Nhận thấy những lợi ích công nghệ thông tin khi áp dụng vào việc quản lý hệ thốngthông tin trong tồn kho, nghiên cứu “Phân tích và thiết kế hệ thông tin quản lý vật tư và nhàkho” cho một
GIỚI THIỆU
Đặt vấn đề
Ngày nay, công nghệ thông tin đã trở thành một phần không thể thiếu trong các lĩnh vực của các nước tiên tiến, nhằm nâng cao hiệu quả xử lý dữ liệu nhanh chóng, chính xác và đáng tin cậy Việc ứng dụng công nghệ này giúp thay thế các phương pháp thủ công lạc hậu như ghi chép truyền thống, giảm thiểu lỗi và tiết kiệm thời gian Công nghệ thông tin phát triển với tốc độ nhanh chóng và được ứng dụng rộng rãi trong nghiên cứu khoa học, phát triển kinh tế, quân sự và quản lý hành chính, góp phần thúc đẩy sự tiến bộ và phát triển bền vững của các quốc gia như Việt Nam.
Quản lý kho trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng, đòi hỏi bộ phận quản lý thực hiện nhiều nghiệp vụ phức tạp Các doanh nghiệp thường có mô hình kho tập trung hoặc phân tán trên nhiều địa điểm trong nước và quốc tế, khiến việc thống nhất quản lý trở nên khó khăn khi chỉ dựa vào phương pháp truyền thống Phần mềm quản lý kho dựa trên công nghệ thông tin là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn, giảm thiểu nhầm lẫn, thiếu sót và thất thoát Sử dụng phần mềm kho là một bước đổi mới, mang lại nhiều lợi ích rõ rệt trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo tính chính xác cho quản lý tồn kho.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý kho mang lại bước đột phá, giúp nắm bắt chính xác và kịp thời số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu Điều này giúp người quản lý đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm thiểu chi phí và nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp Nhờ đó, hoạt động sản xuất kinh doanh trở nên hiệu quả hơn, thúc đẩy sự phát triển bền vững.
Việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý hệ thống tồn kho mang lại nhiều lợi ích quan trọng, giúp nâng cao hiệu quả vận hành và chính xác trong quản lý vật tư Nghiên cứu “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho” đã được thực hiện nhằm giải quyết các khó khăn công ty sản xuất thiết bị điện đang gặp phải Bên cạnh đó, hệ thống thông tin còn hỗ trợ tối ưu hóa quy trình kho, giảm thiểu thất thoát và nâng cao khả năng kiểm soát tồn kho Áp dụng công nghệ mới giúp doanh nghiệp nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường, thúc đẩy phát triển bền vững và tăng năng suất lao động.
Mục tiêu luận văn
Kế hoạch xây dựng hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho cho công ty chuyên sản xuất và thử nghiệm thiết bị điện năng nhằm nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng Hệ thống này tập trung vào các chức năng chính như quản lý số lượng hàng hóa, vật tư nhập và xuất kho, giúp kiểm soát chính xác lượng tồn kho Ngoài ra, hệ thống còn cung cấp các thống kê về số lượng vật tư còn lại trong kho, hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra các quyết định phù hợp Đặc biệt, hệ thống sẽ tự động xuất các báo cáo nhập, xuất kho cũng như báo cáo thẻ kho, đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong quản lý kho hàng của công ty.
Phạm vi luận văn
Hiện trạng quản lý nhà kho tại công ty cần được phân tích để xác định những điểm cần cải thiện nhằm nâng cao hiệu quả và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động tồn kho Đồng thời, việc phân tích nhu cầu của các bên liên quan (stakeholders) giúp xác định các chức năng thiết yếu của hệ thống quản lý vật tư và kho bãi, từ đó hình thành nền tảng cho việc xây dựng cấu trúc hệ thống thông tin đổi mới, tối ưu hoá quy trình quản lý và nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.
Bố cục dự kiến của luận văn
Nội dung dự kiến của luận văn tương ứng với các chương sau:
Dưới đây là những nội dung chính của đề tài: lý do hình thành đề tài xuất phát từ nhu cầu nghiên cứu nhằm giải quyết các vấn đề thực tiễn, mục tiêu đề tài hướng đến việc đề xuất giải pháp hiệu quả và ứng dụng thực tiễn, nội dung nghiên cứu bao gồm các phân tích, đánh giá và đề xuất các phương pháp phù hợp, phạm vi và giới hạn của đề tài được xác định rõ để đảm bảo tính khả thi, đồng thời bố cục dự kiến của luận văn sẽ gồm các chương chính từ giới thiệu, phần lý thuyết, phương pháp nghiên cứu đến phần kết luận và kiến nghị, giúp nâng cao hiệu quả đào tạo và nghiên cứu trong lĩnh vực liên quan.
Chương 2: Cơ sở lý thuyết.
Giới thiệu những lý thuyết có liên quan và đưa ra phương pháp luận của nghiên cứu, trình bày những nghiên cứu liên quan đến đề tài.
Chương 3: Phân tích nhu cầu.
Công ty chúng tôi hiện đang gặp phải những vấn đề trong quản lý kho và vật tư, dẫn đến hiệu quả chưa như mong đợi Hiện trạng quản lý kho chưa tối ưu, gây ra mất mát, thất thoát vật tư và làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ quy trình chưa rõ ràng, hệ thống quản lý còn lạc hậu và thiếu khả năng theo dõi chính xác Để khắc phục, cần đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý như áp dụng công nghệ mới, cải tiến quy trình vận hành và đào tạo nhân viên chuyên nghiệp hơn Việc thực hiện những biện pháp này sẽ giúp công ty tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu thất thoát và nâng cao năng suất làm việc trong lĩnh vực kho bãi và vật tư.
Dựa vào phân tích nhu cầu xác định Stakeholder của hệ thống Phân tích khối chức năng vận hành hệ thống.
Chương 5: Thiết kế sơ khởi.
Dựa trên thông tin từ Functional Baseline, chúng tôi tiến hành xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu DFD để mô tả chi tiết các quá trình trao đổi thông tin trong hệ thống Đồng thời, việc phát triển mô hình Use Case giúp xác định rõ các chức năng chính và tương tác của hệ thống với người dùng Các bước này đảm bảo hệ thống được thiết kế chính xác, tối ưu và phù hợp với yêu cầu đề ra, đồng thời nâng cao khả năng quản lý và phát triển dự án về sau.
Chương 6: Thiết kế chi tiết
Trong quá trình phát triển phần mềm hệ thống, việc kết nối dữ liệu trong hệ thống thông tin đóng vai trò quan trọng để đảm bảo tính liên tục và hiệu quả trong quá trình xử lý dữ liệu Thiết kế cơ sở dữ liệu tối ưu giúp tổ chức và lưu trữ thông tin một cách rõ ràng, dễ truy cập và có khả năng mở rộng trong tương lai Ngoài ra, việc xây dựng giao diện người dùng thân thiện cho phần mềm giúp nâng cao trải nghiệm người dùng và tăng hiệu quả sử dụng hệ thống Từ đó, các dữ liệu được tích hợp chặt chẽ để phục vụ cho các ứng dụng phần mềm máy tính một cách linh hoạt và linh hoạt hơn.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Khái niệm nhà kho, quản lý nhà kho và quản lý vật tư
Kho là loại hình cơ sở logistics quan trọng chuyên lưu trữ, dự trữ và bảo quản hàng hóa hoặc vật tư của doanh nghiệp, nhằm đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả nhu cầu cung ứng hàng hóa và nguyên liệu cho khách hàng hoặc hoạt động xây dựng, sản xuất Đây là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động logistics.
Quản lý kho hàng là hoạt động quan trọng liên quan đến tổ chức, bảo quản và kiểm soát số lượng hàng hóa vật tư để đảm bảo sự liên tục của quá trình sản xuất, cung ứng và phân phối hàng hóa một cách kịp thời Việc quản lý kho hiệu quả giúp giảm chi phí lưu thông, tối ưu hóa việc sử dụng cơ sở vật chất của kho và duy trì hoạt động kinh doanh suôn sẻ.
Quản lý vật tư là một chức năng quan trọng trong chuỗi cung ứng, bao gồm lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động liên quan đến vật liệu Nó giúp các công ty xác định yêu cầu vật liệu tổng thể, truyền đạt yêu cầu này cho các bộ phận mua sắm và tìm nguồn cung ứng phù hợp Quản lý vật tư còn đảm nhận nhiệm vụ xác định lượng nguyên liệu cần triển khai tại từng địa điểm trong chuỗi cung ứng, thiết lập kế hoạch bổ sung nguyên liệu, và duy trì mức tồn kho hợp lý cho các loại hàng tồn kho như nguyên liệu thô, WIP, và thành phẩm để đáp ứng nhu cầu vật chất liên tục trong toàn bộ quá trình cung ứng.
Các vai trò chính trong quản lý vật tư gồm có quản lý vật liệu, kiểm soát hàng tồn kho, phân tích kho, hoạch định vật liệu, cùng với các vai trò lai mới nổi như thu mua, đóng vai trò quan trọng trong tối ưu hóa quy trình vật tư và nâng cao hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.[9]
Khái niệm về hệ thống thông tin
Hệ thống là tập hợp các phần tử có mối quan hệ chặt chẽ và cùng hoạt động hướng tới mục tiêu chung Nó tiếp nhận đầu vào (input) và thông qua quá trình biến đổi tổ chức để tạo ra đầu ra (output) Sự liên kết giữa các phần tử giúp hệ thống hoạt động hiệu quả và đạt được mục đích đề ra.
Hệ thống thông tin là hệ thống nhằm cung cấp thông tin cần thiết để hỗ trợ hoạt động của con người trong một tổ chức Nó bao gồm bốn chức năng chính: nhận thông tin vào, lưu trữ dữ liệu, xử lý thông tin và đưa ra các thông tin hữu ích để phục vụ quyết định và điều hành.
Hai thành phần cơ bản của hệ thống thông tin:
Dữ liệu: Là các thông tin được lưu và duy trì dưới nhiều dạng: văn bản, truyền khẩu, hình vẽ, và những vật mang tin: giấy, đĩa từ, [3].
Các xử lý là quá trình biến đổi thông tin nhằm mục đích chính là tạo ra các thông tin theo thể thức quy định như chứng từ giao dịch (đơn mua hàng, hóa đơn) và các báo cáo cần thiết Đồng thời, quá trình này cũng hỗ trợ các quyết định của lãnh đạo bằng cách cung cấp các thông tin cần thiết để lựa chọn phương án tối ưu.
Mối liên hệ giữa các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin được mô tả ở hình 2.1
Hình 2.1Các thành phần của thệ thống thông tin.
2.2.1 Phân loại các thệ thống thông tin quản lý.
Trong tổ chức, có nhiều loại hệ thống thông tin khác nhau phản ánh đa dạng mục đích, đặc tính và cấp quản lý Phân loại theo chức năng giúp xác định các loại hệ thống phù hợp, bao gồm các hệ thống hỗ trợ quản lý, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), hệ thống xử lý giao dịch (TPS), và hệ thống hỗ trợ quyết định (DSS) Việc lựa chọn hệ thống phù hợp dựa trên chức năng giúp nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của tổ chức.
2.2.1.1 Hệ thống thông tin xử lý giao dịch (Transaction Processing System – TPS)
Hệ thống xử lý giao dịch là một hệ thống thông tin nghiệp vụ quan trọng, phục vụ cho hoạt động vận hành của tổ chức bằng cách ghi nhận các giao dịch hàng ngày như giao dịch với khách hàng, nhà cung cấp và người cho vay vốn Đây là hệ thống cung cấp lượng dữ liệu lớn nhất cho các hệ thống khác trong tổ chức, giúp đảm bảo quá trình vận hành diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Hệ thống in biên lai thanh toán cho khách hàng trong siêu thị, hệ thống máy rút tiền tự động ATM…
2.2.1.2 Hệ thống thông tin phục vụ quản lý (Management Information Sytstem –
Hệ thống thông tin doanh nghiệp cung cấp các dữ liệu cần thiết để quản lý và điều hành tổ chức hiệu quả Nó dựa vào cơ sở dữ liệu chứa các thông tin phản ánh tình trạng hiện tại và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Hệ thống thu thập thông tin từ môi trường kinh doanh, phối hợp với dữ liệu có sẵn để cung cấp các báo cáo và phân tích phù hợp cho nhà quản lý Việc cập nhật thường xuyên dữ liệu đảm bảo các thông tin luôn phản ánh đúng thực trạng doanh nghiệp Các ví dụ điển hình bao gồm hệ thống quản lý nhân sự và hệ thống quản lý điểm, giúp tối ưu hóa quá trình điều hành tổ chức.
2.2.1.3 Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định (Decision Support System – DSS)
Hệ thống xử lý và cung cấp thông tin giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác và hiệu quả hơn Trong nhiều trường hợp, nhà quản lý phải dựa vào kinh nghiệm cá nhân để đưa ra các quyết định quan trọng Việc sử dụng hệ thống thông tin hỗ trợ trong quản lý là chiến lược tối ưu để nâng cao hiệu suất công việc.
2.2.1.4 Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành (Excecutive Support System – ESS)
Hệ trợ giúp điều hành được sử dụng ở cấp quản lý chiến lược của tổ chức, nhằm hỗ trợ các quyết định không cấu trúc thông qua các đồ thị phân tích trực quan và các giao dịch thuận tiện phù hợp với môi trường Hệ thiết kế để cung cấp và lọc các thông tin đa dạng từ môi trường bên ngoài hoặc các hệ thống quản lý nội bộ như hệ thống thông tin quản lý và hệ trợ giúp quyết định.
2.2.1.5 Hệ thống chuyên gia (Expert System – ES)
Hệ trợ giúp quyết định chuyên sâu này được xây dựng dựa trên các nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, nhằm trang bị cho máy tính khả năng lập luận, tự học và tự hoàn thiện Nó mô phỏng các giác quan của con người để nâng cao khả năng phân tích và ra quyết định chính xác.
Hệ thống có khả năng thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau nhờ các thiết bị cảm nhận hiện đại, bên cạnh các kiến thức và kinh nghiệm của các chuyên gia Nhờ vào các luật suy diễn, hệ có thể xử lý dữ liệu và đưa ra các quyết định chính xác, hữu ích trong nhiều lĩnh vực thực tiễn Ví dụ, các hệ thống chẩn đoán bệnh cho con người và xe máy là những ứng dụng tiêu biểu của công nghệ này.
Hệ chuyên gia khác biệt chủ yếu so với hệ hỗ trợ quyết định nằm ở việc yêu cầu các thông tin xác định, chính xác để đưa ra các quyết định chất lượng cao trong lĩnh vực hẹp Đặc điểm nổi bật của hệ chuyên gia là khả năng xử lý dữ liệu cụ thể, chuyên sâu nhằm cung cấp các giải pháp chính xác và tối ưu Ngược lại, hệ hỗ trợ quyết định thường có phạm vi rộng hơn và linh hoạt hơn trong việc xử lý thông tin đa dạng để hỗ trợ ra quyết định tổng thể Do đó, ưu điểm của hệ chuyên gia là khả năng cung cấp các quyết định có chất lượng cao dựa trên dữ liệu rõ ràng, chi tiết trong lĩnh vực chuyên môn.
2.2.1.6 Mối quan hệ giữa các hệ thống nói trên
Hình 2.2 minh họa rõ nét mối quan hệ giữa các hệ thống phục vụ các cấp khác nhau trong doanh nghiệp, trong đó TPS đóng vai trò là nguồn dữ liệu chính cho các hệ thống khác Hệ thống ESS tiếp nhận dữ liệu từ các hệ thống thấp hơn, đảm bảo sự thống nhất và cập nhật thông tin trong toàn bộ doanh nghiệp Ngoài ra, các loại hệ thống khác cũng có khả năng trao đổi dữ liệu linh hoạt với nhau để tối ưu hoá hoạt động kinh doanh.
Dữ liệu còn có thể được trao đổi giữa các hệ thống phục vụ những bộ phận chức năng khác nhau
Ví dụ, một đơn đặt hàng lưu trong hệ thống bán hàng có thể được chuyển tới hệ thống sản xuất để xử lý thành đơn hàng sản xuất hoặc đến hệ thống MIS để phục vụ báo cáo tài chính, đảm bảo quá trình vận hành trôi chảy và hiệu quả.
Hình 2.2 Mối quan hệ giữa các cấp hệ thống thông tin quản lý
Phương pháp mô hình hóa hệ thống thông tin: phương pháp phân tích và thiết kế có cấu trúc (Structured Analysis and Design Technique – SADT)
Mô hình là một dạng trừu tượng hóa của hệ thống thực, giúp phản ánh các thành phần và mối quan hệ của hệ thống ở mức độ đơn giản và dễ hiểu hơn Hiện nay, mô hình dạng biểu đồ (diagrams) là phổ biến nhất, sử dụng các đồ thị với các nút và cung được vẽ theo các dạng riêng biệt, mang ý nghĩa rõ ràng phù hợp với mục đích diễn giải Có hai mức độ chính của mô hình, giúp xác định độ trừu tượng và phạm vi mô hình hóa phù hợp với yêu cầu phân tích và thiết kế hệ thống.
Mức logic tập trung mô tả bản chất và mục đích hoạt động của hệ thống, đồng thời bỏ qua các yếu tố về tổ chức thực hiện và biện pháp cài đặt, giúp xác định rõ "Làm gì?" trong quá trình phát triển hệ thống.
Mức vật lý giúp trả lời câu hỏi "Làm như thế nào?" bằng cách tập trung vào các yếu tố quan trọng như phương pháp, biện pháp, công cụ, tác nhân, địa điểm, thời gian và hiệu năng để đảm bảo hiệu quả trong quá trình thực hiện.
Sự phân biệt giữa hai mức độ mô hình hoá (lý thuyết và vật lý) đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển hệ thống Mọi dự án đều cần trải qua hai giai đoạn cốt lõi là phân tích và thiết kế, bất kể chu trình phát triển hệ thống nào Việc thực hiện phân tích giúp xác định rõ yêu cầu và đặc điểm của hệ thống, trong khi thiết kế đảm bảo cấu trúc và khả năng hoạt động hiệu quả Điều này đảm bảo quá trình phát triển hệ thống được thực hiện một cách logic và có hệ thống, phù hợp với các nguyên tắc SEO để nâng cao hiệu quả tìm kiếm và tiếp cận của nội dung.
Trong hình 2.3, có thể tóm tắt sự thay đổi trong mức diễn tả vật lý và logic của hệ thống Các bước chuyển đổi (1) và (2) thuộc giai đoạn phân tích, nhằm phân tích các yêu cầu và đặc điểm của hệ thống một cách chi tiết Trong khi đó, bước chuyển đổi (3) nằm trong giai đoạn thiết kế, tập trung vào việc hình thành các giải pháp kỹ thuật để xây dựng hệ thống phù hợp với kết quả phân tích đã thực hiện Điều này cho thấy sự chuyển đổi rõ ràng giữa các giai đoạn phát triển hệ thống, từ phân tích đến thiết kế, đảm bảo tính logic và hiệu quả trong quá trình phát triển phần mềm.
Hình 2.3Các bước mô hình hóa hệ thống thông tin theo hướng cấu trúc
2.3.1 Phương pháp phân tích và thiết kế có cấu trúc (Douglas T Ross 1977 – Mỹ)
Phương pháp phân tích có cấu trúc là một kỹ thuật hướng vào việc cải thiện cấu trúc các chương trình thông qua mô-đun hóa, giúp dễ theo dõi, quản lý và bảo trì hệ thống Đặc biệt, cách tiếp cận cấp tiến cho phép thực hiện các hoạt động khảo sát, phân tích, thiết kế, xây dựng và cài đặt chương trình đồng thời, tối ưu hóa quy trình phát triển phần mềm Nhờ những ưu điểm này, phương pháp phân tích có cấu trúc ngày càng được phát triển và ứng dụng rộng rãi trong công nghiệp phần mềm [7].
Bốn công cụ quan trọng để mô hình hoá hệ thống theo phương pháp phân tích thiết kế có cấu trúc gồm có sơ đồ phân rã chức năng, mô hình luồng dữ liệu, mô hình thực thể liên kết và mô hình quan hệ Mỗi công cụ này thể hiện một góc nhìn khác nhau về hệ thống, giúp phân tích và thiết kế hệ thống một cách toàn diện và hiệu quả [7].
Các mô hình kể trên đều mô tả hệ thống, có mối quan hệ mật thiết và từ một mô hình có thể suy ra các mô hình khác, phù hợp với phương pháp phân tích thiết kế theo cách tiếp cận từ trên xuống Ưu điểm của phương pháp này là giúp quan sát chức năng của hệ thống, phân tích dữ liệu một cách dễ dàng và đơn giản hóa bài toán phức tạp.
Nhược điểm: Không xem xét được mối quan hệ giữa dữ liệu và chức năng
Khắc phục nhược điểm trong quản lý dữ liệu bằng cách xây dựng mô hình luồng dữ liệu giúp dễ dàng phát hiện và xử lý sự cố Đồng thời, áp dụng phương pháp luận hướng đối tượng, tập trung quan sát cả hành động lẫn dữ liệu thông tin mà đối tượng đã có, nâng cao hiệu quả trong việc phân tích và tối ưu hệ thống.
2.3.2 Mô hình phân rã chức năng (Business Function Diagram - BFD)
Mô hình phân rã chức năng (BFD) là công cụ giúp biểu diễn việc phân rã có thứ tự các công việc cần thực hiện một cách đơn giản và rõ ràng BFD chia các công việc thành các công việc con theo nhiều cấp độ khác nhau, phù hợp với độ phức tạp của hệ thống Các thành phần chính của BFD bao gồm chức năng, là các công việc tổ chức cần thực hiện, được phân chia từ tổng thể đến chi tiết, thường đặt tên bằng dạng động từ + bổ ngữ và biểu diễn bằng hình chữ nhật để dễ nhận biết.
Trong phân tích chức năng, mỗi chức năng chính được phân rã thành các chức năng con để làm rõ các hoạt động cụ thể Các chức năng con này có mối quan hệ phân cấp với chức năng cha, giúp xây dựng cấu trúc rõ ràng và logic Phương pháp phân tích từ trên xuống (top-down) được sử dụng để biểu diễn mối quan hệ này, đảm bảo việc xác định các bước thực hiện một cách hệ thống và dễ quản lý.
Mô hình BFD cung cấp cái nhìn tổng quan rõ ràng và dễ hiểu về các chức năng chính của hệ thống, giúp người đọc dễ dàng nắm bắt nhiệm vụ của từng phần Tuy nhiên, nhược điểm của BFD là thiếu sự trao đổi thông tin giữa các chức năng, dẫn đến hạn chế trong việc đồng bộ và tối ưu hóa hoạt động của hệ thống.
2.3.3 Mô hình luồng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram)
Mô hình luồng dữ liệu là một công cụ mô tả mối quan hệ thông tin giữa các công việc[7].Các thành phần của mô hình bao gồm:
Chức năng xử lý (Process) là một quá trình biến đổi thông tin trong hệ thống, được mô tả bằng các động từ kết hợp với bổ ngữ phù hợp với tên chức năng trong BFD Ký hiệu của chức năng này thường là hình elip hoặc hình chữ nhật góc bầu, giúp dễ dàng nhận diện và phân biệt trong sơ đồ hệ thống.
Tổng hợp t ồn hoặc Số thứ tự
Chức năng "Luồng dữ liệu" đề cập đến dòng thông tin vào hoặc ra khỏi một chức năng, giúp quản lý luồng dữ liệu hiệu quả Đặt tên cho luồng dữ liệu bằng cách kết hợp danh từ và tính từ để đảm bảo rõ ràng và dễ hiểu Biểu diễn luồng dữ liệu bằng hình mũi tên, trên đó ghi rõ tên của luồng dữ liệu giúp dễ dàng nhận biết và theo dõi quá trình xử lý thông tin.
Lưu ý: Các dòng thông tin khác nhau mang thông tin khác nhau Đặc biệt là các thông tin khi trải qua 1 chức năng xử lý Ví dụ:
Kho dữ liệu là nơi biểu diễn thông tin cần được lưu trữ, bao gồm nội dung dữ liệu phục vụ cho nhiều chức năng khác nhau Đây là thành phần quan trọng trong hệ thống công nghệ thông tin, giúp tổ chức và quản lý dữ liệu hiệu quả Kho dữ liệu thường được mô tả bằng các biểu diễn trực quan như cặp đường thẳng song song chứa đựng thông tin cần cất giữ, đảm bảo dễ dàng truy xuất và sử dụng trong các ứng dụng và phân tích dữ liệu.
Phân tích về hệ thống dữ liệu
2.4.1 Cơ sở dữ liệu (CSDL):
Cơ sở dữ liệu (CSDL) là nơi lưu trữ dữ liệu có tổ chức, bao gồm các bản ghi và thông tin liên quan Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL) là phần mềm quản lý, điều khiển mọi truy cập vào CSDL, đảm bảo an toàn và hiệu quả trong quá trình xử lý dữ liệu Mối quan hệ giữa người dùng, giao diện người dùng và HQTCSDL thể hiện qua các tương tác được mô tả rõ ràng, giúp tối ưu hóa quá trình truy xuất và quản lý dữ liệu.
Người sử dụng Giao diện HQTCSDL CSDL
Hình 2.6Mối quan hệ giữa người dùng khi tương tác với CSDL
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu được sinh viên nghiên cứu là Microsoft SQL Server phiên bản
2016 Sinh viên sẽ dùng phần mềm này để tạo nên CSDL cần thiết cho nghiên cứu.
2.4.2 Mô hình thực thể liên kết (Entity Relationship Diagaram – ERD).
Mô hình ERD xác định các đơn vị thông tin cơ sở cần thiết cho hệ thống, hay các thực thể, cùng với mối quan hệ giữa chúng để đảm bảo dữ liệu được lưu trữ một cách hợp lý và hiệu quả Điều này giúp dữ liệu chỉ tồn tại một lần duy nhất trong toàn bộ hệ thống, đồng thời dễ dàng truy cập từ bất kỳ chương trình nào Các thành phần chính của mô hình ERD bao gồm các thực thể, các thuộc tính của chúng và các mối quan hệ liên kết giữa các thực thể này By understanding ERD, doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý dữ liệu, nâng cao hiệu suất hệ thống thông tin, phù hợp với các nguyên tắc SEO về quản lý dữ liệu và tối ưu từ khoá.
Kiểu thực thể (Entity) là một tập hợp các thực thể đại diện cho các lớp vật thể tự nhiên trong thế giới thực, ví dụ như khách hàng hoặc đơn hàng Tên của kiểu thực thể thường là danh từ, giúp phân biệt các lớp dữ liệu khác nhau trong hệ thống Ký hiệu của kiểu thực thể thường được biểu diễn bằng hình chữ nhật trong mô hình dữ liệu Việc hiểu rõ kiểu thực thể là nền tảng quan trọng để thiết kế cơ sở dữ liệu hiệu quả và phù hợp với các quy chuẩn SEO về thuật ngữ kỹ thuật.
Trong mô hình thực thể liên kết, kiểu thuộc tính (Attribute) đại diện cho các đặc điểm mô tả cho một kiểu thực thể, thường có tên gọi là danh từ Kí hiệu của kiểu thuộc tính là hình e-líp, giúp nhận diện dễ dàng trong sơ đồ mô hình Việc xác định kiểu thuộc tính rõ ràng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng cấu trúc dữ liệu chính xác và tối ưu cho hệ thống thông tin.
Một thực thể được mô tả dựa trên cùng một tập hợp các kiểu thuộc tính, giúp xác định và phân biệt nội dung của nó Ví dụ, kiểu thực thể "khách hàng" được định nghĩa qua các thuộc tính như tên, địa chỉ và số tài khoản, giúp xác định rõ ràng thông tin của từng khách hàng trong hệ thống Việc sử dụng các kiểu thuộc tính này đảm bảo tính nhất quán và khả năng quản lý dữ liệu hiệu quả trong các hệ thống thông tin.
Hình dưới đây mô tả chi tiết cách biểu diễn một kiểu thực thể và các thuộc tính của nó bằng công cụ Microsoft Visio Professional 2016, giúp người dùng dễ dàng hình dung và thiết kế dữ liệu một cách chính xác.
Khoá là một hay một tập hợp các kiểu thuộc tính của một kiểu thực thể để phân biệt các thực thể với nhau Ví dụ, “Số tài khoản” là khoá của kiểu thực thể “TÀI KHOẢN”, trong khi “Tên” và “Ngày sinh” có thể đóng vai trò là khoá của kiểu thực thể “SINH VIÊN” Thuộc tính là khoá thường được gạch chân để phân biệt rõ.
Thuộc tính định danh là thuộc tính duy nhất trong bảng, được sử dụng để xác định mỗi bản ghi một cách chính xác Thông thường, tên của thuộc tính này bắt đầu bằng các tiền tố như "ID", "#", "SH" hoặc "Mã", giúp dễ nhận diện Ví dụ điển hình gồm "ID nhân viên", "# Nhân viên", "SH nhân viên" hay "Mã nhân viên", đều thể hiện rõ vai trò của thuộc tính trong việc định danh duy nhất các bản ghi trong database.
- Kiểu liên kết (relationship): là mối quan hệ giữa các kiểu thực thể với nhau Tên gọi là động từ [7] Kí hiệu:
Trong thiết kế cơ sở dữ liệu, số các kiểu thực thể tham gia vào kiểu liên kết được gọi là số ngôi của kiểu liên kết Có ba loại kiểu liên kết chính: liên kết 1 ngôi, trong đó một thực thể liên kết chính nó; liên kết 2 ngôi, nơi hai thực thể liên kết với nhau; và liên kết 3 ngôi, trong đó ba thực thể cùng tham gia vào một liên kết duy nhất.
Lực lượng tham gia vào liên kết (bản số) là số thực thể của một kiểu thực thể có thể tham gia vào kiểu liên kết, giúp xác định mức độ ràng buộc giữa các kiểu thực thể và kiểu liên kết Giá trị Max thể hiện số lượng lớn nhất các thực thể tham gia, có thể là 1 hoặc n, còn giá trị Min thể hiện số lượng nhỏ nhất và nhận hai giá trị 0 hoặc 1, trong đó 1 thể hiện sự bắt buộc tham gia vào liên kết và 0 là lựa chọn tùy ý Điều này giúp phân biệt rõ mức độ ràng buộc của các thực thể trong mô hình dữ liệu.
Trong cơ sở dữ liệu, có ba kiểu liên kết chính gồm liên kết 1-1, 1-n và n-n Liên kết 1-1 xảy ra khi mỗi thực thể trong hai bảng đều có tối đa là một bản ghi liên kết với nhau, phù hợp cho các mối quan hệ một đối một Liên kết 1-n diễn ra khi một thực thể có thể liên kết với nhiều thực thể ở thực thể còn lại, nhưng thực thể kia chỉ liên kết với tối đa một bản ghi; đây thường được sử dụng để thể hiện mối quan hệ một nhiều Cuối cùng, liên kết n-n cho phép các thực thể tham gia liên kết có thể liên kết với nhiều bản ghi của nhau, thích hợp cho các mối quan hệ nhiều nhiều trong cơ sở dữ liệu Các kiểu liên kết này giúp mô tả chính xác cấu trúc dữ liệu và tối ưu hóa hiệu suất truy vấn.
2.4.3 Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu 3NF – Chuẩn Boyce – Cold.
Chuẩn hóa là quá trình phân tách bảng chính thành các bảng nhỏ hơn dựa trên nguyên tắc phụ thuộc hàm, nhằm nâng cao tính linh hoạt và giảm thiểu dư thừa dữ liệu Các dạng chuẩn trong chuẩn hóa giúp hướng dẫn thiết kế các bảng trong cơ sở dữ liệu một cách tối ưu và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu Việc áp dụng chuẩn hóa đúng đắn sẽ tối ưu hóa hiệu suất hệ thống và nâng cao chất lượng quản lý dữ liệu.
Mục đích của chuẩn hóa dữ liệu là loại bỏ các dư thừa và bất hợp lý trong dữ liệu, giúp nâng cao tính nhất quán và chính xác của hệ thống thông tin Quá trình này giúp giảm thiểu các lỗi phát sinh trong quá trình thao tác như thêm, sửa hoặc xóa dữ liệu, từ đó đảm bảo dữ liệu được quản lý một cách hiệu quả và tối ưu Chuẩn hóa dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu, giảm thiểu tồn tại của dữ liệu trùng lặp và giúp hệ thống dễ dàng mở rộng, bảo trì hơn.
Các dạng chuẩn hóa (Normal Form):
2.4.3.1 Dạng chuẩn 1 (1NF). Định nghĩa: Một bảng (quan hệ) được gọi là ở dạng chuẩn 1NF nếu và chỉ nếu toàn bộ các miền giá trị của các cột có mặt trong bảng (quan hệ) đều chỉ chứa các giá trị nguyên tử (nguyên tố) [5].
Một quan hệ ở dạng chuẩn 2NF nếu quan hệ đó là 1NF và các thuộc tính không khoá phải phụ thuộc hàm đầy đủ vào khoá chính[5].
Một quan hệ đạt chuẩn 3NF khi nó đã ở dạng 2NF và tất cả các thuộc tính không khóa đều phụ thuộc trực tiếp vào khoá chính Điều này đảm bảo không có thuộc tính không khóa nào phụ thuộc hàm vào một thuộc tính không khóa khác, từ đó giảm thiểu sự dư thừa dữ liệu và tăng tính toàn vẹn của cơ sở dữ liệu Việc thiết lập quan hệ theo chuẩn 3NF giúp cải thiện hiệu suất truy vấn và giảm thiểu lỗi dữ liệu trong hệ thống quản lý dữ liệu.
Nghiên cứu liên quan
Sinh viên đã tham khảo nghiên cứu của Nguyễn Văn Liêm (2012) về xây dựng hệ thống thông tin quản lý quầy thuốc tại Bệnh viện hữu nghị Việt Tiệp – Hải Phòng, nhằm hiểu rõ các giải pháp công nghệ trong quản lý dược phẩm và nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống y tế.
Trong nghiên cứu này, tác giả đã xây dựng mô hình nghiệp vụ quản lý xuất nhập thuốc tại các khoa điều trị của bệnh viện, giúp tối ưu hóa quy trình hoạt động Đặc biệt, việc mô hình hóa yêu cầu bằng mô hình BFD (Báo cáo Flow Diagram) cho phép nhóm các chức năng nhỏ thành các chức năng lớn hơn, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và kiểm soát thuốc Mô hình này giúp đơn giản hóa các chức năng phức tạp, tạo ra một hệ thống rõ ràng và dễ dàng triển khai trong thực tiễn bệnh viện.
“hệ thống quản lý quầy thuốc” Tác giả tiếp lục lấy BFD để làm cơ sở xây dựng DFD
Bài viết trình bày về mô hình DFD gồm ba mức: mức ngữ cảnh, mức đỉnh và mức dưới đỉnh, tập trung vào các tác nhân chính gồm Ban giám đốc, Nhà cung cấp và Khoa điều trị Mức đỉnh của DFD bao gồm bốn chức năng quan trọng: cấp thuốc, quản lý thuốc, nhập thuốc và làm báo cáo Tác giả xác định các thực thể như Nhân viên, Kho thuốc, Nhà cung cấp, Thuốc, Khoa cùng với các thuộc tính định danh để xây dựng mô hình ERD và mô hình dữ liệu quan hệ trên SQL Server Cuối cùng, bài viết đề xuất các giao diện sử dụng với các chức năng cập nhật thông tin như khoa, thuốc, nhà cung cấp, cũng như các giao diện quản lý nhập, xuất, hủy thuốc nhằm tối ưu hóa quản lý dược phẩm trong bệnh viện.
PHÂN TÍCH NHU CẦU
Giới thiệu sơ bộ về đối tượng nghiên cứu
Do vấn đề bảo mật, sinh viên chỉ nên giới thiệu sơ bộ một số thông tin cần thiết để giúp độc giả có thể hình dung rõ hơn về đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu trong bài viết này là một công ty hàng đầu trong lĩnh vực hiệu chỉnh, thử nghiệm, chế tạo và sửa chữa các thiết bị điện chuyên dụng, đảm bảo các thông tin quan trọng nhưng vẫn giữ được tính bảo mật cần thiết.
Phó giám đốc sản xuất Phó giám đốc kỹ thuật
Phòng tài Phòng kỹ thuật chính kế toán
Phòng an toàn Phòng nhân sự
Phòng thí nghiệm cao áp Phòng kế hoạch
Phòng thí nghiệm rờ-le Phòng vật tư
Phòng thí nghiệm đo lường Phân xưởng bảo trì
Phòng thì nghiệm hóa dầu Phân xưởng chế tạo và lắp đặt
Phân xưởng điện năng kế
Phân xưởng tủ bảng điện
Hình 3.1 Sơ đồ phân cấp các phòng ban trong công ty
Công ty áp dụng hình thức sản xuất theo đơn đặt hàng linh hoạt, giúp đáp ứng chính xác nhu cầu khách hàng và dễ dàng dự báo đơn hàng để điều chỉnh lượng nguyên vật liệu phù hợp Hệ thống kho của công ty bao gồm hai kho chính: một kho chứa thành phẩm đã hoàn thiện và một kho lưu trữ nguyên vật liệu, đảm bảo quản lý tồn kho hiệu quả nhằm tối ưu quy trình sản xuất.
14 nguyên vật tư sản xuất Sinh viên sẽ tập trung phân tích về hiện trạng trong việc quản lý vật tư của công ty.
Phân tích hiện trạng
3.2.1 Quy trình nhận đơn hàng
Trên thực tế, công ty chưa có quy trình chuẩn cho hoạt động nhận đơn hàng từ khách hàng.
Hoạt động này liên quan trực tiếp đến nhiều yếu tố như năng lực sản xuất, tồn kho thành phẩm, nguyên vật liệu và các yếu tố khác Sinh viên đã phân tích và vẽ lại quy trình dựa trên quan sát các hoạt động chính trong quá trình thực tập, như thể hiện trong hình 3.2.
Quy trình nhận đơn hàng Khách hàng
Phòng cung ứng vật tư
Gửi đơn để hỏi về nội dung tồn kho hàng tồn kho đơn hàng thành phẩm thành phẩm
Kiểm tra Đáp ứng được
Liên hệ tồn kho vật đơn hàng tư sản xất
Thiếu phòng sản Làm tờ trình
Kí xác nhận xuất để hỏi thành phẩm đề nghị mua về năng lực tờ trình
Thiếu vật tư vật tư sản xuất Còn đủ thành phẩm sản xuât
Chấp nhận Đủ vật tư sản xuất
B đơn hàng Tiến hành của khách mua hàng
Quy trình xử lý đơn hàng bắt đầu với Phòng kế hoạch nhận đơn hàng từ khách hàng, sau đó yêu cầu kho kiểm tra tồn kho và báo cáo năng lực sản xuất từ phòng sản xuất Bộ phận kế hoạch chịu trách nhiệm xác nhận thời gian giao hàng và chi phí, yêu cầu xác minh tồn kho thành phẩm, năng lực sản xuất, và tồn kho nguyên vật tư trước khi chấp thuận hoặc từ chối đơn hàng Tuy nhiên, thông tin sẵn có thường chưa đủ để thương lượng hiệu quả về thời gian giao hàng và chi phí với khách hàng, đặc biệt trong các công ty sản xuất theo đơn đặt hàng nơi tồn kho thành phẩm thường không sẵn có vào mọi thời điểm Mấu chốt của quy trình nằm ở bước “Kiểm tra tồn kho vật tư sản xuất,” nơi phòng kế hoạch liên hệ kho để xác định các vật tư cần thiết cho sản xuất, mặc dù quy trình này thường gặp phải các vấn đề về mất thời gian trong việc truy xuất dữ liệu kho.
Nhiều tin vật tư và thông tin thường xuyên không chính xác, gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất Thứ hai, tồn kho nguyên vật liệu thường không đủ khả năng đáp ứng yêu cầu sản xuất cho các đơn hàng cùng lúc, dẫn đến gián đoạn trong quy trình sản xuất Để hiểu rõ nguyên nhân của hai vấn đề này, sinh viên thường sử dụng kỹ thuật phân tích bảng 5-Whys nhằm xác định các nguyên nhân cốt lõi và đề xuất giải pháp phù hợp.
Bảng 3.1 5-Whys cho vấn đề truy xuất thông tin vật tư lâu và không chính xác
Bạn đang thắc mắc tại sao kho kiểm tra các loại vật tư theo thành phẩm lâu và không chính xác? Nguyên nhân chính là kho phải kiểm tra thủ công từng loại vật tư—một thành phẩm có thể chứa tới gần 50 loại vật tư khác nhau—khiến quy trình mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót Việc truy xuất từng vật tư một cách thủ công dẫn đến độ chính xác thấp và làm chậm quá trình kiểm tra kho thành phẩm Để nâng cao hiệu quả và chính xác của quá trình kiểm tra, các giải pháp tự động hóa và phần mềm quản lý kho hiện đại là rất cần thiết, giúp giảm thiểu thời gian kiểm tra và hạn chế sai sót, tối ưu hóa hoạt động kho vật tư của doanh nghiệp.
Câu hỏi Tại sao kho phải truy xuất từng loại vật tư?
Vì bộ phận vật tư và kho chưa có phần mềm quản lý kho chuyên dụng, dẫn đến việc truy xuất nhanh thông tin còn gặp khó khăn Thiếu hệ thống phần mềm hỗ trợ khiến quá trình quản lý tồn kho trở nên thiếu hiệu quả và chậm trễ Việc đầu tư vào phần mềm quản lý kho chuyên dụng sẽ giúp tối ưu hóa hoạt động, nâng cao năng suất và giảm thiểu sai sót trong quản lý vật tư, kho bãi.
Bảng 3.1 chỉ ra rằng nguyên nhân chính của vấn đề là do phòng vật tư và kho không sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên dụng, gây khó khăn trong việc truy xuất thông tin Để khắc phục, cần xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý kho, giúp lưu trữ và truy cập dữ liệu nguyên vật tư dễ dàng hơn Trong quá trình thực tập tại công ty, các bên liên quan đều phản ánh thường xuyên xảy ra tình trạng thiếu hụt vật tư trong quá trình sản xuất Để xác định nguyên nhân sâu xa của vấn đề này, sinh viên đã sử dụng kỹ thuật 5 Whys nhằm tìm ra nguyên nhân gốc rễ của tình trạng thiếu hụt vật tư.
Bảng 3.2 5-whys cho vấn đề thiếu hụt vật tư trong quá trình sản xuất
Câu hỏi Tại sao thường xảy ra tình trạng trễ đơn hàng
Trả lời Vì công ty bị thiếu hụt vật tư sản xuất trong quá trình sản xuất
Câu hỏi Tại sao công ty bị thiếu hụt vật tư sản xuất trong quá trình sản xuất?
Công ty chưa dự trù tốt lượng tồn kho nguyên vật tư sản xuất, dẫn đến tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu khi cần thiết Việc lập kế hoạch quản lý tồn kho không hiệu quả gây ảnh hưởng tiêu cực đến quy trình sản xuất và hiệu suất làm việc của doanh nghiệp Để đảm bảo hoạt động sản xuất liên tục, công ty cần cải thiện công tác dự trù tồn kho nguyên vật tư, từ đó tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu rủi ro thiếu hụt nguồn lực.
Trả lời Vì hệ thống quản lí kho hiện tại chưa được tích hợp chức năng dự báo
Nguyên nhân gốc rễ của vấn đề thiếu hụt vật tư trong quá trình sản xuất là do công ty chưa triển khai các phương pháp dự báo lượng tồn kho phù hợp Để khắc phục tình trạng này, sinh viên đề xuất xây dựng một mô hình dự báo chính xác nhằm dự trù lượng nguyên vật liệu tồn kho, từ đó đảm bảo đủ vật tư cho hoạt động sản xuất Việc áp dụng mô hình dự báo hiệu quả sẽ giúp công ty điều chỉnh lượng tồn kho phù hợp, giảm thiểu rủi ro thiếu hụt và nâng cao năng suất sản xuất.
3.2.2 Quản lý xuất kho và nhập kho
Nhà cung cấp Kho Đơn vị sản
Tiến hành kiểm Xuất hàng tra số lượng và chất lượng đơn hàng Nhập hàng về
Hàng không đủ, kém chất lượng
Giao chứng từ Hàng đủ, hóa đơn đạt chất lượng
Hóa đơn Kiểm tra chứng từ hóa đơn
Kiểm tra chứng Đầy đủ, đúng từ hóa đơn
Nhập hàng vào Giao lại chứng kho từ hóa đơn
Lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho
Phiếu nhập Gửi phiếu nhập kho ko cho phòng kế Lưu hồ sơ toán
Hình 3.3 Quy trình nhập kho
Quy trình theo hình 3.3 gồm các bước chính như sau: Nhà cung cấp chuyển hàng hóa và hóa đơn đến công ty; kho thực hiện kiểm tra số lượng, quy cách và chất lượng hàng hoá cùng với việc kiểm tra hóa đơn; sau đó, kho tiến hành nhập kho, lập phiếu nhập kho và cập nhật thẻ kho để theo dõi số lượng vật tư; cuối cùng, các chứng từ và hồ sơ liên quan được chuyển đến bộ phận kế toán để hoàn tất quy trình nhập kho và kế toán.
Quy trình xuất kho Đơn vị sản xuất Kho Kế toán
Phiếu đề nghị cấp vật tư Lập phiếu
Thiếu hợp lý và đề nghị thiếu thông tin cấp vật tư
Kiểm tra Phiếu đề nghị cấp vật tư Hợp lý và đầy đủ thông tin
Lưu hồ sơ kho cho đơn vị nhập ko thẻ kho Lưu hồ sơ yêu cầu cấp cho phòng kế toán Lưu hồ sơ
Hình 3.4 Quy trình xuất kho
Quy trình trong hình 3.4 được thực hiện qua các bước chính như sau: Đơn vị sản xuất xác nhận nhu cầu cấp vật tư và lập phiếu đề nghị gửi cho kho; Kho kiểm tra tính hợp lệ của phiếu đề nghị, tiến hành xuất kho, cập nhật thẻ kho và lập phiếu xuất kho gửi cho cả bên sản xuất và kế toán; Trong cả hai quy trình xuất, nhập kho, việc trao đổi thông tin giữa các bên liên quan đóng vai trò quan trọng để đảm bảo quá trình diễn ra thuận lợi, chính xác.
Vào ngày 18, các tên gọi sẽ được ghi rõ ràng nhưng sẽ không kèm theo mã vật tư, giúp giảm thiểu sự nhầm lẫn và tăng hiệu quả kiểm tra Tuy nhiên, việc này có thể gây ra khó khăn cho bộ phận kho trong việc xác định chính xác các chủng loại vật tư, đặc biệt khi có nhiều loại vật tư khác nhau với bộ quy cách và xuất xứ đa dạng Do đó, việc thiếu mã vật tư có thể làm tốn nhiều thời gian kiểm tra và quản lý kho hàng Việc cập nhật thông tin chính xác và đầy đủ là cần thiết để đảm bảo quy trình kiểm tra diễn ra một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn.
Hình 3.5 Phiếu đề nghị cấp vật tư
Quản lý tình trạng xuất nhập kho truyền thống thường phải ghi chép thủ công vào sổ sách, gây ra rủi ro thất lạc dữ liệu và khó khăn trong việc truy xuất thông tin sau này Việc này không những làm giảm hiệu quả quản lý kho mà còn tiềm ẩn nhiều bất lợi lớn cho doanh nghiệp Cần chuyển đổi sang các giải pháp số hóa để nâng cao độ chính xác và đảm bảo an toàn dữ liệu lưu trữ.
Hình 3.6 Sổ sách ghi chép việc nhập kho 3.2.3 Quản lý đặt hàng và quản lý báo giá
Hiện tại, phòng vật tư không có công cụ nào để quản lý thông tin nhà cung cấp vật tư, cập nhật và theo dõi các đơn đặt hàng cũng như danh sách báo giá Công ty đề xuất xây dựng thêm các chức năng quản lý này trong quá trình thiết kế hệ thống thông tin để nâng cao hiệu quả quản lý vật tư.
3.2.4 Tổng hợp các vấn đề và giải pháp đề xuất
Dưới đây là bảng tổng hợp các vấn đề đã nêu cùng với các giải pháp phù hợp nhằm khắc phục từng trở ngại Các giải pháp này giúp nâng cao hiệu quả và tối ưu hóa quy trình, đảm bảo doanh nghiệp hoạt động thuận lợi hơn Việc nhận diện rõ các vấn đề và đề xuất các biện pháp cụ thể là yếu tố then chốt để thúc đẩy thành công và phát triển bền vững cho tổ chức.
Bảng 3.3 Tổng hợp các vấn đề đã nêu và giải pháp
Sau khi có đơn hàng, hệ thống thiết kế phần mềm cho phép truy xuất hàng loạt các vật tư theo thành phẩm, đảm bảo tính chính xác về số lượng tồn kho và chi tiết từng vật tư Chức năng này giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý kho, đồng thời nâng cao hiệu quả sản xuất và đảm bảo đáp ứng đúng tiến độ đơn hàng.
THIẾT KẾ Ý NIỆM
Phân tích nhu cầu
Stakeholders ở đây được sinh viên quy về 3 bộ phận chính liên quan đến hệ thống là:
Phòng vật tư, gồm trưởng phòng và nhân viên vật tư do sinh viên khảo sát, là bộ phận chuyên trách quản lý vật tư trong trường học Phòng đảm nhiệm các công việc kiểm soát tồn kho, tìm kiếm nhà cung cấp uy tín, mua sắm nguyên vật liệu và vật dụng cần thiết, đồng thời đánh giá chất lượng hàng hóa sau khi nhận về Ngân sách và hiệu quả trong việc quản lý vật tư góp phần nâng cao chất lượng giảng dạy và học tập.
Kho là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý việc xuất, nhập hàng hóa và nguyên vật liệu, đồng thời thực hiện kiểm kê, trông coi và bảo quản các vật tư tồn kho để đảm bảo an toàn và chính xác trong quá trình lưu trữ và sử dụng.
Phòng sản xuất là bộ phận chịu trách nhiệm sản xuất các sản phẩm của công ty, đóng vai trò cốt lõi trong quy trình hoạt động Bộ phận này có mối quan hệ mật thiết với phòng vật tư nhằm đảm bảo cung ứng nguyên liệu kịp thời và hiệu quả Ngoài ra, phòng sản xuất còn hợp tác chặt chẽ với bộ phận kho để quản lý hàng tồn kho và đảm bảo sản phẩm được phân phối đúng tiến độ Đây là bộ phận quan trọng trong chuỗi cung ứng, góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp.
4.1.2 Khảo sát nhu cầu của Stakeholder
Nội dung được sinh viên thực hiện khảo sát tại công ty và tổng kết các nhu cầu chính trong bảng dưới đây:
Bảng 4.1 Bảng nhu cầu được khảo sát từ stakeholders
Trưởng phòng kế cần nắm rõ tình hình xuất nhập vật tư nguyên liệu (NVL), bao gồm thời gian, số lượng, mã hàng hóa và lý do xuất nhập để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ Việc hiểu rõ các thao tác này trên hệ thống giúp kiểm soát nguồn cung, tối ưu hóa tồn kho và phối hợp hiệu quả với các bên liên quan Quản lý xuất nhập NVL một cách chính xác còn giúp tăng tính minh bạch và giảm thiểu rủi ro tồn đọng hoặc thiếu hụt nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.
- Nắm được giá trị tồn kho ở một thời điểm bất kì.
- Nắm được giá trị nhập kho cũng như giá trị xuất kho tại một thời điểm bất kì
- Đảm bảo tính chính xác thông tin trao đổi giữa tồn kho thực tế và phần mềm nội bộ liên tục.
- Đo lường, xác định và thống kê được các mã vật tư quan trọng cần phải tồn kho an toàn.
- Duyệt yêu cầu mua vật tư nhanh chóng, dễ dàng
- Có thể in báo cáo thẻ kho theo mã vật tư.
Nhân viên phòng cần cập nhật chính xác thông tin tồn kho của từng nguyên vật liệu và vật tư để đảm bảo quản lý kho hàng hiệu quả Họ cũng có nhiệm vụ thông báo cho các nhân viên liên quan khi số lượng nguyên vật liệu còn lại giảm dưới mức tồn kho an toàn, nhằm duy trì hoạt động sản xuất liên tục và tránh gián đoạn do thiếu nguyên liệu.
- Cập nhật được dữ liệu về các NVL cần tồn kho an toàn.
- Cập nhật thông tin xuất/ nhập kho liên tục.
- Lưu thông tin đơn hàng đặt trực tiếp trên hệ thống
- Lưu thông tin báo giá của NCC trên hệ thống
Nhân viên kho - Thao tác đơn giản, giao diện thân thiện và ưa nhìn.
- Cập nhật, truy xuất dữ liệu vào hệ thống dễ dàng.
- Có chức năng in hóa đơn xuất kho để làm xác nhận.
- Tra cứu thông tin về NVL nhanh, được hệ thống đề xuất khi nhập vài kí tự đầu.
Thủ kho - Thao tác đơn giản, giao diện thân thiện và ưa nhìn.
- Cập nhật dữ liệu vào hệ thống dễ dàng
- Tra cứu thông tin về NVL nhanh, được hệ thống đề xuất khi nhập vài kí tự đầu.
- Truy xuất được hàng loạt thông tin vật tư dựa trên 1 mã thành phẩm.
- Thống kê được tình hình tồn kho và có thể in ra báo cáo
Mặc dù các stakeholder không yêu cầu các chức năng sau, nhưng phần mềm vẫn cần tích hợp các tính năng thiết yếu để đảm bảo an toàn thông tin Cụ thể, phần mềm phải có khả năng bảo mật dữ liệu để ngăn ngừa rò rỉ thông tin quan trọng Bên cạnh đó, hệ thống cần giới hạn quyền truy cập, cho phép mỗi user chỉ sử dụng các chức năng phù hợp với quyền hạn của họ, nhằm tăng cường an ninh và kiểm soát truy cập hiệu quả.
Phân tích vận hành
Tiếp theo, sinh viên phân tích các nhu cầu của các stakeholder ở trên để đưa ra từng chức năng cụ thể thông qua bảng dưới đây
Bảng 4.2 Phân tích vận hành từ như cầu thu thập được
STT Nhu cầu của Yêu cầu của hệ thống Chi tiết yêu cầu stakeholder thông tin
Hệ thống quản lý thông tin hiệu quả giúp tạo và duy trì Cơ sở dữ liệu báo giá, đảm bảo việc quản lý báo giá nhanh chóng và dễ dàng Đồng thời, phần mềm cung cấp các chức năng quản lý thông tin nhà cung cấp (NCC), giúp xây dựng và duy trì dữ liệu NCC chính xác và cập nhật Với khả năng tạo lập CSDL báo giá và NCC, hệ thống tối ưu hóa quá trình xử lý và theo dõi các thông tin quan trọng, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng.
Chức năng quản lý thông tin trong hệ thống giúp tạo và duy trì cơ sở dữ liệu chứa thông tin các đơn đặt hàng, kiểm soát tiến trình đặt hàng mua nguyên vật liệu (NVL) Hệ thống dễ sử dụng, cho phép theo dõi và quản lý tiến độ đặt hàng một cách hiệu quả, đảm bảo quá trình đặt mua nguyên vật liệu diễn ra trôi chảy và chính xác.
Trong quản lý tồn kho, việc truy xuất dữ liệu từ sheet “Tồn kho - Sẽ tự động truy xuất dữ liệu từ lịch kho thực tế của thực tế” giúp theo dõi chính xác lượng hàng tồn trong các hệ thống như “nhập hàng” và “NVL” Thông tin về hàng tồn được cập nhật từ CSDL “xuất hàng”, qua đó tính toán lượng tồn kho thực tế của từng loại vật tư Đặc biệt, quy trình này còn chú trọng vào các đơn vị đo như cái, thùng, mét, lít, kg, nhằm đảm bảo tính chính xác và phù hợp trong quản lý kho.
- Có phân loại hàng tồn kho theo 2 dạng “nguyên vật tư” và “thành phẩm” Người dùng có thể truy cập
“filter” theo nguyên vật liệu hay thành phẩm.
Hệ thống có khả năng truy xuất chính xác các file báo cáo xuất hàng loạt, giúp theo dõi lượng tồn kho vật tư và thành phẩm một cách chi tiết Tính năng này cung cấp thông tin về lượng vật tư tồn kho dựa trên mã tồn kho thực tế và theo từng thành phẩm, bao gồm cả BOM (Bill of Materials) Việc truy xuất dữ liệu tồn kho này đảm bảo quản lý hàng hóa hiệu quả, giảm thiểu sai sót trong quá trình xuất kho và tối ưu hóa tồn kho vật tư, nguyên vật liệu dựa trên từng mã thành phẩm cụ thể.
Hệ thống thông báo các mặt hàng đang có lượng tồn kho cần chú ý, giúp người quản lý dễ dàng nhận biết các kho nằm dưới mức tồn kho an toàn Các kho có số lượng tồn kho thấp sẽ được làm nổi bật bằng màu đậm trong ô “số lượng,” giúp cảnh báo về nguy cơ thiếu hụt tồn kho Ngoài ra, hệ thống còn có chức năng hiển thị thông báo tự động khi người dùng đăng nhập, hỗ trợ nhân viên kiểm kê kho và đảm bảo theo dõi tồn kho hiệu quả, nâng cao tính an toàn và quản lý hiệu quả kho hàng.
- Có thể tổng hợp được các mặt hàng có mức tồn kho thực tế thấp hơn mức tồn kho an toàn.
Dữ liệu nhập kho và xuất kho sẽ được cập nhật liên tục, bao gồm các thông tin quan trọng như ngày tạo, lý do xuất/nội kho, số lượng, mã vật tư, người tạo, và người yêu cầu Các dữ liệu này sẽ được lưu trữ để đảm bảo theo dõi chính xác và thuận tiện trong quản lý kho hàng Việc cập nhật liên tục giúp hệ thống luôn mới nhất và hỗ trợ quá trình kiểm tra, đối chiếu dễ dàng hơn.
2 sheet “nhập kho” và “xuất kho” ngay sau khi người dùng tạo yêu cầu xuất, nhập kho.
7 Tra cứu thông tin Có chức năng tìm Thiết kế chức năng tìm kiếm nhanh, về NVL nhanh kiếm gần đúng theo tên vật tư.
Dưới đây là các cập nhật mới nhất về hệ thống, trong đó có chức năng truy xuất dữ liệu dễ dàng qua form tìm kiếm Sau khi tìm kiếm thành công từ hệ thống, người dùng có thể xem kết quả chi tiết kèm các chức năng như cập nhật và chỉnh sửa dữ liệu Hệ thống còn hỗ trợ thao tác nhanh nhất trên dữ liệu đã truy xuất, giúp quản lý dữ liệu hiệu quả và thuận tiện Các thao tác này đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật chính xác, phù hợp với nhu cầu của người dùng và tối ưu hóa quá trình xử lý thông tin.
Chức năng Theo dõi tình hình giúp tổng hợp dữ liệu xuất nhập kho theo từng mã vật tư, thời gian, người sử dụng hoặc ngày tháng Hệ thống cho phép truy xuất dữ liệu dễ dàng, đảm bảo theo dõi chính xác và nhanh chóng tình trạng tồn kho theo từng yêu cầu của người dùng Việc sử dụng tính năng này giúp quản lý kho hiệu quả hơn, cung cấp dữ liệu rõ ràng từ các tháng, ngày và yêu cầu cụ thể của từng bộ phận.
Bảng “tồn kho thực tế” giúp người đọc dễ dàng quan sát và thống kê hàng tồn kho chính xác Trong bảng này, giá trị tồn kho được thể hiện rõ ràng qua cột “Giá trị”, phản ánh giá thành của các loại vật tư, thành phẩm đã xuất và nhập kho Việc nắm bắt chính xác giá trị tồn kho giúp quản lý hàng hóa hiệu quả và tối ưu hóa chi phí lưu kho Đây là công cụ quan trọng trong việc kiểm soát tồn kho, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong kế toán kho hàng.
23 để dễ theo dõi giá trị tồn kho theo thời đoạn cho người dùng.
- Có chức năng truy xuất báo cáo về tổng giá trị nhập kho, xuất kho, và giá trị tồn kho.
11 Tính bảo mật - Có hệ thống đăng - Có chức năng thông báo nhập sai tên thông tin nhập tài khoản tài khoản, mật khẩu.
- Có thể tạo tài khoản - Chỉ khi nhập đúng tài khoản và mật mới khẩu thì mới có thể mở được thư mục.
- Có chức năng tạo tài khoản đăng nhập.
Cuối mỗi tháng, nhân viên kho thực hiện kiểm kê tồn kho thực tế để đối chiếu với số liệu trên hệ thống, đảm bảo tính chính xác của tồn kho Quá trình này giúp phát hiện sai lệch và cập nhật số lượng tồn kho chính xác trên hệ thống quản lý kho Việc kiểm kê tồn kho định kỳ hàng tháng là bước quan trọng để duy trì dữ liệu tồn kho chính xác, hỗ trợ quá trình quản lý hàng hóa hiệu quả và giảm thiểu rủi ro thất thoát.
Trong hệ thống quản lý người dùng, phân cấp user kết hợp với phân cấp chức năng giúp kiểm soát quyền truy cập hiệu quả Người dùng cấp 1 chỉ có khả năng tra cứu dữ liệu dựa trên chức năng phù hợp với cấp độ của họ, đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin Việc phân cấp này phụ thuộc vào từng người dùng và mức độ truy cập dữ liệu trong hệ thống, giúp hạn chế truy cập trái phép và tối ưu hóa phân quyền.
- Người dùng cấp 2: Được xem, nhập, cấp user chỉnh sửa và truy xuất dữ liệu trong hệ thống.
Người dùng cấp 3 có quyền quản trị toàn diện các tài khoản của người dùng cấp thấp hơn, bao gồm các chức năng và quyền hạn của người dùng cấp 1 và cấp 2 Điều này đảm bảo họ có thể kiểm soát và quản lý hệ thống một cách hiệu quả, phù hợp với vai trò cao hơn trong cấu trúc quyền truy cập.
Dựa trên phân tích từ bảng 4.2, bài viết đề xuất một số chức năng mới nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, đồng thời phản ánh sự đồng thuận của các stakeholders trong quá trình thực tập Các chức năng này được thiết kế dựa trên tình hình thực tế và nhu cầu của doanh nghiệp, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững và tăng cường hợp tác giữa các bên liên quan Việc thống nhất các đề xuất này cho thấy sự cam kết của stakeholders trong việc triển khai các giải pháp phù hợp, hướng tới mục tiêu chung của tổ chức.
Vì vậy, tác giả liệt kê lại những chức năng cần thiết cho cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho:
1 Kiểm kê tồn kho thực tế
2 Tra cứu thông tin vật tư
3 Cập nhật tồn kho thực tế
4 Kiểm tra thông tin đơn hàng
6 Cập nhật số lượng vật tư tồn kho
7 Cập nhật đơn giá vật tư
10 Kiểm tra lượng vật tư tồn kho
11 Lưu thông tin phiếu ĐNCVT
15 Thống kê vật tư nhập kho
16 Thống kê vật tư xuất kho
20 Chỉnh sửa thông tin đơn đặt hàng
21 Cập nhật tiến độ đơn hàng
Từ 21 chứ năng được liệt kê ở trên sinh viên sẽ tổng hợp thành bảng Functional
Baseline (gộp các chức năng con thành các chức năng lớn hơn) như dưới đây:
Bảng 4.3 Functional Baseline của hệ thống quản lý vật tư và nhà kho
Kiểm kê tồn kho thực tế
Quản lý Tra cứu thông tin vật tư lưu trữ kho Cập nhật tồn kho thực tế
Kiểm tra thông tin đơn hàng
Cập nhật số lượng vật tư tồn kho Quản lý nhập kho
Cập nhật đơn giá vật tư
Kiểm tra lượng vật tư tồn kho Quản lý
Lưu thông tin phiếu ĐNCVT Quản lý xuất kho vật tư và nhà
Chỉnh sửa phiếu xuất kho
Cập nhật số lượng vật tư tồn kho
Thống kê vật tư tồn kho
Thống kê vật tư nhập kho Lập báo cáo
Thống kê vật tư xuất kho
Quản lý báo giá Chỉnh sửa báo giá
Chỉnh sửa thông tin đơn đặt hàng Quản lý đặt hàng
Cập nhật tiến độ đơn hàng
THIẾT KẾ SƠ KHỞI
Mô hình phân cấp chức năng BFD
Dựa vào Functional Baseline được tổng kết từ chương 4 Thiết kế ý niệm, sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống được sinh viên mô tả như hình:
Quản lý vật tư và nhà kho
1 Quản lý 2 Quản lý 3 Quản lý 4 Quản lý báo 5 Quản lý
6 Lập báo cáo nhập kho xuất kho lưu trữ giá đặt hàng
1.1 Kiểm tra thông tin đơn hàng
1.3 Cập nhật số lượng vật tư tồn kho
1.4 Cập nhật đơn giá vật tư tồn kho
2.1 Kiểm tra lượng vật tư tồn kho
2.2 Lưu thông tin phiếu ĐNCVT
2.4 Cập nhật số lượng vật tư tồn kho
3.1 Tra cứu thông tin vật tư
3 2 Kiểm kê tồn kho thực tế
3.3 Cập nhật tồn kho thực tế
5.2Cập nhật tiến độ đơn hàng
5.3 Chỉnh sửa thông tin đặt hàng
6.1 Thống kê lượng vật tư tồn kho
Hình 5.1 Mô hình phân rã chức năng BFD Dưới đây là mô tả bằng lời từng chức năng của hệ thống:
1 Quản lý nhập kho: Cho phép người dùng tạo, sửa hoặc xóa một phiếu nhập kho cùng các thông tin liên quan phiếu nhập là mã phiếu nhập, mã vật tư nhập, số lượng nhập, mã nhà cung cấp, mã nhân viên nhập, mã kho nhập, ngày nhập.
2 Quản lý xuất kho: Cho phép người dùng tạo, sửa hoặc xóa một phiếu xuất kho cùng các thông tin liên quan phiếu xuất là mã phiếu xuất, mã vật tư xuất, số lượng nhập, mã phân xưởng xuất, mã nhân viên xuất, mã kho xuất, ngày xuất.
3 Quản lý lưu trữ: Cho phép người dùng xem tất cả hoặc lựa chọn vật tư muốn xem tồn kho thực tế kèm giá trị tồn kho Bên cạnh đó hệ thống còn cho phép người dùng xem những vật tư có mức tồn kho dưới ngưỡng tồn kho an toàn
4 Quản lý báo giá: cho phép người dùng tạo, sửa hoặc xóa một phiếu báo giá trên hệ thống với các thông liên về mã báo giá (phòng vật tư tự quy định), mã vật tư báo giá, giá được báo, mã nhà cung cấp, mã nhân viên tạo báo giá, ngày báo giá.
5 Quản lý đặt hàng: cho phép người dùng tạo, sửa, xóa một phiếu đặt hàng trên hệ thống với mã phiếu đặt(phòng vật tư tự quy định), vật tư đặt, số lượng đặt, mã nhân viên đặt, mã nhà cung cấp ứng với mã báo giá của nhà cung cấp đó, ngày đặt hàng và tình trạng đơn hàng.
6 Lập báo cáo: cho phép người dùng xem báo cáo vật tư tồn kho, báo cáo xuất kho,báo cáo nhập kho tại một thời điểm bất kì với một hoặc nhiều vật tư bất kì.
Sơ đồ luồng dữ liệu DFD
5.2.1 DFD mức khung cảnh (DFD context) Ở mức ngày, tổng quan về các chức năng lớn sẽ khái niệm hóa được hệ thống quản lí vật tư và nhà kho Với hệ thống này, có 3 tác nhân ngoài sẽ tác động đến hệ thống về mặt trao đổi thông tin dữ liệu là: Giám đốc, phân xưởng, nhà cung cấp Thêm vào cáo luồng dữ liệu được trao đổi giữa tác nhân thông qua hệ thống, ta được biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh như sau:
Hệ thống quản lý Phân xưởng
Phiếu xuất vật tư và nhà kho
Báo giá Đơn đặt hàng
Hình 5.2 Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh
Sinh viên tiếp tục chuyển sang thiết kế DFD mức 0 (mức đỉnh) để mô tả các chức năng chính của hệ thống và các luồng dữ liệu liên quan, giúp hình dung tổng quan về hoạt động của hệ thống Quá trình này tập trung vào việc phân tích các chức năng lớn, từ đó thể hiện rõ các luồng dữ liệu khi đi sâu vào từng phần chức năng cụ thể, đảm bảo hiểu rõ cách hệ thống hoạt động và tương tác giữa các thành phần Thiết kế DFD mức 0 là bước quan trọng để xác định các thành phần chính của hệ thống trước khi đi vào chi tiết hơn ở các mức độ thấp hơn.
Hệ thống quản lý vậ tư và nhà kho được phân ra thành 6 chức năng lớn dựa trên sơ đồ phân cấp chức năng BFD:
Sơ đồ DFD mức 0 cần đảm bảo tính toàn vẹn của các luồng dữ liệu đi vào hoặc đi ra khỏi hệ thống cùng với các tác nhân xuất hiện trong sơ đồ DFD mức ngữ cảnh Thiết kế sơ đồ DFD mức 0 còn yêu cầu các sinh viên tạo thêm các tác nhân bên trong là các kho dữ liệu để hợp lý hóa quá trình trao đổi thông tin nội bộ hệ thống Hệ thống quản lý vật tư và nhà kho được trình bày chi tiết hơn qua sơ đồ DFD mức 0, như minh họa trong hình 5.3.
Quản lý D3 Thẻ kho báo cáo lưu trữ Thông tin tồn kho của vật tư
D5 Đơn nhập kho đặt hàng
Hình 5.3 Sơ đồ DFD mức 0
5.2.3 Sơ đồ DFD mức 1 (mức dưới đỉnh)
Thiết kế sơ đồ DFD mức 1 cần đảm bảo tính toàn vẹn của các luồng thông tin dữ liệu ra vào hệ thống, phù hợp với sơ đồ DFD mức 0 Đồng thời, sơ đồ cần thể hiện rõ các tác nhân bên ngoài và kho dữ liệu liên quan, để phản ánh chính xác quá trình xử lý thông tin và dữ liệu trong hệ thống Việc này giúp duy trì tính nhất quán và rõ ràng trong mô hình hệ thống, hỗ trợ việc phân tích và phát triển hệ thống hiệu quả hơn.
1.1 Đơn đặt hàng Kiểm tra thông tin đơn hàng
Cập nhật số lượng Tạo phiếu nhập đơn giá vật tư vật tư tồn kho
S ố l ượ ng v ật tư n hậ p
Thông tin phiếu nhập Thông tin phiếu nhập cũ đã được chỉnh sửa
1.5 Chỉnh sửa phiếu nhập Đ ơn g iá v ật tư n hậ p
Hình 5.4 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý nhậpkho lượng vật tư tồn kho phi ếu ĐN CV
Thông tin phiếu xuất đã đ ượ c ch ỉn h sử a T hô ng ti n ph iế u xu ất
Thông tin phiếu xuất cũ Vật tư xuất
Cập nhật Chỉnh sửa số lượng phiếu xuất vật tư tồn kho
Hình 5.5 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý xuất kho
D3 Thẻ kho của vật tư
T ồn k ho th ực tế
3.1 Tra cứu thông tin tồn kho của vật tư
Lượng tồn kho vật tư trên hệ thống
Kiểm kê tồn kho thực tế
Cập nhật tồn kho Tồn kho thực tế thực tế
Hình 5.6 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý lưu trữ
D7 Báo giá báo giá cũ
Thông tin đơn hàng đã được chỉnh sửa
Chỉnh sửa thông tin đặt hàng
Thông tin đặt hàng cũ
Thông tin đặt hàng đã được chỉnh sửa
Tạo thông tin đặt hàng
Cập nhật tiến độ đơn hàng
Hình 5.8 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý đặt hàng
Thống kê lượng vật tư tồn kho
Thống kê Báo cáo Giám đốc
Báo cáo nhập kho xuất kho phiếu nhập
Hình 5.9 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Lập báo cáo
Xây dựng mô hình ca sử dụng Use case Diagram
Các trường hợp sử dụng chính của hệ thống bao gồm đăng nhập người dùng để đảm bảo an toàn, cập nhật phiếu nhập để quản lý hàng hóa đến kho, cập nhật phiếu xuất giúp kiểm soát lượng hàng xuất kho, kiểm tra tồn kho để theo dõi số lượng vật tư, cập nhật nhà cung cấp (NCC) nhằm duy trì thông tin nhà cung cấp chính xác, cập nhật thông tin vật tư để quản lý dữ liệu sản phẩm, cập nhật báo giá để đưa ra thông số giá cả chính xác, tạo đơn đặt hàng giúp quá trình đặt hàng diễn ra thuận tiện, cập nhật tài khoản người dùng để quản lý truy cập hệ thống và lập báo cáo nhằm phân tích dữ liệu, hỗ trợ ra quyết định kinh doanh hiệu quả.
1 Use case này dùng cho mục đích người dùng đăng nhập vào hệ thống Quản lý vật tư và nhà kho.
4 Điều kiện bắt đầu: Người dùng mở phần mềm trên máy tính lên.
5 Luồng sự kiện: i Hệ thống yêu cầu nhập: Tên tài khoản và mật khẩu. ii Người dùng nhập tên tài khoản và mật khẩu iia Thông tin đăng nhập sai Hệ thống bắt nhập lại. iib Thông tin đăng nhập sai Người dùng tắt bảng yêu cầu nhập và tắt hệ thống iii Người dùng đăng nhập vào được hệ thống Hệ thống hiện ra các chức năng cho người dùng lựa chọn iv Kết thúc use case.
5.3.3.2 Cập nhật phiếu nhập (dựa trên hình 5.4)
1 Use case này mô tả hoạt động người dùng cập nhật phiếu nhập kho mỗi khi kho nhập hàng mới về.
3 Stakeholder: NCC, phòng vật tư.
4 Điều kiện bắt đầu: Người dùng đăng nhập vào được hệ thống, chọn chức năng “Quản lý nhập kho”
5 Luồng sự kiện: i Hệ thống hiện ra các ô trống để người dùng ghi vào. ii Người dùng nhấn nút chọn mã đơn đặt hàng ứng với đơn hàng nhập kho, nhập số phiếu nhập, mã nhà cung cấp, ngày nhập, mã nhân viên nhập, mã kho, mã hàng, số lượng iia Hệ thống báo sai mã nhân viên Người dùng nhập lại iib Hệ thống báo sai mã kho Người dùng nhập lại iic Hệ thống báo sai mã hàng Hệ thống hiện thống báo hỏi người dùng có muốn cập nhật mã vật tư mới hay không? iii Người dùng nhấn lưu phiếu nhập. iv Người dùng nhập sai thông tin Chọn nút chỉnh sửa để sửa lại thông tin đã nhập.
Người dùng ấn nút “Sửa” để lưu thông tin. v Người dùng chọn 1 phiếu nhập xóa thông tin phiếu nhập. vi Kết thúc use case.
5.3.3.3 Cập nhật phiếu xuất (dựa trên hình 5.5)
1 Use case này mô tả hoạt động người dùng cập nhật phiếu xuất kho mỗi khi xuất hàng
3 Stakeholder: Phòng vật tư, Phân xưởng
4 Điều kiện bắt đầu: Người dùng đăng nhập vào được hệ thống, chọn chức năng “Quản lý xuất kho”
5 Luồng sự kiện: i Hệ thống hiện ra các thông tin trống để người dùng điền vào. ii Người dùng nhập mã phiếu đề nghị cấp vật tư vào ô “Ghi chú”, sau đó thì nhập số phiếu xuất, ngày xuất, mã nhân viên xuất, mã kho, mã hàng, số lượng iia Hệ thống báo không đủ số lượng Người dùng nhập lại iib Hệ thống báo sai mã nhân viên Người dùng nhập lại iic Hệ thống báo sai mã hàng Người dùng nhập lại iid
Hệ thống báo sai mã kho và yêu cầu người dùng nhập lại mã iie Khi hệ thống báo sai số phiếu xuất, người dùng cần nhập lại thông tin chính xác Để lưu phiếu xuất, người dùng ấn “Thêm” Trong quá trình sửa thông tin, người dùng nhập sai ngày xuất, số phiếu xuất hoặc số lượng hàng xuất và cần chọn nút chỉnh sửa để cập nhật, sau đó ấn “Sửa” để lưu dữ liệu chính xác Người dùng có thể chọn một phiếu xuất để xóa thông tin mong muốn Cuối cùng, quá trình sử dụng hệ thống kết thúc sau các thao tác này.
5.3.3.4 Cập nhật nhà cung cấp
1 Use case này mục đích sẽ tạo mới hoặc chỉnh sửa thông tin cho NCC.
3 Stakeholder: Phòng vật tư, NCC.
4 Điều kiện bắt đầu: Người dùng đăng nhập vào được hệ thống, chọn “Danh mục” rồi chọn “NCC”.
5 Luồng sự kiện: i Người dùng nhập mã NCC, tên NCC, địa chỉ, số điện thoại. ii Người dùng ấn “Thêm” để lưu thông tin nhà cung cấp mới iii Người dùng chỉnh sửa thông tin nhà cung cấp, sau đó ấn nút “Sửa” để lưu thông tin. iv Người dùng xóa thông tin nhà cung cấp v Kết thúc use case.
5.3.3.5 Cập nhật thông tin vật tư
1 Use case này mục đích sẽ tạo mới hoặc chỉnh sửa thông tin như mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính hoặc lượng tồn kho an toàn của vật tư
4 Điều kiện bắt đầu: Người dùng đăng nhập vào được hệ thống, chọn “Danh mục” rồi chọn “Vật tư”
5 Luồng sự kiện: i Người dùng nhập mã vật tư, tên vật tư, đon vị tính, tồn kho an toàn Sau đó, người dùng ấn “Thêm” để lưu thông tin vật tư mới ii Người dùng chỉnh sửa thông tin vật tư, sau đó ấn nút “Sửa” để lưu thông tin. iii Người dùng xóa thông tin vật tư iv Kết thúc use case
1 Use case này mục đích sẽ tạo mới hoặc chỉnh sửa thông tin tài khoản đăng nhập vào hệ thống
3 Stakeholder: Phòng vật tư, các người dùng liên quan
4 Điều kiện bắt đầu: phòng vật tư đăng nhập với tư cách admin – người dùng cấp 3 Sau đó chọn “Tài khoản” rồi chọn “Thiết lập”
5 Luồng sự kiện: i Người dùng nhập mã nhân viên, tên nhân viên, phân quyền, tên tài khoản đăng nhập và mật khẩu Sau đó, người dùng ấn nút “Thêm” để tạo thông tin tài khoản mới. ii Người dùng chỉnh sửa thông tin tài khoản, sau đó ấn nút “Sửa” để lưu thông tin. iii Người dùng xóa thông tin tài khoản iv Kết thúc use case
5.3.3.7 Cập nhật báo giá (dựa trên hình 5.7)
1 Use case này mục đích sẽ lưu lại các báo giá của NCC gửi cho phòng vật tư
3 Stakeholder: Phòng vật tư, NCC
4 Điều kiện bắt đầu: Người dung đăng nhập vào được hệ thống, chọn Danh mục rồi chọn báo giá
5 Luồng sự kiện: i Hệ thống hiện ra các thông tin trống cho người dùng điền vào để tạo báo giá ii Người dùng nhập số phiếu báo giá, ngày báo giá, mã nhân viên nhập, mã vật tư, giá vật tư, mã nhà cung cấp Người dùng ấn nút “Thêm” để tạo báo giá. iia Hệ thống báo sai mã nhân viên Người dùng nhập lại iib Hệ thống báo sai mã vật tư Người dùng nhập lại iic Hệ thống báo sai mã nhà cung cấp Người dùng nhập lại iid Hệ thóng báo sai số phiếu báo giá Người dùng nhập lại. iii Người dùng chọn một báo giá để chỉnh sửa thông tin Sau khi chỉnh sửa, người dùng ấn nút “Sửa” để lưu thông tin iv Người dùng chọn chọn một báo giá và ấn nút “Xóa” để xóa thông tin về báo giá đó v Kết thúc use case.
5.3.3.8 Tạo đơn đặt hàng (dựa trên hình 5.8)
1 Use case này mục đích sẽ ghi lại một đơn đặt hàng trên hệ thống
3 Stakeholder: Phòng vật tư, NCC
4 Điều kiện bắt đầu: Người dùng đăng nhập vào được hệ thống, chọn chức năng
5 Luồng sự kiện: i Hệ thống hiện ra các thông tin trống cho người dùng điền vào để tạo đơn đặt hàng. ii Người dùng chọn số phiếu báo giá, nhập số phiếu đặt mua, ngày đặt, mã nhân viên tạo, mã NCC, mã vật tư và số lượng mua Sau đó nhấn nút “Thêm” để lưu thông tin đặt hàng. iia Người dùng nhập sai số phiếu đặt mua, hệ thống yêu cầu nhập lại iib Người dùng nhập sai mã nhân viên, hệ thống yêu cầu nhập lại iic Người dùng nhập sai mã NCC, hệ thống yêu cầu nhập lại iid Người dùng nhập sai mã vật tư, hệ thống yêu cầu nhập lại. iii Người dùng chọn một đơn hàng để chỉnh sửa thông tin Sau khi chỉnh sửa, người dùng ấn nút “Sửa” để lưu thông tin iv Người dùng chọn chọn một đơn hàng và ấn nút “Xóa” để xóa thông tin về báo giá đó v Kết thúc use case.
5.3.3.9 Kiểm tra tồn kho (dựa trên hình 5.6)
1 Use case này mục đích để người dùng tra cứu thông tin tồn kho của các vật tư hiện có trong kho.
4 Điều kiện bắt đầu: Người dùng đăng nhập vào được hệ thống, chọn chức năng tra cứu tồn kho.
5 Luồng sự kiện: i Người dùng nhập mã hàng, tên mặt hàng Sau đó người dùng bấm nút “Tìm” ia Hệ thống báo thông tin nhập không tìm thấy kết quả, người dùng nhập lại rồi nhấn nút “Tìm”. ii Hệ thống đưa ra kết quả là số lượng tồn kho hiện tại và giá trị tồn kho ứng với vật tư tìm được iii Người dùng chọn “Xem tất cả” để xem tất cả vật tư đang tồn trong kho cùng giá trị tồn kho. iv Người dụng chọn “Kiểm tra SS” để kiểm tra những vật tư có mức tồn kho dưới ngưỡng tồn kho an toàn. v Kết thúc use case.
5.3.3.10 Lập báo cáo (dựa trên hình 5.9)
1 Use case này mục đích để cung cấp các báo cáo cho người dùng.
2 Actor: Phòng vật tư, Giám đốc
4 Điều kiện bắt đầu: Người dùng đăng nhập vào được hệ thống, chọn chức năng lập báo cáo
5 Luồng sự kiện: i Hệ thống hiển thị các loại báo cáo nhập, báo cáo xuất, báo cáo thẻ kho. ii Người dùng nhập vào thời đoạn, mã hàng, tên hàng. iia Hệ thống báo nhập sai mã hàng, tên hàng Người dùng nhập lại iii Người dùng bấm vào nút xuất báo cáo. iv Kết thúc use case.
5.3.4 Mô hình Use case hoàn chỉnh.
Sau khi mô tả các trường hợp sử dụng (use case) chính, sinh viên tiến hành liên kết và xây dựng sơ đồ use case hoàn chỉnh cho hệ thống quản lý vật tư và nhà kho Quá trình này giúp thể hiện rõ các tương tác giữa người dùng và hệ thống, đảm bảo có một mô hình toàn diện và trực quan về các chức năng của hệ thống quản lý vật tư và kho bãi Việc hình thành sơ đồ use case hoàn chỉnh theo hình 5.10 sẽ hỗ trợ tối ưu quá trình triển khai và đảm bảo hệ thống vận hành hiệu quả, phù hợp với các yêu cầu đề ra.
Cập nhật Cập nhật phiếu nhập thông tin
Cập nhật vật tư tài khoản Phân xưởng
báo giá Đăng nhập
Hình 5.10 Mô hình ca sử dụng (Use case) của hệ thống quản lý vật tư và nhà kho