Bài giảng kỹ năng điều hành công sở ở cơ sở

PowerPoint Presentation BÀI 8BÀI 8 KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ Ở CƠ SỞ 1 2 néi dung chñ yÕu néi dung chñ yÕu Những kỹ năng cơ bản trong điều Những kỹ năng cơ bản trong điều hành công sở ở cơ sởhành công.

Khái niệm, mục tiêu, yêu cầu, nguyên tắc và nhiệm vụ của điều hành công sở

Là địa điểm hoạt động,

Phân biệt công sở hành chính với công sở sự nghiệp:

Phân biệt công sở hành chính với công sở sự nghiệp:

Phân biệt công sở hành chính với công sở sự nghiệp:

quy định

Phân biệt công sở hành chính với công sở sự nghiệp:

Phân biệt công sở hành chính với công sở sự nghiệp:

- Làm việc theo biên chế

- Làm việc theo hợp đồng

Phân biệt công sở hành chính với công sở sự nghiệp:

Phân biệt công sở hành chính với công sở sự nghiệp:

6/ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Công sở hành chính Công sở sự nghiệp

Do pháp luật quy

định chặt chẽ, đồng

thời phải tuân theo

Quyết định của cơ

Phân biệt công sở hành chính với công sở sự nghiệp:

Phân biệt công sở hành chính với công sở sự nghiệp:

1.1.2 Khái niệm điều

hiệu quả các công

việc được giao để

hoàn thành mục tiêu

chung của tổ chức

Góp phần nâng cao năng suất lao động trong công sở

Tạo ra nề nếp làm việc khoa học

Thực hiện có hiệu quả quá trình cải cách nền hành chính nhà nước

1.3 Yêu cầu

 Điều hành công sở phải được tiến

hành trên cơ sở tuân thủ pháp luật

 Điều hành công sở phải tuân thủ quy chế làm việc của cơ quan

 Nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân

Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan, tổ chức cấp trên, dưới sự giám sát của Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân cùng cấp

1.4 Nguyên tắc

 Cán bộ, công chức phải sâu sát cơ sở,

lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân dân,

có ý thức học tập, nâng cao trình độ lãnh đạo, quản lý phù hợp với văn hóa – đạo đức công vụ, làm cho hoạt động quản lý ngày càng chính quy, hiện đại

 Giải quyết công việc theo đúng pháp luật,

thẩm quyền, phạm vi trách nhiệm; bảo đảm công khai, dân chủ, minh bạch, liên tục, kịp thời, hiệu quả tối ưu, theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định

1.4 Nguyên tắc(tt)

- Xây dựng chiến lược và lập kế hoạch hoạt động

- Xây dựng và vận hành một cơ cấu tổ chức hợp lý

- Quản lý công vụ và phối hợp hoạt động

- Quản lý và phát triển đội ngũ CBCC

- Giám sát và kiểm tra hoạt động của cá nhân và đơn vị

- Xây dựng và quản lý hệ thống thông tin quản lý; tổ chức hoạt động giao tiếp trong nội

bộ công sở và với bên ngoài, đặc biệt là hoạt động tiếp dân

1.5 Nhiệm vụ

- Quản lý và thực hiện việc sử dụng ngân sách

- Cung cấp điều kiện vật chất cho thực thi

- Bảo vệ chính trị nội bộ; an toàn và an ninh trật tự trong công sở

- Xây dựng văn hóa công sở tích cực; và xây dựng công sở thành một tổ chức học tập

-Tham gia nghiên cứu, xây dựng và đóng góp cho việc hoàn thiện hệ thống chính sách công, đặc biệt là các chính sách liên quan trực tiếp đến ngành, lĩnh vực mà công sở hoạt động

1.4 Nhiệm vụ (tt)

NHỮNG KỸ NĂNG CƠ BẢN TRONG ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ Ở CƠ

- Kế hoạch là phương án tổ chức các công việc

trong quá trình hoạt động của tổ chức

- Lập kế hoạch là một quá trình nhằm xác định

mục tiêu, nội dung và khối lượng công việc

cụ thể cần đạt được, phương pháp, những bước đi cần thiết, thời hạn thực hiện để đạt các mục tiêu đó

dung cần làm, là phương án hành động

để thực hiện một công việc hay một nhiệm vụ

cụ thể trong quá trình hoạt động của cơ

Kiểm tra được các hoạt động thuận lợi,

có căn cứ.

Tập trung các nguồn lực để thực hiện tốt mục tiêu đã định.

Ý NGHĨA Giảm tối đa các bất trắc có thể xảy ra.

Kiểm tra được các hoạt động thuận lợi,

có căn cứ.

Tập trung các nguồn lực để thực hiện tốt mục tiêu đã định.

* Khái niệm thiết kế công việc:

Là việc phân chia các loại công việc lớn,

nhỏ sao cho hợp lý Đây là quá trình xác

định nhiệm vụ cụ thể và trách nhiệm

trong việc thi hành công vụ và tham gia

các hoạt động của công sở nói chung

2.1.2 Thiết kế công việc

2.1 Kế hoạch hóa và thiết kế công việc(tt)

* Vai trò của thiết kế công việc:

+ Giúp cho việc đạt được mục tiêu của tổ chức trở nên cụ thể hơn và khả thi hơn

+ Là cơ sở của phân công và thực thi công việc

+ Tạo tiền đề cho việc sử dụng hiệu quả

nguồn lực của tổ chức

+ Là cơ sở cho hoạt động đánh giá cán bộ công chức

2.1.2 Thiết kế công việc(tt)

2.1 Kế hoạch hóa và thiết kế công việc(tt)

* Nội dung của thiết kế công việc

gồm các bước :

Đánh giá công việc thực tại, phân tích

công việc và thiết kế công việc

2.1.2 Thiết kế công việc(tt)

2.1 Kế hoạch hóa và thiết kế công việc(tt)

Đánh giá công việc thực tại

Thảo luận với người lao động và người giám sát liên quan để biết được hiệu quả (chất

lượng, tiến độ) trong thực thi công việc, đánh giá xem có cần phải thay đổi gì đối với điều

kiện làm việc hay có cần đào tạo không? Việc đánh giá sẽ cho chúng ta cái nhìn tổng quan

về tình hình thực hiện công việc thực tại, qua

đó xác định được có cần thiết phải thiết kế

công việc hay dự đoán được tính khả thi khi thiết kế công việc

Phân tích công việc

Phân tích công việc là quá trình thu thập các

tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng, có liên quan đến các

công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ

bản chất của công việc

Bao gồm nhiều việc như: kiểm tra công việc, quyết định nhiệm vụ phải làm, cân nhắc xem thiết bị và đặc điểm nào tại nơi làm việc có tầm quan trọng để hoàn thành các nhiệm vụ, xác định các vấn đề có liên quan

* Thiết kế công việc

Thiết kế công việc là căn cứ trên cơ sở phân tích công việc thực tại, xác định phương pháp làm việc, thời gian làm việc nghỉ ngơi, yêu cầu đào tạo, trang thiết bị cần thiết, và các vấn đề khác đảm bảo phù hợp nhất để thực hiện công việc.

Kết quả của thiết kế công việc là bản mô tả công

việc được giao, trong đó liệt kê các kỹ năng của

người được giao việc, phát thảo kết quả mong

muốn đạt được, xác định các nguyên tắc chỉ đạo

và thời hạn được biết, liệt kê các nguồn lực cần

thiết và các kết quả khi thực hiện tốt công việc.

2.1.2 Thiết kế công việc(tt)

* Yêu cầu khi thiết kế công việc

+ Phù hợp với mục tiêu của tổ chức và đơn vị

+ Nội dung công việc phải rõ ràng, có tính khả thi

+ Tạo ra khả năng sáng tạo của CBCC khi thực hiện nhiệm vụ

Thiết kế công việc theo dây chuyềnThiết kế công việc theo nhóm

Thiết kế công việc theo từng cá nhân

Khái niệm:

Phân công công việc là hoạt động nhằm

giao cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân

những việc, những nhiệm vụ, quyền hạn

nhất định nhằm nâng cao hoạt động của

cơ quan, tổ chức

2.2 phân công công việc

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị, cá nhân

Cách thức phân công công việc

Theo khối lượng và tính chất công việc

Phải chú ý hướng tới chuyên môn hóa

2.2 phân công công việc(tt)

Theo số lượng biên chế và cơ cấu tổ

chức của cơ quan

Cách thức phân công công việc (tt)

Đảm bảo tính thích ứng giữa năng lực của CBCC và chức trách được giao

2.2 phân công công việc (tt)

Quyết định số

114/2006/QĐ-TTg

ngày 25/5/2006

2.3 Tổ chức, điều hành các cuộc họp

2.3.Tổ chức và điều hành các cuộc họp

Họp là một hình thức của hoạt động quản

lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật

Họp là một hình thức của hoạt động quản

lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật

Các loại cuộc họp

Đoàn công tác của Ban tổ chức TW làm

Các loại cuộc họp

Các loại cuộc họp

Tập huấn xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội.

QUY TRÌNH TỔ CHỨC CUỘC HỌP

Gồm 3 giai đoạn

1 Giai đoạn chuẩn bị cuộc họp

2 Giai đoạn tiến hành cuộc họp

3 Giai đoạn ra văn bản quản lý

GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ

Là khâu quan trọng, cần thời gian, nguồn lực, đặc biệt là cần có kỹ năng

Chuẩn bị tốt là bảo đảm thắng lợi 50% & thực

tế chứng minh rằng nhiều cuộc họp phải hoãn

đi hoãn lại, không đảm bảo thời gian, tiến độ, phải hủy bỏ, chất lượng không cao là do khâu chuẩn bị không tốt

Là khâu phức tạp, liên quan đến nhiều đơn vị,

cá nhân

NHỮNG VIỆC CẦN LÀM

TRONG KHÂU CHUẨN BỊ

Hoạch định chủ trương họp

Phân công chuẩn bị

Chuẩn bị nội dung/tài liệu họp

Chuẩn bị các thủ tục

Chuẩn bị cơ sở vật chất, phương tiện

HOẠCH ĐỊNH CHỦ TRƯƠNG

Đây là công việc của lãnh đạo UBND cấp xã

Nội dung của chủ trương, bao gồm: (1) Khẳng định sự cần thiết của cuộc họp trên cơ

sở yêu cầu của công việc, căn cứ pháp lý, hoàn cảnh & điều kiện thực tế của cơ quan,

cá nhân liên quan, (2) Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung chính của cuộc họp, (3) khẳng định thời gian, địa điểm & thành phần tham dự cuộc họp

 Giới thiệu đại biểu (khách - chủ, trên - dưới,

họ & tên, chức danh, chức vụ đầy đủ, chính xác)

 Giới thiệu chương trình, thời gian làm việc

 Giới thiệu người chủ trì

CHỦ TRÌ CUỘC HỌP

• Phát biểu mở đầu cuộc họp

• Trực tiếp trình bày/giới thiệu người

trình bày nội dung

• Hướng dẫn thảo luận

• Xử lý các tình huống phát sinh

• Kết luận cuộc họp

HƯỚNG DẪN THẢO LUẬN

• Nêu rõ trọng tâm, trọng điểm thảo luận

• Yêu cầu về cách đóng góp ý kiến: thẳng vào văn bản: nhất trí, băn khoăn, phản đối, đề

Phối hợp trong quản lý hành chính nhà nước

là quá trình liên kết các hoạt động hỗ trợ,

hợp tác lẫn nhau của cán bộ công chức,

Kiểm soát công việc là hoạt động đo lường, chấn chỉnh việc thực hiện công việc nhằm khẳng định các mục tiêu của công

sở, các kế hoạch lập ra để đạt tới mục tiêu

đã, đang được hoàn thành

2.5 Kiểm soát công việc

phương tiện làm việc

công việc hàng ngày theo

Cần làm rõ các vấn đề khi kiểm soát:

Có bao nhiêu công việc cần kiểm soát, bao nhiêu bước

Tần suất kiểm soát? Một lần hay thường xuyên

Ai tiến hành kiểm soát

Bao nhiêu điểm cần kiểm soát, điểm nào trọng yếu

Đo lường các đặc tính công việc./

2.5 Kiểm soát công việc (tt)