HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH--- & --- & LÝ QUỐC ĐẠT MSSV: 1554010051 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN Đ
TRẠNG TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VHR
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CP TƯ VẤN ĐÀO TẠO VÀ CUNG ỨNG NHÂN LỰC- VHR
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển a Sơ lược về công ty VHR
Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Tư vấn Đào tạo và Cung ứng Nhân lực
Tên viết tắt: Viet Nam Human Resource Supply And Training Consulting Joint Stock
Company Địa chỉ: 47, đường số 8, khu phố 4, phường Bình An, Quận 2, TP.HCM.
Website: www.timviec24h.com.vn Điện thoại: 0976401001
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh:
Loại hình công ty: Công ty Cổ phần
Người đại diện theo pháp luật: Ông Đặng Đức Việt – Tổng giám đốc
Ngành nghề kinh doanh chính:
- Cung ứng và quản lý nguồn lao động
Quy mô doanh nghiệp: Nhân sự: Trên 90 nhân viên.
VHR có sứ mệnh trở thành cầu nối vững chắc giữa doanh nghiệp và nguồn nhân lực chất lượng, nhằm thúc đẩy sự phát triển nhanh chóng và bền vững Với sự hiểu biết sâu sắc về nhu cầu thị trường và thế mạnh của công ty, VHR cung cấp các dịch vụ tuyển dụng nhân sự chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp nhanh chóng tìm kiếm và tuyển chọn nhân sự phù hợp Sứ mệnh của chúng tôi là hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng đội ngũ nhân lực hiệu quả, góp phần thúc đẩy sự thành công dài hạn của khách hàng.
- Dịch vụ cung ứng Nhân viên Kinh doanh (Direcsales, Telesales,CSKH…)
- Dịch vụ Headhunter: Dịch vụ tuyển dụng các vị trí cao cấp
- Dịch vụ tuyển dụng các trí nhân viên văn phòng: Hành chính, kế toán, Lễ tân, Nhân sự
- Dịch vụ tuyển dụng Thực tập sinh
Công ty Cổ phần tư vấn đào tạo và cung ứng nhân lực Việt Nam là một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực đào tạo và cung ứng nhân lực tại Việt Nam Với hàng trăm đối tác là các doanh nghiệp và tập đoàn lớn trong và ngoài nước, công ty cam kết mang lại hàng nghìn cơ hội việc làm cho các bạn trẻ sau khi tốt nghiệp đại học Tầm nhìn của công ty là trở thành đối tác tin cậy, góp phần thúc đẩy sự phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao cho thị trường lao động Việt Nam.
Giá trị cốt lõi: Niềm tin – Trách nhiệm – Đoàn kết – Vượt trội – Hiệu quả
VHR cam kết cung cấp dịch vụ nhanh chóng, hiệu quả và chất lượng hàng đầu để đáp ứng tối đa nhu cầu khách hàng Chúng tôi xây dựng lòng tin tuyệt đối từ phía khách hàng nhờ sự chuyên nghiệp và tận tâm trong từng dự án Với sự uy tín đã được khẳng định, VHR luôn là đối tác tin cậy hàng đầu mà khách hàng yên tâm hợp tác và lựa chọn.
6/33 b Lịch sử hình thành và phát triển
VHR thành lập hơn 1 năm, đi vào hoạt động từ ngày 31/07/2017 tại Hà Nội, nhanh chóng mở rộng quy mô để đáp ứng nhu cầu thị trường lao động và được khách hàng tin tưởng qua nhiều dự án thành công Hiện tại, chi nhánh chính tại Thanh Xuân, Hà Nội đang tuyển dụng cho 30 công ty với hơn 50 vị trí và tổng cộng 160 ứng viên trên các dự án đa dạng Nhận thấy nhu cầu thị trường ngày càng tăng, VHR đã mở thêm chi nhánh miền Nam tại Hồ Chí Minh vào ngày 29/09/2018, ban đầu với đội ngũ 10 nhân viên, và cũng nhận được sự tín nhiệm cao Tôi được tổng giám đốc giao đảm nhận vị trí hiện tại để hỗ trợ sự phát triển của công ty.
2.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý. a Sơ đồ tổ chức tại chi nhánh Tp.HCM
Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức VHR
(Nguồn: Sơ đồ tổ chức VHR)
7/33 b Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Hội đồng Quản trị (HĐQT) là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, có quyền biểu quyết để đưa ra các quyết định chiến lược quan trọng Đây là bộ phận quản lý công ty, nhân danh công ty để ra các quyết định phát triển và hướng đi của doanh nghiệp.
- Chủ tịch Hội đồng Quản trị là ông Đặng Đức Việt.
- Ban Tổng giám đốc: Gồm Tổng Giám đốc và các Phó Giám đốc điều hành công ty, chịu trách nhiệm trước HĐQT về quyền và nhiệm vụ được giao.
Phòng Website chịu trách nhiệm thiết lập hệ thống quản lý các dự án tuyển dụng trên website của công ty, bao gồm tư vấn phát triển và nhập thông tin lên nền tảng trực tuyến Bộ phận này quản lý toàn diện các hoạt động xử lý dữ liệu, cơ sở dữ liệu và hạ tầng công nghệ thông tin, đảm bảo phù hợp với mục tiêu, chiến lược và định hướng hoạt động của công ty theo đúng quy định của pháp luật hiện hành, góp phần nâng cao hiệu quả tuyển dụng và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Kế toán chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát các hoạt động thu, chi, mua, bán và thanh toán để phản ánh chính xác tình hình hoạt động kinh doanh Công việc của kế toán còn bao gồm phân tích số liệu kế toán và các thông tin tài chính để hỗ trợ quá trình ra quyết định của bộ phận quản trị Việc kiểm soát chặt chẽ giúp doanh nghiệp duy trì tính chính xác của dữ liệu tài chính và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh Ngoài ra, kế toán đề xuất các giải pháp tối ưu dựa trên phân tích số liệu để nâng cao năng suất và đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Trong lĩnh vực hành chính – nhân sự, công ty tập trung đảm bảo cung cấp đủ nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu phát triển và hoạt động kinh doanh Đội ngũ HR lập kế hoạch tuyển dụng hợp lý, đào tạo và phát triển nguồn lực để nâng cao hiệu quả làm việc Đồng thời, xây dựng môi trường làm việc thân thiện, thúc đẩy sự sáng tạo và gắn kết của nhân viên giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.
• Pháp chế: Thẩm định khách hàng, cung cấp các hỗ trợ về hành chánh để đảm bảo cho hoạt động của công ty được vận hành trơn tru.
Quản trị chất lượng là quá trình thiết lập chính sách chất lượng của công ty nhằm đảm bảo sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các tiêu chuẩn mong đợi Công tác kiểm soát chất lượng, thanh tra và giám sát liên tục giúp doanh nghiệp đánh giá và cải thiện các vấn đề về chất lượng, từ đó nâng cao uy tín và sự hài lòng của khách hàng Việc đánh giá chất lượng toàn diện góp phần xây dựng chiến lược phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm hoạch định chiến lược, tổ chức triển khai và giám sát các hoạt động kinh doanh của công ty, nhằm đảm bảo đạt hiệu quả cao nhất trong lĩnh vực này Đội ngũ phòng kinh doanh còn đề xuất những cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, thúc đẩy tăng trưởng doanh thu và mở rộng thị trường Việc kiểm tra, giám sát thường xuyên giúp đảm bảo các hoạt động kinh doanh phù hợp với kế hoạch đề ra và mang lại lợi thế cạnh tranh cho công ty trên thị trường.
8/33 nhằm đạt hiệu quả theo định hướng phát triển của công ty Tìm kiếm và chăm sóc khách hàng cho công ty.
Phòng cung ứng chịu trách nhiệm quản lý và điều hành hoạt động tuyển dụng nhằm đáp ứng toàn diện các yêu cầu tuyển dụng của khách hàng, đảm bảo cung ứng nhân lực phù hợp và hiệu quả Quản lý tuyển dụng của phòng cung ứng đóng vai trò tiên phong trong việc xây dựng quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực phục vụ khách hàng Việc điều hành hoạt động tuyển dụng hiệu quả giúp đảm bảo thời gian cung ứng nhân lực chính xác, đúng tiến độ và đáp ứng đúng yêu cầu của doanh nghiệp Nhờ đó, phòng cung ứng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ đối tác tin cậy, nâng cao uy tín của công ty trên thị trường nhân lực.
- Headhunter: là phòng ban chuyên “săn người” cấp cao.
2.1.3 Năng lực đơn vị a Tài chính
Nội dung quý 3) (Đơn vị: vị: Triệu VND)
4 Nguồn vốn chủ sở 3.000 4.256 hữu
7 Tiền và tương đương 3.457 6.703 tiền
Bảng 2.1 Năng lực tài chính VHR
(Nguồn: Bảng cân đối tài chính VHR 2018)
- Văn phòng đại diện tại Hà Nội
- Văn phòng đại diện tại bắc Giang
- Văn phòng đại diện tại TP.HCM
- Fanpage: Công ty cổ phần đào tạo và cung ứng nguồn nhân lực Việt Nam VHR. c Đội ngũ nhân viên
Về tổng số lao động:
- Chi nhánh Hà Nội: 80 nhân viên
- Chi nhánh Hồ Chí Minh: 15 nhân viên
Cơ cấu lao động theo giới tính và độ tuổi:
STT Họ Tên Chức Danh Trình Độ Chuyên
1 Đặng Đức Việt Chủ tịch HDQT ĐH
2 Trần Tuấn Phong Phó chủ tịch HDQT ĐH
3 Trần Hương Giang Line manager ĐH
4 Nguyễn Hoàng Hiệp Line manager ĐH
1 Đặng Đức Việt CEO ĐH
2 Trần Tuấn Phong Vice CEO ĐH
Bảng 2.2 Cơ cấu hội đồng quản trị VHR
(Nguồn: Cơ cấu tổ chức VHR)
Từ khi thành lập tới nay, sơ đồ tổ chúc của VHR vẫn không có gì thay đổi về ban điều hành (từ năm 2017 – 2018)
Số lượng nhân viên phân theo phòng ban:
STT Phòng ban Số Lượng nhân sự Tỉ Trọng
Cơ cấu nhân viên VHR theo độ tuổi:
Bảng 2.3 Cơ cấu nhân viên VHR
(Nguồn: Cơ cấu tổ chức VHR)
2.1.4 Thị trường mục tiêu – Sản phẩm/ dịch vụ - Đối thủ cạnh tranh a Thị trường mục tiêu
VHR hiện hoạt động chủ yếu tại Bắc Giang, Hà Nội và TP.HCM, dự kiến mở rộng sang Đà Nẵng vào năm 2019 Khách hàng mục tiêu của công ty là các doanh nghiệp B2B, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp khó khăn trong tuyển dụng và đào tạo nhân lực Những doanh nghiệp này thường không thu hút được nguồn nhân lực phù hợp, khiến việc phát triển nhân sự trở thành thách thức lớn.
- Dịch vụ cung ứng: Nhân viên kinh doanh (Direcsales, Telesales, CSKH,…) Có
2 loại gói: cơ bản ( bảo hành 07 ngày kể từ ngày ứng viên nhận việc ) và gói nâng cao ( bảo hành 01 tháng kể từ ngày úng viên nhận việc )
Dịch vụ headhunter chuyên tuyển dụng các vị trí cao cấp, mang lại các giải pháp tuyển dụng chuyên nghiệp và hiệu quả Chúng tôi cung cấp hai gói dịch vụ chính: gói cơ bản, với chế độ bảo hành 07 ngày kể từ ngày ứng viên nhận việc, và gói nâng cao, với chế độ bảo hành lên đến 01 tháng để đảm bảo sự hài lòng và phù hợp của ứng viên Các dịch vụ này giúp doanh nghiệp nhanh chóng tuyển chọn được những nhân sự chất lượng, phù hợp với yêu cầu công việc và chiến lược phát triển của công ty.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tuyển dụng các vị trí nhân viên văn phòng như hành chính, kế toán, lễ tân và nhân sự để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp Dịch vụ của chúng tôi có hai gói lựa chọn phù hợp: gói cơ bản với chế độ bảo hành 07 ngày kể từ ngày ứng viên nhận việc, đảm bảo sự hài lòng và uy tín, và gói nâng cao với thời gian bảo hành lên đến 01 tháng, giúp khách hàng yên tâm hơn về chất lượng nhân sự Chọn dịch vụ tuyển dụng chuyên nghiệp của chúng tôi để tìm kiếm nhân viên phù hợp, tối ưu hóa quá trình tuyển dụng và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Dịch vụ tuyển dụng Thực tập sinh cung cấp hai gói chính để phù hợp nhu cầu của khách hàng Gói cơ bản đi kèm với chế độ bảo hành 07 ngày kể từ ngày ứng viên bắt đầu công việc, giúp đảm bảo sự phù hợp ban đầu Trong khi đó, gói nâng cao mở rộng thời gian bảo hành lên 01 tháng, mang lại sự yên tâm lâu dài trong quá trình tuyển dụng Các gói dịch vụ này đảm bảo quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp, nhanh chóng và hiệu quả.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ CỦA VHR
2.2.1 Phòng vận hành a Sơ đồ tổ chức phòng vận hành
Kế toán HC-NS Pháp chế Quản trị chất lượng
Hình 2.2 Sơ đồ phòng vận hành
(Nguồn: Sơ đồ tổ chức VHR)15/33 b Nhiệm vụ phòng vận hành
- Bộ phận HC – NS: hoạch định cơ cấu nhân sự của công ty, tuyển dụng nhân sự cho tổ chức, chấm công cho nhân viên.
- Bộ phận kế toán: Tính lương cho nhân viên, cân đối thu chi.
Bộ phận pháp chế chịu trách nhiệm đàm phán và thương thảo các hợp đồng với đối tác nhằm đảm bảo lợi ích tối đa cho doanh nghiệp Họ còn soạn thảo, thẩm định các dự thảo quy chế, quy định quản lý và các văn bản quan trọng khác theo sự phân công của lãnh đạo để duy trì hệ thống hoạt động nội bộ chặt chẽ Ngoài ra, bộ phận này còn cập nhật các văn bản pháp luật mới ban hành để giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp lý Với vai trò tư vấn pháp lý, bộ phận pháp chế hỗ trợ lãnh đạo doanh nghiệp trong các hoạt động kinh doanh, đảm bảo các quyết định phù hợp với pháp luật hiện hành.
Bộ phận quản trị chất lượng chịu trách nhiệm sàng lọc hồ sơ ứng viên trước khi giới thiệu cho đối tác, đảm bảo chọn lọc những ứng viên phù hợp và đáp ứng yêu cầu công việc Họ cũng soạn thảo các mẫu câu hỏi sơ loại để đánh giá năng lực ứng viên một cách chính xác và hiệu quả Ngoài ra, bộ phận này đưa ra các tiêu chuẩn cụ thể về ứng viên và phối hợp với bộ phận cung ứng để triển khai các tiêu chuẩn đó trong quá trình tuyển dụng chức năng của phòng vận hành liên quan đến việc đảm bảo quy trình hoạt động diễn ra liên tục và hiệu quả, hỗ trợ các bộ phận khác trong việc duy trì chất lượng dịch vụ.
- Bộ phận HC – NS: Đảm bảo nhân sự cho toàn công ty, các kế hoạch nhân sự.
- Bộ phận kế toán: Đảm bảo chỉ tiêu tài chính của công ty.
- Bộ phận pháp kế: Đảm bảo việc ký kết hợp đồng và vận hành công ty theo quy định của pháp luật.
- Bộ phận quản trị chất lượng: Đảm bảo chất lượng ứng viên trước khi đến tay khách hàng.
2.2.2 Phòng cung ứng a Sơ đồ phòng cung ứng
Cung ứng 1 Cung ứng 2 Cung ứng 3 Headhunter
Hình 2.3 Sơ đồ phòng cung ứng
(Nguồn: Sơ đồ tổ chức VHR ) b Nhiệm vụ phòng cung ứng
- Cung ứng 1: Team gồm 4 người, thực hiện việc đăng tuyển, tìm ứng viên qua internet, mạng xã hội, các trang tuyển dụng.
- Cung ứng 2: Team gồm 4 người, thực hiện việc đăng tuyển, tìm ứng viên qua internet, mạng xã hội, các trang tuyển dụng.
- Cung ứng 3: Team gồm 4 người, thực hiện việc đăng tuyển, tìm ứng viên qua internet, mạng xã hội, các trang tuyển dụng.
- Headhunter: Team gồm 3 người, thực hiện việc đăng tuyển, tìm ứng viên qua internet, mạng xã hội, các trang tuyển dụng.
17/33 c Chức năng phòng cung ứng
Cung ứng nhân viên chất lượng cho đối tác và đảm bảo duy trì hoạt động cho công ty.
2.2.3 Hiện trạng tuyển dụng của VHR
Công ty VHR đã sử dụng hiệu quả các nguồn tuyển dụng của mình bao gồm nguồn online và offline.
- Nguồn online của VHR bao gồm website của công ty và mạng xã hội.
Nguồn online thông qua website của VHR là nguồn chủ động giúp ứng viên dễ dàng nắm bắt nhu cầu tuyển dụng của công ty Việc truy cập internet cho phép ứng viên tiếp cận thông tin tuyển dụng một cách nhanh chóng và tiện lợi Đây là một chiến lược tuyển dụng hiệu quả, giúp VHR thu hút nguồn ứng viên phong phú đồng thời quảng bá hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Nguồn Facebook là nền tảng chính mà VHR sử dụng để tuyển dụng nhân sự Mỗi nhân viên của VHR đăng tin tuyển dụng trên các trang cá nhân và nhóm tìm việc nhằm mở rộng tiếp cận với ứng viên tiềm năng Việc sử dụng mạng xã hội Facebook giúp tăng khả năng lan truyền thông tin nhanh chóng và hiệu quả Đây là chiến lược tăng cường khả năng tuyển dụng và xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng trên nền tảng mạng xã hội phổ biến.
Nguồn tuyển dụng offline của VHR rất phong phú và đóng vai trò quan trọng không kém gì các nguồn online Các hình thức tuyển dụng offline bao gồm ứng viên tự nộp đơn và tổ chức các chương trình ngày hội việc làm, góp phần mở rộng cơ hội tuyển dụng và tiếp cận nhiều ứng viên tiềm năng hơn.
Ứng viên tự nộp đơn là nguồn tuyển dụng hiệu quả giúp VHR tiết kiệm thời gian và chi phí tuyển dụng Tuy nhiên, không phải tất cả các hồ sơ tự nộp đều phù hợp với nhu cầu tuyển dụng của công ty, do đó bộ phận tuyển dụng cần phân loại và lưu trữ hồ sơ một cách kỹ lưỡng Việc này giúp đảm bảo hồ sơ ứng viên phù hợp với mục tiêu tuyển dụng ở các giai đoạn khác nhau, nâng cao hiệu quả tuyển dụng và tối ưu hóa nguồn lực.
VHR chủ động tìm kiếm ứng viên thông qua sự kiện “Ngày hội việc làm” hàng năm tại các trường đại học, giúp doanh nghiệp tiếp cận nguồn nhân lực tiềm năng Bên cạnh đó, sinh viên thực tập cũng là nguồn ứng viên chủ động, giúp VHR nhanh chóng tìm được những ứng viên phù hợp, đáp ứng các yêu cầu công việc Phương pháp này không chỉ nâng cao hiệu quả tuyển dụng mà còn giúp công ty tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
2.2.4 Quy trình tuyển dụng của VHR a Sơ đồ quy trình
Tiếp nhận và làm rõ khách hàng
Theo dõi ứng viên trong thời gian nhận việc và bảo hành theo quy định
Tìm kiếm, phỏng vấn, Đàm phán, đánh giá và cung cấp đồng ứng viên phù hợp cho đối tác
Hỗ trợ đối ứng viên đã tác tiến vượt qua hành phỏng vòng phỏng vấn đến vấn nhận việc
Hình 2.5 Sơ quy trình tuyển dụng của VHR
(Nguồn: Sơ đồ quy trình tuyển dụng VHR)
Bước 1: VHR tiếp nhận và làm rõ yêu cầu dịch vụ của khách hàng.
Giám đốc liên lạc trực tiếp với bên đối tác để làm rõ yêu cầu dịch của khách hàng, đảm bảo hiểu rõ từng chi tiết Ngoài Giám đốc, các trưởng bộ phận cung ứng cũng có thể thực hiện công việc này nếu khách hàng chủ động liên lạc với bộ phận đó Để trở thành đối tác, công ty phải đáp ứng các tiêu chuẩn theo quy định của VHR và cung cấp đầy đủ thông tin doanh nghiệp; nếu thiếu, yêu cầu có thể bị huỷ bỏ Giai đoạn sơ bộ này bao gồm việc tìm hiểu về công ty đối tác và đánh giá năng lực của bộ phận cung ứng để xác định khả năng đáp ứng yêu cầu của đối tác, đây là bước rất quan trọng vì sai sót có thể ảnh hưởng tiêu cực đến toàn bộ quá trình tiếp theo.
Dù có các tiêu chí và quy định nghiêm ngặt dành cho doanh nghiệp, nhưng vẫn xảy ra các trường hợp phải ngưng cung ứng do doanh nghiệp vi phạm đạo đức kinh doanh Những vi phạm này ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín và hoạt động của doanh nghiệp trên thị trường Việc duy trì đạo đức kinh doanh là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh hiện nay Chính sách kiểm tra, giám sát chặt chẽ góp phần hạn chế các hành vi vi phạm và nâng cao tiêu chuẩn đạo đức trong doanh nghiệp.
Bước 2: Hai bên đàm phán và ký kết hợp đồng.
Giám đốc trực tiếp đàm phán với khách hàng, trong khi các trưởng bộ phận cung ứng vẫn có thể tham gia khi được Giám đốc chấp thuận Tiếp theo, bộ phận pháp chế sẽ soạn thảo hợp đồng ký kết giữa hai bên Giai đoạn đàm phán này liên quan đến việc hai bên thoả thuận về các quy định, gói dịch vụ và mức giá đối ứng, đóng vai trò quan trọng trong quá trình ký kết hợp đồng Sau khi hợp đồng được ký kết, các cam kết trong hợp đồng sẽ làm căn cứ để các bên tiến hành các hoạt động cung ứng dịch vụ, đảm bảo quá trình hợp tác diễn ra một cách rõ ràng và hiệu quả.
Trong quá trình làm việc tại công ty, tôi nhận thấy các điều khoản trong hợp đồng thường bị đối tác vi phạm, gây khó khăn cho hoạt động tuyển dụng của các phòng cung ứng Mặc dù vấn đề này ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả công việc, Ban lãnh đạo vẫn chưa có những biện pháp can thiệp quyết liệt để giải quyết tình hình.
Bước 3: VHR tiến hành tìm kiếm, phỏng vấn, đánh giá và cung cấp ứng viên phù hợp cho Doanh nghiệp.
Phòng cung ứng sẽ nhận dự án đã được phê duyệt từ Giám đốc và bắt đầu đăng tuyển.
Bước Lưu Đồ Mô tả công việc
Bắt Bước 1 của Quy Tiếp nhận dự án đã đầu được phê duyệt từ trình tuyển dụng
1 Trưởng dự án nhận dự
Thu thập đầy đủ thông tin về án tuyển dụng là bước quan trọng để đảm bảo hiểu rõ yêu cầu vị trí Sau đó, tiến hành trao đổi trực tiếp với khách hàng tuyển dụng để làm rõ các chi tiết liên quan đến vị trí cần tuyển Việc này giúp đảm bảo thu thập đầy đủ thông tin cần thiết, từ đó nâng cao hiệu quả quá trình tuyển dụng Liên hệ trực tiếp với khách hàng là bước quan trọng để xác định chính xác các tiêu chí và đề xuất phù hợp, góp phần thúc đẩy thành công của dự án tuyển dụng.
2 Trưởng dự án chuẩn bị
Lên kế hoạch tuyển nhân sự và thời hạn dụng hoàn thành dự án.
3 Thành viên trong dự án viết content, nội Viết bài đăng dung tuyển dụng tuyển
Trưởng dự án được uỷ Không
Soát xét quyền kiểm tra, soát
3 xét bảng mô tả đăng bảng mô tả đăng tuyển tuyển để đảm bảo
Có hiệu quả của việc đăng tuyển. § Đồng ý: thực hiện Bước tiếp theo § Không đồng ý: trở về Bước 2
4 Đăng tuyển trên nguồn phù hợp. Đăng tuyển
Thực hiện bước 03– thúc Quy trình tuyển dụng chính
Quy trình đăng tuyển như vậy dễ dàng trong việc kiểm soát chất lượng Tuy nhiên trong giai đoạn này thường gặp những vấn đề:
- Bên đầu mối liên lạc của đối tác không cung cấp đủ JD, khiến cho việc viết bài và tư vấn cho ứng viên gặp nhiều khó khăn.
- Tại chi nhánh TP HCM còn thiếu nhân sự để chạy các dự án lớn.
Tiếp theo VHR sẽ thực hiện quy trình phỏng vấn qua điện thoại để đánh giá chất lượng ứng viên nộp CV về.
Bước Lưu Đồ Mô tả công việc
Bước 04: Quy trình đầu tuyển dụng chính
Sơ vấn qua điện thoại
2 Phỏng vấn bằng điện thoại hoặc Đạt Không đạt trực tiếp bởi nhân viên của VHR
Phỏng vấn - Đạt thì chuyển bước tiếp theo là vòng 01 đưa ứng viên sang phỏng vấn với khách hàng. Đạt
- Không đạt thì gửi thư cảm ơn bằng email hoặc thông báo bằng điện thoại.
3 - Khách hàng của VHR sẽ là người phỏng vấn và lựa chọn ứng viên Chuẩn bị và chuyển hồ sơ ứng viên sang pv 2 cuối cùng. với khách hàng
- Nếu đậu pv 2, ứng viên nhận việc
- Nếu fail pv 2 sẽ gởi thư cảm ơn cho ứng viên.
Việc phỏng vấn qua điện thoại giúp đánh giá và đảm bảo chất lượng ứng viên trước khi mời họ tham gia phỏng vấn trực tiếp, từ đó nâng cao uy tín của VHR với đối tác Tuy nhiên, hiện vẫn thiếu các câu hỏi chuẩn để đánh giá ứng viên qua điện thoại, chủ yếu là những câu hỏi ngẫu nhiên, chưa chuyên nghiệp Trong giai đoạn này, nhiều ứng viên thường huỷ cuộc hẹn hoặc không nghe máy, do chưa thực sự muốn đi làm hoặc có lý do cá nhân như tìm kiếm công việc với thu nhập cao hơn.
Bước 4: Doanh nghiệp trực tiếp tiến hành phỏng vấn chuyên sâu với sự hỗ trợ của
VHR cam kết hỗ trợ ứng viên đến đúng giờ theo lịch hẹn của doanh nghiệp để tham dự phỏng vấn, đảm bảo quá trình tuyển dụng diễn ra suôn sẻ Ngoài ra, mỗi buổi phỏng vấn sẽ có nhân viên đại diện của VHR trực tiếp có mặt tại địa điểm để hướng dẫn và hỗ trợ doanh nghiệp trong suốt quá trình tuyển dụng Sau mỗi buổi phỏng vấn, VHR sẽ tiếp tục theo dõi, đánh giá và cung cấp phản hồi nhằm nâng cao chất lượng tuyển dụng và đạt hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp.
2 bên đại diện sẽ dò soát, báo cáo kết quả và ký tên xác nhận vào biên bản.
Lượng ứng viên đạt tiêu chuẩn của doanh nghiệp còn thấp, dẫn đến tỷ lệ đậu chưa cao và ảnh hưởng đến hiệu quả tuyển dụng Đồng thời, việc báo cáo kết quả ứng viên từ các doanh nghiệp đối tác vẫn còn chậm, gây khó khăn cho VHR trong công tác cung ứng nhân sự Việc cải thiện quy trình báo cáo và nâng cao chất lượng ứng viên sẽ giúp tăng tỷ lệ thành công trong tuyển dụng và đảm bảo hoạt động nhân sự diễn ra suôn sẻ hơn.
Bước 5: VHR chăm sóc và hướng dẫn ứng viên đến nhận việc.
VHR hỗ trợ ứng viên vượt qua vòng phỏng vấn của doanh nghiệp đến nhận việc, và gửi thư cảm ơn đến ứng viên không phù hợp.
NHẬN XÉT CHUNG VỀ QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG TẠI VHR
Công tác tuyển dụng của công ty được quản lý chặt chẽ và rõ ràng, với phân công trách nhiệm và quyền hạn của từng cá nhân, bộ phận được xác định chi tiết Chính sách tuyển dụng đảm bảo minh bạch, giúp thu hút nhân lực phù hợp, đồng thời quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động được quy định rõ ràng, tạo môi trường làm việc công bằng và chuyên nghiệp.
Nguồn tuyển dụng của công ty khá đa dạng, tập trung vào các kênh tuyển dụng chất lượng để đảm bảo lựa chọn được nhân sự phù hợp và có năng lực cao Việc mở rộng nguồn tuyển giúp công ty tiếp cận nhiều ứng viên tiềm năng, nâng cao hiệu quả tuyển dụng và xây dựng đội ngũ nhân viên chất lượng Chú trọng đến nguồn tuyển dụng ngoài tạo điều kiện cho công ty có được nhân sự đa dạng, phù hợp với yêu cầu công việc và góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững.
Các chuyên viên tuyển dụng có kiến thức sâu rộng và được đào tạo kỹ lưỡng, thể hiện tinh thần trách nhiệm cao trong công việc Họ không ngừng đổi mới các phương pháp tuyển dụng để nâng cao hiệu quả hoạt động, đáp ứng tốt các yêu cầu của doanh nghiệp.
- Các thông tin tuyển dụng được đăng tuyển rõ ràng dựa vào bảng miêu tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc đặt ra cho từng vị trí.
- Chưa đánh giá được năng lực ứng viên trước khi đưa qua doanh nghiệp.
- Ứng viên do VHR tuyển vẫn chưa đạt tiêu chuẩn doanh nghiệp đề ra.
- Chưa có hệ thống quản lý nhân sự.
Hồ sơ ứng viên chưa được hệ thống hóa rõ ràng khiến cho quá trình lưu trữ và quản lý trở nên gặp nhiều khó khăn Điều này làm giảm hiệu quả trong việc sàng lọc và tìm kiếm ứng viên chất lượng, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình tuyển dụng của doanh nghiệp Việc cải thiện hệ thống hồ sơ ứng viên là yếu tố then chốt để nâng cao khả năng đánh giá và lựa chọn nhân sự phù hợp.
Quy trình tuyển dụng của công ty được xây dựng rất đầy đủ và khoa học, đảm bảo hiệu quả trong việc lựa chọn ứng viên phù hợp Tuy nhiên, việc áp dụng chung cho tất cả các vị trí tuyển dụng khiến quá trình này trở nên tốn nhiều thời gian và chi phí hơn cần thiết Để tối ưu hoạt động tuyển dụng, công ty cần thiết kế các quy trình phù hợp riêng biệt cho từng vị trí, giúp nâng cao hiệu quả và giảm thiểu lãng phí nguồn lực.
GIẢI PHÁP
THỰC HIỆN BẢNG CÂU HỎI ĐÁNH GIÁ ỨNG VIÊN
3.1.1 Cơ sở đề ra giải pháp
Mặc dù quy trình tuyển dụng của công ty được xây dựng khoa học và đầy đủ, nhưng thiếu bộ câu hỏi đánh giá ứng viên gây ảnh hưởng đến hiệu quả tuyển dụng Các phòng cung ứng thường sử dụng câu hỏi ngẫu nhiên dựa trên kinh nghiệm cá nhân, khiến việc đánh giá năng lực, tính cách và sự tham gia của ứng viên không chính xác Điều này dẫn đến tỷ lệ ứng viên trúng tuyển thấp và giảm hiệu quả trong quá trình tuyển dụng.
- Đánh giá được năng lực thực sự của ứng viên trước khi đưa qua phỏng vấn bên khách hàng.
- Đánh giá được tính cách là yếu tố quyết định đến khả năng gắn bó của ứng viên đó đối với doanh nghiệp.
- Tăng tỷ lệ đậu cũng như giảm tỷ lệ bảo hành cho công ty.
Nghiên cứu khảo sát nhằm xác định các tiêu chí cho bảng câu hỏi đánh giá ứng viên được thực hiện qua phỏng vấn 4 chuyên gia gồm 2 chuyên gia trong lĩnh vực tuyển dụng và 2 chuyên gia nhân sự nội bộ Các chuyên gia đều đồng tình rằng việc đánh giá chất lượng ứng viên phụ thuộc vào ba tiêu chí chính: thái độ, kỹ năng và kinh nghiệm Kết quả khảo sát cho thấy các tiêu chí này đóng vai trò quan trọng trong quá trình đánh giá và lựa chọn ứng viên phù hợp, góp phần nâng cao hiệu quả tuyển dụng.
- “Kinh nghiệm và thái độ là quan trọng nhất” – trưởng bộ phận tuyển dụng công ty VHR trụ sở Hà Nội.
- “Thái độ là tiên quyết” - trưởng bộ phận tuyển dụng công ty VHR chi nhánh HCM.
Thái độ là yếu tố bắt buộc và tiên quyết đối với thành công, vượt trội hơn cả kỹ năng và kiến thức, những thứ có thể học hỏi được Theo trưởng phòng nhân sự của công ty thương mại điện tử VRED, "Thái độ thì không thể học mà phải có sẵn từ bên trong." Do đó, xây dựng thái độ tích cực và trách nhiệm là nền tảng để phát triển bản thân và thúc đẩy hiệu quả công việc.
Trong môi trường công sở, việc rõ ràng về nhiệm vụ và không ngần ngại hỏi khi gặp vấn đề là yếu tố quan trọng, giúp đảm bảo quy trình làm việc suôn sẻ Tuân thủ nội quy và quy định của công ty là trách nhiệm của mỗi nhân viên, nhằm duy trì kỷ luật và hiệu quả công việc Đồng thời, thái độ làm việc tích cực và chuyên nghiệp luôn là yếu tố quyết định thành công của mỗi cá nhân trong công ty Theo trưởng phòng nhân sự của Vietravel, thái độ chính là yếu tố quyết định hàng đầu trong sự nghiệp và môi trường làm việc chuyên nghiệp.
- Tất cả các chuyên gia đều đồng ý 3 tiêu chí thái độ; kỹ năng; kinh nghiệm nên chia theo tỷ lệ 60% - 20% -20%.
Dựa trên ba tiêu chí chính, chúng tôi sẽ xây dựng bảng câu hỏi đánh giá ứng viên phù hợp với từng vị trí tuyển dụng Mỗi vị trí yêu cầu các tiêu chí riêng biệt, vì vậy trước khi tiến hành tuyển dụng, bước đầu tiên là xác định các tiêu chí quan trọng để đánh giá năng lực và phù hợp của ứng viên Việc này giúp đảm bảo lựa chọn những ứng viên phù hợp nhất với vị trí công việc, nâng cao hiệu quả tuyển dụng và đạt được thành công lâu dài cho doanh nghiệp.
3 của quy trình tuyển dụng thì phải thêm công đoạn soạn thảo câu hỏi phù hợp với vị trí đó.
Sau khi lập xong bảng câu hỏi đánh giá, các trưởng phòng cung ứng sẽ triển khai cho nhân viên của mình và yêu cầu nhân viên thực hiện báo cáo quá trình triển khai hàng tuần Trong quá trình này, việc ghi chú lại các câu trả lời của ứng viên là rất quan trọng để đối chiếu và đảm bảo quá trình đánh giá khách quan Nếu gặp khó khăn trong quá trình triển khai, nhân viên và trưởng phòng cung ứng sẽ cùng nhau thảo luận và đề xuất những giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả đánh giá ứng viên.
Chúng tôi đã thử nghiệm với 28/33 viên, sau đó kết hợp kết quả này với quá trình ứng tuyển để làm cơ sở nghiên cứu, nhằm nâng cao hiệu quả tuyển dụng các vị trí tương tự trong tương lai.
3.1.4 Kết quả dự kiến đạt được
- Tỷ lệ đậu phỏng vấn đạt 2/3 trên tổng số lượng ứng viên tham gia buổi phỏng vấn
- Chủ động xây dựng bảng câu hỏi cho bất kì vị trí nào
- Xây dựng được bảng số liệu tham khảo cho các vị trí thường tuyển
- Hạn chế được rủi ro bảo hành cho các vị trí tuyển dụng
NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG ỨNG VIÊN
2.3.3 Cơ sở đề ra giải pháp
Trong quy trình tuyển dụng, việc chưa đánh giá đúng năng lực của ứng viên khiến tỷ lệ đậu phỏng vấn tại các doanh nghiệp còn thấp Nhiều công ty tập trung vào số lượng hồ sơ, bỏ qua yếu tố chất lượng, dẫn đến kết quả tuyển dụng chưa tối ưu Chính điều này gây ra thực trạng các phòng cung ứng nhân sự chưa chọn được những ứng viên phù hợp và tiềm năng, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
3.2.2 Mục tiêu của giải pháp
Tăng lượng ứng viên trúng tuyển tại các doanh nghiệp là đối tác, nhằm tăng độ tin cậy, chất lượng dịch vụ của công ty.
Các nguyên nhân phổ biến khiến ứng viên không vượt qua vòng phỏng vấn bao gồm kỹ năng giao tiếp yếu, khả năng xử lý tình huống chưa tốt và thiếu sự tự tin Để khắc phục, cần thực hiện quy trình sàng lọc ứng viên chặt chẽ bắt đầu từ việc chọn đơn ứng tuyển phù hợp với mô tả công việc của khách hàng Tiếp theo, gọi điện hỏi các câu hỏi đã chuẩn bị theo kịch bản do VHR soạn sẵn để đánh giá ứng viên Việc chấm điểm dựa trên ba tiêu chí chính là thái độ, kinh nghiệm và kỹ năng, trong đó trọng số lần lượt là 60%, 20%, 20%, dựa trên khảo sát của các chuyên gia Điểm trung bình có trọng số này sẽ xác định kết quả tuyển dụng: ứng viên đạt từ 6 điểm trở lên sẽ được tuyển, còn lại sẽ bị loại.
Trong quá trình chuẩn bị phỏng vấn, ứng viên thường thiếu tự tin khi gặp nhà tuyển dụng Do đó, bên phía đối tác cần thực hiện thêm bước hỗ trợ tinh thần, củng cố tâm lý và hướng dẫn các câu hỏi thường gặp để giúp ứng viên tự tin hơn Ngoài ra, việc nhắc nhở ứng viên về cách ăn mặc phù hợp cũng rất quan trọng để dễ gây ấn tượng tích cực trước mặt nhà tuyển dụng.
3.2.4 Kết quả dự kiến đạt được
- Mức độ hài lòng của doanh nghiệp đối với ứng viên được đưa qua là rất hài lòng.
- Doanh nghiệp tái ký kết hợp đồng với VHR cho dự án tuyển dụng mới.
Hiện tại, tỷ lệ ứng viên đậu sau phỏng vấn tại đối tác chiếm khoảng 1/3 tổng số ứng viên tham gia Tuy nhiên, khi áp dụng phương pháp tuyển dụng mới, tỷ lệ này dự kiến sẽ tăng lên đến 2/3, nâng cao hiệu quả chọn lọc và giảm thiểu số lượng ứng viên không phù hợp.
HỆ THỐNG NHÂN SỰ BẰNG PHẦN MỀM
3.3.1 Cơ sở đề ra giải pháp
Nhập liệu thủ công dưới 10 hồ sơ dễ dàng, nhưng khi số hồ sơ tăng lên hàng trăm, hàng nghìn, hệ thống sẽ gặp nhiều khó khăn Việc thủ công tiêu tốn nhiều thời gian, công sức và nguồn lực của công ty Đặc biệt, sử dụng bảng tính như Google Drive hay Excel để nhập dữ liệu khi dữ liệu ngày càng lớn sẽ gây khó khăn trong việc theo dõi tình trạng của ứng viên, như đã có việc làm hay vẫn đang tìm kiếm việc làm Điều này dẫn đến lãng phí nguồn ứng viên tiềm năng, ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng đáp ứng nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp trong bối cảnh thị trường lao động cạnh tranh cao.
3.3.2 Mục tiêu của giải pháp
Hệ thống giúp dễ dàng theo dõi tình hình ứng viên, phân loại và tìm kiếm nhanh chóng khi cần thiết Đồng thời, nó còn tạo nguồn dữ liệu để khai thác sau này, tối ưu hóa quy trình tuyển dụng và nâng cao hiệu quả quản lý ứng viên.
- Tiết kiệm chi phí vận hành cho công ty, tối giản hoá các bước, hạn chế sử dụng nguồn lực con người.
3.3.3 Nội dung giải pháp Để xây dựng được một hệ thống hoàn chỉnh thì sẽ phải cần có sự liên kết giữa công ty và một công ty phần mềm ứng dụng Vậy để xây dựng được một hệ thống nhân sự bằng phần mềm quản lý thì cần có sự kết hợp giữa cá nhân hoặc tổ chức hiểu về hệ thống, quy trình nhập liệu tại công ty VHR cùng với đơn vị phần mềm làm ra hệ thống có thể giải quyết các vấn đề:
- Có thể lưu trữ được hồ sơ ứng viên.
- Có thể kiểm tra tình hình ứng viên đó đã đi làm chưa hay còn đang tìm việc.
- Có thể dò xem trình độ học vấn, kỹ năng kinh nghiệm của ứng viên.
- Mọi thông tin dữ liệu đều có thể lưu trữ trên phần mềm quản lý.
Mỗi quý, toàn bộ nhân viên sẽ dành một ngày để lọc bỏ hồ sơ cũ và không còn cần thiết, giúp giảm tải công tác lưu trữ Việc này đảm bảo hệ thống hồ sơ luôn gọn gàng, dễ dàng truy xuất và nâng cao hiệu quả làm việc Qua hoạt động này, doanh nghiệp duy trì quản lý hồ sơ sạch sẽ và tối ưu hóa không gian lưu trữ.
3.3.4 Kết quả dự kiến đạt được
- Giảm 2/3 thời gian cho mỗi lần nhập dữ liệu cũng như rà soát lại ứng viên cũ.
- Có nguồn ứng viên duy trì xuyên suốt cho các dự án của công ty.