THỰC TRẠNG tổ CHỨC CÔNG tác kế TOÁN bán HÀNG tại CÔNG TY XĂNG dầu THỪA THIÊN HUẾ

MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU Đề tài được nghiên cứu nhằm ba mục tiêu sau đây: Thứ nhất, hệ thống hóa các vấn đề lý luận về tổ chức công tác kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại.. Chươn

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH

- -KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU THỪA THIÊN HUẾ

Sinh viên thực hiện Giáo viên hướng dẫn

Nguyễn Thị Ngọc Yến Ths Phạm Thị Ái Mỹ Lớp: K44B Kiểm toán

Niên khóa: 2010 - 2014

Huế, tháng 05/2014

Đại học Kinh tế Huế

Lời Cảm �n

Được sự phân công của các thầy cô khoa Kế

toán – Tài chính trường Đại học kinh tế Huế, sau gần

3 tháng thực tập, tôi đã hoàn thành xong khóa luận tốt nghiệp: “ Thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng tại công ty Xăng dầu Thừa Thiên Huế”.

Để đạt được kết quả như ngày hôm nay, tôi luôn ghi nhớ công ơn lớn lao của các thầy cô khoa Kế toán

– Tài chính, trường Đại học kinh tế Huế đã trực tiếp

tham gia giảng dạy, tận tình truyền đạt kiến thức trong suốt thời gian qua Với vốn kiến thức tiếp thu được trong quá trình học tập thì đó không chỉ là nền tảng nghiên cứu của khóa luận mà còn là hành trang giúp tôi tự tin bước vào đời.

Tôi xin chân thành cảm ơn cô Phạm Thị Ái Mỹ, người đã trực tiếp hướng dẫn, động viên, khích lệ tôi trong suốt quá trình hoàn thánh khóa luận.

Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ban gián đốc, các anh chị phòng Kế toán, phòng Kinh doanh của công ty Xăng dầu Thừa Thiên Huế đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành khóa luận này.

Cuối cùng tôi xin kính chúc quý thầy cô, các anh chị, cô chú trong công ty dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều thành công trong công việc và cuộc sống!

Huế, ngày 30 tháng 04 năm

2014 Nguyễn Thị Ngọc Yến

Đại học Kinh tế Huế

PHẦN I ĐẶT VẤN ĐỀ

1.1 LÝ DO NGHIÊN CỨU

Trong một nền kinh tế, doanh nghiệp thương mại giữ vai trò phân phối lưu thônghàng hóa, thúc đẩy quá trình tái sản xuất xã hội Hoạt động của doanh nghiệp thươngmại diễn ra theo chu kỳ T-H-T’ hay nói cách khác nó bao gồm hai giai đoạn mua hàng

và bán hàng Như vậy, trong hoạt động kinh doanh thương mại, bán hàng là một tronghai nghiệp vụ kinh doanh cơ bản, nó giữ vai trò chi phối các nghiệp vụ khác Các chu

kỳ kinh doanh chỉ có thể diễn ra liên tục, nhịp nhàng khi khâu bán hàng được tổ chứctốt nhằm quay vòng vốn nhanh, tăng hiệu suất sinh lời

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay cùng với sự phát triển các thànhphần kinh tế, các doanh nghiệp Việt Nam không chỉ chịu sức ép cạnh tranh gay gắt,quyết liệt hơn từ các công ty nước ngoài, các công ty hùng mạnh cả về vốn, thươnghiệu và trình độ quản lý, mà còn bị sự ràng buộc bởi sự hoàn thiện dần hệ thống cácquy định, chế độ tài chính kế toán của nhà nước Việc bán hàng hóa của các doanhnghiệp trên toàn quốc đối mặt với không ít khó khăn, thử thách Nó vừa là cơ hội, vừa

là thách thức Để có thể tồn tại và phát triển trong môi trường đầy cạnh tranh đó, mỗidoanh nghiệp đều phải ý thức không ngừng nâng cao năng lực cạnh tranh của mình.Trong công tác kế toán, doanh nghiệp nào tổ chức tốt nghiệp vụ bán hàng, đảmbảo thu hồi vốn và có lãi sẽ có điều kiện tồn tại và phát triển Ngược lại, doanh nghiệpnon kém trong tổ chức hoạt động kinh doanh thì chẳng bao lâu sẽ đi đến bờ vực phásản, thực tế nền kinh tế nước ta đang chứng minh điều đó

Công ty Xăng dầu Thừa Thiên Huế, trực thuộc Tổng công ty xăng dầu Petrolimex,

là một đơn vị hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu đóng trên địa bàntỉnh Thừa Thiên Huế Qua thời gian thực tập tại công ty, thấy rõ tầm quan trọng củacông tác tổ chức kế toán bán hàng, cùng với sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ phòng

Đại học Kinh tế Huế

kế toán, tôi đã mạnh dạn đi sâu tìm hiểu thực tế qua đề tài: “Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty Xăng dầu Thừa Thiên Huế”.

1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

Đề tài được nghiên cứu nhằm ba mục tiêu sau đây:

Thứ nhất, hệ thống hóa các vấn đề lý luận về tổ chức công tác kế toán bán hàng

trong doanh nghiệp thương mại

Thứ hai, khảo sát thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng tại công ty Xăng

dầu Thừa Thiên Huế

Thứ ba, đánh giá và đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác

kế toán bán hàng tại công ty Xăng dầu Thừa Thiên Huế

1.3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

 Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức công tác kế toán bán hàng tại công ty Xăng dầu

Thừa Thiên Huế

 Phạm vi nghiên cứu:

+ Phạm vi không gian: Hoạt động bán hàng tại công ty Xăng dầu Thừa Thiên Huế

+ Phạm vi thời gian: Thời gian số liệu là giai đoạn 2012 – 2013

1.4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

 Phương pháp nghiên cứu tài liệu

Phương pháp dựa trên nguồn tài liệu nghiên cứu trước đây để xây dựng cơ sở lýluận cứ chứng minh giả thiết Bao gồm các chứng từ thực tế hoạt động của công tyqua 2 năm gần đây Thu thập số liệu, thông tin qua sổ sách kế toán, quyết toán củacông ty

 Phương pháp điều tra

Phỏng vấn trực tiếp những người có liên quan về việc tổ chức công tác kế toán tạiđơn vị

Đại học Kinh tế Huế

 Phương pháp phân tích và xử lý số liệu

Phương pháp mô tả toàn bộ hiện trạng về tổ chức công tác hạch toán thông quaphân tích, tổng hợp, so sánh số liệu; sử dụng lưu đồ mô tả, những ứng dụng của phầnmềm kế toán đang có tại công ty

1.5 CẤU TRÚC KHÓA LUẬN

Khóa luận được thiết kế theo 03 phần như sau:

Phần I: Giới thiệu đề tài

Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu

- Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán bán hàng trong doanh nghiệp sản xuất, thương mại.

Chương này tập hợp các định nghĩa, các nội dung làm cơ sở cho việc tổ chức côngtác kế toán bán hàng tại doanh nghiệp

- Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng tại công ty Xăng dầu Thừa Thiên Huế.

Chương này giới thiệu về quá trình hình thành, phát triển, chức năng, nhiệm vụ,thực trạng tổ chức quản lý và tổ chức công tác kế toán bán hàng tại công ty Xăng dầuThừa Thiên Huế thông qua hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo kế toáncũng như một số vấn đề liên quan đến kiểm soát nội bộ trong bộ máy kế toán bánhàng

Chương 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán bán hàng tại công ty Xăng dầu Thừa Thiên Huế.

Chương này đưa ra nhận xét và đề xuất một số biện pháp nhằm cải thiện công tác

tổ chức kế toán bán hàng tại công ty Xăng dầu Thừa Thiên Huế

Phần III: Kết luận và kiến nghị

Đại học Kinh tế Huế

1.6.TÌNH HÌNH ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

 Tình hình các đề tài nghiên cứu tại công ty Xăng dầu Thừa Thiên Huế

Công ty xăng dầu Thừa Thiên Huế là một công ty có quy mô khá lớn, hoạt độngchủ yếu trong lĩnh vực kinh doanh các mặt hàng xăng dầu Với tính chất trên, công ty

đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu do các cán bộ, cá nhân trong và ngoài đơn vị tiếnhành Các đề tài nghiên cứu về kế toán trước đây thường tập trung chủ yếu vào nhữngmảng cụ thể như kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, kế tài sản cố địnhhay kế toán công, mà vẫn chưa có đề tài nào nghiên cứu về công tác tác tổ chức kếtoán nói chung và công tác tổ chức kế toán bán hàng nói riêng Nhận thấy được tầmquan trọng của công tác tổ chức kế toán, tôi đã thực hiện đề tài này để có thể đưa ramột cái nhìn tổng quát hệ thống tổ chức kế toán bán hàng trong công ty, từ đó đề xuấtmột số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống này

 Tình hình các đề tài nghiên cứu tại trường Đại học kinh tế Huế

Đối với loại hình doanh nghiệp thương mại, các đề tài nghiên cứu tại trường Đạihọc kinh tế Huế thường đi sâu nghiên cứu một số đề tài như: Kế toán doanh thu và xácđịnh kết quả kinh doanh; kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương; kế toán cáckhoản phải thu, phải trả; kế toán thuế,…

Đề tài nghiên cứu về “tổ chức công tác kế toán” cũng không phải là một đề tài quámới lạ tại trường Đại học kinh tế Huế nhưng hầu hết các đề tài này nghiên một cáchkhái quát về tổ chức công tác kế toán của toàn bộ công ty Cũng đã có một số đề tàinghiên cứu cụ thể về từng phần hành kế toán nhưng chưa có đề tài nào đi sâu nghiêncứu về công tác tổ chức kế toán bán hàng Vì vậy tuy mô típ không mới nhưng ưuđiểm của đề tài này là đi vào nghiên cứu một nội dung chưa được khai thác trước đó

Đại học Kinh tế Huế

PHẦN II NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản về tổ chức công tác kế toán

“Kế toán là hệ thống thông tin và kiểm tra dùng để đo lường, phản ánh, xử lý và truyền đạt những thông tin về tài chính, kết quả kinh doanh và các luồng tiền tạo ra của một đơn vị kinh tế.” (Phan Thị Minh Lý và cộng sự, 2008)

Tài chính liên quan tới việc diễn giải các dữ liệu đã được kế toán ghi chép, tập hợpnhằm đánh giá tình hình hoạt động trong quá khứ và lập kế hoạch cho hoạt động ởtương lai

Một cách tổng quan, có thể thấy khối lượng thông tin kế toán cần phải đo lường,

xử lý và truyền đạt là rất lớn Mặt khác, thông tin kế toán cung cấp cần phải dễ hiểu,

có thể so sánh được và đáng tin cậy Vì vậy muốn cung cấp những thông tin đảm bảonhững điều trên, công tác kế toán trong doanh nghiệp cần có một sự tổ chức hợp lý,khoa học cũng như cần có những sự kiểm tra, giám sát chặt chẽ đối với thông tin kếtoán được cung cấp Thế nên tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là một côngviệc rất quan trọng, cần có sự quan tâm đúng mực của ban lãnh đạo các doanh nghiệp

“Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp được hiểu là một hệ thống các phương pháp, các cách thức phối hợp sử dụng toàn bộ biện pháp và kỹ thuật cũng như toàn bộ nguồn nhân lực của tổ chức kế toán để thực hiện các chức năng, yêu cầu

và nhiệm vụ của kế toán.” (Hoàng Giang, 2007)

Đại học Kinh tế Huế

Tổ chức công tác kế toán là tổ chức khối lượng công tác và bộ máy kế toán nhưngphải trên cơ sở vận dụng kế toán hiện hành theo điều kiện cụ thể của đơn vị Đó làcông việc phức tạp và phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: loại hình tổ chức hoạt độngcủa đơn vị; quy mô của đơn vị; nhu cầu thông tin phục vụ quản trị doanh nghiệp; sốlượng và trình độ kế toán của từng đơn vị; mức độ trang bị các phương tiện kỹ thuậttại đơn vị hay chuẩn mực chế độ kế toán hiện hành Trong đó, những con người amhiểu về kế toán là yếu tố quan trọng có tính quyết định.

1.1.2 Vai trò và nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

1.1.2.1 Vai trò của tổ chức công tác kế toán

- Tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán có tầm quan trọng to lớn đối vớihoạt động quản lý tài chính, quản lý kinh doanh của doanh nghiệp Trong bối cảnhthông tin là chìa khóa của vấn đề thì tổ chức công tác kế toán ngày càng có vai trò tolớn

- Tổ chức công tác kế toán sẽ tạo điều kiện để đảm bảo cung cấp thông tin kế toántài chính chính xác và kịp thời phục vụ lãnh đạo và quản lý kinh tế tài chính, giúp chodoanh nghiệp nâng cao được hiệu quả kinh doanh, hiệu suất làm việc của bộ phận kếtoán Mặt khác thông tin kế toán không chỉ cần thiết cho đối tượng bên trong doanhnghiệp mà còn nó còn được sự quan tâm, tìm hiểu của các đối tượng bên ngoài doanhnghiệp

- Tổ chức công tác kế toán tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản,vốn, ổn định trong việc thu hồi công nợ, tránh hiện tượng nợ quá hạn kéo dài và trìnhtrạng chiếm dụng vốn lẫn nhau Mặt khác, nó sẽ thực hiện tốt chức năng thông tin vàgiám sát chặt chẽ về toàn bộ tài sản của doanh nghiệp, ngăn ngừa hành vi tổn hại tàisản doanh nghiệp

1.1.2.2 Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán

Tổ chức công tác kế toán bao gồm những nhiệm vụ sau:

Đại học Kinh tế Huế

- Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán ở doanh nghiệp để thực hiện toàn bộ công tác kếtoán, công tác tài chính, thống kê, có sự phân công công việc rõ ràng cho từng bộphận kế toán, từng kế toán viên trong bộ máy kế toán tại đơn vị.

- Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, chế độ kế toán và vận dụng cácnguyên tắc kế toán, hình thức tổ chức chứng từ và sổ sách kế toán.

- Tổ chức lập báo tài chính một cách nhanh chóng, đúng niên độ kế toán nhằmcung cấp thông tin kịp thời đúng hạn, theo yêu cầu quản lý kinh tế - tài chính củadoanh nghiệp

- Tổ chức lưu trữ, bảo quản chứng từ tài liệu kế toán một cách khoa học, hợp lýtheo đúng quy định hiện hành

- Tổ chức việc giám sát, kiểm tra kế toán theo đúng chế độ quy định trong nội bộdoanh nghiệp

1.1.3 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán

Tổ chức công tác kế toán cần tuân thủ những nguyên tắc kế toán sau đây:

 Nguyên tắc phù hợp

Khi triển khai tổ chức kế toán phải nghiên cứu thật đầy đủ những đặc điểm riêngcủa đơn vị để triển khai việc tổ chức kế toán phù hợp

 Nguyên tắc hiệu quả

Tổ chức kế toán phải tính toán sao cho chi phí công tác ít nhất mà vẫn đảm bảocông việc kế toán đạt được hiệu quả mong muốn, đảm bảo thu nhận và cung cấp thôngtin hiệu quả về toàn bộ hoạt động kinh tế - tài chính của đơn vị

Đại học Kinh tế Huế

1.1.4 Những căn cứ chủ yếu để tổ chức công tác kế toán

Trong phạm vi quy định của Chế độ kế toán doanh nghiệp và các văn bản hướngdẫn của cơ quan quản lý cấp trên, mỗi doanh nghiệp phải dựa vào những căn cứ cụ thể

để tiến hành tổ chức công tác kế toán phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp mình

Cụ thể:

- Căn cứ vào quy định về quản lý và tổ chức quản lý kinh tế tài chính nói chung

và chế độ kế toán nói riêng

- Căn cứ tình hình đặc điểm phân cấp quản lý như: doanh nghiệp là đơn vị thuộc quyền quản lý cấp trên hay là một chủ thể kinh tế độc lập có tư cách pháp nhân

- Căn cứ vào nội dung, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.-Căn cứ vào trình độ trang bị và sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán

- Căn cứ vào quy mô, phạm vi hoạt động của doanh nghiệp

- Căn cứ vào khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán

1.1.5 Nội dung tổ chức công tác kế toán

Theo Quyết định 15/2006 ngày 20/03/2006 về việc ban hành Chế độ kế toán doanh

nghiệp theo quy định “Chế độ kế toán doanh nghiệp” áp dụng cho tất cả cá doanh

nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế trong cả nước Hệ thống kế toánViệt Nam bao gồm:

 Hệ thống chứng từ kế toán

 Hệ thống tài khoản kế toán

 Hệ thống sổ sách kế toán

 Hệ thống báo cáo kế toán

Với nhiệm vụ thu nhận, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin về toàn bộ tàisản, hoạt động của công ty cũng như kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế tàichính trong doanh nghiệp phù hợp điều kiện mỗi doanh nghiệp và tuân thủ quy địnhnhà nước, tổ chức công tác kế toán bao gồm những nội dung cụ thể sau:

Đại học Kinh tế Huế

 Xây dựng mô hình tổ chức kế toán.

 Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán

 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán

 Tổ chức vận dụng báo cáo tài chính

 Một số nội dung khác liên quan đến tổ chức khối lượng công tác kế toán (kiểmtra, kiểm soát, hệ thống báo cáo quản trị)

1.2 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

1.2.1 Tổng quan về hoạt động bán hàng trong doanh nghiệp thương mại

1.2.1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng

Ngành thương mại thống nhất thực hiện chức năng nối liền giữa sản xuất và tiêudùng Quá trình lưu chuyển hàng hóa là quá trình đưa hàng hóa từ lĩnh vực sản xuấtsang lĩnh vực tiêu dùng thông qua trao đổi mua bán trên thị trường Trong doanhnghiệp thương mại, cùng với với hoạt động mua hàng, hoạt động bán hàng tạo nên cầu

nối trong quá trình lưu chuyển đó Bán hàng – thu tiền (tiêu thụ) là giai đoạn cuối

cùng, là giai đoạn đoạn thực hiện giá trị của hàng hóa Thông qua nghiệp vụ bán hàng,hàng hóa được chuyển đến tay người tiêu dùng, và hoàn thành sứ mệnh của quá trìnhlưu chuyển hàng hóa trong hoạt động kinh doanh thương mại Trong nghiệp vụ này,doanh nghiệp mất quyền kiểm soát đối với hàng hóa và có quyền lợi thu tiền hàng từkhách hàng của mình Chu trình bán hàng – thu tiền không những đánh giá hiệu quảcủa các chu trình trước đó như chu trình tiền, tiếp nhận – hoàn trả vốn, mua hàng –thanh toán… mà còn đánh giá hiệu quả của toàn bộ quá trình kinh doanh của doanhnghiệp

1.2.1.2 Thời điểm xác định hàng bán, ghi nhận doanh thu

Đại học Kinh tế Huế

Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14, mặc dù hàng hóa được bán theo nhiều

hình thức khác nhau nhưng hàng hóa chỉ được xác định là tiêu thụ khi và doanh thubán hàng được ghi nhận đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:

 Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sởhữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.

 Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý sản phẩm, hàng hóa nhưngười sỡ hữu sản phẩm, hàng hóa, hoặc quyền kiểm soát sản phẩm, hàng hóa

 Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn

 Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng

 Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch

Như vậy, thời điểm xác định hàng bán, ghi nhận doanh thu là khi bên bán mấtquyền sở hữu hàng hóa, không kể doanh nghiệp đã thu được tiền hay chưa

1.2.1.3 Các phương thức bán hàng

Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất, song phương thức thực hiệnmục đích này rất đa dạng

 Theo phương thức trao đổi và thanh toán, bán hàng được phân loại thành:

- Bán hàng thu tiền mặt trực tiếp về két hoặc thu qua ngân hàng

- Bán hàng thu tiền sau (bán chịu)

- Bán hàng theo phương thức gửi hàng, theo yêu cầu của khách hàng và chờkhách hàng chấp nhận (sau khi kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa rồi trả tiền)

 Theo phương thức lưu chuyển hàng hóa trên thị trường, bán hàng bao gồm bánbuôn và bán lẻ:

- Bán buôn hàng hóa là phương thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, cácdoanh nghiệp sản xuất Đặc điểm của hàng hóa bán buôn là hàng vẫn còn nằm tronglĩnh vực lưu thông, chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng Hàng thường được bán theo lôhoặc bán với số lượng lớn Lưu chuyển hàng hóa bán buôn có hai phương thức:

+ Bán hàng qua kho: Hàng hóa được mua và dự trữ trong kho, sau đó mới xuất rabán Trong đó có hai hình thức giao hàng là:

Đại học Kinh tế Huế

Bán hàng tại kho: Người mua nhận hàng trực tiếp tại đơn vị bán hàng Bên bánxuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu.

Giao hàng theo hình thức chuyển hàng: Bên bán xuất kho gửi hàng và giao tại địađiểm quy định trong hợp đồng cho bên mua Khi xuất hàng kế toán xuất hóa đơn vàkhi việc giao nhận kết thúc, bên mua chấp nhận và ký vào hóa đơn thì doanh thu đượcghi nhận

+ Bán buôn không qua kho (bán buôn vận chuyển thẳng): Hàng hóa được mua vàbán lại ngay mà không qua thủ tục nhập xuất kho trong doanh nghiệp

+ Bán hàng theo phương thức giao hàng đại lý ký gửi bán đúng giá hưởng hoahồng: Theo phương thức này, doanh nghiệp sẽ xuất hàng ký gửi cho các đại lý để đại

lý bán Đại lý cam kết bán đúng giá doanh nghiệp giao và hưởng hoa hồng đại lý Đại

lý phải nộp thuế GTGT đối với khoản hoa hồng được hưởng

- Bán lẻ hàng hóa có hai hình thức sau:

+ Bán hàng thu tiền tập trung: Trong phương thức này nhân viên bán hàng phụtrách việc quản lý hàng, giao hàng; thu tiền do nhân viên khác đảm nhận Cuối ngàyhoặc cuối ca, nhân viên thu tiền lập phiếu nộp tiền, nhân viên bán hàng lập báo cáobán hàng Thực hiện đối chiếu giữa báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền, sau đó chuyểnđến phòng kế toán để ghi sổ

+ Bán hàng và thu tiền trực tiếp: Theo phương thức này nhân viên bán hàng kiêmluôn việc thu tiền, hình thức này phù hợp với quy mô bán lẻ, nhỏ Cuối ngày, lập báocáo bán hàng và giấy nộp tiền gửi về phòng kế toán

Mỗi phương thức tiêu thụ đều có ưu, nhược điểm của nó Việc lựa chọn và ápdụng linh hoạt các phương thức tiêu thụ sẽ giúp đẩy mạnh công tác tiêu thụ sản phẩmcủa doanh nghiệp

1.2.1.4 Các phương thức thu tiền hàng

 Thanh toán trực tiếp

Sau khi nhận được quyền sở hữu về hàng hóa, bên mua thanh toán ngay cho bênbán bằng tiền, chuyển khoản hoặc hiện vật

Đại học Kinh tế Huế

1.2.2 Tổ chức công tác kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại

1.2.2.1 Vai trò của tổ chức công tác kế toán bán hàng

Đối với doanh nghiệp, với tính chất là khâu trung gian nối liền sản xuất và tiêudùng, đáp ứng nhu cầu thường xuyên, liên tục của thị trường thì bán hàng là một khâu

vô cùng quan trọng nhằm tạo ra những kết quả cụ thể giúp doanh nghiệp đạt đượcmục tiêu đề ra.Vì vậy, việc cung cấp thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác làrất cần thiết

Tổ chức tốt công tác kế toán đối với từng phần hàng cụ thể sẽ góp phần hoànthiện công tác tổ chức kế toán trong doanh nghiệp Đối với nghiệp vụ bán hàng, tổchức công tác kế toán bán hàng là một hệ thống các phương pháp, cách thức phối hợp

để sử dụng phương tiện và kỹ thuật cũng như nguồn nhân lực của bộ máy kế toán đểphản ánh, đo lường, giám sát và thông tin bằng số liệu một cách trung thực, chính xác

và kịp thời về toàn bộ hoạt động bán hàng trong doanh nghiệp

1.2.2.2 Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán bán hàng

Là một phần quan trọng trong toàn bộ hoạt động tổ chức công tác doanh nghiệp,

tổ chức công tác kế toán bán hành có các nhiệm vụ sau:

- Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời doanh thu tiêu thụ các loại sảnphẩm, hàng hóa của doanh nghiệp cũng như các khoản chi phí phát sinh trong quátrình tiêu thụ hàng hóa theo các nguyên tắc, phương pháp kế toán, hình thức kế toánthống nhất trong công ty

- Tổ chức theo dõi, kiểm tra, giám sát hoạt động bán hàng để thực hiện tốt kếhoạch kinh doanh của công ty, tình hình thanh toán tiền hàng của khách

Đại học Kinh tế Huế

- Tổ chức cung cấp thông tin kịp thời, chính xác để ban quản lý có quyết địnhmua hàng, bán hàng kịp thời, đảm bảo lượng hàng hóa tồn kho đúng mức, không gây

ứ đọng vốn cho công ty

- Tổ chức thực hiện chế độ lưu trữ và bảo quản chứng từ, tài liệu về nghiệp vụbán hàng

1.2.2.3 Nội dung tổ chức công tác kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại

a Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán bán hàng

a.1 Khái niệm

Theo khoản 7 – Điều 4 – Luật kế toán: “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật

mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán”

Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế đã phátsinh và thực sự hoàn thành theo địa điểm và thời gian phát sinh của chúng, làm cơ sởcho việc kiểm tra thông tin các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh làm căn cứ để ghi

sổ Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh điều phải có chứng từ

Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán bán hàng là việc xác định chủngloại, số lượng cũng như nội dung, kết cấu và quy chế sử dụng chứng từ gắn liền vớiđặc điểm bán hàng tại mỗi doanh nghiệp

a.2 Xây dựng hệ thống chứng từ kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

Tùy vào đặc điểm của mỗi doanh nghiệp và chế độ kế toán hiện hành mà kế toánxây dựng một hệ thống các chứng từ sử dụng cho hoạt động bán hàng trong công ty

Hệ thống chững từ này phải đảm bảo đầy đủ các chứng từ bắt buộc theo quy định củanhà nước về cả hình thức và số lượng, các chứng từ kế toán mang tính chất hướngdẫn, doanh nghiệp có quyền đăng ký nếu có nhu cầu sử dụng Căn cứ vào hệ thốngchứng từ, việc lập và sử dụng chứng từ phải đảm bảo tính hợp lệ , hợp pháp, thể hiệncác yếu tố đầy đủ và đúng mẫu quy định

Đại học Kinh tế Huế

Có nhiều phương pháp để xây dựng nên một hệ thống chứng từ trong doanhnghiệp, trong đó phương pháp xây dựng hệ thống chứng từ theo chu trình nghiệp vụ làmột phương pháp khá hữu hiệu Qua việc phân tích các hoạt động được thực hiệntrong chu trình, các bộ phận liên quan cũng như các đối tượng tham gia vào chu trình,

kế toán hình thành nên danh mục các chứng từ cần thiêt cho chu trình đó

Theo Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC

Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp, gồm:

- Chứng từ kế toán ban hành theo Chế độ kế toán doanh nghiệp này, gồm 5 chỉ tiêu:

+ Chỉ tiêu lao động tiền lương;

+ Chỉ tiêu hàng tồn kho;

+ Chỉ tiêu bán hàng;

+ Chỉ tiêu tiền tệ;

+ Chỉ tiêu TSCĐ

- Chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác (Mẫu và hướng

dẫn lập áp dụng theo các văn bản đã ban hành)

Để có thể nghiên cứu đầy đủ về công tác tổ chức kế toán chu trình bán hàng – thutiền của doanh nghiệp cũng như các vấn đề có liên quan, khóa luận xin trình bày cáchthức tổ chức chu trình bán hàng đối với doanh nghiệp có quy mô tương đối lớn (bánbuôn) và chủ yếu thực hiện bán chịu Thông thường trong những đơn vị này, chu trìnhbán hàng có thể được cụ thể hóa với các bước công việc và các bộ phận tham giatương ứng như sau:

 Xử lý đơn đặt hàng của người mua, lập lệnh bán hàng

Căn cứ vào đơn đặt hàng của người mua (có thể là đơn đặt hàng, phiếu yêu cầumua hàng, yêu cầu qua thư, fax, điện thoại,…) các bộ phận liên quan sẽ xét duyệt đơnđặt hàng về số lượng, chủng loại,… để xác định về khả năng cung ứng đúng hạn củađơn vị và lập lệnh bán hàng hay phiếu tiêu thụ Trong trường hợp nhận đặt hàng quaemail, điện thoại, fax,… cần có những thủ tục đảm bảo cơ sở pháp lý về việc khách

Đại học Kinh tế Huế

hàng đã đặt hàng Việc chấp thuận đơn đặt hàng cần được hồi báo cho khách hàng biết

để tránh các tranh chấp có thể xảy ra trong tương lai

 Xét duyệt bán chịu

Trước khi bán hàng, căn cứ đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác từ trong vàngoài doanh nghiệp, bộ phận bán chịu cần đánh giá về khả năng thanh toán của kháchhàng để xét duyệt việc bán chịu Việc xét duyệt có thể đực tính toán cụ thể trên lợi íchcủa cả hai bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh qua tỷ lệ giảm giákhác nhau theo thời hạn thanh toán Một số cách thức có thể hỗ trợ cho công việc này

là thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng, lập danh sách và luôn cập nhật thông tin vềtình hình tài chính, vấn đề chi trả,… của khách hàng Trong môi trường kinh doanh córủi ro cao, một biện pháp khá hữu hiệu là yêu cầu khách hàng thế chấp tài sản hay kýquỹ

 Chuyển giao hàng

Căn cứ lệnh bán hàng đã được phê chuẩn bởi bộ phận phụ trách bán chịu, thủ khoxuất hàng cho bộ phận bán hàng thông qua phiếu xuất kho Bộ phận gửi hàng lậpchứng từ chuyển hàng và gửi hàng cho khách Chứng từ này là cơ sở để lập hóa đơn

và thường bao gồm thông tin về quy cách, chủng loại hàng hóa, số lượng và các dữliệu liên quan Vào lúc giao hàng, chứng từ vận chuyển cũng được lập Chứng từ vậnchuyển thường là hóa đơn vận chuyển (vận đơn) hay phiếu xuất kho kiêm vận chuyểnnội bộ Các công ty lớn , có thể diễn biến thường xuyên về nghiệp vụ bán hàng thườnglập sổ vận chuyển để cập nhật các chứng từ vận chuyển

 Lập, kiểm tra hóa đơn và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng

Các cơ quan thuế quy định: Khi vận chuyển hàng hóa phải có hóa đơn bán hàng

Vì vậy trong trường hợp này hóa đơn bán hàng phải được lập đồng thời với vận đơnhoặc kiêm chức năng chứng từ vận chuyển Do hóa đơn vừa cung cấp thông tin chokhách hàng về số tiền mà họ phải trả, vừa là căn cứ ghi sổ kế toán, theo dõi các khoảnphải thu nên nó cần được lập chính xác và đúng thời gian Hóa đơn cần được lập bởi

Đại học Kinh tế Huế

một bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng Bộ phận này có tráchnhiệm kiểm tra số hiệu chứng từ chuyển hàng; so sánh lệnh bán hàng với chứng từ

chuyển hàng, đơn đặt hàng và các thông tin điều chỉnh (nếu có); ghi tất các những dữliệu cần thiết vào hóa đơn; ghi giá vào hóa đơn dựa trên bảng giá hiện hành của đơnvị; tính số tiền từng loại và cho cả hóa đơn.

 Theo dõi thanh toán

Sau khi thực hiện các chức năng vè bán hàng và ghi sổ kê toán các nghiệp vụ nàycần tiếp tục theo dõi các khoản nợ phải thu Để theo dõi chặt chẽ việc thu tiền, cần liệt

kê các khoản nợ phải thu theo từng nhóm tuổi để theo dõi và phân công đòi nợ, thôngthường công việc này được giao cho bộ phận phụ trách bán chịu.Ngoài ra, nên thườngxuyên gửi thông báo nợ cho khách hàng định kỳ hàng tuần, hàng tháng hay hàng quý.Điều này, một mặt sẽ giúp cho đơn vị nhanh chóng thu hồi các khoản phải thu, mặtkhác còn giúp đơn vị xác minh và điều chỉnh kịp thời những chênh lệch nếu có giữa

số liệu của hai bên

 Xử lý hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán

Nếu khách hàng không hài lòng với số hàng nhận được do sai quy cách hay kémphẩm chất, họ có thể gửi trả lại cho đơn vị Vì thế doanh nghiệp cần có một bộ phậnđộc lập chịu trách nhiệm tiếp nhận, xét duyệt cũng như khấu trừ những khoản liênquan đến các hàng hóa này Trong trường hợp đó, phải lập bảng ghi nhớ, thư báo Cóhoặc hóa đơn chứng minh cho việc ghi giảm các khoản phải thu, hàng bị trả lại haygiảm giá; chứng từ này cũng được sử dụng làm căn cứ ghi sổ nghiệp vụ trên

 Thẩm định, xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được

Có những trường hợp khách hàng không chịu thanh toán hay mất khả năng thanhtoán, khi đó nhà quản lý có trách nhiệm xem xét hoặc đề nghị cấp thẩm quyền chophép xóa sổ các khoản nợ này Căn cứ vào đó, bộ phận kế toán ghi chép vào sổ sách.Tiếp cận hệ thống chứng theo chu trình bán hàng – thu tiền, qua việc xác định cáccông việc và các bộ phận tham gia chủ yếu tham gia vào chu trình, sau đây là danhmục các chứng từ chủ yếu liên quan đến nghiệp vụ bán hàng

Đại học Kinh tế Huế

Bảng 1.1: Danh mục các chứng từ sử dụng trong nghiệp vụ bán hàng

1 Lệnh bán hàng Bộ phận bán chịu Căn cứ để lập PXK

2 Phiếu xuất kho Bộ phận kinh doanh Căn cứ để xuất hàng

3 Phiếu xuất kho kiêm vận

chuyển nội bộ Bộ phận kinh doanh

Căn cứ để xuất hàng vàvận chuyển hàng hóa

4 Phiếu xuất kho hàng gửi

bán đại lý Bộ phận kinh doanh

Căn cứ để xuất hàng vàghi nhận hàng gửi đại lý

7 Hóa đơn vận chuyển Bộ phận gửi hàng Căn cứ để gửi hàng và

vận chuyển hàng hóa

8 Hóa đơn GTGT Bộ phận kế toán Giao cho khách hàng và

cơ sở ghi sổ kế toán

9 Biên bản kiểm nghiệm Bộ phận giao hàng Căn cứ để giao hàng

10 Biên bản giao nhận Bộ phận giao hàng Căn cứ đã giao hàng

11 Phiếu thu Bộ phận kế toán Chứng minh đã thu được

 Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice),

 Vận đơn đường biển (B/L) hay đường hàng không (B/A),

Đại học Kinh tế Huế

 Chứng từ bảo hiểm: đơn bảo hiểm (Insurance Policy) hoặc giấy chứng nhậnbảo hiểm (Insurance Certificate),

 Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Original),

 Phiếu đóng gói (Packing list),

 Tờ khai hải quan,

 Hối phiếu,…

a.3 Tổ chức luân chuyển chứng từ bán hàng trong doanh nghiệp

Chu trình bán hàng là một chu trình quan trọng, nó bao gồm nhiều bước côngviệc, mỗi bước lại bao gồm nhiều nghiệp vụ với những minh chứng bằng các chứng từkhác nhau Hiểu được các chức năng của các chứng từ cùng quá trình luân chuyển củachúng, chu trình sẽ diễn ra nhanh hơn, hiệu quả hơn; nhà quản lý có thể kiểm soát chutrình tốt hơn Vì vậy song song với việc xây dựng hệ thống chứng từ bán hàng đầy đủ,

kế toán cần tổ chức tốt khâu luân chuyển chứng từ trong doanh nghiệp

Tổ chức luân chuyển chứng từ bán hàng trong doanh nghiệp là xác định mối quan

hệ giữa cá bộ phận liên quan trong chu trình, đồng thời xác định trình tự vận động củachứng từ từ khi được lập cho đến khi lưu trữ Quy định thể hiện qua sơ đồ cho từnglaoij chứng từ, trong đó quy định rõ đường đi và thời gian cho mỗi bước luân chuyển.Điều này sẽ giúp nhà quản lý rút ngắn thời gian vận động của chứng từ nhưng vẫnđảm bảo kiểm soát tốt chu trình

Sơ đồ sau đây là một ví dụ tổng quát về quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng

ở loại công ty bán buôn – một đại diện điển hình của chu trình bán hàng – thu tiền.(Lưu đồ 1.1 )

Khi khách hàng gửi đơn đặt hàng (ĐĐH) về công ty, phòng kinh doanh phụ tráchtiếp nhận và tiến hành tìm hiểu thông tin khách hàng, kết hợp các bộ phận khác đánhgiá khả năng thanh toán, trả tiền đúng hạn cũng như khả năng cung cấp hàng hóa củacông ty (tồn kho đủ) Nếu đơn đặt hàng được chấp nhận , phòng kinh doanh lập lệnhbán hàng (LBH) và phiếu xuất kho (3 liên) gửi cho kế toán trưởng duyệt Sau đó,

Đại học Kinh tế Huế

phòng kinh doanh gửi PXK (liên 2) cho thủ kho để thủ kho tiến hành xuất kho hàngbán và gửi PXK (liên 3) cho Kế toán hàng tồn kho để tiến hành hạch toán hàng xuất.Phòng kinh doanh đồng thời gửi ĐĐH và lệnh bán hàng (LBH) đến Kế toán bán hàng

và thanh toán Tại đây dựa trên bảng giá của công ty, kế toán xuất hóa đơn GTGT (3liên) gửi cho kế toán trưởng duyệt, sau đó gửi liên 2 HĐ GTGT cho bộ phận giao hàng

để giao cho khách hàng Liên 3 HĐ GTGT được sử dụng để ghi sổ kế toán bán hàng

và thanh toán, lưu theo cách thức thích hợp để dễ theo dõi thanh toán của khách hàng.Thủ kho sau khi nhận PXK từ phòng kinh doanh tiến hành xuất kho hàng hóa giao cho bộ phận giao hàng và ghi thẻ kho

Bộ phận giao hàng nhận hàng từ thủ kho, hóa đơn GTGT (liên 2) từ Kế toán bán hàng và giao hàng cho khách hàng

b Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán bán hàng

b.1 Khái niệm

Chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sựkiện phát sinh liên quan đến việc bán hàng và thu tiền khách hàng Các công việc ghinhận, xử lý những nghiệp vụ liên quan đến bán hàng diễn ra liên tục và lặp lại đối vớitừng lần bán hàng Vì vậy việc lập một hệ thống tài khoản kế toán bán hàng cũng như

hệ thống mã hóa các đối tượng quản lý của công ty là rất cần thiết Nó góp phần tăngcường hiệu quả, rút ngắn thời gian đối với công việc hạch toán kế toán và quản lý chitiết các mặt hàng

Tài khoản (TK) kế toán là một phương tiện của kế toán được sử dụng để phản ánh tình hình hiện có và sự vận động của từng đối tượng kế toán, nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý của các chủ thể quản lý.

Đại học Kinh tế Huế

Khóa luận tốt nghiệp GVHD ThS Phạm Thị Ái Mỹ

Lưu đồ 1.1: Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng ở loại hình công ty bán buôn

Đại học Kinh tế

ế Hu

b 2 Hệ thống tài khoản sử dụng cho nghiệp vụ bán hàng

Mỗi đối tượng kế toán, người ta sử dụng một tài khoản kế toán để phản ánh Mỗitài khoản chỉ quản lý, theo dõi, phản ánh một đối tượng kế toán duy nhất Nói cáchkhác, tài khoản kế toán được sử dụng để phản ánh từng loại tài sản, từng loại nguồnvốn, từng quá trình kinh doanh Nó giúp kế toán phân loại và hệ thống hóa các nghiệp

vụ theo nội dung kinh tế Việc vận dụng hệ thống tài khoản, chi tiết hóa theo các cấp(cấp 2,3,4) phải căn cứ vào nội dung, quy mô, phạm vi hoạt động, mức độ phân cấpquản lý của mỗi doanh nghiệp

Theo Quyết định 15/2006/QĐ – BTC, danh mục hệ thống tài khoản kế toán doanhnghiệp, khóa luận xin trích một số loại tài khoản thường dùng cho nghiệp vụ bánhàng, thu tiền như sau:

Bảng 1.2: Danh mục tài khoản sủ dụng trong nghiệp bán hàng

STT Cấp 1 SỐ HIỆU TK Cấp 2 TÊN TÀI KHOẢN

3331 Thuế giá trị gia tăng phải nộp

Đại học Kinh tế Huế

Khóa luận tốt

nghiệp GVHD ThS Phạm Thị Ái Mỹ

SVTH Nguyễn Thị Ngọc Yến – K44B Kiểm

5 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Theo Thông tư 53/2006/TT-BTC, ngày 12/06/2006, doanh nghiệp căn cứ vào hệ

thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành hoặc được Bộ Tài chính chấp thuận

áp dụng cho doanh nghiệp để chi tiết hoá theo các cấp tài khoản ( TK cấp 2, 3, 4) đểphù hợp với kế hoạch, dự toán đã lập và yêu cầu cung cấp thông tin của kế toán quản

trị trong doanh nghiệp Việc chi tiết hoá các cấp tài khoản kế toán phải dựa trên các

yêu cầu sau:

- Việc chi tiết hóa tài khoản kế toán phải xuất phát từ yêu cầu cung cấp thông tin

kế toán quản trị của từng cấp quản lý

- Các tài khoản có mối quan hệ với nhau cần đảm bảo tính thống nhất về ký hiệu,cấp độ,…(Ví dụ: TK 15411, 51111, 63211, 91111, )

- Việc chi tiết hoá tài khoản không được làm sai lệch nội dung, kết cấu và phươngpháp ghi chép của tài khoản

b.3 Tổ chức dữ liệu và mã hóa các đối tượng quản lý:

Cơ sở dữ liệu kế toán bao gồm các tập tin có các quan hệ rất chặt chẽ với nhauđược thiết kế để ghi nhận, lưu trữ và xử lý toàn bộ các dữ liệu và thông tin kế toán

Mã hóa thông tin mang tính khoa học, tạo thuận lợi cho việc quản lý dữ liệu, cậpnhật số liệu và nhất là truy xuất thông tin, yêu cầu bộ mã được xây dựng phải đảm bảocác yếu tố: gọn, dễ nhớ, dễ bổ sung, nhất quán trong tên gọi các đối tượng được mãhóa

Trong công tác bán hàng, các nghiệp vụ kế toán thường xuyên xảy ra, các thôngtin về khách hàng, số dư tài khoản cũng như tình hình hàng hóa cần được thường

Đại học Kinh tế Huế

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán buôn qua kho

511 111,112,131

(3)3331

(5) Giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại

(6) Kết chuyển giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại

(7) Kết chuyển giá vốn hàng bán bị trả lại

(8) Doanh thu hàng đổi hàng (khi 2 bên giao nhận đồng thời)

(9) Doanh thu hàng đổi hàng khi khách hàng chưa giao hàng cho doanh nghiệp(10) Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần

641(11)

Đại học Kinh tế Huế

152,153,156(8)

Khóa luận tốt

nghiệp GVHD ThS Phạm Thị Ái Mỹ

SVTH Nguyễn Thị Ngọc Yến – K44B Kiểm

c Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán

c.1 Khái niệm

Sổ kế toán là những tờ sổ theo mẫu nhất định có liên hệ chặt chẽ với nhau dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp (Bùi Thị Tám, 2002)

Doanh nghiệp phải thực hiện các quy định về sổ kế toán trong Luật Kế toán, Chế

độ kế toán doanh nghiệp, Nghị định số 129/2004/NĐ - CP ngày 31/5/2005 của Chínhphủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán trong lĩnhvực kinh doanh và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán Mỗi doanh nghiệp

tự xây dựng cho mình một hệ thống sổ và tổ chức ghi chép một cách khoa học, đảmbảo phù hợp với những quy định của Nhà nước

Sổ kế toán bao gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết Nhà nước quy địnhbắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại sổ tổng hợp;quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết Nội dung cũngnhư kết cấu các mẫu sổ kế toán tổng hợp được quy định một cách cụ thể tùy vào cáchình thức kế toán được áp dụng trong doanh nghiệp

Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm số lượng, kết cấu mẫu

sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ được sử dụng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu từ chứng từ gốc theo một trình tự và phương pháp ghi sổ nhất định nhằm cung cấp các tài liệu liên quan đến các chỉ tiêu kinh tế tài chính, phục vụ việc lập báo cáo kế toán.

Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh,yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tínhtoán, lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp và phải tuân thủ theo đúng quy định củahình thức sổ kế toán đó, gồm: Các loại sổ và kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếukiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán

Theo Chế độ kế toán, doanh nghiệp được áp dụng một trong năm hình thức kếtoán sau:

Đại học Kinh tế Huế

 Hình thức kế toán Nhật ký chung;

 Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái;

 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;

 Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ;

 Hình thức kế toán trên máy vi tính

c.2 Các loại sổ kế toán áp dụng trong nghiệp vụ bán hàng

Với đặc trưng là có nhiều nghiệp vụ xảy ra, hệ thống sổ kế toán áp dụng chonghiệp vụ bán hàng khá đa dạng, nhưng nhìn chung là ở mức độ chi tiết Trong đó,một số loại sổ thường dùng là:

 Sổ Nhật ký bán hàng

 Sổ Nhật ký thu tiền

 Sổ chi tiết công nợ khách hàng

 Sổ chi tiết bán hàng

 Sổ chi tiết thanh toán với người bán

d Tổ chức cung cấp thông tin bán hàng qua hệ thống báo cáo kế toán

Báo cáo kế toán bán hàng nói riêng và báo cáo kế toán doanh nghiệp nói chungbao gồm hai phân hệ: Hệ thống báo cáo tài chính và hệt thống báo cáo quản trị

d.1 Hệ thống báo cáo tài chính (BCTC)

Báo cáo tài chính (BCTC) là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản, nguồn vốn chủ sở hữu, tình hình công Nợ cũng như tình hình tài chính của doanh nghiệp Hay nói một cách khác báo cáo tài chính là phương tiện trình bày khả năng sinh lời và thực trạng tài chính của doanh nghiệp cho những người quan tâm.

Hệ thống báo cáo tài chính cung cấp cho người xem một cái nhìn toàn diện về tìnhhình sản xuất kinh doanh cuả công ty Việc lập và trình bày báo cáo tài chính phải

Đại học Kinh tế Huế

tuân thủ sáu (06) nguyên tắc quy định tại Chuẩn mực kế toán số 21 – “Trình bày báo

cáo tài chính”: Hoạt động liên tục, cơ sở dồn tích, nhất quán, trọng yếu, tập hợp, bù

trừ và có thể so sánh được.Việc thuyết minh báo cáo tài chính cũng phải căn cứ vàoyêu cầu trình bày thông tin quy định trong các chuẩn mực kế toán Các thông tin trọngyếu phải được giải trình để giúp người đọc hiểu đúng thực trạng tình hình tài chínhcủa doanh nghiệp.

Hệ thống báo cáo tài chính doanh nghiệp bao gồm báo cáo tài chính năm và báocáo tài chính giữa niên độ Trong đó, mỗi loại báo cáo nói chung bao gồm 04 biểumẫu báo cáo sau:

 Bảng cân đối kế toán;

 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh;

 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ;

 Bảng thuyết minh báo cáo tài chính

d.2 Hệ thống báo cáo quản trị (BCQT)

Theo Luật kế toán Việt Nam, kế toán quản trị là “ việc thu thập, xử lý, phân tích và

cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán” (Luật kế toán, Khoản 3, Điều 4)

Hệ thống thông tin kế toán quản trị trong tổ chức có nhiệm vụ cung cấp thông tincho các nhà quản lý để thực hiện các hoạt động quản lý Kế toán quản trị có 4 mụctiêu chủ yếu sau:

 Cung cấp thông tin cho nhà quản lý để lập kế hoạch và ra quyết định

 Trợ giúp nhà quản lý trong việc điều hành và kiểm soát hoạt động của tổ chức

 Thúc đẩy các nhà quản lý đạt được các mục tiêu của tổ chức

 Đo lường hiệu quả hoạt động của các nhà quản lý và các bộ phận, đơn vị trựcthuộc trong tổ chức

Hệ thống thông tin kế toán quản trị được thực hiện thông qua hệ thống các báocáo kế toán quản trị Kế toán quản trị là công việc của từng doanh nghiệp, vì vậy Nhà

Đại học Kinh tế Huế

nước chỉ hướng dẫn các nguyên tắc, cách thức tổ chức và các nội dung, phương pháp

kế toán quản trị chủ yếu tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp thực hiện

Hệ thống báo cáo kế toán quản trị bán hàng chủ yếu của một doanh nghiệp thườngbao gồm:

 Báo cáo tình hình thực hiện:

- Báo cáo doanh thu, chi phí và lợi nhuận của từng loại sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ;

- Báo cáo khối lượng hàng hoá mua vào và bán ra trong kỳ theo đối tượng: kháchhàng, giá bán, chiết khấu và các hình thức khuyến mại khác;

- Báo cáo chi tiết khối lượng sản phẩm (dịch vụ) hoàn thành, tiêu thụ;

- Báo cáo cân đối nhập, xuất, tồn kho nguyên liệu, vật liệu, sản phẩm, hàng hoá;

- Báo cáo chi tiết nợ phải thu theo thời hạn nợ, khách nợ và khả năng thu nợ,

 Báo cáo phân tích:

- Phân tích mối quan hệ giữa chi phí, khối lượng và lợi nhuận;

- Phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp,

e Tổ chức kiểm tra, kiểm soát kế toán nghiệp vụ bán hàng

e.1 Khái niệm

Theo định nghĩa của COSO (Committee of sponsoring organization): Kiểm soát

nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị, các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu:

 Báo cáo tài chính đáng tin cậy;

 Các luật lệ và quy định được tuân thủ;

 Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

Đại học Kinh tế Huế

Kiểm soát nội bộ giúp Ban lãnh đạo doanh nghiệp giảm bớt tâm trạng bất an vềnhững rủi ro; tải trọng những công việc hằng ngày để tập trung vào vấn đề chiến lược,chuyên nghiệp hóa công tác quản lý điều hành.

Chu trình bán hàng – thu tiền trải qua nhiều khâu, có liên quan đến những tài sảnnhạy cảm như nợ phải thu, hàng hóa, tiền, nên thường là đối tượng bị tham ô, chiếmdụng Ngoài ra, nợ phải thu khách hàng là khoản mục có thể chiếm tỷ trọng lớn trongtài sản của đơn vị, bởi sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường khiến doanh nghiệp phải

mở rộng bán chịu và điều này làm tăng rủi ro có sai phạm

e.2 Những sai phạm, rủi ro, gian lận có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền

 Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng:

- Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận nhưng không được phê duyệt

- Đồng ý bán hàng nhưng không có khả năng cung ứng

- Ghi sai trên hợp đồng về chủng loại, số lượng, đơn giá

- Nhân viên bán hàng bán cho khách giá thấp hơn giá niêm yết, cho hưởng chiếtkhấu không đúng

- Giao hàng khi chưa được xét duyệt

- Giao hàng không đúng chủng loại, số lượng

- Hàng hóa bị thất thoát trong quá trình giao hàng

 Lập hóa đơn:

Đại học Kinh tế Huế

- Bán hàng nhưng không lập hóa đơn.

- Lập khống hóa đơn

 Ghi chép doanh thu và theo dõi nợ phải thu khách hàng:

- Ghi nhận sai tên khách hàng và thời hạn thanh toán

- Ghi sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu khách hàng

- Ghi sai số tiền, ghi trùng hay ghi sót hóa đơn

- Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, không đòi được nợ

- Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị nhân viên chiếm đoạt

- Xóa sổ nợ phải thu khách hàng nhưng không xét duyệt

- Nợ phải thu bị thất thoát do không theo dõi chặt chẽ

Quá trình kiểm soát là cần thiết trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của con người.Nhà quản lý xây dựng các mục tiêu và có những hoạt động rõ ràng để thực hiện cácmục tiêu Song những hoạt động nghiệp vụ đó tự nó chưa được coi là đầy đủ, vì thếnhà quản lý cần đến những thủ tục kiểm soát để đảm bảo những hàng động thích hợp

và ngăn ngừa những hàng động không thích hợp

e.3 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu trong chu trình bán hàng – thu tiền

 Những thủ tục kiểm soát chung:

- Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: kiểm soát ứng dụng, kiểm soát chúng từ sổsách, ủy quyền và xét duyệt

- Kiểm tra độc lập việc thực hiện

 Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn:

- Kiểm soát quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu: xác minhngười mua hàng, xác nhận khả năng cung ứng, xét duyệt bán chịu

- Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn: bộ phận giao hàng phải căn cứlệnh bán hàng đã được phê chuẩn để lập chứng từ gởi hàng gửi hàng đi, đồng thời lưu

Đại học Kinh tế Huế

trữ một bảng, chứng từ này phải được đanh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng Khinhận hàng từ kho, nhân viên giao hàng cần so sánh các mặt hàng thực nhận với chứng

từ gửi hàng Bộ phận lập hóa đơn cần nhận được đầy đủ bộ chứng từ (đơn đặt hàng,lệnh bán hàng đã được phê duyệt, chứng từ gửi hàng, chứng từ vận chuyển, ) mớitiến hành lập hóa đơn và hóa đơn sau khi lập cần được một nhân viên khác kiểm trangẫu nhiên về tính chính xác của những thông tin trên đó

- Kiểm soát việc thu tiền và nợ phải thu khách hàng:

Đối với phương thức bán hàng thu tiên mặt: khuyến khích khách hàng thanh toánqua ngân hàng; khuyến khích khách hàng nhận hóa đơn, sử dụng máy tính tiền tựđộng, máy phát hành hóa đơn ở các điểm bán hàng; cuối ngày cần kiểm tra đối chiếutiền mặt tại quỹ với tổng số tiền được ghi chép

Đối với phương thức bán chịu: đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng;định kỳ lập bảng phân tích số dư nợ phải thu theo tuổi nợ; in bảng báo cáo về số dựphòng phải thu khó đòi đề nghị trích lập, số nợ khó đòi đã xóa sổ theo từng nhân viêntheo dõi công nợ để kiểm tra

Đại học Kinh tế Huế

TÓM TẮT CHƯƠNG 1

Chương 1 trình bày những vấn đề tổng quan trong hoạt động bán hàng thu tiền của một doanh nghiệp thương mại (chủ yếu bán hàng theo phương thức bán buôn) bao gồm một số nội dung như: đặc điểm của nghiệp vụ bán hàng, các pương thức bán hàng, phương thức thanh toán.

Đồng thời chương này còn cung cấp những lý luận cơ bản nhất về tổ chức công tác

kế toán: khái niệm, vai trò, nhiệm vụ, nguyên tắc và căn cứ, cũng như nội dung của tổ chức công tác kế toán nói chung và tổ chức công tác kế toán bán hàng nói riêng Nội dung của tổ chức công tác bán hàng được trình bày cụ thể qua các vấn đề: tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản và hệ thống sổ kế toán, tổ chức hệ thống báo cáo kế toán và vấn đề kiểm soát trong chu trình bán hàng – thu tiền Đây là cơ sở lý luận cho việc đi sâu nghiên cứu thực trạng

tổ chức công tác kế toán bán hàng tại công ty Xăng dầu Thừa Thiên Huế.

Đại học Kinh tế Huế

Khóa luận tốt

nghiệp GVHD ThS Phạm Thị Ái Mỹ

SVTH Nguyễn Thị Ngọc Yến – K44B Kiểm

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU THỪA THIÊN HUẾ

2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU THỪA THIÊN HUẾ

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Xăng dầu Thừa Thiên Huế

Công ty Xăng dầu Thừa Thiên Huế (Petrolimex Hue Co.,Ltd) Tiền thân của công

ty là Công ty Vật tư Tổng hợp Bình Trị Thiên trực thuộc Bộ Vật tư (nay là Bộ Công

thương), ra đời vào ngày 27/02/1976

Năm 1990, Nhà nước có quyết định tách tỉnh Bình Trị Thiên thành ba tỉnh: QuảngBình, Quảng Trị và Thừa Thiên Huế, từ đó Công ty Vật tư Tổng hợp Bình Trị Thiêncũng được tách thành: Công ty vật tư tổng hợp Quảng Bình, Công ty vật tư tổng hợp

Quảng Trị và Công ty vật tư tổng hợp Thừa Thiên Huế.

Trước tháng 03/1994, Công ty chủ yếu thực hiện nhiệm vụ cung ứng vật tư tổnghợp theo chỉ tiêu pháp lệnh của Ủy ban kế hoạch tỉnh Ngày 19/4/1994, Bộ ThươngMại có quyết định số 403/TM-TCCB chuyển giao Công ty Vật tư Tổng hợp ThừaThiên Huế về trực thuộc Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam quản lý và đổi tên thành

Công ty Xăng dầu Thừa Thiên Huế.

Hơn 35 năm xây dựng, phát triển và trưởng thành, Petrolimex Thừa Thiên Huếkhông ngừng đẩy mạnh đầu tư, phát triển hạ tầng cơ sở vật chất kỹ thuật theo hướng

“Quy mô, hiện đại, an toàn và thân thiện với môi trường” Hiện tại, Công ty có hệ

thống kho cảng xăng dầu Thuận An với sức chứa 7.000 m3, 27 Cửa hàng bán lẻ xăngdầu và 03 cửa hàng Gas - DMN phân bố trên địa bàn Tỉnh Thừa Thiên Huế, cung cấpgần 55% nhu cầu bán lẻ xăng dầu trên thị trường

Đại học Kinh tế Huế