Bài giảng Soạn thảo văn bản hành chính nâng cao bài 10: Một số thủ thuật thường sử dụng trong soạn thảo

Bài giảng Soạn thảo văn bản hành chính nâng cao bài 10: Một số thủ thuật thường sử dụng trong soạn thảo được biên soạn nhằm giúp các em sinh viên nắm được một số thủ thuật thường sử dụng trong soạn thảo như: Cách thiết lập Autocorrect viết tắt trong word; Loại bỏ toàn bộ định dạng trong word; Thêm nhanh ngày giờ hiện tại vào word;... Mời các bạn cùng tham khảo bài giảng tại đây.

Trang 1

1 Đặt Vấn Đề

Việc thiết lập Autocorrect viết tắt trong Word rất tiện lợi Giúp bạn không phải gõ nhiều lần các từ thường xuyên sử dụng, viết tắt nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cho người dùng

2 Các Bước Thiết Lập Chức Năng Auto Correct Trong Word

Cách 1: Hướng dẫn nhanh

Tại cửa sổ Word Nhấn File  Option  Proofing  AutoCorrect options  Nhập cụm từ viết tắt cần thay thế và mục Replace, nội dung cụm từ được thay thế vào mục With  Add

Trang 2

Cách 2: Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Tại cửa sổ Word Nhấn File  Option

Trang 3

Bước 2: Tiếp tục nhấn Proofing  AutoCorrect options

Trang 4

Bước 3: Cửa sổ AutoCorrect: English (United States) được mở ra Ở yên tại tab AutoCorrect  Nhập cụm từ viết tắt cần thay thế và mục Replace và nhập nội dung cụm từ thay thế vào mục With  Nhấn vào Add

Trang 5

Bước 4: Thực hành thử 1 số ví dụ nhé

1 Replace: tphcm  With: Thành phố Hồ Chí Minh

2 Replace: hn  With: Hà Nội

3 Replace: chxh  With: Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam

Bước 5: Xem kết quả ví dụ Bước 4 bằng cách nhập chữ viết tắt và nhấn Enter là sẽ hiển thị ra kết quả

Trang 6

Bước 6: Trường hợp bạn muốn loại bỏ cụm từ viết tắt: Click chọn cụm từ muốn xoá  nhấn Delete để xóa bỏ

Trang 7

Trường hợp bạn copy văn bản từ nhiều nguồn, nhiều web khác nhau nên dẫn đến một file văn bản có quá nhiều định dạng Và bạn muốn xoá toàn bộ định dạng đó để căn chỉnh lại theo ý mình thì làm như sau:

Đầu tiên, bạn nhấn phím tắt Ctrl+A để chọn tất cả văn bản  Tại tab Home  Clear All Formatting Như thế là hoàn thành rồi!

Trang 8

III Thêm Nhanh Ngày Giờ Hiện Tại Vào Word

Trong Excel thì các bạn có thể dung các hàm cơ bản để them ngày giờ hiện tại như hàm Now chẳng hạn Còn ở Word thì sao? Các bạn vẫn làm được với phím tắt nhé

 Sử dụng phím tắt Shift + Alt + D để chèn ngày hiện tại

 Sử dụng phím tắt Shift + Alt + T để chèn giờ hiện tại

Trang 9

Đôi khi bạn có một đoạn văn bản nhưng bạn lại muốn ẩn nó, hoặc dấu nó đi Bạn thường

sẽ bôi đen đoạn đó rồi bôi trắng đi Như vậy thì sẽ chừa lại một khoảng cách, dễ bị phát hiện

Thực hiện các bước dưới đây để ẩn hoặc dấu đoạn văn bản mà không bị phát hiện nhé!

Đầu tiên bôi chọn đoạn văn bản cần ẩn Sau đó tại tab Home  Font  Check Box vào Hidden sau đó nhấn OK

 Muốn xem lại nội dung hay tiếp tục ẩn thì chỉ cần nhấn phím tắt Ctrl + Shift + 8

Trang 10

IV Ẩn Một Đoạn Văn Bản Trong Word

Hình Ảnh Thực hiện:

Trang 11

Thông thường chúng ta sử dụng Excel để tính toán dữ liệu Tuy nhiên nếu dữ liệu chúng

ta nằm trên Word thì chúng ta cũng có thể dung Word để tính toán

1 Một Số Hàm Cơ Bản Thường Được Sử Dụng

Trang 12

V Tính Toán Trong MS Word

2 Tính Toán Dữ Liệu Ngoài Bảng

Thiết lập công thức ngoài bảng trước Thực hiện giống như bài MailMerge

Thực hiện phép tính Cộng, Trừ, Nhân, Chia, Tính Tổng cơ bản trước

Bước 1: Nhấn phím tắt Ctrl+F9 hoặc F9 trên bàn phím Lúc này sẽ hiển thị dấu ngoặc nhọn {}

Bước 2: Thực hiện các phép tính vào đó rồi cuối cùng nhấn Fn+F9, Alt+F9 hoặc F9 để xem kết quả

Trang 13

3 Tính Toán Dữ Liệu Trong Bảng

Thực hiện tính toán bằng cách Dùng Ô Địa Chỉ cơ bản giống Excel trước Thực hiện các phép Cộng, Trừ, Nhân Chia, Chia nguyên, Chia lấy phần dư…

Lưu ý: Các Cột và Dòng tương ứng Dòng và Cột bên Excel

Trang 14

Bước 1: Thực hiện phép tính Cộng Đặt trỏ chuột tại vị trí ô đầu tiên cột kết quả Sau đó vào Tab Layout  Formula

Trang 15

Bước 2: Tại ô Formula nhập: = B2 + C2 Sau đó nhấn OK (Giống hoàn toàn Excel)

Trang 16

Bước 3: Thực hiện phép tính Trừ Làm tương tự Bước 1

Tại ô Formula nhập: = B3 – C3 Sau đó nhấn OK

Lưu ý: Nhập đúng Cột và Dòng nha

Trang 17

Bước 4: Làm tương tự các phép tính Nhân, chia Ngoài ra nếu có chỉnh sửa dữ liệu chỉ cần Update lại là xong

Thực hiện: Tại ô Kết quả  Ta nhấn chuột phải  Update Field

Trang 18

Bước 5: Phép chia nguyên thì mình dùng công thức: =INT() Giống hoàn toàn ExcelCông thức nhập vào Formula: =INT(B6/C6)

Trang 19

Bước 6: Phép chia lấy dư thì mình dùng công thức: =MOD() Giống hoàn toàn ExcelCông thức nhập vào Formula: =MOD(B7,C7)

Trang 20

4 Tính Toán Dữ Liệu Trong Word

Đề bài 1: Tính cột Thành Tiền và Tổng Tiền

Trong đó: + Thành Tiền = Số lượng X Đơn giá

+ Tổng Tiền = Tổng tiền các sản phẩm

Trang 21

Thực hiện tính Cột Thành Tiền có 2 cách:

Cách 1: Dùng Ô Địa Chỉ Để Tính Cột Thành Tiền, Tổng Tiền

Nó hoàn toàn giống Excel Tương ứng Cột và Dòng tương tự Excel

Trang 22

Cách 1: Dùng Ô Địa Chỉ Để Tính Cột Thành Tiền, Tổng Tiền

Tính cột Thành Tiền = Số lượng X Đơn giá

Bước 1: Đặt trỏ chuột vào ô đầu tiên của cột thành tiền, sau đó vào Tab Layout  Formula

Trang 23

Sau khi thực hiện xong Bước 1 thì Hộp thoại Formula xuất hiện

Tìm hiểu Hộp thoại Formula:

Formula: Nơi để nhập công thức

Number format: Các kiểu định dạng

Paste function: Các công thức có sẵn

Trang 24

Bước 2: Hộp thoại Formula xuất hiện Nhập công thức PRODUCT(C2:D2) vào Formula Sau đó nhấn OK

Trang 25

Bước 3: Thực hiện các dòng còn lại tương tự Dòng số 3 ứng với công thức

=PRODUCT(C3:D3)… Và Xem kết quả

Trang 26

Tiếp Tục Dùng Ô Địa Chỉ Để Tính Tổng Tiền

Đặt trỏ chuột tại vị trí tính tổng tiền Thực hiện vào công thức tương tự như trên Chỉ khác công thức bây giờ sẽ là:

Tính tổng thì sử dụng hàm = SUM(E2:E5)

Trang 28

Trang 29

Cách 2: Dùng Các Hàm Hỗ Trợ Để Tính Cột Thành Tiền, Tổng Tiền

Bước 3: Thực hiện các dòng còn lại tương tự Hoặc Copy kết quả đầu Paste xuống các ô còn lại Sau đó tại các ô được Copy nhấn chuột phải sau đó chọn Update Field

Trang 30

Cuối cùng bây giờ dùng hàm hỗ trợ thực hiện tính Tổng Tiền

Công thức: =SUM(Above)  Tức Above là sẽ lấy tất cả dữ liệu ở trên

Trang 31

Cuối cùng bây giờ dùng hàm hỗ trợ thực hiện tính Tổng Tiền

Công thức: =SUM(Above)  Tức Above là sẽ lấy tất cả dữ liệu ở trên

Trang 32

Đề bài 2: Tính Điểm Trung Bình “ =AVERAGE( )”

Trang 33

Đề bài 2: Tính Điểm Trung Bình “ =AVERAGE( )”

Chúng ta cũng sẽ có 2 cách tương tự như trên:

Cách 1: Dùng Ô Địa Chỉ Tính Điểm Trung Bình

Bước 1: Tương tự đặt trỏ chuột sau đó vào tab Layout  Formula

Công thức nhập: =AVERAGE( C2:F2 ) Number format: #,##0

Trang 34

Cách 1: Dùng Ô Địa Chỉ Tính Điểm Trung Bình

Bước 2: Thực hiện các cột còn lại hoàn toàn giống Bước 1

Đổi Công thức nhập: =AVERAGE( C3:F3 )… Number format: #,##0

Xem kết quả:

Trang 35

Cách 2: Dùng Các Hàm Hỗ Trợ Tính Điểm Trung Bình

Bước 1: Tương tự vào tab Layout  Formula

Công thức nhập: =AVERAGE( left) - Number format: #,##0

Bước 2: Thực hiện tất cả các cột còn lại tương tự

Trang 36

Cách 2: Dùng Các Hàm Hỗ Trợ Tính Điểm Trung Bình

Bước 1: Tương tự vào tab Layout  Formula

Công thức nhập: =AVERAGE( left) - Number format: #,##0

Bước 2: Thực hiện tất cả các cột còn lại tương tự

Tiêu đề	Một số thủ thuật thường sử dụng trong soạn thảo
Trường học	Trường Đại Học Khoa Học Xã Hội Và Nhân Văn TP. Hồ Chí Minh
Chuyên ngành	Tin Học Văn Phòng
Thể loại	Bài giảng
Thành phố	Hồ Chí Minh

Định dạng
Số trang	36
Dung lượng	16 MB