Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán nhằm hoàn thiện quy trình lưu trữ chứng từ kế toán tại Công ty cổ phần giao nhận và vận chuyển Indo Trần (ITL Corp)

Bài viết Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán nhằm hoàn thiện quy trình lưu trữ chứng từ kế toán tại Công ty cổ phần giao nhận và vận chuyển Indo Trần (ITL Corp) khảo sát thực trạng quy trình lưu trữ chứng từ kế toán tại công ty cổ phần giao nhận và vận chuyển Indo Trần (ITL Corp).

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC KẾ TOÁN NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH LƯU TRỮ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN

VÀ VẬN CHUYỂN INDO TRẦN (ITL CORP)

Nguyễn Thị Mỹ Linh, Trần Thái Lan Anh, Đoàn Ngô Phương Lan, Trần Thị Thảo

Nguyên, Nguyễn Ngọc Thùy Trang

Khoa Tài Chính Thương Mại, Trường Đại Học Công Nghệ TP Hồ Chí Minh

GVHD: ThS Thái Thị Nho

TÓM TẮT

Chứng từ kế toán ra đời là kết quả của quá trình phát triển của kế toán Vào thời kỳ La Mã cổ đại cho đến thế

kỉ XIX, trong luật thương mại của các nước vẫn chưa xuất hiện chứng từ kế toán, dường như khái niệm về chứng từ kế toán bị pha trộn trong khái niệm về sổ sách kế toán Cho tới thời của Nguyễn Việt, Võ Văn Nhị (2006), I.F Ser - Thụy Sĩ, S.M Baras – Nga, Pali chính là những người đầu tiên nhận thức được sự khác nhau giữa chứng từ kế toán và sổ sách kế toán Chứng từ chính là tài liệu để ghi chép sổ sách kế toán, là bằng cớ chứng minh trong kế toán Trong quá trình hoạt động của các đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn một cách thường xuyên, do vậy việc lập chứng từ làm cơ sở chúng minh trạng thái và sự biến động của các loại tài sản, các loại nguồn vốn, chi phí hoặc doanh thu cũng mang tính chất thường xuyên và là một yêu cầu cần thiết khách quan

Mục tiêu của kế toán là cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng, mà khi muốn cung cấp thông tin hữu dụng thì phải bắt đầu từ các việc nhỏ nhất đó là các chứng từ kế toán Trong quá trình thực tập cũng như tìm hiểu về công tác kế toán tại các công ty, nhóm chúng em thấy được những tồn tại hạn chế mà các công ty hiện nay đang gặp phải và với mong muốn cải thiện một trong những vấn đề đó trở nên tốt hơn Để lảm được điều

đó thì chứng từ kế toán phải được lưu trữ một cách hợp lý Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ hiện nay, không chỉ dừng lại ở việc lưu trữ chứng từ kế toán theo phương pháp thủ công mà còn có thể kết hợp với khoa học công nghệ tiên tiến vào quy trình lưu trữ chứng từ kế toán, thì nhóm em đã tìm được các vấn đề liên quan đến đề tài mà nhóm mong muốn hướng đến

Từ khóa: chứng từ kế toán, hoàn thiện, lưu trữ, luân chuyển, ứng dụng Nami

1 KHẢO SÁT THỰC TRẠNG QUY TRÌNH LƯU TRỮ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VÀ VẬN CHUYỂN INDO TRẦN (ITL CORP)

Sau 17 năm kể từ ngày thành lập (1999), Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần (Indo Trans Logistics Corporation - ITL Corp) đã không ngừng lớn mạnh để trở thành một trong những công ty dẫn đầu trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ Logistics Từ 6 thành viên ban đầu, đến nay, ITL Corp đã có mặt tại 6 quốc gia Đông Nam Á với hơn 1.000 nhân viên

Tổ chức hệ thống chứng từ: Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần áp dụng các biểu mẫu chứng

từ kế toán do Bộ Tài Chính và Nhà nước ban hành theo quy định tại TT200/2014/TT – BTC:

Các chính sách kế toán tại công ty:

Chế độ kế toán: Công ty áp dụng là chế độ kế toán ban hành theo thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng

12 năm 2014 của Bộ Tài Chính

Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Việt Nam đồng (VND)

Niên độ kế toán đang áp dụng: Công ty bắt đầu niên độ kế toán từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm

Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ

Khấu hao tài sản: Khấu hao theo phương pháp đường thẳng

Phương pháp hạch toán: Kê khai thường xuyên

Hình thức sổ kế toán công ty: Sổ Nhật ký chung

Kế toán sau khi tiếp nhận, tổng hợp chứng từ từ các phòng ban như phòng giao nhận, phòng kho bãi, phòng vận tải sẽ viết chứng từ kế toán bằng tay vào biểu mẫu có sẵn Các chứng từ kế toán sau khi được hạch toán sẽ được lưu trữ vào các bìa còng

Thực trạng việc lưu trữ chứng từ kế toán tại Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần:

Lưu trữ chứng từ kế toán bằng phương pháp thủ công như bìa còng

Không áp dụng lưu trữ chứng từ kế toán bằng công nghệ thông tin

Kế toán chưa đủ trình độ trong vấn đề lưu trữ chứng từ kế toán

Không thường xuyên kiểm kê lại chứng từ kế toán

Không sắp xếp, không sàn lọc và không loại bỏ những chứng từ kế toán không liên quan

Giữa các phòng ban không có sự liên kết về việc giao nhận chứng từ

Công ty vẫn chưa xây dựng quy trình lưu trữ chứng từ kế toán hiệu quả nên không tránh khỏi những sai sót Khảo sát ý kiến và nhu cầu giải quyết vấn đề của các bên liên quan:

Việc điều tra khảo sát nhu cầu của các bên liên quan là một bước cơ bản trong quy trình thực hiện dự án Từ việc tập hợp các thông tin ý kiến và nhu cầu của các bên thì chúng ta có thể hiểu được họ mong muốn điều gì Bằng phương pháp khảo sát phỏng vấn và bảng câu hỏi online qua Google Form, nhóm đã khảo sát được kế toán viên tại Công ty cổ phần giao nhận và vận chuyển Indo Trần hiện nay cũng mong muốn giải quyết vấn đề còn tồn tại này

Với những tồn tại mà giải pháp cũ chưa giải quyết được nhu cầu cần thiết của nhân viên kế toán tại Công ty

cổ phần giao nhận và vận chuyển Indo Trần Mục tiêu nhóm hướng đến là đưa ra được giải pháp tối ưu nhất có thể tận dụng lại những bìa hồ sơ cũ để lưu trữ chứng từ kế toán theo một hệ thống khoa học và hiệu quả, đáp ứng nhu cầu tìm kiếm chứng từ kế toán để thanh toán cho NCC một cách nhanh nhất

2 NGUYÊN NHÂN VÀ ĐỊNH HƯỚNG GIẢI PHÁP VẤN ĐỀ

2.1 Nguyên nhân

2.1.1 Các nguyên nhân cá nhân đưa ra:

Các giải pháp được các công ty khác áp dụng đều có những điểm mạnh, điểm yếu Do đó, vấn đề chưa thực

sự được giải quyết triệt để và có hiệu quả nhất Việc xác định đúng nguyên nhân của vấn đề chính là bước quan trọng để có thể đưa ra giải pháp tối ưu nhất và mang lại hiệu quả nhất để giải quyết vấn đề đó

Từng cá nhân trong nhóm xác định các nguyên nhân còn tồn tại của vấn đề như sau:

Kế toán chưa đủ trình độ chuyên nghiệp trong vấn đề lưu trữ chứng từ kế toán

Chưa áp dụng công nghệ thông tin vào quy trình lưu trữ chứng từ kế toán tại công ty Do chưa phân loại chứng

từ kế toán theo từng loại

Không sắp xếp, không sàn lọc và không loại bỏ những chứng từ kế toán không liên quan

Công tác lưu trữ chứng từ kế toán lỏng lẻo

Do sự cố không mong muốn, cháy, thiên tai,……

Giữa các phòng ban không có sự liên kết về việc giao nhận chứng từ, không làm việc rõ ràng

Tốn chi phí cho lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán

2.1.2 Tổng hợp các nguyên nhân

Nguyên nhân cốt lõi: có thể nhận thấy rất nhiều nguyên nhân dẫn đến công tác quản lý chứng từ kế toán tại Công ty cổ phần giao nhận và vận chuyển Indo Trần còn nhiều vấn đề tồn tại Nguyên nhân chủ yếu là do

“Công ty chưa áp dụng công nghệ thông tin vào quy trình lưu trữ chứng từ kế toán; nhân viên kế toán chưa đủ

trình độ chuyên nghiệp trong quy trình lưu trữ; công ty chưa có quy trình lưu trữ, kiểm soát chứng từ rõ ràng,

cụ thể” nên vấn đề lưu trữ chứng từ kế toán chưa đạt được hiệu quả như mong muốn

Hướng giải pháp: Từ các nguyên nhân, mục tiêu chúng em hướng đến là ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình lưu trữ chứng từ kế toán tại Công ty cổ phần giao nhận và vận chuyển Indo Trần để công việc lưu trữ chứng từ kế toán trong công ty được thực hiện nhanh hơn và tiết kiệm thời gian

Đối tượng nghiên cứu: Xây dựng một ứng dụng lưu trữ chứng từ kế toán: Ứng dụng Chứng từ kế toán Nami Phạm vi nghiên cứu: Công ty cổ phần giao nhận và vận chuyển Indo Trần

Điều kiện ràng buộc: Mỗi doanh nghiệp nào khi đi vào hoạt động thì đều phải tuân thủ theo các chính sách và quy định chung do nhà nước ban hành cụ thể cho từng nhóm ngành nghề khác nhau

Bên cạnh đó, thì trong nội bộ công ty cũng sẽ có những quy định chung được xây dựng và bắt buộc các thành viên phải tuân theo quy định đó

Vì vậy giải pháp được đưa ra không những cần giải quyết vấn đề đang tồn tại mà còn đảm bảo không phá vỡ những quy định chung do công ty ban hành

Sau khi chúng em đã tìm hiểu và thảo luận với nhau, chúng em đưa ra những điều kiện ràng buộc để thỏa mãn

và hướng tới giải pháp hoàn thiện vấn đề lưu trữ chứng từ kế toán Từ đó tác giả đưa ra giải pháp: Ứng dụng Chứng từ kế toán Nami: Kết hợp phương pháp lưu trữ chứng từ kế toán bằng thủ công và thiết kế ứng dụng để quản lý việc lưu trữ chứng từ kế toán

2.2 Định hướng giải pháp

2.2.1 Thiết kế giải pháp: Ứng dụng Chứng từ kế toán NAMI

Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ chứng từ kế toán kết hợp phương pháp lưu trữ thủ công Công nghệ nhận diện thông minh, ứng dụng xác nhận người tìm kiếm chứng từ kế toán là ai, có đang làm việc tại công ty hay không? Người đang xem các loại chứng từ kế toán của công ty có hiện đang công tác tại công

ty hay không?

Cảnh báo nhắc nhở khi phát hiện người lạ đăng nhập vào ứng dụng hay truy cập vào quyền bảo mật

Có thể xem lại lịch sử đăng nhập vào hệ thống trong ngày và quản lí quyền riêng tư

Người dùng nhanh chóng đăng nhập và dễ dàng tìm kiếm, lưu trữ chứng từ kế toán

Phê duyệt nhanh chóng khi có người đăng nhập vào ứng dụng

2.2.2 Mô tả chi tiết giải pháp:

Ứng dụng Chứng từ kế toán NAMI: Sản phẩm cuối cùng của nhóm có 5 tính năng làm cho ứng dụng hỗ trợ việc tìm kiếm, lưu trữ chứng từ kế toán trở nên nổi bật hơn so với các ứng dụng khác trên thị trường gồm: Tìm kiếm, lưu trữ chứng từ kế toán nhanh chóng

Hỗ trợ người dùng đăng nhập online và mỗi lúc khi cần

Bảo mật thông tin, số liệu quan trọng của công ty

Tránh xảy ra việc thất thoát các loại chứng từ kế toán của công ty

Bảo mật quyền truy cập vào ứng dụng

3 KẾT LUẬN

Với việc sáng tạo giải pháp từ đề tài của nhóm em có thể hỗ trợ công tác kế toán một cách tối đa, không giới hạn loại hình kinh doanh và có tác dụng trực tiếp đến nghiệp vụ kế toán phát sinh của bất kì mọi loại hình doanh nghiệp Đề công tác kế toán trong doanh nghiệp đạt hiệu quả cao ứng dụng này được tạo ra để đáp ứng việc tìm kiếm, lưu trữ chứng từ kế toán một cách tiện lợi và nhanh chóng, kịp thời Các tính năng trong ứng dụng giúp hỗ trợ tối đa đơn giản hóa các thao tác trong công việc cho người sử dụng giúp nâng cao hiệu quả làm việc mà không bị giới hạn bởi thời gian Bài viết này giới thiệu khái quát về sản phẩm cuối cùng về đề tài của nhóm dựa trên những lý luận cơ bản, tình hình thực tế về công tác kế toán và nhu cầu của doanh nghiệp và nhân sự mà nhóm khảo sát được

Qua đề tài này nhóm chúng em đã đạt được mục tiêu là xây dựng một sản phẩm ứng dụng công nghệ thời 4.0

sử dụng trên các thiết bị có kết nối mạng vào công tác kế toán trên thị trường tạo thuận lợi trong công việc, giúp các thao tác trong công tác lưu trữ chứng từ kế toán trở nên đơn giản và tiện lợi hơn, tránh thất thoát các chứng từ kế toán của công ty

Do điều kiện thời gian có hạn đồng thời trình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên sản phẩm cuối cùng của nhóm chúng em về đề tài nhóm không thể tránh khỏi những sai sót, thiếu sót của sinh viên Rất mong quý Thầy/Cô bỏ qua, chúng em cũng mong nhận được những ý kiến đóng góp hữu ích của quý Thầy/Cô để học thêm được nhiều kiến thức cũng như kinh nghiệm từ Thầy/Cô và bổ sung những kiến thức kỹ năng còn thiếu sót để bản than có thể phát triển tốt hơn cho công việc trong thời gian sắp tới

TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] Tài liệu tham khảo của Công Ty Cổ Phần Giao Nhận Và Vận Chuyển Indo Trần

[2] Tài liệu hướng dẫn đồ án, báo cáo thực tập ngành kế toán của Khoa Tài chính- Thương mại

[3] http://doan.edu.vn/do-an/tieu-luan-chung-tu-ke-toan-trinh-tu-lap-va-luanchuyen-chung-tu-ke-toan-ve-tien-mat7932/?fbclid=IwAR0Rs2LT_64Fd4HcpJklU6AuKKZRv4IAiwAYL2E95s7avrGhdWQO3HB3iU

[4] Cách lưu trữ chứng từ kế toán khoa học

https://gaadvisor.net/vi/blog-vi/cach-luu-tru-chung-tu-ke-toan-khoa-hoc-gongan