Bài giảng Soạn thảo văn bản hành chính nâng cao bài 7: Tạo mục lục tự động

Bài giảng Soạn thảo văn bản hành chính nâng cao bài 7: Tạo mục lục tự động được biên soạn nhằm giúp các em sinh viên nắm được ý nghĩa, lợi ích của việc tạo mục lục tự động; Biết cách tạo mục lục tự động; Vận dụng kiến thức đã học để thực hành áp dụng vào thực tiễn. Mời các bạn cùng tham khảo bài giảng tại đây.

I Ý Nghĩa, Lợi Ích Của Việc Tạo Mục Lục

Việc tạo mục lục là đặc biệt quan trọng trong Word Với những bài báo cáo, luận văn hay soạn thảo văn bản dài, nhiều đề mục thì việc tạo mục lục là rất cần thiết Giúp thực hiện đúng yêu cầu của luận văn, bài báo cáo bắt buộc có và rút ngắn thời gian tra cứu đề mục, thuận tiện chỉnh sửa

II Các Cách Tạo Mục Lục Trong Word:

 Tạo mục lục bằng cách tạo Heading:

 Tạo mục lục trên chương, chỉ mục đã tạo sẵn

 Tạo mục lục tự động nhảy số theo chương, phần và các chỉ mục STT theo chương, phần

 Tạo mục lục bằng đánh dấu level

 Chạy mục lục tự động và cập nhật mục lục tự động

Lưu ý: Tất cả các cách làm mục lục nào bạn cũng phải xác định được mục lớn, nhỏ…Bước 1: Bôi đen phần nội dung muốn làm đề mục Tại tab Home chọn Heading với cấp

độ tương ứng

Heading 1 là chỉ mục lớn nhất Ví dụ: Chương1,2,3…

Heading 2 là chỉ mục kế sau chương Ví dụ: 1.1, 1.2…

Heading 3 là chỉ mục con của Hheading 2, kế sau Heading 2 Ví dụ: 1.1.1, 1.1.2…

Heading 4,5,6… Làm như vậy với tất cả các đề mục từ lớn đến nhỏ

Bước 2: Tại Heading 1 nhấn chuột phải chọn Modify… để chỉnh sửa lại font chữ, màu chữ, giãn dòng, cách đoạn…

Sau khi chỉnh xong font chữ, cỡ chữ căn lề… tiếp tục nhấn Format  Paragrabh để chỉnh giãn dòng cách đoạn… Tại ảnh phía dưới bên phải Sau đó nhấn OK

Tiếp tục Heading 2, 3… cũng thực hiện tương tự như vừa khởi tạo tại Heading 1

Bước 1: Cũng bôi đen phần nội dung muốn làm đề mục Tại tab Home chọn Heading 2,3 Bước 2: Cũng tại Heading 2,3… nhấn chuột phải chọn Modify… để chỉnh sửa lại font chữ, màu chữ, giãn dòng, cách đoạn…

B Tạo Mục Lục Tự Động Nhảy Số Theo Chương, Phần Và Các Chỉ Mục STT Theo Chương, Phần

Bước 2: Click tiếp vào Current List  Define New Multilevel List…

Tại Enter Formatting for number: thêm chữ Chương hoặc Phần tuỳ ý

Tại Follow number with: Space  Để khoảng cách giữa số chương, phần và chữ sát lại

STT Theo Chương, Phần

Bước 3: Tại Heading 1 nhấn chuột phải chọn Modify… để chỉnh sửa lại font chữ, màu chữ, giãn dòng, cách đoạn… Giống như các bước trên

Kết quả đạt được:

Bước 3: Tại Heading 1 nhấn chuột phải chọn Modify… để chỉnh sửa lại font chữ, màu chữ, giãn dòng, cách đoạn… Giống như các bước trên

Kết quả đạt được:

STT Theo Chương, Phần

Thực hiện Heading 2

Bước 1: Đặt trỏ chuột phần nội dung để làm Heading 2 Tại tab Home chọn Heading 2Bước 2: Tại Heading 2 nhấn chuột phải chọn Modify… để chỉnh sửa lại font chữ, màu chữ, giãn dòng, cách đoạn… Giống như các bước trên

Kết quả: Số của chỉ mục tự động nhảy theo Chương

 Level 1

Bước 2: Tại Heading 1 nhấn chuột phải chọn Modify… để chỉnh sửa lại font chữ, màu chữ, giãn dòng, cách đoạn… Giống như các bước trên

2 Tạo Mục Lục Bằng Đánh Dấu Level

Thực hiện Heading 2, 3: Tương đương Level 2,3 …

Bước 3: Đặt trỏ chuột phần nội dung muốn làm đề mục Tại tab References Add Text

 Level 2

Bước 2: Tại Heading 2 nhấn chuột phải chọn Modify… để chỉnh sửa lại font chữ, màu chữ, giãn dòng, cách đoạn… Giống như các bước trên

mục lục cho bài viết:

Cách 1: Sử dụng các mẫu có sẵn (Automatic Table)

Thực hiện:

Tại trang Mục Lục đặt trỏ chuột Tại tab References  Table of Contents  Tại thanh công cụ chọn tuỳ thích các kiểu có sẵn: Automatic Table 1, Automatic Table 2,…

Kết quả cách 1: Sử dụng các mẫu có sẵn (Automatic Table)

Bước 1: Tại trang Mục Lục đặt trỏ chuột Tại tab References  Table of Contents  Custom Table of Contents )

Tại đây thiết lập:

 Show page numbers: Hiển thị số trang ứng với tên đề mục

 Right align page numbers: Hiển thị số trang nằm ở sát lề bên phải (nếu bỏ chọn,

số trang sẽ nằm ở ngay liền sau tên đề mục)

 Tab leader: Hình thức dóng hàng, đối chiếu giữa tên đề mục và số trang (dùng chuỗi các dấu chấm, dấu gạch ngang, hoặc bỏ trắng)

 Use hyperlinks instead of page number: Nhấn chọn này thì sau khi có mục lục Mình muốn click tới chỉ mục nào thì nó chạy ngay đến mục đó

Cách 3: Click vào Mục Lục, ở viền trên của khung mục lục click vào Update Table.

Dù theo cách nào, bạn cũng sẽ nhận được thông báo với hai lựa chọn:

 Update page numbers only (chỉ cập nhật số trang)

 Update entire table (cập nhật toàn bộ mục lục)