(TIỂU LUẬN) NGHIÊN cứu TỔNG hợp lý THUYẾT về QUẢN TRỊ HÀNG tồn KHO, đề XUẤT PHƯƠNG HƯỚNG GIẢI QUYẾT vấn đề về QUẢN TRỊ HÀNG tồn KHO TRONG DOANH NGHIỆP

Nhưng việc mở cửa lại nền kinh tế trong bối cảnh đại dịch Covid – 19 vẫn chưa được khống chế trên phạm vi toàn cầu sẽ đi kèm với những rủi ro và tháchthức rất lớn có thể ảnh hưởng đến sự

HƯỚNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ VỀ QUẢN TRỊ

HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP

MỤC LỤC

1 TỔNG QUAN ĐỀ TÀI 4

1.1 Lời mở đầu 4

1.2 Mục tiêu của bài tiểu luận 5

2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 5

2.1 Một số lý thuyết liên quan đến hàng tồn kho 5

2.1.1 Khái niệm hàng tồn kho 5

2.1.2 Phân loại hàng tồn kho 6

2.1.3 Kỹ thuật phân tích ABC trong phân loại hàng tồn kho 7

2.1.4 Mục tiêu của việc tồn kho 9

2.2 Khái niệm quản trị hàng tồn kho 10

2.3 Vai trò của quản trị hàng tồn kho 10

2.3.1 Tránh thất thoát hàng hóa 10

2.3.2 Tiết kiệm chi phí 10

2.3.3 Cách quản lý kho chặt chẽ 10

2.3.4 Tăng doanh thu cho doanh nghiệp 11

2.3.5 Tăng hiệu quả vốn lưu động 11

2.4 Mục đích của quản trị hàng tồn kho 12

2.4.1 Làm đủ lượng hàng tồn kho sẵn có 12

2.4.2 Giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho 12

2.5 Các chi phí liên quan đến hàng tồn kho 13

2.5.1 Chi phí đặt hàng 13

2.5.2 Chi phí tồn kho 13

2.5.3 Chi phí mua hàng 14

2.5.4 Chi phí thiệt hại do thiếu hụt hàng 14

2.6 Tính chất của nhu cầu 14

2.7 Các phương pháp hạch toán hàng tồn kho 15

2.7.1 Phương pháp kiểm kê định kỳ 15

2.7.2 Phương pháp kê khai thường xuyên 15

2.8 Phương pháp tính giá hàng hóa xuất kho 16

2.8.1 Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) 16

2.8.2 Phương pháp bình quân gia quyền 17

2.8.3 Phương pháp đích danh 17

2

2.9 Các mô hình quản trị hàng tồn kho thông dụng và hiệu quả 18

2.9.1 Tồn kho nhiều giai đoạn 18

2.9.1.1 Hệ thống số lượng đặt hàng cố định (FQS) 18

2.9.1.2 Hệ thống số lượng đặt hàng thay đổi theo nhu cầu trong thời kỳ cố định (FPS) 21 2.9.2 Tồn kho một thời kỳ 21

3. GIẢI PHÁP GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO HIỆU QUẢ TRONG DOANH NGHIỆP 22

3.1 Lợi ích của việc quản trị hàng tồn kho 22

3.2 Giải pháp 23

3.2.1 Mã hóa vât tư/hàng hóa 23

3.2.2 Nhập trước xuất trước (FIFO) 24

3.2.3 Xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu đối với mỗi vật tư/ hàng hóa 24

3.2.4 Dự báo 25

3.2.5 Sắp xếp vật tư/ hàng hóa trong kho một cách khoa học, thuận tiện và hợp lý 25

3.2.6 Kiểm kê hàng hóa định kỳ 25

3.2.7 Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hàng tồn kho 26

3.2.8 Đưa ra kế hoạch dự phòng 26

1 TỔNG QUAN ĐỀ TÀI 1.1 Lời mở đầu

Trong xu hướng phát triển và hội nhập toàn cầu hiện nay, Việt Nam đang có cơhội phát triển khá cao và tăng khá nhanh Do đó vấn đề đặt ra của các doanh nghiệp là cầntranh thủ thời cơ tiếp thu trình độ khoa học – công nghệ đồng thời tranh thủ vượt lên, tíchcực mở rộng thị phần Nhưng việc mở cửa lại nền kinh tế trong bối cảnh đại dịch Covid –

19 vẫn chưa được khống chế trên phạm vi toàn cầu sẽ đi kèm với những rủi ro và tháchthức rất lớn có thể ảnh hưởng đến sự sống còn của các doanh nghiệp Vì vậy, nếu muốnduy trì hoạt động kinh doanh của tổ chức các doanh nghiệp ngoài việc định vị, điều chỉnhlại các chiến lược, phát triển kênh phân phối, nắm bắt cơ hội thị trường, xây dựng thươnghiệu sản phẩm thì quản trị hàng tồn kho cũng là một vấn đề cấp thiết

Đối với các doanh nghiệp sản xuất cũng như thương mại hiện nay thì tồn khođược xem là cầu nối giữa sản xuất và tiêu thụ và quản trị hàng tồn kho là một vấn đề rấtquan trọng và có ý nghĩa đặc biệt Một doanh nghiệp thương mại muốn thành công cầnphải biết cân bằng giữa lượng cung và cầu đồng thời theo dõi, kiểm tra hàng tồn kho mộtcách chính xác Quản trị hàng tồn kho là một công việc khá phức tạp và có tác động mạnh

mẽ đến hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp Vì vậy, đòi hỏi nhà quản lý của doanhnghiệp cần nhạy bén, linh hoạt để có thể vận dụng các phương pháp quản lý vào đúnghoàn cảnh, tình trạng của doanh nghiệp một cách sáng tạo

Theo tác giả Nguyễn Huy Tuân có viết trên website của Đại học Duy Tân: “Lưukho là một trong những chức năng cốt lõi nhất của logistics, song nó có xu hướng bị coinhư là một đứa con rơi trong chuỗi cung ứng của công ty Trong mô hình tham chiếu củachuỗi cung ứng (SCOR) bao gồm hoạch định, mua hàng, sản xuất, giao hàng và thu hồi,thì lưu kho được ngầm hiểu có một phần thuộc về khâu mua hàng (sau khi mua hàng, bạnphải giữ chúng ở một nơi nào đó), một phần thuộc về khâu giao hàng (hàng hóa được xếplên một xe tải và phải lưu hàng hóa ở đâu đó trước), và một phần thuộc về khâu thu hồi,bao hàm luôn quá trình logistics ngược Và 70% các công ty Bắc Mỹ thuê ngoài ít nhất vàikho hàng của một công ty logistics bên thứ ba, một dấu hiệu rõ ràng cho thấy họ khôngxem quản trị kho hàng là một trong những thế mạnh của họ

Quản trị hàng tồn kho là duy trì lượng hàng tồn hợp lý từ đó giúp quá trình sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp thông suốt không bị gián đoạn Ngoài ra, nếu thực hiện

4

tốt công tác quản trị hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp giảm được nhiều chi phí cho việcthuê mặt bằng, thuê kho bãi để cất giữ hàng hóa, nguyên vật liệu Đồng thời, đảm bảo có

đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của thị trường, tránh thiếu hụt hàng hóa, nguyên vật liệusản xuất dẫn đến giảm lợi nhuận hoặc có thể tệ hơn là mất khách hàng, mất thị phần

Mặc dù biết công tác quản trị hàng tồn kho là rất quan trọng, có ảnh hưởng rất lớnđến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp nhưng các doanh nghiệp tại Việt Nam chưathực sự quan tâm và coi nó như một cái gì đó không đáng quan ngại cho lắm Vì vậy, nhậnbiết được tầm quan trọng của công tác quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp nên em

đã chọn đề tài: “ Nghiên cứu tổng hợp lý thuyết về quản trị hàng tồn kho, đề xuất phươnghướng giải quyết vấn đề về quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp”

1.2 Mục tiêu của bài tiểu luận

Bài tiểu luận nhằm mục tiêu khái quát lý thuyết về một số khái niệm liên quanđến quản trị hàng tồn kho Bên cạnh đó là đề xuất một số phương pháp giải quyết vấn đề

về quản trị hàng tồn kho hiệu quả trong doanh nghiệp

2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT

2.1 Một số lý thuyết liên quan đến hàng tồn kho

2.1.1 Khái niệm hàng tồn kho

Khi nói đến hàng tồn kho, nhiều người thường nghĩ đó là những hàng hóa bị tồnlại do không bán được hay còn gọi là hàng ế, cần thanh lý Nhưng trong lĩnh vực kinh tếhàng tồn kho được xem là một vấn đề khá quan trọng đối với hầu hết các doanh nghiệp.Hàng tồn kho chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp và rất dễxảy ra các sai sót trong quá trình quản lý Hầu hết các doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ haythương mại có quy mô lớn nhỏ đều có hàng tồn kho Do đó, để đảm bảo được tính thốngnhất trong việc sử dụng các phương pháp và mô hình để kiểm soát hàng tồn kho thì yêucầu các nhà quản trị cần nắm vững được các khái niệm cơ bản cũng như bản chất của hàngtồn kho

Hàng tồn kho là nguồn lực nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.

Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nguyên vật liệu, bán thành phẩm, phụ tùngthay thế và thành phẩm hay các mặt hàng để bán

Theo hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam – Chuẩn mực số 2, hàng tồn kho là

những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường, đang trong quátrình sản xuất, kinh doanh dở dang, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụngtrong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ

Trên thực tế còn tồn tại rất nhiều quan niệm về hàng tồn kho của doanh nghiệp,nhưng có thể tóm tắt lại như sau: “Hàng tồn kho thường xuất hiện ở các dạng như là hàngmua để nhập kho, hàng mua đang đi đường, hàng gửi đi bán, đi gia công Thành phẩm tồnkho và gửi đi bán, sản phẩm dở dang chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa nhậpkho, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ đã nhập kho, đã mua đang đi đường và chi phídịch vụ dở dang”.

2.1.2 Phân loại hàng tồn kho

Hàng tồn kho trong doanh nghiệp phong phú, đa dạng về chủng loại, đặc điểm,tính chất thương phẩm, điều kiện bảo quản, mục đích sử dụng và nguồn hình thành Đểquản lý tốt hàng tồn kho, tính đúng và đủ giá gốc hàng tồn kho cần phân loại và sắp xếphàng tồn kho theo những tiêu chí nhất định

a Phân loại hàng tồn kho theo hình thái vật chất cụ thể

Nguyên vật liệu: Là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh

doanh, tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, cấu thành lên sản phẩm và ảnhhưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm Ví dụ như: Nguyên vật liệu trong công ty xâydựng như là gạch, đá, xi măng, sắt thép,…

Bán thành phẩm mua ngoài: là những sản phẩm chỉ mới hoàn thành được một

hoặc một số công đoạn (trừ công đoạn cuối cùng) của quá trình sản xuất và được mua từbên ngoài Do đó, những sản phẩm chưa hoàn thiện đó còn phải tiếp tục tham gia các côngđoạn sau của quá trình sản xuất, hoàn tất công đoạn cuối cùng mới được nhập kho và ghinhận là thành phẩm

Phụ tùng thay thế: là chi tiết, cụm chi tiết cấu thành nên máy móc, thiết bị, được

nhập khẩu để thay thế, sửa chữa nhằm bảo đảm hoặc nâng cao hiệu quả, công suất hoạtđộng của máy móc, thiết bị, dây chuyền công nghệ đang vận hành

Sản phẩm dở dang: là hàng hoá vẫn còn nằm trong quá trình sản xuất để có được

hình dạng cuối cùng Nguyên liệu, sản phẩm dở dang và dự trữ thành phẩm tạo thành mứcđầu tư vào hàng tồn kho của doanh nghiệp

Bán thành phẩm tự chế: là những sản phẩm mà doanh nghiệp tự chế tạo mới kết

thúc một hay một số công đoạn trong quy trình công nghệ sản xuất (trừ công đoạn cuốicùng) được nhập kho hay chuyển giao để tiếp tục chế biến thành thành phẩm nhập khohoặc có thể bán ra ngoài

6

Thành phẩm: là những sản phẩm đã kết thúc quá trình chế biến do các bộ phậnsản xuất của doanh nghiệp sản xuất hoặc thuê ngoài gia công xong đã được kiểm nghiệmphù hợp với tiêu chuẩn kĩ thuật và nhập kho.

b Phân loại theo nguồn gốc hàng tồn kho

Hàng tồn kho mua ngoài: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các

nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp

Hàng tồn kho tự sản xuất: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp sản xuất,

gia công tạo thành

c Phân loại theo quá trình sử dụng hàng tồn kho

Hàng tồn kho ở khâu dự trữ: phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ cao hơn

mức dự trữ hợp lý

Hàng tồn kho ở khâu sản xuất: phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ hợp lý

đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường

Hàng tồn kho ở khâu tiêu thụ: phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ trong

quá trình tiêu thụ, đảm bảo cho quá trình tiêu thụ được diễn ra bình thường

2.1.3 Kỹ thuật phân tích ABC trong phân loại hàng tồn kho

Trong các loại hàng hóa tồn kho, mỗi loại có vai trò khác nhau Để quản lý hàngtồn kho hiệu quả, người ta chủ yếu sử dụng phương pháp phân loại ABC để xác định mức độquan trọng của mỗi loại hàng hóa Từ đó xây dựng các phương pháp dự báo, chuẩn bị nguồnlực và kiểm soát tồn kho cho từng nhóm hàng khác nhau

Phân loại ABC phân loại một nhóm các mặt hàng theo thứ tự giảm dần, dựa trêngiá trị của chúng đối với doanh nghiệp Nhóm A là nhóm quan trọng nhất xét về giá trị đónggóp cho công ty, trong khi các mặt hàng nhóm C có giá trị ít nhất Cụ thể như sau:

Nhóm A bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị cao nhất chiếm 70-80% tổng

giá trị hàng tồn kho và chiếm 15% tổng lượng hàng tồn kho Đặc tính của nhómhàng này là: có tính chọn lọc nhà cung cấp cao, cần sự chính xác về số lượng vàthời gian đặt hàng

Nhóm B bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị trung bình chiếm 15-25%

tổng giá trị hàng tồn kho và chiếm khoảng 30% tổng lượng hàng tồn kho

Nhóm C bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị thấp nhất chiếm 5 -10%

tổng giá trị hàng tồn kho và chiếm 55% tổng lượng hàng tồn kho Nhóm hàng nàycần: đơn giản hóa quy trình mua hàng, thời gian giữa các lượt đặt hàng dài

Hình 1: Phân loại hàng tồn kho

Sau đây là một ví dụ về phân loại ABC:

tư tổng số loại hàng năm giá hàng năm tổng giá trị loại

Phân loại ABC giúp công tác quản trị hàng tồn kho tại doanh nghiệp được chínhxác và hiệu quả hơn nhờ có cơ chế phân loại rõ, đánh giá trọng tâm để đầu tư nguồn lực, mỗiloại hàng tồn kho sẽ có phương án quản lý phù hợp Tóm lại, kỹ thuật phân tích ABC sẽ giúp

8

doanh nghiệp đạt được những kết quả tốt hơn trong công tác dự báo, kiểm soát, đảm bảo tínhkhả thi của nguồn cung ứng và tối ưu hóa lượng hàng dự trữ.

Hình 2: Vai trò của hàng tồn kho trong chuỗi giá

trị 2.1.4 Mục tiêu của việc tồn kho

Hàng tồn kho có tầm quan trọng rất đặc biệt đối với những doanh nghiệp Theobao cao cua cac nha nghiên cưu, có 3 ly do chinh đê lưu trữ hàng tồn đo la “Dư phong – Đâu

cơ – Giao dich” Cu thê như sau:

Dự phòng: Việc giữ lại hàng tồn kho như là một “tấm đệm” cho các tình huống

kinh doanh xấu nằm ngoài dự đoán vi se co những bức phá bất ngờ về nhu cầu thành phẩm ơtại môt thơi điêm nao đo Tương tự cũng sẽ có các sự sụt giảm kho lương trong sự cung ứngnguyên liệu ở một vài thời điểm Ở cả 2 trương hơp nay, một số Doanh nghiêp nêu khônngoan, chăc chăn bạn se muốn có vài “tấm đệm” để đương đầu với những sự thay đổi khônlương

Đầu cơ: Doanh nghiệp giữ hàng tồn kho để có được sự lợi thế khi giá thành co sư

thay đôi và biên đông Nếu giá nguyên liệu thô tăng, Doanh nghiệp sẽ muốn giữ lại nhiềuhàng tồn kho so với yêu cầu với mức giá thấp hơn

Giao dịch: Để tránh bị tắc nghẽn trong quá trình sản suất và bán hang, Doanhnghiêp se luôn duy tri hang tôn kho Bằng việc duy trì hàng tôn kho theo cach nay, nhữngDoanh nghiệp se đảm bảo được việc sản xuất không gặp gián đoạn do thiếu nguyên liệu thô.Mặt khac, việc bán hàng cũng không bị ảnh hưởng do không có sẵn hàng hóa thành phẩm

9

2.2 Khái niệm quản trị hàng tồn kho

Quản trị hàng tồn kho là các hoạt động liên quan đến việc lập kế hoạch, phối hợp,

kiểm soát việc thu mua, vận chuyển, lưu trữ, xử lý, phân phối nguyên vật liệu, bán thànhphẩm, phụ tùng thay thế và các mặt hàng khác cần thiết để đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Quản trị hàng tồn kho là một lĩnh vực có chức năng chính là xác định hình dạng

và vị trí của hàng hóa lưu kho Nó được yêu cầu tại các địa điểm khác nhau tại một cơ sởhoặc trong nhiều địa điểm của một mạng lưới cung cấp để đi trước quá trình sản xuất và dựtrữ nguyên liệu thường xuyên và theo kế hoạch

Quản trị hàng tồn kho là hoạt động kiểm soát sự luân chuyển hàng tồn kho thông

qua chuỗi giá trị, từ việc xử lí trong sản xuất đến phân phối

2.3 Vai trò của quản trị hàng tồn kho

2.3.1 Tránh thất thoát hàng hóa

Hiện tượng thất thoát hàng hóa xảy ra do nhiều nguyên nhân, có thể là nhân viêngian lận gây ra, do thất thoát trong kho hàng, hoặc tổn thất do trượt giá Tình trạng nhân viêngian lận xảy ra khá phổ biến tại nhiều cửa hàng Việc nhân viên quen tay nhiều lần không chỉkhiến các nhân viên khác chịu oan uổng, văn hóa cửa hàng đi xuống, mà còn gây thiệt hạicho chính chủ cửa hàng Vì vậy, việc quản lý kho minh bạch và khoa học sẽ hạn chế được tối

đa thói quen táy máy của nhân viên kho và nhân viên bán hàng Bên cạnh đó là những tổnthất do trượt giá, đối với nhiều cửa hàng bán lẻ hàng công nghệ như điện máy, đồ gia dụng,…hàng hóa rất nhanh bị lỗi thời, bị thay thế và trượt giá Mặc dù thường được nhà cung cấp hỗtrợ mức giá tốt nhất, nhưng lợi nhuận của cửa hàng vẫn bị ảnh hưởng lớn bởi trượt giá Do

đó, việc kiểm tra, đối chiếu thường xuyên lượng hàng bán ra và lượng hàng tồn kho sẽ giúpcửa hàng tránh được những tổn thất đáng kể, lên kế hoạch nhập hàng phù hợp

2.3.2 Tiết kiệm chi phí

Hàng hóa/nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày, bị hỏng hóc, hao mòn, hết hạn sửdụng,… buộc phải tiêu hủy vì không thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh Tuy nhiên, nếu vật tưtồn kho được thống kê chặt chẽ, liên tục, lên ngân sách dự trù sát sao, thì cửa hàng sẽ tránhđược sự lãng phí không đáng có

2.3.3 Cách quản lý kho chặt chẽ

Quản lý kho tốt sẽ giảm chi phí hàng hóa lưu kho Phí lưu kho thường không cốđịnh mà nó phụ thuộc vào số lượng và kích thước hàng hóa mà bạn lưu trữ Hàng tồn khocàng lớn, hay các sản phẩm quá cồng kềnh, cửa hàng phải sử dụng nhiều thiết bị lưu khocùng các chi phí khác như điện, nước, nhân công,… thì chi phí lưu kho sẽ tăng lên Do vậy,

cần phát hiện sớm những hàng hóa có tồn kho lớn, những hàng hóa tiêu tốn nhiều chi phí lưukho, để có biện pháp giải phóng, lưu chuyển hàng tồn kho kịp thời, tiết kiệm được nhiều chiphí lưu kho không cần thiết.

Tồn kho lớn là điều chẳng chủ cửa hàng nào mong muốn Nếu vốn không sinhlời, tức là vốn “chết” Tồn kho lớn khiến một lượng vốn bị sử dụng sai mục đích, lãng phí,thậm chí là phải bỏ đi

Đối với các siêu thị/cửa hàng điện máy/shop quần áo, nhập nhiều những sản

phẩm khó bán, không được khách hàng ưa chuộng, lại dễ lỗi mốt, thì khả năng bán lỗ hoặc bỏ

đi là rất lớn

Đối với nhà hàng/tiệm cafe/quán ăn, quản lý kho nguyên vật liệu chính là một

nghiệp vụ vô cùng cần thiết Quản lý kho tốt giúp nhà hàng dễ dàng xác định chi phí nhậphàng mỗi ngày, xác định lượng nguyên liệu tươi dùng trong ngắn hạn và nguyên liệu khô/đông lạnh để dự trữ, hạn sử dụng của nguyên trong kho, nguyên liệu nào sắp hết hạn sử dụng,

…

Đối với nhà hàng, khi đã dự trù được số lượng món ăn sẽ bán trong

ngày/tuần/tháng, định lượng được mỗi món ăn cần bao nhiêu nguyên liệu, số lượng từng loạinguyên liệu là bao nhiêu, nhà hàng sẽ có kế hoạch rõ ràng cho việc mua hàng

2.3.4 Tăng doanh thu cho doanh nghiệp

Vấn đề về nguyên liệu và hàng hóa của các cửa hàng là thừa thì lãng phí mà thiếuthì thất thoát doanh thu, ảnh hưởng đến năng suất bán hàng, làm mất khách và khiến cửahàng trở nên thiếu chuyên nghiệp

Một trong các cách quản lý khi hiệu quả là kiểm kho thường xuyên giúp bạnnhanh chóng biết được mặt hàng nào đang bán chạy để có kế hoạch nhập hàng kịp thời hoặcđưa ra chương trình khuyến mãi với hàng ế, hàng tồn nhiều trong kho Như vậy, cửa hàng sẽtối ưu được doanh thu và lợi nhuận

2.3.5 Tăng hiệu quả vốn lưu động

Vốn lưu động là dòng tiền duy trì hoạt động kinh doanh và tái đầu tư của các cửahàng trong ngắn hạn Vốn lưu động đến từ nguồn vốn tự có và doanh thu của cửa hàng, chicho mục đích nhập hàng, nhập nguyên vật liệu cho 1 tháng hoặc 1 quý Thiếu vốn lưu động,cửa hàng sẽ bị “bất động” vì không có tiền tiếp tục kinh doanh

Hàng hóa trong kho – Bao gồm sản phẩm và nguyên vật liệu trong kho là một yếu tốtạo nên vốn lưu động Nếu hàng hóa trong kho được lưu thông tốt, sẽ giảm được lượng vốn

11

lưu động cho 1 tháng, 1 quý và rút ngắn thời gian quay vòng vốn Cụ thể như sau: Dự trùlượng vốn lưu động vừa khít Việc này có ý nghĩa rất lớn đối với nhiều cửa hàng có ngânsách tài chính thấp.

Báo cáo số lượng hàng hóa tồn kho theo tuần, ngày, giờ, sẽ giúp người quản lý dễ dàng định hướng cho việc nhập hàng hóa kịp thời, thông qua đó điều chỉnh dòng vốn lưu động

Nghiệp vụ định lượng nguyên vật liệu và báo giá vốn mỗi món ăn/thức uống đối với

mô hình nhà hàng/tiệm café giúp cửa hàng chủ động đưa ra lượng vốn phù hợp Cửa hàng chỉ cần nhân chi phí cho 1 món ăn/thức uống với số lượng sẽ bán trong

Kết quả là việc kinh doanh giảm sút dẫn đến giảm doanh thu, giảm lợi nhuận và

tệ hơn là thua lỗ Mặt khác, sự dư thừa hàng tồn kho cũng có nghĩa làm kéo dài thời gian sảnxuất và phân phối luồng hàng hóa Điều này có nghĩa là khoản tiền đầu tư vào hàng tồn khonếu được đầu tư vào nơi khác trong kinh doanh, thì nó sẽ thu lại được một khoản nhất định.Không chỉ vậy, nó cũng sẽ làm giảm các chi phí thực hiện và làm tăng lợi nhuận

2.4.2 Giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho

Liên quan gần nhất đến mục đích trên đó là làm giảm cả chi phí lẫn khối lượngđầu tư vào hàng tồn kho Điều này đạt được chủ yếu bằng cách đảm báo khối lượng cần thiếthàng tồn kho trong tổ chức ở mọi thời điểm

Điều này có lợi cho tổ chức theo hai cách Một là khoản tiền không bị chặn khihàng tồn kho chưa được sử dụng tới và có thể được sử dụng để đầu tư vào những nơi khác đểkiếm lời Hai là nó sẽ làm giảm các chi phi thực hiện, đồng thời sẽ làm tăng lợi nhuận

2.5 Các chi phí liên quan đến hàng tồn kho

Công tác quản lý hàng tồn kho có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí hoạt độngkinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy, cần phân tích, xác định kỹ lưỡng các chi phí liên quan

để đưa ra các chính sách linh hoạt, phù hợp nhằm cực tiểu chi phí liên quan đến hàng tồnkho Dựa trên cơ sở lý luận những loại chi phí liên quan đến hàng tồn kho: chi phí đặt hàng,chi phí tồn kho, chi phí mua hàng và chi phí thiệt hại do thiếu hụt hàng

2.5.1 Chi phí đặt hàng

Chi phí đặt hàng hay chi phí thiết lập là chi phí liên quan đến đặt đơn đặt hàng

với nhà cung cấp hoặc định dạng lại cấu hình các công cụ, thiết bị và máy móc trong nhà máy

để sản xuất một mặt hàng

CPđh = Số lần đặt hàng trong một năm × Chi phí mỗi lần đặt hàng

Chi phí đặt hàng bao gồm: chi phí chuẩn bị một yêu cầu mua hàng, chi phí để lậpđược một đơn đặt ahfng như chi phí thương lượng, chi phí nhận và kiểm tra hàng hóa, chi phívận chuyển và chi phí trong thanh toán

2.5.2 Chi phí tồn kho

Chi phí tồn kho là những chi phí phát sinh có liên quan đến việc tồn kho phát sinh

trong quá trình thực hiện hoạt động bảo quản dự trữ, chi phí này như:

Chi phí về vốn: đầu tư vào tồn kho phải được xem xét như tất cả cơ hội đầu tư

ngắn hạn khác Trong điều kiện nguồn vốn có hạn, đầu tư vào hàng tồn kho phải chấp nhậnphí tổn cơ hội về vốn Phí tổn cơ hội của vốn đầu tư vào tồn kho là tỷ suất sinh lợi của dự ánđầu tư có lợi nhất đã bị bỏ qua Sự gia tăng tồn kho làm tăng vốn cho tồn kho, và chấp nhậnphí tổn cơ hội cao

Chi phí kho: bao gồm chi phí lưu giữ tồn kho như chi phí kho bãi, tiền lương

nhân viên quản lý kho, chi phí sử dụng các thiết bị phương tiện trong kho (giữ nóng, chống

ẩm, làm lạnh,…)

Thuế và bảo hiểm: chi phí chống lại các rủi ro gắn với quản lý hàng tồn kho, đơn

vị có thể phải tốn chi phí bảo hiểm, chi phí này sẽ tăng khi tồn kho tăng Tồn kho là một tàisản, nó có thể bị đánh thuế, do đó tồn kho tăng chi phí thuế sẽ tăng

13

Hao hụt, hư hỏng: tồn kho càng tăng, thời gian giải tỏa tồn kho dài, nguy cơ hư

hỏng, hao hụt, mất mát hàng hóa càng lớn Đây cũng là một khoản chi phí liên quan đến tất

cả các tồn kho ở mức độ khác nhau

2.5.3 Chi phí mua hàng

Chi phí mua hàng: là chi phí được tính từ khối lượng hàng hóa của đơn hàng và

giá mua một đơn vị hàng hóa Thông thường, chi phí mua hàng không ảnh hưởng đến nhiềuviệc lựa chọn mô hình tồn kho, ngoại trừ mô hình khấu trừ theo số lượng

Khi mua nguyên vật liệu với kích thước lô hàng lớn sẽ làm tăng chi phí tồn trữnhưng chi phí mua hàng thấp hơn do chiết khấu theo số lượng và cước chi phí vận chuyểncũng giảm

2.5.4 Chi phí thiệt hại do thiếu hụt hàng

Chi phí thiệt hại do thiếu hụt hàng là các chi phí liên quan đến việc không có sẵn

hàng khi cần thiết để đáp ứng nhu cầu

Chi phí thiệt hại do thiếu hụt hàng có thể xảy ra bất cứ khi nào doanh nghiệpkhông có khả năng giao hàng do nhu cầu hàng lớn hơn số lượng hàng có hiện tại trong kho.Khi nguyên vật liệu hết, chi phí thiệt hại do ngừng sản xuất Khi tổng kho sản phẩm dở danghết, kế hoạch sản xuất sẽ bị thay đổi dẫn đến sản xuất bị trì trệ Khi tồn kho thành phẩm hết,lợi nhuận giảm trong ngắn hạn nếu khách hàng quyết định mua sản phẩm từ đối thủ cạnhtranh và có thể mất luôn khách hàng đó trong tương lai

2.6 Tính chất của nhu cầu

 Nhu cầu độc lập là nhu cầu về một mã hàng không liên quan đến các nhu cầu các mã

hàng khác Đây là loại cầu có liên quan trực tiếp đến nhu cầu khách hàng (thị trường) và cầnphải được dự báo

 Nhu cầu phụ thuộc là nhu cầu một mã hàng có liên quan trực tiếp đến nhu cầu của

mã hàng khác Nhu cầu này có thể được tính toán mà không cần phải được dự báo

 Nhu cầu không chắc chắn là nhu cầu có thể thay đổi liên tục trong một khoảng thời

gian

 Nhu cầu tĩnh là nhu cầu ổn định.

 Nhu cầu động thay đổi theo thời gian.

2.7 Các phương pháp hạch toán hàng tồn kho

2.7.1 Phương pháp kiểm kê định kỳ