Untitled TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ TIỂU LUẬN NHỮNG RỦI RO CỦA NHÂN VIÊN KẾ TOÁN THANH TOÁN TRONG CÔNG TY VINAMILK GVHD ThS Nguyễn Hữu Thọ SVTH Thành phố Hồ Chí Minh, t.
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
KHOA QUẢN TRỊ
TIỂU LUẬN NHỮNG RỦI RO CỦA NHÂN VIÊN KẾ TOÁN THANH
TOÁN TRONG CÔNG TY VINAMILK
GVHD: ThS Nguyễn Hữu Thọ SVTH:
Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 5/2020
Trang 2MỤC LỤC
1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY SỮA VINAMILK 1
1.1 Công ty S a Vinamilkữa Vinamilk 1
1.2 L chịch s hình thành và phát tri nử hình thành và phát triển ển 1
1.3 Cơ c u t ch cấu tổ chức ổ chức ức 2
1.4 Ngành nghề kinh doanh 2
1.5 Sức m nh vàệnh và m cục tiêu c a công tyủa công ty 3
2 GIỚI THIỆU VỀ CHỨC DANH 3
2.1 Tên ch cức danh 3
2.2 Mô t công vi cả công việc ệnh và 3
2.3 Yêu c u công vi cầu công việc ệnh và 3
2.4 Quy n l i đề ợi được ượi được hc ưởng 4ng 3 PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG, TRÁCH NHIỆM, NHIỆM VỤ CÔNG VIỆC VÀ KHÓ KHĂN CỦA VỊ TRÍ NHÂN VIÊN KẾ TOÁN THANH TOÁN 4
3.1 Ch cức năng 4
3.2 Trách nhi mệnh và 4
3.3 Nhi mệnh và v , công vi cục ệnh và 6
4 KHÓ KHĂN VÀ CÁC BIỆN PHÁP 11
Trang 31 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY SỮA VINAMILK
Vinamilk là một công ty cổ phần sữa tại Việt Nam Là một công ty sản xuất , kinh
doanh sữa và các thiết bị liên quan ở Việt Nam.Năm 2007, Vinamilk là công ty
đứng thứ 7 trong các công ty lớn nhất Việt Nam
Nguồn: https://www.vinamilk.com.vn/vi/cau-chuyen-vinamilk
1.1 Công ty Sữa Vinamilk
Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam
Giấy phép hoạt động: 155/2003/QĐ-BCN ngày 01/10/2003, cấp phép bởi Bộ Công nghiệp ViệtNam
1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Năm 1976, Vinamilk được thành lập dựa trên cơ sở tiếp quản 3 nhà máy sữa do chế độ cũ đểlại gồm: nhà máy sữa Thống Nhất, nhà máy sữa Trường Thọ, nhà máy sữa Bột Dielac
Năm 1995, Vinamilk chính thức khánh thành Nhà máy sữa đầu tiên ở Hà Nội
Năm 2001, Vinamilk khánh thành Nhà máy sữa Cần Thơ
Năm 2003, Vinamilk khánh thành Nhà máy sữa Bình Định và Sài Gòn
Năm 2005, Vinamilk khánh thành Nhà máy sữa Nghệ An
Năm 2006, Vinamilk khánh thành trang trại bò sữa đầu tiên tại Tuyên Quang
Trang 4Năm 2008, Vinamilk khánh thành trang trại bò sữa thứ hai ở Bình Định và Nhà máy sữa TiênSơn.
Năm 2009, Vinamilk xây dựng trang trại bò sữa thứ 3 tại Nghệ An và được Bộ Tài nguyên vàMôi trường tặng bằng khen “Doanh nghiệp Xanh” về thành tích bảo vệ môi trường
Năm 2010, Vinamilk phát triển đến New Zealand và hơn 20 nước khác đồng thời xây dựng trang trại bò sữa ở Thanh Hóa
Năm 2012 – 2016, Vinamilk khánh thành nhà máy sữa Đà Nẵng, nhà máy sữa Lam Sơn, Nhàmáy nước giải khát Việt Nam với nhiều dây chuyền sản xuất hiện đại xuất xứ từ Mỹ, Đan Mạch, Đức, Ý, Hà Lan
1.3 Cơ cấu tổ chức
1.4 Ngành nghề kinh doanh
– Kinh doanh và đồng thời sản xuất các mặt hàng sữa, bột dinh dưỡng, các loại bánh, sữatươi tiệc trùng và đậu nành, các loại nước giải khát…
Trang 5– Kinh doanh các thiết bị công nghệ, máy móc, phụ tùng có liên quan đến các hoạt độngsản xuất
– Kinh doanh sản xuất bao bì, các sản phẩm bằng nhựa, đóng gói…
– Kinh doanh về các lĩnh vực bất động sản ,mô giới, bến bãi…
1.5 Sứ mệnh và mục tiêu của công ty
– Sứ mệnh : Để đưa Vinamilk không những trở thành một trong những công ty Việt
Nam, mà còn vươn ra tầm thế giới Cam kết an toàn cho khách hàng hiện nay bằng cách manglại nguồn giá trị dinh dưỡng lớn, sản phẩm phải đạt chất lượng cao, mang lại sức khỏe chongười tiêu dùng là điều quan trọng nhất Nếu làm tốt thì sẽ được nhiều người biết đến và trởthành một nơi tin tưởng của người tiêu dùng – không chỉ ở Việt Nam, mà còn cả ngoại quốc.– Mục tiêu : Vinamilk không phải là một công ty độc quyền, mà còn nhiều công ty khác
và cũng có địa vị trên thương trường như Vinamilk Vì vậy mục tiêu phấn đấu của công ty rấtquan trọng Vinamilk phải luôn thay đổi và bắt kịp xu hướng thị trường, thu hút chất xám vềcho công ty,, tạo ra các chiến lược đặc biệt để làm hài lòng khách hàng đồng thời cạnh tranhvới đối thủ
2 GIỚI THIỆU VỀ CHỨC DANH
2.1 Tên chức danh:
Kế toán thanh toán
2.2 Mô tả công việc
– Là người đảm nhận nhiệm vụ thực hiện các chứng từ thu và chi ở công ty bằng hìnhthức tiền mặt hay chuyển khoản
– Quản lí các khoản thu , làm các nghiệp vụ thu tiền của các cổ đông , theo dõi tiền bằngcách thu tiền tại thu ngân hằng ngày , quản lí các chứng từ
– Thực hiện việc quản lí các khoản chi , lập các kế hoạch thanh toán , liên hệ với cácnhà thanh toán một cách chủ động trong các trường hợp các kế hoạch không đảm bảo
– Kiểm soát các hoạt động của thu ngân bằng cách tiếp nhận trực tiếp các chứng từ tạiquầy thu ngân , đảm bảo tính hợp lệ , hợp lí của các chứng từ đó , kiểm soát giấy tờ trongtrường hợp PDA không hoạt động
– Theo dõi các công việc quản lí tiền mặt bằng cách kết hợp với thủ quỹ , in các báo cáocòn dư quỹ , tiền mặt hàng ngày, luôn kiểm tra tiền tồn vào cuối ngày
2.3 Yêu cầu công việc
– Siêng năng , trung thực trong các tình huống xảy ra
– Phản ánh kịp thời các khoản phát sinh trong công ty
– Luôn báo cáo chính xác các thông tin về tiền và các chứng từ có liên cho cấp trên.– Các thông tin phải trình bày rõ ràng , dễ hiểu cho người sử dụng
Trang 62.4 Quyền lợi được hưởng
– Được đảm bảo thu nhập và có các chính sách khen thưởng đầy đủ và kịp thời khi làm việc tại Vinamilk
– Được đào tạo nâng cao trình độ không chỉ trong nước mà còn được học tập ở nướcngoài
– Các thiết bị , công nghệ hiện đại được cung cấp cho nhân viên
– Môi trường làm việc năng động
– Những phúc lợi xã hội đầy đủ , những chương trình chăm sóc sức khỏe đặc biệt chonhân viên
– Luôn được lắng nghe ý kiến cá nhân , được học tập và được tôn trọng
3 PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG, TRÁCH NHIỆM, NHIỆM VỤ CÔNG VIỆC VÀ KHÓ KHĂN CỦA VỊ TRÍ NHÂN VIÊN KẾ TOÁN THANH TOÁN
3.1 Chức năng
3.1.1 Đảm bảo việc thanh toán được đúng hạn
Một công ty khi đi vào hoạt động sẽ có nhiều nghiệp vụ mua bán hàng hóa, dịch vụ diễn ra.Khi mua bán hàng hóa, dịch vụ có thể trả ngay hoặc trả chậm, cũng như khi thanh toán có thểthanh toán cho một hay nhiều giao dịch Với một công ty có quy mô hoạt động lớn nhưVinamilk thì mỗi ngày sẽ có rất nhiều nghiệp vụ thanh toán xảy ra Điều này có thể dẫn đếnviệc thanh toán không được thực hiện đúng với thời hạn trên các chứng từ Vì thế kế toánthanh toán có chức năng đảm bảo các nghiệp vụ được thanh toán đúng hạn để tránh vi phạmcác điều khoản trong hợp đồng, hạn chế thấp nhất việc phát sinh các khoản nợ xấu
3.1.2 Đảm bảo việc thanh toán hợp lý
Kế toán thanh toán đảm đương chức năng đảm bảo thanh toán hợp lý các khoản phải trả chonhà cung cấp và nhân viên công ty Điều quan trọng để công ty giữ uy tín của mình trong mắtnhân viên cũng như nhà cung cấp là các khoản thanh toán phải kịp thời và hợp lý, hợp lệ, đảmbảo những tiện ích mà họ nhận được khi làm việc với công ty, đảm bảo quyền lợi tốt nhất của
họ là điều quan trọng để họ có thể tận tâm và làm việc với công ty lâu dài
3.1.3 Đảm bảo việc xử lý thu chi nhanh, gọn, tiết kiệm thời gian
Kế toán thanh toán ngoài 2 chức năng trên còn cần phải đảm bảo về vấn đề thu chi khi xử lí
Là một kế toán viên, tất nhiên, vấn đề nhanh nhạy trong tính toán là một điều hết sức cầnthiết Trong vấn đề thu chi các khoản lại hết sức nhạy cảm, vì vậy, người kế toán này phải đề
ra những phương án tính toán, giải quyết và xử lí vấn đề một cách nhanh chóng, đúng quytrình, không xảy ra những sai sót đáng có, nhưng đồng thời cũng phải tiết kiệm về thời gian,công sức và chi phí cho doanh nghiệp
3.2 Trách nhiệm
Để làm tốt chức năng Đảm bảo việc thanh toán được đúng hạn, kế toán thanh toán cần có những trách nhiệm như sau:
Trang 73.2.1 Đôn đốc khách hàng trả nợ
Một công ty được coi là ổn định khi có doanh thu lớn, không có nợ quá hạn, không bị chiếmdụng vốn Trên thực tế, doanh nghiệp đều muốn chiếm dụng vốn của công ty khác càng lâucàng tốt Vậy nên việc đôn đốc khách hàng thanh các khoản nợ đúng kỳ hạn được xem là mộttrong những ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp trong việc đảm bảo dòng tiền của doanhnghiệp không bị trì trệ cũng như hạn chế những rủi ro khi phát sinh nợ xấu
3.2.2 Thanh toán các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp không bị quá hạn
Đối với một doanh nghiệp lớn, trong quá trình hoạt động không thể thiếu các khoản vay nợ từnhà cung cấp, tổ chức tín dụng, Điều này giúp doanh nghiệp có thêm các nguồn vốn lưuđộng, tạo ra đòn bẩy tài chính giúp tăng tỉ suất sinh lợi trên vốn chủ sở hữu Nhưng điều này
có thể gây ra ảnh xấu lên doanh nếu doanh nghiệp bị xếp hàng tín dụng kém Chỉ tiêu nàyđánh giá khả năng thanh toán của doanh nghiệp dựa trên lịch sử vay nợ và thanh toán cáckhoản đã vay Vì thế, việc đảm bảo các khoản phải trả được thanh toán đúng kỳ hạn sẽ đemlại lợi ích về tài chính sau này cho doanh nghiệp
Để hoàn thành chức năng đảm bảo thanh toán hợp lý, nhân viên kế toán thanh toán cần có các trách nhiệm sau đây:
3.2.3 Thanh toán hợp lý các khoản nợ
“Có vay có trả, mới thỏa lòng nhau”, muốn làm ăn lâu dài với nhà cung cấp thì công ty phải
có tạo được mối quan hệ tốt với họ thông qua cách công ty hành xử với họ Bằng cách thanhtoán đúng hạn và hợp lý các khoản nợ phải trả, công ty đã gây dựng phần nào mối quan hệ tốtgiữa hai bên Ngoài ra, kế toán thanh toán phải phối hợp chặt chẽ với các tổ chức cung ứngdịch vụ thanh toán, các tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán xử lý nhanh và triệt đểcác khiếu nại, khiếu kiện của nhà cung cấp theo quy định; phối hợp chặt chẽ với tổ chức cungứng dịch vụ chuyển mạch tài chính nhằm hạn chế các sự cố kỹ thuật, đường truyền, đảm bảocác giao dịch liên ngân hàng thông suốt, ổn định
3.2.4 Thanh toán hợp lý các khoản chi nội bộ
Nhân viên kế toán thanh toán như một cầu nối giữa doanh nghiệp với những người lao động,công nhân, các nhân viên quản lý trực thuộc công ty thanh toán các khoản thu chi hợp lý cáckhoản nội bộ một cách chặt chẽ, hợp lý, hạn chế được sai sót trong quá trình làm việc Khiviệc sai sót xảy ra thì sẽ dễ dàng phát hiện, kiểm tra, quy trách nhiệm cho cá nhân hay mộtnhóm tổ chức có liên quan đến vụ việc
Để làm được chức năng đảm bảo việc xử lí thu chi nhanh gọn, tiết kiệm thời gian, nhân viên
kế toán thanh toán cần có những trách nhiệm như sau
3.2.5 Kiểm soát nhân viên tuân thủ theo quy trình làm việc
Đối với một doanh nghiệp, nguyên tắc và quy trình làm việc là vô cùng quan trọng Doanhnghiệp có nguyên tắc, các nhân viên làm việc cũng sẽ phải có những nguyên tắc nhất định, từ
đó sẽ đảm bảo được vấn đề tuân thủ những nội qui, quy định trong quá trình làm việc Đối vớimột kế toán thanh toán cũng vậy, quy trình làm việc cần phải tuân thủ, thực hiện đúng vàchính
Trang 8xác một cách tuyệt đối Điều này giúp công việc xử lí thu chi được thực hiện một cách thốngnhất, đúng quy trình, tạo nên một nền tảng cho sự cẩn thận trong khi làm việc của nhân viên.
3.2.6 Quy trình quản lý chứng từ hợp lý
Trong vấn đề về xử lí thú, chi, các chứng từ liên quan đến những hoạt động này là vô cùngquan trọng Có chứng từ, nhưng đồng nghĩa cũng phải đi đôi với sự hợp lý, hợp lệ của nó.Muốn được đảm bảo trong các hợp đồng hay các công việc trong xử lí thu chi nói riêng, cần
có một quy trình quản lí chứng từ thật sự hợp lí, có hiệu quả, không để các chứng từ bị thấtlạc, nhàu nát hay có sự cố mất cắp
3.3 Nhiệm vụ, công việc
Để hoàn thành trách nhiệm Đôn đốc khách hàng thanh toán nợ đúng kỳ hạn, kế toán thanh toán phải thực hiện những nhiệm vụ sau:
3.3.1 Liên hệ cho khách hàng
Liên hệ khách hàng là nhiệm vụ cơ bản nhất mà kế toán viên cần làm để đảm bảo việc thu hồi
nợ không bị trì trệ, đồng thời có thể rà soát nguy cơ phát sinh nợ xấu cũng như lập dự phòngkhi cần thiết Có nhiều hình thức để liên hệ với khách hàng mà kế toán có thể sử dụng:
– Nhân viên có thể gọi điện thoại liên hệ trực tiếp để xác nhận số nợ đồng thời trao đổithời hạn trả nợ
– Liên hệ qua email để nhắc nhở khách hàng thời hạn thanh toán
Trong một số trường hợp khoản nợ có nguy cơ chuyển thành nợ khó đòi, kế toán cần gặp mặttrao đổi trực tiếp để có thể tìm hiểu được nguyên nhân cũng như mức độ nghiêm trọng Việcnày có thể giúp kế toán giảm thiểu nguy cơ phát sinh nợ xấu và đưa ra những biện pháp phùhợp cho từng trường hợp Ngoài ra, định kỳ hàng tháng, nhân viên cần gửi cho khách hàngbảng kê thanh toán để thông báo về tổng số dư nợ và hối thúc khách hàng trả nợ đúng hạn
3.3.2 Thu hồi nợ khách hàng đồng thời tất toán số dư nợ của khách hàng
Sau khi đã liên hệ khách hàng để thông báo về số tổng số nợ và phương án thanh toán nợ củakhách hàng, thì nhiệm vụ tiếp theo của kế toán thanh toán là tiếp nhận các nghiệp vụ thanhtoán nợ cũng như hạch toán chính xác các nghiệp vụ này vào phần mềm kế toán
Khi khách hàng tiến hành thanh toán các khoản nợ, kế toán thanh toán sẽ tất toán hợp đồngcủa khách hàng theo quy trình và cập nhật số dư nợ còn lại trên hệ thống Nhưng nếu trongtrường hợp khách hàng khất nợ, trả chậm, có dấu hiệu phát sinh nợ khó đòi, kế toán viên cầnliên hệ khách hàng thường xuyên để thu nợ trước hạn hoặc dùng các biện pháp cứng rắn hơnnếu không liên hệ được khách hàng
Để hoàn trách nhiệm Thanh toán các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp không bị quá hạn,
kế toán thanh toán phải thực hiện những nhiệm vụ sau:
3.3.3 Lập kế hoạch trả nợ
Các khoản nợ phải trả được xem là một nguồn vốn không thể thiếu của doanh nghiệp, tạo rađòn bẩy tài chính giúp tăng lợi nhuận trên cổ phần của doanh nghiệp Nhưng việc để các khoản
Trang 9nợ phải trả bị quá hạn quá nhiều sẽ làm ảnh hưởng đến vòng quay các khoản phải trả củadoanh nghiệp, đồng thời cũng tác động lớn đến uy tín của doanh nghiệp trong mắt các cổđông, đối tác và các nhà cung cấp Vì vậy, để hạn chế cho việc các khoản nợ bị chuyển quáhạn, kế toán viên cần phải lập kế hoạch trả nợ hợp lý và chi tiết Bên cạnh đó kế toán viên cầnphải chú ý đến các khoản chiết khấu thanh toán để lập kế hoạch trả nợ vừa hưởng được cácđiều khoản chiết khấu vừa chiếm dụng vốn được càng lâu càng có lợi nhưng vẫn phải phù hợpvới nguồn vốn lưu động hiện có của doanh nghiệp.
3.3.4 Thanh toán các khoản nợ phải trả
Khi đến thời hạn thanh toán nợ theo kế hoạch trả nợ hay theo thời hạn trên hợp đồng quyđịnh, kế toán cần lập giấy đề nghị thanh toán theo các chứng từ, hóa đơn đã thu thập lưu trữ.Sau khi giấy đề nghị thanh toán được chấp nhận, kế toán viên là người liên hệ với ngân hàng
để chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp, đối tác, Kế toán chỉ được hạch toán giảm nợphải trả trên
hệ thống của doanh nghiệp khi nhận được giấy báo nợ hay bảng kê của ngân hàng để tránhviệc sai số trên nghiệp vụ
Để hoàn thành trách nhiệm Thanh toán hợp lý các khoản nợ cho nhà cung cấp, kế toán thanh toán cần thực hiện các nhiệm vụ sau:
3.3.5 Xét duyệt thanh toán các khoản nợ hợp lý
Kế toán thanh toán phải kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ thông tin của chứng từ thông qua cáccông việc như sử dụng chứng từ có đánh số trước chiếu với sổ kế toán, lập và do đó theo thứ
tự liên tục; xem xét bảng kê, sổ chi tiết, hóa đơn… Ngoài ra, kế toán phải bằng xem xét quyềnhạn và chức vụ duyệt của người duyệt và sau đó chuyển chứng từ cho kế toán trưởng xácnhận Kế toán trưởng duyệt các khoản thanh toán của nghiệp vụ mua hàng: biên bản kiểm kêhàng tồn kho, trả tiền người bán không được bán chỉ được vận chuyển sau khi được đối chiếuvới lệnh mua hàng, hóa lập cho người duyệt với đầy đủ chứng từ đi kèm đơn vận chuyển,chứng từ đã được lưu; sau cùng kế toán thanh toán xin xác nhận (chữ ký) của kế toán trưởng
về nghiệp vụ thanh toán khoản phải trả cho nhà cung cấp Trong qua trình thực hiện côngviệc, kế toán sẽ gặp những vấn đề về chứng từ chẳng hạn chứng từ không hợp lệ Kế toánthanh toán tham gia chỉnh sửa và xử lý chứng từ không hợp lệ Kế toán thanh toán thực hiệnviệc xem xét và kiểm tra lại việc ghi các giữa nội dung kinh tế cụ thể của ý loại chủ ý nghiệp
vụ phát sinh vào các tài khoản, kiểm tra hóa đơn được đánh số trước theo thứ tự hay chưa,xem xét ngày ghi trên hóa đơn mua hàng và ngày ghi sổ kế toán có đúng với thực tế haykhông thông qua các bô phận làm việc liên quan, chọn dãy liên tục các hóa đơn, gửi đơn đặtđối chiếu các khoản mua hàng đã ghi sổ với từng hóa đơn và xem xét các chứng từ đính kèm,gửi thư xác nhận khoản phải thu khách hàng
3.3.6 Thanh toán hợp lý
Kế toán thanh toán tiến hành tính toán các khoản phải trả cho từng nhà cung cấp với dữ liệuđặt hàng và số hàng thực nhận với từng lần đặt hàng Việc tính toán chi tiết cho từng nhà cungcấp sẽ dễ dàng thanh toán chính xác và hợp lệ Khi tính toán, nhân viên kế toán cần cẩn trọngcác khoản đã ứng trước của nhà cung cấp để tránh thanh toán sai lệch
Trang 10Sau khi kế toán thanh toán hoàn tất việc tính toán hợp lý các khoản chi cho từng nhà cung cấpvới dữ liệu đặt hàng và số hàng thực nhận với từng lần đặt hàng, kế toán thanh toán tiến hànhchi thanh toán cho từng nhà cung cấp: chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp đúng với sốtiền đã tính toán được trước đó Việc thanh toán đảm báo tính công khai và hợp lệ, có chứng
từ thanh toán đầy đủ Kế toán thanh toán lưu trữ chứng từ cẩn thận để dễ dàng đối chiếu saunày
Dựa vào các chứng từ liên quan đến việc đã chi thanh toán cho nhà cung cấp, kế toán thanhtoán lập báo cáo các khoản thực chi cho cấp trên, dựa vào số liệu trên chứng từ nhận được, kếtoán thanh toán thu thập và sàng lọc thông tin để ghi báo cáo thực chi gửi cho cấp trên Báocáo đảm bảo tính đầy đủ và hợp lý, trình bày rõ ràng, dễ hiểu Dựa vào báo cáo thực chi có thểxác định được dòng tiền ra của công ty phản ánh công ty có quản lý dòng tiền hiệu quả haykhông
Trích: https://tailieu.vn/doc/kiem-toan-chu-trinh-ban-hang-va-thu-tien-970188.html
Để thực hiện được tốt trách nhiệm Thanh toán các khoản thu chi nội bộ kế toán thanh toán cần phải thực hiện các nhiệm vụ sau
3.3.7 Thanh toán các khoản lương nội bộ một cách chính xác cho nhân viên
Một nguồn nhân lực quan trọng tạo lên thu nhập cho công ty là nhân viên công ty- người ngàyđêm cống hiến sức mình cho công ty phát triền, kế toán thanh toán nội bộ là một bộ phận quantrong để kết nối những người đó với lợi ích của công ty bằng các công việc cụ thể như:
– Soạn thảo, lập các hợp đồng lao động, xây dựng cơ chế, cách tính lương cho nhân viên– Theo dõi bảng chấm công theo đúng tiến độ, cập nhật các báo cáo thường xuyên ghi,
sổ các khoản ứng lương của nhân viên, trích các khoản theo lương phải nộp theo thông tư200
– Hạch toán các nghiệp vụ liên quan một cách chặt chẽ và chính xác
Sau khi kiểm tra chặt chẽ, các khoản được cộng được trừ sau đó mới tiến hành thanh toán tiềnlương cho nhân viên
3.3.8 Theo dõi tình hình các khoản tạm ứng
Trong quá trình hoạt động của công ty, có nhiều lúc công ty sẽ phải chi tạm ứng cho nhân viên
đi công tác, phục vụ cho sự phát triển của công ty
– Nhận giấy đề nghị tạm ứng của nhân viên
– Lập lệnh chi tạm ứng, tiến hành chi tạm ứng cho nhân viên
– Căn cứ vào các chứng từ các bộ phận liên quan, thu thập gửi đế mở sổ theo dõi cáckhoản tạm ứng
– Chi các khoản tạm ứng của nhân viên, xuất tiền chi cho nhân viên Thu các chứng từhóa đơn khi nhân viên thanh toán các khoản tạm ứng
– Đối chiếu các khoản công nợ
Để thực hiện được trách nhiệm Kiểm soát nhân viên tuân thủ theo quy trình làm việc, cần thực hiện được những nhiệm vụ sau
3.3.9 Giám sát quá trình làm việc của nhân viên
Trang 11Trong kinh doanh, nhất là với một công ty lớn như Vinamilk, với một đội ngũ nhân viên vôcùng lớn làm việc trong rất nhiều bộ phận, việc giám sát quá trình làm việc của nhân viên là
vô cùng quan trọng và cần thiết Việc giám sát phải được thực hiện một cách nghiêm ngặt,đúng quy trình, nói không với vấn đề gian lận, bao che trong quá trình này Có như vậy,nhiệm vụ giám sát mới thực sự có ý nghĩa thiết thực cho trách nhiệm kiểm soát Muốn vậy,đầu tiên, giám sát cần dựa trên bảng phân công, lịch làm việc của từng nhân viên, từ đó, cóthể biết và sắp xếp sự giám sát một cách phù hợp Lịch làm việc chính là một công cụ kháquan trọng, vì vậy, muốn theo dõi tốt thì cần thiết phải nắm rõ về nó, tránh gây ra nhữngnhầm lẫn, sai sót
Sau đó, hơn hết chính là theo dõi, kiểm tra năng suất làm việc của từng nhân viên trong quátrình giám sát Đối với một công ty, năng suất làm việc của nhân viên là yếu tố không thể xemnhẹ Nếu công ty có nhiều nhân viên làm việc có năng suất hiệu quả, khối lượng công việctrong ngày được xử lí nhanh gọn, nó giúp công ty giải quyết công việc từ dưới lên một cáchtối ưu nhất Hoặc ngược lại, năng suất của nhân viên quá thấp, công việc hoàn thành trễ tiến
độ, gây nên sự trì trệ, gây nhiều khó khăn cho trong quá trình xử lí
Đồng thời, trong quá trình giám sát, nếu phát hiện được những sai sót trong quy trình làm việc
và xử lí thu chi của nhân viên, cần trực tiếp có những nhắc nhở và chỉnh sửa sao cho phù hợp,đảm bảo được tính chính xác nhất
3.3.10 Đôn đốc, quản lí, hướng dẫn nhân viên trong quá trình làm việc
Đối với vấn đề kiểm soát, nó không đơn thuần chỉ là giám sát nhân viên mà nó còn bao gồm
cả vấn đề làm thế nào để khiến cho trách nhiệm đó được thực hiện tốt Muốn một công việcđược hoàn thành đúng tiến độ, cần phải nâng cao tinh thần tự giác của nhân viên Hơn nữa,trong công việc của kế toán thanh toán cần đảm bảo về thời gian và mục tiêu thanh toán, vìvậy, việc đôn đốc, quản lí nhân viên trong quá trình làm việc giúp cho quá trình kiểm soátđược dễ dàng hơn
Để thực hiện nhiệm vụ này, đầu tiên cần đưa ra quy định riêng và cụ thể về mức độ, thời hạnthực hiện và hoàn thành trong công việc nói chung và trong hoạt động thanh toán nói riêng.Cần có những khen thưởng đối với những cá nhân làm việc tốt, đồng thời cần phê bình, cóbiện pháp xử phạt đối với những trường hợp nhân viên không hoàn thành đúng thời gian bàngiao công việc, gây nhiều ảnh hưởng đến công ty Nó không chỉ gây ra hậu quả về kinh tế, cóthể vi phạm hợp đồng với bên đối tác, mà còn là uy tín trong kinh doanh, gây nhiều bất lợitrong quá trình kinh doanh sau này
Tiếp đó, cần có những hướng dẫn cụ thể cho các bộ phận có liên quan về thủ tục, hồ sơ thanhtoán Thanh toán có rất nhiều vấn đề, và có rất nhiều loại để thanh toán Mỗi loại thanh toáncần những quy trình và thủ tục khác nhau như thanh toán nợ phải trả, thanh toán tiền tạmứng, Nếu làm tốt được công việc này, thực sự là một nền tảng vững chắc để nâng cao mức
độ hoàn thành trách nhiệm từ những bước ban đầu Việc am hiểu để chuẩn bị đầy đủ hồ sơ,thủ tục sẽ giúp quá trình thanh toán được diễn ra một cách nhanh chóng, tiết kiệm về thờigian, công sức, chi phí cho cả đôi bên
Ngoài ra, để thanh toán dễ dàng và thuận tiện, cần phân chia công việc thanh toán cho từngđối tượng một cách hợp lí nhất Cần ưu tiên phân chia công việc cho những nhân viên cónhiều kiến
Trang 12thức và kinh nghiệm về loại hình thanh toán đó Tiếp đến sẽ dần dần đào tạo để một nhân viên
có nhiều kĩ năng với nhiều loại hình thanh toán khác nhau, đảm bảo sự đa dạng và linh hoạttrong quá trình làm việc với nhau
Muốn vậy, giữa bộ phận giám sát, bộ phận nhân sự và các nhân viên cần có mối liên hệ vàhợp tác lẫn nhau Nếu giám sát không được thực hiện một cách minh bạch và trong sáng, nhấtđịnh sẽ dẫn đến nhiều hậu quả khó kiểm soát cho công ty sau này Vì vậy, việc cần thiết đểđảm bảo một cá nhân hay tập thể giám sát công việc đều phải thật sự trung thực và có uy tín
Để thực hiện được trách nhiệm Quy trình quản lý chứng từ hợp lý, kế toán viên cần thực hiện được những nhiệm vụ sau
3.3.11 Thu thập chứng từ một cách đầy đủ
Chứng từ là rất quan trọng Vì vậy, việc thu thập nó một cách đầu đủ để đảm bảo rằng kế toánthanh toán đã hoàn thành hết tất cả các công việc là điều vô cùng cần thiết Chứng từ có rấtnhiều loại do có rất nhiều kiểu thanh toán, thu, chi khác nhau Ví dụ như:
– Đơn mua hàng bằng tiền mặt thì sẽ ghi bằng tiền mặt kèm theo phiếu thu ,nếu chuyểnkhoản thì kèm theo giấy báo có
– Phiếu nhập kho, nếu là hàng hóa thì đồng thời kẹp với hóa đơn mua hàng
– Phiếu xuất kho thì kẹp với hóa đơn bán ra
– Các chứng từ về thuế thì cần được lưu trữ kĩ qua từng tháng, từng năm
– Các giấy tờ chứng minh đã nộp thuế
Và để thu thập chứng từ một cách đầy đủ nhất, cần thực hiện những công việc như sau:
– Đầu tiên, bộ phận kế toán thanh toán cần tiếp nhận và phân loại đầy đủ nhất các chứng
từ từ các bộ phận phòng ban có liên quan, đồng thời lưu trữ những chứng từ liên đã xuất đihoặc nhận về từ các hợp đồng với đối tác Sau khi đã thu nhận đầy đủ các chứng từ, kế toán sẽbắt đầu kiểm tra tính hợp lí, hợp lệ của chứng từ đó Chứng từ phải không được nhàu nát,rách, không được tẩy xoá, và những thông tin trong chứng từ phải hợp lệ thì mới được chấpnhận Nếu chứng từ không đáp ứng được một trong những vấn đề đó, chứng từ sẽ được xem
là không hợp lệ và yêu cầu xử lí
– Cuối cùng, các chứng từ cần được phân loại, sắp xếp một cách khoa học, dễ tìm kiếm
để tạo thuận lợi trong quá trình làm việc với chứng từ
3.3.12 Xử lý và lưu trữ chứng từ hợp lý
Trong quá trình thu thập chứng từ, việc chứng từ bị lỗi, không hợp lí là vấn đề thường xuyênxảy ra Vì vậy, cần đảm bảo xử lí chứng từ rõ ràng trước khi được đưa vào lưu trữ là hoàntoàn cần thiết Mỗi loại chứng từ có lỗi riêng, và cũng có nhiều cách xử lí khác nhau để trởthành hợp lí Để thực hiện được nhiệm vụ này, kế toán thanh toán cần đảm bảo những côngviệc tối thiểu như sau:
– Đầu tiên, muốn chứng từ phải đầy đủ, không có sai sót, kế toán cần hạch toán tất cảcác nghiệp vụ một cách cẩn thận, tỉ mỉ, đúng quy trình và hợp lí Đây là bước quan trọng,giúp kế