả công việc

- Tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức hơn khi làm việc đơn lập

- Khi làm việc nhóm sẽ đưa ra nhiều ý tưởng hay hơn

- Vì mỗi người là một thế mạnh nên sẽ giúp kế hoạch trở nên hoàn hảo hơn

- Giúp các thành viên tăng khả năng giao tiếp

- Có những quyết định đúng đắn

- Rèn được tính kỷ luật

- Tạo nên sự sức mạnh đoàn kết giữa mỗi thành viên

- Giúp mỗi người hạ được cái tôi các nhân hoà chung cái tập thể

- Giúp bản thân có trách nhiệm hơn từng câu nói và từng công việc được giao

- Tạo sự linh hoạt trong công việc

• Ví dụ:

- Một công ty thời trang cần phòng thiết kế và phòng may mặc đưa ra một ý tưởng về sản phẩm mới Để có quyết định đúng đắn cần trải qua quy

trình từ khâu nghiên cứu thị trường, thiết kế bản vẽ, tạo sản phẩm

mẫu đến kiểm định phê duyệt từ ban lãnh đạo

- Thông qua quy trình làm việc nhóm, một bộ phận phụ trách công tác nghiêncứu thị trường, một bộ phận sẽ lo phần thiết kế, trong lúc đó, bộ phận tạo mẫu sẽ chuẩn bị các nguyên liệu cần thiết dựa trên thông tin nghiên cứu được cập nhật Ngay khi hoàn tất quá trình khảo sát thị trường, mẫu thử cũng đã hoàn thành Tiến độ công việc được rút ngắn chỉ