Bài giảng Soạn thảo và ban hành văn bản gồm có 5 chương, cung cấp các nội dung chính như: Khái niệm chung về văn bản quy phạm pháp luật; Các loại văn bản trong công tác quản lý Nhà nước; Thể thức văn bản và Phương pháp soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật; Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; Công tác quản lý và lưu trữ văn bản. Mời các bạn cùng tham khảo!
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC KIẾN TRÚC HÀ NỘI
KHOA QUẢN LÝ ĐÔ THỊ
BÀI GIẢNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN
Người biên soạn : ThS Nguyễn Hồng Giang
Trang 2SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
MỤC LỤC
Chương 1 Khái niệm chung về văn bản quy phạm pháp luật
1.1 Khái niệm về văn bản
1.1.1 Văn bản
1.1.2 Văn bản quy phạm pháp luật
1.2 Chức năng của văn bản
1.2.1 Chức năng thông tin
1.2.2 Chức năng quản lý
1.2.3 Chức năng pháp lý
1.2.4 Các chức năng khác
1.3 Ý nghĩa, tác dụng của văn bản trong công tác quản lý nhà nước
và trong công tác quản lý xây dựng đô thị
1.3.1 Trong công tác quản lý Nhà nước
1.3.2 Trong công tác quản lý xây dựng đô thị
Chương 2 Các loại văn bản trong công tác quản lý Nhà nước
2.1 Các loại văn bản hiện hành
2.1.1 Văn bản quy phạm pháp luật
2.1.2 Văn bản cá biệt
2.1.3 Văn bản hành chính thông thường
2.1.4 Văn bản chuyên môn, nghiệp vụ
2.2 Các hình thức văn bản và thẩm quyền ban hành văn bản
2.2.1 Các hình thức văn bản
2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật
2.2.3 Việc sửa đổi và bãi bỏ văn bản quy phạm pháp luật
2.3 Các loại văn bản quy phạm về quản lý quy hoạch xây dựng đô thị
Chương 3 Thể thức văn bản và Phương pháp soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật
3.1 Thể thức văn bản quy phạm pháp luật
3.1.1 Khái niệm
3.1.2 Mục đích, ý nghĩa của thể thức văn bản
3.1.3 Các yếu tố thể thức của văn bản
Trang 33.2 Phương pháp soạn thảo văn bản
3.2.1 Phương pháp viết tay
3.2.2 Phương pháp đọc thẳng
3.2.3 Phương pháp thảo văn bản trên máy chữ
3.2.4 Phương pháp thảo văn bản trên máy vi tính
3.2.5 Phương pháp thảo văn bản điện tử
3.3 Yêu cầu chung đối với việc soạn thảo văn bản
3.3.1 Yêu cầu về nội dung
3.3.2 Yêu cầu về hình thức
3.3.3 Yêu cầu về thời gian
3.4 Cách sử dụng thể văn, ngôn ngữ trong văn bản
3.4.1 Thể văn
3.4.2 Ngôn ngữ
Chương 4 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
4.1 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật
4.1.1 Khái niệm
4.1.2 Quy trình xây dựng và ban hành văn bản
4.2 Quy trình soạn thảo, ban hành văn bản pháp quy về quản lý quy hoạch
xây dựng đô thị
4.3 Một số điểm cần chú ý khi soạn thảo và ban hành văn bản
Chương 5 Công tác quản lý và lưu trữ văn bản
5.1 Quản lý văn bản đi, đến; quản lý hồ sơ, tài liệu; quản lý con dấu
5.1.1 Quản lý văn bản đến
5.1.2 Quản lý văn bản đi
5.1.3 Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư
5.1.4 Quản lý hồ sơ sổ sách tài liệu trong cơ quan
5.2 Nội dung công tác lập hồ sơ
5.2.1 Lập hồ sơ
5.2.2 Nội dung công tác lập hồ sơ
5.3 Công tác lưu trữ văn bản
Tài liệu tham khảo
Trang 4Chương 1 KHÁI NIỆM CHUNG VỀ VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT 1.1 Kháí niệm về văn bản
1.1.1 Văn bản
Xã hội loài người được hình thành, tồn tại và phát triển là nhờ có giaotiếp giữa con người với con người thông qua phương tiện giao tiếp quan trọngnhất là ngôn ngữ Hoạt động giao tiếp trong xã hội loài người là sự trao đổithông tin, nhận thức, tư tưởng, tình cảm; là sự bày tỏ mối quan hệ, cách ứng
xử, thái độ của con người với con người và những vấn đề cần giao tiếp Cùngvới sự phát triển của xã hội loài người, hoạt động giao tiếp ngày một trở nênphong phú, đa dạng và đạt hiệu quả cao hơn
Hoạt động giao tiếp được thực hiện phần lớn nhờ vào phương tiện giaotiếp chủ yếu là ngôn ngữ Phương tiện này được sử dụng ngay từ buổi bìnhminh của xã hội loài người Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thực hiệnđược sự giao tiếp ở những khoảng không gian cách biệt nhau vô tận qua cácthế hệ Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ luôn luôn được thực hiện qua quátrình phát và nhận các ngôn bản Là sản phẩm ngôn ngữ của hoạt động giaotiếp, ngôn bản tồn tại dưới dạng âm thanh (các lời nói) hoặc được ghi lại dướidạng chữ viết Ngôn bản được ghi lại dưới dạng chữ viết chính là văn bản
Như vậy, văn bản là một phương tiện dùng để ghi tin và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng ngôn ngữ hay một loại ký hiệu nhất định.
Với cách hiểu rộng như vậy, văn bản còn có thể gọi là vật mang tinđược ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ Ký hiệu ngôn ngữ ở đây tức là các loại chữviết dùng để thể hiện ngôn ngữ của con người Ví dụ: chữ Quốc ngữ, chữ Hán,chữ Nôm, chữ Latinh Còn vật mang tin là các vật liệu dùng để viết chữ lêntrên, như giấy, gỗ, đá, da, tre Theo định nghĩa này, mọi vật có ghi ký hiệungôn ngữ đều là văn bản
Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt đời sống xã hội
mà văn bản được sản sinh ra với nội dung và hình thức khác nhau
Những công văn, giấy tờ, tài liệu được hình thành trong hoạt động củacác cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị vũ trang gọichung là văn bản Có thể hiểu văn bản là phương tiện để ghi tin và truyền đạtthông tin bằng ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định
Trong các cơ quan Nhà nước, văn bản được sử dụng như một phươngtiện để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc thông tin cần thiếthình thành trong quản lý, đảm bảo cho sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, phảnánh kết quả hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức
Trang 51.1.2 Văn bản quy phạm pháp luật
1.1.2.1 Khái niệm về văn bản quy phạm pháp luật
Điều 1 Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bảnquy phạm pháp luật quy định:
“Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc
xử sự chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa”
1.1.2.2 Yêu cầu đối với văn bản quy phạm pháp luật: Văn bản quy
phạm pháp luật phải là văn bản có đầy đủ các yếu tố sau đây:
- Văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành với hình thứctương ứng theo luật định
- Văn bản có chứa đựng các quy tắc xử sự chung, được áp dụng nhiềulần, đối với mọi đối tượng hoặc một nhóm đối tượng, có hiệu lực trong phạm
vi toàn quốc hoặc từng địa phương
Quy tắc xử sự chung là những chuẩn mực mà mọi cơ quan, tổ chức, cánhân phải tuân theo khi tham gia quan hệ xã hội được quy tắc đó điều chỉnh;
- Văn bản được Nhà nước bảo đảm thi hành bằng các biện pháp nhưtuyên truyền, giáo dục, thuyết phục, các biện pháp về tổ chức, Hành chính,Kinh tế trong trường hợp cần thiết thì Nhà nước áp dụng biện pháp cưỡng chếbắt buộc thi hành và quy định chế tài đối với người có hành vi vi phạm
1.2 Chức năng của văn bản
Văn bản quản lý nhà nước có một số chức năng chính sau đây:
- Chức năng thông tin;
Trang 6- Văn bản là nguồn thông tin quy phạm, là sản phẩm hoạt động của quản
lý Nhà nước và công cụ điều hành của các cơ quan và các nhà lãnh đạo quảnlý
Tóm lại: Văn bản quản lý Nhà nước vừa là phương tiện vừa là công cụquản lý Nhà nước, một công cụ quan trọng để nắm giữ chính quyền, là sợi dâyliên hệ mật thiết giữa Đảng, Nhà nước, các tầng lớp Chính trị Xã hội và nhândân
Tác dụng:
- Là cánh tay giúp đỡ đắc lực cho bộ máy Nhà nước trong công tác lãnhđạo, chỉ đạo, điều hành, quản lý Nó phản ảnh đầy đủ tình hình, kết quả hoạtđộng quản lý của một cơ quan, một tổ chức
- Làm tốt công tác văn bản góp phần thúc đẩy hoạt động phục vụ kịp thờicho sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của cơ quan, tổ chức có hiệu lực và hiệuquả Ngược lại nếu làm không tốt công tác văn bản sẽ hạn chế đến kết quảhoạt động, quản lý, làm giảm hiệu lực chỉ đạo, điều hành của cơ quan, tổ chức
và không ít trường hợp sẽ dẫn đến vi phạm pháp luật
1.3.2 Ý nghĩa, tác dụng của văn bản trong công tác quản lý quy hoạch và xây dựng đô thị
Tác dụng
Là công cụ để lập, triển khai các đồ án quy hoạch xây dựng đô thị;
Là công cụ để thực hiện và kiểm tra mọi quá trình của công tác thiết kế,thi công xây dựng các loại công trình;
Là công cụ để giám sát việc thực hiện quy hoạch xây dựng đô thị vàkhai thác sử dụng các thành phần trong đô thị
Tóm lại, văn bản quản lý xây dựng đô thị có tác dụng rất lớn, là công
cụ đắc lực trong mọi hoạt động liên quan đến xây dựng đô thị
Trang 7Chương 2 CÁC LOẠI VĂN BẢN TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 2.1 Các loại văn bản hiện hành
Trong hoạt động của mình, các cơ quan nhà nước thông thường hìnhthành các loại văn bản chủ yếu sau đây:
- Văn bản quy phạm pháp luật
- Văn bản cá biệt (áp dụng pháp luật)
- Văn bản hành chính thông thường
- Văn bản chuyên môn nghiệp vụNgoài ra, các cơ quan còn có các tài liệu về khoa học, kỹ thuật, phimảnh, ghi âm, tài liệu thống kê, kế hoạch, tài vụ, tổ chức cán bộ, y tế Tuỳ theotính chất hoạt động của mỗi cơ quan số lượng văn bản được hình thành cókhác nhau ở một số cơ quan đặc biệt như: Ngoại giao, Quốc phòng, An ninh,Kiểm sát, Toà án còn hình thành những văn bản chuyên môn có tính chất đặcthù riêng Trong phạm vi bài này chỉ đi sâu vào văn bản quy phạm pháp luật
và văn bản hành chính thông thường.
2.1.1 Văn bản quy phạm pháp luật
Để phân biệt với các loại văn bản khác (văn bản cá biệt, văn bản hànhchính), văn bản quy phạm pháp luật phải do các cơ quan nhà nước có thẩmquyền ban hành và phải theo thủ tục và trình tự luật định; chứa đựng các quyphạm pháp luật (có quy tắc xử sự chung); không chỉ đích danh một cơ quan,một tổ chức, một cá nhân cụ thể nào, được áp dụng chung và được lặp đi lặplại nhiều lần đối với mọi đối tượng; được nhà nước bảo đảm thi hành và trongtrường hợp cần thiết áp dụng biện pháp cưỡng chế bắt buộc thi hành và có quyđịnh chế tài đối với người có hành vi vi phạm
2.1.2 Văn bản cá biệt (văn bản áp dụng pháp luật)
Gồm các văn bản chỉ chứa đựng các quy tắc xử sự riêng so các cơ quanNhà nước có thẩm quyền ban hành theo chức năng, nhiệm vụ của mình màkhông có đầy đủ các yếu tố của văn bản quy phạm pháp luật Loại văn bản nàythường để giải quyết những vụ việc cụ thể, đối với những đối tượng cụ thể, ví
dụ như: Quyết định lên lương, khen thưởng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, kỷ luật,điều động cán bộ, công chức, Quyết định phê duyệt dự án, Chỉ thị về phátđộng phong trào thi đua, biểu dương người tốt, việc tốt
2.1.3 Văn bản hành chính thông thường
Gồm các loại văn bản mang tính thông tin, điều hành nhằm thực thi cácvăn bản quy phạm pháp luật hoặc để giải quyết các tác nghiệp cụ thể, phản
Trang 8ánh tình hình, giao dịch, trao đổi công tác, ghi chép công việc của cơ quanNhà nước.
2.1.4 Văn bản chuyên môn, nghiệp vụ
Gồm các loại văn bản chuyên ngành mang tính chuyên môn nghịêp vụriêng của cơ quan để thực thi nhiệm vụ của mình, ví dụ tài liệu về thống kê, kếhoạch, tài vụ, tổ chức cán bộ, tài liệu về quy hoạch xây dựng, thiết kế, kiếntrúc, y tế, nội vụ, quốc phòng, ngoại giao
Trong quá trình hình thành văn bản có nhiều dạng: bút tích, bản nháp,bản thảo, bản chính, bản sao Khi đưa vào hồ sơ phải là văn bản chính (bảngốc ) hoặc bản sao có giá trị như bản chính
2.2.1.1 Các hình thức văn bản quy phạm pháp luật.
Hiến pháp năm 1992 và Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luậtnăm 1996 quy định các hình thức và thẩm quyền ban hành văn bản quy phạmpháp luật như sau:
- Quốc hội ban hành: Hiến pháp, Luật, Bộ luật, Nghị quyết.
- Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành: Pháp lệnh, Nghị quyết.
- Chủ tịch nước ban hành: Lệnh, Quyết định.
- Chính phủ ban hành: Nghị quyết, Nghị định.
- Thủ tướng Chính phủ ban hành: Quyết định, Chỉ thị.
- Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan
thuộc Chính phủ ban hành: Quyết định, Chỉ thị, Thông tư.
- Hội đồng thẩm phán toà án tối cao ban hành: Nghị quyết
- Viện trưởng Viện kiểm soát nhân dân tối cao ban hành: Quyết định, Chỉ thị, Thông tư.
- Hội đồng nhân dân (các cấp) ban hành: Nghị quyết.
- Uỷ ban nhân dân (các cấp) ban hành: Quyết định, Chỉ thị.
- Các cơ quan Nhà nước phối hợp với các tổ chức Chính trị - Xã hội
ban hành: Nghị quyết liên tịch để chỉ đạo thực hiện một văn bản
của Nhà nước cấp trên
Trang 9- Các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền phối hợp với nhau hoặc cơquan Nhà nước có thẩm quyền phối hợp với Tổ chức Chính trị - Xã
hội ban hành: Thông tư liên tịch để giải thích, hướng dẫn thực hiện
một văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên (trước đây gọi là Thông
tư liên bộ)
2.2.1.2 Giải thích một số thuật ngữ về hình thức văn bản quy phạm pháp luật
2.2.1.3 Các hình thức văn bản hành chính thông thường
* Khái niệm về văn bản hành chính
Văn bản hành chính thông thường chiếm một khối lượng lớn trong cơquan Dù nhiều hay ít, hàng ngày các cơ quan đều phải sử dụng văn bản hànhchính
Văn bản hành chính là những quyết định và thông tin quản lý thành văn(được văn bản hóa) do các cơ quan, tổ chức quản lý ban hành theo thẩm quyềntrình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ nội bộ
cơ quan, tổ chức đó hoặc trong quan hệ với các chủ thể khác
Văn bản hành chính không đặt ra, hoặc sửa đổi những quan hệ phápluật Những văn bản này có ý nghĩa pháp lý trong chừng mực nó chứng minhmột việc gì Sự việc được chứng minh có thể dùng làm căn cứ để thực hiệnvăn bản quy phạm pháp luật
Trang 10+ Kế hoạch công tác
+ Hợp đồng
+ Giấy chứng nhận
+ Giấy ủy nhiệm
+ Giấy giới thiệu
+ Giấy mời
+ Giấy nghỉ phép
+ Giấy đi đường
+ Phiếu gửi
2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật
2.2.2.1 Thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật được quyđịnh trong Hiến pháp và Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật số80/2015/QH13 ngày 22/6/2015, có hiệu lực từ ngày 1/7/2016
Tuỳ thuộc vào chức năng nhiệm vụ của mình mà các cơ quan Nhà nướcđược ban hành những hình thức văn bản quy phạm pháp luật khác nhau.Những văn bản quy phạm pháp luật ban hành không đúng thẩm quyền đềukhông có giá trị
Ví dụ: Hiến pháp quy định các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang
Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ được ban hành ba hình thức văn bảnQuy phạm pháp luật là Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, nếu Bộ trưởng ban hànhNghị định thì Nghị định đó không có giá trị (trái pháp luật về thẩm quyền)
2.2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật phụ thuộccác yếu tố sau:
- Phạm vi chức trách của cơ quan ra văn bản:
- Tính chất vấn đề cần được quy định
- Phạm vi địa hạt lãnh thổ
- Sự phân cấp hoặc uỷ quyền của cấp trên
2.2.3 Việc sửa đổi và bãi bỏ văn bản quy phạm pháp luật
2.2.3.1 Những trường hợp phải sửa đổi hoặc bãi bỏ
Trang 112.2.3.2 Thẩm quyền sửa đổi hoặc bãi bỏ văn bản quy phạm pháp luật.
2.3 Các loại văn bản quy phạm về quản lý quy hoạch xây dựng đô thị
Để triển khai một cách đồng bộ và thống nhất trên phạm vi toàn quốc,
có rất nhiều loại văn bản trong công tác xây dựng đô thị được ban hành, dướiđây là một số ví dụ:
- Các văn bản về phân loại đô thị, phân cấp quản lý hành chính đô thị;
- Các văn bản về lập, xét duyệt quy hoạch và kế hoạch xây dựng đô thị;
- Các văn bản về kiểm soát sự phát triển đô thị theo quy hoạch: Giớithiệu địa điểm, cấp chứng chỉ quy hoạch, lập, xét duyệt các dự án đầu tư; giaođất, cho thuê đất, lập, thẩm định các thiết kế xây dựng, cấp giấy phép đầu tư,cấp giấy phép xây dựng đô thị, kiểm tra giám định chất lượng công trình;
- Các văn bản về quản lí kiến trúc đô thị;
- Các văn bản về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình;
- Các văn bản về quản lý chất lượng công trình xây dựng;
- Lập hồ sơ hoàn công;
- Cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyền sở hữu công trình;
- Các văn bản về thanh tra, kiểm tra, xử phạt hành chính trong quản lýtrật tự xây dựng đô thị;
- Phát triển nhà và đất;
- Các văn bản về quy định về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, bộ máyquản lý quy hoạch và xây dựng đô thị;
- Các văn bản hướng dẫn chuyên môn và nghiệp vụ kỹ thuật;
- Quy chuẩn, quy trình kỹ thuật, tiêu chuẩn kỹ thụât, chỉ dẫn thiết kế
có liên quan
Trang 12Chương 3 THỂ THỨC VĂN BẢN VÀ PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO
VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT 3.1 Thể thức văn bản quy phạm pháp luật
3.1.1 Khái niệm
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, baogồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thànhphần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bảnnhất định
3.1.2 Mục đích, ý nghĩa của thể thức văn bản
Nhà nước quy định thống nhất về thể thức văn bản nhằm:
- Đảm bảo tính kỷ cương và thống nhất trong việc ban hành văn bản,một phương tiện thông tin thiết yếu của công tác quản lý, đảm bảo tính chânthực và hiệu lực pháp lý của văn bản
- Thể hiện tinh thần trách nhiệm và quyền uy của cơ quan ban hành vănbản, thể hiện phép lịch sự trong giao tiếp, tạo thuận lợi cho các cơ quan nhậnvăn bản trong việc xử lý và giải quyết văn bản
3.1.3 Các yếu tố thể thức của văn bản
Thể thức văn bản quản lý Nhà nước là toàn bộ yếu tố bắt buộc phải cótrong một văn bản và được quy định trong điều lệ công tác văn thư
Các yếu tố bắt buộc phải có trong văn bản quản lý Nhà nước được chialàm 2 loại:
Loại thứ nhất là các yếu tố bắt buộc phải có trong tất cả mọi văn bản,loại thứ hai là các yếu tố chỉ cần thiết đối với một số văn bản
3.1.2.1 Các yếu tố bắt buộc phải có trong mọi văn bản:
+ Quốc hiệu (tiêu ngữ, tiêu đề)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
+ Tên c quan, t ch c ban h nh v n b n ơ ổ ứ à ă ả
BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TỔNG CÔNG TY
ĐIỆN LỰC VIỆT NAM
UỶ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Trang 13Trường hợp cơ quan, tổ chức ban hành văn bản có cơ quan, tổ chức chủquản cấp trên trực tiếp thì tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếpđược trình bày trên tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, viết bằng chữ inhoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng Ví dụ:
VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM BỘ XÂY DỰNG
VIỆN DÂN TỘC HỌC TRƯỜNG ĐẠI HỌC KIẾN TRÚC + Số, ký hiệu của văn bản
Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật
Số của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm số thứ tự đăng ký đượcđánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong một năm và năm banhành văn bản đó Số được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngàyđầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; năm ban hành phải ghiđầy đủ các số, ví dụ: 2005, 2006
Ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm chữ viết tắt tên loại
văn bản theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao và chữ viết tắt
tên cơ quan hoặc chức danh nhà nước (Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ)ban hành văn bản Ví dụ: Số 08/2005/NĐ-CP
B ng ch vi t t t tên lo i v n b n v b n sao ả ữ ế ắ ạ ă ả à ả
Số thứ tự Tên loại văn bản Chữ viết tắt
Văn bản quy phạm pháp luật
Trang 14Số, ký hiệu của văn bản hành chính
Ký hiệu của văn bản hành chính
- Ký hiệu của quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) và của các hình thứcvăn bản có tên loại khác bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo Bảng chữviết tắt tên loại văn bản và bản sao và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặcchức danh Nhà nước ban hành văn bản
Ví dụ: Số 15/QĐ-BXD; Số: 23/BC-BNV
Trang 15- Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặcchức danh Nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảohoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có) Ví dụ:
Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phòng Chính phủ soạnthảo: Số /CP-HC;
Công văn của Thủ tướng Chính phủ do Vụ Văn xã Văn phòng Chínhphủ soạn thảo: Số /TTg-VX;
Công văn của Bộ Xây dựng do Cục Quản lý nhà Bộ Xây dựng soạnthảo: Số /BXD-QLN;
Công văn của Uỷ ban nhân dân tỉnh do tổ chuyên viên (hoặc thư ký)theo dõi lĩnh vực văn hóa - xã hội soạn thảo: Số /UBND-VX;
Công văn của Sở Công nghiệp tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo:Số /SCN-VP
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và chữ viết tắt têncác đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức phải được quy định cụ thể, bảo đảmngắn gọn, dễ hiểu
+ Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính(tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã,thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở;đối với những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người hoặc bằng chữ sốthì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau:
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là têncủa tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc tên của Thành phố thuộc tỉnh(nếu có) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:
Văn bản của Bộ Công nghiệp, của Cục Xuất bản Bộ Văn hóa - Thôngtin, của Công ty Điện lực I thuộc Tổng công ty Điện lực Việt Nam (có trụ sở
tại thành phố Hà Nội): Hà Nội;
Văn bản của Nhà máy Thủy điện Hòa Bình (có trụ sở tại thị xã Hòa
Bình, tỉnh Hòa Bình): Hòa Bình;
Văn bản của Phân xã Thông tấn xã Việt Nam tại tỉnh Quảng Trị thuộc
Thông tấn xã Việt Nam (có trụ sở tại thị xã Đông Hà, tỉnh Quảng Trị): Quảng Trị;
Văn bản của Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài chính
(có trụ sở tại thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên;
Trang 16Văn bản của Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học và Công nghệ
Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa): Khánh Hòa.
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:
Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của thành phố trựcthuộc Trung ương, ví dụ:
Văn bản của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội và của các sở, ban,
ngành thuộc thành phố: Hà Nội;
Văn bản của Uỷ ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh và của các sở,
ban, ngành thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh.
Đối với các tỉnh: là tên của thị xã, thành phố thuộc tỉnh hoặc của huyệnnơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:
Văn bản của Uỷ ban nhân dân tỉnh Hà Nam và của các sở, ban, ngành
thuộc tỉnh (có trụ sở tại thị xã Phủ Lý, tỉnh Hà Nam): Phủ Lý;
Văn bản của Uỷ ban nhân dân tỉnh Hải Dương và của các sở, ban,
ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương;
Văn bản của Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh và của các sở, ban,
ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh): Hạ Long;
Văn bản của Uỷ ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng và của các sở, ban,
ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng): Đà Lạt;
Văn bản của Vườn Quốc gia Ba Bể (có trụ sở tại huyện Ba Bể, tỉnh Bắc
Kạn): Ba Bể;
Văn bản của Ban quản lý Cửa khẩu Quốc tế Bờ Y (có trụ sở tại huyện
Ngọc Hồi, tỉnh Kon Tum): Ngọc Hồi.
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là têncủa huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ:
Văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn (thành phố Hà Nội) và
của các phòng, ban thuộc huyện: Sóc Sơn;
Văn bản của Uỷ ban nhân dân quận 1 (thành phố Hồ Chí Minh) và của
các phòng, ban thuộc quận: Quận 1; của Uỷ ban nhân dân quận Gò Vấp (thành phố Hồ Chí Minh), của các phòng, ban thuộc quận: Gò Vấp.
Văn bản của Uỷ ban nhân dân thị xã Hà Đông (tỉnh Hà Tây) và của các
phòng, ban thuộc thị xã: Hà Đông;
Trang 17Văn bản của Uỷ ban nhân dân thành phố Điện Biên (tỉnh Điện Biên) và
của các phòng, ban thuộc thành phố: Điện Biên.
- Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân
và của các tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó, ví dụ:
Văn bản của Uỷ ban nhân dân xã Kim Liên (huyện Nam Đàn, tỉnh
Nghệ An): Kim Liên;
Văn bản của Uỷ ban nhân dân phường Nguyễn Trãi (thị xã Hà Đông,
tỉnh Hà Tây): Phường Nguyễn Trãi; của Uỷ ban nhân dân phường Cống Vị (quận Ba Đình, thành phố Hà Nội): Cống Vị;
Văn bản của Uỷ ban nhân dân thị trấn Củ Chi ( huyện Củ Chi, thành
phố Hồ Chí Minh): Củ Chi.
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức và đơn vị vũ trangnhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quyđịnh của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Quốc phòng
- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội,
Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Hội đồng nhân dân ban hành là ngày, tháng,năm văn bản được thông qua
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật khác và vănbản hành chính là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ ngày tháng năm ; các chỉ số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập, đối với những
số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, tháng 2 phải ghi thêm số 0 ở trước
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được viết bằng chữ inthường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; sau địa danh có dấu phẩy
Ví dụ: Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 12 năm 2004
Thanh Xuân, ngày 29 tháng 01 năm 2006
+ Nơi nhận văn bản
Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận vănbản với mục đích và trách nhiệm cụ thể như để kiểm tra, giám sát; để xem xét,giải quyết; để thi hành, để trao đổi công việc; để biết và để lưu
Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản Căn cứ quy định củapháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức vàquan hệ công tác với các cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan;căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ
Trang 18trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhânnhận văn bản trình người ký văn bản quyết định.
Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi têntừng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi chomột hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung, vídụ:
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
- Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã (thuộc tỉnh )
Phần nơi nhận đầu văn bản (chỉ áp dụng đối với công văn hành chính)được trình bày như sau:
- Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bảnđược trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng
- Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơquan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc
cá nhân được trình bày trên cùng một dòng Ví dụ:
Kính gửi: Bộ Xây dựng Trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lênthì tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cánhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng
có dấu chẩm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm Ví dụ:
Trang 19+ Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
Tên loại văn bản
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức banhành Khi ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính đềuphải ghi tên loại, trừ công văn
Trích yếu nội dung của văn bản
Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ,phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại vănbản (Nghị định, Quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bảnkhác) được đặt canh giữa (cân đối ở giữa dòng) bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 14đến 15, kiểu chữ đứng, đậm Trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa,ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng,đậm, bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ Ví dụ:
CHỈ THỊ
Về tăng cường công tác quản lý trật tự xây dựng tại các đô thị
Trích yếu nội dung công văn có thể được trình bày ở phía trái văn bản,phía dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành, sau chữ viết tắt “V/v” (về việc) bằngchữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng
Ví dụ: V/v Nâng bậc lương năm 2006
+ Nội dung văn bản
Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản, trong đó cácquy phạm pháp luật (đối với văn bản quy phạm pháp luật), các quy định đượcđặt ra, các vấn đề, sự việc được trình bày
Trang 20Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
- Phù hợp với chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng; phù hợp vớiquy định của pháp luật;
- Các quy phạm pháp luật, các quy định hay các vấn đề, sự việc phảiđược trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
- Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữnước ngoài nếu không thực sự cần thiết Đối với thuật ngữ chuyên môn cầnxác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;
- Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng Đối với những từ,cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữviết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm
từ đó;
- Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt;
- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại,trích yếu nội dung văn bản, số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hànhvăn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật
và pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, kýhiệu của văn bản đó
+ Bố cục của văn bản:
Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý đểban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều,khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theomột trình tự nhất định
Bố cục của Luật, Pháp lệnh phải có tên, căn cứ pháp lý để ban hành.Tùy theo nội dung, Luật, Pháp lệnh có thể có lời nói đầu, được bố cục theophần, chương, mục, điều, khoản, điểm; phần, chương, mục phải có tiêu đề.Luật, Pháp lệnh được ban hành phải xác định các văn bản, các điều, khoản củavăn bản bị bãi bỏ
* Văn bản quy phạm pháp luật khác có thể được bố cục như sau:
- Nghị quyết: theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;
- Nghị định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; các quy chế (điềulệ) ban hành kèm theo nghị định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
Trang 21- Quyết định: theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hànhkèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
- Chỉ thị: theo khoản, điểm;
- Thông tư: theo mục, khoản, điểm
* Văn bản hành chính có thể được bố cục như sau:
- Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định)ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
- Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;
- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm.Phần nội dung được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14,kiểu chữ đứng Khi xuống dòng, chữ đầu dòng có thể lùi vào từ 1cm đến1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tốithiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tốithiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly linespacing) trở lên
Đối với những văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính cóphần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuốidòng có dấu chấm phẩy, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy
Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục,điều, khoản, điểm thì trình bày như sau:
- Phần, chương: từ “phần”, “chương” và số thứ tự của phần, chươngđược trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14,kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề(tên) của phần, chương được đặt ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡchữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Ví dụ:
Phần I Chương I QUY ĐỊNH CHUNG QUY ĐỊNH CHUNG
- Mục: Từ “mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòngriêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ
tự của mục dùng chữ số Ả-rập Tiêu đề của mục được trình bày canh giữa,bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm
Ví dụ: Mục 1
GIẢI THÍCH LUẬT, PHÁP LỆNH
- Điều: từ “điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ
in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm
Trang 22Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm.
Ví dụ: Điều 1 Bản sao văn bản
- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi điều dùng chữ số Ả-rập, tiếptheo là dấu chấm, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữđứng
Ví dụ: Phần I
TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ
- Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm; tiêu đềcủa mục được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng,đậm
Ví dụ: I NHỮNG KẾT QUẢ
- Khoản:
+ Trường hợp có tiêu đề: số thứ tự (chữ số Ả-rập) và tiêu đề của khoảnđược trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-
14), kiểu chữ đứng, đậm Ví dụ: 1 Phạm vi và đối tượng áp dụng
+ Trường hợp không có tiêu đề: số thứ tự các khoản trong mỗi mụcdùng chữ số Ả-rập, sau có dấu chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữcủa phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng
Ví dụ: 1 Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày
- Điểm: thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việttheo thứ tự abc, sau đó có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữbằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng
Ví dụ: a) Đối với
Trang 23Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
Chữ ký thể hiện tính pháp lý trong văn bản và người chịu trách nhiệm
về nội dung văn bản
Người ký văn bản phải có đủ thẩm quyền và phải chịu trách nhiệm vềnội dung văn bản mình ký Người không có đủ thẩm quyền hoặc không đượcthủ trưởng giao cho ký thì không được phép ký Văn bản do người không có
đủ thẩm quyền ký thì không có giá trị Cơ quan nhận được văn bản do ngườikhông đủ thẩm quyền ký có quyền không thực hiện văn bản đó và phải gửi trảlại cơ quan gửi
Về nguyên tắc ký văn bản là nhiệm vụ thuộc thẩm quyền của thủtrưởng cơ quan nhưng cũng có thể phân cấp như sau:
Thủ trưởng cơ quan ký những văn bản pháp quy, văn bản có nội dungquan trọng như chương trình, kế hoạch, đề án, báo cáo của cơ quan các vănbản gửi lên cấp trên, các văn bản có nội dung quan trọng gửi cấp dưới, nhữnggiấy giới thiệu cấp cho những người giữ chức vụ điều khiển cơ quan hoặcnhững nhân viên đi giải quyết công vụ quan trọng, khẩn cấp
Phó thủ trưởng cơ quan ký thay thủ trưởng những văn bản mà theo quyđịnh thì thủ trưởng cơ quan phải ký khi thủ trưởng đi vắng hoặc những vănbản về mặt công tác mà mình được phân công phụ trách
Chánh văn phòng ký thừa lệnh thủ trưởng các bản sao văn bản, cáccông văn giấy tờ giao dịch ít quan trọng, những giấy giới thiệu cấp cho các cán
bộ nhân viên đi giải quyết các công việc thông thường
Khi ký văn bản phải ghi đúng thủ tục để ký:
+ Phải ghi rõ chức vụ, họ, tên người ký
+ Cấp phó ký thay cấp trưởng phải đề KT vào trước chức vụ cấptrưởng
+ Người ký thừa lệnh phải ghi TL vào trước chức vụ cấp trưởng
+ Người được quyền thủ trưởng ký phải đề Q vào trước chức vụ cấptrưởng
+ Người thừa uỷ quyền ký phải đề TUQ vào trước chức vụ cấp trưởng.Việc thừa uỷ quyền phải quy định bằng văn bản, người được thừa uỷ quyềnkhông được uỷ quyền cho người khác ký
+ Cơ quan dân cử lãnh đạo tập thể như Hội đồng, Uỷ ban nhân dân,đoàn thể khi ký phải đề TM vào trước tên cơ quan, sau đó đề tiếp Chủ tịchhoặc KT Chủ tịch…
Không được ký văn bản bằng mực đỏ, bút chì, các thứ mực dễ phai
Trang 24Việc ký văn bản phải được quy định cụ thể trong chế độ công tác vănthư của cơ quan và thực hiện nghiêm túc, không thể có sự linh động ngoài quyđịnh.
Văn bản phải được người có thẩm quyền ký trước khi đóng dấu
Việc ghi quyền hạn của người ký
Văn bản phải được ký đúng thẩm quyền Những trường hợp người kýkhông phải là thủ trưởng cơ quan thì phải ghi đầy đủ và chính xác cơ chế kýtheo chế độ làm việc của cơ quan (thẩm quyền chung hoặc thẩm quyền riêng),đầy đủ thể thức đề ký và chức vụ người ký văn bản Ví dụ:
TM UỶ BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
(Chữ ký)Các trường hợp uỷ quyền được áp dụng như sau:
- Ký thay “KT.”: áp dụng trong trường hợp người ký là cấp phó đượcngười đứng đầu cơ quan uỷ quyền ký các văn bản thuộc lĩnh vực được phâncông phụ trách Ví d : ụ
TM UỶ BAN NHÂN DÂN
KT CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
(chữ ký)
KT BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG
- Ký thừa ủy quyền “TUQ.”: áp dụng trong trường hợp đặc biệt, khingười đứng đầu cơ quan uỷ quyền cho một cán bộ phụ trách dưới một cấp kýmột số văn bản mà theo quy định người đứng đầu cơ quan phải ký Ví dụ:
TUQ BỘ TRƯỞNG
VỤ TRƯỞNG VỤ KHOA HỌC - CÔNG NGHỆ
- Ký quy n “Q.”: áp d ng trong tr ề ụ ườ ng h p ng ợ ườ i ký l ng à ườ i
c giao t m th i th c hi n các nhi m v , quy n h n c a ng i
Trang 25ng u c quan khi ng i ng u c quan ph i v ng m t trong
Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người
ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức danh như Bộ trưởng (Bộtrưởng, Chủ nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giámđốc, v.v , không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, vănbản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; văn bản ký thừa lệnh, thừa ủyquyền và những trường hợp cần thiết khác do các cơ quan, tổ chức quy định cụthể
Chức vụ ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn như Ban, Hội đồng củaNhà nước hoặc của các cơ quan, tổ chức ban hành là chức danh lãnh đạo củangười ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng đó Đối với những Ban, Hội đồngkhông được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danhcủa người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng Trường hợp Ban hoặc Hộiđồng được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì có thể ghi thêmchức danh lãnh đạo trong cơ quan, tổ chức của người ký ở dưới, ví dụ:
- Ch c v c a ng ứ ụ ủ ườ i ký v n b n do H i ă ả ộ đồ ng ho c Ban ch ặ ỉ đạ o
c a Nh n ủ à ướ c ban h nh m lãnh à à đạ o B Xây d ng l m Tr ộ ự à ưở ng ban
ho c Phó Tr ặ ưở ng ban, Ch t ch ho c Phó Ch t ch H i ủ ị ặ ủ ị ộ đồ ng đượ c ghi
(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)THỨ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG
Trần Văn B
- Ch c v c a ng ứ ụ ủ ườ i ký v n b n do Ban ho c H i ă ả ặ ộ đồ ng c a B ủ ộ Xây d ng ban h nh m Th tr ự à à ứ ưở ng B Xây d ng l m Tr ộ ự à ưở ng ban ho c ặ